IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE
ZAMW DRUKOWANY KATALOG

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Zarzdzanie projektami
informatycznymi
dla praktykw
Autor: Piotr Wrblewski
ISBN: 83-246-0133-3
Format: B5, stron: 192

Podstawowe techniki zarzdzania projektami

przedstawione bez zbdnej teorii
Cykl ycia projektw informatycznych
Zbieranie i realizacja wymaga uytkownika
Definiowanie i przeprowadzenie projektu.
Zarzdzanie projektami jest bardzo rozleg dziedzin. Osoba, ktra zdobya
dowiadczenie kierujc projektami jednej brany, nie zawsze bdzie w stanie przenie
swoj wiedz na projekt dotyczcy innej. Oczywicie cz zasad zarzdzania
projektowego jest na tyle uniwersalna, by stosowa je w kadym projekcie, ale kady
rodzaj projektu posiada specyficzne cechy, ktre naley pozna, by sprawnie nim
zarzdza.
Zarzdzanie projektami informatycznymi dla praktykw to podrcznik napisany przez
dowiadczonego kierownika projektw z dziedziny IT, przeznaczony dla kierownikw
projektw i czonkw zespow projektowych. Czytelnicy z bran innych ni informatyka
znajd tu sporo ciekawych informacji, jednak autor, z uwagi na swoje dowiadczenia
zawodowe, kadzie duy nacisk na specyfik prowadzenia projektw informatycznych.
Ksika przedstawia podstawowe techniki inicjacji i zarzdzania projektami i zawiera
wiele zalece i przykadw praktycznych.
Uruchomienie projektu
Kompletowanie zespou projektowego
Tworzenie harmonogramu prac
Zbieranie wymaga uytkownika
Zarzdzanie ryzykiem, budetem i jakoci
Prowadzenie dokumentacji projektowej
Wdroenie produktu i zamknicie projektu

Wydawnictwo Helion
ul. Chopina 6
44-100 Gliwice
tel. (32)230-98-63
e-mail: helion@helion.pl

Ksika przedstawia rwnie zasady korzystania z narzdzia Microsoft Project oraz

dwie nowoczesne metody wytwarzania oprogramowania JAD oraz programowanie
ekstremalne.

Spis treci
Wstp ................................................................................................................. 9
Rozdzia 1. Pojcia podstawowe .......................................................................13
By sobie projekt ............................................................................................................. 13
Realia organizacyjne ................................................................................................ 15
W stron organizacji zorientowanej projektowo ...................................................... 18
Ewolucja project managementu ...................................................................................... 19
Cykl ycia projektu ........................................................................................................ 20
Metodologie ................................................................................................................... 21
Narzdzia ........................................................................................................................ 21
Ocena sukcesu projektu .................................................................................................. 22
Zarzdzanie i zesp ....................................................................................................... 24
Zastosowanie zarzdzania projektami ............................................................................ 25
Pytania kontrolne ............................................................................................................ 27

Rozdzia 2. Uruchamianie projektu ....................................................................29

Proste trudnego pocztki ................................................................................................ 29
Karta projektu ................................................................................................................. 30
Jak dobrze zainicjowa projekt? ..................................................................................... 32
Plan projektu: budowa i utrzymanie ............................................................................... 35
Zakres prac ............................................................................................................... 36
Uczestnicy projektu .................................................................................................. 38
Struktury pozaprojektowe ........................................................................................ 40
Procedury ................................................................................................................. 41
Szkolenia .................................................................................................................. 41
Infrastruktura ............................................................................................................ 43
Harmonogram prac .................................................................................................. 43
Budet ...................................................................................................................... 44
Plan projektu zmienia si w czasie! ................................................................................ 44
Pytania kontrolne ............................................................................................................ 44

Rozdzia 3. Zesp projektowy ..........................................................................45

Zesp... mitw i zalet .................................................................................................... 45
Utrzymanie zespou ........................................................................................................ 46
Budowanie autorytetu kierownika .................................................................................. 48
Role w zespole, czyli optymalne ludzi dopasowanie ...................................................... 49
Klasyfikacja dr. Belbina ........................................................................................... 50
Typologia MTR-i ................................................................................................. 51

Zarzdzanie projektami informatycznymi dla praktykw

Ludzie s rni, czyli model typw osobowoci Myers-Briggs ..................................... 52
Pojcia podstawowe ................................................................................................. 53
Typy Myers-Briggs w piguce .................................................................................. 54
Role i typy osobowoci konkluzja ............................................................................. 56
Pytania kontrolne ............................................................................................................ 57

Rozdzia 4. Od WBS do harmonogramu ..............................................................59

Dualizm projektowy ....................................................................................................... 59
Struktura podziau prac (WBS) ...................................................................................... 60
Tworzenie WBS ............................................................................................................. 63
Pytania kontrolne ............................................................................................................ 65

Rozdzia 5. Zarzdzanie wymaganiami uytkownika ...........................................67

Uytkownicy i udziaowcy ............................................................................................. 68
Niezrozumienie wymaga uytkownika .................................................................. 68
rodowisko upolitycznione .................................................................................. 69
Niestabilne wymagania uytkownika ....................................................................... 71
Poradnik praktyczny ....................................................................................................... 71
Mapa polityczna projektu ......................................................................................... 72
Procedury zbierania wymaga ................................................................................. 74
Typologia wymaga informatycznych ..................................................................... 76
Pytania kontrolne ............................................................................................................ 79

Rozdzia 6. Zarzdzanie ryzykiem ......................................................................81

Pojcia podstawowe ....................................................................................................... 82
Odkrywanie ryzyk projektowych ................................................................................... 85
Rodzaje ryzyka ............................................................................................................... 86
Podzia wedug pochodzenia .................................................................................... 86
Podzia wedug natury ryzyka .................................................................................. 87
Materializacja ryzyka i jego wpyw na projekt ............................................................... 88
Szablon dokumentowania ryzyka ................................................................................... 89
Pytania kontrolne ............................................................................................................ 90

Rozdzia 7. Planowanie zada i budowa harmonogramu .....................................91

Planowanie kontra chaos ................................................................................................ 91
Zalenoci pomidzy zadaniami ..................................................................................... 93
Zwizek Zakocz-Rozpocznij (ang. Finish-Start) ................................................ 93
Zwizek Zakocz-Zakocz (ang. Finish-Finish) .................................................. 94
Relacja Rozpocznij-Rozpocznij (ang. Start-Start) ................................................ 94
Relacja Rozpocznij-Zakocz (ang. Start-Finish) .................................................. 94
Wprowadzanie opnie lub przyspiesze zada .................................................... 95
cieka krytyczna ........................................................................................................... 95
Estymowanie prac .......................................................................................................... 97
Przypisywanie zasobw zadaniom ................................................................................. 98
Planowanie zada w trybie effort-driven .............................................................. 98
Planowanie zada z wyczonym trybem effort-driven ...................................... 102
Podsumowanie ....................................................................................................... 102
Optymalizacja obcienia zasobw projektowych ....................................................... 102
Przekazywanie zada czonkom zespou ...................................................................... 106
Pytania kontrolne .......................................................................................................... 107

Rozdzia 8. Zarzdzanie budetem w projekcie informatycznym ........................109

Elementy analizy budetowej w projekcie ................................................................... 110
Koszty wasne w projekcie ........................................................................................... 110
Koszty zewntrzne w projekcie .................................................................................... 112

Spis treci

7
Planowanie wykorzystania zasobw ............................................................................ 113
Kontrolowanie czy raportowanie czasu pracy? ............................................................ 113
Pytania kontrolne .......................................................................................................... 114

Rozdzia 9. ledzenie postpw i metoda Earned Value ...................................115

Pojcie wersji bazowej harmonogramu ........................................................................ 115
Rejestrowanie danych o postpie prac .......................................................................... 117
Rejestracja statusu procentowego realizacji zada ................................................. 117
Pena rejestracja stanu realizacji prac ..................................................................... 118
Metoda wartoci wypracowanej (Earned Value) .......................................................... 120
Symulowanie postpu prac ........................................................................................... 125
Pytania kontrolne .......................................................................................................... 125

Rozdzia 10. Dokumentacja projektowa w fazie wytwrczej ...............................127

Raportowanie o stanie projektu .................................................................................... 128
Dziennik projektu ......................................................................................................... 130
Zesp projektowy .................................................................................................. 131
Produkty ................................................................................................................. 131
rodowisko sprztowe i programowe .................................................................... 132
Baza wiedzy ........................................................................................................... 133
Lista ryzyk projektowych ....................................................................................... 134
Sprawy biece, problemy ..................................................................................... 134
Zdarzenia projektowe ............................................................................................. 134
Historia zmian w wymaganiach ............................................................................. 135
Dokumentowanie spotka ............................................................................................ 136
Pytania kontrolne .......................................................................................................... 136

Rozdzia 11. Zarzdzanie jakoci w projekcie informatycznym ..........................137

Normy ISO serii 9001 .................................................................................................. 138
Model CMM ................................................................................................................. 140
Testowanie oprogramowania ........................................................................................ 141
Pytania kontrolne .......................................................................................................... 144

Rozdzia 12. Dostawa i zamknicie projektu ......................................................145

Dostawa produktu ........................................................................................................ 146
Szkolenia uytkownikw ............................................................................................. 147
Zamknicie prac w projekcie ........................................................................................ 148
Gwarancja i konserwacja .............................................................................................. 150
Pytania kontrolne .......................................................................................................... 151

Rozdzia 13. Podwykonawstwo i zakup usug ....................................................153

Pytania kontrolne .......................................................................................................... 157

Dodatek A Microsoft Project kurs byskawiczny .........................................159

Dodatek B Joint Application Design ...............................................................175
Dodatek C Programowanie ekstremalne wobec metod
wytwrczych tradycyjnych .............................................................179
Literatura i odnoniki .......................................................................................183
Skorowidz ....................................................................................................... 185

Rozdzia 8.

Zarzdzanie budetem
w projekcie informatycznym
Pomimo wielu teoretycznych rekomendacji, zazwyczaj w projekcie informatycznym
nie zajmujemy si (jeszcze) pen analiz budetow, ktra w klarownej formie pozwala wykaza jego planowane wydatki i przychody na osi czasu, wczone w struktur
budetow przedsibiorstwa. Zaangaowane w to bywaj raczej dedykowane komrki
(departamenty) w firmach, np. finanse i ksigowo, dziay planowania i analiz, a kierownik projektu informatycznego nie jest w te sprawy angaowany. Rola kierownika
projektu jest jednak nie do podwaenia, jeli chodzi o dostarczanie innym dziaom informacji dotyczcych poniesionych kosztw (typowy przypadek) lub wygenerowanych
przychodw (do rzadki przypadek, aby w trakcie trwania projektu pojawiy si z jego
tytuu jakie wpywy, ale nie jest to a tak nierealny wszystko zaley od tego, czym
zajmuje si projekt).
W wietle powyszych uwag mona zapewne zaryzykowa przedstawion poniej klasyfikacj projektw generujcych przychody.
Projekty generujce przychody niebezporednie, np. dziki realizacji systemu

informatycznego wzronie sprawno procesw biznesowych i zwiksz si

obroty firmy ale jak obliczy wpyw pojedynczego projektu na zwikszeniu
przychodw? Tym ostatnim zagadnieniem zajmuj si skomplikowane metody
liczenia zwrotu inwestycji informatycznych, cigle niestety w powijakach
i trudne do zastosowania w praktyce.
Projekty podwykonawcze, generujce przychody bezporednie, np. produkcja

oprogramowania na zlecenie firmy zewntrznej.

Planowane przychody co wystpuje w praktyce s podatne na ryzyka, np. niewypacalno kontrahenta, co w poczeniu z nieuniknionymi kosztami (wydatki osobowe,
podatki, wydatki stae) moe naruszy kondycj nie tylko projektu, ale i caej firmy!

110

Zarzdzanie projektami informatycznymi dla praktykw

Przypatrujc si kwestii porwnywania kosztw planowanych z faktycznie ponoszonymi, moemy zauway, e jest ona zazwyczaj natury tradycyjnej i nie jest dostosowana
do specyfiki projektw informatycznych, w ktrych nie mniej istotne od analizy kosztw
jest ich zestawienie z postpem prac! (szerzej na ten temat w nastpnym rozdziale). Zanim do tego przejdziemy, kilka informacji podstawowych na temat zarzdzania kosztami.

Elementy analizy budetowej

w projekcie
W zalenoci od typu projektu, kierownik projektu jest zobowizany do pilnowania elementw budetowych, ktre zestawiem w tabeli 8.1.
Tabela 8.1. Analiza budetowa w projekcie
Element budetowy
Przychody
Koszty
osobowe
wasne

Opis / przykady
Patrz dyskusja w poprzednim punkcie

Koszt pracy

Czsto wedug stawek umownych per stanowisko pracy

Wydatki

Diety, ryczaty, dozwolone drobne wydatki (np. posiki w kantynie, pizza

dla zespou itp.)

Koszty
Koszt pracy
osobowe
Wydatki
zewntrzne

Zazwyczaj wedug stawek realnych

W zalenoci od umowy z dostawc zewntrznym (np. koszt przylotu
i pobytu konsultanta)

Obsuga gwarancyjna

Jeli w kontrakcie z klientem uwzgldniamy opcj bezpatnej obsugi

gwarancyjnej, to projekt moe wygenerowa koszty tej obsugi nawet
po jego zakoczeniu!

Zakupy sprztu

Angauj take koszty osobowe wasne, a czasem i cudze (ekspertyzy

techniczne)

Zakupy oprogramowania

Krtko- i dugoterminowe (zakup, koszty licencji odnawialnych)

Szkolenia

Zewntrzne (w celu zdobycia wiedzy), organizowane dla klienta-odbiorcy

Elementy budetu poddawane kontroli naley zapisa w planie budetu projektu, z rozpisaniem na poszczeglne jednostki planowania (np. miesice, kwartay, lata) i porwnywa z wartociami faktycznie poniesionych kosztw (zarejestrowanych wpyww).

Koszty wasne w projekcie

Najwiksz zmor w projektach informatycznych s olbrzymie koszty osobowe, co wynika z koniecznoci uycia wysoko kwalifikowanego personelu. Jak wiadomo, rynek
wywindowa pace w tym sektorze do nieprawdopodobnego dla innych bran poziomu. W tzw. domach softwareowych, czyli firmach yjcych z produkcji oprogramowania, koszty osobowe s olbrzymie i wynosz nawet 75% kosztw cakowitych firmy,
nie jest zatem zym pomysem ich cise kontrolowanie w ramach prowadzonych projektw. Postulat ten jednak bywa trudny do zastosowania w naszej rzeczywistoci, gdzie

Rozdzia 8. Zarzdzanie budetem w projekcie informatycznym

111

nie s jawne zarobki, a wiele firm nie potrafi odpowiedzie na proste pytanie, ile kosztuje stanowisko informatyczne (sprzt i oprogramowanie oraz inne koszty stae przeliczone proporcjonalnie na danego pracownika)!
W zwizku tym wiele firm rezygnuje nawet z operowania jawnymi budetami pieninymi projektw, uznajc, e stanowi one koszty stae firmy, kontrolujc wycznie
czas pracy czonkw zespou projektowego.

Na zaawansowane metody wyliczania kosztw w projekcie sta tak naprawd tylko due
firmy, cho to wanie one miewaj kopoty z identyfikacj i klasyfikacj rde kosztw, gdy zazwyczaj operuj logik ksigow, ktra zabija wszelkie elementy analizy
procesowej. Aby poradzi sobie z tymi kopotami, zalecane jest skorzystanie z nastpujcych, opisanych niej, prostych metod obliczania kosztw prac projektowych.
Operujemy wycznie czasem pracy ludzi (jednostka: osobodzie, ang. man-day).

Przykad znajduje si na rysunku 8.1, np. w zadaniu Zadanie 1 uczestniczy

2 programistw (oznaczenie 200%), tester na etatu (oznaczenie 50%)
i kierownik projektu na 10% swojego czasu. Poniewa zadanie ma dugo
3 dni, to wygenerowany koszt w jednostkach osobo-dni wynosi 3 (2 + 0,5 + 0,1)
= 7,8 osobodni.
Rysunek 8.1.
Wyliczanie
kosztw zada
w jednostkach
czasu pracy
Sowniczek poj programu Microsoft Project:
Name nazwa zadania
Duration dugo
Work pracochonno
Przeliczamy czas pracy na pienidze, uywajc ryczatowych stawek kosztw

osobowych dostarczanych przez ksigowo, per stanowisko (patrz rysunek 8.2).

Rysunek 8.2. Wyliczanie kosztw wedug stawek ryczatowych

Oprcz kosztw zmiennych, zalenych od liczny pracujcych ludzi i ich

zaangaowania, w wielu zadaniach wystpuje konieczno dodania kosztw
staych. Przykadem moe by kontrakt z uyciem konsultantw, wynajtych
na miesic, co oznacza konieczno ich zakwaterowania i wyywienia w kwocie
1000 z miesicznie (ryczat). Jest to koszt stay, podczas gdy czas pracy
konsultantw jest zaleny od ich przypisania konkretnym zadaniom, a ich koszt
zaley take od kwalifikacji.

112

Zarzdzanie projektami informatycznymi dla praktykw

Koszty zewntrzne w projekcie

W sytuacji, w ktrej niemoliwe jest sprostanie w ramach wasnej firmy pewnym wymaganiom projektowym, siga si po pomoc firm trzecich. Dotyczy to zazwyczaj
dwch typw potrzeb:
zakupw sprztu,
podwykonawstwa (ang. outsourcing).

Przyczyny zlecania usug na zewntrz s zazwyczaj do proste: ograniczenie kosztw

staych, ch skoncentrowania si na wasnym biznesie, dostp do nowych technologii itp. W bardzo duych projektach czstym powodem jest trywialny brak wasnych
mocy przerobowych!
Jeli nasza firma przystpi do zlecenia prac na zewntrz, to proces ten zazwyczaj wyglda nastpujco:
decyzja wewntrzna dotyczca przedmiotu zakupu,
wybr oferentw, napisanie i wysanie zapyta ofertowych,
zbieranie ofert od oferentw,
wybr dostawcy,
zarzdzanie kontraktem zewntrznym.

Pierwsze 4 punkty dotycz zazwyczaj dziau zamwie i prawnego firmy, ostatni angauje w rnym, czsto do obciajcym zakresie, take zesp projektowy.
Poniej przedstawiem elementy, o ktrych powinien pamita kierownik projektu.
Zarzdzanie kontraktem zewntrznym jest procesem kosztownym, angaujcym

czsto wiele osb w naszym projekcie (konsultacje, spotkania, precyzowanie

wymaga, wsplne testy integracyjne) koszty te naley uwzgldni
w harmonogramie wprost albo w ramach rezerwy budetowej. Szczegln
uwag w projektach informatycznych naley zwrci na definicj zakresu
prac podwykonawcy (popularny termin w tym kontekcie to ang. Statement
of Work). Wszelkie elementy modyfikujce kontrakt z podwykonawc warto
uzgadnia z prawnikami, gdy w momencie, gdy podwykonawca bdzie mia
kopoty z terminem lub w ogle z wykonaniem prac, moe sprbowa zrzuci
win na nas!
Kontrakt zewntrzny wbudowujemy w WBS naszego projektu.
Kamienie milowe projektu zewntrznego mog lee na ciece krytycznej

naszego projektu!
Budet projektu zewntrznego obcia budet naszego projektu.

Tematyka podwykonawstwa jest szerzej omwiona w rozdziale 13.

Rozdzia 8. Zarzdzanie budetem w projekcie informatycznym

113

Planowanie wykorzystania zasobw

Poniewa koszty osobowe s tak istotne w projektach informatycznych, wskazane jest
optymalizowanie wykorzystania ludzi w czasie ich dostpnoci dla projektu. Pomimo
e jest to trudniejsze w zarzdzaniu, to wskazane jest szczegowe planowanie alokacji
krytycznych zasobw, tak aby nie czekali oni na moliwo wykonania swojej pracy.
Jeli zdarzy si, i w projekcie nastpuje przestj, to nie naley obawia si zatrudni ludzi nawet przy pracach, ktrych typowo nie wykonuj np. programistw przy testach!
Organizacje, ktre posiadaj silnie rozwinite komrki rozwoju oprogramowania, wykazuj dwie skrajne tendencje w kwestii wykorzystania w projektach si zewntrznych:
zamawia si tylu konsultantw (kontraktorw), na ile pozwala budet projektu;
konsultantw nie zamawia si w ogle, zakadajc, e nasi sobie poradz.

Oba te podejcia prowadz do nieprawidowoci, a drugie charakterystyczne zwaszcza

dla placwek budetowych bywa tylko pozornie tasze, cho prawd jest, e nie musi.
Rysunek 8.3 pokazuje przykadowy plan wykorzystania zasobw osobowych w projekcie. Kierownik projektu powinien zawrze ten plan w planie projektu i jasno zakomunikowa w firmie tak, aby nie spotka si z sytuacj, i podczas zastoju w pracach
projektowych jego ludzie nie maj nic do roboty, co oznacza, e zjadaj budet, nic
nie produkujc!
Rysunek 8.3.
Zmienne
zapotrzebowanie
na zasoby ludzkie
w projekcie

Kontrolowanie
czy raportowanie czasu pracy?
Jednym z kluczowych zada kierownika projektu jest rozliczanie budetu projektowego
przed kierownictwem. Szerzej na ten temat powiemy w nastpnym rozdziale, ale co
najmniej tytuem wstpu powinnimy sobie odpowiedzie na pytanie zawarte w tytule
tego punktu: jak efektywnie zbiera dane o postpach pracy? Nawet w maych projektach jest to zmora kierownika, gdy zazwyczaj wymaga przepytania kadego z czonkw projektu osobno, co zrobi i w jakim stopniu.
W duych projektach taka metoda jest nieadekwatna i wskazane jest zastosowanie nawet
uproszczonej metody tzw. kart pracy (ang. time sheet). W zalenoci od wymogw raportowych zmienia si gboko raportowania, ale struktura takiego arkusza raportu

114

Zarzdzanie projektami informatycznymi dla praktykw

jest bardzo prosta raportowany jest czas pracy na poziomie zada projektowych lub
samych projektw, jeli firma zezwala na prac w kilku projektach jednoczenie (w praktyce to czsty przypadek). Przykad na rysunku 8.4 dotyczy raportowania zada w projekcie, ale rwnie dobrze nazwy zada mona zastpi kodami projektw zmieni si
tylko sposb konsolidacji danych.
Rysunek 8.4.
Raportowanie
czasu pracy
w projekcie

Do raportowania czasu pracy mona wykorzysta dedykowany system lub nawet program Excel w trybie arkuszy wspdzielonych umie arkusz na wsplnie dostpnej
lokalizacji sieciowej i w menu Narzdzia/Udostpnij skoroszyt pozwl na jednoczesne
wprowadzanie w nim zmian przez wielu uytkownikw.
Informacje z tak wypenionych fiszek mona wykorzysta do:
rozlicze z firmami zewntrznymi,
ledzenia postpu zjadania budetu w projekcie.

Wad Excela jest konieczno do mudnej konsolidacji danych, zalet moliwo

przekazania tego narzdzia nawet niezbyt wykwalifikowanemu asystentowi, ktry moe
odciy kierownika projektu od zada administracyjnych.
Do raportowania postpw prac w ramach poszczeglnych zada warto uy programu Microsoft Project opowiemy o tym w nastpnym rozdziale powiconym metodzie Earned Value.
Opisane w tym rozdziale raportowanie czasu pracy sprawdza si dobrze w momencie
rozliczania czasu pracy konsultantw lub analizy kosztw w organizacji, nie pokazuje
jednak dobrze stanu projektu w kwestii dotrzymywania planowanego zakresu prac
i ewentualnych zagroe terminu zakoczenia prac.

Pytania kontrolne
1. Zidentyfikuj najwaniejsze rda kosztw w projekcie informatycznym.
2. Zaproponuj sposb planowania i rozliczania kosztw czasu pracy w projekcie.
3. Czy Twoim zdaniem logika ksigowa jest do pogodzenia ze specyfik projektu

informatycznego?