ABC Access 2007 PL

Autor: Maciej Groszek

ISBN: 83-246-1003-0
Format: B5, stron: 216

Access to aplikacja suca do tworzenia zbiorw danych noszcych nazw baz

i zarzdzania nimi. Jednak jest co, co odrnia Accessa od innych systemw
zarzdzania bazami danych. Aplikacja ta ma wbudowane rodowisko programistyczne,
za pomoc ktrego mona stworzy narzdzie do manipulowania danymi. Wbudowane
kreatory i wizualne narzdzia pozwalaj atwo stworzy interfejs do tabel z danymi
nawet tym osobom, ktre wczeniej nie miay do czynienia z programowaniem
i projektowaniem baz danych. Moliwoci Accessa zdecydowanie usprawniaj prac
firmy i organizacji zamiast zbiera dane w fiszkach, skoroszytach i segregatorach,
moemy wykorzysta prost w obsudze aplikacj pozwalajc nie tylko na ich
gromadzenie, ale take przeszukiwanie i tworzenie raportw.
ABC Access 2007 PL to podrcznik, ktry wprowadzi Ci w tajniki korzystania
z Accessa. Czytajc go, poznasz zasady projektowania baz danych, wizania ich
relacjami i wypeniania danymi. Dowiesz si, jakiego typu dane moesz przechowywa
w tabelach i jak je przenosi z innych aplikacji. Poznasz take podstawowe narzdzie
do manipulowania danymi kwerendy. Zaprojektujesz interfejs do wprowadzania
i modyfikowania danych oraz stworzysz raporty.
Projektowanie baz i tabel
Relacje pomidzy tabelami
Typy danych
Import i eksport danych z innych aplikacji
Wyszukiwanie za pomoc kwerend
Tworzenie zoonych kwerend
Projektowanie formularzy do manipulowania danymi
Generowanie raportw
Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

Przekonaj si, jak ogromne moliwoci drzemi w Accessie

Wstp ............................................................................. 7
1

Od kartki do bazy danych ................................................. 9

Dlaczego mam uywa komputerowej bazy danych .................... 10
Po co wydawa pienidze na Accessa ........................................... 14
Zadziwiajce problemy bibliotekarki ............................................ 15

Burza mzgw i bl gowy .............................................. 25

W ksigarni .................................................................. 29
Tabela i wszystko jasne ................................................................. 29
Zaoenia ......................................................................................... 31

Trzy reguy ................................................................... 35

Regua 1. Unikanie nadmiarowoci ............................................... 36
Regua 2. Jedna z kolumn musi zawiera dane unikatowe ......... 37
Regua 3. W bazie danych musi znajdowa si klucz ................... 39

Ujawniamy tajemnice bazy danych ................................. 41

Architektura bazy danych .............................................................. 42
Dobieranie kluczy ........................................................................... 43
Sigamy po indeks .......................................................................... 44
Zalenoci pomidzy tabelami ....................................................... 45
Relacja 1 1 .............................................................................. 45
Relacja 1 N ............................................................................. 46
Relacja N M ............................................................................ 47

ABC Access 2007 PL

Niezapowiedziana kartkwka ....................................................... 48

Lista ycze .............................................................................. 49
Wykaz danych .......................................................................... 50
Tabele i relacje .......................................................................... 50

Uruchamiamy program ...................................................53

Zatrudniamy kreatora .................................................................... 55
W taki sposb mona wygenerowa baz danych? ...................... 57
Wczytywanie bazy danych ............................................................ 58
Tworzenie nowej bazy ................................................................... 59

Obiekty bazy danych .......................................................61

Tabele .............................................................................................. 62
Kwerendy ........................................................................................ 66
Formularze ..................................................................................... 68
Raporty ........................................................................................... 71
Makra .............................................................................................. 73
Moduy ............................................................................................ 74
Edycja obiektw ............................................................................. 75

Tabele ...........................................................................77
Typy danych ................................................................................... 78
Korzyci z rnorodnoci ............................................................... 79
Pomagamy w trudnym wyborze ................................................... 81
Tekst czy Nota .......................................................................... 81
Liczba ........................................................................................ 82
Data i Godzina .......................................................................... 84
Waluta ....................................................................................... 85
Autonumerowanie .......................................................................... 86
Tak i Nie .................................................................................... 87
Obiekt OLE ................................................................................ 87

Parametry typw danych ................................................89

Formatowanie tekstu i not ............................................................ 91
Maski wprowadzania ............................................................... 91
Regua poprawnoci ................................................................. 92
Indeksowanie ................................................................................. 94
Rozmiar pola .................................................................................. 95
Formaty liczbowe ........................................................................... 96

10

Tworzenie i edycja tabel .................................................99

Definiowanie pl .......................................................................... 102
Definiowanie klucza ..................................................................... 102
Indeksowanie bazy ....................................................................... 105
ABC edycji tabel ............................................................................ 106
Zmiany struktury tabeli ............................................................... 107
Jak to zrobi ................................................................................. 108

Spis treci

11

czenie i wczytywanie danych .................................... 111

czenie danych ........................................................................... 112
Importowanie danych .................................................................. 117
Importowanie danych z plikw tekstowych ............................... 121

12

Eksportowanie danych ................................................. 123

Eksportowanie struktury tabeli .................................................. 125
Eksportowanie do innych baz danych i arkuszy ........................ 127
Eksportowanie do plikw tekstowych ........................................ 128
Eksportowanie z formatowaniem .......................................... 129

13

Wywietlanie i nawigacja ............................................ 133

Ikona Widok .................................................................................. 134
Widok projekt i arkusza danych .................................................. 134
Nawigacja ..................................................................................... 135
Zaznaczanie .................................................................................. 137
Kursor kameleon ..................................................................... 138
Dopasowanie interfejsu ................................................................ 140

14

Edycja bazy danych ...................................................... 143

Otwieranie tabeli .......................................................................... 143
Tajemnicze znaczki ...................................................................... 145
Wpisywanie nowych danych ....................................................... 146
Edycja danych ............................................................................... 146
Usuwanie danych ......................................................................... 146
Usuwanie wielu rekordw ........................................................... 147
Uyteczne skrty .......................................................................... 148
Filtrowanie ................................................................................... 149
Filtrowanie wedug formularza ............................................. 150
Filtrowanie zaawansowane ................................................... 151
Sortowanie danych ....................................................................... 153
Proste wyszukiwanie ................................................................... 154
Zamiana danych ............................................................................ 155

15

Relacje ........................................................................ 157

Definiowanie relacji jeden-do-wielu lub jeden-do-jednego ..... 158

16

Kto pyta, nie bdzi ...................................................... 163

Kwerendy ...................................................................................... 164
Kwerendy wybierajce ........................................................... 164
Kwerendy parametryczne ...................................................... 164
Kwerendy krzyowe ............................................................... 165
Kwerendy funkcjonalne .......................................................... 165
Kwerendy SQL ......................................................................... 166
Tworzenie kwerendy wybierajcej .............................................. 166
Wybieranie pl z tabel ............................................................ 168
Kryteria ................................................................................... 170
Tworzenie kwerendy aktualizujcej baz ................................... 172
Tworzenie kwerendy usuwajcej rekordy .................................. 173

ABC Access 2007 PL

17

Formularze ..................................................................177
Z czego skada si formularz ........................................................ 178
Tworzenie formularza ................................................................. 179
Tworzenie formularza przy uyciu polecenia Formularz .... 179
Tworzenie formularza przy uyciu kreatora. ....................... 181
Tworzenie formularza za pomoc Projektu formularza ....... 185
Instrukcja obsugi formularzy ..................................................... 189

18

Raporty ........................................................................191
Tworzenie nowego raportu ......................................................... 192
Tworzenie raportu za pomoc opcji Raport .......................... 193
Tworzenie raportu za pomoc Kreatora raportw ............... 193
Tworzenie raportu za pomoc Projektu raportu .................. 199
Sortowanie i grupowanie ............................................................. 200

Skorowidz ....................................................................203

abele s obiektami bazy danych. Aby utworzy

tabel, naley najpierw uruchomi baz danych.
Nastpnie w oknie bazy danych trzeba klikn
przycisk Projekt tabeli we wstce Tworzenie (rysunek 10.1).

Rysunek 10.1.

Tworzenie nowego obiektu

Gdy chcemy tworzy wasn tabel, wybieramy t

opcje. Mamy tu moliwo tworzenia nazw dowolnej iloci pl oraz wyboru typu danych, ktrego
oczekiwa bdziemy w danym polu. Moliwoci
z tym zwizane opisane zostay w poprzednim rozdziale. Dopki wszystkie pola s puste, moemy nasz now tabel oglda jedynie w Widoku projektu.

ABC Access 2007 PL

Pozostae opcje to Tabela, ktra przenosi nas take do tworzenia nowej tabeli,
z t rnic, e zaczynamy od Widoku arkusza danych, gdzie majc mniejszy
wpyw zarwno na zawarto pl, jak i ich format oraz waciwoci, moemy
tworzy nowe. Ograniczona jest te tu moliwo zmiany widokw do pozostajcego jeszcze do wybrania Widoku projektu.
Mamy take do wyboru Szablony tabel. Opcja ta uatwia prac, gdy program
wiele czynnoci wykonuje za uytkownika. Z drugiej strony, tracimy bezporedni kontrol nad tym, co jest umieszczane w bazie danych. Kreator pozwala na
szybkie utworzenie tabeli. Sporo czasu stracimy ma sprawdzenie i poprawienie
tych parametrw, ktre kreator ustawi w tabeli domylnie.
Dostpna pozostaje jeszcze nieopisana wczeniej opcja Listy SharePoint umoliwiajca poczenie naszej aktualnie wybranej bazy danych z inn (rysunek 10.2).

Rysunek 10.2.

Moliwoci tworzenia nowej tabeli

Wrmy do tworzenia wasnej tabeli przy wybraniu Projektu tabeli. Po wybraniu

tej opcji wywietlona zostaje nowa, pusta tabela (rysunek 10.3).
Okno Tabela podzielone jest na dwie czci. Na grze widoczne s kratki suce do definiowania pl. Na dole okna, w zalenoci od typu danych wybranego
w grnej czci tabeli, wywietlane s parametry szczegowe.

100

Tworzenie i edycja tabel

Rysunek 10.3.

Pusta tabela

W kolumnie Nazwa pola mona wpisywa nazwy, ktre bd nagwkami pl.

Powinny by one zgodne z rodzajem danych wpisywanych w polu.
Po umieszczeniu kursora w kolumnie Typ danych w prawym rogu komrki wywietlana jest czarna strzaka skierowana ku doowi. Kliknicie jej powoduje
wywietlenie predefiniowanych typw pl (rysunek 10.4).

Rysunek 10.4.
Lista typw
danych

W kolumnie Opis mona opcjonalnie wpisa informacje o polu.

Wygld dolnej czci okna Tabela jest zaleny od typu danych wybranych dla pola.

101

ABC Access 2007 PL

Podstawowym elementem skadowym tabel s pola. Przy rnych okazjach wspominaem, jak s one tworzone. Podsumujmy i usystematyzujmy wiadomoci. Aby
zdefiniowa nowe pole:
1. Kliknij pierwszy od gry wolny wiersz w kolumnie Nazwa pola.
2. Wpisz za pomoc klawiatury nazw pola.
3. Nacinij klawisz Tab.
4. Kursor przesun si w poziomie do kolumny Typ danych.
5. Rozwi list typw danych i zaznacz jeden z nich.
6. W ramce Waciwoci pola wybierz parametry charakteryzujce pole.
7. W kolumnie Opis wpisz objanienie na temat przeznaczenia pola. W chwili
obecnej moe ono wydawa Ci si trywialne. Gdy za kilka miesicy bdziesz
chcia wprowadzi poprawki w strukturze bazy, zawarte w nim informacje
mog zaoszczdzi wiele cennego czasu.

Aby baza danych dziaaa poprawnie, nie moe by w niej dwch identycznych
rekordw. Wymaganie to ciko jest speni w praktyce. Jeli rejestrujemy np.
sprzeda ksiek, i tego samego dnia ten sam klient przyjdzie dwa razy, i za
kadym razem kupi po jednym egzemplarzu tej samej ksiki powstan dwa
identyczne rekordy. Aby temu zapobiec, trzeba do bazy doda pole. Bd w nim
kolejno numerowane transakcje. Dziki temu nie bdzie dwch identycznych
rekordw.
Pole, na ktrym ciy wymg unikatowoci informacji, nosi nazw klucza podstawowego tabeli.

Od momentu zdefiniowania w tabeli klucza podstawowego

nie bdzie moliwe wprowadzanie w polu klucza podstawowego
wartoci identycznej z ju istniejc ani pozostawienie pola
pustego.

102

Tworzenie i edycja tabel

Aby zdefiniowa klucz podstawowy:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy szary prostokt widoczny po lewej
stronie nazwy pola (jest to selektor pola).
2. Z podrcznego menu wybierz polecenie Klucz podstawowy (rysunek 10.5).

Rysunek 10.5.
Definiowanie
klucza
podstawowego

Po wykonaniu powyszych czynnoci kolor prostokta widocznego po lewej stronie nazwy pola zmieni si na pomaraczowy oraz pojawi si na nim symbol
klucza (rysunek 10.6).

Rysunek 10.6.
Pole penice
rol klucza
W bazie moe by zdefiniowany wicej ni jeden klucz. Co prawda, ju jeden
wystarczy, aby zapewni unikatowo rekordw (mc je rozrnia). Jeeli chcemy, aby Microsoft Access sprawdza, czy jaka informacja nie zostaa powtrzona, naley w zawierajcym j polu zdefiniowa klucz. Z tak sytuacj moemy si zetkn, gdy bdziemy rejestrowa numery NIP i PESEL. Oba powinny
by unikatowe. Wpisanie numeru, ktry ju istnieje, oznacza, e popenilimy
bd lub taki rekord ju znajduje si w bazie.
Aby utworzy w bazie wicej ni jedno pole z kluczem:
1. Wcinij i trzymaj klawisz Ctrl.
2. Klikaj selektory pl, w ktrych maj zosta zdefiniowane klucze.
3. Po zaznaczeniu wszystkich pl, w ktrych chcesz umieci klucze, zwolnij
klawisz Ctrl.
4. Kliknij ikon Klucz podstawowy (rysunek10.7).

103

ABC Access 2007 PL

Rysunek 10.7.
Definiowanie
kilku kluczy
Mona take, przytrzymujc prawy przycisk myszy, najecha na kilka ssiadujcych ze sob prostoktw z lewej strony Nazwy pola, zaznaczajc je.
Przy prbie zmian klucza podstawowego moemy natkn si na komunikat powiadamiajcy o koniecznoci zmian relacji midzy danymi (rysunek 10.8).

Rysunek 10.8.
Komunikat
wywietlany
przy prbie
zmiany klucza
podstawowego
W celu dokonania niezbdnych zmian do ustalenia Klucza podstawowego, jakiego potrzebujemy, naley na karcie Narzdzie bazy danych wybra przycisk
Relacje. Na karcie Projektowanie w grupie Relacje klikamy przycisk Wszystkie
relacje, co pokae nam wszystkie relacje, a nastpnie po dwukrotnym klikniciu
poczenia, ktre chcemy zmieni, mamy moliwo je wyedytowa lub usun
(rysunek 10.9).

Rysunek 10.9.

104

Zmiana relacji

Tworzenie i edycja tabel

Aby szybko znale informacj w grubej ksice, nie wertujemy jej od deski do
deski. Zagldamy do indeksu. W bazie danych Microsoft Access rwnie mona
utworzy indeks. Indeks w bazie danych pomaga w szybszym znajdowaniu i sortowaniu rekordw. Aby znale dane, w indeksie sprawdzane jest ich pooenie.
Indeks w ksice spenia swoj rol, jeli zawiera wyselekcjonowane hasa.
Wpisanie zbyt duej liczby sw utrudni przeszukiwanie. Zbytnie ograniczenie
iloci terminw utrudni lub nawet uniemoliwi znalezienie informacji.
Analogicznie jest w bazie danych. Wane jest dobranie pl, ktre bd indeksowane.
Najczciej indeks tworzony jest na podstawie pl, ktre s czsto przeszukiwane, sortowane itp.

Klucz podstawowy tabeli jest indeksowany automatycznie.

Nie mona zaindeksowa pola, w ktrym typem danych jest

Obiekt OLE.

Tworzc indeks w bazie danych, naley przestrzega kilku zasad. Indeksowa

naley te pola, w ktrych przewiduje si wykonywanie wyszukiwania lub sortowania. W przeciwnym razie baza zostanie rozbudowana o indeks, ktry nigdy
nie zostanie wykorzystany.
Indeksowa mona pola zawierajce wiele rnicych si wartoci. Jeli w polu
jest wiele takich samych wartoci, indeks moe nie przypieszy wykonywania
kwerend w znaczcy sposb.
Aby zaindeksowa pole:
1. Otwrz tabel w widoku projektowania.
2. Kliknij pole, dla ktrego ma zosta utworzony indeks.
3. W ramce Waciwoci pola odszukaj wiersz Indeksowanie.

105

ABC Access 2007 PL

4. Kliknij go i rozwi list typw indeksw.

5. W zalenoci od tego, czy w polu mog wystpowa powtrzenia, czy nie
wybierz jedn z opcji (rysunek 10.10):

Rysunek 10.10. Indeksowanie pola

Istniejc tabel mona modyfikowa. Jest to czsto spotykana sytuacja. Rzadko si zdarza, e do sposobu dziaania nowej bazy uytkownicy nie maj uwag.
Problem stwarza nie sama modyfikacja bazy, ale konieczno wprowadzenia
poprawek bez utraty danych.
Przed rozpoczciem edycji tabeli dane naley zabezpieczy. Konieczne jest skopiowanie plikw bazy w bezpiecznym miejscu. Gdy baza po wprowadzeniu zmian
nie bdzie dziaaa poprawnie, wystarczy zastpi pliki edytowane przez ich
kopi. Jest to metoda szybka i niezawodna.
Modyfikujc baz danych, warto wiedzie, e:
Usunicie z tabeli pola powoduje usunicie rwnie wszystkich zapisanych

w nim danych.
Zmiana typu danych moe spowodowa utrat caoci lub czci danych

zapisanych w tym polu. Stanie si tak wwczas, gdy Access nie bdzie
mg dokona konwersji z jednego formatu danych na drugi. Na przykad
zmiana typu pola z Tekst na Liczba bdzie moliwa jedynie wtedy,
gdy w polu przechowywalimy liczby zapisane jako znaki, a po konwersji
rozmiar pola Liczba bdzie wystarczajcy, aby przechowa otrzyman liczb.
Skrcenie pola (np. typu Nota) przez zmian parametru Rozmiar pola

moe spowodowa obcicie tekstu w polach, w ktrych zapisany jest tekst

duszy od nowo zdefiniowanego rozmiaru.
Kolejnym problem jest konieczno uaktualnienia w bazie wszystkich obiektw,
ktre korzystay z danej tabeli. Musimy przejrze wszystkie stworzone obiekty
i wprowadzi niezbdne poprawki.

106

Tworzenie i edycja tabel

Aby zmieni struktur tabeli, naley otworzy zawierajc j baz danych. Mona to zrobi na kilka sposobw, wybierajc Przycisk pakietu Office, a nastpnie
Otwrz (rysunek 10.11)

Rysunek 10.11.
Otwieranie
bazy danych
za pomoc
polece z menu

lub klikajc widoczn w pasku narzdzi ikon Otwrz (rysunek 10.12).

Rysunek 10.12.
Otwieranie
bazy danych
za pomoc ikony
Baz danych mona te otworzy przez Niedawno uywane dokumenty z menu
otwieranego Przyciskiem pakietu Office lub na ekranie, ktry wywietlany jest
po wczeniu programu.
Powysze metody daj identyczny efekt kocowy (wyjtkiem jest otwieranie
).
Niedawno uywanego dokumentu Jest nim wywietlenie okna Otwrz (rysunek 10.13).
Po zaznaczeniu pliku bazy naley klikn przycisk Otwrz. Spowoduje to wczytanie pliku. Po wywietleniu okna bazy danych naley zmieni widok na Widok
projektu lub Widok tabeli przestawnej. Spowoduje to otworzenie tabeli w trybie
projektowania.
Po wprowadzeniu zmian naley je zapisa. W tym celu trzeba wybra z menu
Przycisk pakietu Office, Zapisz lub klikn ikon Zapisz (rysunek 10.14), bd
nacisn Ctrl+S.

107

ABC Access 2007 PL

Rysunek 10.13. Wybieranie bazy danych

Rysunek 10.14.
Zapisywanie
wprowadzonych
zmian

Zamknicie bazy danych bez zapisywania wprowadzonych

zmian spowoduje ich bezpowrotn utrat.

W tabeli 10.1 znajduje si opis podstawowych czynnoci edycyjnych.

Po wprowadzeniu zmian trzeba je zapisa. Podczas zapisywania program konwertuje baz danych, aby bya zgodna z nowymi ustawieniami. Po napotkaniu
problemw wywietli okno z ostrzeeniem. Jeeli kaemy mu kontynuowa
konwersj, dane stwarzajce problemy nie zostan przeniesione do nowej bazy.
Ich miejsce zajm puste pola.

108

Tworzenie i edycja tabel

Tabela 10.1. Edycja bazy danych podsumowanie

Co chcemy uzyska

Jak to uzyska

Doda nowe pole

Otwrz tabel w trybie projektowania. W kolumnie

Nazwa pola wpisz nazw pola. Zdefiniuj jego typ
i waciwoci. Jeeli chcesz umieci pole midzy
ju istniejcymi, kliknij podane miejsce prawym
klawiszem myszy, po czym wybierz Wstaw wiersz

Doda pole na kocu listy pl

Kliknij pierwsz woln komrk w kolumnie Nazwa

pola. Zdefiniuj waciwoci pola

Usun pole z tabeli

Kliknij selektor pola, ktrego pooenie w tabeli chcesz

zmieni. Podwietlony zosta cay wiersz.
Nacinij klawisz Del lub wybierz Usu wiersze z okna,
ktre otworzy si po naciniciu prawym klawiszem
myszy

Wstawi pole pomidzy

dwa inne

Kliknij selektor pola, przed ktrym ma znale si nowe

pole. Nacinij klawisz Insert. Zdefiniuj waciwoci pola

Zmieni kolejnoci pl

Kliknij selektor pola, ktrego pooenie w tabeli chcesz

zmieni. Podwietlony zosta cay wiersz.
Wcinij i przytrzymaj lewy przycisk myszy. Kursor zmieni
si ze strzaki w strzak z kwadratem. Przecignij kursor
do wiersza docelowego. Zwolnij lewy klawisz myszy

Zmieni nazw pola

Otwrz baz danych w trybie projektowania. Kliknij

komrk na kolumnie Nazwa pola. Nacinij klawisz F2
i wprowad zmiany

Zmieni parametry pola

Kliknij komrk na kolumnie Nazwa pola. Wprowad

zmiany w ramce Waciwoci pola

Zmieni typ danych

Kliknij komrk kolumnie Typ danych. Wybierz nowy typ

danych dla pola

109