You are on page 1of 60

Excel 2007 PL.

Formuy
Autor: John Walkenbach
Tumaczenie: ukasz Piwko, Wojciech Demski
ISBN: 978-83-246-1274-1
Tytu oryginau: Excel 2007 Formulas

Excel to obecnie najpopularniejszy arkusz kalkulacyjny. Wykorzystywany jest


w firmach, organizacjach, szkoach i domach do przernych zada od wystawiania
faktur i prowadzenia domowego budetu, a do zoonych analiz i symulacji. Ogromny
zbir funkcji, jaki Excel oferuje swoim uytkownikom, pozwala na przeprowadzenie
nawet najbardziej skomplikowanych oblicze. Jednak w wielu przypadkach
standardowe narzdzia okazuj si niewystarczajce. Wtedy z pomoc przychodz
formuy i makropolecenia, czyli definiowane przez uytkownika algorytmy obliczeniowe.
Wykorzystujc ich potg, mona zrealizowa kade zadanie obliczeniowe.
Ksika Excel 2007. Formuy to podrcznik dla tych uytkownikw Excela, ktrzy
opanowali ju zasady korzystania z funkcji i chc sign po kolejne, bardziej
zaawansowane narzdzie obliczeniowe. Czytajc j, dowiesz si, jak tworzy formuy
i korzysta z jzyka VBA. Opanujesz moliwoci tabel przestawnych oraz formu
tablicowych. Nauczysz si budowa wasne funkcje arkusza kalkulacyjnego w oparciu
o makropolecenia oraz zastosujesz w praktyce dodatkowe moduy obliczeniowe.

Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

Interfejs uytkownika
Formatowanie komrek
Wprowadzanie formu
Adresowanie komrek
Funkcje obliczeniowe Excela
Przetwarzanie danych tekstowych
Obsuga dat i czasu
Wyszukiwanie danych w arkuszu
Liczenie i sumowanie
Obliczenia finansowe
Formuy tablicowe
Tabele przestawne
Formatowanie warunkowe
Programowanie w VBA

Szacuje si, e tylko 10% uytkownikw Excela potrafi w peni wykorzysta moliwoci
formu. Docz do tego elitarnego grona

Spis treci
Podzikowania
Dlaczego napisaem t ksik
Co trzeba wiedzie
Co trzeba mie
Konwencje typograficzne
Konwencje dotyczce klawiatury
Konwencje myszy
Co oznaczaj ikony

Organizacja ksiki
Cz I Informacje podstawowe
Cz II Stosowanie funkcji w formuach
Cz III Formuy finansowe
Cz IV Formuy tablicowe
Cz V Rne techniki zwizane z formuami
Cz VI Tworzenie wasnych funkcji arkusza
Cz VII Dodatki

Jak korzysta z ksiki?


Informacje o przykadach
Informacje o dodatku Power Utility Pak
Komentarze

23
23
23
24
24
24
26
26

26
27
27
27
27
27
28
28

28
29
29
29

Cz I Informacje podstawowe

31

Rozdzia 1. Wstp do Excela


Historia Excela

33
34

Wszystko zaczo si od programu VisiCalc


Nadejcie Lotusa
Do gry wchodzi Microsoft
Wersje Excela

Koncepcja modelu obiektowego


Zasada dziaania skoroszytw

34
34
35
35

38
39

Arkusze
Arkusze wykresw
Arkusze makr i arkusze dialogowe

39
41
41

Interfejs uytkownika programu Excel

41

Nowy interfejs uytkownika


Wstka
Menu pod przyciskiem pakietu Microsoft Office
Menu podrczne i minipasek narzdzi
Pasek narzdzi Szybki dostp
Tagi inteligentne
Okienko zada
Przecignij i upu
Skrty klawiaturowe
Dostosowywanie widoku na ekranie

41
43
45
46
46
47
47
49
49
49

Spis treci
Wprowadzanie danych
Zaznaczanie obiektw i komrek

Pomoc programu Excel


Formatowanie komrek

50
52

52
53

Formatowanie numeryczne
Formatowanie stylistyczne
Tabele

53
54
54

Formuy i funkcje arkuszy


Obiekty na warstwie rysowania

55
55

Ksztaty
Ilustracje
Obiekty obrazw poczonych
Formanty
Wykresy

55
56
56
57
58

Dostosowywanie Excela
Makra
Dodatki

Funkcje internetowe
Narzdzia do analizy
Dostp do baz danych
Konspekty
Zarzdzanie scenariuszami
Tabele przestawne
Funkcje inspekcji
Dodatek Solver

Opcje ochrony
Ochrona formu przed nadpisaniem
Chronienie struktury skoroszytu
Ochrona skoroszytu hasem

Rozdzia 2. Podstawowe informacje na temat formu


Wprowadzanie i edycja formu
Elementy formuy
Wstawianie formuy
Wklejanie nazw
Spacje i zamania wiersza
Ograniczenia formu
Przykady formu
Edytowanie formu

Operatory uywane w formuach


Operatory odniesienia
Przykady formu z uyciem operatorw
Pierwszestwo operatorw
Zagniedanie nawiasw

Obliczanie wartoci formu


Odniesienia do komrek i zakresw
Tworzenie odwoa bezwzgldnych i mieszanych
Tworzenie odwoa do innych arkuszy lub skoroszytw

Robienie wiernej kopii formuy


Konwertowanie formu na wartoci
Ukrywanie formu
Bdy w formuach

58
58
59

59
59
60
61
62
62
62
63

63
63
64
65

67
68
68
68
70
70
71
71
72

73
73
73
75
77

78
79
80
81

83
84
85
87

Spis treci
Co robi z odwoaniami cyklicznymi
Szukanie wyniku
Przykad szukania wyniku
Szukanie wyniku informacje dodatkowe

Rozdzia 3. Praca z nazwami


Co to jest nazwa
Zakres nazw
Odwoania do nazw
Odnoszenie si do nazw z innego skoroszytu
Konflikty nazw

Meneder nazw
Tworzenie nazw
Edytowanie nazw
Usuwanie nazw

9
88
90
90
92

93
94
95
95
96
96

97
97
98
99

Szybkie tworzenie nazw komrek i zakresw

99

Okno dialogowe Nowa nazwa


Tworzenie nazw przy uyciu pola nazwy
Automatyczne tworzenie nazw
Nazywanie caych wierszy i kolumn
Nazwy tworzone przez Excela

99
99
101
103
104

Tworzenie nazw obejmujcych kilka arkuszy


Praca z nazwami komrek i zakresw

104
107

Tworzenie listy nazw


Uywanie nazw w formuach
Uywanie operatora przecicia z nazwami
Uywanie operatora zakresu z nazwami
Odwoywanie si do pojedynczej komrki w zakresie nazwanym obejmujcym kilka arkuszy
Wstawianie nazw do istniejcych formu
Automatyczne wstawianie nazw podczas tworzenia formuy
Usuwanie nazw
Nazwy z bdami
Przegldanie nazw zakresw
Stosowanie nazw w wykresach

Obsuga nazw komrek i zakresw przez Excela

107
108
108
110
110
111
112
112
112
113
113

114

Wstawianie wiersza lub kolumny


Usuwanie wiersza lub kolumny
Wycinanie i wklejanie

114
114
115

Potencjalne problemy z nazwami

115

Problemy wystpujce podczas kopiowania arkuszy


Problemy z nazwami przy usuwaniu arkuszy

Klucz do zrozumienia nazw


Nazywanie wartoci staych
Nazywanie staych tekstowych
Uywanie funkcji arkusza w nazwanych formuach
Uywanie odwoa do komrek i zakresw w formuach nazwanych
Uywanie formu nazwanych zawierajcych odwoania wzgldne

Zaawansowane techniki uywania nazw


Uywanie funkcji ADR.POR z zakresem nazwanym
Uycie funkcji ADR.POR do tworzenia zakresu nazwanego o staym adresie
Uywanie tablic w formuach nazwanych
Tworzenie dynamicznych formu nazwanych

115
116

117
119
120
120
121
122

126
126
127
128
129

10

Spis treci

Cz II Stosowanie funkcji w formuach


Rozdzia 4. Wprowadzenie do funkcji arkusza
Co to jest funkcja
Upraszczanie formu
Wykonywanie oblicze niemoliwych do wykonania w inny sposb
Przyspieszanie zada edycyjnych
Podejmowanie decyzji przez formu
Wicej na temat funkcji

Typy argumentw funkcji


Nazwy w roli argumentw
Cae kolumny i wiersze w roli argumentw
Wartoci literalne w roli argumentw
Wyraenia w roli argumentw
Funkcje w roli argumentw
Tablice w roli argumentw

Sposoby wstawiania funkcji do formu


Rczne wpisywanie funkcji
Wstawianie funkcji za pomoc okna dialogowego Wstawianie funkcji
Dodatkowe wskazwki na temat wstawiania funkcji

Kategorie funkcji
Funkcje finansowe
Funkcje daty i godziny
Funkcje matematyczne i trygonometryczne
Funkcje statystyczne
Funkcje wyszukiwania i odwoa
Funkcje baz danych
Funkcje tekstowe
Funkcje logiczne
Funkcje informacyjne
Funkcje zdefiniowane przez uytkownika
Funkcje inynierskie
Funkcje moduowe
Inne kategorie funkcji

Rozdzia 5. Manipulowanie tekstem


Kilka sw na temat tekstu
Ile znakw moe pomieci jedna komrka
Liczby jako tekst

Funkcje tekstowe
Sprawdzanie, czy komrka zawiera tekst
Praca z kodami znakw
Sprawdzanie, czy dwa cigi s identyczne
czenie dwch lub wikszej liczby komrek
Wywietlanie sformatowanych wartoci jako tekst
Wywietlanie wartoci walutowych jako tekst
Liczenie znakw w cigu
Powtarzanie znaku lub cigu
Tworzenie histogramu tekstowego
Dopenianie liczby
Usuwanie niepotrzebnych spacji i niedrukowalnych znakw
Zmiana wielkoci liter
Wydobywanie znakw z cigu

131
133
133
134
134
135
135
136

136
137
137
138
139
139
140

140
140
142
143

146
146
147
147
147
147
147
148
148
148
148
148
148
149

151
151
152
152

153
154
154
157
157
158
160
160
160
161
162
163
163
164

Spis treci
Podmienianie tekstu innym tekstem
Znajdowanie i szukanie w cigu
Znajdowanie i zamienianie cigw

Zaawansowane formuy tekstowe


Zliczanie okrelonych znakw w komrce
Zliczanie wystpie podcigu w komrce
Sprawdzanie numeru litery kolumny po jej numerze
Wydobywanie nazwy pliku ze cieki
Wydobywanie pierwszego wyrazu z cigu
Wydobywanie ostatniego wyrazu z cigu
Wydobywanie wszystkiego poza pierwszym wyrazem w cigu
Wydobywanie pierwszych imion, drugich imion i nazwisk
Usuwanie tytuu sprzed imienia lub nazwiska
Zliczanie sw w komrce

Niestandardowe funkcje tekstowe w jzyku VBA


Rozdzia 6. Funkcje daty i czasu
Jak Excel obsuguje daty i godziny
Liczby seryjne dat
Wprowadzanie dat
Liczby seryjne godzin i minut
Wprowadzanie godzin
Formatowanie dat i godzin
Problemy z datami

Funkcje daty
Wywietlanie aktualnej daty
Wywietlanie dowolnej daty
Generowanie serii dat
Konwersja cigw tekstowych na daty
Obliczanie liczby dni dzielcych dwie daty
Obliczanie liczby dni powszednich midzy dwiema datami
Obliczanie daty, biorc pod uwag tylko dni robocze
Obliczanie liczby lat dzielcych dwie daty
Okrelanie dnia roku
Okrelanie dnia tygodnia
Okrelanie daty ostatniej niedzieli
Okrelanie daty pierwszego wystpienia dnia tygodnia po okrelonej dacie
Okrelanie n-tego wystpienia dnia tygodnia w miesicu
Zliczanie wystpie dnia tygodnia
Obliczanie dat wit
Okrelanie daty ostatniego dnia miesica
Sprawdzanie, czy dany rok jest przestpny
Sprawdzanie kwartau roku
Konwersja roku na liczby rzymskie

Funkcje czasu
Wywietlanie biecego czasu
Wywietlanie dowolnego czasu
Sumowanie czasw powyej 24 godzin
Obliczanie rnicy midzy dwiema wartociami czasu
Konwersja z czasu wojskowego
Konwersja godzin, minut i sekund w zapisie dziesitnym na wartoci czasu
Dodawanie godzin, minut i sekund do wartoci czasu
Konwersja pomidzy strefami czasowymi

11
165
166
167

167
167
168
168
169
169
169
170
170
172
172

172
175
175
176
177
179
179
181
182

184
185
186
187
188
188
189
190
191
191
192
192
193
193
194
195
197
198
199
199

199
199
200
202
204
205
206
206
207

12

Spis treci
Zaokrglanie wartoci czasu
Praca z wartociami niebdcymi godzinami dnia

Rozdzia 7. Techniki liczenia i sumowania


Liczenie i sumowanie komrek
Zliczanie i sumowanie rekordw w bazach danych i tabelach przestawnych
Podstawowe formuy liczce
Obliczanie sumy komrek
Zliczanie pustych komrek
Zliczanie niepustych komrek
Zliczanie komrek z liczbami
Zliczanie komrek niezawierajcych tekstu
Zliczanie komrek tekstowych
Zliczanie wartoci logicznych
Zliczanie wartoci bdw w zakresie

Zaawansowane formuy liczce


Liczenie komrek przy uyciu funkcji LICZ.JEELI
Zliczanie komrek speniajcych wiele kryteriw
Zliczanie liczby wystpie najczciej pojawiajcego si wpisu
Zliczanie wystpie okrelonego tekstu
Liczenie unikatowych wartoci
Tworzenie rozkadu czstoci

Formuy sumujce
Sumowanie wszystkich komrek w zakresie
Obliczanie narastajcej sumy
Sumowanie okrelonej liczby najwikszych wartoci

Sumowanie warunkowe z jednym kryterium


Sumowanie tylko wartoci ujemnych
Sumowanie wartoci w oparciu o inny zakres
Sumowanie wartoci w oparciu o porwnanie tekstowe
Sumowanie wartoci w oparciu o porwnanie daty

Sumowanie warunkowe przy zastosowaniu wielu kryteriw


Uycie kryteriw i
Uycie kryteriw lub
Uycie kryteriw i oraz lub

Rozdzia 8. Funkcje wyszukiwania


Co to jest formua wyszukiwania
Funkcje zwizane z wyszukiwaniem
Podstawowe formuy wyszukiwania
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO
Funkcja WYSZUKAJ
czne uycie funkcji PODAJ.POZYCJ i INDEKS

Wyspecjalizowane formuy wyszukujce


Wyszukiwanie dokadnej wartoci
Wyszukiwanie wartoci w lew stron
Wyszukiwanie z rozrnianiem maych i wielkich liter
Wybieranie spord wielu tabel
Okrelanie ocen na podstawie wynikw testu
Obliczanie redniej ocen
Wyszukiwanie w dwie strony
Wyszukiwanie dwukolumnowe
Sprawdzanie adresu wartoci w zakresie

208
209

211
212
212
214
215
215
216
216
217
217
217
217

218
218
219
223
224
226
227

234
234
235
236

237
238
240
240
240

241
242
243
243

245
245
246
247
248
249
250
251

253
253
255
257
258
258
260
261
263
264

Spis treci
Wyszukiwanie wartoci przy uyciu najbliszego dopasowania
Wyszukiwanie wartoci przy uyciu interpolacji liniowej

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza


Tabele i terminologia
Przykad bazy danych arkusza
Przykad tabeli
Zastosowania baz danych arkusza i tabel

Praca z tabelami
Tworzenie tabeli
Zmiana wygldu tabeli
Nawigacja i zaznaczanie w tabeli
Dodawanie wierszy lub kolumn
Usuwanie wierszy lub kolumn
Przenoszenie tabeli
Ustawianie opcji tabeli
Usuwanie powtarzajcych si wierszy z tabeli
Sortowanie i filtrowanie tabeli
Praca z wierszem sumy
Stosowanie formu w tabelach
Odwoywanie si do danych w tabeli
Konwersja tabeli na baz danych arkusza

Filtrowanie zaawansowane
Ustawianie zakresu kryteriw
Stosowanie filtru zaawansowanego
Usuwanie filtru zaawansowanego

Okrelanie kryteriw filtru zaawansowanego


Okrelanie pojedynczego kryterium
Okrelanie wielu kryteriw
Okrelanie kryteriw utworzonych w wyniku uycia formuy

13
265
266

271
272
272
272
274

274
276
277
279
279
280
280
280
281
282
287
291
293
297

298
299
300
301

301
302
303
307

Funkcje bazy danych


Wstawianie sum czciowych
Rozdzia 10. Rne obliczenia
Konwersja jednostek
Rozwizywanie trjktw prostoktnych
Obliczanie pola powierzchni, obwodu i objtoci

309
311
315
315
317
319

Obliczanie pola powierzchni i obwodu kwadratu


Obliczanie pola powierzchni i obwodu prostokta
Obliczanie pola powierzchni i obwodu koa
Obliczanie pola powierzchni trapezu
Obliczanie pola powierzchni trjkta
Obliczanie pola powierzchni i objtoci kuli
Obliczanie pola powierzchni i objtoci szecianu
Obliczanie pola powierzchni i objtoci stoka
Obliczanie objtoci walca
Obliczanie objtoci ostrosupa

319
320
321
321
321
322
322
322
323
323

Rozwizywanie rwna rwnowanych


Zaokrglanie liczb
Podstawowe formuy zaokrglajce
Zaokrglanie do najbliszej wielokrotnoci
Zaokrglanie wartoci walutowych
Praca z uamkami dolarw
Stosowanie funkcji ZAOKR.DO.CAK i LICZBA.CAK

323
325
326
327
327
328
329

14

Spis treci
Zaokrglanie do parzystej lub nieparzystej liczby cakowitej
Zaokrglanie do n cyfr znaczcych

Cz III Formuy finansowe


Rozdzia 11. Formuy kredytw i inwestycji
Pojcia finansowe
Warto pienidza w czasie
Wpywy i patnoci
Dopasowywanie okresw czasu
Wyznaczanie terminu pierwszej patnoci

Podstawowe funkcje finansowe

329
330

331
333
334
334
334
335
335

336

Obliczanie wartoci biecej


Obliczanie przyszej wartoci
Obliczanie patnoci
Obliczanie stp
Obliczanie liczby rat

336
341
344
345
348

Obliczanie skadnikw patnoci

350

Funkcje IPMT i PPMT


Funkcje CUMIPMT i CUMPRINC

Konwersja stp procentowych


Metody przedstawiania stp procentowych
Formuy konwersji

Ograniczenia funkcji finansowych


Odroczony pocztek serii regularnych patnoci
Szacowanie serii zmiennych patnoci

Obliczenia dotyczce obligacji


Wyznaczanie ceny obligacji
Obliczanie rentownoci

Rozdzia 12. Formuy dyskontowe i amortyzacji


Funkcja NPV
Definicja funkcji NPV
Przykady uycia funkcji NPV
Obliczanie kwot nagromadzonych za pomoc funkcji NPV

Funkcja IRR stosowanie


Stopa zwrotu
Geometryczne wskaniki przyrostu
Sprawdzanie wynikw

Kilka stp funkcji IRR i MIRR

350
351

353
353
354

355
355
356

357
358
359

361
362
362
364
370

372
373
374
375

376

Kilka wewntrznych stp zwrotu


Rozdzielanie przepyww
Uycie sald zamiast przepyww

376
378
379

Nieregularne przepywy rodkw

380

Warto bieca netto


Wewntrzna stopa zwrotu

Funkcja FVSCHEDULE

380
381

382

Obliczanie zwrotu w skali roku

382

Obliczanie amortyzacji
Rozdzia 13. Harmonogramy finansowe
Tworzenie harmonogramw finansowych
Tworzenie harmonogramw amortyzacji

383
387
387
388

Spis treci
Prosty harmonogram amortyzacji
Dynamiczny harmonogram amortyzacji
Tabele patnoci i odsetek
Obliczenia dotyczce karty kredytowej

Zestawianie opcji poyczek w tabelach danych


Tworzenie tabeli danych z jedn zmienn
Tworzenie tabeli danych z dwiema zmiennymi

Sprawozdania finansowe
Podstawowe sprawozdania finansowe
Analiza wskanikw
Tworzenie indeksw

Cz IV Formuy tablicowe
Rozdzia 14. Wprowadzenie do tablic
Wprowadzenie do formu tablicowych
Wielokomrkowa formua tablicowa
Jednokomrkowa formua tablicowa
Tworzenie staej tablicowej
Elementy staej tablicowej

Wymiary tablicy informacje

15
388
391
394
396

398
399
401

403
403
407
410

413
415
415
416
417
418
419

420

Jednowymiarowe tablice poziome


Jednowymiarowe tablice pionowe
Tablice dwuwymiarowe

420
420
421

Nadawanie nazw staym tablicowym


Praca z formuami tablicowymi

422
423

Wprowadzanie formuy tablicowej


Zaznaczanie zakresu formuy tablicowej
Edycja formuy tablicowej
Powikszanie i zmniejszanie wielokomrkowych formu tablicowych

423
424
424
425

Stosowanie wielokomrkowych formu tablicowych

426

Tworzenie tablicy z wartoci w zakresie


Tworzenie staej tablicowej z wartoci w zakresie
Wykonywanie dziaa na tablicach
Uywanie funkcji z tablicami
Transponowanie tablicy
Generowanie tablicy kolejnych liczb cakowitych

427
427
428
429
429
430

Jednokomrkowe formuy tablicowe


Liczenie znakw w zakresie
Sumowanie trzech najmniejszych wartoci w zakresie
Zliczanie komrek tekstowych w zakresie
Pozbywanie si formu porednich
Zastosowanie tablicy zamiast adresu zakresu

Rozdzia 15. Magia formu tablicowych


Stosowanie jednokomrkowych formu tablicowych
Sumowanie zakresu zawierajcego bdy
Zliczanie bdw wartoci w zakresie komrek
Sumowanie w oparciu o warunek
Sumowanie n najwikszych wartoci w zakresie
Obliczanie redniej z pominiciem zer
Sprawdzanie wystpowania okrelonej wartoci w zakresie
Zliczanie liczby rnic w dwch zakresach

432
432
433
433
434
436

439
440
440
441
442
445
445
447
448

16

Spis treci
Zwracanie lokalizacji maksymalnej wartoci w zakresie
Odszukiwanie wiersza n-tego wystpienia wartoci w zakresie
Zwracanie najduszego tekstu w zakresie
Sprawdzanie, czy zakres zawiera poprawne wartoci
Sumowanie cyfr liczby cakowitej
Sumowanie wartoci zaokrglonych
Sumowanie wszystkich n-tych wartoci w zakresie
Usuwanie nienumerycznych znakw z acucha
Odszukiwanie najbliszej wartoci w zakresie
Zwracanie ostatniej wartoci w kolumnie
Zwracanie ostatniej wartoci w wierszu
Szeregowanie danych przy uyciu formuy tablicowej
Tworzenie dynamicznych tabel krzyowych

Stosowanie wielokomrkowych formu tablicowych


Zwracanie wycznie dodatnich wartoci w zakresie
Zwracanie niepustych komrek z zakresu
Odwracanie kolejnoci komrek w zakresie
Dynamiczne sortowanie wartoci w zakresie
Zwracanie listy unikalnych elementw zakresu
Wywietlanie kalendarza w zakresie komrek

Cz V Rne techniki wykorzystania formu


Rozdzia 16. Zamierzone odwoania cykliczne
Czym s odwoania cykliczne
Korygowanie niezamierzonych odwoa cyklicznych
Istota porednich odwoa cyklicznych

Zamierzone odwoania cykliczne


W jaki sposb Excel okrela ustawienia oblicze i iteracji
Przykady odwoa cyklicznych

448
449
450
450
451
452
453
455
456
456
457
458
459

460
461
462
462
463
464
465

469
471
471
472
473

474
476
477

Generowanie losowych, unikalnych liczb cakowitych


Rozwizywanie rwna rekursywnych
Rozwizywanie ukadw rwna przy uyciu odwoa cyklicznych
Animowanie wykresw przy uyciu iteracji

478
479
481
482

Potencjalne problemy z zamierzonymi odwoaniami cyklicznymi


Rozdzia 17. Techniki tworzenia wykresw
Dziaanie formuy SERIE

484
485
486

Uywanie nazw w formule SERIE


Oddzielanie serii danych na wykresie od zakresu danych

488
489

Tworzenie powiza do komrek


Tworzenie poczenia z tytuem wykresu
Tworzenie powiza z tytuami osi
Tworzenie powiza z etykietami danych
Tworzenie powiza tekstowych

Przykady wykresw
Wykres postpw w deniu do celu
Tworzenie wykresu w ksztacie miernika
Warunkowe wywietlanie kolorw na wykresie kolumnowym
Tworzenie histogramu porwnawczego
Tworzenie wykresw Gantta
Tworzenie wykresu giedowego
Krelenie co n-tego punktu danych

491
491
492
492
492

493
493
494
496
497
498
501
503

Spis treci
Krelenie n ostatnich punktw danych
Zaznaczanie serii danych za pomoc okna kombi
Tworzenie wykresw funkcji matematycznych
Krelenie okrgu
Wykres w ksztacie zegara
Tworzenie wspaniaych wykresw

Tworzenie wykresw linii trendw


Liniowe wykresy trendw
Nieliniowe wykresy trendu

Rozdzia 18. Tabele przestawne


O tabelach przestawnych
Przykad tabeli przestawnej
Dane odpowiednie dla tabeli przestawnej
Tworzenie tabeli przestawnej
Wskazywanie danych
Wyznaczanie lokalizacji tabeli przestawnej
Definiowanie ukadu tabeli przestawnej
Formatowanie tabeli przestawnej
Modyfikowanie tabeli przestawnej

Wicej przykadw tabel przestawnych


Pytanie 1.
Pytanie 2.
Pytanie 3.
Pytanie 4.
Pytanie 5.
Pytanie 6.

17
505
506
508
511
514
517

518
519
523

529
529
530
533
535
535
536
537
538
540

541
543
544
544
546
546
547

Grupowanie elementw tabeli przestawnej

548

Przykad grupowania rcznego


Przegldanie zgrupowanych danych
Przykady grupowania automatycznego

549
549
551

Tworzenie rozkadu liczebnoci


Tworzenie pl i elementw obliczeniowych

555
557

Tworzenie pola obliczeniowego


Wstawianie elementu obliczeniowego

Odwoania do komrek w tabeli przestawnej


Jeszcze jeden przykad tabeli przestawnej
Tworzenie raportu tabeli przestawnej
Rozdzia 19. Formatowanie warunkowe i sprawdzanie poprawnoci danych
Formatowanie warunkowe
Wybieranie formatowania warunkowego
Formaty warunkowe wykorzystujce grafik
Stosowanie formatw warunkowych
Tworzenie regu opartych na formuach

Sprawdzanie poprawnoci danych


Definiowanie kryteriw sprawdzania poprawnoci danych
Typy kryteriw sprawdzania poprawnoci danych, jakich moesz uy
Tworzenie list rozwijanych
Stosowanie formu w reguach sprawdzania poprawnoci danych

Rozdzia 20. Tworzenie megaformu


Czym jest megaformua
Tworzenie megaformuy prosty przykad

559
560

562
565
568
571
571
573
577
587
589

599
600
601
603
604

609
609
610

18

Spis treci
Przykady megaformu
Usuwanie drugich imion przy uyciu megaformuy
Uycie megaformuy zwracajcej pozycj ostatniego znaku spacji w acuchu
Zastosowanie megaformuy do sprawdzania poprawnoci numerw kart kredytowych
Generowanie nazwisk losowych

Zalety i wady megaformu


Rozdzia 21. Narzdzia i metody usuwania bdw w formuach
Debugowanie formu?
Problemy z formuami i ich rozwizania
Niedopasowanie nawiasw
Komrki wypenione symbolami krzyyka
Puste komrki, ktre wcale nie s puste
Nadmiarowe znaki spacji
Formuy zwracajce bd
Problemy z odwoaniami wzgldnymi i bezwzgldnymi
Problemy z pierwszestwem operatorw
Formuy nie s obliczane
Wartoci rzeczywiste i wywietlane
Bdy liczb zmiennoprzecinkowych
Bdy nieistniejcych czy
Bdy wartoci logicznych
Bdy odwoa cyklicznych

Narzdzia inspekcyjne w Excelu


Identyfikowanie komrek okrelonego typu
Przegldanie formu
ledzenie relacji pomidzy komrkami
ledzenie wartoci bdw
Naprawianie bdw odwoa cyklicznych
Funkcja sprawdzania bdw w tle
Korzystanie z funkcji Szacowanie formuy

Cz VI Tworzenie wasnych funkcji arkusza


Rozdzia 22. Wprowadzenie do VBA
Kilka sw o VBA
Wywietlanie karty Deweloper
O bezpieczestwie makr
Zapisywanie skoroszytw zawierajcych makra
Wprowadzenie do Visual Basic Editor
Aktywowanie VB Editor
Elementy VB Editor
Korzystanie z okna projektu
Korzystanie z okna kodu
Wprowadzanie kodu VBA
Zapisywanie projektu

Rozdzia 23. Podstawy tworzenia funkcji niestandardowych


Po co tworzy si funkcje niestandardowe?
Wprowadzajcy przykad funkcji VBA
O procedurach Function
Deklarowanie funkcji
Wybr nazwy dla funkcji

613
613
617
621
625

626
629
629
630
631
633
633
633
634
638
639
640
640
641
642
643
644

645
645
646
647
649
650
650
652

655
657
657
658
659
660
661
661
662
663
666
667
671

673
674
674
677
677
678

Spis treci
Uywanie funkcji w formuach
Uycie argumentw w funkcjach

Korzystanie z okna dialogowego Wstawianie funkcji


Dodawanie opisu funkcji
Okrelanie kategorii funkcji

Testowanie i debugowanie funkcji


Uycie instrukcji VBA MsgBox
Uycie instrukcji Debug.Print w kodzie
Wywoywanie funkcji z procedury Sub
Ustawianie punktu kontrolnego w funkcji

Tworzenie dodatkw
Rozdzia 24. Koncepcje programowania w VBA
Wprowadzajcy przykad procedury Function
Umieszczanie komentarzy wewntrz kodu
Uycie zmiennych, typw danych i staych
Definiowanie typw danych
Deklarowanie zmiennych
Uycie staych
Uycie acuchw
Uycie dat

Uycie wyrae przypisania


Uycie tablic
Deklarowanie tablic
Deklarowanie tablic wielowymiarowych

Uycie wbudowanych funkcji VBA


Sterowanie wykonaniem
Konstrukcja If-Then
Konstrukcja Select Case
Bloki zaptlajce
Instrukcja On Error

Uycie zakresw
Konstrukcja For Each-Next
Odwoania do zakresw
Kilka uytecznych waciwoci zakresw
Sowo kluczowe Set
Funkcja Intersect
Funkcja Union
Waciwo UsedRange

Rozdzia 25. Przykady niestandardowych funkcji VBA


Proste funkcje
Czy komrka zawiera formu?
Zwracanie formuy zawartej w komrce
Czy komrka jest ukryta?
Zwracanie nazwy arkusza
Odczytywanie nazwy skoroszytu
Odczytywanie nazwy aplikacji
Odczytywanie numeru wersji Excela
Odczytywanie informacji o formatowaniu komrki

Sprawdzanie typu danych w komrce


Funkcje wielofunkcyjne

19
678
680

680
681
682

683
685
687
687
690

691
695
696
698
699
700
700
702
704
704

705
706
707
707

708
710
710
712
713
718

719
720
721
723
727
728
729
729

731
732
732
732
733
733
734
734
735
736

737
739

20

Spis treci
Generowanie liczb losowych
Generowanie niezmiennych liczb losowych
Losowe zaznaczanie komrek

Obliczanie prowizji od sprzeday


Funkcja dla prostej struktury prowizji
Funkcja dla bardziej zoonej struktury prowizji

Funkcje do manipulowania tekstem


Odwracanie acucha
Mieszanie tekstu
Zwracanie akronimu
Czy tekst jest zgodny z wzorcem?
Czy komrka zawiera tekst?
Wyodrbnianie n-tego elementu acucha
Sowny zapis liczb

Funkcje zliczajce
Zliczanie komrek zgodnych z wzorcem
Zliczanie arkuszy w skoroszycie
Zliczanie wyrazw w zakresie
Zliczanie kolorw

Funkcje operujce na datach


Obliczanie daty nastpnego poniedziaku
Obliczanie daty nastpnego dnia tygodnia
Ktry tydzie miesica?
Obsuga dat sprzed 1900 roku

Zwracanie ostatniej, niepustej komrki w kolumnie lub wierszu


Funkcja OSTATNIAWKOLUMNIE
Funkcja OSTATNIAWWIERSZU

Funkcje wieloarkuszowe
Zwracanie maksymalnej wartoci z wielu arkuszy
Funkcja SHEETOFFSET

Zaawansowane techniki tworzenia funkcji


Zwracanie wartoci bdu
Zwracanie tablicy przez funkcj
Zwracanie tablicy niepowtarzalnych, losowych liczb cakowitych
Zwracanie tablicy losowych liczb cakowitych z podanego zakresu
Stosowanie argumentw opcjonalnych
Pobieranie nieokrelonej liczby argumentw

Dodatki
Dodatek A Wykaz funkcji Excela
Dodatek B Niestandardowe formaty liczbowe
O formatowaniu liczb
Automatyczne formatowanie liczb
Formatowanie liczb przy uyciu wstki
Formatowanie liczb przy uyciu skrtw klawiaturowych
Formatowanie liczb przy uyciu okna dialogowego Formatowanie komrek

Tworzenie niestandardowego formatu liczbowego


Elementy acucha formatu liczbowego
Kody niestandardowego formatu liczbowego

742
742
744

745
746
747

748
748
749
749
750
751
752
753

754
754
754
755
755

756
756
757
757
758

759
760
761

761
761
763

764
764
765
767
769
771
773

779
781
797
797
798
799
799
800

801
803
804

Spis treci
Przykady niestandardowych formatw liczbowych
Skalowanie wartoci
Ukrywanie zer
Wywietlanie zer poprzedzajcych
Wywietlanie uamkw
Wywietlanie N/D zamiast tekstu
Wywietlanie tekstu w cudzysowach
Powielanie wpisu w komrce
Wywietlanie minusa po prawej stronie
Warunkowe formatowanie liczb
Wywietlanie wartoci w kolorach
Formatowanie dat i godzin
Wywietlanie tekstu z liczbami
Wywietlanie kresek zamiast zer
Uycie symboli specjalnych
Ukrywanie poszczeglnych typw informacji
Wypenianie komrek powtarzajcymi si znakami
Wywietlanie kropek wiodcych

21
806
806
810
810
811
811
812
812
812
812
813
814
815
815
816
816
818
818

Dodatek C Dodatkowe zasoby Excela


System pomocy Excela
Wsparcie techniczne ze strony Microsoftu

819
819
820

Opcje wsparcia
Baza wiedzy Microsoftu
Strona domowa programu Microsoft Excel
Strona domowa pakietu Microsoft Office

820
820
820
820

Internetowe grupy dyskusyjne


Dostp do grup dyskusyjnych przy uyciu czytnika
Dostp do grup dyskusyjnych przy uyciu przegldarki internetowej
Przeszukiwanie grup dyskusyjnych

Witryny internetowe
Strona Spreadsheet
Daily Dose of Excel
Strona Jona Peltiera
Pearson Software Consulting
Strona Stephena Bullena
Strony Davida McRitchiego
Mr. Excel

Skorowidz

821
821
822
823

823
823
823
825
825
825
825
825

827

Rozdzia

Tabele i bazy danych


arkusza
W TYM ROZDZIALE:
Uywanie wprowadzonej w Excelu 2007 funkcji tabel
Podstawowe informacje na temat uywania tabel i baz danych arkusza
Filtrowanie danych przy uyciu prostych kryteriw
Zaawansowane filtrowanie danych przy uyciu zoonych kryteriw
Sposb tworzenia zakresw kryteriw do uycia z zaawansowanymi funkcjami filtrowania lub bazami danych
Sumowanie danych w tabeli za pomoc funkcji SUMY.CZCIOWE

Do najbardziej znaczcych nowoci w programie Excel 2007 nale tabele. Tabela to prostoktny
zakres danych. Na grze zazwyczaj znajduje si wiersz zawierajcy nagwki opisujce zawarto
kadej z kolumn. Oczywicie tabele zawsze byy dostpne w Excelu, ale w ich nowej implementacji mona oznaczy zakres jako tabel, co znacznie uatwia wykonywanie wielu popularnych
dziaa. Co waniejsze, nowe funkcje tabel mog pomaga w eliminowaniu pewnych czsto
spotykanych bdw.
Rozdzia ten powicony jest nowym funkcjom tabel w Excelu 2007 oraz czemu, co nazywam
bazami danych arkusza. S to tabele danych, ktre nie zostay przekonwertowane na oficjalne
tabele.

271

272

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Tabele i terminologia
Wydaje si, e firma Microsoft nie moe si zdecydowa, jeli chodzi o nazewnictwo niektrych funkcji w Excelu. W Excelu 2003 wprowadzono funkcj o nazwie listy. Byo to okrelenie
czego, co jest czsto nazywane baz danych arkusza. W Excelu 2007 funkcje list przemieniy si
w znacznie bardziej przydatne funkcje zwane tabelami. Aby byo trudniej, w Excelu dostpna
jest te funkcja o nazwie tabele danych, ktre nie maj nic wsplnego z tabelami. Poniej
zamieszczam definicje sw, ktrych uywam w caym rozdziale.
Baza danych arkusza zorganizowany zbir informacji zawarty w prostoktnym
zakresie komrek. Mwic dokadniej, baza danych arkusza skada si z wiersza
zawierajcego nagwki (tekst opisowy) i wierszy zawierajcych dane liczbowe
i tekstowe. Terminu baza danych uywam dosy luno. Baza danych arkusza
bardziej przypomina jedn tabel ze standardowej bazy danych. W przeciwiestwie
do konwencjonalnych baz danych Excel nie pozwala tworzy powiza pomidzy
tabelami.
Tabela baza danych arkusza, ktra zostaa przeksztacona na specjalny zakres
za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. Zamiana bazy danych arkusza
na oficjaln tabel ma kilka zalet (i kilka wad), o ktrych pisz w tym rozdziale.

Przykad bazy danych arkusza


Rysunek 9.1 przedstawia niewielk baz danych arkusza zawierajc informacje dotyczce pracownikw. Zawiera jeden wiersz z nagwkami, sze kolumn i 20 wierszy danych. Zwr
uwag, e dane s rnego rodzaju: tekst, liczby, daty i wartoci logiczne. Kolumna C zawiera
formu obliczajc miesiczne wynagrodzenie na podstawie informacji z kolumny B.
W terminologii bazodanowej kolumny w bazie danych arkusza to pola, a wiersze to rekordy.
Stosujc t terminologi, mona powiedzie, e zakres widoczny na rysunku 9.1 skada si
z szeciu pl (Imi i nazwisko, Roczne zarobki, Miesiczne zarobki, Lokalizacja, Pocztek pracy,
Zwolnienie) i 20 rekordw.
Rozmiar bazy danych w Excelu jest ograniczony wielkoci pojedynczego arkusza. Teoretycznie
baza danych arkusza moe zawiera ponad 16 000 pl i ponad milion rekordw. W praktyce nie
mona utworzy takiej bazy danych, poniewa wymagaaby ona ogromnej iloci pamici. Jej
waga spowolniaby do wiego tempa nawet najnowoczeniejszy komputer.

Przykad tabeli
Rysunek 9.2 przedstawia arkusz z danymi pracownikw po konwersji na tabel za pomoc
polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

273

Rysunek 9.1. Typowa baza danych arkusza

Rysunek 9.2. Baza danych arkusza przekonwertowana na tabel

Rnice midzy baz danych arkusza a tabel:


Aktywujc jedn z komrek w tabeli, uzyskuje si dostp do nowej karty kontekstowej
Narzdzia tabel na wstce.
Tekst i to w komrkach s automatycznie pokolorowane. Formatowanie to jest
opcjonalne.
Kady nagwek kolumny zawiera przycisk, ktrego kliknicie powoduje wywietlenie
rozwijanego menu z opcjami sortowania i filtrowania.

274

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Po przewiniciu arkusza w d zamiast liter kolumn widoczne s nagwki tabeli.


W tabelach dostpne s tak zwane kolumny wyliczeniowe. Jedna formua wpisana
do komrki w kolumnie jest kopiowana do pozostaych komrek w tej kolumnie.
Tabele obsuguj odwoania strukturalne. Zamiast uywa adresw komrek
w formuach, mona stosowa nazwy tabel i nagwki kolumn.
W prawym dolnym rogu znajduje si maa kontrolka, ktr mona klikn
i przecign w celu powikszenia tabeli w dowolnym kierunku.
Excel moe automatycznie usuwa powtarzajce si wiersze.
Zaznaczanie wierszy i kolumn w tabeli jest prostsze.

Zastosowania baz danych arkusza i tabel


Ludzie uywaj baz danych arkusza (lub tabel) do wielu rnych celw. Niektrzy przechowuj
w nich po prostu informacje (na przykad o klientach). Inni zapisuj w bazie danych informacje
wykorzystywane w zestawieniach. Do najczstszych dziaa w bazach danych nale:
Wprowadzanie danych do bazy.
Filtrowanie bazy danych w celu wywietlenia tylko wierszy speniajcych okrelone
kryteria.
Sortowanie bazy danych.
Wstawianie formu w celu obliczenia sum czciowych.
Tworzenie formu obliczajcych wyniki z danych przefiltrowanych przy zastosowaniu
okrelonych kryteriw.
Tworzenie zestawienia danych w postaci tabeli (czsto przy wykorzystaniu tabeli
przestawnej).
Podczas tworzenia bazy danych arkusza lub tabeli pomocny jest plan organizacji danych.
Pomocne wskazwki na temat tworzenia tabel znajduj si w ramce Projektowanie bazy danych
arkusza lub tabeli.

Praca z tabelami
Przyzwyczajenie si do pracy z tabelami moe zabra troch czasu. Jednak szybko mona si
przekona, e maj one wiele zalet w porwnaniu ze standardowymi bazami danych arkusza.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

275

Projektowanie bazy danych arkusza lub tabeli


Mimo e ilo danych, jakie mona przechowywa w bazie danych arkusza, jest
pokana, wane jest dobre ich rozmieszczenie, ktre uatwia prac. Tworzc baz
danych arkusza albo tabel, naley stosowa si do nastpujcych wskazwek:
Stosuj opisowe etykiety (po jednej w kadej kolumnie) w pierwszym
wierszu (wierszu nagwkw). Jeli etykiety s dugie, naley zastosowa
zawijanie tekstu w komrkach, aby nie byo koniecznoci poszerzania
kolumn.
Upewnij si, e kada kolumna zawiera tylko jeden rodzaj danych.
Na przykad nie naley w jednej kolumnie wpisywa dat i tekstu.
Staraj si wpisywa formuy wykonujce obliczenia na polach w tym
samym co one rekordzie. Jeli formuy odwouj si do komrek spoza
bazy danych, odwoania te niech bd bezwzgldne. W przeciwnym razie
moesz uzyska nieprawidowe wyniki po posortowaniu tabeli.
Nie pozostawiaj w bazie danych arkusza adnych pustych wierszy.
W przypadku zwykych operacji na bazie danych Excel automatycznie okrela
jej granice. Pusty wiersz oznacza koniec danych. W tabelach puste wiersze
s dozwolone, poniewa Excel przechowuje informacje o ich rozmiarach.
Zablokuj pierwszy wiersz. Zaznacz komrk w pierwszej kolumnie
i pierwszym wierszu tabeli, a nastpnie kliknij polecenie Widok/Okno/Zablokuj
okienka/Zablokuj grny wiersz. Dziki temu nagwki bd widoczne nawet
po przewiniciu tabeli. Dziaanie to nie jest potrzebne w przypadku
baz danych arkusza, poniewa nazwy kolumn zastpuj litery po przewiniciu
w d.
Nie przejmuj si, jeli po jakim czasie dojdziesz do wniosku, e w bazie danych
arkusza lub tabeli przydaaby si jeszcze jedna lub wicej kolumn. Excel jest bardzo
elastyczny i dodawanie nowych kolumn jest bardzo proste.
Najwiksz zalet tabel jest atwo ich formatowania i zmieniania ich wygldu. Zobacz podrozdzia Zmiana wygldu tabeli.
Jeli zazwyczaj stosujesz wiele zakresw nazwanych w swoich formuach, moesz si przekona,
e skadnia wykorzystujca nagwki tabeli jest dobr alternatyw dla tworzenia nazw dla kadej
kolumny i caej tabeli. Nie wspominajc o nazwanych zakresach automatycznie dostosowujcych si w miar zmian wprowadzanych w tabeli.
Podobna zaleta jest widoczna przy pracy z wykresami. Jeli wykres zostanie utworzony z danych
w tabeli, jego serie bd si automatycznie rozszerza w miar dodawania nowych danych. Jeli
dane przedstawiane na wykresie nie s w tabeli, po dodaniu nowych danych definicje serii
wykresu trzeba edytowa rcznie (albo uciec si do kilku sztuczek).

276

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Jeli pracujesz w firmie korzystajcej z usug SharePoint firmy Microsoft, zauwaysz jeszcze jedn
zalet. Mona z atwoci opublikowa tabel na serwerze SharePoint. W tym celu naley klikn
Narzdzia tabel/Projektowanie/Dane tabeli zewntrznej/Eksportuj/Eksportuj tabel do listy programu
SharePoint. Polecenie to wywietla okno dialogowe, w ktrym naley poda adres serwera i dodatkowe informacje niezbdne do opublikowania wyznaczonej tabeli.
Jednak tabele maj te kilka ogranicze w porwnaniu z bazami danych arkusza (ramka Ograniczenia tabel).
Ponisze podrozdziay dotycz najpopularniejszych operacji wykonywanych na tabelach
w Excelu 2007.

Tworzenie tabeli
Mimo e w Excelu mona utworzy tabel z pustego zakresu komrek, w wikszoci przypadkw
tworzy si je z zakresw zapenionych danymi (baz danych arkusza). Ponisze instrukcje zakadaj, e masz ju zakres danych odpowiedni do utworzenia tabeli.

Ograniczenia tabel
Tabele w programie Excel 2007 posiadaj kilka zalet dajcych im przewag nad
zwykymi bazami danych arkusza. Z jakich powodw projektanci tego programu
naoyli jednak na nie pewne ograniczenia. Oto one:
Jeli arkusz zawiera tabel, nie mona tworzy ani uywa widokw
niestandardowych (Widok/Widoki skoroszytu/Widoki niestandardowe).
Tabela nie moe zawiera wielokomrkowych formu tablicowych.
Nie mona wstawia automatycznych sum czciowych (Dane/Konspekt/
Suma czciowa).
Nie mona udostpnia skoroszytu zawierajcego tabel (Recenzja/Zmiany/
Udostpnij skoroszyt).
Nie mona ledzi zmian w skoroszycie zawierajcym tabel (Recenzja/
Zmiany/led zmiany).
Nie mona uywa funkcji Narzdzia gwne/Wyrwnanie/Scal i wyrodkuj
w tabeli (co ma sens, poniewa spowodowaoby to rozbicie wierszy
lub kolumn).
Jeli napotkasz ktre z tych ogranicze, wystarczy, e przekonwertujesz
tabel z powrotem na baz danych arkusza za pomoc funkcji Narzdzia tabel/
Projektowanie/Konwertuj na zakres.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

277

1. Upewnij si, e w zakresie nie ma adnych cakowicie pustych wierszy lub kolumn.
2. Aktywuj dowoln komrk w zakresie.
3. Kliknij polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela (lub nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+T).

W odpowiedzi pojawi si okno dialogowe Tworzenie tabeli. Excel prbuje odgadn


rozmiar zakresu i czy tabela posiada wiersz z nagwkami. W wikszoci przypadkw
zgaduje prawidowo. Jeli nie, naley wprowadzi odpowiednie poprawki i nacisn
przycisk OK.
Po klikniciu przycisku OK tabela zostaje automatycznie sformatowana i wcza si jej tryb
filtrowania. Ponadto zostaje wywietlona karta kontekstowa Narzdzia tabel (pokazana na
rysunku 9.3). Opcje dostpne na tej karcie s przydatne w pracy z tabelami.

Rysunek 9.3. Po zaznaczeniu komrki w tabeli mona uywa polece dostpnych w menu
kontekstowym Narzdzia tabel

WSKAZWKA
Inna metoda konwersji zakresu na tabel polega na uyciu polecenia Narzdzia
gwne/Style/Formatuj jako tabel. Wybierajc jeden z formatw, zmuszamy Excela
do przeksztacenia zakresu w tabel.

Jeli tabela nie jest oddzielona od innych informacji co najmniej jednym wierszem lub jedn
kolumn, Excel moe le odgadn jej rozmiar w oknie Tworzenie tabeli. W takim przypadku
naley rcznie wpisa odpowiedni zakres w tym oknie dialogowym. Mona te klikn przycisk
Anuluj i oddzieli tabel od pozostaych danych co najmniej jednym pustym wierszem lub jedn
pust kolumn.

Zmiana wygldu tabeli


Do tworzonej tabeli Excel stosuje domylny styl. Rzeczywisty wygld zaley od wybranego
w skoroszycie motywu. Zmiana wygldu caej tabeli jest bardzo prosta.
Zaznacz dowoln komrk w tabeli i przejd do grupy Narzdzia tabel/Projektowanie/Style
tabeli. Na wstce jest wywietlony jeden rzd stylw. Kliknicie dolnej czci pionowego paska
przewijania powoduje rozszerzenie grupy stylw, jak wida na rysunku 9.4. Style s podzielone
na trzy kategorie: Jasny, redni i Ciemny. Zwr uwag, e najedajc na poszczeglne style,
mona od razu zobaczy, jak bdzie wygldaa tabela. Po wybraniu jednego z nich naley go
klikn, aby zosta zastosowany na stae.

278

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Rysunek 9.4. W Excelu dostpnych jest wiele rnych stylw tabel

Inny zestaw opcji motyww do wyboru znajduje si w menu Ukad strony/Motywy/Motywy.

WSKAZWKA
Jeli stosowanie stylw nie dziaa, prawdopodobnie zakres by ju sformatowany,
zanim zosta przekonwertowany na tabel (formatowanie tabeli nie przesania
normalnego formatowania). Aby wyczyci istniejce kolory wypenienia, naley
zaznaczy ca tabel i klikn polecenie Narzdzia gwne/Czcionka/Kolor czcionki/
Automatyczny. Po wykonaniu tej czynnoci style tabeli powinny dziaa zgodnie
z oczekiwaniami.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

279

Nawigacja i zaznaczanie w tabeli


Przemieszczanie si pomidzy komrkami w tabeli wyglda tak samo jak w normalnym zakresie.
Jedyna rnica dotyczy uycia klawisza Tab. Jego nacinicie powoduje przejcie do komrki
znajdujcej si po prawej stronie. Jeli zostanie on nacinity w ostatniej kolumnie, nastpi
przeniesienie do pierwszej komrki w nastpnym wierszu.
Przesuwajc kursor nad tabel, mona zauway, e zmienia on ksztaty. Pomaga to w zaznaczaniu rnych czci tabeli.
Aby zaznaczy ca kolumn umie kursor w grnej czci wiersza nagwkw,
aby zmieni ksztat na strzak skierowan w d. Kliknicie spowoduje zaznaczenie
danych w tej kolumnie. Kliknij jeszcze raz, a zostanie zaznaczona caa kolumna tabeli
(razem z nagwkiem). Mona take nacisn kombinacj klawiszy Ctrl+spacja,
aby zaznaczy wiersz tabeli.
Aby zaznaczy cay wiersz przenie kursor myszy w lew stron wiersza, a zmieni
ksztat na strzak skierowan w prawo. Kliknij, aby zaznaczy cay wiersz. Mona
take nacisn kombinacj klawiszy Ctrl+spacja, aby zaznaczy wiersz tabeli.
Aby zaznaczy ca tabel przenie kursor do lewego grnego rogu lewej grnej
komrki. Kiedy kursor zmieni ksztat na ukon strzak, kliknij, aby zaznaczy obszar
danych caej tabeli. Ponowne kliknicie spowoduje zaznaczenie caej tabeli (z wierszami
nagwkw i sum wcznie). Mona take nacisn kombinacj klawiszy Ctrl+A (jednolub dwukrotnie), aby zaznaczy ca tabel.

WSKAZWKA
Po klikniciu prawym przyciskiem myszy w komrce tabeli pojawia si menu
podrczne zawierajce kilka opcji zaznaczania.

Dodawanie wierszy lub kolumn


Aby doda kolumn na kocu tabeli, naley aktywowa jedn komrk w kolumnie bezporednio
z ni ssiadujcej, a Excel automatycznie rozszerzy tabel w poziomie.
Podobnie wyglda dodawanie wierszy. Jeli wpiszemy dane w wierszu pod tabel, Excel automatycznie rozszerzy j o ten wiersz. Wyjtkiem jest sytuacja, w ktrej tabela zawiera wiersz sum
w takim przypadku Excel nie dodaje automatycznie nowego wiersza.
Aby doda kolumny lub wiersze w rodku tabeli, naley klikn prawym przyciskiem myszy
i z podrcznego menu wybra pozycj Wstaw. Zostaj wywietlone dodatkowe elementy menu
suce do wstawiania wierszy i kolumn w okrelonych miejscach.

280

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

WSKAZWKA
Jeli kursor znajduje si w prawej dolnej komrce tabeli, mona doda nowy wiersz
na dole tabeli, wciskajc klawisz Tab.

Jeli umiecimy kursor na uchwycie zmiany rozmiaru znajdujcym si w prawej dolnej komrce
tabeli, zmieni on ksztat na ukon strzak z dwoma grotami. Aby doda wicej wierszy lub
kolumn do tabeli, naley t strzak klikn i przecign.
Po dodaniu kolumny w jej nagwku wywietlany jest domylny opis typu Kolumna1, Kolumna2
itd. Zazwyczaj trzeba zmieni go na swj wasny opis.

Usuwanie wierszy lub kolumn


Aby usun wiersz (lub kolumn) z tabeli, naley zaznaczy dowoln komrk znajdujc si
w tym wierszu (lub tabeli). Aby usun kilka wierszy lub kolumn, naley je wszystkie zaznaczy.
Nastpnie naley klikn prawym przyciskiem myszy i wybra polecenie Usu/Wiersze tabeli (lub
Usu/Kolumny tabeli).

Przenoszenie tabeli
Aby przenie tabel w obrbie tego samego arkusza, naley umieci kursor na jednej z jej krawdzi. Kiedy kursor zmieni si w krzy z czterema grotami, naley klikn i przecign tabel
w nowe miejsce.
Aby przenie tabel do innego arkusza (w tym samym lub innym skoroszycie), naley wykona
nastpujce czynnoci:
1. Nacinij dwukrotnie kombinacj klawiszy Ctrl+A.
2. Nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+X, aby wyci zaznaczone komrki.
3. Aktywuj nowy arkusz i zaznacz lew grn komrk, w ktrej ma si znale tabela.
4. Nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+V, aby wklei tabel.

Ustawianie opcji tabeli


W grupie Narzdzia tabel/Projektowanie/Opcje stylu tabeli znajduje si kilka pl wyboru umoliwiajcych wywietlenie lub ukrycie rnych elementw tabeli oraz zastosowanie kilku opcji
formatowania:

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

281

Excel jest pamitliwy


Jeli wykonywane s jakie dziaania na caych kolumnach w tabeli, Excel je
zapamituje i stosuje do wszystkich nowych wpisw dodanych w tych kolumnach.
Jeli na przykad do kolumny zostanie zastosowane formatowanie walutowe,
a nastpnie dodany nowy wiersz, Excel zastosuje to formatowanie take do nowej
wartoci w tej kolumnie.
Ta sama zasada odnosi si do innych dziaa, jak formatowanie warunkowe,
ochrona komrek, sprawdzanie poprawnoci danych itd. Ponadto jeli zostanie
utworzony wykres przy uyciu danych z tabeli, po dodaniu do niej nowych danych
zostanie on rozszerzony. Najbardziej doceni t funkcj osoby, ktre korzystay
z poprzednich wersji Excela.
Wiersz nagwka wcza lub wycza wywietlanie wiersza nagwkw.
Wiersz sumy wcza lub wycza wywietlanie wiersza sumy.
Pierwsza kolumna wcza lub wycza specjalne formatowanie pierwszej kolumny.
Ostatnia kolumna wcza lub wycza specjalne formatowanie ostatniej kolumny.
Wiersze naprz. wcza lub wycza naprzemienne wywietlanie wierszy.
Kolumny naprz. wcza lub wycza naprzemienne wywietlanie kolumn.

Usuwanie powtarzajcych si wierszy


z tabeli
Jeli w tabeli s powtarzajce si wiersze, moe by konieczne ich usunicie. Kiedy usuwanie
duplikatw danych byo zadaniem do wykonania rcznego, ale w Excelu 2007 znacznie je
uatwiono.
Na pocztek naley zaznaczy dowoln komrk w tabeli. Nastpnie wybieramy polecenie
Narzdzia tabeli/Projektowanie/Narzdzia/Usu duplikaty. W odpowiedzi zostaje wywietlone
okno dialogowe, widoczne na rysunku 9.5. Zawiera ono list wszystkich kolumn w tabeli.
Obok tych, ktre maj by przeszukane w celu znalezienia duplikatw, naley zaznaczy pola
wyboru. W wikszoci przypadkw konieczne jest przeszukanie wszystkich kolumn domylnie wszystkie s zaznaczone. Po klikniciu przycisku OK Excel usunie wszystkie duplikaty wierszy
i wywietli informacj o liczbie usunitych duplikatw.
Niestety nie ma moliwoci przejrzenia duplikatw przed ich usuniciem. Jeli wynik nie spenia
oczekiwa, mona zawsze uy opcji Cofnij (albo nacisn kombinacj klawiszy Ctrl+Z).

282

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Rysunek 9.5. Usuwanie duplikatw wierszy z tabeli jest atwym zadaniem

WSKAZWKA
Aby usun duplikaty z bazy danych arkusza niebdcej tabel, naley uy polecenia
Dane/Narzdzia danych/Usu duplikaty.

OSTRZEENIE
Czy warto jest duplikatem, Excel okrela na podstawie tego, co jest wywietlane
w komrce niekoniecznie tego, co jest w niej przechowywane. Zamy
na przykad, e dwie komrki zawieraj t sam dat. Jedna z nich jest wywietlana
w formacie 2007-05-15, a druga 15 maj 2007. Przy usuwaniu duplikatw Excel
uzna je za rne.

Sortowanie i filtrowanie tabeli


W wierszu nagwkw tabeli znajduj si strzaki menu rozwijanego, ktrych kliknicie powoduje wywietlenie opcji sortowania i filtrowania (rysunek 9.6).

Rysunek 9.6. Kada kolumna w tabeli zawiera opcje filtrowania i sortowania

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

Uywanie formularza danych


W Excelu jest dostpne okno dialogowe usprawniajce prac z baz danych
arkusza lub tabel. Mona w nim wprowadza nowe dane, usuwa wiersze
i wyszukiwa wiersze speniajce okrelone kryteria. Formularz ten dziaa z baz
danych lub tabel.
Niestety polecenia dajcego dostp do formularza danych nie ma na wstce.
Aby go uywa, konieczne jest dodanie go do paska szybkiego dostpu:
1. Kliknij prawym przyciskiem myszy pasek szybkiego dostpu i wybierz
pozycj Dostosuj pasek narzdzi Szybki dostp. Zostanie wywietlone okno
dialogowe Opcje programu Excel z otwart kart Dostosowywanie.
2. Z menu rozwijanego o nazwie Wybierz polecenia z wybierz pozycj
Polecenia, ktrych nie ma na wstce.
3. Na licie po lewej stronie zaznacz pozycj Formularz.
4. Kliknij przycisk Dodaj, aby doda zaznaczone polecenie do paska
szybkiego dostpu.
5. Kliknij przycisk OK, aby zamkn okno dialogowe Opcje programu Excel.
Po wykonaniu tych czynnoci pojawi si nowa ikona na pasku Szybki dostp.
Formularz jest pomocny, ale daleko mu do doskonaoci. Uytkownicy, ktrym
podoba si pomys pracy z danymi w tabeli w oknie dialogowym, mog
wyprbowa mj dodatek o nazwie Enhanced Data Form. Ma on wiele zalet
w porwnaniu ze standardowym formularzem Excela. Mona go nieodpatnie
pobra ze strony www.j-walk.com/ss.

283

284

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

WSKAZWKA
Aby na grze bazy danych arkusza doda strzaki menu rozwijanego, naley uy
polecenia Dane/Sortowanie i filtrowanie/Filtruj. Jest to przecznik, a wic mona
go klikn jeszcze raz, aby wyczy t opcj. Za pomoc tego polecenia mona
te ukry strzaki menu rozwijanego w tabeli.

SORTOWANIE TABELI
Sortowanie tabeli polega na zmianie kolejnoci jej danych na podstawie treci jednej z kolumn.
Mona na przykad posortowa tabel, ustawiajc nazwiska w kolejnoci alfabetycznej albo
wedug iloci sprzedanego towaru przez pracownikw.
Aby posortowa tabel wedug okrelonej kolumny, naley klikn strzak menu rozwijanego
w jej nagwku i wybra odpowiednie polecenie. Dostpne polecenia mog si rni w zalenoci od rodzaju danych przechowywanych w kolumnie. Opcje Sortuj od A do Z i Sortuj od Z do
A s dostpne w kolumnach zawierajcych tekst. W kolumnach, ktre zawieraj dane liczbowe
lub wartoci logiczne, dostpne s opcje Sortuj od najmniejszych do najwikszych i Sortuj od najwikszych do najmniejszych. W kolumnach z datami mamy do dyspozycji opcje Sortuj od najstarszych do najnowszych i Sortuj od najnowszych do najstarszych.
Mona take wybra opcj Sortuj wedug kolorw, aby posortowa wiersze wedug koloru ta
lub tekstu danych. Opcja ta jest dostpna tylko wtedy, gdy kolory stylu tabeli zostay zastpione
niestandardowymi kolorami lub gdy kolory zostay zastosowane wedug zawartoci komrki przy
uyciu formatowania warunkowego.

WSKAZWKA
Kiedy kolumna jest posortowana, na przycisku menu rozwijanego jest wywietlony
inny obraz, przypominajcy o tym fakcie.

Sortowanie mona wykona na dowolnej liczbie kolumn. Sztuka polega na posortowaniu najmniej znaczcej kolumny jako pierwszej i przechodzeniu do nastpnych a do najbardziej znaczcej na samym kocu.
Na przykad tabel nieruchomoci mona posortowa wedug agentw. W grupie kadego
agenta wiersze powinny by posortowane wedug lokalizacji. Wewntrz kadej lokalizacji wiersze
maj by posortowane wedug ceny katalogowej. Aby wykona takie sortowanie, naley najpierw
posortowa dane wedug ceny katalogowej, pniej wedug lokalizacji, a na kocu wedug agentw. Rysunek 9.7 przedstawia tabel posortowan w taki sposb.

NA FTP
Skoroszyt tabela nieruchomoci.xlsx, widoczny na rysunku 9.7, znajduje si
na serwerze FTP (ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex27fo.zip).

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

285

Rysunek 9.7. Tabela po wykonaniu sortowania wedug trzech kolumn

Innym sposobem na wykonanie sortowania wedug wielu kolumn jest uycie okna dialogowego
Sortowanie. Aby je wywietli, naley klikn polecenie Narzdzia gwne/Edycja/Sortuj i filtruj/
Sortowanie niestandardowe. Mona te klikn prawym przyciskiem myszy w dowolnej komrce
i z menu podrcznego, ktre si pojawi, wybra pozycj Sortuj/Sortowanie niestandardowe.
W oknie dialogowym Sortowanie pierwsze kryterium sortowania okrela si za pomoc listy
rozwijanej. Zauwa, e tutaj kolejno jest odwrotna w stosunku do tego, co opisaem wczeniej.
W tym przypadku zaczynamy od agenta. Nastpnie naley klikn przycisk Dodaj poziom, aby
wstawi dodatkowy zestaw opcji. W tym poziomie ustawiamy sortowanie wedug kolumny
Lokalizacja. Nastpnie dodajemy jeszcze jeden poziom i ustawiamy sortowanie wedug kolumny
Cena katalogowa. Rysunek 9.8 przedstawia okno dialogowe Sortowanie po skonfigurowaniu
sortowania trzykolumnowego. Technika ta daje dokadnie taki sam efekt, jak opisana wczeniej.

Rysunek 9.8. Definicja trzykolumnowego sortowania w oknie dialogowym Sortowanie

286

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

FILTROWANIE TABELI
Filtrowanie tabeli oznacza wywietlanie tylko tych wierszy, ktre speniaj okrelone kryteria
(pozostae wiersze s ukryte).

UWAGA
W Excelu tabel mona przefiltrowa na dwa sposoby. W tym podrozdziale opisane
jest filtrowanie standardowe, ktre wystarcza do wikszoci zastosowa. Do okrelenia
bardziej skomplikowanych kryteriw filtrowania moe by potrzebne filtrowanie
zaawansowane (opisane nieco dalej w tym rozdziale).

Wrmy do tabeli nieruchomoci i zamy, e interesuj nas tylko dane zwizane z lokalizacj
pnocn. Kliknij strzak menu rozwijanego w nagwku tabeli Lokalizacja i wyczy pole
wyboru znajdujce si obok opcji Zaznacz wszystko, co spowoduje usunicie zaznaczenia wszystkich pozycji. Nastpnie zaznacz pole wyboru obok opcji Pnoc i kliknij przycisk OK. Tabela
widoczna na rysunku 9.9 zawiera teraz tylko wiersze zwizane z lokalizacj Pnoc. Zauwa, e
brakuje niektrych numerw wierszy zawieraj one odfiltrowane (ukryte) dane.

Rysunek 9.9. Z tabeli zostay odfiltrowane wszystkie dane niedotyczce lokalizacji pnocnej

Zwr te uwag, e strzaka menu rozwijanego w kolumnie Lokalizacja przedstawia teraz inny
obraz ikon wskazujc, e kolumna jest filtrowana.
Filtrowa mona wedug kilku wartoci na przykad pozostawiajc tylko dane dotyczce
lokalizacji Pnoc i Centrum.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

287

Tabel mona posortowa przy uyciu dowolnej liczby kolumn. Mona na przykad pozostawi
tylko informacje dotyczce pnocy, w ktrych Typ to Dom. Wystarczy powtrzy czynnoci przy
uyciu kolumny Typ. Wszystkie tabele bd wywietlay tylko te wiersze, ktre zawieraj lokalizacj Pnoc, a typ Dom.
Dodatkowe opcje filtrowania mona znale po wybraniu opcji Filtry tekstu (lub Filtry liczb, jeli
kolumna zawiera liczby). Przeznaczenie dostpnych opcji wyjaniaj same nazwy. Daj one due
moliwoci dostosowywania tego, co ma by wywietlane.
Ponadto mona klikn w komrce prawym przyciskiem myszy i uy polecenia Filtruj dostpnego w wywietlonym menu podrcznym. Udostpnia ono jeszcze kilka opcji filtrowania.

UWAGA
Jak si mona spodziewa, wiersz sumy jest aktualizowany i wywietla tylko sumy
wartoci z widocznych wierszy.

Niektre ze standardowych operacji w arkuszu kalkulacyjnym zachowuj si inaczej w filtrowanej tabeli. Na przykad za pomoc opcji Narzdzia gwne/Komrki/Format/Ukryj i odkryj/Ukryj
wiersze mona ukry wiersze. Jeli nastpnie zakres zawierajcy takie ukryte wiersze zostanie
skopiowany, to one rwnie si skopiuj. Natomiast w filtrowanej tabeli kopiowane s tylko te
dane, ktre wida. Dziki temu mona z atwoci skopiowa podzbir wikszej tabeli i wklei
go w innym miejscu arkusza. Pamitaj, e te skopiowane dane nie s ju tabel, tylko zwykym
zakresem.
Podobnie mona zaznaczy i usun widoczne wiersze z tabeli, a ukryte w wyniku filtrowania
wiersze pozostan nietknite.
Aby usun filtrowanie z kolumny, naley klikn menu rozwijane znajdujce si w jej nagwku
i klikn opcj Wyczy filtr z. W przypadku filtrowania w wielu kolumnach szybciej mona
usun wszystkie filtry za pomoc opcji Narzdzia gwne/Edycja/Sortuj i filtruj/Wyczy.

Praca z wierszem sumy


Wiersz sumy to opcjonalny element tabeli zawierajcy formuy sumujce informacje znajdujce
si w kolumnach. Standardowo wiersz ten nie jest wywietlany. Aby go wywietli, naley
zaznaczy pole wyboru Narzdzia tabel/Projektowanie/Opcje stylu tabeli/Wiersz sumy. Wyczyszczenie tego pola powoduje zniknicie wiersza sumy.
Domylnie wiersz sumy wywietla sumy wartoci z kolumn zawierajcych wartoci liczbowe.
W wielu przypadkach konieczne jest zastosowanie innej formuy sumujcej. Po zaznaczeniu
komrki w wierszu sumy pojawia si strzaka menu rozwijanego. Zawiera ono kilka innych
formu sumowania do wyboru (rysunek 9.10):

288

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Rysunek 9.10. W wierszu sum jest dostpnych kilka typw funkcji sumujcych

Brak brak formuy.


rednia wywietla redni znajdujcych si w kolumnie wartoci.
Licznik wywietla liczb wartoci znajdujcych si w kolumnie (puste komrki
nie s liczone).
Licznik num. wywietla liczb wartoci liczbowych znajdujcych si w kolumnie
(komrki puste, tekstowe i zawierajce bdy nie s liczone).
Maksimum wywietla najwiksz warto w kolumnie.
Minimum wywietla najmniejsz warto w kolumnie.
Suma wywietla sum wartoci znajdujcych si w kolumnie.
OdchStd wywietla odchylenie standardowe wartoci znajdujcych si w kolumnie.
Odchylenie standardowe to statystyczny wskanik rozpitoci wartoci.
Wariancja wywietla wariancj wartoci znajdujcych si w kolumnie. Wariancja
to take wskanik statystyczny okrelajcy rozpito wartoci.
Wicej funkcji wywietla okno dialogowe Wstawianie funkcji. Mona w nim wybra
funkcj, ktrej nie ma na licie.
Opcje wybierane z tego menu rozwijanego wstawiaj funkcj SUMY.CZCIOWE i odwouj si
do kolumny tabeli przy uyciu opisanej nieco dalej specjalnej skadni. Pierwszy argument funkcji
SUMY.CZCIOWE okrela typ wywietlanej sumy. Jeli na przykad ma on warto 109, funkcja
wywietla sum. Mona usun wprowadzon przez program formu i wpisa dowoln wasn.
Wicej informacji na ten temat znajduje si w ramce Funkcja SUMY.CZCIOWE informacje.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

289

Funkcja SUMY.CZCIOWE informacje


Funkcja SUMY.CZCIOWE jest bardzo wszechstronn, ale i jedn z najbardziej
mylcych w arsenale Excela. Po pierwsze, mylca jest jej nazwa, poniewa potrafi
ona wykonywa o wiele wicej dziaa ni tylko sumowanie. Pierwszy argument
musi by okrelon (i niemoliw do zapamitania) liczb okrelajc rodzaj
zwracanego wyniku. Na szczcie we wstawianiu tego argumentu pomaga funkcja
autouzupeniania formu.
Ponadto ilo liczb pierwszego argumentu do wyboru zostaa zwikszona w Excelu
2003, co moe by rdem problemw ze zgodnoci z wczeniejszymi wersjami
tego programu.
Pierwszy argument tej funkcji okrela rzeczywist uywan funkcj. Na przykad
warto 1 oznacza, e funkcja SUMY.CZCIOWE bdzie dziaa jak funkcja REDNIA.
Ponisza tabela zawiera dostpne wartoci pierwszego argumentu funkcji
SUMY.CZCIOWE:
Warto

Funkcja

REDNIA

ILE.LICZB

LICZ.PUSTE

MAX

MIN

ILOCZYN

ODCH.STANDARDOWE

ODCH.STANDARD.POPUL

SUMA

10

WARIANCJA

11

WARIANCJA.POPUL

101*

REDNIA

102*

ILE.LICZB

103*

LICZ.PUSTE

104*

MAX

105*

MIN

106*

ILOCZYN

107*

ODCH.STANDARDOWE

* Dostpna tylko w programach Excel 2003 i 2007

290

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Warto

Funkcja

108*

ODCH.STANDARD.POPUL

109*

SUMA

110*

WARIANCJA

111*

WARIANCJA.POPUL

* Dostpna tylko w programach Excel 2003 i 2007

Kiedy warto pierwszego argumentu jest wiksza ni 100, funkcja SUMY.CZCIOWE


dziaa nieco inaczej nie uwzgldnia danych znajdujcych si w wierszach ukrytych
rcznie. Kiedy warto ta jest mniejsza od 100, dane z wierszy ukrytych rcznie
s uwzgldniane, ale nie s brane pod uwag dane z wierszy ukrytych w wyniku
filtrowania lub uycia konspektu.
Aby byo trudniej, rcznie ukryty wiersz nie zawsze jest traktowany w taki sam
sposb. Jeli wiersz zostanie rcznie ukryty w zakresie zawierajcym ju wiersze
ukryte za pomoc filtru, Excel potraktuje je tak samo jak te drugie. Wydaje si,
e Excel nie potrafi odrni wierszy ukrytych rcznie od ukrytych przez filtr
po zastosowaniu filtru. Funkcja z wartoci pierwszego argumentu wiksz od 100
dziaa tak samo, jakby bya ona mniejsza od 100. Usunicie filtru powoduje
pokazanie wszystkich wierszy nawet tych, ktre byy ukryte rcznie.
Moliwo stosowania wartoci pierwszego argumentu wikszych ni 100 zostaa
wprowadzona w Excelu 2003. Tej uaktualnionej wersji funkcji SUMY.CZCIOWE
mona uywa w dowolnym miejscu arkusza nie jest ona ograniczona do tabel.
Naley jednak pamita, e funkcja ta nie jest zgodna wstecz. Jeli arkusz, w ktrym
jej uyto, zostanie udostpniony osobie uywajcej wersji Excela wczeniejszej
ni 2003, w komrkach zawierajcych funkcj SUMY.CZCIOWE z pierwszym
argumentem o wartoci powyej 100 bd wywietlone bdy.
Inn interesujc cech funkcji SUMY.CZCIOWE jest moliwo tworzenia dokadnych
sum cakowitych. Dokonuje tego, ignorujc wszystkie komrki, ktre zawieraj
ju formuy uywajce funkcji SUMY.CZCIOWE. Demonstracj tej cechy mona
zobaczy w podrozdziale Wstawianie sum czciowych.

OSTRZEENIE
Funkcja SUMY.CZCIOWE jako jedyna ignoruje dane ukryte w wyniku filtrowania.
Inne formuy zawierajce odwoania do danych znajdujcych si w przefiltrowanej
tabeli nie dostosowuj swoich wynikw, obejmujc tylko widoczne wiersze. Jeli
na przykad za pomoc funkcji SUMA zostan dodane do siebie wartoci z kolumny
C i niektre wiersze zostan ukryte z powodu filtrowania, formua ta nadal bdzie
pokazywaa sum wszystkich wartoci z kolumny C nie tylko tych widocznych.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

291

OSTRZEENIE
Formua odwoujca si do wartoci znajdujcej si w wierszu sumy tabeli zwrci
bd, jeli wiersz ten zostanie ukryty. Po jego przywrceniu formua znowu bdzie
dziaa prawidowo.

Stosowanie formu w tabelach


Wywietlenie wiersza sumy jest prostym sposobem na zsumowanie wartoci znajdujcych si
w jednej kolumnie. Czsto zachodzi potrzeba uywania formu wewntrz tabeli. Na przykad
w arkuszu widocznym na rysunku 9.11 mona by byo doda kolumn pokazujc rnic
pomidzy wartociami w kolumnie wartoci rzeczywistych i przewidywanych. Jak si przekonasz,
w Excelu 2007 jest to atwe.

Rysunek 9.11. Do tej tabeli mona z atwoci doda kolumn zawierajc


wartoci obliczone

NA FTP
Poniszy skoroszyt o nazwie formuy w tabelach.xlsx znajduje si na serwerze FTP
(ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex27fo.zip).
1. Aktywuj komrk E2 i wpisz tekst Rnica jako nagwek kolumny.

Excel automatycznie rozszerzy tabel, obejmujc now kolumn.


2. Przejd do komrki E3 i wpisz znak rwnoci rozpoczynajcy formu.
3. Nacinij klawisz strzaki w lew stron. W pasku formuy zostanie wywietlony cig
=[Wartoci rzeczywiste], czyli nagwek kolumny.

292

Cz II Stosowanie funkcji w formuach


4. Wpisz znak minusa i dwukrotnie nacinij klawisz strzaki w lewo. W formule pojawi

si cig =[[Wartoci rzeczywiste]-Przewidywania].


5. Nacinij klawisz Enter, aby zakoczy wprowadzanie formuy.

Excel skopiuje t formu do wszystkich wierszy tabeli.


Rysunek 9.12 przedstawia tabel z now kolumn.

Rysunek 9.12. Kolumna o nazwie Rnica zawiera formu

We wszystkich komrkach w kolumnie Rnica znajduje si nastpujca formua:


=[Rzeczywiste wartoci]-[Przewidywania]

Pamitaj, e w arkuszu nie zostay zdefiniowane adne nazwy. W formule uyto odwoa do
tabeli bazujcych na nazwach kolumn. Jeli nagwek kolumny zmieni si, wszystkie formuy
odnoszce si do danych w niej zawartych zostan automatycznie zaktualizowane.
Mimo e wpisaem formu w pierwszym wierszu danych tabeli, nie jest to konieczne. Po wpisaniu formuy do jednej z komrek w pustej kolumnie tabeli zostanie ona automatycznie skopiowana do pozostaych komrek w tej kolumnie. Jeli zajdzie potrzeba edycji tej formuy,
wystarczy zmodyfikowa j tylko w jednej dowolnej komrce, a Excel automatycznie skopiuje
j do pozostaych.
Powyej utworzylimy formu przy uyciu techniki wskazywania. Mona te wpisa j rcznie
przy uyciu standardowych adresw komrek. Na przykad w komrce E3 mona byo wpisa
nastpujc formu:
=D3-C3

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

293

Formua uywajca adresw komrek rwnie jest automatycznie kopiowana przez Excela do
wszystkich komrek w kolumnie tylko bez uywania nazw kolumn.

WSKAZWKA
Po wstawieniu kolumny obliczeniowej Excel wywietla inteligentny tag udostpniajcy
kilka opcji, z ktrych jedna to Zatrzymaj automatyczne tworzenie kolumn obliczeniowych.
Naley j wybra, aby samodzielnie skopiowa formuy w obrbie kolumny.

Odwoywanie si do danych w tabeli


W poprzednim podrozdziale opisaem sposb tworzenia kolumn formu w tabeli. Teraz zajmiemy
si formuami znajdujcymi si poza tabel, ale odwoujcymi si do danych znajdujcych si
w tabeli. Moemy skorzysta z nowego strukturalnego sposobu odwoywania si do tabel, polegajcego na uywaniu nazwy tabeli, nagwkw kolumn i innych elementw tabeli. Nie trzeba
tworzy dla nich nazw.
Sama tabela ma nazw (na przykad Tabela1) i mona odwoywa si do danych znajdujcych
si w niej za pomoc nagwkw kolumn.
Mona oczywicie do danych w tabeli odwoywa si przy uyciu standardowych adresw komrek, ale nowa metoda ma jedn wyrniajc j zalet: nazwy dopasowuj si automatycznie,
gdy zmienia si rozmiar tabeli w wyniku dodania lub usunicia wierszy.
Rysunek 9.13 przedstawia prost tabel zawierajc informacje o sprzeday wedug regionw.
Excel nazwa j Tabela2, poniewa bya to druga tabela utworzona w tym skoroszycie. Aby
obliczy sum wszystkich wartoci w tabeli, naley uy nastpujcej formuy:
=SUMA(Tabela2)

Rysunek 9.13. Tabela ta przedstawia informacje o sprzeday wedug miesicy i regionw

294

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Formua ta zawsze zwraca sum wszystkich danych, nawet jeli do tabeli zostan dodane albo
z niej usunite wiersze lub kolumny. Jeli nazwa tabeli si zmieni, Excel automatycznie dostosuje
wszystkie odwoujce si do niej formuy. Jeli na przykad nazw tabeli Tabela1 zmienilibymy
na Dane, powysza formua wygldaaby nastpujco:
=SUMA(Dane)

WSKAZWKA
Aby zmieni nazw tabeli, naley zaznaczy w niej dowoln komrk i przej
do grupy Narzdzia tabel/Projektowanie/Waciwoci. Inna metoda zmiany nazwy
tabeli to uycie menedera nazw (Formuy/Nazwy zdefiniowane/Meneder nazw).

Wikszo formu odwouje si do okrelonych kolumn w tabeli, a nie caej tabeli. Ponisza
formua zwraca sum wartoci znajdujcych si w kolumnie o nazwie Sprzeda:
=SUMA(Tabela2[Sprzeda])

Zwr uwag na to, e nazwa kolumny znajduje si w nawiasach kwadratowych. Formua


ta rwnie zostanie dostosowana automatycznie po zmianie nagwka kolumny.

OSTRZEENIE
Pamitaj, e prezentowana powyej formua nie bdzie dostosowana, jeli tabela
zawiera wiersze ukryte w wyniku filtrowania. Jedyna funkcja, ktra zmienia wynik,
ignorujc ukryte wiersze, to funkcja SUMY.CZCIOWE. W zamian naley uy nastpujcej
formuy:
=SUMY.CZCIOWE(109; Tabela2[Sprzeda])

Przy tworzeniu formuy odwoujcej si do danych znajdujcych si w tabeli Excel stara si by


pomocny. Rysunek 9.14 przedstawia funkcj automatycznego uzupeniania formu, pomagajc
w utworzeniu formuy poprzez wywietlenie listy elementw dostpnych w tabeli.
Poniej znajduje si jeszcze jedna formua, ktra zwraca sum sprzeday w styczniu:
=SUMA.JEELI(Tabela2[Miesic]; "Sty"; Tabela2[Sprzeda])

ODWOANIE
Opis funkcji SUMA.JEELI mona znale w rozdziale 7.

Stosowanie takiej strukturalnej skadni tabeli jest opcjonalne mona zamiast niej uywa
odwoa do zakresw. Na przykad ponisza formua zwraca taki sam wynik jak poprzednia:
=SUMA.JEELI(B3:B8; "Sty"; D3:D8)

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

295

Rysunek 9.14. Funkcja automatycznego uzupeniania formu jest przydatna


podczas tworzenia formu odwoujcych si do danych w tabeli

Aby odwoa si do komrki znajdujcej si w wierszu sumy, naley uy nastpujcego zapisu:


=Tabela2[[#Sumy]; [Sprzeda]]

Jeli w tabeli Tabela2 wiersz sumy jest ukryty, powysza formua zwraca bd #ADR. Jej przeznaczeniem jest zwrcenie wartoci znajdujcej si w wierszu sumy w kolumnie Sprzeda w tabeli
Tabela2.
Aby policzy, ile jest wierszy w tabeli Tabela2, naley uy nastpujcej formuy:
=ILE.WIERSZy(Tabela2[#Wszystko])

Powysza formua zlicza wszystkie wiersze, cznie z wierszami nagwkw i sumy. Ponisza
formua zlicza tylko wiersze zawierajce dane:
=ILE.WIERSZY(Tabela2[#Dane])

Jeli formua znajduje si w tym samym wierszu co tabela, mona uy odwoania #Ten wiersz,
aby odwoa si do danych znajdujcych si w tym samym wierszu tabeli co formua obok
niej. Zamy na przykad, e ponisza formua znajduje si w wierszu 3, w kolumnie spoza tabeli
Tabela 2. Zwrci ona liczb wpisw w wierszu 3 tabeli Tabela2:
=LICZ.PUSTE(Tabela2[#Ten wiersz])

Mona take czy odwoania do kolumn z odwoaniami do wierszy, zagniedajc nawiasy


i oddzielajc je rednikami. Ponisza formua zwraca zawarto kolumny Sprzeda w biecym
wierszu podzielon przez sum sprzeday:
=Tabela2[[#Ten wiersz]; [Sprzeda]]/Tabela2[[#Sumy]; [Sprzeda]]

296

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Formuy typu jak ta powyej znacznie atwiej tworzy si metod wskazywania.


Tabela 9.1 zawiera zestawienie identyfikatorw wierszy uywanych w odwoaniach do tabel
oraz informacje o tym, ktre zakresy one reprezentuj.
TABELA 9.1. ODWOANIA DO WIERSZY TABELI
Identyfikator wiersza

Opis

#Wszystko

Zwraca zakres zawierajcy wiersz nagwkw, wszystkie wiersze


danych i wiersz sumy.

#Dane

Zwraca zakres obejmujcy tylko wiersze danych.

#Nagwki

Zwraca zakres obejmujcy tylko wiersz nagwkw. Zwraca


bd #ADR!, jeli nie ma wiersza nagwkw.

#Sumy

Zwraca zakres obejmujcy tylko wiersz sumy. Zwraca bd


#ADR!, jeli nie ma wiersza sumy.

#Ten wiersz

Zwraca zakres obejmujcy ten sam wiersz w tabeli, co aktywny


wiersz poza ni. Jeli aktywny wiersz nie naley do tabeli lub jest
jej nagwkiem albo wierszem sumy, zwracany jest bd #ARG!.

Zapenianie pustych miejsc


Po zaimportowaniu danych mona otrzyma arkusz jak ten widoczny
na poniszym rysunku. W tym przypadku jedna pozycja w kolumnie A odpowiada
kilku wierszom danych. Posortowanie takiego zakresu mogoby doprowadzi
do pomieszania danych, przez co niemoliwe staoby si odczytanie, kto co sprzeda.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

297

W maym zakresie brakujce wartoci mona dopisa rcznie, ale jeli baza danych
skada si z kilkuset wierszy, potrzebny jest lepszy sposb na wypenienie pustych
komrek. Oto on:
1. Zaznacz zakres (w tym przypadku A3:A14).
2. Kliknij polecenie Narzdzia gwne/Edycja/Znajd i zaznacz/Przejd do
specjalnie, aby otworzy okno dialogowe Przechodzenie do specjalnie.
3. W oknie dialogowym Przechodzenie do specjalnie zaznacz opcj Puste.
4. Kliknij przycisk OK, aby zamkn okno dialogowe Przechodzenie do
specjalnie.
5. W pasku formuy wpisz znak = i adres pierwszej komrki zawierajcej
warto (tutaj A3). Nastpnie nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+Enter,
aby skopiowa t formu do wszystkich zaznaczonych komrek.
6. Nacinij klawisz Esc, aby anulowa zaznaczenie.
7. Ponownie zaznacz zakres i kliknij polecenie Narzdzia gwne/Schowek/
Wklej/Wklej wartoci.
Wszystkie puste komrki w zakresie zostan zapenione danymi znajdujcymi si
powyej.

WSKAZWKA
Za pomoc funkcji SUMY.CZCIOWE mona wygenerowa kolejne liczby w nieukrytych
wierszach przefiltrowanej tabeli. Numerowanie bdzie si dostosowywa w miar
pojawiania si i ukrywania wierszy w wyniku filtrowania. Jeli nazwy pl w tabeli
znajduj si w wierszu 1, do komrki A2 naley wpisa nastpujc formu, a nastpnie
skopiowa j w d do wszystkich wierszy tabeli:
=SUMY.CZCIOWE(3; B$2:B2)

Konwersja tabeli na baz danych


arkusza
Aby przekonwertowa tabel z powrotem na normaln baz danych arkusza, naley zaznaczy
w niej dowoln komrk i klikn polecenie Narzdzia tabeli/Projektowanie/Narzdzia/Konwertuj
na zakres. Wygld komrek pozostanie taki sam, ale zakres nie bdzie ju zachowywa si jak
tabela.
Formuy znajdujce si wewntrz i na zewntrz tabeli, w ktrych uyto odwoa strukturalnych,
s konwertowane na notacj uywajc adresw.

298

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Filtrowanie zaawansowane
W wielu przypadkach w zupenoci wystarcza zwyke filtrowanie. Jeli jednak natkniemy si na
granic moliwoci tej funkcji, moemy uy filtrowania zaawansowanego. Jest ono znacznie
bardziej elastyczne, ale wymaga nieco wicej przygotowa. Filtrowanie zaawansowane daje
nastpujce moliwoci:
Umoliwia okrelanie bardziej zoonych kryteriw filtrowania.
Umoliwia okrelanie formuowych kryteriw filtrowania.
Umoliwia wydobycie kopii wierszy speniajcych kryteria i umieszczenie ich w innym
miejscu.
Filtrowania zaawansowanego mona uywa zarwno w bazach danych arkusza, jak i w tabelach.
W przykadach do tego podrozdziau uywam arkusza nieruchomoci (przedstawionego na
rysunku 9.15), ktry zawiera 125 rekordw i 10 pl. Baza ta zawiera bogaty asortyment typw
danych: liczby, cigi tekstowe, wartoci logiczne i daty i obejmuje zakres komrek A8:H133
(wiersze nad tabel s zajte przez zakres kryteriw).

Rysunek 9.15. Baza danych nieruchomoci uywana do demonstracji filtrowania


zaawansowanego

NA FTP
Powyszy skoroszyt, baza danych nieruchomoci.xlsx, znajduje si na serwerze FTP
(ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex27fo.zip).

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

299

Ustawianie zakresu kryteriw


Przed rozpoczciem korzystania z funkcji filtrowania zaawansowanego konieczne jest ustawienie
zakresu kryteriw, czyli zakresu odpowiadajcego okrelonym wymaganiom. Przechowuje on
informacje uywane przez program podczas filtrowania tabeli. Zakres kryteriw musi spenia
nastpujce wymagania:
Musi skada si z co najmniej dwch wierszy. Pierwszy z nich musi zawiera
przynajmniej niektre nazwy pl z tabeli. Wyjtkiem jest uycie kryteriw tworzonych
w wyniku uycia formuy. Kryteria te mog uywa pustego wiersza nagwkw
(Okrelanie kryteriw utworzonych w wyniku uycia formuy dalej w tym rozdziale).
Pozostae wiersze zakresu musz zawiera kryteria filtrowania.
Zakres kryteriw mona umieci w dowolnym miejscu arkusza, a nawet w innym arkuszu.
Powinno si jednak unika umieszczania go w wierszach zajmowanych przez baz danych arkusza lub tabel. Jako e Excel moe ukrywa niektre wiersze w wyniku filtrowania, moe si
okaza, e zakres kryteriw znikn. W zwizku z tym zakres kryteriw najlepiej jest umieszcza
nad lub pod tabel.
Rysunek 9.16 przedstawia zakres kryteriw obejmujcy komrki A1:B2, znajdujcy si nad
uywajc go baz danych arkusza. Zwr uwag, e zakres ten nie zawiera wszystkich nazw pl
tabeli. Mona uywa tylko tych nazw pl, ktre s uywane w kryteriach.

Rysunek 9.16. Zakres kryteriw do filtrowania zaawansowanego

W tym przykadzie zakres kryteriw ma tylko jeden wiersz z kryteriami. Pola kadego wiersza
tego zakresu (z wyjtkiem wiersza nagwkw) s czone za pomoc operatora ORAZ. Dziki temu
po zastosowaniu tego zaawansowanego filtru w bazie danych zostan wywietlone tylko te wiersze,
w ktrych pole Sypialnie ma warto 3, a pole Basen ma warto PRAWDA. Innymi sowy, pokazywane s tylko oferty z trzema sypialniami i basenem.

300

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Okrelanie kryteriw w zakresie kryteriw moe by czasami trudne. Zagadnienie to opisaem


bardziej szczegowo w podrozdziale Okrelanie kryteriw filtru zaawansowanego.

Stosowanie filtru zaawansowanego


Aby wykona filtrowanie zaawansowane:
1. Utwrz zakres kryteriw.
2. Kliknij polecenie Dane/Sortowanie i filtrowanie/Zaawansowane. Zostanie wywietlone

okno dialogowe Filtr zaawansowany pokazane na rysunku 9.17.

Rysunek 9.17. Okno dialogowe Filtr zaawansowany


3. Excel prbuje odgadn, jaki jest zakres bazy danych, jeli aktywna komrka znajduje

si wewntrz lub przylega do bloku danych, ale mona go wpisa rcznie.


4. Okrel zakres kryteriw. Jeli w arkuszu istnieje zakres o nazwie Kryteria, Excel

automatycznie wstawi jego adres w polu Zakres kryteriw mona go oczywicie


w razie potrzeby zmieni.
5. Aby przefiltrowa baz danych na miejscu (to znaczy ukry wiersze, ktre nie speniaj

kryteriw), naley zaznaczy opcj o nazwie Filtruj list na miejscu. Po wybraniu opcji
Kopiuj w inne miejsce konieczne jest okrelenie zakresu w polu Kopiuj do.
6. Po klikniciu przycisku OK Excel przefiltruje tabel wedug okrelonych kryteriw.

WSKAZWKA
Po wybraniu opcji Kopiuj w inne miejsce mona okreli, ktre kolumny maj by
skopiowane. Naley przed wywietleniem okna dialogowego Filtr zaawansowany
skopiowa dane etykiety pl do pierwszego wiersza zakresu, do ktrego maj
by skopiowane odfiltrowane wiersze. W oknie dialogowym Filtr zaawansowany
w polu Kopiuj do naley poda odwoanie do skopiowanych etykiet kolumn. Zostan
skopiowane tylko wiersze z kolumn, ktrych etykiety zostay skopiowane.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

301

Rysunek 9.18 przedstawia baz danych arkusza po zastosowaniu zaawansowanego filtru wywietlajcego oferty z trzema sypialniami i basenem.

Rysunek 9.18. Wynik zastosowania filtru zaawansowanego

Usuwanie filtru zaawansowanego


Po zastosowaniu filtru zaawansowanego wiersze niespeniajce kryteriw s ukryte. Aby wyczyci
filtr i przywrci wszystkie wiersze, naley uy polecenia Dane/Sortowanie i filtrowanie/Wyczy.

Okrelanie kryteriw
filtru zaawansowanego
Kluczem do uywania filtru zaawansowanego jest wiedza o ustawianiu zakresu kryteriw.
Temu wanie powicony jest ten podrozdzia. Jak wida, mamy tu do due pole do popisu,
ale jak nietrudno si przekona, niektre opcje nie s zbyt intuicyjne. Znajdziesz tu mnstwo
przykadw, dziki ktrym nauczysz si tworzy zakresy kryteriw wydobywajce potrzebne
informacje.

UWAGA
Idea stosowania oddzielnego zakresu kryteriw w filtrze zaawansowanym pochodzi
z powstaej 20 lat temu oryginalnej wersji programu Lotus 1-2-3. Metoda ta zostaa
przejta przez Excela i nic si w niej nie zmienio, mimo e okrelanie kryteriw
filtru zaawansowanego naley do najbardziej niejasnych aspektw korzystania z tego
programu. Na szczcie funkcje standardowego filtrowania s na og wystarczajce.

302

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Okrelanie pojedynczego kryterium


W przykadach w tym podrozdziale stosuj pojedyncze kryterium. Innymi sowy, wybr rekordw
jest dokonywany na podstawie jednego pola.

UWAGA
Tego typu filtrowanie mona te wykona przy uyciu standardowych funkcji.

Aby wybra tylko te rekordy, ktre zawieraj okrelon warto w okrelonym polu, naley
nazw tego pola wpisa w pierwszym wierszu zakresu kryteriw, a warto do znalezienia
w drugim. Rysunek 9.19 przedstawia zakres kryteriw (A1:A2) wybierajcy rekordy, ktre zawieraj warto 4 w polu Sypialnie.

Rysunek 9.19. Zakres kryteriw A1:A2 wybiera rekordy dotyczce ofert


z czterema sypialniami

Zwr uwag na to, e zakres kryteriw nie musi zawiera nazw wszystkich pl znajdujcych si
w bazie danych. Jeli jednak pracuje si z rnymi zestawami kryteriw, wypisanie wszystkich
nazw pl w pierwszym wierszu zakresu kryteriw moe by bardzo pomocne.

UYCIE OPERATORW PORWNANIA


Aby udoskonali filtr, mona uy operatorw porwnania. Mona na przykad dokona wyboru
rekordw, ktre speniaj ktrekolwiek z poniszych kryteriw:
Co najmniej cztery sypialnie.
Powierzchnia poniej 2000 metrw kwadratowych.
Cena katalogowa nieprzekraczajca 6 000 000 z.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

303

Aby wybra rekordy dotyczce domw z co najmniej czterema sypialniami, naley w komrce
A1 zakresu kryteriw wpisa etykiet Sypialnie, a w komrce A2 cig >=4.
Tabela 9.2 zawiera zestawienie operatorw porwnania, ktrych mona uywa z kryteriami
tekstowymi i liczbowymi. Jeli operator porwnania nie jest uyty, Excel stosuje domylnie
operator rwnoci (=).
TABELA 9.2. OPERATORY PORWNANIA
Operator

Rodzaj porwnania

Rwny

>

Wikszy ni

>=

Wikszy lub rwny

<

Mniejszy ni

<=

Mniejszy lub rwny

<>

Rny od

STOSOWANIE SYMBOLI WIELOZNACZNYCH


W kryteriach z uyciem tekstu mona stosowa dwa symbole wieloznaczne. Gwiazdka (*) dopasowuje dowoln liczb znakw, a znak zapytania (?) jeden dowolny znak.
Tabela 9.3 zawiera przykady kryteriw z uyciem tekstu. Niektre z nich s nieco mylce.
Aby wybra na przykad rekordy pasujce do jednego znaku, kryterium musi by wpisane jako
formua (zobacz ostatni pozycj w tabeli).

UWAGA
W porwnaniach tekstu nie s rozrniane mae i wielkie litery. Na przykad kryterium
Se* pasuje do cigw Ser, seler itd.

Okrelanie wielu kryteriw


Czsto zachodzi potrzeba wybrania rekordw wedug kryteriw wykorzystujcych wicej ni
jedno pole lub kilka wartoci znajdujcych si w jednym polu. Kryteria te wykorzystuj porwnania typu LUB i ORAZ. Poniej znajduj si przykady tego typu kryteriw, ktre mona zastosowa do arkusza nieruchomoci:
Cena katalogowa jest mniejsza ni 6 000 000 z i powierzchnia wynosi co najmniej
2000 metrw kwadratowych.
Dom z basenem.

304

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

TABELA 9.3. PRZYKADY KRYTERIW TEKSTOWYCH


Kryterium

Wybiera

="=Stycze"

Rekordy zawierajce tekst Stycze (i nic wicej). Kryterium to naley


wpisywa dokadnie tak, jak wida jako formu z pocztkowym znakiem
rwnoci. Zamiast cudzysoww mona uy wiodcego apostrofu: '=Stycze.

Stycze

Rekordy zaczynajce si od sowa Stycze.

Rekordy zawierajce tekst rozpoczynajcy si na liter C.

<>C*

Rekordy zawierajce tekst niezaczynajcy si na liter C.

>=L

Rekordy zawierajce tekst zaczynajcy si od liter z przedziau L Z.

*Lokalizacja* Rekordy zawierajce tekst zawierajcy w sobie sowo Lokalizacja.


Sm*

Rekordy zawierajce tekst zaczynajcy si od liter SM.

s*s

Rekordy zawierajce tekst zaczynajcy si od litery S i zawierajcy


jeszcze dalej liter S.

s?s

Rekordy zawierajce tekst zaczynajcy si od litery S i zawierajcy liter


S na miejscu trzeciego znaku. Zauwa, e nie wybiera tylko wyrazw
skadajcych si z trzech znakw.

="=s*s"

Rekordy zawierajce tekst zaczynajce si i koczce liter S. Kryterium


to naley wpisywa dokadnie tak, jak wida jako formu ze znakiem
rwnoci na pocztku. Zamiast cudzysoww mona uy wiodcego
apostrofu: '=s*s.

<>*c

Rekordy zawierajce tekst, ktry nie ma na kocu litery C.

=????

Rekordy zawierajce dokadnie cztery litery.

<>?????

Rekordy niezawierajce dokadnie piciu liter.

<>*c*

Rekordy, ktre nie zawieraj litery C.

~?

Rekordy zawierajce jeden znak zapytania (tylda powoduje, e znak zapytania


nie jest traktowany jako symbol wieloznaczny).

Puste rekordy.

<>

Rekordy, ktre zawieraj jakikolwiek niepusty wpis.

="=c"

Rekordy zawierajce jedn liter C. Kryterium to naley wpisywa dokadnie


tak, jak wida jako formu ze znakiem rwnoci na pocztku. Zamiast
cudzysoww mona uy wiodcego apostrofu: '=c.

Co najmniej cztery sypialnie, trzy azienki i powierzchnia poniej 3000 metrw


kwadratowych.
Dom znajdujcy si na licie nie duej ni dwa miesice, z cen katalogow powyej
3 000 000 z.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

305

Apartament o powierzchni pomidzy 1000 a 1500 metrw kwadratowych.


Dom dodany do listy w marcu.
Aby poczy kryteria za pomoc operatora ORAZ, naley uy kilku kolumn w zakresie kryteriw.
Rysunek 9.20 przedstawia zakres kryteriw wybierajcy rekordy zawierajce cen katalogow
poniej 6 000 000 z i powierzchni co najmniej 2000 metrw kwadratowych.

Rysunek 9.20. W tym zakresie kryteriw uyto dwch kolumn, ktre wybieraj rekordy
przy uyciu logicznego operatora ORAZ

Rysunek 9.21 przedstawia inny przykad. Ten zakres kryteriw wywietla pozycje dodane
w marcu. Zwr uwag, e nazwa Data umieszczenia na licie pojawia si w tym zakresie dwukrotnie. Wybierane s rekordy, w ktrych data umieszczenia na licie jest wiksza lub rwna
1 marca i mniejsza lub rwna 31 marca.

Rysunek 9.21. Ten zakres kryteriw wybiera rekordy zawierajce informacje


o nieruchomociach dodanych do listy w marcu

306

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

OSTRZEENIE
Kryteria wyboru dat mog dziaa nieprawidowo z innymi ni amerykaski formatami
daty. Aby zapewni zgodno z rnymi systemami dat, naley tego typu kryteria
definiowa przy uyciu funkcji DATA, jak w poniszych formuach:
=">"&DATA(2007; 3; 1)
="<="&DATA(2007;3;31)

Aby poczy kryteria logicznym operatorem LUB, naley uy wicej ni jednego wiersza w zakresie kryteriw. Zakres ten moe zawiera dowoln liczb wierszy poczonych ze sob za pomoc
operatora LUB. Rysunek 9.22 przedstawia zakres kryteriw zawierajcy dwa wiersze kryteriw.

Rysunek 9.22. Ten zakres kryteriw ma dwa zestawy kryteriw


kady w oddzielnym wierszu

W tym przykadzie przefiltrowana tabela zawiera wiersze, ktre speniaj jeden z nastpujcych
warunkw:
Apartament o powierzchni co najmniej 1800 metrw kwadratowych.
lub
Dom w cenie katalogowej poniej 6 000 000 z.

UWAGA
Jest to rodzaj filtrowania, ktrego nie da si wykona za pomoc filtrowania
standardowego.

Jedn warto mona umieci w kilku wierszach, aby to samo kryterium uwzgldni w jednym
lub wikszej liczbie kryteriw poczonych operatorem ORAZ. Zamy, e chcielibymy apartament w okolicy centrum, ale zaakceptowalibymy te apartament w innej lokalizacji, gdyby mia

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

307

dostp do basenu i co najmniej trzy sypialnie. Rysunek 9.23 przedstawia sposb poczenia
warunkw dotyczcych lokalizacji, basenu i sypialni za pomoc operatora LUB przy jednoczesnym ograniczeniu wyszukiwania do tylko jednego typu.

Rysunek 9.23. Powtrzenie wartoci w zakresie kryteriw powoduje zastosowanie


operatora LUB tylko do tych kryteriw, ktre nie s powtrzone

Okrelanie kryteriw utworzonych


w wyniku uycia formuy
Stosowanie kryteriw formuowych daje jeszcze wiksze moliwoci filtrowania. Kryteria te
filtruj tabel na podstawie jednego lub wikszej liczby oblicze. Mona na przykad okreli
kryterium formuowe wywietlajce tylko te wiersze, w ktrych cena katalogowa jest wysza
od redniej.
=D9>REDNIA(D:D)

Zwr uwag, e formua ta zawiera odwoanie do pierwszej komrki zawierajcej dane w kolumnie Cena katalogowa. Ponadto komrka znajdujca si nad komrk zawierajc kryterium formuowe nie moe zawiera nazwy pola. Mona grny wiersz pozostawi pusty albo nada mu
jak etykiet, jak np. Powyej redniej.
Nawiasem mwic, do wywietlenia danych wikszych (lub mniejszych) od redniej mona te
uy standardowego filtru.

308

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Ponisze kryterium formuowe wywietla wiersze, w ktrych cena za metr kwadratowy jest mniejsza ni 2000 z. W kolumnie Cena katalogowa pierwsza komrka zawierajca dane to komrka D9,
a w kolumnie Powierzchnia m/2 jest to komrka G9. Kryterium formuowe wyglda nastpujco:
=(D9/G9)<1200

Rysunek 9.24 przedstawia baz danych nieruchomoci po odfiltrowaniu ofert z cen za metr
kwadratowy powyej 2000 zotych. W kolumnie L dodaem kilka formu weryfikujcych poprawne dziaanie filtru.

Rysunek 9.24. Uycie kryteriw formuowych w filtrze zaawansowanym

Poniej znajduje si jeszcze jeden przykad kryterium formuowego. Formua ta wywietla rekordy
dodane w cigu ostatnich 60 dni:
=B9>DZI()-60

Stosujc kryteria formuowe, naley pamita o nastpujcych zasadach:


Formuy kryteriw formuowych zawsze zwracaj wartoci logiczne PRAWDA lub FASZ.
W odwoaniach do kolumn zawsze naley stosowa adres pierwszej komrki zawierajcej
dane w interesujcym nas polu (nie adres komrki zawierajcej nazw pola).
Stosujc kryterium formuowe, nie naley uywa nazw istniejcych pl w zakresie
kryteriw. Kryterium formuowe oblicza dane do zapenienia nowego pola tabeli.
W zwizku z tym konieczne jest podanie w pierwszym wierszu zakresu kryteriw nazwy
nowego pola. Mona te pozostawi t komrk pust.
Mona uy dowolnej liczby kryteriw formuowych oraz miesza i dopasowywa
je do zwykych kryteriw.
Jeli kryterium formuowe odwouje si do wartoci spoza tabeli, naley zastosowa
adres bezwzgldny. Na przykad $C$1 zamiast C1.
W wielu przypadkach atwiejsze moe by dodanie do tabeli lub bazy danych arkusza
kolumny z wyliczonymi wartociami ni stosowanie kryterium formuowego.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

309

Funkcje bazy danych


Formuy zwracajce wyniki na podstawie zakresu kryteriw tworzone s przy uyciu funkcji
bazy danych. Nazwy tych funkcji zaczynaj si zawsze od liter BD i mona je znale w kategorii
Bazy danych w oknie dialogowym Wstawianie funkcji.
Tabela 9.4 zawiera zestawienie funkcji bazy danych. Kada z nich operuje na jednym polu bazy
danych.
TABELA 9.4. FUNKCJE BAZY DANYCH
Funkcja

Opis

BD.REDNIA

Zwraca redni warto pozycji w bazie danych speniajcych


okrelone kryteria.

BD.ILE.REKORDW

Zlicza komrki zawierajce liczby w okrelonej bazie danych


i speniajce okrelone kryteria.

BD.ILE.REKORDW.A

Zlicza niepuste komrki w okrelonej bazie danych speniajce


okrelone kryteria.

BD.POLE

Wyodrbnia z bazy danych jedno pole, ktre spenia okrelone


kryteria.

BD.MAX

Zwraca najwiksz warto spord wybranych elementw


bazy danych.

BD.MIN

Zwraca najmniejsz warto spord wybranych elementw


bazy danych.

BD.ILOCZYN

Mnoy wartoci w okrelonym polu lub rekordach, ktre speniaj


kryteria.

BD.ODCH.STANDARD

Szacuje odchylenie standardowe na podstawie wybranych wpisw


z bazy danych (przy zaoeniu, e dane te s prbk populacji).

BD.ODCH.STANDARD.POPUL

Szacuje odchylenie standardowe na podstawie wybranych wpisw


z bazy danych stanowicych ca populacj.

BD.SUMA

Dodaje liczby znajdujce si w kolumnie pl rekordw w bazie


danych, ktre speniaj kryteria.

BD.WARIANCJA

Szacuje wariancj na podstawie wybranych wpisw z bazy danych


(przy zaoeniu, e s prbk populacji).

BD.WARIANCJA.POPUL

Szacuje wariancj na podstawie caej populacji wybranych wpisw


z bazy danych.

Kada funkcja bazy danych wymaga oddzielnego zakresu kryteriw, ktry jest podawany jako
ostatni argument. Zakres ten jest tego samego typu jak opisywany wczeniej w podrozdziale
Okrelanie kryteriw filtru zaawansowanego.

310

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Spjrzmy na rysunek 9.25. Formua w komrce B24, pokazanej poniej, oblicza za pomoc
funkcji BDSUMA sum wartoci w tabeli speniajcych okrelone kryteria. Konkretnie zwraca
sum rekordw z kolumny Sprzeda, w ktrych Miesic to luty, a Lokalizacja to Pnoc.
=BDSUMA(B6:G21; F6; Kryteria)

Rysunek 9.25. Sumowanie wartoci w tabeli za pomoc funkcji BDSUMA i zakresu kryteriw

W tym przypadku caa tabela mieci si w zakresie B6:G21, w komrce F6 znajduje si nagwek
Sprzeda, a nazwa Kryteria obejmuje zakres B1:C2 (zakres kryteriw).
Poniej wida inny sposb napisania tej formuy, przy uyciu odwoa strukturalnych:
=BD.SUMA(Tabela1[#Wszystko];Tabela1[[#Nagwki];[Sprzeda]];Kryteria)

NA FTP
Skoroszyt o nazwie formuy bazy danych.xlsx znajduje si na serwerze FTP
(ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex27fo.zip).

UWAGA
Ustawianie zakresu kryteriw za kadym razem, gdy trzeba uy funkcji bazy danych,
moe by uciliwe. Na szczcie w Excelu dostpne s alternatywne metody
sumowania warunkowego i zliczania. Przykady formu z uyciem funkcji SUMA.JEELI
i LICZ.JEELI mona znale w rozdziale 7.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

311

Mionicy formu tablicowych mog czu pokus uycia formuy tablicowej w miejsce zakresu
kryteriw. Teoretycznie ponisza formua tablicowa powinna wystarczy (i wyeliminowa
potrzeb uywania oddzielnego zakresu kryteriw). Niestety funkcje bazy danych nie obsuguj
tablic i ponisza formua zwraca bd #ARG!.
=DBSUMA(B6:G21; F6; {"Miesic"; "Lokalizacja"; "Lut"; "Pnoc""})

Wstawianie sum czciowych


Polecenie Dane/Konspekt/Suma czciowa jest uytecznym narzdziem, ktre automatycznie
wstawia formuy do bazy danych arkusza. Formuy te zawieraj funkcj SUMY.CZCIOWE. Aby
mona byo uy polecenia, baza danych musi by posortowana, poniewa formuy s wstawiane
za kadym razem, gdy warto w okrelonym polu si zmienia. Wicej informacji na temat funkcji
SUMY.POREDNIE mona znale w ramce Funkcja SUMY.CZCIOWE informacje.

UWAGA
Po zaznaczeniu tabeli polecenie Dane/Konspekt/Suma czciowa jest niedostpne.
W zwizku z tym informacje zawarte w tym podrozdziale dotycz tylko baz danych
arkusza. Jeli dane znajduj si w tabeli i trzeba automatycznie wstawi sumy
czciowe, naley j przekonwertowa na zakres za pomoc narzdzia Narzdzia
tabel/Projektowanie/Narzdzia/Konwertuj na zakres. Po wstawieniu sum czciowych
mona przekonwertowa zakres z powrotem na tabel za pomoc narzdzia
Wstawianie/Tabele/Tabela.

Rysunek 9.26 przedstawia przykadowy zakres odpowiedni do wstawienia sum czciowych. Baza ta
jest posortowana wedug pola Miesic, a pole Lokalizacja jest posortowane w zakresie miesicy.

NA FTP
Powyszy skoroszyt o nazwie sumy czciowe.xlsx znajduje si na serwerze FTP
(ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex27fo.zip).

Aby automatycznie wstawi formuy sum czciowych do bazy danych arkusza, naley umieci
wskanik komrki w dowolnym miejscu tej bazy i klikn polecenie Dane/Konspekt/Suma czciowa. Zostanie wywietlone okno dialogowe Sumy czciowe, widoczne na rysunku 9.27.
W oknie dialogowym Sumy czciowe dostpne s nastpujce opcje do wyboru:
Dla kadej zmiany w to menu rozwijane w d zawiera wszystkie pola tabeli.
Tabela musi by posortowana wedug wybranego w nim pola.
Uyj funkcji do wyboru jest jedenacie funkcji (domylna to SUMA).

312

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

Rysunek 9.26. Ta baza danych doskonale nadaje si do dodania sum czciowych,


ktre s wstawiane przy kadej zmianie miesica i lokalizacji

Rysunek 9.27. Okno dialogowe Sumy czciowe automatycznie wstawia


formuy sum czciowych do sortowanej tabeli

Dodaj sum czciow do to pole zawiera list wszystkich pl w tabeli.


Aby zastosowa sum czciow do pola, naley je zaznaczy na tej licie.
Zamie biece sumy czciowe jeli pole to jest zaznaczone, Excel usuwa wszystkie
istniejce formuy sum czciowych i zastpuje je nowymi formuami sum czciowych.
Podzia strony pomidzy grupami jeli to pole wyboru jest zaznaczone,
Excel po kadej sumie czciowej wstawia rczny podzia strony.

Rozdzia 9. Tabele i bazy danych arkusza

313

Podsumowanie poniej danych zaznaczenie tego pola wyboru powoduje


wywietlenie sum czciowych pod danymi (opcja domylna).
Usu wszystko nacinicie tego przycisku powoduje usunicie z tabeli wszystkich
formu sum czciowych.
Po klikniciu przycisku OK Excel analizuje baz danych i wstawia formuy zgodnie z wybranymi
opcjami. Ponadto tworzy take konspekt. Rysunek 9.28 przedstawia arkusz po dodaniu dwch
zestaww sum czciowych: jednej sumujcej wedug miesicy, a drugiej wedug regionu. Oczywicie funkcji SUMY.CZCIOWE mona uywa w formuach pisanych rcznie uycie polecenia
Dane/Konspekt/Sumy czciowe jest z reguy atwiejsze.

Rysunek 9.28. Excel automatycznie dodaje formuy sum czciowych i tworzy konspekt

OSTRZEENIE
Po dodaniu sum czciowych do przefiltrowanej bazy danych sumy czciowe mog
nie by prawidowe po usuniciu filtru.

WSKAZWKA
Stosujc drug sum czciow, naley pamita o wyczyszczeniu pola wyboru
Zamie biece sumy czciowe.

314

Cz II Stosowanie funkcji w formuach

We wszystkich tych formuach jest uywana funkcja SUMY.CZCIOWE. Na przykad formua


w komrce E9 (suma sprzeday w styczniu) jest nastpujca:
=SUMY.CZCIOWE(9; E2:E7)

Mimo e formua ta odwouje si do dwch innych komrek zawierajcych formu sumy


czciowej (E5 i E8), komrki te nie s wliczane w celu uniknicia zdublowania sumowanych
wartoci.
Poziom szczegowoci konspektu mona zmienia, klikajc znajdujce si po lewej stronie
symbole plusa i minusa. Na przykad rysunek 9.29 przedstawia tylko sumowane wiersze kolumny. Kolumn B ukryem, poniewa zawiera tylko puste komrki.

Rysunek 9.29. Za pomoc symboli plusa i minusa mona kontrolowa


poziom szczegowoci konspektu

You might also like