You are on page 1of 12

IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE

ABC Access 2003 PL


Autor: Maciej Groszek
ISBN: 83-7361-231-9
Format: B5, stron: 164

ZAMW DRUKOWANY KATALOG

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

Informacje moemy gromadzi na rne sposoby: moemy uywa do tego


notatnikw, fiszek lub papierowych kartotek. Gdy jednak danych jest duo, tradycyjne
metody okazuj si nieskuteczne. Antidotum na problemy zwizane ze zbieraniem
i wyszukiwaniem informacji jest komputerowa baza danych. Utworzy j mona
za pomoc programu Microsoft Access.
MS Access jest narzdziem do tworzenia relacyjnych baz danych. To program
wzgldnie prosty w obsudze i wanie ta cecha zadecydowaa o jego ogromnej
popularnoci. Pozwala on nie tylko gromadzi informacje, ale take szybko
wyszukiwa je wedug zaoonych kryteriw i prezentowa w formie raportw.
Ksika omawia:

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Podstawowe zasady projektowania baz danych


Dzielenie danych na tabele i tworzenie relacji midzy tabelami
Rodzaje pl w tabelach
Importowanie i eksportowanie danych do innych programw
Tworzenie efektywnych kwerend sucych do wyszukiwania danych
Projektowanie formularzy do wprowadzania danych
Tworzenie eleganckich raportw
Jest to ksika dla pocztkujcych uytkownikw. Nawet jeli nie miae do tej
pory doczynienia z Accessem, a Twoje dowiadczenie komputerowe jest niewielkie,
z pewnoci z jej pomoc nauczysz si obsugiwa ten program.

Wydawnictwo Helion
ul. Chopina 6
44-100 Gliwice
tel. (32)230-98-63
e-mail: helion@helion.pl

Spis treci
Wstp ............................................................................................... 7
Rozdzia 1. Od kartki do bazy danych ................................................................... 9
Dlaczego mam uywa komputerowej bazy danych ........................................................10
Po co wydawa pienidze na Accessa...............................................................................12
Zadziwiajce problemy bibliotekarki................................................................................13

Rozdzia 2. Burza mzgw i bl gowy ................................................................ 21


Rozdzia 3. W ksigarni ..................................................................................... 23
Tabela i wszystko jasne.....................................................................................................23
Zaoenia ...........................................................................................................................24

Rozdzia 4. Trzy reguy....................................................................................... 27


Regua 1. Unikanie nadmiarowoci ..................................................................................27
Regua 2. Jedna z kolumn musi zawiera dane unikatowe ...............................................29
Regua 3. W bazie danych musi znajdowa si klucz.......................................................30

Rozdzia 5. Ujawniamy tajemnice bazy danych.................................................... 31


Architektura bazy danych..................................................................................................31
Dobieranie kluczy .............................................................................................................32
Sigamy po indeks ............................................................................................................33
Zalenoci pomidzy tabelami ..........................................................................................34
Relacja 1 1................................................................................................................34
Relacja 1 N...............................................................................................................35
Relacja N M .............................................................................................................36
Niezapowiedziana kartkwka ...........................................................................................36
Lista ycze ................................................................................................................37
Wykaz danych.............................................................................................................38
Tabele i relacje............................................................................................................39

Rozdzia 6. Uruchamiamy program ..................................................................... 41


Zatrudniamy kreatora ........................................................................................................42
Wczytywanie bazy danych................................................................................................45
Tworzenie nowej bazy ......................................................................................................45

ABC Access 2003 PL

Rozdzia 7. Obiekty bazy danych ........................................................................ 49


Tabele ................................................................................................................................49
Kwerendy ..........................................................................................................................52
Formularze ........................................................................................................................54
Raporty ..............................................................................................................................56
Strony ................................................................................................................................58
Makra ................................................................................................................................58
Moduy ..............................................................................................................................59
Edycja obiektw................................................................................................................60

Rozdzia 8. Tabele ............................................................................................. 63


Typy danych......................................................................................................................63
Korzyci z rnorodnoci..................................................................................................64
Pomagamy w trudnym wyborze........................................................................................66
Tekst czy Nota ............................................................................................................66
Liczba..........................................................................................................................66
Data/Godzina ..............................................................................................................67
Waluta .........................................................................................................................68
Autonumerowanie.......................................................................................................69
Tak/Nie .......................................................................................................................69
Obiekt OLE.................................................................................................................70

Rozdzia 9. Parametry typw danych.................................................................. 71


Formatowanie tekstu i not .................................................................................................73
Maski wprowadzania ..................................................................................................73
Regua poprawnoci....................................................................................................74
Indeksowanie.....................................................................................................................75
Rozmiar pola .....................................................................................................................76
Formaty liczbowe..............................................................................................................77

Rozdzia 10. Tworzenie i edycja tabel................................................................... 79


Definiowanie pl ...............................................................................................................81
Definiowanie klucza..........................................................................................................81
Indeksowanie bazy ............................................................................................................82
ABC edycji tabel ...............................................................................................................83
Zmiany struktury tabeli .....................................................................................................84
Jak to zrobi ......................................................................................................................85

Rozdzia 11. czenie i wczytywanie danych ........................................................ 87


czenie danych................................................................................................................88
Importowanie danych........................................................................................................91
Importowanie danych z plikw tekstowych......................................................................95

Rozdzia 12. Eksportowanie danych ..................................................................... 97


Eksportowanie struktury tabeli..........................................................................................98
Eksportowanie do innych baz danych i arkuszy .............................................................100
Eksportowanie do plikw tekstowych.............................................................................100
Eksportowanie z formatowaniem .............................................................................101
Eksportowanie ze znakami rozdzielajcymi.............................................................102

Rozdzia 13. Wywietlanie i nawigacja ............................................................... 105


Ikona Widok....................................................................................................................105
Widok projektu i arkusza danych....................................................................................106
Nawigacja........................................................................................................................107
Zaznaczanie.....................................................................................................................108
Kursor kameleon.......................................................................................................109

Spis treci

Rozdzia 14. Edycja bazy danych........................................................................ 111


Otwieranie tabeli .............................................................................................................111
Tajemnicze znaczki .........................................................................................................112
Wpisywanie nowych danych...........................................................................................113
Edycja danych .................................................................................................................113
Usuwanie danych ............................................................................................................113
Usuwanie wielu rekordw...............................................................................................113
Uyteczne skrty .............................................................................................................114
Filtrowanie ......................................................................................................................115
Filtrowanie wedug wyboru ......................................................................................116
Filtrowanie wedug formularza.................................................................................117
Filtrowanie zaawansowane .............................................................................................118
Sortowanie danych ..........................................................................................................119
Proste wyszukiwanie .......................................................................................................119
Zamiana danych ..............................................................................................................120

Rozdzia 15. Relacje.......................................................................................... 123


Definiowanie relacji 1 N lub 1 1 ........................................................................123

Rozdzia 16. Kto pyta, nie bdzi ........................................................................ 127


Kwerendy ........................................................................................................................127
Kwerendy wybierajce..............................................................................................127
Kwerendy parametryczne .........................................................................................128
Kwerendy krzyowe .................................................................................................128
Kwerendy funkcjonalne ............................................................................................128
Kwerendy SQL .........................................................................................................129
Tworzenie kwerendy wybierajcej..................................................................................129
Wybieranie pl z tabel ..............................................................................................131
Kryteria .....................................................................................................................132
Tworzenie kwerendy aktualizujcej baz .......................................................................133
Tworzenie kwerendy usuwajcej rekordy.......................................................................136

Rozdzia 17. Formularze..................................................................................... 139


Z czego skada si formularz...........................................................................................140
Tworzenie formularza .....................................................................................................140
Tworzenie formularza przy uyciu polecenia Autoformularz ..................................140
Tworzenie formularza przy uyciu kreatora .............................................................142
Tworzenie formularza w widoku Projekt .................................................................145
Instrukcja obsugi formularzy .........................................................................................148

Rozdzia 18. Raporty ......................................................................................... 151


Tworzenie nowego raportu..............................................................................................151
Tworzenie raportu za pomoc Autoraportu ..............................................................152
Tworzenie raportu za pomoc Kreatora....................................................................153
Tworzenie raportu w widoku projektu......................................................................157

Skorowidz...................................................................................... 159

Rozdzia 10.

Tworzenie i edycja tabel


Tabele s obiektami bazy danych. Aby utworzy tabel, naley najpierw uruchomi baz
danych. Nastpnie w oknie bazy danych trzeba klikn przycisk Nowy (rysunek 10.1).
Rysunek 10.1.
Tworzenie
nowego obiektu

Po chwili wywietlone zostanie okno Nowa tabela (rysunek 10.2).


Rysunek 10.2.
Moliwoci
tworzenia
nowej tabeli

Po jego prawej stronie widoczne jest okno suce do wyboru opcji tworzenia tabeli.
Widok arkusza danych umoliwia utworzenie pokratkowanego arkusza. Aby mc
korzysta z tabeli, naley okreli typy i podtypy pl, wybra klucz tabeli itd. Parametry
tabeli mona wybra w trybie projektowania.
Po wybraniu opcji Widok projektu tabela zostanie utworzona bezporednio w trybie
projektowania.
Uaktywnienie opcji Kreator tabel uatwia prac, gdy program wiele czynnoci wykonuje za uytkownika. Z drugiej strony tracimy bezporedni kontrol nad tym, co jest
w bazie danych umieszczane. Kreator pozwala na szybkie utworzenie tabeli, jednak
sporo czasu stracimy na sprawdzenie i poprawienie tych parametrw, ktre kreator
ustawi w tabeli wedug domylnej konfiguracji.

80

ABC Access 2003 PL

Tabela importu przeznaczona jest do importowania do bazy danych tabel i obiektw


z pliku zewntrznego.
Tabela czy pozwala na wygenerowanie tabeli, ktra suy do poczenia z plikami
zewntrznymi.
Jeeli nie bdziesz importowa danych z zewntrznej tabeli, proponuj wybra pozycj
Widok projektu.
Po klikniciu przycisku OK zamknite zostanie okno Nowa tabela. Jego miejsce zajmie
pusta tabela (rysunek 10.3).
Rysunek 10.3.
Pusta tabela

Okno Tabela podzielone jest na dwie czci. Na grze widoczne s kratki suce do
definiowania pl. Na dole okna, w zalenoci od typu danych wybranego w grnej czci
tabeli, wywietlane s parametry szczegowe.
W kolumnie Nazwa pola mona wpisywa nazwy, ktre bd nagwkami pl. Powinny
by one zgodne z rodzajem danych wpisywanych w polu.
Po umieszczeniu kursora w kolumnie Typ danych w prawym rogu komrki wywietlana jest czarna strzaka skierowana ku doowi. Kliknicie jej powoduje wywietlenie
predefiniowanych typw pl (rysunek 10.4).
Rysunek 10.4.
Lista typw danych

W kolumnie Opis mona opcjonalnie wpisa informacje o polu.


Wygld dolnej czci okna Tabela jest zaleny od typu danych wybranych dla pola.

Rozdzia 10. Tworzenie i edycja tabel

81

Definiowanie pl
Podstawowym elementem skadowym tabel s pola. Przy rnych okazjach wspominaem, jak s one tworzone. Podsumujmy i usystematyzujmy teraz te wiadomoci. Aby
zdefiniowa nowe pole, wykonaj nastpujce czynnoci:
1. Kliknij pierwszy od gry wolny wiersz w kolumnie Nazwa pola.
2. Wpisz z klawiatury nazw pola.
3. Nacinij klawisz Tab.
4. Kursor przesun si w poziomie do kolumny Typ danych.
5. Rozwi list typw danych i zaznacz jeden z nich.
6. W ramce Waciwoci pola wybierz parametry charakteryzujce pole.
7. W kolumnie Opis wpisz objanienie na temat przeznaczenia pola. W chwili

obecnej moe ono wydawa Ci si trywialne, jednak gdy za kilka miesicy


bdziesz chcia wprowadzi poprawki w strukturze bazy, zawarte w nim
informacje mog zaoszczdzi Ci wiele cennego czasu.

Definiowanie klucza
Aby baza danych dziaaa poprawnie, nie mog w niej istnie identyczne rekordy. To
wymaganie do trudno jest speni w praktyce. Jeli rejestrujemy np. sprzeda ksiek
i tego samego dnia ten sam klient przyjdzie dwa razy i za kadym razem kupi po jednym egzemplarzu tej samej ksiki powstan dwa identyczne rekordy. Aby temu
zapobiec, trzeba do bazy doda osobne pole, w ktrym bd kolejno numerowane
transakcje. Dziki temu w tabeli nie znajd si dwa identyczne rekordy.
Pole, na ktrym ciy wymg unikatowoci informacji, nosi nazw klucza podstawowego tabeli.
Od momentu zdefiniowania w tabeli klucza podstawowego nie bdzie moliwe
wprowadzanie w polu klucza podstawowego wartoci identycznej z ju istniejc
ani pozostawienie tego pola pustego.

Aby zdefiniowa klucz podstawowy:


1. Kliknij prawym przyciskiem myszy szary prostokt, widoczny po lewej

stronie nazwy pola (jest to selektor pola).


2. Z podrcznego menu wybierz polecenie Klucz podstawowy (rysunek 10.5).
Rysunek 10.5.
Definiowanie klucza
podstawowego

82

ABC Access 2003 PL

Po wykonaniu powyszych czynnoci na szarym prostokcie widocznym po lewej


stronie nazwy pola pojawi si symbol klucza (rysunek 10.6).
Rysunek 10.6.
Pole penice
rol klucza

W bazie mona zdefiniowa wicej ni jeden klucz. Co prawda ju jeden wystarczy,


aby zapewni unikatowo rekordw (aby moliwe byo ich rozrnianie). Jeeli
chcemy, aby Microsoft Access sprawdza, czy jaka dana nie zostaa powtrzona,
naley w zawierajcym j polu zdefiniowa klucz. Z tak sytuacj moemy si zetkn,
gdy bdziemy rejestrowa numery NIP i PESEL oba powinny by unikatowe. Wpisanie numeru, ktry ju istnieje, oznacza, e popenilimy bd lub taki rekord ju istnieje w bazie.
Aby utworzy w bazie wicej ni jedno pole z kluczem:
1. Wcinij i trzymaj klawisz Ctrl.
2. Klikaj selektory pl, w ktrych maj zosta zdefiniowane klucze.
3. Po zaznaczeniu wszystkich pl, w ktrych chcesz umieci klucze, zwolnij

klawisz Ctrl.
4. Kliknij ikon Klucz podstawowy (rysunek 10.7).
Rysunek 10.7.
Definiowanie
kilku kluczy

Klucze mona w prosty sposb usuwa. Pierwsz czynnoci jest kliknicie selektora
pola zawierajcego klucz. Drug kliknicie ikony Klucz podstawowy (rysunek 10.8).
Rysunek 10.8.
Usuwanie klucza

Indeksowanie bazy
Aby szybko znale informacj w grubej ksice, nie wertujemy jej od deski do deski
zagldamy jedynie do indeksu. W bazie danych Microsoft Access rwnie mona
utworzy indeks, przydatny do szybszego znajdowania i sortowania rekordw. W celu
znalezienia danych ich pooenie jest sprawdzane w indeksie.
Indeks w ksice spenia swoj rol, jeli zawiera wyselekcjonowane hasa. Wpisanie
zbyt duej liczby sw utrudni przeszukiwanie. Z kolei zbytnie ograniczenie terminw
utrudni lub nawet uniemoliwi znalezienie informacji.

Rozdzia 10. Tworzenie i edycja tabel

83

Analogicznie jest w przypadku baz danych wane jest dobranie pl, ktre bd
indeksowane.
Najczciej indeks tworzony jest na podstawie pl, ktre s czsto przeszukiwane,
sortowane itp.
Klucz podstawowy tabeli jest indeksowany automatycznie.
Nie mona zaindeksowa pola, w ktrym typem danych jest Obiekt OLE.

Tworzc indeks w bazie danych, naley przestrzega kilku zasad. Indeksowa naley te
pola, w ktrych przewiduje si wykonywanie wyszukiwania lub sortowania. W przeciwnym razie baza zostanie rozbudowana o indeks, ktry nigdy nie zostanie wykorzystany.
Indeksowa mona pola zawierajce wiele rnicych si wartoci. Jeli w polu znajduje
si wiele takich samych wartoci, indeksowanie moe nie przyspieszy wykonywania
kwerend w znaczcy sposb.
Aby zaindeksowa pole:
1. Otwrz tabel w trybie projektowania.
2. Kliknij pole, dla ktrego ma zosta utworzony indeks.
3. W ramce Waciwoci pola odszukaj wiersz Indeksowanie.
4. Kliknij go i rozwi list typw indeksw.
5. W zalenoci od tego, czy w polu mog wystpowa powtrzenia, czy nie

wybierz jedn z opcji (rysunek 10.9).


Rysunek 10.9.
Indeksowanie pola

ABC edycji tabel


Istniejc tabel mona modyfikowa jest to czsto spotykana sytuacja. Rzadko si
zdarza, e do sposobu dziaania nowej bazy uytkownicy nie maj uwag. Problem
stwarza nie sama modyfikacja bazy, ale konieczno wprowadzenia poprawek bez
utraty danych.
Przed rozpoczciem edycji tabeli dane naley zabezpieczy. Konieczne jest skopiowanie plikw bazy w bezpieczne miejsce. Gdy baza po wprowadzeniu zmian nie bdzie
dziaaa poprawnie, wystarczy zastpi pliki edytowane przez ich kopi. Jest to metoda
szybka i niezawodna.

84

ABC Access 2003 PL

Modyfikujc baz danych, warto wiedzie, e:


 Usunicie z tabeli pola powoduje usunicie rwnie wszystkich zapisanych

w nim danych.
 Zmiana typu danych moe spowodowa utrat caoci lub czci danych

zapisanych w tym polu. Stanie si tak wwczas, gdy Access nie bdzie mg
dokona konwersji z jednego formatu danych na drugi. Na przykad zmiana
typu pola z Tekst na Liczba bdzie moliwa jedynie wtedy, gdy w polu
przechowywalimy liczby zapisane jako znaki, a po konwersji rozmiar pola
Liczba bdzie wystarczajcy do przechowania otrzymanej liczby.
 Skrcenie pola (np. typu Nota) przez zmian parametru Rozmiar pola moe

spowodowa obcicie tekstu w polach, w ktrych zapisany jest tekst duszy


od nowo zdefiniowanego rozmiaru.
Kolejnym problemem jest konieczno uaktualniania w bazie wszystkich obiektw,
ktre korzystay z danej tabeli. Naley przejrze wszystkie stworzone obiekty i wprowadzi niezbdne poprawki.

Zmiany struktury tabeli


Aby zmieni struktur tabeli, naley otworzy zawierajc j baz danych. Mona to
uczyni na dwa sposoby: wybierajc polecenia Plik, Otwrz (rysunek 10.10)
Rysunek 10.10.
Otwieranie bazy
danych za pomoc
polece z menu

lub klikajc widoczn na pasku narzdzi ikon Otwrz (rysunek 10.11).


Rysunek 10.11.
Otwieranie
bazy danych
za pomoc ikony

Obie metody daj identyczny efekt kocowy. Jest nim wywietlenie okna Otwrz
(rysunek 10.12).
Po zaznaczeniu pliku bazy naley klikn przycisk Otwrz spowoduje to wczytanie
pliku. Po wywietleniu okna bazy danych naley na licie Obiekty klikn pozycj Tabele
spowoduje to wywietlenie listy tabel. Po zaznaczeniu tabeli naley klikn przycisk
Projektuj (rysunek 10.13). Spowoduje to otworzenie tabeli w trybie projektowania.
Po wprowadzeniu zmian naley je zapisa. W tym celu trzeba wybra polecenia: Plik/
Zapisz lub klikn ikon Zapisz (rysunek 10.14).

Rozdzia 10. Tworzenie i edycja tabel

85

Rysunek 10.12.
Wybieranie
bazy danych

Rysunek 10.13.
Otwieranie tabeli
w trybie
projektowania

Rysunek 10.14.
Zapisywanie
wprowadzonych
zmian

Zamknicie bazy danych bez zapisywania wprowadzonych zmian spowoduje ich


bezpowrotn utrat.

Jak to zrobi
W tabeli 10.1 znajduje si opis podstawowych czynnoci edycyjnych.
Po wprowadzeniu zmian trzeba je zapisa. Podczas zapisywania program konwertuje
baz danych, aby bya zgodna z nowymi ustawieniami. Po napotkaniu problemw
wywietli okno z ostrzeeniem. Jeeli wydamy polecenie kontynuowania konwersji,
dane stwarzajce problemy nie zostan przeniesione do nowej bazy. Ich miejsce zajm
puste pola.

86

ABC Access 2003 PL

Tabela 10.1. Edycja bazy danych podsumowanie


Co chcemy
uzyska

Jak to uzyska

Doda nowe pole

Otwrz tabel w trybie projektowania. W kolumnie Nazwa pola wpisz nazw


pola. Zdefiniuj jego typ danych oraz waciwoci

Doda pole
na kocu listy pl

Kliknij pierwsz woln komrk w kolumnie Nazwa pola. Zdefiniuj


waciwoci pola

Usun pole z tabeli

Kliknij selektor pola, ktrego pooenie w tabeli chcesz zmieni. Podwietlony


zostanie cay wiersz.
Nacinij klawisz Del

Wstawi pole
pomidzy dwa inne

Kliknij selektor pola, przed ktrym ma znale si nowe pole. Nacinij klawisz
Insert. Zdefiniuj waciwoci pola

Zmieni
kolejnoci pl

Kliknij selektor pola, ktrego pooenie w tabeli chcesz zmieni. Podwietlony


zostanie cay wiersz.
Wcinij i przytrzymaj lewy przycisk myszy. Kursor zmieni si ze strzaki
w strzak z kwadratem. Przecignij kursor do wiersza docelowego.
Zwolnij lewy przycisk myszy

Zmieni nazw pola

Otwrz baz danych w trybie projektowania. Kliknij komrk w kolumnie


Nazwa pola. Nacinij klawisz F2 i wprowad zmiany

Zmieni
parametry pola

Kliknij komrk w kolumnie Nazwa pola. Wprowad zmiany w ramce


Waciwoci pola

Zmieni typ danych

Kliknij komrk w kolumnie Typ danych. Wybierz nowy typ danych dla pola

You might also like