Excel 2007 PL.

100 najlepszych
sztuczek i trikw
Autor: Denise Etheridge
ISBN: 78-83-246-1816-3
Tytu oryginau: Microsoft Office Excel 2007:
Top 100 Simplified Tips & Tricks
(Top 100 Simplified Tips & Tricks)
Odkryj wszystkie tajemnice programu Excel, aby pracowa szybciej i wydajniej
Jak rozszerzy funkcjonalno programu Excel?
Jak szybko tworzy efektowne wykresy?
Jak dopasowa program do wasnych potrzeb?

Z pewnoci wiesz, na czym polega praca w Excelu moesz uywa go

do przetwarzania danych liczbowych, zarwno przy obliczaniu podatku, jak
i planowaniu budetu. Ostatnia wersja, Excel 2007, udostpnia naprawd wiele
ciekawych metod wprowadzania, prezentacji, przetwarzania i analizy danych. Nadszed
czas, aby poszerzy swoj wiedz na ten temat i pozna fascynujce tajemnice tego
programu. Wszystko, czego jeszcze nie wiesz o Excelu, znajdziesz w wanie w tym
podrczniku.
Ksika Excel 2007 PL. 100 najlepszych sztuczek i trikw zawiera przejrzyste
i bogato ilustrowane instrukcje do wykonania 100 zada. Dziki nim nauczysz si
stosowa takie sposoby i sztuczki, ktre pozwol Ci jeszcze szybciej i bardziej
efektywnie pracowa w programie Excel. Czytajc j, poznasz rne metody
wprowadzania formu, a take dowiesz si, jak definiowa wasny porzdek sortowania
i przetwarza rekordy danych. Odkryjesz, do czego su pola obliczeniowe
i niestandardowe widoki arkusza. Korzystajc z tego przewodnika, bdziesz mg
samodzielnie rozszerza funkcjonalno programu i dopasowa go do swoich potrzeb.
Automatyczne wypenianie komrek seriami danych
Dodawanie wasnego porzdku sortowania
Korzystanie z formu i funkcji
Tworzenie formu warunkowych
Przetwarzanie rekordw danych
Modyfikowanie danych i ukadu tabeli przestawnej
Tworzenie wykresw przestrzennych
Formatowanie arkuszy
Rozszerzanie funkcjonalnoci programu Excel
Wstawianie hipercza do arkusza
Automatyzacja zda przy uyciu makr

Wszystko, co chciaby wiedzie o programie Excel,

a co jeszcze bardziej usprawni Twoj prac!

Spis treci
1

Zwiksz swoj wydajno

#1
#2
#3
#4
#5
#6
#7
#8
#9

Weryfikacja wprowadzanych danych

za pomoc listy poprawnych wartoci
Weryfikacja wprowadzanych danych
za pomoc regu sprawdzania poprawnoci
Automatyczne wypenianie komrek seriami danych
Wstawianie symboli i znakw specjalnych
Ukrywanie wierszy poprzez grupowanie i tworzenie konspektu
Wyszukiwanie i zamiana formatowania
Dodawanie komentarzy do komrek arkusza
Odczytywanie na gos danych arkusza
Definiowanie wasnego porzdku sortowania
lub niestandardowej listy automatycznego wypeniania

14
16
18
20
22
24
26
28
30

Korzystanie z formu i funkcji

#10
#11
#12
#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
#20
#21
#22
#23

Rne metody wprowadzania formu

Nazwy komrek i zakresw
Definiowanie staych
Tworzenie formu wykorzystujcych nazwy
Praca z kreatorem funkcji
Obliczanie wysokoci raty spaty poyczki
Obliczanie wewntrznej stopy zwrotu
Wyznaczanie n-tej najwikszej wartoci
Tworzenie formu warunkowych
Obliczanie sumy warunkowej
Uywanie kalkulatora systemowego
Obliczanie iloczynw i pierwiastkw kwadratowych
Obliczanie czasu
Obliczanie dat

34
36
38
40
42
44
46
48
50
52
54
56
58
60

Kopiowanie, formatowanie i inne operacje

#24
#25
#26
#27
#28
#29
#30
#31
#32
#33
#34
#35

Sprawdzanie poprawnoci dziaania formu

ledzenie poprzednikw i zalenoci
Zamiana tekstu na liczby
Zamiana wierszy na kolumny
Kopiowanie przy uyciu Schowka pakietu Office
Zmiana szerokoci kolumn przy uyciu polecenia Wklej specjalnie
Korzystanie z polecenia Wklej specjalnie
Tworzenie wasnych stylw
Kopiowanie stylw do innych skoroszytw
Formatowanie warunkowe
ledzenie zmian podczas edycji
Konsolidacja arkuszy

64
66
68
70
72
74
76
78
80
82
86
88

Przetwarzanie rekordw danych

#36
#37
#38
#39
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48

Wprowadzanie danych za pomoc formularza

Filtrowanie duplikatw
Proste sortowanie i filtrowanie danych
Sortowanie wedug zoonych kryteriw
Sortowanie wedug koloru komrki,
koloru czcionki lub ikony komrki
Tworzenie filtrw zoonych
Filtrowanie przy uyciu wielu kryteriw
Tworzenie sum czciowych
Filtrowanie danych na wykresie
Zliczanie filtrowanych rekordw
Wyszukiwanie informacji
Tworzenie tabel danych
Modyfikacja stylw tabeli

92
94
96
98
100
102
104
106
108
110
112
114
116

Spis treci
5

Analiza wzorcw i trendw danych

Tworzenie wykresw

#49
#50
#51
#52
#53
#54
#55
#56
#57
#58
#59

#60
#61
#62
#63
#64
#65
#66
#67

Tworzenie tabel przestawnych

Modyfikowanie danych i ukadu tabeli przestawnej
Obliczanie sum czciowych i kocowych
Tworzenie pl obliczeniowych
Ukrywanie wierszy lub kolumn tabeli przestawnej
Sortowanie tabeli przestawnej
Tworzenie wykresw przestawnych
Obliczanie statystyk opisowych
Obliczanie wspczynnika korelacji
Analiza symulacji
Optymalizacja rezultatw przy uyciu narzdzia Szukaj wyniku

Szybkie tworzenie efektownych wykresw

Formatowanie wykresw
Zmiana typu wykresu
Dodawanie linii trendu
Dodawanie i usuwanie serii danych z wykresu
Dodawanie supka bdw
Tworzenie histogramw
Tworzenie wykresw zoonych

120
124
126
128
130
131
132
134
136
138
140

144
146
150
152
154
156
158
160

Formatowanie arkuszy

Ochrona, zapisywanie i drukowanie arkusza

#68
#69
#70
#71
#72
#73
#74
#75
#76
#77

#78
#79
#80
#81
#82

Formatowanie liczb, dat i czasu

Formatowanie komrek
Wypenianie gradientowe
Szybkie formatowanie komrek przy uyciu Malarza formatw
Wstawianie ksztatw do arkusza
Wstawianie pl tekstowych do arkusza
Wstawianie obrazw do arkusza
Rozmieszczanie obiektw graficznych na arkuszu
Ustawianie ta arkusza
Tworzenie graficznej kopii komrek arkusza

Ochrona arkusza
Zapisywanie skoroszytu w postaci szablonu
Zapisywanie skoroszytw w wybranym formacie
Drukowanie wielu obszarw arkusza
Drukowanie wielu arkuszy skoroszytu

164
168
172
174
176
178
180
182
184
186

190
192
194
196
198

Spis treci
9

10

Rozszerzanie funkcjonalnoci programu Excel

#83
#84
#85
#86
#87
#88
#89
#90
#91
#92
#93

Wklejanie hipercza do dokumentu edytora Word lub PowerPoint

Osadzanie arkusza
Wstawianie hipercza do arkusza
Pobieranie danych ze strony sieci Web
Kopiowanie tabeli z dokumentu edytora Word do Excela
Importowanie danych z pliku tekstowego
Importowanie danych z bazy Access
Kwerenda bazy danych Access
Uywanie zapisanych kwerend
Importowanie danych z Excela do bazy danych Access
Zastosowanie Excela do tworzenia korespondencji seryjnej

Dopasowywanie programu Excel do wasnych potrzeb

#94
#95
#96
#97
#98
#99
#100

Instalowanie dodatkw programu Excel

232
Dostosowywanie paska narzdzi Szybki dostp do wasnych potrzeb 234
Praca z wieloma oknami
236
Tworzenie niestandardowych widokw arkusza
237
Tworzenie niestandardowych formatw liczbowych
238
Automatyzacja zada przy uyciu makr
240
Przypisywanie makr do paska narzdzi Szybki dostp
242

Skorowidz

10

202
204
206
208
210
212
216
218
222
224
228

244

Przetwarzanie
rekordw danych
Lista to inaczej mwic arkusz zbudowany jako zestaw
kolumn i wierszy. Kada kolumna reprezentuje jeden typ
danych. Lista moe si skada na przykad z trzech kolumn:
nazwisko, pe i wiek. Kady wiersz takiej listy skada si
z trzech pl przechowujcych dane odpowiadajce nazwom
poszczeglnych kolumn. Jeeli nadasz arkuszowi struktur
listy, moesz wykorzystywa do przetwarzania danych
funkcje bazodanowe programu Excel, ktrych moliwoci
wykraczaj daleko poza moliwoci zwykego arkusza
kalkulacyjnego.
W tym rozdziale dowiesz si, jak pracowa z listami
oraz innymi rodzajami danych, ktre mog zosta
przeksztacone do postaci listy. Wiksza cz tego rozdziau
jest powicona zagadnieniom zwizanym z sortowaniem
i filtrowaniem danych. Sortowanie polega na ukadaniu
rekordw listy w okrelonym porzdku alfabetycznym lub
numerycznym. Listy mog by wielokrotnie sortowane
w miar potrzeb, a samo sortowanie moe si odbywa
wedug wielu kryteriw. Z kolei filtrowanie polega
na wywietlaniu tylko takich informacji, ktre speniaj
okrelone kryteria pozostae rekordy listy nie bd
wywietlane.

Zaawansowane opcje filtrowania pozwalaj na odfiltrowanie

zduplikowanych rekordw oraz zastosowanie zoonych
kryteriw filtrowania.
Majc dane sformatowane do postaci listy, moesz zlicza
wystpienia, oblicza wartoci rednie czy sumy czciowe
rekordw, ktre speniaj okrelone kryteria. Na przykad:
majc zbir ankiet dotyczcych opinii klientw z terenu
caego kraju, moesz dziki filtrowaniu szybko sprawdzi
liczb klientw w okrelonym wieku uprawiajcych
wybrany sport czy porwnywa czas spdzany przed
komputerem przez klientw w poszczeglnych grupach
wiekowych i pochodzcych z rnych rodowisk. Obliczenia
moesz przeprowadza za pomoc funkcji i polece
dostpnych na Wstce lub za pomoc specjalnych funkcji
bazodanowych. Wicej szczegowych informacji na temat
funkcji znajdziesz w rozdziale 2.
Po utworzeniu listy moesz korzysta ze specjalnych funkcji
pozwalajcych na szybkie wyszukiwanie potrzebnych
danych. Moesz ich uywa na przykad do wyszukiwania
kursu akcji po wpisaniu symbolu interesujcej Ci spki
giedowej. Moesz rwnie korzysta z tabel przestawnych,
narzdzia analitycznego o potnych moliwociach, ktre
bardziej szczegowo przedstawimy w rozdziale 5.

Wprowadzanie danych za pomoc formularza . . . . . . . 92

Filtrowanie duplikatw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Proste sortowanie i filtrowanie danych . . . . . . . . . . . . . 96
Sortowanie wedug zoonych kryteriw . . . . . . . . . . . 98
Sortowanie wedug koloru komrki, .
koloru czcionki lub ikony komrki . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Tworzenie filtrw zoonych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Filtrowanie przy uyciu wielu kryteriw . . . . . . . . . . . 104
Tworzenie sum czciowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Filtrowanie danych na wykresie . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Zliczanie filtrowanych rekordw . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Wyszukiwanie informacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Tworzenie tabel danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Modyfikacja stylw tabeli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Wprowadzanie danych
za pomoc formularza

Tworzenie listy jest procesem dwuetapowym. Po pierwsze,

musisz utworzy struktur listy, skadajc si z serii nagwkw,
po jednym w kadej komrce, opisujcych zawarto
poszczeglnych kolumn. Po utworzeniu struktury listy
moesz przystpi do wprowadzania danych. Excel pozwala
na korzystanie z prostego formularza uatwiajcego proces
wprowadzania danych.

przechodzc od pola do pola za pomoc nacinicia klawisza Tab.

Po zakoczeniu wpisywania danych jednego rekordu Excel dodaje
go do listy i moesz rozpoczyna wpisywanie danych kolejnego
rekordu. Formularze pozwalaj rwnie na poruszanie si w gr
i w d listy i przegldanie oraz modyfikowanie wybranych
rekordw, a take su jako wygodny mechanizm pozwalajcy
na wyszukiwanie okrelonych rekordw.

W formularzu poszczeglne kolumny listy s reprezentowane

przez kolejne pola formularza, co zdecydowanie upraszcza
i przyspiesza wprowadzanie danych. W poszczeglnych
polach formularza powiniene wpisywa odpowiednie dane,

Zanim bdziesz mg skorzysta z formularza wprowadzania

danych, musisz umieci przycisk Formularz na pasku narzdzi
Szybki dostp. Aby dowiedzie si, jak to zrobi, zajrzyj
do zadania #95.

1 Wpisz nagwki kolumn listy.

2 Zaznacz komrki zawierajce nagwki
kolumn.
2

3 Nacinij przycisk Formularz.

Na ekranie pojawi si okno ostrzeenia.

4 Uwanie przeczytaj tre ostrzeenia
i nastpnie nacinij przycisk OK.

92

 Na ekranie pojawi si okno

formularza, w ktrym
poszczeglne kolumny arkusza
s reprezentowane przez
kolejne pola formularza.
5 Wpisz odpowiednie informacje
do pierwszego pola.
5

6 Nacinij przycisk Tab,

aby przej do nastpnego
pola.

POZIOM TRUDNOCI

7 Powtarzaj polecenia z punktw 5. i 6.

a do wypenienia wszystkich pl formularza.
8 Po wypenieniu wszystkich pl nacinij
przycisk Nowy, co spowoduje utworzenie
nowego rekordu.

Excel zapisze wprowadzone dane w nowym

wierszu i wyczyci wszystkie pola formularza,
umoliwiajc wprowadzenie kolejnego
rekordu.
9 Powtarzaj polecenia z punktw od 5. do 8.
a do wprowadzenia wszystkich rekordw.
10 Po zakoczeniu wprowadzania danych nacinij
przycisk Zamknij.
W arkuszu pojawi si lista wszystkich
wprowadzonych rekordw.
10

Czy wiesz, e...?

Formularz wprowadzania danych moe rwnie suy do wyszukiwania i nastpnie

edytowania odpowiednich danych i rekordw. Aby to zrobi, przywoaj na ekran formularz
wprowadzania danych i nacinij przycisk Kryteria. W wybranym polu formularza wpisz
odpowiedni operator porwnania, na przykad = lub >, i nastpnie wpisz poszukiwan
warto. Jeeli poszukujesz rekordw, w ktrych wystpuje nazwisko Kowalski, wpisz
w odpowiednim polu cig znakw ="Kowalski" i nacinij klawisz Enter. Jeeli podane
kryteria wyszukiwania spenia kilka rekordw, moesz je kolejno wywietla, naciskajc
przycisk Znajd poprzed (wywietla poprzedni rekord) oraz Znajd nastpn (wywietla
nastpny rekord). Jeeli poszukujesz jakiego fragmentu tekstu, powiniene uj wzorzec
wyszukiwania w znaki cudzysowu; jeeli poszukujesz wartoci numerycznej, cudzysw
nie bdzie potrzebny.

Czy wiesz, e...?

Formularzy moesz uywa

do wprowadzania danych
i przeszukiwania istniejcych
list. Aby przywoa odpowiedni
formularz na ekran, zaznacz
nagwki istniejcej listy i nacinij
przycisk Formularz znajdujcy si
na pasku narzdzi Szybki dostp.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

93

filtrowanie

duPlikatW
Excel posiada wiele narzdzi przeznaczonych do zarzdzania
dugimi listami i ich modyfikacji. Podczas pracy z duymi zbiorami
rekordw czsto zdarza si, e musisz zidentyfikowa i wywietli
tylko unikatowe rekordy, czyli inaczej mwic rekordy, ktre
si nie powtarzaj. Na przykad kierownik sklepu moe chcie
wygenerowa list klientw i nastpnie rozesa im informacje
o nadchodzcych wyprzedaach. Innym przykadem moe by
fan piki nonej, ktry chce sprawdzi liczb zawodnikw, ktrych
zdjcia ma ju w swojej kolekcji.
Excel udostpnia narzdzia, ktre pozwalaj na wywietlanie
unikatowych rekordw speniajcych wybrane kryteria. Otwrz

arkusz z danymi w postaci listy, zawierajcy duplikujce si

rekordy (czyli inaczej mwic arkusz, w ktrym niektre rekordy
danych po prostu si powtarzaj). Do identyfikacji i filtrowania
duplikatw moesz uy zaawansowanych mechanizmw
filtrowania, ktre pozwalaj na utworzenie filtrw dla kilku
wybranych kolumn bd nawet kilku filtrw dla pojedynczej
kolumny.
Jeeli chcesz cakowicie usun powtarzajce si rekordy z listy,
powiniene nacisn przycisk Usu duplikaty znajdujcy si
w grupie opcji Narzdzia danych na karcie Dane.

1 Kliknij dowoln komrk znajdujc si

w obszarze listy.

2 Przejd na kart Dane.

3 Nacinij przycisk Zaawansowane.

Na ekranie pojawi si okno dialogowe

Filtr zaawansowany.
4 Zaznacz opcj Filtruj list na miejscu
( zmieni si na ).
5 Wpisz lub zaznacz zakres komrek
zawierajcych list danych.
4

94

6 Zaznacz opcj Tylko unikatowe rekordy

( zmieni si na ).
7 Nacinij przycisk OK.

Excel odfi ltruje powtarzajce

si rekordy z listy.
Jeeli jakie powtarzajce si
rekordy zostay znalezione
i ukryte, numeracja kolejnych
wierszy nie bdzie ciga.
POZIOM TRUDNOCI

8 Przejd na kart Dane.

9 Nacinij przycisk Wyczy.

Excel ponownie wywietli
wszystkie rekordy z listy.

Czy wiesz, e...?

Jeeli chcesz pozostawi oryginaln list niezmienion,

moesz umieci odltrowan list rekordw w innym
miejscu arkusza. Aby to zrobi, w oknie dialogowym
Filtr zaawansowany zaznacz opcj Kopiuj w inne miejsce
( zmieni si na ), a nastpnie w polu Kopiuj
do wprowad docelow lokalizacj odltrowanej listy.

Czy wiesz, e...?

Filtrowanie duplikatw powoduje ich czasowe

usunicie z aktualnie wywietlanego widoku. Jeeli
chcesz trwale usun duplikaty rekordw, zaznacz
list rekordw, przejd na kart Dane i nacinij przycisk
Usu duplikaty znajdujcy si w grupie opcji Narzdzia
danych. Na ekranie pojawi si okno dialogowe
Usuwanie duplikatw. Jeeli lista rekordw posiada
nagwki, zaznacz opcj Moje dane maj nagwki
( zmieni si na ). Zaznacz kolumny, w ktrych
chcesz wyszukiwa duplikaty, i nacinij przycisk OK. Excel
wyszuka i usunie z listy wszystkie zduplikowane rekordy.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

95

Proste

sortowanie
i filtrowanie danych
Sortowanie i filtrowanie listy rekordw pozwala na szybkie
i efektywne przegldanie danych. Kiedy sortujesz list rekordw,
ustawiasz kolejno rekordw rosnco lub malejco.
Znaczenie tych okrele w duej mierze zaley od rodzaju
sortowanych danych. Dane klientw posortowane wedug
daty w kolejnoci rosncej zostan ustawione tak, e najstarsze
rekordy bd wywietlane jako pierwsze; z kolei sortowanie
tej samej listy wedug dat malejco oznacza, e jako pierwsze
na licie pojawi si rekordy najnowsze, czy jak kto woli,
najmodsze. Jeeli sortujesz list rekordw wedug nazwy
klienta, sortowanie rosnce uoy je w tradycyjnej kolejnoci
alfabetycznej (od A do Z), natomiast sortowanie malejce uoy
rekordy w kolejnoci odwrotnej (od Z do A). Jeeli sortujesz dane
numeryczne w porzdku rosncym, kolejne wartoci ukadane

s w kolejnoci od najmniejszej do najwikszej. Z kolei sortowanie

malejce tego samego zestawu wartoci poukada je w kolejnoci
od najwikszej do najmniejszej. Odpowiednie sortowanie listy
rekordw pozwala na szybkie odnalezienie poszukiwanych
rekordw czy grup rekordw i efektywne zaprezentowanie
ich innym osobom.
Filtrowanie listy rekordw dziaa w pewnym sensie jak sito, przez
ktre mog si przedosta tylko i wycznie rekordy speniajce
okrelone kryteria filtrowania. Na przykad: majc zbir ankiet
dotyczcych opinii klientw z terenu caego kraju, moesz dziki
filtrowaniu szybko wybra tylko takie, ktre dotycz klientw
z okrelonego miasta czy regionu, czy reprezentuj klientw
w okrelonej grupie wiekowej lub zawodowej.

SORTOWANIE LISTY
1 Kliknij dowoln komrk listy w kolumnie,
wedug ktrej chcesz posortowa dane.
2 Przejd na kart Dane.
3 Wybierz porzdek sortowania.
Jeeli chcesz sortowa dane w porzdku
rosncym, od wartoci najmniejszej
do najwikszej, nacinij przycisk .
Jeeli chcesz sortowa dane w porzdku
malejcym, od wartoci najwikszej
do najmniejszej, nacinij przycisk .

3
1

Excel posortuje list wedug wybranej

kolumny.
FILTROWANIE LISTY
1 Kliknij wybran komrk tabeli.
2 Przejd na kart Dane.
3 Nacinij przycisk Filtruj.

96

Obok nagwkw kolumn

pojawi si mae przyciski
fi ltrowania (przyciski
ze strzakami skierowanymi
w d).
4 Nacinij wybrany przycisk
fi ltrowania.
Na ekranie pojawi si
podrczne menu sortowania
i fi ltrowania.

5
6

POZIOM TRUDNOCI

5 Usu zaznaczenie wartoci, ktrych nie chcesz

wywietla ( zmieni si na ).
6 Nacinij przycisk OK.

Excel wywietli tylko rekordy speniajce

warunki fi ltrowania.
W naszym przykadzie na licie rekordw
nie bd wywietlane rekordy reprezentujce
fi rmy ze stanu Kalifornia (CA) oraz
Massachusetts (MA).

Czy wiesz, e...?

Kiedy naciniesz przycisk Filtruj, znajdujcy si

w grupie opcji Sortowanie i filtrowanie na karcie Dane,
obok nagwkw poszczeglnych kolumn listy Excel
wywietli mae przyciski ze strzak skierowan w d.
Nacinicie takiego przycisku powoduje wywietlenie
menu podrcznego, pozwalajcego na sortowanie
i ltrowanie danych. Excel pozwala na uywanie
prostych i zoonych ltrw, a nawet sortowanie
danych wedug kolorw komrek, czcionek lub ikon.
Wicej szczegowych informacji na temat sortowania
znajdziesz w zadaniach #39 i #40.

Czy wiesz, e...?

Kiedy wczysz ltrowanie rekordw, obok nagwkw

poszczeglnych kolumn Excel wywietli mae przyciski
ltrowania. Nagwki pl, dla ktrych uye ltrw,
s wyrniane inn ikon przycisku ltrowania ( ).
Nagwki pl, wedug ktrych lista zostaa posortowana
w porzdku rosncym, s wyrniane przyciskiem
ze strzak sortowania skierowan w gr ( ). Nagwki
pl, wedug ktrych lista zostaa posortowana
w porzdku malejcym, s wyrniane przyciskiem
ze strzak sortowania skierowan w d ( ).

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

97

Sortowanie

wedug zoonych kryteriw

Sortowanie listy rekordw wedug jednego kryterium (na przykad
wieku klienta) jest operacj prost i pozwala na szybkie uoenie
danych w danej kolejnoci. W pewnych sytuacjach nieodzowne
staje si jednak sortowanie danych wedug wielu rnych
kryteriw, czyli inaczej mwic, sortowanie wewntrz sortowania.
Dane mog mie charakter dyskretny lub cigy. Jeeli to moliwe,
powiniene sortowa dane najpierw wedug kategorii dyskretnych,
takich jak np. region, kwarta czy pe, a potem, w obrbie
poszczeglnych kategorii sortowa dane o charakterze cigym.
Na przykad po posortowaniu danych o sprzeday
na poszczeglne kwartay moesz posortowa je w obrbie
kwartaw na poszczeglne regiony. Dziki takiemu rozwizaniu
bdziesz mg atwo porwnywa wysoko sprzeday nie tylko
w poszczeglnych kwartaach, ale rwnie w poszczeglnych

regionach w danym kwartale. Dodatkowo moesz w prosty

sposb utworzy sumy czciowe, wylicza wartoci rednie
i zlicza rekordy w poszczeglnych kategoriach (kolejnych
kwartaach i kolejnych regionach w obrbie danego kwartau).
Jeeli potrzebujesz czego wicej ni tylko prostego sortowania
danych w kolejnoci rosncej lub malejcej, powiniene
skorzysta z okna dialogowego Sortowanie, za pomoc ktrego
moesz zdefiniowa zoone kryteria sortowania. Za pomoc
przycisku Opcje moesz zdefiniowa kierunek sortowania (od gry
do dou czy od lewej do prawej), a pozostae opcje pozwalaj
na przykad na uporzdkowanie listy miesicy w kolejnoci
wystpowania w roku zamiast w kolejnoci alfabetycznej. W razie
potrzeby moesz nawet zdefiniowa swoj wasn kolejno
sortowania okrelonych elementw.

1 Kliknij wybran komrk listy.

2 Przejd na kart Dane.

3 Nacinij przycisk Sortuj.

Na ekranie pojawi si okno dialogowe

Sortowanie.
4 Kliknij tutaj i wybierz z listy rozwijanej nazw
kolumny, wedug ktrej chcesz sortowa dane.
5 Kliknij tutaj i z listy Sortowanie wybierz opcj
Wartoci.

7
6

98

6 Kliknij tutaj i wybierz z listy dan kolejno

sortowania.
7 Nacinij przycisk Dodaj poziom.

 Excel utworzy nowy poziom

kryteriw sortowania.
9
12

10

8 Aby dooy kolejne kryteria

sortowania, powtrz polecenia
z punktw 4. i 5.
9 Kliknij tutaj i wybierz
z listy rozwijanej opcj Lista
niestandardowa.

POZIOM TRUDNOCI

Na ekranie pojawi si okno

dialogowe Listy niestandardowe.
10 Wybierz z listy sortowanie wedug dni
tygodnia lub wedug miesicy.
11

11 Nacinij przycisk OK. Okno dialogowe Listy

niestandardowe zostanie zamknite.
12 Nacinij przycisk OK. Okno dialogowe
Sortowanie zostanie zamknite.
Lista rekordw zostanie posortowana wedug
zdefi niowanych wczeniej kryteriw.

Czy wiesz, e...?

Excel sortuje rnego typu dane wedug nastpujcych

zasad: w przypadku liczb sortowanie w porzdku
rosncym powoduje ich poukadanie w kolejnoci
od najmniejszej do najwikszej. W przypadku cigw
alfanumerycznych, zawierajcych zarwno tekst, jak
i liczby, na przykad U2 czy K12, sortowanie w porzdku
rosncym oznacza, e najpierw sortowane s liczby,
potem symbole i na kocu litery. Wielko liter nie ma
znaczenia, dopki w oknie dialogowym Sortowanie
nie naciniesz przycisku Opcje i nie zaznaczysz opcji
Uwzgldnij wielko liter ( zmieni si na ).

Czy wiesz, e...?

Aby usun wybrane kryterium sortowania, przywoaj

na ekran okno Sortowanie i nacinij przycisk Usu poziom.
Aby skopiowa poziom sortowania, nacinij przycisk
Kopiuj poziom. Aby przesun poziom sortowania w gr
hierarchii, nacinij przycisk . Aby przesun poziom
sortowania w d hierarchii, nacinij przycisk .

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

99

Sortowanie

wedug koloru komrki, koloru czcionki

lub ikony komrki
Do formatowania danych na podstawie okrelonych kryteriw
moesz uy mechanizmu formatowania warunkowego.
Na przykad pierwsze dziesi najwikszych wartoci listy moe
by wyrnione innym kolorem komrki, inn czcionk czy nawet
specjaln ikon. Wartoci speniajce inne kryteria mog by
formatowane przy uyciu innych kolorw, ikon czy czcionek.
Wicej szczegowych informacji na temat formatowania
warunkowego znajdziesz w zadaniu #33. Po zakoczeniu
formatowania moesz sortowa dane wedug kolorw komrek,
czcionek czy przypisanych do komrek ikon.

Oczywicie w razie potrzeby moesz rcznie zmieni kolor

komrki czy kolor czcionki i nastpnie moesz sortowa komrki
wedug tych kolorw. Aby to zrobi, zaznacz obszar, ktry chcesz
sortowa, i nastpnie uyj okna dialogowego Sortowanie. Jeeli
chcesz zagniedzi sortowania, dane musz by sformatowanie
w postaci listy rekordw. W oknie dialogowym Sortowanie
powiniene wybra dany kolor komrki i nastpnie okreli,
czy komrki wyrnione takim kolorem powinny by wywietlane
na pocztku, czy na kocu listy. W razie potrzeby moesz
zagnieda sortowania i dodawa sortowanie wedug innych
kryteriw.

1 Nadaj wybranym komrkom listy

odpowiednie formatowanie
(kolor, czcionka, ikony).
2 Zaznacz zakres komrek, ktrych wartoci
chcesz sortowa.

Uwaga: Jeeli dane w arkuszu s sformatowane

w postaci tabeli, kliknij dowoln komrk
w obrbie tabeli.

3 Przejd na kart Dane.

4 Nacinij przycisk Sortuj.

Na ekranie pojawi si okno dialogowe

Sortowanie.
5 Kliknij tutaj i wybierz kolumn, wedug ktrej
chcesz sortowa dane.
6 Kliknij tutaj i okrel, czy chcesz sortowa
dane wedug wartoci, koloru komrki, koloru
czcionki czy ikony komrki.

100

 Jeeli wybierzesz opcj

Kolor komrki,
Kolor czcionki
lub Ikona komrki,
w oknie Sortowanie pojawi si
dodatkowe pole Kolejno.

7
9
8

7 Kliknij tutaj i wybierz kolor

lub ikon.

POZIOM TRUDNOCI

8 Kliknij tutaj i wybierz opcj

Na grze lub opcj Na dole.
Jeeli wybierzesz opcj Na grze, rekordy
speniajce kryterium sortowania bd
wywietlane na czele listy.
Jeeli wybierzesz opcj Na dole, rekordy
speniajce kryterium sortowania bd
wywietlane na kocu listy.
9 Aby doda kolejne kryterium sortowania,
nacinij przycisk Dodaj poziom.
Aby utworzy nastpne kryteria sortowania,
powtrz polecenia z punktw od 5. do 9.
10 Po zakoczeniu nacinij przycisk OK.
Excel posortuje dane zgodnie z wybranymi
kryteriami wedug czcionki, koloru lub ikon.

Czy wiesz, e...?

Istnieje jeszcze inny sposb sortowania

danych wedug koloru komrki, koloru
czcionki lub ikony. Aby z niego skorzysta,
kliknij wybran komrk prawym
przyciskiem myszy i z menu podrcznego,
ktre pojawi si na ekranie, wybierz
polecenie Sortuj, a nastpnie wybierz jedno
z polece: Umie wybrany kolor komrki
na wierzchu, Umie wybrany kolor czcionki
na wierzchu lub Umie wybran ikon
komrki na wierzchu.

Czy wiesz, e...?

Domylnie Excel sortuje komrki od gry

do dou. Jeeli chcesz zmieni kierunek
sortowania na od lewej do prawej, przejd
na kart Dane i nacinij przycisk Sortuj
znajdujcy si w grupie opcji Sortowanie
i filtrowanie. Na ekranie pojawi si okno
dialogowe Sortowanie. Nacinij przycisk
Opcje, a na ekranie pojawi si okno
dialogowe Opcje sortowania. Teraz zaznacz
opcj Sortuj od lewej do prawej.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

101

Tworzenie

filtrw zoonych
Podczas gdy sortowanie pozwala na uporzdkowanie rekordw
danych w kolejnoci rosncej lub malejcej, filtrowanie danych
pozwala na wywietlanie na ekranie tylko rekordw speniajcych
okrelone kryteria filtrowania i ukrycie pozostaych rekordw.
Do tworzenia zoonych warunkw filtrowania moesz uy okna
dialogowego Autofiltr niestandardowy. Takiego filtra moesz uy
na przykad w sytuacji, kiedy chcesz uy nastpujcych kryteriw:
Wiek wikszy ni 65 oraz Miasto rwne Warszawa, gdzie Wiek
i Miasto to nagwki kolumn listy rekordw. Kiedy uyjesz filtra,
obok nagwkw poszczeglnych kolumn pojawiaj si przyciski
filtrowania (mae przyciski ze strzak skierowan w d).
Aby zdefiniowa kryteria, nacinij przycisk filtrowania danej
kolumny. Po uaktywnieniu filtra na ekranie wywietlane s tylko

rekordy speniajce zadane kryterium filtrowania na przykad

dotyczce wszystkich mieszkacw Warszawy majcych wicej ni
65 lat. Moesz rwnie wybra opcj wywietlajc tylko dziesi
rekordw o najwikszych wartociach z kadej kolumny. Excel
pozwala na niemal dowolne czenie filtrw i aplikowanie rnych
kryteriw do rnych kolumn listy rekordw.
Tworzc i nakadajc na siebie kilka rnych filtrw, moesz
szybko przesia ogromn liczb rekordw i wyowi tylko
kilka interesujcych Ci rekordw. Z drugiej jednak strony,
jeeli narzucisz zbyt restrykcyjne kryteria filtrowania, moe
si okaza, e aden rekord ich nie spenia. Zanim zaczniesz
uywa zoonych kryteriw filtrowania, powiniene najpierw
sformatowa dane jako list rekordw.
1 Kliknij wybran komrk listy.
2 Przejd na kart Dane.
3 Nacinij przycisk Filtruj, znajdujcy si w grupie
opcji Sortowanie i filtrowanie.

Obok nagwkw poszczeglnych kolumn listy

pojawi si mae przyciski filtrowania.
4 Nacinij przycisk filtrowania kolumny, dla
ktrej chcesz utworzy kryterium filtrowania.

5 Jeeli wybrae kolumn z danymi

numerycznymi, wybierz z menu podrcznego
opcj Filtry liczb.

Jeeli w punkcie 4. wybrae kolumn tekstow,

wybierz z menu podrcznego opcj Filtry tekstu,
a jeeli wybrae kolumn zawierajc daty,
wybierz z menu opcj Filtry dat.
6 Wybierz z menu opcj Filtr niestandardowy.

102

 Na ekranie pojawi si
okno dialogowe
Autofiltr niestandardowy.
7 Kliknij tutaj i wybierz
operator czcy dwa kryteria
fi ltrowania.

7
8
9

8 Wpisz lub wybierz

odpowiedni warto.

POZIOM TRUDNOCI

Jeeli chcesz utworzy

drugie kryterium, powiniene
ponownie wykona polecenia z punktw 7.
i 8. Jeeli chcesz, aby wywietlane byy tylko
rekordy speniajce oba kryteria, zaznacz
opcj I ( zmieni si na ). Jeeli chcesz,
aby wywietlane byy rekordy speniajce
co najmniej jedno z kryteriw, zaznacz opcj
LUB ( zmieni si na ).
9 Nacinij przycisk OK.
Excel wywietli na ekranie tylko takie rekordy,
ktre speniaj podane kryteria fi ltrowania.
Uwaga: Aby posortowa filtrowane rekordy,
przejd na kart Dane i wybierz odpowiednie
polecenie sortowania.

Czy wiesz, e...?

Filtrw liczb moesz rwnie uywa do wywietlania pierwszych lub ostatnich N wartoci listy, gdzie N to liczba
wartoci, ktre chcesz wywietli. Aby zdeniowa taki ltr, nacinij przycisk ltrowania kolumny zawierajcej dane
numeryczne, ktre chcesz ltrowa. Na ekranie pojawi si menu podrczne. Wybierz opcj Filtry liczb, a nastpnie
wybierz z menu opcj Pierwsze 10. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych. Jeeli chcesz
wywietli pierwszych N rekordw, wybierz opcj Grne. Jeeli chcesz wywietli ostatnich N rekordw, wybierz
opcj Dolne. Wpisz liczb elementw, ktre chcesz wywietli, a nastpnie okrel, czy Excel ma wywietli wybrane N
rekordw, czy wybrane N procent rekordw. Nacinij przycisk OK. Excel wywietli rekordy na ekranie.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

103

Filtrowanie przy uyciu

wielu kryteriw
Korzystajc z filtrowania zaawansowanego, moesz omin
ograniczenia mechanizmu automatycznego filtrowania,
omawianego w zadaniu #41. Dziki filtrowaniu zaawansowanemu
moesz bez adnych przeszkd utworzy dwa lub wicej
kryteriw filtrowania i atwo uaktywnia filtrowanie wybranych
kolumn. Na przykad nic nie stoi na przeszkodzie, aby spord
wynikw ankiety odfiltrowa odpowiedzi udzielone przez
mczyzn poniej 30. roku ycia i kobiety powyej 60. roku ycia.
Zastosowanie filtrowania zaawansowanego w praktyce wymaga
pewnego nakadu pracy, nawet w sytuacji, kiedy korzystasz
z polecenia Zaawansowane (karta Dane, grupa opcji Sortowanie

i filtrowanie). Najpierw musisz wybra odpowiednie miejsce

arkusza i utworzy obszar kryteriw. Najszybszym sposobem
jest uycie jednego lub kilku nagwkw kolumn listy rekordw.
W kolejnym wierszu pod spodem wpisz kryteria filtrowania
wybranych kolumn, takie jak na przykad <=35, aby odfiltrowa
osoby poniej 35. roku ycia, i ="=M", aby odszuka wszystkich
mczyzn.
Korzystajc z filtrowania zaawansowanego, musisz poda zakres
komrek listy, zakres komrek, w ktrych umiecie kryteria
filtrowania, oraz lokalizacj docelow odfiltrowanej listy, ktra
musi si znajdowa na tym samym arkuszu, co oryginalna lista.

1 Wybierz obszar kryteriw i umie w nim

nagwki kolumn, wedug ktrych chcesz
filtrowa list rekordw.
1

Uwaga: Do definiowania kryteriw uywaj

operatorw porwnania, a tekst umieszczaj
w cudzysowie. Na przykad: aby odszuka
wszystkich mczyzn, w polu Pe wpisz ="=M".
Excel wywietli w komrce cig znakw =M.

3 Przejd na kart Dane.

4

104

2 Wpisz kryteria filtrowania.

4 Nacinij przycisk Zaawansowane.

 Na ekranie pojawi si
okno dialogowe
Filtr zaawansowany.
5 Okrel, gdzie umieci list
rekordw speniajcych
kryterium fi ltrowania
( zmieni si na ).

Jeeli chcesz zachowa

oryginaln list rekordw,
zaznacz opcj Kopiuj w inne
miejsce.

POZIOM TRUDNOCI

6 Wpisz lub zaznacz zakres komrek

zawierajcych list rekordw (cznie
z nagwkami kolumn).
7 Wpisz lub zaznacz zakres komrek
zawierajcych obszar kryteriw, zdefi niowany
w punkcie 2.
8 Jeeli w punkcie 5. zdecydowae, e rekordy
speniajce kryteria wyszukiwania bd
kopiowane w inne miejsce, wpisz lub zaznacz
pierwsz komrk obszaru docelowego.
9 Nacinij przycisk OK.
Excel wywietli list rekordw speniajcych
kryteria wyszukiwania.
Odfi ltrowana lista rekordw moe wymaga
niewielkiej modyfi kacji szerokoci kolumn,
tak aby wszystkie wyniki byy wywietlane
prawidowo.

Czy wiesz, e...?

Zakres kryteriw ltrowania moe skada si

z kilku wierszy. Jeeli w danym wierszu znajduj
si dwa lub wicej kryteriw, Excel wywietli
tylko takie rekordy, ktre speniaj wszystkie
kryteria w tym wierszu. Jeeli chcesz, aby Excel
zwraca rekordy speniajce dowolne z podanych
kryteriw, powiniene umieci poszczeglne
kryteria w osobnych wierszach.

Uwaga!

Upewnij si, e w miejscu wskazanym w polu

Kopiuj do jest wystarczajca ilo miejsca,
aby pomieci wszystkie rekordy speniajce
kryterium wyszukiwania. Jeeli zakres Kopiuj
do bdzie si znajdowa nad oryginaln list
rekordw, wyniki ltrowania mog nadpisa
istniejce rekordy i tym samym zakci proces
ltrowania danych. Najbezpieczniejszym
i najbardziej polecanym rozwizaniem
jest umieszczenie obszaru docelowego gdzie
z boku lub poniej oryginalnej listy rekordw.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

105

Tworzenie

sum czciowych
Po zakoczeniu sortowania i podziau danych na kategorie,
takie jak region czy kwarta roku, w kadej z kategorii moesz
dokonywa rnego rodzaju oblicze. Excel udostpnia
pewne narzdzia pozwalajce na wykonywanie prostych
oblicze w poszczeglnych kategoriach czy grupach danych
i porwnywanie ich ze sob. Jeeli dane s posortowane
przynajmniej wedug jednej z kolumn, moesz atwo obliczy
wartoci rednie, sumy, wartoci minimalne i maksymalne, i wiele
innych elementw zarwno dla tej kolumny, jak i dla innych.
Polecenie umoliwiajce obliczanie takich elementw nosi nazw
Suma czciowa, pomimo i w praktyce zakres wykonywanych
przez nie oblicze jest o wiele szerszy.

Suma czciowa wykorzystuje mechanizm konspektu

do ukrywania wybranych zakresw danych, dziki czemu moesz
atwo porwnywa dane z wierszy i kolumn. Kiedy obliczasz
wartoci rednie, sumy lub inne wartoci, mechanizm konspektu
danych pozwala na atwe ukrywanie danych szczegowych
i wywietlanie tylko wynikw oblicze.
Sumy czciowe pozwalaj na zliczanie rekordw zawierajcych
elementy tekstowe w innych przypadkach funkcja zliczania
dziaa tylko dla danych numerycznych.

1 Kliknij wybran komrk posortowanej

listy rekordw.

2
3

2 Przejd na kart Dane.

3 Nacinij przycisk Suma czciowa.

Na ekranie pojawi si okno dialogowe

Sumy czciowe.
4 Kliknij tutaj i wybierz kategori danych,
dla ktrej chcesz wyznaczy sumy czciowe.

4
6

5 Kliknij tutaj i wybierz rodzaj oblicze, ktre

chcesz wykona.
5

6 Zaznacz jedn lub wicej kolumn, dla ktrych

chcesz wyznaczy sumy czciowe
( zmieni si na ).
7 Nacinij przycisk OK.

106

 Na ekranie pojawi si lista

sum czciowych wraz
z kontrolkami konspektu
danych, pozwalajcymi
na szybkie ukrywanie
i odsanianie wybranych grup
danych oraz porwnywanie
uzyskanych wynikw.

8 Aby porwna wyniki

z rnych wierszy, nacinij
przycisk ze znakiem minus ().

POZIOM TRUDNOCI

Na ekranie pojawi si tylko wiersze

zawierajce sumy porednie.
9

9 Aby wywietli dane szczegowe, nacinij

przycisk ze znakiem plus (+).
Excel wywietli wszystkie rezultaty.

Czy wiesz, e...?

Dla pojedynczej listy moesz

utworzy kilka poziomw sum
czciowych. Aby wywietli
na ekranie wszystkie sumy
czciowe, pamitaj, aby tworzc
kolejne poziomy, upewni si,
e opcja Zamie biece sumy
czciowe w oknie dialogowym
Sumy czciowe nie jest zaznaczona.

Czy wiesz, e...?

Aby usun przyciski konspektu,

przejd na kart Dane i nacinij
przycisk Rozgrupuj znajdujcy
si w grupie opcji Konspekt,
a nastpnie z menu podrcznego
wybierz polecenie Wyczy
konspekt.

Czy wiesz, e...?

Sumy czciowe moesz tworzy

rwnie dla innych kolumn ni
kolumna, wedug ktrej sortowae
list rekordw. Na przykad: jeeli
lista rekordw zostaa posortowana
wedug kolejnych kwartaw,
bez adnych problemw moesz
utworzy sumy czciowe dla
innych kolumn i nastpnie umieci
wyniki w odpowiednich miejscach
arkusza.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

107

Filtrowanie danych
na wykresie

Excel pozwala na szybkie i wygodne tworzenie wykresw

danych. Wykresy pozwalaj na atw identyfikacj trendw
i anomalii wartoci, ktre mogyby by trudne do uchwycenia
w niekoczcych si kolumnach danych. Wybierajc odpowiedni
typ wykresu i styl formatowania, moesz w efektowny sposb
prezentowa dane wsppracownikom i zwraca ich uwag
na trendy i wzorce danych. Wicej szczegowych informacji
na temat wykresw znajdziesz w rozdziale 6.

Aby utworzy wykres, zaznacz odpowiedni zakres danych, przejd

na kart Wstawianie i kliknij dany typ wykresu. Excel utworzy
wykres, ktry nastpnie moesz umieci obok serii danych, dziki
czemu bdziesz mg na bieco obserwowa zmiany wykresu
powodowane przez modyfikacj danych.
Domylnie Excel usuwa odfiltrowane dane z wykresw. Jeeli
nie chcesz, aby tak si dziao, powiniene zaznaczy opcj
Poka dane w ukrytych wierszach i kolumnach, znajdujc si
w oknie dialogowym Ustawienia ukrytych i pustych komrek.
Po zaznaczeniu tej opcji Excel bdzie wywietla na wykresie
wszystkie serie danych, niezalenie od ustawie filtrowania.

1 Utwrz wykres.
Uwaga: Wicej szczegowych informacji
na temat tworzenia wykresw znajdziesz
w rozdziale 6.
2 Wcz filtrowanie danych, na ktrych oparty
jest wykres.
Uwaga: Wicej szczegowych informacji
na temat filtrowania znajdziesz w poprzednich
zadaniach omawianych w tym rozdziale.
1

Znacznik filtra na przycisku filtrowania

oznacza, e w tej kolumnie jest aktywny
filtr danych.
Domylnie Excel wywietla na ekranie tylko
serie danych, ktre nie zostay odfiltrowane.

3 Kliknij dowolne miejsce wykresu.

4
5

Excel uaktywni na Wstce obszar

Narzdzia wykresw.
4 Przejd na kart Projektowanie.
5 Nacinij przycisk Zaznacz dane.

108

 Na ekranie pojawi si
okno dialogowe
Wybieranie rda danych.
6 Nacinij przycisk
Ukryte i puste komrki.

POZIOM TRUDNOCI

Na ekranie pojawi si okno dialogowe

Ustawienia ukrytych i pustych komrek.
7 Zaznacz opcj Poka dane w ukrytych wierszach
i kolumnach ( zmieni si na ).
8 Nacinij przycisk OK, aby zamkn okno
dialogowe Ustawienia ukrytych i pustych
komrek.

9 Nacinij przycisk OK, aby zamkn okno

dialogowe Wybieranie rda danych.
Excel wywietli na wykresie rwnie ukryte
(odfi ltrowane) serie danych.

Czy wiesz, e...?

Jeeli chcesz zmieni pozycj wykresu, kliknij go lewym

przyciskiem myszy. Dookoa wykresu pojawi si
obramowanie z potrjnymi kropkami na wszystkich
bokach oraz zaznaczonymi naronikami. Przesu mysz
nad obramowanie i kiedy ksztat wskanika myszy
zmieni si na czterokierunkow strzak, zap wykres
mysz i przecignij w dane miejsce.

Czy wiesz, e...?

W razie potrzeby moesz atwo usun wybran seri

danych bezporednio z wykresu. Aby to zrobi, kliknij
tak seri danych na wykresie (na przykad Region 2)
i po prostu nacinij klawisz Delete.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

109

Zliczanie

filtrowanych rekordw
Funkcje baz danych pozwalaj na wykonywanie oblicze
i tworzenie podsumowa danych (podobnie jak standardowe
funkcje arkusza). Funkcje baz danych s zaprojektowane
i zoptymalizowane do pracy z listami rekordw i znakomicie
sprawdzaj si w takich zastosowaniach jak tworzenie
podsumowa podzbiorw rekordw utworzonych za pomoc
filtrw. Dziaanie wikszoci funkcji baz danych jest zoeniem
dwch operacji: filtrowania grupy rekordw w oparciu o wartoci
okrelonej kolumny danych i nastpnie zliczania otrzymanych
rekordw (lub wykonywania innych, prostych operacji
na otrzymanym zestawie danych).
Funkcja BD.ILE.REKORDW jest funkcj baz danych, ktrej
zadaniem jest zliczanie komrek zawierajcych liczby

1 Wstaw kilka wierszy powyej listy rekordw

umiecimy tam obszar kryteriw.

we wskazanym polu (kolumnie) listy rekordw. Funkcja BD.ILE.

REKORDW wymaga podania trzech argumentw. Pierwszy
argument, <baza>, to zakres komrek reprezentujcy list
rekordw. Drugi argument, <pole>, to etykieta kolumny
ujta w znaki cudzysowu (na przykad Wiek) albo numer
reprezentujcy pooenie kolumny na licie. Pierwsza kolumna
listy rekordw ma numer 1, druga kolumna numer 2 i tak dalej.
Trzeci argument, <kryteria>, to zakres komrek zawierajcy
kryteria zliczania. Przykadem kryteriw moe by Sprzeda_
netto > 5000, gdzie Sprzeda_netto to etykieta danej kolumny
rekordw. Odpowiednie kryteria moesz wpisywa rcznie,
kopiujc w wybrane miejsce wiersz nagwkw kolumn listy
rekordw i w odpowiednich komrkach poniej definiujc
dane kryteria.

2 Wpisz nagwki kolumn, dla ktrych chcesz

zlicza rekordy.
3 Wpisz kryterium zliczania rekordw.

4 Kliknij wybran komrk, w ktrej chcesz

umieci formu zliczajc.

5 Wpisz =BD.ILE.REKORDW(.
6
5

110

Zamiast tego moesz rwnie wybra funkcj

BD.ILE.REKORDW z listy automatycznego
kompletowania nazw funkcji, ktra pojawi si
na ekranie po rozpoczciu wpisywania.
6 Nacinij przycisk Wstaw funkcj.

 Na ekranie pojawi si
okno dialogowe
Argumenty funkcji.
7 Wpisz lub zaznacz zakres
komrek zawierajcych list
rekordw.
7

8 Wpisz nazw wybranej

kolumny, ujt w znaki
cudzysowu.

POZIOM TRUDNOCI

Zamiast tego moesz wpisa

numer kolumny lub zakres kolumn.

10

9 Wpisz lub zaznacz zakres obejmujcy komrki

okrelone w punktach 2. i 3.
10 Nacinij przycisk OK.

Excel wywietli wyniki oblicze.

Uwaga: Funkcja BD.ILE.REKORDW zlicza tylko
komrki zawierajce liczby. Do zliczania komrek
zawierajcych inne dane moesz uy funkcji
BD.ILE.REKORDW.A.

Czy wiesz, e...?

Nazwy funkcji baz danych rozpoczynaj si

od preksu BD., dziki czemu moesz szybko odrni
je od standardowych funkcji arkusza. Podobnie jak
jest w przypadku innych funkcji, do ich wstawiania
moesz uy kreatora funkcji. Aby si o tym przekona,
w danej komrce wpisz nazw wybranej funkcji bazy
danych, na przykad =BD.ILE.REKORDW(), i nacinij
przycisk Wstaw funkcj.

Czy wiesz, e...?

Aby sumowa wartoci elementw pola listy rekordw

speniajcych okrelone kryteria, uyj funkcji BD.SUMA.
Do obliczania wartoci redniej elementw w polu
listy rekordw speniajcych kryteria wyszukiwania
uyj funkcji BD.REDNIA. Wszystkie funkcje baz danych
wymagaj podania takiego samego zestawu trzech
argumentw: <baza>, <pole> oraz <kryteria>.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

111

Wyszukiwanie
informacji

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje warto w pierwszej

kolumnie tablicy, a nastpnie zwraca warto z tego samego
wiersza w innej kolumnie tablicy. Moesz jej uy na przykad
do wyszukiwania ceny na podstawie kodu tego produktu lub
w innych sytuacjach, gdzie znasz jedn warto i poszukujesz
odpowiadajcej jej wartoci z innej tablicy.

Do wstawienia funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO moesz uy

kreatora funkcji, za pomoc ktrego powiniene zdefiniowa
jej trzy argumenty: warto lub adres komrki, na podstawie
ktrej chcesz odszuka warto z innej kolumny, zakres komrek
tablicy oraz numer kolumny w tablicy, z ktrej musi zosta
zwrcona znaleziona warto. Dla uproszczenia przyjmujemy,
e pierwsza kolumna tablicy ma numer 1, druga kolumna numer
2 i tak dalej.

W pierwszej kolumnie listy musz znajdowa si wartoci, ktrych

bdziesz uywa do odszukiwania elementw z tego samego
wiersza innej kolumny. Dodatkowo elementy przechowywane
w pierwszej kolumnie listy musz by posortowane w kolejnoci
od najmniejszego do najwikszego. Funkcja WYSZUKAJ.
PIONOWO wymaga rwnie zdefiniowania kolumny, z ktrej
bdziesz odczytywa dane odpowiadajce odnalezionemu
elementowi z pierwszej kolumny.

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO posiada rwnie opcjonalny,

czwarty argument, nazywany <rodzaj_wyszukiwania>. Jeeli
argument ten ma warto PRAWDA lub zostanie pominity,
funkcja stara si odnale elementy dokadnie odpowiadajce
poszukiwanej wartoci, a jeeli nie zostanie ona znaleziona,
zwraca element najbliszy wartoci poszukiwanej. Jeeli argument
<rodzaj_wyszukiwania> ma warto FASZ, funkcja zwraca tylko
elementy dokadnie odpowiadajce wartoci poszukiwanej.
1 Wpisz warto, na podstawie ktrej bdziesz
poszukiwa innej wartoci.

2 W ssiedniej komrce wpisz

=WYSZUKAJ.PIONOWO(.
1

Po wpisaniu kilku pierwszych znakw

na ekranie pojawi si lista automatycznego
kompletowania nazw funkcji. Aby wstawi
wybran funkcj, odszukaj jej nazw na licie
i dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy.
3 Nacinij przycisk Wstaw funkcj.

Na ekranie pojawi si okno dialogowe

Argumenty funkcji.
4 Kliknij komrk, do ktrej w punkcie 1.
wpisae poszukiwan warto.
5 Zaznacz lub podaj zakres komrek
zawierajcych list wartoci odniesienia.
4

112

6 Podaj numer kolumny, z ktrej bd pobierane

wyniki wyszukiwania.
6

7 Nacinij przycisk OK.

 W komrce, do ktrej
wstawie formu, pojawi
si wynik wyszukiwania
odpowiadajcy podanej
wartoci.

POZIOM TRUDNOCI

8 Wpisz inn warto poszukiwan.

W komrce, do ktrej wstawie formu,
pojawi si wynik wyszukiwania odpowiadajcy
nowej wartoci.

Czy wiesz, e...?

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO dziaa odwrotnie do funkcji

WYSZUKAJ.PIONOWO. Funkcja wyszukuje warto w grnym
wierszu tabeli lub tablicy wartoci, a nastpnie zwraca warto
w tej samej kolumnie z wiersza okrelonego w tabeli lub
w tablicy.

Uwaga!

Jeeli wyszukujesz dane tekstowe, upewnij si, e elementy

w przeszukiwanej kolumnie nie posiadaj spacji wiodcych,
spacji dopeniajcych, wszystkie ewentualne znaki cudzysowu
i apostrofy s uywane w spjny sposb oraz e elementy
tekstowe nie zawieraj znakw niedrukowalnych w takich
sytuacjach uycie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO moe
prowadzi do otrzymania niepoprawnych rezultatw. Z tego
samego powodu powiniene zwraca uwag na sposb
zapisywania dat (o ile to one znajduj si w przeszukiwanej
kolumnie) i upewni si, e wszystkie daty zostay
sformatowane jako daty, a nie np. jako tekst.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

113

Tworzenie

tabel danych
W programie Excel tabela to specjalny rodzaj listy. Wyobra
sobie na przykad tabel, ktra posiada trzy kolumny: nazwisko,
pe i wiek. Kady wiersz takiej listy skada si z trzech pl
przechowujcych dane odpowiadajce nazwom poszczeglnych
kolumn. Aby utworzy tabel, wystarczy po prostu zdefiniowa
dan list jako tabel danych.

s uporzdkowane w wierszach i kolumnach oraz e utworzye

odpowiednie nagwki kolumn.

Po zamianie na tabel Excel wywietla obok nagwkw tabeli

przyciski narzdzi pozwalajce na szybkie sortowanie i filtrowanie
danych. Tworzenie tabel jest prost operacj w razie potrzeby
moesz nawet zdefiniowa cay arkusz jako tabel danych.
Zanim rozpoczniesz proces tworzenia tabeli, upewnij si, e dane

W komrkach tabel powiniene unika pustych komrek oraz

wpisywania cigw znakw rozpoczynajcych si od spacji,
poniewa takie elementy zdecydowanie utrudniaj poprawne
sortowanie tabel.

Utworzenie tabeli danych powoduje, e Excel uaktywnia

na Wstce kart Narzdzia tabel, na ktrej znajdziesz wiele
narzdzi przydatnych do pracy z tabelami.

1 Wpisz lub zaznacz zakres komrek listy

rekordw, ktr chcesz zamieni na tabel.

Pamitaj, aby zaznaczony obszar

obejmowa nagwki kolumn.

3
1

2 Przejd na kart Wstawianie.

3 Nacinij przycisk Tabela znajdujcy si
w grupie opcji Tabele.

Na ekranie pojawi si okno dialogowe

Tworzenie tabeli.
W tym polu pojawi si zakres zaznaczonych
komrek arkusza.
4 Zaznacz t opcj, jeeli zaznaczony
obszar obejmuje nagwki kolumn
( zmieni si na ).
5 Nacinij przycisk OK.

114

Excel zamieni
list rekordw
na tabel danych.

6
7

Na Wstce pojawi si karta

Narzdzia tabel.
Obok nagwkw kolumn
pojawi si przyciski narzdzi
sortowania i fi ltrowania.

POZIOM TRUDNOCI

Uwaga: Wicej szczegowych

informacji na temat posugiwania
si narzdziami sortowania i filtrowania
znajdziesz we wczeniejszej czci tego rozdziau.
6 Przejd na kart Projektowanie.
7 Zaznacz opcj Wiersz sumy
( zmieni si na ).
Na dole tabeli pojawi si wiersz sumy.
8 Kliknij pole w wierszu sumy.
Obok pola pojawi si przycisk z ma strzak
skierowan w d.
9 Kliknij przycisk ze strzak i z menu
podrcznego wybierz rodzaj podsumowania
dla tej kolumny.
9

Excel obliczy wybran warto.

8
9

Czy wiesz, e...?

W porwnaniu do baz danych typu Access

czy serwerw baz danych (np. Oracle) tabele programu
Excel s rozwizaniem bardzo uproszczonym,
ale w razie potrzeby moesz zawsze utworzy
arkusz danych w programie Excel i zaimportowa
go np. do bazy danych Access w celu dalszego
przetwarzania. Wicej szczegowych informacji na ten
temat znajdziesz w zadaniu #92.

Czy wiesz, e...?

Kad tabel moesz bez trudu zamieni ponownie

na zwyky zakres komrek arkusza programu Excel.
Aby to zrobi, kliknij dowolne miejsce tabeli, przejd
na kart Projektowanie i nacinij przycisk Konwertuj
na zakres, znajdujcy si w grupie opcji Narzdzia.
Kiedy na ekranie pojawi si okno dialogowe z prob
o potwierdzenie, nacinij przycisk Tak. Excel dokona
zamiany tabeli na normalny zakres komrek arkusza
i usunie z nagwkw kolumn przyciski ltrowania.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

115

Modyfikacja

stylw tabeli
Style tabel pozwalaj na szybkie formatowanie wierszy i kolumn
tabeli. Odpowiednie dobranie stylu tabeli moe znaczco
zwikszy jej czytelno. Kiedy tworzysz now tabel, Excel
nadaje jej formatowanie domylne, ale w razie potrzeby moesz
szybko zmieni lub usun dowolny styl formatowania tabeli.
Excel udostpnia bogat bibliotek stylw formatowania tabel.
Kiedy ustawisz wskanik myszy nad ikon wybranego stylu i przez
chwilk przytrzymasz nieruchomo, Excel wywietli szybki podgld
wygldu tabeli po nadaniu takiego stylu.

Excel posiada rwnie cay szereg opcji pozwalajcych

na modyfikowanie istniejcych stylw. Jeeli wybierzesz
naprzemienne formatowanie wierszy czy kolumn, co drugi
wiersz lub co drug kolumn Excel wywietli w innym kolorze
ta. Pierwszej i ostatniej kolumnie tabeli moesz nada specjalne
formatowanie, co pozwala na wyrnienie takich elementw
tabeli jak nagwki, sumy itp. Odpowiednio dobrane style tabel
znaczco zwikszaj atrakcyjno wygldu tabeli i powoduj,
e tabele s bardziej przyjazne dla uytkownika.

1 Kliknij dowoln komrk tabeli.

Na Wstce pojawi si karta Narzdzia tabel.

2 Przejd na kart Projektowanie.

3 Nacinij przycisk Wicej znajdujcy si

w grupie opcji Style tabeli.

Na ekranie pojawi si galeria stylw tabeli.

4 Kliknij wybrany styl formatowania tabeli.
5 Aby usun formatowanie tabeli, nacinij
przycisk Wyczy.

116

6 Kliknij wybrany styl prawym przyciskiem

myszy.

Na ekranie pojawi si
menu podrczne.
7 Wybierz z menu podrcznego
polecenie Ustaw jako domylny.
Wybrany styl zostanie
ustawiony jako domylny.

POZIOM TRUDNOCI

10
8 Usu zaznaczenie opcji Wiersze naprz.
( zmieni si na ).

11

9 Zaznacz opcj Kolumny naprz.

( zmieni si na ).
8

10 Wcz specjalne formatowanie pierwszej

kolumny ( zmieni si na ).
11 Wcz specjalne formatowanie ostatniej
kolumny ( zmieni si na ).
Excel nada tabeli wybrany styl formatowania.

Czy wiesz, e...?

W razie potrzeby moesz szybko dodawa do tabeli

nowe kolumny. Aby to zrobi, kliknij wybran komrk
tabeli. Na Wstce pojawi si karta Narzdzia tabel.
Przejd na kart Projektowanie i nacinij przycisk Zmie
rozm. tabeli znajdujcy si w grupie opcji Waciwoci.
Na ekranie pojawi si okno dialogowe Zmienianie
rozmiaru tabeli. Wpisz lub zaznacz nowy zakres danych
dla tabeli i nacinij przycisk OK. Rozmiary tabeli moesz
rwnie zmieni, apic mysz za jej prawy, dolny
naronik i przecigajc a do uzyskania odpowiedniego
rozmiaru.

Czy wiesz, e...?

Modykujc istniejcy styl formatowania tabeli, moesz

utworzy swj wasny styl. Aby to zrobi, kliknij wybran
komrk tabeli i przejd na kart Projektowanie. Nacinij
przycisk Wicej znajdujcy si w grupie opcji Style tabeli.
Na ekranie pojawi si galeria stylw formatowania
tabeli. Kliknij wybrany styl prawym przyciskiem myszy
i z menu podrcznego wybierz polecenie Duplikuj.
Na ekranie pojawi si okno dialogowe Modyfikowanie
szybkiego stylu tabeli, za pomoc ktrego moesz
zmieni ustawienia formatowania tabeli.

Rozdzia 4. Przetwarzanie rekordw danych

117