Access 2007 PL.

Biblia
Autor: Zesp autorw
ISBN: 978-83-246-1022-8
Tytu oryginau: Access 2007 Bible
Format: B5, stron: okoo 1350
oprawa twarda
Zawiera CD-ROM
Kompleksowe rdo wiedzy o najpopularniejszej bazie danych
Jak tworzy wydajne bazy danych?
Jak programowa w Accesie?
Jak zautomatyzowa dziaanie aplikacji za pomoc VBA?
Sukcesy odnosz te przedsibiorstwa, ktre doceniaj warto informacji i potrafi nimi sprawnie
zarzdza. Zatem Access to potne narzdzie w rkach tych, ktrzy wiedz, jak je wykorzysta!
Najnowsze wcielenie tej aplikacji, czyli Access 2007, zostao nie tylko ulepszone, ale te znacznie
przebudowane, by jeszcze bardziej integrowa si z uytkownikiem. Przeprojektowano interfejs,
udoskonalono widok arkusza danych, usprawniono sortowanie, filtrowanie i tworzenie tabel.
Ponadto nowa edycja posiada pene wsparcie jzyka XML i szerokie moliwoci sieciowe.
Wszystko zostao zaprojektowane pod ktem zwikszenia wydajnoci pracy, uytkownicy maj
zatem do dyspozycji wygodne szablony, rozbudowany system kreatorw i mechanizmy szybkiego
tworzenia bazy danych.
Ksika Access 2007 PL. Biblia to najbogatsze rdo wiedzy o tym uytecznym narzdziu.
Czytajc j i wykonujc dziesitki zawartych w niej przykadw, nabierzesz biegoci, ktra
pozwoli Ci sprawnie gromadzi informacje i efektywnie nimi zarzdza. Dowiesz si, jak tworzy
tabele i okrela atrybuty pl, projektowa aplikacje i manipulowa danymi za pomoc kwerend.
Nauczysz si budowa raporty i korzysta z jzyka VBA w celu zautomatyzowania dziaania
Accessa. Poznasz jzyk SQL, zasady pracy z danymi zewntrznymi oraz sposoby integracji
Accessa z innymi aplikacjami. Przeczytasz take o profesjonalnych technikach tworzenia,
zabezpieczania i optymalizowania aplikacji bazodanowych w rodowisku MS Access.

Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

Zasady projektowania baz danych

Tworzenie tabel
Wybieranie danych za pomoc kwerend
Operatory i wyraenia w Accessie
Tworzenie formularzy do wprowadzania danych
Projektowanie raportw
Programowanie w jzyku VBA
Dostp do danych z poziomu jzyka SQL
Wyszukiwanie i usuwanie bdw w aplikacjach
Import i eksport danych ze rde zewntrznych
Zaawansowane techniki tworzenia aplikacji
Integracja Accessa z innymi aplikacjami
Korzystanie z formantw ActiveX
Optymalizacja aplikacji bazodanowych
Przetwarzanie plikw XML
Poczenie Accessa z MS SQL Server
Wykorzystaj w peni potg Accessa i efektywnie zarzdzaj informacjami

Spis treci
O autorach ....................................................................................................... 27
Podzikowania ................................................................................................ 31
Wprowadzenie ................................................................................................. 33

Cz I Komponenty Accessa ........................................................ 47

Rozdzia 1. Wprowadzenie do projektowania baz danych ............................. 49
Terminologia zwizana z bazami danych wystpujca w Accessie .................................................... 50
Bazy danych .................................................................................................................................. 50
Tabele ............................................................................................................................................ 51
Rekordy i pola ............................................................................................................................... 53
Wartoci ......................................................................................................................................... 53
Relacyjne bazy danych ........................................................................................................................ 53
Korzystanie z wicej ni jednej tabeli ........................................................................................... 53
Dlaczego naley tworzy wiele tabel? ........................................................................................... 54
Obiekty oraz widoki baz danych Accessa ........................................................................................... 55
Arkusze danych ............................................................................................................................. 55
Kwerendy ....................................................................................................................................... 56
Formularze do wprowadzania danych oraz ich wywietlania ......................................................... 56
Raporty .......................................................................................................................................... 57
Projektowanie obiektw systemu .................................................................................................. 57
Picioetapowa metoda projektowania .................................................................................................. 58
Etap 1. Oglny projekt systemu od koncepcji do rzeczywistoci ............................................ 59
Etap 2. Projektowanie raportw .................................................................................................... 60
Etap 3. Projektowanie danych: jakie pola s obowizkowe? ........................................................ 61
Etap 4. Projektowanie tabel ........................................................................................................... 64
Etap 5. Projektowanie formularzy wejcie ............................................................................... 68
Podsumowanie ..................................................................................................................................... 69
Rozdzia 2. Tworzenie tabel Accessa ............................................................... 71
Wprowadzenie do Accessa 2007 ......................................................................................................... 72
Sekcja szablonw .......................................................................................................................... 72
Menu Plik ...................................................................................................................................... 73
Tworzenie bazy danych ....................................................................................................................... 74
rodowisko Accessa 2007 ................................................................................................................... 77
Okienko nawigacji ......................................................................................................................... 77
Wstka ......................................................................................................................................... 79
Inne wane wasnoci rodowiska Accessa ................................................................................... 80

Access 2007 PL. Biblia

Tworzenie nowej tabeli ........................................................................................................................ 81
Istota konwencji nazewnictwa ....................................................................................................... 82
Proces tworzenia struktury tabeli .................................................................................................. 83
Posugiwanie si zakadk Projekt na wstce Accessa ................................................................ 87
Praca z polami ............................................................................................................................... 88
Tworzenie tabeli tblKlienci .................................................................................................................. 97
Pola autonumerowane w Accessie ................................................................................................ 97
Koczenie tabeli tblKlienci ........................................................................................................... 97
Zmiana struktury tabeli ........................................................................................................................ 98
Wstawianie nowego pola ............................................................................................................... 98
Usuwanie pola ............................................................................................................................... 98
Zmiana pooenia pola ................................................................................................................... 99
Zmiana nazwy pola ........................................................................................................................ 99
Zmiana rozmiaru pola .................................................................................................................... 99
Problemy konwersji danych ........................................................................................................ 100
Przypisywanie waciwoci pl ................................................................................................... 101
Waciwoci pl tabeli tblKlienci ...................................................................................................... 117
Okno waciwoci Odnonik ....................................................................................................... 117
Okrelanie klucza gwnego .............................................................................................................. 118
Wartoci niepowtarzalne ............................................................................................................. 119
Wybr klucza gwnego .............................................................................................................. 119
Tworzenie klucza gwnego ........................................................................................................ 120
Tworzenie zoonych kluczy gwnych ...................................................................................... 120
Indeksowanie tabel Accessa .............................................................................................................. 121
Czy uywanie indeksw jest wane? ........................................................................................... 122
Indeksy zoone z wielu pl ........................................................................................................ 124
Kiedy naley indeksowa tabele? ................................................................................................ 125
Indeksowanie tabeli tblKlienci .................................................................................................... 126
Drukowanie struktury tabeli .............................................................................................................. 127
Zapisywanie ukoczonej tabeli .......................................................................................................... 128
Operacje przeprowadzane na tabelach w oknie bazy danych ............................................................ 128
Zmiana nazwy tabel ..................................................................................................................... 128
Usuwanie tabel ............................................................................................................................ 129
Kopiowanie tabel w obrbie bazy danych ................................................................................... 129
Kopiowanie tabel do innej bazy danych ...................................................................................... 130
Dodawanie rekordw do tabeli bazy danych ..................................................................................... 130
Informacje o typie danych Zacznik ................................................................................................. 131
Podsumowanie ................................................................................................................................... 132
Rozdzia 3. Projektowanie wzmocnionych aplikacji ..................................... 133
Normalizacja danych ......................................................................................................................... 135
Pierwsza posta normalna ........................................................................................................... 136
Druga posta normalna ................................................................................................................ 138
Trzecia posta normalna .............................................................................................................. 142
Wicej informacji na temat anomalii ........................................................................................... 143
Denormalizacja ............................................................................................................................ 143
Relacje pomidzy tabelami ................................................................................................................ 144
Wizanie danych .......................................................................................................................... 145
Jeden do jednego ......................................................................................................................... 147
Jeden do wielu ............................................................................................................................. 148
Wiele do wielu ............................................................................................................................. 150
Relacje przechodnie ..................................................................................................................... 151

Spis treci

Wizy integralnoci ........................................................................................................................... 152

Pojcie kluczy .................................................................................................................................... 155
Okrelanie klucza gwnego ........................................................................................................ 156
Korzyci wynikajce ze stosowania kluczy gwnych ................................................................ 158
Wybr klucza gwnego .............................................................................................................. 159
Tworzenie relacji i wymuszanie przestrzegania wizw integralnoci ....................................... 161
Przegldanie wszystkich relacji ................................................................................................... 167
Usuwanie relacji .......................................................................................................................... 167
Reguy integralnoci specyficzne dla aplikacji ........................................................................... 167
Podsumowanie ................................................................................................................................... 169
Rozdzia 4. Wybieranie danych za pomoc kwerend .................................... 171
Pojcie kwerendy ............................................................................................................................... 172
Czym jest kwerenda? ................................................................................................................... 172
Typy kwerend .............................................................................................................................. 174
Moliwoci kwerend .................................................................................................................... 175
Jak dziaaj zestawy rekordw? .................................................................................................. 176
Tworzenie kwerendy .......................................................................................................................... 177
Uywanie okna kwerendy ........................................................................................................... 178
Poruszanie si w oknie widoku projektu kwerendy .................................................................... 178
Uywanie wstki Projektowanie kwerendy ............................................................................... 179
Korzystanie z obszaru QBE okna projektu kwerendy ................................................................. 179
Wybieranie pl ................................................................................................................................... 180
Dodawanie pojedynczego pola .................................................................................................... 180
Dodawanie wielu pl ................................................................................................................... 181
Wywietlanie zestawu rekordw ....................................................................................................... 182
Praca z polami .................................................................................................................................... 183
Zaznaczanie pola w obszarze siatki QBE .................................................................................... 183
Zmiana kolejnoci pl ................................................................................................................. 184
Zmiana rozmiaru kolumn w obszarze siatki QBE ....................................................................... 184
Usuwanie pl ............................................................................................................................... 185
Wstawianie pl ............................................................................................................................ 185
Aliasy nazw pl ........................................................................................................................... 185
Wywietlanie pl ......................................................................................................................... 186
Zmiana kolejnoci sortowania ........................................................................................................... 187
Wywietlanie tylko wybranych rekordw ......................................................................................... 189
Kryteria wyboru rekordw .......................................................................................................... 189
Definiowanie prostych kryteriw tekstowych ............................................................................. 189
Definiowanie prostych kryteriw innych typw ......................................................................... 191
Drukowanie zbiorw wynikowych kwerend ..................................................................................... 192
Zapisywanie kwerendy ...................................................................................................................... 192
Dodawanie do kwerendy wicej ni jednej tabeli .............................................................................. 193
Obszar Tabele/kwerendy okna projektu kwerendy ............................................................................ 194
Linie sprze .............................................................................................................................. 194
Operacje na oknach list pl ......................................................................................................... 195
Przesuwanie tabel ........................................................................................................................ 195
Usuwanie tabel ............................................................................................................................ 195
Dodawanie kolejnych tabel ......................................................................................................... 195
Dodawanie pl z wicej ni jednej tabeli .......................................................................................... 196
Przegldanie nazw tabel .............................................................................................................. 196
Dodawanie wielu pl ................................................................................................................... 197

Access 2007 PL. Biblia

Ograniczenia dla kwerend bazujcych na wielu tabelach .................................................................. 197
Ograniczenia modyfikacji ............................................................................................................ 198
Obchodzenie ogranicze dla kwerend ......................................................................................... 198
Tworzenie sprze w kwerendach i ich obsuga .............................................................................. 200
Sprzganie tabel ........................................................................................................................... 201
Okrelenie typu sprzenia .......................................................................................................... 202
Usuwanie sprze ...................................................................................................................... 204
Typy sprze tabel ........................................................................................................................... 204
Sprzenia rwne (wewntrzne) .................................................................................................. 205
Zmiana waciwoci sprzenia ................................................................................................... 206
Sprzenia wewntrzne oraz zewntrzne .................................................................................... 207
Tworzenie iloczynu kartezjaskiego ........................................................................................... 208
Podsumowanie ................................................................................................................................... 208
Rozdzia 5. Uywanie operatorw i wyrae w Accessie ............................. 211
Co to s operatory? ............................................................................................................................ 212
Typy operatorw .......................................................................................................................... 212
Priorytet operatorw .................................................................................................................... 224
Kwerendy od prostych do zoonych ............................................................................................ 225
Uywanie w kwerendach operatorw porwnania ...................................................................... 226
Zoone kryteria wyboru ............................................................................................................. 228
Uywanie funkcji w kwerendach wybierajcych ........................................................................ 231
Odwoywanie si do pl w kwerendach wybierajcych .............................................................. 231
Wpisywanie kryteriw jednowartociowych ..................................................................................... 231
Wprowadzanie kryteriw znakowych (Tekst lub Nota) .............................................................. 232
Operator Like i symbole wieloznaczne ....................................................................................... 233
Okrelanie wartoci niepasujcych .............................................................................................. 236
Wprowadzanie kryteriw liczbowych (Liczba, Waluta, Autonumerowanie) ............................. 237
Wprowadzanie kryteriw logicznych (Tak/Nie) ......................................................................... 239
Wprowadzanie kryterium dla obiektu OLE ................................................................................. 239
Wprowadzanie wielu kryteriw w jednym polu ................................................................................ 239
Operacja Or .................................................................................................................................. 240
Okrelanie wielu wartoci pola za pomoc operatora Or ............................................................ 240
Uywanie komrki Lub: na siatce projektu QBE ........................................................................ 241
Uywanie listy wartoci w poczeniu z operatorem In .............................................................. 242
Operacja And ............................................................................................................................... 242
Okrelanie zakresu za pomoc operatora And ............................................................................ 243
Uywanie operatora Between...And ............................................................................................ 243
Wyszukiwanie danych o wartoci Null ....................................................................................... 244
Wprowadzanie kryteriw w wielu polach ......................................................................................... 245
Uywanie operacji And i Or w polach kwerendy ........................................................................ 245
Okrelanie kryteriw And w wielu polach kwerendy ................................................................. 246
Okrelanie kryteriw Or w wielu polach kwerendy .................................................................... 246
Uywanie operacji And oraz Or na rnych polach .................................................................... 247
Kwerenda zoona w wielu wierszach ......................................................................................... 249
Tworzenie w kwerendzie pola obliczeniowego ................................................................................. 249
Podsumowanie ................................................................................................................................... 250

Spis treci

Rozdzia 6. Praca w widoku arkusza danych ................................................. 251

Arkusze danych .................................................................................................................................. 252
Okno arkusza danych ......................................................................................................................... 253
Poruszanie si w obrbie arkusza danych .................................................................................... 254
Przyciski nawigacyjne ................................................................................................................. 254
Wstka arkusza danych .............................................................................................................. 255
Otwieranie arkusza danych ................................................................................................................ 256
Wpisywanie nowych danych ............................................................................................................. 256
Zapisywanie rekordu ................................................................................................................... 258
Automatyczne sprawdzanie poprawnoci typw danych ............................................................ 258
Wpyw waciwoci na wpisywane dane ..................................................................................... 259
Operacje przeprowadzane na rekordach w arkuszu danych .............................................................. 262
Przemieszczanie si pomidzy rekordami ................................................................................... 262
Wyszukiwanie okrelonej wartoci ............................................................................................. 263
Modyfikowanie wartoci w arkuszu danych ...................................................................................... 265
Rczne zamienianie istniejcych wartoci .................................................................................. 265
Modyfikacja istniejcej wartoci ................................................................................................. 266
Pola, ktrych nie mona edytowa .............................................................................................. 267
Uywanie funkcji Cofnij .................................................................................................................... 267
Kopiowanie i wklejanie wartoci ....................................................................................................... 267
Zamienianie wartoci ......................................................................................................................... 268
Dodawanie nowych rekordw ........................................................................................................... 269
Usuwanie rekordw ........................................................................................................................... 269
Wywietlanie rekordw ..................................................................................................................... 270
Zmiana kolejnoci pl ................................................................................................................. 270
Zmiana szerokoci wywietlanych pl ........................................................................................ 272
Zmiana wysokoci wywietlanych rekordw .............................................................................. 272
Zmiana czcionki .......................................................................................................................... 273
Wywietlanie linii oddzielajcych komrki i alternatywne kolory wierszy ................................ 274
Wyrwnywanie danych w kolumnach ........................................................................................ 275
Ukrywanie oraz odkrywanie kolumn .......................................................................................... 276
Blokowanie kolumn ..................................................................................................................... 276
Zapisywanie zmienionego ukadu arkusza .................................................................................. 277
Zapisywanie rekordu ................................................................................................................... 277
Sortowanie i filtrowanie rekordw w arkuszu danych ...................................................................... 277
Korzystanie z funkcji szybkiego sortowania ............................................................................... 277
Uywanie filtrowania wedug wyboru ........................................................................................ 278
Uywanie filtrowania wedug formularza ................................................................................... 280
Drukowanie rekordw ....................................................................................................................... 281
Drukowanie arkusza danych ........................................................................................................ 282
Korzystanie z podgldu wydruku ................................................................................................ 282
Podsumowanie ................................................................................................................................... 282
Rozdzia 7. Tworzenie prostych formularzy .................................................. 285
Tworzenie formularzy za pomoc polece na wstce ...................................................................... 286
Tworzenie nowego formularza .................................................................................................... 286
Tworzenie formularza dzielonego ............................................................................................... 287
Tworzenie formularza typu wiele elementw .......................................................................... 287
Tworzenie formularzy za pomoc kreatora ................................................................................. 288
Tworzenie formularza w postaci arkusza danych ........................................................................ 290
Tworzenie pustego formularza .................................................................................................... 290

10

Access 2007 PL. Biblia

Dodawanie formantw ....................................................................................................................... 290
Zmiana rozmiaru obszaru formularza .......................................................................................... 291
Zapisywanie formularza .............................................................................................................. 291
Formanty formularza ......................................................................................................................... 292
Typy formantw .......................................................................................................................... 292
Dwa sposoby dodawania formantw ........................................................................................... 294
Zaznaczanie formantw ..................................................................................................................... 299
Zaznaczanie jednego formantu .................................................................................................... 299
Zaznaczanie wielu formantw ..................................................................................................... 300
Anulowanie zaznaczenia formantw ........................................................................................... 300
Wykonywanie operacji na formantach .............................................................................................. 301
Zmiana rozmiaru formantu .......................................................................................................... 301
Automatyczna zmiana rozmiaru formantw ............................................................................... 302
Przenoszenie formantu ................................................................................................................ 302
Wyrwnywanie formantw ......................................................................................................... 303
Modyfikowanie wygldu formantu ............................................................................................. 305
Modyfikowanie wygldu wielu formantw ................................................................................ 306
Grupowanie formantw ............................................................................................................... 306
Usuwanie formantu ...................................................................................................................... 307
Doczanie etykiety do formantu ................................................................................................. 308
Kopiowanie formantu .................................................................................................................. 308
Zmiana typu formantu ................................................................................................................. 309
Waciwoci ....................................................................................................................................... 309
Wywietlanie arkusza waciwoci ............................................................................................. 310
Korzystanie z arkusza waciwoci ............................................................................................. 311
Zmiana ustawie waciwoci formantu ...................................................................................... 311
Podsumowanie ................................................................................................................................... 314
Rozdzia 8. Praca z danymi w formularzach Accessa .................................... 315
Uywanie widoku formularza ............................................................................................................ 316
Wstka widoku formularza ........................................................................................................ 317
Nawigacja pomidzy polami ....................................................................................................... 318
Nawigacja midzy rekordami ...................................................................................................... 319
Modyfikowanie wartoci w formularzu ............................................................................................. 320
Formanty, ktrych nie mona modyfikowa ............................................................................... 320
Praca z obrazami i obiektami OLE .............................................................................................. 321
Wprowadzanie danych w polu typu Nota .................................................................................... 322
Wprowadzanie danych w polu typu Data .................................................................................... 322
Uywanie grup opcji .................................................................................................................... 323
Uywanie pl kombi i list ............................................................................................................ 323
Przeczanie si do widoku arkusza danych ................................................................................ 324
Zapisywanie rekordu ................................................................................................................... 325
Drukowanie formularzy ..................................................................................................................... 325
Korzystanie z podgldu wydruku ................................................................................................ 326
Praca z waciwociami formularza ................................................................................................... 326
Modyfikacja tekstu na pasku tytuu za pomoc waciwoci Tytu ............................................ 327
Tworzenie formularza zwizanego .............................................................................................. 328
Okrelanie sposobu wywietlania formularza ............................................................................. 328
Usuwanie paska selektora rekordw ........................................................................................... 330
Inne waciwoci formularzy ....................................................................................................... 330

Spis treci

11

Dodawanie nagwka lub stopki formularza ..................................................................................... 337

Zmiana ukadu formularza ................................................................................................................. 338
Modyfikacja waciwoci formantw .......................................................................................... 338
Okrelanie kolejnoci dostpu ..................................................................................................... 338
Wyrwnywanie formantw ......................................................................................................... 339
Modyfikowanie formatu tekstu w formancie .............................................................................. 340
Tworzenie formantw obliczanych .................................................................................................... 341
Przeksztacanie formularza w raport .................................................................................................. 342
Podsumowanie ................................................................................................................................... 342
Rozdzia 9. Tworzenie raportw .................................................................... 343
Podstawowe informacje o raportach .................................................................................................. 344
Dostpne typy raportw ............................................................................................................... 344
Rnice midzy raportami a formularzami ................................................................................. 347
Procedura tworzenia raportu ........................................................................................................ 347
Tworzenie raportw za pomoc kreatorw ........................................................................................ 348
Tworzenie nowego raportu .......................................................................................................... 348
Wybieranie poziomw grupowania ............................................................................................. 349
Definiowanie opcji grupowania ................................................................................................... 350
Wybieranie kolejnoci sortowania ............................................................................................... 350
Wybieranie opcji podsumowania ................................................................................................ 351
Wybieranie ukadu raportu .......................................................................................................... 352
Wybieranie stylu raportu ............................................................................................................. 353
Otwieranie projektu raportu ......................................................................................................... 353
Korzystanie z podgldu wydruku ................................................................................................ 354
Okno projektu raportu ................................................................................................................. 355
Drukowanie raportu ........................................................................................................................... 356
Zapisywanie raportu ........................................................................................................................... 356
Rozpoczcie od pustego formularza .................................................................................................. 356
Widok ukadu .............................................................................................................................. 356
Widok projektu raportu ............................................................................................................... 358
Podstawowe pojcia zwizane z raportami ........................................................................................ 358
Sekcje raportu w widoku projektu ............................................................................................... 359
Tworzenie raportu od podstaw ........................................................................................................... 363
Tworzenie nowego raportu i wizanie go z kwerend ................................................................ 364
Definiowanie rozmiaru i ukadu strony raportu .......................................................................... 365
Umieszczanie formantw na raporcie ......................................................................................... 366
Zmiana rozmiaru sekcji ............................................................................................................... 367
Praca z polami tekstowymi i doczonymi do nich etykietami ........................................................ 368
Zmiana waciwoci etykiet i pl tekstowych ............................................................................. 374
Powikszanie i zmniejszanie pl tekstowych .............................................................................. 376
Sortowanie i grupowanie danych ................................................................................................ 376
Sortowanie danych w obrbie grup ............................................................................................. 378
Wprowadzanie podziau na strony .............................................................................................. 381
Dopracowywanie raportu ................................................................................................................... 382
Modyfikowanie nagwka strony ................................................................................................ 383
Tworzenie wyraenia w nagwku grupy .................................................................................... 384
Zmienianie waciwoci obrazu i sekcji szczegw .................................................................. 385
Tworzenie standardowej stopki strony ........................................................................................ 386
Zapisywanie raportu .................................................................................................................... 387
Podsumowanie ................................................................................................................................... 387

12

Access 2007 PL. Biblia

Cz II Programowanie w Microsoft Access ............................. 389

Rozdzia 10. Podstawy programowania w jzyku VBA ................................. 391
Ograniczenia makr ............................................................................................................................. 391
Wprowadzenie do jzyka Visual Basic for Applications .................................................................. 392
Terminologia zwizana z jzykiem VBA .......................................................................................... 393
Od makra do kodu Visual Basica ....................................................................................................... 395
Kiedy naley korzysta z makr, a kiedy z procedur tworzonych w Visual Basicu? ................... 395
Konwersja istniejcych makr na kod Visual Basica .................................................................... 396
Tworzenie kodu za pomoc kreatora przyciskw polece .......................................................... 398
Tworzenie programw w jzyku VBA .............................................................................................. 399
Zdarzenia i procedury zdarze .................................................................................................... 400
Moduy ......................................................................................................................................... 402
Tworzenie nowego moduu ......................................................................................................... 403
Konstrukcje jzyka VBA ................................................................................................................... 411
Instrukcje warunkowe .................................................................................................................. 411
Ptle ............................................................................................................................................. 414
Obiekty i kolekcje .............................................................................................................................. 416
Instrukcja With ............................................................................................................................ 417
Instrukcja For Each ...................................................................................................................... 418
Korzystanie z dyrektyw kompilatora ................................................................................................. 419
Opcje Accessa 2007 przeznaczone dla programistw ....................................................................... 421
Zakadka Editor w oknie dialogowym Options ........................................................................... 421
Okno dialogowe waciwoci projektu ........................................................................................ 422
Argumenty wiersza polecenia ..................................................................................................... 425
Podsumowanie ................................................................................................................................... 426
Rozdzia 11. Typy danych i procedury w jzyku VBA ..................................... 429
Edytor jzyka VBA ............................................................................................................................ 430
Zmienne ............................................................................................................................................. 432
Nazewnictwo zmiennych ............................................................................................................. 434
Deklarowanie zmiennych ............................................................................................................ 435
Typy danych ....................................................................................................................................... 438
Porwnanie niejawnego i jawnego deklarowania zmiennych ..................................................... 440
Wymuszanie jawnego deklarowania zmiennych ......................................................................... 441
Uywanie konwencji nazewnictwa ............................................................................................. 442
Zasig i czas ycia zmiennych ..................................................................................................... 443
Procedury Sub i funkcje ..................................................................................................................... 446
Gdzie mona utworzy procedur? ............................................................................................. 447
Wywoywanie procedur i funkcji ................................................................................................ 447
Tworzenie procedur ..................................................................................................................... 448
Tworzenie funkcji .............................................................................................................................. 451
Obsuga przekazywanych parametrw ........................................................................................ 452
Wywoywanie funkcji, przekazywanie parametrw ................................................................... 454
Tworzenie funkcji wyznaczajcej kwot podatku ............................................................................. 455
Argumenty identyfikowane przez nazw .................................................................................... 457
Podsumowanie ................................................................................................................................... 459

Spis treci

13

Rozdzia 12. Model zdarze Accessa ............................................................... 461

Zdarzenia ............................................................................................................................................ 462
W jaki sposb zdarzenia uruchamiaj kod VBA? ....................................................................... 463
Wyzwalanie procedur zdarze ..................................................................................................... 464
Czsto uywane zdarzenia ................................................................................................................. 464
Procedury zdarze formularza ........................................................................................................... 465
Podstawowe zdarzenia formularzy .............................................................................................. 466
Zdarzenia formularzy dotyczce myszy i klawiatury .................................................................. 467
Zdarzenia formularzy dotyczce danych ..................................................................................... 467
Zdarzenia formularzy zwizane z tabelami przestawnymi .......................................................... 468
Zdarzenia formularzy zwizane z projektami danych Accessa ................................................... 468
Procedury obsugi zdarze formantw .............................................................................................. 470
Kolejno zdarze .............................................................................................................................. 472
Otwieranie formularza z procedur zdarzenia ............................................................................. 476
Procedura zdarzenia zamykajca formularz ................................................................................ 476
Procedura zdarzenia zatwierdzajca usunicie rekordu .............................................................. 477
Funkcja MsgBox() ....................................................................................................................... 479
Procedury zdarze raportu ................................................................................................................. 481
Uruchamianie procedury zdarzenia podczas otwierania raportu ................................................. 482
Procedury zdarze sekcji raportu ....................................................................................................... 482
Korzystanie ze zdarzenia Przy formatowaniu ............................................................................. 483
Podsumowanie ................................................................................................................................... 484
Rozdzia 13. Uywanie wyrae w kwerendach i kodzie VBA ....................... 485
Wyraenia .......................................................................................................................................... 485
Elementy wyraenia .................................................................................................................... 487
Tworzenie wyraenia ................................................................................................................... 489
Operatory specjalne w wyraeniach i identyfikatorach ............................................................... 493
Specjalne sowa kluczowe i waciwoci .................................................................................... 496
Funkcje ............................................................................................................................................... 497
Wykorzystywanie funkcji w Accessie ......................................................................................... 497
Typy funkcji ................................................................................................................................ 498
Wykorzystywanie funkcji DLookUp() do przeszukiwania tabel ................................................ 509
Podsumowanie ................................................................................................................................... 511
Rozdzia 14. Dostp do danych za pomoc kodu VBA ................................... 513
SQL .................................................................................................................................................... 514
Wywietlanie instrukcji SQL wykorzystywanych w kwerendach .............................................. 514
Przewodnik po SQL-u ................................................................................................................. 515
Tworzenie programw aktualizujcych tabel .................................................................................. 523
Aktualizacja pl rekordu z zastosowaniem ADO ........................................................................ 524
Aktualizacja pola obliczeniowego w rekordzie ........................................................................... 528
Wstawienie nowego rekordu ....................................................................................................... 533
Usuwanie rekordu ........................................................................................................................ 534
Usuwanie powizanych rekordw, znajdujcych si w kilku tabelach ....................................... 535
Podsumowanie ................................................................................................................................... 538

14

Access 2007 PL. Biblia

Rozdzia 15. Korzystanie z narzdzi diagnostycznych jzyka VBA ............... 539
Testowanie i debugowanie aplikacji .................................................................................................. 540
rda bdw .................................................................................................................................... 541
Bdy syntaktyczne ...................................................................................................................... 542
Bdy logiczne ............................................................................................................................. 543
Bdy wykonania ......................................................................................................................... 544
Unikanie bdw .......................................................................................................................... 544
Uywanie opcji kodowania moduw ................................................................................................ 546
Auto Syntax Check ...................................................................................................................... 546
Break on All Errors ...................................................................................................................... 547
Require Variable Declaration ...................................................................................................... 547
Compile on Demand .................................................................................................................... 547
Auto List Members ...................................................................................................................... 548
Auto Quick Info ........................................................................................................................... 548
Auto Data Tips ............................................................................................................................. 548
Kompilowanie kodu VBA ................................................................................................................. 549
Tradycyjne techniki debugowania ..................................................................................................... 550
Uywanie instrukcji MsgBox ...................................................................................................... 550
Korzystanie z dyrektyw kompilatora ........................................................................................... 551
Korzystanie z instrukcji Debug.Print ........................................................................................... 553
Korzystanie z mechanizmw debugowania Accessa ......................................................................... 554
Okno Immediate .......................................................................................................................... 554
Uruchamianie kodu w oknie Immediate ...................................................................................... 555
Wstrzymywanie wykonywania kodu z wykorzystaniem puapek ............................................... 555
Uruchamianie instrukcji krok po kroku ....................................................................................... 557
Uywanie okna Locals ................................................................................................................. 559
Obserwowanie zmiennych ........................................................................................................... 559
Czujki warunkowe ....................................................................................................................... 561
Uywanie stosu wywoa ............................................................................................................ 562
Podsumowanie ................................................................................................................................... 563

Cz III Bardziej zaawansowane techniki Accessa ................... 565

Rozdzia 16. Praca z danymi zewntrznymi .................................................. 567
Access i dane zewntrzne .................................................................................................................. 568
Typy danych zewntrznych ......................................................................................................... 568
Metody pracy z danymi zewntrznymi ....................................................................................... 568
Doczanie danych zewntrznych ...................................................................................................... 571
Poczenia z zewntrznymi tabelami baz danych ........................................................................ 572
Ograniczenia doczonych danych .............................................................................................. 574
Doczanie tabel z innych baz danych Accessa ........................................................................... 575
czenie ze rdami danych ODBC .......................................................................................... 577
Doczanie baz danych (tabel) dBASE ....................................................................................... 577
Doczanie tabel Paradoksa ......................................................................................................... 578
Doczanie tabel, ktre nie s bazami danych ............................................................................. 578
Podzia bazy danych Accessa ...................................................................................................... 583
Praca z doczonymi tabelami ........................................................................................................... 584
Ustawianie waciwoci widoku .................................................................................................. 584
Ustawianie relacji ........................................................................................................................ 585
Optymalizowanie doczonych tabel ........................................................................................... 585
Usuwanie odwoania do doczonej tabeli .................................................................................. 586
Przegldanie lub zmienianie informacji o doczonych tabelach ................................................ 586

Spis treci

15

Doczanie tabel w Accessie z wykorzystaniem kodu ...................................................................... 587

Waciwoci Connect i SourceTableName .................................................................................. 587
Sprawdzanie czy ....................................................................................................................... 593
Podsumowanie ................................................................................................................................... 595
Rozdzia 17. Importowanie i eksportowanie danych .................................... 597
Typy importu i eksportu ..................................................................................................................... 597
Importowanie zewntrznych danych ................................................................................................. 599
Importowanie z innej bazy danych Accessa ................................................................................ 599
Importowanie danych z arkusza kalkulacyjnego ......................................................................... 600
Importowanie list SharePoint ...................................................................................................... 602
Importowanie danych z plikw tekstowych ................................................................................ 603
Importowanie dokumentw XML ............................................................................................... 610
Importowanie dokumentw HTML ............................................................................................. 612
Importowanie obiektw Accessa innych ni tabele .................................................................... 612
Importowanie folderu Outlooka .................................................................................................. 613
Importowanie z wykorzystaniem sterownikw ODBC ............................................................... 613
Importowanie tabel z innych baz danych przeznaczonych dla komputerw PC ........................ 616
Rozwizywanie problemw z importem ..................................................................................... 617
Eksportowanie do formatw zewntrznych ....................................................................................... 619
Eksportowanie obiektw do innych baz danych Accessa ........................................................... 619
Eksportowanie z wykorzystaniem sterownikw ODBC ............................................................. 620
Formaty dostpne wycznie dla eksportowania ......................................................................... 620
Podsumowanie ................................................................................................................................... 621
Rozdzia 18. Zaawansowane techniki tworzenia kwerend ........................... 623
Zastosowanie pl obliczanych ........................................................................................................... 624
Wyszukiwanie liczby rekordw w tabeli lub kwerendzie ................................................................. 627
Wyszukiwanie pierwszych n rekordw w kwerendzie ...................................................................... 627
Jak w kwerendach zapisywane s pola? ............................................................................................ 629
Ukrywanie (zapobieganie wywietlaniu) pl .............................................................................. 629
Zmiana nazw pl w kwerendach ................................................................................................. 630
Ukrywanie i odkrywanie kolumn w oknie widoku projektu kwerendy ...................................... 631
Ustawianie waciwoci kwerend ...................................................................................................... 631
Tworzenie kwerend obliczajcych podsumowania ........................................................................... 634
Podsumowania tworzone za pomoc kreatora kwerend .............................................................. 634
Kwerendy podsumowujce w widoku projektu .......................................................................... 635
Obliczanie podsumowa dla wszystkich rekordw ..................................................................... 637
Podsumowania czciowe ........................................................................................................... 637
Filtrowanie wynikw agregacji ................................................................................................... 638
Kwerendy krzyowe .......................................................................................................................... 640
Kwerendy wyszukujce duplikaty i niedopasowane dane ................................................................. 643
Kreator kwerend wyszukujcych duplikaty ................................................................................ 643
Kreator kwerend wyszukujcych niedopasowane dane .............................................................. 645
Kwerendy tworzone wycznie za pomoc jzyka SQL .................................................................... 645
Tworzenie kwerend skadajcych ................................................................................................ 646
Tworzenie kwerend przekazujcych ........................................................................................... 648
Tworzenie kwerend definicji danych .......................................................................................... 649
Tworzenie podkwerend SQL w kwerendach Accessa .................................................................... 649

16

Access 2007 PL. Biblia

Kwerendy funkcjonalne ..................................................................................................................... 650
Typy kwerend funkcjonalnych .................................................................................................... 650
Przegldanie wynikw kwerend funkcjonalnych ........................................................................ 651
Kwerend funkcjonalnych nie mona cofn ............................................................................... 652
Tworzenie kwerend funkcjonalnych ........................................................................................... 652
Rozwizywanie problemw z kwerendami funkcjonalnymi ....................................................... 657
Podsumowanie ................................................................................................................................... 658
Rozdzia 19. Formularze w Accessie techniki zaawansowane ................. 659
Ustawianie waciwoci formantw .................................................................................................. 660
Modyfikowanie waciwoci domylnych ................................................................................... 661
Manipulowanie formantami w trybie runtime ............................................................................. 662
Odczyt waciwoci formantw ................................................................................................... 665
Praca z podformularzami ................................................................................................................... 666
Techniki projektowania formularzy ................................................................................................... 667
Wykorzystanie waciwoci Tab Stop ......................................................................................... 668
Zliczanie pl wyboru ................................................................................................................... 668
Dodawanie animacji .................................................................................................................... 668
Szybsze odwieanie z uyciem SQL ......................................................................................... 670
Wybieranie danych do nadpisywania .......................................................................................... 670
Przeczanie waciwoci za pomoc operatora Not ................................................................... 670
Tworzenie formularza zamykajcego si automatycznie ............................................................ 671
Techniki zwizane z polami kombi ............................................................................................. 671
Sprawdzenie, czy formularz jest otwarty .................................................................................... 673
Techniki zaawansowane .................................................................................................................... 673
Formanty numeru strony i daty/godziny ..................................................................................... 673
Kontrola nad obrazami ................................................................................................................ 674
Morfing formantw .................................................................................................................. 675
Malarz formatw ......................................................................................................................... 675
Dodatkowa pomoc dla uytkownikw ........................................................................................ 676
Dodawanie obrazw ta ............................................................................................................... 677
Zdarzenia formularzy .................................................................................................................. 678
Korzystanie z formantu Karta ............................................................................................................ 679
Gromadzenie informacji za pomoc okien dialogowych ................................................................... 681
Budowanie instrukcji SQL .......................................................................................................... 683
Wybr przycisku domylnego ..................................................................................................... 684
Konfiguracja przycisku Anuluj ................................................................................................... 685
Usunicie menu sterowania ......................................................................................................... 685
Zamykanie formularza ................................................................................................................. 685
Podsumowanie ................................................................................................................................... 685
Rozdzia 20. Raporty w Accessie techniki zaawansowane ....................... 687
Ukrywanie powtarzajcych si informacji ......................................................................................... 688
Alfabetyczne grupowanie danych ...................................................................................................... 690
Grupowanie wedug przedziaw czasowych .................................................................................... 694
Tworzenie list numerowanych ........................................................................................................... 695
Dodawanie znakw wypunktowania ................................................................................................. 698
Dodawanie wyrnienia w trybie runtime ......................................................................................... 699
Ukrycie nagwka strony ................................................................................................................... 701
Unikanie pustych raportw ................................................................................................................ 701
Nowa numeracja strony dla kadej grupy .......................................................................................... 702

Spis treci

17

Unikanie wartoci pustych w raporcie tabelarycznym ...................................................................... 703

Dodawanie innych informacji do raportu .......................................................................................... 703
Dodanie nazwiska uytkownika do raportu zwizanego ................................................................... 704
Dodawanie linii pionowych pomidzy kolumnami ........................................................................... 705
Dodawanie pustego wiersza co n rekordw ....................................................................................... 706
Drukowanie stron nieparzystych i parzystych ................................................................................... 708
Wywietlanie wszystkich raportw w polu kombi ............................................................................ 710
Uywanie rnych formatw w tym samym polu tekstowym ........................................................... 711
Szybkie drukowanie danych z kwerendy ........................................................................................... 712
Ukrywanie formularzy podczas podgldu wydruku .......................................................................... 712
Kilka krtkich wskazwek ................................................................................................................. 713
Centrowanie tytuu ...................................................................................................................... 713
atwe wyrwnywanie etykiet formantw ................................................................................... 713
Precyzyjne przemieszczanie formantw ..................................................................................... 713
Przypisywanie unikatowych nazw do formantw ....................................................................... 714
Uywanie dwch i wicej kolumn w raporcie ................................................................................... 714
Wykorzystanie dwuprzebiegowego przetwarzania raportw ............................................................ 719
Podsumowanie ................................................................................................................................... 721
Rozdzia 21. Tworzenie aplikacji wielodostpnych ....................................... 723
Problemy z sieci ............................................................................................................................... 724
Wydajno sieci ........................................................................................................................... 724
Lokalizacja plikw ...................................................................................................................... 725
rda danych .............................................................................................................................. 726
Szczeglne przypadki cznoci .................................................................................................. 727
Opcje otwierania bazy danych ........................................................................................................... 728
Dzielenie baz danych dla dostpu sieciowego ................................................................................... 730
Jak podzieli obiekty? ................................................................................................................. 733
Korzystanie z dodatku Rozdzielacz bazy danych ........................................................................ 734
Problemy z blokadami ....................................................................................................................... 736
Wbudowane funkcje blokowania rekordw w Accessie ............................................................. 737
Domylny tryb otwierania ........................................................................................................... 738
Liczba ponownych prb aktualizacji ........................................................................................... 738
Interwa ponawiania prb aktualizacji ......................................................................................... 738
Interwa odwieania ................................................................................................................... 739
Interwa odwieania ODBC ....................................................................................................... 739
Obsuga bdw blokowania rekordw ............................................................................................. 739
Funkcja obsugujca bdy blokowania ....................................................................................... 740
Bd 3260: Nie mona zaktualizowa ..................................................................................... 742
Bd 3186: Nie mona zapisa ................................................................................................ 745
A co z bdem 3188? ................................................................................................................... 747
Bd 3197: Dane ulegy zmianie, operacja zatrzymana .............................................................. 748
Stosowanie formularzy niezwizanych w rodowiskach wielodostpnych ....................................... 750
Tworzenie formularza niezwizanego ......................................................................................... 751
Wprawienie formularza w ruch ................................................................................................... 752
Waciwo Tag ........................................................................................................................... 752
Zdarzenie Open formularza ......................................................................................................... 752
Przemieszczanie si pomidzy rekordami ................................................................................... 754
Edycja danych .............................................................................................................................. 756
Podsumowanie ................................................................................................................................... 758

18

Access 2007 PL. Biblia

Rozdzia 22. Integracja Accessa z innymi aplikacjami ................................... 759
Zastosowanie automatyzacji w celu integracji z pakietem Office ..................................................... 760
Tworzenie odwoa automatyzacji .............................................................................................. 760
Tworzenie egzemplarzy obiektw automatyzacji ....................................................................... 763
Pobieranie egzemplarza istniejcego obiektu .............................................................................. 765
Dziaania z obiektami automatyzacji ........................................................................................... 766
Zamykanie egzemplarzy obiektw automatyzacji ...................................................................... 766
Przykad automatyzacji z wykorzystaniem Worda ............................................................................ 767
Tworzenie egzemplarza obiektu Worda ...................................................................................... 771
Ujawnianie egzemplarza Worda .................................................................................................. 771
Tworzenie nowego dokumentu na podstawie istniejcego szablonu .......................................... 772
Zastosowanie zakadek do wstawiania danych ........................................................................... 772
Uaktywnianie egzemplarza Worda .............................................................................................. 773
Przemieszczanie kursora w Wordzie ........................................................................................... 773
Zamykanie egzemplarza obiektu Worda ..................................................................................... 773
Wstawianie ilustracji za pomoc zakadek .................................................................................. 773
Zastosowanie rejestratora makr pakietu Office ........................................................................... 774
Zbieranie danych za pomoc Outlooka 2007 ..................................................................................... 776
Tworzenie wiadomoci e-mail ..................................................................................................... 776
Zarzdzanie odpowiedziami ........................................................................................................ 778
Podsumowanie ................................................................................................................................... 782
Rozdzia 23. Integracja aplikacji Access i SharePoint .................................... 783
Co to jest SharePoint? ........................................................................................................................ 783
Czym jest technologia SharePoint Services? ............................................................................... 784
Czym jest SharePoint Portal Server? ........................................................................................... 784
Aplikacje SharePoint typy serwisw WWW ................................................................................ 785
Czym jest lista SharePoint? ............................................................................................................... 788
Serwisy WWW SharePoint Services ................................................................................................. 789
Integracja Accessa 2007 z technologi SharePoint ........................................................................... 792
Serwis WWW SharePoint Services jako rdo danych ............................................................. 793
Baza danych Accessa jako rdo danych ................................................................................... 796
SharePoint i rne systemy operacyjne ............................................................................................. 797
Listy SharePoint jako dane zewntrzne ............................................................................................. 798
Podsumowanie ................................................................................................................................... 799
Rozdzia 24. Korzystanie z formantw ActiveX ............................................ 801
Obiekty ............................................................................................................................................... 802
Typy obiektw ............................................................................................................................. 802
Uywanie obiektw zwizanych i niezwizanych ...................................................................... 802
czenie i osadzanie .................................................................................................................... 803
Osadzanie obiektw ........................................................................................................................... 804
Osadzanie obiektu niezwizanego ............................................................................................... 804
Osadzanie obiektw zwizanych ................................................................................................. 808
Dodawanie zwizanego obiektu OLE ......................................................................................... 809
Dodawanie obrazu do zwizanej ramki obiektu .......................................................................... 809
Edytowanie osadzonego obiektu ................................................................................................. 810
czenie obiektw ............................................................................................................................. 811
Tworzenie diagramw lub wykresw ................................................................................................ 813
Rne sposoby tworzenia wykresw ........................................................................................... 814
Tworzenie wykresw z wykorzystaniem przybornika ................................................................ 814

Spis treci

19

Osadzanie wykresu na formularzu ..................................................................................................... 814

Gromadzenie danych ................................................................................................................... 815
Dodawanie wykresu do formularza ............................................................................................. 815
Dostosowywanie wykresu ........................................................................................................... 821
Integracja Accessa z pakietem Microsoft Office ............................................................................... 822
Sprawdzanie pisowni w jednym lub wielu rekordach ................................................................. 822
Uywanie automatyzacji OLE do wsppracy z innymi programami pakietu Office ................. 823
Tworzenie tabeli przestawnej ...................................................................................................... 823
Podsumowanie ................................................................................................................................... 828
Rozdzia 25. Obsuga bdw i wyjtkw ...................................................... 829
Jak radzi sobie z bdami? ................................................................................................................ 830
Bdy logiczne ............................................................................................................................. 830
Bdy wykonania ......................................................................................................................... 831
Ktre bdy mona wykry? .............................................................................................................. 834
Czym jest funkcja obsugi bdu? ................................................................................................ 835
Proste wychwytywanie bdw ................................................................................................... 835
Przechwytywanie bdw za pomoc VBA ....................................................................................... 836
Zdarzenie Error ............................................................................................................................ 837
Zbir ADO Errors ........................................................................................................................ 839
Obiekt Err .................................................................................................................................... 840
Odmiany instrukcji VBA Error ................................................................................................... 841
Podsumowanie ................................................................................................................................... 848

Cz IV Profesjonalne projektowanie baz danych ................... 849

Rozdzia 26. Optymalizacja aplikacji Accessa ................................................. 851
adowanie moduu na danie ........................................................................................................... 852
Organizowanie moduw ............................................................................................................. 852
Access 2007 przycina drzewo wywoa .................................................................................. 852
Wykorzystanie formatu pliku bazy danych Accessa 2007 ................................................................ 855
Dystrybucja plikw .accde ................................................................................................................. 856
Czym jest stan skompilowany? .......................................................................................................... 858
Przeksztacenie kodu aplikacji na posta skompilowan ............................................................ 859
Utrata stanu skompilowanego ..................................................................................................... 860
Dystrybucja aplikacji w stanie skompilowanym i nieskompilowanym ...................................... 860
Poprawianie bezwzgldnej szybkoci dziaania aplikacji .................................................................. 864
Otwieranie baz danych w trybie wycznoci ............................................................................. 865
Scalanie bazy danych ................................................................................................................... 866
Dostrajanie systemu ..................................................................................................................... 866
Optymalne wykorzystanie tabel .................................................................................................. 867
Optymalne wykorzystanie kwerend ............................................................................................ 869
Optymalne wykorzystanie formularzy i raportw ....................................................................... 870
Optymalne wykorzystanie moduw ........................................................................................... 873
Zwikszenie wydajnoci dziaania w sieci .................................................................................. 878
Zwikszanie szybkoci postrzeganej ................................................................................................. 878
Wykorzystanie winiety programu ............................................................................................... 878
adowanie i utrzymywanie formularzy ukrytych ....................................................................... 880
Wykorzystanie klepsydry ............................................................................................................ 880
Wykorzystanie wbudowanego miernika zaawansowania ........................................................... 880
Tworzenie miernika zaawansowania za pomoc wyskakujcego formularza ............................ 882
Przypieszanie wywietlania miernika zaawansowania .............................................................. 884

20

Access 2007 PL. Biblia

Praca z duymi programowymi bazami danych w programie Access 2007 ..................................... 885
Jak zwiksza si rozmiar baz danych? ........................................................................................ 885
Ograniczenie si do kompilowania i scalania moe nie wystarczy ........................................... 886
Ponowne uruchomienie komputera skutkuje czyst map pamici ............................................ 886
Naprawa bdnie dziaajcego formularza poprzez usunicie rda rekordw ......................... 887
Tworzenie nowej bazy danych i importowanie wszystkich obiektw ........................................ 887
Opcja dekompilacji w Accessie 2007 .......................................................................................... 887
Sze krokw wiodcych do sukcesu przy pracy z du baz danych ........................................ 889
Wykrywanie nieskompilowanej bazy danych i automatyczna kompilacja ................................. 889
Wprowadzanie maych zmian w duych bazach danych eksport ........................................... 890
Podsumowanie ................................................................................................................................... 891
Rozdzia 27. Zaawansowany dostp do danych
z wykorzystaniem kodu VBA ..................................................... 893
Wykorzystanie niezwizanych pl kombi ......................................................................................... 894
Wykorzystanie metody FindRecord .................................................................................................. 895
Wykorzystywanie waciwoci Bookmark do wyszukiwania rekordw ........................................... 897
Filtrowanie danych formularza z wykorzystaniem kodu Visual Basica ............................................ 899
Wykorzystanie kwerend do interaktywnego filtrowania danych wywietlanych na formularzu ...... 901
Tworzenie kwerend z parametrami ............................................................................................. 901
Tworzenie interaktywnego okna dialogowego ............................................................................ 903
czenie okna dialogowego z innym formularzem ..................................................................... 905
Podsumowanie ................................................................................................................................... 906
Rozdzia 28. Hartowanie aplikacji w Accessie ................................................ 907
Na czym polega hartowanie aplikacji? .............................................................................................. 908
Cechy pancernych aplikacji ............................................................................................................ 909
Hartowanie obejmuje nie tylko kod ................................................................................................... 910
Dokumentowanie pisanego kodu ................................................................................................. 910
Budowanie aplikacji zgodnie ze specyfikacj ............................................................................. 910
Dokumentacja aplikacji ............................................................................................................... 911
Profesjonalne narzdzia instalacyjne ........................................................................................... 911
Udostpnianie uytkownikom moduu runtime Accessa ............................................................ 911
Uwzgldnienie umiejtnoci uytkownikw i wymogw szkolenia ........................................... 912
Zrozumienie motywacji uytkownikw ...................................................................................... 913
Kontrola oczywistych problemw ze sprztem ........................................................................... 914
Dalsze udoskonalanie produktu ................................................................................................... 914
Zasady hartowania aplikacji .............................................................................................................. 915
Uatwienie uruchamiania aplikacji .............................................................................................. 915
Uycie opcji startowych .............................................................................................................. 916
Uycie formularza logowania ...................................................................................................... 917
Uycie ekranu powitalnego ......................................................................................................... 918
Dodawanie paneli przeczania do aplikacji ............................................................................... 919
Sterowanie wstkami ................................................................................................................. 920
Ukrycie panelu nawigacji i usunicie menu ................................................................................ 921
Wywietlanie po jednym formularzu .......................................................................................... 921
Przechwytywanie niechcianych nacini klawiszy .................................................................... 921
Tworzenie pancernych formularzy .......................................................................................... 921
Walidacja danych wprowadzanych przez uytkownika .............................................................. 922
Informowanie uytkownika ......................................................................................................... 922
Prowadzenie dziennikw uycia ................................................................................................. 923

Spis treci

21

Programowanie zgodnie ze specyfikacj ........................................................................................... 923

Zabezpieczenie rodowiska ............................................................................................................... 926
Ustawianie opcji startowych w kodzie .............................................................................................. 926
Blokada omijania opcji startowych .................................................................................................... 926
Ustawianie wartoci waciwoci ................................................................................................ 928
Pobieranie wartoci waciwoci ................................................................................................. 929
Zwracanie informacji dla uytkownikw .......................................................................................... 930
Tworzenie i korzystanie z miernika postpw ............................................................................ 933
Rejestrowanie zdarze w aplikacji ..................................................................................................... 934
Podsumowanie ................................................................................................................................... 936
Rozdzia 29. Zabezpieczenia aplikacji Accessa ............................................... 937
Podstawy zabezpiecze Jet ................................................................................................................ 938
Pliki informacyjne grup roboczych ............................................................................................. 938
Uprawnienia ................................................................................................................................. 939
Ograniczenia zabezpiecze .......................................................................................................... 940
Wybr poziomu zabezpiecze do zaimplementowania ..................................................................... 940
Tworzenie hasa do bazy danych ....................................................................................................... 941
Zastosowanie opcji /runtime .............................................................................................................. 944
Uywanie opcji biecej bazy danych ............................................................................................... 946
Zastosowanie modelu zabezpiecze aparatu Jet na poziomie uytkownika ...................................... 948
Wczanie zabezpiecze .............................................................................................................. 948
Operacje na grupach roboczych .................................................................................................. 949
Operacje z uytkownikami .......................................................................................................... 950
Praca z grupami ........................................................................................................................... 954
Zabezpieczanie obiektw poprzez wykorzystanie uprawnie ..................................................... 958
Wykorzystanie kreatora zabezpiecze Accessa ................................................................................. 963
Szyfrowanie i kodowanie baz danych ................................................................................................ 970
Odszyfrowywanie i dekodowanie baz danych ................................................................................... 972
Zabezpieczenia kodu Visual Basica ................................................................................................... 972
Zabezpieczanie przed wirusami ......................................................................................................... 974
Wczanie trybu piaskownicy ...................................................................................................... 975
Centrum zaufania ......................................................................................................................... 977
Podsumowanie ................................................................................................................................... 978
Rozdzia 30. Uywanie Windows API .............................................................. 979
Co to jest Windows API? ................................................................................................................... 979
czenie dynamiczne .................................................................................................................. 980
Do czego moe przyda si Windows API? ...................................................................................... 981
Wsplna baza kodu ...................................................................................................................... 981
Przetestowany i sprawdzony kod ................................................................................................ 981
Wieloplatformowo ................................................................................................................... 981
Mniejsza objto aplikacji ......................................................................................................... 982
Dokumentacja DLL ........................................................................................................................... 982
Gdzie znale dokumentacj? ..................................................................................................... 982
Odszyfrowywanie dokumentacji ................................................................................................. 982
Typy danych ................................................................................................................................ 983
Czego nie mona zrobi za pomoc API? ................................................................................... 985
Jak korzysta z Windows API? .......................................................................................................... 985
Instrukcja Declare ........................................................................................................................ 986
Stosowanie metod opakowujcych ............................................................................................... 989
O co chodzi z tym hwnd? ......................................................................................................... 990

22

Access 2007 PL. Biblia

Przykady API .................................................................................................................................... 990
Pobieranie informacji o systemie ................................................................................................ 991
Funkcje Windows API oglnego przeznaczenia ......................................................................... 999
Manipulacje ustawieniami aplikacji za pomoc Windows API ................................................... 1002
Sterowanie aplikacjami za pomoc rejestru systemowego ........................................................ 1006
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1011
Rozdzia 31. Funkcje replikacji ...................................................................... 1013
Replikacja wprowadzenie ........................................................................................................... 1014
Przykad replikacji ........................................................................................................................... 1016
Tworzenie bazy danych ............................................................................................................. 1016
Zmiany w replice ....................................................................................................................... 1018
Zalety i wady replikacji ................................................................................................................... 1020
Narzdzia replikacji w Accessie wprowadzenie ......................................................................... 1022
Menu Accessa ............................................................................................................................ 1022
Replikacja z uyciem VBA i DAO ............................................................................................ 1022
Tworzenie zestawu replik ................................................................................................................ 1023
Uywanie menu replikacji Accessa ........................................................................................... 1023
Replikacja programistycznie ..................................................................................................... 1024
Bezpieczestwo bazy danych w zestawie replik ............................................................................. 1024
Znaczenie obiektw lokalnych ........................................................................................................ 1025
Rozwizywanie konfliktw replikacji ............................................................................................. 1025
Bdy projektowania .................................................................................................................. 1026
Konflikty synchronizacji ........................................................................................................... 1026
Rczne rozwizywanie konfliktw ............................................................................................ 1027
Bdy synchronizacji ................................................................................................................. 1029
Topologie replikacji ......................................................................................................................... 1029
Replikacja z punktu widzenia twrcy aplikacji ............................................................................... 1030
Zmiany w obiektach bazy danych .................................................................................................... 1030
Globalnie unikatowe identyfikatory .......................................................................................... 1031
Nowe tabele systemowe ............................................................................................................ 1031
Nowe pola .................................................................................................................................. 1034
Zmiany w polach Autonumerowanie ........................................................................................ 1035
Zmiany w strukturze wzorca projektowania .................................................................................... 1036
Zmiany w danych ...................................................................................................................... 1036
Kontrola nad tworzeniem replik ................................................................................................ 1036
Czego unika? ............................................................................................................................ 1037
Programowanie replikacji ................................................................................................................ 1038
Zachowanie obiektw jako lokalnych ....................................................................................... 1039
Konwersja bazy danych na wzorzec projektowania .................................................................. 1041
Tworzenie nowych replik .......................................................................................................... 1044
Synchronizowanie replik ........................................................................................................... 1045
Waciwoci replikacji ............................................................................................................... 1045
Przenoszenie wzorca projektowania .......................................................................................... 1046
Harmonogram zdarze synchronizacji ...................................................................................... 1047
Repliki czciowe ............................................................................................................................ 1048
Uycie kreatora replik czciowych .......................................................................................... 1048
Wybr typu repliki ..................................................................................................................... 1050
Programowanie czciowej replikacji w VBA .......................................................................... 1051
Zaawansowane zagadnienia replikacji ............................................................................................. 1056
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1058

Spis treci

23

Rozdzia 32. Programowanie w VBA zorientowane obiektowo ................. 1059

Zalety programowania zorientowanego obiektowo ......................................................................... 1060
Podstawowe informacje o obiektach ......................................................................................... 1061
Podstawowe wiadomoci o module klasy ................................................................................. 1063
Prosty modu klasy .................................................................................................................... 1064
Dodawanie moduu klasy do bazy danych ................................................................................ 1065
Tworzenie prostych waciwoci produktu ............................................................................... 1066
Tworzenie metod ....................................................................................................................... 1067
Korzystanie z obiektu produktu ................................................................................................. 1069
Tworzenie procedur waciwoci odpornych na bdy uytkownika ........................................ 1071
Inne zalety technik programowania zorientowanego obiektowo ..................................................... 1072
Reguy programowania zorientowanego obiektowo ....................................................................... 1075
Nigdy nie naley udostpnia z moduu klasy komponentu interfejsu uytkownika
takiego jak okno komunikatu ................................................................................................. 1075
Naley chroni interfejs klasy, jeli klasa jest aktualizowana ................................................... 1075
Uywanie procedur waciwoci ...................................................................................................... 1076
Ustawianie wartoci waciwoci .............................................................................................. 1077
Skadnia procedury Property Let ............................................................................................... 1078
Skadnia procedury Property Set ............................................................................................... 1078
Skadnia procedury Property Get .............................................................................................. 1079
Reguy procedury waciwoci .................................................................................................. 1079
Rozbudowywanie klasy produktu .................................................................................................... 1080
Pobieranie szczegw produktu ............................................................................................... 1081
Nowa waciwo identyfikatora produktu ............................................................................... 1082
Nowa waciwo ...................................................................................................................... 1083
Metody produktu .............................................................................................................................. 1084
Zdarzenia klasy ................................................................................................................................ 1086
Procedura zdarzenia Class_Initialize ......................................................................................... 1086
Procedura zdarzenia Class_Terminate ....................................................................................... 1087
Dodawanie zdarze do moduu klasy .............................................................................................. 1088
Gwny cel zdarze Accessa ..................................................................................................... 1088
Potrzeba zdarze ........................................................................................................................ 1089
Tworzenie wasnych zdarze ..................................................................................................... 1090
Wykonywanie zdarze .............................................................................................................. 1091
Przechwytywanie zdarze uytkownika .................................................................................... 1092
Przekazywanie danych przez zdarzenia ..................................................................................... 1093
Wykorzystywanie zdarze moduw klas Accessa ................................................................... 1094
Formularze Accessa s obiektami ............................................................................................. 1097
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1097
Rozdzia 33. Ponowne uywanie kodu VBA z bibliotekami ......................... 1099
Czym s biblioteki? .......................................................................................................................... 1100
Tradycyjne programowanie Accessa ......................................................................................... 1101
Wspdzielenie kodu midzy aplikacjami ................................................................................. 1101
Podstawy bibliotek Accessa ...................................................................................................... 1102
Odwoania do bibliotek baz danych Access 2007 ..................................................................... 1102
Tworzenie biblioteki bazy danych ................................................................................................... 1105
Tworzenie obiektw i pisanie funkcji ....................................................................................... 1105
Zapisywanie w formacie .accde ................................................................................................. 1106
adowanie bazy danych jako biblioteki .................................................................................... 1107

24

Access 2007 PL. Biblia

Sprawdzanie kodu bibliotek baz danych .......................................................................................... 1107
Odwoania do obiektu biblioteki bazy danych ................................................................................. 1108
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1108
Rozdzia 34. Dostosowywanie wstek Accessa ......................................... 1111
Dlaczego wymienia paski narzdzi i menu? .................................................................................. 1112
Nowe kontrolki dla wstek programu Access ......................................................................... 1114
Przycisk rozdzielenia ................................................................................................................. 1114
Rozwinicie ............................................................................................................................... 1115
Galeria ....................................................................................................................................... 1115
Superwskazwki ........................................................................................................................ 1115
Praca ze wstk programu Access 2007 ........................................................................................ 1116
Zakadki ..................................................................................................................................... 1117
Grupy ......................................................................................................................................... 1117
Kontrolki .................................................................................................................................... 1117
Zarzdzanie wstk .................................................................................................................. 1117
Praca z paskiem narzdzi Szybki dostp ......................................................................................... 1118
Wstki programu Access 2007. Perspektywa projektanta ............................................................. 1119
Proces tworzenia wstki ........................................................................................................... 1119
Korzystanie z wywoa zwrotnych ............................................................................................ 1120
Hierarchia wstek ........................................................................................................................... 1121
Rozpoczcie pracy ze wstkami programu Access 2007 ............................................................... 1122
Krok 1. Projektowanie wstki i budowanie kodu XML .......................................................... 1122
Krok 2. Napisanie procedur wywoa zwrotnych ..................................................................... 1123
Krok 3. Utworzenie tabeli USysRibbons .................................................................................. 1125
Krok 4. Dodanie kodu XML do tabeli USysRibbons ................................................................ 1126
Krok 5. Okrelenie specyficznych waciwoci wstki uytkownika ..................................... 1127
Podstawowy XML wstki .............................................................................................................. 1128
Dodawanie kontrolek do wstki ..................................................................................................... 1129
Kontrolka etykiety ..................................................................................................................... 1129
Separator .................................................................................................................................... 1130
Pola wyboru ............................................................................................................................... 1130
Kontrolka Rozwinicie .............................................................................................................. 1131
Korzystanie z Visual Web Developer 2005 ..................................................................................... 1132
Zarzdzanie wstkami .................................................................................................................... 1134
Cakowite usuwanie wstek programu Access 2007 ..................................................................... 1135
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1136
Rozdzia 35. Dystrybucja aplikacji Accessa .................................................. 1137
Definiowanie biecych opcji bazy danych ..................................................................................... 1138
Opcje aplikacji ........................................................................................................................... 1138
Opcje nawigacji ......................................................................................................................... 1141
Opcje wstki i paska narzdzi .................................................................................................. 1143
Testowanie aplikacji przed dystrybucj ........................................................................................... 1144
Usprawnianie aplikacji ..................................................................................................................... 1146
Nadanie aplikacji spjnego wygldu i wraenia ....................................................................... 1146
Dodawanie popularnych, profesjonalnych komponentw ........................................................ 1148
Dodatkowa ochrona aplikacji .......................................................................................................... 1151
Przechwytywanie bdw wszystkich procedur jzyka Visual Basic ....................................... 1151
Oddzielanie tabel od pozostaej czci aplikacji ....................................................................... 1152

Spis treci

25

Dokumentowanie aplikacji ........................................................................................................ 1152

Tworzenie systemu pomocy ...................................................................................................... 1152
Implementacja struktury zabezpiecze ...................................................................................... 1153
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1153
Rozdzia 36. Korzystanie z makr programu Access ..................................... 1155
Co to jest makro? ............................................................................................................................. 1156
Makro Witaj wiecie .................................................................................................................. 1156
Przypisanie makra do zdarzenia ................................................................................................ 1158
Praca z rozbudowanymi makrami .................................................................................................... 1159
Uruchamianie wielu kwerend akcji ........................................................................................... 1159
Nazwy makr ..................................................................................................................................... 1162
Otwieranie formularzy ............................................................................................................... 1162
Korzystanie z warunkw .................................................................................................................. 1165
Otwieranie raportw za pomoc warunkw .............................................................................. 1165
Wiele akcji w warunku .............................................................................................................. 1167
Korzystanie ze zmiennych tymczasowych ...................................................................................... 1168
Rozszerzone makro Witaj wiecie ............................................................................................. 1168
Rozszerzone makro raportu ....................................................................................................... 1170
Korzystanie ze zmiennych tymczasowych w kodzie VBA ....................................................... 1171
Obsuga bdw i debugowanie makr .............................................................................................. 1172
Akcja PrzyBdzie ..................................................................................................................... 1173
Obiekt MacroError .................................................................................................................... 1175
Debugowanie makr .................................................................................................................... 1176
Makra osadzone ............................................................................................................................... 1177
Makra kontra kod VBA ................................................................................................................... 1179
Konwersja istniejcych makr na kod VBA ............................................................................... 1180
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1182

Cz V Access jako platforma korporacyjna ........................... 1183

Rozdzia 37. Korzystanie z XML w Accessie 2007 ......................................... 1185
Wprowadzenie do HTML oraz XML .............................................................................................. 1186
Czym jest HTML? ..................................................................................................................... 1186
Czym jest XML? ....................................................................................................................... 1188
Czym jest DOM? ....................................................................................................................... 1191
Formatowanie i transformowanie XSL(T) ................................................................................ 1191
Wspdzielenie danych przy uyciu XML ................................................................................ 1194
Troch naprawd zaawansowanych rzeczy dotyczcych XML ................................................ 1195
XML jako baza danych .............................................................................................................. 1196
DAO, ADO, ADO.Net, Access 2007 oraz XML ............................................................................. 1198
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1207
Rozdzia 38. SharePoint jako rdo danych ................................................ 1209
Budowanie interfejsu Accessa przy wykorzystaniu SharePoint ...................................................... 1211
Kopiowanie danych z Accessa do SharePoint ........................................................................... 1211
Budowanie formularza Access z danych z SharePoint ............................................................. 1213
Budowanie raportu Accessa przy wykorzystaniu danych SharePoint ....................................... 1215

26

Access 2007 PL. Biblia

Typy aplikacji SharePoint ................................................................................................................ 1216
Aplikacje ledzce ..................................................................................................................... 1217
Wsppracujce aplikacje i bazy danych ................................................................................... 1221
Microsoft SharePoint Designer 2007 ............................................................................................... 1222
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1223
Rozdzia 39. Rozwizania klient-serwer ....................................................... 1225
Skadowe architektury klient-serwer ............................................................................................... 1226
Aplikacje .................................................................................................................................... 1227
Zaplecze ..................................................................................................................................... 1228
Architektura wielopoziomowa ......................................................................................................... 1232
Systemy dwupoziomowe ........................................................................................................... 1233
Systemy trjpoziomowe ............................................................................................................ 1233
Czym jest baza danych OLTP? ........................................................................................................ 1234
Access, architektura klient-serwer oraz wiele warstw ..................................................................... 1235
Do jakich zastosowa pasuje Access 2007? .............................................................................. 1235
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1238
Rozdzia 40. SQL Server w roli towarzysza aplikacji Access ........................ 1239
Podczanie si do serwera SQL Server .......................................................................................... 1241
Czym jest proces nasuchiwania? .............................................................................................. 1241
Czym jest acuch poczeniowy? ............................................................................................. 1241
Podczanie si do serwera SQL Server z poziomu Accessa .................................................... 1243
Bezpieczestwo serwera SQL Server ........................................................................................ 1250
Praca z obiektami serwera SQL Server z Accessa ........................................................................... 1253
Uywanie tabeli serwera SQL Server w Accessie ..................................................................... 1254
Widoki w serwerze SQL Server ................................................................................................ 1257
Procedury przechowywane, funkcje i wyzwalacze ................................................................... 1259
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1262
Rozdzia 41. Rozbudowa baz danych Accessa do systemu SQL Server ...... 1263
Rozbudowa Accessa Kreator rozbudowy ................................................................................... 1265
Przed rozpoczciem procesu rozbudowy .................................................................................. 1265
Uruchomienie Kreatora rozbudowy .......................................................................................... 1266
Praca z plikiem ADP Accessa ................................................................................................... 1271
Porwnanie typw danych Accessa 2007 i systemu SQL Server ............................................. 1272
Podsumowanie ................................................................................................................................. 1277

Dodatki ..................................................................................... 1279

Dodatek A Specyfikacje programu Access 2007 ......................................... 1281
Dodatek B Zawarto doczonego CD-ROM-u ............................................. 1289
Dodatek C Co nowego w Accessie 2007 ...................................................... 1291
Skorowidz .................................................................................................... 1301

Rozdzia 9.

Tworzenie raportw
W tym rozdziale:

Dostpne typy raportw

Rnice midzy raportami a formularzami

Procedura tworzenia raportu

Tworzenie raportu za pomoc kreatora

Ogldanie raportw na ekranie

Drukowanie raportw

Zapisywanie raportw

Jedenacie etapw tworzenia raportu

Tworzenie raportu od podstaw

Sortowanie i grupowanie danych

Dodawanie do raportu etykiet i pl tekstowych

Modyfikowanie wygldu etykiet i pl tekstowych

Dodawanie podziaw strony

Kopiowanie istniejcego raportu

Raporty to najbardziej elastyczny sposb przegldania i drukowania sumarycznych informacji. Raporty wywietlaj informacje z danym poziomem szczegowoci, pozwalajc
przeglda je lub drukowa w niemal dowolnym formacie. Do raportw mona dodawa
wielopoziomowe sumy, porwnania statystyczne, obrazy i grafik. W tym rozdziale nauczymy si korzysta z Kreatora raportw. Dowiemy si te, jak samemu utworzy raport
i jakie typy raportw s dostpne w Accessie.
W tym rozdziale bdziemy tworzy raporty za pomoc kreatora oraz samodzielnie.
Do tego celu wykorzystamy tabele utworzone w poprzednich rozdziaach. Kompletne
raporty opisane w tym rozdziale s dostpne w pliku bazy danych Rozdzia09.accdb
na pycie CD-ROM doczonej do tej ksiki.

344

Cz I Komponenty Accessa

Podstawowe informacje o raportach

Raporty prezentuj niestandardowe widoki danych. Wyniki raportu mona wywietli
na ekranie albo wydrukowa. Raporty daj moliwo podsumowywania informacji zapisanych w bazie danych. Dane mona grupowa i sortowa wedug dowolnych kryteriw, a nastpnie tworzy podsumowania, oblicza rednie lub inne dane statystyczne oraz prezentowa je w sposb graficzny. Raporty mog zawiera zdjcia i inne typy grafiki oraz pola
noty. Bez wzgldu na to, jakiego raportu potrzebujemy, w Accessie prawdopodobnie
mona go stworzy.

Dostpne typy raportw

Firmy korzystaj z piciu podstawowych typw raportw:

Raport tabelaryczny. Ten raport drukuje dane w wierszach i kolumnach,

grupujc je i obliczajc sumy. Odmianami tego typu raportu s raporty
sumaryczny i grupujco-sumujcy.

Raport kolumnowy. Ten raport drukuje dane w postaci formularza.

Moe zawiera sumy i wykresy.

Raport korespondencji seryjnej. Suy do tworzenia szablonowych listw.

Etykiety pocztowe. Ten raport suy do tworzenia wielokolumnowych arkuszy

etykiet pocztowych albo do prezentowania danych w wielu kolumnach.

Wykresy. Wizualna reprezentacja danych, na przykad w postaci wykresu

supkowego lub koowego.

Raporty tabelaryczne
Typowy raport typu tabelarycznego (rptProduktyPodsumowanie) w oknie podgldu wydruku pokazano na rysunku 9.1. Raporty tabelaryczne (zwane te raportami grupujcosumujcymi) przypominaj tabel, w ktrej dane wywietlaj si w wierszach i kolumnach.
Raporty tabelaryczne w przeciwiestwie do formularzy i arkuszy danych zwykle
grupuj dane wedug wartoci jednego lub wielu pl. Czsto raporty tabelaryczne obliczaj
oraz wywietlaj sumy czciowe albo informacje statystyczne dotyczce pl liczbowych
w kadej grupie. Niektre raporty wywietlaj take sumy stron i sumy czne. Mog nawet zawiera zawinite kolumny, dziki ktrym mona tworzy katalogi (takie jak ksika
telefoniczna). Raporty tego typu mog zawiera numery stron, daty utworzenia raportu
oraz linie i ramki oddzielajce informacje. Mog zawiera kolory i cieniowanie oraz wywietla obrazy, wykresy biznesowe i pola typu Nota. Specjalny typ raportu tabelarycznego raport sumaryczny ma wszystkie cechy raportu tabelarycznego, ale nie drukuje
poszczeglnych rekordw.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

345

Rysunek 9.1.
Raport tabelaryczny
(rptProduktyPodsumowanie) w widoku
podgldu wydruku

Raporty kolumnowe
Raporty kolumnowe zwykle wywietlaj jeden lub kilka rekordw na stronie w ukadzie
pionowym. Raporty kolumnowe wywietlaj dane niemal tak samo jak formularze, ale
su wycznie do ogldania, a nie do modyfikowania danych. Fragment raportu kolumnowego (rptProdukty) w widoku podgldu wydruku zamieszczono na rysunku 9.2.
Rysunek 9.2.
Raport kolumnowy;
formanty raportu
s rozproszone
po caej stronie

Inny typ raportu kolumnowego wywietla jeden rekord na gwnej stronie (tak jak formularz biznesowy), ale moe pokazywa wiele rekordw na osadzonych podformularzach. Typowym przykadem takiego raportu jest faktura. Raporty tego typu maj sekcje,
ktre wywietlaj tylko jeden rekord, oraz sekcje, ktre wywietlaj kilka rekordw ze
strony wiele relacji jeden do wielu; mog te zawiera sumy.
Raport faktury z bazy danych Komis samochodowy (rptFaktura) w oknie podgldu
wydruku pokazano na rysunku 9.3.

346

Cz I Komponenty Accessa

Rysunek 9.3.
Raport faktury
(rptFaktura)

Informacje w grnej czci raportu pokazanego na rysunku 9.3 znajduj si w gwnej

jego czci, natomiast szczegowe informacje dotyczce produktw pokazane w dolnej
czci rysunku s zawarte w podraporcie osadzonym w gwnym raporcie.

Etykiety pocztowe
Etykiety pocztowe rwnie s typem raportu. Etykiety te pokazano na rysunku 9.4.
Mona je atwo utworzy za pomoc Kreatora etykiet pocztowych dostpnego w Accessie.
Kreator pozwala wybra rodzaj etykiety z dugiej listy formatw firmy Avery (i innych
producentw), po czym tworzy projekt raportu na podstawie okrelonych danych. Po
utworzeniu etykiet, mona otworzy raport w trybie projektu i dostosowa go do wasnych potrzeb.
Rysunek 9.4.
rptEtykietyPocztoweKlientw typowy
raport etykiet
pocztowych

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

347

Rnice midzy raportami a formularzami

Gwn rnic midzy raportami a formularzami jest przeznaczenie wywietlanych
danych. Formularze su przede wszystkim do wprowadzania danych i komunikacji
z uytkownikami, natomiast raporty do przegldania danych (na ekranie lub w postaci drukowanej). Na formularzach uywa si pl obliczeniowych, ktre obliczaj
pewne wartoci na podstawie innych pl. W raportach wykonuje si obliczenia na pewnych grupach rekordw, stronach rekordw albo wszystkich rekordach przetwarzanych
podczas tworzenia raportu. Wszystko, co mona zrobi na formularzu z wyjtkiem
wprowadzania danych mona rwnie powieli w raporcie. W rzeczywistoci mona
zapisa formularz jako raport, a nastpnie dostosowa formanty w oknie projektu raportu.

Procedura tworzenia raportu

Planowanie raportu zaczyna si na dugo przed przystpieniem do tworzenia jego projektu. Punktem wyjcia jest ch obejrzenia danych w tabeli, ale w sposb, ktry rni si
od widoku arkusza danych. Zaczyna si od projektu takiego widoku; Access rozpoczyna
od surowych danych. Celem raportu jest przetworzenie surowych danych w sensowny
zbir informacji. Procedura tworzenia raportu skada si z kilku etapw:

definiowanie ukadu raportu,

gromadzenie danych,

tworzenie projektu w oknie projektu raportu Accessa,

drukowanie lub wywietlanie raportu.

Definiowanie ukadu raportu

Naley zacz od pomysu na oglny ukad raportu. Mona zdefiniowa ukad w mylach,
na papierze lub interaktywnie, korzystajc z okna projektu raportu Accessa. Dobry raport
naley najpierw rozplanowa na papierze, wskazujc potrzebne pola i ich rozmieszczenie.
Bardzo czsto od raportu Accessa oczekujemy powielenia istniejcego raportu papierowego wykorzystywanego przez uytkownikw aplikacji.

Gromadzenie danych
Kiedy ju mamy oglne wyobraenie co do tego, jaki powinien by ukad raportu, powinnimy zebra dane potrzebne do jego utworzenia. W raportach Accessa dane pochodz
z dwch zasadniczych rde: pojedynczej tabeli bazy danych lub zestawu rekordw utworzonego w wyniku wykonania kwerendy. W kwerendzie mona zczy wiele tabel i wykorzysta jej zestaw rekordw jako rdo danych raportu. W raporcie Accessa zestaw
rekordw kwerendy jest interpretowany tak, jakby by jedn tabel.
Jak dowiedzielimy si we wczeniejszej czci tej ksiki, w kwerendzie mona wybiera pola, rekordy i kolejno sortowania rekordw. Access traktuje ten zestaw rekordw
jak jedn tabel (do celw przetwarzania) na arkuszach danych, formularzach i raportach.
Zestaw rekordw staje si rdem danych raportu, a Access przetwarza kady rekord,

348

Cz I Komponenty Accessa

aby utworzy raport. Kiedy raport jest wykonywany, Access dopasowuje dane z zestawu
rekordw lub tabeli do pl uytych w raporcie i wykorzystuje dane dostpne w okrelonym
momencie do utworzenia raportu.
W tym przykadzie bdziemy uywa danych z tabeli tblProdukty do utworzenia stosunkowo prostego raportu tabelarycznego.

Tworzenie raportw za pomoc kreatorw

W Accessie mona utworzy praktycznie kady typ raportu. Niektre raporty tworzy si
jednak atwiej ni inne, zwaszcza, jeli skorzysta si z Kreatora raportw jako punktu
wyjcia. Podobnie jak kreatory formularzy, kreatory raportw tworz podstawowy ukad
raportu, ktry potem mona dostosowa do wasnych potrzeb.
Kreatory raportw upraszczaj procedur rozmieszczania formantw. Najpierw zadaj seri
pyta na temat danego raportu, a nastpnie tworz go automatycznie. W tym rozdziale
skorzystamy z kreatorw raportw do utworzenia formularzy tabelarycznych i kolumnowych.

Tworzenie nowego raportu

Na wstce Accessa dostpnych jest szereg polece umoliwiajcych tworzenie nowych
raportw w aplikacjach. Zakadka Tworzenie na wstce zawiera grup Raporty, w ktrej jest dostpnych kilka opcji, na przykad Etykiety oraz Kreator raportw. Dla potrzeb
tego przykadu skorzystamy z przycisku Kreator raportw do utworzenia nowego raportu
na podstawie tabeli tblProdukty. Aby rozpocz, naley klikn przycisk Kreator raportw
w grupie Raporty wstki Tworzenie. Wywietli si okno dialogowe Kreator raportw,
jak pokazano na rysunku 9.5.
Rysunek 9.5.
Pierwszy ekran
kreatora raportw
po wybraniu
rda danych i pl

W oknie dialogowym pokazanym na rysunku 9.5 jako rdo danych nowego raportu wybrano tabel tblProdukty. Pod rozwijan list umoliwiajc wybr rda danych znajduje si lista dostpnych pl. Kliknicie pola na tej licie i wcinicie strzaki wskazujcej

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

349

w prawo powoduje przeniesienie pola z listy Dostpne pola na list Zaznaczone pola
i dodanie go do raportu. Dla potrzeb tego przykadu wybierzemy pola IDProduktu, Kategoria, Opis, Ilo, CenaDetaliczna i CenaUmowna.
Mona klikn dwukrotnie dowolne pole na licie Dostpne pola, aby przenie je
na list Zaznaczone pola. Mona rwnie klikn dwukrotnie dowolne pole na licie
Zaznaczone pola, aby usun je z listy. Access ponownie wywietli usunite pole
na licie Dostpne pola.

Na licie znajduj si tylko pola z pierwotnie wybranego rda rekordw. Mona wybra pola z innych raportw lub kwerend za pomoc rozwijanej listy Tabele/kwerendy
na tym ekranie kreatora. Jeli okrelimy prawidowe relacje i Access bdzie mg poczy
dane, pola te zostan dodane do pierwotnie wybranych i bdzie mona uy ich w raporcie. Jeli wybierzemy pola z tabel, ktre nie maj zdefiniowanych relacji, wywietli si
okno dialogowe z pytaniem, czy chcemy zmodyfikowa relacje i poczy tabele. Mona
te wrci do Kreatora raportw i usun pola.
Po wybraniu danych, naley klikn przycisk Dalej, aby przej do nastpnego ekranu
kreatora.

Wybieranie poziomw grupowania

Nastpne okno dialogowe umoliwia wybr pl, ktre posu do grupowania danych.
W oknie dialogowym na rysunku 9.6. wybrano pole Kategoria jako pole grupowania
danych dla raportu. Pola wybrane do grupowania okrelaj sposb wywietlania danych
w raporcie. Pola grupowania wystpuj w raporcie jako nagwki i stopki grup. Grup
najczciej uywa si do czenia danych, ktre s ze sob logicznie powizane. Na przykad mona pogrupowa dane wedug pola IDKlienta tak, by historia transakcji klienta
wywietlia si na raporcie jako grupa. Nagwki i stopki grup wykorzystuje si do wywietlania nazwiska klienta oraz innych informacji waciwych dla kadego klienta.
Rysunek 9.6.
Definiowanie
grupowania

Kreator raportw umoliwia okrelenie do czterech pl grupowania w raporcie. Aby zmieni kolejno grupowania w raporcie, mona skorzysta z przyciskw Priorytet. Wybrana
kolejno pl okrela hierarchi grupowania.

350

Cz I Komponenty Accessa

Aby okreli grupowanie na podstawie przynalenoci do kategorii, wybierz pole Kategoria i kliknij strzak (>). Rysunek zmieni si, aby pokaza pole Kategoria jako pole
grupowania (rysunek 9.6). Wszystkie pola wybrane w raporcie (IDProduktu, Opis, Ilo,
CenaDetaliczna i CenaUmowna) wywietl si w grupie Kategoria.

Definiowanie opcji grupowania

Po wybraniu pl grupowania mona klikn przycisk Opcje grupowania w dolnej czci
okna dialogowego, aby wywietli inne okno dialogowe, umoliwiajce dokadniejsze
zdefiniowanie sposobu wykorzystania pl grupowania w raporcie.
Na przykad mona zdecydowa si na grupowanie tylko wedug pierwszego znaku pola
wybranego do grupowania. Oznacza to, e wszystkie rekordy z tym samym pierwszym
znakiem w polu grupowania znajd si w jednej grupie. Jeli pogrupujemy tabel z danymi
o klientach wedug pola NazwaKlienta i wybierzemy grupowanie wedug pierwszej litery
pola NazwaKlienta, nagwek i stopka grupy wywietl si dla zbioru wszystkich klientw, ktrych nazwa rozpoczyna si na t sam liter. Stworzy si grupa dla wszystkich
rekordw, dla ktrych warto pola NazwaKlienta rozpoczyna si na liter A, inna grupa
dla wszystkich rekordw z polem NazwaKlienta rozpoczynajcym si na liter B, itd.
Okno dialogowe Opcje grupowania wywietlane po klikniciu przycisku Opcje grupowania w lewym dolnym rogu Kreatora raportw pozwala dokadniej zdefiniowa
grupowanie. Wybrane tu opcje maj rny stopie wanoci dla danych rnych typw:
Na licie Interway grupowania wywietlaj si rne wartoci dla rnych typw danych:

Tekst. Normalny, 1 litera, 2 pocztkowe litery, 3 pocztkowe litery,

4 pocztkowe litery, 5 pocztkowych liter.

Liczba. Normalny, 10, 50, 100, 500, 1000, 5000, 10000, 50000, 100000.

Data. Normalny, Rok, Kwarta, Miesic, Tydzie, Dzie, Godzina, Minuta.

Ustawienie Normalny oznacza, e dane s grupowane wedug wartoci caego pola.

W tym przykadzie uywamy caego pola NazwaKlienta.
W tym przykadzie mona zaakceptowa domylne ustawienie opcji grupowania
Normalny.
Jeli wczeniej wywietlono okno dialogowe Opcje grupowania, naley klikn przycisk
OK, aby wrci do okna poziomw grupowania.
Kliknij przycisk Dalej, aby przej do okna dialogowego, w ktrym okrela si porzdek
sortowania.

Wybieranie kolejnoci sortowania

Domylnie Access automatycznie sortuje pogrupowane rekordy w porzdku, ktry
uatwia nadanie sensu grupowaniu. Na przykad jeli wybierzemy pole NazwaKlienta do
pogrupowania rekordw klienta, Access posortuje grupy w porzdku alfabetycznym wedug

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

351

pola NazwaKlienta. Jednak dla pewnych zastosowa moe by potrzebne posortowanie

rekordw w obrbie kadej grupy. Uytkownicy mog na przykad wymaga posortowania
rekordw klientw wedug daty zamwienia w porzdku malejcym, tak aby nowsze
zamwienia w kadej grupie klientw wywietlay si wczeniej.
W naszym przykadzie Access sortuje dane wedug pola Kategoria. Jak pokazano na rysunku 9.7, dane posortowano rwnie w ramach kadej grupy wedug pola Opis.
Rysunek 9.7.
Wybr kolejnoci
sortowania pl

Pola sortowania wybiera si w taki sam sposb, jak pola grupowania raportu. Mona
wybra pola, ktrych nie wybrano do grupowania, i uy ich jako pl sortowania. Pola wybrane w tym oknie dialogowym nie wpywaj na grupowanie; maj tylko wpyw na kolejno sortowania w sekcjach szczegw. Mona okreli kolejno rosnc lub malejc,
klikajc przycisk po prawej stronie kadego pola sortowania.

Wybieranie opcji podsumowania

Na dole okna sortowania znajduje si przycisk Opcje podsumowania. Kliknicie tego
przycisku powoduje wywietlenie okna pokazanego na rysunku 9.8. W tym oknie mona
okreli dodatkowe opcje dotyczce pl liczbowych. Jak wida na rysunku 9.8, wszystkie
pola liczbowe i walutowe wywietlaj si z zaznaczon opcj sumowania. Mona te
wywietla rednie, wartoci minimalne i maksymalne.
Mona te zdecydowa, czy dane w sekcji szczegw powinny by pokazane czy ukryte.
Jeli zaznaczymy opcj Szczegy i podsumowanie, raport bdzie zawiera dane szczegowe, natomiast jeli zaznaczymy opcj Tylko podsumowanie, sekcja szczegw bdzie ukryta i w raporcie pojawi si tylko sumy.
Wreszcie zaznaczenie opcji Obliczaj udziay procentowe sum sprawia, e pod sum w stopce
grupy pojawia si procentowy udzia tej sumy w caej wartoci raportu. Jeli, na przykad,
s trzy grupy produktw i ich sumy wynosz odpowiednio 15, 25 i 10, to pod sumami pojawiyby si wartoci 30%, 50% i 20%, wskazujc, jaki udzia kada suma ma
w sumie cznej (czyli 50) w odniesieniu do skali 100%.

352

Cz I Komponenty Accessa

Rysunek 9.8.
Wybieranie
opcji podsumowania

Kliknicie przycisku OK w tym oknie dialogowym, spowoduje powrt do okna sortowania. Kliknicie przycisku Dalej, powoduje przejcie do nastpnego ekranu kreatora.

Wybieranie ukadu raportu

Dwa kolejne okna dialogowe okrelaj wygld raportu. W pierwszym (pokazanym na
rysunku 9.9) mona wybra podstawowy ukad danych. W ramce Ukad jest do wyboru
sze opcji; za ich pomoc mona poinformowa Accessa, czy maj si powtarza nagwki kolumn, czy naley zastosowa wcicia dla kadego z poziomw grupowania
i czy naley dodawa linie lub ramki wok wierszy szczegw. Po wybraniu poszczeglnych opcji, rysunek po lewej stronie zmienia si, w celu zaprezentowania efektu.
Rysunek 9.9.
Wybieranie
ukadu raportu

Ramka Orientacja pozwala na wybr ukadu pionowego (wzdu) lub poziomego (w poprzek strony). Wreszcie pole wyboru Dostosuj szeroko pl tak, aby wszystkie pola byy
widoczne na stronie pozwala upchn mnstwo danych na niewielkim obszarze (prawdopodobnie nie obdzie si bez szka powikszajcego!).
W tym przykadzie wybierzemy ukad krokowy i orientacj pionow, jak pokazano na
rysunku 9.9. Nastpnie kliknij przycisk Dalej, aby przej do nastpnego okna dialogowego.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

353

Wybieranie stylu raportu

Po wybraniu ukadu raportu, mona okreli jego styl w oknie dialogowym pokazanym na
rysunku 9.10. Kady styl ma odmienne cieniowanie ta, rozmiary czcionek, style czcionek i inne elementy formatowania. Po wybraniu stylu, po lewej stronie okna ukazuje si
jego podgld. W tym przykadzie wybierzemy styl Bogaty. Kliknij przycisk Dalej, aby
przej do ostatniego okna dialogowego.
Rysunek 9.10.
Wybieranie
stylu raportu

Mona dostosowa style albo doda wasny styl, wybierajc polecenie Autoformatowanie
w zakadce Rozmieszczanie na wstce dla raportu otwartego w widoku projektu.

Otwieranie projektu raportu

Ostatnie okno dialogowe Kreatora raportw zawiera flag w czarno-bia krat, ktra
informuje nas, e dotarlimy do mety. W grnej czci tego okna dialogowego mona
wpisa tytu raportu. Tytu ten pojawia si tylko raz, na pocztku raportu (nie na grze
kadej strony). Tytu raportu spenia rwnie rol jego nazwy. Domylnie tytuem raportu jest nazwa tabeli lub kwerendy wybranej jako rdo danych raportu. Raport, ktry
utworzylimy w bazie danych Rozdzia09.accdb, ma nazw tblProdukty.
Nastpnie mona wybra jedn z opcji na dole okna dialogowego:

Podgld raportu

Modyfikuj projekt raportu

W tym przykadzie pozostawimy domylnie zaznaczon opcj, aby wywietli podgld

raportu. Po klikniciu przycisku Zakocz, raport wywietli si w oknie podgldu wydruku.
Kliknij przycisk Zakocz, aby zamkn Kreator raportw i obejrze raport (rysunek 9.11).
Widok podgldu raportu pokazuje oglny wygld raportu, ale nie wida na nim marginesw,
numerw stron oraz tego, jak bdzie wyglda raport po wydrukowaniu go na papierze.
Aby przekona si, jak bdzie wyglda raport po wydrukowaniu, naley klikn prawym
przyciskiem myszy pasek tytuu raportu i wybra z menu podrcznego polecenie Podgld
wydruku.

354

Cz I Komponenty Accessa

Rysunek 9.11.
Raport tblProdukty
w widoku
podgldu raportu

Korzystanie z podgldu wydruku

Na rysunku 9.12 pokazano okno podgldu wydruku z pierwsz stron raportu tblProdukty.
Okno to wywietla raport z rzeczywistymi czcionkami, cieniowaniem, liniami, prostoktami i danymi, ktre znajd si na wydruku. Kliknicie lewego przycisku myszy powoduje przeczenie do trybu podgldu strony, w ktrym wida ca stron.
Rysunek 9.12.
Raport tblProdukty
wywietlajcy si
w powikszonym
trybie podgldu

Wstka Accessa zmienia swoj posta, wywietlajc polecenia dotyczce przegldania

i drukowania raportu. Zakadka Podgld wydruku wstki Accessa zawiera formanty
pozwalajce na dostosowanie rozmiaru strony, jej orientacji (pionowa lub pozioma) oraz
zastosowanie innych opcji przegldania. Zakadka Podgld wydruku zawiera take wygodny przycisk Drukuj umoliwiajcy wydrukowanie raportu.
Po stronie mona si porusza za pomoc poziomego i pionowego paska przewijania.
Przyciski Strona (w lewym dolnym rogu okna) su do przechodzenia midzy stronami.
Przyciski te, podobne do przyciskw na magnetowidzie, pozwalaj przej do nastpnej
lub poprzedniej strony albo na pocztek lub koniec raportu. Mona rwnie przej do
okrelonej strony, wpisujc jej numer w polu tekstowym midzy przyciskiem poprzedniej
i nastpnej strony.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

355

Kliknicie na raporcie prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji Kilka stron pozwala na podgld na ekranie wicej ni jednej strony. Na rysunku 9.13 pokazano raport
w trybie wielostronicowego podgldu wydruku. Za pomoc przyciskw nawigacyjnych
(w lewym dolnym rogu okna podgldu wydruku) mona przecza strony, tak jak
przecza si rekordy na arkuszu danych. Okno podgldu wydruku zawiera pasek narzdzi
z czsto uywanymi poleceniami drukowania.
Rysunek 9.13.
Wywietlanie
kilku stron raportu
w trybie
wielostronicowego
podgldu raportu

Jeli po obejrzeniu podgldu jestemy z niego zadowoleni, moemy klikn ikon drukarki na pasku narzdzi, aby wydrukowa raport. Jeli efekty s niezadowalajce, mona klikn przycisk Zamknij, aby przeczy si do okna projektu raportu, gdzie mona
wprowadzi dalsze zmiany.

Okno projektu raportu

Kliknicie prawym przyciskiem myszy paska tytuu raportu i wybranie polecenia Widok
projektu powoduje otwarcie okna projektu raportu. Jak wida na rysunku 9.14, projekt
raportu odzwierciedla wybory dokonane w Kreatorze raportw.
Rysunek 9.14.
Okno projektu raportu

Aby powrci do trybu podgldu wydruku, naley klikn przycisk Podgld wydruku
na pasku narzdzi okna projektu albo wybierajc polecenie Podgld wydruku z menu
Plik. Z menu Plik mona rwnie wybra polecenie Drukuj lub Ustawienia strony. Menu
to zawiera rwnie opcje zapisywania raportu.

356

Cz I Komponenty Accessa

Drukowanie raportu
Jest kilka sposobw pozwalajcych na wydrukowanie raportu:

Kliknicie przycisku Drukuj na zakadce Podgld wydruku na wstce Accessa.

Wybr polecenia Plik/Drukuj w gwnym oknie Accessa (po podwietleniu

raportu w okienku nawigacji).

Wybr polecenia Plik/Drukuj powoduje otwarcie standardowego okna dialogowego Drukowanie systemu Windows. Za pomoc tego okna dialogowego mona wybra zakres
wydruku, liczb kopii oraz waciwoci drukowania.
Kliknicie przycisku Drukuj na wstce Accessa powoduje natychmiastowe wysanie
raportu na domyln drukark, bez wywietlenia okna dialogowego Drukowanie.

Zapisywanie raportu
Projekt raportu mona zapisa w dowolnym momencie, wybierajc w oknie projektu
polecenie Plik/Zapisz, Plik/Zapisz jako lub Plik/Eksportuj albo klikajc przycisk Zapisz
na pasku narzdzi szybkiego dostpu. W przypadku zapisywania raportu po raz pierwszy
(albo kadorazowo po wybraniu polecenia Zapisz jako lub Eksportuj), w oknie dialogowym mona wybra lub wpisa nazw pliku.

Rozpoczcie od pustego formularza

W poprzednich rozdziaach poznalimy wszystkie narzdzia dostpne w oknie projektu
raportu. Podczas tworzenia raportw, niektrych spord tych narzdzi uywa si w nieco
inny sposb ni podczas tworzenia formularzy. Trzeba wic najpierw opisa menu i przyciski paska narzdzi specyficzne dla raportw.
Raport mona wywietla w czterech rnych widokach: w widoku projektu, raportu,
w widoku ukadu oraz w podgldzie wydruku. Mona rwnie wydrukowa raport na
domylnej drukarce systemu Windows. Okna podgldu omawialimy ju w poprzednich
rozdziaach. W tym rozdziale skupimy si na oknie projektu raportu.

Widok ukadu
Raporty tworzy si i modyfikuje w oknie projektu raportu. Prac z nowym raportem
rozpoczyna si od wybrania tabeli lub kwerendy, ktre maj suy jako rdo danych
nowego raportu. Nastpnie naley klikn przycisk Raport w zakadce Tworzenie na
wstce Accessa. Nowy raport wywietli si w widoku ukadu tak, jak pokazano na rysunku 9.15.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

357

Rysunek 9.15.
Widok ukadu
nowego raportu
bazujcego
na tabeli tblProdukty

Moliwo modyfikacji projektu raportu w widoku ukadu jest now wasnoci Accessa 2007. Najwaniejsz zalet widoku ukadu jest moliwo ogldania rozmieszczenia
formantw wzgldem siebie w treci raportu, a take marginesw, nagwkw stron i stopek
oraz innych szczegw raportu.
Najwaniejszym ograniczeniem widoku ukadu raportu jest brak moliwoci dokadnego
dostrojenia projektu raportu bez przeczenia si do widoku projektu. Widok ukadu suy
gwnie do dostosowania na raporcie rozmieszczenia formantw. Na przykad mona usun ikon wywietlajc si w grnym lewym rogu raportu pokazanego na rysunku 9.15.
W tym celu naley j klikn i wcisn klawisz Delete. Mona te zmieni jej pooenie
poprzez przecignicie jej w inne miejsce na raporcie.
W widoku ukadu mona rwnie klikn prawym przyciskiem myszy dowolny formant
i z menu podrcznego wybra polecenie Waciwoci. Arkusz waciwoci umoliwia
modyfikacj ustawie domylnych dla wybranego formantu.
Na rysunku 9.16 pokazano, jak wyglda wstka Accessa, gdy raport jest otwarty w widoku ukadu. Tak jak si naleao spodziewa, opcje na wstce dotycz przed wszystkim
dostosowania wygldu formantw w raporcie.
Rysunek 9.16.
Wstka Accessa
w czasie,
kiedy raport
jest otwarty
w widoku ukadu

Zauwamy, e polecenia dostpne na wstce z rysunku 9.16 nie pozwalaj na dostosowanie szczegw wygldu formantu, takich jak jego wysoko lub szeroko. Pozwalaj
jednak na uywanie czcionki, w jakiej wywietla si formant, jej rozmiaru, a take koloru
ta pierwszego planu. Aby dostosowa wysoko i szeroko formantu, naley klikn
formant i przecign jego marginesy do nowej wysokoci lub szerokoci.

358

Cz I Komponenty Accessa

Widok projektu raportu

Alternatyw dla widoku ukadu jest bardziej tradycyjny widok projektu raportu, ktry
umoliwia dokadne zarzdzanie waciwociami zarwno formantw na raporcie, jak
i raportu jako caoci. Aby otworzy raport w tradycyjnym widoku projektu (rysunek 9.17),
naley klikn prawym przyciskiem myszy raport wywietlony w widoku ukadu i z menu
podrcznego wybra polecenie Widok projektu.
Rysunek 9.17.
Nowy raport otwarty
w widoku projektu

Wstk Accessa dla raportu otwartego w widoku projektu pokazano na rysunku 9.18.
Zwrmy uwag na to, o ile bardziej skomplikowana jest wstka dla raportu w widoku
projektu w porwnaniu z widokiem ukadu. W widoku projektu dostpnych jest znacznie
wicej opcji pozwalajcych na dostosowanie wydrukowanej strony raportu w porwnaniu
z widokiem ukadu.
Rysunek 9.18.
Wstka Accessa
dla raportu
w widoku projektu

Podstawowe pojcia zwizane z raportami

W raporcie dane s przetwarzane rekord po rekordzie. W zalenoci od projektu raportu
kady element danych jest przetwarzany inaczej. Raporty dziel si na sekcje, ktre
w wikszoci programw do tworzenia raportw nosz nazw pasm (w Accessie s nazywane po prostu sekcjami). Access pobiera kolejne rekordy ze rda danych, przetwarzajc kad sekcj po kolei i decydujc (dla kadego rekordu z osobna), czy przetworzy pola lub tekst w poszczeglnych sekcjach. Na przykad sekcja stopki raportu jest
przetwarzana dopiero po przetworzeniu ostatniego rekordu w zestawie rekordw.
Zwrmy uwag, e na rysunku 9.19 (rptProduktyPodsumowanie) dane w raporcie pogrupowano wedug pola Kategoria (Terenowe, Wozy kempingowe itp.). Kada grupa zawiera
nagwek z nazw kategorii (pierwsza kategoria w tym przykadzie to Terenowe). Kada
grupa ma rwnie stopk, w ktrej wywietlaj si podsumowania dotyczce poszczeglnych kategorii. Na rysunku 9.19 cakowity zysk wynosi 17 063 z i odpowiada cakowitej

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

359

Rysunek 9.19.
Raport
rptProduktyPodsumowanie
raport zawierajcy
pogrupowane
sumaryczne dane

kwocie sprzeday 93 063 z. Nagwek strony zawiera opisy kolumn (IDProduktu, Opis, itd.),
natomiast nagwek raportu zawiera tytu raportu (Produkty podsumowanie). Wreszcie
stopka raportu zawiera czne sumy raportu, a stopka strony zawiera numer strony.
W Accessie dostpne s nastpujce sekcje raportu:

Nagwek raportu. Drukowany tylko na pocztku raportu;

uywany jako strona tytuowa.

Nagwek strony. Drukowany na grze kadej strony.

Nagwek grupy. Drukowany przed przetworzeniem pierwszego rekordu

nalecego do grupy.

Szczegy. Drukuje kady rekord z tabeli lub zestawu rekordw kwerendy.

Stopka grupy. Drukowana po przetworzeniu ostatniego rekordu nalecego

do grupy.

Stopka strony. Drukowana na dole kadej strony.

Stopka raportu. Drukowana na kocu raportu po przetworzeniu wszystkich

rekordw.

Sekcje raportu w widoku projektu

Na rysunku 9.20 pokazano raport rptProduktyPodsumowanie otwarty w widoku projektu. Jak wida, raport dzieli si na siedem sekcji. Raport wywietla dane pogrupowane
wedug kategorii, wic wida sekcje Kategoria nagwek i Kategoria stopka. Pozostae sekcje rwnie nosz nazwy odpowiadajce penionym przez nie funkcjom.
W kadej sekcji mona umieci dowolny formant (np. pole tekstowe), ale Access przetwarza dane po jednym rekordzie. Podejmuje te pewne czynnoci (w oparciu o wartoci
pl grup, lokalizacj strony albo pooenie w raporcie), aby uaktywni poszczeglne
sekcje. Przykad z rysunku 9.20 to typowy raport z wieloma sekcjami. Jak si dowiedzielimy, kada sekcja raportu ma inne przeznaczenie i jest inaczej wyzwalana.

360

Cz I Komponenty Accessa

Rysunek 9.20.
Okno projektu raportu

Nagwki i stopki stron oraz raportw trzeba dodawa parami. Jeli potrzebna jest
tylko jedna z tych sekcji, naley zmniejszy wysoko niepodanej sekcji do zera
albo ustawi jej waciwo Widoczny na Nie.
W przypadku usunicia sekcji nagwka i stopki, traci si rwnie wszystkie formanty
zawarte w tej sekcji.

Sekcja nagwka raportu

Formanty umieszczone w sekcji nagwka raportu s drukowane tylko raz, na pocztku
raportu. Sekcji nagwka raportu czsto uywa si jako strony tytuowej albo umieszcza
si w niej informacje, ktre wystarczy przekaza raz uytkownikowi raportu.
Mona rwnie sprawi, e formanty w sekcji nagwka raportu zostan wydrukowane
na oddzielnej stronie, co pozwala utworzy stron tytuow i umieci na niej grafik lub
zdjcie. Sekcja nagwka raportu ma waciwo Wymuszaj now stron. Jeli ustawimy
t waciwo na Po sekcji, informacje w nagwku raportu zostan umieszczone na oddzielnej stronie.
W raporcie z rysunku 9.20 sekcja nagwka raportu nie jest uywana.
W nagwku raportu mona umieci tylko dane z pierwszego rekordu.

Sekcja nagwka strony

Formanty tekstowe i pola w sekcji nagwka strony s zwykle drukowane na grze kadej
strony. Jeli nagwek raportu nie zajmuje oddzielnej strony, na pierwszej stronie, sekcja nagwka strony jest drukowana tu pod nagwkiem raportu. Zwykle nagwkw
strony uywa si jako nagwkw kolumn w raportach grupujco-sumujcych; mog
te zawiera tytu raportu. W tym przykadzie tytu Zestawienie produktw umieszczono w sekcji nagwka strony, co oznacza, e bdzie drukowany na kadej stronie.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

361

Sekcja nagwka strony pokazana na rysunku 9.20 zawiera te linie nad i pod formantami etykiet. Kada etykieta raportu jest niezalena i moe by oddzielnie przesuwana,
powikszana lub zmniejszana. Mona te zmienia formatowanie (kolor, cieniowanie,
grubo obramowania, typ czcionki i rozmiar czcionki) kadego formantu tekstowego.
Sekcje nagwka i stopki strony maj cztery moliwe ustawienia (okrela si je we waciwociach raportu, a nie we waciwociach sekcji):

Wszystkie strony. Nagwek lub stopka strony s drukowane na kadej stronie.

Nie z nagwkiem raportu. Nagwek lub stopka strony nie s drukowane

na stronie, ktra zawiera nagwek raportu.

Nie ze stopk raportu. Nagwek lub stopka strony nie s drukowane na stronie,
ktra zawiera stopk raportu.

Nie z nagwkiem/stopk raportu. Nagwek lub stopka strony nie s drukowane

na stronie, ktra zawiera nagwek lub stopk raportu.

Sekcja nagwka grupy

Sekcje nagwka grupy zwykle wywietlaj nazw grupy, na przykad Furgonetki lub
Przyczepy kempingowe. Access wie, e wywietli wszystkie rekordy grupy w sekcji szczegw, kiedy zmienia si nazwa grupy. W tym przykadzie rekordy szczegw
dotycz poszczeglnych produktw. Formant pola Kategoria w nagwku grupy informuje,
e produkty tej grupy te nale do okrelonej kategorii (Terenowe, Wozy kempingowe, itd.).
Sekcje nagwka grupy bezporednio poprzedzaj sekcje szczegw.
Mona zdefiniowa wiele poziomw nagwkw i stopek grup. W tym raporcie dane s
grupowane tylko wedug kategorii. Jednake w niektrych raportach dane s grupowane
wedug dat. Mona zgrupowa dane wedug roku albo miesica i roku, a w obrbie tych
sekcji wedug innej wartoci, na przykad wedug kategorii.
Aby nada waciwociom grupy (takim jak Grupuj wedug, Interwa grupowania
i Trzymaj razem) wartoci inne ni domylne, trzeba najpierw ustawi waciwo
Nagwek grupy albo Stopka grupy (lub obie) wybranego pola lub grupy.
Wicej informacji na ten temat mona znale w dalszej czci tego rozdziau.

Sekcja szczegw
Sekcja szczegw przetwarza kady rekord danych i wanie w niej drukowane s poszczeglne wartoci. Sekcja szczegw czsto zawiera pole obliczeniowe, na przykad
zysk obliczany przez wyraenie matematyczne. W tym przykadzie sekcja szczegw
po prostu wywietla dane z tabeli tblProdukty z wyjtkiem ostatniego formantu. Zysk
jest obliczany jako rnica wartoci Koszt i CenaUmowna.
Mona poinformowa Accessa o zamiarze doczenia do raportu sekcji szczegw,
zmieniajc waciwo Widoczny sekcji w oknie raportu projektu. Jeli wyczymy
wywietlanie wszystkich sekcji szczegw (albo tylko niektrych), otrzymamy raport
sumaryczny bez szczegw lub tylko z niektrymi grupami.

362

Cz I Komponenty Accessa

Sekcja stopki grupy

Sekcji stopki grupy uywa si do obliczania sum wszystkich rekordw nalecych do
grupy. W raporcie Zestawienie produktw wyraenie =Suma([CenaUmowna]-[Koszt]) dodaje
wyniki wszystkich oblicze Cena umowna - Koszt dla wybranej kategorii. W grupie furgonetek wyraenie to sumuje siedem rekordw. Ten typ pola jest automatycznie zerowany,
kiedy zmienia si grupa. (Wicej informacji na temat wyrae i pl sumujcych mona
znale w dalszych rozdziaach).
Aby zmieni sposb obliczania sum, naley zmieni waciwo Suma bieca pola
w oknie raportu projektu.

Sekcja stopki strony

Sekcja stopki strony zwykle zawiera numery stron albo sumy pl. W bardzo duych raportach, zwaszcza w takich, gdzie jest wiele stron szczegw bez podsumowa, mog
si przyda zarwno sumy grup, jak i stron. W raporcie Zestawienie produktw w sekcji
stopki strony drukuje si numer strony dziki poczeniu sowa Strona z wbudowanymi
formantami numeru strony. Za pomoc tych formantw wywietla si tekst Strona X
z Y, gdzie X jest biecym numerem strony, a Y czn liczb stron w raporcie. Aby
wywietli numer strony, naley uy pola tekstowego z nastpujcym wyraeniem we
waciwoci rdo formantu:
="Strona: " & [Page] & " z " & [Pages]

Mona rwnie wydrukowa dat wydruku wraz z godzin. Pole tekstowe wywietlajce
numer strony znajduje si w sekcji Stopka strony na rysunku 9.20. Stopka strony raportu
rptProduktyPodsumowanie zawiera rwnie biec dat i godzin.

Sekcja stopki raportu

Sekcja stopki raportu jest drukowana na kocu raportu po wydrukowaniu wszystkich
sekcji szczegw i stopek grupy. W stopkach raportu zwykle umieszcza si sumy czne
lub dane statystyczne (takie jak rednie i procenty) caego raportu. Stopka raportu Zestawienie produktw zawiera wyraenia =Suma sumujce wartoci wszystkich pl liczbowych.
Jeli raport ma stopk, sekcja stopki strony jest drukowana po sekcji stopki raportu.

Narzdzie raportujce w Accessie jest dwuprzebiegowe i moe wstpnie przetwarza

wszystkie rekordy w celu obliczenia wartoci (takich jak procenty) potrzebnych w raportach statystycznych. Dziki temu mona tworzy wyraenia, ktre obliczaj procenty
w miar, jak Access przetwarza rekordy wymagajce znajomoci sumy cznej.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

363

Tworzenie raportu od podstaw

Raport to kolejny sposb przegldania danych z jednej lub wielu tabel. Trzeba pamita,
e raport jest zwizany albo z jedn tabel, albo z kwerend, ktra pobiera dane z jednej
lub wielu tabel. Kiedy tworzymy raport, musimy zdecydowa, ktre pola kwerendy lub
tabeli chcemy w nim umieci. Jeli nie chcemy oglda wszystkich rekordw z tabeli,
moemy zwiza raport z kwerend. Jeli nawet posugujemy si danymi z jednej tabeli,
kwerenda pozwala utworzy raport na podstawie okrelonych kryteriw wyszukiwania
i kolejnoci sortowania. Aby wykorzysta dane z wielu tabel, waciwie nie ma innego
sposobu, jak tylko zwiza raport z kwerend. W przykadach zaprezentowanych w tym
rozdziale, wszystkie raporty s zwizane z kwerendami (nawet jeli mona powiza
raport z tabel).
Access pozwala utworzy raport bez wizania go z tabel lub kwerend, cho taki
raport nie bdzie zawiera adnych pl. Dziki temu mona utworzy szablony stron
ze wsplnymi nagwkami lub stopkami, zawierajcymi, na przykad, numerowanie
stron albo dat i czas, ktre posu jako model dla innych raportw. Pola mona
doda pniej, zmieniajc rdo rekordw raportu.

W pozostaej czci tego rozdziau dowiemy si, jak utworzy raport Zestawienie produktw (jedn ze stron tego raportu pokazano na rysunku 9.21). W kolejnych punktach
zaprojektujemy podstawowy raport, poczymy dane i rozmiecimy je w odpowiednich
miejscach.
Rysunek 9.21.
Raport Zestawienie
produktw

Podobnie, jak w przypadku wikszoci zada w Accessie, istnieje wiele sposobw tworzenia raportu bez pomocy kreatora. Warto jednak posugiwa si tak czy inn metodologi, poniewa do utworzenia dobrego raportu niezbdne jest niemal naukowe podejcie.
Naley sporzdzi list kontroln zbir czynnoci, ktre gwarantuj uzyskanie dobrego raportu. Po wykonaniu kadej czynnoci naley skreli j z listy. Po zakoczeniu,
uzyskamy wietnie wygldajcy raport. Metod t omwimy w kolejnych punktach.

364

Cz I Komponenty Accessa

Tworzenie nowego raportu i wizanie go z kwerend

Pierwsz czynnoci jest utworzenie nowego, pustego raportu i powizanie go z tabel
tblProdukty. Tworzenie pustego raportu jest stosunkowo proste:
1. Wybierz zakadk Tworzenie na gwnej wstce Accessa.
2. Kliknij przycisk Pusty raport w grupie Raporty na wstce.
Access otworzy pusty raport w widoku ukadu i otworzy okno dialogowe Lista pl
(rysunek 9.22).
Rysunek 9.22.
Pusty raport
w widoku ukadu

W tym momencie mona skorzysta z dwch rnych sposobw dodawania formantw

do raportu: dalsza praca w widoku ukadu lub przeczenie si do widoku projektu.
Kada z tych technik ma okrelone zalety, ale dla potrzeb tego przykadu skorzystamy
z widoku projektu, ktry lepiej demonstruje proces tworzenia raportw Accessa.
Aby przej do widoku projektu, naley klikn prawym przyciskiem myszy pasek tytuu
raportu i z menu podrcznego wybra polecenie Widok projektu. Okno raportu przeksztaci
si do tradycyjnego okna projektowania raportu zoonego z pasm (rysunek 9.23). Na tym
rysunku pokazano rwnie otwarte okno Lista pl na tabeli tblProdukty, ktre pozwala
przeciga pola z listy do odpowiednich sekcji nowego raportu.
Rysunek 9.23.
Tworzenie
nowego raportu
w widoku projektu

Na rysunku 9.23 pole Opis przecignito do sekcji Szczegy raportu.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

365

Definiowanie rozmiaru i ukadu strony raportu

Podczas planowania raportu, naley wzi pod uwag wasnoci dotyczce ukadu strony,
a take rodzaj papieru i typ drukarki, ktre maj by wykorzystane do wygenerowania
wydruku. Decyzje podejmuje si poprzez wprowadzanie danych w kilku oknach dialogowych i waciwociach. Dziki ustawieniu waciwych parametrw, mona uzyska
podany wynik.
Aby ustawi marginesy raportu, orientacj papieru i inne cechy oglne, naley klikn
zakadk Ustawienia strony na wstce. Na rysunku 9.24 zaprezentowano fragment ekranu
Accessa z zaznaczon zakadk Ustawienia strony i otwart opcj Marginesy.
Rysunek 9.24.
Zakadka
Ustawienia strony
na wstce Accessa

Zwrmy uwag, e zakadka Ustawienia strony zawiera opcje umoliwiajce ustawienie

rozmiaru papieru, orientacji raportu (pionowa lub pozioma), jego marginesw oraz innych
szczegw. Rozwinicie opcji Rozmiar lub Marginesy powoduje otwarcie zakadki
zawierajcej popularne ustawienia dla kadej z tych opcji.
Raport rptProduktyPodsumowanie powinien mie ukad pionowy, czyli by wyszy ni
szerszy. Bdzie drukowany na papierze formatu A4 (2129,7 cm), a marginesy lewy,
prawy, dolny i grny powinny by ustawione na 6,4 mm. Zwrmy uwag, e w oknie
dialogowym na rysunku 9.24 zaznaczono opcj marginesw Wskie, w ktrej wszystkie
cztery marginesy maj szeroko 6,4 mm.
Jeli marginesy, jakie chcemy zastosowa w naszym raporcie, nie s dostpne na zakadce
Marginesy, mona klikn niewielki przycisk w prawym dolnym rogu zakadki Ukad
strony i wywietli standardowe windowsowe okno dialogowe Ustawienia strony. W tym
oknie dialogowym mona okreli marginesy, orientacj oraz inne parametry ukadu
strony, podobnie jak w programie Microsoft Word lub innej aplikacji systemu Windows.
Aby ustawi praw krawd raportu Zestawienie produktw na 19 cm, wykonaj ponisze
czynnoci:
1. Kliknij praw krawd raportu (w miejscu, gdzie biay arkusz styka si
z szarym tem).
2. Wskanik myszy zmieni si w strzak o dwch grotach.
3. Przecignij krawd do znacznika 19 centymetrw na linijce.

366

Cz I Komponenty Accessa

Jeli w oknie projektu raportu nie wywietla si linijka, wybierz zakadk

Rozmieszczanie, przejd do grupy Pokazywanie/ukrywanie i kliknij ikon linijki.
Mona te zmieni waciwo Szeroko w oknie waciwoci raportu.

Jeli w wywietlonym raporcie co druga strona jest pusta, oznacza to, e szeroko
raportu przekracza szeroko strony. Aby poprawi ten problem, naley zmniejszy
lewy i prawy margines albo szeroko raportu. Czasem podczas przesuwania
formantw mona przypadkowo zwikszy szeroko raportu w stosunku
do pierwotnego projektu. Jeli na przykad w raporcie pionowym suma szerokoci
lewego marginesu, raportu i prawego marginesu przekracza 21 centymetrw,
pojawi si puste strony.

Umieszczanie formantw na raporcie

Access w peni wykorzystuje funkcj przecigania i upuszczania systemu Windows;
metoda umieszczania pl na raporcie nie stanowi wyjtku.
1. Kliknij przycisk Dodaj istniejce pola w grupie Narzdzia na wstce Projekt.
Wywietli si okno Lista pl.
2. Jeli dany formant ma by inny ni domylny formant dla danego pola
tabeli, kliknij odpowiedni przycisk na przyborniku.
3. Zaznacz pola, ktre maj si znale w raporcie, i przecignij je
do odpowiednich sekcji w oknie projektu raportu.
Aby zaznaczy wicej ni jedno pole, naley przytrzyma klawisz Ctrl podczas
klikania pl w oknie Lista pl. W zalenoci od tego, czy zaznaczylimy jedno
czy wiele pl, podczas przecigania pl do raportu ksztat wskanika myszy
zmienia si, ilustrujc dokonany wybr.
Pola pojawi si w sekcji szczegw raportu (rysunek 9.25). Zwrmy uwag,
e kademu polu przecignitemu z okna listy pl odpowiadaj dwa formanty.
Kiedy dodajemy pole metod przecignij i upu, Access automatycznie tworzy
formant etykiety doczony do pola tekstowego, z ktrym zwizane jest pole tabeli.
Zwrmy uwag na formant zwizanej ramki obiektu odpowiadajcy polu tabeli Zdjcie.
Access zawsze tworzy formant zwizanej ramki obiektu dla pl tabeli typu Obiekt OLE.
Zauwamy te, e sekcja szczegw automatycznie zwiksza si, aby pomieci
wszystkie formanty. Ponad zwizan ramk obiektu znajduje si formant
odpowiadajcy polu typu Nota Cechy.

W sekcji nagwka strony trzeba umieci formanty, ktre bd wywietla informacje

o kliencie. Przedtem jednak trzeba zwikszy ramk nagwka strony, aby zrobi miejsce
na tytu raportu.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

367

Rysunek 9.25.
Raport,
do ktrego
dodano kilka pl

Zmiana rozmiaru sekcji

Aby zrobi miejsce na tytu raportu w sekcji nagwka strony, trzeba zwikszy rozmiar
sekcji. W tym celu naley umieci wskanik myszy na dole sekcji, ktrej rozmiar chcemy zmieni. Wskanik zmieni si w pionow strzak o dwch grotach; naley przecign
krawd sekcji w gr lub w d, aby zmniejszy lub zwikszy sekcj.
W naszym przykadzie zmienimy rozmiar sekcji Nagwek strony poprzez przecignicie
dolnego marginesu nagwka strony w d, w taki sposb, aby jej wysoko wynosia
okoo 2 cm. Do przecignicia formantw do raportu wykorzystamy grup Formanty na
zakadce Projekt. Dodajemy dwie etykiety do sekcji nagwka strony i wpisujemy Zestawienie produktw we waciwoci Tytu jednej z nich oraz Komis samochodowy w drugiej.
Etykiety, ktre dodalimy s niepoczone nie s powizane z adnym z formantw
w raporcie. Podczas przecigania pola z okna Lista pl, Access dodaje nie tylko pole
tekstowe przeznaczone na dane pola, ale take etykiet, ktra spenia rol identyfikatora
pola tekstowego. Etykiety, ktre przecigamy z grupy Formanty na wstce Accessa s
niepoczone nie s powizane z polami tekstowymi, ani z adnymi innymi formantami w raporcie.
Jak mona zauway, sekcja Nagwek strony rozszerzya si po to, by pomieci formanty etykiet, ktre przecignlimy do sekcji. Wszystkie pola potrzebne do utworzenia
raportu Zestawienie produktw zostay teraz umieszczone w odpowiednich sekcjach.
Aby utworzy etykiet wielowierszow, naley nacisn klawisze Ctrl+Enter w miejscu,
w ktrym chcemy rozpocz nowy wiersz.

Jeli edytujemy lub wprowadzamy tytu, ktry nie mieci si w oknie waciwoci,
zawarto pola bdzie przewija si w miar pisania. Aby mie wicej miejsca, mona
otworzy okno Powikszenie, naciskajc klawisze Shift+F2.

368

Cz I Komponenty Accessa

Modyfikowanie wygldu tekstu w formancie

Aby zmodyfikowa wygld tekstu w formancie, naley zaznaczy formant, klikajc jego
obramowanie (nie rodek formantu). Nastpnie mona wybra sposb formatowania etykiety, klikajc odpowiedni przycisk na pasku narzdzi Formatowanie.
Aby wyrni tytuy raportu, zmodyfikuj wygld tekstu w etykietach, wykonujc ponisze czynnoci:
1. Kliknij nowo utworzon etykiet tytuu raportu Zestawienie produktw.
2. Kliknij przycisk Pogrubienie w grupie Czcionka na wstce.
3. Kliknij strzak obok listy rozwijanej Rozmiar czcionki i wybierz z listy
pozycj 18.
4. Powtrz t procedur dla etykiety Komis samochodowy, uywajc
pogrubienia i czcionki o rozmiarze 12 punktw.
Rozmiar etykiet moe nie pasowa do tekstu, ktry ma si w nich wywietli.
Aby zmniejszy etykiet lub wywietli cay tekst, jeli rozmiar etykiety nie jest
wystarczajcy, naley klikn dwukrotnie dowolny z uchwytw zmiany rozmiaru
Access dobierze odpowiedni rozmiar dla etykiety.
Etykiety po ich dodaniu do sekcji Nagwek strony oraz powikszeniu
i sformatowaniu, pokazano na rysunku 9.26.
Rysunek 9.26.
Dodawanie
niezwizanych etykiet
do raportu

Praca z polami tekstowymi i doczonymi do nich etykietami

Do tej pory dodawalimy do raportu formanty zwizane z polami tabeli oraz niezwizane
etykiety suce do wywietlania tytuw. Do raportw czsto dodaje si jeszcze jeden typ
pola tekstowego niezwizane pole tekstowe, ktre przechowuje wyraenie wywietlajce numer strony, dat albo wynik oblicze.

Tworzenie i uywanie formantw pola tekstowego

W raportach pola tekstowe peni dwie funkcje. Po pierwsze, pozwalaj wywietli dane
przechowywane w okrelonym polu tabeli lub kwerendy. Po drugie, wywietlaj wyniki
wyrae. Wyraeniami mog by obliczenia, ktrych argumentami s inne formanty,

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

369

obliczenia uywajce funkcji Accessa (wbudowanych lub zdefiniowanych przez uytkownika) albo ich kombinacja. Wczeniej dowiedzielimy si, jak uywa formantu
pola tekstowego do wywietlania zawartoci pola tabeli i jak utworzy ten formant.

Wprowadzanie wyraenia w polu tekstowym

Wyraenia pozwalaj na tworzenie wartoci, ktrych nie ma w tabeli lub kwerendzie. Mog to by proste funkcje (na przykad zwracajce numer strony) albo skomplikowane obliczenia matematyczne.
Wyraenia bardziej szczegowo opisano w rozdziale 5.

Funkcja to niewielki program, ktry po wykonaniu zwraca pojedyncz warto. Moe

to by jedna z wielu wbudowanych funkcji Accessa albo funkcja zdefiniowana przez
uytkownika. Na przykad wczeniej w tym rozdziale skorzystalimy z funkcji Now(),
ktra zwraca biec dat i godzin, do obliczenia wartoci w polu tekstowym w stopce
strony raportu. Poniej wyjaniono, jak doda do raportu niezwizane pole tekstowe
wywietlajce numer strony:
1. Kliknij w rodku sekcji stopki strony, ustaw wysoko stopki strony
na okoo 1,5 cm.
2. Przecignij pole tekstowe z grupy Formanty na wstce Projekt i upu je
w obszarze stopki strony. Ustaw wysoko pola tekstowego na warto okoo
trzech czwartych wysokoci sekcji Stopka strony, a szeroko na warto
okoo 1,5 cm.
3. Zaznacz zwizan etykiet pola tekstowego i zmie jej zawarto tak,
by zawieraa sowo Strona:.
4. Zaznacz pole tekstowe (wywietla si w nim napis Niezwizane) i wpisz
w polu tekstowym formu =Page.
Alternatywnie mona otworzy arkusz waciwoci (wcinij F4) i wpisa =[Page]
jako waciwo rdo rekordw pola tekstowego.
5. Przecignij nowy formant pola tekstowego w taki sposb, aby znalaz si
w pobliu prawej krawdzi strony raportu (rysunek 9.27).
Rysunek 9.27.
Dodawanie wyraenia
wywietlajcego
numer strony
w polu tekstowym

Mona rwnie przesun etykiet pola tekstowego tak, aby znalaza si blisko
pola. Uycie uchwytu w grnym lewym rogu etykiety pozwala na przemieszczanie
etykiety niezalenie od pola tekstowego.

370

Cz I Komponenty Accessa
W kadej chwili mona obejrze wyniki. Aby to zrobi, naley klikn przycisk Podgld
wydruku na pasku narzdzi i powikszy sekcj stopki strony, aby sprawdzi numer
strony.

Zmiana rozmiaru pola tekstowego lub etykiety

Aby zaznaczy formant, wystarczy go klikn. W zalenoci od rozmiaru formantu pojawi si wwczas od trzech do siedmiu uchwytw zmiany rozmiaru po jednym w kadym rogu z wyjtkiem lewego grnego i po jednym na kadym boku. Kiedy wskanik
znajdzie si nad uchwytem zmiany rozmiaru, zmienia si w strzak z dwoma grotami.
Gdy tak si stanie, naley klikn formant i rozcign go do danego rozmiaru. Warto
zauway, e podczas przecigania myszy pojawia si kropkowany zarys, ktry wskazuje,
jaki rozmiar bdzie mia formant po zwolnieniu przycisku myszy.
Jeli klikniemy dwukrotnie jeden z uchwytw zmiany rozmiaru, Access zmieni rozmiar
formantu tak, aby jak najlepiej dopasowa go do rozmiaru tekstu. Przydaje si to zwaszcza
wtedy, gdy kto zmieni rozmiar czcionki i potem zauway, e tekst nie pasuje do formantu.
W przypadku etykiet rozmiar jest regulowany w poziomie i w pionie, natomiast w przypadku pl tekstowych tylko w pionie. Dzieje si tak dlatego, e w trybie projektu Access nie
moe przewidzie szerokoci pola tekstowego nazwa pola i jego zawarto mog znacznie si rni. Zdarza si, e rozmiar etykiet nie zostanie poprawnie ustawiony i trzeba go
wyregulowa rcznie.
Aby automatycznie zmieni rozmiar etykiety, mona rwnie wybra polecenie
Format/Rozmiar/Dopasuj.

Przed przystpieniem do dalszych zada, warto sprawdzi postpy. Warto rwnie czsto zapisywa raport zaraz po dokonaniu w nim zmian. Mona wydrukowa jedn stron na drukarce, ale atwiej wywietli raport w podgldzie wydruku. Wystarczy klikn
prawym przyciskiem myszy pasek tytuu raportu i z menu podrcznego wybra polecenie
Podgld wydruku. Na rysunku 9.28 pokazano powikszony podgld wydruku raportu
w biecej postaci. Na samej grze strony znajduje si jej nagwek, a poniej niego informacje pochodzce z rekordu pierwszego produktu.
W miar przemieszczania myszy nad podgldem wydruku kursor myszy zmienia si
w szko powikszajce. Wystarczy klikn dowoln cz widoku, aby go powikszy
i dokadnie przeanalizowa ukad raportu. Ze wzgldu na pionowy ukad pl, raport wywietla tylko jeden rekord na stron. W nastpnym punkcie przesuniemy pola tak, aby
utworzy poziomy ukad.

Usuwanie i wycinanie etykiet

doczonych do pl tekstowych
Aby utworzy raport pokazany na rysunku 9.19, naley przesun etykiety pl tekstowych
z sekcji Szczegy do sekcji Nagwek strony. Po ich przesuniciu formanty wywietl
si jako nagwki kolumn danych i bd powtarzay si na kadej stronie raportu.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

371

Rysunek 9.28.
Podgld
wydruku raportu

Usuwanie jednego lub wielu doczonych formantw jest bardzo atwe wystarczy
zaznaczy dane formanty i nacisn klawisz Delete. Aby jednak przenie etykiet do
sekcji nagwka strony (zamiast jej usuwania), mona j wyci, zamiast usuwa. Podczas
usuwania poczonych formantw, mamy do wyboru nastpujce opcje:

usunicie tylko etykiety,

wycicie etykiety i umieszczenie jej w schowku,

usunicie lub wycicie zarwno etykiety, jak i formantu pola.

Z niewiadomych wzgldw nie mona przecign etykiety z sekcji szczegw do nagwka strony. Prba przecignicia poczonej etykiety z sekcji szczegw powoduje
przecignicie take pola tekstowego. Aby przenie etykiet, naley wyci j w sekcji
szczegw i wklei w sekcji nagwka strony.
Jeli zaznaczymy etykiet i wytniemy poprzez wcinicie klawiszy Ctrl+X lub klawisza
Delete, zostanie usunita tylko etykieta. Jeli zaznaczymy formant pola i go wytniemy
lub usuniemy, zostanie usunita zarwno etykieta, jak i formant pola. Aby wyci etykiet doczon do formantu (w tym przypadku etykiet doczon do pola IDProduktu),
wykonaj ponisze czynnoci:
1. Kliknij przycisk Zamknij na pasku narzdzi, aby wyczy tryb podgldu
wydruku.
2. Zaznacz etykiet ID produktu w sekcji szczegw.
3. Nacinij klawisze Ctrl+X (polecenie Wytnij).
Po wyciciu etykiety, mona umieci j w innym miejscu. W tym przykadzie
umiecimy j w sekcji nagwka strony.

372

Cz I Komponenty Accessa

Wklejanie etykiet do sekcji raportu

Zamiast wycina etykiety doczone do formantw w sekcji szczegw i wkleja je
w sekcji nagwka strony, mona po prostu usun etykiety i utworzy nowe w nagwku
strony. W tym przykadzie wkleimy etykiet wycit w poprzednim wiczeniu:
1. Kliknij gdziekolwiek w sekcji nagwka strony.
2. Nacinij klawisze Ctrl+V (polecenie Wklej).
Etykieta ID produktu pojawi si w nagwku strony.
3. Zrb to samo z etykietami Opis, Kategoria i Ilo w magazynie.
4. Usu pozostae etykiety w sekcji szczegw, pozostawiajc wszystkie pola
tekstowe.
Jeli przypadkowo zaznaczy si formant pola danych i usunie lub wytnie formant
wraz z etykiet, mona nacisn przycisk Cofnij na pasku narzdzi lub wcisn
klawisze Ctrl+Z, aby wrci do stanu wyjciowego.
Aby usun tylko formant pola, a zachowa doczony formant etykiety, naley klikn
prawym przyciskiem myszy etykiet i wybra polecenie Kopiuj z menu podrcznego.
Nastpnie, w celu usunicia zarwno formantu pola, jak i etykiety, naley nacisn
klawisz Delete. Wreszcie naley klikn prawym przyciskiem myszy w dowolnym
miejscu na raporcie i wybra z menu podrcznego polecenie Wklej, aby wklei
do raportu tylko skopiowan etykiet.

Przesuwanie etykiet i pl tekstowych

Zanim powiemy, jak przesuwa etykiety i pola tekstowe, warto jeszcze raz przypomnie sobie kilka rnic midzy formantami doczonymi a niedoczonymi. Kiedy wraz z polem
tekstowym tworzona jest doczona etykieta, powstaje formant zoony. Kiedy przesuwamy
jeden z elementw formantu zoonego, drugi przesuwa si wraz z nim. Oznacza to, e
przesunicie pola tekstowego lub etykiety powoduje jednoczenie przesunicie doczonego formantu.
Aby przesun oba elementy formantu zoonego, naley zaznaczy jeden z nich klikniciem myszy. Przesunicie wskanika myszy nad jeden z dwch elementw powoduje zmian wskanik myszy w ikon doni. Kiedy tak si stanie, naley klikn formanty
i przesun je w inne miejsce. Podczas przecigania formantw, wraz ze wskanikiem
myszy porusza si ich zarys.
Aby przesun tylko jeden element formantu zoonego, naley przecign dany
element za jego uchwyt przesuwania (duy kwadrat w lewym grnym rogu formantu).
Po klikniciu formantu zoonego, wydaje si, e zaznaczone zostaj oba jego elementy,
ale jeli przyjrzymy si dokadniej, zauwaymy, e zaznaczony jest tylko jeden z nich
(ten, wok ktrego wywietlaj si uchwyty zmiany rozmiaru). Niezaznaczony formant
wywietla tylko uchwyt przesuwania. Ikona doni z wycignitym palcem wskazujcym
oznacza, e wybrano uchwyt przesuwania i mona przesun jeden z formantw. Aby
przesun jeden formant niezalenie od drugiego, naley klikn jego uchwyt przesuwania
i przecign go w nowe miejsce.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

373

Aby przesun niedoczon etykiet, wystarczy klikn jej obramowanie (w miejscu,

w ktrym nie ma uchwytu) i przecign.

Aby zaznaczy grup formantw, wystarczy klikn gdzie poza grup i przecign
wskanik przez formanty lub wok formantw, ktre chcemy zaznaczy. Wywietli si szary prostokt, ktry wskazuje zakres zaznaczenia. Po zwolnieniu przycisku myszy, zostan
zaznaczone wszystkie formanty otoczone przez prostokt. Nastpnie mona przecign
grup formantw w nowe miejsce.
Globalna opcja Plik/Opcje programu Access/Projektanci obiektu/Formularze/
Raporty/Zachowanie podczas zaznaczania to waciwo, ktra okrela sposb
zaznaczania formantw. Zaznaczone zostaj albo formanty otoczone w peni
(prostokt musi cakowicie otacza formant), albo czciowo (wystarczy,
e prostokt dotyka formantu jest to ustawienie domylne).

Zmiemy te rozmiar wszystkich formantw w sposb pokazany na rysunku. Zmienimy

rozmiar i ksztat pola Cechy typu Nota oraz pola Zdjcie typu Obiekt OLE. Pole Zdjcie
typu Obiekt OLE wywietla si w widoku projektu jako prostokt bez nazwy pola. Na
rysunku 9.29 jest widoczne z prawej strony.
Rysunek 9.29.
Reorganizacja
formantw w raporcie

Aby uzyska kocowy ukad, umiecimy wszystkie formanty w odpowiednich miejscach,

tak jak pokazano na rysunku 9.29. Warto przesuwa formanty grupami, zaznaczajc kilka
formantw jednoczenie i przenoszc je blisko docelowego miejsca. Nastpnie mona
ustawi dokadnie ich pooenie. W ten sposb tworzy si wikszo raportw.
Formanty umiecimy w odpowiednich miejscach zgodnie z rysunkiem 9.29. Zwrmy
uwag, e dla etykiety Koszt w sekcji szczegw zmieniono nazw na Koszt/Cena Detaliczna/Cena umowna.
W tym momencie jestemy mniej wicej w poowie pracy. Ekran powinien wyglda
tak jak na rysunku 9.29 (jeli jest inaczej, naley dostosowa rozmiar i pooenie formantw wedug rysunku). Naley pamita, e rysunki sporzdzono przy rozdzielczoci
ekranu rwnej 1024768 pikseli. Jeli kto uywa niszej rozdzielczoci albo duych
czcionek (wcza si je w oknie dialogowym Waciwoci: Ekran w Panelu sterowania),
bdzie musia przewin okno, aby zobaczy cay raport.

374

Cz I Komponenty Accessa

Wanie ukoczylimy podstawowy projekt raportu. Trzeba jeszcze zmieni niektre

waciwoci, czcionki i rozmiary. Po wprowadzeniu tych zmian, trzeba ponownie przesun pola. Raport pokazany na rysunku 9.29 to tylko wzr; podczas ulepszania raportu
w oknie projektu, naley pamita, e najwaniejsze jest to, jak wyglda w naszym komputerze.

Modyfikowanie wygldu wielu formantw

Nastpnym etapem bdzie dodanie pogrubienia wszystkich etykiet znajdujcych w sekcji
nagwka strony tu nad separatorem sekcji. Poniej wyjaniono, jak zmieni wygld
tekstu w wielu etykietach jednoczenie:
1. Zaznacz wszystkie etykiety na dole sekcji nagwka strony, przytrzymujc
nacinity klawisz Shift i kolejno je klikajc.
Alternatywnie mona klikn pionow linijk wywietlajc si z lewej strony
etykiet w nagwku strony. W obszarze tym, zgodnie z rysunkiem 9.29,
wywietlaj si cztery etykiety.
Mona rwnie przecign ramk wok wszystkich formantw etykiet w obszarze
nagwka strony.
2. Kliknij przycisk Pogrubienie na pasku narzdzi.
Po wprowadzeniu ostatnich modyfikacji, raport bdzie niemal gotowy
trzeba bdzie jeszcze poprawi formant obrazu. W tym celu trzeba
zmodyfikowa pewne waciwoci. Zrobimy to w nastpnym punkcie.
Liczba etapw moe si wydawa bardzo dua, bo poszczeglne procedury
specjalnie zaprojektowano tak, aby pokaza, e tworzenie raportu zabiera sporo
czasu. Naley jednak pamita, e kiedy klikamy mysz, nie zdajemy sobie nawet
sprawy, ile pracy oszczdzamy, projektujc raport metod wizualn. Narzdzia typu
WYSIWYG (od ang. What You See Is What You Get uzyskujesz to co widzisz), takie
jak projektant raportw w Accessie, wymagaj wykonywania wielu czynnoci, ale i tak
jest to znacznie atwiejsze i szybsze ni programowanie. Na rysunku 9.29 pokazano
ostateczn wersj projektu raportu po wykonaniu czynnoci opisanych w tym punkcie.
W nastpnym punkcie bdziemy ulepsza ten projekt.

Zmiana waciwoci etykiet i pl tekstowych

Aby zmieni waciwoci pola tekstowego lub etykiety, trzeba wywietli arkusz waciwoci formantu. Jeli jeszcze si nie wywietla, wykonaj jedn z poniszych czynnoci:

Kliknij dwukrotnie obramowanie formantu (w dowolnym miejscu poza

uchwytem zmiany rozmiaru albo uchwytem przesuwania).

Wcinij F4.

Kliknij formant prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Waciwoci.

Arkusz waciwoci pozwala obejrze waciwoci formantu i atwo je zmodyfikowa.

Narzdzia takie jak okna formatowania i przyciski formatowania na pasku narzdzi na
wstce Projekt rwnie umoliwiaj modyfikowanie waciwoci formantw. Jeli, na

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

375

przykad, klikniemy przycisk Pogrubienie, w rzeczywistoci ustawiamy waciwo

Grubo czcionki na Pogrubiona. Uycie formantw na wstce Projekt jest zwykle
znacznie bardziej intuicyjne, ale niektrych waciwoci nie da si zmieni w ten sposb.
Ponadto niektre obiekty maj wicej opcji dostpnych tylko na arkuszu waciwoci.
Waciwo Tryb wymiarowania obiektu OLE (zwizanej ramki obiektu) z ustawieniami
Obetnij, Rozcignij i Powiksz to dobry przykad waciwoci, ktra jest dostpna tylko
na arkuszu waciwoci.
Formant obrazu, czyli zwizanej ramki obiektu, ma obecnie waciwo Tryb wymiarowania ustawion na domyln warto Obetnij. Przy takim ustawieniu obraz jest wywietlany w oryginalnym rozmiarze i moe nie mieci si w ramce. W tym wiczeniu
zmienimy ustawienie na Rozcignij, ktre automatycznie dopasowuje obraz do ramki.
Korzystanie z obrazw, obiektw OLE i wykresw omwimy w rozdziale 24.

Aby zmieni waciwo zwizanej ramki obiektu, ktra zawiera zdjcie, wykonaj ponisze
czynnoci:
1. Kliknij formant zwizanej ramki obiektu.
2. Kliknij waciwo Tryb wymiarowania, a nastpnie strzak, aby wywietli
list rozwijan.
3. Wybierz pozycj Rozcignij.
Mona rwnie zmieni waciwo Styl obramowania na warto Przezroczysty.
W przypadku ustawienia tej waciwoci na warto Przezroczysty w raporcie nie wywietli si ramka wok zdjcia.
W ten sposb wprowadzilimy kolejn zmian w naszym raporcie. Na rysunku 9.30
przedstawiono podgld wydruku kilku pierwszych rekordw. Zauwamy, e obrazy s
obecnie prawidowo wywietlane, a pole Cechy znajduje si na dole sekcji szczegw.
Rysunek 9.30.
Raport wywietlony
w widoku raportu

376

Cz I Komponenty Accessa

Powikszanie i zmniejszanie pl tekstowych

Podczas drukowania lub wywietlania w podgldzie wydruku formantw, ktre mog
zawiera teksty o zmiennej dugoci, Access daje moliwo powikszenia lub zmniejszenia wysokoci pola w zalenoci od zawartoci rekordu. Waciwoci Mona powiksza
oraz Mona zmniejsza okrelaj, czy pole tekstowe zmieni swj pionowy wymiar w taki
sposb, by dostosowa ilo tekstu, jaka wywietla si w zwizanym polu. Chocia waciwoci te przydaj si dla dowolnych formantw tekstowych, s szczeglnie przydatne
dla pl tekstowych.
Dopuszczalne wartoci tych dwch waciwoci zestawiono w tabeli 9.1.
Tabela 9.1. Ustawienia waciwoci Mona powiksza i Mona zmniejsza
Waciwo

Warto

Opis

Mona powiksza Tak

Jeli dane rekordu zajmuj wicej wierszy, ni formant moe wywietli,

formant automatycznie zmienia rozmiar, aby pomieci dodatkowe wiersze.

Mona powiksza Nie

Jeli dane rekordu zajmuj wicej wierszy, ni formant moe wywietli,

formant nie zmienia rozmiaru i wywietla tylko cz danych.

Mona zmniejsza

Tak

Jeli dane rekordu zajmuj mniej wierszy, ni formant moe wywietli,

formant automatycznie zmienia rozmiar, aby wyeliminowa puste wiersze.

Mona zmniejsza

Nie

Jeli dane rekordu zajmuj wicej wierszy, ni formant moe wywietli,

formant nie zmienia rozmiaru w celu wyeliminowania pustych wierszy.

Aby zmieni waciwo Mona powiksza pola tekstowego, wykonaj ponisze czynnoci:
1. Zaznacz pole tekstowe Cechy.
2. Wywietl okno waciwoci.
3. Kliknij waciwo Mona powiksza; nastpnie kliknij strzak i wybierz
ustawienie Tak.
Waciwoci Mona powiksza i Mona zmniejsza s rwnie dostpne w sekcjach
raportu. Aby je zmodyfikowa, naley uy arkusza waciwoci sekcji. Ustawienie
waciwoci Mona powiksza i Mona zmniejsza sekcji raportu dotyczy tylko
tej sekcji, a nie formantw, ktre s w niej zawarte.

Raport wyglda coraz lepiej, ale warto jeszcze zgrupowa podobne dane i okreli kolejno
sortowania danych. Aby to zrobi, wykorzystamy moliwoci sortowania i grupowania.

Sortowanie i grupowanie danych

Przydatno danych zaprezentowanych w raporcie mona zwikszy poprzez odpowiednie pogrupowanie danych. Przypumy, e chcemy uporzdkowa list produktw wedug
kategorii, a w ramach kadej kategorii wedug opisu. W tym celu naley skorzysta z pl
Kategoria i Opis do posortowania danych.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

377

Tworzenie nagwka lub stopki grupy

Pogrupowanie danych w raporcie wedug okrelonego pola powoduje dodanie do niego
dwch sekcji (Nagwek grupy i Stopka grupy). W czynnociach wyszczeglnionych
poniej wykorzystamy nagwek grupy do wywietlenia nazwy kategorii produktu nad
kad grup rekordw. Nie wykorzystamy stopki grupy Kategoria w tym przykadzie,
poniewa nie korzystamy z podsumowa dla caej kategorii. Nie ma te innych powodw,
by trzeba byo skorzysta ze stopki grupy.
Aby utworzy nagwek grupy Kategoria, wykonaj nastpujce czynnoci:
1. Kliknij przycisk Grupuj i sortuj w grupie Grupowanie i sumy na wstce Projekt.
Jak mona zobaczy, dane raportu s ju posortowane wedug pl Opis i Kategoria.
2. Kliknij przycisk Dodaj grup w obszarze Grupowanie, sortowanie i sumowanie.
3. Wybierz pole Kategoria z listy pl. Access wywietli napis Grupuj wedug
Kategoria z liter A na grze w obszarze Grupowanie, sortowanie i sumowanie.
Po wybraniu pola grupowania Kategoria Access doda sekcje Kategoria nagwek
i Kategoria stopka do projektu raportu. Sekcja Kategoria nagwek pojawia
si midzy sekcj nagwka strony a sekcj szczegw. Jeli zdefiniujemy
stopk grupy, pojawi si ona pod sekcj szczegw. Jeli w raporcie jest wiele
poziomw grupowania, kada kolejna grupa bdzie umieszczona bezporednio
przy sekcji szczegw. Grupy zdefiniowane jako pierwsze s umieszczone
najdalej od sekcji szczegw.
Okienko Waciwoci grupy (wywietlane na dole okna dialogowego Sortowanie i grupowanie) zawiera ponisze waciwoci:

Nagwek grupy. Ustawienie Tak tworzy nagwek grupy. Ustawienie Nie usuwa
nagwek grupy.

Stopka grupy. Ustawienie Tak tworzy stopk grupy. Ustawienie Nie usuwa
stopk grupy.

Grupuj wedug. Okrela sposb grupowania wartoci. Opcje pojawiajce si

na licie rozwijanej zale od typu danych w polu, wedug ktrego grupujesz
wartoci. W przypadku grupowania wedug wyraenia, dostpne s wszystkie
opcje wymienione poniej.

W przypadku danych typu Tekst do wyboru s dwie opcje:

Kada warto. Ta sama warto w polu lub wyraeniu.

Znaki prefiksu. N takich samych znakw w polu.

W przypadku danych typu Data/Godzina pojawiaj si dodatkowe opcje:

Kada warto. Ta sama warto w polu lub wyraeniu.

Rok. Rekordy z tego samego roku kalendarzowego.

Kwarta. Rekordy z tego samego kwartau kalendarzowego.

378

Cz I Komponenty Accessa

Miesic. Rekordy z tego samego miesica.

Tydzie. Rekordy z tego samego tygodnia.

Dzie. Rekordy z tego samego dnia.

Godzina. Rekordy z tej samej godziny.

Minuta. Rekordy z tej samej minuty.

Typy danych Waluta i Liczba maj trzy opcje:

Kada warto. Ta sama warto w polu lub wyraeniu.

Interwa. Wartoci nalece do okrelonego interwau.

Interwa grupowania. Okrela interwa, wedug ktrego grupowane s wartoci

w polu lub wyraeniu. Opcja Interwa grupowania daje dostp do wasnych opcji:

Trzymaj razem. Ta opcja kontroluje to, co w skadzie tekstu nosi nazw

sierot i wdw, aby zapobiec umieszczaniu nagwka na dole strony,
a sekcji szczegw dopiero na nastpnej stronie.

Ca grup. Drukuje nagwek, szczegy i stopk grupy na jednej stronie.

Z pierwszym szczegem. Zapobiega drukowaniu nagwka grupy na dole

strony bez nastpujcych po nim danych lub rekordw.

Nie. Nie utrzymuje razem nagwka i szczegw.

Sortowanie danych w obrbie grup

Sortowanie umoliwia okrelenie kolejnoci przegldania rekordw w raporcie na podstawie
wartoci jednego lub kilku formantw. Kolejno ma znaczenie podczas przegldania
danych w tabelach w kolejnoci innej ni ta, w jakiej wprowadzano dane. Na przykad
do tabeli tblProdukty dodano nowe produkty, poniewa byy potrzebne na fakturze. Fizyczny porzdek rekordw w bazie danych odzwierciedla dat i godzin dodania produktu. W przypadku listy produktw spodziewamy si jej raczej w porzdku alfabetycznym,
wedug identyfikatora produktu oraz posortowanej wedug opisu produktu bd jego
kosztw. Dziki wykonaniu sortowania w samym raporcie nie trzeba si przejmowa kolejnoci danych. Chocia dane mona posortowa w tabeli wedug klucza gwnego oraz
w kwerendzie wedug dowolnego pola, s powody, dla ktrych warto posortowa je wewntrz raportu. W ten sposb, jeli zmodyfikujemy kwerend lub tabel, raport w dalszym
cigu bdzie si wywietla we waciwym porzdku.
W przypadku raportu dotyczcego produktw chcielibymy, aby rekordy w ramach
grupy kadej kategorii byy posortowane wedug opisu. Aby zdefiniowa porzdek
sortowania na podstawie pola Opis w ramach grup kategorii, wykonaj ponisze czynnoci:
1. Kliknij przycisk Grupuj i sortuj na wstce Projekt. Wywietli si obszar
Grupowanie, sortowanie i sumowanie, jeli nie otwarto go wczeniej.
Jak mona zauway, w raporcie wczeniej wczono grupowanie wedug kategorii.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

379

2. Kliknij przycisk Dodaj sortowanie w obszarze Grupowanie, sortowanie

i sumowanie.
3. Wybierz pole Opis na licie pl. Zwrmy uwag, e domylnie w raporcie
wykorzystuje si rosncy porzdek sortowania.
4. Zamknij obszar Grupowanie, sortowanie i sumowanie poprzez kliknicie
znaku X w prawym grnym naroniku okna.
Obszar Grupowanie, sortowanie i sumowanie powinien mie teraz zawarto
podobn do tej, ktr pokazano na rysunku 9.31.
Rysunek 9.31.
Obszar Grupowanie,
sortowanie
i sumowanie
w ostatecznej postaci

Chocia w tym przykadzie do sortowania uylimy pola, rwnie dobrze mona sortowa
(i grupowa) z wykorzystaniem wyrae. Aby wprowadzi wyraenie, naley klikn
przycisk Dodaj sortowanie lub Dodaj grup w obszarze Grupowanie, sortowanie i sumowanie, a nastpnie klikn przycisk wyraenie w dolnej czci listy pl. Otworzy si
okno dialogowe Konstruktor wyrae, w ktrym mona wprowadzi dowolne wyraenie
Accessa, na przykad =[CenaUmowna]-[Koszt].
Aby zmieni porzdek sortowania dla pl w kolumnie Pole/wyraenie, naley klikn
strzak w d po prawej stronie przycisku z liter A na grze. Wywietli si lista dostpnych
opcji sortowania. Z listy opcji sortowania naley wybra pozycj z liter Z na grze.

Usuwanie nagwka lub stopki grupy

Aby usun sekcj nagwka lub stopki raportu, naley wywietli obszar Grupowanie,
sortowanie i sumowanie, zaznaczy grup, a nastpnie wcisn klawisz Delete.

Ukrywanie sekcji
Access pozwala rwnie ukry nagwki i stopki, aby umoliwi podzia danych na grupy
bez wywietlania informacji o grupie. Mona rwnie ukry sekcj szczegw, aby
utworzy raport sumaryczny. Aby ukry sekcj, wykonaj ponisze czynnoci:
1. Kliknij sekcj, ktr chcesz ukry.
2. Wywietl arkusz waciwoci sekcji.
3. Kliknij pole tekstowe przy waciwoci Widoczny.
4. Kliknij strzak listy rozwijanej po lewej stronie pola tekstowego.
5. Wybierz z listy pozycj Nie.
Sekcje nie s jedynymi obiektami raportu, ktre mona ukrywa; waciwo
Widoczny maj rwnie formanty. Waciwo ta przydaje si do tworzenia wyrae,
ktre s uywane przez inne wyraenia.

380

Cz I Komponenty Accessa

Zmiana rozmiaru sekcji

Po utworzeniu nagwka grupy mona umieci w nim jakie formanty albo poprzesuwa
formanty w obrbie sekcji, a nawet midzy sekcjami. Przed przystpieniem do manipulowania formantami, upewnimy si, e sekcja ma waciw wysoko.
Aby zmodyfikowa wysoko sekcji, naley przecign krawd sekcji znajdujcej si
pod ni. Jeli na przykad w raporcie jest nagwek strony, sekcja szczegw i stopka
strony, moemy zmieni wysoko sekcji szczegw, przecigajc grn krawd sekcji
stopki strony. Przecigajc obramowanie sekcji, mona zwikszy lub zmniejszy sekcj.
Poniszy przykad pokazuje, jak ustawi wysoko sekcji nagwka grupy na 1 cm:
1. Przesu wskanik myszy na d sekcji Kategoria. Wskanik zmieni si
w poziom lini z dwiema strzakami.
2. Kliknij grn krawd sekcji szczegw (ktra jest zarazem doln krawdzi
sekcji Kategoria).
3. Przecignij krawd sekcji w d, a czarny pasek na pionowej linijce bdzie
mia wysoko 1 cm. Szara pozioma linia wskazuje, gdzie znajdzie si dolna
krawd sekcji, kiedy zwolnisz przycisk myszy.
4. Zwolnij przycisk myszy.

Przesuwanie formantw midzy sekcjami

Teraz przesuniemy formant Kategoria z sekcji szczegw do sekcji nagwka grupy
Kategoria. Mona przesuwa formanty midzy sekcjami, przecigajc je z jednej sekcji
do drugiej albo wycinajc je z jednej sekcji i wklejajc w drugiej. Aby przesun formant
Kategoria z sekcji szczegw do sekcji nagwka grupy Kategoria, wykonaj ponisze
czynnoci:
1. Zaznacz formant Kategoria w sekcji szczegw.
2. Przecignij formant Kategoria w gr do sekcji nagwka Kategoria i umie
w pobliu pionowej linijki, jak pokazano na rysunku 9.32.
Teraz wykonaj ponisze czynnoci, aby dokoczy projekt raportu:
3. Usu etykiet Kategoria z nagwka strony.
4. Przesu formant IDProduktu wraz z etykiet za formant Opis, jak pokazano
na rysunku 9.30.
5. Przesu formant Opis wraz z etykiet w lewo tak, aby zaczyna si on nieco
na prawo od formantu Kategoria w sekcji nagwka grupy Kategoria.
Przesuwajc pierwszy formant w sekcji szczegw na prawo od formantu
Kategoria, pokazujemy hierarchi danych w raporcie. Teraz wyranie wida,

e produkty s zgrupowane wedug kategorii wymienionej w nagwku grupy.

6. Zwiksz szeroko formantu Opis tak, aby dosun go do formantu IDProduktu.
Na rysunku 9.32 pokazano arkusz waciwoci oraz ukoczony projekt raportu.
Na arkuszu waciwoci mona zobaczy, e dla sekcji nagwka Kategoria
ustawiono waciwo Wymuszaj now stron.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

381

Rysunek 9.32.
Uzupenianie
sekcji nagwka grupy
i wymuszanie
nowej strony
przed rozpoczciem
sekcji nagwka
Kategoria

Wprowadzanie podziau na strony

Access pozwala dzieli raporty na strony w miejscach, w ktrych kocz si i zaczynaj
grupy. Mona rwnie wymusi podzia w obrbie sekcji (z wyjtkiem sekcji nagwka
i stopki strony).
W niektrych raportach kada grupa powinna zaczyna si od nowej strony. Mona uzyska
ten efekt za pomoc waciwoci Wymuszaj now stron sekcji grupy, ktra pozwala
wymusi podzia strony za kadym razem, kiedy zmienia si grupa.
Oto cztery dostpne ustawienia waciwoci Wymuszaj now stron:

Nie. Bez wymuszonego podziau strony (ustawienie domylne).

Przed sekcj. Kiedy pojawia si nowa grupa, bieca sekcja jest drukowana
od gry nowej strony.

Po sekcji. Kiedy pojawia si nowa grupa, nastpna sekcja jest drukowana od gry
nowej strony.

Przed i po. czy efekt ustawie Przed sekcj i Po sekcji.

W naszym raporcie wymusimy podzia strony przed grup Kategoria za pomoc waciwoci Wymuszaj now stron w nagwku Kategoria.
1. Kliknij dowolne miejsce w nagwku grupy Kategoria lub kliknij pasek
Kategoria nagwek nad sekcj.
2. Wywietl okno arkusza waciwoci.
3. Zaznacz waciwo Wymuszaj now stron, a nastpnie z rozwijanej listy
waciwoci wybierz pozycj Przed sekcj.

382

Cz I Komponenty Accessa
Alternatywnie mona te utworzy stopk grupy Kategoria i ustawi jej waciwo
Wymuszaj now stron na Po sekcji.

Czasem nie chcemy dzieli stron wedug grup, ale mimo to chcemy wymusi now stron,
na przykad po to, aby utworzy kilka stron tytuowych. W tym celu mona uy narzdzia
Podzia strony z grupy Formanty na wstce. Wystarczy przecign formant i upuci go
na raporcie, w miejscu, gdzie ma si znale podzia strony przy kadym jej wydrukowaniu.
Naley uwaa, aby nie podzieli danych w formancie. Podziay naley umieszcza
nad albo pod formantami; nie naley nakada ich na formanty.

Dopracowywanie raportu
Testowanie projektu raportu, powinno obejmowa rwnie sprawdzenie, jak prezentuje
si on na wydruku. Na rysunku 9.33 pokazano podgld wydruku raportu Zestawienie
produktw. W celu dokoczenia raportu zostao do zrobienia jeszcze kilka rzeczy.
Rysunek 9.33.
W tej postaci raport
jest do prosty
i niezbyt interesujcy

W biecej postaci nasz raport jest nudny, prozaiczny i nie bardzo nadaje si do pokazania
innym osobom. Jeli naszym celem jest po prostu obejrzenie danych, raport mona
uzna za gotowy. Jeli jednak komu zaley na czym wicej, bdzie musia wykona
kilka dodatkowych czynnoci.
Cho raport zawiera poprawne i dobrze zorganizowane dane, nie cechuje si profesjonalizmem. Aby zwikszy atrakcyjno raportu, zwykle dodaje si do niego linie i prostokty,
ewentualnie efekty specjalne takie jak cienie i obszary wklse (jeli raport ma to). Sekcje
powinny by odgraniczone liniami lub kolorem. Warto sprawdzi, czy formanty si nie
stykaj (bo moe to prowadzi do zlewania si tekstw). Naley te si upewni, e teksty s
wyrwnane z innymi tekstami na grze lub pod spodem i do lewej lub prawej strony.
Raport z rysunku 9.33 mona dopracowa pod co najmniej kilkoma wzgldami.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

383

Modyfikowanie nagwka strony

W nagwku strony znajduje si kilka duych etykiet odsunitych zbyt daleko od siebie.
Nagwki kolumn s za mae, przez co wydaj si zawieszone w prni. Warto zwikszy
rozmiar ich czcionki o jeden. Nagwek strony naleaoby oddzieli od sekcji szczegw
za pomoc poziomej linii.
Aby doda do raportu nieco koloru, mona zmieni barw tytuu raportu. Nie naley jednak uywa zbyt wielu kolorw, chyba e kto ma na myli okrelony motyw graficzny.
W wikszoci powanych raportw biznesowych uywa si jednego lub dwch kolorw,
rzadko wicej ni trzech (z wyjtkiem diagramw i wykresw). Co wicej, kolory nie
na wiele si przydadz w przypadku drukowania raportw na wikszoci drukarek laserowych. Kolorowe drukarki laserowe w dalszym cigu nie s powszechne, zatem zbyt
duo kolorw w raportach Accessa moe by niezbyt podan wasnoci.
Wprowadzone zmiany pokazano na rysunku 9.34. Dla etykiety Zestawienie produktw
zmieniono kolory i uzyskano wywietlanie biaego tekstu na niebieskim tle. W tym celu
najpierw zaznaczono formant, a nastpnie wybrano niebieski kolor ta. Etykiety dosunito
do siebie i wyrwnano do lewej strony. Dobrano rwnie waciwy rozmiar prostoktnych
ramek wok kadego z formantw. Efekt ten osignito poprzez dwukrotne kliknicie
uchwytw zmiany rozmiaru kadego z formantw.
Rysunek 9.34.
Dostosowywanie
formantw
w nagwku strony

Nastpnym etapem bdzie dodanie grubej linii oddzielajcej sekcj nagwka strony od
sekcji nagwka grupy Kategoria.
1. Zaznacz narzdzie Linia w grupie Formanty na wstce.
2. Umie kursor myszy po lewej stronie nagwka strony, nieco przed
znacznikiem 3 centymetry na pionowej linijce, jak na rysunku 9.34.
3. Przytrzymaj nacinity klawisz Shift, a nastpnie kliknij i przecignij mysz
w poprzek nagwka strony, zwalniajc przycisk myszy tu przed znacznikiem
19 centymetrw.
Przytrzymanie klawisza Shift umoliwia narysowanie idealnie poziomej linii.

384

Cz I Komponenty Accessa

4. Zaznacz lini i wybierz grubo 2 pkt za pomoc ikony szerokoci linii

na pasku narzdzi. Moesz te wywietli okno waciwoci linii i ustawi
waciwo Szeroko obramowania na 2 pkt.
Ikona szerokoci linii znajduje si obok ikony obramowania na pasku narzdzi
Formatowanie.

Tworzenie wyraenia w nagwku grupy

Na rysunku 9.34 wida te, e pole Kategoria zastpiono wyraeniem. Jeli w sekcji
nagwka grupy umiecimy sam nazw kategorii, bdzie wydawaa si nie na miejscu
i trudno bdzie j zinterpretowa. Wikszo danych powinna mie identyfikujce je
etykiety.
Wyraenie ="Kategoria: " & [Kategoria] wywietli tekst Kategoria, spacj i warto
pola Kategoria (np. Kategoria: Osobowe). Symbol czenia (&) czy acuch z polem
danych. Naley pamita, aby wstawi spacj za dwukropkiem, bo w przeciwnym razie
warto nie bdzie oddzielona od etykiety. Tekst formantu zosta pogrubiony i podkrelony; zwikszono te jego rozmiar.
Jak mona zauway, po zmianie waciwoci rdo formantu Access zgasza odwoanie
cykliczne do pola tekstowego Kategoria. Przyczyn tej sytuacji jest fakt, i formant ma
nazw Kategoria, a pole tekstowe jest powizane z polem o nazwie Kategoria. Access nie
potrafi rozpozna, e odwoanie [Kategoria] w wyraeniu wprowadzonym jako rdo
formantu w rzeczywistoci odnosi si do pola tabeli, a nie do pola tekstowego (warto
pola tekstowego nie moe bazowa na jego zawartoci std odwoanie cykliczne).
Rozwizaniem tego problemu moe by zmiana nazwy pola tekstowego na warto rn
od powizanego z nim pola. Logiczna nazwa tego pola tekstowego to txtKategoria.
W czasie tworzenia formantu zwizanego, domylnie otrzymuje on tak sam nazw
jak pole tabeli. Wykorzystanie formantu w wyraeniu bez zmiany nazwy formantu
powoduje odwoanie cykliczne. Formantowi trzeba nada inn nazw ni nazwa
pierwotnego pola tabeli. Jest to kolejny powd, dla ktrego warto stosowa prost
konwencj nazewnictwa na przykad poprzedzanie nazw pl tekstowych prefiksem
txt. Dziki zastosowaniu takiej konwencji nazewnictwa dla formantw w raportach
Accessa mona unikn wielu trudnych do rozwizania problemw.

Aby wprowadzi wyraenie i zmieni nazw formantu, wykonaj ponisze czynnoci:

1. Zaznacz formant Kategoria w sekcji nagwka grupy Kategoria.
2. Wywietl okno waciwoci formantu.
3. Zmie waciwo rdo formantu na ="Kategoria: " & [Kategoria].
4. Zmie waciwo Nazwa na txtKategoria.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

385

Zmienianie waciwoci obrazu i sekcji szczegw

Sekcja szczegw wyglda cakiem dobrze. Zadbajmy o to, aby formant Opis by nieznacznie wcity w stosunku do wyraenia Kategoria w nagwku grupy. Poniej powinna znajdowa si etykieta identyfikujca wartoci formantw Koszt, CenaDetaliczna
i CenaUmowna (zobacz rysunek 9.34).
Warto doda do sekcji szczegw lini, ktra bdzie oddziela poszczeglne rekordy.
Robi si to czsto, jeli rekordy zajmuj wiele wierszy. Niektre rekordy zajmuj mniej
miejsca ni inne, a podzia na rekordy nie dla wszystkich musi by oczywisty.
Poniewa nie chcemy mie dwch linii na dole kadej strony (za chwil dodamy lini
do sekcji stopki strony), umiecimy t lini na grze sekcji szczegw.
1. Zaznacz narzdzie Linia w grupie Formanty na wstce.
2. Umie kursor po lewej stronie sekcji szczegw, tu obok znacznika
0,25 centymetra na pionowej linijce (rysunek 9.35).
Rysunek 9.35.
Kursor naley ustawi
przy lewym skraju
sekcji szczegw

Niewykluczone, e w celu przygotowania miejsca na poziom lini, najpierw

bdzie trzeba przesun w d wszystkie formanty w sekcji szczegw.
3. Przytrzymaj nacinity klawisz Shift, a nastpnie kliknij i przecignij mysz
w poprzek nagwka strony, zwalniajc przycisk myszy tu przed
znacznikiem 19 centymetrw.
4. Zaznacz lini i wybierz grubo 1 lub 2 pkt za pomoc ikony szerokoci linii
w grupie Formanty na wstce. Mona te wywietli okno waciwoci linii
i ustawi waciwo Szeroko obramowania na 1 lub 2 pkt.
Formanty danych numerycznych s wyrwnane domylnie do prawej strony. Poniewa
jednak w tym raporcie znajduj si one obok siebie, a nie jedno nad drugim, mona wyrwna je do lewej strony lub do rodka. Co prawda grupy pl powtarzaj si w kolejnych
rekordach, ale dzieli je spory odstp, wic wyrwnanie do lewej strony jest w porzdku.

386

Cz I Komponenty Accessa

Kolejnym zadaniem bdzie zmodyfikowanie obrazu w taki sposb, aby wypenia formant
oraz dodanie cienia do formantu obrazu. Dziki temu formant bdzie wyglda atrakcyjniej i zyska nieco gbi. Wykonaj ponisze czynnoci:
1. Zaznacz formant Zdjcie w sekcji szczegw.
2. Zmie waciwo Tryb wymiarowania na Rozcignij.
3. Wybierz ustawienie Cieniowany z okna Efekt specjalny.

Tworzenie standardowej stopki strony

Stopka strony obecnie zawiera formant numeru strony, ktry utworzylimy wczeniej w tym
rozdziale. Cho na dole strony znajduje si tekst Strona N z M, warto byoby rwnie doda
formant z dat i godzin. Moe si zdarzy, e odkryjemy bdne dane w wydrukowanym
raporcie. Poprawimy wartoci, wydrukujemy kolejn kopi i za chwil nie bdzie mona
ich odrni. Mona rozwiza ten problem, umieszczajc na raporcie dat i godzin wydruku.
Aby utworzy formant z dat i godzin, wykonaj ponisze czynnoci:
1. Zaznacz formant pola tekstowego w grupie Formanty na wstce.
2. Zaznacz sekcj stopki strony i dodaj formant pola tekstowego po jej lewej
stronie.
3. Usu etykiet doczon do pola tekstowego.
4. Wpisz =Now() we waciwoci rdo formantu pola tekstowego.
To wyraenie wywietli biec dat i godzin wykonania raportu. Jeli uyjemy
sowa kluczowego Date(), uzyskamy tylko biec dat.
5. Ustaw waciwo Format formantu na Data oglna.
6. W grupie Czcionka na wstce kliknij przycisk Wyrwnaj do lewej.
Data powinna by wyrwnana do lewej strony, ale naley si upewni, czy formant
numeru strony zawiera tekst wyrwnany do prawej.
Ostatnim etapem bdzie przesunicie w d formantw w sekcji stopki strony i dodanie
linii midzy sekcj szczegw a sekcj stopki strony:
1. Zaznacz formanty daty i numeru strony i przesu je w d o 0,5 cm.
2. Pozostaw formanty zaznaczone i kliknij przycisk Kursywa na pasku narzdzi
Formatowanie.
3. Zaznacz narzdzie Linia na pasku narzdzi.
4. Narysuj poziom lini nad formantami daty wydruku i numeru strony
w sekcji stopki strony i dostosuj jej szeroko.
Ekran powinien wyglda tak jak na rysunku 9.36.

Rozdzia 9. Tworzenie raportw

387

Rysunek 9.36.
Modyfikowanie
formantw
w sekcji szczegw
i stopki strony

Jeli kada parzysta strona jest pusta, oznacza to, e przypadkowo przesunito praw
krawd raportu poza znacznik 21 centymetrw. W przypadku dosunicia formantu
do prawej krawdzi raportu albo jej przekroczenia, automatycznie przesunie si prawy
margines. Kiedy krawd raportu znajdzie si poza znacznikiem 21 centymetrw,
nie bdzie mona wydrukowa caej strony na jednej kartce papieru. Pusta strona
jest w rzeczywistoci praw czci poprzedniej strony. Aby skorygowa ten bd,
naley si upewni, e wszystkie formanty znajduj si przed znacznikiem
21 centymetrw, a nastpnie przesun praw krawd raportu przed ten znacznik.

Zapisywanie raportu
Powicilimy sporo czasu na utworzenie tego raportu, wic warto byoby go zapisa.
Warto czsto zapisywa raporty, zaczynajc zaraz od ich utworzenia. Dziki temu mona
unikn frustracji zwizanej z utrat pracy na skutek awarii zasilania albo wasnej pomyki.
Zapisz raport w nastpujcy sposb:
1. Wybierz polecenie Plik/Zapisz lub kliknij przycisk Zapisz na pasku narzdzi
szybkiego dostpu w lewym grnym rogu gwnego okna Accessa.
Jeli zapisujesz raport po raz pierwszy, pojawi si okno dialogowe Zapisz jako.
2. Wpisz prawidow nazw obiektu Accessa. W tym przykadzie podaj nazw
rptZestawienieProduktwKoniec.
3. Kliknij przycisk OK.
Jeli zapisae wczeniej raport, Access zapisze zmiany bez wywietlania
adnych komunikatw.

Podsumowanie
Raporty s wan integraln czci wikszoci aplikacji Accessa. Bardzo czsto raporty
s najwaniejszym aspektem aplikacji Accessa i s ogldane przez osoby, ktre nigdy
nie maj stycznoci z aplikacj Accessa dziaajc w komputerze.

388

Cz I Komponenty Accessa

Access jest wyposaony w doskonae narzdzie do projektowania raportw. W tym dugim rozdziale dokonano przegldu bogactwa narzdzi do tworzenia raportw, jakie
maj do dyspozycji programici aplikacji Accessa. W tym rozdziale pokazano jedynie
namiastk moliwoci mechanizmu projektowania raportw w Accessie obejmujc jego zasadnicze moliwoci.
Mona byo przeczyta o rnych rodzajach raportw Accessa, dowiedzie si, jak korzysta z kreatora raportw, a nastpnie jak utworzy raport od podstaw. Pokazalimy rwnie wiele rnych sposobw dostarczania danych do raportu i wywietlania w nim danych.
W tym rozdziale opisano rwnie techniki tworzenia podsumowa danych w raportach
Accessa.