MANUAL ADMINISTRATIVO

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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

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1. MANUAL ADMINISTRATIVO

I. DEFINICIONES E INTRODUCCIN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse, en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa . En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. Se considera que una poltica es una gua de accin y marco de referencia que refleja el pensamiento de la Empresa. Las normas son indicaciones especficas que aclaran, reglamentan o limitan una poltica.

PROCEDIMIENTO: Constituyen actividades especificas de una operacin en especial.

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El contenido de este manual no debe contravenir ninguna ley o disposicin gubernamental, y en caso de hacerlo prevalecern stas ltimas. nicamente el gerente podr aprobar o modificar el Manual de las Normas y Polticas. HERRAMIENTAS Y TECNOLOGA

Como herramienta y gua en el proyecto en su fase de inversin, se tomara El PMBOK y metodologa del Project Management Approach (PMA), y como auxiliar tecnolgico, el programa PROYECT 2010 de MICROSOFT OFFICE. Que ser utilizado principalmente por el gerente del proyecto

OBJETIVOS DEL MANUAL Con el manual se espera proporcionar los conocimientos generales del proyecto, que todo personal contratado conozca sobre el proyecto y como se va a desarrollar, de sus obligaciones, sus derechos y prestaciones que la empresa le proporcionar, a si como la aplicacin de tcnicas y herramientas, estudios de proyectos, normas y polticas que se aplicarn para el buen desarrollo del proyecto en su fase de inversin, y el alcance de su finalizacin con calidad y eficiencia profesional.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO El proyecto en su fase de inversin, consiste en la remodelacin y adecuacin de la planta de produccin y comercializacin de paletas de frutas 100% naturales, sta fase de inversin consiste, en la adquisicin del terreno con bien inmueble el cual se adaptar a las necesidades de cada rea de la empresa (Administrativo, produccin, parqueos y reas verdes, servicios de electricidad, agua, etc.) para su ejecucin se necesitar un Gerente de Proyecto, un especialista de cada rea en la construccin, un ingeniero, un arquitecto, un electricista y para la operacin se
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contratara una empresa constructora, que ser la encargada de la ejecucin con la gua de los expertos.

RECURSO TIEMPO La duracin del proyecto, se ha determinado por medio del grafico de Gant. En tiempo normal, la fase de inversin es de 6 meses iniciando el 01 de Marzo de 2010 y finalizando el 30 Septiembre de 2010 y en tiempo acelerado su duracin se estima en 4 meses.

II. CONTRATACIN.

RECURSO HUMANO Poltica y normativa de la empresa sobre la contratacin y regulaciones legales.

POLTICA

La Empresa, contratar a la persona mejor calificada, en cuanto a su formacin tcnico- acadmica, habilidades y destrezas, as como valores, actitudes y aptitudes, que cumplan con los requisitos del puesto a cubrir y que tenga la disposicin a desarrollarse dentro de la Empresa; sin distincin de raza, credo, gnero o nacionalidad.

Todo lo relacionado con la labor de Reclutamiento, Seleccin, Contratacin y Recontratacin, Traslado, Induccin, Terminacin de Contrato y Apertura de Nuevas Plazas, ser coordinado por la Empresa de Outsourcing que contrate el propietario del proyecto.
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NORMAS

1.

Reclutamiento y Seleccin

La Gerencia o encargado o la Empresa Outsourcing, deber contar con un banco de candidatos para los diferentes puestos de trabajo de mayor rotacin dentro de la Corporacin, debiendo mantener datos actualizados de los mismos.

Debido a que directamente contratados por la empresa solo sern, el Gerente de Proyecto y los especialistas.

El proceso de Reclutamiento y Seleccin incluir nicamente candidatos que cumplan con los requisitos del puesto que se desea cubrir, segn especificaciones del Perfil del Puesto. La Gerencia o encargado de la Empresa Outsourcing presentar una terna de candidatos a los jefes respectivos del rea solicitante, para que seleccionen al mejor candidato que cumpla con los requisitos del perfil del puesto y que a su vez, haya aprobado las pruebas Psicotcnicas pruebas, totalmente voluntarias para los interesados. y Conductuales; as como, con los respectivos exmenes mdicos. Siendo estas

2.

Familiares dentro de la Corporacin

La contratacin de familiares de los empleados dentro de la empresa y/o centro de trabajo, no ser permitida.

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3.

Pasanta

No sern permitidas en la fase de inversin del proyecto personal sin experiencia y personal en calidad de pasantas.

4.

Traslado

La empresa no puede trasladar a su personal a diferentes reas de la empresa.

5.

Induccin

Toda persona que se integre al proyecto deber conocer el Manual Administrativo y la orientacin e instruccin necesaria para su integracin al proyecto. Por medio de reuniones con el Gerente del Proyecto y los especialistas.

6.

Terminacin de Contrato

El Contrato podr darse por terminado inmediatamente por incumplimiento de lo establecido en las leyes laborales vigentes y/o faltas al acta de constitucin del proyecto. Cuando la terminacin del contrato se d por decisin de la Empresa o del propio empleado, deber ser comunicado a las partes y a la Gerencia de Proyecto y propietarios.

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III. SUELDOS.

POLTICA

La Empresa, tomando en consideracin el mercado laboral y sus posibilidades econmicas, mantendr un sistema de prestaciones legales.

NORMATIVA

La

Empresa de acuerdo a sus posibilidades econmicas tendr prestaciones

laborales aprobadas por la Gerencia General del proyecto.

IV. SEGURO.

POLTICA

La Empresa contratar un Seguro de Vida, para todo su personal.

NORMA

Todo el personal que labora para y a la orden de la Empresa debe contar con un seguro de vida.

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V. EVALUACIN DEL DESEMPEO.

POLTICA

Con el propsito de evaluar al empleado sobre su desempeo en el proyecto, para determinar su competencia en el rea y su correcta aplicacin de conocimiento y experiencia para alcanzar los objetivos del proyecto.

NORMA

1. La evaluacin del desempeo requiere de mucho compromiso y objetividad, de la persona evaluada y principalmente de cada Jefe, considerando el cumplimiento de metas como una herramienta para reforzar positivamente el desempeo del empleado.

2. La Evaluacin del Desempeo ser anual y debern hacer en la fecha que se estime conveniente a todo el personal de la empresa y se har con herramientas que la empresa estime conveniente.

3. Los resultados obtenidos, servirn de base para la toma de decisiones referida con el Plan de Capacitacin, reubicaciones, ascensos, o permanencia del empleado.

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VI. SEGURIDAD E HIGIENE.

POLITICA

La empresa proveer lugares de trabajo seguro y saludable, esforzndose por cero riesgos para los empleados, y personal de la empresa constructora.

NORMAS

1. Recurso Humano, organizar y coordinar el Comit de Seguridad y Salud Ocupacional. , y sus diferentes Programas y Planes que se realizan en los diferentes plantas y centros de trabajo de la empresa. 2. Recurso Humano, verificar y vigilar que las medidas de seguridad y Salud.

VII. INCAPACIDADES POR ACCIDENTE DE TRABAJO

En caso de incapacidad por accidente de trabajo, la Empresa pagar el primer da con el 100% de sueldo, a partir del segundo da segn dicte la ley.

VIII. INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD COMUN

A criterio del Jefe inmediato y Jefe inmediato superior, tomando como base el ausentismo, cooperacin y responsabilidad del empleado, los primeros 3 das se concedern con o sin goce de sueldo. A partir del 4to. Da la Empresa reconocer la diferencia para completar el sueldo que no cubre el ISSS. Pero en todo caso
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deber tramitarse con el ISSS el pago de la incapacidad y la empresa pagar el diferencial para completar el sueldo mensual.

IX. PERMISOS.

La Empresa conceder permiso a los empleados por los siguientes motivos: consulta mdica de acuerdo a necesidades, ya sea a travs del ISSS o Mdico particular, quedando obligado el empleado a presentar al Jefe Inmediato la constancia del Mdico que lo atendi. . Otros permisos sern otorgados a criterio del jefe inmediato y del jefe inmediato superior, quien lo conceder con o sin goce de salario tomando en consideracin el rendimiento, proyecto. el comportamiento y la responsabilidad del empleado y de conformidad a la matriz de autorizaciones sin afectar el tiempo de finalizacin del

X. VITICOS

1. Para el Gerente del Proyecto y para los especialistas que tenga que desembolsar por alimentacin en reuniones o gastos de transporte y otros gastos relacionados al proyecto, la empresa reconocer estos gastos y bebidas no alcohlicas por tiempo de comida, hasta USD $5.71; para lo cual el empleado deber presentar la factura con el detalle del consumo y sern pagados por medio de caja chica, debidamente autorizados por el Gerente del Proyecto. 2. Para el personal que no pudiere justificar con factura su consumo alimenticio, la empresa le reconocer en concepto de Vitico la cantidad de USD $5.71
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por tiempo de comida; y sern pagados por Caja Chica contra la presentacin del recibo de Viticos, debidamente autorizados por el Jefe Inmediato.

XI. OBRAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS.

POLITICA

Toda obra, estudio o proyecto, deber estar definido claramente en cuanto a sus objetivos, alcances, costos y plazos de realizacin. Para ello se elaborar un estudio o justificacin tcnica econmica del proyecto. Durante su ejecucin se dar adecuado seguimiento por parte de un gerente o responsable, la unidad de control y los clientes internos si fuese el caso. Al finalizar su ejecucin, se llevar a cabo una revisin integral en cuanto al cumplimiento de objetivos, alcances y especificaciones tcnicas; as como costos y plazos, a fin de verificar que su realizacin haya sido segn lo requerido. A esto se le conocer como aceptacin de la obra, estudio o proyecto. Posteriormente y en la etapa de operacin y funcionamiento, tambin se verificar el cumplimiento de los objetivos y se har un informe final que contenga las desviaciones positivas y negativas, medidas a tomar y lecciones aprendidas.

NORMAS

1. Toda obra o proyecto deber de contar con un estudio que justifique tcnica y econmicamente su viabilidad y conveniencia, se requerir de una justificacin que contenga como mnimo, un anlisis tcnico, un anlisis econmico financiero y un anlisis de mercado, ste ltimo si aplica. El

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anlisis econmico financiero deber de brindar una tasa de retorno superior al costo ponderado del capital ms dos puntos. Cuando su monto sea superior se considere como Proyecto Estratgico, se requerir la aplicacin de la metodologa del Project Management Approach (PMA) para su evaluacin y aprobacin. 2. Previo al inicio de la ejecucin de la obra o proyecto, deber elaborarse un acta, que deber ser firmada por el Responsable de la ejecucin del Proyecto y el propietario del proyecto, en la cual harn constar que estn de acuerdo con el alcance establecido y que han sido tomados en cuenta sus requerimientos. 3. Para la ejecucin de una obra, estudio o proyecto, se nombrar a un gerente o responsable del mismo. El propietario dar seguimiento a la obra. 4. Todo pago que la Empresa efecte con relacin a la ejecucin de obras y/o proyectos, deber contar con el respaldo documental de que dichas obras y/o proyectos se estn ejecutando de acuerdo a las especificaciones tcnicas y dems aspectos contractuales y que son aceptados a satisfaccin por el gerente o responsable de su ejecucin, a medida que avancen o al ser concluidos, siendo indispensable que en la recepcin final participe el propietario y se deje constancia que acepta la obra o proyecto tal como le est siendo entregada. En la liquidacin final de los contratos y trabajos especiales de mantenimiento u otros. La aceptacin provisional, aceptacin final y en general cualquier tipo de documento a favor del Contratista que implique el dar por bien recibido total o parcialmente una obra o estudio, deber de someter a aprobacin del jefe de rea Responsable y el Gerente Financiero, previo visto bueno de contralora, en los aspectos contractuales, y el cliente en el cumplimiento del alcance y objetivos del proyecto. No se incluyen como parte de ste proceso las estimaciones de avance de obra que se tramitan normalmente durante la ejecucin de la obra, proyecto a estudio.
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5. El Gerente o responsable de la obra o proyecto deber elaborar una lista de todos los puntos a revisar, para verificar a medida avance la obra o proyecto, que el Contratista est siguiendo o cumpliendo con todo lo especificado en el contrato y en los dems documentos contractuales. Esta lista, con el correspondiente visto bueno del gerente o responsable del proyecto, deber adjuntarse al documento de cobro y estimacin de avance de obra, que el Contratista presente a la Empresa para su pago. El gerente o responsable de la Obra ser el nico interlocutor autorizado con el contratista. 6. Durante el desarrollo de la obra o proyecto, el propietario deber efectuar visitas de campo, pudiendo en todo momento hacer observaciones al gerente o responsable de la obra o proyecto, relativas a que no se est siguiendo con sus requerimientos especificados en el acta a que se refiere la norma 2 de la presente poltica. Estas observaciones debern estar justificadas y aceptadas, en caso contrario debern pasar a una instancia superior para su resolucin. Dependiendo de su gravedad, pueden ser causa para que se suspendan los pagos al contratista. 7. En toda contratacin de obras o servicios, la Empresa establecer penalizaciones por incumplimiento de objetivos, calidad, plazo y costos, si es el caso, con el objeto de desincentivar desviaciones negativas al propsito de los proyectos, las cuales sern establecidas de forma genrica en las contrataciones. Todo contrato deber elaborase respetando las leyes y las Polticas y Procedimientos de la Empresa. 8. El Gerente o encargado del proyecto ser responsable de entregar al archivo tcnico y al propietario una copia de los planos, manuales de operacin y mantenimiento y de toda la documentacin relativa a la obra o proyecto al momento de la recepcin.

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9. Aceptados los trabajos por el gerente o encargado del proyecto y el propietario, la responsabilidad de la operacin y administracin de la obra o proyecto, se transfiere a este ltimo. 10. El proceso de aceptacin para poder efectuar los pagos parciales de la obra o proyecto, as como la liquidacin del contrato, son responsabilidad del gerente o encargado de la obra o proyecto. 11. Una vez terminado fsicamente el proyecto u obra, el Gerente o encargado del mismo est obligado a informar a Contabilidad, para que se proceda a la activacin del proyecto. 12. El Gerente o encargado del proyecto y el propietario debern documentar las lecciones aprendidas durante la ejecucin del proyecto. Posteriormente el Gerente o responsable del proyecto y el propietario prepararn un informe con sus comentarios de los 3 primeros meses de operacin, si fuese el caso, para verificar que el proyecto est cumpliendo los objetivos para los cuales fue concebido y lo enviarn a los Directores de rea correspondientes. 13. El Gerente o encargado del proyecto ser el responsable de tramitar la liquidacin del Contrato en la fecha del vencimiento de la garanta de buena obra, en coordinacin con el encargado de administracin de los contratos.

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CONTENIDO DEL MANUAL

1. GESTION DE LA INTEGRACION

1.1 DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO El director del proyecto, junto con el equipo de direccin del proyecto, dirige el rendimiento de las actividades planificadas del proyecto y gestiona las diversas interfaces tcnicas y de la organizacin que existen dentro del proyecto. El proceso Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto se encuentra afectado ms directamente por el rea de aplicacin del proyecto. Los productos entregables se producen como salidas de los procesos realizados para cumplir con el trabajo del proyecto planificado y programado en el plan de gestin del proyecto. La informacin sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de conclusin de los productos entregables, y sobre aquello que se ha realizado, se recoge como parte de la ejecucin del proyecto y se vierte dentro del proceso de informar el rendimiento. Aunque los productos, servicios o resultados del proyecto se presentan frecuentemente en forma de productos entregables tangibles, como edificios, carreteras, etc.,

Establecimiento de canales de comunicacin del proyecto, tanto externos como internos al equipo del proyecto.

 Por medio de reuniones, correos electrnicos, radios, telefona celular, y Memorandos, entre el propietario del proyecto, el gerente del proyecto y los especialistas profesionales.

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 A los dems trabajadores se les comunicara verbalmente, en el momento de ejecucin de la actividad a desarrollar.

Recoleccin de datos sobre el proyecto:  Todos los datos sobre el proyecto los contendr el plan de Negocio y plan estratgico operativo del proyecto.

La informar sobre el coste, el cronograma, el avance tcnico y de calidad, y la informacin de la situacin para facilitar las proyecciones:  Lo tendr este manual de ejecucin del proyecto

Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e implementar las actividades de mejora de los procesos aprobados: Esto se hara en el campo, cuando se este ejecutando las actividades, para la realizacin de los entregables.

1.2 SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

El proceso Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto se realiza para supervisar los procesos del proyecto relacionados con el inicio, la planificacin, la ejecucin y el cierre.  Se formara una comisin que involucre un lder de grupo con un especialista para la supervisin del trabajo. Se adoptan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del proyecto.

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 Esta funcin solo la tendr el gerente del proyecto y el propietario.  Le podr colaborar los especialistas, a peticin del mismo. La supervisin es un aspecto de la direccin de proyectos que se realiza a lo largo de todo el proyecto. La supervisin incluye la recogida, medicin y difusin de informacin sobre el rendimiento, y la evaluacin de las mediciones y tendencias para llevar a efecto las mejoras del proceso. Esta supervisin continua le proporciona al equipo de direccin del proyecto una idea acerca del estado del proyecto e identifica cualquier rea que necesite ms atencin. El proceso Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto est relacionado con:  Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestin del proyecto  Evaluar el rendimiento para determinar si est indicado algn tipo de accin correctiva o preventiva, y luego recomendar dichas acciones cuando sea necesario.  Analizar, efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto para asegurarse de que los riesgos se identifican, se informa sobre su estado y se estn ejecutando los planes de respuesta al riesgo adecuados.  Mantener una base de informacin precisa y actualizada en lo que respecta al producto o productos del proyecto y a su documentacin relacionada, hasta la conclusin del proyecto.

1.3 CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

El proceso Control Integrado de Cambios se realiza desde el inicio del proyecto hasta su conclusin. El control de cambios es necesario porque los proyectos raramente se desarrollan exactamente acorde con el plan de gestin del proyecto. El plan de gestin del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y otros productos entregables deben mantenerse actualizados mediante la gestin cuidadosa y continua de los cambios,

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Ya sea rechazndolos o aprobndolos, de tal manera que los cambios aprobados se incorporen a una lnea base revisada. El proceso de Control Integrado de Cambios incluye las siguientes actividades de gestin de cambios, con diferentes niveles de detalle, basndose en el grado de terminacin de la ejecucin del proyecto.  Identificar que debe producirse un cambio o que ya se ha producido.  Influir sobre los factores que podran sortear el control integrado de cambios, de forma que solamente se implementen los cambios aprobados. o Esto ser ejecutado por el especialista, previa aprobacin del gerente del proyecto.  Revisar y aprobar los cambios solicitados. o Esto solo le compete al gerente del proyecto y el propietario.  Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan, mediante la regulacin del flujo de cambios solicitados.  Mantener la integridad de las lneas base habilitando slo los cambios aprobados para su incorporacin dentro de los productos o servicios del proyecto, y manteniendo actualizada la documentacin de configuracin y planificacin relacionada.  Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas recomendadas. o Solo lo har el gerente de proyecto con consentimiento de propietario.

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