Praca w grupie

Mechanizmy wspuytkowania
W rodowisku biurowym, finalny dokument jest czsto efektem pracy caego zespou pracownikw. W starych, dobrych czasach robocza kopia raportu czy te zestawienia po wydrukowaniu krya pord wielu osb, ktre sukcesywnie nanosiy na niego odpowiednie poprawki i modyfikacje, pokrywajc go dziesitkami a nierzadko i setkami kolorowych komentarzy, uwag i odnonikw. Zazwyczaj po zakoczeniu tego procesu, mocno ju wyeksploatowany wydruk trafia na biurko nieszcznika, ktry musia mozolnie przedziera si poprzez tak gmatwanin i po wytonej pracy utworzy z tego co, co przypominao ju gotowy, czysty dokument. Taka organizacja pracy zwykle bya potwornym poeraczem czasu tym bardziej, e czsto cay proces musia by powtarzany wielokrotnie. Microsoft Excel, ktry zasuenie zdoby sobie poczesne miejsce w niemal kadym szanujcym si biurze, udostpnia cay szereg mechanizmw, ktre maj na celu uatwienie i znaczce przyspieszenie opisanego procesu: Waciwoci dokumentu przechowuj informacje o zawartoci dokumentu oraz jego autorze Komentarze pozwalaj zespoowi oceniajco-korygujcemu na wprowadzenie odpowiednich komentarzy i uwag co do zawartoci dokumentu. Domylnie takie uwagi nie s umieszczane na wydruku chyba, e uytkownik zadecyduje inaczej. ledzenie wprowadzonych zmian pozwala zespoowi oceniajco-korygujcemu na wprowadzanie dowolnych modyfikacji dokumentu przy zachowaniu nienaruszonej oryginalnej zawartoci. Podczas procesu finaowej korekty dokumentu poszczeglne modyfikacje mog by zatwierdzane bd odrzucane. Ochrona dokumentw pozwala na ograniczenie moliwoci edycji dokumentu. Opcje zapisu pozwalaj na zabezpieczenie dokumentu przed nieautoryzowanym otwarciem bd modyfikacj. Udostpnianie skoroszytw pozwala wielu uytkownikom na jednoczesn prac z tym samym skoroszytem poprzez sie komputerow.

Rysunek 11.1. Menu Plik.

Rysunek 11.2. Korzystajc z zakadki Podsumowanie okna dialogowego Waciwoci moesz wprowadzi wiele dodatkowych informacji dotyczcych zawartoci dokumentu.

Waciwoci dokumentu
Okno dialogowe Waciwoci (rysunek 11.2 oraz 11.4) pozwala na wprowadzenie i przechowywanie informacji o dokumencie. Waciwoci dokumentu mog by przegldane przez kadego uytkownika, ktry otworzy dany skoroszyt.

Rady W celu lepszej organizacji informacji o dokumencie, okno Waciwoci jest podzielone na szereg zakadek. W niniejszym podrozdziale omwimy tylko zakadki Podsumowanie oraz Statystyka eksploracj pozostaych zakadek pozostawimy uytkownikowi. Informacje zapisane we waciwociach dokumentu s wykorzystywane przez wewntrzny mechanizm Excela sucy do wyszukiwania plikw. Szczegowe omwienie tego mechanizmu wykracza poza ramy tej ksiki, aczkolwiek moesz wybierajc z menu gwnego polecenie Plik Wyszukaj sprbowa zmierzy si z nim samodzielnie (rysunek 11.1).

Aby otworzy okno waciwoci dokumentu

1. 2. Otwrz wybrany skoroszyt. Z menu gwnego wybierz polecenie Plik Waciwoci (rysunek 11.1).

Aby utworzy podsumowanie dokumentu

1. 2. 3. Otwrz okno waciwoci dokumentu. Przejd na zakadk Podsumowanie (rysunek 11.2). Wprowad lub zmodyfikuj informacje zawarte w poszczeglnych polach dialogowych: Tytu jest to po prostu tytu tworzonego dokumentu. Tytu dokumentu nie musi by identyczny z nazw pliku tego dokumentu. Temat temat dokumentu Autor informacje o autorze dokumentu. Zawarto tego pola moe by automatycznie uzupeniona na podstawie informacji zawartych na zakadce Oglne okna dialogowego Opcje. Meneder dane osoby odpowiedzialnej za zawarto dokumentu. Firma nazwa firmy, w ktrej pracuje autor bd meneder dokumentu. Kategoria nazwa kategorii przypisanej do dokumentu. Sowa kluczowe zestaw sw charakteryzujcych zawarto i/lub przeznaczenie dokumentu Komentarze dowolne uwagi na temat dokumentu Baza hipercza adres witryny internetowej bd cieka do foldera na dysku lub wolumenu na dysku sieciowym. Opcja ta dziaa w powizaniu z hiperczami znajdujcymi si wewntrz dokumentu.

4. 5.

Aby utworzy obraz podgldu, ktry bdzie wywietlany w obszarze podgldu okna otwierania dokumentu (rysunek 11.3) zaznacz opcj Zapisz obraz podgldu. Nacinij przycisk OK.

Rady Wprowadzanie informacji w oknie waciwoci nie jest obligatoryjne jeeli chcesz, moesz pozostawi wszystkie pola puste (rysunek 11.2). Wicej informacji na temat zakadki Oglne okna Opcje znajdziesz w rozdziale 15.

Aby przejrze statystyki dokumentu

1. 2. 3. Otwrz okno waciwoci dokumentu. Przejd na zakadk Statystyka (rysunek 11.4). Po zakoczeniu przegldania statystyk nacinij przycisk OK.

Rada Informacje zawarte w oknie Statystyka (rysunek 11.4) nie mog by modyfikowane.

Rysunek 11.3. Obraz podgldu jest wywietlany w obszarze podgldu okna otwierania dokumentu.

Rysunek 11.4. Zakadka Statystyka okna dialogowego Waciwoci.

Komentarze
Komentarze s to notatki, ktre autor i inni uytkownicy mog umieszcza na arkuszu. Domylnie komentarze s wywietlane na ekranie, ale nie drukowane chyba, e uytkownik zadecyduje inaczej.

Aby wstawi komentarz

1. 2. Zaznacz komrk, w ktrej chcesz wprowadzi komentarz (rysunek 11.5). Z menu gwnego wybierz polecenie Wstaw Komentarz (rysunek 11.6). Wydarz si wtedy dwie rzeczy: w komrce pojawia znacznik komentarza (may, czerwony trjkcik zlokalizowany w prawym, grnym naroniku komrki) a na ekranie pojawi si okno tekstowe, w ktrym bdzie miga kursor (rysunek 11.7). W polu tekstowym wpisz dowoln tre komentarza (rysunek 11.8). Po zakoczeniu kliknij w dowolnym, innym miejscu arkusza. Komentarz zostanie zapisany i tekstowe pole komentarza zniknie z ekranu.

3. 4.

Rada Excel pobiera Twoje dane z zakadki Oglne okna dialogowego Opcje. Wicej na temat opcji znajdziesz w rozdziale 15.

Rysunek 11.5. Zaznacz komrk, w ktrej chcesz zamieci komentarz.

Rysunek 11.6. Z menu gwnego wybierz polecenie Wstaw Komentarz.

Rysunek 11.7. Excel wywietli pole tekstowe komentarza.

Rysunek 11.8. Wprowad komentarz.

Rysunek 11.9. Kiedy umiecisz wskanik myszki nad znacznikiem, Excel wywietli komentarz w maym okienku na ekranie.

Aby obejrze komentarz

Ustaw wskanik myszki nad komrk, w ktrej widnieje znacznik komentarza. Na ekranie pojawi si mae okienko z nazwiskiem autora i zawartoci komentarza (rysunek 11.9). lub Z menu gwnego wybierz polecenie Widok Komentarze (rysunek 11.10). Wszystkie komentarze umieszczone w skoroszycie pojawi si na ekranie (rysunek 11.11).

Rada Jeeli bdziesz postpowa zgodnie z powyszymi wytycznymi, to na ekranie moe pojawi si pasek narzdzi Recenzja (rysunek 11.11). Znajdziesz na nim narzdzia przeznaczone do pracy z komentarzami i poprawkami.

Aby usun komentarz

1. 2. Zaznacz komrk, z ktrej chcesz usun komentarz. Z menu gwnego wybierz polecenie Edycja Wyczy Komentarze (rysunek 11.12). Znaczniki komentarzy oraz same komentarze zostan usunite.

Aby wydrukowa komentarze

1. 2. 3. 4. Aby przygotowa arkusz do wydruku postpuj zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w rozdziale 9. Wybierz odpowiedni opcj z listy rozwijanej Komentarze, znajdujcej si na zakadce Arkusz okna dialogowego Ustawienia strony (rysunek 11.13). Nacinij przycisk Drukuj. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Drukuj nacinij przycisk OK. Zawarto arkusza wraz z komentarzami zostanie wydrukowana na ekranie.

Rysunek 11.10. Z menu gwnego wybierz polecenie Widok Komentarze.

Rysunek 11.11. Podczas wywietlania komentarzy, na ekranie moe pojawi si pasek narzdzi Recenzja.

Rysunek 11.12. Aby usun komentarze z menu gwnego wybierz polecenie Edycja Wyczy Komentarze.

Rysunek 11.13. Wybierz odpowiedni opcj z listy rozwijanej Komentarze, znajdujcej si na zakadce Arkusz okna dialogowego Ustawienia strony.

ledzenie zmian
Mechanizm ledzenia zmian zaimplementowany w programie Excel umoliwia caemu zespoowi korektorw na wprowadzanie poprawek i modyfikacji bez naruszania oryginalnej zawartoci arkusza. Zamiast tego, w oknie arkusza pojawiaj si komentarze opisujce proponowane poprawki. Na zakoczenie procesu aktualizacji dokumentu, osoba odpowiedzialna za jego finaln wersj ma moliwo zaakceptowania bd odrzucenia poszczeglnych poprawek w efekcie otrzymuje si ostateczny dokument zawierajcy tylko zatwierdzone zmiany i modyfikacje.

Aby wczy bd wyczy ledzenie zmian

1. 2. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia led zmiany Wyrniaj zmiany (rysunek 11.14). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Wyrniaj zmiany (rysunek 11.15). Zaznacz wybrane opcje: led zmiany podczas edytowania opcja zezwala na ledzenie wprowadzanych modyfikacji. Aby zakoczy ledzenie zmian powiniene wyczy t opcj. Kiedy pozwala na okrelenie, ktre zmiany bd ledzone na podstawie kryterium czasu ich dokonania. Po wczeniu opcji z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.16). Kto pozwala na okrelenie uytkownika(w), ktrych poprawki bd ledzone. Po wczeniu opcji z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.17). Gdzie pozwala na okrelenie zakresu komrek, w ktrych bd ledzone wprowadzane poprawki. Po wczeniu opcji w polu tekstowym wprowad dany zakres komrek. Wyrniaj zmiany na ekranie wywietla wprowadzane poprawki na ekranie.

Rysunek 11.14. Aby wczy ledzenie zmian, z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia led zmiany Wyrniaj zmiany.

Rysunek 11.15. Okno dialogowe Wyrniaj zmiany pozwala na dostosowanie sposobu ledzenia do biecych potrzeb uytkownika.

Rysunki 11.16. i 11.17. Za pomoc przedstawionych list rozwijanych moesz okreli kiedy i czyje poprawki bd ledzone.

Lista zmian w nowym arkuszu powoduje, e wprowadzane zmiany s rejestrowane na osobnym arkuszu historii zmian. Opcja ta jest dostpna tylko i wycznie po uprzednim udostpnieniu arkusza w trybie wspuytkowania.

3. 4.

Nacinij przycisk OK. Po pojawieniu si monitu, zapisz arkusz na dysku.

Rada Wczenie trybu ledzenia zmian powoduje jednoczenie udostpnienie arkusza w trybie wspuytkowania. Wicej informacji na ten temat znajdziesz w nastpnych podrozdziaach.

Aby ledzi wprowadzane zmiany

1. 2. Wcz ledzenie zmian zgodnie z instrukcjami przedstawionymi na poprzedniej strony. Wprowad dane zmiany do dokumentu. Zmodyfikowane komrki zostan wyrnione za pomoc kolorowego obramowania oraz kolorowego, trjktnego znacznika zlokalizowanego w lewym, grnym naroniku komrki (rysunek 11.18).

Rada Jeeli dokument bdzie w trybie ledzenia zmian modyfikowany przez wicej ni jedn osob jednoczenie, to poprawki poszczeglnych osb bd wyrnione rnymi kolorami. Dziki temu rozrni zmiany wprowadzone przez pana X od zmian pana Y.

Aby zobaczy wprowadzone zmiany

Ustaw wskanik myszki na znaczniku modyfikacji komrki na ekranie pojawi si mae okno dialogowe z informacj o wprowadzanych zmianach (rysunek 11.19).

Rada Opisany powyej mechanizm jest bardzo wygodny i umoliwia szybkie sprawdzenie wprowadzanych modyfikacji.

Rysunek 11.18. Po wczeniu ledzenia zmodyfikowane komrki zostan wyrnione.

Rysunek 11.19. Ustaw wskanik myszki na znaczniku modyfikacji komrki na ekranie pojawi si mae okno dialogowe z informacj o wprowadzanych zmianach.

Aby zatwierdzi bd odrzuci wprowadzone zmiany

1. 2. 3. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia led zmiany Zaakceptuj lub odrzu zmiany (rysunek 11.14). Excel moe Ci poprosi o zapisanie skoroszytu na dysku skorzystaj z tej sugestii. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia (rysunek 11.20). Zaznacz odpowiednie opcje, okrelajce zakres edytowanych zmian (znaczenie poszczeglnych opcji jest dokadnie takie samo jak w przypadku okna Wyrnij zmiany przedstawionego na rysunku 10.15) Nacinij przycisk OK. Excel zaznacza pierwsz wprowadzon zmian i wywietla na ekranie okno dialogowe Zaakceptuj lub odrzu zmiany (rysunek 11.21). Aby zatwierdzi biec zmian, nacinij przycisk Zaakceptuj. Excel automatycznie zaznaczy kolejn zmian. Aby odrzuci biec zmian, nacinij przycisk Odrzu. Zawarto biecej komrki powrci do swojego oryginalnego stanu a Excel automatycznie zaznaczy kolejn zmian. Aby zatwierdzi wszystkie zmiany, nacinij przycisk Zaakceptuj wszystkie. Pomi pozostae kroki. Aby odrzuci wszystkie zmiany, nacinij przycisk Odrzu wszystkie. Zawarto wszystkich komrek zaznaczonego obszaru zostanie przywrcona do swojego oryginalnego stanu. Pomi pozostae kroki.

4. 5.

6. 7.

Powtrz krok numer 3 dla kadej kolejnej zmiany. Kiedy Excel zakoczy edycj wszystkich zmian, okno dialogowe Zaakceptuj lub odrzu zmiany zniknie z ekranu.

Aby usun znaczniki wprowadzonych zmian z arkusza

1. 2. 3. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia led zmiany Wyrnij zmiany (rysunek 11.14). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Wyrniaj zmiany (rysunek 11.15). Wycz opcj led zmiany podczas edytowania i nacinij przycisk OK. Na ekranie pojawi si okno z informacj, e wyczenie ledzenia zmian uniemoliwi innym uytkownikom wspuytkowanie tego skoroszytu oraz z pytaniem czy akceptujesz takie rozwizanie (rysunek 11.22). Nacinij przycisk Tak. Znaczniki wprowadzonych zmian znikn z ekranu.

Rysunek 11.20. Okno dialogowe Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia.

Rysunek 11.21. Excel zaznacza kolejn zmodyfikowan komrk oraz wywietla okno dialogowe Zaakceptuj lub odrzu zmiany zawierajce informacje o dokonanych zmianach.

Rysunek 11.22. Aby usun znaczniki wprowadzonych zmian musisz wyczy wspuytkowanie skoroszytu.

Ochrona dokumentw
Mechanizm ochrony dokumentw programu Excel pozwala na ograniczenie rodzajw modyfikacji dozwolonych w danym arkuszu. Istniej cztery poziomy ochrony dokumentu: Polecenie Chro arkusz zapewnia ochron przed dokonywaniem niektrych zmian w skoroszytach oraz zablokowanych komrkach arkusza. Polecenie Zezwalaj uytkownikom na edycj zakresw zapewnia ochron przed modyfikacj okrelonych zakresw komrek arkusza. Polecenie Chro skoroszyt zapewnia ochron struktury oraz okienek skoroszytu. Polecenie Chro i udostpnij skoroszyt pozwala na wspuytkowanie arkusza, ale wycznie w trybie ledzenia dokonywanych zmian.

Wszystkie opcje ochrony dokumentu mog by ustawione za pomoc polece z podmenu Narzdzia Ochrona (rysunek 11.23).

Rady Wicej informacji na temat funkcjonowania mechanizmu ledzenia zmian znajdziesz we wczeniejszych czciach niniejszego rozdziau. Oprcz opisanych powyej mechanizmw ochrony dokumentu moesz zabezpieczy skoroszyt przed otwarciem bd modyfikacj za pomoc hasa. Wicej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej czci tego rozdziau.

Rysunek 11.23. Menu Narzdzia Ochrona.

Aby wczy ochron arkusza

1. 2. 3. 4. 5. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Chro arkusz (rysunek 11.23). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Chronienie arkusza (rysunek 11.24). Zaznacz opcje odpowiadajce elementom, ktre chcesz udostpni uytkownikom. Jeeli to konieczne, wpisz w polu Haso do usunicia ochrony arkusza wybrane haso. Nacinij przycisk OK. Jeeli wprowadzie haso, na ekranie pojawi si okno dialogowe Potwierd haso. W polu Ponownie wprowad haso, aby kontynuowa wpisz jeszcze raz haso wybrane w punkcie 3 i nacinij przycisk OK.

Rady Wprowadzanie hasa ochrony arkusza jest opcjonalne (rysunek 11.24). Z drugiej strony, jeeli zdecydujesz si nie podawa hasa, to musisz si liczy z tym, e kady uytkownik bdzie mg wyczy ochron arkusza. Jeeli zdecydujesz si poda haso zabezpieczajce (rysunek 11.24), to postaraj si go nie zapomnie! Jeeli zapomnisz, jakie wpisae haso, to nie bdziesz ju mg wicej odbezpieczy takiego dokumentu. Jeeli dokonasz prby modyfikacji zabezpieczonego elementu, to na ekranie pojawi si okno dialogowe z informacj, e dany element jest chroniony (rysunek 11.25). Dla wybranych komrek moesz w kadej chwili wyczy ochron. Aby tego dokona, musisz przed zabezpieczeniem arkusza zaznaczy wybrany zakres komrek, a nastpnie z menu gwnego wybra polecenie Format Komrki. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Formatowanie komrek przejd na zakadk Ochrona (rysunek 11.26). Wycz opcj Zablokuj i nacinij przycisk OK. Po zabezpieczeniu skoroszytu bdziesz mg nadal bez ogranicze modyfikowa zawarto takich komrek.

Aby zdj ochron arkusza

1. 2. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Nie chro arkusza (rysunek 11.27). Jeeli zabezpieczye arkusz za pomoc hasa, na ekranie pojawi si okno dialogowe z prob o wpisanie hasa. Wprowad odpowiednie haso i nacinij przycisk OK.

Rysunek 11.24. Okno dialogowe Chronienie arkusza pozwala na ustawienie opcji ochrony dokumentu.

Rysunek 11.25. Jeeli dokonasz prby modyfikacji zabezpieczonego elementu, to na ekranie pojawi si okno dialogowe z informacj, e dany element jest chroniony.

Rysunek 11.26. Dla wybranych komrek moesz w kadej chwili wyczy ochron.

Rysunek 11.27. Aby wyczy ochron arkusza, z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Nie chro arkusza.

Aby zezwoli uytkownikom na edycj zakresw

1. 2. Jeeli to konieczne, to usu ochron dokumentu zgodnie z instrukcj przedstawion na poprzedniej stronie. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Zezwalaj uytkownikom na edycj zakresw (rysunek 11.23). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Zezwalanie uytkownikom na edycj zakresw (rysunek 11.28). Aby doda nowy zakres adresw, nacinij przycisk Nowy. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Nowy zakres (rysunek 11.29). W poszczeglnych polach tekstowych wprowad odpowiednie informacje: 5. 6. 7. Pole Tytu reprezentuje nazw zakresu Pole Odwouje si do komrek reprezentuje odwoanie do zakresu komrek Pole Haso zakresu reprezentuje haso, ktre zezwoli na edycj wybranego wczeniej zakresu komrek

3. 4.

Nacinij przycisk OK. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Potwierd haso. W polu Ponownie wprowad haso, aby kontynuowa wpisz jeszcze raz haso i nacinij przycisk OK. Powtarzaj kroki 25 dla kolejnych zakresw, ktre chcesz doda. Wybrane zakresy pojawiaj si na licie Zakresy odblokowywane za pomoc hasa, gdy arkusz jest chroniony, zlokalizowanej w oknie dialogowym Zezwalanie uytkownikom na edycj zakresw (rysunek 11.30). Nacinij przycisk OK. Aby wczy ochron arkusza, postpuj zgodnie z instrukcjami podanymi na poprzedniej stronie.

8. 9.

Rady W kroku numer 4 moesz w bardzo prosty sposb zaznaczy wybrany zakres komrek: wystarczy skorzysta z przycisku Zwi okno dialogowe i po prostu zaznaczy wybrany zakres przy uyciu myszki. Jeeli wczysz opcj Wklej informacje o uprawnieniach do nowego skoroszytu (Rysunek 10.30), to Excel utworzy nowy arkusz zawierajcy podsumowanie wybranych uprawnie (rysunek 11.31). Jeeli dokonasz prby modyfikacji komrki, ktra znajduje si w chronionym zakresie, to na ekranie pojawi si okno dialogowe Odblokowywanie zakresu (rysunek 11.32). Wprowad haso chronionego zakresu i nacinij przycisk OK.

Rysunek 11.28. Okno dialogowe Zezwalanie uytkownikom na edycj zakresw.

Rysunek 11.29. Okno dialogowe Nowy zakres.

Rysunek 11.30. Wybrane zakresy pojawiaj si na licie Zakresy odblokowywane za pomoc hasa, gdy arkusz jest chroniony.

Rysunek 11.31. Excel moe utworzy nowy arkusz zawierajcy podsumowanie wybranych uprawnie.

Rysunek 11.32. Jeeli dokonasz prby modyfikacji komrki, ktra znajduje si w chronionym zakresie, to na ekranie pojawi si okno dialogowe Odblokowywanie zakresu.

Aby wczy ochron skoroszytu

1. 2. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Chro skoroszyt (rysunek 11.23). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Chro skoroszyt (rysunek 11.33). Zaznacz wybrane opcje: 3. 4. 5. Struktura zapewnia ochron przed wstawianiem nowych arkuszy oraz usuwaniem, przesuwaniem, ukrywaniem, odkrywaniem i zmian nazwy arkuszy chronionego skoroszytu. Okna zapewnia ochron przed przesuwaniem, skalowaniem, ukrywaniem, odkrywaniem i zamykaniem okien skoroszytu.

Jeeli to konieczne, wpisz w polu Haso (opcjonalnie) wybrane haso. Nacinij przycisk OK. Jeeli wprowadzie haso, na ekranie pojawi si okno dialogowe Potwierd haso. W polu Ponownie wprowad haso, aby kontynuowa wpisz jeszcze raz haso wybrane w punkcie 3 i nacinij przycisk OK.

Rada Jeeli wczysz ochron arkusza, to Excel zablokuje wszystkie polecenia w menu gwnym, ktre mogyby by uyte do przeprowadzenia niepodanych modyfikacji.

Aby wyczy ochron skoroszytu

1. 2. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Nie chro skoroszytu (rysunek 11.34). Jeeli zabezpieczye skoroszyt za pomoc hasa, na ekranie pojawi si okno dialogowe z prob o wpisanie hasa. Wprowad odpowiednie haso i nacinij przycisk OK.

Rysunek 11.33. Okno dialogowe Chro skoroszyt.

Rysunek 11.34. Aby wyczy ochron skoroszytu, z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Nie chro skoroszytu.

Aby wczy ochron i udostpnianie skoroszytu

1. 2. 3. 4. 5. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Chro i udostpnij skoroszyt (rysunek 11.23). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Chro udostpniany skoroszyt (rysunek 11.35). Zaznacz opcj Udostpnianie ze ledzeniem zmian. Jeeli to konieczne, wpisz w polu Haso (opcjonalnie) wybrane haso. Nacinij przycisk OK. Jeeli wprowadzie haso, na ekranie pojawi si okno dialogowe Potwierd haso. W polu Ponownie wprowad haso, aby kontynuowa wpisz jeszcze raz haso wybrane w punkcie 3 i nacinij przycisk OK. Na ekranie pojawi si okno dialogowe z informacj, o koniecznoci zapisania skoroszytu nacinij przycisk OK. Po zapisaniu dokumentu Excel wczy wspuytkowanie arkusza oraz ledzenie zmian.

6.

Aby wyczy ochron i udostpnianie skoroszytu

1. 2. 3. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Nie chro udostpnionego skoroszytu (rysunek 11.36). Jeeli zabezpieczye skoroszyt za pomoc hasa, na ekranie pojawi si okno dialogowe z prob o wpisanie hasa. Wprowad odpowiednie haso i nacinij przycisk OK. Na ekranie pojawi si okno z informacj, e wyczenie ledzenia zmian uniemoliwi innym uytkownikom wspuytkowanie tego skoroszytu oraz z pytaniem czy akceptujesz takie rozwizanie (rysunek 11.22). Nacinij przycisk Tak.

Rada Jeeli stosowae ochron bez hasa, to okno dialogowe opisane w punkcie 3 moe si nie pojawi. W takim przypadku powiniene rcznie wyczy udostpnianie skoroszytu (co zostao opisane we wczeniejszej czci tego rozdziau).

Rysunek 11.35. Okno dialogowe Chro udostpniany skoroszyt.

Rysunek 11.36. Aby wyczy ochron skoroszytu, z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Ochrona Nie chro udostpnionego skoroszytu.

Opcje ochrony hasem oraz zapisu dokumentw

Excel udostpnia szereg opcji pozwalajcych na zabezpieczenie hasem zapisywanych dokumentw, dziki czemu nie bdzie moliwe otwarcie lub modyfikacja dokumentu bez podania hasa.

Aby ustawi opcje zapisu dokumentw

1. 2. 3. Z menu gwnego wybierz polecenie Plik Zapisz (rysunek 11.1). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Zapisz jako (rysunek 11.37). Z menu Narzdzia, znajdujcego si na pasku narzdzi tego okna wybierz polecenie Opcje oglne (rysunek 11.38). W oknie dialogowym Opcje zapisywania (rysunek 11.39) ustaw wybrane opcje: Zawsze z kopi zapasow powoduje, e Excel zapisuje kopi zapasow (poprzedni wersj) przy kadym zapisaniu skoroszytu. Poprzednia wersja dokumentu jest zapisywana pod nazw Kopia zapasowa oryginalna_nazwa_pliku.xlk. Haso ochrony przed otwarciem pozwala na zdefiniowanie hasa, ktrego podanie bdzie niezbdne do otwarcia pliku. Haso ochrony przed zmianami pozwala na zdefiniowanie hasa, ktrego podanie bdzie niezbdne do modyfikacji zawartoci skoroszytu. Zalecane tylko do odczytu powoduje, e Excel zaleca uytkownikom otwieranie skoroszytu w trybie tylko do odczytu. Gdy uytkownik otworzy skoroszyt w trybie tylko do odczytu i dokona modyfikacji jego zawartoci, wwczas skoroszyt bdzie musia by zapisany pod inn nazw.

4. 5.

Nacinij przycisk OK. Jeeli wprowadzie haso, na ekranie pojawi si okno dialogowe Potwierd haso. W polu Ponownie wprowad haso, aby kontynuowa wpisz jeszcze raz haso wybrane w punkcie 3 i nacinij przycisk OK (jeeli wprowadzie dwa hasa, to caa procedura bdzie powtrzona dwukrotnie).

Rada Wicej informacji na temat zapisywania skoroszytw na dysku znajdziesz w rozdziale 4.

Rysunek 11.37. Okno dialogowe Zapisz jako.

Rysunek 11.38. Z menu Narzdzia, znajdujcego si na pasku narzdzi okna Zapisz jako, wybierz polecenie Opcje oglne.

Rysunek 11.39. Okno dialogowe Opcje zapisywania pozwala na wybranie rnych poziomw ochrony pliku.

Aby otworzy plik chroniony

1. 2. 3. 4. Z menu gwnego wybierz polecenie Plik Otwrz (rysunek 11.1). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Otwrz (rysunek 11.3). Odszukaj wybrany plik, zaznacz go i otwrz. Jeeli otwarcie pliku wymaga podania hasa, to na ekranie pojawi si okno dialogowe Haso (rysunek 11.40). Wpisz odpowiednie haso i nacinij przycisk OK. Jeeli modyfikacja pliku wymaga podania hasa, to na ekranie pojawi si okno dialogowe Haso przedstawione na rysunku 11.41. Masz teraz dwie moliwoci: Wpisz odpowiednie haso i nacinij przycisk OK. Nacinij przycisk Tylko do odczytu. Spowoduje to otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu. Zmian dokonanych w tym skoroszycie nie bdzie mona zapisa, chyba e skoroszyt zostanie zapisany pod inn nazw.

5.

Jeeli plik zosta zapisany jako Zalecany tylko do odczytu, to podczas prby otwarcia na ekranie pojawi si okno dialogowe przedstawione na rysunku 11.42, zawierajce pytanie, czy plik powinien zosta otwarty w trybie tylko do odczytu. Do wyboru masz trzy moliwoci: Aby zrezygnowa z otwarcia pliku, nacinij przycisk Anuluj. Aby otworzy plik z penymi prawami modyfikacji i zapisu, nacinij przycisk Nie. Aby otworzy plik w trybie tylko do odczytu, nacinij przycisk Tak.

Rady Jeeli plik zostanie otwarty w trybie tylko do odczytu, to nie bdziesz mg zapisa w nim adnych modyfikacji jeeli dokonasz prby zapisu pliku, to na ekranie pojawi si okno dialogowe przedstawione na rysunku 11.43. Informacj o tym, e plik zosta otwarty w trybie tylko do odczytu moesz znale na pasku tytuu okna dokumentu (rysunek 11.44).

Rysunek 11.40. Jeeli otwarcie pliku wymaga podania hasa, to na ekranie pojawi si okno dialogowe Haso.

Rysunek 11.41. Jeeli modyfikacja pliku wymaga podania hasa, to na ekranie pojawi si okno dialogowe Haso.

Rysunek 11.42. Jeeli plik zosta zapisany jako Zalecany tylko do odczytu, to podczas prby otwarcia na ekranie pojawi si okno dialogowe zawierajce pytanie, czy plik powinien zosta otwarty w trybie tylko do odczytu.

Rysunek 11.43. Jeeli bdziesz prbowa zapisa plik tylko do odczytu, to Excel wywietli okno dialogowe z ostrzeeniem.

Rysunek 11.44. Informacj o tym, e plik zosta otwarty w trybie tylko do odczytu moesz znale na pasku tytuu okna dokumentu.

Udostpnianie skoroszytu
Mechanizm udostpniania skoroszytu umoliwia wielu uytkownikom jednoczesn prac z tym samym skoroszytem mechanizm ten zosta zaprojektowany specjalnie do pracy w rodowisku sieciowym.

Aby wczy udostpnianie skoroszytu

1. 2. 3. 4. 5. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Udostpnij skoroszyt (rysunek 11.45). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Udostpnij skoroszyt. Przejd na zakadk Edycja (rysunek 11.46). Zaznacz opcj Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednoczenie przez wielu uytkownikw. Nacinij przycisk OK. Na ekranie pojawi si okno dialogowe informujce o koniecznoci zapisania skoroszytu na dysku. Nacinij przycisk OK.

Rada Informacj o tym, e plik zosta udostpniony innym uytkownikom, moesz znale na pasku tytuu okna dokumentu (rysunek 11.47).

Aby otworzy plik wspuytkowany

1. 2. Z menu gwnego wybierz polecenie Plik Otwrz (rysunek 11.1). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Otwrz (rysunek 11.3). Przejd na wybrany dysk sieciowy, a nastpnie odszukaj wybrany plik, zaznacz go i otwrz.

Rysunek 11.45. Aby wczy (wyczy) udostpnianie skoroszytu, z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Udostpnij skoroszyt.

Rysunek 11.46. Wczenie udostpniania skoroszytu wymaga zaznaczenia tylko jednej opcji.

Rysunek 11.47. Informacj o tym, e plik zosta udostpniony innym uytkownikom, moesz znale na pasku tytuu okna dokumentu.

Aby zakoczy udostpnianie skoroszytu

1. 2. 3. Z menu gwnego wybierz polecenie Narzdzia Udostpnij skoroszyt (rysunek 11.45). Na ekranie pojawi si okno dialogowe Udostpnij skoroszyt. Przejd na zakadk Edycja (rysunek 11.46). Aby wyczy udostpnianie skoroszytu dla wybranego uytkownika, zaznacz jego nazw w licie Uytkownicy posiadajcy obecnie otwarty ten skoroszyt, a nastpnie nacinij przycisk Usu uytkownika. Na ekranie pojawi si okno dialogowe z ostrzeeniem (rysunek 11.49) nacinij przycisk OK. lub Aby wyczy udostpnianie skoroszytu wszystkim uytkownikom, po prostu wycz opcj Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednoczenie przez wielu uytkownikw. 4. 5. Nacinij przycisk OK. Na ekranie moe si pojawi okno dialogowe informujce o koniecznoci zapisania skoroszytu na dysku. Nacinij przycisk OK.

Rady W oknie dialogowym Udostpnij skoroszyt znajdziesz list wszystkich uytkownikw, ktrzy w danej chwili posiadaj otwarty ten skoroszyt (rysunek 11.48). Jeeli usuniesz danego uytkownika z listy uytkownikw, dla ktrych skoroszyt jest udostpniony, to taki uytkownik podczas prby zapisu skoroszytu otrzyma na ekranie okno dialogowe z informacj, e nie jest ju wspuytkownikiem tego skoroszytu oraz instrukcj, w jaki sposb moe zachowa wprowadzone modyfikacje (rysunek 11.50).

Rysunek 11.48. W oknie dialogowym Udostpnij skoroszyt znajdziesz list wszystkich uytkownikw, ktrzy w danej chwili posiadaj otwarty ten skoroszyt.

Rysunek 11.49. Jeeli wyczysz udostpnianie skoroszytu dla wybranego uytkownika, to na ekranie pojawi si okno dialogowe z odpowiednim ostrzeeniem.

Rysunek 11.50. Jeeli usuniesz danego uytkownika z listy uytkownikw, dla ktrych skoroszyt jest udostpniony, to taki uytkownik podczas prby zapisu skoroszytu otrzyma na ekranie okno dialogowe z informacj, e nie jest ju wspuytkownikiem tego skoroszytu oraz instrukcj, w jaki sposb moe zachowa wprowadzone modyfikacje.