Professional Documents
Culture Documents
PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI
KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE
ZAMW DRUKOWANY KATALOG
Zarzdzanie czasem.
Strategie dla administratorw
systemw
Autor: Thomas Limoncelli
Tumaczenie: Tomasz Misiorek
ISBN: 83-246-0581-9
Tytu oryginau: Time Management for System Administrators
Format: B5, stron: 200
TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA
CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK
CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE
Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl
Spis treci
Przedmowa ................................................................................................................................7
Wstp .........................................................................................................................................11
1. Zasady zarzdzania czasem ......................................................................................... 21
Co takiego trudnego jest w zarzdzaniu czasem
Zasady zarzdzania czasem dla administratorw
To nie bdzie atwe
Podsumowanie
22
23
28
28
32
33
37
39
40
45
3. Procedury ...................................................................................................................... 49
Przykadowe procedury
Jak tworzy wasne procedury
Usuwanie starych procedur
Podsumowanie
50
59
61
62
64
66
67
68
70
74
86
90
94
102
104
105
107
108
109
109
111
116
118
122
124
126
128
129
131
136
137
139
140
141
142
147
148
Spis treci
149
155
157
160
162
164
173
183
185
Spis treci
ROZDZIA 1.
Czekaj! Zanim zaczniemy, zrbmy co, eby si upewni, e uda nam si doj do koca.
Zdaj sobie spraw z tego, e jako administrator systemu jeste zasypywany nieustannymi
wezwaniami (przez wezwanie lub zgoszenie rozumiem tu prob o interwencj techniczn,
niezalenie od jej formy). Dzwoni telefon, przychodzi klient1 majcy jakie pytania do Ciebie,
Twj program do obsugi poczty elektronicznej informuje o przyjciu nowej wiadomoci, a kto
usiuje skontaktowa si z Tob za pomoc komunikatora. Kurcz, zao si, e kto przerwa
Ci nawet czytanie tego akapitu.
Dopiero w nastpnym rozdziale zamierzam si zagbi w szczegy tego, jak radzi sobie ze
zgoszeniami, i mam nadziej, e nie wemiesz mi tego za ze, ale obawiam si, e przez to nawet
nie dojdziesz do nastpnego rozdziau. eby zagodzi problem, mam zamiar ju teraz podzieli
si wskazwk z rozdziau 2., ktra, jeli j wdroysz, zapewni Ci troch spokoju a do czasu,
gdy bdziemy mogli zaj si problemem zgosze jak naley.
Przypumy, e pracujesz w warunkach, w ktrych jest dwch administratorw. Ty i Twj wsppracownik moecie uzgodni midzy sob ustanowienie wsplnej tarczy przeciw zgoszeniom. Ty bierzesz na siebie wszystkie zgoszenia przed przerw na lunch, tak e Twj kolega moe si zaj
swoimi projektami. Z kolei Twj kolega obsuguje zgoszenia po lunchu, dziki czemu moesz
w tym czasie skupi si na wasnych projektach. Oczywicie, w razie sytuacji awaryjnej albo
pilnego zgoszenia, ktrym tylko Ty moesz si zaj, bdziesz musia przerwa zadanie, ktre
akurat wykonujesz. Jednak szybko zobaczysz, e dziki takiej organizacji swojego dnia pracy
duo dalej posuniesz realizacj projektw. A by moe uda Ci si take znale czas na przeczytanie tej ksiki.
Ta metoda dziaa szczeglnie dobrze w miejscu, gdzie jest wielu administratorw. Byem kiedy
czonkiem wielkiego zespou administratorw, w ktrym bylimy w stanie tak przydzieli okienka czasowe na przechwytywanie zgosze, e wszyscy mogli si skoncentrowa na projektach
przez cay dzie pracy poza jedn godzin.
Ta metoda moe te zosta zaadaptowana dla potrzeb samotnego administratora. Jeli jeste
jedynym administratorem systemu, porozmawiaj ze swoim szefem na temat tego, jak mgby zorganizowa co podobnego. Na przykad szefostwo moe uprzedzi uytkownikw, e
Twoje popoudnia s zarezerwowane na prac nad projektami i wszystkie zgoszenia, prcz
1
W caej ksice bd uywa terminu klient na okrelenie kadego wewntrznego lub zewntrznego uytkownika Twoich komputerw, sieci, aplikacji itd. Wol okrelenie klient od okrelenia uytkownik, poniewa lepiej oddaje relacj, ktra powinna czy administratorw z osobami, ktrych obsug si zajmuj.
21
tych naprawd pilnych, naley wysya do Ciebie (lub Twojego systemu zarzdzania wezwaniami) e-mailem, tak by mg zaj si nimi nastpnego ranka. Mona to dostosowa do
naturalnego rytmu pracy w biurze. Na przykad, jeli wikszo zgosze ma miejsce rano,
atwiej bdzie na popoudnie zaplanowa czas dla projektw. Taki tryb pracy lepiej stosowa
wtedy, gdy pojawia si specjalny projekt, o ktrym si w firmie mwi. Na przykad szef przydziela Ci projekt, ktry przyniesie korzy firmie pod wieloma wzgldami. To doskonaa
okazja, aby poprosi o specjalne traktowanie, tak by mg owo zadanie szybko zrealizowa.
Swj czas dla projektw moesz chroni te metodami innymi ni organizacyjne. Jeli masz
wasny pokj, najbardziej oczywistym rozwizaniem bdzie zamknicie drzwi, eby zapobiec
przypadkowym odwiedzinom i wizytom towarzyskim. Bardziej skutecznym sposobem jest
takie zorganizowanie biura, by klienci musieli spotka si z administratorami pierwszego
szczebla (odpowiedzialnymi za kontakty z klientami), zanim przyjd do pracownikw drugiego
szczebla (czyli do Ciebie). Jeli jeste starszym administratorem, zadbaj o to, eby klienci najpierw
musieli si skontaktowa z modszym administratorem. Jego rol jest zaatwianie 80 procent
zgosze, tak eby tylko tych 20 procent, ktrymi musisz si zaj osobicie, trafiao do Ciebie.
Kluczem do tego jest odpowiednie rozmieszczenie stanowisk pracy w pomieszczeniu, w ktrym
urzdujesz. Odejd na 15 metrw od swojego biurka, odwr si i id z powrotem, wyobraajc
sobie, e jeste typowym klientem. Co widzisz? Zadbaj o to, by najwczeniej dostrzegan osob
by pracownik, ktrego zadaniem jest pierwszy kontakt z klientem i ktry odpowiada na
wszystkie zgoszenia pierwszego szczebla.
Teraz id i zorganizuj swoj tarcz przeciw zgoszeniom. Ja poczekam.
Hej, czego nie rozumiesz w sowie teraz? Umwilimy si co do czego, prawda? Prosz wic,
aby zrobi to teraz, zanim zaczniesz czyta dalej. Naprawd zaley mi na tym, eby by w stanie
doczyta ksik do koca.
czy przez e-mail, czy przez najnowsze rdo zgosze komunikator? Ile razy mwie szefowi, e realizacja projektu wymaga dwch nieprzerwanych dni pracy, co oznacza, e bdzie
gotowy za miesic? Powrt do wykonywanego zadania zabiera duo czasu. Jeli kto przerwa
Ci na jedn minut, a powrt do projektu zabierze dwie minuty, w rzeczywistoci cofasz si
w czasie! Herbert George Wells byby pod wraeniem! Co najgorsze, powrt do pracy nad projektem po wezwaniu moe prowadzi do popeniania bdw. Zwykle gdy debuguj problem,
okazuje si, e bdem byo przypadkowe opuszczenie jakiego kroku po powrocie z wezwania!
Kierownictwo ocenia administratora na podstawie tego, czy zrealizowa projekty na czas. Jednak
klienci oceniaj Ci na podstawie tego, czy jeste dla nich dostpny. Te dwie rzeczy s wzgldem siebie sprzeczne, wic Ty znajdujesz si midzy motem a kowadem. Jeli bdziesz bez
ogranicze dostpny dla klientw, nigdy nie wystarczy Ci czasu na realizacj projektw, ktre
zlecio kierownictwo. A kto decyduje o Twojej podwyce?
Po co ksika o zarzdzaniu czasem specjalnie dla administratorw? Ta ksika musi si rni
od typowego poradnika o zarzdzaniu czasem, poniewa zawd administratora rni si od
innych zawodw. Na przykad:
Nasze problemy si rni. Administratorzy musz si zmaga z bardzo du liczb sytu-
zarzdzania listami rzeczy do zrobienia, kalendarzem i celami yciowymi tak jak wszyscy
inni. Jednak nasza naturalna cieka kariery nie sprzyja zdobyciu tych umiejtnoci. Naszymi
mentorami s specjalici techniczni, najczciej z e-mailowych list dyskusyjnych i czsto
mieszkajcy w innych czciach wiata. Mamy mniej okazji do uczenia si przez obserwacj,
tak jak kierownik zwykle uczy si od dyrektora.
w yciu zawodowym (nie, ycie towarzyskie nie jest dla Ciebie opcjonalne).
23
24
By moe to tylko anegdota, ale mwi si, e w szafie Alberta Einsteina wisiao siedem identycznych garniturw po jednym na kady dzie tygodnia. Podobno byy identyczne po to,
eby uczony mg zaoszczdzi sobie trudu zastanawiania si nad tak banaln spraw, jak to,
co woy kadego dnia, i skupi si na fizyce. Moe wanie dlatego Steve Jobs zawsze nosi
golfy. (Sam mam wiele par identycznych skarpetek, ale tylko z tego powodu, ebym po praniu
nigdy nie mia wicej ni jednej skarpetki nie do pary).
Z pomoc tej ksiki wyrzucisz ze swojego sownika wymwk zapomniaem o tym. Moesz
przekroczy termin z innych powodw, ale nigdy dlatego, e prbowae pamita o tak wielu
rzeczach, e ta jedna Ci umkna.
Przeniesienie opisu zada, instrukcji i wiedzy z mzgu na papier albo na nonik cyfrowy jest
pierwszym krokiem do uzyskania pomocy przy tych zadaniach. O ile z ludzkiego mzgu moe
korzysta tylko jeden uytkownik i nikt, mam nadziej, nie moe czyta naszych myli, formaty zewntrzne pozwalaj na dostp wielu uytkownikom i umoliwiaj innym udzielenie
nam pomocy w pracy. Na przykad udokumentowanie procedury i opublikowanie na stronie
internetowej sprawi, e inni ludzie bd mogli si z procedur zapozna i j zastosowa. Wykorzystanie bazy danych zgosze umoliwi innym administratorom robienie w niej wpisw,
klientom ledzenie odpowiedzi na ich zgoszenia, a kierownictwu gromadzenie danych
statystycznych. Po co prbowa zapamita list usug, ktre trzeba przetestowa po aktualizacji
systemu operacyjnego? Umie t list w arkuszu kalkulacyjnym, a nie w gowie. Dziki temu
bdziesz mg dzieli si ni z innymi po to, by upewni si, e niczego na niej nie brakuje.
25
Uzupeniam paliwo w moim samochodzie w kad niedziel. To dobry nawyk. Czasami nawet
ju nie pamitam, dlaczego to robi, ale ufam swojemu przyzwyczajeniu i korzystam z niego.
Ach! Wanie! Wszystko zaczo si od tego, e zwykle w poniedziaek rano spniaem si do
pracy i nie chciaem spnia si jeszcze bardziej przez to, e po drodze musz zatankowa paliwo. Teraz to ju nawyk. Zawsze jad w niedziel na stacj benzynow, chyba e mam peny bak.
Zasady praktyczne to co w rodzaju nawykw, od ktrych rni je to, e nie odnosz si do
rzeczy powtarzanych regularnie. To sposoby na mentalne zakodowanie reakcji, ktre zazwyczaj bd korzystne w okrelonych sytuacjach. Gdy wczam zasad praktyczn, uywam do
tego celu mantry lub powiedzenia. Moja mantra dotyczca drobnych obowizkw, ktre
odwlekam w nieskoczono, brzmi:
Im szybciej, tym lepiej.
Na przykad kiedy do moich obowizkw naleao oprnianie pojemnika na wod w przenonym urzdzeniu klimatyzacyjnym chodzcym niewielkie pomieszczenie z komputerami.
(Owszem, na dusz met lepszym rozwizaniem jest zamontowanie odpywu lub systemu
chodzcego, ktry odparowuje wod do przewodw wentylacyjnych. To byo rozwizanie
tymczasowe). Pojemnik mia dwa poziomy napenienia: Czas na oprnienie pojemnika i Ty
durniu, powiniene ju go oprni. Zanim poziom wody osign pierwsz granic, mg
upyn nawet tydzie, co byo dla mnie dobr wymwk do ignorowania pojemnika przez
cae dnie. Z takiego zachowania wyniky trojakie problemy. Po pierwsze, oprnianie pojemnika,
gdy by napeniony po brzegi, byo o wiele trudniejsze ni oprnianie go, gdy by prawie peny,
co grozio rozlaniem wody. Po drugie, jak to zwykle bywa, najczciej zauwaaem, e poziom
wody by zbyt wysoki, eby to zignorowa, w sytuacji gdy koczyem prac i spieszyem si
w jakie miejsce. Poniewa byem zmuszony powici 15 minut na oprnienie pojemnika,
oczywicie si spniaem. Po trzecie i najwaniejsze, cay czas ryzykowaem tym, e pojemnik
si przepeni. Cho czujnik klimatyzatora wycza go automatycznie, gdy zachodzio ryzyko
przepenienia, w rezultacie to zabezpieczenie mogo spowodowa znaczny wzrost temperatury,
co moe doprowadzi do uszkodzenia komputerw.
Jak moesz si domyli, sytuacja zdecydowanie zmienia si na lepsze, gdy zastosowaem
swoj mantr: im szybciej, tym lepiej. Gdy tylko zauwayem, e woda jest ju powyej
pierwszej granicy, mwiem sobie im szybciej, tym lepiej i oprniem pojemnik. Problem
zosta rozwizany.
W kocu nawyki i mantry staj si drug natur. Jeeli wypracujemy sobie nawyki i mantry,
przyczynimy si do tego, by nasz mzg na dusz met nie zosta kompletnie zamiecony.
Gdy stan si one nasz drug natur, nie bd kolidoway z naszymi codziennymi procesami
mylowymi i tym samym nie bd naruszay zasady oszczdzania pamici.
Oto kolejna mantra, ktra dobrze mi suy:
Ufaj procedurze.
26
Gdy Twj mzg peen jest negatywnych lub toksycznych myli, w rodzaju: zrobi to pniej
albo jestem zbyt zajty, eby powici pi minut na zaplanowanie swojego dnia, mantra
ma si pobudzi w Tobie mylenie pozytywne, ktre wyprze z Twojego mzgu negatywne
pomysy. Jeli zadziaasz podczas ulotnej chwili, w ktrej mantra wypenia Twj umys, bdziesz
dziaa pozytywnie, zanim negatywna myl powrci.
To naprawd wana sprawa. Moesz si przyuczy do oszukiwania swojego mzgu!
27
Podsumowanie
Zarzdzanie czasem jest dla administratorw szczeglnie trudne, poniewa nasze problemy
s wyjtkowe (poczenie projektw, ktre musimy zrealizowa, i wezwa, na ktre musimy reagowa), nasi mentorzy zawodowi nie posiadaj umiejtnoci zarzdzania czasem,
a nasi nietechniczni kierownicy nie rozumiej specyfiki naszej pracy. Na nasz korzy
przemawia to, e jestemy ludmi o wysokiej wiadomoci technicznej i do zarzdzania
naszym czasem bez trudu moemy zaprzc technologi.
Przeszkody zewntrzne (klienci) oraz przeszkody, ktre sam sobie stawiasz (rozmowy przez
inny zaj si walk z nimi, gdy Ty musisz popchn do przodu swoje projekty.
Oszczdzaj moc obliczeniow mzgu na rzeczy wane. Wykorzystuj mzg do spraw bie-
28
Sztony pokerowe
Kady ma dobre rady na unikanie odwlekania pracy. Wyszukaj w Googleu fraz unikanie
zwoki, a zobaczysz prawie 10 tysicy odnonikw. Szukajc na stronach anglojzycznych,
znajdziesz ankiety stworzone w uniwersyteckich centrach pomocowych, majce pomc Ci
okreli rda odwlekania. Znajdziesz ksiki i artykuy. Znajdziesz listy 10 najczstszych
powodw, dlaczego ludzie odwlekaj prac i jak temu zapobiega. Znajdziesz profesjonalnych
szkoleniowcw, ktrzy osobicie lub przez telefon pomog Ci przezwyciy t i inne trudnoci yciowe (oczywicie nie za darmo). Nie krpuj si i sprbuj tego, co Ci si wydaje najodpowiedniejsze. Zrb to teraz.
Myl, e najwaniejsz rzecz jest pamitanie o tym, e odwlekanie jest naturalne. Bierze si
ze strachu i braku wiary we wasne siy. Wszyscy lkamy si zmian. Wszyscy wtpimy w nasz
zdolno do odniesienia sukcesu.
Zamiast skupia si na braku wiary we wasne siy, skup si na czym przeciwnym poczuciu wasnej wartoci. Poczucie wasnej wartoci jest jak stosik pokerowych sztonw. Jeli grasz
w pokera i masz tylko par sztonw, moesz stawia tylko niewielkie stawki. A to oznacza, e
nie moesz wygra wielkich pienidzy. Tak naprawd bdziesz czciej zmuszany do pasowania, by nie straci ostatniego sztona. Gdy masz mnstwo sztonw, moesz gra o wysokie
stawki i wygrywa due pienidze. Moesz podejmowa ryzyko. Moesz prbowa rzeczy, ktrych by nie sprbowa, gdyby mia do dyspozycji tylko garstk sztonw. Moesz wygra
fortun!
Gdy mamy niskie poczucie wasnej wartoci, ronie prawdopodobiestwo, e zrezygnujemy albo
nawet nie podejmiemy prby dziaania. Jeeli nie sprbujesz, nigdy nie dasz sobie szansy na
odniesienie sukcesu. W rezultacie nigdy nie poczujesz smaku zwycistwa. Gdy mamy wysokie
poczucie wasnej wartoci, chtniej podejmujemy ryzyko i znajdujemy si na pozycji, na ktrej mamy szanse wygranej.
Rozumiesz ju, dlaczego poczucie wasnej wartoci jest jak wielki stos sztonw pokerowych?
Oto prawdziwe czary: sztony wasnej wartoci istniej tylko w Twojej gowie, wic moesz
stworzy ich wicej!
W pokerze sztony s rzeczywistymi, materialnymi obiektami. Nie moesz sprawi, e si
rozmno jak za dotkniciem czarodziejskiej rdki. Natomiast w codziennym yciu moesz
posuy si dowolnym rytuaem, aby w magiczny sposb otrzyma wicej sztonw poczucia wasnej wartoci. Moja mantra: im szybciej, tym lepiej daje mi sztony, ktrych potrzebuj, eby upora si z tendencj do odwlekania. Sztony w magiczny sposb pojawiaj si,
gdy przytuli Ci kochana osoba. Ciche wsparcie przyjaciela, ktry pomoe Ci przeczyta t
ksik, sprawi, e pojawi si jeszcze wicej sztonw. Terapia polega wanie na zwikszaniu
ich liczby. Jeli krzyczenie na cay gos Mog! sprawi, e Twj stosik sztonw uronie, krzycz
ile si w pucach.
Nieze, prawda?
Specjalici zgadzaj si w jednym: kupienie tej ksiki automatycznie znacznie zwiksza
liczb Twoich sztonw. Przewr stron i zabierz si do roboty.
Podsumowanie
29
Opracuj procedury i si ich trzymaj. Zamiast bezustannie wymyla na nowo koo lub powta-
Podczas pracy nad projektem skoncentruj si na tym, co robisz. Jeli skupisz si tylko na
Zarzdzaj swoim yciem towarzyskim za pomoc tych samych narzdzi, ktrymi zarz-
dzasz yciem zawodowym. Twoje ycie prywatne jest wane i powiniene zarzdza
nim tak samo jak yciem zawodowym, po to, by nie straci z ycia niczego dobrego.
30