1

INTRODUCCIN Dentro del mbito de la administracin, se encuentran diferentes recursos empresariales con que cuentan las organizaciones, designndose como uno de los ms importantes el recurso humano, factor de importancia vital sean stos en entes pblicos o privados, ya que es ste el que permite poner en prctica y lograr todos los objetivos que se establecen en las instituciones, a fin de poder consolidarse dentro de su campo de accin o mercado en el cual participan. En la actualidad ste recurso es tan importante en las organizaciones, que existe una rama que se encarga de velar y cumplir con todas las acciones administrativas en pro de su manejo adecuado, conocindose con el nombre de Administracin de Personal o Recursos Humanos, la cual se divide en diferentes subsistemas, que buscan facilitar la captacin, desarrollo, mantenimiento, desincorporacin, evaluacin y el establecimiento de relaciones idneas que contribuyan con su administracin, entre otras, a partir de las especificaciones derivadas de los requerimientos y naturaleza de cada organizacin. Debido a la importancia que tiene una buena planificacin de recursos humanos dentro de una organizacin y en vista de que el Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA. no tiene ningn tipo de

lineamiento para llevar a cabo la contratacin de personal se plante la necesidad de elaborar un Manual de funciones que facilite seleccionar los candidatos con las competencias mnimas requeridas para cumplir eficazmente con los objetivos de la organizacin.

La metodologa adoptada se inici al analizar los datos recopilados. A travs de la observacin directa se logr tener una clara idea sobre las tareas realizadas por cada persona, las condiciones y el rea donde se desempea el trabajo. A continuacin se despliegan los siguientes captulos que componen esta investigacin.

El Captulo I, resume en forma breve, la ubicacin poltica de la empresa, objetivos, funciones, los servicios que ofrece la organizacin, entre otros.

El Captulo II, lo compone el planteamiento del problema en el Departamento donde se realiz las pasantas, el propsito del estudio, justificacin del estudio, objetivo general, objetivos especficos, bases tericas de diferentes autores.

El Captulo III, resume la descripcin de las actividades propuestas e implementadas para resolver la situacin problemtica detectada.

Y Finalmente El Captulo IV, resume las conclusiones y recomendaciones planteadas.

CAPITULO I DESCRIPCIN DE LA EMPRESA RAZN SOCIAL. Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA.

UBICACIN GEOGRFICA La empresa dispone de una oficina central ubicada en la Avenida Baralt Edificio San Pablo, Torre A, Piso 4, Ofic. 4-2, Altagracia, Caracas. Tiene una Sucursal en la Calle Sotillo entre Calle Sucre y Calle Freites Municipio Santa Ana, Edo. Anzotegui. (Mini Centr Comercial Olivero). Telf.: 0212-8630522 / 0282-9951228 / 0282-4578940 Cel.: 04167188712 / 0424-2911781 / 0412-0885143 OBJETIVO DE LA EMPRESA. Bidrogo Bidrogo Contadores & Asociados, ofrece servicios profesionales a empresas sin importar la localidad geogrfica. Servicio
4

incomparable, la calidad tcnica ms alta y soluciones oportunas es lo que maneja Bidrogo Bidrogo Contadores & Asociados. Selecciona a profesionales dinmicos con gran experiencia, dedicados a proporcionar la calidad de servicio, especializados en las reas para las cuales somos contratados, que nuestros clientes merecen. Ejerce la profesin en la contadura pblica y ramas conexas, para llevar a Cabo un desempeo ptimo y eficiente en cualquier otra actividad relativa al Objetivo principal y brinda asesoramiento en

servicios contables, operacionales y jurdicos a empresarios, empresas, negocios en implementacin y transicin.

FUNCIONES DE LA EMPRESA

Asesoramiento Legal e Impositivo: trabajamos con un enfoque multidisciplinario y coordinado para brindar soluciones integrales y adecuadas a las necesidades de los clientes.

Desarrollo de estrategias Asesoramiento fiscal integral, consistente en la planificacin y estudio de la empresa para buscar la optimizacin fiscal de las actividades de la misma. Confeccin y presentacin de declaraciones:

Impuesto sobre la Renta de las Personas Naturales Impuesto sobre Sociedades. Impuesto sobre el Valor agregado (IVA). Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones. Retenciones y pagos a cuenta de impuestos. Asistencia y representacin ante los rganos de Gestin e Inspeccin Tributaria. Envo de circulares para informar de los cambios normativos. Asesora Fiscal Auditora Administrativa Auditora Financiera Consultora Gerencial Planificacin Financiera MISIN.

Orientar nuestras labores en las reas de riesgos.

Asignar a profesionales especialistas en las diferentes reas de servicios. Utilizar tcnicas de revisin de acuerdo a las normas, leyes y tecnologa actuales.

Aportar observaciones y recomendaciones sobre las debilidades encontradas en los procedimientos contables y administrativos de la organizacin. Obtener evidencia objetiva, suficiente y competente que permita soportar las conclusiones de nuestro trabajo. Mantener una continua comunicacin con la gerencia, de manera de asegurarnos que nuestro trabajo represente la mejor herramienta de asistencia para la organizacin. VISIN. La visin es incrementar el nivel de calidad de los servicios ofrecidos y ser la mejor opcin para las empresas en cuanto a los sistemas contables para as obtener un mayor nmero de clientes. . ESTRUCTURA ORGANIZATIVA El Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA., cuenta con un grupo de profesionales y tcnicos altamente capacitados, orientados por una cultura basada en los lineamientos y requerimientos. Toda empresa que realiza o brinda un servicio debe estar representada por una estructura organizativa que facilita el control de todas y cada una de las actividades que en ella se efectan, para de esta manera poder conocer la organizacin,

en cuanto a la autoridad y la responsabilidad en que se maneja dicha actividad. El Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA, esta estructurado de la siguiente manera: (ver anexo A)

DIRECCIN GENERAL : Formada por el presidente y vicepresidente, quienes se

encargan de tomar decisiones ms importantes en cuanto a la situacin financiera, cambio en el capital, accionistas, personal, entre otras de relevacin.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN : Constituido por el contador pblico, el asistente de

contabilidad y el asistente de impuesto al valor agregado (IVA)

a) CONTADOR PBLICO:

Organiza y dirige los servicios contables y asesora sobre ello, a particulares, empresas e instituciones. Prepara y revisa las declaraciones de impuesto y las presenta ante el banco. Interviene en la elaboracin de la poltica de calidad de la empresa. Supervisa las operaciones contables en una oficina particular e independiente, organiza y dirige el trabajo de sus asistentes.

Verifica los libros ya elaborado; as como tambin realiza investigaciones financieras en asuntos tales como: presupuesto, fraudes, conflictos sobre pagos de regala, insolvencia, etc.
b) ASISTENTE DE CONTABILIDAD:

Verifica la informacin suministrada por las empresa derivada de sus actividades, es decir ,constata que cada comprobante de

egreso tenga su respectivo soporte , que exista el orden correlativo de la factura o de reporte e igualmente que sean enviados los compromisos adquiridos por la empresa con proveedores , entidades financieras y terceras; que sean remitidas las facturaciones de ventas cumpliendo un orden correlativo y cronolgico simultneamente , anexo a ella su soporte de pago ,si estuviesen canceladas e indica las que estn por cobrar .

Realiza los contables por cada comprobante de egreso; facturacin de compras, venta e ingreso; en el mdulo contable del sistema Saint.

Verificar por medio del reporte mayor analtico la informacin transcrita. Imprimir los reportes de libros diarios y archvalos por mes y por empresa de acuerdo a su grado, es decir a las empresas grandes.

10

Se debe de asentar en el libro diario y mayor todas las transacciones hechas por la empresa, ya que es exigido por el sistema nacional integrado de administracin aduanera y tributaria (SENIAT).

C) ASISTENTE DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA):

Revisar el orden correlativo de la factura de ventas. Asentar en el libro de venta las factura correspo0ndientes al mes imputables o anterior.

Registrar en el libro de compra

la factura que renan

las

condiciones legales para poder ser asentada posteriormente. Asentar en el libro de compras las facturas correspondiente al mes imputable o anterior. Realizar el clculo correspondiente a la cancelacin del tributo. elaborar la planilla de pago.

DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZ LA PASANTA. La pasanta ocupacional se realiz en el Departamento de Administracin del Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA, donde se cumple las funciones de:

11

Planificar, coordinar, controlar supervisar los movimientos contables de las empresas. Preparar y analizar los estados financieros, adems de realizar cierre contable. Atender auditores, fiscales o municipales y suminstrales toda la informacin requerida. Registrar contablemente todas las operaciones mercantiles.
Cancelar los tributos a la alcalda, Seguro Social Obligatorio

(S.S.O), Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.), Sistema Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT ) ,Impuesto a los activos Empresariales, entre otros.

Sus Responsabilidades: Recepcin, revisin y codificacin de los documentos

provenientes de las transacciones financieras de las empresas. Transcripcin de datos. Coordinar junto con el encargado del departamento las reglas de integracin contable y el diseo de reportes que se adaptan a la exigencia financieras y fiscales.

12

Revisar y conciliar los libros auxiliares de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, bancos con los libros de contabilidad. Elaborar conciliaciones bancarias.
Revisar y remitir al contador pblico los listados de anlisis de

vencimientos

13

CAPITULO II DESCRIPCIN DE LA SITUACION PROBLEMTICA DETECTADA Toma aos seleccionar, capacitar y desarrollar el personal necesario para la conformacin de grupos de trabajo competitivos, es por ello que las organizaciones han comenzado a considerar a los Recursos Humanos como su capital ms importante y la correcta administracin de los mismos como una de sus tareas ms decisivas.

Las decisiones sobre los Recursos Humanos que toma una empresa determinan su xito, sea que involucre a los directores ejecutivos o a empleados a nivel operativo. Administrar Recursos Humanos significa conquistar y mantener personas en la organizacin que trabajen y den el mximo de s mismas con una actitud positiva y favorable.

14

El primer intento de definir y establecer racionalmente las funciones y tareas desempeadas por las personas se dio con la administracin cientfica, aspecto en que Taylor fue pionero. Para orientar al personal, el empleado debe contar con un manual13 de funciones, esta herramienta puede ayudar al personal nuevo a familiarizarse con su trabajo y tambin ser til para relacionar al personal existente con nuevos programas, objetivos y metas de la organizacin. Las personas trabajan en las organizaciones desempeando determinadas funciones. En general, cuando se pretende saber qu funcin cumple una persona en las empresas, se pregunta cul es el cargo que desempea; as, se sabe qu hace en la organizacin y cul es su importancia y el nivel jerrquico que ocupa. En el Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados empresa dedicada a llevar contabilidad de otras compaas, a travs de la observacin directa se pudo detectar que a pesar de que las tareas se realizan de una forma ordenada, el Centro Contable no cuenta con un manual de funciones que facilite al personal conocer a fondo todas las actividades que realiza dicho departamento, por lo tanto no se conoce aun las responsabilidades que tiene el empleado dentro de la empresa y se terminan definiendo a medida que van surgiendo, nuevas necesidades en el cargo. Por tal razn, el Departamento de Administracin reconoce que la falta de claridad de las asignaciones de la

15

labores del personal generar repeticin de funciones y seleccin de personal no apto para las necesidades planteadas, lo que implicara no contar con una ventaja competitiva y comparativa respecto a otras empresas. El origen de la investigacin radica en la necesidad que tiene el

Departamento de Administracin de contar con un manual de funciones que le permita una utilizacin adecuada del tiempo, una eficiente definicin del perfil de cada cargo y adems el cumplimiento por parte de sta empresa de tres requisitos responsabilidad, autoridad y comunicacin.

De lo anterior, se llega a proponer la elaboracin e implementacin del manual de funciones, que le permita al Departamento y en especial a los empleados tener claridad en la asignacin de funciones, lo que representara un mejor aprovechamiento del recurso humano. La investigacin involucra a todo el personal del Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados y en especial a los encargados del Departamento de Administracin, pues son ellos quienes revisarn y aprobarn el documento definitivo del manual de funciones.

Propsitos que Orientan el Estudio El propsito de este estudio es que el Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados, ubicado en el Municipio Santa Ana, cuente con un

16

manual de funciones que se convierta en un instrumento de trabajo y consulta que sirva de gua en el desempeo de sus cargos a las personas que trabajen en el Departamento, permitiendo la constante modernizacin y actualizacin de las tareas de acuerdo con las exigencias del entorno y los diferentes retos que impone la competencia debido a qu el mismo tendr gran utilidad y orientar de mejor manera, la bsqueda de la persona adecuada a la hora de tener una vacante o iniciar la bsqueda de un cargo nuevo dentro de la organizacin.

Objetivos de la Investigacin Objetivo General Elaborar e implementar un Manual de Descripcin de Funciones que le facilite al Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados de la sucursal ubicado en el Municipio Santa Ana optimizar sus actividades asignando responsabilidades a cada uno de los empleados.

Objetivos Especficos

Conocer la situacin actual del Centro Contable Bidrogo Bidrogo &

Asociados de la sucursal ubicado en el Municipio Santa Ana por medio de la recopilacin de datos y la observacin directa.

17

Identificar las reas que conforman la estructura organizativa en

Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados de la sucursal ubicado en el Municipio Santa Ana.

Elaborar el manual de funciones y hacer la entrega del mismo para

que sea conocido por los empleados del Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados ubicado en el Municipio Santa Ana

Justificacin del Estudio ltimamente se ha escrito mucho acerca del talento humano, de la efectividad y productividad del mismo, pero en muy pocas empresa realmente aplican seriamente instrumentos y/o herramientas que permitan al personal conocer sus funciones y el valor agregado que tiene para las organizaciones el desarrollo eficaz de las mismas. Por lo anterior, la investigacin propuesta busca mediante la aplicacin de las herramientas brindadas a lo largo de la carrera y de los conceptos bsicos de administracin, de gestin humana e investigacin elaborar el manual de funciones del Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados, una vez identificada la necesidad del mismo y de esta forma definir, delimitar las funciones especficas de cada cargo, los canales de comunicacin y el grado de autoridad en los diversos niveles.

18

Al implementar el manual de funciones se aspira conseguir una adecuada adaptacin de las normas para alcanzar una organizacin competente, capaz de brindar y asegurar un buen entrenamiento, informacin, asistencia, confianza, satisfaccin personal, seguridad y medios de control a todos los empleados Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados ubicado en el Municipio Santa Ana.

Bases Tericas El Manual De Funciones Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compaa. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organizacin. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en prdidas de tiempo sino tambin en la dilucin de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma seccin.

19

Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicacin prctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementacin un proceso exitoso. Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementacin son los siguientes: Manual de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Estructura orgnica de la Empresa. Manual de normas administrativas. Delineamientos o directrices de contratacin de Personal. Reglamento laboral. Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organizacin. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino tambin a los empleados

20

de mas alto rango, llmese Gerentes, Jefes de Departamento, Dueos, o Accionistas Administradores. Importancia del manual de funciones. Todos deben ser consientes de la importancia de estos documentos y tambin lo deben aplicar sin restriccin alguna como miembros activos de la compaa. De no ser as, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener xito. Los Manuales de funciones representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin. Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes

21

para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado. Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin. Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Elementos del Manual de Funciones: Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

22

Descripcin bsica del cargo: El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato. Objetivo estratgico del cargo. Este tem se refiere al la actividad genrica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que la definicin del

objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo. Funciones bsicas En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades bsicas que describa adecuadamente los lmites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripcin de las funciones bsicas no se debe entrar en los detalles de el como hacer para cumplir con las funciones, ya debido a que ste es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos. Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones bsicas al momento de la evaluacin peridica del trabajador.

23

Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un mtodo sencillo de control de gestin sobre el cargo, ya que al final de cada perodo al empleado se le pueda evaluar su desempeo lo mas objetivamente posible. Cuando las funciones se describen de una manera tan genrica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretacin de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado estn bien redactadas y ajustadas a la realidad, una conciente autoevaluacin del empleado debe coincidir con la evaluacin del jefe o al menos estar muy cercana. Con esto se debe concluir que la descripcin de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude tambin a los jefes a realizar una evaluacin adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales. Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorizacin y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonoma tanto presupuestal como administrativa.

24

Personal relacionado con el cargo. En este tem se parte de la ubicacin del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas. Esta parte del formato tambin le permite al trabajador conocer la compaa y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones. Perfil del Cargo En este punto de la descripcin del cargo, se refiere a cual sera el perfil ptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la descripcin del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada seleccin de personal. Si bien es cierto que es muy difcil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil ptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas adecuado en el proceso de seleccin. Adicionalmente, despus de conseguir el empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil ptimo establecido con las caractersticas del empleado contratado (relacin hombre cargo), se puede organizar el programa de desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de adecuar al empleado con su cargo.

25

Puesto: Actualmente, el concepto de puesto o cargo tambin se ha visto afectado por la globalizacin y las exigencias del mundo moderno. Esto quiere decir que no son estables, estticos ni definitivos; todo lo contrario, estn en constante cambio para poder adaptarse a las permanentes transformaciones tecnolgicas, econmicas, sociales, culturales y legales. Chruden y Sherman citado por Chiavenato (1992) definen un cargo como:
una unidad de la organizacin, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los dems cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempea, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organizacin

Bryan Livy citado por Chiavenato (1992) define un cargo como: la reunin de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama. Chiavenato (1999), utilizando el trmino cargo como equivalente de puesto lo define:
un cargo constituye una unidad de la organizacin y consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los dems cargos. La posicin del cargo en el organigrama define su nivel jerrquico, la subordinacin, los subordinados y el departamento o divisin donde est situado.

26

De todas estas definiciones, si bien Chiavenato sintetiza en uno el concepto de cargo citado por los otros autores, se evidencia un enfoque todava tradicional jerrquico, sin embargo otros autores como Mondy y Noe (1997), utilizan un enfoque ms transversal y lo presentan como parte de un proceso. As, Mondy y Noe (1997) lo definen: un puesto de trabajo es la esencia misma del grado de productividad de una organizacin, por tanto, consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organizacin pueda alcanzar sus objetivos. En consecuencia y como se pudo apreciar, existen dos enfoques respecto del concepto de puesto o cargo de trabajo, del cual se tomar el propuesto por Mondy y Noe como base conceptual para el presente trabajo. Diseo De Puestos Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeacin efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en da debieran invertir ms de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseo de puestos claves en la empresa.

27

Muy pocas empresas tienen presente que tambin el puesto de trabajo requiere diseo y una perfilacin viable para la persona que lo detenta. Un diseo del puesto de trabajo errneo es fuente principal de desmotivacin, insatisfaccin y baja productividad de los recursos humanos (Malik, 2000). Es as que Mondy, (1997) seala: el diseo de puestos consiste en determinar las actividades especficas que se deben desarrollar, los mtodos utilizados para desarrollarlas, y cmo se relaciona el puesto con los dems trabajos en la organizacin. Chiavenato, (1999): el diseo del cargo es la especificacin del contenido, de los mtodos de trabajo y de las relaciones con los dems cargos para cumplir requisitos tecnolgicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo. Como se puede apreciar estas definiciones se relacionan en contenido, pero se hallan algo pobres. A continuacin, mencionaremos a otros autores que tratan el tema desde una ptica algo ms amplia. Gmez-Meja (2000), describe el diseo de puestos como: proceso de organizacin del trabajo a travs de las tareas necesarias para desempear un cargo especfico.

28

Fernndez (2001) opina: el diseo de puestos de trabajo es el procedimiento metodolgico que nos permite obtener toda la informacin relativa a un puesto de trabajo. As mismo, Chiavenato (1999) en su libro Gestin del Talento agrega:
el diseo de los cargos es el proceso de organizacin del trabajo a travs de las tareas necesarias para desempear un cargo especfico. Incluye el contenido del cargo, las calificaciones del ocupante y las recompensas de cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la organizacin.

Analizando el conjunto de concepciones aqu citadas, sacamos como conclusin que, el Diseo de Puestos de Trabajo, es un proceso de organizacin del trabajo que tiene como objetivo estructurar los elementos, deberes y tareas de los puestos de una organizacin, atendiendo el contenido, requisitos, responsabilidades, condiciones, calificaciones y recompensas de los ocupantes, para lograr que el desempeo de los puestos ocupe un lugar en la oferta de valor que se desea brindar al cliente. Anlisis y descripcin de puestos. Frecuentemente, se escucha a los empresarios decir que su manual de descripcin de puestos no les ha aportado nada. Otros peor an, que no se necesita el manual de puestos ya que los trabajadores saben con exactitud lo que deben hacer. De cualquier forma, todos concluyen con el mismo

29

resultado, es decir, su manual de descripcin de puestos no es importante, ni necesario. No obstante, como se ha ido describiendo a lo largo del presente trabajo, el acontecer de la vida productiva que presentan y reflejan las empresas en la actualidad, teniendo en consideracin los cambios que tanto a nivel macro como en su entorno individual se presentan, nos indica que se presenta un cambio organizacional inevitable, de donde podemos destacar, que para que las empresas logren continuar e incrementar su nivel de ventas, rentabilidad y productividad, que les traera como resultado una consolidacin en el mercado y mayor aceptacin por sus clientes, es indispensable contar con personal de muy alta calidad y con un elevado grado de compromiso con la empresa; es decir, se debe contar con la persona ideal para cada puesto de trabajo, que cumpla con el prfil y los requerimientos necesarios tal como lo indica el anlisis de puestos. Ya lo deca Fuertes y Pereda citado por Garca (2001):
Un buen anlisis y descripcin de puestos ha de recoger toda la informacin relativa a los puestos de la organizacin: el espacio fsico, ambiente o entorno de trabajo, herramientas a utilizar, funciones del puesto, responsabilidades, conocimientos etc. es decir, todo lo que directamente o indirectamente influye o puede influir en el correcto desempeo de un puesto de trabajo.

30

Por lo tanto, el anlisis y descripcin de puestos de trabajo es un proceso que consiste en determinar mediante un riguroso estudio los elementos o caractersticas inherentes a cada puesto. (Harper y Lynch, 1992). Pero el anlisis y descripcin de puestos como su nombre lo indica, est conformado por dos trminos: por un lado, el anlisis de puestos y por otro, la descripcin de puestos. Algunos autores como Cuesta (2005), fusionan ambos trminos; pero la mayora de la literatura consultada trata los trminos por separado para de esta forma definirlos minuciosamente. Por consiguiente, existen dos puntos de vista. Autores como Chiavenato (1999), opinan que la descripcin de puestos es el punto de partida para el anlisis de los mismos y la determinacin de las especificaciones de los puestos. Otros como Mondy y Noe (1997), Folch (1997), Cuesta (2000) coinciden en que el anlisis de puestos proporciona la informacin necesaria para la definicin de los requisitos o especificaciones de los puestos que se deben recoger con la descripcin de puestos. En este sentido y para la realizacin del presente trabajo se tomar como referencia los criterios expuestos por Mondy, Folch y Cuesta.

31

Ahora bien, y qu es el anlisis de puestos? Chiavenato (1999), define el anlisis de cargos como: el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El anlisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le ataan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeo. El anlisis de puestos es conocer todas y cada una de las tareas que ha de llevar a cabo una persona en un puesto de trabajo, as como los requerimientos mnimos para ocupar el mismo, para que sea desempeado en forma eficaz (Gama, 1992). Gmez-Meja, (2000): el anlisis de puestos es un proceso sistemtico de recoleccin de informacin para tomar decisiones respecto a los puestos. El anlisis de puestos identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado puesto. El anlisis de puestos segn Mondy y Noe (1997) es:
el proceso sistemtico de determinar las habilidades, deberes y conocimientos necesarios para desempear puestos en una organizacin. Es una tcnica esencial siempre presente de recursos humanos, que proporcionar datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto.

32

El mismo autor, propone desarrollar el anlisis de puestos cuando: Se funda una organizacin y se inicia un programa de anlisis de

puestos por primera vez.

Se crean nuevos puestos. Se modifican de manera significativa los puestos como resultado de

nuevas tecnologas, mtodos, procedimientos o sistemas. Folch citado por Mondy (1997) opina: el anlisis de puestos proporciona un resumen de deberes y responsabilidades en relacin con otros puestos, los conocimientos y habilidades necesarios y las condiciones de trabajo en las que se realiza. En sntesis, los autores coinciden en afirmar que, con el anlisis de puestos se pretende determinar por un lado las tareas, responsabilidades y requisitos que el puesto exige y por otro, los conocimientos y habilidades para desempearlo adecuadamente. De tal forma, el anlisis de puestos sera un proceso de determinacin de las funciones o actividades, responsabilidades y deberes, objetivos y condiciones que debe poseer un puesto y el tipo de persona que contenga las cualidades, cualificacin, conocimientos, habilidades y capacidades que le permita desempearlo adecuadamente.

33

Ahora

bien,

todas

esas

tareas,

requisitos,

responsabilidades,

conocimientos y habilidades son plasmados en documentos bsicos y muy tiles para recursos humanos: descripciones y especificaciones de puestos. La descripcin del cargo se refiere a las tareas, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones. (Chiavenato, 1999) Mondy y Noe, (1997):
la descripcin de puestos es un documento que proporciona informacin acerca de las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. Las cualidades mnimas aceptables que debe poseer una persona con el fin de desarrollar un puesto especfico se contienen en la especificacin del puesto.

Chiavenato, (1999) aade:

La descripcin del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

34

Mondy y Noe, (1997):

La especificacin del puesto es un documento que contiene las capacidades mnimas aceptables que debe tener una persona a fin de desempear un puesto especfico. Los aspectos que se suelen incluir en este documento son los requerimientos educacionales, la experiencia, los rasgos de la personalidad y las habilidades fsicas.

En general, la descripcin del cargo presenta el contenido de ste de manera impersonal, y las especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin respecto de las caractersticas humanas que se requieren para ejecutar el trabajo, expresadas en trminos de educacin, experiencia, iniciativa, etc. Es preciso sealar que en la descripcin de puestos debe plasmarse, no lo que se hace; ya que lo que se est haciendo puede que sea errneo y requiera una revisin; por eso, la descripcin del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no a lo que realiza el ocupante.

35

CAPTULO III DESCRIPCIN IMPLEMENTADAS DE LAS ACTIVIDADES RESOLVER PROPUESTAS LA E

PARA

SITUACIN

PROBLEMTICA DETECTADA. Despus de analizar la problemtica de Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA. En cuanto al proceso de contratacin de personal se pudo observar que las mismas se hacen sin tener ningn criterio, sin conocer realmente que tareas, deberes y responsabilidades tendr el empleado dentro de la empresa. Con el propsito de solventar esta situacin se propone disear un Manual de funciones que permita a la empresa seleccionar los candidatos con las competencias mnimas requeridas para cumplir eficazmente los objetivos de la empresa. La propuesta tiene como propsito ser una herramienta que permita cubrir los requerimientos especficos del personal operativo, guiar la actuacin individual y colectiva del personal que se desempea en el centro contable. As mismo le permitir a la empresa contar con una herramienta de trabajo que les proporcione mantener informado al superior, o al gerente, el contenido y las especificaciones de los cargos de su rea.
35

36

El Disear un Manual de funciones permitir proveer un instrumento objetivo, actualizado que pueda resolver y facilitar la toma de decisiones administrativas en cuanto: agilizar el estudio de la organizacin, ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones, directrices, facilitar la seleccin e integracin del personal, sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin, determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto con relacin al resto de la organizacin ahorrando tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. As mismo, contribuir a establecer los parmetros establecidos para la realizacin de las actividades tanto administrativas como operativas, rea de reciente creacin que no contaba con este importante instrumento y que es imprescindible para establecer los lineamientos generales que deben regir para el efectivo desempeo de las funciones del personal. La formulacin de los lineamientos planteados, se fundamentan tanto en las bases tericas, donde se indagaron documentos relativos al tema provenientes de materiales impresos u otros tipos de documentos: bibliografas y recursos electrnicos; de igual manera se basa en una investigacin de campo donde los datos fueron obtenidos directamente de la experiencia emprica, llamados

37

primarios, denominacin que se alude al hecho de que son datos de primera mano, originales. Los lineamientos propuestos en la investigacin tienen como objetivo principal elaborar un manual de funciones, que refleje de forma cnsona, coherente y funcional los cargos dentro del organigrama, para que as los puestos queden bien definidos con sus tareas, obligaciones y atribuciones. Las reas que conforman la estructura organizativa de la empresa se puede mostrar en el organigrama siguiente, ya que su anlisis permitir describir el Manual de Descripcin de Funciones

DIRECCION GENERAL

DPTO. DE ADMINISTRACION

CONTADOR PBLICO

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

ASISTENTE DE IVA

38

CENTRO CONTABLE BIDROGO BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: PG-101 FECHA: 23/07/2011 PAGINA: 1

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

REVISADO POR:

CENTRO CONTABLE BIDROGO BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: PG-101 FECHA: 23/07/2011 PAGINA: 2

PRESENTACION
En el presente manual se encuentra la descripcin de las funciones de la Sucursal del Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados ubicadas en LEGAL Santa Ana, permitiendo a los usuarios comprender con mayor rapidez y facilidad la organizacin de sta sucursal. SUMARIO ADMINISTRATIVO El Manual de Funciones es una herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin del talento humano vinculado a cada uno de los cargos en la MULTAS Y SANCIONES Sucursal del Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados ubicada en Santa Ana elaborado conforme a Principios y Normas de Organizacin, cuyo

propsito es definir en forma ordenada y sistemtica, la informacin sobre aspectos organizacionales necesarios para la mejor ejecucin del trabajo, para ello, se establece el perfil, las responsabilidades y las funciones de los cargos que conforman la estructura organizativa. El Objetivo principal de este manual Establecer funciones para los cargos que desempeen las personas, los requisitos y responsabilidades, para satisfacer las necesidades empresariales y propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la prestacin de servicios y contribuir con el logro de la competitividad.

40

CENTRO CONTABLE BIDROGO BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: PG-101 FECHA: 23/07/2011 PAGINA: 2

CARGO OBJETIVO

EDUCACION EXPERIENCIA

DIRECCION GENERAL Supervisar todas las reas para saber las necesidades de la empresa y tomar decisiones inteligentes que mejoren la situacin de sta. Licenciado en Administracin o Carrera Afn Mnimo 5 Aos de Experiencia.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Informar al consejo administrativo de la situacin actual de la empresa. - Establecer buenas relaciones a todos los niveles internos y externos para establecer el correcto uso de los recursos de la empresa - Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un anlisis que ayude a coordinar y actualizar las diferentes reas. - Debe estar al da en noticias acerca de la competencia y de nuevas formas tecnolgicas, para elaborar planes de accin y no quedarse rezagados. - Es necesario que mantenga una lnea directa de comunicacin con sus trabajadores para estar bien informado. - Hacer una empresa inteligente, dinmica, creativa y rentable. - Lograr ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una mayor remuneracin econmica necesaria para seguir siendo lder en su ramo.

41

CENTRO CONTABLE BIDROGO BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: PG-101 FECHA: 23/07/2011 PAGINA: 3

CARGO OBJETIVO

SUPERIOR EDUCACION EXPERIENCIA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Controlar las actividades de administracin elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribucin y administracin de los recursos materiales y financieros DIRECTOR GENERAL T.S.U. en Administracin o Carrera Afn Mnimo 3 Aos de Experiencia.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos. Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar. Elabora y mantiene actualizada la ejecucin presupuestaria. Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor. Efecta las conciliaciones bancarias. Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal. Tramita rdenes de servicio de mantenimiento, construccin de obras y reparaciones necesarias en la dependencia. Controla el saldo del fondo fijo. Realiza transferencias y dems trmites para la cancelacin o movimientos de cuentas. Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad. Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del rgimen tributario. Tramita o verifica los viticos. Lleva registro y control de proveedores.

42

CENTRO CONTABLE BIDROGO BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: PG-101 FECHA: 23/07/2011 PAGINA: 4

CARGO OBJETIVO

SUPERIOR EDUCACION EXPERIENCIA

CONTADOR PUBLICO Analizar la informacin contenida en los documentos contables generados del proceso de contabilidad, verificando su exactitud, a fin de garantizar estados financieros confiables y oportunos DPTO. DE ADMINISTRACION LCDO. EN CONTADURIA PUBLICA Mnimo 3 Aos de Experiencia.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados (comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros). Examina y analiza la informacin que contienen los documentos que le sean asignados. Codifica las cuentas de acuerdo a la informacin y a los lineamientos establecidos. Prepara los estados financieros y balances de ganancias y prdidas. Contabiliza las nminas de pagos del personal de la empresa. Revisa y conforma cheques, rdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros. Prepara proyecciones, cuadros y anlisis sobre los aspectos contables. Desarrolla sistemas contables necesarios para la empresa. Elabora comprobantes de los movimientos contables. Analiza los diversos movimientos de los registros contables. Corrige los registros contables. Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la unidad de registro, en la documentacin asignada. Chequea los cdigos de las cuentas.

43

CENTRO CONTABLE BIDROGO BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: PG-101 FECHA: 23/07/2011 PAGINA: 5

CARGO OBJETIVO

SUPERIOR EDUCACION EXPERIENCIA

ASISTENTE DE CONTABILIDAD Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la Institucin CONTADOR PUBLICO T.S.U. en Administracin o Carrera Afn Mnimo 2 Aos de Experiencia.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Recibe, examina, clasifica, codifica y efecta el registro contable de documentos. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. Archiva documentos contables para uso y control interno. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. Transcribe informacin contable en un microcomputador. Revisa y verifica planillas de retencin de impuestos. Revisa y realiza la codificacin de las diferentes cuentas bancarias. Recibe los ingresos, cheques nulos y rdenes de pago asignndole el nmero de comprobante. Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados. Participa en la elaboracin de inventarios. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

44

CENTRO CONTABLE BIDROGO BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: PG-101 FECHA: 23/07/2011 PAGINA: 5

CARGO OBJETIVO

SUPERIOR EDUCACION EXPERIENCIA

ASISTENTE DE IVA Ejecutar los procesos administrativos del Impuesto al Valor Agregado, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de dar cumplimiento con esta obligacin tributaria CONTADOR PUBLICO T.S.U. en Administracin o Carrera Afn Mnimo 2 Aos de Experiencia.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Realiza los descargos de cada unos de los requerimientos en la planilla del IVA. Llena planilla de IVA por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. Realiza seguimiento a las retenciones de IVA realizado por los clientes. Lleva registro y control de los bauches de cheque donde se genere IVA.

45

CAPITULO IV CONCLUSIONES Su importancia radica en que el Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados cuente con un Manual Descriptivo de Funciones, el cual sin duda favorecer el manejo oportuno de los sistemas o procesos de la Administracin de los Recursos Humanos, consiguiendo la estructura ocupacional ideal para la consecucin de los objetivos de dicha empresa. Este Manual permitir tener mayor claridad sobre las actividades,

responsabilidades y otros requerimientos que caracterizan un cargo, lo cual constituir una gua para la seleccin del personal, en tanto existir un perfil definido para cada cargo. Parte de las bondades que tiene, es que la definicin de los cargos favorece la divisin racional del trabajo, con lo que se logra la asignacin adecuada entre el equipo de trabajo en relacin con los diversos procesos que se ejecutan. La caracterizacin del cargo mediante la identificacin de reas Clave y las actividades de cada proceso, constituir el insumo por excelencia para

45

46

implementar una evaluacin del desempeo, acorde con lo que el ocupante hace. El Manual de funciones, tambin, favorece la motivacin del

trabajador, pues tendr la posibilidad de conocer en toda su extensin, su rol dentro de la organizacin, y su importancia y contribucin a los objetivos de la empresa en general y de su sucursal en particular. Las gestiones de reclutamiento y seleccin de personal, de conformidad con las condiciones y caractersticas ms propicias para la consecucin del recurso humano ms idneo, sern grandemente facilitadas, dado la definicin exacta de cada perfil de cargo.

47

Recomendaciones Se recomienda al Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados mantener actualizado el Manual de Funciones, debido a que el mismo le permitir obtener mayor claridad, responsabilidad sobre las actividades del cargo que ocupe la persona. Mantener el organigrama actualizado y a simple vista para que el personal que labora en dicha empresa conozca con exactitud los departamentos o divisiones con los que cuenta y a donde deben dirigirse. Hacer cumplir las normas para que el personal que all labora no realice funciones ajenas a su cargo, y los mismos puedan cumplir con los objetivos plantados en dicha empresa. Se sugiere tomar en cuenta las nuevas carreras gerenciales para dar oportunidad laboral a los nuevos profesionales de este pas.

48

BIBLIOGRAFIA Chiavenato, Idalberto. (1999). Administracin, proceso administrativo. (3 ed.) Mxico: Mcgraw - Hill interamericana de Mxico, s.a

Chruden, J. Herbert y Sherman, Arthur W.: sistemas de personal. cincinatti: south-eastern. 1963.

Fernndez, Manuel. (1995): anlisis y descripcin de puestos de trabajo. Madrid. Ediciones Daz de Santos, S.A.

Gmez, g. Mejias (1997), sistemas administrativo. Segunda edicin. Editorial MC Graw hill. Distrito federal. Mxico

Mondy, W. y Noe, r. (1997): administracin de recursos humanos. Mxico. Edit. Prentice Hall Hispanoamericana, s. a.

49

50

ANEXO A ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

DIRECCIN GENERAL

DPTO. DE ADMINISTRACIN

CONTADOR PBLICO

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

ASISTENTE DE IVA