You are on page 1of 39

Access 2007 PL.

Formuy, raporty, kwerendy.


Rozwizania w biznesie
Autor: Paul McFedries
Tumaczenie: Pawe Koronkiewicz
ISBN: 978-83-246-2142-2
Tytu oryginau: Microsoft Office Access 2007 Forms,
Reports, and Queries (Business Solutions)
Format: 170x230, stron: 416
Odkryj najgbsze sekrety Accessa i twrz atrakcyjne raporty biznesowe!
Jak zbudowa efektywny i funkcjonalny formularz?
Jak przygotowa atrakcyjny i praktyczny raport?
Jak uywa funkcji i stosowa kwerendy?

Microsoft Access to bardzo rozbudowane, a przez to uznawane za bardzo


zaawansowane, narzdzie do zarzdzania informacjami. Wielu uytkownikw nigdy
nie wychodzi poza projektowanie prostych tabel czy korzystanie z kreatorw formularzy
i raportw. W ten sposb marnuj niezwyke moliwoci Accessa w zakresie
przetwarzania, analizowania i prezentowania informacji. A przecie, jak w kadym
programie, trzeba tylko wiedzie, gdzie znajduj si potrzebne narzdzia i w jaki sposb
ich uywa. W tej ksice znajdziesz potrzebne wiadomoci, ktre pozwol Ci
samodzielnie pracowa i optymalnie wykorzystywa najwaniejsze opcje tego
programu!
Ksika Access 2007 PL. Formuy, raporty, kwerendy. Rozwizania w biznesie
zawiera szczegowy opis trzech istotnych narzdzi, ktre pozwalaj uywa
najcenniejszych z wielu funkcji Accessa: formularze, raporty i kwerendy. Dziki temu
podrcznikowi nauczysz si tworzy interfejsy danych (formularze), czytelne
i przejrzyste wydruki (raporty), a take kwerendy pobierajce z bazy tylko te dane,
ktrych naprawd potrzebujesz. Poznasz podstawowe i bardziej zaawansowane
zagadnienia, takie jak tworzenie formularzy specjalnych, na przykad paneli
przeczania, okien dialogowych czy okien wywietlanych przy otwieraniu bazy.
Tworzenie formularza
Praca z formantami
Projektowanie formularzy biznesowych
Tworzenie i publikowanie raportu
Zasady projektowania raportw biznesowych
Raporty zaawansowane i specjalne
Praca z kwerendami
Arkusze danych i rekordy
Wyraenia kryteriw wyboru
Funkcje i tabele przestawne
Kwerendy w jzyku SQL

Caa wiedza potrzebna do sprawnego tworzenia formularzy, raportw i kwerend!

Spis treci
Wstp ................................................................................................. 15
Jak czyta t ksik .................................................................................................................16
Konwencje typograficzne .........................................................................................................17
Przykady ..................................................................................................................................18

I FORMULARZE
1 Tworzenie nowego formularza ............................................................. 21
Tworzenie formularza wprowadzenie ................................................................................23
Formularz standardowy ....................................................................................................23
Formularz dzielony ...........................................................................................................25
Formularz z wieloma rekordami .......................................................................................26
Tworzenie prostych formularzy przy uyciu kreatora ...............................................................27
Nawigacja w formularzu ..........................................................................................................29
Tworzenie formularza w widoku projektu ...............................................................................29
Widok projektu .................................................................................................................30
Zmiana rda rekordw ...................................................................................................31
Formanty ..........................................................................................................................31
Dodawanie pl ..................................................................................................................33
Zmiana rozmiarw formularza .........................................................................................33
Wywietlanie formularza ..................................................................................................34
Autoformatowanie w widoku projektu ............................................................................34
Waciwoci formularza ....................................................................................................35
Praca z nagwkiem i stopk formularza ..........................................................................36
Dodawanie logo ................................................................................................................37
Dodawanie tytuu .............................................................................................................38
Formatowanie ta .............................................................................................................38
Tworzenie formularza interakcyjnie w widoku ukadu ............................................................40
Analiza przypadku: Zabezpieczanie dostpu do formularza i danych ...............................41
Co dalej? ...................................................................................................................................43

2 Praca z formantami ............................................................................. 45


Wstawianie i modyfikowanie formantw ................................................................................45
Wstawianie formantw ....................................................................................................46
Zaznaczanie formantw ...................................................................................................47
Formatowanie formantw ...............................................................................................48
Formatowanie warunkowe ..............................................................................................48
Wymiary formantw ........................................................................................................49
Przesuwanie formantw ...................................................................................................51

Access 2007 PL. Formuy, raporty, kwerendy. Rozwizania w biznesie

Ukady formantw ........................................................................................................... 53


Praca z marginesami ........................................................................................................ 55
Grupowanie formantw ................................................................................................... 55
Porzdkowanie formantw nakadajcych si ................................................................. 55
Przemiana formantu niezwizanego w zwizany ............................................................ 56
Zmiana typu formantu ..................................................................................................... 57
Okrelanie kolejnoci przechodzenia klawiszem Tab ........................................................ 57
Dodawanie etykiet ................................................................................................................... 58
Wstawianie etykiety ......................................................................................................... 58
Modyfikowanie tekstu etykiety ........................................................................................ 59
Uywanie etykiet do wizania skrtw klawiaturowych z formantami ........................... 59
Wstawianie pl tekstowych ..................................................................................................... 60
Wstawianie pola tekstowego ........................................................................................... 61
Pola tekstowe jako formanty obliczeniowe ...................................................................... 61
Analiza przypadku: Projekt kalkulatora kredytowego ..................................................... 63
Co dalej? .................................................................................................................................. 65

3 Formularze do wprowadzania danych ....................................................67


Sprawdzanie poprawnoci danych .......................................................................................... 68
Wywietlanie podpowiedzi .............................................................................................. 68
Sprawdzanie poprawnoci przy uyciu wyrae .............................................................. 69
Maska wprowadzania wymuszanie spjnoci ............................................................ 70
Ograniczanie zakresu dostpnych opcji ................................................................................... 74
Pola typu Tak/Nie ............................................................................................................. 74
Przyciski opcji wybieranie jednego z kilku elementw ............................................... 77
Analiza przypadku: Uycie grupy opcji do wybierania sposobu dostawy ......................... 80
Pola listy duy zbir opcji do wyboru ......................................................................... 81
Wprowadzanie danych przy uyciu formantw ActiveX .......................................................... 86
Wprowadzanie wartoci z uyciem przycisku pokrta ..................................................... 86
Wprowadzanie liczb przy uyciu paska przewijania ......................................................... 88
Wprowadzanie dat przy uyciu formantu kalendarza ...................................................... 90
Gromadzenie danych przy uyciu poczty elektronicznej .......................................................... 91
Rozsyanie wiadomoci ADC ............................................................................................. 92
Odpowiadanie na wiadomo ADC ................................................................................... 93
Zarzdzanie odpowiedziami ADC ..................................................................................... 93
Co dalej? .................................................................................................................................. 94

4 Formularze w rodowisku firmy .............................................................95


Wprowadzenie ........................................................................................................................ 95
Po co gromadzimy dane? ................................................................................................. 96
Dane co to takiego? .................................................................................................... 96
Kim s uytkownicy? ........................................................................................................ 97

Spis treci

Dziesi podstawowych zasad projektowania formularzy biznesowych ..................................97


1. Pamitaj, e liczy si czas ..............................................................................................97
2. Przewiduj moliwe pomyki ..........................................................................................98
3. Podobiestwo do papierowego oryginau jest korzystne .............................................98
4. Daj uytkownikom to, czego potrzebuj, i nic wicej ....................................................98
5. Pamitaj o klawiaturze .................................................................................................98
6. Zachowaj naturaln kolejno pl (i przechodzenia klawiszem Tab) ............................99
7. Zwr uwag na rozdzielczo ekranu ..........................................................................99
8. Tekst formularza musi by czytelny ..............................................................................99
9. Oszczdnie z fajerwerkami ......................................................................................100
10. Wiele formantw warto poczy w grupy ...............................................................100
Ukad formantw ...................................................................................................................100
Linie i prostokty ............................................................................................................101
Grupy opcji ......................................................................................................................102
Porzdkowanie formularza przy uyciu kart ...................................................................103
Praca z tekstem ......................................................................................................................104
Formatowanie tekstu .....................................................................................................106
Porady dotyczce formatowania ....................................................................................106
Atrakcyjniejszy wygld formularza ........................................................................................107
Uycie kolorw ...............................................................................................................108
Wstawianie obrazkw ....................................................................................................110
Efekt cienia tekstu ...........................................................................................................111
Co dalej? .................................................................................................................................112

5 Formularze specjalne ..........................................................................113


Tworzenie formularza dla danych z wielu tabel .....................................................................113
Podformularze wprowadzenie .................................................................................114
Tworzenie formularza i podformularza przy uyciu kreatora ..........................................115
Tworzenie podformularza w widoku projektu ................................................................116
Przyciski polece ....................................................................................................................118
Analiza przypadku: Panel przeczania ...........................................................................120
Tworzenie okien dialogowych ................................................................................................121
Tworzenie formularza podrcznego (wyskakujcego) ....................................................122
Tworzenie formularza modalnego ..................................................................................122
Formularz oparty na kwerendzie z parametrami ...................................................................123
Tworzenie formularza pobierajcego parametr ..............................................................124
Przygotowywanie kwerendy ..........................................................................................125
Uywanie formularza i kwerendy z parametrem ............................................................126
Formularz typu Autostart .......................................................................................................126
Tworzenie formularza z wykresem przestawnym ..................................................................127
Co dalej? .................................................................................................................................129

Access 2007 PL. Formuy, raporty, kwerendy. Rozwizania w biznesie

II RAPORTY
6 Tworzenie nowego raportu .................................................................133
Tworzenie prostego raportu .................................................................................................. 133
Tworzenie prostych raportw przy uyciu kreatora ............................................................... 134
Tworzenie raportu w widoku projektu .................................................................................. 136
Widok projektu ............................................................................................................... 137
Zmiana rda rekordw ................................................................................................ 138
Budowa raportw Accessa ............................................................................................. 138
Formanty raportu ........................................................................................................... 139
Dodawanie pl ............................................................................................................... 140
Dodawanie etykiet ......................................................................................................... 140
Dodawanie logo ............................................................................................................. 142
Dodawanie tytuu ........................................................................................................... 142
Dodawanie numerw stron ............................................................................................ 143
Dodawanie daty i godziny .............................................................................................. 144
Zmiana rozmiarw sekcji raportu ................................................................................... 144
Podgld raportu ............................................................................................................. 144
Autoformatowanie w widoku projektu .......................................................................... 145
Waciwoci raportu ....................................................................................................... 147
Formatowanie ta raportu .............................................................................................. 147
Wstawianie i modyfikowanie formantw ...................................................................... 149
Grupowanie formantw ................................................................................................. 156
Porzdkowanie formantw nakadajcych si ............................................................... 156
Tworzenie raportu interakcyjnie w widoku ukadu ............................................................... 157
Publikowanie raportu ............................................................................................................ 158
Raport drukowany .......................................................................................................... 158
Raport wysyany poczt elektroniczn ........................................................................... 158
Eksportowanie raportu do programu Word ................................................................... 159
Eksportowanie raportu do pliku PDF lub XPS ................................................................. 159
Co dalej? ................................................................................................................................ 161

7 Raporty w rodowisku firmy ................................................................163


Wprowadzenie ...................................................................................................................... 163
Co ma zawiera raport? .................................................................................................. 164
Jaki jest cel raportu? ....................................................................................................... 165
Kim s osoby czytajce raport? ....................................................................................... 166
Dziesi podstawowych zasad projektowania raportw biznesowych .................................. 167
1. Podobiestwo do starszych wzorcw jest korzystne .................................................. 167
2. Daj uytkownikom to, czego potrzebuj, i nic wicej cz pierwsza ................... 167
3. Daj uytkownikom to, czego potrzebuj, i nic wicej cz druga ........................ 168
4. Pamitaj o numeracji stron ........................................................................................ 168

Spis treci

5. Pamitaj o znaczniku czasu .........................................................................................168


6. Pamitaj o kolejnoci pl ............................................................................................169
7. Zwr uwag na rozdzielczo ekranu ........................................................................169
8. Tekst raportu musi by czytelny ..................................................................................169
9. Zawsze uywaj sortowania i grupowania ...................................................................169
10. Wiele formantw warto poczy w grupy ...............................................................170
Ukad formantw ...................................................................................................................170
Linie i prostokty ............................................................................................................170
Podziay stron .................................................................................................................172
Praca z tekstem ......................................................................................................................172
Formatowanie tekstu .....................................................................................................173
Porady dotyczce formatowania ....................................................................................173
Atrakcyjniejszy wygld raportu ..............................................................................................174
Uycie kolorw ...............................................................................................................174
Wstawienie obrazkw ....................................................................................................176
Efekty specjalne ..............................................................................................................177
Efekt cienia tekstu ...........................................................................................................177
Co dalej? .................................................................................................................................178

8 Raporty zaawansowane ......................................................................179


Sortowanie i grupowanie .......................................................................................................179
Opcje sortowania ............................................................................................................180
Opcje grupowania ...........................................................................................................180
Sortowanie i grupowanie oparte na wartociach wyrae .............................................183
Formanty obliczeniowe w raporcie ........................................................................................183
Uywanie listy Sumy .......................................................................................................184
Wstawianie pola tekstowego .........................................................................................184
Pola tekstowe jako formanty obliczeniowe ....................................................................185
Analiza przypadku: Faktura ............................................................................................187
Metody otwierania raportw .................................................................................................189
Otwieranie raportu klikniciem przycisku .......................................................................189
Otwieranie raportu przy uyciu makra ............................................................................190
Sterowanie wydrukiem raportu .............................................................................................195
Zaczynanie lub koczenie sekcji podziaem strony .........................................................195
Zaczynanie lub koczenie sekcji podziaem kolumny lub wiersza ..................................196
Unikanie oddzielania pojedynczych formantw .............................................................197
Co dalej? .................................................................................................................................197

9 Raporty specjalne ...............................................................................199


Raport wielokolumnowy ........................................................................................................199
Przygotowanie raportu ...................................................................................................200
Zmiana ustawie strony .................................................................................................200

Access 2007 PL. Formuy, raporty, kwerendy. Rozwizania w biznesie

Problemy z ukadem wielokolumnowym ....................................................................... 201


Analiza przypadku: Uycie kolumn do zmniejszenia liczby stron raportu ....................... 203
Etykiety adresowe ................................................................................................................. 206
Kreator etykiet ................................................................................................................ 207
Etykiety niestandardowe ................................................................................................ 208
Tworzenie raportu do korespondencji seryjnej ...................................................................... 209
Tworzenie raportu dla danych z wielu tabel .......................................................................... 212
Podraporty wprowadzenie ....................................................................................... 212
Tworzenie raportu i podraportu przy uyciu kreatora .................................................... 213
Tworzenie podraportu w widoku projektu ..................................................................... 215
Tworzenie raportu z wykresem przestawnym ....................................................................... 217
Co dalej? ................................................................................................................................ 218

III

KWERENDY

10 Tworzenie nowej kwerendy ................................................................221


Sortowanie rekordw ............................................................................................................ 221
Sortowanie wedug jednego pola .................................................................................. 222
Sortowanie wedug wielu pl ........................................................................................ 222
Filtrowanie rekordw ............................................................................................................ 223
Filtrowanie wedug zaznaczenia .................................................................................... 225
Filtrowanie wedug zaznaczenia wykluczanie ......................................................... 226
Filtrowanie w miejscu ................................................................................................. 226
Filtry tekstu, liczb i dat ................................................................................................... 227
Filtrowanie wedug formularza ...................................................................................... 228
Kryteria filtrowania ........................................................................................................ 229
Definiowanie filtru ......................................................................................................... 231
Praca z kwerendami .............................................................................................................. 233
Tworzenie kwerendy ............................................................................................................. 233
Tworzenie nowego obiektu typu kwerenda ................................................................... 234
Wybieranie pl kwerendy .............................................................................................. 236
Wprowadzanie kryteriw wyboru rekordw .................................................................. 236
Wykluczanie pola z wynikw kwerendy ......................................................................... 237
Zwracanie N pierwszych wartoci ................................................................................... 237
Waciwoci pl .............................................................................................................. 238
Uruchamianie kwerendy ................................................................................................ 239
Kwerendy w rodowisku firmy .............................................................................................. 239
Analiza przypadku: Kwerenda do korespondencji seryjnej ............................................. 241
Kwerenda tabeli Klienci .................................................................................................. 241
Korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej ................................................................ 242

Spis treci

Tworzenie kwerend z uyciem kreatorw ..............................................................................243


Tworzenie kwerend krzyowych .....................................................................................244
Tworzenie kwerendy wyszukujcej powtrzone rekordy ...............................................246
Tworzenie kwerendy wyszukujcej niedopasowane dane .............................................246
Praca z rekordami ...................................................................................................................247
Arkusz danych .................................................................................................................247
Przechodzenie midzy polami ........................................................................................248
Wprowadzanie danych ...................................................................................................249
Dodawanie nowych rekordw ........................................................................................249
Przechodzenie midzy rekordami ...................................................................................250
Wybieranie rekordu ........................................................................................................250
Kopiowanie rekordu .......................................................................................................251
Usuwanie rekordu ...........................................................................................................251
Formatowanie arkusza danych .......................................................................................251
Waciwoci kwerendy ...........................................................................................................252
Co dalej? .................................................................................................................................254

11 Wyraenia kryteriw wyboru ...............................................................255


Operandy w wyraeniach kryteriw .......................................................................................256
Literay ............................................................................................................................256
Identyfikatory .................................................................................................................256
Funkcje ...........................................................................................................................257
Operatory w wyraeniach kryteriw ......................................................................................257
Operatory porwnania ....................................................................................................257
Operatory arytmetyczne .................................................................................................259
Operator Like ..................................................................................................................259
Operator Between And .............................................................................................260
Operator In ......................................................................................................................260
Operator Is Null ...............................................................................................................260
Kryteria zoone i operatory logiczne ..............................................................................261
Operatory logiczne ..........................................................................................................262
Kolejno obliczania wartoci wyrae ...........................................................................263
Kolumny z obliczeniami .........................................................................................................264
Obliczanie wartoci towarw ..........................................................................................265
Obliczanie wartoci z rabatem ........................................................................................266
Funkcje wbudowane ..............................................................................................................266
Funkcje operujce na cigach znakowych ......................................................................268
Funkcje operujce na datach i godzinach .......................................................................272
Funkcje matematyczne ...................................................................................................277
Funkcje finansowe ..........................................................................................................279
Konstruktor wyrae ..............................................................................................................283
Co dalej? .................................................................................................................................284

10

Access 2007 PL. Formuy, raporty, kwerendy. Rozwizania w biznesie

12 Kwerendy danych z wielu tabel ...........................................................285


Relacyjne bazy danych ........................................................................................................... 285
Problemy z projektem nie-relacyjnym ........................................................................... 285
Co wyrnia relacyjn baz danych? .............................................................................. 288
Typy modeli relacyjnych ........................................................................................................ 290
Model jeden-do-wielu ................................................................................................ 290
Model jeden-do-jednego ............................................................................................ 290
Model wiele-do-wielu ................................................................................................. 291
Integralno odwoa ............................................................................................................ 292
Definiowanie relacji midzy tabelami ................................................................................... 293
Linie sprze ................................................................................................................. 293
Typy sprze ................................................................................................................. 294
Dodawanie tabel do okna relacji .................................................................................... 295
Definiowanie sprze ................................................................................................... 295
Modyfikowanie relacji .................................................................................................... 297
Usuwanie sprzenia ...................................................................................................... 297
Praca z wieloma tabelami w kwerendzie .............................................................................. 297
Dodawanie tabel do projektu kwerendy ........................................................................ 297
Wybieranie pl z wielu tabel .......................................................................................... 298
Kwerendy pobierajce dane z innych kwerend .............................................................. 300
Sprzenia tabel w oknie projektu kwerendy ................................................................. 300
Inne rodzaje sprze ............................................................................................................ 301
Sprzenia zewntrzne .................................................................................................. 302
Autosprzenia ............................................................................................................... 304
Sprzenia theta ............................................................................................................. 305
Kwerendy bez powtrze ...................................................................................................... 307
Analiza przypadku: Przeszukiwanie szczegw zamwie ........................................... 309
Dodawanie podarkusza danych do kwerendy ................................................................ 311
Praca z podarkuszami danych ........................................................................................ 312
Co dalej? ................................................................................................................................ 313

13 Kwerendy zaawansowane ...................................................................315


Kwerendy z podsumowaniami .............................................................................................. 315
Wywietlanie wiersza podsumowa w siatce projektu .................................................. 315
Kwerenda podsumowujca z jednym polem ................................................................. 317
Kwerenda podsumowujca z wieloma polami ............................................................... 317
Filtrowanie rekordw przed obliczaniem podsumowa ................................................ 318
Podsumowania dla grup rekordw ................................................................................ 319
Grupowanie wedug wartoci kilku pl .......................................................................... 319
Kwerenda podsumowujca z kolumn obliczeniow ..................................................... 320
Bezporednie uycie funkcji agregujcych ..................................................................... 322
czenie bezporednich i porednich wywoa funkcji agregujcych ............................ 323

Spis treci

Kwerendy, ktre podejmuj decyzje ......................................................................................325


Funkcja IIf .......................................................................................................................325
Funkcja Switch ................................................................................................................328
Analiza przypadku: Obliczanie wartoci rabatu ..............................................................328
Rabat dwie opcje ......................................................................................................329
Rabat wiele opcji ......................................................................................................330
Kwerendy z parametrami .......................................................................................................331
Prosta kwerenda z parametrem .....................................................................................331
Okrelanie typu parametru .............................................................................................333
Kwerendy funkcjonalne .........................................................................................................333
Kwerenda aktualizujca ..................................................................................................334
Kwerenda usuwajca ......................................................................................................335
Kwerenda tworzca tabel .............................................................................................337
Kwerenda doczajca ....................................................................................................338
Co dalej? .................................................................................................................................339

14 Tabele przestawne .............................................................................341


Tabele przestawne wprowadzenie ....................................................................................341
Jak dziaa tabela przestawna ..........................................................................................342
Terminologia tabel przestawnych ..................................................................................342
Jednowymiarowa tabela przestawna ....................................................................................345
Wywietlanie pola szczegw .......................................................................................345
Wywietlanie sumy wartoci pola danych ......................................................................347
Ukrywanie i wywietlanie pl szczegw ......................................................................348
Pole Autoobliczanie ........................................................................................................348
Zmiana typu oblicze w polu Autoobliczanie .................................................................350
Definiowanie pola obliczeniowego .................................................................................351
Usuwanie pola tabeli przestawnej ..................................................................................353
Jednowymiarowa tabela przestawna z wieloma polami ................................................353
Dwuwymiarowa tabela przestawna ......................................................................................353
Analizowanie zamwie wedug kategorii produktw ..................................................356
Wymiar czasu w tabeli przestawnej ...............................................................................357
Filtrowanie danych tabeli przestawnej ..................................................................................363
Autofiltry ........................................................................................................................363
Wywietlanie pocztkowych i kocowych elementw ...................................................364
Grupowanie elementw .................................................................................................366
Dodawanie pola filtru .....................................................................................................367
Zmienianie ukadu tabeli przestawnej ...................................................................................368
Przenoszenie pola do innego obszaru .............................................................................368
Zmiana kolejnoci pl .....................................................................................................369
Formatowanie tabeli przestawnej .........................................................................................370
Co dalej? .................................................................................................................................371

11

12

Access 2007 PL. Formuy, raporty, kwerendy. Rozwizania w biznesie

15 Kwerendy w jzyku SQL .......................................................................373


Wywietlanie kodu SQL kwerendy ......................................................................................... 374
Kwerendy wybierajce w jzyku SQL ..................................................................................... 375
Instrukcja SELECT ............................................................................................................ 375
Instrukcje SQL kwerend pobierajcych dane z wielu tabel ............................................. 378
Dodawanie kolumny obliczeniowej ............................................................................... 381
Podsumowania i grupowanie rekordw ........................................................................ 382
Kwerendy z parametrami ............................................................................................... 383
Pena skadnia instrukcji SELECT ..................................................................................... 384
Kwerendy funkcjonalne w jzyku SQL ................................................................................... 384
Kwerendy aktualizujce w jzyku SQL ............................................................................ 385
Kwerendy usuwajce w jzyku SQL ................................................................................ 385
Kwerendy tworzce tabele w jzyku SQL ....................................................................... 386
Kwerendy doczajce w jzyku SQL .............................................................................. 386
Podkwerendy ......................................................................................................................... 387
Podkwerenda w definicji pola ........................................................................................ 388
Wyszukiwanie cen wyszych od redniej ........................................................................ 389
Podkwerenda w definicji kryteriw ................................................................................ 389
Podkwerendy, ktre zwracaj zestawy rekordw .......................................................... 390
Predykat In klienci, ktrzy skadali zamwienia ....................................................... 391
Predykat All produkty tasze ni przyprawy ............................................................ 392
Kwerendy skadajce ............................................................................................................. 393
Co dalej? ................................................................................................................................ 393

Skorowidz ..........................................................................................395

Formularze
do wprowadzania danych
Wprowadzanie danych to czynno, ktrej naley
powici du doz uwagi jest rwnie wana, co
mozolna. Wprowadzanie dziesitek czy setek rekordw raczej nie naley do przyjemnoci. Jest to jednak
etap pracy z danymi, ktrego w adnym razie nie
mona potraktowa po macoszemu. Bdy przy
wprowadzaniu danych nieuchronnie prowadz do
mniejszych lub wikszych bdw przy ich analizowaniu. Mamy tu wic do czynienia z duym wyzwaniem czynnoci bardzo podatn na bdy i koniecznoci wykluczenia nawet najmniejszych z nich.
Projektant formularza ma moliwo zadbania zarwno o efektywno operacji wprowadzania danych,
jak i weryfikacj ich poprawnoci. W niektrych
sytuacjach osignicie obu tych celw umoliwia
prosta metoda. Przykadowo danie wprowadzenia
nazwy lub nazwiska klienta jest czasochonne i moe
prowadzi do literwek. Zamy jednak, e istnieje ju tabela Klienci z polem NazwaKlienta. Jeeli
utworzymy relacj midzy biec tabel a tabel
Klienci (na przykad opart na polu IDKlienta),
Access doda pole NazwaKlienta do biecego formularza i utworzy list rozwijan z list klientw.
Zapewnia to zarwno efektywno (uytkownik
wybiera klienta z listy, bez wpisywania nazwy), jak
i weryfikacj poprawnoci (wykluczone zostaj
literwki).
W tym rozdziale opisujemy rne metody, ktre
upraszczaj wprowadzanie danych oraz redukuj lub
cakowicie eliminuj szanse wystpienia bdw.

3
W TYM ROZDZIALE:
Sprawdzanie poprawnoci danych .............. 68
Ograniczanie zakresu dostpnych opcji ....... 74
Analiza przypadku: Uycie grupy opcji
do wybierania sposobu dostawy ................. 80
Wprowadzanie danych
przy uyciu formantw ActiveX ................... 86
Gromadzenie danych przy uyciu
poczty elektronicznej ................................ 91
Co dalej? ................................................... 94

68

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Sprawdzanie poprawnoci danych

Powiedzenie, e jako potrawy zaley przede wszystkim od jej skadnikw z powodzeniem


mona odnie do baz danych. Przegldanie danych, ich podsumowania i analizy we
wszystkich tych czynnociach jestemy z gry przegrani, jeeli tabele zawieraj niewaciwe
czy bdne dane. Wielu bdom nie mona zapobiec. Przed pomykami w datach czy pojedynczych cyfrach wprowadzanych liczb jest tylko jedna ochrona cige przypominanie
osobom wprowadzajcym dane, jak wana jest ich praca. Jest jednak co, co mona zrobi.
W szczeglnoci dwie kategorie bdw s w peni wykrywalne:
Q Dane bdnego typu. Na przykad tekst w polu, ktre powinno zawiera liczb.
Q Dane poza dopuszczalnym zakresem. Na przykad liczba 200 w polu, ktrego wartoci
powinny nalee do zakresu od 1 do 100.
U WAG A
Warto w tym miejscu przypomnie histori, ktr opowiedzia pewnego razu znany autor podrcznikw komputerowych, Greg Perry. Pracowa on swego czasu dla jednej z najwikszych amerykaskich firm. W firmie tej wszystkie dane wprowadzano dwa razy: najpierw wprowadzaa je do komputera jedna osoba, potem w identyczny sposb druga. Nastpnie uruchamiano procedur
porwnywania wprowadzonych rekordw. Wykrywano w ten sposb i korygowano wszystkie rozbienoci. Mora: w pewnych sytuacjach dokadno ma wiksz warto ni koszt zatrudnienia
dodatkowego pracownika do powtrnego wykonania tej samej pracy.
Na kolejnych stronach przedstawione zostan rne metody ograniczania moliwoci wystpienia tego rodzaju bdw.

Wywietlanie podpowiedzi
Najbardziej agodn metod zmniejszenia iloci bdw jest uzupenienie formularza
o komentarze, ktre opisuj dokadnie, co mona wprowadzi w danym polu i jaki jest zakres
dopuszczalnych wartoci. Mamy w tym zakresie dwie moliwoci:
Q Tekst paska stanu. Napis wywietlany na pasku stanu Accessa po wejciu do pola formularza. Jego tre wprowadzamy w arkuszu waciwoci pola, na karcie Inne, w wierszu
Tekst paska stanu.
Q Dodatkowa etykieta. Obok pola mona umieci dodatkow etykiet z tekstem opisujcym wymagan warto i (lub) dostpne skrty klawiaturowe. Na przykad koo pola
przeznaczonego do wprowadzania daty mona umieci etykiet o treci Aby wprowadzi biec dat, wcinij Ctrl+;.

Sprawdzanie poprawnoci danych

69

Rysunek 3.1 ponownie przedstawia kalkulator kredytowy z poprzedniego rozdziau. Zwrmy


uwag na etykiet umieszczon na prawo od pola Oprocentowanie. Peni ona funkcj dodatkowego opisu wprowadzanej wartoci. Dodatkowo na pasku stanu wywietlany jest dokadny
opis sposobu wpisywania tej wartoci.
Rysunek 3.1.
Dodatkowe etykiety i tekst
paska stanu to cenne
informacje o charakterze
wprowadzanych danych

Sprawdzanie poprawnoci przy uyciu wyrae


Podpowiedzi nie zawsze s skuteczne, bo, po pierwsze, musz zosta przeczytane i, po drugie,
uytkownik musi si do nich zastosowa. Skuteczniejsze jest uycie oferowanego przez
Accessa mechanizmu sprawdzania poprawnoci wpisw. Bazuje on na reguach, ktre precyzyjnie okrelaj rodzaj i zakres oczekiwanych wartoci. Mona te zdefiniowa komunikaty
wywietlane po zaznaczeniu komrki, a take komunikaty bdw, wywietlane przy prbie
zapisania bdnych danych.
Procedura konfigurowania mechanizmu sprawdzania poprawnoci danych jest nastpujca:
1. Wywietlamy arkusz waciwoci pola, dla ktrego ma zosta zdefiniowana regua
sprawdzania poprawnoci danych.
2. Wywietlamy kart waciwoci Dane.
3. Klikamy w wierszu waciwoci Regua spr. poprawnoci.
4. Wprowadzamy wyraenie, ktre bdzie stanowi kryterium weryfikacji. Mona wprowadzi wyraenie bezporednio w arkuszu waciwoci lub klikn przycisk z wielokropkiem () na kocu wiersza Regua sprawdzania poprawnoci i skonstruowa wzr
z pomoc Konstruktora wyrae.
5. Jeeli chcemy, eby wprowadzenie bdnych danych powodowao wywietlenie komunikatu, klikamy w wierszu waciwoci Tekst reguy spr. poprawnoci i wpisujemy tre
komunikatu.
6. Zamykamy arkusz waciwoci, aby uaktywni regu.
Dla przykadu zamy, e uytkownik wprowadza wysoko oprocentowania. Jest to warto,
ktra powinna by dodatnia, a zarazem mniejsza ni 1 (uytkownik wprowadza 6% lub
0,06, ale nie 6). Rysunek 3.2 przedstawia arkusz waciwoci pola o nazwie Oprocentowanie,
w ktrym zdefiniowano regu wymuszajc spenienie tak okrelonych kryteriw:
>0 And <1

70

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Rysunek 3.2.
Waciwo Regua spr
poprawnoci pozwala
wprowadzi. wyraenie
uywane do weryfikowania
poprawnoci danych

Na rysunku 3.2 wida te warto waciwoci Tekst reguy spr. poprawnoci. Jeeli uytkownik wprowadzi bdne dane (Regua spr. poprawnoci ma warto Fasz), wywietlone zostanie
okno dialogowe z tekstem zapisanym w tej waciwoci (patrz rysunek 3.3).
3

Rysunek 3.3.
Jeeli uytkownik wprowadzi
w polu bdne dane, Access
wywietli okno dialogowe
z cigiem znakowym
przechowywanym
we waciwoci Tekst
reguy spr. poprawnoci

Maska wprowadzania wymuszanie spjnoci


Jednym z problemw nieustannie przeladujcych administratorw baz danych jest niespjne
wprowadzanie danych. Spjrzmy na kilka numerw telefonw:
(71)342-63-19
(71) 342-63-19
(71)3426319
71/3426319
713426319

Cho rnice takie mog wydawa si mao istotne, w bazie danych powoduj one najrniejsze komplikacje: od bdnej interpretacji przez innych uytkownikw, przez bdy sortowania, po powane bdy w operacjach przeszukiwania i analizy rekordw. Problem ten nie
ogranicza si do numerw telefonw. To samo dotyczy numerw NIP, kodw pocztowych,
dat, godzin, numerw kont, a nawet adresw.
Jedn z metod ograniczenia moliwoci wystpowania takich niespjnoci jest wprowadzenie
odpowiednich etykiet i komunikatw na pasku stanu, z informacj o oczekiwanym formacie
zapisu. Jak jednak pisalimy, komunikaty informacyjne nie zawsze s skuteczne (niektrzy
twierdz, e rzadko s skuteczne).

Sprawdzanie poprawnoci danych

71

Lepszym rozwizaniem jest uycie maski wprowadzania. Jest to rodzaj szablonu, ktry
pokazuje uytkownikowi sposb wprowadzania danych i uniemoliwia uycie innego schematu zapisu. Maska pozwala te wykluczy moliwo wprowadzenia litery w miejscu, gdzie
powinna znale si cyfra. Oto prosta maska numeru telefonu stacjonarnego:
(__)___-____
Znaki podkrelenia reprezentuj miejsca, w ktrych (w tym przypadku) wprowadzamy cyfry.
Mylnik i nawiasy to elementy stae.

Kreator masek wprowadzania


Najprostsz metod utworzenia maski jest uycie Kreatora masek wprowadzania. Oto
procedura:
1. Wywietlamy arkusz waciwoci pola, dla ktrego ma zosta zdefiniowana maska.
2. Wywietlamy kart arkusza waciwoci Dane.
3. Klikamy w wierszu waciwoci Maska wprowadzania.
4. Klikamy przycisk z wielokropkiem () w prawej czci wiersza waciwoci, aby
uruchomi Kreator masek wprowadzania, przedstawiony na rysunku 3.4.
Rysunek 3.4.
Kreator masek
wprowadzania pozwala
uy jednej z masek
predefiniowanych
lub utworzy wasn

5. Na licie masek wprowadzania klikamy mask odpowiedni dla danego pola lub zblion
do podanej i klikamy przycisk Dalej.
6. W polu Maska wprowadzania modyfikujemy wybran mask (list dostpnych symboli
przedstawimy nieco dalej). Z listy Znak symbolu zastpczego moemy wybra symbol,
ktry bdzie uywany do sygnalizowania miejsc wprowadzania danych przed
wprowadzeniem wartoci. Klikamy przycisk Dalej.
7. Wybieramy sposb zapisywania danych w tabeli (po wybraniu opcji klikamy przycisk
Dalej):

Z symbolami w masce. Powoduje zapisanie dodatkowych znakw (takich jak


nawiasy i mylnik w masce numeru telefonu) razem z danymi.

72

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Bez symboli w masce. Powoduje, e w polu zapisane zostan jedynie dane, bez
staych symboli obecnych w masce.

8. Klikamy przycisk Zakocz.

Budowanie wyraenia maski


Jeeli do wprowadzanych danych nie mona dopasowa adnej ze standardowych masek,
mona samodzielnie zdefiniowa odpowiedni schemat. Mask definiuje wyraenie zbudowane z trzech rodzajw znakw:

Symbole zastpcze. Znaki, ktre zostan zastpione wprowadzonymi przez uytkownika danymi. Rne symbole zastpcze pozwalaj wskaza rne rodzaje dopuszczalnych znakw (litery, cyfry, litery lub znak spacji itd.). Pozwalaj te okreli, czy znak
jest wymagany.

Modyfikatory. Znaki, ktre nie s wywietlane, ale w pewien sposb modyfikuj mask
(na przykad zapewniaj konwersj wprowadzonych znakw na mae litery).

Literay. Znaki wywietlane w niezmienionej postaci, na przykad nawiasy otaczajce


numer kierunkowy w numerze telefonu.

W tabeli 3.1 przedstawione zostay dostpne symbole zastpcze.

Tabela 3.1. Symbole zastpcze do budowy wyrae maski


S ymb ol z ast pcz y

Ocz ek iw any z nak

Op is

cyfra (0 9)

Znak wymagany. Uytkownik nie moe


uy znaku plus (+) lub minus (-).

cyfra lub spacja

Znak opcjonalny. Uytkownik nie moe


uy znaku plus (+) lub minus (-).

cyfra lub spacja

Znak opcjonalny. Uytkownik moe uy


znaku plus (+) lub minus (-).

litera (maa lub wielka)

Znak wymagany.

litera (maa lub wielka)

Znak opcjonalny.

litera lub cyfra

Znak wymagany.

litera lub cyfra

Znak opcjonalny.

&

dowolny znak lub spacja

Znak wymagany.

dowolny znak lub spacja

Znak opcjonalny.

Tabela 3.2 przedstawia dostpne modyfikatory i literay.

Sprawdzanie poprawnoci danych

73

Tabela 3.2. Modyfikatory i literay do budowy wyrae maski


M od y fi k at o r

Op is

Wywietla nastpny znak jako litera, na przykad \( jest wywietlane jako (.

"tekst"

Wywietla cig tekst jako litera, na przykad "MB" jest wywietlane jako MB.

Separator dziesitny.

Separator tysicy.

: ; - /

Separatory daty i godziny.

<

Wywietla wszystkie kolejne litery jako mae litery.

>

Wywietla wszystkie kolejne litery jako wielkie litery.

Powoduje wywietlanie maski od prawej do lewej. Wypenianie maski zawsze


przebiega od lewej do prawej. Znak ! mona umieci w dowolnym miejscu
maski.

Password

Taka warto wyraenia maski powoduje utworzenie formantu do wprowadzania


hasa. Wprowadzane znaki nie s wywietlane.

Wyraenie maski mona wprowadzi bezporednio w polu waciwoci Maska wprowadzania.


Moliwo modyfikowania maski standardowej w kreatorze jest tylko uatwieniem.
Oto przykad prostej maski dla identyfikatorw kontrahentw zbudowanych z czterech
wielkich liter i czterech cyfr, rozdzielonych znakiem -:
>aaaa\-0000

Zwrmy uwag, e pene wyraenie maski moe zawiera nawet trzy sekcje, rozdzielane
znakami rednika (;):
pierwsza;druga;trzecia

pierwsza waciwe wyraenie maski.


druga opcjonalna sekcja, ktra okrela, czy Access zapisuje literay maski w tabeli,

razem z waciwymi danymi. Warto 0 powoduje, e dodatkowe znaki s zapisywane, warto 1 (lub pominicie tej sekcji wyraenia) powoduje, e dodatkowe znaki nie s zapisywane.
trzecia opcjonalna sekcja, ktra okrela symbol wywietlany przed wprowadze-

niem waciwych danych. Domylny znak zastpczy to _.


Oto przykad maski kodu pocztowego, ktra powoduje zapisanie piciu cyfr razem ze znakiem i wywietlanie znakw . jako znakw zastpczych:
00000\-3333;0;.

74

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Ograniczanie zakresu dostpnych opcji


Wprowadzanie danych nieustannie przypomina o dwch prostych faktach: kady czowiek
jest omylny, a pisanie na klawiaturze nieuchronnie prowadzi do wystpienia bdw. Nawet
najwiksze dowiadczenie nie pozwoli trwale uzyskiwa dokadnoci na poziomie 100%.
Krtko mwic, jeeli formularz wymaga wprowadzania w polach nowych wartoci, moemy
by pewni, e bdy wystpi.
Rozwaania tego rodzaju prowadz do prostego wniosku im mniej pisania, tym mniej
bdw. Najlepsz metod zmniejszenia iloci wpisywanych danych jest uycie formantw,
ktre automatycznie generuj wartoci pl. Oto kilka przykadw:
Q

Jeeli mamy do czynienia z polem typu Tak/Nie i uyjemy pola tekstowego, zmusimy
uytkownikw do wpisywania zupenie nieintuicyjnych wartoci -1 (Tak) i 0 (Nie). Duo
lepiej jest zastosowa wtedy pole wyboru lub przycisk przecznika. Wtedy uytkownik
wcza opcj (Tak) lub j wycza (Nie).

Jeeli w polu moe znale si tylko kilka dopuszczalnych wartoci (powiedzmy, od


dwch do piciu) na przykad w polu wyboru sposobu dostawy lub formy patnoci
wpisywanie nazw czy symboli zdecydowanie lepiej bdzie zastpi przyciskami opcji.

Jeeli w polu moe znale si jedna z wielu wartoci, ktre jednak nale do pewnego
ograniczonego zbioru na przykad nazwa lub nazwisko klienta albo nazwa
produktu dobrze jest umieci wszystkie dopuszczalne wartoci w licie rozwijanej.
Pozwoli to unikn podatnego na bdy wprowadzania nazwy czy oznaczenia oraz czasochonnego wyszukiwania tej nazwy lub oznaczenia na osobnej licie.

Na kolejnych stronach tego podrozdziau bdziemy pisa o tym, jak wykorzysta pola wyboru,
przyciski przecznikw, przyciski opcji, listy i inne formanty do tworzenia formularzy, ktre
umoliwiaj szybkie i moliwie mao podatne na bdy wprowadzanie danych. W kadym
opisywanym przypadku cel jest ten sam odejcie od wpisywania wartoci i zastpienie tej
czynnoci wybieraniem ich za pomoc prostego w uyciu formantu.
W S K AZ WK A
Innym sposobem zapewnienia poprawnoci wprowadzanych danych jest okrelenie wartoci domylnej,
umieszczanej w polu w chwili tworzenia nowego rekordu tabeli. Warto domylna moe by zarwno
literaem (na przykad 0), jak i wyraeniem (na przykad =Date()). Waciwo Warto domylna
znajdziemy na karcie arkusza waciwoci Dane.

Pola typu Tak/Nie


Pola typu Tak/Nie stosujemy w tabelach do zapisywania wielkoci, ktre mog mie tylko
dwa stany: wczony (Tak, Prawda lub 1) lub wyczony (Nie, Fasz lub 0).

Ograniczanie zakresu dostpnych opcji

75

O ST RZ EE N IE
Jest to chyba dobre miejsce, aby ostrzec czytelnika przed popadaniem w nadmierne samozadowolenie. Kiedy naprawd przykadamy si do projektu ukadu i formatowania, definicji wyrae sprawdzajcych dane, doboru formantw i wszystkich innych drobnych elementw, ktre skadaj si na
super ergonomiczny i zabezpieczajcy przed wikszoci bdw formularz, atwo ulec zudzeniu,
e konstrukcja, z ktrej tak dumny i zadowolony jest autor, bdzie idealna, przejrzysta i w peni zrozumiaa dla wszystkich uytkownikw. Na pewno nie! Moemy niezawodnie liczy na to, e nasz genialny
projekt spotka si z gorzkimi sowami krytyki, a uytkownicy nie bd wiedzieli, czego si od nich oczekuje. Kady formularz musi zosta przetestowany przez innych uytkownikw. Komentarze i brak zrozumienia na pewno si pojawi. Co wicej, nawet najbardziej zaskakujcych nie naley ignorowa.
Gdy pracujemy w widoku projektu tabeli i definiujemy nowe pole typu Tak/Nie, domyln
wartoci waciwoci Typ formantu (na karcie Odnonik) jest Pole wyboru. Oznacza to, e gdy
umiecimy takie pole w formularzu, Access automatycznie przedstawi je w postaci formantu
pola wyboru (i etykiety z nazw pola lub wartoci jego waciwoci Tytu). Istnieje jednak
moliwo zmiany wartoci waciwoci Typ formantu na Pole tekstowe, czy to umylnie, czy
te przypadkiem. Jak ju zostao napisane, jeeli chcemy unikn zmuszania uytkownika do
wpisywania w polu tekstowym wartoci 1 lub 0, nie powinnimy nigdy uywa pl tekstowych
do reprezentacji pl typu Tak/Nie. Mamy wic do wyboru dwie moliwoci:
Q

Jeeli mamy dostp do projektu tabeli, zmieniamy warto waciwoci Typ formantu
na Pole tekstowe. Po wprowadzeniu takiej modyfikacji moemy powrci do formularza, usun pole tekstowe i etykiet poprawionego pola tabeli (jeeli ju s w formularzu) i doda pole ponownie. Tym razem przyjmie ono posta pola wyboru.

Jeeli nie mamy moliwoci zmiany projektu tabeli, uywamy pola wyboru lub przycisku przecznika powizanego z polem Tak/Nie. O tym, jak to zrobi, piszemy poniej.

Pola wyboru
Oto procedura wstawiania pola wyboru i wizania go z polem typu Tak/Nie:
1. Klikamy przycisk Pole wyboru w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie.
2. Rysujemy pole wyboru w obszarze formularza.
3. Modyfikujemy tekst formantu etykiety, ktra zostaje automatycznie dodana na prawo
od pola wyboru (jednak w wikszoci przypadkw optymalne jest uycie po prostu
nazwy pola tabeli).
4. Klikamy pole wyboru, po czym wybieramy polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz
waciwoci, aby wywietli okienko arkusza waciwoci.
5. Na karcie waciwoci Dane uywamy listy rozwijanej w wierszu rdo formantu,
aby wybra nazw pola typu Tak/Nie, ktre ma zosta powizane z polem wyboru.
6. W wierszu waciwoci Warto domylna wprowadzamy pocztkow warto pola
dla nowych rekordw: Tak, Prawda lub -1 albo te Nie, Fasz lub 0.

76

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

O ST RZ EE N IE
Wielu projektantw wykorzystuje grupy opcji jako metod grupowania powizanych tematycznie
formantw. Podejcie takie czsto sprawdza si (zajmiemy si nim w rozdziale 4., Formularze w rodowisku firmy), ale trzeba zachowa ostrono: jeeli wprowadzimy grup opcji, a nastpnie wstawimy
do niej pola wyboru, Access potraktuje reprezentowane przez nie opcje jako wzajemnie wykluczajce
si. Uytkownik bdzie mg wtedy zaznaczy tylko jedno pole wyboru z grupy. Aby unikn takiej
sytuacji, naley najpierw umieci w formularzu pola wyboru, a dopiero potem utworzy otaczajc
je grup opcji.

Warto zwrci uwag, e pola wyboru (jak rwnie przyciski przecznikw, ktre bd
naszym kolejnym tematem) pozwalaj wstawi w polu tabeli tylko dwie wartoci: -1 i 0.
Nie mona uy pola wyboru do obsugi innych opcji dwustanowych, takich jak na przykad kobieta mczyzna. Gdy pracujemy z polami, ktre wymagaj jednej z dwch wartoci
innych ni 0 i -1, powinnimy uy przyciskw opcji (opisywanych w dalszej czci rozdziau).

Przyciski przecznikw
Przycisk przecznika to formant poredni midzy polem wyboru a przyciskiem polecenia:
jedno kliknicie powoduje, e przycisk pozostaje wcinity, kolejne kliknicie zwalnia go.
Na przycisku moe znajdowa si napis lub obrazek. Oto procedura wstawiania przycisku
przecznika i wizania go z polem typu Tak/Nie.
1. Klikamy przycisk Przycisk przecznika w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie.
2. Rysujemy przycisk przecznika w obszarze formularza.
3. Wybieramy polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz waciwoci, aby wywietli okienko
arkusza waciwoci.
4. Na karcie waciwoci Format mamy do wyboru dwie waciwoci okrelajce wygld
przycisku:

Tytu. Okrela tekst wywietlany na przycisku (najlepszym wyborem jest zazwyczaj


nazwa pola typu Tak/Nie).

Obraz. Waciwo umoliwiajca wskazanie obrazka, ktry zostanie wywietlony


na przycisku. Klikamy przycisk z wielokropkiem () w wierszu waciwoci, aby
wywietli okienko dialogowe Konstruktor obrazw, przedstawione na rysunku 3.5.
Nastpnie moemy uy listy Dostpne obrazy lub przycisku Przegldaj. Ten ostatni
pozwala wybra plik obrazka w okienku Wybierz obraz (mona uywa plikw
BMP i ikon).

5. Przechodzimy do karty waciwoci Dane i uywamy waciwoci rdo formantu,


aby wybra pole typu Tak/Nie, ktre zostanie powizane z przyciskiem.
6. W wierszu waciwoci Warto domylna wprowadzamy pocztkow warto pola dla
nowych rekordw: Tak, Prawda lub -1 (przycisk wcinity) albo te Nie, Fasz lub 0
(przycisk zwolniony).

Ograniczanie zakresu dostpnych opcji

77

Rysunek 3.5.
Obrazek wywietlany
na przycisku przecznika
wybieramy w oknie
Konstruktora obrazw

O ST RZ EE N IE
Jeeli planujemy uycie wasnego obrazka, musimy pamita, e jeeli jest bdzie on wikszy ni
przycisk, Access nie dopasuje rozmiaru grafika zostanie wycentrowana, a brzegi zostan obcite.
W praktyce mona wic uywa wycznie bitmap i ikon o tym samym lub mniejszym rozmiarze co
przycisk.
3

Przyciski opcji wybieranie jednego z kilku elementw


Przyciski opcji s dobrym wyborem w sytuacjach, gdy pewne pole akceptuje jedn z kilku
wartoci: od dwch do piciu szeciu. Jeeli dopuszczalnych wartoci jest wicej, lepiej
skorzysta z pola listy lub pola kombi (omawianych w dalszej czci rozdziau).
W jaki sposb po umieszczeniu w formularzu wielu formantw przycisku opcji zapiszemy
w polu pojedyncz warto? Mamy do czynienia z dwoma komponentami:
Q

Przyciski opcji. Kademu przyciskowi przypisujemy jedn warto z listy wartoci


dopuszczalnych w danym polu.
U WAG A
Wartoci przyciskw opcji musz by wartociami liczbowymi. Poczenie grup opcji i przyciskw
opcji ma wic zastosowanie tylko do pl numerycznych.

Grupa opcji. To odrbny formant, ktrego uywamy do zarzdzania przyciskami


opcji. Jeeli umiecimy w grupie wiele przyciskw opcji, Access pozwoli aktywowa
tylko jeden z nich. W podobny sposb jak przyciski opcji mona wykorzysta rwnie
pola wyboru lub przyciski przecznikw, ale przyciski opcji maj t przewag, e
wikszo uytkownikw jest ju do nich przyzwyczajona i wie, e ten rodzaj grafiki ma
uwicone tradycj znaczenie tylko jedna opcja do wyboru.

Z polem tabeli powizany jest formant grupy opcji. Dziki temu, po wybraniu przycisku opcji,
do pola tabeli trafia przypisana mu warto. Taki sposb wprowadzania danych ma wiele zalet:
Q

Jest szybki. Uytkownik nie musi szuka listy dopuszczalnych wartoci w innym miejscu.

Jest dokadny. Warto pola jest generowana w tle, wic uytkownik nie moe wprowadzi bdnej wartoci.

78

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Jest intuicyjny. Opisy przyciskw opcji mog by dowolnie dugie (w granicach rozsdku), co pozwala przedstawi uytkownikowi wyczerpujcy opis znaczenia przycisku.

Jest znany uytkownikom. Kady uytkownik Windows wie, jak uywa przyciskw
opcji, nie jest wic wymagane wyjanianie sposobu korzystania z nich.

Opiszemy teraz, jak tworzy przyciski opcji przy uyciu kreatora i samodzielnie.

Kreator grup opcji


Najprostszym sposobem utworzenia grupy opcji i przypisanych do niej przyciskw opcji jest
uycie Kreatora grup opcji. Opisuje to ponisza procedura:
1. Po wywietleniu karty Wstki Projektowanie upewniamy si, e przycisk Uyj kreatorw formantw w grupie Formanty jest aktywny, po czym klikamy przycisk Grupa opcji.
3

2. Rysujemy pole grupy w obszarze formularza. Po zwolnieniu przycisku myszy Access


uruchamia Kreator grup opcji.
3. Dla kadego przycisku opcji, ktry ma zosta wygenerowany, wprowadzamy na licie
Nazwy etykiet krtki opis. Do kolejnego wiersza przechodzimy wciniciem klawisza
Tab. Po zakoczeniu definiowania przyciskw klikamy Dalej.
4. Aby okreli opcj wybran domylnie (czyli aktywowan dla nowych rekordw),
pozostawiamy aktywn opcj Tak, domylny wybr to i wybieramy z listy rozwijanej
jedn z etykiet. Mona te zrezygnowa z wyboru domylnego. Klikamy przycisk Dalej.
5. Uywamy kolumny Wartoci, aby przypisa poszczeglnym opcjom wartoci liczbowe
(patrz rysunek 3.6). Wartoci nie mog si powtarza. Po zakoczeniu klikamy
przycisk Dalej.
Rysunek 3.6.
W Kreatorze grup opcji
atwo przypisa wartoci
liczbowe poszczeglnym
opcjom

6. Okrelamy, gdzie bdzie przechowywana warto formantu grupy opcji (po zakoczeniu klikamy przycisk Dalej):

Zapisz warto do pniejszego wykorzystania. Opcja, ktra powoduje, e Access


przechowuje warto grupy opcji. Jest to przydatne przede wszystkim programistom VBA bieca warto formantu jest przechowywana we waciwoci
Value obiektu Frame.

Ograniczanie zakresu dostpnych opcji

79

Przechowaj warto w tym polu. Po zaznaczeniu tej opcji wybieramy z listy pole,
w ktrym warto wybrana przez uytkownika zostanie zapisana.

7. Klikamy typ formantu, ktry zostanie uyty do utworzenia opcji: Przyciski opcji, Pola
wyboru lub Przeczniki. Mona te okreli rodzaj efektu specjalnego dla ramki grupy
(Wytrawiony, Paski itd.). Klikamy przycisk Dalej.
8. Wprowadzamy tytu grupy opcji (tekst wywietlany wzdu grnej krawdzi ramki
grupy opcji). Najczciej odpowiednia jest nazwa pola lub podobny tekst. Klikamy
przycisk Zakocz, aby zamkn kreator.
W S K AZ WK A
Jeeli w formularzu znajduje si ju opcja nieprzypisana do grupy, nic nie stoi na przeszkodzie, aby
j doczy. Zaznaczamy przycisk opcji, wycinamy go do Schowka Windows, zaznaczamy grup
opcji (klikajc jej ramk) i wklejamy. Access dodaje przycisk do grupy opcji.

Samodzielne tworzenie grupy opcji


Jeeli wolimy unikn korzystania z kreatora, wykonujemy nastpujce czynnoci:
1. Po wywietleniu karty Wstki Projektowanie upewniamy si, e przycisk Uyj kreatorw
formantw w grupie Formanty jest nieaktywny, po czym klikamy przycisk Grupa opcji.
2. Rysujemy pole grupy w obszarze formularza.
3. Klikamy przycisk Przycisk opcji w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie.
4. Rysujemy przycisk opcji w obszarze grupy.
5. Klikamy polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz waciwoci, aby wywietli arkusz
waciwoci przycisku opcji.
6. Na karcie waciwoci Dane wprowadzamy w wierszu Warto opcji liczb, ktra bdzie
powizana przyciskiem.
7. Uywamy listy rozwijanej w grnej czci arkusza waciwoci, aby wybra powizan
z opcj etykiet (jest to formant o numerze o jeden wyszym od przycisku opcji; przykadowo jeeli przyciskowi opcji zostaa przypisana nazwa Opcja10, to jego etykieta ma
nazw Etykieta11).
8. Na karcie waciwoci Format wprowadzamy w wierszu Tytu tekst, ktry ma zosta
wywietlony obok przycisku opcji.
9. Powtarzamy kroki od 3. do 8. dla pozostaych przyciskw opcji, ktre maj znale si
w grupie.
10. Uywamy listy rozwijanej w grnej czci arkusza waciwoci, aby wybra grup
opcji (nosi ona nazw RamkaN, gdzie N to numer kolejny wstawionego w formularzu
formantu).

80

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

11. Na karcie waciwoci Dane uywamy waciwoci rdo formantu, aby wybra pole,
w ktrym bdzie zapisywana warto wybranej opcji.
12. Jeeli chcemy, aby przy tworzeniu nowego rekordu jedna z opcji zawsze bya automatycznie wybrana, uywamy waciwoci Warto domylna, w ktrej wprowadzamy
warto przypisan wczeniej jednemu z przyciskw opcji.
13. Zamykamy arkusz waciwoci.

ANALIZA PRZYPADKU
Uycie grupy opcji do wybierania sposobu dostawy
3

W bazie danych Northwind 2007 znajduje si tabela Zamwienia, a w niej pole ID spedytora, ktre okrela
wykorzystywan firm kuriersk. Uytkownik moe wybra jedn z trzech firm: Firma wysykowa A, Firma wysykowa
B lub Firma wysykowa C (jak wida, autor bazy nie grzeszy nadmiern kreatywnoci). Przyciski opcji mog reprezentowa
wycznie wartoci liczbowe, wic nie mona wykorzysta ich do przypisania wartoci tekstowej, takiej jak Firma
wysykowa A, do pola ID spedytora. Nie jest to jednak problemem, poniewa samo pole ID spedytora to
pole przechowujce identyfikator liczbowy: 1 dla Firmy wysykowej A, 2 dla Firmy wysykowej B i 3 dla Firmy wysykowej C.
S to identyfikatory przechowywane w polu ID tabeli Spedytorzy. Tabele Spedytorzy i Zamwienia s powizane relacj
jeden-do-wielu opart na wartociach pl ID i ID spedytora.
Pole, ktre moe przyj jedn z trzech wartoci liczbowych, to idealny przykad pola, dla ktrego mona zastosowa
grup opcji. Procedura przebiega nastpujco:
Q Tworzymy grup opcji i wiemy j z polem ID spedytora.
Q Wstawiamy trzy przyciski opcji, reprezentujce opcje Firma wysykowa A, Firma wysykowa B i Firma
wysykowa C, po czym przypisujemy im wartoci 1, 2 i 3.
Rysunek 3.7 przedstawia formularz z gotow grup opcji.
Rysunek 3.7.
W tym formularzu grupa
opcji zostaa wykorzystana
do wybierania sposobu
dostawy poszczeglnych
zamwie

Ograniczanie zakresu dostpnych opcji

81

Pola listy duy zbir opcji do wyboru


Przyciski opcji maj trzy istotne wady:
Q

Jeeli pole moe przyjmowa wicej ni pi sze wartoci, grupa przyciskw opcji
przestaje by czytelna.

Przyciski opcji nie mog pracowa z wartociami innymi ni liczbowe.

Uytkownik nie ma moliwoci wprowadzenia innych wartoci. Zazwyczaj jest to


podane, ale w pewnych sytuacjach uytkownik musi mie moliwo wprowadzenia
wartoci spoza standardowego zestawu.

Aby rozwiza ten problem, Access zosta wyposaony w dwa formanty listy, umoliwiajce
wywietlenie uytkownikowi duej grupy opcji do wyboru:
Q

Pole listy to lista opcji do wyboru. Lista jest w peni statyczna uytkownik nie moe
wprowadzi wartoci spoza listy.

Pole kombi pozwala wybra warto z listy rozwijanej, ale pozostawia opcj wprowadzenia innego wpisu. Jest to rodzaj poczenia listy z polem tekstowym.
U WAG A
Innym czynnikiem, ktry moe mie wpyw na decyzj o wyborze midzy polem listy a polem kombi,
jest rozmiar formantu. Pole listy przedstawia zazwyczaj co najmniej trzy lub cztery pozycje, podczas
gdy pole kombi tylko jedn (lista jest rozwijana dopiero po klikniciu). W efekcie pole listy zajmuje
znacznie wicej miejsca ni pole kombi. Warto o tym pamita. Jeeli nie dysponujemy du iloci
miejsca, a nie chcemy, aby uytkownicy mieli moliwo wprowadzania wartoci spoza listy, istnieje
moliwo wprowadzenia odpowiedniego ograniczenia w polu kombi (o czym piszemy dalej).

W obu przypadkach warto wybrana przez uytkownika z listy (lub wprowadzona w polu
kombi) zostaje zapisana w polu powizanym z formantem. Mona uywa dowolnych
wartoci: liczbowych, tekstowych i dat.
Warto pamita, e jeeli dodajemy do formularza pole, ktre uczestniczy w relacji z inn
tabel, standardowym formantem Accessa jest pole kombi. Dokadniej, jeeli relacja ma
charakter jeden-do-wielu i bieca tabela jest po stronie wielu, dodanie do formularza
pola wykorzystywanego w relacji powoduje utworzenie pola kombi z list wartoci z drugiej
tabeli.
Dla przykadu tabela Produkty jest w relacji jeden-do-wielu z tabel Szczegy zamwie. Relacja ta jest oparta na polach ID i ID produktu. Jeeli budujemy formularz
oparty na tabeli Szczegy zamwie, to dodanie pola ID produktu spowoduje utworzenie
pola kombi z wartociami pobranymi z pola Nazwa produktu tabeli Produkty. Dlaczego
Nazwa produktu, a nie ID? Przyczyn jest zapis w projekcie tabeli Szczegy zamwie,
gdzie waciwo rdo wierszy (na karcie Odnonik) pola ID produktu zawiera instrukcj
SQL, ktra wybiera pole Nazwa produktu z tabeli Produkty:

82

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

SELECT ID, [Nazwa produktu] FROM Produkty ORDER BY [Nazwa produktu];

Na kolejnych stronach przedstawione zostan podstawowe zasady pracy z formantami listy


i kombi.

Uruchamianie Kreatora pl list i Kreatora pl kombi


Kreator pl list i Kreator pl kombi znacznie uatwiaj tworzenie powizanych formantw
listy. Do ich uruchomienia prowadzi standardowa procedura:
1. Po wywietleniu karty Wstki Projektowanie upewniamy si, e przycisk Uyj kreatorw formantw w grupie Formanty jest aktywny.
2. Klikamy przycisk Pole kombi lub Pole listy.
3. Rysujemy pole w obszarze formularza. Access uruchamia odpowiedniego kreatora.
3

Oba kreatory pracuj w taki sam sposb. Kluczowe znaczenie ma wybr dokonany w pierwszym okienku. Opiszemy teraz osobno prac kreatora po wybraniu kadej z trzech dostpnych opcji.

Pobieranie listy wartoci z pola tabeli lub kwerendy


Najbardziej typowym przypadkiem jest wypenianie pola listy lub pola kombi wartociami
pobranymi z pewnej tabeli lub kwerendy. Jeeli na przykad przygotowujemy formularz
zamwie, to najczciej umieszczamy w nim list z nazwami wszystkich klientw korzystamy wtedy z wartoci pobranych z tabeli Klienci.
Ponisza procedura opisuje kolejne kroki Kreatora pl listy lub Kreatora pl kombi. Jej kluczowe elementy to wskazywanie tabeli i nazwy pola.
1. W pierwszym oknie kreatora wybieramy opcj Obiekt pole listy ma pobiera wartoci
z tabeli lub kwerendy i klikamy przycisk Dalej.
2. Wybieramy tabel lub kwerend zawierajc pole, ktre ma posuy do utworzenia listy,
po czym klikamy przycisk Dalej.
3. Zaznaczamy na licie Dostpne pola wybrane pole i klikamy przycisk >, aby doda je do
listy Zaznaczone pola. Klikamy przycisk Dalej.
4. Jeeli lista ma zosta posortowana, uywamy listy rozwijanej, aby wybra pole sortowania. Klikanie przycisku przecznika obok listy pozwala wybra midzy sortowaniem
rosnco a sortowaniem malejco. Klikamy przycisk Dalej.
5. Przecigamy mysz praw krawd nagwka kolumny, aby okreli szeroko kolumny
listy. Klikamy przycisk Dalej.
6. Aby utworzy pole listy lub kombi powizane z polem tabeli, klikamy opcj Przechowaj
t warto w tym polu, wybieramy pole z listy rozwijanej i klikamy przycisk Dalej.
7. W ostatnim oknie kreatora moemy zmodyfikowa tekst etykiety, ktra zostanie umieszczona nad list. Klikamy przycisk Zakocz.

Ograniczanie zakresu dostpnych opcji

83

Okrelanie niezalenej listy wartoci


Jeeli elementy, ktre maj zosta wykorzystane do utworzenia listy, nie s przechowywane
w adnej tabeli ani dostpne poprzez kwerend, mona wprowadzi je bezporednio w konfiguracji formantu. Oto opis pracy kreatora w przypadku wybrania opcji tworzenia listy
ad hoc:
1. W pierwszym oknie kreatora wybieramy opcj Chc wpisa dane przeze mnie wartoci
i klikamy przycisk Dalej.
2. Wpisujemy kolejne wartoci, przechodzc do kolejnych wierszy wciniciami klawisza
Tab. Gdy lista jest gotowa, klikamy przycisk Dalej.
3. Aby utworzy pole listy lub kombi powizane z polem tabeli, klikamy opcj Przechowaj t warto w tym polu, wybieramy pole z listy rozwijanej i klikamy przycisk Dalej.
4. W ostatnim oknie kreatora moemy zmodyfikowa tekst etykiety, ktra zostanie umieszczona nad list. Klikamy przycisk Zakocz.

Pobieranie listy wartoci z biecej tabeli


W pewnych sytuacjach wartoci listy musz zosta pobrane z tabeli lub kwerendy, z ktr
zosta powizany projektowany formularz. Przykadowo jeeli formularz korzysta z tabeli
Klienci, podane moe by utworzenie listy prezentujcej zapisane wczeniej w tej tabeli
wartoci pola Stanowisko. Oczywicie w takim przypadku bdziemy zapewne korzysta
z formantu pola kombi, aby umoliwi uytkownikowi wpisanie stanowiska spoza listy.
W kadym jednak przypadku utworzona w ten sposb lista bdzie formantem niezwizanym.
Ponisza procedura opisuje przebieg pracy Kreatora pl listy lub Kreatora pl kombi po
wybraniu opcji utworzenia listy z wartoci pola nalecego do rda danych projektowanego
formularza:
1. W pierwszym oknie kreatora wybieramy opcj Znajd rekord w formularzu w oparciu
o warto wybran przeze mnie w obiekcie pole kombi i klikamy Dalej.
2. Wybieramy pole na licie Dostpne pola i klikamy przycisk >, aby doda to pole do listy
Zaznaczone pola. Klikamy przycisk Dalej.
3. Przecigamy mysz praw krawd nagwka kolumny, aby okreli szeroko kolumny
listy. Klikamy przycisk Dalej.
4. W ostatnim oknie kreatora moemy zmodyfikowa tekst etykiety, ktra zostanie umieszczona nad list. Klikamy przycisk Zakocz.

Tworzenie listy wielokolumnowej


Pojedyncza kolumna wartoci nie zawsze jest wystarczajca. Przykadowo gdy pracujemy
z danymi tabeli Produkty w bazie Northwind 2007, samo wywietlenie zawartoci pola
Nazwa produktu moe nie by zadowalajcym rozwizaniem. Istotne mog by rwnie pola

84

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Kategoria i Firma (to drugie pobrane dodatkowym zapytaniem ze sprzeniem wewntrznym z tabeli dostawcw).
O sprzeniach midzy tabelami piszemy w rozdziale 12., na stronie 293 (Definiowanie relacji midzy tabelami).

Access pozwala umieci na licie wiele kolumn danych oraz okreli, ktra z tych kolumn
zawiera wartoci zapisywane w polu zwizanym. Oto procedura postpowania:
1. Rysujemy pole listy lub pole kombi, uruchamiajc w ten sposb Kreator pl listy
lub Kreator pl kombi.
2. W pierwszym oknie kreatora wybieramy opcj Obiekt pole listy ma pobiera wartoci
z tabeli lub kwerendy i klikamy przycisk Dalej (wiele kolumn mona take wskaza po
wybraniu opcji Znajd rekord w formularzu w oparciu o warto wybran przeze mnie
w obiekcie pole kombi).
3

3. Wybieramy tabel lub kwerend zawierajc pola, ktre maj posuy do utworzenia
listy, po czym klikamy przycisk Dalej.
4. Zaznaczamy na licie Dostpne pola wybrane pola i klikamy przycisk >, aby doda je
do listy Zaznaczone pola. Mona t czynno powtrzy kilkakrotnie. Klikamy przycisk Dalej.
5. Jeeli lista ma zosta posortowana, uywamy listy rozwijanej, aby wybra pole sortowania. Klikanie przycisku przecznika obok listy pozwala wybra midzy sortowaniem
rosnco a sortowaniem malejco. Po wybraniu wielu pl mamy moliwo sortowania
wedug kilku pl, w dowolnej kolejnoci. Klikamy przycisk Dalej.
6. Przecigamy mysz prawe krawdzi kolejnych nagwkw kolumn, aby okreli ich
szeroko w formancie. Przecigajc nagwki, moemy take zmienia kolejno
kolumn. Klikamy przycisk Dalej.
7. Aby utworzy pole listy lub kombi powizane z polem tabeli, klikamy opcj Przechowaj t warto w tym polu, wybieramy pole z listy rozwijanej i klikamy przycisk Dalej.
8. W ostatnim oknie kreatora moemy zmodyfikowa tekst etykiety, ktra zostanie umieszczona nad list. Klikamy przycisk Zakocz.
Rysunek 3.8 przedstawia formularz, ktry wykorzystuje dwukolumnowe pole kombi do
wywietlania dwch pl z tabeli Produkty: Nazwa produktu i Kategoria.

Zmienianie waciwoci pl list i pl kombi


Definiowanie parametrw listy nie koczy si na kreatorze. Wszystkie ustawienia konfiguracyjne formantu s dostpne w arkuszu waciwoci. Oto najistotniejsze z nich:
Q

rdo formantu (karta Dane). Pole, w ktrym wybrany element listy zostanie zapisany.

Typ rda wierszy (karta Dane). Wybieramy Tabela/Kwerenda dla wartoci pobieranych z pola tabeli lub kwerendy, Lista wartoci dla wartoci wprowadzanych rcznie
lub Lista pl, gdy na licie maj znale si nazwy pl tabeli lub kwerendy.

Ograniczanie zakresu dostpnych opcji

85

Rysunek 3.8.
W tym polu kombi
wywietlane s dwie
kolumny z zawartoci pl
tabeli Produkty: Nazwa
produktu i Kategoria.

3
Q

rdo wierszy (karta Dane). Warto zalena od waciwoci Typ rda wierszy:

Tabela/Kwerenda. Wprowadzamy instrukcj SQL SELECT okrelajc pole, ktre


zostanie wykorzystane do wypenienia listy (razem z kryteriami selekcji wartoci).
Mona te klikn przycisk z wielokropkiem () i uy Konstruktora kwerend.
Po zamkniciu Konstruktora Access zapisze utworzon kwerend jako warto
waciwoci.

Lista wartoci. Wprowadzamy wartoci, ktre maj znale si na licie, rozdzielajc je rednikami.

Lista pl. Wprowadzamy nazw tabeli lub kwerendy zawierajcej pola, ktrych
nazwy powinny znale si na licie.
U WAG A
Aby wywietli list wielokolumnow, podajemy pola bezporednio po sowie SELECT instrukcji
SQL, na przykad:
SELECT NazwaKategorii, Opis FROM Kategorie;

Alternatyw jest uycie Konstruktora kwerend i umieszczenie pl w siatce kryteriw.


Q

Kolumna zwizana (karta Dane). Jeeli Typ rda wierszy to Tabela/Kwerenda,


a instrukcja SELECT zapisana we waciwoci rdo wierszy wskazuje tylko jedno
pole, waciwo Kolumna zwizana powinna mie zawsze warto 1. Jeeli waciwo rdo wierszy wskazuje dwa lub wicej pl (lista wielokolumnowa), warto
waciwoci Kolumna zwizana to numer pola, ktre zawiera warto przeznaczon do
zapisania w tabeli formularza (1 to pierwsze pole, 2 to drugie pole itd.).

86

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Ogranicz do listy (karta Dane). Waciwo wystpujca tylko w polach kombi. Gdy ma
warto Tak, uytkownik moe wybiera wycznie wartoci z listy. Gdy ma warto Nie,
uytkownik moe wprowadza nowe wartoci.

Liczba kolumn (karta Format). Liczba kolumn w polu listy.

Nagwki kolumn (karta Format). Jeeli ta waciwo ma warto Tak, kolumny listy
s wywietlane razem z nagwkami zawierajcymi nazwy pl.

Szerokoci kolumn (karta Format). Szerokoci kolejnych kolumn, podane w centymetrach i rozdzielone rednikami.

Liczba wierszy listy (karta Format). Waciwo wystpujca tylko w polach kombi.
Okrela liczb pozycji listy wywietlanych po jej rozwiniciu.

Wybr wielokrotny (karta Inne). Waciwo wystpujca tylko w polach listy. Jeeli ma
warto Brak, uytkownik moe wybra tylko jedn pozycj listy. Jeeli ma warto
Prosty, uytkownik moe kolejnymi klikniciami zaznaczy wiele pozycji jednoczenie.
Jeeli ma warto Rozszerzony, aby zaznaczy wicej ni jedn pozycj, trzeba przytrzyma klawisz Ctrl (mona te uy klawisza Shift, aby zaznaczy wiele pozycji wystpujcych kolejno po sobie).

Wprowadzanie danych przy uyciu formantw ActiveX


Formanty dostpne w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie zaspokoj zapewne
wikszo potrzeb. atwo jednak zauway, e brakuje pord nich wielu takich, ktre stosunkowo czsto widujemy w rnych okienkach Windows. Wiele programw korzysta na
przykad z tak zwanych przyciskw pokrta, ktre uatwiaj wprowadzanie wartoci liczbowych. Popularny jest rwnie formant kalendarza, ktry pozwala wybiera daty przy
uyciu samej tylko myszy.
Te i wiele innych formantw to wyodrbnione komponenty, instalowane razem z systemem
Windows lub pakietem Microsoft Office (albo te innymi programami). Ich oglna nazwa
to formanty ActiveX. Tylko niektre z nich znajduj zastosowanie przy projektowaniu
formularzy w Accessie. W tym podrozdziale opiszemy trzy z nich: przycisk pokrta, pasek
przewijania i formant kalendarza.

Wprowadzanie wartoci z uyciem przycisku pokrta


Przycisk pokrta to przycisk z dwoma strzakami, w gr i w d, ktrych kliknicie powoduje zwikszenie lub zmniejszenie pewnej wartoci. Wikszoci takich przyciskw towarzyszy
pole tekstowe, w ktrym wywietlana jest warto bieca. Zwykle takie pole tekstowe pozostawia opcj bezporedniego wprowadzenia liczby, bez uycia przycisku pokrta. Jak si za
chwil przekonamy, jeeli umiecimy przycisk pokrta w formularzu Accessa, nie bdziemy

Wprowadzanie danych przy uyciu formantw ActiveX

87

mogli pozostawi uytkownikowi moliwoci bezporedniej edycji wartoci. Bdzie on zmuszony do korzystania ze strzaek przycisku. Jest to wic formant, ktry znajdzie zastosowanie wycznie w przypadku pl, ktrych zakres wartoci nie jest duy (nie mona zmusza
uytkownika do kilkudziesiciu klikni).
Oto procedura prowadzca do umieszczenia w formularzu przycisku pokrta i skojarzonego
z nim pola tekstowego:
1. Klikamy przycisk Formanty ActiveX (Wstaw formant ActiveX) w grupie Formanty
karty Wstki Projektowanie. Access wywietla okno dialogowe Wstawianie formantu
ActiveX.
2. Klikamy pozycj Microsoft Forms 2.0 SpinButton na licie Wybierz formant ActiveX
i klikamy przycisk OK.
3. Dopasowujemy wymiary formantu do formularza. Zwrmy uwag, e w zalenoci
od tego, czy wysoko formantu jest wiksza od jego szerokoci, uzyskujemy strzaki
gra d lub prawo lewo.
4. Klikamy przycisk Pole tekstowe w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie.
5. Rysujemy pole tekstowe w obszarze formularza, obok przycisku pokrta. Access
dodaje pole i jego etykiet. Zapamitujemy lub zapisujemy nazw pola tekstowego.
Bdzie ona potrzebna pniej.
6. Jeeli jest taka potrzeba, modyfikujemy tekst etykiety.
7. Klikamy przycisk pokrta, a nastpnie polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz
waciwoci, aby wywietli arkusz waciwoci formantu.
8. Na karcie waciwoci Dane wybieramy warto waciwoci rdo formantu, wskazujc pole, w ktrym zapisywane bd wartoci wybrane przy uyciu przycisku pokrta.
9. Na karcie waciwoci Inne konfigurujemy parametry pracy przycisku pokrta. Uywamy w tym celu waciwoci:

Min. Najmniejsza warto zakresu pokrta.

Max. Najwiksza warto zakresu pokrta.

SmallChange. Zmiana wartoci po klikniciu strzaki.

10. Musimy zadba o to, aby pole tekstowe byo przy kadym klikniciu strzaki aktualizowane. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy przycisk pokrta, wybieramy
z menu podrcznego polecenie Konstruuj zdarzenie, zaznaczamy opcj Konstruktor kodu
i klikamy przycisk OK. Access otwiera okno edytora Visual Basica, a w nim okno
kodu formularza z pust procedur obsugi zdarzenia Updated. Procedur t mona od
razu usun. Rozwijamy list procedur w prawej grnej czci okna moduu i wybieramy
pozycj Change.
11. Wprowadzamy w procedurze Change ponisz instrukcj, zastpujc PoleTekstowe
nazw pola dodanego w kroku 6. (patrz rysunek 3.9):
PoleTekstowe.SetFocus

88

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Rysunek 3.9.
Do aktualizowania pola
tekstowego wystarczy
prosta instrukcja w jzyku
Visual Basic for Applications

12. Wybieramy polecenie menu File/Close and Return to Microsoft Office Access (plik/zamknij
i powr do programu Microsoft Office Access). Alternatyw jest wcinicie kombinacji klawiszy Ctrl+Q lub Alt+F11.
13. Uywamy listy rozwijanej w grnej czci arkusza waciwoci do wybrania pola tekstowego.
14. Na karcie waciwoci Dane wiemy warto pola tekstowego z wartoci przycisku
pokrta. Uywamy w tym celu waciwoci rdo formantu, w ktrej wprowadzamy
nastpujce wyraenie (PrzyciskPokrta zastpujemy nazw formantu przycisku
pokrta):
=PrzyciskPokrta

15. Zamykamy arkusz waciwoci.


Rysunek 3.10 przedstawia najprostszy formularz z przyciskiem pokrta i powizanym z nim
polem tekstowym.
Rysunek 3.10.
Klikanie strzaek przycisku
pokrta powoduje
zmienianie wartoci
w polu tekstowym

Wprowadzanie liczb przy uyciu paska przewijania


Paski przewijania su zazwyczaj do sterowania oknami. Nie wyczerpuje to jednak moliwoci ich zastosowania. Formanty te mona wykorzysta take do wybierania wartoci z pewnego przedziau. Dziaaj one wtedy podobnie jak przyciski pokrta. Procedura ich konfigurowania jest niemal identyczna.
1. Klikamy przycisk Formanty ActiveX (Wstaw formant ActiveX) w grupie Formanty karty
Wstki Projektowanie. Access wywietla okno dialogowe Wstawianie formantu ActiveX.
2. Klikamy pozycj Microsoft Forms 2.0 ScrollBar na licie Wybierz formant ActiveX
i klikamy przycisk OK.

Wprowadzanie danych przy uyciu formantw ActiveX

89

3. Dopasowujemy wymiary formantu do formularza. Zwrmy uwag, e w zalenoci od


tego, czy wysoko formantu jest wiksza od jego szerokoci, uzyskujemy poziomy lub
pionowy pasek przewijania.
4. Klikamy przycisk Pole tekstowe w grupie Formanty karty Wstki Projektowanie. Rysujemy pole tekstowe w obszarze formularza, obok paska przewijania. Access dodaje pole
i jego etykiet. Jeeli jest taka potrzeba, modyfikujemy tekst etykiety. Zapamitujemy
lub zapisujemy nazw pola tekstowego. Bdzie ona potrzebna pniej.
5. Klikamy pasek przewijania, a nastpnie polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz
waciwoci, aby wywietli arkusz waciwoci formantu.
6. Na karcie waciwoci Dane wybieramy warto waciwoci rdo formantu, wskazujc pole, w ktrym zapisywane bd wartoci.
7. Na karcie waciwoci Inne konfigurujemy parametry pracy przycisku pokrta. Uywamy w tym celu waciwoci:
Min. Najmniejsza warto zakresu.
Max. Najwiksza warto zakresu.
SmallChange. Zmiana wartoci po klikniciu strzaki.
LargeChange. Zmiana wartoci po klikniciu obszaru paska midzy strzak
a suwakiem.
8. Klikamy pasek przewijania prawym przyciskiem myszy, wybieramy z menu podrcznego
polecenie Konstruuj zdarzenie, zaznaczamy opcj Konstruktor kodu i klikamy przycisk OK. Access otwiera okno edytora Visual Basica, a w nim okno kodu formularza
z pust procedur obsugi zdarzenia Updated. Procedur t mona od razu usun. Rozwijamy list procedur w prawej grnej czci okna moduu i wybieramy pozycj Change.
9. Wprowadzamy w procedurze Change ponisz instrukcj, zastpujc PoleTekstowe
nazw pola dodanego w kroku 4.:
PoleTekstowe.SetFocus

10. Wybieramy polecenie menu File/Close and Return to Microsoft Office Access
(plik/zamknij i powr do programu Microsoft Office Access). Alternatyw jest wcinicie kombinacji klawiszy Ctrl+Q lub Alt+F11.
11. Uywamy listy rozwijanej w grnej czci arkusza waciwoci do wybrania pola
tekstowego.
12. Na karcie waciwoci Dane wiemy warto pola tekstowego z wartoci wybran
przy uyciu paska przewijania. Uywamy w tym celu waciwoci rdo formantu,
w ktrej wprowadzamy nastpujce wyraenie (PasekPrzewijania zastpujemy nazw
formantu paska):
=PasekPrzewijania

13. Zamykamy arkusz waciwoci.


Rysunek 3.11 przedstawia najprostszy formularz z paskiem przewijania i powizanym z nim
polem tekstowym.

90

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Rysunek 3.11.
Klikanie strzaek
i przemieszczanie suwaka
paska przewijania powoduje
zmienianie wartoci w polu
tekstowym

Wprowadzanie dat przy uyciu formantu kalendarza

Wprowadzanie dat jest zawsze kopotliwe. Podstawowym problemem s rne formaty zapisu.
Uytkownicy mog rozpoczyna wpisywanie daty od podania roku albo dnia, mog uywa
rnych separatorw, a ju sugestia uycia skrtu nazwy miesica to prosta droga do katastrofy. Aby unikn tego rodzaju problemw, mona umieci w formularzu formant kalendarza. Uytkownicy wprowadzaj wtedy dat, wybierajc rok i miesic, a nastpnie klikajc
dzie miesica. Wszystko to bez uycia klawiatury.
Oto procedura wstawiania i konfigurowania formantu kalendarza:
1. Klikamy przycisk Formanty ActiveX (Wstaw formant ActiveX) w grupie Formanty karty
Wstki Projektowanie. Access wywietla okno dialogowe Wstawianie formantu ActiveX.
2. Klikamy pozycj Calendar Control 12.0 na licie Wybierz formant ActiveX i klikamy
przycisk OK.
3. Dopasowujemy pooenie i wymiary formantu do formularza.
4. Klikamy formant, a nastpnie polecenie Wstki Projektowanie/Arkusz waciwoci,
aby wywietli arkusz waciwoci.
5. Na karcie waciwoci Dane wybieramy warto waciwoci rdo formantu, wskazujc pole, w ktrym zapisywane bd wartoci.
6. Na karcie waciwoci Inne konfigurujemy parametry okrelajce wygld formantu,
takie jak DayFontColor (kolor cyfr dni miesica) czy GridCellEffect (efekt specjalny
siatki).
7. Zamykamy arkusz waciwoci.
Rysunek 3.12 przedstawia najprostszy formularz z formantem kalendarza.
Rysunek 3.12.
W formancie kalendarza
uywamy list rozwijanych
miesicy i lat oraz tabelki
z dniami miesica

Gromadzenie danych przy uyciu poczty elektronicznej

91

Gromadzenie danych przy uyciu poczty elektronicznej


O ile z maymi bazami danych pracuje czsto tylko jedna osoba, wiksze gromadz wyniki
pracy wielu ludzi. Jeeli wszyscy uytkownicy korzystaj z komputerw pracujcych w tej
samej sieci lokalnej, wsplny dostp do repozytorium danych zapewni umieszczenie pliku
Accessa w udostpnionym folderze albo przeniesienie czci lub wszystkich danych do witryny
SharePoint. Co jednak zrobi w sytuacji, gdy cz osb nie ma bezporednio dostpu do
wsplnej sieci? Jedn z moliwoci jest eksport wybranych tabel i formularzy do innej bazy
danych i przesanie tej bazy poczt elektroniczn. Po odesaniu bazy do centrali nowe dane
mona zaimportowa do gwnego pliku.
Cho jest to rozwizanie problemu, trudno uzna je za eleganckie czy nawet wygodne. W Accessie 2007 wprowadzono wic now funkcj, nazwan Access Data Collection (ADC, zbieranie danych w programie Access). Znacznie upraszcza ona proces gromadzenia danych za
porednictwem poczty elektronicznej. Korzystanie z niej polega na utworzeniu formularza
zawierajcego pola do wprowadzania gromadzonych danych, umieszczeniu tego formularza
w wiadomoci e-mail w formacie HTML i rozesaniu tej wiadomoci do wszystkich osb,
ktre maj dostarczy nowe rekordy danych. Poszczeglne osoby wypeniaj formularz i odsyaj wiadomo, ktra zostaje nastpnie zapisana w specjalnym folderze programu Outlook
o nazwie Odpowiedzi zbierania danych w programie Access. Ostatni etap to synchronizacja
bazy Accessa (rczna lub automatyczna) z odebranymi odpowiedziami, prowadzca do zapisania danych w tabeli docelowej.
O ST RZ EE N IE
Wiele osb konfiguruje klienty poczty elektronicznej do wywietlania wiadomoci w postaci tekstowej, bez uycia funkcji HTML. Moe to spowodowa problemy przy pracy z ADC. Przede wszystkim
taki sposb wywietlania wiadomoci powoduje, e formularz nie jest w ogle wywietlany. Drugim
problemem jest to, e nawet jeeli uytkownik skonwertuje wiadomo do formatu HTML (klikniciem
na pasku informacji, a nastpnie polecenia Wywietl jako HTML), Access uzna to za zmian w formularzu i odmwi przetwarzania odpowiedzi. W efekcie w folderze Odpowiedzi zbierania danych w programie Access kolumna Stan zbierania danych bdzie zawieraa komunikat:
Niepowodzenie: Nie mona przetworzy tej wiadomoci e-mail. Formularz
w tej wiadomoci e-mail jest uszkodzony lub zosta zmodyfikowany.

Uytkownik musi wic wyczy opcj Outlooka nakazujc wywietlanie wiadomoci jako tekstu
ASCII (polecenie Narzdzia/Centrum zaufania, nastpnie Zabezpieczenia poczty e-mail wyczamy
opcj Czytaj ca standardow poczt jako zwyky tekst). Po odesaniu formularza ADC mona wczy
t opcj ponownie.

92

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Rozsyanie wiadomoci ADC


W przeciwiestwie do innych opisywanych w tym rozdziale formularzy, formularza ADC nie
mona utworzy rcznie. Jedyn moliwoci jest uruchomienie kreatora, ktry prowadzi
przez procedur budowania formularza krok po kroku. Jego prac opisujemy poniej:
1. Zaznaczamy w okienku nawigacji tabel, ktra bdzie suy do przechowywania zgromadzonych danych.
2. Klikamy przycisk Wstki Dane zewntrzne/Utwrz wiadomo e-mail. Access uruchamia kreatora Zbieranie danych przy uyciu wiadomoci e-mail.
3. W pierwszym oknie kreatora klikamy przycisk Dalej. Kreator oferuje wybr midzy formularzem HTML a formularzem programu InfoPath.
4. Klikamy Formularz HTML, a nastpnie przycisk Dalej.
3

5. Jeeli tabela zawiera ju dane, kreator pyta, czy mechanizm zbierania danych ma suy
do gromadzenia nowych informacji, czy aktualizowania rekordw zapisanych wczeniej.
Wybieramy jedn z dwch opcji i klikamy przycisk Dalej:

Zbierz tylko nowe informacje. Wybieramy t opcj, aby przesa pusty formularz
przeznaczony do zbierania nowych danych.

Aktualizuj istniejce informacje. Wybieramy t opcj, aby przesa dane odbiorcom


do edycji. Rekord z adresem odbiorcy bdzie rekordem przesyanym mu do
aktualizacji.

6. Dla kadego pola, ktre ma znale si w formularzu: zaznaczamy nazw pola i klikamy
przycisk > (kliknicie przycisku >>) powoduje wczenie do formularza wszystkich pl.
Klikamy przycisk Dalej.
7. Jeeli Access ma synchronizowa informacje z Outlookiem automatycznie po odebraniu
odpowiedzi, wczamy opcj Automatycznie przetwrz odpowiedzi i dodaj dane do
tabeli <nazwa_tabeli> (<nazwa_tabeli> to tabela wybrana w punkcie 1.). Klikamy przycisk Dalej.
8. Wybieramy rodzaj definicji listy odbiorcw (i klikamy przycisk Dalej):

Wprowad adresy e-mail w programie Microsoft Office Outlook. Wybieramy t opcj,


aby wprowadzi adresy odbiorcw rcznie w oknie Outlooka, ktre zostanie
wywietlone pniej. Nastpnie przechodzimy do kroku 10.

Uyj adresw e-mail przechowywanych w polu w bazie danych. Wybieramy t


opcj, jeeli adresy odbiorcw s przechowywane w biecej bazie danych. Nastpnie
przechodzimy do kroku 9.

9. Wybieramy jedn z dwch opcji pobierania adresw z bazy danych (i klikamy


przycisk Dalej):

Gromadzenie danych przy uyciu poczty elektronicznej

93

Bieca tabela lub kwerenda. Wybieramy t opcj, jeeli adresy e-mail s przechowywane w tabeli, ktr wskazalimy przed uruchomieniem kreatora. Z listy rozwijanej wybieramy pole z adresami.

Skojarzona tabela. Wybieramy t opcj, jeeli adresy e-mail s przechowywane


w innej tabeli, powizanej z tabel biec. Najpierw wybieramy z listy rozwijanej
pole tabeli biecej, ktre jest podstaw relacji z drug tabel w bazie danych.
Powoduje to wywietlenie listy pl drugiej tabeli. Z tej listy wybieramy pole zawierajce adresy e-mail.

10. Wprowadzamy temat wiadomoci i tekst wprowadzajcy. Jeeli adresy s pobierane


z bazy danych, wybieramy pole wiadomoci, w ktrym zostan umieszczone: Pole Do,
Pole DW lub Pole UDW. Klikamy przycisk Dalej.
11. Dalszy cig procedury moe przebiega dwojako:

Jeeli adresy odbiorcw s pobierane z pola w bazie danych, klikamy przycisk


Dalej. Access wywietla list odbiorcw. Przy kadym adresie znajduje si pole
wyboru. Kady odbiorca, dla ktrego opcja jest wczona, otrzyma wiadomo.
Po zakoczeniu przegldania listy odbiorcw klikamy Wylij.

Jeeli odbiorcy maj zosta okreleni za porednictwem programu Outlook, klikamy


Utwrz, aby utworzy wiadomo, wybieramy odbiorcw i klikamy Wylij.

Odpowiadanie na wiadomo ADC


Po odebraniu wiadomoci ADC wypeniamy wszystkie (lub wybrane) pola i odsyamy wiadomo. Oto dokadna procedura postpowania:
1. Klikamy wiadomo ADC, a nastpnie przycisk Odpowiedz. Outlook wywietla okno
wiadomoci.
2. Przewijamy tre wiadomoci tak, aby wywietli formularz (patrz rysunek 3.13).
3. Klikamy w polu formularza i wprowadzamy dane.
4. Powtarzamy krok 3. dla pozostaych pl.
5. Po wypenieniu wszystkich pl klikamy przycisk Wylij.

Zarzdzanie odpowiedziami ADC


Jak ju pisalimy, odpowiedzi na rozesane wiadomoci s automatycznie przekazywane
w Outlooku do folderu Odpowiedzi zbierania danych w programie Access (jest to podfolder
w skrzynce odbiorczej). Jeeli nie skonfigurowalimy Accessa do automatycznego przetwarzania odpowiedzi, musimy uruchomi procedur rcznie:
1. Otwieramy w Outlooku odebran wiadomo.
2. Klikamy Eksportuj do programu Access. Outlook wywietla danie potwierdzenia.

94

Rozdzia 3

Formularze do wprowadzania danych

Rysunek 3.13.
Przy odpowiadaniu
na wiadomo ADC
wypeniamy wszystkie
pola formularza

3. Klikamy przycisk OK. Outlook eksportuje dane.


4. Klikamy przycisk OK.

Co dalej?
Formant etykiety opisujemy szczegowo w rozdziale 2., na stronie 58 (Dodawanie etykiet).
Formant pola tekstowego opisujemy szczegowo w rozdziale 2., na stronie 60 (Wstawianie pl tekstowych).
Narzdzie Konstruktor wyrae opisujemy szczegowo w rozdziale 11., na stronie 283 (Konstruktor wyrae).
O sprzeniach midzy tabelami piszemy w rozdziale 12., na stronie 293 (Definiowanie relacji midzy tabelami).
Omwienie instrukcji SQL SELECT znajduje si w rozdziale 15., na stronie 375 (Kwerendy wybierajce w jzyku SQL).

You might also like