UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA DIRECCION DE PLANEACION NACIONAL

DIPLOMADO EN GESTION DE PROYECTOS UNIVERSITARIOS MODULO III SISTEMA DE INDICADORES

Cuadernos de Planeacin No. 4

Prepar: Alejandro Torres Balczar Frey Augusto Gonzlez

Bogot, Julio 2 de 2003

1

PRESENTACIN

Hacemos entrega a la comunidad universitaria del Cuaderno de Planeacin No.4 incluyendo textos bsicos para avanzar en la cultura de la medicin con miras a la consolidacin de un sistema de indicadores para la Universidad Cooperativa de Colombia. El cuaderno complementa el Diplomado en Gestin de Proyectos Universitarios (mdulo III) que se adelanta actualmente en nuestras sedes a nivel nacional con la participacin activa de 400 miembros que incluyen estudiantes, egresados, docentes y funcionarios. Hasta el momento estamos trabajando 163 proyectos los cuales van siendo mejorados en su formulacin para lograr ptimas condiciones de viabilidad tcnica y elegibilidad. Hacia el final del Diplomado esperamos contar con una base de proyectos prototipo que podrn ser replicados en diferentes instancias de la universidad. Con ello estableceremos las bases del Banco de Proyectos de la Universidad Cooperativa de Colombia como herramienta de gestin que nos permitir avanzar de manera constante, sistemtica y decidida en la construccin de una cultura de planeacin institucional moderna y fortalecida. Agradecemos los enormes aportes que da a da nos hacen desde las direcciones acadmicas, administrativas, las oficinas de planeacin y los aportes de docentes y estudiantes que se han integrado con entusiasmo en el proceso cuyo xito ser medido por la consolidacin de una institucin reconocida por su calidad y pertinencia.

COLOMBIA PREZ MUOZ Integracin para el Desarrollo

2

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN 4

2. PROGRAMA 2.1. 2.1.1. 2.2. OBJETIVO OBJETIVOS ESPECFICOS METODOLOGA

4 5 5 5 7 8 8 9 10 11 11 13 13 15 16

3. INDICADORES DE GESTIN 3.1. 3.2. 3.2.1. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIN SISTEMA DE INFORMACIN ATRIBUTOS DE LA INFORMACIN CMO SE COMPONEN LOS INDICADORES: CONTRA QU SE COMPARAN LOS INDICADORES: CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES: DISEO DE LA MEDICIN: MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE INDICADORES EVALUACIN

4. BIBLIOGRAFA

5. ANEXOS

17

1. INTRODUCCIN

Como parte fundamental para el desarrollo del Diplomado en Gestin de Proyectos Universitarios, se presenta en este mdulo las bases tericas y prcticas del Sistema de Indicadores, el cual acta como uno de los pilares para el desarrollo armnico del Sistema de Planeacin y Gestin de la UCC, enmarcado dentro del Plan Estratgico Nacional (PEN) 2001-2006 Movilizacin por la Excelencia. La definicin del Sistema de Indicadores opera como instrumento de monitoreo y seguimiento para controlar la eficacia en el logro de objetivos planteados para cada uno de los Programas del PEN, as como los diferentes proyectos planteados a lo largo del presente diplomado, los cuales han sido debidamente fundamentados en los mdulos anteriores. Entendiendo el Sistema de Indicadores como un instrumento de control del cumplimiento de objetivos, la coherencia en la interaccin de estos ltimos es fundamental para comunicar a los miembros de la UCC la interdependencia de sus procesos frente a los dems procesos de la universidad, y la manera en cada miembro de la comunidad universitaria aporta al logro de los objetivos generales.

2. PROGRAMA
a) Responsables: ALEJANDRO TORRES BALCAZAR Ingeniero Industrial (Universidad Amrica); Auditor Lder en Sistemas de Gestin de Calidad (SGS Colombia); Consultor y formador empresarial en temas de implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad, integracin del Direccionamiento Estratgico con Sistemas de Calidad, y aspectos claves de la Gestin Gerencial. Docente universitario en pregrado (Universidad del Rosario) y diplomados en Planeacin Estratgica en Sistemas de Gestin de Calidad (Fundes Colombia, Universidad Cooperativa de Colombia).

FREY GONZALEZ Profesional en Ingeniera Industrial, con formacin y experiencia en el Desarrollo e Implementacin y Auditoras de Sistemas de Gestin de Calidad bajo Normas ISO 9000, Auditor Lder de Calidad (Bureau Veritas Quality International IRCA), consultor en proyectos de diagnstico empresarial, planeacin estratgica, organizacin y mtodos, mejoramiento productivo y establecimiento de sistemas de costos de manufactura y operacin.

b) Participantes Comunidad Universitaria de la Universidad Cooperativa de Colombia

c) Intensidad horaria: Ocho horas acadmicas presenciales, 4 horas de asesora grupal , 13 horas de trabajo individual y/o grupal para un total de 25 horas.

2.1. Objetivo Inducir a los participantes del mdulo a la formulacin del Sistema de Indicadores para los proyectos institucionales 2.1.1. Objetivos especficos Nivelar los conceptos tericos y puesta en prctica de la definicin de indicadores. Identificar los principales indicadores derivados de los

proyectos de los Planes Estratgicos Regionales (PER).

2.2. Metodologa Con el fin de nivelar los conocimientos tericos necesarios para la adecuada formulacin del Sistema de Indicadores, el desarrollo del mdulo se ha estructurado con una base conceptual que soporta los aspectos bsicos de las temticas tratadas, apoyados de manera permanente con talleres prcticos en los que los participantes concretarn los conocimientos adquiridos en un modelo genrico, el cual ser aplicado a continuacin en un modelo real, tomando como base los proyectos circunscritos dentro de los mismos. Durante la puesta en prctica de los conceptos en los proyectos reales, cada grupo de proponentes trabajarn en su(s) proyecto(s), contando con asesora

permanente por parte del facilitador del mdulo y la Direccin Nacional de Planeacin. Al finalizar el mdulo, cada sede debe enviar a la Direccin de Planeacin Nacional: 1. Las fichas resumen de los indicadores de los proyectos formulados (Anexo 1) 2. Memoria sntesis de los logros del mdulo (Anexo 2)

3. INDICADORES DE GESTIN

Un indicador es un elemento que permite medir y hacer seguimiento al desarrollo de la estrategia y/o al logro de los objetivos propuestos en los programas y proyectos. Algunos aspectos primordiales a tener en cuenta para la definicin de indicadores son: Medir, es comparar una magnitud contra un patrn preestablecido Lo que no se mide, no se puede mejorar Si trata de medir todo, crear una gran confusin y trabajo en exceso. Deber enfocarse la medicin hacia los factores crticos de la cadena de valor del negocio. Los indicadores son un medio y no un fin. Aunque existen varias formas de categorizar los indicadores para el presente mdulo trabajaremos bajo los siguientes conceptos, ya sea para un proceso, rea, grupo o individuo Indicadores de Gestin: durante la ejecucin Indicadores de Logro: obtenidos utilizados para medir los resultados utilizados para medir el desempeo

A cada usuario, el sistema de control de gestin debera facilitarle informacin oportuna y efectiva sobre el comportamiento de las variables crticas para el xito del proyecto, a travs de los indicadores de gestin y de logro que hayan sido previamente definidos.

3.1. Paradigmas acerca de la medicin Algunas creencias comunes en las empresas y malas prcticas en la implementacin de los indicadores, deben ser tenidas en cuenta antes de definir el sistema de medicin interna en las organizaciones: La medicin precede al castigo: Si se usa como elemento de presin y sancin, los datos obtenidos sern manipulados previamente para evitarlo No hay tiempo para medir: Se debe crear conciencia de la importancia de contar con datos para mejorar los procesos Medir es difcil: grficamente posible Hay cosas imposibles de medir: En los casos en que no sea posible medir directamente sobre la variable a controlar, se puede medir o dimensionar por sus efectos o por la incidencia que causa en otros factores Es ms costoso medir que hacer: Solamente se debe medir la variable ms representativa o la que mejor tipifique el o los aspectos vitales del fenmeno, situacin o proceso que estemos controlando Deben seleccionarse mtodos de muestreo y anlisis

sencillos y apropiados al proceso, y presentar los resultados lo ms

3.2. Sistema de informacin La identificacin de indicadores permite establecer sistemas de informacin al nivel respectivo en que estos sean formulados, es decir, sistemas de informacin para planes, para programa y/o proyectos. Al implementar un sistema de indicadores, lo que se pretende es obtener informacin til de los procesos, que permita verificar el correcto funcionamiento de los procesos en la empresa, con el fin de tomar las medidas respectivas en el momento oportuno.

El uso de los indicadores deber proporcionar a la empresa informacin de diferente naturaleza, para ser usada por diferentes reas o personas responsables de aplicarla: Informacin de alarma: advierte sobre una situacin fuera de control, para tomar acciones correctivas (ej: las quejas de los clientes, incumplimiento de un pedido) Informacin acumulada: muestra el comportamiento acumulado de una variable (ej: ventas del perodo, costos de produccin) Informacin puntual: Muestra el comportamiento de una variable en un instante de tiempo (ej: inventarios, deudas totales) Informacin de control: muestra el comportamiento de una o ms

variables para mantener las condiciones, o hacer los ajustes con base en los patrones deseados (ej: presupuesto de compras, planeacin de la produccin).

3.2.1.

Atributos de la informacin

La informacin obtenida mediante el sistema de indicadores, tiene determinados parmetros que deben ser tenidos en cuenta:
Exactitud: Debe representar la situacin o el estado como realmente es;

Forma: Formas de presentacin: Cuantitativa o cualitativa; Numrica o grfica; Impresa o visualizada; Resumida o detallada. Frecuencia: Es la medida de cun a menudo se requiere, se recaba, se produce o se analiza 10

 Extensin: Alcance en trminos de cobertura del rea de inters Origen: Puede originarse dentro o fuera de la organizacin. Lo

fundamental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta Temporalidad: La informacin puede hablarnos del pasado, de los

sucesos actuales o de las actividades o sucesos futuros Relevancia: La informacin es relevante si es necesaria para una

situacin particular Integridad: determinada Oportunidad: Debe estar disponible y actualizada cuando se la necesite Una informacin completa proporciona al usuario el

panorama integral de lo que necesita saber acerca de una situacin

3.3. Cmo se componen los indicadores: Para darle una estructura coherente a cada indicador, es necesario determinar los principales elementos del mismo, de manera que sea entendible por los diferentes usuarios y analistas:

Nombre: Para su fcil identificacin y diferenciacin Forma de clculo: Frmula matemtica, para indicadores cuantitativos Unidades: Manera como se expresa el valor del indicador Glosario: Definicin de las variables propias del indicador

11

3.4. Contra qu se comparan los indicadores: Una vez obtenida la informacin proveniente de cada indicador, ser necesario compararla contra algn patrn, de manera tal que tenga algn significado el dato obtenido: Las metas establecidas El comportamiento histrico del indicador (para establecer tendencias, ya sea al alza o a la baja) El mejor valor logrado para dicho indicador, ya sea dentro de la misma empresa o externamente El valor del mismo indicador con respecto al sector al que pertenezca la organizacin

3.5. Caractersticas de los indicadores: Segn sea el tipo de indicador definido, este tendr diferentes caractersticas que permite su posterior clasificacin y tratamiento: 1. Naturaleza: Se clasifican segn los factores clave de xito, y su aplicacin depender del rea o elemento a ser medido (finanzas, produccin, mercadeo, etc.) Eficacia: Indica el nivel de cumplimiento de objetivos segn lo planificado RESULTADO ALCANZADO Unidades producidas Unidades proyectadas RESULTADO mantenimiento realizado mantenimiento proyectado PLANIFICADO

12

 Eficiencia: Indica de qu manera se utilizaron o aprovecharon los recursos empleados en el proceso segn el resultado obtenido, actividad, uso de capacidad, ejecucin RECURSOS Horas laboradas Unidades producidas UTILIZADOS costo de ventas nuevos clientes

RESULTADO ALCANZADO Efectividad: Indica el logro de los objetivos a travs del mtodo mejor y ms barato (producto de eficacia y eficiencia) EFICACIA X EFICIENCIA RECURSOS Horas de capacitacin Capacitacin programada RESULTADO UTILIZADOS costos de mantenimiento mantenimiento programado PLANIFICADO

Productividad: Es la relacin de lo producido (en funcin de la eficacia) y los recursos consumidos para la produccin de los mismos (en funcin de la eficiencia) Desempeo alcanzado Recursos consumidos DESEMPEO Unidades producidas Horas hombre por lote RECURSOS f (eficacia) f (eficiencia) ALCANZADO ventas horas vendedor CONSUMIDOS

13

2. Valor agregado: Si un indicador no es til para tomar decisiones, no debe mantenerse 3. Vigencia: Temporales o permanentes 4. Nivel de generacin: Nivel de la organizacin donde se recoge la informacin y se consolida el indicador (estratgico, tctico, operativo) 5. Nivel de utilizacin: Nivel de la organizacin donde se utiliza la informacin como insumo para tomar decisiones (estratgico, tctico, operativo)

3.6. Diseo de la medicin: Para establecer un adecuado sistema de medicin, es necesario determinar: Variables crticas a controlar Fuentes de informacin Frecuencia de medicin Presentacin de la informacin Asignar responsables de la recoleccin, tabulacin, anlisis y presentacin de la informacin La informacin recolectada puede presentarse en una tabla para su respectivo anlisis y manejo posterior, y puede incluir la informacin adicional que el analista requiera.

3.7. Mejoramiento del sistema de indicadores De forma peridica, es necesario realizar ajustes al sistema inicialmente definido para lo cual es necesario tener en cuenta: a) Medir, probar y ajustar los indicadores

14

b) No se espera que quede perfecto desde el principio; si no funciona, cmbielo!! c) Estandarizar y formalizar d) Especificacin completa, documentacin, divulgacin e inclusin entre los sistemas de operacin del negocio e) Mantener y mejorar continuamente

3.8. Evaluacin Con base en los conceptos anteriormente analizados, esperamos que usted pueda hacer transferencia acerca de la definicin de los indicadores especficos del proyecto que ha estado formulando durante el diplomado. siguientes interrogantes: 1. Cules son los objetivos (general y/o especficos) que pretende alcanzar con el proyecto? 2. Cules son las variables crticas que debe controlar del objetivo para que alcanzar el resultado esperado? 3. Qu nombre va a darle a cada indicador definido? 4. De qu forma va a calcular el resultado de cada indicador? frmula va a utilizar? 5. Sabe en qu unidades va a expresar cada indicador? 6. Sabe cul es el punto de partida o estado actual del valor del indicador? 7. Conoce la meta o resultado esperado en el transcurso del tiempo para cada indicador? 8. Con qu frecuencia va a realizar la medicin de cada indicador? Qu El logro de este objetivo podr evaluarse si al terminar el presente mdulo puede contestar los

15

9. Cules con las fuentes de informacin para la medicin de los indicadores? Es fcil acceder u obtener esa informacin? 10. Quines son los responsables de recolectar la informacin, generar informes y analizarla?

RECUERDE Lo nico constante es el cambio, por lo que el sistema de indicadores debe ser revisado de forma peridica junto con los objetivos, estrategias y procesos de la organizacin

16

4. BIBLIOGRAFA

BELTRN, Jess, Indicadores de Gestin. 3R Editores, Bogot, 1998

Direccin de Planeacin Nacional DPN, Plan Estratgico Nacional 2001 / 2006 Movilizacin por la Excelencia Universidad Cooperativa de Colombia, Bogot, 2002 .

SISTEMA DE UNIVERSIDADES ESTATALES SUE- Indicadores de Gestin para las Universidades Pblicas, Bogot, Mayo de 2003.

17

5. ANEXOS

18

ANEXO 1. FORMULACION DE INDICADORES DE PROYECTOS INSTITUCIONALES UCC 1 1.1 1.2 1.3 1.5 IDENTIFICACIN Nombre del Proyecto: ___________________________________________________ SEDE________________ Programa PEN: _______________________________________________________________________________ Responsable: _____________________________ 1.4 Direccin electrnica: _____________________________ Clasificacin del proyecto: 1.5.1 Acadmico ________ 1.5.2 Soporte: _________
Variable crtica a controlar Nombre del indicador Forma de calcular / presentacin Estado actual Meta Frecuencia de medicin Fuentes de informacin Responsable de medicin

Objetivo a alcanzar

19

ANEXO 2. MEMORIA SINTESIS MODULO III - SISTEMA DE INDICADORES

Sede: _____________________________ Fecha: ____________________________ Docente: __________________________ Correo electrnico: ___________________ Relator: _______________________________________________________________ Descripcin del desarrollo del mdulo: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Logros por objetivo especfico: OBJETIVO ESPECIFICO Nivelar los conceptos tericos y puesta en prctica de la definicin de indicadores LOGROS

Identificar

los

principales

indicadores

derivados de los proyectos de los Planes Estratgicos Regionales (PER).

20

Total de indicadores identificados al finalizar el mdulo: ________________________ Listado de participantes: NOMBRE OCUPACION CORREO ELECTRONICO PROYECTO

Sugerencias y comentarios: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 21