TEMA 1 INTRODUCCIN HISTRICA 1.

1 HITOS EN LA AUTOMATIZACIN DE LA BIBLIOTECA

1969 Nace ARPANET 1970 - OCLC desarrolla catlogos legibles por mquina. 1973 - El MARC se convierte en norma internacional. 1974 - El pentgono adopta los protocolos de Internet. 1981 - OCLC cambia su nombre por el de Online Computer Library Center. La LC deja de aadir entradas en el catlogo manual. 1986 Aparecen los CD-ROMS en bibliotecas. 1990 LC emprende un proyecto, American Memory, para hacer accesibles los materiales audiovisuales a 44 ordenadores del pas. 1994 LC emprende el proyecto BN digital. 1997 La comisin Federal de comunicacin en lnea en bibliotecas, escuelas y hospitales. 1.2 1.2.1 EVOLUCIN DEL ENTORNO TECNOLGICO. EL ENTORNO TECNOLGICO: EVOLUCIN LOCAL 80-90 S.I.G.B.D DISTRIBUIDO Biblioteca virtual

CENTRALIZADO 60-70 Sistemas centrales comparativos

(Grandes ordenadores)

Redes dedicadas
(No compatibles)

Protocolos propios

Redes fragmentadas (dedicadas, LAN) X.25, TCP/IP, LAN

Interconexin (cable, internet) TCP/IP (Y posibles

evoluciones)

1.2.2

EL ENTORNO TECNOLGICO: TIPOLOGA LOCAL Acceso desde el terminal a mltiples sistemas Emulacin / paquetes de comunicaciones DISTRIBUIDO De aplicacin a aplicacin

CENTRALIZADO Acceso desde el terminal host Terminales tontos dedicados

Off Line ORDENADOR Automatizar para conseguir ordenar para localizar algo

Cliente / servidor (el ordenador tiene capacidad para pocesar tareas Z39.50 Carga y descarga a tiempo Intercambio de datos real entre aplicaciones. SISTEMA SERVICIOS Integrado, con distintos Generacin de servicios servicios separados en con toda la biblioteca para ordenadores como S.I.G.B la comunidad. Tecnologas.

1.2.3

EL ENTORNO TECNOLGICO: SERVICIOS CENTRALIZADO Catalogacin LOCAL Gestin de la coleccin Ninguno (ordenador Acceso limitado al para el personal OPAC y servicios tcnico de la de informacin no biblioteca) integrado DISTRIBUIDO Gestin de la informacin Sistema de bsqueda y recuperacin integrados

ETAPAS Actividades Servicio de acceso publico

1.2.4

QU AUTOMATIZAR EN UNA BIBLIOTECA

Automatizar los procesos tcnicos. Adquisiciones Catalogacin Suscripciones Automatizar los servicios Servicios de referencia Servicios de prstamo Servicios de prstamo interbibliotecario Servicios de informacin diversos: internos a los bibliotecarios y externos. Conectar con el exterior: red, Internet. Hacer uso de los recursos de la red y brindarlos a los usuarios. Colocar informacin y generarla para que sea accesible para otros en la red (cursos de formacin, etc.) De que manera una biblioteca estara automatizada con la existencia de terminales susceptibles de ser usados por los usados y que ellos busquen lo que necesitan. 1.2.5 EVOLUCIN HISTRICA DE LOS SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE UNA BIBLIOTECA.

Aos 60: Nacimiento de las aplicaciones de ordenadores para bibliotecas. Sistemas unit record (ficha nica o ficha perforada). Sistemas fuera de lnea. Aos 70: Desarrollo de los sistemas en lnea. Desarrollo de las tcnicas de bases de datos. Creacin de redes de biblioteca (EE.UU) Aos 80: Sistemas integrados de biblioteca. Catlogo en lnea de acceso pblico.

AOS 60 Factores en la automatizacin de las bibliotecas. Avances tcnicos: Evolucin de los equipos. Evolucin de los programas. Desarrollo de las tcnicas de bases de datos. Factores sociales, econmicos y polticos. Reduccin de costes. El formato MARC Cambio en la actitud de los bibliotecarios. Problemas en la automatizacin en los aos 60. Lentitud en el proceso de datos. Sistemas unifuncionales para cada trabajo bibliotecario. Longitud fija en los campos de informacin bibliogrfica. Productos en papel o en cinta magntica. Imposiblidad de eliminar el catlogo en fichas o en forma de libro. Coste derivados de los equipos. Poca rentabilidad de los procesos. AOS 70 Cambio radical en la tecnologa de los ordenadores. Automatizacin en lnea Procesos ms rpidos Aumenta la capacidad de almacenamiento Reduccin de precios Sistemas integrados Proyectos para uso de bibliotecas concretas. Servicios bibliogrficos Aparecen empresas privadas en el sector. Invencin de Uns AOS 80 Sistemas integrados de gestin bibliotecaria: primeros proyectos Para uso interno: Ballet Servicios bibliogrficos: bibliographic utilities OCLC: Online computer library center. RLIN: Research libraries information network UTLAS: University of Toronto library system WLN: Washington library Network Sistemas comerciales en linea: Geac, Dobis lobis, Libertas, Sabini, Absys, etc.

 Bases de Datos: Una base de datos es una coleccin de datos operacionales utilizados por todas las aplicaciones de una organizacin. Ventajas: Consistencia de los datos Menor proliferacin de los datos. Facilidad para definir nuevas aplicaciones Mayor control Disminucin de los costes de mantenimiento Bases de datos relacionales: Relacin de nmero de identificacin y detalles. Relacin entre nmero de artculo, proveedor y precio. Relacin de fecha, nmero de artculo, nmero de identificacin, cantidad y tipo de transaccin. Bases de datos documentales: Archivo maestro: nmero de registro, autor, editor, ao. Fichero inverso (nmero de ocurrencias) Fichero inverso de palabras clave. 1.3 EL PRESENTE: REPERCUSIONES DE INTERNET EN LAS BIBLIOTECAS Desintermediacin: En el entorno impreso tradicional se puede establecer, fundamentalmente, 3 tipos de relaciones de dependencia: Autor editor - vendedor bibliotecario lector Autor editor lector Autor editor vendedor lector En un ambiente electrnico existen tambin esas relaciones de dependencia, Schauder enumera mltiples combinaciones: Autor servidor lector Autor editor lector Autor vendedor lector

TEMA 2 METODOLOGA DE UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIN 2.1 LA FASE DE ESTUDIO

2.1.1 LA BIBLIOTECA COMO SISTEMA Efectos causados por la utilizacin de un sistema automatizado En un proyecto de automatizacin se ponen de manifiesto las complejas interrelaciones de los componentes de una organizacin. Tareas: Trabajos diarios Tecnologa: no solo hardware y software sino aprendizaje y modificacin de principios. Estructura: distribucin de las responsabilidad, coordinacin de las funciones y difusin de la informacin en la organizacin. Personal: el componente ms importante y complejo ya que constituye la cultura de la organizacin La automatizacin de una unidad de informacin lleva intrnsecamente la idea de reorganizacin. No se trata de hacer las mismas cosas de mejor forma, sino hacer las cosas de forma diferente y con una perspectiva diferente. Las funciones que desarrolla el centro deben revisarse como si fuera la primera vez se llevaran a cabo. Planificacin y control del proyecto: Objetivos generales que se quieren alcanzar y ponerlos por escrito. Estudio de viabilidad. Actividades que se van a llevar a cabo Personal involucrado: comit de direccin, el director del proyecto, personal del rea de usuario y personal del rea de explotacin. El presupuesto. Si no es suficiente se pueden pedir subvenciones Evolucin del proyecto: documentacin, calendarios...

2.1.2 ORGANIZACIN Y GESTIN DEL PROYECTO Objetivos que se quieren alcanzar con la automatizacin de cada funcin. Definir el objetivo global y los secundarios que de l se derivan. El primer objetivo de automatizar las adquisiciones. Es adquirir material a travs de compras, donaciones, intercambios para incrementar los fondos del centro. Verificacin y bsqueda rpida de pedidos. Tener los registros de facturacin de proveedores actualizado. Actividades de las funciones Organizacin y gestin de las unidades

 Identificacin de responsables Responsable del proyecto: funciones de director Planificar Organizar Disear el presupuesto Elegir responsables Dirigir y liderar Controlar Coordinar Informar Responsables de unidad Supervisores Establecer una cadena de mando El comit de direccin Canales de comunicacin Reuniones con los empleados Boletines de noticia internos Actas de las reuniones Polticas de puertas abiertas Accesibilidad del comit de direccin y supervisores Buzones de sugerencias Entrevistas con personas ajenas a la biblioteca Comits y proyectos La organizacin informal La flexibilidad 2.1.3 DISEO DE LOS PUESTOS DE TRABAJO Revisin de los puestos de trabajo adecundolos a las funciones automatizadas. Hay que actualizar el catlogo de puestos de trabajo, para ello es necesario revisar las descripciones. Unas tareas seguirn siendo las mismas y otras tendrn que cambiar. Las descripciones de los puestos elaborados en fichas debe ser: Denominacin del puesto, descripcin, tareas, relaciones con otros puestos, cualificaciones. La descripcin debe ser sencilla y compresible. Es necesario normalizar las descripciones. Determinar los puestos de trabajo que se necesitan Un proyecto de automatizacin lleva consigo cambios radicales en procedimientos, trabajos y gestin. Para que tenga xito es necesario contar con el apoyo de todo el personal. Se debe: Iniciar un plan de formacin Involucrar al personal en el proyecto de automatizacin Incrementar la comunicacin interna

Explicar los nuevos contenido profesionales Introducir el cambio poco a poco. Introduccin del cambio en el personal. Seleccin del personal Desarrollo de indicadores de rendimiento Definir objetivos mensurables dentro del proyecto y comunicarlo a los trabajadores. Un objetivo es una medida de rendimiento que se espera alcanzar de la media de los empleados durante un determinado tiempo: hora, da, semana o mes. Los indicadores sirven para: Definir objetivos que ayudan a trabajar mejor. Identificar qu empleados necesitan formacin. Tener medidas objetivas para: promociones, incentivos, etc. Hay departamentos en los que es fcil fijar indicadores porque dependen de un trabajo fijo y otras en las que es ms difcil porque el flujo de trabajo es aleatorio. Los indicadores no debe ser muy bajos, ni muy elevados, deben ajustarse a un trabajador medio. Educacin y formacin profesional. Es vital para el proyecto Pasos: Cursos en la misma organizacin a la que pertenece la biblioteca Seminarios financiados por la biblioteca y otros organismos Elaboracin de material educativo Realizar visitas a diferentes centros Implicar al personal en el proyecto desde el comienzo Orientaciones sobre las funciones en general. Orientaciones sobre como funciona el equipo Formacin especfica Proporcionar formacin adicional. Proporcionar formacin continua.

2.2

LA FASE DE SELECCIN (RFP) Procesos, fases del proyecto de automatizacin. Necesidades de la biblioteca y prioridades. Planificar las opciones. Planificar el presupuesto. Analizar los fondos o las bases de datos. Conversin retrospectiva Especificaciones tcnicas Analizar las propuestas y seleccionar el vendedor. Negociar el contrato Poner en funcionamiento el sistema

 Ventajas RFP Establece un clima de competencias entre las empresas. Se derivan ventajas para los compradores. Se consideran todos los temas que abarca el proyecto de automatizacin o migracin Informacin clara: Ayuda mucho ponerlo todo por escrito, es fcil para revisar y sirve de orientacin Soluciones claras Formato uniforme para la recepcin de informacin Evaluacin imparcial. 2.2.1 DEFINICIN DE LOS REQUISITOS DEL SISTEMA Objetivo: definir y especificar las caractersticas que debe reunir el sistema automatizado. Es necesario para: Formular RFP (informe solicitud de propuestas) Comparar y evaluar sistemtica y objetivamente los diferentes sistemas automatizados. Servir de gua para la instalacin del sistema una vez adquirido. Evaluar el sistema despus de su instalacin y valorar si se adapta lo que se quera conseguir. Requisitos: Funcionales: qu es lo que debe y lo que no debe realizar. Requisitos de las bases de datos. Informacin de gestin Requisitos de flujo de trabajo: tamao de los trabajos que van a soportar. Rendimiento del sistema: tiempos de respuesta. Hardware Software: arquitectura cliente / servidor. Documentacin del programa Formacin Mantenimiento del hardware 2.2.2 FORMULAR LA RFP Informe remitido a los proveedores proporcionndolos informacin detallada de las necesidad de la biblioteca. Es necesario porque: Acenta con exactitud las necesidades de la biblioteca. Asegura a los proveedores lo que realmente quiere la biblioteca Facilita la fase de evaluacin de sistemas. El documento formar parte del contrato final.

 Estructura: Introduccin Propsito de la RFP. Descripcin de la biblioteca Descripcin de un sistema o de la situacin actual. Vista general del sistema que se espera. Aspectos administrativos: Presentacin de ofertas. Forma de entrega de la oferta. Modificacin de las ofertas. Concurso y evaluacin de las ofertas. Adjudicacin Calendario. Requisitos generales: Presupuesto u oferta del vendedor. Fechas de vencimiento. Impuestos. Demostraciones del sistema RFP como parte del contrato Pruebas de rendimiento Entrega del sistema Instalacin Garantas Formas de pago Titularidad sobre el programa o el software Requisitos de la oferta del vendedor: Perfil del vendedor Resumen de la oferta Respuestas a los requisitos de la biblioteca. Lista de componentes de su oferta y coste de cada uno de ellos Especificaciones fsicas y de ambiente que se requieren Condiciones especiales Listado de usuarios de su sistema. Especificaciones del sistema OPAC Prstamo Prstamo interbibliotecario Adquisiciones Gestin de revistas Referencia Hardware y software Documentacin Formacin Mantenimiento de hardware

Apndices: Tablas con flujos de trabajo que soporta el sistema Equipos deseables adicionales.

2.2.3

COMPARAR Y EVALUAR LOS SISTEMAS DE MERCADO Evaluar las propuestas del vendedor Establecer relaciones con los vendedores Asistir a demostraciones, reuniones. Seleccionar a un vendedor Negociar una oferta favorable. Buscar asesoramiento legal. Cerrar el contrato.

2.2.3.1 QU QUIEREN LOS USUARIOS Un acceso como en www Una interfaz idntica para acceder a todo tipo de recursos Una respuesta rpida del sistema Acceso a todo tipo de formatos Un acceso 24 h. al da Tener ayuda on-line Un sistema mediante el cual hacer operaciones bsicas: reserva, solicitar prestamos, solicitar adquisiciones. 2.2.3.2 QU DESEAN LOS BIBLIOTECARIOS Que permita un acceso a la coleccin en diferentes formatos. Que permita el acceso a todo tipo de recursos, locales, remotos, o en internet. Que trabaje con interfaces grficas www. Que de forma remota con consorcio o redes. Que permita la personalizacin a los usuarios. Se hace una configuracin de la barra de tareas para el usuario o conjunto de usuarios. 2.2.3.3 CRITERIOS Adecuacin a nuestros requisitos: Requisitos imprescindibles: catlogo, monografas, catlogo mapas, operadores bolanos. Se dar una puntuacin para decidirse por un sistema u otro. Efectividad=puntuacin/precio X 100. Operadores adicionales o deseables. Costes De equipos + software De implantacin Mantenimiento Ratios efectividad /coste Solidez, prestigio y fiabilidad del vendedor Condiciones de venta: plazas, descuentos, etc.

2.2.3.4 EVALUAR Evaluacin del hardware Evaluacin de los costes iniciales Evaluacin de los costes de mantenimiento Evaluacin de los vendedores. Bibliotecas similares Realizar una entrevista con un guin Eficacia del vendedor Realizar fichas por vendedor. Visitas a centros Demostraciones en la biblioteca 2.2.3.5 SELECCIN Seleccionar el mejor sistema: Contrato de compra Contrato de mantenimiento 2.2.3.6 ACTIVIDAD: QU PRODUCTO ES EL MEJOR Formatos de contenido Uso de conectores (plugs-in) y aplicaciones embebidas: Pueden limitar la accesibilidad Se ejecutan en los clientes pueden no ser adecuadas desde el punto de vendedor del sistema Acrobat: supone una instalacin en el ordenador del usuario. Los vendedores deben suministrar los conectores El sistema debe ser accesible a travs de Netscape y MSIE Especificar versin Especificar la compatibilidad con otros navegadores. Uso de HTML normalizado La versin actual es 4.0 Compatibilidad con futuros desarrollos Servicios accesibles para personas con minusvalas Modos de captura Impresin, archivo, envo por correo electrnico. Uso de multimedia embebidos (imgenes, sonidos, pelculas) Uso moderado Alternativa: opciones de banda ancha banda baja o de solo texto. Plataforma: Arquitectura de sistemas: Interfaz Z39.50 http: El vendedor debe especificar la versin http con la que trabaja. La versin actual es 1.1 El tiempo de duracin de la conexin. Parametrizacin del tiempo de conexin.

Mecanismo para acceso directo a los contenido. Multiplicidad de bases de datos (bibliogrfica, artculos completos, revistas completa, imgenes). Exigencia URLs estables. El sistema debe poseer certificados para afrontar aspectos crticos (efecto 2000) Plataforma: Seguridad- intimidad Si el sistema va a permitir realizar transacciones comerciales, debe asegurarse la seguridad adecuada: Se precisan mecanismos de encriptacin mnimos, as como el uso de protocolos que aseguran los intercambios de informacin SSSL (Secure Sockets Layer): Es un protocolo que permite autentificar el servidor, encriptacin de datos e integridad de los mensajes. Si el protocolo est implementado tanto en el lado del servidor como en el del cliente, la informacin puede ser transmitida de forma encriptada. SHTTP (Secure Hypertext transfer protocol) Proteccin frente a cookies. Son fichero que envan de forma automtica servidores cuando se exploran ciertos webs. Se almacenan en el disco duro del ordenador y si se vuelve a conectar se lee la informacin contiene, como login, contrasea, informacin de compras, preferencias... El sistema debe asegurar la confidencialidad de los datos de los usuarios. Plataforma: gestin del sistema. Son los temas relacionados con la accesibilidad del sistema en condiciones normales o durante periodos especiales: El vendedor debe informar con anticipacin de sus periodos de inactividad. Debe asegurar un tiempo de respuesta adecuado para resolver problemas. Debe poseer un sistema de control 24 horas Debe proporcionar informacin estadstica del uso del sistema. Debe proporcionar un contrato de asistencia tcnica adems del de compra o de tipo administrativo. Notificacin de cambios en el diseo del sistema. Plataforma: Tiempo de respuesta Ancho de banda que tiene contratada la biblioteca, as como su nivel de utilizacin Caractersticas de la actividad del usuario Nmero de usuarios concurrentes Nmero de usuario que de forma simultanea, formulan bsquedas o imprimen.

Tipo de bsquedas empleadas: nica palabra, uno de operadores bolanos, preguntas en lenguaje natural. El tiempo de respuesta debe medirse tanto en los mximos como en los periodos de mnima actividad. La media de estos valores debe aceptarse como la que soporta la oferta del vendedor. El vendedor debe aclarar otros aspectos. Fallos del sistema en el ltimo ao. Porcentaje de capacidad de ancho de bando que consume Rendimiento en los puntos crticos. Tiempos de respuesta objetivo de la empresa Plataforma: Control de acceso Los programas no resuelven de la mismo forma el tema del acceso. Los mtodos ms comunes para identificar a un usuario en un sistema en el momento presente son: Autorizacin por direccin IP. Autorizacin del usuario mediante login y contrasea. 2.3 NORMAS Y ESTANDARES Cualquier biblioteca que participe en un proyecto de automatizacin debe adherirse a estndares: Son conjuntos de especificaciones tcnicas que permiten el intercambio de datos o ficheros y el dialogo de un sistema a otro entre arquitecturas de red diferentes: ISO (organizacin internacional de normalizacin) NISO (National Information Standard Organization) ANSI (American National Standard Intitute) IETF (Internet Engineering) Qu queremos? Alto grado de interoperatividad. Baja dificultad de desarrollo. A medida que la interaccin entre los sistemas se hace ms compleja y cambia todo el tiempo, las peticiones y las respuestas requerirn una aproximacin menos convencional Director Biblioteca Nacional de Holanda Cumplir con los standares: Para formatos bibliogrficos Para lenguas no romanizadas Para formatos de transacciones Para hardware e interconexin Para ficheros de datos. Libros electrnicos Z39.50 ANSI/NISO Z39.50: Conjunto de reglas que rigen la comunicacin entre dos ordenadores que interactan en el proceso de bsqueda y recuperacin de informacin.

Es una norma que surge de la necesidad de manejar bases de datos de distintas caractersticas Este protocolo especifica las estructuras de datos y la reglas de intercambio que permiten a una mquina cliente (origin) realizar bsquedas en bases de datos residentes en una mquina servidor (target) y recuperar los registros correspondientesArquitectura cliente /servidor. Separa el interfaz utilizado en el cliente servidor. El usuario accede a mltiple sistemas desde la interfaz de datos que consulte. El resultado de la bsqueda se presenta segn los formatos que el usuario maneja habitualmente: MARC, XML... Ventajas: El acceso a gran diversidad de catlogos bajo una misma interfaz. Facilita la catalogacin compartida y la captura de registros simultneamente en mltiples fuentes. Catlogos colectivos virtuales. Compatibilidad con bases de datos comerciales. ISO 10160:1997 Protocolo que permite el intercambio de solicitudes de prstamo interbibliotecario, entre peticionarios y prestatarios usando un formato reconocible por ambos sistemas de mensaje. Regula la comunicacin electrnica, no las peticiones va correo Iniciativa de la Biblioteca Nacional del Canad. Ventajas: o Envo, seguimiento, respuesta, obtencin de datos estadsticos. o El personal encargado no tiene que hacer uso de diferentes sistemas de mensajera para comunicarse con bases distintas o Permite la solicitud de prstamo a bibliotecas que trabajen con el protocolo de cualquier parte del mundo. NISO Circulation Intercharge Protocol Esfuerzo por desarrollar protocolos normalizados que permitan intercambio de datos entre los sistemas de prstamo. Hasta ahora el nico medio que tienen los usuarios para poder solicitar obras en prstamo en un consorcio es que hubieran adquirido el mismo sistema.

NCIP es un protocolo normalizado que define el conjunto de mensajes y sus reglas sintcticas y semnticas asociadas, para el prstamo y para el acceso controlado a ciertos recursos electrnicos de otras bibliotecas. Bsicamente permite compartir los datos de prstamos de vendedores de sistemas diferentes. Dentro de un consorcio, los usuario pueden obtener en prstamo una obra de cualquiera de las bibliotecas participantes. Gestiona la poltica de multas de forma independiente del sistema Permite gestionar un modelo de prstamo a distancia que es ms barato que el uso de prstamo interbibliotecario. PIG ILL Directory Una vez implementado el protocolo ISO de ILL, se precisa de informacin de posibles prestamista de obras. Tradicionalmente, se ha usado fuentes escritas, directorios, listados... Contienen informacin sobre la poltica de prstamos, tarifas, costes por perdida o deterioro. Se revisan los datos? Uso de los habituales Permiten la personalizacin: quin presta qu? Usa ARIEL? Quin presta tesis?

Normas y estandares son la primera lnea de defensa contra la incompatibilidad entre sistemas y tienen una importante crtica en la seleccin del sistema.

TEMA 3 LAS FUNCIONES DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO 3.1 SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE BIBLIOTECAS. INTRODUCCIN Software diseado especficamente para automatizar una o ms de las siguientes funciones: Catalogacin Catalogo pblico de acceso en lnea (OPAC) Adquisiciones Control de circulacin Control de publicaciones peridicas Prstamo interbibliotecario Amplia gama de este tipo de sistemas. Se diferencian por: Las funciones que ofrecen el hardware El sistema operativo El tipo de biblioteca para la que se disea El precio. Los mejores sistemas son sistemas integrados Se componen de mdulos diferentes interrelacionados El catlogo automatizado (mdulo de catalogacin) permite a su vez automatizar: La consulta (OPAC) El prstamo (mdulo de prstamo) Las adquisiciones (mdulo adquisiciones) Las suscripciones de revistas (mdulo de revistas) Productos, estadsticas (mdulo de utilidades)

3.2

3 FASES EN EL DESARROLLO DE UNA SIGB Anlisis de la organizacin: tiene como objetivo determinar los aspectos esenciales de la organizacin bibliotecaria con el fin de poder gestionar mediante procedimientos automticos los diferentes flujos informativos que de ellas surjan. Modelo entidad relacin: conjunto de entidades y relaciones que sern los elementos que constituyen la estructura del sistema. Las entidades son diversas: personales, institucionales, documentales, lugares fsicos, etc. y siempre mantienen relaciones con otras entidades. Las relaciones tambin son diversas y condicionadas por sus fines: la relacin documento usuario prstamo es muy distinta a documento proveedor. El sistema de informacin automatizada su puede definir como los mtodos automticos de tratamiento de diversas formas mecanizables de informacin en bibliotecas. Debe ser, por tanto, un subconjunto del sistema de informacin real.

Actividad mecanizable: toda actividad que pueda representarse algortmicamente. Es decir, que sea controlable por procedimiento informticos. Tratamiento: almacenamiento, consulta y modificacin de la informacin. Anlisis funcional: incluye el modelo de datos y el modelo de procesos. Sistemas hbridos (IRS y relacional) Sistemas de gestin de ficheros (FMS) El modelo relacional Anlisis orgnico del sistema: adaptar de forma especfica la solucin funcional propuesta. Referencia OPAC: Informacin bibliogrfica o Informacin interna. o Informacin externa. - Z 39.50 - De los datos que contenga la biblioteca Internas Externas Revistas electrnicas Catlogos colectivos Informacin sobre la disponibilidad: o Adquisiciones - Pedido - Proceso o Prstamo o Publicaciones peridicas Bsquedas (mecanismos de) o Browsing o Bsquedas sistemticas o analsticas Interfaz o Diseo de las pginas de consulta o Presentacin de la informacin Elaboracin de productos impresos Estadstica Catlogo: Autoridades: o Personas o Entidades o Materias o Ttulos Informacin bibliogrfica o Monografas o Materiales especiales

Fondos o Para el prstamo o Localizacin o Estado Intercambio de registros o Exportacin o Importacin Productos impresos Estadsticas Adquisiciones: Desideratas y seleccin bibliotecaria Fondos, informacin bibliogrfica. Acceso al catlogo. Proveedores: libreros, distribuidores, importadores... Presupuestos. o Partidas o Cuentas Procedencia o Canje o Compra o Donacin Pedidos: o Confirmar o Recibir o Facturar o Reclamar Productos impresos Estadsticas 3.3 FUNCIONES 3.3.1 FUNCIN DE ADQUISICIONES Seleccin a partir de distintas personas: personal bibliotecario, instituciones, usuarios, etc. 5 entidades bsicas: Informacin bibliogrfica: Precatalogacin, catlogo, formato Conexin de suministro de registros y/o captura de registros Informacin de pedidos Unin de entidad bibliogrfica y proveedor y contable. Informacin de facturacin y contables: pedido, documentos, factura, proveedor, informacin desideratas. Los procesos de entrada y actualizacin de las bases de datos deben permitir: la emisin y cancelacin de pedidos, modificacin, actualizacin y modificacin de la informacin bibliogrfica. Tipos de pedidos, avisos, partidas presupuestarias, etc. El status de las adquisiciones de los documentos deben ser accesible desde referencia y circulacin.

3.3.2 FUNCIN DE CATALOGACIN Tienen que ser adaptables por los usuarios para seguir las normas vigentes. Entidad informacin bibliogrfica: Posibilidad de adaptar diferentes formatos MARC nuevos. Creacin y modificacin: interfaz amigable (pantallas formateadas), validacin automtica de autoridades, buen sistema de recuperacin, buenas prestaciones de edicin. Verificacin automtica de fallos. Posibilidad de cargar datos externos: en lnea y fuera de lnea (pool bilbiogrfico). Diversos formatos de presentacin de la informacin. Productos de salida. Entidades autoridades: Control de referencias cruzadas Visualizacin de esas referencias en el OPAC Formato MARC Diferentes formatos de presentacin en OPAC Conexin con catalogacin: creacin de registros de autoridad. Verificacin automtica de fallos. Posibilidad de cargar datos externos: en lnea y fuera de lnea Entidad fondos 3.3.3 FUNCIN DE CIRCULACIN Circulacin Usuarios Tipos Perfiles Pagos Poltica de prstamo Perfiles de prstamo Reservas Sanciones Prestamos Prestar Reservar Devolver Renovar Consultar Productos impresos Estadsticas Elementos Poltica de circulacin: establecer una tipologa de prstamo que refleje la poltica de circulacin de la biblioteca. Amplia parametrizacin: Tipos de prstamo Tipos de usuarios

Control calendario para que el sistema pueda calcular los plazos de devolucin Sanciones Tipos modificaciones Procedimiento de prstamo: cdigo de barras Sistema de interrogacin sobre el libro y el usuario Renovacin y reservas Estadsticas de libros y usuarios Salidas impresas

3.3.4 CONTROL DE PUBLICACIONES PERIDICAS Fondos, informacin bibliogrfica y acceso al catlogo. Proveedores. Presupuestos Fondo Cuenta Moneda Periodicidad: modelos Textos de numeracin: modelos Servicios y control de colecciones: Datos bsicos Ejemplares Periodicidad Recepcin de series Reclamaciones Encuadernacin Productos impresos Estadsticas Por su naturaleza y complejidad ha sido lo ltimo en automatizarse.

1. Control de recepciones: entidades. a. Informacin bibliogrfica b. Fondos: prediccin c. Modelos de prediccin d. Control de publicaciones peridicas i. Referencia de los nmeros desaparecidos ii. Relacin de nmeros recibidos iii. Relacin de los lectores interesados en cada publicacin peridica iv. Relacin de los pedidos de encuadernacin

2. Modelo de prediccin: a. Frecuencia b. Datos de numeracin de volmenes y fascculos c. Reclamaciones d. Indices e. Datos relativos a volmenes y fascculos para ajustar las encuadernaciones f. Datos de encuadernacin 3. Control de las encuadernaciones 3.3.5 LA FUNCIN DE REFERENCIA Para acceder a la informacin local o externa El programa debe permitir la creacin de bases de datos diversas con distinto tipo de informacin OPAC: Deber permitir el acceso tanto desde puntos tradicionales como desde los campos que se estimen oportunos. Forma doble de recuperacin: entrada completa (segn se ha introducido) y palabras clave. Posibilidad de buscar a travs de referencias cruzadas Amigabilidad, diseo de interfaces.

TEMA 4 LOS CATLOGOS DE ACCESO PBLICO: OPACS 4.1 ESTRUCTURA Y COMPONENTES 4 COMPONENTES ESENCIALES La base de datos bibliogrfica Informacin bibliogrfica, descrita segn las reglas de catalogacin: AACR, MARC Asignacin de materias y sistemas de clasificacin: Dewey. Sistemas gestin de bases de datos: Facilita las operaciones sobre ficheros, registros, e ndices de la base de datos. Aadir o insertar registros en cualquier fichero, crear los ndices. Borrar registros existentes, modificar o borrar entradas de los ndices. Actualizar la informacin de los campos de los registros. Recuperar los registros de cualquier fichero. La interfaz del sistema de gestin de bases de datos. Preserva al usuario de las complejidades de las base de datos y de las tcnicas de recuperacin Traduce e interpreta los comando usados por el usuario. Traduce la pregunta del usuario al lenguaje especfica del SGBD Otras tareas: operaciones boolenas, sobre conjuntos de registros, ordenacin de registros segn criterios, etc. Interfaz de usuario Partes del sistema diseados para dialogar con el sistema: Recibe e interpreta los trminos introducidos por el usuario. Establece qu acciones son accesibles al usuario. Organiza los datos bibliogrficos recuperados en pantalla Detecta errores y presenta mensajes de ayuda 4.2 TIPOLOGA 4.2.1 TIPOLOGA DE 1 GENERACIN Posibilidad de bsqueda: Permiten la bsqueda a partir de un elemento bibliogrfico. Pocos punto de acceso Recuperacin mediante trmino exacto Rutas de acceso predefinidas y simples No permiten el acceso por materias No existen ayudas para seleccionar los trminos de bsqueda Capacidad de interaccin: nico modelo de interrogacin, comandos o mens no legibles. Presentacin de informacin: Informacin bibliogrfica breve nico formato de presentacin No proporcionan datos de la obra sobre el prstamo

 Ayudas al usuario: Mensaje de error crpticos o codificados, con escaso contenido informativo. No facilita ayudas 4.2.2 TIPOLOGA 2 GENERACIN Posibilidades de bsqueda: Acceso de materias mediante encabezamientos preasignados. Acceso mediante palabras clave. Posibilidad de refinar las bsquedas de forma interactiva: bsquedas booleanas, limitacin de resultados. Acceso mediante browsing Posibilidad de conocer el grado de disponibilidad de la obra. Posibilidad de ojear el catlogo topogrfico. Posibilidad de realizar bsquedas mediante trminos adyacentes. Ayudas al usuario: Existencia de pantallas de ayuda, que facilita la comprensin del sistema. Presencia de mensajes de error informticos Presencia de ayuda para formular las bsquedas ya que se suele ignorar la forma de preguntar o el uso de operadores bolanos. Posibilidad de presentar resultados aproximados de bsqueda, como la presencia de listas de autoridades que sugieran el trmino a utilizar para realizar la bsqueda. Presentacin de la informacin: Presentacin del registro bibliogrfico completo. Mltiples formatos de presentacin de registro, con formatos etiquetados, presentaciones ms o menos extensas. Posibilidad de manipular los resultados de la bsqueda para saltar de uno a otro, para guardar la estrategia de bsqueda. Capacidades de interaccin: dos o ms modos de dialogo (novelas, expertos o avanzados...) 4.3 OPACS Y BASES DE DATOS (no entra) 4.4. PROBLEMAS DE LOS OPACS Dificultad de encontrar los trminos por materias. Dificultad de incrementar los resultados cero, porque es difcil generar pantallas para ello y los OPACS no suelen tener mecanismos para esto. Fallo para entender las causas de los errores. Dificultad de reducir los resultados Uso de palabras no significativas, ya que hay palabras vacas, a veces no hay que poner artculos, otras s... Dificultad de leer pantallas grandes, dificultad de interpretacin si hay mucho texto.

 Uso infrecuente que requiere volver a aprender el sistema. Nula tolerancia a errores mecanogrficos. Incompresin entre los diversos ficheros, campos o ndices, bsqueda en lenguaje controlado o texto libre. Problemas respecto a abreviaturas y las iniciales. Problemas con los espaciados o las palabras con guin Problemas de conocimiento del sistema: ordenes, procedimiento de bsqueda. Ignorancia de la cobertura del catlogo, ya que no se dan indicaciones sobre lo que se puede buscar en l. Dificultad de compresin de abreviaturas empleadas en pantalla. Pantallas breves e incompletas. Incomprensin de los mensajes de ayuda. Problemas de la lgica booleana, ya que pocos son los SIGBS que tengas tcnicas para facilitar la recuperacin de informacin. 4.4.1 PROBLEMAS DE LAS TCNICAS EXACTAS (BOOLEANAS) Se pierden registros relevantes cuyas representaciones se corresponden dolo de forma parcial. No se ordenan los registros recuperados. No se toma en cuenta la importancia relativa de los trminos ni en la pregunta ni en los registros recuperados. Precisa de una lgica para la formulacin de la pregunta muy complicada. Depende de que las dos representaciones se hagan a partir del mismo vocabulario. 4.4.2. 3 GENERACIN Superacin de errores mecnicos: OKAPI Mejora en el emparejamiento de trminos: stemming Correccin ortogrfica semiautomtica Referencias cruzadas automticas Superacin de errores conceptuales: Uso de tcnicas de recuperacin parcial: relevance feedback (automticos o definibles por el usuario) Recuperacin a travs de thesauros Incremento del browsing: ndices, autoridades. Uso de referencias cruzadas Introduccin de interfaces grficos. El OPAC como terminal pblico: Acceso a nuevos recursos: no incrementar solo los puntos de acceso al registro, sino incrementar la geografa de los recursos. Integracin de servicios: bases de datos, listados de adquisiciones, perfiles DSI, acceso al documento electrnico.

TEMA 5 REDES DE BIBLIOTECAS Los centros de informacin se enfrentan hoy en da a una masa de documentos en crecimiento constante que provocan dificultades de almacenamiento. Aparicin de publicaciones no convencionales (literatura gris) difciles muchas veces de localizar y adquirir. Reduccin de presupuestos y aumento de los costes de los recursos. Un nmero de lectores en crecimiento continuo debido al aumento del nmero de estudiantes y al aumento del nivel general de educacin. * Soluciones : Aplicacin de sistemas automatizados y cooperacin entre centros creando redes de bibliotecas. Podramos decir que las bibliotecas se han visto obligados a colaborar y que la informtica y las comunicaciones han hecho que esta colaboracin se produzca de una forma espectacular QU ES UNA RED DE BIBLIOTECAS Es una asociacin de centros de informacin para la realizacin cooperativa de uno o varios procesos bibliotecarios. Un conjunto de sistemas bibliotecarios conectados que mantienen la autonoma administrativa y cuyo fundamento lo constituye la cooperacin entre bibliotecas y forman una red. Dicha cooperacin debe establecerse de un modo formal y regular, es decir, se necesita un acuerdo, un contrato o instrumento legal que asigne las funciones y responsabilidades explicitas de cada uno de los componentes. La red incide en los procedimientos tcnicos a utilizar y en los recursos a destinar para alcanzar los objetivos establecidos, con vistas a un mnimo de compatibilidad par la obtencin de resultados comunes. TIPOS DE REDES Redes de bibliotecas: Consorcios. Permiten a las bibliotecas como organizacin proporcionan un contexto organizativo y tcnico para la cooperacin, compartir recursos, e-mail, distribucin de datos bibliogrficos y documentos electrnicos. Para el usuario final proporcionan un mecanismo para el acceso a otra bibliotecas distintas a la propia: consulta de OPACs y otras bases de datos.

 Redes de la propia biblioteca: Intranet. Consisten en distintos componentes: OPAC, subsistemas administrativos (prstamo, adquisiciones, registro), acceso a bases de datos, servidores de CD-ROM, terminales para usuarios. Conectados a travs de la red local de la institucin. Red interna de la institucin. Red de la institucin a la que pertenece la biblioteca, por ejemplo, la red de una universidad. Permiten la comunicacin mediante el e-mail, el acceso a la propia biblioteca o al centro de clculo. Infraestructura global de informacin. Redes desarrolladas al margen de las bibliotecas y que actualmente denominamos Internet. Acceso no restringido ni controlado. LAS BIBLIOTECAS EN UN ENTORNO INTERCONECTADO: CONSECUENCIAS. Incremento del papel de la informacin electrnica en la biblioteca: Recursos bibliogrficos: catlogos a bases de datos de referencias que describen los recursos accesibles. Colecciones de textos electrnicos a texto completo: sean digitalizados o a partir de fuentes impresas. Productos OFF LINE, como CD-ROM, CD-I. Bases de datos online, comercializados por empresas privadas. Recursos electrnicos existentes en Internet. En los sistemas integrados: Trabajo con sistemas abiertos que trabajen con norma y estndares para favorecer la interconexin Reto por construir interfaces con aspecto y funciones comprables con otros instrumentos existentes en las redes. Funcionamiento integrado, especialmente combinando instrumentos de descubrimiento de fuentes y suministros de documentos. En la gestin de los recursos electrnicos, se precisan herramientas: Para la gestin de los documentos electrnicos que se mantienen en la biblioteca. Desarrollados para que los usuarios puedan usar y manipular la informacin. Para la planificacin y seguimiento de los flujos de trabajo en la biblioteca digital. Para gestionar el acceso a la informacin con derechos de autor.

LAS BIBLIOTECAS COMO INTERMEDIARIAS PARA LA LOCALIZACIN DE RECURSOS Se requiere una integracin entre las funciones bibliotecarias y los recursos existentes en las redes. Pasos que estn dando: Normalizacin en los interfaces de acceso: a travs de navegadores. Acceso integrado a todas las funciones bibliotecarias (catlogos, servicios de prstamo...) Facilidades para la descarga de descripciones bibliogrficas y recursos identificados. Creacin de registros bibliogrficos con enlaces. Ms digitalizacin de los recursos Mtodos para la indizacin de los catlogos de las bibliotecas e integracin con los sistemas de indizacin existentes en las redes.

DECISIONES Y ACCIONES EN LA BIBLIOTECA INTERCONECTADA

DECISIONES ACCIONES Tipos de recursos en la biblioteca Decidir qu tipos de materias se que adquirir adquirirn. Desarrollo de normas para las adquisiciones Generar una infraestructura para la adquisicin, procesamiento y accesibilidad de los recursos. Tipos de recursos externos a qu acceder? Decidir qu tipos de materias se adquirirn. Establecer relaciones con otros organismos, por ejemplo servicios de acceso al documento o editoriales. Tipos de mecanismos disponibles para los usuarios. Desarrollo de estrategias para la integracin y presentacin de los resultados. Establecimiento para la creacin y uso de mecanismos de localizacin

Mecanismos de localizacin

 Mtodos de suministro

Mtodos de transferencia

Apoyo al usuario

Control bibliogrfico

Aspectos de la calidad

Establecer una infraestructura para la obtencin de recursos de informacin de otras fuentes. Decidir qu mtodos de distribucin ser accesibles. Desarrollo de normas y guas para el uso y los mtodos de transferencia Decidir los mtodos de apoyo cara a cara, manuales, ayudas on line. Desarrollar manuales y pantallas de ayuda. Establecer procedimiento e infraestructuras para la ayuda de usuarios. Establecer guas para la descripcin de recursos existentes en las redes, incluidos los datos de acceso. Establecer mecanismos para la adquisicin de datos de fuentes secundarias. Establecer procedimientos e infraestructuras para el control de los recursos de las redes. Establecer guas para la evaluacin y mantenimiento de la calidad de los recursos de la redes. Establecer procedimientos para asegurar el control de calidad. Establecer procedimientos para la preseleccin de recursos de alto valor aadido.