Operacin de Microsoft Excel

R e f e r e n c i as a c e l d as y n om b r e s de r a n g os
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de clculo, para realizar determinados clculos. Conviene saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas, Excel no distingue entre letras maysculas y minsculas. Una celda se referencia siempre por su identificador de columna (una letra o conjunto de 2 letras) y de fila (un nmero). Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21 con la columna A. La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro referencia situado a la izquierda de la barra de frmulas. Los rangos (conjunto de celdas contiguas) de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la ltima celda. Por ejemplo, en una seleccin rectangular la referencia puede ser B2:D3. Las referencias mltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carcter punto y coma (;). Una seleccin doble, consistente en dos zonas rectangulares, cuya referencia puede ser (B2:D3;C5:D6). Se pueden introducir tambin referencias a celdas de otra hoja de clculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separndolos por el signo de admiracin (!), por ejemplo: (Hoja1!B5:C6). El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratn, de forma de seleccionar (apuntar y hacer clic) la celda cuya direccin se desea insertar. Cuando se desea introducir una direccin en una frmula, basta hacer clic en dicha celda. De esta forma, se minimizan los errores en la insercin de referencias a celdas. Por ms informacin sobre el ingreso de frmulas, ver seccin Introduccin de Frmulas en el captulo Frmulas y funciones.

R e f e r e nc i a s r e l a t i v a s , m i x t a s y a b s o l ut a s
Excel por defecto, usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas. Esto significa que las direcciones cambiarn de referencias tras copiar de una celda a otra, una frmula con referencias a celdas. Excel actualiza automticamente la frmula (segn hacia donde se copie) para hacer referencia a las nuevas direcciones de las celdas establecidas en la misma. Con mucha frecuencia ste es el comportamiento deseado, pues esto resulta muy til cuando se desea reproducir partes de una hoja de clculo. Excel sigue la pista de cada una

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de las referencias de celdas, al recordar su posicin con respecto a la celda en una frmula, y no por su direccin. Por ejemplo en el caso que se muestra, se debe escribir una frmula que permita calcular el Subtotal, para lo cual se debe sealar la celda C2 (celda donde se pretende obtener el resultado) y posteriormente escribir la frmula =A2*B2. Luego, en lugar de ingresar una a una las siguientes frmulas que nos permitan calcular el subtotal para todas las filas de nuestra tabla, copiamos dicha frmula mediante el comando pertinente o Para copiar arrastramos el cuadro de llenado mediante el arrastre hacia abajo del cuadro de llenado, a las dems celdas de la columna subtotal. El resultado de esta copia ser que en la celda C3 queda la frmula =A3*B3, en la celda C4 nos queda la frmula =A4*B4 y as sucesivamente. La frmula original es interpretada por Excel de la siguiente forma: tomar el valor de la celda ubicada dos posiciones a la izquierda de la celda actual (donde se localiza la frmula) y multiplicarlo por el valor localizado una celda a la izquierda de la celda actual. Estas referencias son relativas a la ubicacin de dicha frmula, al copiarla a cualquier lugar del libro de trabajo, la frmula seguir siendo interpretada por Excel de la misma manera, todo depender de cual sea la celda donde se copie la misma.

Celda dos posiciones a la izquierda

Celda una posicin a la izquierda

Mismas referencias, relativas a la posicin de la frmula copiada

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula a una nueva posicin. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carcter de pesos ($) antes de la letra de la columna o el nmero de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni la referencia de filas ni de columnas, hay que poner el carcter $ delante de cada una de las dos referencias. Una referencia absoluta se puede definir de dos formas diferentes: Conforme se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del ndice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante.
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Colocando el punto de insercin en la barra de frmulas de manera que est dentro de la referencia a la celda deseada, se pulsa la tecla de funcin <F4> la que permite pasar de forma cclica por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan slo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la frmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante. Por ejemplo, completando un poco ms la tabla anteriormente vista, y pretendiendo que al final de los clculos pertinentes, se muestre para el total de los tems su importe correspondiente en dlares deberamos introducir una nueva columna que refleje dicho clculo. Dado que la cotizacin del U$ vara da a da, y que la intencin es ver reflejado su correspondiente valor actualizado, se incorpora dicha cotizacin en otra celda de la hoja de clculo para sobre l calcularlo.

La frmula original ingresada en la celda correspondiente, es interpretada por Excel de la siguiente forma: se toma el valor de la celda ubicada una posicin a la izquierda de la celda actual (donde se localiza la frmula) y se lo divide entre el valor localizado dos celdas hacia la derecha y una hacia abajo de la celda actual. Al copiar esta frmula en las dems celdas de la columna Total U$, sucede que la misma sigue siendo interpretada de la misma manera, teniendo el problema de que para la nueva ubicacin de la frmula (dos celdas hacia la derecha y una hacia abajo de la misma), no se encuentra el valor de la cotizacin del U$. Es en este caso que se necesita la utilizacin de una referencia absoluta, de forma que la direccin de una de las referencias en la frmula (la que contiene la cotizacin), permanezca constante (no vare). Entonces la frmula original antes de copiarla al resto de las celdas debera ser: =E2/ H$3, definiendo en este caso a la fila de la referencia de la cotizacin como absoluta, dado que la columna no vara en su copia. Si se fijan ambas referencias (fila y columna, $H$3) como absolutas, se obtendra el mismo resultado.

Si se mueve una celda que contiene una frmula, sus referencias de celdas se mantienen intactas, independientemente de si son absolutas o

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relativas. Las referencias de celdas slo se ajustan cuando se realizan copias de frmulas. Si se cambia una celda a la que una frmula hace referencia individualmente, la frmula se actualiza para que haga referencia a la nueva ubicacin, incluso si se ha especificado la referencia como absoluta. Esto tambin es vlido para cuando se insertan celdas, filas o columnas en medio de celdas que han sido referenciadas en una frmula.

N o m b r e s d e r a ng o s
A veces resulta que hay que utilizar repetidamente referencias tales como B2:B4 B2:D3;C5:D6 en una hoja de clculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres de celdas o de rangos se pueden utilizar en las frmulas sin ningn problema. Tambin se pueden crear nombres compuestos, e incluso asignar un nombre ms significativo a las constantes de uso ms frecuente. El uso de nombres en las hojas de clculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a diferentes celdas. A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas: Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el carcter subrayado ( _ ); tras este primer carcter, se puede usar cualquier conjunto de letras, nmeros y caracteres especiales. Sin embargo, no se pueden utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear un carcter de subrayado o un punto. Por ejemplo, no son vlidos los nombres Ventas Anuales, 2050 y %Compras. En cambio, s son vlidos Ventas_Anuales, Ao2050 y PorcentajeCompras. Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean ms cortos. Puesto que las frmulas estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Adems, estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de dilogo o en las propias celdas. La forma ms simple de definir nombres para rangos de celdas, es mediante la opcin Definir del men Insertar/Nombre. Para esto se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda o rango al que se desee asignar el nombre.

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2.

Elegir la opcin Definir del men Insertar/Nombre, con lo cual se abre un cuadro de dilogo como el de la muestra.

Nombre para el rango

Rango de celdas seleccionadas previo a la ejecucin del comando

3.

Teclear el nombre que se desee en el cuadro Nombres en el libro:. En el cuadro Se refiere a:, se pueden observar la referencias a las celdas seleccionadas previamente a la ejecucin de ste comando. Estas pueden ser modificadas, tecleando las nuevas referencias en dicho cuadro o seleccionndolas con el ratn (previo hacer clic en dicho cuadro). El botn ocultar cuadro localizado a la derecha de dicho cuadro, permite ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, de forma de poder sealar con mayor comodidad las celdas a tratar. Luego de sealar las celdas deseadas, hacer clic sobre el botn visualizar cuadro volver a mostrar todo el cuadro de dilogo. pa r a

4.

Hacer clic en el botn Agregar para que se incorpore en la lista de nombres, posteriormente salir seleccionando el botn Aceptar.

Otra posibilidad, es seleccionar la celda o rango de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar la tecla <Intro>, las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre ingresado.
Rango seleccionado

Nombre del rango

Si lo que se desea es cambiar un nombre existente, se debe proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda, rango o rango mltiple al que se desee cambiar el nombre.
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2. 3.

Activar el cuadro de nombres en la barra de frmula. Cambiar el nombre y pulsar <Intro>.

Para borrar un nombre existente, utilizar el botn Eliminar, previa seleccin del nombre en la lista del cuadro de dilogo que presenta la opcin Definir del men Insertar/Nombre. Por ejemplo el siguiente caso puede ser resuelto de forma ms sencilla si utilizamos nombres de rangos en las frmulas, en lugar de las referencias de celdas correspondientes.
Nombre del rango definido

Celdas contenidas en el rango nombrado

La frmula utilizada para obtener los totales en dlares sera la siguiente: =E2/dolar, donde despus podra ser copiada sin tener que realizar ninguna modificacin, al resto de las celdas de dicha columna. Si en cualquier momento se pretende saber que celdas incluye un nombre de rango, alcanzar con seleccionar dicho nombre del cuadro referencias de la barra de frmulas, para que Excel muestre ese rango en el libro de trabajo.

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