You are on page 1of 24

IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE
ZAMW DRUKOWANY KATALOG

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Wydawnictwo Helion
ul. Chopina 6
44-100 Gliwice
tel. (32)230-98-63
e-mail: helion@helion.pl

Po prostu
Access 2003 PL
Autor: Steve Schwartz
Tumaczenie: Pawe Koronkiewicz
ISBN: 83-7361-407-9
Tytu oryginau: Access 2003 Visual QuickStart Guide
Format: B5, stron: 260

Microsoft Access 2003 skadnik pakietu Microsoft Office 2003 to niezwykle


popularny program sucy do tworzenia i obsugi baz danych. Moesz go uywa
do przechowywania, porzdkowania i analizowania informacji o ludziach, miejscach
i zdarzeniach dotyczcych Twojego ycia. Jest on wykorzystywany przez ludzi biznesu,
naukowcw, handlowcw i tych wszystkich, ktrzy w swojej pracy potrzebuj dostpu
do duych zbiorw danych. Access uatwia ich wprowadzanie, wyszukiwanie
potrzebnych informacji; potrafi te przedstawi wybrany zestaw informacji w formie
atrakcyjnych raportw wzbogaconych o rnego rodzaju wykresy.
Dla osoby pragncej w krtkim czasie opanowa obsug popularnego Accessa nie ma
lepszej ksiki ni Po prostu Access 2003 PL. Access rni si od innych systemw
bazodanowych wizualnym projektowaniem tabel, kwerend i raportw. Ksik z serii
Po prostu wyrniaj podobne cechy: przystpno oraz wizualny, opierajcy si
na licznych ilustracjach i zrzutach ekranowych sposb przedstawiania materiau.
Ksika omawia:
Podstawowe pojcia zwizane z bazami danych
Interfejs Accessa
Tworzenie nowej bazy danych
Tworzenie tabel
Projektowanie formularzy
Wyszukiwanie danych za pomoc kwerend
Tworzenie raportw i zestawie
Zaawansowane techniki przeszukiwania bazy danych
Prac z tabelami i wykresami przestawnymi
Wymian danych z innymi programami
Korzystanie z Accessa w internecie
Zarzdzanie prawami uytkownikw Accessa
Tworzenie wasnych menu i paskw narzdziowych
Pisanie makrodefinicji i zapyta w jzyku SQL
Ksika przeznaczona jest dla osb swobodnie posugujcych si systemem Windows,
ale nie majcych do tej pory stycznoci z tematyk baz danych. Po prostu Access
2003 PL to ograniczona do niezbdnego minimum dawka teorii i mnstwo
praktycznych wskazwek, dziki ktrym wykonasz swoj prac szybko i bez kopotw.

Spis treci

Spis treci
Wprowadzenie

Podstawowe pojcia
11
Bazy danych wok nas.............................................................................12
Elementy bazy danych ..............................................................................14
Sortowanie rekordw ................................................................................15
Wybieranie rekordw ................................................................................16
Generowanie raportw ..............................................................................17
Automatyzowanie baz danych...................................................................18
Kartotekowe i relacyjne bazy danych .......................................................19

Rozdzia 2.

Microsoft Access zapoznanie z programem


21
Podstawowe pojcia ..................................................................................22
Interfejs programu Access.........................................................................26
Korzystanie z systemu pomocy.................................................................29

Rozdzia 3.

Tworzenie baz danych


31
Otwieranie okienka Nowy plik..................................................................32
Tworzenie bazy danych przy uyciu szablonu..........................................33
Tworzenie kopii bazy danych....................................................................35
Samodzielne tworzenie bazy danych i jej tabel.........................................36
Co dalej?....................................................................................................43

Rozdzia 4.

Tabele i pola
45
Typy danych..............................................................................................46
Okrelanie waciwoci pl .......................................................................50
Maski wprowadzania.................................................................................52
Sprawdzanie poprawnoci pl...................................................................54
Dodawanie i usuwanie pl ........................................................................55

Spis treci

Rozdzia 1.

Spis treci

Konfigurowanie arkuszy danych


57
Okrelanie domylnego formatowania ......................................................58
Zmiana wygldu siatki i efektw wywietlania komrek .........................59
Zmiana czcionki ........................................................................................60
Zmiana wysokoci wierszy i szerokoci kolumn ......................................61
Ukrywanie, blokowanie i przenoszenie kolumn .......................................63

Rozdzia 6.

Tworzenie i konfigurowanie formularzy


67
Tworzenie formularzy ...............................................................................68
Modyfikowanie formularzy.......................................................................70
Praca z sekcjami formularzy .....................................................................74
Wstawianie obiektw do formularza.........................................................75
Zmienianie ta formularza .........................................................................80
Definiowanie kolejnoci dostpu ..............................................................81
Formularze pojedyncze i cige.................................................................82

Rozdzia 7.

Tworzenie relacji
83
Wyznaczanie klucza podstawowego (gwnego)......................................84
Typy relacji ...............................................................................................87
Definiowanie relacji ..................................................................................89
Wizy integralnoci...................................................................................91
Drukowanie ukadu relacji ........................................................................92

Rozdzia 8.

Wprowadzanie i edycja danych


93
Dodawanie rekordw ................................................................................94
Usuwanie rekordw...................................................................................95
Przechodzenie midzy rekordami .............................................................97
Wprowadzanie i edycja danych.................................................................98
Wyszukiwanie i zamiana.........................................................................105
Sprawdzanie pisowni...............................................................................108

Rozdzia 9.

Sortowanie rekordw
111
Sortowanie w programie Microsoft Access ............................................112
Sortowanie w formularzu ........................................................................113
Sortowanie arkusza danych .....................................................................114
Sortowanie zoone .................................................................................116

Spis treci

Rozdzia 5.

Spis treci

Rozdzia 10. Filtrowanie danych


117
Wprowadzenie do filtrowania .................................................................118
Filtrowanie wedug wyboru.....................................................................119
Filtrowanie z wyczeniem wyboru ........................................................120
Filtrowanie dla wprowadzonego wzorca.................................................121
Filtrowanie wedug formularza ...............................................................122
Zaawansowane filtrowanie/ sortowanie ..................................................124

Rozdzia 12. Drukowanie rekordw


145
Drukowanie arkusza danych ...................................................................146
Drukowanie formularzy ..........................................................................148
Korzystanie z podgldu wydruku............................................................150
Rozdzia 13. Wykresy i tabele przestawne
153
Wykresy ..................................................................................................154
Tworzenie wykresu .................................................................................155
Modyfikowanie wykresu.........................................................................157
Tworzenie tabeli przestawnej..................................................................158
Okno tabeli przestawnej ..........................................................................160
Formatowanie tabeli przestawnej............................................................161
Tworzenie wykresu przestawnego ..........................................................162
Okno wykresu przestawnego...................................................................163
Formatowanie wykresu przestawnego ....................................................164
5

Spis treci

Rozdzia 11. Kwerendy


127
Okno projektu kwerendy .........................................................................128
Tworzenie kwerend przy uyciu kreatora ...............................................129
Przegldanie kwerend w widoku projektu ..............................................132
Wybieranie tabel kwerendy.....................................................................133
Wybieranie pl kwerendy .......................................................................134
Definiowanie kryteriw kwerendy..........................................................135
Korzystanie z symboli wieloznacznych ..................................................137
Konstruktor wyrae ...............................................................................138
Wprowadzanie zoonych kryteriw wyboru..........................................139
Jzyk SQL ...............................................................................................141
Tworzenie kwerend w jzyku SQL .........................................................142
Tworzenie kwerendy krzyowej .............................................................143

Spis treci

Rozdzia 14. Raporty


165
Tworzenie autoraportu ............................................................................166
Projektowanie etykiet adresowych..........................................................168
Kreator raportw .....................................................................................169
Modyfikowanie raportw ........................................................................171

Spis treci

Rozdzia 15. Importowanie danych


173
Importowanie danych w formatach Paradox i dBASE............................174
Importowanie danych programu Excel ...................................................175
Importowanie danych programu Outlook ...............................................178
Importowanie danych HTML..................................................................180
Importowanie plikw tekstowych ...........................................................182
Importowanie danych w formacie programu Access ..............................185
Przyczanie do danych zewntrznych....................................................186
Rozdzia 16. Eksportowanie danych
189
Przygotowanie danych do eksportowania ...............................................190
Eksportowanie danych do innego programu ...........................................191
Eksportowanie danych do formatu programu Excel ...............................193
Eksportowanie danych do pliku tekstowego ...........................................194
Eksportowanie danych do pliku XML ....................................................196
Eksportowanie danych i obiektw do baz danych programu Access......197
Rozdzia 17. Prezentowanie danych w sieci WWW
199
Tworzenie statycznych stron WWW.......................................................200
Tworzenie migawki raportu ....................................................................202
Tworzenie stron dostpu do danych........................................................203
Rozdzia 18. Zabezpieczenia i konserwacja
205
Tworzenie kopii zapasowej bazy danych ................................................206
Kompaktowanie i naprawianie bazy danych...........................................207
Zabezpieczanie danych............................................................................209
Zabezpieczanie bazy danych hasem.......................................................210
Wprowadzanie zabezpiecze na poziomie uytkownika ........................212
Rozdzia 19. Automatyzowanie pracy
221
Tworzenie paneli przeczania ................................................................222
Modyfikowanie paneli przeczania........................................................224
6

Spis treci

Tworzenie przyciskw polece ...............................................................226


Makra ......................................................................................................227
Tworzenie makr.......................................................................................228
Uruchamianie makr .................................................................................230
Modyfikowanie makr ..............................................................................231
Rozdzia 20. Konfigurowanie programu Access
233
Modyfikowanie paskw narzdzi............................................................234
Budowanie nowych paskw narzdzi .....................................................236
Modyfikowanie menu .............................................................................237
Budowanie nowych menu .......................................................................238
Opcje konfiguracyjne paskw narzdzi i menu.......................................239
Konfigurowanie programu ......................................................................241
Skorowidz

251

Spis treci
7

Kwerendy

Kwerendy
Kwerendy
Kwerendy, nazywane szerzej zapytaniami do bazy
danych, budujemy w oparciu o pola tabel lub innych
kwerend. Mog suy do wyszukiwania rekordw
w jednej tabeli lub czy zawarto kilku
powizanych tabel w pojedynczy, dostosowany
do potrzeb uytkownika, obiekt.
Kwerendy to jednak nie tylko wyszukiwanie
rekordw. Kwerenda moe przeprowadza
obliczenia wartoci, takich jak suma, rednia czy
odchylenie standardowe. Mona w ten sposb
generowa atwe w interpretacji i bogate w tre
zbiory informacji.

W niniejszym rozdziale przedstawimy podstawowe


zasady tworzenia kwerend. Omwimy:
u tworzenie kwerend przy uyciu kreatorw

i modyfikowanie ich w widoku projektu,


u wprowadzanie kryteriw kwerend i uycie

kreatora wyrae,
u korzystanie w wyraeniach kryteriw z symboli

wieloznacznych,
u praca z kodem SQL,
u definiowanie kwerendy krzyowej.

127

Kwerendy

Wyniki kwerendy okrela si nazw dynamiczny


zbir rekordw. Przymiotnik dynamiczny oznacza
midzy innymi, e jego zawarto zmienia si wraz
ze zmianami kwerendy, takimi jak wyprowadzanie
danych dodatkowych pl lub zmiana rodzaju
wykonywanych oblicze. Zmiany tego rodzaju nie
wpywaj na tabele i kwerendy rdowe.

Rozdzia 11.

Okno projektu kwerendy


W projekcie kwerendy musimy okreli, ktre tabele
lub kwerendy bd rdami danych, wybra pola
z tych tabel lub kwerend oraz okreli kryteria
wyboru rekordw. Wszystkie te czynnoci
wykonujemy w siatce projektu kwerendy,
przedstawionej na rysunku 11.1.
u Pasek menu. Pasek menu zawiera wszystkie

polecenia standardowe i polecenia zwizane


z kwerendami.
u Pasek Projekt kwerendy. Pasek narzdzi

Okno projektu kwerendy

z przyciskami podstawowych polece do pracy


z kwerendami.

Rysunek 11.1. Kwerenda wybierajca w widoku projektu

128

u Obszar tabel. W tym obszarze wywietlane

s tabele, ktre wybralimy jako rdo


danych kwerendy.
u Siatka projektu kwerendy. Tutaj

definiujemy kwerend. Okrelamy nazw


pola, tabel, w ktrej wystpuje, stosowane
sortowanie (opcjonalnie), ustalamy, czy pole
bdzie doczane do wynikw kwerendy
oraz podajemy warunki decydujce
o wyborze rekordw. Ukad siatki projektu
zmienia si w zalenoci od typu tworzonej
kwerendy. Rysunek 11.1 przedstawia siatk
kwerendy wybierajcej.

Kwerendy

Tworzenie kwerend
przy uyciu kreatora

Rysunek 11.2. W oknie dialogowym Nowa kwerenda


wybieramy opcj Kreator prostych kwerend

Szybkie definiowanie kwerend uatwiaj kreatory


programu Access. Najprostszym typem kwerendy
jest kwerenda wybierajca, ktra jedynie wybiera
rekordy z tabel i (lub) innych kwerend. W ramce
opisujemy krtko rne inne typy kwerend,
ktrych tworzenie wspomagaj kreatory.

Aby utworzy kwerend


przy uyciu kreatora:
1. W oknie bazy danych wybieramy typ obiektu
Rysunek 11.3. Wybieramy tabel lub kwerend,
na ktrej bdzie opiera si nowa kwerenda, po czym
przenosimy wybrane pola na list Wybrane pola

Kwerendy i klikamy przycisk paska narzdzi


Nowy.
Ukazuje si okienko dialogowe Nowa
kwerenda, przedstawione na rysunku 11.2.
W lewej czci okna wywietlany jest krtki
opis wybranego typu kwerendy.
2. Wybieramy pozycj Kreator prostych kwerend

i klikamy OK.
Ukazuje si pierwsze okno kreatora
(patrz rysunek 11.3).
3. Z listy rozwijanej tabel i kwerend wybieramy

rda danych.
4. Dodajemy pola do listy Wybrane pola

klikniciami przyciskw > (dodawanie pola)


i >> (dodawanie wszystkich pl). Aby usun
pola z listy wybranych, korzystamy
z przyciskw < (usuwanie pola) i <<
(usuwanie wszystkich pl).
Zapytanie moe korzysta z rekordw wielu
powizanych ze sob tabel i kwerend.
Dla kadej z nich powtarzamy kroki 3. i 4.
Klikamy przycisk Dalej.
129

Tworzenie kwerend przy uyciu kreatora

Kreator prostych kwerend moe utworzy dwie


odmiany kwerendy wybierajcej: kwerend
szczegow (w wynikach kwerendy jest kade
pole dopasowanych rekordw) i kwerend
podsumowujc (w wynikach kwerendy zawarte
s podsumowania pl liczbowych, takie jak suma,
rednia, warto minimalna lub warto
maksymalna).

Rozdzia 11.
5. Wybieramy midzy kwerend szczegow

a podsumowujc (patrz rysunek 11.4).


Kwerenda szczegowa zwraca dane
wybranych rekordw dla kadego wskazanego
pola. Kwerenda podsumowujca zwraca
podsumowania statystyczne wybranych
pl liczbowych.

Tworzenie kwerend przy uyciu kreatora

6. Jeeli wybralimy opcj kwerendy

podsumowujcej, klikamy przycisk Opcje


podsumowania. Klikajc pola wyboru w oknie
o tej samej nazwie, przedstawionym
na rysunku 11.5, wybieramy obliczane
podsumowania. W dolnej czci okna
dostpna jest opcja zliczania rekordw, ktrej
efektem jest utworzenie dodatkowej kolumny
kwerendy. Klikamy OK, aby powrci
do poprzedniego okna kreatora.

Rysunek 11.4. Moemy wywietla wszystkie


elementy danych lub skorzysta z moliwoci
agregowania danych wybranych pl

7. Klikamy przycisk Dalej, aby wywietli

kocowe okno kreatora.


8. Wprowadzamy nazw kwerendy i klikamy

Zakocz.
Rysunek 11.5. Wybieramy pola, dla ktrych maj
zosta obliczone podsumowania oraz ich rodzaj

130

Kwerendy

Typy kwerend

131

Tworzenie kwerend przy uyciu kreatora

Moliwoci kwerend Accessa wybiegaj daleko poza proste wybieranie rekordw. Co wicej,
utworzenie kwerendy innego typu nie wymaga wielkiego wysiku i wiedzy. Oto krtki przegld
dostpnych kwerend.
 Kwerenda wybierajca. Podstawowy typ kwerendy. Wyszukuje i wywietla zawarto
wybranych pl danych.
 Kwerenda parametryczna. Podobna do kwerendy wybierajcej, ale wymaga podania
parametrw wykorzystywanych do wybierania i (lub) sortowania danych.
 Kwerenda krzyowa. Kwerendy krzyowe generuj dane wyjciowe w postaci arkusza
kalkulacyjnego, opartego na danych z trzech lub wikszej iloci pl. Standardowa kwerenda
wie grup pl (jak Tytu, Wydawca, ISBN) z jednym obiektem (np. ksik), kwerenda
krzyowa wie pojedyncze pole (jak Sprzeda) z dwoma obiektami (jak Wydawca i Ksika).
 Kwerenda usuwajca. Wyszukuje rekordy i usuwa je. Warto si upewni, czy jest to
waciwa operacja!
 Kwerenda aktualizujca. Wyszukuje rekordy i zmienia wartoci wybranych pl. Przykadem
moe by jednolita podwyka cen jednego dostawcy.
 Kwerenda doczajca. Pobiera rekordy z jednej lub wikszej iloci tabel i docza je
na kocu innych tabel.
 Kwerenda tworzca tabel. Wybiera zestaw rekordw i zapisuje ich kopie w nowej tabeli
(statycznie).
 Kwerenda wyszukujca duplikaty. Wyszukuje w tabeli rekordy o tych samych wartociach
w jednym lub kilku polach.
 Kwerenda wyszukujca niedopasowane dane. Wyszukuje w jednej tabeli rekordy, ktre
nie maj odpowiednikw w drugiej, na przykad klientw, ktrzy nie zoyli adnych zamwie.

Rozdzia 11.

Przegldanie kwerend
w widoku projektu

Przegldanie kwerend w widoku projektu

Praca z kwerendami nie jest trudna, cho na pocztku


doprowadzenie niejednego projektu do poprawnej
postaci moe zaj nieco czasu. Dodatkowo, gdy
zmienimy struktur wykorzystywanych w kwerendzie
tabel (na przykad usuwajc pole lub przenoszc je
do innej tabeli), moe pojawi si potrzeba
wprowadzenia istotnych zmian. Kwerendy
modyfikujemy w widoku projektu.

Aby przejrze lub zmieni kwerend


w widoku projektu:
1. Wywietlamy list kwerend bazy za pomoc

kliknicia pozycji Kwerendy na pasku Obiekty


w oknie bazy danych.
2. Zaznaczamy kwerend i klikamy przycisk paska

narzdzi Projektuj.
Kwerenda zostaje wywietlona w siatce projektu
razem z tabelami wykorzystywanymi
do utworzenia zestawu wynikowego
(patrz rysunek 11.1).
Wskazwki
 Rodzaj ikony obok nazwy kwerendy w oknie

bazy danych informuje o typie tej kwerendy.


 Gdy musimy wprowadzi zmiany w kwerendzie

wywietlanej w widoku arkusza danych, moemy


przeczy si do widoku projektu poleceniem
menu Widok/Widok projektu lub klikniciem
przycisku paska narzdzi Widok.
 Warto pamita o regularnym zapisywaniu

wynikw swojej pracy przy uyciu polecenia


menu File/Zapisz lub za pomoc kliknicia
przycisku paska narzdzi Zapisz.

132

Kwerendy

Wybieranie tabel kwerendy

Rysunek 11.6. Klikamy przycisk paska


Gdy tworzymy lub zmieniamy kwerend w widoku
narzdzi Poka tabel

projekt, moemy wybiera tabele, z ktrych bd


pobierane pola. Tabele mona swobodnie docza
do kwerendy i usuwa z niej. Jeeli mamy
wtpliwoci, czy pewna tabela bdzie rzeczywicie
potrzebna, rwnie moemy wywietli j w oknie.
Pniej atwo j usun.

Aby doczy
do projektu kwerendy tabel:
1. Otwieramy j w widoku projektu.

Zaznaczamy nazw kwerendy w oknie bazy


danych i klikamy przycisk paska narzdzi
Projektuj. Inn moliwoci jest uycie
polecenia Utwrz kwerend w widoku projektu.
2. Klikamy przycisk paska narzdzi Poka tabel

(patrz rysunek 11.6), wybieramy polecenie menu


Kwerenda/Poka tabel lub klikamy prawym
klawiszem puste miejsce w oknie projektu
i wybieramy z menu podrcznego polecenie
Poka tabel.

Wskazwka
 Aby usun tabel z okna projektu kwerendy,

klikamy prawym klawiszem odpowiedni


pasek tytuu tabeli i wybieramy z menu
podrcznego polecenie Usu tabel.

Ukazuje si okienko dialogowe Pokazywanie


tabeli, zawierajce listy wszystkich tabel
i kwerend w bazie danych (patrz rysunek 11.7).
3. Zaznaczamy nazw wybranej tabeli lub

kwerendy i klikamy Dodaj.


4. Gdy zakoczymy dodawanie kolejnych tabel

lub kwerend, klikamy Zamknij.

133

Wybieranie tabel kwerendy

Rysunek 11.7. Wybieramy dodatkowe tabele


(lub kwerendy), ktrych pola maj by ujte
w wynikach definiowanej kwerendy

Rozwamy przykad, w ktrym tworzymy zapytanie


wyszukujce wszystkie ksiki pewnego autora.
Moemy wwczas uzna za istotne uwzgldnienie
w danych kwerendy adresu autora. Poza tabel
Ksiki (gdzie s informacje o woluminach),
do zapytania doczymy wic tabel Autorzy
(gdzie s dane adresowe autorw). Jeeli pniej
uznamy, e adresy nie powinny znale si
w wynikach kwerendy, usuwamy tabel Autorzy
z okna projektu.

Rozdzia 11.

Wybieranie pl kwerendy
W widoku projektu mona dodawa do kwerendy
pola tabel, ktre zostay wczeniej wywietlone
w oknie projektu (opisywalimy to na poprzedniej
stronie). Dodane pole wykorzystujemy na trzy
sposoby:
u moemy uy pola jako kryterium sortowania,
u moemy zastosowa pole jako kryterium

wyboru rekordw,
u pole moemy wywietli w wynikach kwerendy.

Aby doczy
do projektu kwerendy wybrane pola:

Rysunek 11.8. Wybieramy nazw pola i przecigamy


j do pierwszej wolnej komrki Pole

Wybieranie pl kwerendy

1. Otwieramy lub budujemy kwerend w widoku

projektu, wywietlamy tabele i kwerendy,


ktre bd rdami pl, po czym klikamy
pasek tytuu tabeli, ktra zawiera pierwsze
dodawane pole.
2. Wybieramy pole i przecigamy je do pierwszej

wolnej komrki Pole w dolnej czci okna


(patrz rysunek 11.8).
3. Wykonujemy jedn z nastpujcych czynnoci

(lub wszystkie).
s

Aby wykorzysta pole jako pole sortowania,


wybieramy z listy rozwijalnej w wierszu
Sortuj polecenie Rosnco lub Malejco.

Jeeli cz kryteriw wyboru rekordw


jest zwizana z danym polem, wprowadzamy
odpowiednie wyraenie w komrce Kryteria
(o wyraeniach kryteriw bdziemy jeszcze
pisa szerzej).

O tym, czy dane pole bdzie wywietlane


w wynikach kwerendy, decyduje stan pola
wyboru Poka.

Wskazwki
 Aby doda do wynikw kwerendy wszystkie

pola tabeli, przecigamy do pustej komrki Pole


znak gwiazdki () wywietlany na pocztku
listy pl tabeli.

134

Rysunek 11.9. Pola mona dodawa do siatki


przy uyciu listy rozwijanej,towarzyszcej
kadej komrce Pole. Nazwy pl s poprzedzane
nazwami tabel

 Pola mona wybiera rwnie bezporednio

w wierszu Pole. Po klikniciu wolnej


komrki moemy rozwin list dostpnych
pl, obejmujc wszystkie wywietlane
w oknie tabele (patrz rysunek 11.9).

Kwerendy

Wywietlanie i ukrywanie pl

Opisalimy ju prawie wszystkie niezbdne


do utworzenia kwerendy kroki. Wybralimy
wykorzystywane w niej tabele, a nastpnie pola.
Pozostaje ju tylko okrelenie, ktre rekordy maj
zosta z tabel pobrane. Decyduj o tym kryteria
wprowadzane w dolnej czci kolumn w siatce
projektu.
Jeeli interesuje nas okrelona, pojedyncza warto
w polu, wystarczy, e wprowadzimy j do komrki
kryteriw. Powracajc do przykadw z baz
bibliograficzn, moemy wprowadzi  lub
 w wierszu Kryteria kolumny Rok wydania,
aby wyszuka wszystkie ksiki wydane w 1996
roku. Mona rwnie korzysta z operatorw,
takich jak > (jest wikszy ni), < (jest mniejszy ni)
lub <> (jest rny od). Mona wic wyszuka
kwoty powyej 10 000 euro, wprowadzajc
 .
Wprowadzanie cigw tekstowych nie wie si
z dodatkowymi utrudnieniami, poza koniecznoci
korzystania ze znaku cudzysowu. Aby znale
wszystkie ksiki opublikowane przez wydawnictwo
Helion, wprowadzamy w komrce kryteriw
  . Wartoci tekstowe rwnie mog by
porwnywane. Przykadowo
   ograniczy
wyniki zapytania do tych wydawcw, ktrych
nazwy znajduj si w porzdku alfabetycznym
po Helion.

Wskazwka
 Jeeli niewaciwie wprowadzimy pewne

kryterium, Access podejmuje prby


interpretacji wpisanego wyraenia.
Najprostszym przykadem jest
automatyczne otaczanie cudzysowami
tekstu wprowadzonego jako kryterium
pola tekstowego  zostanie
zamienione na .

Na podobnych zasadach opieraj si porwnania


dat. Wartoci daty wprowadzamy w kolejnoci
odpowiadajcej ustawieniom opcji regionalnych
systemu operacyjnego (a wic dla Polski R-M-D,
cho Access automatycznie prbuje interpretowa
inne zapisy, jak D-M-R) i otaczamy znakami .
Przykadowo dat 2 sierpnia 1968 zapiszemy
jako . W tabelach od 11.1 do 11.5
przedstawiamy list operatorw dopuszczalnych
w kryteriach kwerend.

135

Definiowanie kryteriw kwerendy

Nie kade pole wywietlane w oknie


projektu kwerendy jest potrzebne w jej
wynikach. Wrcz przeciwnie, zamiecanie
arkusza danych niepotrzebnymi polami
czsto utrudnia dostp do tych naprawd
istotnych. Przykadowo moemy wybra
wycznie rekordy, w ktrych pole
wojewdztwa zawiera warto
dolnolskie. Wwczas wywietlanie
kolumny wojewdztwa w wynikach ju
niewiele wnosi (w kadym rekordzie
ma warto dolnolskie).
Aby kolumna nie pojawia si w arkuszu
wynikw, wyczamy pole wyboru
odpowiedniej kolumny w siatce projektu
patrz rysunek 11.8).

Definiowanie
kryteriw kwerendy

Rozdzia 11.
Tabela 11.1. Operatory matematyczne
Operator

Opis

Przykad

Mnoenie



Dodawanie



Odejmowanie




Dzielenie

  

Dzielenie cakowite



Potgowanie





Modulo reszta z dzielenia



Tabela 11.2. Operatory porwnania

Definiowanie kryteriw kwerendy

Uwagi

Wynik jest obcinany, a nie zaokrglany


7/3 = 2 z reszt 1

Tabela 11.3. Operatory dla cigw znakowych

Operator

Opis

Przykad

Operator Opis

Przykad

Jest rwny

7!':; 88

Konkatenacja

<=

Jest rny od

7!':; <=8

<

Jest mniejszy ni

7!':; <88

.(@*$(?(!(?
( !() zwraca (@*$
! !(

Jest wikszy ni

7!':; =>8

7!$

<

Jest mniejszy
lub rwny

7!':; <888

Jest podobny do 7!$($*( zwraca


($*5!$'A(, ($*5(
i (,$*5!$'A(

=

Jest wikszy
lub rwny

7!':; =88

Tabela 11.4. Operatory logiczne


Operator

Opis

Przykad

Uwagi



Logiczna operacja AND



Wymaga, eby A i B byy prawdziwe.



Logiczna operacja OR



Wymaga, eby A lub B byo prawdziwe.



Logiczna operacja XOR



Wymaga, eby A lub B byo prawdziwe, ale nie oba


wyraenia.



Negacja logiczna



A nie jest prawdziwe.

Tabela 11.5. Inne operatory


Operator

Opis

Przykad

 

Jest pomidzy dwoma wartociami (wcznie)

 !"#$! %&'()*((+,!(

-.,! /

Jest na licie

-.(0'12!( (34!,,&( (%!,&(/

- 5,,

Pole lub wyraenie zwraca warto 677 (pust),


ale nie 8 i nie ((

- 5,,. !"#$! -9/

136

Kwerendy

Korzystanie z symboli
wieloznacznych
Symbole wieloznaczne to znaki, ktre reprezentuj
jeden lub wiksz ilo znakw wyraenia. Aby
przykadowo znale nazwy rozpoczynajce si
od litery B, mona wprowadzi kryterium .
Warunek spenia wwczas kady rekord, w ktrym
warto danego pola zaczyna si od B, a dalsza
cz to zero lub wiksza ilo dowolnych znakw.

Wskazwki
 Aby wyszuka w rekordach znaki, ktre program

wykorzystuje jako symbole wieloznaczne,


musimy uj je w nawiasy kwadratowe,
wprowadzamy na przykad , eby wybra
pola zawierajce gwiazdk (i tylko gwiazdk).
 Znak podkrelenia () moe by uywany
w zastpstwie znaku zapytania (), a znak
procentu () zamiast gwiazdki ().

137

Korzystanie z symboli wieloznacznych

W Accessie moemy korzysta z trzech


podstawowych symboli wieloznacznych: znaku
gwiazdki (), ktry odpowiada dowolnemu cigowi
znakw ( zwraca czarny, Czesaw i cz);
znaku zapytania (), odpowiadajcego
pojedynczemu znakowi ( zwraca rak
i ryk, ale nie rowek) oraz znaku numeru (),
ktry odpowiada dowolnej, pojedynczej cyfrze
( zwraca 1999 i 1998, ale nie 199074).

Rozdzia 11.
Rysunek 11.10. Aby otworzy
kreatora wyrae, klikamy
przycisk paska narzdzi
Konstruuj

Konstruktor wyrae

Konstruktor wyrae

Pamitanie wszystkich nazw tabel i pl moe


by trudne. Co wicej, powinnimy jeszcze zna
skadni wszystkich operatorw porwnania
i arytmetycznych. Znacznym uatwieniem jest
wic porczne narzdzie o nazwie konstruktor
wyrae, ktre pozwala niemal cakowicie
unikn wprowadzania kryteriw rcznie. Kreator
wyrae zapewnia znacznie wikszy obszar
roboczy ni symboliczna komrka siatki kwerendy
i zawiera listy wszystkich tabel i pl w bazie
danych oraz kompletn list dostpnych
operatorw i funkcji. Najczciej stosowane
operatory maj nawet przypisane przyciski.
W programie Access wyraenie to cig nazw pl,
operatorw i wartoci, wykorzystywany
do wyszukiwania rekordw i obliczania wartoci.
Przykadami wyrae mog by kryterium

 
 i okrelenie
wartoci pola jako 
 

.

Rysunek 11.11. Konstruktor uatwia przegldanie,


definiowanie i modyfikowanie wyrae

Aby skorzysta
z konstruktora wyrae:
1. Otwieramy kwerend w widoku projektu.
2. Klikamy komrk wiersza Kryteria, w ktrej

wprowadzimy kryterium, i klikamy przycisk


paska narzdzi Konstruuj (patrz rysunek 11.10).
Mona te klikn prawym klawiszem
komrk kryteriw i wybra polecenie
Konstruuj z menu podrcznego.
Ukazuje si okno konstruktora wyrae.
3. Aby utworzy wyraenie (patrz rysunek 11.11),

moemy:
s

wprowadza tekst, liczby i inne wartoci,

klika przyciski operatorw, dostpne


w rodkowej czci okna,

138

rozwija foldery widoczne w pierwszym


okienku listy, aby przeglda nazwy
dostpnych tabel i pl, operatorw
i funkcji wbudowanych oraz inne
elementy wyrae. Dostpne grupy
wywietlane s w rodkowym okienku.
Aby wprowadzi element
do budowanego wyraenia, zaznaczamy
go na trzeciej licie i dwukrotnie klikamy
jego nazw lub naciskamy przycisk
Wklej.

Po zakoczeniu pracy z wyraeniem


klikamy OK. Zostaje ono wywietlone
w komrce kryteriw.

Kwerendy

Wprowadzanie zoonych
kryteriw wyboru
Mimo wzgldnej prostoty, konstruktor wyrae
jest narzdziem wymagajcym pewnej praktyki.
Przedstawimy wic teraz krtki przykad budowania
wyraenia bardziej zoonego.

Aby utworzy zoone kryterium


przy uyciu konstruktora wyrae:
1. Tworzymy lub otwieramy kwerend w widoku

projektu.
Klikamy komrk kryteriw w kolumnie
odpowiadajcej polu, dla ktrego okrelamy
kryteria.
W naszym przykadzie bdzie to pole Tytu.
2. Otwieramy konstruktor wyrae.
3. Budujemy pierwsz cz wyraenia (patrz

rysunek 11.12):

     

Przyjrzyjmy si poszczeglnym elementom.


 ! "#"$ nakazuje wyszukiwanie
tytuw, ktre rozpoczynaj si od sowa
technical. Umieszczona na kocu gwiazdka
informuje o tym, e po cigu technical mog
(ale nie musz) wystpowa jeszcze dowolne
inne znaki (w tym znaki spacji).
Druga cz wyraenia % &!
" wykorzystuje operatory And i Not,
aby wprowadzi drugi warunek. Program ma
pomija ksiki ze sowami, takimi jak
communication lub communicating
w tytule.
Gdybymy na tym zakoczyli, kwerenda
wyszukaaby tytuy, ktre rozpoczynaj si
od sowa technical i nie zawieraj sw,
takich jak communications.
139

Wprowadzanie zoonych kryteriw wyboru

Rysunek 11.12. Moemy wprowadza elementy


wyraenia rcznie, klika przyciski lub wybiera
skadniki z rnych list

Utworzymy kryterium wyboru, ktre umoliwi


wybranie tytuw z tabel Biblioteka, ktre
rozpoczynaj si od sowa technical, ale nie
zawieraj cigu comm, chyba e jednoczenie
w tytule wystpuje international. Innymi sowy,
chcemy znale ksik Technical Communities
International, ale nie Technical Communicating.

Rozdzia 11.
4. Teraz wprowadzamy drug cz wyraenia:

    
   

W tym fragmencie kryterium wyszukujemy


wszystkie tytuy, ktre rozpoczynaj si
od technical, zawieraj sowo w rodzaju
communication lub communicating
i rwnie sowo international. Cigi comm
i technical mog wystpi w dowolnej czci
tytuu. Poniewa wymagamy wszystkich
trzech cigw, uylimy operatora And.

Wprowadzanie zoonych kryteriw wyboru

5. Gdy ju dysponujemy dwoma czciami

wyraenia, musimy poczy je tak, aby


program zwrci te tytuy, ktre speniaj
jedno z tych kryteriw.
W tym celu wykorzystamy operator Or.
Uycie operatora And narzucioby wymg
spenienia obu kryteriw, a wtedy wynik
kwerendy byby pusty. Dlaczego? Poniewa
w pierwszym wyraeniu szukamy tytuw,
w ktrych technical i comm nie wystpuj
jednoczenie, a w drugim tytuw,
w ktrych wystpuj razem.
Pene wyraenie kryterium zoonego
(patrz rysunek 11.13) wyglda nastpujco:

   

    
   

6. Klikamy OK, aby zamkn okno konstruktora

wyrae.
7. Klikamy przycisk paska narzdzi Uruchom

(patrz rysunek 11.14) lub wybieramy polecenie


menu Kwerenda/Uruchom, aby wykona
kwerend i zapozna si z jej wynikami
(patrz rysunek 11.15).

140

Rysunek 11.13. Tak wyglda kompletne wyraenie


kryterium
Rysunek 11.14. Aby wykona
kwerend, klikamy przycisk paska
narzdzi Uruchom

Rysunek 11.15. Kwerenda zwraca dwa tytuy


zaczynajce si od sowa technical: jeden bez
cigu comm i drugi z cigiem comm oraz
cigiem international

Kwerendy

Jzyk SQL
Structured Query Language (SQL, strukturalny
jzyk zapyta) to znormalizowana metoda
budowania baz danych i kwerend, ktre pobieraj
informacje z tych baz. Z jzykiem SQL na pewno
spotkamy si, gdy zdecydujemy si wykreowa
w programie Access tzw. projekt, czyli interfejs
bazy danych obsugiwanej przez serwer SQL
Server.
Oto przykad zapytania SQL:
   !"#$% &'!
"#$% (
)* +"#$%+
 "#$%"#$% #$%,
 "#$% #$%   &,
 "#$%  &-

)* +"#$%+
 "#$%"#$% #$%,
 "#$% #$%

Ten element okrela, ktre rekordy maj by


pobierane. Wewntrzna klauzula +&&',/-+& czy
rekordy z tabel Ksiki i TematyKsiek w oparciu
o wartoci pl IDksiki.
   &, "#$%  &-

Po zestawieniu rekordw ksiek i ich tematw


program poczy je z rekordami tabeli Tematy,
dopasowujc wartoci pl IDtematu. rednik
koczy instrukcj SQL.

141

Jzyk SQL

Pierwszy element instrukcji to polecenie ''().


Informuje ono program, ktre pola tabel maj
zosta wyprowadzone. Tutaj interesuj nas wartoci
z pola Temat tabeli Tematy oraz Tytu i URL z tabeli
Ksiki. Polecenie *+)+&(),-. nakazuje kwerendzie,
by nie zwraca rekordw, ktre we wszystkich
wybranych polach maj te same wartoci.

Rozdzia 11.

Tworzenie kwerend
w jzyku SQL

Tworzenie kwerend w jzyku SQL

SQL to jzyk elastyczny i o duych moliwoci,


umoliwiajcy precyzyjne okrelenie, ktre rekordy
i pola maj by wykorzystane w kwerendzie.
W rzeczywistoci kada kwerenda w programie
Rysunek 11.16. Instrukcja SQL automatycznie
Access jest zapisywana w jzyku SQL. Aby
zapozna si z kodem SQL tworzonego zapytania, wygenerowana przy tworzeniu opisywanej wczeniej
kwerendy
wystarczy gdy jest otwarte wybra polecenie
Widok/Widok SQL.
Widok SQL reprezentuje operacje podejmowane
przez program przy tworzeniu i wykonywaniu
kwerendy. Poniewa jzyk SQL jest szeroko
stosowany w aplikacjach bazodanowych, tworzenie
kwerend w programie Access i analizowanie ich
odpowiednikw SQL moe by bardzo pomocne
w nauce budowania zapyta w tym jzyku,
niezbdnym do wsppracy z bazami innymi
ni pliki Accessa.

Aby utworzy kwerend SQL:


1. W trybie projektowania tworzymy kwerend

lub otwieramy jedn z zapisanych wczeniej.


2. Wybieramy polecenie menu Widok/Widok SQL.

Ukazuje si okno przedstawiajce kwerend


w postaci SQL (patrz rysunek 11.16). Tekst
jest wstpnie w caoci zaznaczony, co ma
uatwi jego kopiowanie (na przykad poza
Accessa).
3. Kopiujemy tekst w oknie, korzystajc

z kombinacji klawiszy Ctrl+C lub polecenia


menu Edycja/Kopiuj.
4. Klikamy okno, gdzie instrukcja ma zosta

wstawiona (np. okno moduu kodu Visual Basic


lub okienka waciwoci) i wciskamy
kombinacj klawiszy Ctrl+V lub wybieramy
polecenie menu Edycja/Wstaw, aby zakoczy
kopiowanie.

142

Kwerendy

Tworzenie
kwerendy krzyowej

Rysunek 11.17. Wybieramy tabel lub kwerend,


ktra bdzie rdem danych nowej kwerendy
krzyowej

Kwerendy krzyowe przypominaj arkusze


kalkulacyjne sumuj dane w oparciu o trzy
wartoci: wartoci wiersza, wartoci kolumny
i danych, ktre reprezentuj skrzyowanie wiersza
i kolumny. W przedstawionym przykadzie
pokaemy, jak mona zastosowa kwerend
krzyow, aby przedstawi kwoty wydatkw
(dane) zestawione wedug kategorii (wartoci
wierszy) i kontrahentw (wartoci kolumn).

Aby utworzy kwerend krzyow:


1. W oknie bazy danych wybieramy typ obiektu

Ukazuje si okienko dialogowe Nowa


kwerenda, przedstawione na rysunku 11.2.
2. Wybieramy pozycj Kreator kwerend

krzyowych i klikamy OK.


Ukazuje si pierwsze okno kreatora
(patrz rysunek 11.17).
Rysunek 11.18. Wybieramy pola wierszy kwerendy

3. Klikamy jedn z opcji w ramce Widok, aby

okreli, czy wywietlana lista ma obejmowa


tabele, kwerendy, czy oba typy obiektw
bazy danych. Zaznaczamy pojedyncz tabel
lub kwerend, z ktrej bd pobierane pola
kwerendy krzyowej. Klikamy przycisk Dalej.
4. Przecigamy jedno lub wicej pl, ktre

bd suy jako nagwki wierszy, na list


Wybrane pola (patrz rysunek 11.18). Klikamy
Dalej.
W dolnej czci okna widzimy teraz ukad
wybranego pola w arkuszu danych.
Rysunek 11.19. Wybieramy pole wartoci oraz
funkcj agregujc

5. Wykonujemy analogiczn operacj dla

kadego pola, ktre bdzie suy jako


nagwek kolumny, i klikamy Dalej.
6. Zaznaczamy pole wartoci danych oraz

7. W kocowym oknie nadajemy kwerendzie

nazw i klikamy przycisk Zakocz.


Ukazuje si okno nowej kwerendy
krzyowej (patrz rysunek 11.20).

obliczan dla niego funkcj (jak suma lub


warto minimalna) patrz rysunek 11.19.
Wczenie pola wyboru Tak, docz sumy
wierszy zapewni wywietlanie obliczanych
sum. Klikamy Dalej.
143

Tworzenie kwerendy krzyowej

Kwerendy i klikamy przycisk paska narzdzi


Nowy.

Rozdzia 11.
Wskazwki
 Kreator kwerend krzyowych ogranicza

moliwoci uytkownika do pracy z wartociami


pojedynczej tabeli lub kwerendy. Jeeli chcemy
z niego korzysta, musimy zawczasu
przygotowa tabel lub kwerend, ktra
Rysunek 11.20. Wynik kwerendy krzyowej
obejmuje odpowiednie pola.
 Kwerend krzyow mona zaprojektowa

Tworzenie kwerendy krzyowej

w caoci w widoku projektu. Oto sposb jej


opracowania.
s

Rozpoczynamy zdefiniowanie kwerendy


wybierajcej, na ktrej bdzie opiera si
kwerenda krzyowa.

Wybieramy polecenie menu Kwerenda/


Kwerenda krzyowa. Do siatki kwerendy
zostaje doczony dodatkowy wiersz
Krzyowa.

W wierszu Krzyowa, w jednym z pl


wybieramy z listy rozwijanej opcj Nagwek
wiersza, a w innym Nagwek kolumny.

Klikamy komrk wiersza Krzyowa


w kolumnie, ktra posuy jako wartoci
danych. Wybieramy z listy rozwijanej opcj
Wartoci.

Klikamy komrk Podsumowania tej samej


kolumny i wybieramy rodzaj obliczanego
podsumowania, jak Suma lub rednia
(patrz rysunek 11.21).

Klikamy przycisk paska narzdzi Uruchom,


aby wykona kwerend.

144

Rysunek 11.21. W kolumnie wartoci


wybieramy typ podsumowania z listy
rozwijanej w wierszu Podsumowanie

You might also like