IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE

ABC Outlook 2003 PL

Autor: Maria Sok
ISBN: 83-7361-543-1
Format: B5, stron: 200

ZAMW DRUKOWANY KATALOG

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

yjemy i pracujemy w coraz wikszym popiechu. Natok spotka, spraw do

zaatwienia i wiadomoci do wysania powoduje, e atwo zapomnie o czym istotnym.
Niezbdne staje si narzdzie, ktre przypomni o czekajcych na kontakt klientach
i znajomych, pozwoli uporzdkowa poczt elektroniczn i adresy, jak rwnie uatwi
skontrolowanie zada do wykonania na konkretny dzie. Takim wanie narzdziem
jest Outlook 2003.
Outlook 2003 to co wicej ni zwyky klient poczty elektronicznej. To podrczny
kalendarz, ksika teleadresowa i notatnik. Dziki niemu zawsze bdziesz w stanie
kontrolowa to, co jeszcze pozostao Ci do zrobienia w pracy. Po poznaniu jego
moliwoci nie zapomnisz wicej o telefonie do kontrahenta, wiadomoci do dostawcy
i raporcie dla szefa, zaplanujesz zadania i spotkania, a take zabezpieczysz si przed
spamem. Ju nigdy nie staniesz na dywaniku i nie bdziesz musia przedziera si
przez maile reklamujce lekarstwa na mskie dolegliwoci.
Dziki ksice ABC Outlook 2003 PL poznasz moliwoci tego programu.
Dowiesz si, jak go zainstalowa, skonfigurowa i przystosowa do swoich potrzeb.
Zdobdziesz umiejtnoci, ktre pozwol Ci sprawnie obsugiwa Outlooka:
Instalacja programu
Konfiguracja rodowiska pracy
Ustawienia konta pocztowego
Obsuga poczty przychodzcej i wysyanie listw oraz
Korzystanie z ksiki adresowej i folderu Kontakty
wymiana danych z innymi aplikacjami pakietu Office
Zapisywanie terminw w kalendarzu
Kontrola zaplanowanych zada
Notatki

Wydawnictwo Helion
ul. Chopina 6
44-100 Gliwice
tel. (32)230-98-63
e-mail: helion@helion.pl

Twj czas jest cenny. Zdobd umiejtnoci, ktre pozwol Ci go zaoszczdzi.

Przekonasz si, jak bardzo moesz usprawni swoj prac.

Spis treci
Wstp ............................................................................................... 7
Rozdzia 1. Pierwsze kroki uytkownika programu Outlook 2003 PL...................... 9
Instalowanie programu Outlook 2003.................................................................................9
Uruchamianie programu Outlook 2003.............................................................................14
Aktywacja programu Outlook 2003..................................................................................16
Podsumowanie ..................................................................................................................16

Rozdzia 2. rodowisko pracy programu Outlook 2003........................................ 19

Okno Outlook na dzi........................................................................................................20
Definiowanie folderu startowego ......................................................................................24
Menu i paski narzdzi .......................................................................................................26
Przemieszczanie paska narzdzi i zmiana jego rozmiaru..............................................28
Tworzenie wasnego paska narzdzi i modyfikowanie paskw ju istniejcych .......30
Zmiana ikony na przycisku paska narzdzi lub przy poleceniu menu........................34
Wybr sposobu opisu przycisku paska narzdzi lub pozycji menu............................36
Tworzenie na pasku narzdzi przycisku do automatycznego
adresowania wiadomoci e-mail ..............................................................................38
Zmiana kolejnoci przyciskw paska narzdzi i pozycji menu ..................................40
Zmiana wielkoci ikon na paskach narzdzi...............................................................42
Okienko nawigacji.............................................................................................................43
Ukrywanie okienka nawigacji.....................................................................................43
Jak nawigowa, gdy nie ma okienka nawigacji? ........................................................44
Wywietlanie zawartoci folderu................................................................................44
Zmiana rozmiarw i zawartoci okienka nawigacji....................................................45
Foldery ulubione ...............................................................................................................48
Ustawianie programu Outlook jako domylnego programu obsugi poczty e-mail,
kontaktw i kalendarza ...................................................................................................51
Podsumowanie ..................................................................................................................52

Rozdzia 3. Przygotowanie obsugi poczty e-mail................................................. 53

Definiowanie konta e-mail ................................................................................................53
Importowanie ustawie pocztowych.................................................................................58
Importowanie ksiki adresowej i poczty...................................................................60
Modyfikowanie ustawie konta pocztowego....................................................................61
Wywietlanie ustawie konta e-mail ..........................................................................62
Usuwanie konta e-mail ...............................................................................................63
Ustawianie konta jako domylnego ............................................................................63
Podsumowanie ..................................................................................................................64

ABC Outlook 2003 PL

Rozdzia 4. Obsuga poczty przychodzcej .......................................................... 65

Foldery poczty...................................................................................................................66
Nawigacja midzy folderami poczty ..........................................................................67
Otrzymywanie wiadomoci e-mail....................................................................................69
Automatyczne pobieranie poczty e-mail ....................................................................69
Rczne pobieranie poczty ...........................................................................................72
Powiadamianie o nadejciu nowych wiadomoci .............................................................73
Czytanie poczty e-mail......................................................................................................75
Modyfikowanie ukadu okna i sposobu prezentowania wiadomoci e-mail.....................77
Okienko odczytu .........................................................................................................77
Skrzynka odbiorcza.....................................................................................................79
Oznaczenia wiadomoci e-mail.........................................................................................81
Wiadomoci nieprzeczytane i przeczytane .................................................................81
Oflagowywanie wiadomoci.......................................................................................84
Wano wiadomoci e-mail ......................................................................................86
Okno Opcje wiadomoci ...................................................................................................87
Obsuga zacznikw poczty e-mail..................................................................................88
Drukowanie wiadomoci e-mail........................................................................................91
Wyszukiwanie wiadomoci i tekstu w wiadomoci..........................................................92
Wyszukiwanie wiadomoci e-mail .............................................................................92
Wyszukiwanie wiadomoci e-mail przy uyciu zdefiniowanych kryteriw ..............94
Wyszukiwanie tekstu w wiadomoci e-mail...............................................................96
Usuwanie wiadomoci.......................................................................................................97
Wiadomoci-mieci...........................................................................................................99
Dodawanie adresw do listy blokowanych nadawcw ..............................................99
Przegldanie folderu Wiadomoci-mieci ................................................................101
Przenoszenie wiadomoci do folderu..............................................................................102
Organizowanie poczty.....................................................................................................104
Podsumowanie ................................................................................................................105

Rozdzia 5. Przygotowanie i wysyanie wiadomoci e-mail .................................. 107

Tworzenie wiadomoci e-mail ........................................................................................107
Otwieranie okna nowej wiadomoci.........................................................................107
Odpowiadanie na list.................................................................................................109
Przesyanie wiadomoci dalej ...................................................................................111
Opcje odpowiadania i przesyania wiadomoci dalej ...............................................112
Adresowanie i pisanie listu e-mail............................................................................112
Wybr konta..............................................................................................................115
Doczanie zacznikw..................................................................................................116
Formatowanie wiadomoci e-mail ..................................................................................118
Domylny format wiadomoci e-mail.......................................................................118
Otwieranie okna nowej wiadomoci e-mail w zadanym formacie ...........................122
Zmiana formatu w oknie odpowiedzi na wiadomo e-mail ....................................124
Stosowanie papeterii i kolorowego ta w wiadomoci e-mail ..................................125
Formatowanie tekstu i akapitu ..................................................................................128
Sprawdzanie pisowni.......................................................................................................133
Opcje wiadomoci ...........................................................................................................135
Potwierdzenie przeczytania wiadomoci ..................................................................135
Wysyanie wiadomoci e-mail ........................................................................................136
Podsumowanie ................................................................................................................137

Spis treci

Rozdzia 6. Ksika adresowa .......................................................................... 139

Adresowanie przy uyciu Ksiki adresowej..................................................................139
Dodawanie kontaktw do Ksiki adresowej .................................................................141
Osobista ksika adresowa..............................................................................................143
Podsumowanie ................................................................................................................147

Rozdzia 7. Kontakty ....................................................................................... 149

Otwieranie folderu Kontakty...........................................................................................150
Widoki folderu Kontakty ................................................................................................151
Nawigacja po folderze Kontakty.....................................................................................155
Otwieranie kontaktw .....................................................................................................156
Do czego su kontakty? .........................................................................................157
Dodawanie kontaktu........................................................................................................160
Opcje domylne kontaktu................................................................................................163
Podsumowanie ................................................................................................................164

Rozdzia 8. Kalendarz ...................................................................................... 165

Terminy, spotkania i zdarzenia .......................................................................................166
Wywietlanie Kalendarza................................................................................................166
Korzystanie z Kalendarza................................................................................................168
Dzienny plan zaj....................................................................................................169
Tygodniowy rozkad zaj........................................................................................170
Miesiczny rozkad zaj..........................................................................................172
Dostosowywanie widoku Kalendarza .............................................................................173
Wywietlanie sobt i niedziel w widoku Tydzie roboczy ......................................173
Wywietlanie bloku zada ........................................................................................175
Wprowadzanie terminw w Kalendarzu .........................................................................176
Rczne wprowadzanie terminw ..............................................................................176
Okno dialogowe Termin ...........................................................................................178
Wydarzenia......................................................................................................................181
Anulowanie terminu lub wydarzenia ..............................................................................183
Tworzenie terminu cyklicznego ......................................................................................184
Tworzenie wyjtkw w schemacie terminw cyklicznych ......................................186
Usuwanie terminw cyklicznych..............................................................................186
Przeksztacenie terminu w spotkanie ..............................................................................187
Wyszukiwanie elementw...............................................................................................191
Drukowanie elementw Kalendarza ...............................................................................192
Podsumowanie ................................................................................................................194

Rozdzia 9. Zadania........................................................................................ FTP1

Folder Zadania................................................................................................................ FTP
Wywietlanie folderu Zadania ................................................................................. FTP
Widoki folderu Zadania ........................................................................................... FTP
Definiowanie zadania..................................................................................................... FTP
Zadanie pojedyncze ................................................................................................. FTP
Tworzenie zadania cyklicznego............................................................................... FTP
Opcje przypominania o zadaniu............................................................................... FTP
Oznaczanie zadania jako wykonanego........................................................................... FTP
Usuwanie zadania........................................................................................................... FTP
Przydzielanie zadania..................................................................................................... FTP

Rozdziay 9 i 10 cigniesz ze strony wydawnictwa Helion ftp://ftp.helion.pl/online/abco23/

abco23-9_10.pdf

ABC Outlook 2003 PL

Wyszukiwanie zada...................................................................................................... FTP
Drukowanie zada.......................................................................................................... FTP
Podsumowanie ............................................................................................................... FTP

Rozdzia 10. Notatki.......................................................................................... FTP

Folder Notatki ................................................................................................................ FTP
Tworzenie notatki........................................................................................................... FTP
Wprowadzanie tekstu............................................................................................... FTP
Usuwanie notatek ........................................................................................................... FTP
Zapisywanie notatki za pomoc polecenia Zapisz jako ................................................. FTP
Zapisywanie w notatkach odnonikw do stron WWW i adresw e-mail .................... FTP
Kolory notatek................................................................................................................ FTP
Korzystanie z widokw.................................................................................................. FTP
Drukowanie notatek ....................................................................................................... FTP
Podsumowanie ............................................................................................................... FTP

Skorowidz ...................................................................................... 195

Rozdzia 9.

Zadania
Zadanie to zlecenie wykonania konkretnej pracy, ktre mona ledzi od zdefiniowania
a po zakoczenie. Zadanie moe mie charakter zlecenia pojedynczego lub cyklicznego.
To ostatnie moe by powtarzane w regularnych odstpach czasu lub by uruchamiane
w okrelonym dniu.
Moesz wic korzysta z zada, aby w ostatni pitek kadego miesica poinformowa
szefa o stanie prac nad raportem. Z kolei, jeli kierujesz zespoem, moesz zobowiza
swoich pracownikw do regularnego przesyania informacji o realizowanym projekcie.
Tak czy inaczej ledzenie wykonania zada pozwoli w jednej chwili uzyska obraz
biecej sytuacji bez koniecznoci wydzwaniania do ludzi i przegrzebywania stert pism.
W tym rozdziale omwimy podstawowe zagadnienia zwizane z posugiwaniem si
zadaniami:

Folder Zadania

Definiowanie zadania

Oznaczanie zadania jako wykonanego

Usuwanie zadania

Przydzielanie zadania

Folder Zadania
Do zarzdzania list zaplanowanych zada przeznaczony jest folder Zadania.

Wywietlanie folderu Zadania

Aby wywietli folder Zadania:

Kliknij w okienku nawigacji przycisk Zadania.

196

ABC Outlook 2003 PL

Lub:

Zastosuj skrt klawiaturowy Ctrl+4.

Lub:

Wybierz z menu Przejd do polecenie Zadania.

W oknie programu Outlook wywietlona zostanie lista zaplanowanych zada (rysunek 9.1).
Rysunek 9.1.
Lista zada

Widoki folderu Zadania

Do zada zapisanych w elektronicznym notatniku masz dostp z rnych miejsc
programu Outlook 2003. Przede wszystkim lista zada pojawia si w oknie Outlook
na dzi (rysunek 9.2).
Rysunek 9.2.
W oknie Outlook
na dzi prezentowane
s wszystkie
Twoje zadania.
Aby wywietli okno
Outlook na dzi,
kliknij przycisk
Outlook na dzi
na pasku narzdzi
Standardowy

Rozdzia 9. Zadania

197

Zadania prezentowane s take w bloku zada Kalendarza (rysunek 9.3).

Rysunek 9.3.
Zadania w bloku
zada Kalendarza.
Aby wywietli
w Kalendarzu blok
zada, wybierz
z menu Widok
pozycj Blok zada

W obu tych miejscach moesz oznacza zadania jako wykonane aby oznaczy zadanie
jako wykonane, umie znacznik w polu wyboru ; moesz otwiera okna Zadanie
dla wybranych zada aby otworzy okno Zadanie, kliknij dwukrotnie wpis zadania,
a w Bloku zada masz dodatkowo moliwo definiowania nowych zada i prostego
ich sortowania.
Jednak centrum zarzdzania zadaniami pozostaje folder Zadania. Zastanwmy si teraz,
w jaki sposb mona selekcjonowa zadania, aby wyowi tylko te, ktre w danej chwili
s najwaniejsze.
Su do tego widoki ich funkcje s podobne do poznanych ju funkcji widokw
Kalendarza. Domylnym widokiem jest widok Lista uproszczona.

Aby wywietli list zada w wybranym widoku:

1. Kliknij przycisk Zadania, aby otworzy folder Zadania.
2. Kliknij widok w okienku nawigacji lub wybierz go z listy rozwijanej Widok

biecy, ktr znajdziesz na pasku narzdzi Zaawansowane (rysunek 9.4a i 9.4b).

Rysunek 9.4a
Moesz wybra
widok z listy Biecy
widok w okienku
nawigacji
lub na pasku
Standardowy

198

ABC Outlook 2003 PL

Rysunek 9.4b

Cechy poszczeglnych widokw prezentuje tabela 9.1 oraz rysunki 9.5 9.14.
Tabela 9.1. Cechy widokw dostpnych w folderze Zadania
Widok

Cechy

Lista uproszczona

Widok domylny. Na licie prezentowane s wszystkie zadania wraz z takimi

informacjami jak pochodzenie zadania (wskazuje je ikona pojawiajca si
w pierwszej kolumnie), stan wykonania, temat i termin wykonania (rysunek 9.5).

Rysunek 9.5.
Widok Lista
uproszczona

Lista szczegowa

Rysunek 9.6.
Widok Lista
szczegowa

W tym widoku take pojawia si lista wszystkich zada. Pierwsza kolumna

jest identyczna jak w widoku poprzednim. Druga informuje o priorytecie
zadania, trzecia pokazuje ewentualne zaczniki. W kolumnie Stan mona
zmienia informacj o stanie zaawansowania prac nad zadaniem. Kolejne
dodatkowe kolumny to Wykonano i Kategorie. W pierwszej mona wpisywa
stopie wykonania zadania w procentach, a w drugiej podawa kategori
zadania (rysunek 9.6).

Rozdzia 9. Zadania

199

Tabela 9.1. Cechy widokw dostpnych w folderze Zadania cig dalszy

Widok

Cechy

Zadania aktywne

W tym widoku mona wybra zadania nieukoczone (midzy innymi zalege)

(rysunek 9.7).

Rysunek 9.7.
Widok Zadania
aktywne

Nastpne 7 dni

Na licie prezentowane s zadania przewidziane do wykonania w cigu siedmiu

nastpnych dni (rysunek 9.8).

Rysunek 9.8.
Widok Nastpne
7 dni

Zadania zalege
Rysunek 9.9.
Widok Zadania
zalege

Ten widok bdzie pomocny do wyowienia zada zalegych (rysunek 9.9).

200

ABC Outlook 2003 PL

Tabela 9.1. Cechy widokw dostpnych w folderze Zadania cig dalszy

Widok

Cechy

Wedug kategorii

Zadania s pogrupowane wedug kategorii i posortowane w ramach

poszczeglnych kategorii wedug terminu wykonania (rysunek 9.10).

Rysunek 9.10.
Widok Wedug
kategorii

Przydzielanie

Na licie umieszczone zostan tylko zadania przydzielone innym. Zadania s

posortowane wedug nazwy waciciela i terminu wykonania (rysunek 9.11).

Rysunek 9.11.
Widok Przydzielanie

Wedug osb
odpowiedzialnych

Rysunek 9.12.
Widok Wedug osb
odpowiedzialnych

Na licie znajduj si zadania pogrupowane wedug nazw wacicieli

i posortowane w ramach poszczeglnych wacicieli wedug terminu
wykonania (rysunek 9.12).

Rozdzia 9. Zadania

201

Tabela 9.1. Cechy widokw dostpnych w folderze Zadania cig dalszy

Widok

Cechy

Zadania wykonane

Wybrane zostan tylko zadania oznaczone jako ukoczone (rysunek 9.13).

Rysunek 9.13.
Widok Zadania
wykonane

O czasu zada

W tym widoku zadania s reprezentowane przez ikony rozmieszczone na osi

czasu i uporzdkowane wedug dat rozpoczcia. Zadania bez dat rozpoczcia
s rozmieszczane wedug terminu wykonania (rysunek 9.14).

Rysunek 9.14.
Widok O czasu
zada

Oprcz samych zada na listach znajdziesz take ikony, ktrych rol jest informowanie
o stanie zadania. Tabela 9.2 prezentuje te ikony i podaje ich znaczenie.
Tabela 9.2. Symbole pojawiajce si na licie zada i ich znaczenie
Symbol

Opis
Zadanie
Zadanie cykliczne
Zadanie w trakcie realizacji
Zadanie wykonane
Zadanie o wysokim priorytecie
Zadanie o niskim priorytecie
Zadanie odrzucone
Zacznik
Zadanie przydzielone innej osobie
Zadanie przydzielone Tobie
Zadanie zaakceptowane

202

ABC Outlook 2003 PL

Definiowanie zadania
Zadanie pojedyncze
Zadaniem pojedynczym jest, na przykad, napisanie raportu. Zastanwmy si, w jaki
sposb czuwa nad wykonaniem tego zadania, korzystajc z programu Outlook 2003.
Zacznijmy od wpisania zadania na list zada. Moesz to zrobi na dwa sposoby: korzystajc z okna Zadanie lub, bezporednio, wpisujc zadanie na list.

Aby zdefiniowa zadanie pojedyncze, korzystajc z okna Zadanie:

Wywietl modu Zadania i kliknij przycisk Nowy.

W menu Plik wska polecenie Nowy, a nastpnie kliknij polecenie Zadanie.

Wywietl modu Zadania i zastosuj skrt klawiaturowy Ctrl+N.

Kliknij dwukrotnie w pustym obszarze okna moduu Zadania.

Kada z tych technik spowoduje otwarcie okna dialogowego Zadanie (rysunek 9.15).
Rysunek 9.15.
Puste okno Zadanie

Zdefiniuj dane opcje zadania:

1. Podaj opis zadania w polu Temat.
2. Wypenij pola Data ukoczenia i Data rozpoczcia moesz wpisa daty

lub wybra je z kalendarza (rysunek 9.16).

Rozdzia 9. Zadania

203

Rysunek 9.16.
Moesz wybra
daty ukoczenia
i rozpoczcia
z kalendarza
lub wpisa je rcznie

3. Aby okreli stan realizacji zadania, rozwi list Stan i wybierz z niej

odpowiedni pozycj poniewa definiujemy nowe zadanie, pozycja

domylna, Nierozpoczte, bdzie w sam raz (rysunek 9.17).
Rysunek 9.17.
Lista Stan pozwala
oznaczy etap prac
nad zadaniem
4. Jeli zadanie jest wane, nadaj mu priorytet, wybierajc go z listy Priorytet.

W polu Ukoczono % moesz okreli procentowy stopie zaawansowania

prac (rysunek 9.18).
Rysunek 9.18.
Okrel priorytet
zadania i stopie
zaawansowania prac
5. W polu tekstowym okna Zadanie moesz umieci notatki na temat zadania

lub plik.
6. W polu Kategorie moesz zdefiniowa kategori zadania wpisz j rcznie

(moe mie dowoln nazw) lub kliknij przycisk Kategorie i zaznacz kategori
na licie Dostpne kategorie okna Kategorie (rysunek 9.19). Kategorie s
przydatne przy podziale zada na grupy (widok Wedug kategorii).
7. Moesz take klikn przycisk Kontakty i wybra z okna Wybieranie kontaktw

osoby, z ktrymi zadanie bdzie realizowane.

8. Po wprowadzeniu wszystkich informacji kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Zamiast pisania liczb w celu okrelenia daty lub czasu mona wpisa w polach
Termin wykonania i Data rozpoczcia opis sowny daty i czasu. Program Outlook
dokona konwersji opisu sownego na posta numeryczn. Jeli wic wpiszesz w polu
daty okrelenie za tydzie, Outlook wywietli je w postaci liczb reprezentujcych
prawidowy miesic, dzie i rok.

Zadania, tak jak terminy i spotkania w Kalendarzu, mona oznacza jako prywatne.
W tym celu zaznacz pole wyboru Prywatne pooone w prawym dolnym rogu okna
Zadanie. Takie zadania bd widoczne tylko dla Ciebie.

204

ABC Outlook 2003 PL

Rysunek 9.19.
Moesz przypisa
zadaniu kategori,
co uatwi
wyszukiwanie zada

Aby wpisa zadanie bezporednio na list w oknie Zadania:

1. Kliknij w polu Kliknij tutaj, aby doda nowy element: Zadanie i wpisz

opisow nazw zadania (rysunek 9.20).

Rysunek 9.20.
Kliknij w polu
tekstowym i wpisz
temat zadania

2. Nastpnie kliknij w polu Termin wykonania z prawej strony pojawi si

przycisk rozwijania kalendarza. Kliknij ten przycisk i wska w kalendarzu

dat ukoczenia (rysunek 9.21) lub wpisz termin sownie, na przykad: jutro,
za miesic, nastpny wtorek.
Rysunek 9.21.
Podaj termin
wykonania

Rozdzia 9. Zadania

205

3. Jeli data ukoczenia wypada w miesicu, ktry nie jest aktualnie wywietlany,

przewi kalendarz, korzystajc z przyciskw ze strzakami,

4. Kliknij w pustym obszarze listy zadanie zostanie do niej dodane.

W podobny sposb zdefiniujesz zadanie w bloku zada Kalendarza wpisz zadanie w polu Kliknij, aby doda nowy element: Zadanie i nacinij Enter.

Nazwy zada i terminy mona modyfikowa bezporednio na licie. Kliknij w polu

zadania, zmie jego nazw i nacinij Enter. W przypadku zada cyklicznych wystpienia zakoczone zachowaj star nazw.

Tworzenie zadania cyklicznego

Czsto realizowane zadania powtarzaj si regularnie. Zamiast definiowa zadania
pojedyncze, moesz utworzy w takim przypadku zadanie cykliczne.

Aby utworzy zadanie cykliczne:

1. Otwrz okno Zadanie.
2. W polu Temat wpisz nazw zadania i wybierz dane opcje zadania.
3. W menu Akcje okna Zadanie wybierz pozycj Cykl lub kliknij przycisk Cykl

na pasku narzdzi Standardowy (rysunek 9.22).

Rysunek 9.22.
Wybierz pozycj Cykl
z menu lub kliknij
przycisk Cykl
na pasku narzdzi

Jeli przycisk Cykl nie jest widoczny na pasku Standardowy, przecignij pasek mysz,
aby go wyduy, lub nacinij przycisk , Opcje paska narzdzi, i wybierz narzdzie
z palety, ktra si ukae. Moesz te wybra opcj Poka przyciski w dwch rzdach,
aby wszystkie przyciski byy wywietlane.

206

ABC Outlook 2003 PL

4. W oknie Cykl zadania zdefiniuj czstotliwo powtarzania zadania: Dzienny,

Tygodniowy, Miesiczny lub Roczny, a nastpnie wybierz opcje czstotliwoci

ustawienia dostpne w tym oknie s niemal identyczne jak dla terminw
i spotka cyklicznych (rysunek 9.23).
Rysunek 9.23.
Okrel czstotliwo
wykonywania
zadania

5. Jeli chcesz, aby zadanie rozpoczynao si i koczyo w okrelonym dniu,

ustaw daty rozpoczcia i zakoczenia.

Nie klikaj opcji Generuj nowe zadanie po. Opcja ta uniemoliwi powtarzanie zadania
w regularnych odstpach, pozwoli natomiast generowa nowe zadanie na podstawie
daty zakoczenia poprzedniego.
6. Kliknij przycisk OK w oknie Cykl zadania, a nastpnie przycisk Zapisz

i zamknij w oknie Zadanie. Zadanie pojawi si na licie i bdzie oznaczone

ikon cyklu, .
Paski narzdzi w oknie Zadanie mona wywietla, ukrywa i dostosowywa tak
samo jak w innych oknach programu Outlook kliknij w obszarze paska prawym
przyciskiem myszy i wybierz z menu kontekstowego nazw paska, ktry chcesz
wywietli (lub ukry), albo pozycj Dostosuj, jeli chcesz pasek zmienia. Paski
mona take odcumowywa. Jeli okae si, e realizowany wanie projekt bdzie
powtarzany wielokrotnie w przyszoci, przekszta zadanie na cykliczne. Aby zmieni
status pojedynczego zadania, odszukaj na licie zadanie, ktre chcesz zmieni na
cykliczne, a nastpnie kliknij dwukrotnie jego ikon. W oknie Zadanie kliknij przycisk
Cykl i dokonaj ustawie w oknie Cykl zadania, tak jak dla zwykych zada cyklicznych.
Zmian zadania w zadanie cykliczne moe przeprowadzi tylko jego waciciel.

Zadania cykliczne s umieszczane na licie zada w postaci pojedynczych wystpie. Po zakoczeniu danego wystpienia zadania na licie jest wywietlane kolejne
jego wystpienie.
Aby zatrzyma zadanie cykliczne, otwrz je, kliknij przycisk Cykl, a nastpnie w oknie
Cykl zadania kliknij przycisk Usu cykl.

Rozdzia 9. Zadania

207

Aby pomin dane wystpienie zadania cyklicznego, otwrz zadanie, ktre chcesz
pomin, i z menu Akcje wybierz pozycj Pomi wystpienie. Jeli zadanie cykliczne
jest ustawione tak, aby koczyo si po okrelonej liczbie wystpie, pominicie
zadania jest liczone jako jedno wystpienie.

Opcje przypominania o zadaniu

Przypomnienia nie pozwol Ci zapomnie o czekajcym na wykonanie zadaniu. Opcje
przypominania mona ustawia w oknie Zadanie. Jeli nie ustawisz w nim godziny
przypomnienia, zostanie uyta domylna godzina przypomnienia.

Aby ustawi opcje przypominania:

1. Otwrz zadanie, dla ktrego chcesz ustawi przypomnienie.
2. Zaznacz pole wyboru Przypomnienie, a nastpnie wprowad dat i godzin.
3. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Gdy nadejdzie data zdefiniowana

w przypomnieniu, Outlook wywietli okno przypominajce o zadaniu

(rysunek 9.24).
Rysunek 9.24.
Okno przypomnienia
pozwala otworzy
element i wprowadzi
w oknie Zadanie
nowe informacje
o realizacji zadania,
odrzuci
przypomnienie
lub przesun
je na inny termin

Aby ustawi domyln godzin przypomnienia:

1. Otwrz menu Narzdzia i wybierz pozycj Opcje.
2. Kliknij w oknie Opcje zakadk Preferencje, a nastpnie w polu Godzina

przypomnienia sekcji Zadania wybierz lub wpisz godzin.

3. Nacinij OK, aby zamkn okno.
Opcje przypomnienia dziaaj tylko dla tych zada, ktre maj termin wykonania.

W przypadku przydzielenia zadania z przypomnieniem innej osobie program Outlook

wyczy przypomnienie, a osoba akceptujca to zadanie bdzie moga ponownie
wczy przypomnienie.

208

ABC Outlook 2003 PL

Oznaczanie zadania jako wykonanego

Zadania wykonane s wykrelane z listy zada.

Aby oznaczy zadanie jako wykonane:

1. Otwrz zadanie, ktre chcesz oznaczy jako zakoczone.
2. Rozwi list Stan i wybierz z niej pozycj Wykonane lub kliknij przycisk

pooony obok pola Ukoczono i wprowad warto 100%.

Moesz te zaznaczy pole wyboru obok zadania, ktre zostao wykonane. Moesz
to zrobi nie tylko w oknie folderu Zadania, lecz take w oknie bloku zada Kalendarza oraz w oknie Outlook na dzi (rysunek 9.25).
Rysunek 9.25.
Aby oznaczy
zadanie jako
wykonane, zaznacz
pole wyboru obok
wpisu zadania

Rozdzia 9. Zadania

209

Moesz aktualizowa stan wykonania zada bezporednio na licie zada. Kliknij

zadanie prawym przyciskiem myszy (najlepiej zrb to w obszarze kolumny Termin
wykonania) i wybierz pozycj Oznacz jako ukoczone (rysunek 9.26).
Rysunek 9.26.
Aby oznaczy
zadanie jako
wykonane, kliknij
pole wyboru obok
wpisu zadania

Jeli na licie zada wywietlana jest kolumna Ukoczono %, moesz aktualizowa

stopie wykonania, wpisujc go w polu tekstowym (rysunek 9.27).
Rysunek 9.27.
Wywietl zadania
w widoku
szczegowym
i podaj dokadny
stopie
zaawansowania prac

Usuwanie zadania
Zadania i zadania cykliczne usuwa si, korzystajc z tych samych narzdzi.

Aby usun zadanie pojedyncze, skorzystaj z jednej z metod:

Zaznacz na licie usuwane zadanie i kliknij przycisk Usu na pasku narzdzi

Standardowy (rysunek 9.28).

Zaznacz zadanie na licie i z menu Edycja wybierz pozycj Usu.

Zaznacz zadanie i nacinij klawisz Delete.

Na licie zada kliknij prawym przyciskiem myszy usuwane zadanie i wybierz

z menu kontekstowego pozycj Usu.

210

ABC Outlook 2003 PL

Rysunek 9.28.
Zaznacz zadanie
na licie i kliknij
przycisk Usu

Aby usun kilka zada:

Zaznacz na licie zadania, ktrych chcesz si pozby klawisz Shift pomocny

bdzie w zaznaczeniu bloku zada, a klawisz Ctrl pozwoli zaznaczy dowoln

sekwencj zada. Po zaznaczeniu zada kliknij przycisk Usu.

Jeli usuwane zadanie jest zadaniem cyklicznym:

Prba usunicia zadania spowoduje wywietlenie okna dialogowego z pytaniem,

czy chcesz usun wszystkie przysze wystpienia zadania czy te tylko aktualnie
zaznaczone wybierz odpowiedni opcj i kliknij OK (rysunek 9.29).
Rysunek 9.29.
Zaznacz zadanie
cykliczne i nacinij
przycisk Usu lub
klawisz Delete,
a nastpnie
odpowiedz,
czy usuwasz cay
cykl czy tylko
jedno wystpienie

Aby cofn operacj usunicia zadania, wybierz w menu Edycja pozycj Cofnij lub
zastosuj skrt Ctrl+Z.

Usunicia zadania cyklicznego nie da si cofn.

Usunicie zadania przydzielonego innej osobie spowoduje usunicie go tylko z Twojej

listy zada. Zadanie pozostanie na licie osoby, ktra je zaakceptowaa. Od tej
chwili nie bdziesz otrzymywa adnych raportw o stanie zadania.

Rozdzia 9. Zadania

211

Przydzielanie zadania
Jak przydzieli zadanie innej osobie? Trzeba po prostu wysa jej zlecenie zadania. Osoba
otrzymujca to zlecenie moe je zaakceptowa, odrzuci lub przydzieli komu innemu.
Przydzielanie zada jest moliwe tylko wwczas, jeli program Outlook jest wykorzystywany do wysyania poczty elektronicznej.

Aby zleci zadanie innej osobie:

1. Zdefiniuj nowe zadanie lub otwrz zadanie ju istniejce.
2. Kliknij w oknie Zadanie przycisk Przydziel zadanie (rysunek 9.30).
Rysunek 9.30.
Aby przydzieli
zadanie, kliknij
przycisk Przydziel
zadanie

3. W oknie Zadanie pojawi si pole Do.... Aby wybra nazw z listy kontaktw,

kliknij przycisk Do... (rysunek 9.31).

4. W polu Temat wpisz nazw zadania. Wybierz termin wykonania zadania

i dane opcje stanu.

5. Zaznacz lub wyczy pole wyboru Zachowaj zaktualizowan kopi tego

zadania na mojej licie zada jeli pole jest zaznaczone, na Twojej licie
zada tworzona jest kopia zadania, ktra jest aktualizowana, gdy waciciel
dokonuje zmian w zadaniu.
6. Zaznacz lub wyczy pole Wylij do mnie raport po wykonaniu tego zadania

jeli pozostawisz pole wyboru zaznaczone, otrzymasz informacj

o wykonaniu zadania do swojej poczty e-mail.

212

ABC Outlook 2003 PL

Rysunek 9.31.
Kliknij przycisk Do...,
wybierz wykonawc
zadania w oknie
Wybieranie
adresatw zadania
i kliknij OK

7. Jeli zadanie ma by powtarzane, kliknij przycisk Cykl, a nastpnie wybierz

w oknie Cykl zadania dane opcje i kliknij przycisk OK.

8. W polu tekstowym okna Zadanie wpisz instrukcje lub informacje dotyczce

zadania.
9. Kliknij przycisk Wylij.
Po przydzieleniu zadania przycisk Przydziel zadanie zmienia si w przycisk Anuluj
przydzia.

Wyszukiwanie zada
Zadania mona wyszukiwa, korzystajc z podrcznego narzdzia Znajd oraz rozbudowanego mechanizmu znajdowania zaawansowanego. W wyszukiwaniu prostym jako
sowo kluczowe mona poda temat zadania, zaangaowane osoby, nazw firmy lub
kategori.

Aby skorzysta z prostego narzdzia wyszukiwania:

Kliknij przycisk Znajd pooony na pasku narzdzi Standardowy (lub rozwi

menu Narzdzia, a nastpnie wybierz pozycj Znajd). W panelu wyszukiwania

wpisz w polu Wyszukaj sowo kluczowe i nacinij przycisk Znajd teraz
(rysunek 9.32).

Rozdzia 9. Zadania

213

Rysunek 9.32.
Kliknij przycisk
Znajd, aby
wywietli panel
wyszukiwania,
wpisz szukany tekst
w polu Wyszukaj
i kliknij Znajd teraz

Aby zamkn panel wyszukiwania, kliknij przycisk zamykania,

wym grnym rogu.

, znajdujcy si w pra-

Aby przywrci wywietlanie penej listy zada, pozostawiajc jednoczenie otwarty

panel wyszukiwania, kliknij przycisk Wyczy.

Aby skorzysta z wyszukiwania zaawansowanego:

Otwrz panel wyszukiwania, kliknij przycisk Opcje i wybierz z menu pozycj

Znajdowanie zaawansowane lub skorzystaj ze skrtu Ctrl+Shift+F.

Jeli nagle koniecznie musisz odszuka zadanie, o ktrym ju zapomniae, bo jest
ju dawno wykonane, skorzystaj z wyszukiwania zaawansowanego. Jeli Twoje zadania przechowywane s w rnych folderach, wyszukiwanie bdzie najlepsz metod
selekcji zada.

Drukowanie zada
To oczywiste, e dobrze prowadzona lista zada bdzie stanowia ogromn pomoc
w organizowaniu wasnych zaj. Czasami take przyda si ona w postaci klasycznej,
papierowej. Moesz drukowa pojedyncze zadania, ich zestawy (dowolnie wybrane)
lub cae tabele. W przypadku zada program daje Ci do wyboru dwa style drukowania:
noty i tabeli.

Aby wydrukowa zadanie:

1. Zaznacz zadanie, ktre chcesz wydrukowa:

Aby zaznaczy cay blok zada, kliknij pierwszy element, a nastpnie,

przytrzymujc klawisz Shift, kliknij ostatni element.

214

ABC Outlook 2003 PL

Aby zaznaczy dowoln sekwencj zada, kliknij pierwszy element,

a nastpnie, przytrzymujc klawisz Ctrl, klikaj pozostae elementy.

Aby zaznaczy wszystkie elementy, wybierz w menu Edycja pozycj

Zaznacz wszystko lub zastosuj skrt klawiaturowy Ctrl+A.

2. W menu Plik kliknij polecenie Drukuj, kliknij przycisk Drukuj na pasku

Standardowy (rysunek 9.33) lub zastosuj skrt klawiaturowy Ctrl+P.

Rysunek 9.33.
Przycisk Drukuj
znajdziesz na pasku
Standardowy,
a polecenie Drukuj
w menu Plik

3. Pojawi si okno Drukowanie (rysunek 9.34). Na licie Styl drukowania okna

Drukuj zaznacz dany styl.

Rysunek 9.34.
W oknie Drukowanie
wybierz styl wydruku.
Jeli drukujesz
w stylu tabeli, wybierz
zakres wydruku
zaznacz opcj
Wszystkie wiersze,
aby wydrukowa
ca tabel, lub opcj
Tylko zaznaczone
wiersze, jeli
interesuj Ci
wycznie wybrane
elementy

Rozdzia 9. Zadania

215

4. Jeli drukujesz w stylu tabeli, kliknij przycisk Ukad strony moesz

na zakadce Format okna Ukad strony zdefiniowa czcionk nagwkw

i tekstu. Na zakadce Papier moesz wybra typ papieru, rozmiar i ukad
strony, ktry ma by uywany dla danego typu papieru, oraz zdefiniowa
marginesy, a na zakadce Nagwek/Stopka moesz wstawi w nagwkach
lub stopkach drukowanych stron numer strony, cakowit liczb stron, dat,
godzin albo nazw uytkownika.
5. Kliknij przycisk OK.
Jeli czsto wprowadzasz gbokie zmiany w ustawieniach drukowania, zastanw
si nad zdefiniowaniem wasnego stylu. Otwrz okno Definiowanie styli drukowania
kliknij w oknie Drukowanie przycisk Definiuj style, zaznacz styl drukowania, na
ktrym chcesz oprze swj wasny styl drukowania, i nacinij przycisk Kopiuj. Podaj
nazw stylu i wybierz pozostae opcje. Twj styl zostanie utworzony i dodany do
menu podrzdnego Ustawienia strony.

Aby przywrci domylne ustawienia stylu drukowania, ktry zosta zmodyfikowany,

zaznacz go na licie w oknie Definiowanie styli drukowania i kliknij przycisk Resetuj.
Resetowa mona tylko domylne style drukowania.

Podsumowanie

Zadanie to zlecenie wykonania konkretnej pracy, ktre mona ledzi

od zdefiniowania a po zakoczenie.

Zadanie moe mie charakter zlecenia pojedynczego lub cyklicznego.

Zdania, mona wywietla w rnych widokach prezentujcych list zada

i rne informacje dotyczce zada i ich wykonania.

Aby przydzieli zadanie innej osobie, naley wysa zlecenie wykonania

zadania. Osoba otrzymujca to zlecenie moe je zaakceptowa, odrzuci

lub przydzieli komu innemu.

Zadania mona wyszukiwa, korzystajc z podrcznego narzdzia Znajd

oraz rozbudowanego mechanizmu znajdowania zaawansowanego.

Zadania moesz wydrukowa w postaci noty lub tabeli.

Rozdzia 10.

Notatki
Notatki to proste, acz efektywne narzdzie pakietu Outlook. S one elektronicznym
odpowiednikiem przyklejanych papierowych karteczek, najczciej tych. Karteczki
te zrobiy furor dziki naszym problemom z pamici. Na karteczkach i tych przyklejanych, i tych przypinanych notujemy zazwyczaj pomysy, uwagi, adresy, telefony
i wszelkie inne, mniej lub bardziej przydatne informacje. Notatki elektroniczne nie
tylko peni tak sam funkcj co te papierowe karteczki, lecz nawet je przypominaj wygldem (rysunek 10.1).
Rysunek 10.1.
Notatki elektroniczne
przypominaj wygldem
te papierowe
karteczki, ktre
przyklejamy w rnych
miejscach, aby walczy
z wasn skleroz

Podczas pracy notatki mog pozostawa otwarte na ekranie, a po aktualizacji treci

notatki, zmiany zapisywane s automatycznie. Maj one poza tym jeszcze jedn niezwykle wan zalet mona z nich korzysta w innych elementach programu Outlook
2003 lub w dokumentach. Zreszt tych zalet jest wiele. Ot, choby zaleta dla estetw
do wyboru macie kilka kolorw karteczek, czy te zaleta dla niecierpliwych moecie wysya swoje karteczki znajomym. Wreszcie notatki mona sortowa i przechowywa w odrbnych folderach, czy je z kontaktami i kategoriami, co usprawnia ich
grupowanie, wyszukiwanie i edycj.
W tym rozdziale omwimy nastpujce tematy:

Folder Notatki

Tworzenie notatki

Usuwanie notatek

Zapisywanie notatek za pomoc polecenia Zapisz jako

Zapisywanie w notatkach odnonikw do stron WWW i adresw e-mail

218

ABC Outlook 2003 PL

Kolory notatek

Korzystanie z widokw

Drukowanie notatek

Folder Notatki
Jeli chcesz skorzysta z elektronicznych notatek, przecz si do folderu Notatki.

Aby wywietli folder Notatki:

Kliknij przycisk Notatki w okienku nawigacji.

Lub:

Zastosuj skrt Ctrl+5 ta metoda bdzie przydatna, jeli wyczye

wywietlanie okienka nawigacji.

Wywietlone zostanie okno folderu Notatki (rysunek 10.2).
Rysunek 10.2.
Notatki

Tworzenie notatki
W programie Outlook istnieje kilka sposobw tworzenia notatek.

Rozdzia 10. Notatki

219

Aby utworzy notatk:

Kliknij dwukrotnie w dowolnym, pustym, obszarze okna Notatki.

Wywietl folder Notatki i w dowolnym z jego widokw kliknij przycisk Nowy

znajdujcy si na pasku narzdzi Standardowy (rysunek 10.3).

Rysunek 10.3.
Aby utworzy
notatk, wywietl
folder Notatki
i kliknij przycisk
Nowy

Wywietl folder Notatki i wybierz w menu Akcje pozycj Nowa notatka

(rysunek 10.4).
Rysunek 10.4.
Aby utworzy
notatk, wywietl
folder Notatki
i wybierz z menu
Akcje pozycj
Nowa notatka

Kliknij prawym przyciskiem myszy w pustym obszarze okna Notatki

i wybierz z menu kontekstowego pozycj Nowa notatka (rysunek 10.5).

Kliknij ikon

w grnym lewym rogu istniejcej notatki pojawi si

menu, w ktrym znajdziesz polecenia tworzenia notatki Nowa notatka
(rysunek 10.6).

220

ABC Outlook 2003 PL

Rysunek 10.5.
W menu
kontekstowym
take znajdziesz
polecenie
Nowa notatka

Rysunek 10.6.
W menu notatki
jest dostpna pozycja
Nowa notatka

W menu notatki znajdziesz polecenia tworzenia notatki (Nowa notatka), przesyania

jej dalej (Przelij dalej), operacje Wytnij, Kopiuj i Wklej, zapisywania tekstu w rnych
formatach (Zapisz jako), przypisywania do kategorii (Kategorie), czenia z kontaktem
(Kontakty), drukowania (Drukuj) i usuwania (Usu) (zobacz rysunek 10.6). Jeli notatka jest zminimalizowana do ikony, kliknij j prawym przyciskiem myszy i skorzystaj
z menu kontekstowego.

Zastosuj skrt klawiaturowy Ctrl+N jeli otwarty jest folder Notatki.

Szczeglnie wart polecenia jest skrt Ctrl+Shift+N otwiera on okno notatki

z dowolnego miejsca programu Outlook.

Kada z wymienionych technik spowoduje otwarcie okna nowej notatki (rysunek 10.7).
U dou tego okna wywietlana jest data i godzina utworzenia (lub modyfikacji) notatki
(patrz wskazwka).

Rozdzia 10. Notatki

221

Rysunek 10.7.
Okno notatki gotowe
do wprowadzenia
tekstu

Jeli chciaby ukry wywietlanie godziny i daty w notatkach, wybierz w menu Narzdzia polecenie Opcje, kliknij w oknie Opcje zakadk Inne, a nastpnie kliknij
przycisk Opcje zaawansowane i w sekcji Opcje wygldu okna Opcje zaawansowane
wyczy pole wyboru Poka dat i godzin na notatkach. Aby ponownie przywrci
wywietlanie daty i godziny, zaznacz to pole.

Wprowadzanie tekstu
Cho zapisanie tekstu na elektronicznej karteczce jest tak samo proste jak na papierowej, istnieje kilka chwytw, ktre mog jeszcze bardziej usprawni posugiwanie
si notatkami.

Aby zapisa tekst w oknie notatki:

1. Wpisz tekst pierwszego wiersza notatki zostanie on uyty jako tytu

notatki, powinien wic by krtki i opisowy.

2. Nacinij Enter i wpisz pozosta cz treci notatki. Tekst bdzie

automatycznie zawijany w oknie.

3. Aby zapisa notatk, zamknij jej okno kliknij ikon zamykania,

,
znajdujc si w prawym grnym rogu, nacinij klawisz Esc lub kliknij
po prostu poza obszarem okna notatki.

Jeli nie wprowadzisz adnej treci do okna notatki, nacinicie klawisza Esc lub
zamknicie okna notatki bdzie rwnoznaczne z anulowaniem notatki.

Jeli wolisz wiksze pachty do zapisywania swoich notatek, moesz dowolnie

zmienia rozmiary okna notatki. Zap za prawy dolny naronik lub za ktr z krawdzi okna notatki wskanik myszy przyjmie posta dwukierunkowej strzaki
i nadaj oknu wymagane wymiary (rysunek 10.8).
Rysunek 10.8.
Dostosuj wielko
okna notatki

222

ABC Outlook 2003 PL

Aby przesun notatk na ekranie, zap za pasek tytuu i przecignij okno w dowolne
miejsce.

Kliknij prawym przyciskiem pasek tytuu okna notatki, aby uzyska dostp do polece Minimalizuj, Maksymalizuj, Zamknij i Przywr. Jeli wic zdarzy Ci si zasoni
notatk cay ekran (a tak bdzie na przykad wtedy, gdy klikniesz dwukrotnie pasek
tytuu notatki), skorzystaj z tego menu i przywr poprzednie rozmiary.

Usuwanie notatek
Utworzone notatki s umieszczane w bazie danych programu Outlook.

Aby usun notatk, skorzystaj z jednej z metod:

Zaznacz ikon notatki i nacinij przycisk

,Usu, znajdujcy si na pasku

Standardowy.

Zaznacz ikon notatki i wybierz pozycj Usu z menu Edycja.

Zaznacz ikon notatki i nacinij klawisz Delete.

Kliknij ikon notatki prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego

wybierz pozycj Usu.

Jeli notatka jest otwarta, moesz wybra pozycj Usu z menu w oknie notatki.
W przypadku notatek zminimalizowanych do ikony jest moliwo przywrcenia
usunitej notatki. W tym celu zastosuj skrt Ctrl+Z lub wybierz pozycj Cofnij z menu
Edycja (musi to nastpi bezporednio po samym usuniciu). Usunicia otwartej
notatki nie da si cofn.

Zachowaj ostrono, usuwajc notatk wywietlan wielokrotnie w rnych grupach.

Usunicie jednej z instancji jest rwnoznaczne z usuniciem wszystkich wystpie
notatki.

Zapisywanie notatki
za pomoc polecenia Zapisz jako
Notatki jako takiej nie musisz zapisywa. Jeli wpiszesz tekst i zamkniesz okno notatki,
ta zostanie zapisana automatycznie. Polecenie Zapisz jako, dostpne w menu notatki,
suy do zapisania notatki w rnych formatach. Ten sposb zapisu umieszcza notatk
poza baz danych programu Outlook.

Rozdzia 10. Notatki

223

Aby zapisa notatk w okrelonym formacie:

1. Wybierz pozycj Zapisz jako w menu notatki.
2. W oknie Zapisz jako wybierz z listy Zapisz jako typ jeden z dostpnych

formatw plikw: Pliki tekstowe, Format RTF, Szablon Outlook lub Format
wiadomoci (rysunek 10.9). Moliwo wyboru formatu jest cenna, bowiem
uatwia wykorzystanie notatek w innych programach i dokumentach.
Rysunek 10.9.
Aby zapisa notatk
w innym formacie,
skorzystaj
z polecenia
Zapisz jako

3. Kliknij przycisk Zapisz.

Format wiadomoci umoliwia utworzenie kopii notatki w dowolnym miejscu, poza
baz danych programu Outlook. Plik ma rozszerzenie nazwy .msg. Otwarcie go
powoduje wywietlenie tekstu w oknie notatki bez koniecznoci uruchamiania
programu Outlook.

W przypadku wybrania formatu RTF otwarcie notatki spowoduje uruchomienie

aplikacji skojarzonej z plikami RTF, a wic na przykad edytora Word, i wywietlenie
tekstu w jego oknie.

224

ABC Outlook 2003 PL

Format Szablon Outlook pozwala tworzy notatki wielorazowego uytku.

Zapisywanie w notatkach odnonikw

do stron WWW i adresw e-mail
W notatkach moesz umieszcza adresy URL oraz adresy e-mail, ktre chcesz mie
pod rk.

Aby wykorzysta notatki do przechowywania adresw URL:

Umie w oknie notatki adres URL adres zostanie automatycznie

przeksztacony w aktywne poczenie (rysunek 10.10). Gdy otworzysz

notatk i klikniesz adres URL, uruchomi si przegldarka, a w jej oknie
wywietlona zostanie strona WWW, do ktrej prowadzi adres URL.
Rysunek 10.10.
Moesz notowa
adresy stron WWW

Aby wykorzysta notatki do przechowywania adresw e-mail:

Wpisz w oknie notatki mailto:adres@pocztowy adres e-mail w takiej formie

zostanie automatycznie przeksztacony w aktywne poczenie (rysunek 10.11).

Gdy otworzysz notatk i klikniesz adres, uruchomi si domylny program
pocztowy, a w oknie nowej wiadomoci pole adresu bdzie ju wypenione.
Rysunek 10.11.
W notatkach
moesz umieszcza
adresy e-mail

Kolory notatek
Domylnie okno notatki ma te to. Natomiast w menu czekaj na Ciebie cztery
dodatkowe kolory: niebieski, zielony, rowy i biay. Ju sam kolor notatki moe wic
informowa, czego notatka dotyczy.

Rozdzia 10. Notatki

Aby zmieni kolor ta istniejcej notatki:

Kliknij ikon notatki prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego

wybierz kolor ta z menu podrzdnego Kolor (rysunek 10.12).

Rysunek 10.12.
Moesz zmieni
kolor istniejcej
notatki

Aby zdefiniowa kolor notatki ju w trakcie tworzenia:

Rozwi menu notatki i z menu podrzdnego Kolor wybierz kolor ta

(rysunek 10.13).
Rysunek 10.13.
Moesz zdefiniowa
kolor tworzonej
notatki

Korzystanie z widokw
W oknie Notatki dostpnych jest pi widokw:

Ikony

Lista notatek

Ostatnie 7 dni

Wedug kategorii

Wedug kolorw

225

226

ABC Outlook 2003 PL

Aby zmieni sposb prezentacji ikon w widoku Ikony:

W widoku Ikony notatki s wywietlane jako kolorowe ikony posortowane

wzgldem daty utworzenia. Widok ma trzy odmiany widok domylny

Due ikony (rysunek 10.14), widok Mae ikony (rysunek 10.15) oraz widok
Lista (rysunek 10.16). Przyciski przeczania si midzy tymi widokami
znajdziesz na pasku narzdzi Standardowy.
Rysunek 10.14.
Domylnie notatki s
wywietlane
w widoku
duych ikon

Rysunek 10.15.
Kliknij przycisk
Mae ikony,
aby przeczy si
do widoku
maych ikon

Rysunek 10.16.
Przycisk Lista
pozwoli wywietli
notatki w postaci listy

Aby wywietli notatki w jednym z pozostaych czterech widokw:

Wybierz widok z listy Widok biecy dostpnej w okienku nawigacji

(rysunek 10.17) lub z listy rozwijanej dostpnej na pasku Zaawansowany

(rysunek 10.18).
Rysunek 10.17.
Kliknij dany widok
w okienku nawigacji

Jeli korzystasz z kolorw, aby oznacza swoje notatki, moesz je pogrupowa,

korzystajc z widoku Wedug kolorw.

Rozdzia 10. Notatki

227

Rysunek 10.18.
Widoki

Widoki predefiniowane to tylko propozycja. Moesz sam tworzy widoki i dostosowywa istniejce.

Drukowanie notatek
Notatki moesz wydrukowa w stylu noty lub tabeli, w zalenoci od zastosowanego
widoku.

Aby wydrukowa notatk:

1. Zaznacz notatk lub ich zestaw.
2. W menu Plik kliknij polecenie Drukuj lub kliknij przycisk Drukuj,

,
na pasku narzdzi Standardowy. Pozycja Drukuj jest dostpna take w menu
kontekstowym notatki.

3. Otworzy si okno Drukowanie. Wybierz w nim styl wydruku.

W widoku Ikony w oknie Drukowanie dostpny jest jedynie styl noty. W pozostaych obok stylu noty masz do wyboru take styl tabeli.
4. Wybierz inne opcje. Aby zmieni opcje formatu, papieru lub nagwka i stopki,

kliknij przycisk Ustawienia strony, a nastpnie wybierz dane opcje

na poszczeglnych zakadkach.
5. Skorzystaj z przycisku Podgld wydruku, aby sprawdzi wygld drukowanego

dokumentu. Jeli wszystko jest w porzdku, wydrukuj notatk.

Drukujc zestaw zaznaczonych notatek w widoku tabeli, zaznacz w sekcji Zakres
wydruku okna Drukowanie pole Tylko zaznaczone wiersze.

228

ABC Outlook 2003 PL

Podsumowanie

Notatki programu Outlook 2003 s elektronicznym odpowiednikiem

przyklejanych, papierowych karteczek, najczciej tych.

Podczas pracy notatki mog pozostawa otwarte na ekranie, a po aktualizacji

treci notatki zmiany zapisywane s automatycznie.

Z notatek mona korzysta take w innych elementach programu Outlook

2003 lub w dokumentach.

Aby zapisa tekst w oknie notatki, wpisz tekst pierwszego wiersza notatki

zostanie on uyty jako tytu notatki (powinien wic by krtki i opisowy),

nacinij Enter, a nastpnie wpisz pozosta cz treci notatki. Tekst bdzie
automatycznie zawijany w oknie.

Notatki mona wywietla w piciu predefiniowanych widokach.

Kolor notatek mona zmienia.