Id do

Spis treci
Przykadowy rozdzia
Katalog ksiek
Katalog online
Zamw drukowany
katalog
Twj koszyk
Dodaj do koszyka
Cennik i informacje
Zamw informacje
o nowociach
Zamw cennik
Czytelnia
Fragmenty ksiek
online

Kontakt
Helion SA
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 32 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl
Helion 19912010

Microsoft Access. Przewodnik

dla uytkownikw Excela
Autor: Michael Alexander
Tumaczenie: Radosaw Meryk
ISBN: 978-83-246-2847-6
Tytu oryginau: The Excel Analyst's Guide to Access
Format: 168237, stron: 576

Rozszerz swj wachlarz narzdzi do analizy o Accessa!

Kiedy wybra Excela, a kiedy Accessa?
Jak wykona raport i wizualizowa dane w Accessie?
Jak zintegrowa Excel z Accessem?
Excel to obok Worda najpopularniejsze narzdzie znajdujce si w pakiecie Microsoft Office.
Narzdzie, bez ktrego nie wyobraaj sobie pracy analitycy, ksigowi i prezesi firm. Dziki
ogromnym moliwociom oraz atwoci uycia znajduje on zastosowanie wszdzie tam, gdzie
trzeba dokona oblicze na duych ilociach danych. Czy Excel jest jednak lekarstwem na wszystko?
Ot nie! Pakiet Microsoft Office posiada w swych szeregach jeszcze jednego asa program Access.
Jeeli zaley Ci na bezproblemowej wsppracy kilku osb nad jednym zbiorem danych, jeeli
chcesz oddzieli wygld raportu od danych, a w dodatku wymagasz skalowalnoci, Access moe
okaza si lepszym wyborem. Nie obawiaj si nowego! Dziki tej ksice byskawicznie zapoznasz
si ze rodowiskiem, filozofi pracy oraz moliwociami Accessa.
Ksika odpowiada na wiele pyta, w tym na jedno kluczowe kiedy lepszy jest Excel, a kiedy
Access. Ponadto znajdziesz tu odpowiedzi na pytania dotyczce danych, ich struktur oraz metod
analizy. Dowiesz si, jak korzysta z kwerend agregujcych, funkcjonalnych oraz krzyowych.
Z pewnoci zainteresuj Ci rwnie rozdziay powicone analizom warunkowym oraz tworzeniu
raportw i wizualizacji danych w programie Access. Ostatni rozdzia pozwoli Ci poczy wiat,
ktry znasz - wiat Excela, z tym, ktry poznae w trakcie lektury wiatem Accessa. Integracja
tych dwch narzdzi zdejmie z Ciebie wszelkie ograniczenia w codziennej pracy z danymi
o dowolnej wielkoci i zoonoci. Przekonaj si o tym sam!
Trudny wybr Access czy Excel
Podstawy Accessa tabele, teoria relacyjnych baz danych, kwerendy
Kwerendy wybierajce, funkcjonalne, usuwajce, aktualizujce
Wykorzystanie kwerend krzyowych
Transformacja danych za pomoc programu Access
Wykonywanie oblicze oraz przetwarzanie dat
Analizy warunkowe
Zastosowanie podkwerend i domenowych funkcji agregacji
Statystyki opisowe w Accessie
Wykorzystanie VBA do usprawnienia procesu analizy
Tworzenie raportw w Accessie
Wykorzystanie tabel i wykresw przestawnych
Przenoszenie danych z Accessa do Excela
Integracja Accessa z Excelem
Tworzenie zapyta SQL
Znasz Excel? Poznaj te Access szybko i przyjemnie!

Spis treci

O autorze ............................................................................................................... 17
Wprowadzenie ...................................................................................................... 19
Czego mona spodziewa si po tej ksice? ............................................................................. 20
Czego nie mona spodziewa si po tej ksice? ....................................................................... 20
Umiejtnoci potrzebne do studiowania materiau zamieszczonego w ksice ................... 21
W jaki sposb zorganizowano t ksik? .................................................................................. 21
Cz I Wprowadzenie w tematyk analizy danych w Accessie ................................... 21
Cz II Podstawowe techniki analizy danych ................................................................ 21
Cz III Zaawansowane techniki analizy danych .......................................................... 21
Cz IV Raporty i wizualizacja w Accessie ..................................................................... 22
Cz V Zaawansowane techniki programowania .......................................................... 22
Cz VI Dodatki ................................................................................................................. 22
Konwencje ...................................................................................................................................... 23
Baza danych towarzyszca ksice .............................................................................................. 23

CZ I Wprowadzenie w tematyk analizy danych w Accessie ..........25

Rozdzia 1. Kiedy warto wykorzystywa Accessa do analizy danych? ................................ 27
Kiedy analiza danych w Excelu moe by trudna? .................................................................... 27
Skalowalno ......................................................................................................................... 27
Przezroczysto procesw analitycznych ......................................................................... 29
Oddzielenie danych od prezentacji ................................................................................... 30
Kiedy uywa Accessa, a kiedy Excela ........................................................................................ 31
Rozmiar danych ................................................................................................................... 31
Struktura danych .................................................................................................................. 32
Ewolucja danych .................................................................................................................. 32
Zoono funkcjonalna ...................................................................................................... 32
Wspuytkowane przetwarzanie ...................................................................................... 33

Spis treci
Access dla uytkownikw Excela: nie ma powodu do paniki! ................................................ 33
Tabele ..................................................................................................................................... 34
Kwerendy .............................................................................................................................. 34
Raporty .................................................................................................................................. 34
Makra i jzyk VBA ............................................................................................................... 35
Podsumowanie ............................................................................................................................... 35

Rozdzia 2. Podstawy Accessa ................................................................................................. 37

Tabele Accessa ................................................................................................................................ 37
Podstawowe informacje o tabelach ................................................................................... 38
Importowanie danych do Accessa ..................................................................................... 46
czenie arkusza Excela z Accessem ................................................................................. 51
Teoretyczne podstawy relacyjnych baz danych ......................................................................... 52
Dlaczego to takie wane? .................................................................................................... 53
Excel i format paskich plikw ........................................................................................... 53
Umieszczanie danych w osobnych tabelach .................................................................... 55
Typy relacji ............................................................................................................................ 56
Podstawowe informacje o kwerendach ...................................................................................... 57
Czym jest kwerenda? ........................................................................................................... 57
Tworzymy pierwsz kwerend wybierajc ..................................................................... 59
Dziesi najczstszych bdw wystpujcych w kwerendach ................................................ 69
Podsumowanie ............................................................................................................................... 70

Rozdzia 3. Nie tylko kwerendy wybierajce ........................................................................... 71

Kwerendy agregujce .................................................................................................................... 71
Tworzenie kwerend agregujcych ..................................................................................... 71
Funkcje agregacji .................................................................................................................. 75
Kwerendy funkcjonalne ................................................................................................................ 79
Do czego su kwerendy funkcjonalne? .......................................................................... 80
Kwerendy tworzce tabele .................................................................................................. 80
Kwerendy usuwajce ........................................................................................................... 82
Kwerendy doczajce ......................................................................................................... 86
Kwerendy aktualizujce ...................................................................................................... 91
Kwerendy krzyowe ...................................................................................................................... 95
Kreator kwerend krzyowych ............................................................................................ 95
Rczne tworzenie kwerend krzyowych ......................................................................... 100
Podsumowanie ............................................................................................................................. 106

CZ II Podstawowe techniki analizy danych .................................107

Rozdzia 4. Transformacje danych za pomoc Accessa ...................................................... 109
Wyszukiwanie i usuwanie duplikatw ...................................................................................... 109
Czym s zdublowane rekordy? ......................................................................................... 109
Wyszukiwanie duplikatw .................................................................................................. 110
Usuwanie duplikatw rekordw ...................................................................................... 114

Spis treci

Popularne zadania transformacji danych ................................................................................. 116

Wypenianie pustych pl .................................................................................................. 116
Konkatenacja ...................................................................................................................... 117
Zmiana wielkoci liter ....................................................................................................... 120
Usuwanie pocztkowych i kocowych spacji z cigu znakw .................................... 122
Wyszukiwanie i zastpowanie podanego tekstu ............................................................ 123
Dodawanie wasnych opisw w kluczowych miejscach cigu znakw ...................... 124
Parsowanie cigw znakw rozdzielanych znacznikami ............................................. 127
Podsumowanie ............................................................................................................................. 131

Rozdzia 5. Wykonywanie oblicze i przetwarzanie dat .................................................... 133

Wykorzystywanie oblicze w analizach ................................................................................... 133
Czste scenariusze oblicze .............................................................................................. 134
Wykorzystanie Konstruktora wyrae do definiowania pl obliczeniowych ........... 137
Czsto popeniane bdy w obliczeniach ........................................................................ 141
Wykorzystywanie dat w analizach ............................................................................................ 145
Proste obliczenia na datach .............................................................................................. 145
Zaawansowane analizy z wykorzystaniem funkcji przetwarzania dat ....................... 146
Nowy typ danych Obliczeniowy ........................................................................................... 156
Podsumowanie ............................................................................................................................. 159

Rozdzia 6. Wykonywanie analiz warunkowych ................................................................. 161

Stosowanie kwerend z parametrami ......................................................................................... 161
Jak dziaaj kwerendy z parametrami? ............................................................................ 163
Podstawowe reguy uywania kwerend z parametrami ............................................... 163
Wykorzystanie kwerend z parametrami ......................................................................... 164
Korzystanie z funkcji warunkowych ......................................................................................... 169
Funkcja IIf ........................................................................................................................... 170
Funkcja Switch ................................................................................................................... 176
Porwnanie funkcji IIf i Switch ....................................................................................... 177
Podsumowanie ............................................................................................................................. 179

CZ III Zaawansowane techniki analizy danych ............................181

Rozdzia 7. Dodatkowy wymiar. Podkwerendy i domenowe funkcje agregacji .............. 183
Usprawnianie analiz dziki wykorzystaniu podkwerend ....................................................... 184
Dlaczego uywa si podkwerend? .................................................................................... 185
Podstawowe reguy dotyczce podkwerend ................................................................... 185
Tworzenie podkwerend bez rcznego wpisywania instrukcji SQL ............................... 185
Uywanie operatorw IN i NOT IN w podkwerendach .............................................. 188
Uywanie podkwerend z operatorami porwnania ...................................................... 189
Wykorzystywanie podkwerend jako wyrae ............................................................... 190
Stosowanie skorelowanych podkwerend ........................................................................ 190
Wykorzystywanie podkwerend w kwerendach funkcjonalnych ................................. 192

10

Spis treci
Domenowe funkcje agregacji ..................................................................................................... 196
Typy domenowych funkcji agregacji .............................................................................. 197
Analiza skadni domenowych funkcji agregacji ............................................................ 198
Uywanie domenowych funkcji agregacji ...................................................................... 199
Podsumowanie ............................................................................................................................. 205

Rozdzia 8. Uruchamianie statystyk opisowych w Accessie ............................................... 207

Podstawowe statystyki opisowe ................................................................................................. 208
Uruchamianie opisowych statystyk z wykorzystaniem kwerend agregujcych ........ 208
Wyznaczanie rankingu, dominanty i mediany .............................................................. 209
Wybieranie losowych prbek ze zbioru danych ............................................................ 213
Zaawansowane statystyki opisowe ............................................................................................ 215
Wyznaczanie rankingw percentylowych ...................................................................... 216
Okrelanie kwartyla rekordu ............................................................................................ 217
Tworzenie rozkadu czstoci .......................................................................................... 220
Podsumowanie ............................................................................................................................. 225

Rozdzia 9. Planowanie zada i uruchamianie analiz wsadowych .................................... 227

Wprowadzenie do makr w Accessie ......................................................................................... 228
Bezpieczestwo makr w Accessie .................................................................................... 228
Tworzymy pierwsze makro .............................................................................................. 231
Podstawowe akcje makr .................................................................................................... 233
Konfigurowanie analiz wsadowych i zarzdzanie nimi ......................................................... 236
Organizacja ......................................................................................................................... 236
Konfigurowanie analiz wsadowych ................................................................................. 240
Tworzenie inteligentnych makr ....................................................................................... 241
Ptle w makrach ................................................................................................................. 245
Planowanie uruchamiania makr w nocy .................................................................................. 250
Wykorzystanie makra AutoExec do planowania zada ............................................... 250
Planowanie zada z wykorzystaniem polece wydawanych
z poziomu wiersza polecenia ......................................................................................... 256
Podsumowanie ............................................................................................................................. 259

Rozdzia 10. Wykorzystanie VBA do usprawnienia procesu analizy danych ................... 261
Tworzenie wasnych funkcji ................................................................................................... 262
Tworzymy pierwsz wasn funkcj ................................................................................ 263
Tworzenie wasnych funkcji z argumentami ................................................................. 266
Sterowanie procesami analitycznymi za pomoc formularzy ............................................ 269
Podstawowe wiadomoci na temat przekazywania danych z formularzy do kwerend .... 269
Wykorzystanie formularzy do automatyzacji zada .................................................... 273
Przetwarzanie danych za kulisami ..................................................................................... 278
Przetwarzanie danych za pomoc instrukcji RunSQL ................................................. 279
Zaawansowane techniki korzystania z instrukcji RunSQL .......................................... 281
Podsumowanie .......................................................................................................................... 282

Spis treci

11

CZ IV Raporty i wizualizacja danych w Accessie .........................285

Rozdzia 11. Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa .................................. 287
Podstawy tworzenia raportw w Accessie ............................................................................ 287
Tworzymy pierwszy raport ............................................................................................... 287
Przegldanie raportw ...................................................................................................... 288
Tworzenie i modyfikowanie raportw korzystajcych z grupowania .............................. 294
Grupowanie ........................................................................................................................ 294
Sortowanie i tworzenie podsumowa ............................................................................. 297
Tworzenie raportu od podstaw .............................................................................................. 300
Tworzenie rda danych ................................................................................................. 300
Tworzenie raportu w widoku projektu ........................................................................... 302
Podsumowanie .......................................................................................................................... 306

Rozdzia 12. Tabele i wykresy przestawne w Accessie ....................................................... 307

Tabele przestawne w Accessie? ................................................................................................ 307
Anatomia tabeli przestawnej .................................................................................................... 308
Obszar sum i szczegw .................................................................................................. 309
Obszar wierszy .................................................................................................................... 310
Obszar kolumn ................................................................................................................... 310
Obszar filtru ........................................................................................................................ 310
Tworzenie prostej tabeli przestawnej ..................................................................................... 312
Tworzenie zaawansowanych tabel przestawnych z sekcj szczegw .............................. 316
Zapisywanie tabeli przestawnej ............................................................................................... 318
Wysyanie tabeli przestawnej zdefiniowanej w Accessie do Excela ................................... 319
Opcje tabel przestawnych ......................................................................................................... 319
Rozwijanie i zwijanie pl .................................................................................................. 319
Zmiana opisw pl ............................................................................................................ 321
Sortowanie danych ............................................................................................................ 321
Grupowanie danych .......................................................................................................... 321
Grupowanie wedug dat .................................................................................................... 324
Filtrowanie w celu uzyskania okrelonej liczby pierwszych lub ostatnich rekordw ...... 325
Dodawanie sum obliczeniowych ..................................................................................... 326
Korzystanie z wykresw przestawnych w Accessie .............................................................. 329
Podstawowe wiadomoci o wykresach przestawnych .................................................. 329
Tworzenie prostego wykresu przestawnego .................................................................. 333
Formatowanie wykresw przestawnych ......................................................................... 334
Podsumowanie ........................................................................................................................... 337

Rozdzia 13. Ulepszanie kwerend i raportw z wykorzystaniem technik wizualizacji .... 339
Podstawowe techniki wizualizacji danych ............................................................................. 339
Wykorzystanie sztuczek z formatowaniem liczb
w celu poprawienia wygldu raportw ........................................................................ 339
Wykorzystanie formatowania warunkowego w Accessie ............................................ 342

12

Spis treci
Zaawansowane techniki wizualizacji ...................................................................................... 347
Ulepszanie kwerend i raportw za pomoc supkw danych ..................................... 347
Uzupenianie kwerend i raportw symbolami .............................................................. 351
Tworzenie wasnych elementw graficznych w Accessie ............................................ 354
Podsumowanie ........................................................................................................................... 359

CZ V Zaawansowane techniki programowania ..........................361

Rozdzia 14. Przenoszenie danych z Accessa do Excela ..................................................... 363
Rne metody importowania danych z Accessa ................................................................... 363
Metoda przecignij i upu ........................................................................................... 363
Wykorzystanie kreatora eksportu z Accessa .................................................................. 364
Wykorzystanie polecenia Pobierz dane zewntrzne z Excela ...................................... 366
Korzystanie z programu MS Query ................................................................................. 369
Podsumowanie ........................................................................................................................... 377

Rozdzia 15. Wykorzystanie VBA w celu przenoszenia danych

pomidzy Excelem a Accessem .................................................................... 379
Podstawy technologii ADO ...................................................................................................... 380
Cig poczenia .................................................................................................................. 380
Deklaracja obiektu Recordset ........................................................................................... 382
Piszemy pierwsz procedur ADO .................................................................................. 383
Piszemy pierwsz procedur wydobywajc dane opart na ADO i SQL ................. 388
Kryteria w instrukcjach SQL ............................................................................................ 389
Popularne sytuacje, w ktrych moe pomc VBA ............................................................... 392
Zapytania o dane pochodzce ze skoroszytu Excela ..................................................... 392
Doczanie rekordw do istniejcej tabeli Excela ......................................................... 394
Doczanie rekordw z Excela do istniejcej tabeli Accessa ........................................ 396
Zapytania do plikw tekstowych ..................................................................................... 398
Podsumowanie ........................................................................................................................... 399

Rozdzia 16. Automatyzacja Excela i Accessa ...................................................................... 401

Wizanie obiektw .................................................................................................................... 401
Wczesne wizanie .............................................................................................................. 402
Pne wizanie ................................................................................................................... 402
Automatyzacja Excela z poziomu Accessa ............................................................................. 403
Tworzenie pierwszej procedury automatyzacji Excela ................................................. 403
Automatyzacja eksportu danych do Excela ................................................................... 405
Automatyzacja raportw Excela bez programowania w Excelu ................................. 409
Wykorzystanie funkcji Znajd i zastp w celu dostrojenia kodu
wygenerowanego przez rejestrator makr ..................................................................... 415
Uruchamianie makr Excela z poziomu Accessa ............................................................ 417
Optymalizacja kodu wygenerowanego przez rejestrator makr ................................... 418

Spis treci

13

Automatyzacja Accessa z poziomu Excela ............................................................................. 421

Ustawienie wymaganych referencji ................................................................................. 421
Uruchamianie kwerendy Accessa z poziomu Excela .................................................... 422
Wykonywanie parametryzowanych kwerend Accessa z poziomu Excela ................. 423
Uruchamianie makra Accessa z poziomu Excela .......................................................... 428
Otwieranie raportu Accessa z poziomu Excela ............................................................. 428
Otwieranie formularza Accessa z poziomu Excela ....................................................... 429
Kompaktowanie bazy danych Accessa z poziomu Excela ........................................... 429
Podsumowanie ........................................................................................................................... 431

Rozdzia 17. Integracja Excela z Accessem za pomoc jzyka XML .................................. 433
Dlaczego XML? .......................................................................................................................... 433
Podstawowe informacje o jzyku XML .................................................................................. 434
Deklaracja formatu XML .................................................................................................. 434
Instrukcje przetwarzania ................................................................................................... 434
Komentarze ......................................................................................................................... 435
Elementy .............................................................................................................................. 435
Gwny element ................................................................................................................. 436
Atrybuty .............................................................................................................................. 436
Przestrzenie nazw ............................................................................................................... 437
Tworzenie prostego raportu z wykorzystaniem jzyka XML .............................................. 438
Eksport danych XML z Accessa ....................................................................................... 438
Wykorzystanie danych XML w Excelu ........................................................................... 441
Tworzenie procedur wprowadzania danych z wykorzystaniem jzyka XML .................. 443
Tworzenie schematu wprowadzania danych w Accessie ............................................. 444
Stworzenie formularza do wprowadzania danych w Excelu ....................................... 445
Eksport wynikw z Excela do formatu XML ................................................................. 446
Przenoszenie wynikw z powrotem do Accessa ............................................................ 446
Podsumowanie ........................................................................................................................... 448

Rozdzia 18. Integracja Accessa z Excelem oraz innymi aplikacjami pakietu Office ....... 451
Integracja Excela z programem Microsoft Word ................................................................. 451
Tworzenie dynamicznego cza do tabeli Excela .......................................................... 451
Pobieranie danych Excela do dokumentu Worda z wykorzystaniem
automatyzacji ................................................................................................................... 455
Tworzenie dokumentu korespondencji seryjnej Worda .............................................. 457
Symulacja funkcji korespondencji seryjnej Worda z poziomu Excela ....................... 462
Integracja Excela z programem PowerPoint ......................................................................... 465
Tworzenie slajdu PowerPointa z tytuem ....................................................................... 465
Kopiowanie zakresu komrek do prezentacji ................................................................ 466
Wysyanie do prezentacji wszystkich wykresw z arkusza Excela .............................. 468
Konwersja skoroszytu na prezentacj PowerPointa ..................................................... 470

14

Spis treci
Integracja Excela z programem Outlook ............................................................................... 472
Wysyanie aktywnego skoroszytu poczt elektroniczn .............................................. 472
Wysyanie poczt wskazanego zakresu ........................................................................... 474
Wysyanie wiadomoci e-mail do wszystkich adresatw na licie .............................. 475
Zapisanie wszystkich zacznikw z folderu .................................................................. 477
Zapisanie wskazanych zacznikw z folderu ................................................................ 478
Podsumowanie ........................................................................................................................... 480

CZ VI Dodatki ...........................................................................481

Dodatek A Podstawy programowania Accessa w jzyku VBA ......................................... 483
Podstawy programowania w VBA w 10 krokach .................................................................. 483
Krok 1. Stworzenie standardowego moduu .................................................................. 483
Krok 2. Utworzenie funkcji .............................................................................................. 484
Krok 3. Zdefiniowanie celu funkcji za pomoc procedury .......................................... 485
Krok 4. Testowanie funkcji ............................................................................................... 486
Krok 5. Zadeklarowanie zmiennej ................................................................................... 486
Krok 6. Przypisanie wartoci do zmiennej ..................................................................... 486
Krok 7. Kompilacja nowo utworzonej funkcji ............................................................... 487
Krok 8. Zapisanie nowo utworzonej funkcji .................................................................. 488
Krok 9. Uruchomienie stworzonej funkcji wewntrz makra ...................................... 488
Krok 10. Uruchomienie stworzonej funkcji z formularza ........................................... 489
Wykorzystanie Accessa w roli nauczyciela programowania w VBA ................................. 490

Dodatek B Podstawy jzyka SQL ........................................................................................ 493

Podstawowe konstrukcje .......................................................................................................... 493
Instrukcja SELECT ............................................................................................................ 494
Klauzula WHERE .............................................................................................................. 495
Zczenia ............................................................................................................................. 496
Zaawansowane instrukcje SQL ................................................................................................ 498
Zaawansowane wyszukiwanie z wykorzystaniem operatora Like .............................. 498
Wybieranie unikatowych wartoci i wierszy bez grupowania ..................................... 500
Grupowanie rekordw i agregowanie danych za pomoc klauzuli GROUP BY ...... 501
Definiowanie porzdku sortowania za pomoc klauzuli ORDER BY ............................. 501
Tworzenie aliasw za pomoc klauzuli AS .................................................................... 501
Instrukcje SELECT TOP i SELECT TOP PERCENT ................................................... 502
Wykonywanie kwerend funkcjonalnych za pomoc instrukcji SQL ............................... 504
Tworzenie tabel krzyowych za pomoc instrukcji TRANSFORM ........................... 505
Korzystanie ze specjalnych kwerend SQL .............................................................................. 506
Scalanie zbiorw danych za pomoc operatora UNION ............................................. 506
Tworzenie tabel za pomoc instrukcji CREATE TABLE ............................................. 508
Dziaania na kolumnach za pomoc instrukcji ALTER TABLE ................................. 508

Spis treci

15

Dodatek C Wydajno kwerend, uszkodzenia baz danych i inne zagadnienia ............. 511
Optymalizacja wydajnoci kwerend ....................................................................................... 511
Mechanizm optymalizacji kwerend Accessa .................................................................. 511
Czynnoci, jakie mona przedsiwzi
w celu optymalizacji wydajnoci kwerend ................................................................... 512
Postpowanie w przypadku uszkodzenia bazy danych ........................................................ 515
Oznaki i symptomy uszkodzenia bazy danych .............................................................. 515
Naprawianie uszkodzonej bazy danych .......................................................................... 518
Czynnoci, jakie mona przedsiwzi
w celu zapobieenia uszkodzeniom baz danych ..................................................... 519
Korzystanie z pomocy w Accessie ........................................................................................... 520
Lokalizacja plikw pomocy .............................................................................................. 521
Pomoc online jest lepsza od pomocy offline .................................................................. 521
Zasoby dostpne online .................................................................................................... 521

Dodatek D Zestawienie funkcji w przyborniku analityka danych .................................. 523

Skorowidz ......................................................................................................... 557

ROZDZIA

Prezentowanie danych
za pomoc
raportw Accessa

11

Czytelnicy posugujcy si Excelem z pewnoci stworzyli wiele raportw, w ktrych korzystali z sortowania, czy te technik rozmieszczania i formatowania danych. Czy komu przyszo do gowy, aby
tworzy raporty w Accessie? Dla wikszoci analitykw Excela Access to wycznie magazyn danych.
Niewielu z nich rozwaa uywanie warstwy raportowania w Accessie (obiektw raportw).
Raporty Accessa to komponent programu Microsoft Access dajcy uytkownikowi bardzo due moliwoci. Speniajc rol warstwy prezentacji dla bazy danych, raporty pozwalaj na atw
integracj analiz z bazy danych z estetycznymi dokumentami raportw w stylu PDF. Pozwalaj na
korzystanie z takich mechanizmw jak grupowanie, sortowanie, czy te formatowanie warunkowe.
W tym rozdziale opiszemy raporty Accessa. Pokaemy, jak mona je wykorzysta do rozszerzenia moliwoci tworzenia rozbudowanych zestawie danych.

Podstawy tworzenia raportw w Accessie

W tym podrozdziale stworzymy pierwszy raport w Accessie i zaprezentujemy rne sposoby jego
przegldania. Po lekturze tego podrozdziau Czytelnicy bd mieli wystarczajce podstawy do tego,
aby rozpocz tworzenie wasnych raportw w Accessie.

Tworzymy pierwszy raport

Pierwszym krokiem do stworzenia raportu w Accessie jest zdefiniowanie dla niego rda danych.
Dane uywane w raportach Accessa mog pochodzi z tabel bd kwerend. Jednym z atwiejszych
sposobw zdefiniowania rda danych dla raportu jest stworzenie kwerendy specjalnie zaprojektowanej do tego celu.
W naszym pierwszym raporcie skorzystamy z kwerendy Kwerenda_Produkty. Wska kwerend,
a nastpnie kliknij przycisk Raport na zakadce Tworzenie na wstce (rysunek 11.1).
W cigu kilku sekund Access stworzy raport wygldajcy podobnie do dokumentu pokazanego
na rysunku 11.2. To byo atwe wanie stworzylimy pierwszy raport w Accessie.

288

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

Rysunek 11.1. Wska kwerend, a nastpnie kliknij przycisk Raport

Rysunek 11.2. Wanie stworzye pierwszy raport!

Przy prbie zamknicia raportu wywietli si pytanie, czy chcemy zapisa wprowadzone zmiany. Kliknicie Nie spowoduje, e raport nie zostanie zapisany. Kliknicie Tak uaktywnia okno pokazane na rysunku 11.3. Mona w nim wprowadzi nazw nowego raportu. Jak mona zauway,
Access domylnie nadaje raportowi nazw zgodn z nazw rda danych. W tym przypadku akceptujemy nazw Kwerenda_Produkty.

Rysunek 11.3. Naley pamita o zapisaniu raportu

Przegldanie raportw
Nowo utworzony raport mona zobaczy w okienku nawigacji (rysunek 11.4). Aby go otworzy,
wystarczy klikn nazw raportu.

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

289

Rysunek 11.4. Wszystkie raporty wywietlane s w okienku nawigacji

Widok raportu
Domylnie raporty otwieraj si w widoku raportu. Widok raportu pozwala na przegldanie i interakcj z raportami w taki sposb, w jaki bdzie to robi uytkownik raportu. W tym widoku nie
mona edytowa danych, zmienia etykiet ani modyfikowa ich rozmieszczenia. Access pozwala
jednak na stosowanie filtrw w raportach w czasie rzeczywistym.
Zamy, e w nowo stworzonym raporcie chcemy szybko znale wszystkie produkty zawierajce w nazwie sowo Lodwka. W widoku raportu wystarczy klikn dowoln nazw produktu,
a nastpnie wybra polecenie Filtry tekstu/Zawiera, tak jak pokazano na rysunku 11.5.

Rysunek 11.5. Aby uzyska dostp do zbioru opcji filtrowania, wystarczy klikn prawym przyciskiem
myszy dowolne pole w widoku raportu

290

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

Zostanie wywietlone okno Filtr niestandardowy podobne do tego, ktre pokazano na rysunku 11.6.
W tym polu naley wprowadzi kryteria wyszukiwania. W naszym przypadku wpiszemy Lodwka.

Rysunek 11.6. Wprowadzanie kryteriw wyszukiwania

Jak mona zobaczy na rysunku 11.7, w odpowiedzi Access odfiltruje wszystkie produkty, ktre
w nazwie produktu zawieraj sowo Lodwka.

Rysunek 11.7. Moemy teraz przeglda wszystkie lodwki

Widok ukadu
Widok ukadu zosta wprowadzony w Accessie 2007. Pozwala on na edycj elementw raportu z jednoczesnym podgldem sposobu, w jaki raport zostanie wywietlony uytkownikowi kocowemu. Aby wywietli raport w widoku ukadu, otwrz raport Accessa, a nastpnie wybierz na zakadce Narzdzia
gwne polecenie Widok/Widok ukadu.
Otwarcie raportu w widoku ukadu pozwala na wykonywanie takich dziaa jak modyfikowanie tytuu raportu, zmiana etykiet danych, zmiana rozmiaru kolumn, usuwanie pojedynczych pl,
czy te dodawanie nowych pl. W widoku ukadu mona np. wybra motyw raportu (rysunek
11.8). Jak atwo zauway, zmiany s wykonywane w czasie rzeczywistym. Nie trzeba przecza si
z powrotem do widoku raportu tylko po to, aby zobaczy efekt zmian. Pojawiaj si one na ekranie
natychmiast w czasie rzeczywistym.

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

291

Rysunek 11.8. W widoku ukadu otrzymujemy dynamiczny podgld raportu w przypadku modyfikacji
motywu

Widok projektu
Widok projektu pozwala na tworzenie raportw z wykorzystaniem tradycyjnego interfejsu siatki
projektowania. Odszyfrowywanie raportu w widoku projektu moe by nieco zniechcajce dla
pocztkujcych uytkownikw Accessa. Kiedy jednak uda nam si zrozumie podstawy, tworzenie
raportw stanie si znacznie bardziej intuicyjne i prostsze. Aby wywietli raport w widoku projektu, otwrz raport Accessa, a nastpnie wybierz na zakadce Narzdzia gwne polecenie Widok/
Widok projektu.
Otwarcie raportu Produkty_Kwerenda w widoku projektu powoduje wywietlenie ekranu podobnego do tego, ktry pokazano na rysunku 11.9.

Rysunek 11.9. Raport Produkty_Kwerenda w widoku projektu

292

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

Warto zwrci uwag, e ten raport skada si z piciu osobnych sekcji: Nagwek raportu, Nagwek strony, Szczegy, Stopka strony oraz Stopka raportu. Wanie te sekcje s zwykle widoczne
w momencie utworzenia raportw w Accessie. Powimy troch czasu na omwienie przeznaczenia poszczeglnych sekcji.

Nagwek raportu. Zwykle sekcja ta zawiera etykiet speniajc rol gwnego tytuu
raportu. Tak jak w przypadku nagwkw w Wordzie, umieszczenie dowolnego elementu
w sekcji nagwka raportu powoduje, e zostanie on wywietlony na pocztku raportu.
Jak mona zauway, Access automatycznie umieci logo razem z tytuem raportu. Z tego
wzgldu logo to take wywietlane jest na pocztku raportu. Warto zwrci uwag na to,
e elementy w sekcji nagwka raportu nie musz by wycznie etykietami. Mog to by
rwnie elementy zasilane danymi, takie jak numer strony, bieca data czy dowolne
inne dane.

Nagwek strony. Zwykle sekcja ta zawiera etykiety speniajce rol nagwka kadej strony
raportu. Take w tym przypadku warto zwrci uwag na to, e elementy w sekcji nagwka
strony nie musz by wycznie etykietami. Mog to by elementy danych, takie jak licznik
strony, wskanik daty czy dowolne inne dane. Chocia w tym widoku nie jest to natychmiast
widoczne, w sekcji nagwka strony mona tworzy podnagwki. W kadej instancji sekcji
nagwka jest miejsce na dane, ktre pojawi si tylko raz, na pocztku kadej logicznej
sekcji na przykad raportu, strony bd grupy. Zagadnienia zwizane z podnagwkami
i grupowaniem zostan opisane w dalszej czci tego rozdziau.

Kiedy uytkownik wskae mysz dolne obramowanie dowolnej sekcji, wska nik zmieni si w podwjnie skierowan strzak. Wystarczy przecign dolne obramowanie
w gr bd w d, aby zmodyfikowa rozmiar wskazanej sekcji raportu. Zmiana rozmiaru
poszczeglnych sekcji raportu zmienia odlegoci pomidzy poszczeglnymi sekcjami. Dziki
temu mechanizmowi mona eliminowa puste miejsca w raporcie, rozszerza sekcje w celu
przygotowania miejsca na dodatkowe pola, czy te tworzy dodatkowe miejsce dla uatwienia
pracy nad okrelonymi sekcjami.

Szczegy. Ta sekcja zawiera waciwe dane raportu. Jak mona zauway, kade pole
danych w raporcie jest reprezentowane przez pojedyncze pole tekstowe. Aby zmodyfikowa
zawarto lub formatowanie dowolnego pola, wystarczy klikn prawym przyciskiem myszy
wybrane pole i wybra Waciwoci. Spowoduje to uaktywnienie okienka arkusza waciwoci
pokazanego na rysunku 11.10. W tym okienku mona atwo modyfikowa i formatowa
wybrane pola. Wystarczy odpowiednio zmodyfikowa waciwoci, ktre si w nim wywietlaj.

Stopka strony
Sekcja stopki strony w zasadzie jest identyczna z sekcj nagwka strony. Jedyna rnica jest taka,
e etykiety i dane w sekcji stopki wywietlaj si na kocu kadej strony w raporcie. Do elementw
powszechnie wystpujcych w stopce mona zaliczy takie dane jak numer strony, data i etykiety. Jak
mona zobaczy na rysunku 11.9, w sekcji stopki raportu wystpuje pole numeru strony zasilane
danymi.

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

293

Rysunek 11.10. Okienko arkusza waciwoci mona wykorzysta w celu dostosowania waciwoci
dowolnego pola

DODAWANIE ELEMENTW RAPORTU W NAGWKACH I STOPKACH

W nagwkach i stopkach raportw dobrze jest wywietla informacje opisujce raport
w szczeglnoci numery stron i daty raportw. Chocia Access domylnie umieszcza te elementy
w stopkach, mona je stworzy rcznie, czy te zmodyfikowa ich format lub zawarto.
Wspomniane elementy mona wprowadza do raportu za pomoc przyciskw Numery stron oraz
Data i godzina. Mona je znale w grupie Nagwek/stopka zakadki Projektowanie (rysunek 11.11).

Rysunek 11.11. Elementy raportw mona wprowadza za pomoc przyciskw Numery stron oraz
Data i godzina
Kady z tych przyciskw otwiera okno pozwalajce na konfigurowanie elementw raportw
w zalenoci od potrzeb. Na przykad na rysunku 11.12 pokazano okno Numery stron pozwalajce
na skonfigurowanie formatu numerowania stron raportu.

294

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

Rysunek 11.12. Okno Numery stron

Stopka raportu
Sekcja stopki raportu jest w zasadzie identyczna z sekcj nagwka raportu. Jedyna rnica jest taka,
e etykiety i dane w sekcji stopki wywietlane s na kocu raportu. Do elementw powszechnie
wystpujcych w stopce mona zaliczy takie dane jak numer strony, data i etykiety.

Tworzenie i modyfikowanie raportw

korzystajcych z grupowania
W tym podrozdziale zaczniemy prezentacj prawdziwej siy raportw Accessa zaprezentujemy
techniki grupowania, sortowania i podsumowywania danych. Omwimy zbir przykadowych raportw. Do ich tworzenia wykorzystamy widoki ukadu i projektu.

Grupowanie
Grupowanie danych w raporcie to jeden z atwiejszych i najbardziej rozbudowanych sposobw ulepszania raportw pozwalajcy na wprowadzanie dodatkowych warstw analizy. W celu zapoznania
si z technikami grupowania otwrz kwerend Produkty_Kwerenda w widoku ukadu.
Po otwarciu raportu wybierz polecenie menu Grupuj i sortuj z zakadki Projektowanie. Uaktywni si
okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie widoczne u dou rysunku 11.13.
Warto zwrci uwag, e w obszarze Grupowanie, sortowanie i sumowanie znajduj si dwie
pozycje menu: Dodaj grup oraz Dodaj sortowanie. Kliknij przycisk Dodaj grup. Wywietli si
rozwijane menu, w ktrym mona wybra pola, wedug ktrych bd grupowane dane (patrz rysunek 11.14).
Efekt zastosowania grupowania zaprezentowano na rysunku 11.15. Zwrmy uwag, e Access
przesun pole grupowania (Kategoria_Produktu) na lew stron raportu. Poza tym kategorie
produktu wywietlane s teraz tylko raz nie powtarzaj si dla kadego rekordu.

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

Rysunek 11.13. Okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie w widoku ukadu

Rysunek 11.14. Grupujemy dane wedug pola Kategoria_Produktu

295

296

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

Rysunek 11.15. Wczono grupowanie

Na rysunku 11.16 zademonstrowano, jak za pomoc formatowania mona wyrni poszczeglne

grupy w raporcie. W tym przykadzie zwikszono rozmiar czcionki pola Kategoria_Produktu oraz
zastosowano pogrubienie. Zmieniono take kolor ta, dziki czemu pole grupy bardziej przypomina
nagwek.

Rysunek 11.16. Odpowiednie formatowanie pozwala wyrni nagwek grupy

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

297

Sortowanie i tworzenie podsumowa

Sortowanie i tworzenie podsumowa w widoku ukadu raportu jest bardzo atwe i intuicyjne.
Przecz si do widoku ukadu i przyjrzyj si bliej okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie.
Jak mona zobaczy na rysunku 11.17, w okienku tym wywietlane s teraz pola, wedug ktrych
pogrupowano dane.

Rysunek 11.17. W okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie wywietlane s pola,

dla ktrych wczono grupowanie

Pierwszy wiersz w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie mwi nam, e Access grupuje
raport najpierw wedug pola Kategoria_Produktu oraz sortuje rekordy wedug tego pola w porzdku rosncym (poczwszy od kategorii na liter A). Drugi wiersz wywietla si z niewielkim
wciciem. Jest to sposb, w jaki Access prezentuje hierarchi sortowania i grupowania.
Aby manipulowa waciwociami dotyczcymi pola najwyszego poziomu grupowania i sortowania: Kategoria_Produktu, naley posugiwa si menu w grnym wierszu. Przyciski menu widoczne poniej pozwalaj na wprowadzenie dodatkowych poziomw sortowania, poniej pola
Kategoria_Produktu. W tym przykadzie dodamy sortowanie wedug pola CenaDetaliczna.
Mwic inaczej, chcemy, aby dane byy uporzdkowane wedug wzrastajcych cen.
1. Kliknij przycisk Dodaj sortowanie. Jak mona zobaczy na rysunku 11.18, pojawi si
rozwijane menu umoliwiajce wybr pola, wedug ktrych bd sortowane dane.
Wybierz pole CenaDetaliczna.

Rysunek 11.18. Naley wybra pole, wedug ktrego posortujemy dane

298

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

2. Jak mona zauway, w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie pojawi si nowy

wiersz. Ten wiersz reprezentuje sortowanie, ktre wanie zastosowae. Poniewa kwota
sprzeday musi by posortowana malejco, zmie kierunek sortowania tak, jak pokazano
na rysunku 11.19.

Rysunek 11.19. Modyfikujemy kierunek sortowania, korzystajc z selektorw rozwijanej listy

W tym momencie produkty w obrbie kadej kategorii s posortowane w porzdku malejcym

wedug ceny detalicznej.
Wyglda doskonale, cho dla tego raportu mona by byo doda liczb produktw w kadej
kategorii. Mwic inaczej, chcielibymy wiedzie, ile produktw mieci si w kadej kategorii.
W widoku ukadu przejd do okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie, a nastpnie
kliknij przycisk Wicej. Sposb, w jaki mona to zrobi, pokazano na rysunku 11.20.

Rysunek 11.20. Klikamy przycisk Wicej opcji

Jak mona si byo spodziewa, pojawio si wicej opcji grupowania. Jedna z tych opcji dotyczy
podsumowa. Domylnie jest ustawiona na warto bez sum. Kliknij selektor rozwijanej listy dla opcji
podsumowania, aby wywietli okno Podsumowania. Czynno t zilustrowano na rysunku 11.21.

Rysunek 11.21. Aktywacja menu Sumy

Obsuga okna Sumy moe sprawia pewne problemy. Pierwsza pozycja w tym menu to rozwijana
lista, z ktrej mona wybra pole do podsumowa. Warto zwrci uwag, e domylny wybr na
tej licie to pierwsze pole naszego raportu. Pamitamy, e chcemy policzy produkty w kadej kategorii.
W tym celu wykonaj nastpujce czynnoci:

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

299

1. Z menu Suma wybierz pole Nazwa_Produktu.

2. Z menu Typ wybierz pozycj Licz wartoci.
3. Kliknij opcj Poka sum czciow w stopce grupy wywietlan w dolnej czci menu.
Wczenie tej opcji instruuje Accessa o tym, e w sekcji stopki kadej grupy kategorii ma
by wywietlane podsumowanie.
W tym momencie okno Sumy powinno przypomina ekran pokazany na rysunku 11.22.

Rysunek 11.22. Wypenione okno Sumy

Zapisz raport, a nastpnie przecz si do widoku raportu. Na rysunku 11.23 pokazano, jak wyglda grupowanie, sortowanie i sumowanie dla kategorii Frytkownice. Wystarczyo kilka klikni
mysz, aby doda now warstw do raportu, dziki czemu sta si on znacznie bardziej zrozumiay.

Rysunek 11.23. Lista produktw staa si teraz znacznie czytelniejsza

300

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

SZTUCZKI I KRUCZKI: ROZWIZYWANIE PROBLEMW Z PODZIAAMI STRON

W pogrupowanych, wielostronicowych raportach wystpuj problemy w przypadku prb drukowania.
Bardzo czsto si zdarza, e podzia strony wystpuje w rodku grupy lub nawet bezporednio pod
nagwkiem grupy. To sprawia, e raport staje si bardzo mao czytelny. Na szczcie istnieje bardzo
proste rozwizanie tego problemu w widoku ukadu raportu Accessa.
Naley otworzy raport w widoku ukadu i rozwin podmenu dla grupowania w menu Grupowanie, sortowanie i sumowanie. Po rozwiniciu menu zostanie wywietlona opcja zatytuowana nie
zachowuj caej grupy na jednej stronie. Uywajc selektora rozwijanej listy, zmie t opcj na warto
zachowaj ca grup na jednej stronie, tak jak pokazano na rysunku 11.24.

Rysunek 11.24. Aby unikn problemw z podziaem stron, mona wczy opcj utrzymywania
grup na jednej stronie

Tworzenie raportu od podstaw

W poprzednim wiczeniu zlecilimy Accessowi automatyczne wygenerowanie raportu. Chocia
taka opcja jest wygodna, czasami chcemy mie wicej moliwoci decydowania o tym, w jaki sposb raport wyglda i jak dziaa. W tym podrozdziale pokaemy, w jaki sposb mona stworzy raport Accessa od podstaw rozpoczynajc od pustej strony.
Dla potrzeb tego wiczenia stworzymy specyficzny rodzaj raportu, tzw. Alpha Roster. Alpha Roster
to wyszukana nazwa alfabetycznego i pogrupowanego raportu, w ktrym zazwyczaj wywietlane s
dane adresowe lub podobne informacje. W ty konkretnym raporcie znajdzie si zestawienie informacji o klientach pogrupowane wedug pierwszej litery nazwy klienta i posortowane alfabetycznie.

Tworzenie rda danych

Przede wszystkim potrzebne jest rdo danych. Zamiast tworzy w tym celu osobn, zewntrzn
kwerend, stworzymy nasze rdo danych bezporednio, wewntrz obiektu raportu.
1. Przejd do zakadki Tworzenie na wstce i wybierz polecenie Projekt raportu.
2. W widoku projektu uaktywnij arkusz waciwoci. W tym celu kliknij prawym przyciskiem
myszy w biaym obszarze raportu i wybierz polecenie Waciwoci (moesz take wcisn F4
na klawiaturze).
3. Upewnij si, e wybrany typ zaznaczenia w arkuszu waciwoci to Raport.
4. Wybierz zakadk Dane i kliknij przycisk oznaczony wielokropkiem () obok waciwoci
rdo rekordw (patrz rysunek 11.25).

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

301

Rysunek 11.25. Wybieramy opcj tworzenia rda danych za pomoc kreatora kwerend

Kliknicie tego przycisku oznaczonego wielokropkiem powoduje otwarcie kreatora

kwerend, ktrego uywa si tak, jak podczas tworzenia standardowej kwerendy.
5. W tym momencie stwrz kwerend podobn do pokazanej na rysunku 11.26. Poniewa
chcemy stworzy alfabetyczn list klientw, wybieramy najistotniejsze elementy danych.

Rysunek 11.26. Projekt kwerendy dla raportu z alfabetyczn list klientw

6. Naley teraz zapisa kwerend tak, by zyska pewno, e bdzie ona trwaym rdem
rekordw raportu. Kliknij przycisk zamknicia w menu projektu, a nastpnie, kiedy
wywietli si okno z komunikatem pokazane na rysunku 11.27, kliknij Tak.

Rysunek 11.27. Aby zapisa kwerend, naley odpowiedzie Tak na pytanie o zapisanie zmian

302

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

Dla sprawdzenia otwrz arkusz waciwoci i sprawd waciwo rdo rekordw raportu, aby
zyska pewno, e zawiera ona nowo utworzon kwerend. Jeli kwerenda zostaa zapisana prawidowo, w arkuszu waciwoci powinna wywietla si instrukcja SQL podobna do pokazanej na
rysunku 11.28. Jeli nic si nie wywietla, powtrz kroki od 4. do 6.

Rysunek 11.28. Sprawd waciwo rdo rekordw, aby upewni si, e kwerenda zostaa zapisana

Tworzenie raportu w widoku projektu

Po zdefiniowaniu rda danych mona przystpi do projektowania raportu. Poniewa tworzymy
raport od podstaw, musimy zadba o to, aby samodzielnie doda tre raportu i odpowiednio j
sformatowa. Aby stworzy raport, wykonaj nastpujce czynnoci:
1. Kliknij przycisk Dodaj istniejce pola z zakadki Projektowanie na wstce. Otworzy si
okienko Lista pl.
2. Moemy teraz przeciga potrzebne pola do raportu. Przecignij potrzebne pola do sekcji
Szczegy raportu tak, jak pokazano na rysunku 11.29.

Rysunek 11.29. Przecigamy wybrane pola do obszaru Szczegy

Mamy teraz podstawowe elementy danych do stworzenia alfabetycznej listy klientw. Przed
przystpieniem do wykonywania dalszych dziaa powicimy troch czasu na rozmieszczenie
pl danych oraz usunicie etykiet tak, by raport przyj posta pokazan na rysunku 11.30.

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

303

Rysunek 11.30. Formatujemy pola w taki sposb, aby wywietlay si jedno pod drugim bez etykiet

Aby szybko i atwo rozmieci dane i etykiety, naley je zaznaczy, a nastpnie

przej do zakadki Rozmieszczanie na wstce, gdzie naley wybra ukad Stosowy. Access automatycznie wyrwna i rozmieci etykiety i pola danych w taki sposb, by tworzyy
jednolity blok.

Jak pamitamy, chcemy, by raport by pogrupowany i posortowany alfabetycznie. Z tego

wzgldu naturalnym kolejnym krokiem jest dodanie grupowania.
3. Kliknij ikon Grupuj i sortuj z zakadki Projekt na wstce.
4. Zostanie wywietlone to samo menu Grupowanie, Sortowanie i Sumowanie, jakie widzielimy
ju wczeniej. Z tego menu wybierz pole Nazwa_Klienta. W tym celu kliknij przycisk Dodaj
grup i wybierz pole Nazwa_Klienta.
5. Rozwi menu klikniciem przycisku Wicej, a nastpnie wybierz trzeci pozycj z rozwijanego
menu (z prawej strony tekstu z liter A na grze).
Jak mona zobaczy na rysunku 11.31, to menu oferuje rne sposoby grupowania pola
Nazwa. Wybierz grupowanie wedug pierwszego znaku pola Nazwa_Klienta.
Mamy teraz grup obejmujc wszystkie firmy z t sam pierwsz liter nazwy. Raport
zaczyna nabiera ksztatw, cho nie jest jeszcze ukoczony. Potrzebne jest pole, ktre
jawnie pokazuje uytkownikom, jak grup (jak liter alfabetu) przegldaj. W tym celu
trzeba doda pole w sekcji nagwka grupy.
6. W zakadce Projektowanie kliknij kontrolk pola tekstowego (patrz rysunek 11.32).
7. Umie nowe pole tekstowe w sekcji nagwka grupy pola Nazwa. Pamitaj o usuniciu
nazwy doczonej razem z polem tekstowym. Nastpnie wyrwnaj pole tekstowe do lewej
(rysunek 11.33).

304

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

Rysunek 11.31. Grupujemy nazwy klientw wedug pierwszego znaku

Rysunek 11.32. Aby doda nowe pole tekstowe, naley klikn ikon kontrolki

Rysunek 11.33. Umieszczamy pole tekstowe w sekcji nagwka pola Nazwa

8. W nowym polu tekstowym wpisz nastpujcy tekst:

=LEFT([Nazwa_Klienta];1)

Funkcja LEFT wyodrbnia znaki z lewej strony cigu tekstowego. Funkcja wymaga dwch
argumentw: cigu znakw do parsowania oraz liczby znakw. Instrukcja zamieszczona
powyej zwraca znak pooony skrajnie z lewej strony pola Nazwa_Klienta.

Rozdzia 11 Prezentowanie danych za pomoc raportw Accessa

305

9. Powi chwil na sformatowanie pola tekstowego wybierz pogrubion czcionk o rozmiarze

24 punktw. Przy okazji zastosuj pogrubienie take w odniesieniu do pola Nazwa_Klienta.
W tym momencie moemy przeczy si do widoku raportu i podziwia nowo stworzony raport.
Posta, w jakiej wystpuje raport, pokazano na rysunku 11.34.

Rysunek 11.34. Posortowana alfabetycznie lista klientw

SZTUCZKI I KRUCZKI: RAPORTY WIELOKOLUMNOWE

Aby lepiej wykorzysta przestrze raportu, mona zmodyfikowa jego ukad do trybu dwukolumnowego.
W widoku projektu zaznacz ikon Kolumny z zakadki Ustawienia strony na wstce. Zostanie
wywietlone okno pokazane na rysunku 11.35.

Rysunek 11.35. Okno Kolumny umoliwia zdefiniowanie ukadu wielokolumnowego

Cz IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie

306

Opcje w sekcji Ustawienia siatki instruuj Accessa o tym, e chcemy wywietla po dwie
kolumny na arkusz zamiast domylnej jednej kolumny.
Sekcja Rozmiar kolumn pozwala zdefiniowa szerokoci kolumn. Dziki temu wielokolumnowy
raport moe zmieci si na stronie.
Sekcja Ukad kolumn definiuje sposb, w jaki mog by rozmieszczone kolumny. Na przykad
ustawienie W d i w poprzek informuje Accessa o tym, e dane powinny by zorganizowane
najpierw w d strony, a nastpnie, po osigniciu koca strony, powinna si rozpocz nowa
kolumna.

Podsumowanie
Speniajc rol warstwy prezentacji dla bazy danych, raporty Accessa pozwalaj na atw integracj
analiz z bazy danych z estetycznymi dokumentami raportw w stylu PDF.
Access umoliwia tworzenie raportw sterowanych danymi, bezporednio z tabel i kwerend
w bazie danych. Aby wygenerowa raport Accessa, mona skorzysta z wygodnego kreatora raportu,
mona te tworzy raporty od podstaw. Raporty Accessa zawieraj szereg opcji personalizacji
wcznie z grupowaniem, sortowaniem i formatowaniem. Moliwoci, jakie mona zyska dziki
raportom Accessa, s ograniczone tylko nasz kreatywnoci i inicjatyw.