IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE
ZAMW DRUKOWANY KATALOG

Po prostu
Outlook 2003 PL
Autorzy: Jim Boyce, Michael J. Young
Tumaczenie: Marzena Baranowska
ISBN: 83-7361-404-4
Tytu oryginau: Outlook 2003 Visual QuickStart Guide
Format: B5, stron: 296

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Wydawnictwo Helion
ul. Chopina 6
44-100 Gliwice
tel. (32)230-98-63
e-mail: helion@helion.pl

Outlook 2003 cz popularnego pakietu programw biurowych Microsoft Office,

jest nie tylko (jak jego ubosza wersja Outlook Express) programem do obsugi
poczty elektronicznej i grup dyskusyjnych, ale rozbudowanym narzdziem sucym
do wsppracy w grupach, organizacji pracy i planowania zada.
Ksika Po prostu Outlook 2003 w nowoczesny sposb uczy Czytelnika metod
pracy z tym programem. Dziki licznym ilustracjom i praktycznym przykadom
oraz wskazwkom szybko poznasz Outlooka i nauczysz si sprawnie nim posugiwa.
Ksika opisuje:
Wysyanie, odbieranie, przechowywanie i organizowanie wiadomoci
pocztowych i faksowych
Prowadzenie kalendarza spotka i wydarze oraz planowanie spotka
z innymi uytkownikami
Przechowywanie nazw, adresw i innych informacji dotyczcych kontaktw
prywatnych i subowych
Wysyanie wiadomoci byskawicznych do wsppracownikw, znajomych
i nawizywanie pocze telefonicznych.
Prowadzenie wasnych projektw i zarzdzanie grup projektw
Udostpnianie informacji przechowywanych w programie Outlook innym
uytkownikom w sieci
Tworzenie i zarzdzanie harmonogramami grup i uzyskiwanie informacji
o dostpnoci innych uytkownikw.
Przegldanie stron WWW w oknie programu Outlook
Z ksik Po prostu Outlook 2003 odkryjesz cay potencja tej aplikacji, a przy okazji,
lepiej planujc swj czas i poprawiajc efektywno pracy, staniesz si cenniejszym
pracownikiem.

Spis treci

Spis treci
Wstp

Instalowanie programu Outlook 2003

17
Uruchamianie programu Outlook 2003.....................................................21
Podawanie informacji instalacyjnych........................................................23
Kreator instalacji programu Outlook 2003................................................24
Okno dialogowe Opcje uaktualnienia poczty e-mail.................................26

Rozdzia 2.

Rozpoczcie pracy z programem Outlook

29
Okno programu Outlook ...........................................................................30
Jak jest zorganizowany program Outlook? ...............................................31
Podstawowe techniki stosowane w systemie Windows i pakiecie Office... 34
Uycie Okienka zada...............................................................................44
Zastosowanie Asystenta pakietu Office ....................................................47
Rozpoczcie pracy z programem Outlook ................................................49

Rozdzia 3.

Praca z elementami programu Outlook

55
Tworzenie elementw ...............................................................................57
Otwieranie elementw...............................................................................61
Edycja elementw .....................................................................................63
Zaznaczanie tekstu ....................................................................................66
Formatowanie tekstu .................................................................................67
Kopiowanie i przenoszenie tekstu.............................................................69
Sprawdzanie pisowni.................................................................................70
Wstawianie plikw, elementw i obiektw ..............................................72
Kopiowanie i przenoszenie elementw .....................................................76
Usuwanie i archiwizowanie elementw ....................................................79
Korzystanie z rnych widokw ...............................................................85
Wywietlanie Okienka odczytu ................................................................87
Sortowanie, filtrowanie i grupowanie elementw.....................................89
Zastosowanie okienka Organizuj ..............................................................95
Wyszukiwanie elementw Outlooka.........................................................97
5

Spis treci

Rozdzia 1.

Spis treci

Spis treci

Rozdzia 4.

Praca z folderami programu Outlook

101
Tworzenie nowych folderw...................................................................102
Przenoszenie i kopiowanie folderw.......................................................105
Zmienianie nazw folderw......................................................................107
Usuwanie folderw .................................................................................108
Udostpnianie folderw w sieci ..............................................................109
Tworzenie i wykorzystanie folderw wyszukiwania ..............................113
Inne dziaania na folderach Outlooka......................................................117

Rozdzia 5.

Zastosowanie folderu Outlook na dzi

121
Praca z folderem Outlook na dzi............................................................122
Dostosowywanie folderu Outlook na dzi...............................................125

Rozdzia 6.

Zarzdzanie wiadomociami w Skrzynce odbiorczej

127
Odbieranie wiadomoci pocztowych.......................................................129
Czytanie wiadomoci pocztowych ..........................................................133
Wysyanie wiadomoci pocztowych .......................................................138
Edytory i formaty wiadomoci ................................................................147
Organizowanie wiadomoci wedug regu ..............................................152
Blokowanie wiadomoci-mieci..............................................................154

Rozdzia 7.

Zastosowanie Kalendarza
157
Tworzenie terminw ...............................................................................158
Definiowanie wydarze...........................................................................163
Planowanie spotka.................................................................................164
Praca z elementami folderu Kalendarz....................................................169
Tworzenie i wywietlanie harmonogramw grupy .................................175

Rozdzia 8.

Zastosowanie folderu Kontakty

179
Tworzenie elementu kontaktw ..............................................................180
Zastosowanie wiadomoci byskawicznych w programie Outlook.........184
Wykorzystanie list dystrybucyjnych .......................................................186
Praca z elementami w folderze Kontakty................................................188

Rozdzia 9.

Zastosowanie folderu Zadania

191
Tworzenie elementw zada ...................................................................192
Praca z elementami folderu Zadania .......................................................199

Spis treci

Rozdzia 10. Zastosowanie Dziennika

203
Tworzenie pozycji Dziennika..................................................................204
Praca z elementami w folderze Dziennik ................................................209
Rozdzia 11. Zastosowanie folderu Notatki
215
Tworzenie nowych notatek .....................................................................216
Praca z elementami w folderze Notatki...................................................218
Rozdzia 12. Zaawansowane waciwoci programu Outlook
221
Praca z serwerem Exchange ....................................................................222
Wykorzystanie szablonw do realizacji czsto wykonywanych zada...232
Archiwizowanie elementw programu Outlook .....................................235
Zastosowanie grup Wylij/Odbierz .........................................................241
Rozdzia 13. Przegldanie stron WWW w programie Outlook
245
Wywietlanie stron WWW......................................................................246
Doczanie strony pocztkowej do folderu programu Outlook...............251

Dodatek A

Konfigurowanie programu Outlook

267
Tworzenie profilu uytkownika ..............................................................268
Konfigurowanie kont POP3, IMAP i HTTP ...........................................270
Konfigurowanie konta serwera Exchange...............................................276
Korzystanie z kilku profili uytkownika .................................................280
Import ustawie lub danych z innego programu pocztowego.................281
Dodawanie i usuwanie komponentw programu Outlook ......................282
Skorowidz

283

Spis treci

Rozdzia 14. Dostosowywanie programu Outlook

253
Dostosowywanie paskw narzdzi i menu..............................................254
Zmiana Asystenta pakietu Office ............................................................260
Modyfikowanie skrtw i grup w okienku nawigacji.............................261
Dostosowywanie widokw......................................................................263
Praca z folderami i plikami .....................................................................265

Zastosowanie Kalendarza

Zastosowanie Kalendarza
Rozdzia 7. Zastosowanie Kalendarza

Folder Kalendarz moe nam posuy do planowania

zaj (rysunek 7.1). W folderze przechowywane s
trzy typy elementw:
u Termin. W programie Outlook pod pojciem

terminu rozumiemy czynno zabierajc

jaki okrelony czas na przykad moe
to by rozmowa, ktr trzeba przeprowadzi
w poniedziaek, codzienna przerwa na drugie
niadanie lub cotygodniowa partia szachw.
u Wydarzenia. Wydarzenie to aktywno

trwajca jeden lub wicej dni, ale nie zajmujca

w caoci Twojego czasu na przykad Twoje
urodziny, urlop lub dzie noszenia sportowych
ubra w firmie.
u Spotkania. Spotkanie jest podobne do terminu,

ale absorbuje rwnie innych uytkownikw

lub zasoby potrzebne do wykorzystania
(np. komputer, rzutnik, sala konferencyjna
przyp. red.) zaplanowane z uyciem
programu Outlook.
W tej ksice element kalendarza jest zwykle
stosowany, gdy mowa o ktrej z wyej
wymienionych pozycji.
W tym rozdziale nauczysz si:
u tworzy terminy,
u definiowa wydarzenia,

Wskazwka

Techniki opisane w tym rozdziale maj

zastosowanie nie tylko do elementw

folderu Kalendarz, ale rwnie
do nowych elementw tworzonych
w tym folderze.

u planowa spotkania,
u pracowa z elementami Kalendarza

na poszczeglne dni, tygodnie lub miesice,

u ustawia opcje folderu Kalendarz,
u tworzy i wywietla harmonogramy grup.

157

Zastosowanie Kalendarza

Rysunek 7.1. Folder Kalendarz w popularnym

widoku Dzie/Tydzie/Miesic, z elementami
dotyczcymi jednego tygodnia

Rozdzia 7.

Tworzenie terminw
Mona utworzy termin jednorazowy albo
cykliczny. Termin cykliczny jest terminem
wystpujcym w regularnych odstpach czasu
codziennie, tygodniowo, miesicznie
lub rocznie.

Aby utworzy termin jednorazowy:

1. Otwrz folder Kalendarz.
2. Kliknij przycisk Nowy na Standardowym

pasku narzdzi lub wybierz Akcje/Nowy

termin lub nacinij Ctrl+N.

Rysunek 7.2. Pusty formularz Termin

do definiowania nowego terminu

Outlook wywietli formularz Termin

(rysunek 7.2).
3. Opisz termin, wprowadzajc informacje

Tworzenie terminw

do pl formularza Termin.
s

W polu tekstowym Temat umie krtki

opis terminu, a w duym polu tekstowym
bardziej szczegowy, jeli chcesz.

Wpisz miejsce terminu w polu listy

Lokalizacja lub wybierz je z listy
dotychczas wprowadzonych terminw.

W polu Czas rozpoczcia okrel dzie

rozpoczcia terminu lub kliknij strzak
w d i wybierz dzie z wywietlonego
kalendarza (rysunek 7.3). W drugim
polu Czas rozpoczcia okrel godzin
zakoczenia terminu (rysunek 7.4).

158

W podobny sposb okrel dat zakoczenia

w dwch polach list Czas zakoczenia.

Rysunek 7.3. Okrelanie daty pocztkowej

terminu za pomoc kalendarza

Rysunek 7.4. Okrelanie daty pocztkowej

terminu za pomoc listy rozwijanej

Zastosowanie Kalendarza
Jeli chcesz, aby Outlook wywietla
przypomnienie o terminie przed czasem jego
rozpoczcia, zaznacz opcj Przypomnienie.
Okrel rwnie, kiedy przed rozpoczciem
terminu ma zosta wywietlone przypomnienie.
Mona to okreli, wpisujc czas w pole listy
lub wybierajc warto czasu z listy rozwijanej
(rysunek 7.5). Jeli przypomnienie ma by
dwikowe, bez dwiku lub z uyciem
innego ni domylny, kliknij przycisk Dwik
przypomnienia i w wywietlonym oknie
dialogowym okrel opcje (rysunek 7.6).

Aby okreli sposb oznaczania czasu

w folderze Kalendarz (zobacz druga
wskazwk w dalszej czci rozdziau),
wybierz element z listy Pokazuj czas jako
(rysunek 7.7).

Jeli z terminem jest skojarzony kontakt

zapisany w folderze Kontakty (na przykad
kontakt dotyczcy osoby majcej wzi
udzia w spotkaniu), wpisz nazw w polu
tekstowym Kontakty lub kliknij przycisk
Kontakty i wybierz kontakt z folderu
Kontakty. Spowoduje to poczenie kontaktu
ze spotkaniem. Pniej mona otworzy
kontakt, dwukrotnie klikajc nazw w polu
listy Kontakty. Karta Dziaania w formularzu
Kontakt bdzie zawiera, poza innymi
informacjami poczonymi z elementami
Outlooka, rwnie informacje o spotkaniu.

Jeli chcesz przydzieli kategori do terminu,

wpisz j w polu tekstowym Kategorie lub
kliknij przycisk Kategorie i wybierz z listy
wywietlonej w oknie dialogowym Kategorie
(rysunek 7.8). Kategorie mona wykorzysta
w celach sortowania, filtrowania, grupowania
lub wyszukiwania terminw (operacje te s
omwione w rozdziale 3., Praca z elementami
programu Outlook).

Rysunek 7.5. Okrelenie czasu wywietlenia

przypomnienia przed czasem rozpoczcia
spotkania

Rysunek 7.6. Okno dialogowe Dwik

przypomnienia

Rysunek 7.7. Okrelenie oznaczenia

terminu w folderze Kalendarz

Rysunek 7.8. Wybr jednej lub wicej kategorii

w oknie dialogowym Kategorie

159

Tworzenie terminw

Rozdzia 7.
s

Jeli udostpniasz swj folder Kontakty,

ale chcesz ukry dany termin przed
innymi uytkownikami, zaznacz opcj
Prywatne. (Zagadnienie udostpniania
folderw jest omwione w podrozdziale
Udostpnianie folderw Outlooka
w sieci, w rozdziale 4., Praca
z folderami programu Outlook).

Ukoczony formularz Termin

jest przedstawiony na rysunku 7.9.
4. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij

na Standardowym pasku narzdzi formularza,

aby zapisa termin w folderze Kalendarz
i zamkn formularz Termin.
Wskazwki

Tworzenie terminw

Daty i czasy rozpoczcia i zakoczenia

terminu mona szybko okreli, wskazujc

czas w widoku Dzie/Tydzie/Miesic
w folderze Kalendarz przed otwarciem
formularza Termin. Czas wybieramy
tak samo jak inne elementy.

Jeli w widoku Dzie/Tydzie/Miesic

folderu Kalendarz wywietlany jest jeden

dzie lub tydzie, Outlook wywietla kolorowe
obramowanie wok kadego terminu, zgodnie
ze wskazaniem w polu listy Poka czas jako
Wolny (kolor biay), Wstpna akceptacja
(kolorowe niebiesko-biae paski), Zajty
(kolor granatowy) lub Nieobecny (kolor
ciemnofioletowy).

W polach tekstowych Kontakty i Kategorie

mona umieci kilka nazw. Poszczeglne

nazwy naley oddzieli przecinkami
lub rednikami.

Aby dopisa jednego lub wiksz liczb

uczestnikw, kliknij przycisk Zapro

uczestnikw na pasku narzdzi formularza
Termin lub wybierz Akcje/Zapro uczestnikw.
Karta Planowanie przeksztaca termin
w spotkanie. Informacje dotyczce planowania
zebra s omwione w podrozdziale
Planowanie spotka, w dalszej czci
tego rozdziau.

160

Rysunek 7.9. Ukoczony formularz Termin

Zastosowanie Kalendarza

Aby utworzy termin cykliczny:

1. Otwrz folder Kalendarz.
2. Wybierz Akcje/Nowy termin cykliczny.

Outlook wywietli okno dialogowe

Cykl terminu (rysunek 7.10).
3. Zdefiniuj czas terminu, wzorzec i zakres

cyklu, wybierajc odpowiednie opcje

w oknie dialogowym Cykl terminu.
Gdy skoczysz, kliknij przycisk OK.
Rysunek 7.10. Okno dialogowe Cykl terminu

4. Opisz termin, wprowadzajc informacje

Rysunek 7.11. Formularz Termin dla terminu
cyklicznego

do odpowiednich pl formularza Termin,

zgodnie ze wskazwkami podanymi
w podrozdziale Aby utworzy termin
jednorazowy:, wczeniej w tym rozdziale.
5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij,

aby zapisa nowy termin cykliczny w folderze

Kalendarz i zamkn formularz Termin.

161

Tworzenie terminw

Outlook wywietli teraz nowy formularz

Termin. Bdzie to taki sam formularz jak
ten uywany do definiowania terminw
jednorazowych, ale bez pl do ustawiania
dat i czasw rozpoczcia i zakoczenia
(rysunek 7.11), poniewa w przypadku
terminw cyklicznych wszystkie daty
i czasy s ustawiane w oknie dialogowym
Cykl terminu.

Rozdzia 7.
Wskazwki

Aby zmieni informacje o terminie cyklicznym

lub usun cykl, otwrz ponownie okno

dialogowe Cykl terminu, klikajc przycisk
Cykl na pasku narzdzi lub wybierajc
Akcje/Cykl w menu formularza Termin.
Aby usun cykl, a tym samym przeksztaci
termin cykliczny w jednorazowy, kliknij
przycisk Usu cykl w oknie dialogowym
Cykl terminu.

Kliknicie przycisku Cykl na pasku narzdzi,

wybranie Akcje/Cykl lub nacinicie Ctrl+G

powoduje wywietlenie okna dialogowego
Cykl terminu, ktre pozwala przeksztaci
termin jednorazowy w cykliczny.

Tworzenie terminw

W momencie wywietlenia informacji

o cyklu dla terminu cyklicznego w celu

zapoznania si z nimi lub dokonania ich
edycji, program Outlook daje moliwo
wywietlenia okrelonego cyklu lub otworzenia
(i tym samym modyfikacji) informacji
o terminie dla serii wystpie (rysunek 7.12).
Edytuj wystpienie, jeli chcesz zmieni
tylko dat jednego terminu, lub edytuj seri,
aby zmieni wszystkie daty globalnie.

162

Rysunek 7.12. Komunikat Outlooka wywietlany

w momencie otwierania terminu cyklicznego

Zastosowanie Kalendarza

Definiowanie wydarze
Podobnie jak w przypadku terminu, wydarzenie
mona zdefiniowa jako jednorazowe lub
cykliczne. Sposb definiowania poszczeglnych
typw wydarze zosta przedstawiony poniej.

Aby zdefiniowa wydarzenie:

1. Otwrz folder Kalendarz.
Rysunek 7.13. Formularz Wydarzenie

2. Wybierz Akcje/Nowe wydarzenie

caodzienne.

3. Opisz wydarzenie, wprowadzajc informacje

do odpowiednich pl formularza Wydarzenie,

zgodnie ze wskazwkami podanymi
w podrozdziale Aby utworzy termin
jednorazowy:, zawartym we wczeniejszej
czci rozdziau. Sprawd, czy zaznaczona
jest opcja Wydarzenie caodzienne
(w przeciwnym razie wydarzenie
zostanie przeksztacone w termin).
4. Jeli chcesz utworzy wydarzenie cykliczne,

kliknij przycisk Cykl na pasku narzdzi lub

wybierz Akcje/Cykl i w oknie dialogowym
Cykl terminu zdefiniuj czas wydarzenia,
wzorzec i zakres cyklu (zobacz rysunek 7.10).
5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisa

nowe wydarzenie caodzienne w folderze

Kalendarz i zamkn formularz Wydarzenie.

163

Definiowanie wydarze

Outlook wywietli formularz Wydarzenie

(rysunek 7.13). Mona w nim okreli daty
rozpoczcia i zakoczenia, ale nie czasy
rozpoczcia i zakoczenia (poniewa
wydarzenia trwaj jeden lub wicej
penych dni).

Rozdzia 7.

Planowanie spotka
Programu Outlook mona uywa do planowania
spotka z innymi uytkownikami. W takiej
sytuacji Outlook przechowuje element spotkania
w folderze Kalendarz i wysya kopie elementu
do zaproszonych uczestnikw.
Wskazwka

Planowanie spotkania pozwala wspuytkowa

okrelony element kalendarza (spotkanie)

z innymi uytkownikami. Pamitaj, e mona
rwnie wspuytkowa cay folder Kalendarz.
Wicej informacji na ten temat znajduje si
w podrozdziale Udostpnianie folderw
programu Outlook w sieci, w rozdziale 4.

Rysunek 7.14. Formularz Spotkanie

Planowanie spotka

Aby zaplanowa spotkanie:

1. Otwrz folder Kalendarz.
2. Wybierz Akcje/Nowe wezwanie na spotkanie

lub nacinij Ctrl+Shift+Q.

Outlook wywietli formularz Spotkanie
(rysunek 7.14), niemal identyczny z formularzem
Termin, ale zawierajcy przycisk Do i pole
tekstowe.
3. Kliknij przycisk Do, aby wywietli okno

dialogowe Wybieranie uczestnikw i zasobw

(rysunek 7.15).
4. Wybierz uczestnikw i kliknij przycisk

Wymagani, aby uczestnik zwrci uwag

na wano spotkania, lub kliknij przycisk
Opcjonalni, jeli obecno uczestnika
nie jest obowizkowa.
Aby wczy zasoby, takie jak sala konferencyjna,
wymagany sprzt lub pomoc, wybierz osob
lub element i kliknij przycisk Zasoby.
5. Kliknij przycisk OK, aby powrci

do formularza Spotkanie.

164

Rysunek 7.15. Wybieranie uczestnikw i zasobw

Zastosowanie Kalendarza
6. Opisz spotkanie, wprowadzajc informacje

do pl formularza Spotkanie, zgodnie

ze wskazwkami z podrozdziau
Aby utworzy termin jednorazowy:.
7. Jeli chcesz utworzy spotkanie cykliczne,

Rysunek 7.16. Ukoczony formularz Spotkanie,

gotowy do rozesania uczestnikom

analogiczne do terminu cyklicznego, kliknij

przycisk Cykl na pasku narzdzi lub wybierz
Akcje/Cykl i w oknie dialogowym Cykl
terminu zdefiniuj czas spotka, wzorzec
i zakres cyklu (zobacz rysunek 7.10).
(Spotkanie cykliczne mona rwnie
utworzy, wybierajc Akcje/Nowe spotkanie
cykliczne, aby wywietli i uzupeni
formularz z punktu 2.).
Rysunek 7.16 przedstawia ukoczony
formularz Spotkanie.
8. Kliknij przycisk Wylij na pasku narzdzi.

Wezwanie na spotkanie zostanie wywietlone

w Skrzynce odbiorczej poszczeglnych
uczestnikw. Uczestnik moe odpowiedzie
na wezwanie, otwierajc je i klikajc przycisk
Zaakceptuj, Wstpnie akceptuj lub Odrzu
(rysunek 7.17). Jeli uczestnik kliknie dwa
pierwsze przyciski, spotkanie zostanie
dopisane do jego folderu Kalendarz,
a wezwanie na spotkanie zostanie
przeniesione do folderu Elementy usunite.
Uczestnik moe rwnie zaproponowa inny
czas, klikajc przycisk Zaproponuj nowy
czas na pasku narzdzi, jeli z jakich
powodw oryginalny czas nie jest waciwy.
Odpowiedzi uczestnikw s odsyane
do Ciebie jako autora i Outlook zapisuje
odpowiedzi w oryginalnym elemencie
spotkania w folderze Kalendarz.

165

Planowanie spotka

Rysunek 7. 17. Wezwanie na spotkanie

w Skrzynce odbiorczej uczestnika

Outlook zapisze spotkanie w folderze

Kalendarz, zamknie formularz Spotkanie
i wyle wezwanie do poszczeglnych
uczestnikw.

Rozdzia 7.
9. Jeli chcesz wywietli odpowiedzi uczestnikw,

otwrz formularz spotkania w folderze Kontakty,

wywietl kart ledzenie i sprawd stan
odpowiedzi (rysunek 7.18).
10. Aby wywietli aktualne plany uczestnikw

i korelacj spotkania z kalendarzem, wywietl

kart Planowanie w swoim folderze Kalendarz
(rysunek 7.19). Uyj poszczeglnych pl
do modyfikacji spotkania, na przykad do
zmiany czasu jego rozpoczcia lub dodania
nowych uczestnikw.
Wskazwki

Rysunek 7.18. Wywietlenie odpowiedzi

zaproszonych uczestnikw

Planowanie spotka

Jeli uczestnik nie korzysta z programu

Outlook, ale ma program pocztowy obsugujcy

standardowy format Kalendarza, naley wysa
wezwanie na spotkanie w tym formacie. W tym
celu wybierz Narzdzia/Wylij jako iCalendar
w formularzu (nie wybieraj polecenia, jeli jest
ju zaznaczone).

Planowanie spotka nie dziaa tak prawidowo,

jak mona by tego oczekiwa, jeli Ty

lub uczestnik uywacie usugi pocztowej
nie przesyajcej wymaganych informacji.
W takiej sytuacji uczestnik otrzyma wiadomo Rysunek 7.19. Wywietlenie informacji
dotyczcych planowania
z wezwaniem na spotkanie, ale formularz nie
bdzie zawiera przyciskw Wstpna akceptacja
i Odrzu. Aby omin to ograniczenie i uproci
odpowiadanie przez uczestnikw, przelij dalej
wezwanie w formacie iCalendar (zobacz nastpn
wskazwk).

Wezwanie na spotkanie mona wysa

do poszczeglnych uczestnikw z uyciem

rnych formatw, w miar potrzeby.
Na przykad mona utworzy wezwanie
na spotkanie, a nastpnie wybra Akcje/Przelij
dalej jako iCalendar. Okrel uytkownikw
korzystajcych z formatu iCalendar i kliknij
przycisk Wylij. Outlook powrci do oryginalnego
formularza wezwania na spotkanie, ktre mona
rozesa do pozostaych uytkownikw, klikajc
przycisk Wylij w tym formularzu i wysyajc
tym samym zaproszenia.

166

Zastosowanie Kalendarza

Zaznaczenie opcji Wydarzenie caodzienne

w formularzu spowoduje przeksztacenie

spotkania w wydarzenie caodzienne,
na ktre pozostan zaproszeni inni
uytkownicy. W ten sposb moemy np.
zaprosi uczestnikw na caodzienn
prezentacj.

Kliknicie przycisku Anuluj zaproszenie

na pasku narzdzi lub wybranie Akcje/

Anuluj zaproszenie w formularzu Spotkanie
przeksztaci spotkanie w termin (lub
Wydarzenie caodzienne, jeli zostanie
zaznaczona ta opcja). Takie dziaanie
mona wykona, aby np. nie zaprasza
innych uytkownikw.

Jeli nie wszyscy uczestnicy maj w danym

Microsoft Internet Free/Busy Service jest

darmow usug umoliwiajc uytkownikom

programu Outlook, ktrzy nie maj serwera
Exchange, udostpnianie informacji wolny/
zajty innym uytkownikom. Mog oni
zalogowa si do usugi za porednictwem
swojej przegldarki stron WWW. Uczestnictwo
w usudze wymaga posiadania programu
Microsoft Passport, ktry kojarzy Twj
identyfikator z Twoim adresem poczty
elektronicznej. Aby skonfigurowa program
Outlook pod ktem tej usugi lub dowiedzie
si o niej czego wicej, wybierz Narzdzia/
Opcje i kliknij przycisk Opcje kalendarza.
Kliknij Opcje wolny/zajty, a nastpnie
zaznacz opcj Publikuj i wyszukuj, uywajc
usugi Wolny/Zajty w Internecie pakietu
Microsoft Office. Kliknij przycisk Zarzdzaj.
Outlook wywietli stron WWW usugi
w domylnej przegldarce.

167

Planowanie spotka

dniu wolny czas, moemy wywietli kart

Planowanie w formularzu Spotkanie i za
pomoc dostpnych pl znale inny czas.
Popro Asystenta pakietu Office o znalezienie
informacji na temat planowanie spotkania.

Rozdzia 7.

Przycisk Nastpny autowybr, na karcie

Planowanie formularza Spotkanie (rysunek 7.19),

umoliwia wyszukanie w przd (Nastpny
autowybr >>) i wstecz (<<) nastpnego
wolnego czasu dla wszystkich uytkownikw
zaproszonych na spotkanie. Na przykad,
jeli spotkanie ma trwa dwie godziny, uycie
przycisku Nastpny autowybr pozwoli znale
pierwsze wolne dwie godziny w kalendarzach
wszystkich zaproszonych uytkownikw.

Planowanie spotka

Jeli spotkanie ma by prowadzone online

z uyciem programu Microsoft NetMeeting,

Windows Media Services lub Microsoft
Exchange Conferencing, zaznacz opcj
Spotkanie online wykorzystujce i wska
odpowiedni program na licie z prawej strony
opcji (rysunek 7.20). Formularz Spotkanie
wywietli kilka dodatkowych pl przeznaczonych
do wykonania kilku ustawie (poszczeglne
opcje zale od okrelonego wczeniej programu
do przeprowadzenia spotkania w trybie online).
Wprowad nazw serwera w pole tekstowe
Serwer katalogowy i kliknij strzak skierowan
w d, aby wybra jeden z istniejcych serwerw.

Rysunek 7.20. Wybr spotkania typu online

168

Zastosowanie Kalendarza

Praca z elementami folderu

Kalendarz

Rysunek 7.21. Okno dialogowe Zapisz jako stron

sieci Web

Najczciej uywanym widokiem Kalendarza

jest Dzie/Tydzie/Miesic, w ktrym mona
wywietli terminy, wydarzenia i spotkania tak,
jak w kalendarzu lub organizerze o typowym
formacie. W tym widoku mona wywietli
jeden dzie, tydzie roboczy, cay tydzie
lub miesic.

Aby zmieni rozmiar ktrego z okienek

w widoku Dzie/Tydzie/Miesic (list czasu,

nawigator daty lub blok zada), przecignij
odpowiedni krawd midzy okienkami.

169

Praca z elementami folderu Kalendarz

Wskazwki

Jeli chcesz opublikowa folder Kalendarz
w internecie, zapisz go jako stron WWW.
W tym celu wybierz Plik/Zapisz jako stron
sieci Web i okrel opcje w wywietlonym
oknie dialogowym Zapisywanie jako strony
sieci Web (rysunek 7.21).

Rozdzia 7.

Aby zaplanowa prac

w danym dniu:
1. Wywietl kalendarz w widoku

Dzie/Tydzie/Miesic
(rysunek 7.22).
2. Kliknij przycisk Dzie na

Standardowym pasku narzdzi

lub wybierz Widok/Dzie.
Outlook pocztkowo wywietli
biecy dzie w formacie dnia
(zobacz rysunek 7.18).

Praca z elementami folderu Kalendarz

3. Aby wywietli okrelony dzie,

kliknij dat w Nawigatorze dat

(rysunek 7.23).
4. Aby doda nowy termin, kliknij

odpowiedni godzin i wpisz

temat w polu tekstowym.

Rysunek 7.22. Wybr widoku Dzie/Tydzie/Miesic

lub
Dwukrotnie kliknij godzin,
aby wywietli pusty formularz
Termin (zobacz Tworzenie
terminw na pocztku tego
rozdziau).

Rysunek 7.23. Nawigator daty

170

Zastosowanie Kalendarza
5. Aby doda nowe wydarzenie, kliknij baner

na grze listy godzin (ale nie na istniejcym

wydarzeniu) i wpisz temat wydarzenia.
lub
Rysunek 7.24. Dodawanie nowego wydarzenia

Dwukrotnie kliknij baner (ale nie istniejce

wydarzenie), aby wywietli formularz
Wydarzenie (rysunek 7.24).
6. Aby zmieni temat elementu, kliknij

Rysunek 7.25. Przenoszenie zaznaczonego

elementu

element, aby go zaznaczy. Outlook

wywietli cienkie obramowanie wok
elementu i umieci punkt wstawiania
w temacie tak, aby mona byo go zmieni.
7. Aby zmieni godzin elementu, przecignij

Rysunek 7.26. Zmiana czasu trwania spotkania

lub
Aby przenie element pod inn dat
z zachowaniem tej samej godziny,
przecignij element na dat w Nawigatorze
dat. Jeli element jest ju zaznaczony,
przecignij lew krawd elementu
(rysunek 7.25). Nacinij klawisz Ctrl
podczas przecigania, jeli chcesz
utworzy kopi.
8. Aby zmieni czas trwania elementu,

przecignij doln krawd w gr

lub w d (rysunek 7.26).
9. Aby otworzy element w formularzu,

dwukrotnie kliknij element lub zastosuj jedn

z innych metod opisanych w podrozdziale
Aby otworzy element:, w rozdziale 3.
(Jeli element jest ju zaznaczony,
dwukrotnie kliknij jego obramowanie).
Wskazwki

Aby szybko wywietli biecy dzie,

kliknij przycisk Dzisiaj na Standardowym

pasku narzdzi.

Aby wywietli okrelon dat, wybierz

Przejd do/Przejd do daty lub nacinij

Ctrl+G i wpisz dat w oknie dialogowym
Przechodzenie do daty.

171

Praca z elementami folderu Kalendarz

element na now godzin w tym samym dniu.

Rozdzia 7.

Aby zaplanowa prac

w danym tygodniu:
1. Wywietl kalendarz w widoku

Dzie/Tydzie/Miesic.
2. Aby wywietli tydzie roboczy

(od poniedziaku do pitku) (rysunek 7.27),

kliknij przycisk Tydzie roboczy
na Standardowym pasku narzdzi
lub wybierz Widok/Tydzie roboczy.

Praca z elementami folderu Kalendarz

lub
Aby wywietli cay tydzie
(od poniedziaku do niedzieli) (rysunek 7.28),
kliknij przycisk Tydzie na Standardowym
pasku narzdzi lub wybierz Widok/Tydzie.

Rysunek 7.27. Wywietlanie tygodnia roboczego

w folderze Kalendarz

3. Praca z elementami polega na zastosowaniu

technik podanych w poprzednim podrozdziale,

Aby zaplanowa prac w danym dniu:,
ale warto rwnie mie na uwadze ponisze
wskazwki.
s

Aby wywietli okrelony tydzie,

kliknij z lewej strony tygodnia
w Nawigatorze dat (rysunek 7.29).

Podczas pracy z penym tygodniem

kliknicie dnia i wpisanie tematu
powoduje dodanie wydarzenia,
a dwukrotne kliknicie dnia powoduje
wywietlenie formularza Wydarzenie.

Podczas pracy z penym tygodniem

mona przecign element na inny dzie,
ale aby zmieni godzin lub czas trwania
elementu, naley otworzy element
i zmieni czas w formularzu.

Wskazwka

Jeli tekst elementu nie jest wywietlany

w caoci, mona wskaza element

i wywietli cay tekst w podpowiedzi
ekranowej (rysunek 7.30).

Rysunek 7.28. Wywietlanie caego tygodnia

w folderze Kalendarz

Rysunek 7.29.
Wybr tygodnia
do wywietlenia

Rysunek 7.30.
Wywietlenie
caego tekstu elementu

172

Zastosowanie Kalendarza

Aby zaplanowa prac

w danym miesicu:
1. Wywietl kalendarz w widoku Dzie/

Tydzie/Miesic.
2. Kliknij przycisk Miesic na Standardowym

pasku narzdzi lub wybierz Widok/Miesic.

Outlook wywietli biecy miesic
w standardowym formacie kalendarzowym
(rysunek 7.31).
3. Aby wywietli inny miesic, uyj pionowego
Rysunek 7.31. Wywietlenie miesica
w folderze Kalendarz

Jeli Nawigator daty nie jest wywietlany,

przecignij obramowanie z prawej strony
okna w lew.
4. Praca z elementami polega na zastosowaniu

Rysunek 7.33.
Wybr miesica
w menu rozwijanym

technik zaprezentowanych w poprzednim

podrozdziale, Aby zaplanowa prac
w danym dniu:, ale warto pamita, e:
s

Kliknicie dnia i wpisanie tematu

powoduje dodanie wydarzenia,
a dwukrotne kliknicie dnia powoduje
wywietlenie formularza Wydarzenie.

Mona przecign element na inny dzie,

ale aby zmieni godzin lub czas trwania
elementu, naley otworzy element
i zmieni czas w formularzu.

173

Praca z elementami folderu Kalendarz

Rysunek 7.32.
Wybr miesica
w Nawigatorze daty

paska przewijania, aby zlokalizowa potrzebny

miesic (rysunek 7.32), lub wska miesic
w Nawigatorze dat, nacinij lewy przycisk
myszy i kliknij pasek tytuowy miesica.
Zwolnij przycisk myszy, aby wybra
okrelony miesic (rysunek 7.33).

Rozdzia 7.

Aby ustawi opcje Kalendarza:

1. Aby Outlook domylnie wywietla

Praca z elementami folderu Kalendarz

przypomnienie dla nowo tworzonych

elementw Kalendarza, wybierz
Narzdzia/Opcje i na karcie Preferencje
zaznacz opcj Przypomnienie domylne
(rysunek 7.34). (Jest to tylko ustawienie
domylne. Mona je wyczy
dla okrelonego elementu).
Aby zmieni tydzie roboczy kalendarza,
zmodyfikowa Nawigator daty, zmieni
kolor ta Kalendarza lub wykona inne
zmiany, kliknij przycisk Opcje Kalendarza
na karcie Preferencje okna dialogowego
Opcje (rysunek 7.34) i okrel opcje
w oknie dialogowym Opcje Kalendarza
(rysunek 7.35).

Rysunek 7.34. Karta Preferencje okna dialogowego Opcje

Aby zmieni czcionk uywan

w Nawigatorze dat lub waciwoci
powiadomie, wybierz Narzdzia/Opcje,
wywietl kart Inne, kliknij przycisk Opcje
zaawansowane i okrel opcje w oknie
dialogowym Opcje zaawansowane
(rysunek 7.36).
Aby zmodyfikowa waciwoci
aktualnego widoku folderu Kalendarz,
wybierz Widok/Rozmie wedug/Widok
biecy/Dostosuj biecy widok, kliknij
przycisk Inne ustawienia i wybierz
potrzebne opcje w oknie dialogowym
Formatowanie widoku dnia/tygodnia/
miesica (rysunek 7.37). (Nazwa
i zawarto okna dialogowego
s rne dla rnych widokw).

Rysunek 7.35. Okno dialogowe Opcje Kalendarza

Rysunek 7.36.
Ustawianie opcji
Kalendarza
w oknie
dialogowym
Opcje
zaawansowane

174

Zastosowanie Kalendarza

Tworzenie i wywietlanie
harmonogramw grupy

Rysunek 7.37. Okno dialogowe Formatowanie

widoku dnia/tygodnia/miesica do zmiany
waciwoci widoku Dzie/Tydzie/Miesic folderu
Kalendarz

Aby wywietli i zarzdza czasem kilku grup

uytkownikw lub zasobw, mona utworzy
kilka harmonogramw grupy. Zalet takiego
dziaania jest moliwo przechowywania
grup wedug nazwy i zarzdzania nimi bez
potrzeby tworzenia wezwania na spotkanie.
Grup warto uywa w sytuacji, gdy istnieje
potrzeba zarzdzania czasem, ale niekoniecznie
planowanymi spotkaniami lub gdy czsto trzeba
tworzy wezwania na spotkania dla tej samej
grupy uytkownikw lub zasobw. Tworzenie
nowego wezwania w takich sytuacjach ma sens,
gdy potrzebne jest jedno wezwanie na spotkanie.

175

Tworzenie i wywietlanie harmonogramw

Harmonogramy grupy s grupami logicznymi

utworzonymi w celu uatwienia zarzdzania
grup osb lub zasobw bez wzgldu na to,
czy s uytkownikami Microsoft Exchange,
Twojej sieci firmowej lub internetu. Grup
mona utworzy bez koniecznoci tworzenia
spotkania. Grupy s przydatne w sytuacji,
gdy na przykad kierujesz dziaem sprzeday
i chcesz uzyskiwa informacje o czasie pracy
pracownikw albo planowa konserwacje sprztu
i uzyskiwa informacje o dostpnoci zasobu
w danym czasie.

Rozdzia 7.

Aby utworzy i wywietli

harmonogramy grupy:
1. Wybierz Akcje/Poka harmonogramy grupy,

aby wywietli okno dialogowe Harmonogramy

grupy (rysunek 7.38).
2. Kliknij przycisk Nowy, aby wywietli okno

dialogowe Tworzenie nowego harmonogramu

grupy, wpisz nazw grupy, na przykad
Handlowcy i kliknij przycisk OK,
aby wywietli okno dialogowe z nazw
grupy (rysunek 7.39).

Rysunek 7.38. Tworzenie harmonogramu grupy

Tworzenie i wywietlanie harmonogramw

3. Kliknij przycisk Dodaj innych i wybierz

polecenie Dodaj z ksiki adresowej, aby

wywietli okno dialogowe Wybierz czonkw.
4. W polu listy Poka nazwy z okrel list

adresow (rysunek 7.40) i wybierz czonkw.

Jeli chcesz wysa wiadomoci do wybranych
czonkw, moesz wykona instrukcje podane
w podrozdziale Aby zaadresowa wiadomo:,
w rozdziale 6.
5. Kliknij przycisk OK, aby utworzy grup

i wywietli nowy harmonogram grupy

Handlowcy (rysunek 7.41).

Rysunek 7.39. Wywietlenie okna dialogowego

Harmonogramy grupy

Rysunek 7.40. Wybr czonkw dodawanych

do Harmonogramu grupy

176

Zastosowanie Kalendarza
Wskazwki

Jeli czonek harmonogramu grupy nie ma

udostpnionego harmonogramu, zostanie

wywietlony Brak informacji.

Kliknij przycisk Dodaj innych, aby doda

innych czonkw z innych rde, na przykad

z serwera LDAP, z folderu Kontakty lub
folderw publicznych.
Rysunek 7.41. Wywietlenie harmonogramu grupy

Przycisk Utwrz spotkanie (rysunek 7.42)

Czonkostwo w harmonogramie grupy nie

przeszkadza w uczestniczeniu w innych

harmonogramach. Usunicie uytkownika
powoduje jedynie usunicie go z danej grupy
lub zasobu.

Jeli nie korzystasz z usugi Wolny/Zajty,
Rysunek 7.42. Tworzenie spotkania dla czonkw
nowej grupy

w trakcie tworzenia Harmonogramu grupy

zostanie wywietlony komunikat
z zaproszeniem do przyczenia (rysunek 7.43).

Rysunek 7.43. Doczanie do usugi Wolny/Zajty

w Internecie

177

Tworzenie i wywietlanie harmonogramw

umoliwia utworzenie spotka i ustawienie

innych opcji, takich jak Nowa wiadomo
pocztowa ze wszystkimi, ktra otwiera
formularz wiadomoci z adresami czonkw
grupy umieszczonymi ju w polu Do.