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Supongo que la gran mayora de mis lectores conocen la funcionalidad Autofiltro de Excel.

Autofiltro nos permite "filtrar" una lista de acuerdo a uno o ms criterios que podemos aplicar a una o ms columnas de una lista. Para ejemplificar el uso he importado una de las tablas de la base de datos Northwind que viene con el paquete Office de Microsoft.

Si queremos filtrar la lista para que se vean slo los productos clasificados como bebidas (Beverage), seleccionamos una de las celdas de la tabla, y en men Datos seleccionamos Autofiltro

Para filtrar la lista seleccionamos de la lista desplegable el criterio requerido

El resultado es

Tambin podemos filtrar usando criterios "personalizados". Por ejemplo, todos los productos cuyo precio por unidad sea superior a 20. Abrimos la lista desplegable y elegimos Personalizar

En el dilogo que se abre elegimos "es mayor que" y fijamos el valor 20 en la ventanilla correspondiente

y pulsamos Aceptar

Podemos extender el poder de esta funcionalidad combinando filtro de varias columnas. Por ejemplo todas las bebidas cuyo precio sea mayor a 20

Para eliminar la seleccin podemos pulsar la flecha de la columna filtrada (que aparece en azul) o usar el men DatosAutofiltro. La posibilidad de personalizar el filtro nos provee de una gran flexibilidad para filtrar nuestras listas. Supongamos que queremos, por algn oscuro motivo, filtrar la lista para que muestre slo las filas donde la cantidad por unidad (la columna QuantityPerUnit) empieza con "12". Usamos Personalizar con este criterio

El resultado

Como ven, Personalizar en Autofiltro ofrece muchas posibilidades. De

hasta

Tambin podemos aplicar "wildcards" como * o ?. Por ejemplo, mostrar slo las filas que tengan el nmero 12 en la columna QuantityPerUnit en la posicin 6 y7. Usamos Personalizar con 5 signos ?, el numero 12 y un asterisco

Tambin podemos usar

Obtenemos

Por ltimo (en lo que respecta a esta nota) podemos combinar criterios dentro de una misma columna usando las posibilidades Y y O del dilogo. Es de notar que slo podemos combinar dos condiciones. Otra limitacin de Autofiltro es que slo puede mostrar 1000 registros en las listas desplegables de los encabezamientos.

Technorati Tags: MS Excel

Posted by Jorge L. Dunkelman at 9:57 PM

Enviar esto por correo electrnico BlogThis! Compartir en Twitter Compartir en Facebook Compartir en Google Buzz Labels: Autofiltro 22 comments: Madrynense, 18 enero, 2007 06:05 Se pueden tener dos autofiltros en una misma hoja? estuve intentandolo pero no lo logre. Es para poder imprimir los resultados en una sola hoja de papel, si tuviera ambas listas en hojas distintas tendria que mandar dos impresiones. No se si me hago entender. Annimo, 18 enero, 2007 18:22 Jorge: En relacion a la nota de los filtros, de la figura 5 adjunta en tu nota, muestras una lista de precios, como te comentaba anteriormente requiero extraer esa lista(de la figura) que se genera del filtro aplicado, para ser copiada a otro a un lugar diferente del archivo. Esta lista es un resumen incluso de valores repetidos que se encuentran en la columna filtrada. Espero tu respuesta gracias. Jorge L. Dunkelman, 18 enero, 2007 18:55 Hola no, no pods aplicar dos autofiltros en la misma hoja. Tengo la impresin que pods solucionar tu problema usando tablas dinmicas. Mandame una el archivo (o una muestra) y ver que se puede hacer. Jorge L. Dunkelman, 18 enero, 2007 21:37 Sobre cmo generar una lista de valores nicos de un rango puedes leer mi nota sobre el tema Annimo, 12 julio, 2007 16:00 Hola Jorge, existe alguna posibilidad de eliminar la restriccion de que solo se muestren 1.000 registros en la lista desplegable del autofiltro o viene as configurado por defecto? Gracias Jorge L. Dunkelman, 12 julio, 2007 21:06

No se puede, viene configurado por defecto. Si necesits obtener una lista de registros nicos, pods usar Filtro Avanzado--Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Auto filtro Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecern las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar 2. Rango filtrado Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. Tambin puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango especfico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios ms complejos.

Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor. Vendedor Davolio Buchanan Suyama

Una condicin en dos o ms columnas Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba Vendedor Ventas Generar Davolio >1000

Una condicin en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba Vendedor Ventas Generar Davolio >1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para ms de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $. Vendedor Ventas Davolio >3000 Buchanan >1500

Ms de dos conjuntos de condiciones para una columna Para buscar filas que cumplan ms de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas mltiples con el mismo ttulo. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $. Ventas Ventas >5000 <8000 <500

Condiciones creadas como resultado de una frmula Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una frmula (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas La frmula que utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una referencia relativa (referencia relativa: en una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las dems referencias de la frmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y el resultado de la frmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango.

En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango. Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula.

Slo registros

Filtrar un rango
Slo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de clculo cada vez. 1. Haga clic en la celda del rango que desea filtrar. 2. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

Filtrar por el nmero menor o mayor

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Diez
mejores).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.


3. En el cuadro del medio, escriba un nmero. 4. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.

Filtrar un rango para buscar filas que contengan texto especfico

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en
(Personalizar). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en igual o en no igual, contiene o no contiene 3. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha. 4. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter comodn. Cmo? Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de comparacin para filtros, as como para buscar y reemplazar contenido.

Para buscar Un nico carcter ? (signo de interrogacin) Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia" Un nmero de caracteres * (asterisco) Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste" ~ (tilde) seguida de Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde. ?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscar "fy91?".

Utilice

5. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por celdas vacas o celdas no vacas Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y, a continuacin, elija (Vacas) o (No vacas). Nota Las opciones Vacas y No vacas slo estn disponibles si la columna que desea filtrar contiene una celda vaca.

Filtrar por nmeros mayores o menores que otro nmero

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en
(Personalizar). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor o igual que. 3. En el cuadro de la derecha, escriba un nmero. 4. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por un nmero igual a o no igual a otro nmero

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en
(Personalizar).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es igual a o no es igual a.


3. En el cuadro de la derecha, escriba un nmero. 4. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en
(Personalizar).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en comienza por o no comienza por, o en


termina con o no termina con. 3. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha. 4. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter comodn.

Filtrar por los nmeros superior o inferior, por porcentaje

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Diez 2.
mejores). En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.

3. En el cuadro del medio, escriba un nmero. 4. En el cuadro de la derecha, haga clic en Por ciento. Notas Cuando aplique un filtro a una columna, los nicos filtros disponibles para las dems columnas sern los valores visibles del rango filtrado actualmente. Slo aparecen las 1000 primeras entradas nicas de una lista al hacer clic en la flecha .

Filtros Avanzados
Haz clic en el archivo avanz.xls para que puedas seguir el desarrollo de los ejemplos.
El comando Filtro avanzado te permite filtrar una lista en su lugar (como el comando Autofiltro), pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tienes que escribir los criterios (o condiciones) segn los cuales deseas filtrar los datos (en un rango independiente). criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) Los filtros avanzados se utilizan para: - Filtrar criterios complejos en menor tiempo. - Llevar una copia de los datos filtrados a otro lugar (dentro de la misma). - Filtrar slo parte de la lista. Por ejemplo slo algunas columnas en particular. Preparar la base de datos o lista

El filtro avanzado exige marcar tres rangos en la hoja de clculo: La base de datos, el rango de criterios y el rango de extraccin (o rango copiar a). 1. La base de datos: es la lista normal en la que deseamos realizar el filtro. 2. Rango de criterios: Espacio donde se escribirn las condiciones o parmetros que limitan los datos que se filtrarn. En este rango podrs colocar todos o slo algunos de los campos (columnas). Nota:Este rango debe estar separado de la base de datos mnimo por una fila en blanco. 3. Rango de extraccin: celdas donde Excel realizar una copia de la informacin filtrada. Puedes omitir este rango si decides no copiar los datos filtrados en otro lugar sino simplemente ocultar los datos que no cumplen las condiciones en la lista original. ocedimiento Para realizar un filtro avanzado sigue este procedimiento: 1. Inserta al menos tres filas vacas sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios, o bien escribe las condiciones en un espacio vaco de tu hoja de clculo. El

rango de criterios debe tener todos o algunos de los nombres que tienen las columnas de la lista. Compruebe que existe al menos una fila (o columna) vaca entre los valores de criterios y la lista. El aspecto de la hoja de clculo ser ms o menos este:

2. En las filas situadas bajo los rtulos de columna, escribe los criterios (las condiciones) que limitarn tu bsqueda 3. Prepara tu rango copiar a (de ser necesario) 4. Haz clic en una celda de la lista 5. Ve al men Datos 6. Haz clic en la opcin avanzadas

7. Haz clic Avanzadas. Aparece el siguiente cuadro:

Nota: en el cuadro rango de la lista debe aparecer el rango de la tabla inicial, de no ser as, debes selccionarlo. 8. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haz clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otro rango de la hoja de clculo, haz clic en Copiar a otro lugar. 9. Si elegiste Copiar a otro lugar haz clic en la casilla Copiar a. 10. Escribe referencia de la celda o rango donde deseas pegar las filas filtradas. 11. En la casilla Rango de criterios introduce el rango donde escribiste las condiciones o criterios para el filtrado, incluidos los rtulos de criterios. 12. Haz clic en el botn Aceptar. 13. Revisa el rango de extraccin para verificar que los datos extrados si son los que necesitas. Ejemplos de filtro avanzado: Primero creamos el rango de criterios como lo viste en el paso uno del procedimiento, ahora desarrollaremos todos los ejemplos a partir del paso dos del mismo procedimiento. Ejemplo 1. Filtrar utilizando varias condiciones para una misma columna Por ej: vamos a filtrar la informacin de los inmuebles con cdigo 1M 3D2 7L Procedimiento: 1. Si incluyes dos o ms condiciones en una sola columna, escribe los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra, as

2. Haz clic en una celda de la lista. 3. Ve al men Datos. 4. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

Nota: recuerda que en el cuadro copiar a puedes colocar un rango o una celda cualquiera, siempre y cuando estn vacas o contengan rtulos "idnticos" a los de la lista. 5. Haz clic en aceptar. Ejemplo 2. Filtrar utilizando condiciones para varias columnas Por ej: vamos a filtrar la informacin correspondiente a los departamentos de 3 dormitorios que cuestan ms de 70 millones y que ya han sido vendidos. Otra condicin es que slo queremos extraer slo la descripcin, el costo y la fecha en que fue vendido. Procedimiento: 1. Para buscar datos que cumplan condiciones en dos o ms columnas, introduce todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Escribe, en el rango de criterios, debajo de las columna cdigo: 4D3, debajo de costo: >70000000 y debajo de Vendido: si, as:

2. Prepara el rango de extraccin con los campos de las columnas que deseas extraer, as:

3. Haz clic en una celda de la lista. 4. Ve al men Datos. 5. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

Observa que el rango de criterios slo cubre las filas que tienen algn dato, en este caso la 1 y la 2. 6. Haz clic en aceptar. Filtrar utilizando condiciones complejas Por ej: vamos a filtrar la informacin de los inmuebles con cdigo 3D2 que estn disponibles, es decir, que no estn ni alquilados ni vendidos. Procedimiento: 1. Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra, introduce los criterios en filas diferentes del rango. Escribe, en el rango de criterios, debajo de las columna cdigo: 3D2, en la siguiente fila escribe debajo de vendido si y debajo de alquilado si, de la siguiente manera:

Como puedes observar, si las condiciones estn en la misma fila quiere decir que el programa extrae slo aquellos inmuebles donde se cumplan TODAS esas condiciones, pero si estn en filas diferentes el programa extrae aquellos inmuebles que cumplan ALGUNA de esas condiciones (es decir, lo que hay en una fila o lo que hay en la otra). 2. Haz clic en una celda de la lista. 3. Ve al men Datos. 4. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

5. Haz clic en aceptar. Observa que se extraen TODOS los inmuebles con cdigo 3D2 y los DEMS son inmuebles disponibles.