IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE

Access 2003 PL. Kurs

Autorzy: Danuta Mendrala, Marcin Szeliga
ISBN: 83-7361-308-0
Format: B5, stron: 352
Zawiera CD-ROM

ZAMW DRUKOWANY KATALOG

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Zamiast dugich tekstw - rysunki z dokadnymi objanieniami. Samodzielna nauka

nigdy nie bya tak prosta!
Znaczenie baz danych trudno przeceni. Su one nie tylko jako magazyny informacji,
ale co waniejsze, pozwalaj na niezwykle szybkie ich przeszukiwanie.
W cigu kilku sekund w tysicach danych odnajdziesz te, ktrych wanie potrzebujesz
i zaprezentujesz je w formie rozmaitych zestawie, a nawet wykresw.
Baza danych pozwoli Ci gromadzi szczegowe dane o kontrahentach czy produktach
i przeprowadza na nich dowolne operacje. Trudno dzi sobie wyobrazi nowoczesne
przedsibiorstwo, ktre nie korzystaoby z rozbudowanych baz danych. Program
Microsoft Access to jeden z najprostszych w obsudze i zarazem najpopularniejszy
system bazodanowy powszechnie stosowany w firmach i instytucjach na caym wiecie.
Ksika Access 2003 PL. Kurs to nowoczesny podrcznik, dziki ktremu w krtkim
czasie poznasz t aplikacj i nauczysz si uywa jej w praktyce. Przystpny jzyk,
liczne ilustracje, wiczenia pokazujce jak krok po kroku realizowa najczstsze zadania
to wszystko sprawi, e bez pomocy nauczyciela poznasz Accessa i powikszysz
swoje kompetencje stajc si bardziej cenionym i poszukiwanym pracownikiem.
Nauczysz si:

Wydawnictwo Helion
ul. Chopina 6
44-100 Gliwice
tel. (32)230-98-63
e-mail: helion@helion.pl

Instalowa Accessa i pakiet Office

Tworzy nowe bazy danych
Projektowa i modyfikowa tabele przechowujce dane
Wprowadza dane do baz danych
Wiza ze sob tabele za pomoc relacji
Pisa wasne kwerendy przeszukujce bazy danych
Tworzy wygodne formularze do wprowadzania danych
Tworzy eleganckie raporty na podstawie wybranych danych
Zarzdza bazami danych
Ksiki wydawnictwa Helion z serii Kurs adresowane s do pocztkujcych
uytkownikw komputerw, ktrzy chc w krtkim czasie naby praktycznych
umiejtnoci przydatnych w karierze zawodowej i codziennej pracy. Napisane
przystpnym jzykiem i bogato ilustrowane s wspania pomoc w samodzielnej nauce.
Przeznaczony dla pocztkujcych
Praktyczne zadania omwione krok po kroku
Przystpny i zrozumiay jzyk
Liczne ilustracje
Idealny do samodzielnej nauki

Spis treci
Wstp..................................................................................................................................................................................7
Rozdzia 1. Pierwsza baza danych, czyli do czego suy Microsoft Access................................13
Po co nam bazy danych? ..................................................................................................... 13
Instalacja programu Microsoft Access ............................................................................. 15
Aktywacja programu ........................................................................................................... 18
Poznajemy rodowisko systemu zarzdzania bazami danych Access.......................... 19
Tworzenie pustej bazy danych ...........................................................................................20
Zamykanie bazy danych .....................................................................................................22
Kopiowanie pliku bazy danych ......................................................................................... 23
Zmiana domylnej wersji bazy danych.............................................................................24
Kreator bazy danych ........................................................................................................... 25
Kompilacja bazy danych ....................................................................................................29
Podsumowanie..................................................................................................................... 31

Rozdzia 2. Przykadowa baza danych, czyli jak wykorzysta moliwoci programu Access...33
Jak pracowa z baz danych programu Microsoft Access?............................................ 33
Otwieranie istniejcej bazy danych................................................................................... 35
Wyszukiwanie plikw bazy danych .................................................................................. 37
Udostpnianie pliku bazy danych ....................................................................................40
Instalacja przykadowej bazy Northwind ........................................................................ 43
Poznajemy przykadow baz danych Northwind ......................................................... 45
Konwertowanie bazy danych ............................................................................................. 50
Podzia bazy danych............................................................................................................ 51
Konfiguracja podzielonych baz danych .......................................................................... 53
Podsumowanie..................................................................................................................... 54

Rozdzia 3. Projektowanie i tworzenie tabel, czyli jak przechowywa informacje

w bazie danych ...............................................................................................................................55
Jak zbudowane s tabele? .................................................................................................... 55
Kreator tabel okrelamy dane elementarne ................................................................ 57
Tworzymy tabel poprzez wprowadzanie przykadowych danych .............................. 61

Spis treci
Tworzenie tabel w widoku projektu.................................................................................. 64
Definiujemy klucz podstawowy ........................................................................................ 71
Typy danych programu Microsoft Access ....................................................................... 75
Reguy sprawdzania poprawnoci (warunki, ktre musz speni
zapisane w tabeli dane) .....................................................................................................80
Podsumowanie.....................................................................................................................84

Rozdzia 4. Modyfikowanie tabel, czyli jak zmieni struktur obiektw bazy danych ........85
Jak zarzdza obiektami bazy danych?............................................................................. 85
Zmiana nazwy tabeli ...........................................................................................................87
Kopiowanie tabeli................................................................................................................89
Usuwanie tabeli.................................................................................................................... 91
Ukrywanie tabeli..................................................................................................................92
Dodawanie kolumn do tabeli ............................................................................................94
Zmiana definicji istniejcej kolumny............................................................................... 95
Usuwanie wybranych kolumn ...........................................................................................98
Automatyczne wprowadzenie zmian w powizanych obiektach .................................99
Eksportowanie danych z tabeli........................................................................................ 100
Importowanie danych z arkusza programu Excel ........................................................ 102
Podsumowanie................................................................................................................... 105

Rozdzia 5. Pobieranie i modyfikowanie danych, czyli codzienna praca uytkownika bazy ..107
Jak korzysta z bazy danych?............................................................................................ 107
Wstawianie danych bezporednio do tabeli .................................................................. 109
Wstawianie danych za pomoc formularza....................................................................113
Wyszukiwanie danych w tabeli .........................................................................................115
Wyszukiwanie danych za pomoc formularza ..............................................................117
Filtrowanie danych.............................................................................................................118
Usuwanie danych z tabeli ................................................................................................. 120
Usuwanie danych za pomoc formularza...................................................................... 122
Modyfikowanie danych w tabeli ..................................................................................... 123
Modyfikowanie danych za pomoc formularza........................................................... 124
Podsumowanie................................................................................................................... 125

Rozdzia 6. czenie tabel, czyli do czego su relacje...................................................................127

Jak podzieli przechowywane w bazie informacje midzy odpowiednie tabele? ..... 127
czenie tabel zwizkiem typu jeden do jednego.......................................................... 130
czenie tabel zwizkiem typu jeden do wielu .............................................................. 135
czenie tabel zwizkiem typu wiele do wielu............................................................... 138
Diagram E/R przykadowej bazy danych Northwind ..................................................141
Tworzymy projekt przykadowej bazy danych.............................................................. 143
Tabele sownikowe............................................................................................................. 145
Tabele podrzdne............................................................................................................... 147
Tabela nadrzdna............................................................................................................... 149
Tabela cznikowa.............................................................................................................. 152
Korzystanie z tabeli cznikowej ..................................................................................... 154
Okrelamy wizy integralnoci (spjnoci) danych zapisanych
w poczonych tabelach ................................................................................................. 156
Wprowadzanie przykadowych danych ......................................................................... 159
Usuwanie relacji ..................................................................................................................161

Spis treci

Modyfikowanie poczonych tabel................................................................................. 164

Podsumowanie................................................................................................................... 165

Rozdzia 7. Kwerendy, czyli jak zautomatyzowa prac z danymi .............................................167

Do czego su kwerendy? ................................................................................................ 167
Pobieranie wszystkich danych z tabeli ........................................................................... 170
Wybieranie kolumn z tabeli............................................................................................. 172
Modyfikowanie pobieranych danych............................................................................. 173
Porzdkowanie pobranych danych................................................................................. 177
Sortowanie danych ............................................................................................................ 179
Ograniczanie liczby pobranych danych ........................................................................ 180
Wyszukiwanie duplikatw ............................................................................................... 182
Wybieranie danych na podstawie prostego warunku logicznego .............................. 185
Wybieranie danych na podstawie zoonego warunku logicznego ........................... 187
Pobieranie, z pomoc kreatora, danych z dwch poczonych tabel ........................ 188
Pobieranie danych z wielu poczonych tabel............................................................... 189
Pobieranie danych z tabel poczonych za porednictwem innej tabeli ....................191
Dodawanie podsumowa................................................................................................. 193
Zliczanie danych................................................................................................................ 194
Grupowanie danych.......................................................................................................... 195
Kwerendy krzyowe........................................................................................................... 197
Usuwanie wybranych danych .......................................................................................... 199
Dodawanie danych............................................................................................................ 201
Modyfikowanie wybranych danych................................................................................203
Podsumowanie...................................................................................................................204

Rozdzia 8. Formularze, czyli jak uatwi uytkownikom dostp do danych........................ 205

Po co tworzy formularze? ...............................................................................................205
Tworzymy autoformularz zwizany z wybran tabel.................................................207
Praca z formularzem zwizanym ....................................................................................209
Wyszukujemy, filtrujemy i usuwamy dane .....................................................................211
Kreator formularzy tworzymy formularz zwizany z wybran tabel ................. 214
Kreator formularzy tworzymy formularz zwizany z poczonymi tabelami.... 216
Zmiana definicji formularza ........................................................................................... 218
Formularz do przegldania danych................................................................................222
Tworzymy formularz z podformularzem......................................................................224
Korzystanie z formularza z podformularzem...............................................................228
Panel przeczania jako przykad formularza niezwizanego
z adn tabel uytkownika...........................................................................................229
Poznajemy zalenoci pomidzy obiektami bazy danych...........................................232
Podsumowanie................................................................................................................... 234

Rozdzia 9. Raporty, czyli jak zaprezentowa dane........................................................................... 235

Do czego su raporty? .................................................................................................... 235
Konfiguracja drukarki w systemie Windows XP...........................................................237
Tworzymy autoraport .......................................................................................................240
Kreator raportw tworzymy raport powizany z wybran tabel......................... 241
Kreator raportw tworzymy raport powizany z wieloma tabelami ....................244
Kreator raportw tworzymy raport powizany z kwerend ..................................246
Tworzymy raport zawierajcy podsumowania..............................................................248

Spis treci
Raport grupujcy dane......................................................................................................252
Dodawanie podsumowa do raportw grupujcych dane .........................................254
Dodatkowy poziom grupowania danych ...................................................................... 256
Tworzenie filtrw ograniczajcych prezentowane dane ..............................................258
Podsumowanie................................................................................................................... 261

Rozdzia 10. Makra, czyli jak zautomatyzowa regularnie wykonywane operacje............... 263
Jak zautomatyzowa prac uytkownika za pomoc makr?........................................ 263
Tworzymy najprostsze makropolecenie......................................................................... 265
Makro skadajce si z dwch akcji .................................................................................267
Makro skadajce si z wielu akcji ...................................................................................268
Modyfikowanie makra......................................................................................................270
Uruchamiamy makropolecenia z poziomu formularza .............................................272
Wykonywanie makra krok po kroku..............................................................................275
Przykadowe makro eksportujce dane z wybranej tabeli............................................277
Przykadowe makro wysyajce wiadomoci e-mail......................................................279
Podsumowanie................................................................................................................... 281

Rozdzia 11. Zarzdzanie baz, czyli na czym polega praca administratora baz danych.. 283
Jak zapewni wydajn prac uytkownikom programu Access? ................................283
Tworzymy dokumentacj bazy ........................................................................................285
Konfigurujemy system zarzdzania bazami danych Access .......................................289
Kompaktowanie bazy danych .........................................................................................294
Tworzymy kopi bazy danych .........................................................................................295
Odtwarzamy baz po awarii.............................................................................................296
Optymalizacja wydajnoci bazy ......................................................................................297
Zabezpieczamy przechowywane w bazie dane ..............................................................299
Przenosimy baz danych do SZBD SQL Server ............................................................ 301
Podsumowanie................................................................................................................... 304

Rozdzia 12. Zadania dodatkowe.................................................................................................................. 305

Materia z rozdziau 1........................................................................................................ 306
Materia z rozdziau 2. ......................................................................................................307
Materia z rozdziaw 3 11 .............................................................................................308
Podsumowanie................................................................................................................... 327

Dodatek A

Odpowiedzi do zada ............................................................................................................. 329

Odpowiedzi do rozdziau 1. .............................................................................................329
Odpowiedzi do rozdziau 2. ............................................................................................332
Odpowiedzi do rozdziau 3.............................................................................................. 333
Odpowiedzi do rozdziau 4. ............................................................................................ 335
Odpowiedzi do rozdziau 5.............................................................................................. 336
Odpowiedzi do rozdziau 6..............................................................................................337
Odpowiedzi do rozdziau 7. ............................................................................................338
Odpowiedzi do rozdziau 8. ............................................................................................339
Odpowiedzi do rozdziau 9. ............................................................................................340
Odpowiedzi do rozdziau 10............................................................................................ 341
Odpowiedzi do rozdziau 11. ...........................................................................................342

Skorowidz.................................................................................................................................................................. 343

 Po co nam bazy danych?

Instalacja programu Microsoft Access
Aktywacja programu
Poznajemy rodowisko systemu
zarzdzania bazami danych Access
Tworzenie pustej bazy danych
Zamykanie bazy danych
Kopiowanie pliku bazy danych
Zmiana domylnej wersji bazy danych
Kreator bazy danych
Kompilacja bazy danych
Podsumowanie

Pierwsza
baza danych,
czyli do czego
suy Microsoft
Access

Po co nam bazy danych?

Gatunek ludzki przez zdecydowanie wiksz cz swojej historii nie mia wikszych
problemw z przyswajaniem istotnych (przydatnych) informacji. Nowe dane pojawiay
si na tyle rzadko, e z atwoci zapoznawano si z nimi i poddawano je weryfikacji,
w trakcie ktrej odrzucano zbdne informacje. Sytuacja ta zacza si zmienia kilkaset
lat temu. Nowe metody badawcze, rozwj technologiczny i zainteresowanie otaczajcym
nas wiatem w krtkim czasie spowodoway, e pojedynczy czowiek nie by w stanie
zapozna si z wszystkimi dostpnymi danymi. Problem ten zosta w pewien sposb
rozwizany poprzez wci postpujc specjalizacj. Nie zniosa ona oczywicie potopu
informacyjnego. Specjalici na samo tylko przejrzenie regularnie ukazujcej si
(coraz czciej w Internecie) prasy fachowej musz powica kilka godzin dziennie.
Bycie na bieco oznacza czsto nie tylko rezygnowanie ze snu i ycia prywatnego,
ale rwnie z wasnej pracy twrczej. Dlatego znajomo szczegowych informacji zostaa

14

Po co nam bazy danych?

zastpiona umiejtnoci szybkiego znalezienia potrzebnych w danym momencie

danych. I tu najlepszym rozwizaniem okazay si komputerowe bazy danych. Czas
potrzebny na ich utworzenie i regularne wprowadzanie do nich danych zwraca si nam,
gdy potrzebujemy uzyska konkretn informacj, np. znale nazwisko i numer telefonu
osoby, ktrej trzy lata temu poyczylimy ksik. Wystarczy wtedy za pomoc kilku
klikni mysz uruchomi program Access i odczyta z bazy danych namiary
na zapominalskiego, cznie z kar, jak przewidujemy za tak dugi okres zwoki.
Bazy danych, jak inne programy komputerowe, dziaaj w okrelonym rodowisku.
W przypadku wikszoci gier rodowiskiem tym jest 32-bitowa wersja systemu Windows,
a w przypadku baz danych system zarzdzania bazami danych (SZBD), dla ktrego
zostay utworzone. Tak jak w przypadku pozostaych programw, moliwe, cho czasami
do skomplikowane, jest przeniesienie bazy danych z jednego rodowiska do innego
(sposb przeniesienia bazy danych programu Access do w peni profesjonalnego systemu
zarzdzania bazami danych SQL Server zosta opisany w rozdziale 11.). Sama baza danych
jest uporzdkowanym zbiorem obiektw rnych typw, np. tabel i kwerend, przy czym
podstawowym i wymaganym obiektem relacyjnej bazy danych jest tabela.
Baza danych musi zawiera przynajmniej jedn tabel. Tabele, kwerendy,
formularze czy raporty s przykadami obiektw bazy danych. W wikszoci SZBD,
w tym w programie Access, raz utworzone obiekty bazodanowe mog by
modyfikowane i usuwane.

Struktura tabel bazy danych, w ktrych przechowywane s dane uytkownika zostaa

opisana w rozdziale 3. W tym momencie wystarczy zaznaczy, e kada tabela skada si
z pewnej liczby wierszy i kolumn, na przeciciu ktrych znajduj si pola. Informacje
opisujce jeden obiekt (np. towar, klienta czy transakcj sprzeday) zapisane s
w pojedynczym wierszu tabeli, a poszczeglne dane obiektu (np. nazwa towaru,
nazwisko klienta czy data sprzeday) zapisane s w kolejnych polach tego wiersza.
W terminologii bazodanowej pojedynczemu wierszowi tabeli odpowiada rekord,
rwnie skadajcy si z pewnej liczby pl.

Wykonanie zada i wicze zamieszczonych w tym rozdziale pozwoli Czytelnikowi

na zainstalowanie SZBD Access, utworzenie pustej bazy danych, ustawienie kilku
podstawowych jej opcji oraz prawidowe zakoczenie pracy z programem.

Instalacja programu Microsoft Access

15

Instalacja programu Microsoft Access

Zanim bdziemy mogli utworzy wasn baz danych, musimy zainstalowa na komputerze
system zarzdzania bazami danych Access 2003. Instalacja wchodzcego w skad pakietu
Microsoft Office 2003 programu polega na:

1. Upewnieniu si, e nasz komputer spenia minimalne wymagania zwizane

z instalacj programu.

2. Zakupie legalnej wersji oprogramowania.

Nie wystarczy kupi legaln wersj programw firmy Microsoft, aby by legalnym uytkownikiem tych programw. Poniewa kupujemy licencj na korzystanie
z programu, a nie sam program, konieczne jest ponadto przestrzeganie umowy
uytkownika kocowego, ktra zabrania m.in. wykonywania kopii zapasowej
oprogramowania czy udostpniania oprogramowania innym osobom.

3. Instalacji programu.
Minimalne wymagania sprztowe pakietu Microsoft Office 2003 zostay zebrane w tabeli 1.1,
natomiast przedstawienie zasad licencjonowania produktw firmy Microsoft wymagaoby
napisania osobnej, o wiele obszerniejszej ksiki.
Tabela 1.1. Minimalne wymagania pakietu Office w wersji 2003
Komputer/Procesor

Procesor Pentium 233 MHz lub szybszy; zalecany procesor Pentium III

Pami

64 MB RAM (minimum); 128 MB RAM (zalecane)

Dysk twardy

245 MB, w tym 115 MB dostpnego miejsca na dysku twardym

zawierajcym system operacyjny. Wykorzystanie miejsca na dysku
zaley od konfiguracji. W trakcie instalacji wymagane jest
dodatkowo okoo 2 GB miejsca na dysku.

System operacyjny

Microsoft Windows 2000 Service Pack 3 lub nowszy, Windows XP

lub nowszy. adna z wersji pakietu Microsoft Office 2003 nie dziaa
w systemie operacyjnym Microsoft Windows Me, Windows 98
lub Windows NT.

Stacja dyskw

Napd CD-ROM

Ekran

Monitor Super VGA (o rozdzielczoci 800600 lub wyszej), 256 kolorw

Urzdzenia peryferyjne

Mysz Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse lub zgodne

urzdzenie wskazujce

16

Instalacja programu Microsoft Access

Aby zainstalowa program Access 2003 naley:

Wskazane jest, aby przed zainstalowaniem programu Access 2003 uaktualni
system operacyjny przez pobranie i zainstalowanie poprawek dostpnych na
witrynie Windows Update.

1. Woy do napdu CD-ROM pyt

z programem Microsoft Office.
Wtedy prawdopodobnie zostanie
automatycznie uruchomiony
program instalatora Setup.exe.
Jeeli opcja automatycznego
odtwarzania zawartoci pyt CD
zostaa wyczona, naley
samodzielnie uruchomi plik
instalatora znajdujcy si
w gwnym katalogu pyty.

2. Pierwsze pytanie instalatora bdzie

dotyczy podania 25-znakowego

klucza produktu, ktry identyfikuje
jednoznacznie wytoczon pyt
instalacyjn. Opisany w kolejnym
wiczeniu mechanizm aktywacji
pokazuje, jak uniemoliwi
przeprowadzenie wielokrotnych
instalacji za pomoc jednej pyty
instalacyjnej.

3. Po podaniu danych uytkownika

(nazwiska, inicjaw i nazwy firmy)
wywietlona zostanie tre licencji
kocowego uytkownika. Naley
zapozna si z warunkami licencji,
a nastpnie zaakceptowa je.

Instalacja programu Microsoft Access

17

4. Zostanie wtedy wywietlone okno

z pytaniem o typ oraz katalog

docelowy instalacji. Naley wybra
instalacj niestandardow, klikn
przycisk Dalej i z listy dostpnych
aplikacji wybra Microsoft Access
(oraz te z pozostaych programw
pakietu, z ktrych rwnie
zamierzamy korzysta). Nastpnie
powinnimy zaznaczy opcj
wyboru szczegowych skadnikw
instalowanych aplikacji.

5. Dodatkowo, naley zaznaczy pole wyboru Wybierz zaawansowane dostosowywanie

aplikacji. W ten sposb bdziemy mieli moliwo zainstalowania opcjonalnych
skadnikw programu, w tym przykadowej bazy danych Northwind.

6. Kliknij przycisk Dalej.

7. Aby mie pewno, e wszystkie
skadniki SZBD Access zostan
zainstalowane na dysku twardym,
naley zaznaczy pozycje Microsoft
Access i z menu kontekstowego
wybra opcj Uruchamiaj wszystko
z Mojego komputera.

8. Kliknij przycisk Dalej.

9. Na ekranie zostanie wywietlona
8

lista przeznaczonych do instalacji

skadnikw pakietu Office.
Aby rozpocz instalacj,
naley klikn przycisk Instaluj.

10. Jeeli instalator znajdzie wczeniejsze wersje pakietu Office, zaproponuje usunicie
wszystkich, niektrych lub adnej z wchodzcych w skad pakietu aplikacji.
Dokonujc wyboru, musimy pamita, e licencja kocowa uytkownika nie zezwala
na jednoczesne wykorzystywanie rnych wersji aplikacji wchodzcych w skad
pakietu Microsoft Office. Innymi sowy, jednoczesne korzystanie z programw
Word 2002 i Access 2003 jest zamaniem warunkw standardowej licencji.

11. Po pomylnym zainstalowaniu programw wywietlone zostanie pytanie dotyczce

prby pobrania z witryny firmy Microsoft najnowszych poprawek programu.

18

Aktywacja programu

Aktywacja programu
Aktywacja produktw jest chyba najbardziej znanym programem firmy Microsoft,
ktry ma na celu ograniczenie piractwa komputerowego. Pakiet Office 2003 jest jednym
z programw, ktre po zainstalowaniu wymagaj aktywacji telefonicznego lub
przeprowadzanego za porednictwem internetu zgoszenia dotyczcego zainstalowania
produktu w firmie Microsoft. Jedynie 50 razy moemy podj prb uruchomienia
pojedynczych, wchodzcych w skad pakietu aplikacji. 51. prba uruchomienia
ktregokolwiek z programw wymaga bowiem aktywacji danego produktu. Ponadto,
nieaktywny program zostanie uruchomiony w trybie zredukowanej funkcjonalnoci,
ktry przypomina tryb demonstracyjny. W tym trybie niedostpne s niektre
zaawansowane funkcje programw.
Poniewa kady komputer, a waciwie prawie kada jego cz, ma swj unikatowy identyfikator (numer seryjny), numery te mog by wykorzystane do wygenerowania unikatowego numeru komputera. Dodatkowo, program Microsoft Office XP take ma swj identyfikator (Product ID). Poprzez poczenie
obu numerw (komputera i oprogramowania) wygenerowany zostaje unikatowy identyfikator wykorzystywany podczas aktywacji.

Sam proces aktywacji jest stosunkowo prosty do przeprowadzenia:

1. Kadorazowe uruchomienie nieaktywowanego programu spowoduje, e zostanie

wywietlone przypomnienie o koniecznoci aktywacji, a take informacja o liczbie
dostpnych jeszcze uruchomie programu wraz z przyciskiem pozwalajcym
rozpocz aktywacj.

2. Pierwsza aktywacja programu moe zosta przeprowadzona poprzez internet.

Kolejne wymagaj ju zatelefonowania do biura obsugi firmy Microsoft Polska.
a) W przypadku wyboru aktywacji poprzez internet niezbdne jest wczeniejsze
poczenie komputera z internetem. Dalsza cz tej operacji przebiega
automatycznie.
b) W przypadku wyboru aktywacji przez telefon musimy wybra kraj (Polska)
i zadzwoni pod wywietlony na ekranie numer telefonu. Nastpnie powinnimy
poda pracownikowi biura obsugi kod aktywacyjny. W odpowiedzi usyszymy
kod potwierdzajcy, ktrego poprawne wprowadzenie koczy proces aktywacji.

Poznajemy rodowisko systemu zarzdzania bazami danych Access

19

Poznajemy rodowisko systemu

zarzdzania bazami danych Access
Zanim bdziemy potrafili tworzy bazy danych i zarzdza nimi, czyli po prostu korzysta
z baz danych dziaajcych w rodowisku SZBD Access 2003, powinnimy pozna
podstawowe zasady pracy z tym programem.
Standardowe okno Accessa zawiera trzy podstawowe elementy:

1. Pasek menu pasek znajdujcy si

u gry ekranu, zawierajcy list
standardowych polece, z ktrych
kade jest dostpne po klikniciu
mysz. Pasek ten ulega zmianom,
dostosowujc si do wykonywanych
przez uytkownika zada.

1
2

2. Paski narzdzi pasek narzdzi

3

zawiera zestaw przyciskw, ktre

wykonuj wikszo polece
dostpnych z paska menu.
Wywietlane paski zmieniaj si
w zalenoci od wykonywanych
przez uytkownika zada.

3. Pasek stanu pasek stanu (zwany rwnie informacyjnym), znajdujcy si u dou

ekranu, wywietla komunikaty wysyane przez Accessa w trakcie wykonywania
pewnych czynnoci. Pasek ten wywietla rwnie krtkie podpowiedzi dla uytkownika,
midzy innymi znaczenie poszczeglnych polece menu i przyciskw na pasku
narzdzi, oraz informacje o wcinitych klawiszach CAPS LOCK, NUM LOCK,
INSERT i innych.

4. Okienko zada moemy wywietli lub ukry okienko zada, wybierajc z menu
Widok opcj Okienko zada. Po jego wywietleniu moemy wybra aktywne okienko
zada klikniciem znajdujcej si na pasku narzdzi okienka zada strzaki
skierowanej w d. Poszczeglne okienka zada umoliwiaj wykonywanie
powizanych funkcjonalnie operacji, np. kopiowania obiektw do schowka
programu pakietu Office, przegldanie tego schowka lub kasowanie jego zawartoci.

20

Tworzenie pustej bazy danych

Tworzenie pustej bazy danych

Po zainstalowaniu SZBD Access 2003 moemy utworzy now, dziaajc w tym rodowisku
baz danych. W tym rozdziale nie zostanie jeszcze pokazane jak tworzy obiekty bazy
danych, ani tym bardziej wprowadza do nich dane. Nasz prac rozpoczniemy
od spojrzenia na baz danych jako na znajdujcy si na dysku twardym komputera plik
programu Access.

1. Po uruchomieniu programu Access

(uruchamiamy program, wybierajc
kolejno menu Start/Wszystkie
programy/Microsoft Office/ Microsoft Office
Access 2003) moemy utworzy now
baz danych na kilka sposobw:

1a

a) wybierajc z menu Plik pozycj

Nowy,

1d

b) naciskajc kombinacj klawiszy

Ctrl+N,
c) klikajc pierwsz od lewej ikon
Nowy z paska narzdzi Baza
danych,
d) klikajc cze Utwrz nowy plik,
wywietlane w okienku zada
Wprowadzenie.

2. Niezalenie od wybranej metody,

2

wywietlone zostanie okienko

zada Nowy plik. Po klikniciu
znajdujcego si w sekcji Nowy cza
Pusta baza danych, wywietlone
zostanie standardowe okno
dialogowe systemu Windows,
ktre pozwala zapisa plik
na dysku.

Tworzenie pustej bazy danych

21

3. Naley poda nazw i lokalizacj

pliku bazy danych, a nastpnie
klikn przycisk Utwrz.

4. Plik o podanej nazwie zostanie

3

utworzony, a na ekranie wywietli

si gwne okno bazy danych.

22

Zamykanie bazy danych

Zamykanie bazy danych

Jednym z zada serwerw bazodanowych, takich jak program Access, jest zagwarantowanie
spjnego obrazu danych zapisanych w bazie. Innymi sowy, program Access dba o to,
aby ewentualne awarie (np. brak prdu lub bd systemu operacyjnego) nie wpyny
na uszkodzenie przechowywanych w bazie informacji.
Jeeli przypadkowo zamkniesz baz danych lub zakoczysz prac programu
Access klikniciem przycisku Zamknij, zostanie wywietlone pytanie o zapisanie lub odrzucenie wszystkich wprowadzonych ostatnio zmian. Niewywietlenie tego pytania oznacza, e wszystkie wprowadzone zmiany s ju na trwae
zapisane w pliku bazy danych.

Aby uatwi realizacj tego zadania programowi Access, baza danych powinna zosta
prawidowo zamknita:

1. Z menu Plik wybierz opcj Zamknij.

3
1

lub

2. Zamknij okno bazy danych

przyciskiem znajdujcym si
w prawym grnym rogu ekranu
w ten sposb zamykamy biec
baz danych, nie koczc pracy
programu Access.
lub

3. Zakocz prac programu Access,

klikniciem przycisku znajdujcego
si w prawym grnym rogu ekranu
programu w ten sposb
zamykamy biec baz danych
i koczymy prac programu Access.

W programie Access moliwe jest uruchomienie tylko jednej bazy danych

prba uruchomienia innej bazy danych wymaga albo uruchomienia drugiej kopii programu Access, albo zamknicia biecej bazy danych.

Kopiowanie pliku bazy danych

23

Kopiowanie pliku bazy danych

Baza danych programu Access, tak jak kady inny plik, moe zosta skopiowana
z jednego folderu (np. z folderu Moje dokumenty komputera Domowy) do innej lokalizacji
(np. do folderu Bazy danych udostpnionego na komputerze Lolek).
Przed skopiowaniem pliku naley upewni si, e w docelowej lokalizacji
znajduje si przynajmniej tyle wolnego miejsca, ile liczy sobie plik bazy danych.
Ma to szczeglne znaczenie w przypadku kopiowania pliku na dyskietk.

Aby skopiowa plik bazy danych, naley:

1. Zakoczy prac bazy danych, ktr zamierzamy skopiowa.

2. Wywietli na ekranie zawarto
folderu Moje dokumenty i zaznaczy
plik bazy danych.

3b

3. Niezalenie od zainstalowanej
2

wersji systemu Windows, moemy

skopiowa zaznaczony plik:
a) Naciskajc kombinacj klawiszy
Ctr+C.
b) Wybierajc z menu Edycja
pozycj Kopiuj.

4b

4. Nastpnie naley wywietli zawarto folderu docelowego (w przypadku folderw

udostpnionych na innych komputerach naley przeszuka zasoby sieciowe)
i wklei do niego skopiowany plik:
a) Naciskajc kombinacj klawiszy Ctr+V.
b) Wybierajc z menu Edycja pozycj Wklej.
Jeeli planujemy przenie plik bazy danych z jednego komputera na inny za
pomoc dyskietki, warto przed skopiowaniem skompaktowa baz danych i w ten
sposb zmniejszy wielko pliku. Sposb kompaktowania bazy danych zosta
opisany w rozdziale 11. Jeeli rozmiar pliku nadal przekracza pojemno dyskietki, moemy skompresowa go za pomoc np. programu Win Zip.

24

Zmiana domylnej wersji bazy danych

Zmiana domylnej wersji bazy danych

Domylne formaty bazy danych tworzone w SZBD Access 2003 s zapisywane w formacie
Access 2000. Pozwala to na ich rwnoczesne otwieranie i modyfikowanie w programach
Access 2000/2002 i 2003. Jeeli jednak zachowanie zgodnoci z wczeniejszymi wersjami
programu nie jest konieczne, moemy zmieni domylny format bazy danych.
Kada baza danych zapisana jest w okrelonym formacie, na przykad w formacie systemu zarzdzania bazami danych Access, Oracle Server czy MySQL.
Poniewa te SZBD rwnie s uaktualniane, podanie formatu nie jest wystarczajc informacj o bazie danych naley okreli rwnie wersj bazy
danych danego formatu. Z reguy producenci, przygotowujc kolejne wersje
SZBD, nie tylko poprawiaj zauwaone w poprzednich wersjach bdy, ale
rwnie dodaj nowe funkcjonalnoci do swoich programw.

W tym celu:

1. Z menu Narzdzia wybierz Opcje.

1
2
2. Przejd na zakadk Zaawansowane.
3. Rozwi pole kombi Domylny
format pliku i wybierz pozycj
Access 2002-2003.

4. Zamknij okno waciwoci

klikniciem przycisku OK.

Kreator bazy danych

25

Kreator bazy danych

Najprostszym i najszybszym sposobem na utworzenie wasnej bazy danych programu
Access 2003 jest skorzystanie z pomocy Kreatora baz danych. W ten sposb, odpowiadajc
na kolejne pytania dotyczce typu przechowywanych w bazie informacji, moemy
utworzy nie tylko przechowujce dane tabele, ale rwnie formularze, ktre uatwiaj
wprowadzanie i pobieranie danych.
ledzc zadawane przez kreatora pytania i obserwujc przykadowe dane (szablony baz
danych), moemy rwnie pozna podstawowe zasady projektowania relacyjnych baz
danych, takie jak okrelenie typu obiektw, w ktrych bdziemy przechowywa dane,
wybr atrybutw obiektw poszczeglnych typw czy czenie obiektw rnych typw.

1. Uruchom program Access 2003.

2. Wybierz tworzenie nowej bazy
danych wywietlone zostanie
okienko zada Nowy plik.

3. Kliknij znajdujcy si w sekcji

Szablony odnonik Na moim
komputerze.

4. Przejd na zakadk Bazy danych

i z listy dostpnych szablonw
wybierz Zarzdzanie kontaktami.

5. Kliknij OK. Zostanie wywietlone

okno dialogowe pozwalajce

na okrelenie nazwy i lokalizacji
pliku bazy danych. Zaakceptuj
domyln nazw pliku i kliknij
przycisk Utwrz.

26

Kreator bazy danych

6. Na ekranie zostanie wywietlona

informacja o wybranym szablonie
bazy danych. Kliknij przycisk Dalej.

6
7. Zostaniesz poproszony o wybranie
kolumn tabel tworzonej bazy
danych kolejno zaznaczajc
wszystkie tabele bazy danych,
bdziesz mg okreli jakie
informacje o danym obiekcie
(przedstawicielu bd rozmowie)
bd przechowywane w bazie.

Baza danych programu Access skada si z wielu poczonych ze sob tabel,

a nie z jednej, duej tabeli przechowujcej wszystkie informacje.

8. Dla poprawnej pracy kreatora jest

wymagana wikszo pl tabel.
Zatem prba zrezygnowania
np. z pola, w ktrym s
przechowywane dane o kraju
rejestracji poszczeglnych firm
spowoduje wywietlenie jedynie
ostrzeenia.

9. Nazwy niektrych pl tabel zapisane s kursyw, a odpowiadajce im pola wyboru nie

s w aden sposb zaznaczone przykadem takiego pola jest kolumna Stan cywilny
tabeli Informacje o przedstawicielach. Jeli zaznaczysz te pola, dodasz je do projektu tabeli.

10. Po zapoznaniu si ze struktur poszczeglnych tabel bazy danych kliknij

przycisk Dalej.

Kreator bazy danych

27

11. Nastpne pytanie kreatora dotyczy

11
12

stylu formularzy bazy danych.

Wybierajc ich wygld, pamitaj,
e to za ich pomoc bdziesz
wprowadza, modyfikowa
i odczytywa dane. Odpowiedni styl
to taki, ktry pozwala na spdzanie
nawet kilku godzin dziennie przed
komputerem.

12. Kliknij przycisk Dalej.

13. Kreator baz danych utworzy nie
tylko tabele i formularze, ale
rwnie raporty Ty musisz
jedynie wybra ich styl.

13

14. Po wybraniu odpowiadajcego Ci

stylu raportw kliknij przycisk Dalej.

14
Raporty z reguy s drukowane na drukarce wybierajc ich styl, pamitaj
o tym, e due, kolorowe obszary nie tylko wyduaj czas potrzebny na wydrukowanie pojedynczej strony, ale rwnie zwikszaj koszt wydruku i zmniejszaj
jego czytelno.

15. Okrelajc tytu bazy danych,

15

pamitaj, e bdzie si on pojawia

na formularzach i raportach.

16

16. Jeeli chcesz doda do wszystkich

raportw prosty rysunek
(np. logo firmy), zaznacz pole
wyboru Tak, chc doczy obraz,
a nastpnie kliknij przycisk Obraz.

28

Kreator bazy danych

17. Zostanie wywietlone okno

dialogowe systemu Windows
pozwalajce Ci na wybr pliku
z grafik. Wska nazw pliku
i kliknij przycisk OK.

17
18. Jeeli zdecydowae si na doczenie obrazka, zostanie on wywietlony obok
przycisku Obraz. Chcc go zmieni, musimy ponownie klikn ten przycisk.

19. Ostatnie pytanie kreatora bdzie dotyczyo automatycznego uruchamiania bazy

danych po jej utworzeniu. Zaakceptuj domylne ustawienie (baza danych zostanie
uruchomiona) i kliknij przycisk Zakocz.

20. Zostanie wywietlone okno

dialogowe obrazujce postp
tworzenia bazy danych
w zalenoci od szybkoci
komputera jej utworzenie potrwa
od kilku do kilkudziesiciu sekund.

20

21. Wywietlony zostanie formularz

21

Panel sterowania, pozwalajcy

na korzystanie z nowo utworzonej
bazy danych np. aby doda
informacje o konkretnym kontakcie,
naley klikn przycisk Otwrz
formularz Kontakty, a aby przejrze
raporty przycisk Podgld
raportw.

Korzystaniu z bazy danych powicony jest rozdzia 2., w ktrym na przykadzie

bardziej rozbudowanej bazy danych Northwind Czytelnik bdzie mia okazj
pozna niektre z moliwoci programu Access.

Kompilacja bazy danych

29

Kompilacja bazy danych

Domylnym formatem baz danych programu Access jest plik o rozszerzeniu .mdb.
Bazy danych zapisane w plikach tego typu mog by modyfikowane (moemy zmieni
nie tylko zapisane w nich dane, ale rwnie struktur obiektw bazy danych, czyli np.
doda kolumn do tabeli czy pole tekstowe do formularza) oraz rozbudowywane
(moemy tworzy nowe formularze czy raporty).
Jednak to, co jest zalet programu Access na etapie tworzenia czy testowania bazy
danych moe okaza si jego wad w czasie korzystania z funkcjonalnej bazy danych.
Nie bdc jedynymi uytkownikami bazy danych, stajemy przed uzasadnion obaw,
e kto inny moe modyfikowa struktur naszych tabel czy dodawa wasne, nie zawsze
prawidowo dziaajce kwerendy. Dlatego produkcyjn wersj bazy danych naley
skompilowa i zapisa w postaci pliku .mde. W ten sposb nie tylko uniemoliwimy
wprowadzanie zmian do istniejcych formularzy czy raportw, ale rwnie poprawimy
wydajno bazy danych.
Aby zapisa utworzon w poprzednim wiczeniu baz danych w postaci skompilowanej,
powinnimy:

1. Uruchomi baz danych

Zarzdzanie kontaktami.

2. Poniewa ta baza danych zawiera

makra, zostanie wywietlone

ostrzeenie przed potencjalnie
gronymi skutkami uruchomienia
nieznanego programu. W tym
przypadku musimy zaufa,
e kreator nie doda do bazy
zoliwego lub bdnego makra
i wybra przycisk Otwrz.

Jeeli w systemie nie zostaa zainstalowana co najmniej sma poprawka programu Jet, zostanie wywietlony dodatkowy komunikat ostrzeenia. Wicej
informacji na temat instalacji tej poprawki znajduje si na doczonej do ksiki
pycie CD.

30

Kompilacja bazy danych

3. Po chwili na ekranie zostanie

3

wywietlony Panel sterowania bazy

danych, ktry przed kompilacj
naley zamkn.

4. Nastpnie z menu Narzdzia

musimy wybra Narzdzia bazy
danych/Utwrz plik MDE.

5. Po podaniu nazwy i lokalizacji tworzonego pliku naley nacisn przycisk Zapisz.

Kompilacja nie modyfikuje w aden sposb pliku .mdb. Dziki niej tworzony
jest nowy plik .mde zawierajcy t sam, ale skompilowan baz danych.

6. Baza danych zostanie przeanalizowana i jeeli nie zostan wykryte adne bdy,
to jako skompilowana zostanie zapisana w pliku o podanej nazwie.

7. Poniewa po zakoczeniu pracy kreatora pozostaje otwarta nieskompilowana baza

danych, naley j zamkn i otworzy baz zapisan w pliku .mde.

Podsumowanie

31

Podsumowanie
Po przeczytaniu niniejszego rozdziau i wykonaniu znajdujcych si w nim wicze
Czytelnik powinien potrafi samodzielnie odpowiedzie na prawie wszystkie z poniszych
pyta. Pozostae, z ktrymi Czytelnik moe mie pewne kopoty, maj mu pomc
w poszerzeniu opisanego materiau (odpowiedzi znajduj si w dodatku A).

1. Czy w programie Access moemy utworzy wicej ni jedn baz danych?

2. Gdzie mona znale szczegowe informacje dotyczce aktywacji programu Access
w internecie?

3. Czy moemy odzyska przechowywane w bazie dane po niewaciwym zamkniciu

bazy bd po przerwaniu pracy komputera w wyniku awarii?

4. W jaki sposb odczytujemy informacj o wielkoci pliku naszej bazy danych,

niezbdn do jej kopiowania?

5. Czy jest moliwe jednoczesne przechowywanie w komputerze dwch wersji bazy

danych skompilowanej i nieskompilowanej?