NULE TOUR GUIA 2

DIANA CAROLINA TORO BUITRAGO YAISON GUTIERREZ JOHANNA ARDILA CAGUA JAVIER ENRIQUE MARTINEZ PUERTO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS BOGOTA DC 2011

Tabla de Contenido
1.CREAR LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO(EDT)........6
1.1. Software..............................................................................................6 1.2. Infraestructura.....................................................................................6 2

2. DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES.........................................7

2.1. Actitudes Personales Requeridas..........................................................7 2.2. Actitudes Gerenciales Requeridas.........................................................7 2.3. Actitudes Fase De Inicio........................................................................7 2.4. Actitudes Fase De Planeacin...............................................................7 2.5. Actitudes Fase De Ejecucin..................................................................9 2.6. Actitudes Fase De Cierre.......................................................................9

3.ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES.........10 4.ESTIMACIN DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES.................12 5.DESARROLLO DEL CRONOGRAMA UTILIZANDO LA HERRAMIENTA PROJECT.........................................................12 6.ESTIMACIN DE LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES.............13 7. ESTIMACIN DE COSTOS Y PRESUPUESTO (ESTABLECER VIABILIDAD FINANCIERA CON VPN Y TIR..................................14
7.1. Tasa de inters ..................................................................................14 7.2. Presupuesto NULE TOURS...................................................................14

8. PLAN DE GESTION DE CALIDAD NULE TOURS......................15

8.1. Responsabilidades. [2]........................................................................15 8.1.1.Gerente de Aseguramiento de Calidad:.............................................................15 8.1.2.Gerente de Proyecto:........................................................................................15 Formato de Modificaciones de Calidad del Proyecto. [3].............................15 8.2. Actitudes Personales Requeridas.........................................................15 8.3. Actitudes Gerenciales Requeridas.......................................................15 8.4. Estrategia Para La Gestin De Calidad.................................................16

8.5. Pasos Para La Implementacin Del Plan...............................................16 8.6. Ejecucin Del Plan De Calidad Pasos..................................................16 8.7. Pasos Permanentes y Continuos..........................................................16 8.8. Creacin Del Comite De Calidad...........................................................16 8.8.1.Responsabilidades del Comit:.........................................................................16 8.9. Planificacin De La Calidad................................................................16 8.9.1.Fase de Inicio....................................................................................................16 8.9.2.Fase de Planeacin...........................................................................................17 8.9.3.Fase de Ejecucin.............................................................................................17 8.9.4.Fase de Cierre...................................................................................................18 8.10. FRECUENCIA DE REVISION Y ACTUALIZACIN DEL PLAN DE CALIDAD. 18 8.11. RESPONSABLES DEL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE CALIDAD...............18

9.PLAN DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS.........................20

9.2. Grupo de trabajo NULE TOUR..............................................................20 9.3. Los principales procesos Nule Tour:.....................................................21 9.3.1.Plan de organizacin y planificacin..................................................................21 9.3.2.Adquisicin del personal...................................................................................21 9.3.3.Seleccin, Formacin, Direccin .......................................................................21 9.4. EL EQUIPO DE TRABAJO.......................................................................23 9.4.2. LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO.......................................................23 9.4.3.Equipo para la resolucin de problemas. ..........................................................24 9.4.4.Equipo para creatividad. ..................................................................................24 9.4.5.Conclusiones.....................................................................................................24

10. PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES...........................25

10.1. QUE INFORMACIN SE NECESITA.......................................................25 10.1.1.Fase de Inicio..................................................................................................25 10.1.2.Fase de Planeacin.........................................................................................25 10.1.3.Fase de Ejecucin...........................................................................................25 10.1.4.Fase de Cierre.................................................................................................26 10.2. LISTA DE INTERESADOS DE LA INFORMACIN GENERADA POR EL PROYECTO EN NULE TOURS........................................................................26

10.3. LISTA DE FRECUENCIA DE GENERACIN Y TRASMISIN DE LA INFORMACIN DEL PROYECTO....................................................................27 10.4. COMO SE ENTREGA ESTA INFORMACIN.............................................27 10.5. MATRIZ DE COMUNICACIONES...........................................................27 10.6. Conducto Regular de Comunicacin...................................................29

11.PLAN DE GESTION DE RIESGOS..........................................32

11.1 Identificacin de Riesgos...................................................................32 11.2. Matriz de Riegos...............................................................................32 11.3. Evaluacin de los Riesgos..................................................................34 11.3.1.Evaluacin Cualitativa:....................................................................................35 11.3.2.EVALUCION CUANTITATIVA: ..........................................................................37 11.4. ORDENAMIENTO DE LOS RIESGOS......................................................38 11.5. Leyenda:..........................................................................................38 11.6. PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS: ......................................39

12. PLAN DE GESTION DE COMPRAS Y ADQUISICIONES.............43

12.1. Levantamiento de Requerimientos:...................................................43 12.2. Programacin de las Compras:..........................................................43 12.3. Seguimientos de Plan de Compras:....................................................44

13. PLAN DE GESTION DE CONTRATACION...............................45

13.1. Planificar las Adquisiciones...............................................................45 13.2. Efectuar las Adquisiciones.................................................................45 13.3. Administrar las Adquisiciones............................................................45 13.4. Cerrar las Adquisiciones....................................................................45

14. BILIOGRAFIA....................................................................46

1. CREAR LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO(EDT) 1.1.Software

1.2.Infraestructura

2. DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES. 2.1. Actitudes Personales Requeridas Cumplimiento del Horario de Trabajo Compromiso y cumplimiento de las Responsabilidades y Funciones asumidas Manejo adecuado de la informacin Motivacin propia hacia el mejoramiento y desarrollo personal Disposicin al Reto Motivacin al Logro Iniciativa Creatividad 2.2. Actitudes Gerenciales Requeridas Conciencia Comercial del Negocio Compromiso con la Calidad y Productividad Orientacin hacia la prevencin Integrador, Organizador, y Coordinador Manejador de Conflictos Transmisor de Credibilidad y Confianza Comunicador Lder 2.3. Actitudes Fase De Inicio

Acta de Inicio del Proyecto. Definicin del Problema. Requerimiento general. Alcance del Proyecto. Calendario Inicial. Contrato de Proyecto. Contratos de los Trabajadores en el Proyecto. Organigrama del grupo del Proyecto.

2.4.

Actitudes Fase De Planeacin

Listado de Entregables. Listado de Tareas a realizar.

EDT. Cronograma de Actividades. Estimacin de costos de las tareas. Presupuesto.

2.5.

Actitudes Fase De Ejecucin

Seguimiento de Gastos. Control de Flujo de Caja. Soportes de Gastos (Cotizaciones, Facturas). Contabilidad. Documentos de Definicin de Requerimiento de los Entregables. Normas y/o Polticas que rigen la ejecucin de los Entregables. Informes de conformacin, requerimiento, seguimiento, afirmacin y verificacin de cada actividad que sea realizada en la ejecucin de los Entregables. Reuniones de Seguimiento de los Entregables. Acta de Finalizacin y Conformidad de los Entregables. Seguimiento al Cronograma general. Bases de datos generadas por los entregables. Manuales de los Entregables si son requeridos. Actas y Documentacin de Controles de cambios y Mejoras realizadas. Documentacin de Pruebas. Informe Ejecutivo del Resultado de las Pruebas.

2.6.

Actitudes Fase De Cierre

Evaluacin de Cumplimiento de tareas y actividades, del Cronograma general, del Presupuesto y del Alcance del Proyecto, mediante Informes de Cierre. Actas y Manuales de Capacitacin al grupo operativo. Entrega de Copias de la documentacin seleccionada como entregable. Acta de Entrega Final a Satisfaccin del Proyecto.

3. ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES Como se denota en el EDT, nuestro proyecto consta de dos Sub proyectos: Software: Correspondiente al Software Operativo rebquerido por NULE TOURS. Infraestructura: Correspondiente a las herramientas y Equipos requeridos para la operacin del negocio de cada una de las sucursales de NULE TOURS.

En el siguiente grafico se muestra el listado secuencias de las actividades de los dos sub proyectos.

10

11

4. ESTIMACIN DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

5. DESARROLLO DEL CRONOGRAMA UTILIZANDO LA HERRAMIENTA PROJECT

12

6. ESTIMACIN DE LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES.

13

7. ESTIMACIN DE COSTOS Y PRESUPUESTO (ESTABLECER VIABILIDAD FINANCIERA CON VPN Y TIR. 7.1. Tasa de inters

Tabla tasas de Interes Grupo Bancolombia. [1] Para efectos del ejercicio por ser un proyecto a 4 meses (120 das) se tomar la tasa de inters relacionada con el monto entre 200 y 500 millones, es decir 4.25%. 7.2. Presupuesto NULE TOURS

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8. PLAN DE GESTION DE CALIDAD NULE TOURS 8.1. Responsabilidades. [2]

8.1.1. Gerente de Aseguramiento de Calidad: Elaborar, actualizar, distribuir y controlar el presente procedimiento. Elaborar, distribuir, controlar y actualizar los planes de calidad. Verificar el cumplimiento de los lineamientos indicados en el plan de calidad. 8.1.2. Gerente de Proyecto: Cumplir con todo lo especificado en el plan de calidad. Participar en la elaboracin del plan de calidad. Se deben revisar y actualizar los planes de calidad cuando se presente uno o ms de los siguientes casos: Las especificaciones del proyecto son modificadas. El proceso del proyecto es modificado. Formato Actividad Responsable Procedimiento Criterio de aceptacin Registros Recursos o informacin Descripcin

Formato de Modificaciones de Calidad del Proyecto. [3] 8.2. Actitudes Personales Requeridas Cumplimiento del Horario de Trabajo Compromiso y cumplimiento de las Responsabilidades y Funciones asumidas Manejo adecuado de la informacin Motivacin propia hacia el mejoramiento y desarrollo personal Disposicin al Reto Motivacin al Logro Iniciativa Creatividad 8.3. Actitudes Gerenciales Requeridas Conciencia Comercial del Negocio Compromiso con la Calidad y Productividad Orientacin hacia la prevencin Integrador, Organizador, y Coordinador Manejador de Conflictos 15

Transmisor de Credibilidad y Confianza Comunicador Lder 8.4. Estrategia Para La Gestin De Calidad Anlisis de la situacin actual Planteamiento de la situacin Deseada Plan de Calidad 8.5. Pasos Para La Implementacin Del Plan 1. Compromiso de la Direccin 2. Formacin del Comit de Calidad Centralizado 3. Fijacin de Metas y Objetivos 4. Anlisis de los Procesos 5. Elaboracin de los Manuales de Procedimientos 6. Sistema de Medicin 7. Costo de Calidad: La no conformidad 8.6. Ejecucin Del Plan De Calidad Pasos 1. Anlisis de los resultados de las mediciones y de los procesos 2. Acciones correctivas y eliminacin de las causas del Error 3. Reconocimiento 4. Repeticin de todo el proceso desde la implantacin 8.7. Pasos Permanentes y Continuos 1. Creacin de una conciencia sobre la CALIDAD 2. Educacin del Personal 8.8. Creacin Del Comite De Calidad

8.8.1. Responsabilidades del Comit: Establecer las Metas y Objetivos Precisar puntos claves y definir estrategias Definir las prioridades Definir los pasos a seguir Asignar las responsabilidades Establecer la estructura del cuerpo de manuales y procedimientos del Plan de Calidad Establecer el Plan y las aprobaciones de las actividades Coordinar el Proceso Medir y controlar los resultados y efectuar los ajustes necesarios Planificacin De La Calidad

8.9.

Se requieren los siguientes datos de la empresa para planificar la calidad del proyecto 8.9.1. Fase de Inicio Acta de Inicio del Proyecto.

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Definicin del Problema. Requerimiento general. Alcance del Proyecto. Calendario Inicial. Contrato de Proyecto. Contratos de los Trabajadores en el Proyecto. Organigrama del grupo del Proyecto.

8.9.2. Fase de Planeacin Listado de Entregables. Listado de Tareas a realizar. EDT. Cronograma de Actividades. Estimacin de costos de las tareas. Presupuesto. 8.9.3. Fase de Ejecucin Seguimiento de Gastos. Control de Flujo de Caja. Soportes de Gastos (Cotizaciones, Facturas). Contabilidad. Documentos de Definicin de Requerimiento de los Entregables. Normas y/o Polticas que rigen la ejecucin de los Entregables. Informes de conformacin, requerimiento, seguimiento, afirmacin y verificacin de cada actividad que sea realizada en la ejecucin de los Entregables. Reuniones de Seguimiento de los Entregables. Acta de Finalizacin y Conformidad de los Entregables. Seguimiento al Cronograma general.

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Bases de datos generadas por los entregables. Manuales de los Entregables si son requeridos. Actas y Documentacin de Controles de cambios y Mejoras realizadas. Documentacin de Pruebas. Informe Ejecutivo del Resultado de las Pruebas.

8.9.4. Fase de Cierre Evaluacin de Cumplimiento de tareas y actividades, del Cronograma general, del Presupuesto y del Alcance del Proyecto, mediante Informes de Cierre. Actas y Manuales de Capacitacin al grupo operativo. Entrega de copias de la entregable. duocumentacin seleccionada como

Acta de entrega final a satisfaccin del proyecto.

8.10. FRECUENCIA DE REVISION Y ACTUALIZACIN DEL PLAN DE CALIDAD Una vez a la semana o cuando cronograma del proyecto. se ejecute alguna tarea imprevista dentro del

8.11. RESPONSABLES DEL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE CALIDAD

Gerente del proyecto - Grupo Gerente de calidad Johanna Ardila Cliente final Ricardo Nule

18

19

9. PLAN DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS 9.1. Concepto

El recurso o activo ms importante en una empresa es el constituido por el conjunto de personas que la componen. Las actividades de gestin relacionadas con el personal de la empresa se basan en dos aspectos principales:

Areas de conocimiento de la Gestion de Proyecto. [4] 9.2. Grupo de trabajo NULE TOUR

Ricardo Nule como Cliente del Proyecto. Departamento de Sistemas. Departamento de Contabilidad. Grupo Operativo.

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La gestin de la informacin relacionada con la plantilla. Que incluye informacin personal compuesta de: Filiacin completa. Datos mdicos. Historial laboral. Datos relacionados con el salario y los incentivos. Datos sobre la carrera profesional y el historial formativo.

9.3.

Los principales procesos Nule Tour:

9.3.1. Plan de organizacin y planificacin. Ricardo Nule como Cliente del Proyecto. Departamento de Sistemas.( Equipo para la resolucin de problemas.) Departamento de Contabilidad. Grupo Operativo.( Equipo para creatividad.) 9.3.2. Adquisicin del personal. Cinco principios para la seleccin de personal en Nule Tour Mximo talento. Usar poco y buen personal. Trabajo adecuado. Asignar tareas segn la habilidad y motivacin de la gente disponible. Progresin profesional. Ayudar a la gente a actualizarse por s misma en vez de obligarles a trabajar donde ms experiencia tienen o donde son ms necesarios. Equilibrado del equipo. Seleccionar a gente que se complemente y armonice con los dems. Eliminar la inadaptacin. Eliminar y reemplazar a los miembros problemticos del equipo lo antes posible. Formacin. Gerentes de Proyectos Programadores y analistas de Sistemas. Contador Equipo de desarrollo y estructura del equipo. 9.3.3. Seleccin, Formacin, Direccin Considerar como tareas separadas a la gestin de los recursos humanos, el xito o fracaso de las mismas afectar a nuestro proyecto casi en la misma medida que una buena o mala gestin del personal, una expresin que define muy bien este fenmeno es: luego, pasa lo que pasa.

21

En el proceso de incorporacin de los futuros colaboradores a la empresa, existen dos momentos fundamentales: la convocatoria y la seleccin. El planteamiento del primero condiciona el desarrollo y el xito del segundo. La convocatoria es la fase en que la empresa debe buscar y obtener los candidatos suficientes, que renan las caractersticas y condiciones idneas. La seleccin se ocupa de conocer, estudiar y evaluar a los candidatos, para determinar los que poseen las caractersticas requeridas a un nivel determinado, que les permitan desempear las tareas designadas con mayor probabilidad de satisfaccin. La eleccin de las mejores personas es un punto de partida bsico para garantizar el xito de un proyecto. Unos procesos de convocatoria y seleccin rigurosos pueden eliminar consecuencias negativas como la mala calidad del producto, un bajo rendimiento y la falta de motivacin. En cualquier caso, y dada la transcendencia de las decisiones tanto para el momento actual como para el desarrollo futuro, plantear correctamente el proceso de convocatoria y la seleccin es una labor esencial. Descripcin del puesto de trabajo. El anlisis y descripcin del puesto de trabajo permite saber: Como se denomina cada puesto. Dnde se ubica dentro de la estructura organizativa general. Qu se hace en l y para qu. Dnde, cmo y cundo acta.

Toda esta informacin sistematizada se recoge en fichas descriptivas que, como norma general, incluyen datos referentes a los siguientes aspectos:

22

Perfil del puesto. De acuerdo a las caractersticas del puesto podemos determinar las condiciones que deben reunir los aspirantes. El conjunto de dichas condiciones se denomina perfil.

9.4.

EL EQUIPO DE TRABAJO

9.4.1. Usos de los equipos de trabajo en el software EL equipo de trabajo de Nule Tour es algo ms que un conjunto de personas que desean trabajar juntas para formar un equipo. El equipo de trabajo en los proyectos software puede entrar en juego en cualquier nmero de tareas especficas: Desarrollo y revisin de requisitos del proyecto. Desarrollo de la arquitectura y las directrices del diseo del proyecto. Definicin de aspectos del entorno tcnico. Desarrollo de los estndares de codificacin del proyecto. Coordinar el trabajo en las partes relacionadas del proyecto. Diseo de las partes complicadas del sistema. Revisin del diseo y cdigo de los desarrolladores individuales. Depuracin de las partes ms complicadas. Prueba de requisitos, diseo y cdigo. Auditora del avance del proyecto. Mantenimiento del software, una vez construido

9.4.2. LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO La primera consideracin al organizar Nule Tour es determinar el objetivo general del mismo.

23

Resolucin de problemas. Creatividad. Ejecucin tctica.

Una vez establecido el objetivo general, hay que seleccionar una estructura de equipo que se adapte al mismo. La estructura ms apropiada depender del objetivo del equipo. 9.4.3. Equipo para la resolucin de problemas. El equipo para resolucin de problemas se centra en resolver un problema complejo, poco definido. Los miembros de un equipo de resolucin de problemas tienen que ser de confianza, inteligentes y pragmticos. Los equipos de resolucin de problemas estn ocupados principalmente en una o ms cuestiones especficas y su estructura de equipo debe soportar este modo de trabajo. 9.4.4. Equipo para creatividad. El objetivo de un equipo para creatividad consiste en explorar posibilidades y alternativas. 9.4.5. Conclusiones Hay que usar poco y buen personal, asignar tareas segn la habilidad y motivacin de la gente disponible, ayudar a la gente a actualizarse por s misma en vez de obligarles a trabajar donde ms experiencia tienen o donde son ms necesarios, seleccionar a gente que se complemente y armonice con los dems. Eliminar y reemplazar a los miembros problemticos del equipo lo antes posible. La forma de organizar al personal tiene un gran efecto sobre la eficiencia con la que trabajen. Hay que sacar partido a la estructura de los equipos para que concuerden con el tamao del proyecto, las caractersticas del producto y los objetivos de planificacin. Un proyecto software especfico tambin puede sacar provecho de la especializacin apropiada.

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10. PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES 10.1. QUE INFORMACIN SE NECESITA 10.1.1. Fase de Inicio

Acta de Inicio del Proyecto. Definicin del Problema. Requerimiento general. Alcance del Proyecto. Calendario Inicial. Contrato de Proyecto. Contratos de los Trabajadores en el Proyecto. Organigrama del grupo del Proyecto.

10.1.2.

Fase de Planeacin

Listado de Entregables. Listado de Tareas a realizar. EDT. Cronograma de Actividades. Estimacin de costos de las tareas. Presupuesto.

10.1.3.

Fase de Ejecucin

Seguimiento de Gastos. Control de Flujo de Caja.

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Soportes de Gastos (Cotizaciones, Facturas). Contabilidad. Documentos de Definicin de Requerimiento de los Entregables. Normas y/o Polticas que rigen la ejecucin de los Entregables. Informes de conformacin, requerimiento, seguimiento, afirmacin y verificacin de cada actividad que sea realizada en la ejecucin de los Entregables. Reuniones de Seguimiento de los Entregables. Acta de Finalizacin y Conformidad de los Entregables. Seguimiento al Cronograma general. Bases de datos generadas por los entregables. Manuales de los Entregables si son requeridos. Actas y Documentacin de Controles de cambios y Mejoras realizadas. Documentacin de Pruebas. Informe Ejecutivo del Resultado de las Pruebas.

10.1.4.

Fase de Cierre

Evaluacin de Cumplimiento de tareas y actividades, del Cronograma general, del Presupuesto y del Alcance del Proyecto, mediante Informes de Cierre. Actas y Manuales de Capacitacin al grupo operativo. Entrega de Copias de la documentacin seleccionada como entregable. Acta de Entrega Final a Satisfaccin del Proyecto.

10.2. LISTA DE INTERESADOS DE LA INFORMACIN GENERADA POR EL PROYECTO EN NULE TOURS Ricardo Nule como Cliente del Proyecto. Departamento de Sistemas. Departamento de Contabilidad. Grupo Operativo.

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10.3. LISTA DE FRECUENCIA DE GENERACIN Y TRASMISIN DE LA INFORMACIN DEL PROYECTO Una vez, Semanal Cuando Ocurra y Diario. 10.4. COMO SE ENTREGA ESTA INFORMACIN Digital, y si es necesario se recopilara al final del proyecto la informacin de alta importancia para generarla en Fsico.

10.5. MATRIZ DE COMUNICACIONES Destinatario Ricardo Nule Informacin Contrato del Proyecto Alcance del Proyecto Ejecucin de Entregables Controles de Cambios Mejoras Realizadas Evaluacin del Alcance Acta Entrega Final a Satisfaccin Acta de Inicio del Proyecto Definicin del Problema Requerimiento general Alcance del Proyecto Calendario Inicial Contrato de Proyecto Contratos de los Trabajadores en el Proyecto Organigrama del grupo del Proyecto Listado de Entregables Listado de Tareas a realizar EDT Cronograma de Actividades Documentos de Definicin de Requerimiento de los Entregables Normas y/o Polticas que rigen la ejecucin de los Entregables Informes de conformacin, requerimiento, seguimiento, afirmacin y verificacin de cada actividad que sea realizada en la ejecucin de los Entregables Reuniones de Seguimiento de los Entregables Frecuencia Una vez Una vez Semanal Cuando ocurra Cuando ocurra Una vez Una vez Una vez Una vez Una vez Una vez Una vez Una vez Una vez Una vez Una Una Una Una Una vez vez vez vez vez Medio Reunin, Mail Reunin, Mail Reunin, Mail Mail Mail Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail

Departamen to de Tecnologa y Operaciones

Reunin, Mail Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail

Cuando ocurra Cuando ocurra

Semanal

Reunin, Mail

27

Acta de Finalizacin y Conformidad de los Entregables Bases de datos generadas por los entregables Manuales de los Entregables Actas y Documentacin de Controles de cambios y Mejoras realizadas Documentacin de Pruebas Informe Resultado de las Pruebas Evaluacin de Cumplimiento de tareas y actividades Actas y Manuales de Capacitacin al grupo operativo Entrega de Copias de la documentacin seleccionada como entregable Acta de Entrega Final a Satisfaccin del Proyecto Departamen to de Contabilidad Soportes de Gastos (Cotizaciones, Facturas) Entrega de Copias de la documentacin seleccionada como entregable Actas y Manuales de Capacitacin al grupo operativo Entrega de Copias de la documentacin seleccionada como entregable Acta de Inicio del Proyecto Definicin del Problema Requerimiento general Alcance del Proyecto Calendario Inicial Contrato de Proyecto Contratos de los Trabajadores en el Proyecto Organigrama del grupo del Proyecto Listado de Entregables Listado de Tareas a realizar EDT Cronograma de Actividades Estimacin de costos de las tareas Presupuesto Seguimiento de Gastos Control de Flujo de Caja 28

Cuando ocurra Cuando ocurra Cuando ocurra Cuando ocurra Cuando ocurra Una vez Una vez Una vez Una vez Una vez

Mail Mail, Fsico en DVD Mail Mail Mail Reunin, Mail Reunin, Mail Reunin, Mail Reunin, Mail Reunin, Mail

Cuando ocurra Una vez Una vez Una vez Una Una Una Una Una Una Una vez vez vez vez vez vez vez

Mail, Fsico Impreso, Fotocopia Reunin, Mail Reunin, Mail Reunin, Mail Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail

Grupo Operativo

Grupo de Proyecto

Una vez Una Una Una Una Una vez vez vez vez vez

Reunin, Mail Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Reunin, Mail Mail Mail Mail Mail

Una vez Diario Diario

Reunin, Mail Mail Mail

Soportes de Gastos (Cotizaciones, Facturas) Contabilidad Documentos de Definicin de Requerimiento de los Entregables Normas y/o Polticas que rigen la ejecucin de los Entregables Informes de conformacin, requerimiento, seguimiento, afirmacin y verificacin de cada actividad que sea realizada en la ejecucin de los Entregables Reuniones de Seguimiento de los Entregables Acta de Finalizacin y Conformidad de los Entregables Seguimiento al Cronograma general Normas y/o Polticas que rigen la ejecucin de los Entregables Bases de datos generadas por los entregables Manuales de los Entregables si son requeridos Actas y Documentacin de Controles de cambios y Mejoras realizadas Documentacin de Pruebas Informe Ejecutivo del Resultado de las Pruebas Evaluacin de Cumplimiento de tareas y actividades, del Cronograma general, del Presupuesto y del Alcance del Proyecto, mediante Informes de Cierre Actas y Manuales de Capacitacin al personal operativo Entrega de Copias de la documentacin seleccionada como entregable Acta de Entrega Final a Satisfaccin del Proyecto 10.6. Conducto Regular de Comunicacin El canal de comunicacin se debe establecer:

Diario Semanal Una vez Cuando ocurra Cuando ocurra

Mail Mail Reunin, Mail Mail Mail

Semanal Cuando ocurra Diario Cuando ocurra Cuando ocurra Cuando ocurra Cuando ocurra Cuando ocurra Una vez Una vez

Reunin, Mail Mail Mail Mail Mail, Fsico en DVD Mail Mail Mail Reunin, Mail Reunin, Mail

Una vez Una vez Una vez

Reunin, Mail Reunin, Mail Reunin, Mail

Entre Ricardo Nule y la Gerencia de Sistemas NULE TOURS. 29

Entre Ricardo Nule y la Gerencia del Proyecto. Entre la Gerencia del Proyecto y la Gerencia de Sistemas. Entre la Gerencia de Sistemas y el Departamento de Contabilidad. Entre la Gerencia de Sistemas y el Grupo Operativo. Entre la Gerencia del Proyecto y el Grupo del Proyecto.

Ricardo Nule

Gerencia del Proyecto

Dpto Tecnologa y Operaciones

Dpto de Contabilida d

Grupo de Proyecto

Grupo Operativo

30

31

11. PLAN DE GESTION DE RIESGOS 11.1 Identificacin de Riesgos.

Esta debe iniciar desde el inicio del proyecto, durante sus fases principales y siempre que se puedan producir cambios que pueden modificar las planeaciones y/o estimaciones. Deteccin de amenazas y documentacin de sus caractersticas

Administracin de Riesgo del Proyecto. [5]

11.2. Matriz de Riegos TIPO CAUSAS O FUENTE DE RIESGO

-Habr ms cambios de requerimientos de los 32

esperados.

-El Hardware no cumple los requisitos mnimos para el buen desarrollo del proyecto o no esta a tiempo.

-El producto no se entregara a tiempo

RIESGOS TECNICOS

-El Software adquirido es complejo y no permite la comprensin del mismo.

-El Software no se adapta a las necesidades de Nule Tours.

-El rendimiento, fiabilidad, calidad y funcionalidad del Software no es ptima.

RIESGOS DE PM (Mala Planificacin)

-El Gerente del proyecto no tiene experiencia en este tipo de proyectos.

-No se utiliza una metodologa Administracin de Proyectos. -Mayores Costos

para

la

- Atrasos en el cronograma, haciendo que la fecha de Estimacin de finalizacin del proyecto sea posterior a la prevista.

-El alcance de proyecto esta incompleto.

-No hay establecidas prioridades y roles en el desarrollo del proyecto. RIESGOS ORGANIZACIONALES -Los problemas financieros de la organizacin

33

hacen que haya reduccin de presupuesto.

-El tiempo estimado para proyecto es insuficiente.

el

desarrollo

del

-Quiebra de nuestro cliente. -No hay conocimiento de los aspectos legales asociados con el proyecto.

-El Subcontratista experiencia.

proveedor

no

tiene

-El subcontratista o financieramente estable.

proveedor

no

es

-Actos del Gobierno.

RIESGOS EXTERNOS

-Inflacin y cambios en el mercado.

-El cliente no tiene la habilidad para tomar desiciones.

-El cliente no entiende el ambiente de proyectos.

-Factores climticos

11.3. Evaluacin de los Riesgos Evaluacin de los Riesgos: categorizacin y priorizacin de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia. 34

11.3.1.

Evaluacin Cualitativa:

Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. La probabilidad e impacto del riesgo se puede valorar como muy bajo (<2), bajo (2-4), moderado (4-6), alto (6-8) o muy alto (>10).

CODIGO

RIESGO

PROBABIL IDAD (De 1 a 10) 7

IMPACTO (De 1 a 10) 6

PROB. X IMPACTO (Severidad) S =P*I 42

R001

Habr ms cambios de requerimientos de los esperados.

R002

El Hardware no cumple los requisitos mnimos para el buen desarrollo del proyecto o no esta a tiempo.

12

R003 R004

El producto no se entregara a tiempo El Software adquirido es complejo y no permite la comprensin del mismo.

6 7

5 5

30 35

R005

El Software no se adapta a las necesidades de Nule Tours.

64

R006

El rendimiento, fiabilidad, calidad y funcionalidad del Software no es ptima.

28

R007

El Gerente del proyecto no 35

40

tiene experiencia en este tipo de proyectos. R008 No se utiliza una metodologa para la Administracin de Proyectos Mayores Costos Atrasos en el cronograma, haciendo que la fecha de Estimacin de finalizacin del proyecto sea posterior a la prevista. El alcance de proyecto esta incompleto No hay establecidas prioridades y roles en el desarrollo del proyecto Los problemas financieros de la organizacin hacen que haya reduccin de presupuesto. 5 3 15

R009 R010

4 5

4 4

16 20

R011 R012

6 3

5 3

30 6

R013

16

R014

El tiempo estimado para el desarrollo del proyecto es insuficiente Quiebra de nuestro cliente No hay conocimiento de los aspectos legales asociados con el proyecto El Subcontratista o proveedor no tiene experiencia El subcontratista o proveedor no es financieramente estable Actos del Gobierno. Inflacin y cambios en el mercado El cliente no tiene la 36

25

R015 R016

10 5

10 3

100 15

R017

R018

40

R019 R020 R021

2 2 6

1 2 5

2 4 30

habilidad para tomar decisiones. R022 R023 El cliente no entiende el ambiente de proyectos Factores climticos 1 1 1 1 1 1

11.3.2.

EVALUCION CUANTITATIVA:

Es el proceso que consiste en analizar numricamente el efecto de los riesgos. 11.3.2.1. Determinacin de la Importancia RIESGO R001 Habr ms cambios de requerimientos de los esperados. Costo del Impacto del Riesgo: $300.000.000 Probabilidad del evento: 42 % Valor del Riesgo: 126.000.000 Riesgo Total: 126.000.000 11.3.2.2. IMPACTO

126.000.00 0

100.000.00 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA %

37

11.4. ORDENAMIENTO DE LOS RIESGOS Determinacin de impacto o consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto

NIVELES DE RIESGO: MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

11.5. Leyenda: F1: TECNICOS F2: MALA PLANIFICACION F3: ORGANIZACIONALES F4: EXTERNOS

38

RIES GOS

F1

F2

F3

F4

R00 5

R00 1

R00 7

R00 8

R01 5

R01 1 R01 0

R01 8

R01 7

R00 4

R00 3

R01 4

R02 1

R01 6

R00 6

R00 2

R00 9

R01 3

R02 0

R01 9

R01 2

R02 2

R02 3

11.6. PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS: Es el proceso mediante el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas del proyecto Nule Tours.

RIESGO Habr ms cambios de requerimientos de los esperados.

IMPACTO ALTO

PROBABILIDA D ALTO

RESPUESTA GENERICA MITIGAR

RESPUESTA SUGERIDA Hacer un estudio y valorar la informacin para saber el impacto de los requerimientos Prepara un documento con el alistamiento previo del hardware al inicio del proyecto.

El Hardware no cumple los requisitos mnimos para el buen desarrollo del proyecto o no esta a tiempo.

BAJO

BAJO

EVITAR

39

El producto no se entregara a tiempo El Software adquirido es complejo y no permite la comprensin del mismo.

MODERAD O ALTO

MODERADO

EVITAR

Revisar el cronograma peridicamente Contactar al proveedor y solicitarle la garanta y modificacin del producto

MODERADO

TRANSFERIR

El Software no se adapta a las necesidades de Nule Tours.

ALTO

ALTO

ACEPTAR

Contactar al proveedor y solicitarle solucin

El rendimiento, fiabilidad, calidad y funcionalidad del Software no es ptima.

ALTO

MODERADO

MITIGAR

Solicitar garanta del producto al proveedor

El Gerente del proyecto no tiene experiencia en este tipo de proyectos. No se utiliza una metodologa para la Administracin de Proyectos Mayores Costos

ALTO

MODERADO

EVITAR

Preparar un plan de contingencia para preparar al Gerente, brindarle capacitacin. Utilizar gua/estndar PMBOOK la de

MODERAD O

BAJO

EVITAR

MODERAD O

MODERADO

MITIGAR

Realizar y revisar peridicamente el presupuesto y los estados financieros Realizar reuniones con el cliente para indicarles las diferentes dificultades y los motivos de los posibles retrasos

Atrasos en el cronograma, haciendo que la fecha de Estimacin de finalizacin del proyecto sea posterior a la prevista.

MODERAD O

MODERADO

MITIGAR

40

El alcance de proyecto esta incompleto No hay establecidas prioridades y roles en el desarrollo del proyecto Los problemas financieros de la organizacin hacen que haya reduccin de presupuesto.

MODERAD O BAJO

MODERADO

EVITAR

Reunirse con el cliente y indicarle el inconveniente Realizar reuniones y determinar mediante un acto que funciones le corresponden a cada funcionario Realizar un documento que muestre que el proyecto hace contribuciones importantes a la metas del negocio. Reunin con el cliente para darle claridad cuanto es el tiempo real del desarrollo del proyecto. Finalizacin o transferencia del proyecto Solicitar consulta al rea jurdica de la empresa

BAJO

MITIGAR

MODERAD O

MODERADO

MITIGAR

El tiempo estimado para el desarrollo del proyecto es insuficiente Quiebra de nuestro cliente No hay conocimiento de los aspectos legales asociados con el proyecto El Subcontratista o proveedor no tiene experiencia El subcontratista o proveedor no es financieramente estable Actos del Gobierno.

MODERAD O

MODERADO

MITIGAR

MUY ALTO

MUY ALTO

TRANSFERIR

MODERAD O

BAJO

TRANSFERIR

MODERAD O

BAJO

EVITAR

Solicitar garanta de lose servicios prestados por el proveedor Realizar contrato y clusulas por si presenta inconvenientes financieros Hacer un plan de contingencia y acuerdos mutuos en el caso que suceda Realizar un

ALTO

MODERADO

TRANSFERIR

BAJO

MUY BAJO

ACEPTAR

Inflacin y cambios

BAJO

BAJO 41

MITIGAR

en el mercado

documentos con los cambios que se puedan presentar de manera peridica ALTO MODERADO EVITAR Reunin con el cliente para solicitarle una persona a cargo que pueda tomar desiciones para que el proyecto no se demore. Realizar capacitacin al cliente para mostrarle la importancia del ambiente de proyecto y el PMBOOK Medidas de contingencia en el caso que sucedan.

El cliente no tiene la habilidad para tomar desiciones.

El cliente no entiende el ambiente de proyectos

MUY BAJO

MUY BAJO

MITIGAR

Factores climticos

MUY BAJO

MUY BAJO

ACEPTAR

42

12. PLAN DE GESTION DE COMPRAS Y ADQUISICIONES Al realizar un plan de gestin de compras Nule Tours nos permite realizar una adecuada planificacin dando paso a precios competitivos, calidad, mejores plazos de procesos de compra, proveedores, permitiendo est preparado para enfrentar situaciones urgentes y basndose en los requerimientos histricos para proyectar requerimientos y demandas futuras.

La Planificacin de Compras esta dividida: [6]

12.1. Levantamiento de Requerimientos: Se har reunin con la Agencia Nule Tours en donde se indagara los consumos que ha tenido en los ltimos aos y as tener un registro histrico de los mismos.

12.2. Programacin de las Compras: Con la informacin obtenida y sistematizada en el levantamiento de requerimientos se determinara la forma en la cual se va a obtener los diferentes consumos.

43

12.3. Seguimientos de Plan de Compras: Teniendo en cuentas las fases anteriores nos permitirn controlar, buen manejo de compras y gastos y con esto nos permite identificar las diferentes falencias. [7]

44

13. PLAN DE GESTION DE CONTRATACION La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organizacin puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la administracin de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

13.1. Planificar las Adquisiciones Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.

13.2. Efectuar las Adquisiciones Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

13.3. Administrar las Adquisiciones Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos, y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.

13.4. Cerrar las Adquisiciones Es el proceso de completar cada adquisicin para el proyecto.

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14. BILIOGRAFIA [1] GRUPO BANCOLOMBIA. Tasa Variable. Internet. <http://www.grupobancolombia.com/pyme/necesidades/ahorroInversion/cdtPesos/banc olombia/cdtCapitalizable/tas_cdtCapitalizable.asp?opcion=op1> [2] Monica Talledo Jimenez PMI MemberID: 1352929 Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK). Cuarta edicin. Cap 8. [3] SLIDESHARE. Gestin de Calidad. Internet <http://www.slideshare.net/rfsolano/gestion-de-la-calidad-del-proyecto-547726> [4] ALARCOS.INF Gestion de recursos humanos em proyectos informaticos. Internet <http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/pgsi/doc/esp/T9900_MAMolina.pdf> [5] MAILXMAIL:COM Gestion de riesgo en proyectos. Internet <http://www.mailxmail.com/curso-control-seguimiento-proyectos-comohacerlo/gestion-riesgos-proyectos-plan-gestion-riesgos> [6] FORMACION.CHILE. COMPRA Planificacin de compras.Internet Guia_Practica_N_3_Palnificaci_n_de_Compras.pdf [8] SCRIBD Documento PMI,Plan de gestin de adquisiciones.Internet <http://es.scribd.com/doc/454826/Documento-PMI> [9] SUPERTRANSPORTE Plan de Contratacin.Internet <http://www.supertransporte.gov.co/super/phocadownload/Contratacion/Plan_de_Contr atacion/PLAN%20DE%20CONTRATACION%20-%202009%20-FINAL.pdf>

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