IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK

Access 2007 PL. Kurs

Autorzy: Danuta Mendrala, Marcin Szeliga
ISBN: 83-246-0835-4
Format: B5, stron: 350

KATALOG ONLINE
ZAMW DRUKOWANY KATALOG

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

Poznaj jeden z najpopularniejszych systemw zarzdzania bazami danych

Rozpocznij prac z bazami danych
Poznaj moliwoci Accessa
Naucz si tworzy kwerendy
Zautomatyzuj wasn prac
Byskawicznie twrz raporty
Wspczesny wiat jest przesycony informacjami. Jest ich tak duo, e do efektywnego
korzystania z nich nie wystarczy ju ludzka pami ani nawet papierowe kartoteki
potrzeba do tego wydajniejszego mechanizmu, jaki zapewniaj komputerowe bazy
danych. Access 2007 to najnowsza wersja jednego z najpopularniejszych systemw
zarzdzania takimi bazami. Ten program jest na tyle bogaty, e korzystaj z niego
profesjonalni programici, a jednoczenie wystarczajco prosty, aby nowicjusze mogli
szybko nauczy si jego obsugi.
Ksika Access 2007 PL. Kurs to pozycja skierowana do pocztkujcych
uytkownikw, ktrzy nie maj duego dowiadczenia w korzystaniu z komputera.
Dziki licznym ilustracjom i szczegowym wyjanieniom szybko nauczysz si tworzy
i uywa bazy danych. Z krtkich rozdziaw, w ktrych krok po kroku opisane s
rozwizania standardowych problemw, dowiesz si, jak wykona podstawowe
operacje w programie Access 2007. Nauczysz si:
Korzysta z baz danych w programie Access 2007
Projektowa, tworzy i modyfikowa tabele
Uywa relacji do czenia tabel
Obsugiwa dane przy uyciu kwerend
Korzysta z formularzy
Prezentowa dane za pomoc raportw
Uywa makr do automatyzacji zada
Zarzdza bazami danych
Zamiast dugich tekstw rysunki z dokadnymi objanieniami.
Samodzielna nauka nigdy nie bya tak prosta

Spis treci
Wstp ......................................................................................................................................................7
Rozdzia 1.

Pierwsza baza danych, czyli do czego suy Microsoft Access ....................................13

Po co nam bazy danych? ...........................................................................................................13
Instalacja programu Microsoft Access ...................................................................................15
Aktualizacja programu ..............................................................................................................19
Aktywacja programu .................................................................................................................20
Poznajemy rodowisko systemu zarzdzania bazami danych Access................................22
Tworzenie pustej bazy danych..................................................................................................24
Zamykanie bazy danych ............................................................................................................25
Kopiowanie pliku bazy danych ................................................................................................26
Zmiana domylnej wersji bazy danych ...................................................................................27
Kompilacja bazy danych............................................................................................................28
Rozwizywanie problemw z programem Access 2007 ......................................................30
Podsumowanie............................................................................................................................32

Rozdzia 2.

Przykadowa baza danych, czyli jak wykorzysta moliwoci

programu Access ...................................................................................................................................33
Jak pracowa z baz danych programu Microsoft Access?..................................................33
Otwieranie istniejcej bazy danych .........................................................................................35
Wyszukiwanie plikw bazy danych .........................................................................................37
Otwieranie baz danych wczeniejszych wersji programu Access .......................................39
Udostpnianie pliku bazy danych ............................................................................................40
Instalacja przykadowej bazy Northwind ...............................................................................42
Poznajemy przykadow baz danych Northwind................................................................43
Konwertowanie bazy danych ....................................................................................................50
Podzia bazy danych...................................................................................................................52
Konfiguracja podzielonych baz danych ..................................................................................53
Podsumowanie............................................................................................................................54

Rozdzia 3.

Projektowanie i tworzenie tabel, czyli jak przechowywa informacje

w bazie danych .......................................................................................................................................55
Jak zbudowane s tabele? ..........................................................................................................55
Szablony tabel okrelamy dane elementarne ....................................................................57
Tworzymy tabel poprzez wprowadzanie przykadowych danych ....................................62
Tworzymy tabel poprzez import zewntrznych danych ....................................................65
Tworzenie tabel w widoku projektu ........................................................................................70
Definiujemy klucz podstawowy ..............................................................................................77
Typy danych programu Microsoft Access ..............................................................................81
Reguy sprawdzania poprawnoci (warunki, ktre musz speni dane
zapisane w tabeli)........................................................................................................................87
Podsumowanie............................................................................................................................91

Spis treci

Rozdzia 4.

Modykowanie tabel, czyli jak zmieni struktur obiektw bazy danych.............93

Jak zarzdza obiektami bazy danych? ...................................................................................93
Zmiana nazwy tabeli ..................................................................................................................95
Kopiowanie tabeli .......................................................................................................................98
Usuwanie tabeli ........................................................................................................................ 100
Ukrywanie tabeli ..................................................................................................................... 102
Dodawanie kolumn do tabeli ................................................................................................ 104
Zmiana definicji istniejcej kolumny ................................................................................... 105
Usuwanie wybranych kolumn ............................................................................................... 108
Automatyczne wprowadzanie zmian w powizanych obiektach .................................... 109
Eksportowanie danych z tabeli.............................................................................................. 111
Importowanie danych z innych programw....................................................................... 113
Podsumowanie......................................................................................................................... 118

Rozdzia 5.

Pobieranie i modykowanie danych, czyli codzienna praca

uytkownika bazy.............................................................................................................................. 119
Jak korzysta z bazy danych? ................................................................................................. 119
Wstawianie danych bezporednio do tabeli ....................................................................... 121
Wstawianie danych do pl wielowartociowych ............................................................... 125
Wstawianie danych za pomoc formularza ........................................................................ 126
Wyszukiwanie danych w tabeli ............................................................................................. 128
Wyszukiwanie danych za pomoc formularza ................................................................... 130
Filtrowanie danych .................................................................................................................. 132
Usuwanie danych z tabeli ....................................................................................................... 135
Usuwanie danych za pomoc formularza ........................................................................... 137
Modyfikowanie danych w tabeli ........................................................................................... 138
Modyfikowanie danych za pomoc formularza ................................................................. 139
Podsumowanie......................................................................................................................... 140

Rozdzia 6.

czenie tabel, czyli do czego su relacje ........................................................................ 141

czenie tabel za pomoc zwizku typu jeden do jednego .............................................. 144
czenie tabel za pomoc zwizku typu jeden do wielu................................................... 149
czenie tabel zwizkiem typu wiele do wielu za pomoc pola wielowartociowego .....152
czenie tabel za pomoc zwizku typu wiele do wielu ................................................... 154
Diagram E/R przykadowej bazy danych Northwind 2007 .............................................. 157
Tworzymy projekt przykadowej bazy danych ................................................................... 159
Tabele sownikowe................................................................................................................... 161
Tabele podrzdne .................................................................................................................... 163
Tabela nadrzdna..................................................................................................................... 164
Tabela cznikowa.................................................................................................................... 167
Korzystanie z tabeli cznikowej ........................................................................................... 169
Okrelamy wizy integralnoci (spjnoci) danych zapisanych
w poczonych tabelach .......................................................................................................... 171
Wprowadzanie przykadowych danych ............................................................................... 174
Usuwanie relacji ....................................................................................................................... 176
Modyfikowanie poczonych tabel ...................................................................................... 179
Podsumowanie......................................................................................................................... 180

Spis treci

Rozdzia 7.

Kwerendy, czyli jak zautomatyzowa prac z danymi.................................................. 181

Do czego su kwerendy? ..................................................................................................... 181
Pobieranie wszystkich danych z tabeli ................................................................................. 184
Wybieranie kolumn z tabeli ................................................................................................... 186
Modyfikowanie pobieranych danych ................................................................................... 187
Porzdkowanie pobranych danych ...................................................................................... 191
Sortowanie danych .................................................................................................................. 193
Ograniczanie liczby zwrconych danych ............................................................................ 194
Wyszukiwanie duplikatw ..................................................................................................... 196
Wybieranie danych na podstawie prostego warunku logicznego ................................... 198
Wybieranie danych na podstawie zoonego warunku logicznego................................. 200
Zwracanie danych z dwch poczonych tabel za pomoc kreatora .............................. 201
Zwracanie danych z wielu poczonych tabel ..................................................................... 202
Zwracanie danych z tabel poczonych za porednictwem pl wielowartociowych.....204
Zwracanie niepasujcych wierszy z poczonych tabel ..................................................... 206
Dodawanie podsumowa ...................................................................................................... 208
Zliczanie danych ...................................................................................................................... 209
Grupowanie danych ................................................................................................................ 211
Kwerendy krzyowe ................................................................................................................ 213
Usuwanie wybranych danych ................................................................................................ 215
Dodawanie danych .................................................................................................................. 217
Modyfikowanie wybranych danych ..................................................................................... 219
Podsumowanie......................................................................................................................... 220

Rozdzia 8.

Formularze, czyli jak uatwi uytkownikom dostp do danych............................. 221

Po co tworzy formularze? ..................................................................................................... 221
Tworzymy autoformularz zwizany z wybran tabel ...................................................... 223
Praca z formularzem zwizanym .......................................................................................... 226
Wyszukujemy, filtrujemy i usuwamy dane .......................................................................... 228
Kreator formularzy tworzymy formularz zwizany z wybran tabel ...................... 231
Kreator formularzy tworzymy formularz zwizany z poczonymi tabelami .......... 233
Zmiana definicji formularza .................................................................................................. 235
Formularz do przegldania danych ...................................................................................... 241
Tworzymy formularz z podformularzem ........................................................................... 243
Korzystanie z formularza z podformularzem ..................................................................... 247
Panel przeczania jako przykad formularza niezwizanego z adn tabel
uytkownika ............................................................................................................................. 248
Poznajemy zalenoci pomidzy obiektami bazy danych ................................................ 251
Podsumowanie......................................................................................................................... 252

Rozdzia 9.

Raporty, czyli jak zaprezentowa dane ................................................................................. 253

Do czego su raporty? ......................................................................................................... 253
Konfiguracja drukarki w systemie Windows XP .............................................................. 255
Tworzymy autoraport ............................................................................................................. 258
Kreator raportw tworzymy raport powizany z wybran tabel.............................. 259
Kreator raportw tworzymy raport powizany z wieloma tabelami ......................... 262
Kreator raportw tworzymy raport powizany z kwerend ....................................... 264

Spis treci
Listy wysykowe ....................................................................................................................... 266
Tworzymy raport zawierajcy podsumowania................................................................... 268
Raport grupujcy dane ........................................................................................................... 272
Dodawanie podsumowa do raportw grupujcych dane .............................................. 274
Dodatkowy poziom grupowania danych ............................................................................ 276
Tworzenie filtrw ograniczajcych prezentowane dane ................................................... 278
Podsumowanie......................................................................................................................... 280

Rozdzia 10. Makra, czyli jak zautomatyzowa regularnie wykonywane operacje ................... 281
Jak zautomatyzowa prac uytkownika za pomoc makr? ............................................ 281
Tworzymy najprostsze makropolecenie .............................................................................. 283
Makro skadajce si z dwch akcji ...................................................................................... 285
Makro skadajce si z wielu akcji ........................................................................................ 286
Modyfikowanie makra............................................................................................................ 288
Uruchamiamy makropolecenia z poziomu formularza .................................................... 290
Wykonywanie makra krok po kroku ................................................................................... 292
Przykadowe makro eksportujce dane z wybranej tabeli ................................................ 294
Przykadowe makro wysyajce wiadomoci e-mail ......................................................... 296
Podsumowanie......................................................................................................................... 298
Rozdzia 11. Zarzdzanie baz, czyli na czym polega praca administratora baz danych...........299
Jak zapewni wydajn prac uytkownikom programu Access?..................................... 299
Tworzymy dokumentacj bazy ............................................................................................. 301
Konfigurujemy system zarzdzania bazami danych Access............................................. 305
Waciwoci pliku bazy danych ............................................................................................ 312
Kompaktowanie bazy danych................................................................................................ 313
Tworzymy kopi bazy danych ............................................................................................... 314
Odtwarzamy baz po awarii .................................................................................................. 315
Optymalizacja wydajnoci bazy ............................................................................................ 316
Zabezpieczamy przechowywane w bazie dane................................................................... 317
Przenosimy baz danych do SZBD SQL Server ................................................................. 319
Podsumowanie......................................................................................................................... 322
Dodatek A. Odpowiedzi do zada .................................................................................................................... 323
Odpowiedzi do rozdziau 1.................................................................................................... 323
Odpowiedzi do rozdziau 2.................................................................................................... 326
Odpowiedzi do rozdziau 3.................................................................................................... 328
Odpowiedzi do rozdziau 4.................................................................................................... 330
Odpowiedzi do rozdziau 5.................................................................................................... 333
Odpowiedzi do rozdziau 6.................................................................................................... 334
Odpowiedzi do rozdziau 7.................................................................................................... 335
Odpowiedzi do rozdziau 8.................................................................................................... 337
Odpowiedzi do rozdziau 9.................................................................................................... 338
Odpowiedzi do rozdziau 10.................................................................................................. 339
Odpowiedzi do rozdziau 11.................................................................................................. 340
Skorowidz .............................................................................................................................................. 341

Jak pracowa z baz danych

programu Microsoft Access?

!
!
!

Otwieranie istniejcej bazy danych

Wyszukiwanie plikw bazy danych
Otwieranie baz danych wczeniejszych
wersji programu Access

!
!
!

Udostpnianie pliku bazy danych

Instalacja przykadowej bazy Northwind
Poznajemy przykadow baz
danych Northwind

!
!
!
!

Konwertowanie bazy danych

Podzia bazy danych
Konguracja podzielonych baz danych
Podsumowanie

Przykadowa
baza danych,
czyli jak
wykorzysta
moliwoci
programu Access

Jak pracowa z baz danych

programu Microsoft Access?
Podejmujc si ambitnego zadania stworzenia wasnej bazy danych w programie
Microsoft Access, musimy uwiadomi sobie, e zanim zobaczymy efekt kocowy naszej pracy, czeka nas faza projektowania. Struktura programu, w ktrym bdziemy
przechowywa informacje, jest zalena w duym stopniu od naszej kreatywnoci. Dla
mniej wytrwaych zawsze pozostaje moliwo wpisania danych do tabeli programu
Word czy arkusza programu Excel, wchodzcych w skad pakietu Microsoft Office.

34

Jak pracowa z baz danych programu Microsoft Access?

Naley jednak pamita, e taka opcja nie pozwala na dostosowanie programu do naszych potrzeb. Tylko samodzielne zaprojektowanie bazy danych i utworzenie okrelonej liczby obiektw (tabel, kwerend, formularzy itd.) umoliwia jej wykorzystanie
w odpowiednim stopniu, czyli takim, ktry pozwoli przechowywa w komputerze cigle zmieniajce si informacje.
Aby definitywnie rozwia wszelkie wtpliwoci dotyczce tworzenia wasnej bazy danych, a take uprzedzi pytania, jakie mog si pojawi w trakcie jej konstruowania, w rodzaju: Co z tego, e utworzyem te tabele i nawet jakie kwerendy, skoro nadal nie
wiem czemu ma to suy?, niniejszy rozdzia zosta wyposaony w szereg zada i wicze. Zostaa tu zaprezentowana doczona do programu Access przykadowa baza danych Northwind. Dziki tej bazie utworzonej na potrzeby fikcyjnej firmy zajmujcej
si handlem produktami spoywczymi i ich dostawami moemy nie tylko zapozna
si z prac ju istniejcej bazy danych, zarzdzaniem dostpem do pliku bazy danych,
ale rwnie z podstawowymi moliwociami programu Access, ktrych znajomo pozwoli na efektywniejsze tworzenie naszej bazy danych.
Chocia niektre wiczenia znajdujce si w biecym rozdziale opisuj prac z plikiem
bazy danych, a wic dotycz zarwno systemu operacyjnego zainstalowanego na komputerze, w ktrym uruchomiono program Access, jak i samej bazy danych, to do ich wykonania nie jest niezbdna adna wiedza o systemie Windows.

W ksice zaoono, e systemem operacyjnym zainstalowanym na komputerze czytelnika jest domylnie skonfigurowany system Microsoft Windows XP z dodatkiem SP2.

Otwieranie istniejcej bazy danych

35

Otwieranie istniejcej bazy danych

W pierwszym rozdziale dowiedzielimy si, e baza danych programu Access zapisana
jest w jednym pliku o rozszerzeniu .accdb lub w przypadku jej skompilowanej wersji
w pliku .accde.
W dalszej czci rozdziau opisany zosta sposb podzielenia bazy danych na dwa pliki
w jednym zostan zapisane wszystkie dane, a w drugim umieszczone bd obiekty
bazy danych (oprcz tabel).

Aby otworzy zapisan w pliku baz danych, naley:

1. Uruchomi SZBD Access 2007.
Szybkim sposobem na uruchomienie bazy danych jest dwukrotne kliknicie pliku bazy
danych w ten sposb zostanie uruchomiony program Access i otworzona wybrana
baza danych.

2a

2c

2d

2. Moemy otworzy baz danych na kilka sposobw:

a) klikajc przycisk Office i wybierajc opcj Otwrz,
b) naciskajc kombinacj klawiszy Ctrl+O,
c) klikajc widoczny z prawej strony okna programu odnonik Wicej,
d) klikajc nazw jednego z ostatnio otwieranych plikw baz danych wywietlanych w widocznym z prawej strony okienku zada w tym przypadku wybrana baza danych zostanie natychmiast otwarta.

36

Otwieranie istniejcej bazy danych

Lista ostatnio otwieranych baz danych znajduje si rwnie w dolnej czci menu Plik.
Aby uruchomi ktr z nich, wystarczy klikn nazw odpowiedniego pliku bazy.

3. Wybr kadej, z wyjtkiem przedstawionej w podpunkcie d, metody spowoduje

wywietlenie standardowego okna dialogowego systemu Windows, ktre pozwala na otwarcie pliku zapisanego na dysku.

4. Jeeli plik bazy danych znajduje si na dysku innego komputera, klikajc przycisk Narzdzia, bdziemy mogli podczy dysk sieciowy.
5. Baza danych zostanie otwarta po wskazaniu nazwy pliku i klikniciu przycisku
Otwrz.

Wyszukiwanie plikw bazy danych

37

Wyszukiwanie plikw bazy danych

Na lokalnych dyskach komputera przechowywane s tysice, jeeli nie miliony rnych plikw. W takiej sytuacji znalezienie pliku bazy danych, ktry znajduje si gdzie
na dysku, moe okaza si bardzo czasochonnym zadaniem. Do znalezienia potrzebnego w danym momencie pliku powinnimy uy narzdzi systemu operacyjnego albo
programw firm trzecich, takich jak np. Total Commander.
Uytkownicy systemu Windows XP w tym celu mog:
Wyszukiwanie plikw bazy danych w systemie Windows Vista jest znacznie prostsze
wystarczy rozwin menu Start i wpisa rozszerzenie accdb. Po chwili w menu Start pojawi si wszystkie znalezione pliki bazy danych programu Access 2007.

1. Rozwin menu Start.

2. Wybra opcj Wyszukaj. Wywietlone zostanie okienko wyszukiwania.

3. W pierwszej kolejnoci naley wybra kategori szukanych przez nas obiektw

Pliki i foldery.

38

Wyszukiwanie plikw bazy danych

4. W polu Caa nazwa pliku lub jej

cz: wpisa nazw szukanego
pliku albo *.accdb, jeeli chcemy
znale wszystkie pliki tego typu.
4

5. Nastpnie rozwin list przeszukiwanych lokalizacji klikniciem

strzaki skierowanej w d, znajdujcej si w prawym rogu pola
kombi Szukaj w:, i zaznaczy odpowiednie pola wyboru. Jeeli np.
wiemy, e poszukiwany plik znajduje si gdzie na lokalnym dysku
twardym, to powinnimy wyczyci pola wyboru Stacja dyskietek 3,5
i Stacja dyskw CD.
6. Kryteria wyszukiwania moemy
dodatkowo zawzi, podajc:
a) czas ostatniej edycji pliku,

6a

b) jego wielko.

6b

7. Pozostao tylko kliknicie przycisku Wyszukaj. Jeeli plik bazy danych programu Access o podanej nazwie znajdowa si w jednej
z okrelonych lokalizacji, to cze do tego pliku zostanie wywietlone w okienku rezultatw
wyszukiwania.

Aby przeszuka folder wraz ze wszystkimi podfolderami, musimy dwukrotnie klikn

jego nazw. W powyszym przykadzie sprawdzone zostan folder Moje dokumenty
i wszystkie podfoldery folderu Program Files.

Otwieranie baz danych wczeniejszych wersji programu Access

39

Otwieranie baz danych

wczeniejszych wersji programu Access
Program Access 2007 jest zgodny z wczeniejszymi wersjami, czyli moemy otworzy
baz danych utworzon np. w wersji 2003 i pracowa z ni, tak jak to robilimy w rodowisku Access 2003 ta operacja niczym si nie rni od otwierania pliku bazy najnowszej wersji Accessa. Zanim jednak bdziemy mogli skorzysta z nowych funkcji
programu, musimy przekonwertowa baz danych.
Skonwertowan do wersji Access 2007 baz danych otworzymy tylko w najnowszej wersji programu.

Po otwarciu bazy danych moemy z ni pracowa, tj. odczytywa i modyfikowa dane,

ale nie bdziemy mogli zmienia i dodawa niektrych obiektw bazy danych. Za to
dalej bdziemy mogli otworzy tak baz w rodowisku Access 2003.

40

Udostpnianie pliku bazy danych

Udostpnianie pliku bazy danych

Jeeli komputer podczony jest do sieci lokalnej, moemy umoliwi korzystanie z naszej bazy danych innym uytkownikom tej sieci. W tym celu naley jedynie utworzy
i udostpni folder, do ktrego zostanie skopiowany plik bazy. Dodatkowo mamy moliwo ograniczenia dostpu do bazy danych przez nadanie odpowiednich uprawnie
udostpnionemu folderowi.
Domylny system plikw systemw operacyjnych Microsoft Windows NT/2000/XP, Vista
i Longhorn umoliwia nadawanie folderom i plikom uprawnie NTFS. Za ich pomoc
mona bardzo dokadnie okreli, kto moe odczytywa baz danych, uruchamia j
i modyfikowa. Nadawanie tych uprawnie zostao opisane m.in. w wydanej przez Helion
ksice ABS systemu Windows XP PL.

Gdy chcemy udostpni plik bazy danych, musimy:

1. Utworzy na lokalnym dysku
nowy folder o nazwie Baza.
Warto pamita, e ze wzgldw
bezpieczestwa nie naley udostpnia wicej zasobw komputera,
ni jest to niezbdne. W tym przypadku lepiej wic utworzy folder
i zapisa w nim wycznie plik bazy
danych, ni np. udostpni wszystkim folder Moje dokumenty.

2. Klikn utworzony folder prawym przyciskiem myszy i z menu

kontekstowego wybra opcj
Udostpnianie i zabezpieczenia.
3

3. Zaznaczy opcj Udostpnij ten folder. Moemy tu take zmieni domyln nazw udziau (t now nazw, a nie nazw naszego folderu
bd wpisywali uytkownicy czcy si z nasz baz z innych
komputerw) i doda opcjonalny
komentarz.
4. Klikn przycisk Uprawnienia.

Udostpnianie pliku bazy danych

5
5a

41

5. Domylnie wszyscy bd mieli

moliwo odczytywania danych w udostpnionym folderze. Aby umoliwi uytkownikom
Franek i Haker wprowadzanie i modyfikowanie zapisanych w bazie informacji naley:
a) klikn przycisk Dodaj,
b) wpisa rozdzielone rednikiem
nazwy obu uytkownikw i klikn przycisk Sprawd nazwy,
c) jeeli wszystkie nazwy uytkownikw zostay podkrelone, klikn przycisk OK,
d) kolejno wybra dodane konta
i dla kadego z nich zaznaczy
pole wyboru Pena kontrola.

5b
5c

6. Klikn przycisk OK, aby okno

uprawnie zostao zamknite.
7. Raz jeszcze klikn przycisk OK.
Tym razem zostanie zamknite
okno waciwoci folderu.
8. Nastpnie skopiowa do udostpnionego folderu plik bazy danych.
5d

42

Instalacja przykadowej bazy Northwind

Instalacja przykadowej bazy Northwind

Firma Microsoft do SZBD Access docza przykadowe bazy danych, wrd nich baz
firmy zajmujcej si handlem artykuami spoywczymi. Samodzielne przeanalizowanie
tej bazy pozwala nie tylko na zapoznanie si z moliwociami programu Access, ale rwnie na korzystanie z cennych przykadw gotowych rozwiza konkretnych problemw.
Struktura tej bazy jest bowiem jawna. Kady z jej uytkownikw moe wic wzorowa si
na tabelach czy formularzach utworzonych przez inynierw firmy Microsoft.
Jeeli baza Northwind nie zostaa zainstalowana podczas instalacji SZBD Access, to naley:
1. Wybra Start/Panel sterowania/Dodaj lub usu programy.
2. Na licie zainstalowanych programw odnale Microsoft Office 2007 i klikn
przycisk Zmie.
Wykonanie tego wiczenia wymaga przygotowania nonika instalacyjnego programu.

3. W odpowiedzi na pytanie uruchomionego kreatora instalacji wybra

opcj Dodaj lub usu funkcj.
4. Klikn przycisk Kontynuuj.

5. Z listy zainstalowanych skadnikw rozwin pozycj Microsoft

Access, a nastpnie klikn prawym
przyciskiem myszy Szablony programu Access i z menu kontekstowego wybra opcj Uruchom z mojego komputera.
6. Kliknicie przycisku Kontynuuj spowoduje, e plik Northwind.accdt,
wraz z innymi szablonami baz danych, zostanie zapisany w folderze,
w ktrym zainstalowalimy pakiet
Office, domylnie bdzie to folder
C:\Program Files\Microsoft Office\
Templates\1033\Access, gdzie C:\
jest liter dysku, na ktrym zainstalowany zosta system Windows.

Poznajemy przykadow baz danych Northwind

43

Poznajemy przykadow baz

danych Northwind
Zanim utworzymy wasn baz danych, powinnimy przyjrze si dokadnie zainstalowanej
bazie Northwind. W ten sposb dowiemy si, do czego su poszczeglne obiekty bazy
danych, takie jak tabele, kwerendy, formularze czy raporty. Wiedza zdobyta w trakcie wykonywanych zada pozwoli na wiadome tworzenie wasnych obiektw bazy danych.
1. Uruchom program Access 2007.
2. Wybierz lokalne szablony baz
danych.

3. Na licie szablonw zaznacz pozycj Northwind 2007.

4. Ewentualnie zmie nazw i lokalizacj tworzonej bazy.

5. Nacinij przycisk Utwrz.

Program Office Access 2007 zosta wyposaony w nowe oraz udoskonalone funkcje zabezpiecze zunifikowane decyzje dotyczce zaufania s zintegrowane przez centrum
zaufania pakietu Microsoft Office. Dziki zaufanym lokalizacjom mona atwo zaliczy
do zaufanych wszystkie bazy danych z bezpiecznych folderw. Moliwe jest take zaadowanie aplikacji programu Office Access 2007 z wyczonym kodem lub makrami w celu
zapewnienia uytkownikom bezpieczestwa.

6. Po chwili baza zostanie utworzona i zobaczymy ostrzeenie przed uruchamianiem

makr. eby otworzy baz Northwind 2007, kliknij przycisk Opcje, a nastpnie:
a) zaznacz opcj Wcz t zawarto,
b) kliknij OK.
7. Wywietlony zostanie ekran logowania przykadowej bazy danych.
Wybierz z listy dowolnego pracownika i kliknij przycisk Zaloguj.
6a

6b

8. Otwarty zostanie gwny formularz bazy danych Northwind. Dziki

niemu moemy uruchamia pozostae formularze, raporty i kwerendy bazy danych.

44

Poznajemy przykadow baz danych Northwind

12a

12b
12c

10

11

9. W lewym okienku zobaczymy list

aktywnych (tj. ju zoonych,
ale jeszcze niezrealizowanych) zamwie. Jeeli to okienko jest puste, zaloguj si jako inny pracownik

10. W rodkowym okienku wywietlone zostan towary, ktrych stan

na magazynie jest niszy od okrelonego minimalnego zapasu.
11. W prawym oknie zobaczymy odnoniki pozwalajce wywietli formularze,
kwerendy i raporty przykadowej bazy danych.
12. A na pasku formularza znajdziemy trzy przyciski, pozwalajce odpowiednio na:
a) zoenie nowego zamwienia sprzeday,
b) zoenie nowego zamwienia kupna,
c) odwieenie widocznych w tym formularzu danych.
13. Kliknij nazw jednego z brakujcych towarw.

15

14f
14c 14b
14a

14e

14d

14. Zostanie wywietlony formularz,

za jego pomoc moemy odczyta
i zmodyfikowa wszystkie dane wybranego produktu. W dolnej czci formularza znajduj si przyciski nawigacyjne. Przy ich uyciu
moemy:
a) wyczy i wczy filtrowanie
(domylnie formularz pokazuje
tylko informacje o produkcie,
ktry wybralimy w punkcie 13),
b) wywietli informacje o kolejnym produkcie (o ile wyczylimy wczeniej filtrowanie),
c) wywietli informacje o poprzednim produkcie,
d) przej do ostatniego produktu,
e) przej do pierwszego produktu,
f) doda nowy produkt.

Poznajemy przykadow baz danych Northwind

45

Dodajc nowy produkt, musimy wypeni wszystkie pola oznaczone jako

wymagane.
15. Aby zmieni nazw lub opis wybranego produktu, wystarczy ustawi kursor
w odpowiednim polu tekstowym i wpisa nowe dane z klawiatury. Po klikniciu
dowolnego przycisku nawigacyjnego zmienione dane zostan zapisane w powizanej z formularzem tabeli Produkty.

16g
16e

16. Gdy chcemy si przekona, czy informacje zmieniane za porednictwem formularza rzeczywicie zostaj zapisane w tabeli, moemy:
a) zmieni nazw, opis i cen jednego z produktw,
b) zamkn formularz Products
Detail,
c) wywietli nowy Pasek nawigacyjny, np. klikajc widoczn
z lewej strony ekranu jego
miniatur,
d) domylnie obiekty bazy danych
s podzielone na stworzone
przez jej twrcw kategorie tematyczne; poniewa chcemy zobaczy wszystkie tabele, a nastpnie wybra z nich tabel
Produkty, powinnimy zmieni
widok okienka nawigacyjnego,
w tym celu: kliknij widoczn
w jego prawym, grnym rogu
skierowan w d strzak,
e) z listy moliwych sposobw wywietlania obiektw bazy danych
wybierz Typy obiektu,

16f

f) w Okienku nawigacyjnym zostanie

wywietlona lista wszystkich typw obiektw bazy danych tabel, kwerend, formularzy, raportw, makropolece i moduw,

46

Poznajemy przykadow baz danych Northwind

g) rozwi list tabel,

h) po wywietleniu listy wszystkich tabel dwukrotnie kliknij tabel Produkty.
Obiekty bazy danych uporzdkowane s alfabetycznie wedug ich nazw.

17. Wybrana tabela zostanie otwarta w widoku arkusza danych. Znajd zmodyfikowany towar.
18. Ponownie zmie nazw tego towaru na oryginaln i zamknij okno tabeli.

19

19. Jeszcze raz wywietlimy formularz zawierajcy szczegowe dane o towarze. Tym
razem zrobimy to, klikajc nazw dowolnego towaru, a nastpnie:
a) klikajc pole listy Przejd do produktu,
b) wybierajc modyfikowany produkt.
20. Zwrmy uwag, e wprowadzone bezporednio w tabeli zmiany natychmiast
zaczy obowizywa i produkt z powrotem ma oryginaln nazw.

Poznajemy przykadow baz danych Northwind

47

21. Ten formularz pozwala odczytywa i modyfikowa informacje o poszczeglnych

towarach. Aby doda nowy towar:

21a
21b

a) kliknij przycisk Zapisz i nowy,

Identyfikator (numer) towaru
jest automatycznie generowany
przez SZBD Access i nie tylko
nie moe zosta przez nas podany, ale rwnie zmieniony.
b) wpisz nazw nowego towaru
(np. Kieki)1,
c) kliknij klawisz Tab uaktywnione zostanie kolejne pole formularza, wpisz dane nowego
towaru,

Ten formularz nie umoliwia dodawania informacji o dostawcach, moemy jedynie wybra z listy dostawcw wczeniej wprowadzonych do bazy nazw firmy
dostarczajcej ten towar. Zwrmy uwag, e ten sam towar moe by dostarczany przez wielu rnych dostawcw.
Program Office Access 2007 umoliwia korzystanie z pl nowego typu, takich jak pola
zacznikw czy pola wielowartociowe W zwizku z tym do kadego rekordu w aplikacji mona doczy dowolny dokument, obraz lub arkusz kalkulacyjny. A za pomoc
pola z wieloma wartociami mona wybra wicej ni jedn warto (np. przypisa towar do wielu dostawcw) bez tworzenia specjalnych tabel cznikowych.

Moemy rwnie doczy do informacji o towarze jego zdjcie czy

dokument reklamowy. W tym celu
wystarczy dwukrotnie klikn pole
Zaczniki, a nastpnie klikn
przycisk Dodaj i wskaza plik zacznika. Aby go pniej otworzy,
wystarczy raz jeszcze dwukrotnie
klikn pole zacznika i z menu
wybra opcj Otwrz.
d) ustaw kursor w polu Opis i wprowad przykadowy opis produktu. Potem zaznacz dowolny wyraz pojawi si nowy pasek narzdzi pozwalajcy sformatowa wprowadzony tekst,
1
Spolszczajc przykadow baz danych, tumacz bdnie przetumaczy pole Name jako Nazwisko, a nie
Nazwa towaru. Ten bd prawdopodobnie zostanie w przyszoci poprawiony.

48

Poznajemy przykadow baz danych Northwind

21e

e) przewicz moliwo formatowania zapisywanych w tabeli

danych, zmieniajc krj, kolor
i wielko czcionki, ktr zapisane zostay poszczeglne wyrazy opisu,

Access 2007, w przeciwiestwie do wczeniejszych wersji programu, pozwala formatowa tekst zapisywany w polach typu Nota.

f) aby zapisa wprowadzone dane do tabeli Towary, kliknij dowolny przycisk

nawigacyjny,
Korzystanie z bazy danych musi by nie tylko moliwie najatwiejsze, ale rwnie powinno uniemoliwia (a przynajmniej utrudnia) uytkownikom wprowadzanie bdnych danych. W tym przypadku uytkownik, zamiast za kadym razem wpisywa nazw
dostawcy, moe j wybra za pomoc kliknicia mysz.

g) zamknij formularz Szczegy produktu,

h) kliknij odnonik Raport ze sprzeday, zostanie wywietlony formularz pozwalajcy wybra, jakie dane i jak uporzdkowane bdzie zawiera generowany raport,
i) aby zobaczy raport, kliknij przycisk Podgld.
Raporty umoliwiaj jedynie odczyt wybranych danych, ale to, jakie dane bdzie zawiera w danym momencie raport, moemy zmienia.
Program Access 2007 uatwia filtrowanie danych. Dla typw danych Tekst, Liczba i Data
s dostpne rne opcje filtrowania. Przykadowo nowe opcje filtrowania uatwiaj filtrowanie kolumny dat dla wszystkich rekordw nalecych do zakresu dat Dzisiaj, Wczoraj,
W ubiegym tygodniu, W przyszym miesicu, W przyszoci, W przeszoci itd. Praca
zwizana z filtrowaniem przebiega tak samo w programach Office Excel 2007 i Office
Access 2007, a zatem uytkownik nie musi poznawa nowego sposobu znajdowania potrzebnych informacji.

Poznajemy przykadow baz danych Northwind

49

22. Po zapoznaniu si z raportem zaznacz warto sprzeday w pierwszym kwartale dowolnego produktu.
22

23

23. Po klikniciu prawym przyciskiem

myszy zostanie wywietlone okno
dialogowe umoliwiajce filtrowanie danych. Usu z raportu towary, ktrych warto sprzeday
bya mniejsza lub rwna wartoci
sprzeday wybranego towaru.

24. Aby wyczy filtr, ustaw kursor myszy w tej kolumnie, w ktrej wczeniej go
wczylimy, kliknij prawy przycisk myszy i wybierz opcj Wyczy filtr.
25. Zamknij okno raportu.
26. Aby zakoczy prac programu Access, kliknij przycisk Zamknij.
Samodzielnie utwrz baz danych na podstawie szablonu Kontakty ta bardzo
prosta baza danych zawiera tylko jedn tabel i kwerend oraz dwa formularze
i raporty. Zapoznaj si z ich dziaaniem.
Niemoliwe jest poznanie wszystkich funkcji tak rozbudowanego programu, jakim jest
Access 2007, podczas wykonywania jednego wiczenia. Jeeli nadal nie jeste pewien,
czy wiesz, jak pracowa z programem Access, do czego su formularze, a do czego tabele i raporty, powie troch czasu na prac z pozostaymi formularzami i raportami
bazy Northwind.

50

Konwertowanie bazy danych

Konwertowanie bazy danych

Bazy danych utworzone we wczeniejszych wersjach programu Access mog zosta w atwy sposb przekonwertowane do postaci pliku SZBD Access 2007. W ten sposb umoliwimy nie tylko korzystanie z wczeniejszej wersji bazy danych (moliwe jest otwarcie
nieprzekonwertowanej bazy), ale rwnie jej modyfikowanie. Zwykle moliwa jest rwnie odwrotna operacja, czyli konwersja bazy zapisanej w formacie Access 2007 do postaci umoliwiajcej prac i modyfikowanie bazy we wczeniejszych wersjach programu.
Bezporednia konwersja moliwa jest do pliku wersji SZBD Access 2000 lub pniejszej, o ile baza danych nie wykorzystuje funkcji niedostpnych we wczeniejszych wersjach programu Access. Dlatego prba konwersji przykadowej bazy Northwind, a nawet
przykadowej bazy Kontakty, skoczy si niepowodzeniem.

Aby umoliwi uytkownikom programu Access 2000 korzystanie z bazy zapisanej

w formacie Access 2007, musimy:
1. Uruchomi utworzon w 1. rozdziale pust baz danych.

2. Klikn przycisk Office.

3. Wybra opcj Zapisz jako, a nastpnie wskaza format kompatybilny
z wersj 2000.

4. Ewentualnie zmieni nazw i lokalizacj zapisywanego pliku bazy

danych.

Konwersja bazy polega na utworzeniu jej kopii i zapisaniu w wybranej wersji.

Oryginalna baza danych nie jest w aden sposb modyfikowana.

eby natomiast skonwertowa baz danych utworzon we wczeniejszej wersji programu Access, naley:
1. Uruchomi t baz danych.
2. Klikn przycisk Office.

Konwertowanie bazy danych

51

3. Na licie opcji pojawi si jedna nowa

Konwertuj. Po jej klikniciu moesz
zosta poinformowany, e konwersja
wymaga zamknicia wszystkich obiektw bazy danych. Jeeli tak si stanie,
kliknij przycisk Tak.
4. Ewentualnie zmieni nazw i lokalizacj tworzonej bazy danych.
5. Po klikniciu Zapisz baza zostanie
skonwertowana i ponownie uruchomiona w programie Access 2007.

52

Podzia bazy danych

Podzia bazy danych

SZBD Access 2007 umoliwia podzielenie bazy danych na dwa pliki: jeden bdzie zawiera dane (a wic definicje tabel i zapisane w nich informacje), drugi natomiast
interfejs uytkownika (a wic kwerendy, formularze i raporty). W efekcie wielu
uytkownikw moe jednoczenie korzysta z tej samej bazy danych. Wystarczy na poszczeglne komputery skopiowa plik zawierajcy interfejs uytkownika i skonfigurowa go tak, aby pobiera dane z udostpnionego w sieci drugiego pliku, w ktrym
umieszczono tabele z danymi. Baz danych warto rwnie podzieli w przypadku komputerw niepodczonych do sieci. Oddzielenie danych i tabel od elementw interfejsu
uytkownika uatwia bowiem jego ewentualn modyfikacj czy uaktualnienie. Z kolei
zmniejszenie rozmiaru plikw bazodanowych poprawia wydajno samej bazy danych.
Przed podzieleniem bazy danych naley wykona jej kopi.

Aby podzieli przykadow baz danych Northwind na dwa pliki, powinnimy:

1. Uruchomi baz Northwind.

2. Przej na zakadk Narzdzia bazy

danych.
3

3. Klikn przycisk Dostp do bazy

danych. Uruchomiony zostanie kreator rozdzielenia bazy danych.

4. Klikn przycisk Podziel baz danych.

5. Poda lokalizacj i nazw pliku zawierajcego tabele i dane, a nastpnie klikn przycisk Podziel. Po chwili baza danych zostanie podzielona na dwa pliki,
a wszystkie tabele zostan zastpione odwoaniami do przeniesionych tabel.
6. Po podzieleniu bazy moliwe jest modyfikowanie zapisanych w niej informacji. Zmiana struktury tabel wymaga jednak otwarcia pliku z tabelami i danymi
(Northwind 2007_wb.accdb), a nie oryginalnego pliku bazy danych (Northwind
2007.accdb).

Konguracja podzielonych baz danych

53

Konguracja podzielonych baz danych

Po wykonaniu poprzedniego wiczenia przykadowa baza danych Northwind zostaa
zapisana w dwch plikach, z ktrych jeden zawiera dane, a drugi interfejs uytkownika. Jeeli z bazy danych ma korzysta kilku uytkownikw, to na komputer kadego
z nich naley skopiowa plik interfejsu uytkownika, a sam baz danych skonfigurowa w ten sposb, aby wszyscy mogli poczy si z tym samym plikiem zawierajcym
dane. W tym celu naley:
1. Skopiowa na komputer uytkownika plik z interfejsem
uytkownika.

2. Uruchomi na jego komputerze skopiowan baz Northwind. Poniewa dane

bd niedostpne, prba uruchomienia jakiegokolwiek formularza powizanego (formularza prezentujcego dane zapisane w dowolnej tabeli), np. prba
zalogowania si do programu jako jeden z pracownikw, zakoczy si wywietleniem komunikatu o bdzie.
3. Przej na zakadk Narzdzia bazy danych.
4. Klikn przycisk Meneder tabel poczonych, ktry spowoduje wywietlenie listy
tabel bazy Northwind.

5. Klikn przycisk Zaznacz wszystkie,

a nastpnie OK. Zostanie wywietlone standardowe okno dialogowe
systemu Windows umoliwiajce
wskazanie lokalizacji pliku z tabelami i danymi.

6. Okreli lokalizacj pliku z danymi (jeeli plik znajduje si w udostpnionym

przez inny komputer folderze, naley rozpocz jego poszukiwanie od kliknicia
ikony Moje miejsca sieciowe) i klikn przycisk Otwrz.
7. Gdy wskazano prawidowy plik, zostanie wywietlona informacja o pomylnym
odwieeniu poczonych tabel. Zamknij okno Menedera tabel poczonych.
Od tego momentu uytkownicy zdalnych komputerw bd mieli dostp do danych zapisanych w udostpnionym pliku.

54

Podsumowanie

Podsumowanie
Po przeczytaniu niniejszego rozdziau i wykonaniu znajdujcych si w nim wicze
czytelnik powinien samodzielnie odpowiedzie na prawie wszystkie z poniszych pyta.
Pozostae, z ktrymi moe mie pewne kopoty, maj mu pomc w poszerzeniu opisanego materiau (odpowiedzi znajduj si w dodatku A).
1. Do czego su pola zacznikw programu Office Access 2007?
2. Czy mona korzysta z nieprzekonwertowanej bazy utworzonej w innej ni nasza wersji programu Access?
3. Czy jest wymagane tworzenie kopii plikw, na ktre dzielimy baz danych?
4. Ktre z naszych operacji wykonywanych w trakcie korzystania z bazy Northwind
mog zaszkodzi jej strukturze?
5. Czy istniej jakie zabezpieczenia, ktre chroni baz danych przed jej
otwarciem?