IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE
ZAMW DRUKOWANY KATALOG

Excel. Tabele i wykresy przestawne

Przewodnik po tworzeniu
dynamicznych arkuszy kalkulacyjnych
Autor: Paul McFedries
Tumaczenie: Piotr Pilch
ISBN: 83-246-0558-4
Tytu oryginau: Excel Pivot Tables and Pivot Charts:
Your visual blueprint for creating dynamic spreadsheets
Format: B5, stron: 296

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

Poznaj nowoczesne narzdzie do analizy danych

Zbuduj tabele przestawne
Przeprowad obliczenia i analizy
Przedstaw dane na wykresach
Excel, jedna z najpopularniejszych aplikacji biurowych, jest najczciej wykorzystywany
do gromadzenia i prezentowania danych. Jednak na tym nie kocz si jego
moliwoci. Mona rwnie uy go do przeprowadzania zoonych analiz, wyznaczania
trendw, prognozowania i oblicze statystycznych. Te zastosowania mog okaza si
przydatne zarwno przedsibiorcom, jak i naukowcom, a nawet zwykym
uytkownikom. Excel oferuje wiele narzdzi do analizowania, podsumowywania oraz
wizualizacji duej iloci danych, a wrd nich tabele i wykresy przestawne.
Ksika Excel. Tabele i wykresy przestawne. Przewodnik po tworzeniu dynamicznych
arkuszy kalkulacyjnych opisuje zasady wykorzystywania tych moliwoci programu.
Czytajc j i wykonujc zawarte w niej przykady, dowiesz si, jak tworzy i modyfikowa
tabele przestawne, przeprowadza obliczenia na znajdujcych si w nich danych oraz
prezentowa uzyskane wyniki na wykresach. Kade zagadnienie przedstawione jest
w postaci zrzutw ekranu i zwizych objanie. Dziki temu bdziesz mg niemal
natychmiast zastosowa je w swojej pracy.
Gwne elementy tabel przestawnych
Tworzenie i formatowanie tabeli przestawnej
Filtrowanie danych w tabeli przestawnej
Organizowanie danych tabeli przestawnej za pomoc grup
Definiowanie mechanizmw obliczeniowych
Prezentowanie danych na wykresach przestawnych
Import danych zewntrznych do tabeli przestawnej
Wykorzystywanie kostek OLAP
Poznaj bogate moliwoci Excela i przekonaj si,
jak bardzo jest przydatny podczas analizowania danych

Spis treci
Jak korzysta z ksiki ...................................................... viii
1. Tabele przestawne .......................................................... 2
Analiza danych ........................................................................................................................................................... 2
Tabele przestawne wprowadzenie ................................................................................................................... 4
Zalety tabel przestawnych ....................................................................................................................................... 6
Przegld zastosowa tabeli przestawnej ............................................................................................................. 8
Omwienie elementw tabeli przestawnej ....................................................................................................... 10
Wykresy przestawne wprowadzenie ............................................................................................................. 12

2. Tworzenie tabeli przestawnej ...........................................14

Przygotowanie danych arkusza ............................................................................................................................ 14
Tworzenie listy dla raportu tabeli przestawnej ............................................................................................... 16
Tworzenie prostej tabeli przestawnej przy uyciu listy Excela................................................................. 18
Dodawanie pl za pomoc kreatora tworzcego tabele przestawne .........................................................22
Ponowne tworzenie istniejcej tabeli przestawnej .........................................................................................24

3. Przetwarzanie tabeli przestawnej .....................................26

Wywietlanie i ukrywanie paska narzdziowego Tabela przestawna ......................................................26
Zaznaczanie elementw tabeli przestawnej .....................................................................................................28
Usuwanie pola tabeli przestawnej .......................................................................................................................30
Odwieanie danych tabeli przestawnej ...........................................................................................................32
Wywietlanie szczegw dotyczcych danych, na ktrych bazuje tabela przestawna.....................34
Tworzenie wykresu na podstawie danych tabeli przestawnej....................................................................36
Dodawanie wielu pl do obszaru wiersza lub kolumny ...............................................................................40
Dodawanie wielu pl do obszaru danych .........................................................................................................42
Dodawanie wielu pl do obszaru strony ...........................................................................................................44
Publikowanie tabeli przestawnej na stronie internetowej ............................................................................46
Zamiana zawartoci tabeli przestawnej na zwyke dane..............................................................................50
Drukowanie tabeli przestawnej ............................................................................................................................52
Usuwanie tabeli przestawnej ................................................................................................................................54

4. Modyfikowanie wygldu tabeli przestawnej ........................56

Przemieszczanie pola do innego obszaru ..........................................................................................................56
Wywietlanie innej strony .....................................................................................................................................58
Zmiana kolejnoci pl obszaru .............................................................................................................................60
Sortowanie danych tabeli przestawnej za pomoc funkcji automatycznego sortowania ...................62
Przemieszczanie pozycji wiersza lub kolumny ..............................................................................................64
Pokazywanie jedynie 10 pierwszych pozycji ..................................................................................................66
Ukrywanie pozycji pola wiersza lub kolumny ................................................................................................68
Wywietlanie ukrytych pozycji pola wiersza lub kolumny ........................................................................70
Wywietlanie stron jako arkuszy.........................................................................................................................72
Grupowanie wartoci liczbowych .......................................................................................................................74
Grupowanie dat i godzin ........................................................................................................................................76

iv
Excel_tabele_i_wykresy_przestawniv iv

2006-10-10 21:44:41

Grupowanie wartoci tekstowych .......................................................................................................................78

Ukrywanie szczegw grupy ..............................................................................................................................80
Wywietlanie szczegw grupy .........................................................................................................................81
Rozgrupowanie wartoci ........................................................................................................................................82
Modykowanie ukadu obszaru strony .............................................................................................................84

5. Dostosowywanie pl tabeli przestawnej .............................86

Zmiana nazwy pola tabeli przestawnej..............................................................................................................86
Zmiana nazwy pozycji tabeli przestawnej .......................................................................................................88
Formatowanie komrki tabeli przestawnej ......................................................................................................90
Formatowanie wartoci liczbowych w danych tabeli przestawnej ..........................................................92
Formatowanie dat w danych tabeli przestawnej ...........................................................................................94
Formatowanie warunkowe danych tabeli przestawnej .................................................................................96
Wywietlanie pozycji pozbawionych danych..................................................................................................98
Wyczanie pozycji pola strony .........................................................................................................................100

6. Okrelanie opcji tabeli przestawnej ................................ 102

Zastosowanie funkcji Autoformatowanie .......................................................................................................102
Zachowywanie formatowania tabeli przestawnej .........................................................................................104
Zmiana nazwy tabeli przestawnej .....................................................................................................................106
Wyczanie sum kocowych ..............................................................................................................................108
czenie etykiet pozycji ......................................................................................................................................110
Okrelanie acuchw dla bdw i pustych komrek ...............................................................................112
Ochrona tabeli przestawnej .................................................................................................................................114

7. Przeprowadzanie oblicze w tabeli przestawnej ................116

Modykowanie oblicze podsumowujcych tabeli przestawnej ............................................................. 116
Deniowanie rnicowego obliczenia podsumowujcego ......................................................................... 118
Deniowanie procentowego obliczenia podsumowujcego ......................................................................120
Deniowanie obliczenia podsumowujcego Suma bieca w .................................................................122
Deniowanie obliczenia podsumowujcego Indeks ....................................................................................124
Ukrywanie dla pola sum czciowych .............................................................................................................126
Wywietlanie dla pola wielu sum czciowych ............................................................................................128
Uwzgldnianie ukrytych stron w wynikach tabeli przestawnej ..............................................................130

8. Definiowanie niestandardowych oblicze

tabel przestawnych ......................................................132
Niestandardowe obliczenia wprowadzenie ...............................................................................................132
Ograniczenia niestandardowych oblicze ......................................................................................................133
Wstawianie niestandardowegopola obliczeniowego .....................................................................................134
Wstawianie niestandardowej pozycji obliczeniowej ....................................................................................136
Modykowanie niestandardowego obliczenia ...............................................................................................138
Zmiana kolejnoci rozwizywania pozycji obliczeniowych ......................................................................140
Wyszczeglnianie niestandardowych oblicze .............................................................................................142
Usuwanie niestandardowego obliczenia..........................................................................................................143

v
Excel_tabele_i_wykresy_przestawnv v

2006-10-10 21:44:42

Spis treci
9. Tworzenie wykresu przestawnego...................................144
Ograniczenia wykresu przestawnego...............................................................................................................144
Tworzenie wykresu przestawnego przy uyciu tabeli przestawnej........................................................145
Tworzenie wykresu przestawnegoprzy uyciu listy Excela .....................................................................146
Tworzenie wykresu przestawnego obok tabeli przestawnej .....................................................................150
Przenoszenie wykresu przestawnego do innego arkusza...........................................................................152
Ukrywanie lub pokazywanie przyciskw pl wykresu przestawnego ..................................................154
Zmiana typu wykresu przestawnego................................................................................................................156
Zmiana kolejnoci serii wykresu przestawnego ...........................................................................................158
Dodawanie tytuw do wykresu przestawnego ............................................................................................160
Przenoszenie legendy wykresu przestawnego...............................................................................................162
Wywietlanie tabeli danych wraz z wykresem przestawnym ..................................................................164
Drukowanie wykresu przestawnego .................................................................................................................166
Usuwanie wykresu przestawnego .....................................................................................................................168

10. Tworzenie bardziej zaawansowanych

tabel przestawnych ................................................... 170
Tworzenie tabeli przestawnej przy uyciu wielu skonsolidowanych zakresw .................................170
Tworzenie tabeli przestawnej przy uyciu istniejcej tabeli ....................................................................174
Tworzenie tabeli przestawnej przy uyciu danych zewntrznych .........................................................176
Deniowanie serwerowego pola strony ...........................................................................................................180
Ustawianie opcji danych zewntrznych ..........................................................................................................182
Eksportowanie danych tabeli przestawnejz pliku HTML do Excela ...................................................184
Zmniejszanie rozmiaru skoroszytw tabel przestawnych .........................................................................186
Zastosowanie w formule wartoci tabeli przestawnej ................................................................................187

11. Tworzenie tabeli przestawnej przy uyciu kostki OLAP.....188

OLAP .........................................................................................................................................................................188
Deniowanie rda danych dla kostki OLAP .............................................................................................190
Tworzenie tabeli przestawnej przy uyciu kostki OLAP ..........................................................................194
Wywietlanie i ukrywanie szczegw dotyczcych wymiarw i poziomw ....................................196
Ukrywanie poziomw...........................................................................................................................................198
Wywietlanie wybranych poziomw i skadowych ....................................................................................199
Wywietlanie wielu pozycji pola strony ........................................................................................................ 200

Dodatek A: Tworzenie formu tabel przestawnych ................ 202

Formuy wprowadzenie ................................................................................................................................. 202
Typy formu............................................................................................................................................................. 204
Funkcje arkusza wprowadzenie .................................................................................................................. 206
Typy funkcji ............................................................................................................................................................ 208
Deniowanie funkcji.............................................................................................................................................210
Deniowanie formuy ...........................................................................................................................................212
Korzystanie z niestandardowych formatw numerycznych i formatw dat .......................................214

vi
Excel_tabele_i_wykresy_przestawnvi vi

2006-10-10 21:44:42

Dodatek B: Zastosowanie narzdzia Microsoft Query

w przypadku tabel przestawnych Excela ..............216
Zastosowanie narzdzia Microsoft Query......................................................................................................216
Deniowanie rda danych ...............................................................................................................................218
Uruchamianie narzdzia Microsoft Query ................................................................................................... 222
Okno narzdzia Microsoft Query .................................................................................................................... 223
Uwzgldnianie tabeli w kwerendzie ............................................................................................................... 224
Dodawanie pl do kwerendy ............................................................................................................................. 226
Filtrowanie rekordw przy uyciu kryteriw kwerendy ........................................................................... 228
Sortowanie rekordw kwerendy ....................................................................................................................... 230
Zwracanie wynikw kwerendy ......................................................................................................................... 232

Dodatek C: Dane zewntrzne .............................................234

Typy danych zewntrznych ................................................................................................................................ 234
Importowanie danych ze rda danych......................................................................................................... 236
Importowanie danych z tabeli programu Access ......................................................................................... 238
Importowanie danych z tabeli Worda ............................................................................................................. 240
Importowanie danych z pliku tekstowego...................................................................................................... 242
Importowanie danych ze strony internetowej ............................................................................................... 246
Importowanie danych z pliku XML................................................................................................................ 248
Odwieanie zaimportowanych danych ......................................................................................................... 250

Dodatek D: Podstawy jzyka VBA zwizane

z tabelami przestawnymi ..................................252
Rejestrowanie makra ............................................................................................................................................ 252
Korzystanie z narzdzia Edytor Visual Basic .............................................................................................. 254
Omwienie modelu obiektowego tabeli przestawnej ................................................................................. 256
Dodawanie makra do moduu ........................................................................................................................... 258
Uruchamianie makra ........................................................................................................................................... 260
Ustawianie zabezpiecze makr ........................................................................................................................ 262
Przypisywanie makra do przycisku paska narzdziowego ...................................................................... 266
Przypisywanie makra do polecenia menu ..................................................................................................... 268

Dodatek E: Sownik terminw zwizanych

z tabelami przestawnymi.................................. 270
Sownik terminw zwizanych z tabelami przestawnymi ....................................................................... 270

vii
Excel_tabele_i_wykresy_przestawnvii vii

2006-10-10 21:44:42

Analiza danych

abele i wykresy przestawne, ktrym powicono

niniejsz ksik, stanowi cz wikszej kategorii, czyli analizy danych. Oba narzdzia bdzie
mona lepiej wykorzysta, gdy Czytelnik lepiej zrozumie, czym jest analiza danych, jakie s jej zalety i jakie
inne narzdzia s dostpne.
Analiza danych jest zastosowaniem narzdzi i metod
w celu zorganizowania, przebadania, wycignicia
wnioskw, a czasami rwnie okrelenia przewidywa
dotyczcych zbioru informacji. Kierownik sprzeday
moe posuy si analiz danych, aby przestudiowa
histori sprzeday produktu, ustali oglny trend i prognozy dotyczce sprzeday w przyszoci. Naukowiec
moe z niej skorzysta w celu przeanalizowania wynikw eksperymentw i okrelenia ich statystycznego
znaczenia. Kady z nas moe uy analizy danych do

ustalenia maksymalnej wartoci poyczki hipotecznej,

na jak moe sobie pozwoli, lub okrelenia kwoty, jak
co miesic musi odoy na snansowanie emerytury
lub wyksztacenia dzieci.
Celem analizy danych jest troch gbsze ich zrozumienie. Z denicji surowe dane s zwykym zbiorem
faktw, ktre same przekazuj niewiele informacji lub
adnych istotnych. Aby w pewnym stopniu zrozumie
dane, trzeba je przetworzy w okrelony znaczcy sposb. Moe to by tak prosta operacja jak wyznaczenie
sumy lub redniej dla kolumny liczb bd tak zoona jak rozbudowana analiza regresyjna okrelajca
podstawowy trend zakresu wartoci. Obie operacje s
przykadami analizy danych. Aby speni nawet najwiksze wymagania, Excel oferuje kilka narzdzi od
najprostszych do zaawansowanych.

Dane
Sowo dane w terminie analiza danych identyfikuje
zbir liczb, dat i tekstu reprezentujcy surowe informacje, ktre uytkownik musi przetwarza. W przypadku
Excela dane te znajduj si w arkuszu. Mog w nim zosta umieszczone na dwa sposoby mona je wprowa-

dzi rcznie lub zaimportowa z zewntrznego rda.

Po wstawieniu do arkusza dane mona nastpnie pozostawi w postaci zwykego zakresu lub zamieni na list
uatwiajc przetwarzanie.

Wprowadzanie danych

Importowanie danych

W wielu przypadkach analizy danych dane dane musz

zosta rcznie wprowadzone do arkusza. Jeli na przykad Czytelnikowi zaley na wyznaczeniu prawdopodobnej miesicznej raty poyczki hipotecznej, musi najpierw
okreli wartoci takie jak aktualna stopa procentowa,
kwota poyczki i okres spaty. Rczne wpisywanie danych
jest odpowiednie tylko w przypadku niewielkich projektw, poniewa wprowadzanie setek, a nawet tysicy
wartoci jest czasochonne i podatne na bdy.

Wikszo projektw analizy danych dotyczy duej iloci danych. W tym przypadku najszybsz i najbardziej
precyzyjn metod umieszczenia danych w arkuszu Excela bdzie zaimportowanie ich z zewntrznego rda.
W najprostszym scenariuszu dane mona skopiowa
z pliku tekstowego, tabeli Worda lub arkusza danych
programu Access, a nastpnie wklei je do arkusza Excela. Jednake przewanie dane biznesowe i naukowe s
przechowywane w duych bazach danych. Excel oferuje
narzdzia pozwalajce zaimportowa do arkusza dane
dane. Wicej informacji na temat tych narzdzi mona
znale w dodatku B i C.

Lista
Gdy dane znajd si w arkuszu, mona je pozostawi
w postaci zwykego zakresu i nadal mie moliwo zastosowania wielu metod analizy danych. Jeli jednak zakres zamieni si na list, Excel potraktuje dane jak prost,
pask baz i umoliwi uycie kilku bazodanowych metod
analizy. W rozdziale 2. zamieszczono zadanie Tworzenie
listy dla raportu tabeli przestawnej, z ktrym naley si
zapozna.

2
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn2 2

2006-10-10 21:44:43

W wielu przypadkach analiza danych jest przeprowadzana na wartociach arkuszowych. Sprowadza si to

do zorganizowania wartoci za pomoc modelu danych,
czyli zbioru komrek bdcych arkuszow wersj jakiego rzeczywistego zagadnienia lub scenariusza. Model
uwzgldnia nie tylko surowe dane, ale rwnie jedn
lub wicej komrek reprezentujcych okrelon metod
analizy danych. Przykadowo, model amortyzacji po-

yczki hipotecznej posiadaby dane takie jak stopa procentowa, kwota poyczki i okres spaty, a take komrki
obliczajce wpaty, kwot poyczki i stop procentow
w okresie spaty. Przy takich obliczeniach korzysta si
z formu i wbudowanych funkcji Excela omwionych
w dodatku A zatytuowanym Tworzenie formu dla tabel
przestawnych.

Formuy

Funkcje

Formua jest zestawem symboli i wartoci wykonujcych okrelonego typu obliczenia i zwracajcych wynik.
Wszystkie formuy Excela posiadaj identyczn ogln
struktur. Za znakiem rwnoci (=) znajduje si jeden
lub wicej argumentw, ktre mog by wartoci,
odwoaniem do komrki, zakresem, nazw zakresu
lub funkcji. Argumenty s oddzielone od siebie jednym operatorem, czyli symbolem czcym argumenty
w okrelony sposb (mona tu wymieni znak plusa
(+) i mnoenia (*)), lub wiksz ich liczb. Przykadowo, formua =A1+A2 dodaje wartoci zawarte w komrkach A1 i A2.

Funkcja jest predefiniowan formu wbudowan

w Excela. Kada funkcja pobiera jedn lub wicej danych wejciowych nazywanych argumentami. Mog to
by wartoci lub odwoania do komrek. Funkcja zwraca
nastpnie wynik. Excel oferuje setki funkcji, za pomoc
ktrych mona midzy innymi oblicza rednie, okrela
przysz warto inwestycji, porwnywa wartoci.

Rozdzia 1. Tabele przestawne

Modele danych

Analiza warunkowa
Jedn z najczciej stosowanych metod analizy danych jest analiza warunkowa (ang. what-if analysis),
w przypadku ktrej definiuje si modele arkuszowe badajce hipotetyczne sytuacje. Termin warunkowa wynika
z faktu, e takie sytuacje zwykle s formuowane przy

uyciu pyta. Jak na miesiczn wpat wpynie zwikszenie stopy procentowej o 2%? Jaki bdzie poziom sprzeday, gdy budet przeznaczony na reklamy zwikszy si
o 10%? Excel oferuje cztery narzdzia analizy wariantowej tabele danych, Goal Seek, Solver i scenariusze.

Tabela danych

Solver

Tabela danych jest zakresem komrek, w ktrym jedna

kolumna zawiera seri wartoci nazywanych komrkami wejciowymi. Zawarto kadej komrki wejciowej
mona przekaza formule i Excel wywietli wynik dla
kadego przypadku. Przykadowo, tabeli danych mona
uy w celu przekazania serii wartoci stopy procentowej formule, ktra obliczy miesiczn wpat zwizan
z poyczk zwyk lub hipoteczn.

Z doczonego do Excela dodatku Solver korzystamy,

gdy mamy zamiar przetwarza wiele skadnikw formuy nazywanych zmiennymi komrkami (ang. changing cells) w taki sposb, e generuje ona optymalny
wynik. Przykadowo, za pomoc dodatku Solver mona
rozwiza tak zwany problem transportowy, w przypadku ktrego celem jest zminimalizowanie kosztu
dostarczenia towaru pochodzcego z kilku fabryk do
rnych magazynw rozmieszczonych na terenie caego kraju.

Goal Seek

Scenariusze

Z narzdzia Goal Seek programu Excel mona skorzysta, gdy zamierzamy przetwarza jeden skadnik
formuy, nazywany zmienn komrk (ang. changing
cell), w taki sposb, e formua zwraca okrelony wynik.
Przykadowo, w przypadku analizy opacalnoci okrela
si liczb egzemplarzy produktu, ktre trzeba sprzeda
przy zerowym zysku. Majc formu obliczajc zysk,
za pomoc narzdzia Goal Seek mona wyznaczy
prg opacalnoci.

Scenariusz jest zbiorem wartoci wejciowych przekazywanych formuom modelu w celu wygenerowania
wyniku. Idealne jest zdefiniowanie scenariuszy dla rnych sytuacji (na przykad najlepszej, najgorszej itp.).
Meneder scenariuszy Excela zachowa kady scenariusz. Pniej mona zastosowa dowolny z nich i Excel
automatycznie uwzgldni w modelu wszystkie wartoci
wejciowe.

3
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn3 3

2006-10-10 21:44:43

Tabele przestawne wprowadzenie

isty i zewntrzne bazy danych mog zawiera

setki, a nawet tysice rekordw. Analizowanie tak
duej iloci danych moe okaza si koszmarem,
gdy nie zastosujemy odpowiedniego typu narzdzi.
Aby pomc uytkownikowi, Excel oferuje narzdzie
analizy danych, ktre ma due moliwoci, a nazywane
jest tabel przestawn. Narzdzie to umoliwia podsumowywanie setek rekordw w zwartym tabelarycznym
formacie. W celu zobaczenia rnych widokw danych
mona przetwarza lub przestawia ukad tabeli.

Czytelnik dowie si z ksiki wszystkiego, co musi

wiedzie (naprawd prawie wszystko warte jest poznania) na temat tabel przestawnych. Midzy innymi
wyjaniono, jak tworzy tabele przestawne, edytowa,
przestawia, formatowa i wykonywa dla nich obliczenia. Jeli powicimy troch czasu na zapoznanie si
z podstawami dotyczcymi tabel przestawnych, wicej
zyskamy po lekturze pozostaej czci ksiki.

Analiza bazodanowa
Aby zrozumie tabele przestawne, trzeba uzmysowi sobie, w jaki sposb dopasowuj si one do innych funkcji
analizy bazodanowej Excela. Analiza bazodanowa posiada
trzy poziomy zoonoci wyszukiwanie i pobieranie, kry-

teria i funkcje listy oraz wiele zmiennych. Podczas przechodzenia z jednego poziomu na kolejny stanie si widoczna
potrzeba uycia tabel przestawnych.

Wyszukiwanie i pobieranie

Wiele zmiennych

Najprostszy poziom analizy bazodanowej uwzgldnia

podstawowe wyszukiwanie i pobieranie informacji. Jeli
na przykad mamy do czynienia z baz danych, ktra zawiera list przedstawicieli handlowych firmy i podlegajce
im obszary sprzeday, to aby znale okrelonego przedstawiciela oraz warto sprzeday w jego obszarze, mona posuy si formularzem, a nawet funkcj szukania
programu Excel.

Nastpny poziom analizy bazodanowej dotyczy pojedynczego problemu z wieloma zmiennymi. Jeli firma
z poprzedniego przykadu posiada cztery regiony, mona zada przekazania cakowitych sum niezalenie
dla kadego regionu i kolejnych kwartaw. Jedno z rozwiza polegaoby na zdefiniowaniu czterech rnych
kryteriw i funkcji BD.SUMA(). Jak jednak postpi
w przypadku tuzina lub stu regionw? W idealnej sytuacji
skorzystamy z okrelonej metody zestawiania informacji
bazodanowych w tabeli sprzeday, ktra dla kadego regionu i kwartau posiada odpowiednio wiersz i kolumn.
Wanie do tego suy tabela przestawna. Przy omawianiu
narzdzia Kreator tabel i wykresw przestawnych w ramach zadania Tworzenie prostej tabeli przestawnej przy
uyciu listy Excela zamieszczonego w rozdziale 2. okae
si, e aby zdefiniowa wasne tabele przestawne, wystarczy kilka klikni mysz.

Kryteria i funkcje listy

Kolejny poziom zoonoci analizy bazodanowej swoim
zakresem obejmuje bardziej zaawansowane systemy wyszukiwania i pobierania, w przypadku ktrych stosuje si
kryteria umoliwiajce przetwarzanie podzbioru danych.
Dla takiego podzbioru mona nastpnie zastosowa sumy
czciowe i funkcje listy programu Excel (przykadem jest
funkcja BD.SUMA() sumujca te komrki listy, ktre
speniaj okrelone kryteria). Dla przykadu zamy, e
kady obszar sprzeday jest czci wikszego regionu
i zaley nam na poznaniu cakowitej wartoci sprzeday
w rejonie wschodnim. Mona w tym celu obliczy sumy
czciowe dla regionu lub zdefiniowa kryterium dopasowujce wszystkie obszary wschodniego rejonu i uy
funkcji BD.SUMA() do uzyskania cakowitej sumy.
Aby otrzyma bardziej konkretne informacje, takie jak
cakowita warto sprzeday we wschodnim regionie
w drugim kwartale, w kryterium wystarczy uwzgldni
odpowiednie warunki.

4
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn4 4

2006-10-10 21:44:44

Tabele przestawne uatwiaj analizowanie duej iloci danych przez wykonywanie trzech rnych operacji grupowanie danych wedug kategorii, podsumowywanie ich

przy uyciu oblicze i filtrowanie w celu wywietlania tylko tych rekordw, ktre maj by przetwarzane.

Grupowanie

Podsumowywanie

Tabela przestawna jest po czci narzdziem

analizy danych o duych moliwociach, poniewa automatycznie grupuje due iloci
danych wedug mniejszych kategorii, ktrymi mona lepiej zarzdza. Dla przykadu
zamy, e dysponujemy rdem danych
z polem Region, w ktrym kada komrka
zawiera jedn z czterech wartoci Wschd,
Zachd, Pnoc i Poudnie. Oryginalne dane
mog liczy tysice rekordw. Jeli jednak
korzystajc z pola Region utworzymy
tabel przestawn, bdzie ona miaa tylko
cztery wiersze. Kady z nich bdzie przeznaczony dla czterech unikatowych wartoci
pola Region oryginalnych danych.
Grupowanie mona te zastosowa ju po
utworzeniu tabeli przestawnej. Jeli na przykad dane zawieraj pole Pastwo, to aby
pogrupowa wszystkie rekordy posiadajce
tak sam warto tego pola, mona zdefiniowa odpowiedni tabel przestawn. Po
wykonaniu tej operacji unikatowe wartoci
pola Pastwo mona dodatkowo pogrupowa w ramach kontynentw Ameryka
Pnocna, Ameryka Poudniowa, Europa itd.
Aby dowiedzie si, jak grupowa wartoci
tabeli przestawnej, naley zajrze do rozdziau 4.

Razem z grupowaniem danych wedug unikatowych wartoci jednego pola lub wikszej ich liczby, dla kadej grupy Excel wywietla
te wyniki oblicze podsumowujcych. Domylnym typem obliczenia jest suma (wyznaczana przez funkcj Suma). Oznacza to,
e dla kadej grupy Excel sumuje wszystkie wartoci okrelonego
pola. Jeli na przykad dane zawieraj pola Region i Sprzeda, tabela przestawna mogaby pogrupowa unikatowe wartoci pola
Region i dla kadej z nich wywietli warto pola Sprzeda. Excel oferuje inne funkcje podsumowujce, takie jak Licznik,
rednia, Max, Min i OdchStd.
Tabela przestawna oferuje jeszcze wiksze moliwoci, wywietlajc podsumowania dla jednego grupowania podzielonego przez
kolejne. Dla przykadu zamy, e dane dotyczce sprzeday zawieraj te pole Produkt. Mona zdefiniowa tabel przestawn,
ktra udostpni cakowit warto sprzeday dla kadego produktu z podziaem na regiony.

Rozdzia 1. Tabele przestawne

Zastosowania tabel przestawnych

Filtrowanie
Tabela przestawna umoliwia te przegldanie tylko podzbioru
danych. Przykadowo, grupowania tabeli przestawnej domylnie
pokazuj wszystkie unikatowe wartoci pola. Jednake kade
grupowanie mona tak zmodyfikowa, aby ukry te wartoci,
ktrych nie zamierzamy przeglda (naley zapozna si z zadaniem Ukrywanie pozycji pola wiersza lub kolumny z rozdziau
4.). Kada tabela przestawna jest te wyposaona w obszar strony (naley zapozna si z podrozdziaem Omwienie elementw
tabeli przestawnej zamieszczonym w dalszej czci rozdziau),
ktry pozwala na zastosowanie filtra dla niej caej. Dla przykadu
przyjmijmy, e dane dotyczce sprzeday uwzgldniaj pole Klient.
Przez umieszczenie tego pola w obszarze strony tabeli przestawnej
filtrowaniu mona podda raport tabeli przestawnej, aby zawiera
jedynie wyniki dla jednego klienta.

Ograniczenia tabeli przestawnej

Tabele przestawne maj okrelone ograniczenia, z ktrymi trzeba si zaznajomi. W podrozdziale Omwienie elementw tabeli przestawnej, ktry znajduje si

w dalszej czci rozdziau, objaniono zastosowan poniej terminologi zwizan z tabelami przestawnymi.

Maksymalna liczba pl kolumny wynosi 256 (warto zauway, e nie istnieje limit liczby pl wiersza).
Maksymalna liczba pl strony wynosi 256.
Liczba pl danych nie moe przekroczy 256.
Maksymalna liczba pozycji, ktre mog pojawi si w polu wiersza, jest rwna 32 500
(jeli korzystamy z wersji Excela starszej ni 2003, limit wynosi 8000).
Maksymalna liczba pozycji, ktre mog pojawi si w polu kolumny, jest rwna 32 500
(jeli korzystamy z wersji Excela starszej ni 2003, limit wynosi 8000).
Maksymalna liczba pozycji, ktre mog pojawi si w polu strony, nie moe przekroczy 32 500
(jeli korzystamy z wersji Excela starszej ni 2003, limit wynosi 8000).
Rozmiar i liczba tabel przestawnych jest ograniczona przez ilo pamici, jak dysponuje system.

5
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn5 5

2006-10-10 21:44:44

Zalety tabel przestawnych

eli Excel dysponuje tak wieloma bogatymi w moliwoci narzdziami i funkcjami sucymi do analizy
danych, dlaczego trzeba zdobywa wiedz na temat
tworzenia i przetwarzania tabel przestawnych? Krtka
odpowied jest taka, e tabele przestawne s przydatn broni, o ktr mona poszerzy posiadany arsena
narzdzi analizy danych. Dusza odpowied jest natomiast taka, e tabele przestawne s warte opanowania,
poniewa posiadaj nie jedn czy dwie zalety, ale dug
ich list.

Tworzenie i utrzymywanie tabel przestawnych jest

proste. Tego typu tabele zadziwiajco szybko wykonuj due i zoone obliczenia. Aby uwzgldni nowe
dane, mona je szybko i atwo uaktualnia. Poniewa
tabele przestawne s dynamiczne, ich skadniki mog
by bez problemu przemieszczane, ltrowane i dodawane. Ze wzgldu na to, e tabele przestawne mona
w penym zakresie dostosowywa, kady raport mona
utworzy w dany sposb. Ponadto w przypadku tabel przestawnych mona zastosowa wikszo opcji
formatowania, ktre wykorzystuje si przy zwykych
zakresach i komrkach Excela.

Tabele przestawne pozwalaj zaoszczdzi czas

Obecnie ludzie maj o wiele za duo do zrobienia i maj
na to zdecydowanie za mao czasu. Z zaoenia komputery
maj pomc w poradzeniu sobie z tym problemem, skracajc czas, ktry powicamy na realizowanie rutynowych
zada, takich jak dodawanie wierszy z wartociami. Niektre funkcje oferowane przez komputery wywouj odwrotny efekt. Przykadowo, poczta elektroniczna zajmuje
coraz wicej czasu. Ale tabele przestawne nie zaliczaj si

do tych funkcji. Zadanie (organizowanie ogromnych iloci

danych za pomoc tabel), ktre ma by wyeliminowane
przez tabele przestawne, z zaoenia jest czasochonne.
Jednak tabele przestawne dziki swojej atwoci obsugi, szybkoci i prostemu uaktualnianiu redukuj ten czas
do zaledwie uamka tego, ktry dotychczas powicano.
W efekcie mona zaoszczdzi duo czasu.

atwo obsugi

Moliwo aktualizacji

By moe najwaniejsz zalet tabel przestawnych jest

to, e nie wie si z nimi zniechcajca krzywa uczenia.
Po zrozumieniu podstawowych zagadnie za pomoc
narzdzia Kreator tabel i wykresw przestawnych mona utworzy prosty raport tabeli przestawnej. Operacja
ta bdzie wymagaa jedynie dziewiciu klikni (naley
zapozna si z podrozdziaem Omwienie elementw
tabeli przestawnej zamieszczonym w dalszej czci rozdziau). Nawet najbardziej zoone tabele przestawne nie
s zbyt trudne do zdefiniowania, poniewa kreator krok
po kroku przeprowadzi nas przez cay proces (naley
zapozna si z zadaniem Tworzenie prostej tabeli przestawnej przy uyciu listy Excela z rozdziau 2.).

Tabele przestawne czsto s stosowane w sytuacjach,

w ktrych oryginalne dane ulegaj zmianie. Gdy ma to
miejsce, zawarto tabeli przestawnej moe sta si nieaktualna. Jednake kada taka tabela zapamituje oryginalne dane, na podstawie ktrych utworzono raport.
Oznacza to, e gdy tabela przestawna zdezaktualizuje si,
nie trzeba bdzie od nowa generowa raportu. Zamiast
tego mona wykona polecenie odwieajce dane, ktre od razu uaktualni zawarto tabeli o najnowsze dane.
Moliwe jest nawet takie skonfigurowanie tabeli przestawnej, aby jej dane byy automatycznie odwieane.
W celu uzyskania szczegowych informacji na temat
odwieania tabel przestawnych naley zapozna si
z zadaniem Odwieanie danych tabeli przestawnej zamieszczonym w rozdziale 3.

Szybko
Podczas generowania raportu przecitna tabela przestawna musi wykona spor ilo operacji. Musi przeanalizowa setki, a nawet tysice rekordw, z ktrych kady
moe posiada tuzin lub wicej pl. Ponadto tabela przestawna musi wyodrbni unikatowe wartoci z jednego
lub wikszej liczby pl, obliczy dane podsumowujce
dla kadej niepowtarzalnej pozycji i wszystko rozmieci
w arkuszu. Zadziwiajce jest to, e z wyjtkiem przypadkw uycia najwikszych rde danych, cay ten proces
zwykle zajmuje sekund lub dwie.

6
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn6 6

2006-10-10 21:44:44

Jedn z cech tabeli przestawnej, ktra sprawia, e jest

ona bogatym w moliwoci narzdziem analizy danych,
jest elastyczno. Przykadowo, po utworzeniu tabeli
przestawnej powizany z ni generowany raport nie jest
zamieniany w posg. Moliwe jest przemieszczanie

skadnikw tabeli przestawnej z jednego miejsca w drugie, filtrowanie wynikw, dodawanie i usuwanie danych
itp. Kolejnym aspektem elastycznoci tabel przestawnych
jest ich uniwersalno. Oznacza to, e tabele mona tworzy nie tylko przy uyciu zakresw i list Excela.

Dynamika

Uniwersalno

Kada tabela przestawna jest dynamicznym obiektem,

ktry mona wielokrotnie konfigurowa, aby uzyska
dany typ raportu. Dokadniej mwic, wikszo pl
dodawanych do tabeli mona te przemieszcza z jednego miejsca raportu w inne. Operacja taka jest nazywana przestawianiem danych. Powoduje ona, e Excel
ponownie konfiguruje tabel przestawn i jeszcze raz
oblicza wyniki. Poniewa Excel natychmiast generuje
uaktualnion tabel przestawn, z operacji przestawiania mona korzysta, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.
Dziki tej operacji tabele przestawne staj si jeszcze
bardziej przydatne. Aby dowiedzie si, jak przestawia
dane, naley zapozna si z zadaniem Przemieszczanie
pola do innego obszaru z rozdziau 4.

Jeli tabele przestawne mona by byo tworzy tylko

przy uyciu zakresu lub listy Excela, nadal byyby wyjtkowo przydatne. Jednake twrcy Excela sprawili, e
tabele przestawne s na tyle uniwersalne, e obsuguj
wiele innych typw danych. Tabele przestawne mona
tworzy na bazie tabel programu Access i Word, plikw
tekstowych, stron internetowych, danych XML i tabel
wydajnych systemw bazodanowych, takich jak SQL
Server i serwerw OLAP (Online Analytical Processing).
W rozdziale 10. omwiono tworzenie zaawansowanych
tabel przestawnych, natomiast w rozdziale 11. definiowanie tabel przy uyciu kostki OLAP.

Rozdzia 1. Tabele przestawne

Elastyczno tabel przestawnych

Moliwo przetwarzania
W szybki i prosty sposb mona modyfikowa struktur tabeli przestawnej, aby uzyska interesujce wyniki.
Przykadowo, do dowolnego obszaru tabeli zawsze
mona doda nowe pola, co zwykle sprowadza si do
kilku klikni mysz. Z atwoci mona usuwa wszelkie pola, ktre nie s ju potrzebne. Ponadto, jak wczeniej wspomniano, moliwe jest grupowanie i filtrowanie
wynikw tabeli przestawnej, aby przetwarza jedynie
dane dane.

Tabele przestawne dostosowuj si do wymaga

Cho wiele tworzonych tabel przestawnych bdziemy
wykorzystywa do wasnych celw, prawdopodobnie
okae si, e cz z nich bdzie zdefiniowana dla innych
osb, aby mogy je przeglda na ekranie, po wydrukowaniu, a nawet udostpnieniu w internecie (naley zapozna si z zadaniem Publikowanie tabeli przestawnej
na stronie internetowej zamieszczonym w rozdziale 3.).

W sytuacji gdy tabela przestawna ma by udostpniona

wikszej grupie osb, zwykle bdziemy dy do tego,
aby wygldaa jak najlepiej. W zwizku z tym Excel wyposaa tabele przestawne w kilka opcji umoliwiajcych
uytkownikowi formatowanie i dostosowywanie ich do
wasnych wymaga.

Dostosowywanie

Formatowanie

Kada tabela przestawna posiada kilka opcji, za pomoc ktrych mona dostosowywa jej raport w caoci
lub jego poszczeglne elementy. Przykadowo, mona
ukrywa pozycje, sortowa dane i modyfikowa wygld wydruku raportu. Mona rwnie dostosowywa
obliczenia uyte w raporcie przez modyfikacj jednego
z wbudowanych oblicze Excela lub zdefiniowanie niestandardowych oblicze. Aby uzyska dodatkowe informacje na temat niestandardowych oblicze, naley
zajrze do rozdziau 8.

Gdy tabela przestawna podaje dany wynik, troch

czasu mona powici na dostosowanie wygldu raportu, tak aby przegldanie danych byo wygodniejsze.
Na szczcie wikszo komrek tabeli przestawnej zachowuje si jak zwyke komrki arkusza Excela. Oznacza to, e mona je formatowa w identyczny sposb
poprzez zmian czcionki, stosowanie kolorw i ramek, uywanie formatw liczbowych i daty itp. Wicej
informacji na temat dostosowywania pl tabel przestawnych mona znale w rozdziale 5.

7
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn7 7

2006-10-10 21:44:45

Przegld zastosowa tabeli przestawnej

przypadku korzystania z narzdzi Excela

sucych do analizy danych kluczowe jest
orientowanie si, ktrego z nich uy i w jakich okolicznociach. Jeli zamierzamy zebra jeden
lub dwa fakty dotyczce danych, jedna lub dwie formuy czsto bd wszystkim, co bdzie do tego potrzebne.
W przypadku bardziej drobiazgowych wymaga,
zwaszcza gdy trzeba utworzy arkuszow wersj jakiego rzeczywistego zagadnienia, niezbdny jest model danych. Jeli zaley nam na przepytaniu danych
przez umieszczenie w formule rnych wartoci i po-

rwnanie uzyskanych wynikw, najlepsza bdzie tabela

danych. Jeeli szukamy okrelonego lub optymalnego
wyniku, w przypadku prostych modeli naley zastosowa narzdzie Goal Seek, natomiast dla bardziej zoonych modeli odpowiedni bdzie dodatek Solver.
Z tabel przestawnych najlepiej korzysta tylko w niektrych sytuacjach. Przypadki, w ktrych tabela przestawna bdzie najlepszym narzdziem analizy danych
lub przynajmniej wartym rozwaenia, mona podzieli
na trzy kategorie struktura danych, dany typ analizy i wymagania (uytkownika i jego przeoonego)
dotyczce raportw.

Struktura danych
Od kadego innego czynnika struktura danych w wikszym stopniu okrela, czy tabela przestawna jest dobrym
narzdziem analizy danych. Okrelonego typu dane po
prostu nie mog by analizowane za pomoc tabeli przestawnej, poniewa w ich przypadku zostayby wygenerowane przewanie bezuyteczne wyniki. Zwykle struktur
danych najlepiej nadajc si do zastosowania z tabelami

przestawnymi jest taka, w ktrej dane s przechowywane

w formacie tabelarycznym, a ponadto s spjne i powtarzajce si. Takim przykadem jest struktura transakcyjnych
baz danych. W celu uzyskania dokadniejszych informacji
dotyczcych przygotowywania danych pod ktem raportu
tabeli przestawnej naley zapozna si z podrozdziaem
Przygotowanie danych arkusza zawartym w rozdziale 2.

Dane tabelaryczne

Dane transakcyjne

Jeli dane s przechowywane w formacie tabelarycznym,

s dobrym przykadem, na ktrym mona zastosowa
analiz wykorzystujc tabel przestawn. Oznacza to,
e dane s uporzdkowane za pomoc struktury zoonej z wierszy i kolumn. Kady wiersz ma tak sam liczb
kolumn. Jeli dane s porozrzucane po caym arkuszu i nie
mona ich uporzdkowa za pomoc formatu tabelarycznego, na ich bazie nie mona tworzy tabeli przestawnej.

Idealnym typem, w przypadku ktrego skorzystamy

z analizy opartej na tabeli przestawnej, s dane transakcyjne powizane z czstymi spjnymi wymianami
informacji. Typowe przykady danych transakcyjnych to
zamwienia klientw, nalenoci do zapaty, wyniki dowiadcze, sumy magazynowe, sprzeda produktw,
odpowiedzi na ankiety i harmonogramy produkcji. Dane
transakcyjne maj tak sam struktur w przypadku kadego rekordu i s spjne. Ponadto, w przynajmniej jednym polu powtarzaj si wartoci. Wszystko to sprawia,
e dane transakcyjne idealnie nadaj si do zastosowania
tabel przestawnych.

Spjne i powtarzajce si dane

Uycie analizy danych opartej na tabeli przestawnej powinno si rozway, gdy dane tabelaryczne zawieraj
te spjne i powtarzajce si wartoci. Przez spjno
wartoci rozumie si to, e kada kolumna zawiera tego
samego typu dane zapisane w identycznym formacie.
Przykadowo, w pierwszej kolumnie znajduj si wycznie nazwiska klientw, w drugiej tylko daty zamwie,
a w trzeciej kwoty faktur. Powtarzajce si wartoci oznaczaj, e przynajmniej jedna kolumna przechowuje ograniczon liczb wartoci powtarzajcych si w rekordach.
Przykadowo, kolumna Region moe zawiera tylko cztery
wartoci Wschd, Zachd, Pnoc i Poudnie. Wartoci
te s powtarzane w setkach lub tysicach rekordw.

8
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn8 8

2006-10-10 21:44:45

Decydujc, czy na podstawie danych warto utworzy

tabel przestawn, naley si zastanowi nad typem wymaganej analizy. Do jakiego celu dymy? Czego trzeba
si dowiedzie? Jaka tajemnica prawdopodobnie skrywa
si w danych? Oglnie mwic, tworzenie tabeli prze-

stawnej jest dobrym pomysem, gdy w ramach analizy

danych szukamy jednej lub wicej nastpujcych rzeczy:
listy unikatowych wartoci pola, podsumowywania duej
iloci danych, relacji midzy dwoma polami lub wiksz
ich liczb i trendu danych w jakim okresie.

Unikatowe wartoci

Relacje

Majc do czynienia z ogromn iloci danych, mona

stwierdzi, e jedn z pierwszych rzeczy, ktr chciaoby si uzyska z danych, jest lista unikatowych wartoci
okrelonego pola. Przykadowo, w przypadku bazy danych zawierajcej tysice zamwie po prostu chciaoby si wiedzie, ktrzy klienci je zoyli. Najlepszym rozwizaniem umoliwiajcym to jest tabela przestawna,
poniewa wyodrbnianie listy niepowtarzalnych wartoci wystpujcych w polu jest jedn z operacji, ktre
wykonuje ona najlepiej.

Jednym z najwikszych problemw, z ktrymi mamy

do czynienia podczas przetwarzania duego zbioru
danych, jest okrelenie relacji istniejcych midzy dwoma polami. Ktrzy klienci kupuj produkty i jakie? Jak
wyglda kwestia wadliwych produktw w zalenoci
od fabryki? Tabele przestawne idealnie nadaj si do
tego typu analizy, poniewa dokonuj podziau wartoci
jednego pola z uwzgldnieniem drugiego. Przykadowo,
mona wywietli cakowit warto sprzeday generowanej przez kadego przedstawiciela handlowego,
a nastpnie dane te podzieli wedug klientw, pastwa,
produktu, kategorii itd.

Podsumowywanie

Trendy

Analiza danych czsto oznacza podsumowywanie ich

w okrelony sposb. Moe to polega na sumowaniu
danych, zliczaniu, wyznaczaniu redniej, szukaniu maksymalnej wartoci itp. Excel posiada funkcje arkuszowe,
sumy czciowe i inne narzdzia przeznaczone do tego
typu analizy. Jednak adne z nich nie nadaje si do podsumowywania duej iloci danych, zwaszcza gdy zaley nam na przegldniciu wynikw w postaci zwartego
raportu. Aby byo to moliwe, trzeba utworzy tabel
przestawn.

Jeli dane zawieraj pole daty lub czasu, interesujce

moe by stwierdzenie, jak zmienia si w czasie okrelone pole. Analiza trendu moe by wyjtkowo przydatna. Excel posiada kilka bogatych w moliwoci narzdzi
uatwiajcych identyfikacj trendu. Jednake tabela
przestawna bdzie znakomit propozycj, gdy zamierzamy podsumowa jedno pole i dokona jego podziau
wedug daty lub czasu. Jak warto sprzeday zmienia
si w caym roku? Jak liczba wadliwych produktw
zmienia si w cigu dnia lub tygodnia?

Rozdzia 1. Tabele przestawne

dany typ analizy

Wymagania dotyczce raportw

Ostatni kwesti, ktr naley rozpatrzy przy decydowaniu o tym, czy analizowa dane za pomoc tabeli przestawnej, jest stwierdzenie, jakie s wymagania dotyczce
raportw. Inaczej mwic, jaki ma by kocowy rezultat

analizy. Jeli zamierzamy uzyska raport, ktry jest elastyczny i mona go z atwoci czsto modyfikowa, naley skorzysta z tabeli przestawnej.

Elastyczno

Czste zmiany

Jeeli zaley nam na elastycznoci umoliwiajcej szybkie i proste modyfikowanie raportu, w celu przeprowadzenia analizy danych naley zdefiniowa tabel przestawn. Jeli konieczna jest zmiana ukadu, na przykad
z pionowego na poziomy, mona przestawi dowolne
pole, wykonujc mysz operacj kliknicia i przecignicia. Jeli trzeba przeglda podzbiory wynikw, mona
zastosowa filtrowanie raportu na podstawie wartoci
okrelonego pola.

Jeli uwaamy, e dane bd czsto modyfikowane, naley zdefiniowa tabel przestawn. Aby uy najnowszych danych, z atwoci mona uaktualnia tabel
przestawn. Dziki temu raport zawsze bdzie dokadny
i aktualny. Poniewa rwnie prosta jest zmiana struktury
tabeli przestawnej (przez dodanie nowego pola, ktre
umieszczono w oryginalnych danych), zawsze mona
uwzgldni w niej nowe dane.

9
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn9 9

2006-10-10 21:44:45

Omwienie elementw
tabeli przestawnej

o zapoznaniu si z kilkoma kluczowymi zagadnieniami bardzo szybko bdzie mona korzysta

z tabel przestawnych. Konieczne jest zrozumienie elementw tworzcych typow tabel przestawn,
a zwaszcza czterech obszarw wiersza, kolumny,
danych i strony. W obszarach tych umieszcza si pola
znajdujce si w oryginalnych danych.

OBSZAR STRONY

W obszarze jest wywietlana rozwijana

lista zawierajca unikatowe wartoci
pola. Po wybraniu wartoci z listy Excel
przeltruje wyniki tabeli przestawnej,
aby uwzgldni tylko te rekordy, ktre s
zgodne z okrelon wartoci.

Dodatkowo trzeba opanowa kilka wanych terminw

zwizanych z tabelami przestawnymi, ktre bd stosowane w caej ksice. S to takie terminy jak dane rdowe, bufor tabeli przestawnej i obliczenie podsumowujce.

OBSZAR KOLUMNY

W obszarze w poziomie
s wywietlane unikatowe
wartoci pochodzce z pola
danych rdowych.

OBSZAR WIERSZA

W obszarze w pionie s
wywietlane unikatowe
wartoci pochodzce
z pola danych rdowych.

A
F

E
G

POZYCJE POLA

Unikalne wartoci
pola umieszczonego
w okrelonym obszarze.

PRZYCISK POLA
DANYCH

Identykuje zarwno
obliczenie (na przykad
wykonane przez funkcj
Suma), jak i pole
(na przykad Cakowita
kwota faktury) uyte
w obszarze danych.

PRZYCISK POLA

Identykuje pole zawarte

w obszarze. Za pomoc
przycisku pola mona
te przemieci pole
z jednego obszaru
do drugiego.

OBSZAR
DANYCH

W obszarze s
umieszczone wyniki
obliczenia, ktre
Excel wykona dla
liczbowego pola
danych rdowych.

10
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn10 10

2006-10-10 21:44:46

Tabele przestawne maj wasne terminy, z ktrych wiele

moe nie by znanych Czytelnikowi, nawet jeli ma on
due dowiadczenie w zakresie obsugi Excela. Aby szyb-

ciej opanowa tabele przestawne, powinnimy si zapozna nie tylko z wczeniej zamieszczonymi terminami,
ale te pojciami zawartymi w poniszym sowniku.

Dane rdowe

Obszar upuszczania

Oryginalne dane, na bazie ktrych utworzono tabel przestawn. Danymi rdowymi mog by midzy
innymi zakres lub lista Excela, tabela programu Access,
tabela Worda, plik tekstowy, strona internetowa, plik
XML, dane znajdujce si na serwerze SQL Server lub
OLAP.

Region tabeli przestawnej, w ktrym mona umieci

pole pochodzce z danych rdowych lub z innego obszaru tabeli. Kady obszar upuszczania Excel wyrnia
niebiesk ramk.

Dane zewntrzne
Dane rdowe, ktre pochodz z pliku lub bazy danych, a nie z arkusza Excela. W celu zaimportowania
danych zewntrznych do arkusza Excela mona posuy si programem Microsoft Query (wicej informacji
zawarto w dodatku B). Mona te uy innych narzdzi
Excela umoliwiajcych importowanie danych (naley
zajrze do dodatku C).

Przestawianie
Przemieszczenie pola z jednego obszaru upuszczania
tabeli przestawnej do drugiego.

Etykiety
Elementy tabeli przestawnej zlokalizowane w obszarze
bez danych. Etykietami s przyciski pola, pozycje pola
i rozwijana lista obszaru strony.

Dane

Bufor tabeli przestawnej

Wyznaczone wartoci umieszczane w obszarze danych.

S to dane rdowe, ktre Excel przechowuje w pamici w celu zwikszenia wydajnoci tabel przestawnych.

Obliczenie podsumowujce

Pole zewntrzne i wewntrzne

Gdy w obszarze wiersza lub kolumny znajduje si wiele
pl (naley zapozna si z zadaniem Dodawanie wielu pl do obszaru wiersza lub kolumny z rozdziau 3.),
Excel umieszcza je jedno za drugim (dotyczy to obszaru wiersza) lub jedno pod drugim (dotyczy to obszaru
kolumny). W obu przypadkach pole najblisze obszaru
danych jest nazywane polem wewntrznym, natomiast
to najbardziej oddalone od tego obszaru polem
zewntrznym.

Rozdzia 1. Tabele przestawne

Sownik terminw zwizanych z tabelami przestawnymi

Operacja matematyczna, ktr Excel wykonuje dla wartoci pl liczbowych w celu wygenerowania podsumowania
widocznego w obszarze danych. Excel oferuje 11 wbudowanych funkcji podsumowujcych: Suma, Licznik,
rednia, Max, Min, Iloczyn, Licznik num.,
OdchStd (prbka), StDevp (populacja), War (prbka) i Warc (populacja). Wicej informacji na temat tych
funkcji mona znale w rozdziale 7. Moliwe jest te
tworzenie niestandardowych funkcji podsumowujcych
(naley zajrze do rozdziau 8.).

11
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn11 11

2006-10-10 21:44:46

Wykresy przestawne wprowadzenie

dy rozpoczyna si proces tworzenia tabeli przestawnej, w rzeczywistoci Excel umoliwia zdeniowanie tabeli lub wykresu przestawnego. Oglnie rzecz biorc, wykres przestawny jest tym dla tabeli
przestawnej, czym zwyky wykres dla zakresu. Oznacza
to, e pierwsze jest graczn reprezentacj drugiego.
W zwizku z tym wykres przestawny umoliwia wizualizacj wynikw tabeli przestawnej przez wywietlanie
w postaci wykresu wartoci obszaru danych.
Mona jednak te powiedzie, e wykres przestawny
jest tym dla zwykego wykresu, czym tabela przestaw-

na dla typowego zakresu. Innymi sowy, w porwnaniu z prostym wykresem wykres przestawny oferuje
znacznie wiksze moliwoci. Wynika to std, e posiada on wikszo tych samych funkcji, ktre sprawiaj, e tabele przestawne oferuj tak wiele moliwoci.
Moliwe jest ltrowanie wynikw, aby zobaczy jedynie dane dane. Aby uzyska wymagany ukad, pola
mona przestawia z jednego obszaru wykresu przestawnego do drugiego. W rozdziale 9. wyjaniono, jak
tworzy wykresy przestawne i jak z nich korzysta.

Zagadnienia zwizane z wykresami przestawnymi

Jak mona oczekiwa, wykresy przestawne maj kilka tych
samych elementw, co tabele przestawne. Jednak wystpuje te midzy nimi kilka kluczowych rnic. Ponisze

pozycje objaniaj te rnice i prezentuj kilka wanych

zagadnie dotyczcych wykresw przestawnych.

Kategorie wykresu (o X)

Dynamiczne wykresy przestawne

Podobnie do tabeli przestawnej, wykres przestawny automatycznie zbiera due iloci danych w mniejsze grupy,
ktrymi atwiej zarzdza. Jeli na przykad dysponujemy
danymi z polem Kategoria zawierajcym takie wartoci
jak Napoje, Przyprawy, Sodycze i inne podobne, to gdy
utworzymy wykres przestawny uywajcy pola Kategoria, dla kadej unikatowej wartoci pola wywietli on
jedn kategori (warto osi X). Kategoria jest odpowiednikiem pola wiersza tabeli przestawnej.

By moe najwiksz rnic midzy wykresem przestawnym i zwykym jest to, e kady wykres przestawny
jest dynamicznym obiektem, ktry w razie potrzeby mona ponownie skonfigurowa, tak jak tabel przestawn.
Pola mona przestawia z jednego obszaru wykresu
do innego. Mona je umieszcza w rnych obszarach
wykresu. W dowolnym obszarze wykresu mona take
wstawi wiele pl.

Serie danych wykresu

Zalety i wady

Tak jak w przypadku tabeli przestawnej, dane wykresu

przestawnego mona dzieli w odniesieniu do drugiego
pola. Przykadowo, dane mog zawiera pole Data zamwienia. Jeli pole to dodano do wykresu przestawnego,
Excel utworzy seri danych dla kadej unikatowej wartoci pola. Seria danych jest odpowiednikiem pola kolumny
tabeli przestawnej.

Wykresy przestawne maj zalety i wady. Zapoznanie si

z silnymi i sabymi stronami tego typu wykresw uatwi
podjcie decyzji dotyczcej tego, czy i kiedy powinno si
z nich korzysta. Plusem wykresu przestawnego jest fakt,
e jest to bogate w moliwoci narzdzie analizy danych.
Wynika to z tego, e wykres przestawny czy mocne
strony funkcji Excela dotyczce wykresw (z uwzgldnieniem wikszoci opcji dostpnych w przypadku zwykych
wykresw) z elementami tabeli przestawnej. Tworzenie
prostego wykresu przestawnego jest tak proste jak tabeli
przestawnej. Jeli ju dysponujemy tabel przestawn,
tak naprawd wystarczy kilka klikni mysz, aby zdefiniowa odpowiadajcy jej wykres przestawny.
Minusem wykresw przestawnych jest to, e maj te
same wady, co zwyke wykresy. Szczeglnie niekorzystne
jest to, e jeli nie wybierzemy waciwego typu wykresu
lub ukadu, utrudnione bdzie zrozumienie danych. Co
wicej, wykres przestawny moe szybko sta si wyjtkowo niejasny, gdy mamy do czynienia z wieloma polami
kategorii lub polami serii danych. Ponadto wykresy przestawne posiadaj wasne ograniczenia dotyczce opcji
i formatowania, ktre mona zastosowa (naley zapozna si z podrozdziaem Ograniczenia wykresu przestawnego zamieszczonym w rozdziale 9.).

Wartoci wykresu (o Y)
Nie mona utworzy tabeli przestawnej bez pola danych.
To samo dotyczy wykresu przestawnego. Gdy na potrzeby obliczenia podsumowujcego dodamy pole liczbowe,
Excel wywietli wyniki jako wartoci wykresu (o Y). Wartoci te odpowiadaj polu danych tabeli przestawnej.

Filtrowanie
Podobnie jak w przypadku tabeli przestawnej, w celu
przefiltrowania wynikw pojawiajcych si na wykresie
przestawnym mona uy unikatowych wartoci innego
pola. Jeli na przykad rdowe dane posiadaj pole Pastwo, mona je doda do wykresu przestawnego i zastosowa do filtrowania wynikw, tak aby wykres pokaza
tylko te dotyczce okrelonego pastwa. Takie pole jest
odpowiednikiem pola strony tabeli przestawnej.

12
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn12 12

2006-10-10 21:44:46

OBSZAR STRONY

W obszarze jest wywietlana rozwijana

lista zawierajca unikatowe wartoci
pola, za pomoc ktrej s ltrowane
dane wykresu przestawnego.

przestawnych jest te stosowanych kilka unikatowych okrele, takich jak o kategorii i o serii. Trzeba
si z nimi zapozna, aby jak najlepiej wykorzysta
wykresy przestawne.

POZYCJE KATEGORII

Unikatowe wartoci pola

deniujce kategorie wykresu.

O
KATEGORII

Rozdzia 1. Tabele przestawne

Z wykresami przestawnymi jest zwizanych kilka

tych samych terminw, ktre wczeniej wymieniono w przypadku tabel przestawnych. Zaliczaj si
do nich takie terminy jak obszar strony, obszar danych
i przycisk pola. Jednake w przypadku wykresw

O wykresu (X)
wywietlajca
pozycje kategorii.

D
B
C

PRZYCISK POLA

Identykuje pole
zawarte w obszarze.
Za pomoc przycisku
pola mona te
przemieci pole
z jednego obszaru
do drugiego.

OBSZAR
DANYCH

Wywietla na wykresie
wyniki obliczenia,
ktre Excel wykona
dla liczbowego pola
danych rdowych.

O SERII

O wykresu (Y)
wywietlajca
wartoci pozycji
serii danych.

POZYCJE SERII
DANYCH

Unikatowe wartoci pola

deniujce seri danych
wykresu. Nazwy pozycji
pojawiaj si w legendzie
wykresu.

13
Excel_tabele_i_wykresy_przestawn13 13

2006-10-10 21:44:47