Proyecto Principal

Proyecto De Automatizacin De Oficinas
Introduccin
Este trabajo trata sobre una empresa: Su Predio, dedicada a la compra-venta de automviles por ms de 45 aos. En una empresa existen muchos departamentos que cumplen una funcin en particular, en este caso veremos el departamento de ventas, el cual tiene un problema que le genera mucha deficiencia, que es la falta de computadores a sus trabajadores, ya que estos tienen que realizar todo manualmente, tanto cartas, consignaciones, archivos de clientes, etc. Por la razn antes mencionada, se proceder a dotar a la empresa de equipo necesario, para lograr una mejor atencin y productividad, ya que hoy por hoy esto es necesario, ya que la competencia esta ms fuerte y actualizada cada dia que pasa. Se realizara un anlisis situacional de la empresa, para ver las
ventajas y debilidades que se tienen, para justificar y determinar el problema, adems de sus causas. Se informara de que manera afecta a nivel tanto nacional, como al nivel institucional. Posteriormente se determinara los pasos a seguir para determinar el perfil del proyecto y determinar como se implementara, capacitara y evaluara el proyecto.
AA1-
Marco general de referencia
Resea Histrica
Su Predio es una empresa dedicada a la compra y venta
de vehculos nuevos y usados, en lo cual lleva 45 aos en el mercado, inici en 1961. Hasta la fecha tiene un predio ubicado en la 12 calle 6-04 de la zona 9 y una sucursal en la 10 Ave. 3-14 zona 1. Poniendo siempre al servicio de la sociedad, no importando el nivel que posean.
A2-
Departamento a Automatizar
El departamento a automatizar es el departamento de ventas que se equipara de equipo necesario para una mayor productividad, dado que es un sistema inseguro y primitivo
Mobiliario
Dentro del mobiliario podemos encontrar:
Escritorios: Son la presentacin de los vendedores, cada vendedor posee uno de color beige con finos acabados de madera: Muebles: Son confortables muebles para atencin al cliente, mientras espera algn documento. Archivo: Es el ingreso de datos del cliente, los cuales son utilizados para realizar facturas y/o recibos de caja. Adems del historial de cada cliente quien ha consumido de nuestros productos.
Equipo:
Dentro del equipo que poseemos podemos mencionar:
Agendas Manuales: Son agendas de papel, cuyo propsito es registrar los apuntes escritos por cada vendedor.
Maquinas de escribir elctricas: Son utilizadas por la secretaria del departamento de ventas para realizar cotizaciones, cartas, consignaciones y otros. Actualmente se posee 2 de estas.
A3
Tareas del Departamento a automatizar:
Principal tarea del departamento: Lograr la utilidad de la empresa mediante ventas.
Gerente de ventas: Encargado del departamento, quien se ocupa de que los objetivos se cumplan justo a tiempo. Supervisa a los vendedores.
Secretaria de ventas: Se encarga de archivo, de redactar consignaciones, clculos financieros contratos, valuaciones, cartas, etc.
Vendedores:. Lograr la utilidad de la empresa mediante ventas.
Valuador de vehculos: realiza las
valuaciones de los
vehculos que ingresaran mediante consignacin. Encargado de revisar y probar los vehculos en consignacin.
A4-
Organigrama Maestro
de empresa Su Predio
Gerente General
Secretaria de Gerencia
Asesor Financiero
Sub-Gerente
Gerente de Ventas
Gerente Contador
Jefe de mantenimiento de la empresa
Secretaria de ventas
Asistente
Conserjes
Ejecutivos de ventas
Auxiliar
Ayudantes
Publicidad
Seguridad
Organigrama del Departamento de Ventas

A5-
Departamento de ventas
Valuaciones
Clculos financieros
Control de automviles por consignacin
Control de clientes
B) B.1-
Anlisis Situacional de la empresa
En donde esta? :
-Perfil de la empresa:
Misin: Lograr una mejor productividad, para tener mas oferta y demanda de nuestros vehculos, para superar a la competencia. Visin: Abrir mas sucursales, no solo dentro de la capital, sino expandirse al interior de la republica. Metas: Lograr ingresar mas marcas de automviles en lnea de nuevos.. Objetivos: Generar mas productividad y eficiencia. Factores: Diversidad de marcas de vehculos Presiones internas: Lograr estar dentro de la competencia a pesar de la situacin econmica que se vive actualmente en el pas Organizacin: La empresa esta constituida en 3 departamentos que son: ventas, mantenimiento y contador. Estructura de la empresa: La empresa esta estructurada por un sub.-gerente general, gerente de ventas, gerente contador, jefe de mantenimiento. Recursos Disponibles: La empresa cuanta con fondos que datan desde hace mas de 40 aos, la trayectoria de la empresa a nivel nacional, el financiamiento bancario disponible para la compra de automviles. Restricciones existentes: El financiamiento se brinda sobre automviles del ao 1,997 en adelante. Fortalezas: Gran trayectoria de la empresa a nivel nacional, una amplia cartelera de clientes, diversidad de tipos de vehculos.
Debilidades: Parqueo para clientes muy limitado, fuerte competencia de vehculos tanto nuevos como rodados de Estados Unidos, mala situacin econmica en el pas
-Entorno de la empresa: Competencia: Hoy en dia existe una gran competencia en el mundo de la venta de automviles, debido a las facilidades en que se venden los nuevos y la reduccin de impuestos de los carros rodados de Estados Unidos.
Tecnologa disponible: Una red de lneas telefnicas, denominada PBX, Fax, Telfonos detectores de nmeros entrantes.
Restricciones: Limitacin de sucursales, ya que solo se cuenta con 1, ya que nos restringe del mercado de otras zonas.}
Leyes: Cumplir con el horario de trabajo, cumplir con la vestimenta fijada, pedir autorizacin al probar un vehiculo, cumplir con sus respectivas responsabilidades.
Amenazas: Limitacin de vehculos a la venta, limitacin de parque disponible, competencia muy fuerte.

Oportunidades: Oportunidad de superacin, Tener una amplia cartera de clientes.
B.2
A donde se quiere llegar? : Objetivos del departamento de ventas: Generar mas

productividad y eficiencia, mediante el equipamiento de
computadoras en red.
Logros del departamento de ventas: Se ha mantenido, a pesar de la fuerte competencia existente.
Por que es importante hacerlo: Porque gracias a esto la empresa se mantendr en el mercado y estar actualizados para no quedar al margen de la competencia por falta de tecnologa.
Cuando
debe
hacerse:
Lo
antes
posible
ya
que
la
competencia se mantiene actualizada en el mercado.
Quien debe hacerlo: Hay que sugerirle al gerente de ventas, para que este a su vez hable con el sub.-gerente, y este al
gerente general, quien es el que autoriza los fondos para realizarlo.
B.3-
Que se puede hacer? :
Opciones existentes:
a) b)
Equipar con computadoras el departamento, Contratar ms personal disponible para el departamento.
Ventajas de la opcin a:
Aumentara la eficiencia del departamento
Se lograra una mejor produccin.
Desventajas de la opcin a:

Aumentara el gasto de electricidad Gastos de cableado para la red
Gastos de mantenimiento constante Capacitacin del personal
Ventajas de la opcin b: Una mejor presentacin de la empresa Mejor atencin al cliente
Desventajas de la opcin b: Mas egresos en cancelacin de salarios Mas gastos de prestaciones. Provocara deficiencia en el trabajo La competencia llevara ventaja por estar mas
actualizados
Oportunidades de la opcin a: Estar a la vanguardia de la competencia Reducira gastos de cancelacin de planilla de empleados Un mejor control del historial de clientes
Amenazas de la opcin a: Reducira puestos en la empresa Incremento en el costo de electricidad Gastos de mantenimiento
Riesgos de la opcin a:
Dao de las computadoras provocado por cada de algn rayo, corte de luz parcialmente.
Gastos de accesorios para la computadora (impresoras, mdems, USB, etc.)
B.4-
Como se puede llegar all? :

Prioridades:
Elegir cual ser mas conveniente, para el bien de la empresa
Hacerle frente a la competencia, que esta mas avanzada tecnolgicamente Acciones a tomar:
Pedir la autorizacin gerencial para el proyecto Ser conciente de la situacin actual en que
vivimos, y tomar la mejor decisin por bien de la empresa Despus de la autorizacin, cotizar en que
lugar saldra mas conveniente comprar el equipo.
Recursos necesarios: Cotizar para autorizar los fondos con los que se comprara el equipo.
Mecanismos de control y seguimiento: Encargar a un departamento del equipo de toda la empresa
Contratar una empresa que le de el soporte
necesario al nuevo equipo.
10
C)
C.1-
El Problema
Antecedentes del Problema
Se localiza el problema en el departamento de ventas de la empresa, los documentos y consignaciones, y encontramos que la misma se
11

realiza de una forma muy lenta e ineficiente, tenemos como ejemplo cuando se necesita encontrar algn dato en el archivo se lleva aproximadamente 10 min., si se equipara con computadoras y guardara la informacin esta se realizara en menos de 2 min. en encontrar dicho dato. El mismo problema se presenta en la realizacin de las
consignaciones.
C.2-
Justificacin del Problema
Desde el inicio de este problema no se ha hecho nada, debido a que el gerente general es muy conservador y pretende mantenerse
mediante los factores utilizados en sus inicios.
C.3-
Determinacin del Problema
El problema consiste en que los documentos, como las facturas y los archivos de los clientes de la empresa se realizan llevan demasiado tiempo (ineficiencia) y los clientes se desesperan y esto genera que se caigan las negociaciones.
C.4-
Departamentos afectados
Los departamentos afectados por el departamento de ventas son:
Departamento de Contabilidad: No se factura y esto produce perdidas ya que de las ganancias que se
12

obtienen de las ventas se pagan sueldos, impuestos y gastos de mantenimiento.
Departamento de Gerencia: No se logran los objetivos propuestos por el Gerente y la visin se detiene.
C.5-
Causas que Originaron el Problema
Entre las causas que originaron el problema podemos mencionar:
Capacidad: Ya que todo se realiza a mano tenemos menos capacidad para realizar los documentos y se disminuyen los volmenes que se maneja en la empresa.
Costo: El gasto de papel, flderes y de cinta para la maquina de escribir se reducira notoriamente.
Competitividad: Debido a que existe una competencia muy fuerte en este rubro debemos mencionar que agencias como Sper autos Jack o Gustavo Molina utilizan computadoras para reducir tanto tiempo como gastos como papel, cinta de la maquina de escribir, etc.
Control: La falta de control de documentos, que en los 45 aos de existencia de la empresa se guardan en archivos, que podramos eliminar y guardar toda la informacin en el computador, incluso se podran utilizar medios de almacenamiento para llevar un mejor control del historial de los clientes.
Comunicacin Si la empresa contara con computadores los empleados se podran comunicar mediante la red y por medio de Outlook, incluso se podra implementar el servicio de Internet, para estar actualizados en los precios de los automviles nuevos, esto para realizar mas rpido la evaluacin del vehiculo.
13
C.6-
Importancia de Resolver el problema a nivel
institucional
Con la implementacin de computadoras y los programas adecuados para el departamento de ventas, aumentara el gran nivel de productividad, eficiencia y presentacin de la empresa. As la empresa tendra mas ganancias, que a su vez generara mas plazas para empleos con mejores sueldos competitivos a nivel institucional.
C.7-
Importancia de Resolver el problema a nivel nacional
Las ganancia por medio de ventas tiene como fin el beneficiar la capacidad monetaria de la empresa, para el pago de impuestos y que estos contribuyan a una mejor estabilidad y seguridad de la poblacin. Y esto a su vez generara una mejor infraestructura del pas, adems de contribuir a la educacin que fomenta mejores profesionales en un futuro no muy lejano.
14
D) Determinacin
de los objetivos, metas y
perfil de proyecto
E.1
Metas y objetivos: Objetivos: Equipar a la empresa de tecnologa necesaria para ser mas eficientes
Incrementar el volumen de ventas
Metas:
Lograr mas productividad Mantenerse a la vanguardia de la competencia
Con la capacidad de la tecnologa, abrir una sucursal para generar ms empleos.
E.2
Perfil del proyecto: Titulo del proyecto: Proyecto de equipamiento de empresa Su Predio
Coordinador del proyecto: Allan Cristofer Orantes Miner
15
Descripcin del proyecto:
Este proyecto trata sobre un
problema el cual posee dicha empresa el cual es de equipamiento, el problema es que esta muy atrasada en relacin a la actualidad, el objetivo final de este proyecto es lograr que la empresa logre mas produccin y eficiencia
Tiempo de disponibilidad del proyecto: proyecto se dispone de 9 horas a la semana.
Para realizar este
Personal involucrado: En este proyecto podemos involucrar a todo el departamento de ventas que consta de: gerente de ventas, secretaria de ventas, vendedores, valuador de
vehculos.
Costo del proyecto: El costo del proyecto es de Q. 150.00 Salarios del personal involucrado: (mensualmente)
Gerente de ventas: Q. 5,000.00 + comisiones Secretaria de ventas: Q. 3,500.00 Vendedores: Q. 2,000.00 + comisiones Valuador de vehculos: Q. 2,800.00
Justificacin del costo:
Electricidad (9 hrs. semanales durante 1 mes): Q. 100,00
Hojas en blanco (ciento): Q. 10.00 Tinta de impresora: Q. 40.00 Total: Q. 150.00 Ahorro neto (cuadro de costo/beneficio):
Se ahorrara gasto de tinta para la maquina de escribir, papel gastado en borradores, se reducir el archivo, gasto en
correctores.
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Costo
Q. 50,000.00 Q. 18,000.00 Q. 10,000.00 Q. 1,000.00(mensual)
Beneficio
Equipamiento de vanguardia Gente capacitada para utilizar dicho equipo Gente capacitada para manejar adecuadamente el Internet Mantenimiento de equipo, para evitar rpido deterioro.
Plan de implementacin (solucin propuesta)

E.1
Definicin de las actividades:
Cotizacin de hardware y software Presentacin de cotizacin a gerencia Despus de autorizacin se procede a la compra
e instalacion de sofware y hardware Verificacin del sistema Traslado de archivos reales a virtuales en bases
de datos Revision de archivo Implementacion del sistema
17

E.2-
Anlisis de las actividades y adjudicacin de tiempos (cronogramas)
ACTIVIDADES
Cotizacin de hardware y software Presentacin de cotizacin a gerencia Compra e instalacin de software y hardware Verificacin del sistema Traslado de archivos reales a virtuales en bases de datos Revisin de archivo Implementacin del sistema
TIEMPO
7 das 4 das 14 das 7 das 14 das 7 das 7 das
Diagrama de Gantt
Ir a Diagrama de Gantt
18
F)
F.-1
Plan de capacitacin
Definicin de las actividades: Crear mtodos de capacitacin del mtodo a utilizar de personal que impartir la capacitacin
Seleccin
Cotizacin
Ver que departamentos van a ser parte de la
automatizacin Realizar un calendario con duracin de la misma Efectuar la capacitacin
19

F.-2
Anlisis
de
las
actividades
adjudicacin
de
tiempos
(cronogramas)
ACTIVIDADES
Crear mtodos de capacitacin Seleccin del mtodo a utilizar Cotizacin de personal que impartir la capacitacin Ver que departamentos van a ser parte de la automatizacin Realizar un calendario con duracin de la misma Efectuar la capacitacin
TIEMPO
7 das 7 das 7 das 7 das 14 das 14 dias
F.3-
Diagrama de Gantt
20
G)
G.-1
Plan de evaluacin
Definicin de las actividades: Evaluar el rendimiento del equipo Revisin del nuevo software y hardware Revisin del buen uso del equipo
21

G.-2
Evaluacin del rendimiento del sistema Evaluacin del control Medir el cambio de la capacitacin en los empleados
Anlisis de las actividades y adjudicacin de tiempos (cronogramas)
ACTIVIDADES
Evaluar el rendimiento del equipo Revisin del nuevo software y hardware Revisin del buen uso del equipo Evaluacin del rendimiento del sistema Evaluacin del control Medir el cambio de la capacitacin en los empleados
TIEMPO
7 das 7 das 7 das 7 das 7 das 14 das
G.-3
Diagrama de Gantt
22
Anexos
Diagramas estadsticos:
23
Produccin Mensual:
Produccion Actual
14% Produccion actual Gastos en sueldos 29% 57% Gastos varios
Produccion con Equipamiento
19%
5%
Produccion con Equipamiento Gastos en sueldos Gastos varios
76%
24
Fase I Anlisis de sistemas
25
A.Planeamiento estratgico de la informacin

A1-
Determinar las herramientas (hardware) necesarias para el funcionamiento del sistema Descripcin Pentium 4 con 128 de memoria Ram, disco duro de 80 gigas, Pentium 4 con 512 de memoria Ram, disco duro de 160 gigas. Impresora Lser Canon JB5000 1 1 Secretaria Ubicaci n 1 Secretaria 3 Vendedores 1 Gerente de ventas 1 Gerente General
Cantidad 4
A2-
Determinar como usar la tecnologa (software) para hacer mas productivo el trabajo. Descripcin de software Windows Vista Utilizacin Se Configurara en todas las maquinas como plataforma de uso.
Cantidad de licencias 1
26

6 Office 2,003 Facilitara las labores de contabilidad, adems de facilitar la labor de ventas mediante cotizaciones Software especial de Se implementara base de datos para facilitar el control de documentos y archivo mediante una base de datos especial para nuestro caso.
A3-
Describir y justificar tcnicamente que tipo de sistema de informacin es el que debe utilizar para adecuar y manejar la informacin que incluir el flujo de datos Sistema de Automatizacin de Oficinas = Office Automation system (OAS)
27
B.Analisis
B1-
Determinar los elementos del sistema: Entidades, procesos, almacenes, flujo de datos.
Entidades:
1. 2. 3. 4.
Cliente Vehiculo Pago factura Ingresar Nit Ingresar vehiculo de inters Forma de pago Imprimir factura ing / nit ing / veh for / pag imp / fact
Procesos:
5. 6. 7. 8.
Almacenes:
1. 2. 3. 4.
28

Flujo de datos:
F.1F.2F.3F.4F.5F.6F.7F.8F.9F.10F.11-
Direccin cliente Direccin cliente Direccin cliente y nombre cliente Direccin cliente y nombre cliente Direccin cliente y nombre cliente Forma de pago lista Direccion cliente y forma de pago Registro de pago Registro de pago Impresin cliente Factura de cliente
C.Diseo del sistema propuesto

C1-
Diagrama o Diagramas de flujo de datos
29
Ir a Diagrama de Flujo
30
C2-
Validacin del sistema
El sistema funciona en el programa de Microsoft Access, ya que sirve para manejar bases de datos y funciona de la siguiente manera: El cliente va al vendedor, ingresa el numero de NIT y se verifica la compra que este realizo, con sus respectivos datos personales. Posteriormente se inicia la impresin de la factura y se le entrega al cliente Fin: el control de la compra
31
D.
D1-
Diseo de entradas y salidas
Formatos de salida (hacer factura)
32
Ir a Diseo de salidas
33
34
D2-
Formatos de proceso : Pre-condicin Seleccionar vehiculo Seleccionar marca de vehiculo Verificar la disponibilidad del vehiculo Revisar que todo este Post-condicin Seleccionar marca de vehiculo Verificar la disponibilidad del vehiculo Revisar que todo este bien Impresion
Proceso Ingresar el nit Ingresar vehiculo de inters Forma de pago Imprimir factura
35

bien Formatos de almacenamiento :
D3.1-
D3-
Nombre, identificacin y codificacin del archivo y en que medio se encuentra almacenado (tradicional o magntico) ing / nit = ingrese Nit ing / veh = ingrese vehiculo for / pag = forma de pago imp / fac = imprimir factura
1. 2. 3. 4.
D3.2-
Identificacin de los datos que se almacenarn
Ir a Datos almacenados
36
D4-
Formatos de entrada (boletas) :
37
Ir a Formato de entradas
38
39
Fase II Control y evaluacin de proyectos 1
40
A.Definir lista de actividades

A.1-
Identificar actividades de primer orden, segundo orden, tercer orden, etc (elaborar un cuadro sinptico)
41
1. PLAN DE IMPLEMENTACI ON
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Cotizacin de hardware y software Presentacin de la cotizacin a gerencia 1.5.1 Contactar Compra e instalacin de posibles hardware y software Verificacin del sistema programadores Traslado de archivos reales a virtuales en bases de datos Revisin de archivos Implementacin del sistema
2..1 Definir evaluaciones del 2. PLAN DE CAPACITACION 2.2 2.3 2.4 2.1 Crear mtodos de capacitacin Seleccin de mtodo a utilizar Cotizacin del personal que va ha impartir la capacitacin. Ver que departamentos van a ser parte de la automatizacin. 2.5 2.6 Realizar calendario y duracin de la misma Efectuar la capacitacin conocimiento
3.1 Establecer 3.1 3. PLAN DE EVALUACION 3.3 3.4 3.5 3.6 3.2 Evaluar el rendimiento del equipo formas de Revisin del nuevo software y hardware Revisar del buen uso del equipo Evaluacin del rendimiento del sistema Evaluar de control Medir el cambio de la capacitacin de los empleados 3.6 Establecer formas de medicin para el personal medicin para el equipo
42

A.2-
Listado de actividades seleccionadas del cuadro sinptico anterior, indepensables para la secuencia lgica del proyecto. (sirve para definir las actividades procedentes y subsecuentes).
1. 2. 3.
Cotizacin de hardware y software Presentacin de cotizacin a gerencia Despus de autorizacin se procede a la compra e
instalacin de software y hardware

4. 5.
Verificacin del sistema Traslado de archivos reales a virtuales en bases de
datos
6. 7. 8. 9. 10.
Revisin de archivo Implementacin del sistema Crear mtodos de capacitacin Seleccin del mtodo a utilizar Cotizacin de personal que impartir la
capacitacin
11.
Ver que departamentos van a ser parte de la
automatizacin
12. 13. 14. 15. 16.
Realizar un calendario con duracin de la misma Efectuar la capacitacin Evaluar el rendimiento del equipo Revisin del nuevo software y hardware Revisin del buen uso del equipo
43

17. 18. 19.
Evaluacin del rendimiento del sistema Evaluacin del control Medir el cambio de la capacitacin en los
empleados
B.Definicin de actividades procedentes y subsecuentes

B.1-
Elaboracin de una tabla de las actividades precedentes y subsecuentes misma que servir para la definicin de la diagramacin de secuencias o diagramas de flechas.
CONSECUENTE Cotizacin de hardware y software Presentacin de cotizacin a gerencia Despus de autorizacin se procede a la compra e instalacin de software y hardware Verificacin del sistema Traslado de archivos reales a virtuales en bases de datos Revisin de archivo Implementacin del sistema Crear mtodos de capacitacin Seleccin del mtodo a utilizar Cotizacin de capacitacin personal que impartir la 8 0 11 9,12 13 14 ANTECEDENTE 0 1 1 0 3 3 3 5 8
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Ver que departamentos van a ser parte de la automatizacin Realizar un calendario con duracin de la misma Efectuar la capacitacin Evaluar el rendimiento del equipo Revisin del nuevo software y hardware
44

16. 17. 18. 19. Revisin del buen uso del equipo Evaluacin del rendimiento del sistema Evaluacin del control 14 Medir el cambio de la capacitacin en los empleados 17 15 16
C.Matriz de tiempos
C.1- Elaboracin, manual de calculo de las actividades en una matriz de secuencias (en anexos: formulas y clculos de todas las actividades)
Actividades
TO
TM
TP
frmula
DIJ
45
(1+4(3)+5)/6
3 4 1 1 1 5 5 5 1 1 1 1 1 2 1 1
Proyecto De Automatizacin6De Oficinas 2 2 4 (2+4(4)+6)/6
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
0.5 0.5 0.5 4 4 3 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1 0.5 0.5
1 1 1 5 5 5 1 1 1 1 1 2 1 1
1.5 1.5 1.5 6 6 7 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 3 1.5 1.5
(0.5+4(1)+1.5)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (4+4(5)+6)/6 (4+4(5)+6)/6 (3+4(5)+7)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (1+4(2)+3)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6 (0.5+4(1)+1.5)/6
46
D.
Construccin del CPM-PERT o RED A TIEMPO T
D.1-
Diagrama de secuencia manual
47
Ir a Diagrama de secuencia manual
48
E. Calculo de ocurrencias tempranas y ocurrencias tardas sobre el diagrama CPM-PERT

E.1-
Calculo de ocurrencias tempranas iniciales y finales (En anexos: calculo y uso de formulas)
49
Ir a Ocurrencias tempranas iniciales y finales
50
E.2-
Calculo de ocurrencias tardas iniciales y finales (En anexos: calculo y uso de formulas)
51
Ir a Ocurrencias tardias iniciales y finales
52
E.3-
Establecimiento de la ruta critica o camino critico
53
Ir a Ruta critica
54
F. Calculo de holguras
55

F.1-
Calculo de holguras totales (en anexos: calculo y uso de formulas) Calculo de holguras libres (en anexos: calculo y uso de formulas) Calculo de holguras independientes (en anexos: calculo y uso de formulas)
F.2-
F.3-
Activi dad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
DIJ
EI
EJ.
LI
LJ
HT
HL
HI
3 4 1 1 1 6 5 5 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1
0 3 3 0 7 4 4 8 10 11 0 1 13 1 3 2 10 11 4
3 7 4 1 8 9 9 13 11 12 1 2 14 3 4 3 11 12 5
0 3 4 9 7 5 7 8 11 12 11 12 13 10 12 13 13 12 13
3 7 5 10 8 10 12 13 12 13 12 13 14 12 13 14 14 13 14
0 0 1 9 0 1 3 0 1 1 11 11 0 9 9 11 3 1 9
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 -1 -9 0 -1 -3 0 -1 -1 -11 -11 0 -9 -9 -11 -3 -1 -9
56
G.
Determinacin de costos del proyecto
G.1-
Determinar los costos de cada actividad del proyecto Compra de hardware y software
Costo hora x salario de programador = Q150 x 8 horas = Q1,200.00 x 5 =
Q6,000.00
Traslado de archivos reales a virtuales en bases de datos

Costo hora x salario de programador = Q200 x 8 horas = Q1,600.00 x 5 = Q8,000.00
Implementacin del sistema

Costo hora x salario de programador = Q180 x 8 horas = Q1,440.00 x 5 = Q7,200.00
Capacitacin completa
Costo hora en salario Gerente = Q500.00 x 8 horas = Q4,000.00
G.2-
Determinar los costos del proyecto total.
El total del costo del proyecto es de Q.25,200.00
57
H.
H.1-
Utilizacin del Ms-Project
Elaboracin de diagrama de Gantt
58
ir a Diagrama de Gantt
59
H.2-
Elaboracin de Pert
60
Ir a Diagrama de Pert
61
Fase II
62
Control y evaluacin de proyectos 2
A.Fase 1 (gestacion del proyecto)

A1-
Estudio de factibilidades
A1.1-
Factibilidad econmica, tiene que demostrar
esta factibilidad por medio de cualquier mtodo estudiado en clase, como punto de equilibrio, retorno de la inversin, flujo de efectivo, valor actual, tasa de retorno, etc.
63
Ir a Factibilidad economica
64
A1.2-
Factibilidad tcnica, se tiene que demostrar si el
proyecto y los programas adquiridos cumplen con los requerimientos necesarios o si los mtodos y
procedimientos propuestos se adaptan a los procesos del sistema y a las necesidades del usuario
65

Los programas adquiridos estn cubriendo las necesidades que anteriormente se mencionaron. Tambin cabe
mencionar que los usuarios que manejan el equipo estn recibiendo una capacitacin muy a cabalidad respecto a su necesidad. Los mtodos utilizados dan fruto al xito que en teora se define como ms ingresos a la empresa
A1.3-
Factibilidad operativa, demostrar si el personal esta
capacitado para el uso del equipo y la operatividad del sistema tiene apoyo de manuales, etc. El rendimiento de los cambios efectuados se puede verificar por medio del presente proyecto analizando por separado cada uno de los mismos: a. Equipo de computo: Rapidez en la maniobrabilidad de lso datos tanto del cliente como de las ventas, mejor satisfaccin de cliente. b. Equipo de oficina: Mejor tecnologa que como resultado se obtiene un mejor servicio de informacin. c. Software: Eficiencia y eficacia en la realizacin de facturas d. Cursos de capacitacin: Personal capacitado para trabajar en equipo.
66
A1.4-
Factibilidad legal, revisar la existencia de las leyes,
reglamentos, polticas, procedimiento de la empresa y su entorno.

A1.4.1-
Internas Se instalaron sistemas operativos y programas en las computadoras, todas con su debido registro y licencia, que garantizan la originalidad de los mismos.
A1.4.2-
Externas Se cumpli con lo enmarcado en la ley que dice que todos los productos de tecnologa deben ser
originales con facturas respectivas y garanta de compra.
A.2-
Determinacin de los trminos de referencia, tomando en cuenta los parmetros del proyecto
A2.1-
Calidad y especificaciones
Los programas utilizados en las computadoras vienen con licencias originales certificadas por Microsoft; tanto
Windows como Office, que incluye los programas de Excel, Word, Power point, Access, etc.
67
A2.2-
Costos (presupuesto) El presupuesto autorizado es de Q. 80,000.00
A2.3-
Tiempo El tiempo estimado es de 2 meses, con lo cual se logro una gran eficiencia en el proyecto, ya que se realizo antes de lo estipulado
68
C.Fase III (calificacin y entrega del proyecto)

C.1-
Verificar si cumple con los objetivos planeados Cuando se inicio dicho proyecto se dio cierta oposicin, ya que la mayora de los gerentes son personas que ignoraban por completo como se manejaba el sistema de computacin en una oficina. Y hoy en dia el proyecto cumple con los
objetivos planeados, ya que se han incrementado las ventas, gracias al equipamiento que se realizo en dicha empresa
C.2-
Si tiene rentabilidad el proyecto El proyecto ha tenido excelentes resultados, ya que el gasto realizado se recuperara en corto plazo, adems de que se ha incrementado la cartera de clientes, gracias a la mejor atencin que hoy en dia se presenta.
69
Fase III Auditoria de sistemas

70
A.Alcance de auditoria en forma horizontal

C.1-
Seguridad fsica (equipo, mobiliario e instalaciones)
Equipo:

Mantenerse limpio y ordenado Estn lejos de servidores de agua
Instalaciones:

Instalaciones elctricas Canales para el agua Los cables de corriente bien guardados Extinguidor en caso de incendio
Mobiliario:
Debe ser de acondicionado, de acuerdo a la funcin del empleado
71
C.2-
Seguridad de datos (proceso y almacenamiento) Ingreso y proceso inadecuados de datos Confidencialidad Infiltracin Uso malicioso de datos
C.3-
Seguridad de procedimientos Mantenimiento de equipo Distribucin de software Actualizacin de programas con antivirus Manual de procedimientos Redes
72
B.
Analizar los puntos de riesgo en el sistema
B.1-
Definicin de puntos de riesgo en los sistemas
73
Ir a Diagrama de puntos de riesgo
74
B.2-
Para cada riesgo identificado, desarrollar opciones para eliminar, controlar y evitar peligros
Proceso Forma de pago
Riesgo Se cayo el sistema
Nivel R.2
Soluciones - Llamar al tcnico encargado - Ver manual del
Imprimir
Se termino la tinta
R.4
sistema -Consultar
75

factura manual de instructivo - -Llamar a la empresa que vende la tinta Dar soluciones a los peligros
B.3-
Riesgo # 1 Solucin no.1: Llamar a un tecnico que tenga muchos conocimientos en lo que respecta a los sistemas para su pronta reparacion Solucin no.2: Ver el manual de instructivo del sistema
Riesgo # 2 Solucin no.1: Consultar manual de instructivo de impresora para ver como y donde se inserta la tinta Solucion no.2: Llamar a la empresa que se dedica a vender dicho accesorio, para reportarles el mismo
B.4-
Implementar la mejor estrategia de solucin
Riesgo # 1 Solucin no.1: Llamar a un tcnico que tenga muchos conocimientos en lo que respecta a los sistemas para su pronta reparacin Riesgo # 2 Solucin no.1: Consultar manual de instructivo de impresora para ver como y donde se inserta la tinta
76
C.Definir e implementar los puntos de control

C.1-
En la copia del diagrama de flujo de datos (Gene-
Sarson) que uso para identificar los riesgos, localizar con otro circulo (achurado o de color los puntos de riesgo)
77
Ir a diagrama de flujo de control
78
C.2-
Considerando que los puntos de riesgo no necesariamente requieren control, explique tcnicamente porque dejo puntos de riesgo sin control
79

Se dejaron sin control, ya que es una probabilidad de que ocurra un error.
C.3-
En cada punto de control establecido deber explicar el tipo de control (manual, mecnico o mixto) CN.1 = Mixto, ya que la persona ingresa el dato y la computadora lo busca CN.2 = Mixto, es porque la persona ingresa el dato, lo verifica y la computadora lo imprime
C.4-
Debe hacerse una lista del posible comportamiento de los puntos de control para hacerse un rastreo, como procedimiento de auditoria.
80
81
D.
D.1-
Manual de contingencia
Hacer la tabla de anlisis de contingencias Paso 2 descripci n Forma de pago Imprimir factura Contingen cia Se cayo el sistema No hay tinta Solucin Llamar a empresa que vende tinta Verificar el instructiv o Tipo LL
D.2-
Hacer el diagrama de contingencias del sistema
82
Ir a Manual de Contingencias
83
D.3-
Hacer la tabla de llamada
Paso no.2
Priorida d 1 2 3 A quien Juan Perez Jose Cruz John Smith Puesto Ing. En sistema s Auxiliar Gerente de Ventas Extensi n oficina 5515 9812 1022 E-mail j@p.co m J@c.com j@s.com Telfon o casa 24159811 23112521 22969585 Telfon o celular 52369855 52056595 52889888
Paso no.4
Priorida d 1 2 3 A quien Manuel Lara Josefino Juarez Lucho Gonzle z Puesto Ejecutiv o de ventas Jefe de tienda Librera Extensi n oficina 6987 1244 1044 E-mail j@p.co m J@c.com j@s.com Telfon o casa 24155441 23112503 22967897 Telfon o celular 52367841 52052503 52889641
D.4-
Hacer la tabla de instructivo
Paso no.2
84

Paso 1 2 3 Responsable de la accion Ing. En sistemas Auxiliar Gerente de ventas Accin Resolver problema con el sistema Asistencia con el sistema Ver tabla de llamada R-32 Que hacer si no se logra Ir a paso 2 Ir a paso 3
Paso no.4 Paso 1 2 3 Responsable de la accion Ejecutivo de ventas Jefe de tienda Jefe de tienda Accin Verificar tinta
Revisar impresora
Que hacer si no se logra Ir a paso 2 Ir a paso 3
Ver tabla de llamada VR6
Conclusiones
El Departamento necesita un inmediato equipamiento ya que al adquirir una computadora con los debidos programas se lograra un mejor desarrollo de la empresa. Lavndolo a cabo en una forma rpida, oportuna concisa, clara y ordenada para que la informacin este actualizada y disponible en su debido tiempo de uso, caractersticas que no se encuentran en este momento en la empresa, y provocan frustracin a nuestros
consumidores.
85
Recomendaciones
Durante la realizacin del proyecto, analizar a fondo todos los elementos disponibles para no dejar nada afuera.
Se
recomienda
constantemente
dar
capacitacin
los
empleados, para que no se atrasen tecnolgicamente con la competencia
Se recomienda dar mantenimiento constante al equipo para evitar un deterioro acelerado
86
87
Glosario
Anlisis FODA: es una anlisis que consiste en comparar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas dentro de una empresa
Anlisis Situacional de la empresa: Consiste en 4 preguntas que son: donde se esta?, a donde se quiere llegar?,que se puede hacer?, como para legar a ello?
Automatizacin: Es realizar una actividad de forma automtica, con la menor intervencin humana
88
Cuadro Costo/beneficio: Cuadro comparativo en el que se compara el costo con el beneficio de algo.
Departamentalizacin: Es agrupar a las personas que laboran en la organizacin dentro de dicha unidad administrativa por determinado elemento que tengan en comn.
Equipamiento: Dotar de equipo necesario la oficina
Organigrama: Representacin grafica de la estructura de una empresa.
Organigrama Maestro: Es un organigrama de la empresa en general
Riesgo:
veracidad.
Puede expresarse desde la mera posibilidad a
diversos grados de probabilidad de que ocurra un incidente y su
Red o flechas
Permite representar relaciones de precedencia
y dependencia de las actividades del proyecto.
Ruta Crtica:
Es
Es la cadena de actividades crticas, las cuales
conectan al evento inicial y al final en el diagrama de flechas. decir, que se identifican todas las actividades crticas del proyecto.
89
Dominio: Poder que uno tiene de usar libremente de lo suyo.

Poder o ascendiente que se tiene sobre otra persona.
Fisco:
impuestos.
Tesoro pblico. Entidad encargada de recaudar los
Monopolio:
concreto.
Privilegio exclusivo de un individuo o grupo
para vender o explotar un bien determinado en un territorio
Necesidad:
Demanda
sobre
recursos
necesarios
para
mantener el estndar o valor. Carcter de aquello de que no se puede prescindir. No puede evitarse.
Organizacin: Actividad administrativa que desarrolla una

organizacin para llevar los planes a feliz trmino. Es la coordinacin de los recursos de la empresa.
Puntos de control:
Es el lugar o momento donde se sita o
instala un mecanismo de control.
Recopilacin:
discurso.
Resumen o reduccin breve de una obra o un
Revolucionaria:Cambio
provocado en las
profundo
en
ocasiones de una
violento nacin.
instituciones
polticas
Transformacin de las estructuras sociales, econmicas y polticas de un pas, a la que histricamente y sociolgicamente se accede a travs de dos vas principales.
90
Sistematizar:
Incluye elaboracin de planes, diagramas de
proceso, diagramas de procedimientos definir la estructura organizacional, establecer normas y polticas capacitar al recurso humano, inculcar una cultura y establecer controles mtricos.
-Verdico: Queice la verdad. Aplicase tambin a lo que la incluye.
Bibliografa
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91
Proyecto De Automatizacin De Oficinas Nidia Giorgis de Orozco Automatizacin de Oficinas 1 Editorial: Quality Print Ciudad de Guatemala. Noviembre del 2,000 Nidia Giorgis de Orozco Automatizacin de Oficinas 2 Editorial: Quality Print Ciudad de Guatemala. Marzo del 2,000 Nidia Giorgis de Orozco Automatizacin de Oficinas 3 Editorial: Quality Print Ciudad de Guatemala. Nidia Giorgis de Orozco Automatizacin de Oficinas 4 Editorial: Quality Print Ciudad de Guatemala. Nidia Giorgis de Orozco Control de Proyectos Editorial: Quality Print Ciudad de Guatemala, Segunda edicin Noviembre 2,004 Nidia Giorgis de Orozco Evaluacin de Proyectos Editorial: Quality Print
92
Proyecto De Automatizacin De Oficinas Ciudad de Guatemala.
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Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Marco general de referencia

Dentro del mobiliario podemos encontrar:

Dentro del equipo que poseemos podemos mencionar:

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Tareas del Departamento a automatizar:

Principal tarea del departamento: Lograr la utilidad de la empresa mediante ventas.

Vendedores:. Lograr la utilidad de la empresa mediante ventas.

Valuador de vehculos: realiza las

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Jefe de mantenimiento de la empresa

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Organigrama del Departamento de Ventas

Control de automviles por consignacin

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Anlisis Situacional de la empresa

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Oportunidades: Oportunidad de superacin, Tener una amplia cartera de clientes.

A donde se quiere llegar? : Objetivos del departamento de ventas: Generar mas

Logros del departamento de ventas: Se ha mantenido, a pesar de la fuerte competencia existente.

competencia se mantiene actualizada en el mercado.

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

gerente general, quien es el que autoriza los fondos para realizarlo.

Que se puede hacer? :

Equipar con computadoras el departamento, Contratar ms personal disponible para el departamento.

Aumentara la eficiencia del departamento

Se lograra una mejor produccin.

Aumentara el gasto de electricidad Gastos de cableado para la red

Gastos de mantenimiento constante Capacitacin del personal

Ventajas de la opcin b: Una mejor presentacin de la empresa Mejor atencin al cliente

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Gastos de accesorios para la computadora (impresoras, mdems, USB, etc.)

Como se puede llegar all? :

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Elegir cual ser mas conveniente, para el bien de la empresa

lugar saldra mas conveniente comprar el equipo.

Mecanismos de control y seguimiento: Encargar a un departamento del equipo de toda la empresa

Contratar una empresa que le de el soporte

necesario al nuevo equipo.

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Antecedentes del Problema

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Justificacin del Problema

mediante los factores utilizados en sus inicios.

Determinacin del Problema

Los departamentos afectados por el departamento de ventas son:

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Causas que Originaron el Problema

Entre las causas que originaron el problema podemos mencionar:

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Importancia de Resolver el problema a nivel

Importancia de Resolver el problema a nivel nacional

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

de los objetivos, metas y

Incrementar el volumen de ventas

Lograr mas productividad Mantenerse a la vanguardia de la competencia

Con la capacidad de la tecnologa, abrir una sucursal para generar ms empleos.

Coordinador del proyecto: Allan Cristofer Orantes Miner

Proyecto De Automatizacin De Oficinas

Descripcin del proyecto:

Este proyecto trata sobre un

Tiempo de disponibilidad del proyecto: proyecto se dispone de 9 horas a la semana.

Para realizar este