Teora de la auditoria administrativa

El concepto de eficiencia y eficacia est ligado a otros conceptos que tienen aceptacin en todo pensamiento administrativo y econmico con-temporneo. Se le vincula a denominaciones tales como: racionalidad, rentabilidad, productividad, desarrollo, etc. En la teora administrativa, el concepto de eficacia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo, al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsicos, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y slo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto, se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones.

En nuestro caso concreto se tratar la tcnica de auditora administrativa , para llevar a cabo un examen y una evaluacin sistemticos e integrales de los problemas administrativos, sus causas y las posibles soluciones` Por tanto, en lo sucesivo nuestro propsito ser el de plantear una estructura terica para la auditora administrativa, que tanta falta hace en el quehacer de nuestra profesin, y se analizarn otros intentos al respecto, con el fin de constituir puntos de partida para el desarrollo de una teora.

Significado de auditora administrativa

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicos tornan desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas hasta entonces. As ha ocurrido especficamente con la auditora: la extensin de algunas tareas o funciones, como consecuencia del desarrollo tecnolgico, ha hecho que los expertos se vieran obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. En nuestro medio se recurre, casi siempre, al trmino con el cual se caracteriza la primitiva rea de actuacin, con la adicin del concepto que trata de precisar la novedad producida. De esta manera, al trmino auditora se ha adicionado la palabra administrativa , para denotar la expansin de las actividades de examen y evaluacin a ciertas reas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditora financiera (tradicional) .

El American Institute of Management (Instituto Americano de Direccin) aplica la expresin auditora administrativa (Management Audit) a tareas que se realizan para la evaluacin de la gestin administrativa de ciertos organismos. Por otra parte, en algunas reuniones nacionales e internacionales especializadas2 se ha empleado con frecuencia el trmino.

El presente trabajo es producto de varios aos de actuacin profesional desarrollada paralelamente con investigaciones sobre el tema; es un intento de esquematizar el estado actual de la teora de la auditora administrativa con el fin de indicar vas a travs de las cuales, en nuestra opinin, podra lograrse un principio de solucin a las dificultades planteadas en la prctica. Con el propsito de que tenga sentido una teora sobre auditora administrativa es necesario presentar una clara definicin del trmino. La expresin se ha usado de diferentes maneras por personas con intereses profesionales variados. Al respecto, los autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson3 nos dicen: Los consultores administrativos han aludido a la auditora administrativa en el contexto de la evaluacin organizacional, con el propsito de definir y explicar reas-problema . Los auditores internos frecuentemente aluden a sus auditoras internas o auditoras operativas denominndolas en ocasiones auditoras administrativas .4 El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora (funcional, procesal o analtica) se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. A continuacin se presentan las definiciones sobre auditora administrativa expresadas por algunos autores.

William P. Leonard Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos humanos y fsicos.

E. Hefferon Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.

Chapman y Alonso Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio tcnico.

Fernndez Arena J. A. Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. En este contexto, la audi ora t administrativa se halla ms en el carcter de una auditora de la direccin superior. En consecuencia, se percibe a la auditora administrativa en el campo de auditoras independientes de la administracin; se usan trminos que tienen la intencin de connotar el contexto de atestiguacin de la auditora administrativa. Atestiguacin se define como aquel proceso por el cual se atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra mediante la accin de una tercera: el atestiguador. El autor E. Salomon ha colocado la funcin de atestiguacin sobre una base firme al expresar lo siguiente: La atestiguacin como tal, posee un sentido social. . . porque tiene una utilidad fundamental . Esta idea sobre utilidad de la atestiguacin, surge del complejo medio ambiente econmico que genera requisitos de informacin respecto a las operaciones de un organismo. Tal informacin la requieren diversas personas, tanto internas como externas, a una organizacin determinada, con el propsito de tomar decisiones bien informadas con respecto a tal organismo.

Cabe aclarar que no en todos los casos existe claridad respecto a la auditora administrativa; sta, como herramienta de control y evaluacin, comenz a difundirse en nuestro medio hace algunos aos y ya se advierten algunos indicios de aplicacin integral. Sin embargo, la terminologa utilizada procede de la lengua inglesa y no existe uniformidad en la traduccin de algunos trminos, el alcance no se halla estrictamente delimitado y, adems, en algu nas reuniones internacionales especializadas se ha empleado dicha terminologa sin definir adecuadamente el concepto. La mayora de los trabajos en ingls no distinguen entre auditora gerencial (management auditing) y auditora operativa (operational auditing), se utilizan ambas expresiones como sinnimos. Sin embargo, ya hemos analizado contribuciones destacadas, donde las denominaciones s responden a en-foques y concepciones aplicadas a nuestro medio.

En resumen, el aditamento administrativa a la palabra auditora que, aun con los problemas conocidos, cuenta con la aceptacin general dentro del ambiente profesional, ha trado como resultado un concepto anfibolgico, fuente de discusiones y confusiones tanto para los versados como para los nefitos en el tema.

Necesidad de la auditora administrativa

En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr gran demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos sociales. La auditora tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y contina siendo, de gran significado y valor para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. Adems de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario auditar tambin los medios de que se vale la direccin superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la informacin que se le suministra para la planeacin (estratgica y tctica), la organizacin, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditora administrativa funcional, procesal), la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditora analtica), y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, informacin, mtodos de control, etc.

Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeos, pertenezcan al sector pblico o al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar su situacin. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situ aciones que les impone la realidad. Y no son slo los periodos de crisis sino tambin los de xito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse.

Muchas veces se hace no slo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que estn dificultando el desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habr necesidad de redefinir objetivos y planes, polticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organizacin debe ser a nalizada y evaluada en todos sus aspectos.

La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones delicadas. Una gestin deficiente o condiciones externas muy desfavorables pueden situarla en una posicin difcil; si

todava hay tiempo de detectar las principales causas de los problemas, encontrar soluciones e implantarlas, se puede llevar a cabo una auditora administrativa del medio ambiente, que abarca aspectos como mercados, competencia, calidad de la funcin social, etc. En los casos anteriormente citados, es conveniente examinar y evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer recomendaciones adecuadas. En cada tipo de auditora administrativa (funcional, analtica o del medio ambiente) y segn sea quien la aplique, habr una metodologa por seguir, tambin podrn variar el alcance y la profundidad del examen, que dependern bsicamente del objetivo de la auditora. Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un anlisis sistemtico e integral de los problemas, sus causas y soluciones. Si consideramos a los organismos sociales como entes dinmicos, con sus problemas de crecimiento y adaptacin al medio ambiente, comprenderemos entonces por qu a ese examen y evaluacin se le denomina auditora administrativa. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

MARCO GENERAL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El autor J. C. Burton dice: Aun cuando ya se ha escrito sobre auditora administrativa, hasta la fecha no se ha hecho un esfuerzo formal por construir un marco para este tipo de auditora . Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Analizar el criterio para una auditora administrativa. 2. Establecer normas de desempeo. 3. Elaborar informes sobre auditora administrativa. 4. Crear procedimientos de auditora administrativa.

A continuacin profundizaremos en estos cuatro aspectos de acuerdo con lo que es necesario que abarquen si se desea una verdadera certeza de la efectividad de la administracin.

1. Analizar el criterio para una auditora administrativa.

Sobre este aspecto J. C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas: La auditora debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definicin puede satisfacerla un auditor con experiencia, que ejerza un juicio

profesional sobre: la calidad de la administracin y de los que hacen administracin (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la calidad de la funcin social, etc. Nos sigue comentando este autor que dos auditores diferentes podran obtener de una auditora resultados levemente distintos; pero la variacin no debe exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita un correcto cuidado profesional.

La auditora debe tener relacin con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relacin con el futuro, una auditora no puede hacer un pronstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. La auditora administrativa es constructiva. La perspectiva actual de la administracin est orientada bsicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a la administracin del presente, debe tomarse en cuenta implcitamente el futuro. De esta manera, lo que el auditor administrativo debe hacer, es medir y evaluar si la direccin est llevando a cabo adecuadamente o no su funcin orientada al futuro. Esto implica una auditora de procedimientos, que constituye con toda claridad una porcin de la auditora administrativa. Parte del procedimiento de auditora debe preocuparse por el presente, ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. Por lo tanto, la otra parte de la auditora administrativa se centra en la elaboracin de un informe final de resultados del presente, y en la evaluacin de los mismos.

La auditora debe producir un resultado que sea fcil de entender y usar. La auditora administrativa debe generar un resultado final que sea fcil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la informacin que arroje el informe. Una informacin que realmente trasmita los hechos esenciales, es la culminacin del trabajo del auditor. Sin embargo, en ocasiones ocurre que el auditor slo obtiene un xito relativo, no por ue no q conozca todos los datos sino porque no dedic el tiempo necesario ni puso todos los medios para trasmitir esos datos a la direccin superior. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor, es trasmitir de una manera eficaz la informacin que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la administracin. El texto de un informe debe ser interesante, trasmitir el mensaje de una manera objetiva y fcil de entender, y debe presentarse a la mayor brevedad posible para que la direccin pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la accin e influye bastante en la decisin que se tome.

2. Establecer normas de desempeo.

Para desarrollar una auditora administrativa, un prerrequisito importante es la formulacin de normas de desempeo administrativo que pueden expresarse en trminos especficos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propsito principal que la direccin superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las

operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administracin establece un conjunto de sistemas y procedimientos.

Aunque los procedimientos por s solos no pueden crear el control, es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la valoracin de los sistemas y procedimientos que la organizacin ha establecido. Un primer paso para la creacin de medidas de control podra consistir en identificar los diversos f actores de control administrativo dentro de la empresa.

Dentro de los seis factores internos, pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administracin y la calidad de los procesos mediante los cuales se opera .El ltimo factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo con el medio ambiente social, econmico y poltico en el cual opera la empresa.

Por tanto se podrn ponderar funciones, determinar factores por ev aluar, asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Esto nos llevar a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciacin de la forma de operar de un organismo.

3. Elaborar informes de auditora administrativa.

Es necesario establecer un mtodo de informes de auditora administrativa con el propsito de que el auditor pueda contar con un medio de informacin estructurado para dar a conocer los resultados de su anlisis. El informe debe ser elaborado de manera sistemtica, para ello conviene considerar los aspectos siguientes:

Planeacin del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de qu se va a escribir, para lo cual se debern determinar dos cosas:

Quin lo va a leer? Qu uso va a tener?

Organizacin del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la seccin inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el nmero de secciones o

partes depende de su dimensin y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, stas son:

a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca: Portada Carta de presentacin Prefacio Sumario

b) Informe (contenido principal) En esta parte se incluirn breves comentarios sobre el propsito de la auditora, especificacin del alcance, mtodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado. Se recomienda para los informes de auditora el siguiente contenido:

Deficiencias de las reas funcionales. Deficiencias de la administracin general. Apreciacin de la empresa. Conclusiones y recomendaciones.

c) Material complementario. En este apartado se incluir la informacin diversa, til a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposicin bsica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los anexos ms comunes estn los siguientes: Grficas Cuadros Formas Diagramas de flujo Cuestionarios Hojas de trabajo

 Hojas de datos (entrevistas) Programas de trabajo

El auditor deber revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado. El autor W. P. Leonard plantea que el auditor debe con-testar las siguientes preguntas:

Se exponen todos los hechos de importancia? Est redactado el informe con claridad? Las recomendaciones son oportunas, fciles de realizar, convenientes para la direccin v el xito de la empresa? Lo tratado en mi informe es interesante, comprensible, y til para la direccin?

Si el auditor contesta afirmativamente estas preguntas, podr estar seguro de que el informe, tal como est concebido, es correcto. Control de las conclusiones y recomendaciones. El objetivo principal del informe de auditora administrativa es lograr que las recomendaciones pro-puestas en l se sigan y se cumplan.

Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efecten por el auditor, ste deber: Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos. Persuadir a la direccin de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados. Convencer a la direccin superior de que la auditora administrativa es una tcnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos.

4. Crear procedimientos de auditora administrativa.

Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo.

En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio a fondo del sistema de informacin.

En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se re -quieren polticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se denomina procedimientos de auditora .

Los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a ex amen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin . Naturaleza de los procedimientos de auditora. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente.

Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicacin de una o ms tcnicas de auditora da origen a los procedimientos siguientes:

TECNICAS DE INVESTIGACION 1. Investigacin documental (de hechos y registros) 2. Observacin directa

CUESTIONARIOS

1. Cuestionario general 2. Cuestionario por reas funcionales 3. Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo 4. Cuestionario de anlisis de procedimientos 5. Cuestionario de anlisis del sistema de informacin 6. Cuestionario de anlisis de formas 7. Hoja de anlisis 8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de informacin, descripcin del proceso de planeacin, etc.)

ENTREVISTAS 1. Entrevistas a funcionarios y gerentes 2. Entrevistas a jefes de departamento 3. Entrevistas a personal operativo