MICROSOFT EXCEL

Planillas de Clculo Introduccin: Una planilla de clculo es una herramienta informtica muy poderosa. Existen muchos ejemplos en la actualidad, pero, entre ellos, elegimos Excel, en su versin 2000, pues es la ms difundida en el mundo. Es integrante del llamado Paquete Office 2000, de la Empresa Microsoft. Esta orientada, diseada e implementada para trabajar principalmente con elementos matemticos (nmeros, frmulas, etc.), as como hay otro tipo de herramientas que se orientan a otros trabajos, por ejemplo, y siempre dentro de la familia Microsoft, el Word, trabaja con textos; el Power Point, con presentaciones visuales, etc. La pantalla inicial del Excel 2000, es la que se observa en la siguiente figura: Barr a de men

Barra de herra mientas Esta ndard Barra de Estado

Barra de Frmula s

Barra de Herra mientas For mato

Pantalla de trabajo Excel Bsico 1

Como ya se ha dicho, Excel es una hoja de clculos muy poderosa, en cuanto a su capacidad, utilidad y versatilidad. Veamos algunos ejemplos: Descripcin general - Cuantificando el podero del Excel: Para poder dar una idea de lo que es capaz de hacer, basta con describirla, ya que ello ser suficiente, pues ejemplificar su enorme capacidad, si, como mtodo de medicin, utilizamos la cantidad de informacin que puede almacenar. Toda planilla de clculos se compone de FILAS y COLUMNAS. Cada interseccin entre estas y aquellas, conforma lo que se denomina CELDA. Dentro de las celdas, se ingresa informacin, que puede contener nmeros, textos, formulas, dibujos, fechas, etc. Al observar las siguientes figuras, la de la izquierda muestra la ltima fila de la planilla, advirtindose que es la nmero 65536, y, si del mismo modo, en la figura de la derecha se busca la ltima columna, se la identifica como IV, ya que se las enumera con letras del alfabeto. En este caso, la columna IV, es la nmero 256.

En cada celda se puede ingresar hasta 256 CARACTERES, de cualquier tipo, por lo que solo resta hacer una simple multiplicacin, para verificar la inmensa capacidad de almacenamiento, y, por supuesto, de procesamiento, de esta planilla de clculos.

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CANTIDAD DE FILAS CANTIDAD DE COLUMNAS CANTIDAD DE CELDAS CANTIDAD DE CARACTERES POR CELDA CANTIDAD DE CARACTERES QUE PUEDE ALMACENAR

65536 x 256 16777216 x 256

4294967296

Como se ve, Excel, puede guardar casi 4.300 millones de letras, nmeros, signos, etc. Adems, hay que tener en cuenta que, en modo standard, cada Archivo, cuando se inicia el trabajo con la planilla, conforma lo que se denomina CUADERNO, y, de l, muestra TRES HOJAS, cada una de las cuales, puede almacenar toda esa informacin. Y el sistema, permite agregar, si hiciera falta, varias hojas de clculo ms. Formato de la pantalla de trabajo: Como toda herramienta informtica que trabaja bajo el entorno Windows, Excel, en su pantalla normal de trabajo, se conforma de tres secciones: LAS BARRAS, LOS MENES DESPLEGABLES Y LA PANTALLA DE EDICIN. Las primeras, son conjuntos de herramientas con las que se pueden ejecutar acciones y, se componen de botones con pequeos dibujos o signos, llamados iconos, que representan esas acciones y se activan al hacer CLICK con el botn izquierdo del mouse. Los iconos, sirven para abreviar la bsqueda de opciones de trabajo, por lo que siempre estn a disposicin los ms utilizados, ya que son aptos para ejecutar las acciones ms comunes. Las barras de herramientas que se presentan al arrancar Excel son dos: La ESTANDARD y

La DE FORMATO

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En cambio, los mens y submens, tambin son conjuntos de opciones de trabajo, pero se los observa con sus nombres identificatorios, y abarcan todo el amplio espectro de instrucciones que se le pueda dar a Excel para que realice las acciones o tareas necesarias para el trabajo. El men principal, tiene 9 opciones: ARCHIVO, EDICION, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA y ? (ayuda). De cada una de ellas, al hacer CLICK, se despliega un SUBMEN, en el cual se muestran todas las acciones posibles a llevar a cabo con la que se haya utilizado del men principal. EN LA PRESENTE SECCION, SE DESCRIBIRN TODAS LAS ACCIONES POSIBLES, Y LA FORMA DE CONCRETARLAS, DE LA PRIMERA OPCIN DEL MENU PRINCIPAL, LA CUAL ES ARCHIVO.

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Opciones del men ARCHIVO:

Nuevo: Se utiliza para crear un archivo dentro de la Planilla. En la barra de herramientas se la encuentra con este botn:

Abrir: Sirve para recuperar y ver en pantalla algn archivo Excel creado con anterioridad y guardado en alguna carpeta. Muestra la siguiente pantalla de dilogo:

En la barra de herramientas, su botn es:

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Cerrar: Al hacer click sobre esta opcin, se cierra la ventana del archivo que se encuentra activo (en uso), sin terminar la ejecucin del Excel. Previo al cierre, el sistema consulta si se desea guardar los cambios efectuados luego de la ltima vez que se lo grab.

Guardar: Tiene cuatro variantes: Guardar y Guardar como, son similares, ya que ambas despliegan la caja de dilogo que se observa a continuacin:

Su diferencia radica en que Guardar como se debe utilizar siempre cuando se graba el archivo por primera vez, ya que, es el momento en que es necesario indicar al sistema, los datos correspondientes al nombre y la ubicacin que se le dar al archivo. Tambin puede utilizarse para dar un formato distinto (o un nombre distinto) al actual archivo. Guardar, hace que un archivo que ya tiene nombre y ubicacin, se vaya grabando con los cambios efectuados, cada vez que se clickea sobre esa opcin. Excel Bsico 6

Las otras dos opciones, Guardar como HTML y Guardar rea de trabajo, son ms especficas, ya que, por ejemplo, la primera convierte la planilla activa, en un archivo apto para ser publicado en pginas Web (Internet), y, la segunda, sirve para grabar nicamente un sector determinado de la planilla. Si se observa la barra de herramientas, todas las opciones de GUARDAR, estn representadas por el siguiente botn:

Configurar pgina: Es una de las opciones ms utilizadas de este men, ya que permite darle a la hoja de clculo, todos los parmetros necesarios tanto para su buena visibilidad en pantalla como para sus formatos de impresin. A travs de la caja de dilogo que se observa ms abajo, con distintas fichas internas, se puede dar forma precisa a la planilla, determinando, por ejemplo, su alto y/o ancho, sus mrgenes, sus encabezados, su orientacin, etc. Las fichas que la conforman, permiten precisar con exactitud qu tipo de papel se utilizar para imprimir (mediante la llamada PAGINA), o el tamao que ocupar en la hoja (ficha MARGENES), o para escribir un titular o logotipo, numerar las pginas, nombrar al autor, etc. (con la ficha ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA), o darle al Excel la posibilidad de mostrar o no otros detalles, como las lneas de divisin de las celdas, la fecha de origen, etc.

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Opciones de Impresin: La segunda y la tercera son las ms utilizadas, ya que ambas concretan la impresin del trabajo efectuado mediante la planilla de clculos. La de VISTA PRELIMINAR lo hace a travs de la pantalla, y la de IMPRIMIR, enva la o las pginas (segn se indique) a la impresora. Se las observa, respectivamente en la barra de tareas, con los siguientes botones:

En el caso de la de AREA DE IMPRESIN, el usuario deber determinar o seleccionar algn sector de la planilla, el cual ser inmediatamente impreso, no as, el resto de la hoja de clculo activa.

Enviar a: permite conectar Excel con otras computadoras a travs de cualquiera de las formas de comunicacin existentes: Correo electrnico, Internet, etc. As, es posible que los archivos creados con la planilla de clculo, sean recibidos por otras computadoras y utilizados por otras personas en otros lugares.

Propiedades: Esta opcin permite ver y/o cambiar distintos parmetros propios del archivo activo, como por ejemplo su formato de grabacin, el resumen de sus datos, etc.

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Salir: ltima opcin del men archivo, que es utilizada para terminar la sesin de trabajo con Excel, no sin antes, consultar al usuario del Sistema, si desea guardar los cambios realizados en la planilla de clculos en uso.

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Ingresando Informacin: Todo tipo de dato que se desee incorporar dentro de las celdas de Excel, puede ser ingresado: LETRAS, NMEROS, SIGNOS, DIBUJOS, IMGENES, TEXTOS ENTEROS, FRMULAS, etc. Deben seguirse las normas Windows, en cuanto a la utilizacin de los formatos de la informacin ingresada, especialmente lo ya conocido con la utilizacin del Procesador de Textos Word 2000, ya que tiene exactamente las mismas formas de trabajo, pues las opciones de los menes o los botones de las barras de herramientas son idnticos y los procedimientos de operacin son iguales. Algunos de ellos son los siguientes:

Tipo de letra

Tamao de letra

Negrita

Cursiva

Subrayado

Alinear a la izquierda

Centrar

Alinear a la derecha

Color de relleno

Color de la fuente TENER EN CUENTA:

1) Cada celda es independiente de las dems. 2) Para pasar de una celda a otra, en cualquier direccin, pueden utilizarse las flechas del cursor, o hacer Click en la que se desee usar. 3) Para corregir errores o cambiar lo que se haya ingresado a cualquier celda, puede hacerse Click en el lugar donde se necesite hacer la correccin (con lo que el cursor quedar parpadeando all), o hacer click en la celda y luego presionar la tecla F2. 4) Lo que se vaya escribiendo en cualquier celda, se ir simultneamente viendo en la barra de frmulas. 5) No olvidar de seleccionar los bloques de celdas a modificar, antes de hacerlo. Excel Bsico 10

Trabajando con la informacin: Con el ingreso de datos en las celdas de una Planilla de Clculos, el usuario, realmente, se incorpora al mundo de las herramientas informticas de ltima generacin, debido a que estas planillas, tienen inmensa capacidad para el procesamiento de aquellos datos. As, puede comenzar a pensarse en manipular o administrar informacin mediante las mltiples aplicaciones que existen hoy en da. Excel 2000 es sino la ms importante, una de ellas, dentro de los denominados Paquetes Comerciales Integrados. Algunos de los procedimientos ms utilizados para el procesamiento de datos mediante Planillas de clculo son los que a continuacin se describen: a) AUTOSUMA: El botn que identifica esta aplicacin es el siguiente:

Sirve para efectuar sumatorias de contenidos (obviamente numricos) de algunas celdas (en cualquier direccin), que previamente hayan sido seleccionadas. Por ejemplo, si en una hoja de clculo se ingresan datos numricos (Fig. 1), y es necesario sumarlos, deben ser seleccionadas las correspondientes celdas (Fig. 2), y luego hacer click en el botn AUTOSUMA, con lo que, automticamente, en la celda que Excel 2000 considere apropiada, aparecer el resultado de la suma de los datos seleccionados (Fig. 3)

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

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b) CREACIN DE FORMULAS: El usuario de Excel, puede crear sus propias frmulas para hacer ciertos clculos. De hecho, si luego de haber utilizado el botn Auto suma, hace click en la celda en la que se coloc el resultado y observa la Barra de Frmulas, ver que Excel ha creado una, con la que se obtiene el resultado de la suma de las celdas seleccionadas. Para crear frmulas propias, el usuario debe tener en cuenta los siguientes parmetros: Todas las frmulas se inician con el signo = (igual). Los signos a utilizar son los tradicionales: + (suma), (resta), * (multiplicacin) y / (divisin). Siempre debe determinarse el rango o bloque de celdas que intervienen, con el formato CELDA INICIAL: CELDA FINAL, entendindose por inicial y final, las que se encuentran en los extremos del bloque, y entre ellas, el signo: (dos puntos). Las celdas deben ser identificadas mediante su ubicacin COLUMNAFILA, por ejemplo: A4, K234, CD76, etc. Se deben utilizar siempre los signos de separacin, como los parntesis, entre los distintos bloques de celdas incluidos, o las operaciones a efectuar. Un ejemplo de frmula creada por el usuario, en la que se multiplique el contenido de la celda E4 por el de la E5, y su resultado sea sumado al contenido de E6, es el siguiente:=(E4*E5)+E6. Esta frmula debera ubicarse en la celda E7.

c) LOS COMPONENTES DE LAS CELDAS: Todas las celdas de Excel 2000, se componen de tres elementos: EL CONTENIDO, LOS BORDES Y EL VERTICE DE COPIADO. EL CONTENIDO ES, simplemente la informacin que se ingresa en cualquier celda. AL HACER CLICK SOBRE L, O AL ARRASTRAR EL PUNTERO DEL MOUSE, habiendo clickeado sobre el contenido, lo que se obtiene, es la SELECCIN DE ESA CELDA O ESE BLOQUE DE CELDAS. Excel Bsico 12

LOS BORDES, sirven para que, AL HACER CLICK Y SOSTENER EL BOTN, arrastrando el puntero del mouse hacia cualquier direccin, LA CELDA SELECCIONADA, SE MUEVA, con todo su contenido, al lugar donde se haya dejado de presionar el botn del mouse. Contenido Bordes

EL VERTICE DE COPIADO, situado en el extremo inferior derecho de cada celda de la Planilla, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada, ya que, al ubicar el puntero del mouse sobre l, se convierte en una CRUZ, la que, al ser arrastrada en cualquier direccin, automticamente realiza dicha copia.

Vrtice de copiado

Arrastrando el vrtice para copia el contenido de una celda.

Recordar que, como en las barras de herramientas de Word 2000, el copiado de bloques de informacin, (en el caso de Excel, son bloques de celdas), tambin puede hacerse utilizando las opciones del men Edicin, o los botones correspondientes, que son, los de COPIAR y PEGAR.

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d) LOS DECIMALES: Excel 2000, permite dar distintos formatos a los datos numricos que se ingresen en sus celdas. En este sector, se indicar cmo lograr que aumente o disminuya la cantidad de decimales que tengan los nmeros que se ingresen en una celda o en un bloque, que deber ser seleccionado. Los botones que se utilizan, son los siguientes:

El de la izquierda (llamado AUMENTAR DECIMALES) incrementa de a UN DECIMAL (con cada click), el contenido numrico de la o las celdas seleccionadas. El de la derecha, (denominado DISMINUIR DECIMALES), DISMINUYE, utilizando el mismo mtodo, de a UN DECIMAL, el contenido de la celda o del bloque seleccionado.

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TRABAJO PRCTICO N 01
1) Abrir Excel y, en la pantalla de edicin, ingresar los siguientes datos:

2) Mejorar el aspecto de la planilla de la siguiente manera: a) Los ttulos de las columnas deben estar resaltados (negrita) y centrados. b) Los nombres de los meses deben ser de color rojo y estar alineados a la izquierda. c) Todos los nmeros deben ser de color azul, tener dos decimales y estar alineados a la derecha. d) El fondo de todas las celdas debe ser de color verde agua y las lneas de divisin, marrones. 3) Realizar la sumatoria de Ingresos y Egresos con la frmula Autosuma y colocar los resultados en las celdas B8 y C8 respectivamente. 4) Efectuar la frmula de saldo del mes de enero, colocarla en la celda D2 y copiarla en las celdas siguientes hasta la D7. 5) Grabar la planilla con el nombre de TP01, en un diskette propio de cada empleado.

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Comenzando a trabajar: En la seccin anterior, fue descrito el formato completo del men Archivo, a fin de conocer sus funciones. Tambin se detallaron las que cumplen algunos de los principales iconos de las dos barras de herramientas ms importantes, esto es, las llamadas ESTNDAR y FORMATO. La informacin aportada en dicha seccin, si se agrega a los conocimientos previos de operacin de aplicaciones Windows, hace posible el comienzo de las tareas con Excel. Es por ello, que, en el trabajo prctico correspondiente a la mencionada seccin y de acuerdo a lo realizado en la misma, se ha comenzado a ingresar informacin en una Planilla Excel, con el fin de que, esa informacin, sea utilizada como ejemplo para los sucesivos aprendizajes, y, a medida que ello se vaya logrando, el archivo generado, ir amplindose y mostrando todas las posibilidades que permite desarrollar este sistema de clculos. La primer planilla completa: Si el trabajo prctico n 01 fue realizado en tiempo y forma, al arrancar Excel, y abrir el archivo TP01, se podr observar la siguiente planilla:

En la presente seccin, se realizarn operaciones que permitirn conocer muchas de las funciones de trabajo de Excel, as como su forma de operacin. Para ello, se utilizarn opciones de los menes EDICION, VER, INSERTAR Y FORMATO, que, en algunos de esos casos, tambin se encuentran en botones o iconos en las barras de herramientas.

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Men edicin:

El MEN EDICIN, presenta prcticamente el mismo formato que el que tiene el procesador de textos Word 2000. Las opciones de trabajo que lo componen, son, debido a ello, ya conocidas. A pesar de ello, es conveniente realizar algunas observaciones sobre las acciones que se pueden llevar a cabo con este men. Las primeras opciones: DESHACER, REHACER, COPIAR, CORTAR Y PEGAR:

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Tienen el mismo tratamiento que en todas las dems aplicaciones Windows, especialmente Word. Pero siempre es til recordar que para aplicarlas, primero deben seleccionarse las celdas que vayan a ser afectadas. Las siguientes opciones: RELLENAR, BORRAR, ELIMINAR Y ELIMINAR HOJA, tienen aplicaciones variadas y pueden ser utilizadas de la siguiente manera: a) RELLENAR:

Utilizando el ejemplo del trabajo prctico, es posible que sea necesario copiar el contenido de una celda en otras vacas. Para ello, se seleccionar la celda origen y las que deban recibir el contenido de la copia.

Luego se abrir el men Edicin, se clickear en la opcin Rellenar y en alguna de las opciones que aparecen en el submen que contiene, en este caso, Hacia Abajo.

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Inmediatamente, Excel, proporcionar el siguiente resultado:

Siguiendo con la misma opcin RELLENAR, tambin se puede hacer uso de las denominadas SERIES. Se puede utilizar el mismo ejemplo del Trabajo Prctico n 01, ya que en l, hay una Serie de MESES, en la que solo se escribi el mes de Enero, y el resto se rellen utilizando esta opcin. El procedimiento es el siguiente, por ejemplo, para que aparezca, automticamente, la serie 1 a 10: a) Escribir el nmero 1 en la celda que ser inicial.

b) Seleccionar las celdas en las que se llenar con la serie mencionada:

c) Utilizar el men Edicin. Clickear la opcin RELLENAR y luego SERIES. As, aparecer la siguiente caja de dilogo:

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d) En ella se debern determinar los parmetros de la serie (si ir en filas o columnas, o si ser solo numrica, o de otras caractersticas). En este caso, las opciones predeterminadas servirn para observar el resultado:

e) BORRAR:

Siguiendo con el ejemplo, y utilizando las celdas seleccionadas, si se clickea en Edicin, y luego en Borrar, aparecer un submen que contiene 4 opciones: TODO, FORMATOS, CONTENIDOS Y COMENTARIOS. De ellas, habitualmente se usan las tres primeras. Para comprender el efecto que produce cada una, se deber hacer click, alternativamente, en dichas opciones y en DESHACER. Para continuar probando con las otras opciones correspondientes a BORRAR, antes de utilizarlas, hacer click en DESHACER. c) ELIMINAR:

De acuerdo a como sea utilizada esta opcin del men Edicin, esto es, en referencia al bloque de informacin que haya sido seleccionado previamente, ELIMINAR, acta de diferentes maneras:

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1) Si es una o varias celdas, al clickear en esta opcin, aparecer una Caja de dilogo, en la que se podr elegir el modo que ser aplicado para eliminacin de datos. 2) Si es una fila o una columna las que han sido seleccionadas (haciendo click en EL NMERO DE FILA O EN LA LETRA DE LA COLUMNA), EXCEL eliminar en forma completa dicha fila o columna. f) ELIMINAR HOJA:

Esta opcin, al hacerle click, efecta, luego de un pedido de confirmacin, la eliminacin directa de la hoja de clculo activa, (o sea, la que se encuentra seleccionada). Las ltimas tres opciones del men Edicin, as como ya se ha detallado de las cuatro primeras, tienen el mismo comportamiento que en el procesador de textos Word 2000. Esto es, BUSCAR, sirve para la localizacin de textos, nmeros, etc.; la siguiente, REEMPLAZAR, es utilizada para que, las cadenas de caracteres (bloques de texto), que hayan sido detectadas por la opcin anterior, puedan ser reemplazadas por otra que el usuario decida. La ltima opcin de esta seccin, IR A..., efecta el traslado directo del cursor, a la celda que le sea indicada como referencia.

Men Ver: Tiene varias opciones que, al igual que en Word 2000, son las que pueden utilizarse para conseguir que en la pantalla de trabajo, SE HAGAN O NO VISIBLES, las distintas herramientas y formas de edicin con que cuenta Excel. Excel Bsico 21

La forma de operacin es tan simple como que, para poder ver una de las mencionadas herramientas, solo basta hacer click sobre la opcin correspondiente. Con ello, se logra ir mostrando en pantalla o, ir quitando de ella, barras, menes, reglas, etc. En las siguientes figuras, se pueden observar una pantalla Excel vaca, y otra con todas las herramientas a la vista.

Al tener a la vista todos los botones que representan a todas las acciones que pueden llevarse a cabo con los menes, se obtiene mayor practicidad, ya que as, puede hacer que las rdenes sean ejecutadas instantneamente, adems de que no es necesario recordar en qu opcin del men se encuentra cada alternativa. Esto es en razn de que, al apoyar el puntero del mouse sobre cada botn, aparecer una pequea leyenda que anuncia la tarea o accin que efecta dicho botn.

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Pero debe tenerse en cuenta que, por cada barra que se agregue a la pantalla, se va reduciendo el espacio que queda visible en la planilla de clculo, lo que significa que, donde se ingresa la informacin, el lugar disponible es mas pequeo en cada oportunidad. Men Insertar: Este men, contiene muchas opciones, que son usadas para, como su nombre lo indica, INSERTAR, en la pantalla de trabajo, esto es, en la Planilla de Clculo, distintos OBJETOS, los cuales son descritos en el propio men. De todos esos objetos, ser necesario dedicar especial atencin a dos: GRFICO y FUNCIN, ya que el, resto, se comporta del mismo modo que en cualquier otra aplicacin Windows.

Excel maneja esas opciones de insercin que no requieren mayor atencin (CELDAS, FILAS, COLUMNAS, HOJA DE CLCULO, SALTO DE PGINA, NOMBRE, COMENTARIO, IMAGEN, MAPA, OBJETO, HIPERVINCULO), de un modo simple e intuitivo, ya que, cualquiera que sea elegida, inmediatamente ser ingresada en la planilla, SIEMPRE TENIENDO EN CUENTA QUE, DE NO NECESITAR MS INFORMACIN, LO HAR EN EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRE EL CURSOR. Si Excel necesita otro tipo de datos, los solicitar mediante cajas de dilogo, como la que se observa a continuacin, correspondiente a la opcin OBJETO:

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TRABAJO PRACTICO N 02
6) Abrir Excel. Luego abrir el archivo TP01, con lo que se podr observar la planilla del trabajo prctico n 01, que, tiene el siguiente formato:

7) Insertar 6 filas, desde la 8 hasta la 13. 03) Utilizar la columna A, desde la celda A7, y cumplir con los pasos necesarios para que sirva para completar la serie de los meses del ao. 04) Luego completar las celdas de ingresos y egresos de las nuevas filas y ver si, automticamente, cambian los totales. 05) Copiar las formulas de saldos en las celdas correspondientes de las filas insertadas, incluso la ltima. 06) En la celda A14, escribir TOTALES, en letra ARIAL, tamao 16, en negrita, y cursiva. 07) Todas las celdas insertadas debern tener el mismo formato y colores que las que ya estaban. 08) A todas las celdas que tengan contenidos numricos (incluidas las que tienen frmulas), bajar la cantidad de decimales a 1, y observar como se efecta el redondeo de cifras. 09) Grabar la planilla con el nombre de TP02, en el mismo diskette ya utilizado.

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Men Insertar Opciones especiales: 01) GRAFICOS: Existen herramientas de trabajo, creadas especialmente para clarificar y sintetizar la presentacin de informacin. Una de las principales, son los GRFICOS, ya que permiten, verificar valores o encontrar diferencias y variaciones, con rapidez y sin inconvenientes. Excel 2000 permite crear grficos de excelente calidad, y proporciona una extraordinaria variedad de tipos y formatos, as como una enorme cantidad de variantes en cuanto a las posibilidades de personalizar su presentacin. Para poder acceder a la realizacin de grficos mediante Excel, se puede utilizar el MEN INSERTAR o la BARRA DE HERRAMIENTAS DE GRFICOS.

Para poder observar con ms detenimiento las acciones y sus resultados, en esta seccin, ser utilizada la opcin Grficos, del men Insertar. Al hacer click en ella, comenzar a funcionar un Asistente, que permitir armar, el grfico, simplemente aportando algunos datos necesarios para ello.

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Creacin de un grfico tipo: Para la creacin de grficos, Excel, as como cualquier otra planilla de Clculos, necesita informacin. Por esto, y para comenzar el trabajo, sern utilizados los datos de la planilla creada en el Trabajo Prctico n 01 y modificada en el Trabajo Prctico n 02. Si la misma est completa, deber presentar el siguiente aspecto:

Es conveniente comenzar a trabajar, creando un grfico sencillo, por lo que se utilizar slo la informacin de ingresos del primer semestre. Para ello, deber seleccionarse el bloque correspondiente, y luego de ello, comenzar la utilizacin del asistente ya mencionado. El bloque, seleccionado ser el siguiente:

Al arrancar el asistente, presenta cuatro ventanas de dilogo, identificadas como Pasos. La inicial, llamada PASO 1, es la siguiente:

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Se deber indicar, qu tipo de grfico se desea crear. En este caso, el ms til, por su forma, clara y sencilla, es el de COLUMNAS VERTICALES, y dentro de este tipo, por su aspecto, alguno de TRES DIMENSIONES. Para que Excel tenga esta informacin, se clickear en el ejemplo correspondiente (para que quede seleccionado), y luego en el botn SIGUIENTE, apareciendo la segunda ventana, llamada PASO 2:

En esta seccin del trabajo, Excel ya muestra cmo se ver el grfico, e incluso da opciones para observarlo de distintas manera, tomando la informacin desde las filas o desde las columnas, conformando las denominadas SERIES DE DATOS. De acuerdo a la que sea elegida, el grfico resultante se podr observar. Excel Bsico 27

Luego de ello, se har click en SIGUIENTE, apareciendo la ventana del PASO 3:

En esta caja de dilogo, Excel, solicita informacin, referida a los ttulos y rtulos que se pueden insertar en el grfico, por lo que debern escribirse esos datos, o modificar los sugeridos. Una vez realizado este procedimiento, se clickear en SIGUIENTE, accediendo a la ltima pantalla del Asistente, la del PASO 4:

Lo nico que queda por determinar, es el destino del grfico, esto es, dnde se lo ubicar, si en la misma hoja donde se est trabajando, o en una hoja nueva, y luego, se deber hacer click en TERMINAR, completando en su totalidad los datos solicitados por Excel, con lo cual, el Sistema, se encargar de terminar su trabajo y generar sus resultados en pantalla, con el fin de que el usuario pueda revisarlo, modificarlo, mejorar su aspecto, cambiarle datos, verificar detalles, imprimirlo, copiarlo, trasladarlo, etc. En el caso precedente, se elegir la opcin EN UNA HOJA NUEVA, (para que el grfico sea insertado en una planilla Excel Bsico 28

separada), y luego se har click en TERMINAR, como se ha dicho, quedando el siguiente resultado: Luego de ello, y mediante el conocido procedimiento de seleccionar clickeando, sectores del grfico, o su totalidad, podrn efectuarse todos los cambios que sean necesarios, con la obtencin de resultados impactantes como el que sigue:

02) FUNCIONES: Como ya se ha dicho, todas las planillas de clculo, y por supuesto Excel, son herramientas que permiten realizan innumerable cantidad de tareas, obteniendo excelentes resultados, pero, con la particularidad de que, ESTAN ORIENTADAS AL TRABAJO CON NMEROS, lo que implica que tengan una gran facilidad y versatilidad para el manejo FUNCIONES y FRMULAS, as como de todo tipo de operaciones matemticas. Una funcin, dentro de una planilla de clculos, es una operacin automtica que devuelve un resultado especfico. Siempre est referida a un argumento de bsqueda, del cual el usuario necesita el resultado. Por ejemplo: TANGENTE DE 10, donde 10 es el argumento de bsqueda y la funcin es, tangente, (que para Excel es =TAN). Es por eso que otra OPCIN DEL MEN INSERTAR, que debe tener un tratamiento especial, es precisamente la llamada FUNCIN, que se encuentra tambin en la BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR. Excel Bsico 29

Al hacer click sobre cualquiera de estos modos de acceso, aparecer en la pantalla, una ventana (llamada Pegar Funcin), que permitir elegir algn tipo de funcin a utilizar, mostrando, adems, cul es el resultado que se obtiene con ella y la sintaxis que debe usarse con cada una. Excel permite optar entre nueve distintos tipos de funciones, que incluyen las FINANCIERAS, MATEMTICAS, TRIGONOMTRICAS, LGICAS, DE FECHA, etc. Cada tipo contiene entre 20 y 50 funciones distintas, lo que conformar un abanico enorme de posibilidades. El resultado ser colocado por Excel, en la celda en la que se encuentre el cursor, por lo que debe tenerse especial cuidado de no interferir con cualquier informacin que se pudiera encontrar en la planilla en uso. La ventana mencionada, tiene el siguiente formato:

En esta ventana, de sencilla e intuitiva aplicacin, se puede elegir entre alguno de los tipos ya mencionados, y una vez hecho esto, clickear sobre la funcin que se desee utilizar y luego aceptar, con lo que el sistema mostrar la siguiente pantalla de dilogo:

En esta segunda ventana del procedimiento, se deber escribir el argumento de bsqueda, en el campo vaco llamado NUMERO. Si, como al comenzar el ejemplo, se eligi el tipo MATEMTICAS y TRIGONOMTRICAS, y dentro de este tipo, la funcin TAN (tangente), ahora se deber colocar el nmero del cual se desea conocer la tangente. En el ejemplo se utiliz el nmero 123, con Excel Bsico 30

lo que la celda en la que estaba ubicado el cursor, ahora tendr el resultado de la funcin:

Las funciones de Excel, operan del mismo modo que si fueran FORMULAS PROPIAS DEL USUARIO, ya vistas en la Seccin n 01, puesto que conservan el mismo formato, y se ubican en la celda donde, a la vista, slo aparece el resultado provisto por la funcin utilizada. Su formato, o sintaxis, est conformado por, la funcin propiamente dicha, y l, o los argumentos, siempre precedidos por el signo =. El argumento debe estar entre dos parntesis. Si se vuelve al caso anterior, y se observa la barra de frmulas, se encontrar que contiene la funcin que se solicit y cuyo resultado se observa en la celda donde se encontraba el cursor. En la barra de frmulas, se observa la funcin que ejemplifica, la sintaxis que debe utilizarse:

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TRABAJO PRACTICO N 03
Continuar utilizando la planilla de los trabajos prcticos n 01 y 02, deber tener el siguiente formato:

GRAFICOS: 1) Crear un grfico de COLUMNAS EN TRES DIMENSIONES con los Ingresos, Egresos y Saldos de todos los meses (sin Totales). Modificar el aspecto a eleccin, e incluir ttulo. Ubicarlo en la misma hoja de la planilla. 2) Crear otro grfico CIRCULAR SECCIONADO EN 3D, nicamente de los ingresos de los meses del segundo semestre. Ubicarlo en una hoja nueva y darle formato a gusto, con ttulo. Hacer que aparezcan los valores utilizando la Ficha Rtulos de datos del paso 3. 3) Cambiar el importe del ingreso de noviembre. Colocar en la celda correspondiente el nmero 800, y verificar cmo cambia el grfico. FUNCIONES Y FORMULAS: 1) En la misma planilla, utilizar la columna F, para utilizar las siguiente funciones y frmulas: C FUNCION FORMULA EL D A AHORA (Fecha y Hora) TANGENTE DE C4 (Matem. y Trig.) POTENCIA 3 DE D7 (Matem. y Trig.) 10 % DE B3. (B8*C9)/4 Excel Bsico 32

F3 F4 F5 F6 F7

Men Herramientas: Este men contiene aplicaciones importantes, que permiten efectuar tareas tan variadas como configurar sectores internos de Excel, o crear proyecciones a futuro, o cambiar el mbito de trabajo. Debido a ello, en la presente Seccin, se manejarn los comandos principales y no todos, ya que sera muy extenso, adems de ser til al aprendizaje, la investigacin fuera de horarios de clase. El men se presenta de la siguiente

manera: Las opciones que se utilizarn sern las siguientes: COMPARTIR LIBRO, CONTROL DE CAMBIOS, PROTEGER, BUSCAR OBJETIVO, ESCENARIOS y AUDITORA. El resto de las opciones corresponden a lo mencionado en el prrafo anterior (ORTOGRAFA, AUTOCORRECCIN, PERSONALIZAR, OPCIONES, etc.), ya que tienen aplicaciones muy parecidas a las conocidas en el Procesador de Textos Word 2000, o pertenecen a otro tipo de tareas, como MACROS, opcin que activa elementos de Programacin Visual, que no corresponden a la operacin especfica de Excel. Excel Bsico 33

Utilizando el men Herramientas: a) Opciones correspondientes a Red: Las tres primeras opciones de este men, se utilizan para tareas con operacin de Redes, por lo que son muy tiles. Son las siguientes:

Las tres aportan controles a las formas de trabajo en red, con equipos interconectados y utilizando los mismos Sistemas y/o Archivos. En estos casos, lo que ocurre normalmente se denomina TRABAJO COMPARTIDO, ya que los distintos usuarios, pueden utilizar simultneamente la informacin que contienen las distintas computadoras que conformen la red. Mediante el uso de la primer opcin, COMPARTIR LIBRO, se desplegar una ventana en la que pueden aportarse datos y modificar parmetros de control en el uso de los archivos dentro

de la red.

La siguiente opcin, CONTROL DE CAMBIOS, tambin es muy necesaria para el registro de las intervenciones de los distintos usuarios, en la utilizacin de Excel Bsico 34

cada archivo de Excel, con lo que se puede obtener un reflejo, (mediante la identificacin con distintos colores o con resaltados), de todo lo que se haya hecho dentro de una planilla. Incluso pueden rechazarse los cambios y hasta los usuarios.

La ltima opcin de este Grupo de Red, es PROTEGER, lo que indica que, el usuario, puede conseguir que ningn otro efecte cambios en su planilla. Esto se obtiene mediante el ingreso y confirmacin de Claves o Contraseas:

Al activar alguna de las opciones mencionadas, Excel no permite realizar actividades (cambios), sobre las hojas o libros protegidos, si no se conoce la contrasea utilizada. Si esto sucediera, o sea, algn usuario no autorizado intentara realizar cambios en alguno de los archivos protegidos con clave, Excel, mostrara un mensaje de alerta, en que se indica tambin la forma de Desproteger el archivo, que, nicamente podr ser utilizada si se conoce la contrasea activa. Excel Bsico 35

b) Opciones Profesionales: Usualmente se denomina de este modo (u Opciones Empresariales) a las siguientes tres opciones del men Herramientas, ya que se ocupan de realizar tareas de relevancia para el manejo de trabajos especiales y con resultados de excelente calidad y exactitud. Las opciones son BUSCAR OBJETIVO, ESCENARIOS y AUDITORIA, como se las observa en el men:

b.1 Buscar Objetivos: Esta opcin, sirve para lograr AJUSTAR el resultado de una frmula. Esto significa, que, indicando a Excel el resultado que se desea obtener en una celda donde se encuentre una frmula dada que haga referencia al contenido de otras, y definiendo cul de esas celdas deber modificar su valor para la obtencin de ese resultado, puede conseguirse el valor de la celda mencionada. Por ejemplo, y siempre utilizando la planilla del Trabajo Prctico anterior, se observa que, en la celda D6, se encuentra la siguiente frmula: =(B6-C6), lo que sirve para calcular el saldo entre los ingresos y egresos del mes correspondiente. Si se necesita saber qu valor debera tener la celda C6, para que, por ejemplo, el resultado de la frmula fuera 500 (en lugar de 1500 que contiene actualmente), se escribe en la primer caja de dilogo que aparece cuando se activa la opcin en estudio (BUSCAR OBJETIVO), el resultado que se desea, y el Excel Bsico 36

nombre de la celda a modificar, como se observa a continuacin. Luego clickear en ACEPTAR.

Inmediatamente, Excel mostrar la siguiente ventana, en la cual aparece el valor indicado por el usuario (500) para la celda D6, y en la planilla de clculos, se ver la modificacin del valor de la celda C6, necesario para la obtencin de dicho valor.

De confirmarlo con Aceptar, Excel trasladar directamente a la Planilla, el nuevo valor de la celda C6, lo que, automticamente, modificar el resultado de la frmula contenida en D6. b.2.- Escenarios: La utilidad de esta opcin, es fundamental para la obtencin de resultados SUPUESTOS, en base al cambio de los valores de celdas que componen un determinado ESCENARIO. El ejemplo de la planilla elaborada en el Trabajo Prctico n 2, es til al respecto. Ser nombrada como ESCENARIO 1, lo que significa que sus valores son propios de un determinado estado o perodo, que quedar definido con ese nombre. Si se selecciona un bloque de celdas (o todas), y se activa la opcin ESCENARIOS, podrn determinarse nuevos valores a las celdas seleccionadas, PERO SIN CAMBIARLOS EN LA PLANILLA, si, en una especie de PLANILLA VIRTUAL, que pasar a conformar nuevos ESCENARIOS. El primer paso es seleccionar un bloque de celdas, por ejemplo: Excel Bsico 37

Luego, activar la opcin ESCENARIOS, del MEN HERRAMIENTAS, con lo que aparecer una ventana que, si es la primera vez que se utiliza, mostrar el siguiente formato:

Al ser, en este caso, la primera vez, el Sistema solicita que se agregue uno o ms nuevos ESCENARIOS:

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All, se deber escribir el nombre del nuevo escenario, en este caso, por ejemplo PRUEBA y hacer click en ACEPTAR, apareciendo una nueva caja de dilogo, en la que se muestran los valores actuales y se solicitan los valores nuevos de las celdas seleccionadas:

Al escribir valores nuevos en una o varias de dichas celdas y clickear en Aceptar, Excel pedir confirmacin de todo lo hecho, mediante la siguiente

ventana: Si se clickea MOSTRAR, y luego CERRAR, aparecern los cambios en las celdas correspondientes, ya dentro de la planilla de clculo, lo que, obviamente, modificar los resultados de las frmulas que hagan referencia a las que cambiaron de Escenario:

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b.3. Auditoria: La ltima opcin profesional, que ser objeto de estudio, es la llamada AUDITORA. Al activarla, aparecer un submen con varias alternativas:

De estas alternativas, la ms utilizada es la primera, RASTREAR PRECEDENTES, con la que Excel, muestra las celdas que intervienen en el desarrollo de una frmula. Esto significa que, si, como en el caso anterior, se utiliza como ejemplo la frmula de la celda D6, se observa que en ella, se hace referencia a las celdas B6 y C6. Con el Rastreo, Excel muestra en modo muy sencillo y por intermedio de FLECHAS, esas celdas a las que se refiere la frmula:

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TRABAJO PRACTICO N 04
Continuar utilizando la planilla de los trabajos prcticos n 01, 02 y 03. Efectuar las siguientes tareas: 1) Activar las opciones de Compartir Libro y Control de Cambios, y realizar pruebas en red, con intervencin de dos o ms usuarios, para verificar cmo se puede trabajar con la misma planilla en forma simultnea. 2) Activar la opcin Ortografa, para verificar los textos de la planilla. 3) Insertar 5 filas, desde la numero 01. 4) En la Celda A1, escribir RESUMEN ANUAL, y darle formato de ttulo. 5) En la celda B3, escribir Ao 1999, quedando como subttulo. 6) Utilizar la herramienta Buscar objetivo, para lograr que en la celda D13, el resultado sea 1000, modificando la celda que corresponda a los ingresos. 7) Crear dos nuevos escenarios, a los que se denominar TP4-A y TP4-B, en los que se ingresaran los siguientes valores: CELDA B4 B5 B6 B7 B8 TP4-A 222 453 7766 786 978 TP4-B -555 1214 656 8989 -154

8) Las planillas que se vayan obteniendo con cada uno de los escenarios (TP4-A y TP4-B), copiarlas en la HOJA2 y la HOJA3, respectivamente. Nombrar cada una de las hojas (en su solapa) como AO 1999 y AO 2000. 9) En la HOJA1, donde se encuentra la planilla original, nombrar la solapa como AO 1998, y marcar las Celdas precedentes, de la frmula que se encuentra en la celda D14.

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Men Datos: Para comenzar a utilizar las opciones de este men, lo primero que deber tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS. Qu es y para qu sirve exactamente una Base de Datos. En principio se deber indicar que ES UN ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos) CON UN FORMATO ESPECFICO. Este formato, es el que permite que, este tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad. Se trata de que, mediante la utilizacin de elementos llamados INDICES, un archivo de informacin, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha informacin, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se la busque y hacia donde sea que se encuentre, instantneamente. Las Planillas de Clculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto est dado, sencillamente, por la ubicacin en que se encuentra la informacin, ya que, las Planillas de Clculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y, LAS INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas, pueden relacionarse entre s, es ms, hay planillas de clculo en las cuales, TODOS LOS DATOS ESTN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas. Las Bases de datos utilizan el mismo concepto, pero con la diferencia de que los nombres son distintos: FILA CELDA REGISTRO CAMPO

Una vez conocido este concepto, es posible comenzar a utilizar a Excel, como un excelente generador de archivos con formato de Bases de Datos. Para ello, el MENU DATOS, es el que se utilizar, y presenta la siguiente vista:

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El men est compuesto de varios sectores, de los cuales, sern observados los ms tiles. Las opciones que se encuentran al inicio del men, son las que permiten conocer la utilidad del formato Base de Datos. Es importante recalcar que este tipo de archivos, es extremadamente til, para los casos en los cuales, la informacin a manejar es mucha, debido a que evita la repetitividad, automatiza el control y, todo ello, impide los errores. a) Opciones de Base de Datos:

Son las cuatro que se observan a continuacin, siendo todas muy importantes, y, como su operatividad es compleja, debe recurrirse a un ejemplo, para poder observar las aplicaciones que maneja. La planilla de clculos creada para los trabajos prcticos, aunque reducida, sirve a los efectos. a.1.- ORDENAR:

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Utilizando el ejemplo, se debe recordar el concepto de RELACIN ENTRE LOS DATOS. El mes de enero, tiene cuatro datos: ENERO; 1230.0; 1073.2 y 156.8. Todos estn relacionados entre s. Cada uno, en trminos de Base de Datos, se llama CAMPO, y el conjunto de los cuatro, se denomina REGISTRO. En esta planilla, hay 12 registros con 4 campos cada uno. No se deben tener en cuenta ni los ttulos de las columnas, ni los posibles totales que hubiera en cada una de ellas, ya que no conforman DATOS, sino INFORMACIN EXTERNA A LOS DATOS. Habitualmente, un archivo de base de Datos, contiene miles de registros, cada uno de ellos, con varias decenas de campos. Un ejemplo claro es una Planilla de Liquidacin de sueldos, en la que, cada fila (REGISTRO), contiene los datos de una persona (CAMPOS), y, todos, estn relacionados entre s. Por esta razn, es que este tipo de formato de acceso a los datos es tan til. Si se desea ORDENAR la Planilla ejemplo, utilizando los SALDOS, DE MAYOR A MENOR, el procedimiento es el siguiente: a) Hacer click en cualquier lugar dentro de la planilla. b) Activar el men Datos y la opcin Ordenar. c) Excel, automticamente selecciona los campos de toda la planilla, tenga la dimensin que tenga y muestra la siguiente caja de dilogo:

En ella, se deber indicar el tipo de ordenamiento deseado, por lo que, en la lista denominada ORDENAR POR, se optar por SALDOS, haciendo luego click en el botn DESCENDENTE y en ACEPTAR, obteniendo una nueva planilla, reordenada, que se ver de la siguiente manera: Excel Bsico 44

Debe tenerse en cuenta que, el CRITERIO DE ORDENAMIENTO es una eleccin del usuario. En este ejemplo, podra ordenarse la planilla tambin, alfabticamente, o por los ingresos, o egresos. Cada columna de datos es un criterio de ordenamiento. a.2. Filtro: La opcin Filtro, en el men Datos, se encuentra en segundo lugar, y desprende un Submen, del cual, en esta Seccin, se describir AUTOFILTRO, por ser lo suficientemente demostrativa de las aplicaciones que permite llevar a cabo, sin necesidad de ingresar en los temas avanzados, aptos para la investigacin.

Como ya se ha dicho, las opciones del men Datos, son muy tiles para la administracin de Archivos en base de datos, y especialmente, si contienen mucha informacin. Es por ello, que, se utilizar para ejemplificar los procedimientos siguientes, una archivo que cumpla con aquella condicin. En este caso, ser til un archivo Excel, que contiene informacin de entrega de medicamentos en el interior de la Provincia: en concreto, son 2187 registros, con 5 campos cada uno:

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La figura precedente, muestra los ltimos registro del archivo que servir de ejemplo. Para verificar la utilidad de los AUTOFILTROS de Excel, es necesario pensar en la posibilidad de poder conocer datos especficos, como por ejemplo, CULES FUERON LOS MEDICAMENTOS ENTREGADOS EN ICAO, ENTRE MARZO Y JUNIO DE 2000. El procedimiento a seguir es muy sencillo, y ser detallado de la siguiente manera: a) Activar la opcin Auto filtro, lo que har aparecer en las celdas correspondientes a los ttulos de cada columna, un botn con una flecha apuntando hacia abajo, que, denota la existencia de una lista desplegable. b) Al hacer click en alguna de ellas, se ver la lista, que mostrar los datos que contiene la columna correspondiente, adems de opciones propias, como las que se denominan Las 10 mas... o Personalizadas, etc.

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Botn de muestra de lista para auto filtros

Ventana de desplegable

lista

c) Para poder cumplir la consigna mencionada, sobre los medicamentos entregados en Icao en determinado perodo de tiempo, se deber, en primera instancia FILTRAR, todo lo que corresponda a ICAO, por lo que, se debe buscar ese elemento dentro de la lista, y hacerle click, con lo que, quedarn en la pantalla, todos los medicamentos que se entregaron en esa localidad, pero sin determinacin de tiempo. La planilla deber quedar de la siguiente manera:

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d) Luego se deber aplicar un segundo FILTRO, para el perodo de tiempo solicitado, debiendo clickear en el botn de la lista de la columna de Fechas, y eligiendo PERSONALIZAR, apareciendo la siguiente caja de dilogo:

e) All, se debern elegir las opciones correspondientes en cada uno de los campos que presenta la caja de dilogo, tal como se observa en la figura precedente. Luego, clickear en ACEPTAR. f) El resultado que proporcionar Excel, ser la muestra, NICAMENTE, de los registros que correspondan con los parmetros definidos:

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g) Es importante aclarar, que Excel, FILTRA la informacin, NO LA CAMBIA NI LA EXTRAE, por lo que, es posible volver a verla en su totalidad, clickeando en los botones de lista de cada columna que haya intervenido en el filtrado, y eligiendo, en cada una de ellas, la opcin TODAS. Esto debe llevarse a cabo en orden inverso al aplicado anteriormente. En este caso, sera primero en la columna de fechas y luego en la de Hospital. h) Tambin es posible volver a filtrar, tantas veces como haga falta, cambiando el o los criterios o parmetros de filtrado. a.3. Formulario: Para los trabajos con Bases de Datos, Excel proporciona elementos que permiten facilitar su realizacin. Uno de ellos, es otra de las herramientas que se encuentran en el men Datos, llamada FORMULARIO. Sirve para la carga y bsqueda de informacin, en forma casi automatizada. Al hacer click en la opcin correspondiente del mencionado men, aparecer la siguiente Ventana de dilogo, con la cual, el usuario, podr manejarse rpida y eficientemente dentro del archivo:

Aqu se observa un formulario, o ficha, en la que se encuentran los campos que componen a los registros de la Base de Datos. A la vista, aparece la informacin del primero, incluso detallado en el extremo superior derecho (donde dice 1 de 2187). Si se desea agregar ms registros, slo se debe clickear NUEVO, apareciendo los campos en blanco y el cursor en espera en el primero de ellos. Excel Bsico 49

Para buscar informacin, deber clickearse el botn CRITERIOS, vacindose todos los campos. Luego hacer click en el campo mediante el cual se desee acceder a la informacin y escribir las primeras letras de alguno de los datos que se desee encontrar. Por ejemplo, para buscar informacin del hospital de Recreo, deber escribirse por lo menos RECR, y clickear en BUSCAR SIGUIENTE, apareciendo a continuacin, todos los registros que el sistema encuentre, y que coincidan con el parmetro mencionado. a.4. Subtotales: Otro elemento de automatizacin de tareas. Permite CORTAR y TOTALIZAR los registros de una base de datos, de acuerdo a parmetros determinados por el usuario. Ejemplificando, se podra necesitar conocer QU CANTIDAD DE CIERTO MEDICAMENTO SE ENTREG EN CADA HOSPITAL, en todo el perodo comprendido por la informacin que contiene la base de datos. Para que el ejemplo sea ms concreto, se buscarn CUNTAS AGUJAS LARGAS POR 100 U, SE ENTREGARON POR HOSPITAL. Primero, se filtrar la informacin, de acuerdo al procedimiento ya utilizado, quedando en la pantalla, nicamente, los siguientes registros:

Luego, clickear la opcin SUBTOTALES, del men Datos, apareciendo la siguiente caja de dilogo, en la que se debern especificar los parmetros de subtotalizacin:

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Como se observa, ya ha sido modificados y tildados los mencionados parmetros, para que Excel, totalice la CANTIDAD de medicamentos, CADA VEZ QUE SE CORTE UN HOSPITAL (para ello deber utilizar la funcin SUMA). Cuando se haga click en ACEPTAR, la planilla quedar como se ve a continuacin:

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TRABAJO PRACTICO N 05
Utilizar todas las herramientas avanzadas para operacin de bases de Datos, as como las bsicas ya conocidas, para lograr los siguientes objetivos: 1) Escribir los ttulos de las siguientes columnas: APELLIDO Y NOMBRE, FECHA NAC., DOMICILIO Y TELEFONO. 2) Mediante el uso de Formularios, ingresar datos del personal del INTA, para completar por lo menos 40 registros. 3) Hacer modificaciones en el aspecto, una vez terminada la carga, para darle un formato agradable. 4) Copiarla completa en la hoja 2 del archivo, utilizando el botn Copiar formato 5) Ordenar la planilla copiada por Apellido y nombres. 6) Copiar la planilla ordenada en la Hoja 3 del archivo del mismo modo del punto 04. 7) Filtrar los registros cuya fecha de nacimiento sea menor que 01/01/60. 8) Totalizar la cantidad de registros que quedaron, utilizando la opcin Subtotales, con la funcin CONTAR. 9) Grabar la planilla con el nombre TP5.

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