Sap Funciones Comunes

INTRODUCCIÓN A SAP Y FUNCIONES
COMUNES
Introducción a SAP y Funciones
Comunes
INDICE
1 INTRODUCCIÓN Y ACCESO AL SISTEMA (SAP LOGON).......................................3
2 MENÚ INICIAL .............................................................................................................7
2.1 CARPETA DE FAVORITOS.......................................................................................................................... 14
3 LA BARRA DE HERRAMIENTAS .............................................................................19
4 UTILIZACIÓN DE VARIOS MODOS..........................................................................21
5 ACCIONES SOBRE UN CAMPO...............................................................................22
5.1 INFORMACIÓN SOBRE LOS CAMPOS .................................................................................................... 22
5.2 VALORES PARA UN CAMPO...................................................................................................................... 23
5.3 OPCIONES DE SELECCIÓN ........................................................................................................................ 27
5.4 SELECCIONES MÚLTIPLES ....................................................................................................................... 28
5.5 IMPORTAR LISTADO DE VALORES ........................................................................................................ 32
6 OPCIONES DE LOS INFORMES...............................................................................35
6.1 VARIANTES .................................................................................................................................................... 35
6.2 SELECCIONES ADICIONALES................................................................................................................... 40
6.3 ORDENAR........................................................................................................................................................ 42
6.4 FILTROS .......................................................................................................................................................... 44
6.5 SUBTOTALES ................................................................................................................................................. 50
6.6 MODIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE DISPOSICIONES O LAYOUTS ................................................. 54

6.6.1 CONFIGURACIÓN DE LA DISPOSICIÓN ............................................................................................ 54
6.6.2 ALMACENAMIENTO DE LA DISPOSICIÓN....................................................................................... 58
6.6.3 SELECCIÓN DE LA DISPOSICIÓN ....................................................................................................... 61
6.7 DESCARGA A HOJA DE CÁLCULO (EXCEL) ......................................................................................... 63
7 ÓRDENES DE IMPRESIÓN.......................................................................................65
8 OTRAS FUNCIONES .................................................................................................67
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1 INTRODUCCIÓN Y ACCESO AL SISTEMA (SAP LOGON)
El objetivo de este documento es proporcionar a un usuario sin conocimientos del sistema

SAP R/3 de una visión general sobre el mismo, de forma que pueda realizar las
principales funciones que éste suministra.
Para acceder al sistema se debe ejecutar el Logon de SAP, bien realizando doble clic
sobre el icono de acceso directo al mismo, como se muestra en la imagen, o mediante el
menú de Windows Inicio > Programas > SAP Front End > SAP Logon:
Al ejecutar el SAP Logon, aparecerá la siguiente pantalla, donde se debe seleccionar el

entorno deseado:
ENTORNOS
CONFIGURADOS
Se debe tener en cuenta que, en función de los distintos entornos que cada usuario tenga
configurados, podrán aparecer más o menos entradas, pudiendo asimismo variar sus
denominaciones mediante el icono .
En este sentido, en Vocento, existen 3 entornos:
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• Desarrollo: utilizado para pruebas, desarrollo de nuevas funcionalidades, o cambios de

configuración.
• Integración o Respaldo: utilizado para pruebas, entorno previo al paso a producción de

la nueva configuración o funcionalidad.
• Producción: sistema productivo o real, donde se realiza la gestión y contabilidad legal

y analítica del Grupo (los entornos anteriores no son reales, sino copias a una
determinada fecha de este entorno).
Para acceder al entorno deseado se debe hacer doble clic sobre el acceso al mismo o
bien pulsar :
A continuación se debe introducir el usuario de acceso a SAP y la clave proporcionada:
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Los campos que aparecen en dicha pantalla son:
• Mandante: no modificar
• Usuarios: usuario SAP
• Clave de acceso: contraseña o clave de acceso proporcionada
• Idioma: posibilidad de escoger otros idiomas. Por defecto, si se deja vacío se
accederá en ES - Español.
La primera vez que se accede al sistema éste nos solicitará que cambiemos la clave:
A continuación el usuario deberá introducir una nueva clave 2 veces.
En caso de querer modificar la clave de acceso al sistema de forma voluntaria, se debe

pulsar el icono .
En cualquier caso, el cambio de clave será solicitado de forma automática por el sistema
de forma periódica, por motivos de seguridad.
Por último, se debe destacar que si el usuario ya se encuentra dentro del sistema, antes
de acceder al mismo el sistema mostrará la siguiente pantalla, debiendo escoger una de
las opciones proporcionadas:
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CERRAR LOS ACCESOS PREVIOS

Y ABRIR UN ACCESO NUEVO
NO CERRAR LOS ACCESOS

PREVIOS Y ABRIR UN ACCESO
NUEVO
NO ABRIR UN NUEVO ACCESO AL

SISTEMA
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2 MENÚ INICIAL
Al acceder al sistema se mostrará el Menú Principal de SAP:

ACCESO A LOS MENÚS
PRINCIPALES
BARRA DE
HERRAMIENTAS
BARRA DE
PULSADORES
ACCESO A CARPETAS Y
TRANSACCIONES
Una transacción no es más que el acceso a una determinada funcionalidad en SAP.
Desde el menú principal de SAP se accede a las distintas transacciones de acceso a los
informes, funcionalidades de contabilización, visualización de datos maestros, etc …
Como se puede observar, el menú inicial se compone de dos carpetas principales:
• Favoritos: donde el usuario puede almacenar los accesos a las transacciones que
más utilice, pudiendo asimismo definir carpetas para organizar las transacciones.
• Menú SAP: que recoge las distintas transacciones y carpetas que las contienen. En
este caso, se trata de un menú común para todos los usuarios, si bien, en función de
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las autorizaciones que cada uno posea, no se podrá acceder a todas las
transacciones.
Para desplegar una carpeta se debe realizar pulsar el triángulo situado a su izquierda o
bien realizar doble clic en el nombre de la misma:
A continuación la carpeta se desplegará hasta el nivel siguiente. Realizando esta acción

sucesivamente se llegará a la transacción deseada:
Para ejecutar la transacción sólo se ha de realizar doble clic sobre la misma, tras lo que
aparecerá la pantalla inicial:
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En caso de no poseer autorización para la transacción seleccionada el sistema mostrará

el siguiente mensaje de error en la parte inferior de la pantalla:
Todas las transacciones en SAP poseen un código de transacción. Para visualizarla

existen varias posibilidades:
Dentro de la propia transacción, seleccionar la opción de menú Sistema > Status:
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A continuación es posible visualizar dicho código:
Como se puede observar, el código de transacción del ejemplo es F-02.
Lo mismo se puede realizar seleccionando el icono de la parte inferior de la

transacción:
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Adicionalmente, en el menú inicial es posible visualizar directamente los códigos de

transacción, como sucedía en el ejemplo de este manual, antes de sus denominaciones:
Para ello, se debe tener activada la opción “Visualizar nombres técnicos” en las opciones
del menú del Detalles:
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A continuación se podrá seleccionar la citada opción:
Como se ha comentado, para ejecutar una transacción, sólo es necesario realizar doble
clic sobre la misma. Sin embargo, si el usuario conoce el código de la transacción en
SAP, es posible teclear el mismo en el área de comandos situada en la parte superior
izquierda del menú inicial de SAP, pulsando a continuación Enter o Continuar :
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A continuación se accederá a la pantalla inicial de la transacción seleccionada.
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2.1 CARPETA DE FAVORITOS
Como se ha comentado, existe la posibilidad de que el usuario configure su propia

estructura de carpetas y transacciones en el área de Favoritos.
Si se desea incluir una nueva carpeta, se debe seleccionar la opción de menú Favoritos >
Insertar carpeta:
Esta acción también es posible marcando la carpeta de favoritos y pulsando el botón

derecho del ratón:
A continuación se deberá introducir el nombre de la carpeta deseada:
Pulsando aceptar o Enter se mostrará la carpeta generada, que quedará almacenada en

el sistema y aparecerá cada vez que el usuario acceda al menú de SAP:
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Para incluir una transacción en la carpeta recientemente creada, se debe seguir un

procedimiento análogo, marcando la carpeta y seleccionando la opción de menú Favoritos
> Insertar transacción:
O bien pulsando el botón derecho del ratón sobre la carpeta en la que se desea incluir
una transacción:
A continuación se deberá introducir el código de transacción SAP deseado:
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Pulsando aceptar o Enter la transacción será insertada en la carpeta seleccionada, y

quedará almacenada en el sistema:
Asimismo, cabe mencionar que es posible arrastrar con el ratón una transacción del Menú
SAP hasta la carpeta Favoritos, con lo que será incluida en esta última:
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Por último, para borrar una carpeta o transacción de la carpeta de Favoritos, se debe
marcar con el ratón y seleccionar la opción de menú Favoritos > Borrar:
Acción que de nuevo es posible realizar pulsando el botón derecho del ratón sobre la
carpeta o transacción a eliminar de Favoritos:
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3 LA BARRA DE HERRAMIENTAS
La Barra de Herramientas de SAP se compone de una serie de iconos de acceso directo

que permiten realizar determinadas acciones que agilizan el trabajo en SAP.
Se debe destacar que, en función de la transacción en la que se encuentre el usuario,

dichos iconos podrán variar.
A continuación se describen las más usuales:
Continuar: Icono que permite continuar con la ejecución de la transacción. En

algunos casos, como en las transacciones de contabilización, permite verificar que los
datos introducidos por el usuario son correctos (es similar a pulsar Enter).
Grabar. Almacena los datos en el sistema. En general, en función de la transacción

en la que se encuentre el usuario, este icono realizará las acciones de Contabilizar (en el
caso de transacciones de contabilización) o grabar como variante (en el caso de
informes).
Volver: Mediante este icono es posible retroceder a la pantalla inmediata anterior a

la que se encuentre el usuario.
Finalizar: Para salir de la transacción en la que se encuentre el usuario.
Cancelar: Para salir de la transacción en la que se encuentra el usuario.
Imprimir: Permite la impresión de la información que se muestra en pantalla.
Buscar: Permite la búsqueda de cadenas de texto (números o letras) en informes

o listados.
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Desplazamiento: A través de estos iconos es posible avanzar/retroceder

una página o bien desplazarse a la primera/última página de un informe o listado.
Generar modo nuevo: Al pulsar este icono se abrirá una nueva sesión en SAP
(accediendo al menú inicial), pudiendo trabajar en paralelo en ambas sesiones.
Ayuda: Para acceder a la información de ayuda proporcionada por SAP.
Se debe destacar que, al posicionar el puntero del ratón sobre un icono, aparecerá el
significado del mismo:
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4 UTILIZACIÓN DE VARIOS MODOS
Como se ha comentado, en SAP existe la posibilidad de generar varios modos o sesiones

abiertas de trabajo, lo que puede ser muy útil en el día a día. En este sentido, en SAP se
permite, mediante la utilización de varios modos o sesiones de forma simultánea, ejecutar
diferentes transacciones.
Por ejemplo, durante el registro de un documento contable, en el que ya se han

introducido varias posiciones o partes del mismo, el usuario se da cuenta de que necesita
consultar el documento que se realizó el mes anterior para un documento similar, ya que
no tiene certeza absoluta sobre una de las cuentas contables a emplear. En este caso, en
lugar de tener que cerrar el registro del nuevo documento e ir a consultar el documento
anterior, teniendo que registrar de nuevo el asiento completo, es posible generar una
nueva sesión o modo y realizar la consulta online, siguiendo a continuación con el registro
del documento.
Como se ha comentado, para crear un nuevo modo es posible pulsar el icono Generar
modo nuevo o bien seleccionar la siguiente opción del menú Sistema > Crear modo:
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5 ACCIONES SOBRE UN CAMPO
En este epígrafe se describen las acciones principales a realizar sobre un determinado

campo en SAP.
5.1 INFORMACIÓN SOBRE LOS CAMPOS
En cualquier transacción de SAP, se dispone de información de ayuda sobre los campos

que aparecen en cada una de sus pantallas. Para ello, es necesario situar el cursor sobre
el campo deseado y pulsar F1:
Pulsar F1
A continuación se abrirá una nueva ventana mostrando la información de ayuda sobre el

campo marcado:
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5.2 VALORES PARA UN CAMPO
Para realizar una búsqueda de un valor particular correspondiente a un campo en

cuestión de una determinada transacción de SAP o para mostrar los valores existentes,
es posible utilizar los denominados matchcodes.
Para ello, se debe posicionar el cursor en el campo en cuestión y pulsar el icono , que
aparece a su derecha (si no aparece dicho icono es porque no se ha definido matchcode
para dicho campo).
Por ejemplo, en la pantalla de selección anterior (correspondiente al informe sobre el

listado de partidas de deudores), es posible buscar el número de deudor en SAP para un
determinado cliente de la compañía.
A continuación se mostrará la pantalla de búsqueda para dicho campo, que presenta

varias pestañas con diferentes criterios de búsqueda, que variarán en función del campo
seleccionado:
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POSIBLES PESTAÑAS CON

DIFERENTES CRITERIOS DE
BÚSQUEDA
Es posible buscar el cliente por cualquiera de los campos mostrados en la pantalla

anterior. Por ejemplo, si se desea buscar el nº de deudor en SAP correspondiente a la
sociedad Vocento, S.A., es posible introducir como nombre del deudor el valor
VOCENTO* y pulsar Enter o el icono . A continuación se mostrarán los valores
coincidentes con dicho nombre:
Se debe destacar que el valor asterisco * en SAP sirve de comodín, de forma que
introducido al inicio o/y final de una cadena de texto el sistema buscará todas las
coincidencias con el texto en cuestión sin importar si antes y/o después de dicho texto
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aparece algún otro caracter. En este sentido, en el caso anterior, el sistema devuelve
todos aquellos clientes cuyo nombre comienza por “VOCENTO”, mostrando 2
posibilidades.
Para seleccionar el valor deseado, se debe realizar doble clic sobre el valor o bien
marcarlo y aceptar .
Para buscar todos los valores posibles para un determinado campo se deberán dejar
vacío los filtros de búsqueda (o bien utilizar el valor *) y aceptar :
A continuación se visualizará el listado completo de valores:
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5.3 OPCIONES DE SELECCIÓN
Adicionalmente, además de seleccionar la opción “igual a”, es posible utilizar otros

criterios de comparación, como son: “distinto de”, “mayor o igual que”, “menor o igual
que”, “mayor que” o “menor que”
Para ello, se ha de posicionar el cursor sobre el campo deseado y realizar doble clic sobre
el mismo, o bien pulsar el icono o seleccionar la opción de menú Tratar > Opciones de
selección (todas estas posibilidades no están presentes en todas las transacciones). A
continuación se mostrarán las posibilidades de selección:
Por último, se deberá seleccionar la opción deseada, realizando doble clic sobre la misma
o bien marcándola y pulsando aceptar . Tras ello, el sistema mostrará la opción de
selección a aplicar sobre el campo en cuestión:
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5.4 SELECCIONES MÚLTIPLES
Asimismo, en muchas de las transacciones de SAP es posible introducir varios valores de

selección para un mismo campo (por ejemplo, varios deudores, acreedores, cuentas de
mayor, centros de coste, etc…)
Por ejemplo, en la pantalla de selección anterior (correspondiente al informe sobre el

listado de partidas de deudores), se pueden seleccionar determinados números o códigos
de deudor en SAP.
Para incluir una selección múltiple se ha de pulsar el icono . A continuación se abrirá

la siguiente pantalla, donde se podrán introducir los valores deseados:
POSIBLES PESTAÑAS CON

DIFERENTES CRITERIOS DE
SELECCIÓN
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OTRAS OPCIONES
Como se puede observar, no sólo es posible seleccionar un listado de valores, sino que
empleando de las diferentes pestañas también es posible introducir intervalos de valores,
excluir valores individuales o excluir intervalos, pudiendo utilizar varios de estos criterios a
la vez (por ejemplo, seleccionar un intervalo de valores excluyendo un valor específico
contenido en dicho intervalo).
Así, las pestañas correspondientes a cada una de estas opciones son:
= Incluir varios valores indicando valores individuales

= Incluir varios valores indicando intervalos
= Excluir varios valores indicando valores individuales
= Excluir varios valores indicando intervalos
Con el objeto de aceptar la selección introducida y que el sistema seleccione los valores
introducidos se deberá pulsar el icono Tomar
Otras opciones que presenta la selección múltiple son:
Opciones de selección: En las selecciones múltiples también es posible utilizar las

opciones de selección. Para ello, se deberá marcar un registro y pulsar este icono. A
continuación se deberá marcar la opción deseada:
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Insertar línea/borrar línea: al posicionarse sobre uno de los valores introducidos

en la pestaña de selección deseada y pulsar estos iconos se insertará una nueva línea
para introducir un nuevo valor o bien se borrará la línea seleccionada, en función del icono
pulsado.
Borrar selección (todo): Permite borrar todas las selecciones introducidas.
Selección múltiple: Permite acceder a la ventana de ayuda de

búsqueda, de igual forma que cuando la selección es individual:
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Importar desde fichero de texto: Permite importar un listado de valores desde un

fichero, así como desde la información almacenada en el portapapeles (proceso descrito
en el siguiente punto).
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5.5 IMPORTAR LISTADO DE VALORES
Como se acaba de mencionar, en SAP es posible importar un listado de valores desde un

fichero, así como desde la información almacenada en el portapapeles, utilizando el icono
incluido en la ventana para selecciones múltiples.
Al pulsar dicho icono, se mostrará la siguiente ventana, donde se deberá indicar la ruta
donde se ha almacenado el fichero de valores, en formato .txt, que se desea cargar:
PERMITE INDICAR LA
RUTA DONDE SE
LOCALIZA EL
FICHERO A IMPORTAR
A continuación se deberá ejecutamos la transferencia, pulsando la opción
Al ejecutar dicha acción los valores almacenados en el fichero de texto aparecerán en la

pestaña para la introducción de valores en la que se encuentra el usuario:
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Se debe destacar que esta opción no es recomendable para un volumen de valores

superior a 2500 registros aproximadamente.
El formato del fichero .txt debe ser una lista de una única columna, como el ejemplo que
se muestra a continuación:
Por último, se ha de destacar que es posible realizar una carga de valores desde un
listado contenido en el propio portapapeles. Así, si el usuario ha seleccionado un listado
de valores contenidos, por ejemplo, en un fichero Excel, y pulsa copiar, con lo que los
valores permanecen en el portapapeles de Windows, puede importar directamente estos
valores en la selección múltiple de SAP pulsando el icono Upload del portapapeles :
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A continuación los valores almacenados en el portapapeles aparecerán en la pestaña

para la introducción de valores en la que se encuentra el usuario:
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6 OPCIONES DE LOS INFORMES
En este epígrafe se describen la funcionalidad más relevante que facilita al usuario el

trabajo en el día a día en el sistema, sobre todo en el manejo de pantallas de selección de
información y en listados o informes.
6.1 VARIANTES
En muchas de las transacciones de SAP, principalmente en aquellas que poseen una

pantalla de selección previa, por ejemplo en consultas de informes, es posible grabar los
registros introducidos en una variante.
Por tanto, una variante es una selección previamente registrada que podrá se utilizada en
futuras ejecuciones de una transacción.
En este sentido, en las pantallas de selección previos a la extracción de listado o informes

de consulta suelen aparecer el icono siguiente Grabar como variante:
También es posible acceder a esta funcionalidad seleccionando la siguiente opción del

menú Pasar a > Variantes > Grabar como variante:
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En este sentido, una vez que se han introducido las selecciones que el usuario desea
realizar, deberá pulsar el icono , tras lo que se mostrará la siguiente ventana:
En esta ventana el usuario debe indicar un nombre para la variante o consulta que se
desee almacenar y una descripción.
A continuación deberá pulsar Grabar, tras lo que se volverá a la pantalla inicial

mostrando un mensaje de confirmación del almacenamiento de la misma:
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Si el usuario accede en otro momento a la misma transacción, podrá llamar a la variante

almacenada, pulsando el icono Traer variante, lo que también puede ser realizar
seleccionando la siguiente opción del menú Pasar a > Variantes > Traer:
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A continuación se desplegará una nueva ventana con todas las variantes almacenadas
para dicha transacción, pudiendo establecer filtros para facilitar la búsqueda de la variante
deseada:
Al ejecutar se mostrará el listado de variantes conforme a los filtros introducidos (si se

dejan en blanco, como en el ejemplo anterior, se presentarán todas las variantes del
sistema para dicha transacción):
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Por último, se deberá seleccionar la variante deseada, realizando doble clic sobre la
misma o bien marcándola y pulsando Seleccionar, tras lo que se volverá a la pantalla
inicial de la transacción con las condiciones de selección almacenadas en la variante:
A continuación es posible modificar cualquier dato, por ejemplo una fecha, pudiendo a
continuación ejecutar el informe.
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6.2 SELECCIONES ADICIONALES
Antes de ejecutar la visualización del informe, es posible la introducción de delimitaciones

adicionales en función de los campos deseados.
Por ejemplo, es posible filtrar por el valor específico del campo división en la pantalla
inicial de selecciones generales, pulsando el icono Delimitaciones opcionales:
Al pulsar el icono de delimitaciones opcionales , es posible filtrar antes de ejecutar la

transacción por un valor individual, un listado o un rango de valores para el campo
división, pudiendo asimismo delimitar la selección a partidas no vacías para dicho campo:
Se mostrará en este momento en la parte superior izquierda de la pantalla, 3 carpetas,

que contienen campos a nivel del maestro de clientes, de la sociedad seleccionada o de
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correspondientes a los documentos contabilizados (estas carpetas variarán en función de

la transacción ejecutada), por los que será posible realizar las selecciones o filtros
adicionales.
En la parte superior derecha de la pantalla se muestran para cada una de estas carpetas
los campos que están activados para poder realizar dichas selecciones.
Así, en el caso de las partidas contabilizadas en una división concreta, se deberá abrir la
carpeta “Documentos” y buscar el campo. Para activar el campo se deberá seleccionar el
mismo y pulsar el icono o bien hacer doble clic sobre el campo en cuestión, tras lo
cual el campo pasará a la parte derecha de la pantalla y se podrán introducir las
selecciones deseadas:
Al introducir el valor deseado, en el ejemplo “OTRO”, y pulsar Enter, aparecerá el icono

que indica que se ha realizado una selección adicional.
De este modo, al pulsar ejecutar se visualizará el informe de partidas sólo para aquellas
partidas con división = OTRO en la posición del cliente, no seleccionando el resto de
partidas.
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6.3 ORDENAR
Una vez ejecutado el informe, sobre el listado que devuelve la transacción empleada, es
posible ordenar el mismo por un campo determinado.
Por ejemplo, si se desean ordenar las partidas por el campo Importe en ML, se deberá
pulsar la cabecera o título de dicho campo (cabecera de la columna Importe en ML) para
seleccionarlo y hacer clic en los iconos para tal efecto:
Clasificación ascendente: Para ordenar por importe en clasificación ascendente.
Clasificación descendente: Para ordenar por importe en clasificación descendente.
Con ello, el informe de partidas se ordenará por sus importes (en el ejemplo, ordenación
descendente):
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6.4 FILTROS
Otra opción que se puede usar en la visualización de un informe es la de filtrar la

información por el valor, valores o rango de valores que se desee.
Por ejemplo, si el usuario desea filtrar por el valor “DV” del campo Clase de documento,
puede hacerlo utilizando una de las dos opciones siguientes:
A.- Seleccionar la columna a filtrar y pulsar el icono Fijar filtros:
Con ello aparece la siguiente pantalla, en la que se deberá introducir la/s clase/s de
documento que se desea/n filtrar:
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Una vez introducido el valor, en el ejemplo “DV”, se debe pulsar . El resultado

obtenido es:
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Como se puede observar ha desaparecido del listado las partidas que no contengan la
clase de documento “DV”, mostrando únicamente aquellas partidas con la clase de
documento “DV”.
Para desactivar el filtro se puede ordenar por cualquiera de los campos y así se
eliminarán todos los filtros. Otra posibilidad es pulsar , tras lo que aparecerá la
siguiente pantalla:
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En dicha pantalla se visualizan en la parte izquierda los campos que actualmente están
filtrados (Clase de documento) y en la parte derecha los campos que se visualizan en la
lista y, por tanto, por los que se puede introducir un filtro adicional.
Si se desea eliminar el filtro se deberá seleccionar el campo y pulsar , tras lo cual el

filtro por dicho campo pasará a estar desactivado (parte derecha de la pantalla), pulsando
por último el icono para tomar los cambios.
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B.- Pulsar directamente el icono (sin seleccionar previamente ninguna columna).
Si se desea introducir un filtro por el campo Clase de documento, se deberá seleccionar el

mismo y activarlo, pulsando el icono y, por último, adoptar el filtro pulsando :
1
2
Con ello se abrirá de forma automática la siguiente pantalla, en la que se debe introducir
el valor o valores a filtrar:
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Después de introducir la división a filtrar, sólo habrá que pulsar Enter o para aplicar el
filtro al informe.
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6.5 SUBTOTALES
Otra posibilidad que ofrecen los informes o listados en SAP es el cálculo de subtotales por
el campo/s que deseemos.
Por ejemplo, si el usuario desea calcular subtotales para cada valor del campo Clase de
documento, debe realizar clic en la cabecera del campo por el que se pretende realizar
subtotales y después pulsamos el icono :
A continuación se visualizará el listado de partidas subtotalizada para cada cambio en el

campo Clase de documento:
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Como se puede observar, los subtotales aparecen como una línea separadora de color
amarillo.
Al igual que en caso de los filtros, se puede subtotalizar por varios campos de forma
simultánea. Para ello pulsamos el icono (sin que esté seleccionado ningún campo) y
aparece una pantalla similar a la vista para el caso de los filtros, en la que se visualizan a
la izquierda todos los campos que actualmente están ordenados y subtotalizados.
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Para subtotalizar nuevos campos o eliminar los subtotales de los actuales, se pueden
emplear los iconos , pulsando Enter o para aplicar las modificaciones al
informe.
Por último, es de destacar que se pueden seleccionar los niveles de totalización,

seleccionando la siguiente opción de menú Opciones > Niveles de totalización >
Especificar desglose:
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A continuación se mostrará la siguiente ventana, donde se indican los distintos niveles

que se pueden seleccionar en función de los subtotales que se hayan definido (en el
ejemplo División y Clase de documento):
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6.6 MODIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE DISPOSICIONES O LAYOUTS
En este apartado se describe el proceso para visualizar los campos que el usuario
necesite analizar, configurando su longitud y el orden en el que deben aparecer.
Asimismo, se describe cómo almacenar este layout para el propio usuario.
6.6.1 CONFIGURACIÓN DE LA DISPOSICIÓN
Una vez dentro del informe deseado, es posible pulsar el icono , de modificación de la
disposición de campos o layout del informe:
A continuación se visualiza la siguiente pantalla:
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En la pantalla anterior se observan a la izquierda los campos que actualmente se

visualizan en el listado y a la derecha todos los que se podrían visualizar.
Respecto a los campos visualizados (izquierda), el orden en el que se presentan de arriba

hacia abajo se corresponde con el orden en las que se muestran las columnas del
informe. De esta forma, el campo Icono partidas abiertas/compensadas, que es el que
aparece en la parte superior, es el que se presenta en la primera columna del informe.
El usuario puede modificar el orden de los campos visualizados seleccionándolos y

pulsando los iconos .
Adicionalmente, se pueden seleccionar los campos que se deseen visualizar, pasándolos

a la izquierda en la posición deseada mediante el icono , o bien eliminar los campos
de la izquierda que sean innecesarios para el análisis, pasándolos a la derecha mediante
el icono .
En el ejemplo, se va a visualizar el Deudor (denominación de los clientes) de las partidas

seleccionadas, desactivando el campo Asignación:
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Desactivar el
campo
seleccionado
Activar el
campo
seleccionado
Por último, pulsando el informe se mostrará con los campos deseados:
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En este momento será posible subtotalizar, ordenar, crear filtros, etc. por el campo
visualizado.
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6.6.2 ALMACENAMIENTO DE LA DISPOSICIÓN
Una vez configurado la disposición con los campos que se deseen, se puede almacenar
dicha estructura de dicha disposición para poder traerla automáticamente cada vez que se
vuelva a necesitar.
Para ello, se debe hacer clic en el icono Grabar disposición:
Aparecerá entonces la siguiente pantalla que se solicita la siguiente información:
• Grabar disposición: nombre con el que vamos a almacenar el layout. En el

ejemplo: MANUAL
• Denominación: texto descriptivo del layout configurado.
30.05.2011 Pág. 58
Comunes
Flag que permite que la

disposición sólo sea
visible por el usuario
que la crea
A continuación se deberá pulsamos Enter o y la disposición será almacenada.
30.05.2011 Pág. 59
Comunes
Nota: en el caso de que la disposición no sea específica para el usuario que la crea (es
posible marcar dicha opción en la ventana anterior), deberán comenzar por el caracter “/”
30.05.2011 Pág. 60
Comunes
6.6.3 SELECCIÓN DE LA DISPOSICIÓN
Por último, si se desea seleccionar una disposición que previamente se ha almacenado

en el sistema, bien por el administrador o por el propio usuario, se deberá pulsar el icono
Seleccionar disposición, con lo que aparece un listado de las disposiciones
almacenadas en dicha transacción:
A continuación, sólo será necesario hacer clic en el nombre de la disposición que se

desee utilizar (en el ejemplo: MANUAL), o marcarla y pulsar Enter, tras lo que se
visualizará el informe según la configuración seleccionada:
30.05.2011 Pág. 61
Comunes
30.05.2011 Pág. 62
Comunes
6.7 DESCARGA A HOJA DE CÁLCULO (EXCEL)
Otra posibilidad que presenta SAP en la mayoría de los listados e informes, es su

descarga a una hoja de cálculo, para lo cual se debe seleccionar la opción Exportar del
menú Lista:
Se mostrará un mensaje informando de que la información se descargará sin tener en

cuenta los filtros, clasificaciones, totales y subtotales aplicandos:
NOTA: Si se desean mantener los subtotales que se muestran en el informe en la

disposición de SAP, se deberá seleccionar la opción Fichero local, seleccionando
posteriormente la opción de Hoja de Cálculo para que se almacene en formato Excel.
A continuación se debe seleccionar la opción Tabla, tras lo que se abrirá de forma

automática una hoja Excel con las partidas del informe:
30.05.2011 Pág. 63
Comunes
Al aceptar se abrirá una hoja Excel con el informe, que se deberá almacenar antes de
cambiar de pantalla o se perderá:
30.05.2011 Pág. 64
Comunes
7 ÓRDENES DE IMPRESIÓN
Respecto a la impresión de documentos, listados, informes, etc., en general, en SAP

existen 2 posibilidades:
• Impresión inmediata: cuando la transacción lo permite y el usuario así lo define. Al

pulsar imprimir la impresión comenzará de forma inmediata por la impresora
predeterminada para el usuario.
• Sistemas / Órdenes de spool propias: en este caso, el sistema almacena lo que se

denomina orden spool , en donde se almacena internamente el documento a imprimir.
Posteriormente el usuario podrá forzar su impresión. Para ello, deberá seleccionar la
opción de menú Sistema > Órdenes SPOOL propias:
A continuación se visualizará un listado con las últimas órdenes spool generadas por el
usuario:
30.05.2011 Pág. 65
Comunes
Por último, para imprimir se deberá marcar la orden spool deseada (normalmente la más
reciente, es decir, la primera que aparece en el listado) y pulsar Imprimir.
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Comunes
8 OTRAS FUNCIONES
Para finalizar, en este epígrafe se describen algunas funciones adicionales que pueden
resultar muy útiles para el trabajo diario en SAP.
1. Duplicado de Pantalla
En cualquier pantalla/transacción de SAP es posible seleccionar la siguiente opción

Duplicado de pantalla, opción que se muestra al pulsar el icono , tras lo que se
imprimirá por la impresora predeterminada para el usuario un pantallazo de la información
visualizada en ese momento:
Tras seleccionar esta opción se imprimirá la pantalla visualizada de forma inmediata.
30.05.2011 Pág. 67
Comunes
2. Funciones para copiar Textos
En SAP es posible pulsar las teclas Ctrl. + Y (“Control” e “Y” de forma simultánea) para
seleccionar un área de texto. Tras ello, se mostrará un puntero para seleccionar el área a
copiar.
A continuación se deberá pulsar el botón derecho del ratón seleccionando la opción

Copiar o bien pulsar simultáneamente Ctrl. + C (“Control” e “C” de forma simultánea), tras
lo que la información seleccionada habrá sido traspasada al portapapeles de Windows,
pudiendo ser pegada en otra aplicación (por ejemplo Excel o un e-mail).
Adicionalmente, en determinados listados de SAP es posible seleccionar la cabecera de

una columna y pulsar el botón derecho del ratón seleccionando la opción Download o bien
pulsar simultáneamente Ctrl. + C (“Control” e “C” de forma simultánea), tras lo que la
información seleccionada habrá sido traspasada al portapapeles de Windows.
Se debe destacar que estas funcionalidades sólo están presentes en determinados tipos
de listados del sistema.
3. Tecla Comodín para Búsquedas *
Como se ha comentado anteriormente (ver epígrafe 5.2. VALORES PARA UN CAMPO),

el valor asterisco * en SAP sirve de “comodín”, de forma que introducido al inicio o/y
final de una cadena de texto el sistema buscará todas las coincidencias con el texto en
cuestión sin importar si antes y/o después de dicho texto aparece algún otro carácter.
30.05.2011 Pág. 68

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INTRODUCCIÓN A SAP Y FUNCIONES

1 INTRODUCCIÓN Y ACCESO AL SISTEMA (SAP LOGON).......................................3

2 MENÚ INICIAL .............................................................................................................7

2.1 CARPETA DE FAVORITOS.......................................................................................................................... 14

3 LA BARRA DE HERRAMIENTAS .............................................................................19

4 UTILIZACIÓN DE VARIOS MODOS..........................................................................21

5 ACCIONES SOBRE UN CAMPO...............................................................................22

5.1 INFORMACIÓN SOBRE LOS CAMPOS .................................................................................................... 22

5.2 VALORES PARA UN CAMPO...................................................................................................................... 23

5.3 OPCIONES DE SELECCIÓN ........................................................................................................................ 27

5.4 SELECCIONES MÚLTIPLES ....................................................................................................................... 28

5.5 IMPORTAR LISTADO DE VALORES ........................................................................................................ 32

6 OPCIONES DE LOS INFORMES...............................................................................35

6.1 VARIANTES .................................................................................................................................................... 35

6.2 SELECCIONES ADICIONALES................................................................................................................... 40

6.4 FILTROS .......................................................................................................................................................... 44

6.5 SUBTOTALES ................................................................................................................................................. 50

6.6 MODIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE DISPOSICIONES O LAYOUTS ................................................. 54

6.7 DESCARGA A HOJA DE CÁLCULO (EXCEL) ......................................................................................... 63

8 OTRAS FUNCIONES .................................................................................................67

1 INTRODUCCIÓN Y ACCESO AL SISTEMA (SAP LOGON)

El objetivo de este documento es proporcionar a un usuario sin conocimientos del sistema

Al ejecutar el SAP Logon, aparecerá la siguiente pantalla, donde se debe seleccionar el

En este sentido, en Vocento, existen 3 entornos:

• Desarrollo: utilizado para pruebas, desarrollo de nuevas funcionalidades, o cambios de

• Integración o Respaldo: utilizado para pruebas, entorno previo al paso a producción de

• Producción: sistema productivo o real, donde se realiza la gestión y contabilidad legal

A continuación se debe introducir el usuario de acceso a SAP y la clave proporcionada:

Los campos que aparecen en dicha pantalla son:

A continuación el usuario deberá introducir una nueva clave 2 veces.

En caso de querer modificar la clave de acceso al sistema de forma voluntaria, se debe

CERRAR LOS ACCESOS PREVIOS

NO CERRAR LOS ACCESOS

NO ABRIR UN NUEVO ACCESO AL

Al acceder al sistema se mostrará el Menú Principal de SAP:

Una transacción no es más que el acceso a una determinada funcionalidad en SAP.

Como se puede observar, el menú inicial se compone de dos carpetas principales:

A continuación la carpeta se desplegará hasta el nivel siguiente. Realizando esta acción

En caso de no poseer autorización para la transacción seleccionada el sistema mostrará

Todas las transacciones en SAP poseen un código de transacción. Para visualizarla

Dentro de la propia transacción, seleccionar la opción de menú Sistema > Status:

A continuación es posible visualizar dicho código:

Como se puede observar, el código de transacción del ejemplo es F-02.

Lo mismo se puede realizar seleccionando el icono de la parte inferior de la

Adicionalmente, en el menú inicial es posible visualizar directamente los códigos de

A continuación se podrá seleccionar la citada opción:

A continuación se accederá a la pantalla inicial de la transacción seleccionada.

2.1 CARPETA DE FAVORITOS

Como se ha comentado, existe la posibilidad de que el usuario configure su propia

Esta acción también es posible marcando la carpeta de favoritos y pulsando el botón

A continuación se deberá introducir el nombre de la carpeta deseada:

Pulsando aceptar o Enter se mostrará la carpeta generada, que quedará almacenada en

Para incluir una transacción en la carpeta recientemente creada, se debe seguir un

A continuación se deberá introducir el código de transacción SAP deseado:

Pulsando aceptar o Enter la transacción será insertada en la carpeta seleccionada, y

La Barra de Herramientas de SAP se compone de una serie de iconos de acceso directo

Se debe destacar que, en función de la transacción en la que se encuentre el usuario,

A continuación se describen las más usuales:

Continuar: Icono que permite continuar con la ejecución de la transacción. En

Grabar. Almacena los datos en el sistema. En general, en función de la transacción

Volver: Mediante este icono es posible retroceder a la pantalla inmediata anterior a

Finalizar: Para salir de la transacción en la que se encuentre el usuario.

Cancelar: Para salir de la transacción en la que se encuentra el usuario.

Imprimir: Permite la impresión de la información que se muestra en pantalla.