Zacznik Nr 5 do Uchway Nr 801/LXVII/2010 Rady Miasta Czstochowy z dnia 8 listopada 2010 r.

Tryb i zakres kontroli prawidowoci wykorzystania udzielonych dotacji Rozdzia 1. Zakres kontroli 1. Podmiotami objtymi kontrol s jednostki owiatowe, o ktrych mowa w 1 uchway. 2. Prowadzone czynnoci kontrolne obejmuj badanie: 1) zgodnoci wydatkowania rodkw dotacji z przepisami prawa powszechnie obowizujcego oraz uchwaami Rady Miasta Czstochowy, 2) zgodnoci liczby uczniw wykazanych w informacji miesicznej, stanowicej podstaw do przekazania dotacji oraz danych przekazanych w formie elektronicznej do Wydziau Edukacji i Sportu Urzdu Miasta Czstochowy ze stanem faktycznym, 3) wiarygodnoci innych informacji przedstawianych w dokumentach skadanych do Urzdu Miasta. 3. Kontrole mog by prowadzone jako: 1) kontrola planowana przeprowadzana zgodnie z procznym planem kontroli, 2) kontrola dorana przeprowadzana zgodnie z pojawiajcymi si potrzebami. Rozdzia 2. Planowanie kontroli 4. Dziaania kontrolne, o ktrych mowa w 3 pkt 1 s realizowane w oparciu o plan kontroli, zatwierdzany przez Prezydenta Miasta Czstochowy. 5. Zmiany planu kontroli wynikajce z obiektywnych potrzeb kontroli s dokonywane na wniosek Naczelnika Wydziau Edukacji i Sportu i zatwierdzane przez Prezydenta Miasta. 6. W cigu roku kalendarzowego mog by przeprowadzane kontrole nieobjte zatwierdzonym planem kontroli, jeeli zostay zarzdzone przez Prezydenta Miasta na wniosek: waciwej komisji Rady Miasta Czstochowy, zastpcy Prezydenta Miasta, Skarbnika Miasta, Naczelnika Wydziau Edukacji i Sportu, Kierownika Biura Kontroli. 7. 1. Proczny plan kontroli sporzdza Naczelnik Wydziau Edukacji i Sportu i przedkada do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta w terminie do 14 dni przed rozpoczciem procza, na ktre jest sporzdzany plan. 2. Opracowujc roczny plan kontroli naley uwzgldni: 1) objcie systematyczn kontrol wszystkich jednostek owiatowych, okrelonych w 1 uchway, 2) zoone wnioski, o ktrych mowa w 6, 3) ujawnione nieprawidowoci w wyniku ju przeprowadzonych kontroli, 4) nieprawidowoci ujawnione przez kontrole zewntrzne, 5) skargi i wnioski dotyczce dziaalnoci poszczeglnych jednostek owiatowych.

Zacznik Nr 5 do Uchway Nr 801/LXVII/2010 Rady Miasta Czstochowy z dnia 8 listopada 2010 r. Strona 1 z 4

Rozdzia 3. Przebieg postpowania kontrolnego 8. 1. Postpowanie kontrolne wykonywane poza Urzdem Miasta przeprowadza si na podstawie pisemnego, imiennego upowanienia oraz legitymacji subowej lub dowodu osobistego. Upowanienie powinno zawiera: 1) okrelenie zakresu kontroli, 2) okrelenie okresu objtego kontrol, 3) podstaw prawn wydanego upowanienia, 4) nazw i adres kontrolowanej jednostki owiatowej, 5) imiona i nazwiska osb upowanionych do przeprowadzenia kontroli, a take wskazanie koordynatora zespou kontrolnego, 6) termin wanoci upowanienia. 2. Kontrol mona rwnie przeprowadzi w siedzibie Urzdu Miasta i w tym celu mona wezwa pracownikw jednostki kontrolowanej do przedoenia okrelonych dokumentw osobom upowanionym do kontroli. 9. 1. Kontrolujcy jest obowizany powiadomi organ prowadzcy, co najmniej na dzie przed planowan kontrol o terminie jej rozpoczcia i zakresie. 2. Przed przystpieniem do czynnoci sprawdzajcych, kontrolujcy przedkada kierownikowi jednostki kontrolowanej upowanienie. 10. Obowizkiem kierownika jednostki kontrolowanej jest zapewnienie kontrolujcemu odpowiednich warunkw do sprawnego przeprowadzenia kontroli poprzez: 1) zapewnienie warunkw i rodkw niezbdnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczeglnoci niezwocznego przedstawiania do sprawdzenia danych dokumentw i materiaw, terminowego udzielania wyjanie, zapewnienia w miar moliwoci oddzielnych pomieszcze z odpowiednim wyposaeniem, 2) przedstawianie na danie kontrolujcego dokumentw i materiaw dotyczcych przedmiotu kontroli, z zachowaniem przepisw o ochronie tajemnicy ustawowo chronionej, 3) sporzdzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisw i wycigw z dokumentw oraz zestawie, danych i oblicze niezbdnych do przeprowadzenia kontroli, 4) zapewnienie nienaruszalnoci zabezpieczonych przez kontrolujcego dokumentw i materiaw pozostawionych na przechowywanie kierownikowi jednostki kontrolowanej, 5) umoliwienie dokonania ogldzin, 6) zobowizanie pracownikw jednostki kontrolowanej do udzielania wyjanie. 11. Czynnoci sprawdzajce przeprowadza si w godzinach pracy obowizujcych w jednostce kontrolowanej. W przypadku zaistnienia szczeglnych okolicznoci, kontrola moe by przeprowadzana poza godzinami pracy jednostki, na wniosek kontrolujcego i po wydaniu stosownych polece przez kierownika danej jednostki owiatowej. 12. Kontrolujcy ma prawo do: 1) swobodnego poruszania si na terenie jednostki kontrolowanej, 2) wgldu do dokumentw dotyczcych przedmiotu kontroli lub majcych istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz pobierania w celu zabezpieczenia tych dokumentw i innych materiaw dowodowych, z zachowaniem przepisw o ochronie tajemnicy ustawowo chronionej, 3) przeprowadzania ogldzin obiektw, skadnikw majtkowych i przebiegu okrelonych czynnoci, 4) wzywania i przesuchiwania wiadkw, 5) dania udzielania ustnych i pisemnych wyjanie, 6) korzystania z pomocy biegych.

Zacznik Nr 5 do Uchway Nr 801/LXVII/2010 Rady Miasta Czstochowy z dnia 8 listopada 2010 r. Strona 2 z 4

 13. Kontrolujcy dokonuje ustale oraz oceny na podstawie dowodw, do ktrych zalicza si: dokumenty, dane ewidencyjne i sprawozdawcze, zoone owiadczenia i wyjanienia oraz inne dowody wg uznania kontrolujcego. Dowody w postaci odpisw, kserokopii i wycigw z dokumentw powinny by potwierdzone za zgodno z oryginaem. W przypadku koniecznoci dokonania ogldzin kontrolujcy przeprowadza je w obecnoci kierownika jednostki kontrolowanej lub upowanionego przez niego pracownika. 14. W przypadku stwierdzenia nieprawidowoci naley je dokadnie opisa i ustali ich skutki, w tym w miar moliwoci skutki finansowe dla budetu miasta. W sytuacji, gdy kontrolujcy stwierdzi w toku kontroli zaistnienie moliwoci wystpienia powanego uszczerbku dla budetu miasta, jest zobowizany do niezwocznego zawiadomienia Prezydenta Miasta o istniejcym zagroeniu. 15. W wypadku ujawnienia w toku kontroli czynu majcego cechy przestpstwa kontrolujcy, niezwocznie zawiadamia o tym Prezydenta Miasta oraz zabezpiecza dokumenty stanowice dowd przestpstwa. Prezydent Miasta niezwocznie zawiadamia o tym fakcie organy powoane do cigania przestpstw. 16. W przypadkach wymagajcych specjalnych kwalifikacji Prezydent Miasta, na wniosek kontrolujcego, moe powoa rzeczoznawc do wykonania okrelonych czynnoci kontrolnych. 17. Jeeli w toku kontroli okae si potrzebne zbadanie zagadnie nalecych do waciwoci rzeczowej organu kontroli specjalistycznej, Prezydent Miasta na wniosek kontrolujcego moe zwrci si do tego organu o udzia w czynnociach kontrolnych lub przeprowadzenie odrbnego postpowania. Rozdzia 4. Dokumentowanie czynnoci kontrolnych 18. 1. Kontrolujcy sporzdza protok z przeprowadzonych czynnoci kontrolnych. Protok powinien zawiera wszystkie fakty stwierdzone przez kontrolujcego dotyczce przedmiotu kontroli, w tym stwierdzone nieprawidowoci i uchybienia. Protok powinien zawiera w szczeglnoci: 1) imi i nazwisko kontrolujcego oraz numer i dat upowanienia do kontroli, 2) nazw jednostki kontrolowanej, jej adres, imi i nazwisko kierownika (naley uwzgldni wszelkie zmiany w okresie objtym kontrol), 3) dat rozpoczcia i zakoczenia kontroli z wymienieniem dni przerw w dokonywaniu czynnoci kontrolnych, 4) zakres kontroli, 5) okres objty kontrol, 6) wyniki kontroli, 7) klauzul o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysugujcym mu prawie, trybie i terminie zgoszenia zastrzee do ustale ujtych w protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokou, 8) zestawienie zacznikw podlegajcych wczeniu do protokou, 9) wzmiank o dokonaniu wpisu o przeprowadzonej kontroli do ewidencji kontroli, 10) podpisy kontrolujcego i kierownika jednostki kontrolowanej, a w przypadku odmowy podpisu przez kierownika jednostki kontrolowanej wzmiank o odmowie podpisania protokou, 11) miejsce i dat podpisania protokou, 12) dane o liczbie egzemplarzy sporzdzonego protokou oraz wzmiank o wrczeniu jednego egzemplarza kierownikowi jednostki kontrolowanej. 2. Protok kontroli sporzdza si w 3 egzemplarzach, po jednej dla kierownika jednostki kontrolowanej, Prezydenta Miasta oraz kontrolujcego. Wszystkie strony protokou kontroli powinny by parafowane przez kontrolujcego i kierownika jednostki kontrolowanej.

Zacznik Nr 5 do Uchway Nr 801/LXVII/2010 Rady Miasta Czstochowy z dnia 8 listopada 2010 r. Strona 3 z 4

 19. Po zakoczeniu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej podpisuje protok bez zastrzee lub skada kontrolujcemu pisemn odmow podpisania protokou z podaniem przyczyn odmowy. Rozdzia 5. Zgaszanie i rozpatrywanie zastrzee do ustale zawartych w protokole kontroli 20. 1. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysuguje prawo zgoszenia kontrolujcemu, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokou kontroli, umotywowanych zastrzee na pimie do ustale zawartych w protokole kontroli. 2. Kontrolujcy dokonuje analizy zastrzee przekazanych przez kierownika jednostki kontrolowanej, a w przypadku: 1) uwzgldnienia zastrzee w caoci lub w czci, podejmuje w miar potrzeby dodatkowe czynnoci kontrolne i dokonuje nastpnie odpowiedniej zmiany zapisw zawartych w protokole, 2) nieuwzgldnienia w czci lub w caoci zastrzee, przekazuje na pimie swoje stanowisko kierownikowi jednostki kontrolowanej. 3. Po rozpatrzeniu umotywowanych zastrzee przez kontrolujcego, kierownikowi jednostki kontrolowanej jest ponownie przedstawiany protok z kontroli. 21. Zastrzeenia, o ktrych mowa w 20 ust. 1 nie podlegaj rozpatrzeniu, jeeli zostay zgoszone przez osob nieuprawnion lub po upywie terminu na ich zgoszenie. 22. Odmowa podpisania protokou kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do prowadzenia dalszego postpowania pokontrolnego. Rozdzia 6. Postpowanie pokontrolne 23. Kontrolujcy na podstawie wynikw kontroli opracowuje projekt wystpienia pokontrolnego, w ktrym wskazane s zalecenia pokontrolne i przedstawia go Prezydentowi Miasta w celu zatwierdzenia. 24. Zatwierdzone przez Prezydenta Miasta wystpienie pokontrolne jest przekazywane kierownikowi jednostki kontrolowanej. 25. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowizany do zoenia w terminie 30 dni od daty otrzymania wystpienia pokontrolnego informacji o wykonaniu zalece pokontrolnych oraz o podjtych dziaaniach w celu ich realizacji.

Zacznik Nr 5 do Uchway Nr 801/LXVII/2010 Rady Miasta Czstochowy z dnia 8 listopada 2010 r. Strona 4 z 4