GUIA RAPIDA PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE UNOPS

Supervisin de Obras
No.
1

DESCRIPCIN
Informacin sobre el Sitio 1.1 Situacin de Tenencia 1.2 Replanteo Topogrfico 1.2.1 Corroboracin de Polgono y linderos 1.2.2 Altimetra y Planimetra Documentacin Contractual Documentacin Legal

ACCIONES
Corroborar la propiedad del terreno a nombre de la entidad. Verificar si est considerado dentro del Contrato.

SEGUIMIENTO
Obtener los documentos legales Solicitar al Contratista Solicitar al Contratista

Verificar la existencia de los documentos siguientes: a) Documento de Contrato firmado b) Garanta Bancaria por el 100% del monto otorgado c) Garanta de Cumplimiento - Fianza de Cumplimiento por el 30% del Valor del Contato d) Seguros e) f) g) h) Acta de Reunin de Negociacin Adenda a los Documentos de Licitacin Compromisos adquiridos por el Contratista previo a firma de Contrato Preguntas y Aclaraciones (durante Licitacin y durante evaluacin) Verificar la existencia de los documentos siguientes: i) Especificaciones Tcnicas Generales j) Especificaciones Tcnicas Especiales k) Oferta del Contratista (lista de cantidades con precios ajustada) l) Desglose de Precios Unitarios m) Desglose del Factor de Indirectos aplicado a los precios unitarios n) Programa de Trabajo (soble el cual se mediran quincenalmente los avances) Cronograma de Ejecucin Financiera (ser el parmetro de comparacin para evaluar o) el avance mensual y aplicacin de penalizaciones) p) Permisos y Licencias Verificar fecha de vencimiento Verificar monto requerido en IAL y fecha de vencimiento

Documentacin Tcnica

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Normas aplicables Normas aplicables en el sitio Discrepancias Identificacin del proyecto

Condiciones Generales de la UNOPS para Obras Aplicar el Reglamento General sobre Higiene y Seguridad en el Trabajo - IGSS

Consulta permanente Consulta permanente Consulta permanente Consulta permanente Consulta permanente Mediciones quincenales Medicin mensual para verificar aplicacin de retencin Mantener documentacin en obra y estar pendiente de la fecha de expiracin o vencimiento Leer, marcar y etiquetar informacin importante

Solicitar al Contratista la fabricacin del Rtulo de Obra y rtulo de Licencia de Construccin

Analizar informacin en IAL y hacer comentarios de su interpretacin Instalacin dentro del predio, con visibilidad desde el exterior

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Supervisin de Obras
No. DESCRIPCIN ACCIONES
La UNOPS ha suscrito un Acuerdo de Gestin de Servicios con el IGSS para la provisin de Bienes, Obras y Servicios, vinculados con el proyecto "Gestin de Apoyo al Plan maestro para la Modernizacin de la Red Hospitalaria y Servicio del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social - IGSS. Dentro de este Acuerdo, quedaron definidas las atribuciones a nivel general de cada entidad. (ver anexo II) Estudio de los documentos siguientes: Licencia de Construccin Documentacin Contractual Documentacin Tcnica Normas Aplicables Normas Aplicables en el sitio Solicitar al Contratista la implementacin de los Servicios siguientes: Instalacin provisional de agua Instalacin Provisional de energa elctrica Instalacin de Internet Instalacin de Servicios Sanitarios de personal operativo Construccin de oficinas de obra y bodegas para materiales Espacio para comedor de trabajadores

SEGUIMIENTO

Roles y coordinacin

Inicio de las Obras a) b) c) d) e)

Mantener documentos en obra Mantener documentos en obra Mantener documentos en obra Mantener documentos en obra Mantener documentos en obra

Instalaciones provisionales a) b) c) d) e) f)

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Formatos Formato 1 a) Estimacin de pago mensual Formato 2 b) Balance de Obra Formato 3 c) Ordenes de Trabajo extra, suplementario y cambio Formato 4 d) Informe Ejecutivo Quincenal de Supervisin Formato 5 e) Dictmen tcnico del Supervisor respecto a cada rengln modificado Formato 6 f) Certificado de Terminacin Formato 7 g) Modelo de Generadores de obra Formato 8 h) Acta de Inspeccin de Obras Adecuar la informacin del proyecto a los formatos. Para el caso del Informe de Supervisin, se solicita se adjunte a los informes quincenales la siguiente informacin: i) copias de anotaciones de bitacora del perodo, ii) certificados de calidad y resultados de pruebas de laboratorio realizadas a materiales y iii) copia digital del informe y todos sus anexos Cuidar el cumplimiento

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Implementacin del Mtodo Constructivo

Implementar el mtodo constructivo propuesto por el Contratista.

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Personal Clave

Incluir nombres y su posicin dentro de Informes Ejecutivos.

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Supervisin de Obras
No.
13 14 15 16 17 18 Personal Operativo Maquinaria y Equipo Materiales Pruebas Jornadas de trabajo Programa de Obra

DESCRIPCIN

ACCIONES
Obtener el listado que se utilizar por cada mes Obtener el listado que se utilizar por cada mes Solicitar al Constratista la programacin de compras Solicitar al Constratista las pruebas de materiales, concretos, acero, etc. Solicitar al contratista la definicin del Plan de trabajo (jornadas)y horario Solicitar al contratista el programa autorizado en formato A-1 y mantenerlo en oficinas de obra. Solicitar al contratista el programa autorizado en formato A-1 y mantenerlo en oficinas de obra. Implementar los controles siguientes: a) Avance fsico en % (% renglones ejecutados/100% de renglones contratados) b) Avance Financiero en % (monto de renglones pagados/monto toal del contrato) c) Personal Directivo d) Mano de obra calificada y no calificada y subcontratos

SEGUIMIENTO
Evaluacin quincenal de rendimientos y condicin operativa, cotejar contra la propuesta de la Empresa. Evaluacin quincenal de rendimientos Evaluacin semanal de existencias y verificacin de las condiciones de almacenaje y manipulacin. Incluir resultados con interpretacin en cada informe quincenal Adaptarse al horario del Contratista. Hacer evaluacin quincenal y reportar las variaciones dentro del informe quincenal. Hacer evaluacin mensual y reportar el comportamiento real para definir penalizaciones. Definido mensualmente Definido mensualmente Reportar a UNOPS sobre el comportamiento e idoneidad del personal Definido mensualmente Definido mensualmente (presentar pruebas de productos en reconocido laboratorio, aplica a concreto , block e instalaciones). Incluir interpretacin por parte de la Supervisin Definido mensualmente (presentar certificados y/o pruebas de materiales en reconocido laboratorio, aplica a acero). Incluir Interpretacin por parte de la Supervisin

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Programa de Inversin vrs. Curva real de Inversin Controles

e) Calidad de la obra de acuerdo a Especificaciones Tcnicas

f) Materiales

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Procedimiento para Inicio de Obras a) Verificar que el Contratista ha recibido el pago por concepto de Anticipo

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No. DESCRIPCIN ACCIONES
Contar con la orden de inicio por parte de la Supervisin, la cual deber realizarse por b) medio de comunicacin escrita y que est respaldada por la definicin de inicio de las obras, en Acta respectiva. c) Contar con la Licencia de Construccin d) Aprobacin del Programa de Obra y el Programa de Inversin e) Aprobacin de la Implantacin de las obras (planimtrica y altimtricamente) 22 Procedimiento para Pagos Realizar en coordinacin con el Superintendente de obra designado por el contratista a) las mediciones de renglones realmente ejecutados en el perodo mensual, registrarlos en los cuadros de generadores de obra y firmarlos. b) Con los resultados de las mediciones, solicitar al Contratista el vaciado de la informacin en el formato de estimacin proporcionado por UNOPS De preferencia iniciar la actividad con cinco das de anticipacin al final del perodo, como mximo.

SEGUIMIENTO

El contratista deber trasladar en forma oficial al Supervisor la siguiente documentacin: i) Carta dirigida al Supervisor indicando solicitud de pago de la Estimacin, No. de Estimacin, Perodo, Monto neto sin IVA, deducciones, c) penalizacin (si aplica), Monto lquido a recibir sin IVA, Monto del IVA y Monto a facurar; ii) Estimacin debidamente firmada por el Superintendente del Contratista; iii) generadores de obra debidamente firmados y iv) Factura

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Supervisin de Obras
No. DESCRIPCIN ACCIONES
El Supervisor revisar la documentacin y si todo est de acuerdo a los generadores firmados por ambas partes, firmar la estimacin y la trasladar a UNOPS por medio de comunicacin oficial, que deber incluir la aprobacin del pago requerido por el d) Contratista y la informacin incluida en carta del contratista. Este ltimo traslado deber ingresar a las oficinas de UNOPS de preferencia antes del vencimiento del perodo. e) 23 Procedimiento para modificaciones De preferencia al final de cada perodo, para legalizar las modificaciones ocurridas, lo cual deber realizarse en forma coordinada Contratista-Supervisin La UNOPS validar la Estimacin con la firma del Gerente de Proyectos y gestionar el pago respectivo.

SEGUIMIENTO

a) Identificacin de renglones suplementarios, trabajos extras y decrementos

b) Vaciar la informacin en Cuadro Balance, segn formato proporcionado por UNOPS Elaborar dictamen por parte del Supervisor, que incluya las justificaciones para cada rengln modificado. Solicitar al Contratista la elaboracin de los precios unitarios desglosados para los d) trabajos extras nicamente. c) e) Rellenar los formatos de Ordenes que apliquen debidamente firmados Remitir a UNOPS la documentacin mencionada, debidamente firmada por ambas partes. La UNOPS validar la documentacin con la firma del Gerente de Proyectos y g) gestionar la Enmienda al Contrato respectiva. f) 24 Procedimiento para Recepcin de Obras a) Solicitar al Contratista la notificacin de finalizacin sustancial de la obra. b) c) d) e) f) g) h) Inspeccin en forma coordinada Contrtista-Supervisor de las obras de acuerdo al Contrato y sus Enmiendas. Elaborar el Certificado de Terminacin Sustancial de la Obra Notificar a UNOPS sobre la situacin de la Obra. Unops convocar a IGSS para Inspeccin conjunta de las obras Firma de Acta de Inspeccin con identificacin de defectos de obra y plazo para correccin. Unops convocar a IGSS para Inspeccin conjunta de las obras Firma de Acta de Recepcin de Obras.