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 Analizar la situación que se presenta en la microempresa Materiales para
construcción Goyo que no cuenta con sistemas de información, sus posibles
repercusiones y las mejores formas de superarlas.
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¦a empresa ³Materiales Para Construcción Goyo´ la cual es propiedad del Señor
Gregorio Jiménez Cárdenas se dedica a la compra-venta de materiales Para
construcción. Esta empresa, ubicada en la ciudad de Juchitán, Oaxaca, Comenzó a
laborar en el año de 1990 en el garaje de la casa del dueño, Iniciando con la venta de
arena, cemento, cal y yeso básicamente. Debido al crecimiento exponencial de la
empresa y a las limitaciones de espacio de su cede original, a los dos años se cambió a
un local amplio el cual tiene una nave con oficinas y almacén para materiales que no
deben estar a la intemperie y un área abierta para almacén de materiales a la intemperie,
zona de carga y Descarga así como el estacionamiento. Con objeto de abarcar mayor
mercado en el área geográfica, en 1995 se abrió una sucursal de esta empresa, en otra
zona de la ciudad, la cual se dedica también a la compra-venta de materiales para
construcción.

Materiales para construcción Goyo es una empresa que además de dedicarse A la

compraventa de materiales para construcción también ha ampliado la Variedad de
productos ofrecidos con artículos de ferretería, fontanería y Material eléctrico, esto con el
propósito de atraer más clientes y de aumentar Sus ventas. ¦a empresa tiene una
permanencia en el mercado de 10 años y Proporciona trabajo a 8 empleados. De hecho
se clasifica como una microempresa la materiales Goyo con la finalidad de poder
proporcionar un mejor servicio a Sus clientes, con mayor eficiencia y otorgando valor
agregado, se ha visto en la Necesidad de mejorar los procesos de ventas, compras,
inventarios y distribución. Todo esto debido a la fuerte competencia en el ramo y a las
nuevas necesidades de los clientes.


Contextos de la Admón. 1
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¦a empresa, a pesar de su tamaño, tiene establecida su misión, la cual consiste en:
³Satisfacer las necesidades de nuestros clientes ofreciendo productos de alta
Calidad a través de un eficiente sistema de distribución. Todo esto con el apoyo
De personal capacitado y motivado para lograr la excelencia así como la responsabilidad
social, para garantizar la permanencia en el mercado y la Maximización de la rentabilidad
de la empresa.´
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¦a empresa no cuenta con un organigrama, sin embargo se encuentra organizada de la
siguiente forma: el gerente se encarga de administrar las compras, las ventas, los
inventarios, el recurso humano y la distribución; obviamente para realizar las ventas tiene
empleados de mostrador, y para la distribución también tiene personal que distribuye el
material (choferes y cargadores). En cuanto a la contabilidad, la empresa cuenta con un
contador para llevar a cabo este proceso.
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En cuanto a la posición en el mercado, la empresa tiene una participación de Alrededor
del 25%, con ventas anuales superiores a los 3¶600,000 pesos. ¦os datos como razón
social, dirección, ubicación, RFC y otros que puedan Relacionar a Materiales Para
Construcción Goyo. Con su original serán omitidos para preservar la confidencialidad de
la información.

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¦a empresa se ha visto envuelta en una serie de problemas por falta de información
adecuada y actualizada como por ejemplo listas de precios actualizadas, estas se hacen a
máquina y a veces a mano sin una periodicidad establecida, sino que cuando ³ya no se
puede esperar más´ se elaboran; otro ejemplo son las listas de existencias por material,
ya que es común pedir algún producto el cual aparentemente no hay en bodega y al
momento de recibir el pedido, se dan cuenta de que si había en existencia. ¦o anterior
evidencia la necesidad de utilizar sistemas de información para poder tener un mejor
control y para contar con un soporte para la adecuada toma de decisiones. Sin embargo,
el gerente no tiene conocimiento alguno acerca de los sistemas de información. También
es bueno hacer notar que la empresa no cuenta que ninguna tecnología de información,

Contextos de la Admón. 2
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sería necesario evaluar lo que mejor le convenga a la empresa para realizar una inversión
en tecnologías de información que valga la pena.

Hasta el día de hoy, todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa, se
hacen manualmente. Esto significa que las ventas son elaboradas a mano, no existe un
serio control de los inventarios (se realizan conteos físicos cada 2 meses en promedio), y
de hecho, muchas veces el servicio hacia los clientes es ineficiente; por ejemplo: Algunas
veces ha llegado algún cliente, realiza una compra, se le extiende su nota de remisión o
factura, y en el momento en el que se va a realizar el envío, es dan cuenta que ya no hay
en bodega el material que compró el cliente. Entonces realizan una llamada al cliente para
hacerle saber que en ese momento no se cuenta con el material que solicitó.

Esto ha causado molestia por parte del cliente y muchas veces ha sido necesario
reembolsar el dinero que pagó por el material. Como este ejemplo y los comentados
anteriormente podemos ver otros, pero no se trata de eso, lo que se pretende es que ya la
mayoría de los empleados se han dado cuenta que es necesario mantener un control
dentro de la empresa y que es más costoso adquirir nuevos clientes que mantener los ya
que se tienen. Por lo tanto se puede decir que el sistema de información que utiliza la
empresa es un sistema manual, a pesar de que tiene sus inconsistencias y sus errores.

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Materiales Goyo, no ha iniciado la evolución de Tecnologías de Información pues aún no
tiene instalada ninguna computadora, por lo tanto se encuentra en una etapa previa a la
de inicio en vista de que todos los procesos son manuales.


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{ Compras: En este proceso, la empresa contacta a sus proveedores por medio de una
llamada telefónica o por la visita de los proveedores a la empresa. De cualquiera de las
dos formas, la empresa verifica los faltantes de materiales que tiene y realiza su pedido.
¦os proveedores levantan el pedido y posteriormente hacen entrega del material. Cuando

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se recibe el material, la empresa lo único que hace es verificar, en la factura que llevan los
proveedores, los productos que está recibiendo.
¦os pagos los hace dependiendo de la forma de pago que tenga la empresa con los
proveedores, ésta puede variar dependiendo del esquema de pago que le proporcione el
proveedor (de contado o a crédito).

{ Ventas: Este proceso es el mismo tanto en la matriz como en la sucursal. El cliente llega
al punto de venta o puede realizar una llamada. En cualquier caso, la empresa levanta el
pedido y realiza una nota de remisión o una factura dependiendo de las necesidades del
cliente. Una vez que se ha elaborado la nota o factura, se le cobra al cliente y es pasada a
un block de pedidos, colocando la última venta al final del block. ¦as notas se van
pasando a cada chofer para hacer entrega del material. ¦a entrega puede variar, debido a
que muchas veces al cliente le urge el material y por lo tanto no pasa al block de pedidos,
sino que se pasa directamente a alguno de los choferes para hacer la entrega inmediata
del material. Por lo que se da prioridad a los clientes que tienen urgencia de contar con el
material en el instante.

{ Inventarios: Este proceso es algo complicado y toma demasiado tiempo. Para llevar a
cabo este proceso, la empresa realiza conteos cada dos meses aproximadamente.
Muchas veces estos conteos no son exactos y no permiten llevar un buen sistema de
inventarios. Esto ha causado muchos problemas con los clientes y de hecho con la
empresa misma, como se había mencionado anteriormente, algunas veces no se sabe
con cuánto se cuenta de un material en específico y esto puede provocar pérdidas de
ventas o incluso inconformidad de los clientes debido a que muchas veces se realiza la
venta y posteriormente se da cuenta la empresa que no cuenta con el material que solicitó
el cliente. De hecho tampoco permite hacer compras a proveedores a tiempo ya que
cuando la empresa se da cuenta, algún material se ha terminado y el tiempo de entrega
del material pedido dilata aproximadamente una semana, pon lo que se han tenido
pérdidas en cuanto a ventas.
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Como se ha podido observar, la empresa cuenta con serios problemas en cuanto a la
administración de compras, ventas e inventarios. ¦a empresa no cuenta con información
oportuna y veraz y de acuerdo con la forma como los procesos son llevados a cabo, por lo
regular son ineficientes y no permiten la buena toma de decisiones por parte de la

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gerencia. Esto ha traído como consecuencia inconformidad por parte de los clientes y por
lo tanto pérdidas de ventas de la empresa. ¦a empresa comienza a preocuparse ya que la
competencia es cada vez más fuerte a pesar de que la competencia tampoco cuenta con
tecnologías de información para los mismos procesos. Sin embargo, la empresa no puede
esperar a que la competencia obtenga ventajas competitivas para entonces tomar alguna
medida de acción.
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{ Cuenta con un surtido bastante amplio de materiales.
{ Entrega inmediata de materiales a los clientes.
{ ¦a matriz y la sucursal se encuentras ubicadas en lugares estratégicos.
{ Otorga facilidades de pagos a los clientes.
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{ ¦os procesos se llevan manualmente.
{ ¦as facilidades de pago a los clientes no se encuentran bien estructuradas.
{ ¦a gerencia no cuenta con información veraz y oportuna para la toma de decisiones.
{ Pésimo control de inventarios.
{ El personal operativo no cuenta con capacitación.
{ ¦a información contable se encuentra fuera de la empresa, es decir, la empresa tiene un
contador externo y la contabilidad la maneja en su oficina.
{ ¦a empresa cuenta con una política de ventas de precios bajos.

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{ ¦a empresa es conocida por muchas personas de la región.
{ Surte pedidos dentro y fuera de la ciudad.
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{ Existe mucha competencia en la región.
{ Desarrollo de ventajas competitivas por parte de la competencia.
{ ¦a empresa compite por medio de precios bajos.
{ ¦a empresa no cuenta con un programa de difusión.
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Como se ha podido observar, la empresa tiene muchas repercusiones, y sobre todo en la
toma de decisiones, que es un factor bastante importante para la empresa. Además de

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que no cuenta con objetivos claros. De hecho se puede decir que la empresa trabaja por
puro ³feeling´ .No se tiene una visión clara de negocio por lo que muchos de los procesos
son ineficientes y se otorga poco valor a los clientes. Con todo esto, la empresa se puede
encontrar es un serio problema y de no hacer nada al respecto, se puede decir que le
espera un futuro muy incierto.
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De no hacer ningún cambio en la forma en la que opera la empresa, es muy poco
probable que evolucione la forma en la que se llevan a cabo los procesos. De hecho, a lo
más que puede llegar la empresa, es automatizar los procesos que tiene. Sin embargo,
esto no le sería de mucha utilidad debido a que es utilizar tecnología sobre las mismas
ineficiencias que tiene la empresa. Con esto quiero decir que no se tendría un fuerte
impacto en la empresa, sería realizar lo mismo con computadoras, lo cual traería como
consecuencia el incremento en sus gastos sin afectar en gran medida la eficiencia y la
manera en que se llevan a cabo los procesos. 

   
 
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Considera que tiene un verdadero problema porque existen algunas necesidades de los
clientes que no son satisfechas al 100 %. Entre ellas se encuentran la entrega puntual de
los materiales así como también el control de los inventarios debido a que no se tiene un
control específico sobre estos además de que se han registrado algunos robos por parte
de los estibadores. Otro problema, que considera que no tiene la forma de resolverlo, es
que la mayoría de encargados de las obras que se están construyendo en Juchitán tienen
relación directa y personal con uno de sus competidores, Materiales para Construcción
Juchitecos, quienes les dan ³por abajo del agua´ entre el 5 y el 10% de acuerdo al tipo de
producto ya sea en mismo material o en efectivo, por lo que lo único que les puede vender
es lo que dicho competidor no tiene en ese momento, aunque sus precios sea mejores en
la mayoría de los productos.
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Considera que sería difícil operar un sistema ya que no tiene experiencia en su manejo y
piensa que son equipos muy complicados, respecto a sus mayores problemas comentó:
{ No tiene información confiable o en el mejor de los casos no es oportuna, ya que
muchas veces se tiene que mandar a alguien para que verifique si físicamente se tiene el
material que se estipula en la hoja de existencias.

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{ ¦os clientes se molestan mucho cuando no se les cumple ya sea en tiempo o en

cantidad de lo que compran.
{ Cuando el Director le pregunta si sabe cuánto se le ha vendido a un mismo cliente
determinado tipo de material, normalmente tiene que quedarse después de que cierran
para obtener esa información de las facturas.
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Considera que no se tiene un método claro para llevar el control de las existencias y que
de hecho se puede decir que la empresa trabaja por puro ³feeling´, pues se presentan
frecuentemente las siguientes situaciones:
{ A pesar de que se tiene un lugar adecuado para cada material, cuando este llega no lo
colocan en su lugar y se ha dado la circunstancia de que lo ponen a el área de
estacionamiento donde gracias a la lluvia se ha echado a perder.
{ ¦os clientes vienen por material que ya pagaron y resulta que no se tiene o que aún no
ha llegado, a pesar de que a ellos les dijeron que para esa fecha u hora podían pasar por
dicho material.
{ Se ha dado el hecho de que no se entrega toda la cantidad del material pagado, con la
promesa de que posteriormente se completará y después el material ha sido
descontinuado ocasionando que el cliente se moleste porque, por ejemplo, una
Pared no la puede terminar con el mismo tipo de azulejo que ya se llevó.
{ Cuando por casualidad se rompe algún saco de cemento o cal se lo cobran, a pesar de
que no haya sido su culpa, pero no se lo puede llevar.
{ ¦a semana pasada, el dueño según él detectó que faltaban 50 bultos de cemento y 20
de cal, y lo está haciendo responsable a pesar de que él solo está su jornada de trabajo y
se va, con lo que la ³pérdida´ se puede dar fuera del horario de labores. Esto él mismo ya
lo identificado pero no lo había informado porque no se había dado la oportunidad.
Considera que si esto sigue así se tendrá que cambiar de trabajo. 


   

1.- ¿El perfil del dueño ha influido para que Materiales Goyo no cuente con Sistemas de
información?

2.- ¿En qué le ha afectado a Materiales Goyo el no contar con sistemas de información?

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3.- ¿Existen aspectos más importantes que los sistemas de información, los cuales se deberían de
considerar antes que la implantación de dichos sistemas?

4.- ¿Sería conveniente el considerar la implantación de sistemas de información, porqué?

5.- ¿Cuáles serían los aspectos a considerar en la implantación de sistemas de información en

Materiales Goyo?

6.- ¿Qué sistemas de información, en su caso, deberían implantarse? y si es un sistema, ¿qué

funciones debería incluir?

7.- ¿Qué objetivos deberían establecerse en la implantación de sistemas de información?

8.- ¿Cuáles serían los pasos a seguir si se decide implantar sistemas de información?

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1.-Pensamos que el perfil de el dueño debería de pensar los beneficios que estos sistemas le
traerían a la empresa puesto que agilizaría mucho el tiempo y el esfuerzo. el dueño tiene que ser
un líder y saber llevar a la empresa hacia un buen rumbo ya que se plantea el problema de que la
empresa no tiene objetivos plateados y por lo tanto no cuanta con una visión establecida.

2.-En mucho, en tanto a tiempo, control, y la entrega de material. pero se sabe que este no es el
problema principal, cierto que es de suma importancia para la empresa actualizarse para llevar un
mejor control exacto de los inventarios de material, pero no es el problema principal de la
empresa ya que no cuenta con una buena planeación ni organización. Contar con tecnologías

Contextos de la Admón. 8
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seria de suma importancia pues así, el conteo de la mercancía sería más exacto no sería necesario
contar manualmente la mercancía cada vez que se levanta un pedido, esto optimizaría el tiempo y
los recursos ya que habría menos perdían tanto de dinero como de clientes.

3.-claro que si ya que no se han establecidos los objetivos de la empresa a futuro, por tanto no
tiene una visión ni a corto ni largo plazo, hay una falta de organización en las áreas de la empresa
ya que hacen falta áreas como; contabilidad o finanzas , informática y recursos humanos. Hace
falta un organigrama, por lo tanto hace falta un manual de organización.se necesita una
reorganización de la empresa. Falta capacitación y tecnología para el personal.

4.-claro que si puesto que sería una ayuda tanto para las finanzas como para llevar bien un
inventario en el almacén, se llevaría un control de las facturas y de los pedidos, no se perdería
material ya que se llevaría un conteo de la mercancía.

5.-debemos considerar los problemas que tenemos en los inventarios, en los almacenes y en la
contabilidad de la empresa ya que es necesario llevar un registro exacto de cada mercancía que
ingresa y de la que sale del almacén para no comprometerse con un cliente sin antes estar
seguros de que podemos cumplir con el pedido del cliente. otro punto a considerar es con cuantos
recursos cuenta la empresa para poderlos invertir en estas tecnologías.

6.-seria tecnología tanto para el área de finanzas como para el almacén. ¦o mas objetivo sería
contar con paquetería contable como Aspel para llevar un control de facturas, nomina, pedidos,
de los costos de el material así como para establecer un balance general cada mes de las
pérdidas y ganancias que tienen en esta empresa. Así como contar con una base de datos para
tener un control total de los inventarios en almacén tanto para que no haya pedidos con los que no
se pueda cumplir por falta de mercancía como para que no desaparezca mercancía. Seria de
demasiada utilidad contar con una página web para darle mayor amplitud al negocio así se
contara con otro medio de comunicación entre clientes y sería más fácil la compra venta de la
mercancía. Y sería necesario que las sucursales estuvieran en comunicación vía red para revisar

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los almacenes por si no hay mercancía suficiente en una poder recurrir al otro almacén y
viceversa.

7.- los objetivos principales para implantar estas tecnologías serian

 Contar con un inventario exacto en los almacenes

 Optimizar tiempo y calidad en la entrega de material
 Terminar con las pérdidas de mercancía


8.-primero que nada seria ver con cuantos recursos se cuentan para implantar estas tecnologías,
ya establecido el presupuesto para estos sistemas tecnológicos procederíamos a destinar o crear
un área en la empresa de informática para instalar el equipo de computo con los software
necesarios para las funciones de inventarios, balances, pago de nomina, caja etc. Estos serian
paquetería contable como Aspel, Excel etc.
Ya instalado el equipo se capacitaría al personal para hacer un buen uso de de el equipo y de los
software.
Ya capacitado el personal se crearían bases de datos que ingresaríamos en los equipos para
tener el inventario de la mercancía.
Por último crearíamos un balance general cada mes para saber cuánto se optimizo la empresa
con la implantación de estas tecnologías

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