Professional Documents
Culture Documents
Spis treci
Wstp ................................................................................................. 15
Jak czyta t ksik .................................................................................................................16
Konwencje typograficzne .........................................................................................................17
Przykady ..................................................................................................................................18
I FORMULARZE
1 Tworzenie nowego formularza ............................................................. 21
Tworzenie formularza wprowadzenie ................................................................................23
Formularz standardowy ....................................................................................................23
Formularz dzielony ...........................................................................................................25
Formularz z wieloma rekordami .......................................................................................26
Tworzenie prostych formularzy przy uyciu kreatora ...............................................................27
Nawigacja w formularzu ..........................................................................................................29
Tworzenie formularza w widoku projektu ...............................................................................29
Widok projektu .................................................................................................................30
Zmiana rda rekordw ...................................................................................................31
Formanty ..........................................................................................................................31
Dodawanie pl ..................................................................................................................33
Zmiana rozmiarw formularza .........................................................................................33
Wywietlanie formularza ..................................................................................................34
Autoformatowanie w widoku projektu ............................................................................34
Waciwoci formularza ....................................................................................................35
Praca z nagwkiem i stopk formularza ..........................................................................36
Dodawanie logo ................................................................................................................37
Dodawanie tytuu .............................................................................................................38
Formatowanie ta .............................................................................................................38
Tworzenie formularza interakcyjnie w widoku ukadu ............................................................40
Analiza przypadku: Zabezpieczanie dostpu do formularza i danych ...............................41
Co dalej? ...................................................................................................................................43
Spis treci
II RAPORTY
6 Tworzenie nowego raportu .................................................................133
Tworzenie prostego raportu .................................................................................................. 133
Tworzenie prostych raportw przy uyciu kreatora ............................................................... 134
Tworzenie raportu w widoku projektu .................................................................................. 136
Widok projektu ............................................................................................................... 137
Zmiana rda rekordw ................................................................................................ 138
Budowa raportw Accessa ............................................................................................. 138
Formanty raportu ........................................................................................................... 139
Dodawanie pl ............................................................................................................... 140
Dodawanie etykiet ......................................................................................................... 140
Dodawanie logo ............................................................................................................. 142
Dodawanie tytuu ........................................................................................................... 142
Dodawanie numerw stron ............................................................................................ 143
Dodawanie daty i godziny .............................................................................................. 144
Zmiana rozmiarw sekcji raportu ................................................................................... 144
Podgld raportu ............................................................................................................. 144
Autoformatowanie w widoku projektu .......................................................................... 145
Waciwoci raportu ....................................................................................................... 147
Formatowanie ta raportu .............................................................................................. 147
Wstawianie i modyfikowanie formantw ...................................................................... 149
Grupowanie formantw ................................................................................................. 156
Porzdkowanie formantw nakadajcych si ............................................................... 156
Tworzenie raportu interakcyjnie w widoku ukadu ............................................................... 157
Publikowanie raportu ............................................................................................................ 158
Raport drukowany .......................................................................................................... 158
Raport wysyany poczt elektroniczn ........................................................................... 158
Eksportowanie raportu do programu Word ................................................................... 159
Eksportowanie raportu do pliku PDF lub XPS ................................................................. 159
Co dalej? ................................................................................................................................ 161
Spis treci
III
KWERENDY
Spis treci
10
Spis treci
11
12
Skorowidz ..........................................................................................395
Formularze
do wprowadzania danych
Wprowadzanie danych to czynno, ktrej naley
powici du doz uwagi jest rwnie wana, co
mozolna. Wprowadzanie dziesitek czy setek rekordw raczej nie naley do przyjemnoci. Jest to jednak
etap pracy z danymi, ktrego w adnym razie nie
mona potraktowa po macoszemu. Bdy przy
wprowadzaniu danych nieuchronnie prowadz do
mniejszych lub wikszych bdw przy ich analizowaniu. Mamy tu wic do czynienia z duym wyzwaniem czynnoci bardzo podatn na bdy i koniecznoci wykluczenia nawet najmniejszych z nich.
Projektant formularza ma moliwo zadbania zarwno o efektywno operacji wprowadzania danych,
jak i weryfikacj ich poprawnoci. W niektrych
sytuacjach osignicie obu tych celw umoliwia
prosta metoda. Przykadowo danie wprowadzenia
nazwy lub nazwiska klienta jest czasochonne i moe
prowadzi do literwek. Zamy jednak, e istnieje ju tabela Klienci z polem NazwaKlienta. Jeeli
utworzymy relacj midzy biec tabel a tabel
Klienci (na przykad opart na polu IDKlienta),
Access doda pole NazwaKlienta do biecego formularza i utworzy list rozwijan z list klientw.
Zapewnia to zarwno efektywno (uytkownik
wybiera klienta z listy, bez wpisywania nazwy), jak
i weryfikacj poprawnoci (wykluczone zostaj
literwki).
W tym rozdziale opisujemy rne metody, ktre
upraszczaj wprowadzanie danych oraz redukuj lub
cakowicie eliminuj szanse wystpienia bdw.
3
W TYM ROZDZIALE:
Sprawdzanie poprawnoci danych .............. 68
Ograniczanie zakresu dostpnych opcji ....... 74
Analiza przypadku: Uycie grupy opcji
do wybierania sposobu dostawy ................. 80
Wprowadzanie danych
przy uyciu formantw ActiveX ................... 86
Gromadzenie danych przy uyciu
poczty elektronicznej ................................ 91
Co dalej? ................................................... 94
68
Rozdzia 3
Wywietlanie podpowiedzi
Najbardziej agodn metod zmniejszenia iloci bdw jest uzupenienie formularza
o komentarze, ktre opisuj dokadnie, co mona wprowadzi w danym polu i jaki jest zakres
dopuszczalnych wartoci. Mamy w tym zakresie dwie moliwoci:
Q Tekst paska stanu. Napis wywietlany na pasku stanu Accessa po wejciu do pola formularza. Jego tre wprowadzamy w arkuszu waciwoci pola, na karcie Inne, w wierszu
Tekst paska stanu.
Q Dodatkowa etykieta. Obok pola mona umieci dodatkow etykiet z tekstem opisujcym wymagan warto i (lub) dostpne skrty klawiaturowe. Na przykad koo pola
przeznaczonego do wprowadzania daty mona umieci etykiet o treci Aby wprowadzi biec dat, wcinij Ctrl+;.
69
70
Rozdzia 3
Rysunek 3.2.
Waciwo Regua spr
poprawnoci pozwala
wprowadzi. wyraenie
uywane do weryfikowania
poprawnoci danych
Na rysunku 3.2 wida te warto waciwoci Tekst reguy spr. poprawnoci. Jeeli uytkownik wprowadzi bdne dane (Regua spr. poprawnoci ma warto Fasz), wywietlone zostanie
okno dialogowe z tekstem zapisanym w tej waciwoci (patrz rysunek 3.3).
3
Rysunek 3.3.
Jeeli uytkownik wprowadzi
w polu bdne dane, Access
wywietli okno dialogowe
z cigiem znakowym
przechowywanym
we waciwoci Tekst
reguy spr. poprawnoci
Cho rnice takie mog wydawa si mao istotne, w bazie danych powoduj one najrniejsze komplikacje: od bdnej interpretacji przez innych uytkownikw, przez bdy sortowania, po powane bdy w operacjach przeszukiwania i analizy rekordw. Problem ten nie
ogranicza si do numerw telefonw. To samo dotyczy numerw NIP, kodw pocztowych,
dat, godzin, numerw kont, a nawet adresw.
Jedn z metod ograniczenia moliwoci wystpowania takich niespjnoci jest wprowadzenie
odpowiednich etykiet i komunikatw na pasku stanu, z informacj o oczekiwanym formacie
zapisu. Jak jednak pisalimy, komunikaty informacyjne nie zawsze s skuteczne (niektrzy
twierdz, e rzadko s skuteczne).
71
Lepszym rozwizaniem jest uycie maski wprowadzania. Jest to rodzaj szablonu, ktry
pokazuje uytkownikowi sposb wprowadzania danych i uniemoliwia uycie innego schematu zapisu. Maska pozwala te wykluczy moliwo wprowadzenia litery w miejscu, gdzie
powinna znale si cyfra. Oto prosta maska numeru telefonu stacjonarnego:
(__)___-____
Znaki podkrelenia reprezentuj miejsca, w ktrych (w tym przypadku) wprowadzamy cyfry.
Mylnik i nawiasy to elementy stae.
5. Na licie masek wprowadzania klikamy mask odpowiedni dla danego pola lub zblion
do podanej i klikamy przycisk Dalej.
6. W polu Maska wprowadzania modyfikujemy wybran mask (list dostpnych symboli
przedstawimy nieco dalej). Z listy Znak symbolu zastpczego moemy wybra symbol,
ktry bdzie uywany do sygnalizowania miejsc wprowadzania danych przed
wprowadzeniem wartoci. Klikamy przycisk Dalej.
7. Wybieramy sposb zapisywania danych w tabeli (po wybraniu opcji klikamy przycisk
Dalej):
72
Rozdzia 3
Bez symboli w masce. Powoduje, e w polu zapisane zostan jedynie dane, bez
staych symboli obecnych w masce.
Symbole zastpcze. Znaki, ktre zostan zastpione wprowadzonymi przez uytkownika danymi. Rne symbole zastpcze pozwalaj wskaza rne rodzaje dopuszczalnych znakw (litery, cyfry, litery lub znak spacji itd.). Pozwalaj te okreli, czy znak
jest wymagany.
Modyfikatory. Znaki, ktre nie s wywietlane, ale w pewien sposb modyfikuj mask
(na przykad zapewniaj konwersj wprowadzonych znakw na mae litery).
Op is
cyfra (0 9)
Znak wymagany.
Znak opcjonalny.
Znak wymagany.
Znak opcjonalny.
&
Znak wymagany.
Znak opcjonalny.
73
Op is
"tekst"
Wywietla cig tekst jako litera, na przykad "MB" jest wywietlane jako MB.
Separator dziesitny.
Separator tysicy.
: ; - /
<
>
Password
Zwrmy uwag, e pene wyraenie maski moe zawiera nawet trzy sekcje, rozdzielane
znakami rednika (;):
pierwsza;druga;trzecia
razem z waciwymi danymi. Warto 0 powoduje, e dodatkowe znaki s zapisywane, warto 1 (lub pominicie tej sekcji wyraenia) powoduje, e dodatkowe znaki nie s zapisywane.
trzecia opcjonalna sekcja, ktra okrela symbol wywietlany przed wprowadze-
74
Rozdzia 3
Jeeli mamy do czynienia z polem typu Tak/Nie i uyjemy pola tekstowego, zmusimy
uytkownikw do wpisywania zupenie nieintuicyjnych wartoci -1 (Tak) i 0 (Nie). Duo
lepiej jest zastosowa wtedy pole wyboru lub przycisk przecznika. Wtedy uytkownik
wcza opcj (Tak) lub j wycza (Nie).
Jeeli w polu moe znale si jedna z wielu wartoci, ktre jednak nale do pewnego
ograniczonego zbioru na przykad nazwa lub nazwisko klienta albo nazwa
produktu dobrze jest umieci wszystkie dopuszczalne wartoci w licie rozwijanej.
Pozwoli to unikn podatnego na bdy wprowadzania nazwy czy oznaczenia oraz czasochonnego wyszukiwania tej nazwy lub oznaczenia na osobnej licie.
Na kolejnych stronach tego podrozdziau bdziemy pisa o tym, jak wykorzysta pola wyboru,
przyciski przecznikw, przyciski opcji, listy i inne formanty do tworzenia formularzy, ktre
umoliwiaj szybkie i moliwie mao podatne na bdy wprowadzanie danych. W kadym
opisywanym przypadku cel jest ten sam odejcie od wpisywania wartoci i zastpienie tej
czynnoci wybieraniem ich za pomoc prostego w uyciu formantu.
W S K AZ WK A
Innym sposobem zapewnienia poprawnoci wprowadzanych danych jest okrelenie wartoci domylnej,
umieszczanej w polu w chwili tworzenia nowego rekordu tabeli. Warto domylna moe by zarwno
literaem (na przykad 0), jak i wyraeniem (na przykad =Date()). Waciwo Warto domylna
znajdziemy na karcie arkusza waciwoci Dane.
75
O ST RZ EE N IE
Jest to chyba dobre miejsce, aby ostrzec czytelnika przed popadaniem w nadmierne samozadowolenie. Kiedy naprawd przykadamy si do projektu ukadu i formatowania, definicji wyrae sprawdzajcych dane, doboru formantw i wszystkich innych drobnych elementw, ktre skadaj si na
super ergonomiczny i zabezpieczajcy przed wikszoci bdw formularz, atwo ulec zudzeniu,
e konstrukcja, z ktrej tak dumny i zadowolony jest autor, bdzie idealna, przejrzysta i w peni zrozumiaa dla wszystkich uytkownikw. Na pewno nie! Moemy niezawodnie liczy na to, e nasz genialny
projekt spotka si z gorzkimi sowami krytyki, a uytkownicy nie bd wiedzieli, czego si od nich oczekuje. Kady formularz musi zosta przetestowany przez innych uytkownikw. Komentarze i brak zrozumienia na pewno si pojawi. Co wicej, nawet najbardziej zaskakujcych nie naley ignorowa.
Gdy pracujemy w widoku projektu tabeli i definiujemy nowe pole typu Tak/Nie, domyln
wartoci waciwoci Typ formantu (na karcie Odnonik) jest Pole wyboru. Oznacza to, e gdy
umiecimy takie pole w formularzu, Access automatycznie przedstawi je w postaci formantu
pola wyboru (i etykiety z nazw pola lub wartoci jego waciwoci Tytu). Istnieje jednak
moliwo zmiany wartoci waciwoci Typ formantu na Pole tekstowe, czy to umylnie, czy
te przypadkiem. Jak ju zostao napisane, jeeli chcemy unikn zmuszania uytkownika do
wpisywania w polu tekstowym wartoci 1 lub 0, nie powinnimy nigdy uywa pl tekstowych
do reprezentacji pl typu Tak/Nie. Mamy wic do wyboru dwie moliwoci:
Q
Jeeli mamy dostp do projektu tabeli, zmieniamy warto waciwoci Typ formantu
na Pole tekstowe. Po wprowadzeniu takiej modyfikacji moemy powrci do formularza, usun pole tekstowe i etykiet poprawionego pola tabeli (jeeli ju s w formularzu) i doda pole ponownie. Tym razem przyjmie ono posta pola wyboru.
Jeeli nie mamy moliwoci zmiany projektu tabeli, uywamy pola wyboru lub przycisku przecznika powizanego z polem Tak/Nie. O tym, jak to zrobi, piszemy poniej.
Pola wyboru
Oto procedura wstawiania pola wyboru i wizania go z polem typu Tak/Nie:
1. Klikamy przycisk Pole wyboru w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie.
2. Rysujemy pole wyboru w obszarze formularza.
3. Modyfikujemy tekst formantu etykiety, ktra zostaje automatycznie dodana na prawo
od pola wyboru (jednak w wikszoci przypadkw optymalne jest uycie po prostu
nazwy pola tabeli).
4. Klikamy pole wyboru, po czym wybieramy polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz
waciwoci, aby wywietli okienko arkusza waciwoci.
5. Na karcie waciwoci Dane uywamy listy rozwijanej w wierszu rdo formantu,
aby wybra nazw pola typu Tak/Nie, ktre ma zosta powizane z polem wyboru.
6. W wierszu waciwoci Warto domylna wprowadzamy pocztkow warto pola
dla nowych rekordw: Tak, Prawda lub -1 albo te Nie, Fasz lub 0.
76
Rozdzia 3
O ST RZ EE N IE
Wielu projektantw wykorzystuje grupy opcji jako metod grupowania powizanych tematycznie
formantw. Podejcie takie czsto sprawdza si (zajmiemy si nim w rozdziale 4., Formularze w rodowisku firmy), ale trzeba zachowa ostrono: jeeli wprowadzimy grup opcji, a nastpnie wstawimy
do niej pola wyboru, Access potraktuje reprezentowane przez nie opcje jako wzajemnie wykluczajce
si. Uytkownik bdzie mg wtedy zaznaczy tylko jedno pole wyboru z grupy. Aby unikn takiej
sytuacji, naley najpierw umieci w formularzu pola wyboru, a dopiero potem utworzy otaczajc
je grup opcji.
Warto zwrci uwag, e pola wyboru (jak rwnie przyciski przecznikw, ktre bd
naszym kolejnym tematem) pozwalaj wstawi w polu tabeli tylko dwie wartoci: -1 i 0.
Nie mona uy pola wyboru do obsugi innych opcji dwustanowych, takich jak na przykad kobieta mczyzna. Gdy pracujemy z polami, ktre wymagaj jednej z dwch wartoci
innych ni 0 i -1, powinnimy uy przyciskw opcji (opisywanych w dalszej czci rozdziau).
Przyciski przecznikw
Przycisk przecznika to formant poredni midzy polem wyboru a przyciskiem polecenia:
jedno kliknicie powoduje, e przycisk pozostaje wcinity, kolejne kliknicie zwalnia go.
Na przycisku moe znajdowa si napis lub obrazek. Oto procedura wstawiania przycisku
przecznika i wizania go z polem typu Tak/Nie.
1. Klikamy przycisk Przycisk przecznika w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie.
2. Rysujemy przycisk przecznika w obszarze formularza.
3. Wybieramy polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz waciwoci, aby wywietli okienko
arkusza waciwoci.
4. Na karcie waciwoci Format mamy do wyboru dwie waciwoci okrelajce wygld
przycisku:
77
Rysunek 3.5.
Obrazek wywietlany
na przycisku przecznika
wybieramy w oknie
Konstruktora obrazw
O ST RZ EE N IE
Jeeli planujemy uycie wasnego obrazka, musimy pamita, e jeeli jest bdzie on wikszy ni
przycisk, Access nie dopasuje rozmiaru grafika zostanie wycentrowana, a brzegi zostan obcite.
W praktyce mona wic uywa wycznie bitmap i ikon o tym samym lub mniejszym rozmiarze co
przycisk.
3
Z polem tabeli powizany jest formant grupy opcji. Dziki temu, po wybraniu przycisku opcji,
do pola tabeli trafia przypisana mu warto. Taki sposb wprowadzania danych ma wiele zalet:
Q
Jest szybki. Uytkownik nie musi szuka listy dopuszczalnych wartoci w innym miejscu.
Jest dokadny. Warto pola jest generowana w tle, wic uytkownik nie moe wprowadzi bdnej wartoci.
78
Rozdzia 3
Jest intuicyjny. Opisy przyciskw opcji mog by dowolnie dugie (w granicach rozsdku), co pozwala przedstawi uytkownikowi wyczerpujcy opis znaczenia przycisku.
Jest znany uytkownikom. Kady uytkownik Windows wie, jak uywa przyciskw
opcji, nie jest wic wymagane wyjanianie sposobu korzystania z nich.
Opiszemy teraz, jak tworzy przyciski opcji przy uyciu kreatora i samodzielnie.
6. Okrelamy, gdzie bdzie przechowywana warto formantu grupy opcji (po zakoczeniu klikamy przycisk Dalej):
79
Przechowaj warto w tym polu. Po zaznaczeniu tej opcji wybieramy z listy pole,
w ktrym warto wybrana przez uytkownika zostanie zapisana.
7. Klikamy typ formantu, ktry zostanie uyty do utworzenia opcji: Przyciski opcji, Pola
wyboru lub Przeczniki. Mona te okreli rodzaj efektu specjalnego dla ramki grupy
(Wytrawiony, Paski itd.). Klikamy przycisk Dalej.
8. Wprowadzamy tytu grupy opcji (tekst wywietlany wzdu grnej krawdzi ramki
grupy opcji). Najczciej odpowiednia jest nazwa pola lub podobny tekst. Klikamy
przycisk Zakocz, aby zamkn kreator.
W S K AZ WK A
Jeeli w formularzu znajduje si ju opcja nieprzypisana do grupy, nic nie stoi na przeszkodzie, aby
j doczy. Zaznaczamy przycisk opcji, wycinamy go do Schowka Windows, zaznaczamy grup
opcji (klikajc jej ramk) i wklejamy. Access dodaje przycisk do grupy opcji.
80
Rozdzia 3
11. Na karcie waciwoci Dane uywamy waciwoci rdo formantu, aby wybra pole,
w ktrym bdzie zapisywana warto wybranej opcji.
12. Jeeli chcemy, aby przy tworzeniu nowego rekordu jedna z opcji zawsze bya automatycznie wybrana, uywamy waciwoci Warto domylna, w ktrej wprowadzamy
warto przypisan wczeniej jednemu z przyciskw opcji.
13. Zamykamy arkusz waciwoci.
ANALIZA PRZYPADKU
Uycie grupy opcji do wybierania sposobu dostawy
3
W bazie danych Northwind 2007 znajduje si tabela Zamwienia, a w niej pole ID spedytora, ktre okrela
wykorzystywan firm kuriersk. Uytkownik moe wybra jedn z trzech firm: Firma wysykowa A, Firma wysykowa
B lub Firma wysykowa C (jak wida, autor bazy nie grzeszy nadmiern kreatywnoci). Przyciski opcji mog reprezentowa
wycznie wartoci liczbowe, wic nie mona wykorzysta ich do przypisania wartoci tekstowej, takiej jak Firma
wysykowa A, do pola ID spedytora. Nie jest to jednak problemem, poniewa samo pole ID spedytora to
pole przechowujce identyfikator liczbowy: 1 dla Firmy wysykowej A, 2 dla Firmy wysykowej B i 3 dla Firmy wysykowej C.
S to identyfikatory przechowywane w polu ID tabeli Spedytorzy. Tabele Spedytorzy i Zamwienia s powizane relacj
jeden-do-wielu opart na wartociach pl ID i ID spedytora.
Pole, ktre moe przyj jedn z trzech wartoci liczbowych, to idealny przykad pola, dla ktrego mona zastosowa
grup opcji. Procedura przebiega nastpujco:
Q Tworzymy grup opcji i wiemy j z polem ID spedytora.
Q Wstawiamy trzy przyciski opcji, reprezentujce opcje Firma wysykowa A, Firma wysykowa B i Firma
wysykowa C, po czym przypisujemy im wartoci 1, 2 i 3.
Rysunek 3.7 przedstawia formularz z gotow grup opcji.
Rysunek 3.7.
W tym formularzu grupa
opcji zostaa wykorzystana
do wybierania sposobu
dostawy poszczeglnych
zamwie
81
Jeeli pole moe przyjmowa wicej ni pi sze wartoci, grupa przyciskw opcji
przestaje by czytelna.
Aby rozwiza ten problem, Access zosta wyposaony w dwa formanty listy, umoliwiajce
wywietlenie uytkownikowi duej grupy opcji do wyboru:
Q
Pole listy to lista opcji do wyboru. Lista jest w peni statyczna uytkownik nie moe
wprowadzi wartoci spoza listy.
Pole kombi pozwala wybra warto z listy rozwijanej, ale pozostawia opcj wprowadzenia innego wpisu. Jest to rodzaj poczenia listy z polem tekstowym.
U WAG A
Innym czynnikiem, ktry moe mie wpyw na decyzj o wyborze midzy polem listy a polem kombi,
jest rozmiar formantu. Pole listy przedstawia zazwyczaj co najmniej trzy lub cztery pozycje, podczas
gdy pole kombi tylko jedn (lista jest rozwijana dopiero po klikniciu). W efekcie pole listy zajmuje
znacznie wicej miejsca ni pole kombi. Warto o tym pamita. Jeeli nie dysponujemy du iloci
miejsca, a nie chcemy, aby uytkownicy mieli moliwo wprowadzania wartoci spoza listy, istnieje
moliwo wprowadzenia odpowiedniego ograniczenia w polu kombi (o czym piszemy dalej).
W obu przypadkach warto wybrana przez uytkownika z listy (lub wprowadzona w polu
kombi) zostaje zapisana w polu powizanym z formantem. Mona uywa dowolnych
wartoci: liczbowych, tekstowych i dat.
Warto pamita, e jeeli dodajemy do formularza pole, ktre uczestniczy w relacji z inn
tabel, standardowym formantem Accessa jest pole kombi. Dokadniej, jeeli relacja ma
charakter jeden-do-wielu i bieca tabela jest po stronie wielu, dodanie do formularza
pola wykorzystywanego w relacji powoduje utworzenie pola kombi z list wartoci z drugiej
tabeli.
Dla przykadu tabela Produkty jest w relacji jeden-do-wielu z tabel Szczegy zamwie. Relacja ta jest oparta na polach ID i ID produktu. Jeeli budujemy formularz
oparty na tabeli Szczegy zamwie, to dodanie pola ID produktu spowoduje utworzenie
pola kombi z wartociami pobranymi z pola Nazwa produktu tabeli Produkty. Dlaczego
Nazwa produktu, a nie ID? Przyczyn jest zapis w projekcie tabeli Szczegy zamwie,
gdzie waciwo rdo wierszy (na karcie Odnonik) pola ID produktu zawiera instrukcj
SQL, ktra wybiera pole Nazwa produktu z tabeli Produkty:
82
Rozdzia 3
Oba kreatory pracuj w taki sam sposb. Kluczowe znaczenie ma wybr dokonany w pierwszym okienku. Opiszemy teraz osobno prac kreatora po wybraniu kadej z trzech dostpnych opcji.
83
84
Rozdzia 3
Kategoria i Firma (to drugie pobrane dodatkowym zapytaniem ze sprzeniem wewntrznym z tabeli dostawcw).
O sprzeniach midzy tabelami piszemy w rozdziale 12., na stronie 293 (Definiowanie relacji midzy tabelami).
Access pozwala umieci na licie wiele kolumn danych oraz okreli, ktra z tych kolumn
zawiera wartoci zapisywane w polu zwizanym. Oto procedura postpowania:
1. Rysujemy pole listy lub pole kombi, uruchamiajc w ten sposb Kreator pl listy
lub Kreator pl kombi.
2. W pierwszym oknie kreatora wybieramy opcj Obiekt pole listy ma pobiera wartoci
z tabeli lub kwerendy i klikamy przycisk Dalej (wiele kolumn mona take wskaza po
wybraniu opcji Znajd rekord w formularzu w oparciu o warto wybran przeze mnie
w obiekcie pole kombi).
3
3. Wybieramy tabel lub kwerend zawierajc pola, ktre maj posuy do utworzenia
listy, po czym klikamy przycisk Dalej.
4. Zaznaczamy na licie Dostpne pola wybrane pola i klikamy przycisk >, aby doda je
do listy Zaznaczone pola. Mona t czynno powtrzy kilkakrotnie. Klikamy przycisk Dalej.
5. Jeeli lista ma zosta posortowana, uywamy listy rozwijanej, aby wybra pole sortowania. Klikanie przycisku przecznika obok listy pozwala wybra midzy sortowaniem
rosnco a sortowaniem malejco. Po wybraniu wielu pl mamy moliwo sortowania
wedug kilku pl, w dowolnej kolejnoci. Klikamy przycisk Dalej.
6. Przecigamy mysz prawe krawdzi kolejnych nagwkw kolumn, aby okreli ich
szeroko w formancie. Przecigajc nagwki, moemy take zmienia kolejno
kolumn. Klikamy przycisk Dalej.
7. Aby utworzy pole listy lub kombi powizane z polem tabeli, klikamy opcj Przechowaj t warto w tym polu, wybieramy pole z listy rozwijanej i klikamy przycisk Dalej.
8. W ostatnim oknie kreatora moemy zmodyfikowa tekst etykiety, ktra zostanie umieszczona nad list. Klikamy przycisk Zakocz.
Rysunek 3.8 przedstawia formularz, ktry wykorzystuje dwukolumnowe pole kombi do
wywietlania dwch pl z tabeli Produkty: Nazwa produktu i Kategoria.
rdo formantu (karta Dane). Pole, w ktrym wybrany element listy zostanie zapisany.
Typ rda wierszy (karta Dane). Wybieramy Tabela/Kwerenda dla wartoci pobieranych z pola tabeli lub kwerendy, Lista wartoci dla wartoci wprowadzanych rcznie
lub Lista pl, gdy na licie maj znale si nazwy pl tabeli lub kwerendy.
85
Rysunek 3.8.
W tym polu kombi
wywietlane s dwie
kolumny z zawartoci pl
tabeli Produkty: Nazwa
produktu i Kategoria.
3
Q
rdo wierszy (karta Dane). Warto zalena od waciwoci Typ rda wierszy:
Lista wartoci. Wprowadzamy wartoci, ktre maj znale si na licie, rozdzielajc je rednikami.
Lista pl. Wprowadzamy nazw tabeli lub kwerendy zawierajcej pola, ktrych
nazwy powinny znale si na licie.
U WAG A
Aby wywietli list wielokolumnow, podajemy pola bezporednio po sowie SELECT instrukcji
SQL, na przykad:
SELECT NazwaKategorii, Opis FROM Kategorie;
86
Rozdzia 3
Ogranicz do listy (karta Dane). Waciwo wystpujca tylko w polach kombi. Gdy ma
warto Tak, uytkownik moe wybiera wycznie wartoci z listy. Gdy ma warto Nie,
uytkownik moe wprowadza nowe wartoci.
Nagwki kolumn (karta Format). Jeeli ta waciwo ma warto Tak, kolumny listy
s wywietlane razem z nagwkami zawierajcymi nazwy pl.
Szerokoci kolumn (karta Format). Szerokoci kolejnych kolumn, podane w centymetrach i rozdzielone rednikami.
Liczba wierszy listy (karta Format). Waciwo wystpujca tylko w polach kombi.
Okrela liczb pozycji listy wywietlanych po jej rozwiniciu.
Wybr wielokrotny (karta Inne). Waciwo wystpujca tylko w polach listy. Jeeli ma
warto Brak, uytkownik moe wybra tylko jedn pozycj listy. Jeeli ma warto
Prosty, uytkownik moe kolejnymi klikniciami zaznaczy wiele pozycji jednoczenie.
Jeeli ma warto Rozszerzony, aby zaznaczy wicej ni jedn pozycj, trzeba przytrzyma klawisz Ctrl (mona te uy klawisza Shift, aby zaznaczy wiele pozycji wystpujcych kolejno po sobie).
87
mogli pozostawi uytkownikowi moliwoci bezporedniej edycji wartoci. Bdzie on zmuszony do korzystania ze strzaek przycisku. Jest to wic formant, ktry znajdzie zastosowanie wycznie w przypadku pl, ktrych zakres wartoci nie jest duy (nie mona zmusza
uytkownika do kilkudziesiciu klikni).
Oto procedura prowadzca do umieszczenia w formularzu przycisku pokrta i skojarzonego
z nim pola tekstowego:
1. Klikamy przycisk Formanty ActiveX (Wstaw formant ActiveX) w grupie Formanty
karty Wstki Projektowanie. Access wywietla okno dialogowe Wstawianie formantu
ActiveX.
2. Klikamy pozycj Microsoft Forms 2.0 SpinButton na licie Wybierz formant ActiveX
i klikamy przycisk OK.
3. Dopasowujemy wymiary formantu do formularza. Zwrmy uwag, e w zalenoci
od tego, czy wysoko formantu jest wiksza od jego szerokoci, uzyskujemy strzaki
gra d lub prawo lewo.
4. Klikamy przycisk Pole tekstowe w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie.
5. Rysujemy pole tekstowe w obszarze formularza, obok przycisku pokrta. Access
dodaje pole i jego etykiet. Zapamitujemy lub zapisujemy nazw pola tekstowego.
Bdzie ona potrzebna pniej.
6. Jeeli jest taka potrzeba, modyfikujemy tekst etykiety.
7. Klikamy przycisk pokrta, a nastpnie polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz
waciwoci, aby wywietli arkusz waciwoci formantu.
8. Na karcie waciwoci Dane wybieramy warto waciwoci rdo formantu, wskazujc pole, w ktrym zapisywane bd wartoci wybrane przy uyciu przycisku pokrta.
9. Na karcie waciwoci Inne konfigurujemy parametry pracy przycisku pokrta. Uywamy w tym celu waciwoci:
10. Musimy zadba o to, aby pole tekstowe byo przy kadym klikniciu strzaki aktualizowane. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy przycisk pokrta, wybieramy
z menu podrcznego polecenie Konstruuj zdarzenie, zaznaczamy opcj Konstruktor kodu
i klikamy przycisk OK. Access otwiera okno edytora Visual Basica, a w nim okno
kodu formularza z pust procedur obsugi zdarzenia Updated. Procedur t mona od
razu usun. Rozwijamy list procedur w prawej grnej czci okna moduu i wybieramy
pozycj Change.
11. Wprowadzamy w procedurze Change ponisz instrukcj, zastpujc PoleTekstowe
nazw pola dodanego w kroku 6. (patrz rysunek 3.9):
PoleTekstowe.SetFocus
88
Rozdzia 3
Rysunek 3.9.
Do aktualizowania pola
tekstowego wystarczy
prosta instrukcja w jzyku
Visual Basic for Applications
12. Wybieramy polecenie menu File/Close and Return to Microsoft Office Access (plik/zamknij
i powr do programu Microsoft Office Access). Alternatyw jest wcinicie kombinacji klawiszy Ctrl+Q lub Alt+F11.
13. Uywamy listy rozwijanej w grnej czci arkusza waciwoci do wybrania pola tekstowego.
14. Na karcie waciwoci Dane wiemy warto pola tekstowego z wartoci przycisku
pokrta. Uywamy w tym celu waciwoci rdo formantu, w ktrej wprowadzamy
nastpujce wyraenie (PrzyciskPokrta zastpujemy nazw formantu przycisku
pokrta):
=PrzyciskPokrta
89
10. Wybieramy polecenie menu File/Close and Return to Microsoft Office Access
(plik/zamknij i powr do programu Microsoft Office Access). Alternatyw jest wcinicie kombinacji klawiszy Ctrl+Q lub Alt+F11.
11. Uywamy listy rozwijanej w grnej czci arkusza waciwoci do wybrania pola
tekstowego.
12. Na karcie waciwoci Dane wiemy warto pola tekstowego z wartoci wybran
przy uyciu paska przewijania. Uywamy w tym celu waciwoci rdo formantu,
w ktrej wprowadzamy nastpujce wyraenie (PasekPrzewijania zastpujemy nazw
formantu paska):
=PasekPrzewijania
90
Rozdzia 3
Rysunek 3.11.
Klikanie strzaek
i przemieszczanie suwaka
paska przewijania powoduje
zmienianie wartoci w polu
tekstowym
Wprowadzanie dat jest zawsze kopotliwe. Podstawowym problemem s rne formaty zapisu.
Uytkownicy mog rozpoczyna wpisywanie daty od podania roku albo dnia, mog uywa
rnych separatorw, a ju sugestia uycia skrtu nazwy miesica to prosta droga do katastrofy. Aby unikn tego rodzaju problemw, mona umieci w formularzu formant kalendarza. Uytkownicy wprowadzaj wtedy dat, wybierajc rok i miesic, a nastpnie klikajc
dzie miesica. Wszystko to bez uycia klawiatury.
Oto procedura wstawiania i konfigurowania formantu kalendarza:
1. Klikamy przycisk Formanty ActiveX (Wstaw formant ActiveX) w grupie Formanty karty
Wstki Projektowanie. Access wywietla okno dialogowe Wstawianie formantu ActiveX.
2. Klikamy pozycj Calendar Control 12.0 na licie Wybierz formant ActiveX i klikamy
przycisk OK.
3. Dopasowujemy pooenie i wymiary formantu do formularza.
4. Klikamy formant, a nastpnie polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz waciwoci,
aby wywietli arkusz waciwoci.
5. Na karcie waciwoci Dane wybieramy warto waciwoci rdo formantu, wskazujc pole, w ktrym zapisywane bd wartoci.
6. Na karcie waciwoci Inne konfigurujemy parametry okrelajce wygld formantu,
takie jak DayFontColor (kolor cyfr dni miesica) czy GridCellEffect (efekt specjalny
siatki).
7. Zamykamy arkusz waciwoci.
Rysunek 3.12 przedstawia najprostszy formularz z formantem kalendarza.
Rysunek 3.12.
W formancie kalendarza
uywamy list rozwijanych
miesicy i lat oraz tabelki
z dniami miesica
91
Uytkownik musi wic wyczy opcj Outlooka nakazujc wywietlanie wiadomoci jako tekstu
ASCII (polecenie Narzdzia/Centrum zaufania, nastpnie Zabezpieczenia poczty e-mail wyczamy
opcj Czytaj ca standardow poczt jako zwyky tekst). Po odesaniu formularza ADC mona wczy
t opcj ponownie.
92
Rozdzia 3
5. Jeeli tabela zawiera ju dane, kreator pyta, czy mechanizm zbierania danych ma suy
do gromadzenia nowych informacji, czy aktualizowania rekordw zapisanych wczeniej.
Wybieramy jedn z dwch opcji i klikamy przycisk Dalej:
Zbierz tylko nowe informacje. Wybieramy t opcj, aby przesa pusty formularz
przeznaczony do zbierania nowych danych.
6. Dla kadego pola, ktre ma znale si w formularzu: zaznaczamy nazw pola i klikamy
przycisk > (kliknicie przycisku >>) powoduje wczenie do formularza wszystkich pl.
Klikamy przycisk Dalej.
7. Jeeli Access ma synchronizowa informacje z Outlookiem automatycznie po odebraniu
odpowiedzi, wczamy opcj Automatycznie przetwrz odpowiedzi i dodaj dane do
tabeli <nazwa_tabeli> (<nazwa_tabeli> to tabela wybrana w punkcie 1.). Klikamy przycisk Dalej.
8. Wybieramy rodzaj definicji listy odbiorcw (i klikamy przycisk Dalej):
93
Bieca tabela lub kwerenda. Wybieramy t opcj, jeeli adresy e-mail s przechowywane w tabeli, ktr wskazalimy przed uruchomieniem kreatora. Z listy rozwijanej wybieramy pole z adresami.
94
Rozdzia 3
Rysunek 3.13.
Przy odpowiadaniu
na wiadomo ADC
wypeniamy wszystkie
pola formularza
Co dalej?
Formant etykiety opisujemy szczegowo w rozdziale 2., na stronie 58 (Dodawanie etykiet).
Formant pola tekstowego opisujemy szczegowo w rozdziale 2., na stronie 60 (Wstawianie pl tekstowych).
Narzdzie Konstruktor wyrae opisujemy szczegowo w rozdziale 11., na stronie 283 (Konstruktor wyrae).
O sprzeniach midzy tabelami piszemy w rozdziale 12., na stronie 293 (Definiowanie relacji midzy tabelami).
Omwienie instrukcji SQL SELECT znajduje si w rozdziale 15., na stronie 375 (Kwerendy wybierajce w jzyku SQL).