CICLO I-2011 UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PUBLICA DEPARTAMENTO DE COMPUTACION COMPUTACIN I GUA DE CLASE

No. 5
MICROSOFT EXCEL 2010

1. Introduccin. Mapa conceptual que representa la informacin relacionada a Excel:

CICLO I-2011 1. Introduccin.

La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos. Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de clculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,... Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 65,536 filas y 256 columnas. Las filas estn numeradas desde el uno y las columnas estn rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuacin. La ventana muestra slo una parte de la hoja de clculo. La unidad bsica de la hoja de clculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su nmero de fila. La hoja de clculo se completa introduciendo texto, nmeros y frmulas en las celdas.

Con Excel pueden hacerse distintos tipos de trabajos: Hojas de Clculo, Bases de Datos y Grficos, de lo que se tratar en este manual, pero tambin Macros (un documento similar a una hoja de clculo que contiene grupos de instrucciones para realizar tareas especficas).

Conceptos bsicos de Excel:

1. Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel 2010, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel 2010 tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel 2010 automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel 2010, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel 2010 el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajo mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

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Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 5 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel 2010 encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,... Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro. Hoja de clculo La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV Cada fila se numera desde 1 hasta 65536. La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel 2010 podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Empezar a trabajar con Excel

Si es la primera vez que va a trabajar con Excel deber hacer un doble clic sobre el icono de la aplicacin. El icono lo encontrar probablemente en la ventana de programas de Microsoft Office. La aplicacin Excel se identifica con el icono: Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin. 1 Selecciona la ficha inicio

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2 clic en el botn buscar y seleccionar 3 Haz clic sobre la opcin Ir a... Tambin hubieras podido pulsar la tecla F5. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha: 4 Escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que quieres desplazarte. 5 Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Movimiento rpido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 5 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Tambin se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la ltima hoja Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIE NTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

Hacer un nuevo documento

Para crear un nuevo libro de trabajo se debe elegir dentro del men Archivo la opcin Nuevo. Tambin se puede crear un nuevo libro pulsando el botn de pgina en blanco que esta dentro de la barra estndar . Con cualquiera de estas dos opciones aparecer un nuevo libro con una hoja en blanco. A travs del men Insertar podr introducir en su libro ms hojas de clculo, macros o grficos.

Guardar el documento
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.

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Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre : 1 Selecciona el men Archivo 2 Elige la opcin Guardar como... Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con l pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo fichero con la modificacin, seguir todos los pasos. 3 En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. 4 Haz doble clic sobre la carpeta donde guards el archivo. 5 En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Excel dar automticamente al nombre del documento una extensin ".sus". 6 Haz clic sobre el botn Guardar. Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: 1 Selecciona la opcin Guardar del men Archivo. O bien, haz clic sobre el botn Guardar Se guardar con el mismo nombre que tena. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre. de la Barra de Herramientas.

Abrir un documento ya creado

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Una de ellas consiste en utilizar el men: 1 Selecciona la opcin Abrir del men Archivo. O bien, haz clic sobre el botn Abrir de la Barra de Herramientas.

2 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador. 3 Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. 4 Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. 5 Haz clic sobre el archivo deseado. 6 Haz clic sobre el botn Abrir. Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. 1 Selecciona el men Archivo. Al final de la ventana del men, Excel presenta una lista con los cuatro ltimos documentos abiertos. 2 Haz clic sobre el documento deseado.

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El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.

Introducir Informacin en la hoja de Clculo

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error. La informacin introducida ser interpretada como una frmula siempre que el primer carcter introducido sea un signo igual (=). En otro caso, ser interpretada como dato, que puede ser numrico o de texto. La informacin tecleada se introduce en cada momento en la celda que se encuentre seleccionada a travs de la barra editora de texto de la parte superior del documento y se edita en la celda cuando se indica el fin de edicin. Una celda est seleccionada cuando tiene el contorno ms grueso, y para seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella. El fin de edicin se indica con un clic en el icono correspondiente de la barra editora pulsando la tecla retorno de carro o la tecla Intro que se encuentra en el teclado numrico. A continuacin, se van a utilizar los siguientes datos como ejemplo para el resto del manual. ,

CICLO I-2011 Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos: 1 Seleccionar la celda adecuada. 2 Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma. 3 Modificar la informacin. 4 Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.

Cortar, copiar y pegar Estas tres funciones son muy tiles para trabajar con los datos de una manera rpida y prctica.

Cortar: para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego seleccionar inicio|Cortar. Al hacer esto arrancamos los datos de una casilla y tendremos que sealarle al ordenador donde queremos pegarlos. Para esto situamos el cursor en la casilla donde deseemos y seleccionamos inicio|Pegar. Copiar: esta funcin es muy similar a la de Cortar, con la diferencia de que los datos no desaparecen del lugar original, sino que son duplicados, en el lugar que se seale.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Nmeros: Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . . Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

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Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda. Fechas: Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031 Texto: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son : OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + * / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos . Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: COMPARACIN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<)

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Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)

Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor): ARITMTICOS LGIC OS Exponenciacin (^) Not Negacin (-) And Multiplicacin (*) y Divisin (/) Or Adicin (+) y Sustraccin (-) Concatenacin de caracteres (&) Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin.

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo. = ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5)) Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la operacin que antes se evala, es aquella que va entre parntesis. 9

CICLO I-2011 Veamos pues como resolvera la frmula que hemos visto como ejemplo: Podemos que hay 10 operaciones - 5 SUMAS - 3 MULTIPLICACIONES - 1 DIVISIN - 1 COMPARACIN Primero resolvera por separado las operaciones de SUMA, despus realizara las operaciones de MULTIPLICACIN, seguidamente realizara la DIVISIN y por ltimo la COMPARACIN.
FUNCIONES Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Ms adelante veremos cmo utilizar funciones.

Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .

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Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

que nos permitir saber ms sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numrico sino de texto. Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido decimal. Microsoft Excel y sus formatos numricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera de un nmero, del decimal, que dependen de la versin en uso. Emplear otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicacin lea como texto lo que debera ser un nmero. Para solucionar este problema hay que asegurarse de cul es la formula correcta para la versin en uso, y asegurarse de que, en las opciones, est especificado el idioma correcto para formatos numricos, teclado, etc. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. Se corrige cambiando la frmula, considerando que hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula, es decir que hay algn error en el enunciado de la frmula, algn espacio o alguna letra incorrecta. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida: Indica que, al actualizar una frmula con referencias relativas, se estn tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de clculo. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

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CICLO I-2011 Series y Listas

Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automticamente. Esto se puede realizar de dos modos, cada uno es para un tipo de datos distinto. Seleccionando Inicio|Rellenar|Series saldr esta ventana en la que se puede elegir entre los distintos tipos de series y el incremento que se quiere que haya entre un dato y otro. Otra forma de introducir datos si los datos son numricos se realiza del siguiente modo. Se introducen los dos primeros nmeros de la serie. Se seleccionan ambos y se mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la seleccin. El cursor se volver en un smbolo + ms fino. Apretando el ratn seleccione las casillas en las que se quiera que aparezcan los datos. El ordenador entender que el incremento que hay entre los dos nmeros es el que debe haber entre todos los nmeros de la serie. Si los datos no son numricos, sino de texto y le damos los dos primeros de la serie, el ordenador repetir estos dos datos de forma alternativa. A no ser que se le defina una lista con todos los datos. Seleccione archivo|Opciones|avanzadas| general | clic en modificar listas personalizadas. Colquese sobre Nueva Lista y pulse Agregar, a continuacin introduzca los datos en el orden en el que desee que aparezcan. Como separacin de cada dato puede utilizar la coma o pulsar Intro. Cuando haya introducido todos los datos, pulse Aceptar.

Seleccionar una fila, columna u hoja de clculo completa

Seleccin de una celda 1 Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Seleccin de un rango de celdas 1 Pulsar el botn del ratn en la primera celda a seleccionar.

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2 Mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar.

Seleccin de una columna 1 Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar. 2 Hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila 1 Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar. 2 Hacer clic sobre ste.

Seleccin de una hoja entera 1 Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1. 2 Hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Aadir a una seleccin Si queremos aadir celdas a una seleccin ya realizada, o realizar una seleccin de celdas no contiguas: 1 Realizar la nueva seleccin pulsando la tecla CTRL. Ampliar o reducir una seleccin Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos: 1 Pulsar la tecla MAYUS. 2 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.

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CICLO I-2011 Cmo variar las celdas de la hoja de clculo?

Variar el ancho de columna o el grosor de fila Debido a que el ttulo Poblacin (miles) no cabe en la celda, es necesario ajustar el ancho de columna B. Para ello coloque el puntero sobre la lnea divisoria que separa los encabezados de las columna B y C, debe cambiar el puntero a esta forma , manteniendo pulsado el botn del ratn y se pude arrastrar la divisin hasta donde se desea. Tambin puede dimensionar la anchura de columnas seleccionando la columna en concreto, eligiendo en el men Formato el comando Fila la opcin Alto.

Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello: 1 Selecciona la celda o rango de celdas a borrar. 2 Elige el men Edicin. 3 Haz clic sobre el botn para ampliar el men. 4 Escoge la opcin Borrar. Aparecer otro submen. 5 Selecciona una de las opciones disponibles entre: Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero retiene su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema 6. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido. Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir, 23.000 Pts. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma para eliminar el contenido de una celda: 1 Selecciona la celda a borrar. 2 Pulsa la tecla SUPR Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.

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CICLO I-2011 Mover celdas.

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

Mover celdas utilizando el Portapapeles La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a mover. 2 Selecciona el men Edicin. 3 Elige la opcin Cortar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Cortar de la barra de herramientas. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. 4 Selecciona las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas. 5 Selecciona el men Edicin. 6 Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, hacer clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes porqu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel 2010 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Mover celdas utilizando el ratn Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a mover. 2 Sitate sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, tal como observars en el

dibujo de la derecha. 3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 4 Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar el rango.

Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

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Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas. Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Copiar celdas
Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar. Copiar celdas utilizando el Portapapeles La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin . Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Selecciona el men inicio. 3 Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en el portapapeles. 4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.

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5 Selecciona el men inicio. 6 Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men. . Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel 2010 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el ratn Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Sitate sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda. 3 Pulsa la tecla CTRL.

Observa como ahora en el puntero del ratn se aadir el signo +. 4 Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 5 Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. 6 Suelta la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes. Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar frmulas en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes, puede que no funcione tal como te explicamos a continuacin. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la inicial, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Sitate sobre la esquina inferior derecha de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en cruz negra. 3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 4 Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.

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Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar. Cuando copiamos frmulas con referencias a otras celdas Excel 2010, como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2010 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda en otra, nunca variar la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Selecciona la ficha inicio 3 Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. 4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. 5 Selecciona la ficha inicio , luego pegar. 6 Elige la opcin Pegado especial... Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

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En el recuadro Pegar, activar una de las opciones: Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna. En el recuadro Operacin, elegir la operacin a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. As por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opcin Multiplicar, el resultado de B1 ser 2*4 es decir, 8. La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que Excel 2010 ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, stas se pegarn sobre las celdas correspondientes al rea de pegado y quedarn vacas independientemente del valor inicial, pero si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al rea de pegado no se vern afectadas y seguirn manteniendo su valor original. La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas. 7 Haz clic sobre el botn Aceptar.

Dar formato a la informacin

La forma en que la informacin aparece en la hoja de clculo se puede cambiar si se cambia el tamao, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineacin dentro de la celda no es la misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado segn sean de aplicacin sobre nmeros, texto o ambas cosas. A una celda se le pude aplicar formato a travs del men Formato en la opcin Celdas o a travs de la barra de Formato.

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Herramientas de formato

La forma ms sencilla de variar el aspecto de las celdas es a travs de estas secciones de la ficha inicio. Todas las funciones de esta secciona se pueden activar antes de escribir los datos, o bien cuando ya se han escrito seleccionando lo que se quiera variar con el ratn. El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamao que se le quiera dar. La negrita, cursiva y subrayado ayuda a resaltar datos significativos. Tambin se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones de la barra en forma de prrafo se puede alinear el texto o los nmeros, a la izquierda, en el centro y a la derecha. El botn con monedas, sirve para aadir el smbolo monetario que est definido. El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno, el ordenador multiplicar por cien el dato que se le introduzca. Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para aadir o quitar decimales. Botn que es un recuadro sirve para aadir bordes a las celdas, pinchando sobre este botn se despliega un men donde aparecen diferentes ventanitas con las diferentes formas de aplicar los bordes. Con el bote de pintura se puede seleccionar el color del relleno de la celda, y aplicarlo a la zona en la que se desee. Y con la letra se selecciona el color de la letra de la celda, y se aplica. En ambos casos hay que pinchar la flecha de la derecha para que se despliegue la paleta de colores.

Formato: Celdas Clic derecho sobre la celda y luego seleccione formato de celda del men contextual, con esto aparecer un cuadro de dilogo donde se encuentran todas las posibilidades para formatear el contenido de las celdas, de esa forma conseguir presentaciones de alta calidad. Todas las celdas en una hoja de clculo nueva tienen formato estndar. Para cambiar el formato, hay que seleccionar el conjunto de celdas sobre las que queremos que se apliquen los cambios y elegir el men Formato|Celdas. Nmero Se selecciona la seccin correspondiente a Nmero haciendo clic en la etiqueta de la carpeta. Puede emplearse uno de los formatos de nmero

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incorporados o crear formatos personalizados.

En el cuadro de dilogo podr elegir Categora. Si elige Todas ver todos los formatos posibles en cuadro Tipo, para un formato ms concreto como Monedas, Fecha y Hora, Porcentaje, en el Tipo aparecern las opciones ms especficas. En el primer recuadro de Tipo muestra el formato seleccionado. Para agregar un formato personalizado, escriba ah uno nuevo. Este se agregar al tipo de valor que est seleccionado en ese momento. Hacer clic sobre Aceptar. Cuando se trabaja con el formato Porcentaje Excel multiplica por 100 el valor de la celda automticamente. Hay que tenerlo en cuenta para introducir bien los nmeros y tambin en las frmulas de porcentajes: el dato debe estar en tanto por uno para que la aplicacin del formato sea correcta. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato. En la ficha inicio, seccin nmero, disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida :

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Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ).

Para que las celdas seleccionadas tengan el smbolo y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineacin).

Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Fuentes Algunos elementos de formato son aplicables a las celdas con independencia del tipo de valor que contenga. Por ejemplo, la fuente, el tamao o el color. La opcin Formato Celdas en la carpeta Fuentes es donde se podr elegir el formato de los caracteres previamente seleccionados. Dentro del formato de carcter hay distintos componentes: la fuente, que es el tipo de letra, el estilo: si el texto ir en cursiva, negrita, el subrayado, el color y los efectos de tachado, superndice y subndice. Todas estas modificaciones ayudan a poner ttulos, destacar, subrayar, y seleccionar color. Los cambios que se vayan efectuando se vern reflejados dentro del cuadro Muestra. Bordes y Diseo de celdas Excel ofrece la posibilidad de crear fcilmente lneas y tramas para organizar y presentar de forma ms clara la informacin de la hoja de clculo.

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Con la seccin Bordes del men Formato|Celdas se puede personalizar; elegir el borde que se desee para las celdas, el estilo y tambin su color. En la seccin Diseo se elegirn las tramas y sombreados que permitirn modificar la presentacin. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men. Alineacin La informacin tipo texto en las celdas aparece alineada a la izquierda. Se diferencia de la numrica porque esta aparece alineada a la derecha. Por defecto la orientacin Horizontal es la general que diferencia texto y nmeros. Se puede cambiar y alinear nmeros a la izquierda. Para hacerlo bastara con seleccionar el rango de celdas a que se desea aplicar, elegir Formato|Alineacin y hacer un clic en el botn Izquierda y Aceptar. La orientacin Vertical se refiere a la situacin del texto en la celda considerado de arriba a abajo. Tendr importancia en celdas muy anchas o cuando se quiere buena presentacin en tablas, etc... Podr elegir superior, cerca del borde superior de la celda, media, centrada verticalmente, o inferior, cerca del borde inferior de la celda.

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El sentido de la informacin en la celda puede cambiarse. Dentro del cuadro de dilogo orientacin ver reflejados los cambios que realice en la orientacin del texto que haya seleccionado. La orientacin del texto se puede cambiar tanto en una celda, como en un ttulo de un grfico, en un rtulo de un eje, etc... Para que el texto de una celda se divida en varias lneas se marca la opcin Retorno Automtico de este cuadro de dilogo. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.

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CICLO I-2011 Proteccin de celdas.

Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel 2010 ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo. Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Proteger. Aparecer la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de frmulas.

Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de clculo, por lo tanto a continuacin tendremos que realizar los siguientes pasos:

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Seleccionar la ficha revisar Elegir la opcin Proteger hoja. Aparecer el cuadro de dilogo Proteger hoja de la derecha: Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo para que no tenga efecto la proteccin para la modificacin seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la proteccin. Si queremos asignar una contrasea para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contrasea, escribirla en el recuadro Contrasea. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si hemos puesto contrasea nos pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio. Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la proteccin, es decir: Seleccionar la ficha revisar y elegir la opcin desproteger Proteger. Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada, automticamente la desprotege.

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Formato de Fila y columna Al seleccionar formato en la seccin celdas de la ficha inicio y al hacer en el botn Formato se despliega un men con diferentes opciones referentes al tamao y a la vista o no de la fila.

Con Alto de fila o alto de columna se selecciona la altura de toda la fila o de la columna. Con Ajustar al alto de fila se ajustar la altura de toda la fila al tamao de una de sus celdas. Con las opciones Ocultar y Mostrar. Se puede ocultar en pantalla una fila, o mostrarla. Estos datos no son eliminados de la hoja de clculo, pueden ser recuperados en cualquier momento. Esto suele ser necesario cuando se trabaja con muchos datos, y se prefiere ocultar aquello que no sea necesario en ese momento.

Formatos de Hoja Las operaciones en cuanto a formato de hoja se refiere a las diferentes acciones o tareas aplicables a una hoja, se le puede cambiar el nombre, ponerle un fondo distinto, y al igual que las columnas y las filas, se puede ocultar o mostrar. Cambiar nombre de la hoja. Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos cada hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero,...

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La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar la ficha inicio. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1 Debes estar situado en la hoja a la cual quieres cambiar el nombre. 2 Clic en el botn formato de la seccin celdas. 3 Elige la opcin Cambiar el nombre de la hoja del men del botn formato Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar. 5 Escribe el nuevo nombre de la hoja. 6 Pulsa INTRO. El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido: 1 Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. 2 Escribe el nuevo nombre de la hoja. 3 Pulsa INTRO.

Ocultar hojas. Si deseas ocultar hojas de clculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la ficha inicio. No se pueden seleccionar todas las hojas, deber quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el botn Formato. Del men selecciona ocultar y mostrar Elige la opcin Ocultar Hoja.

Mostrar hojas ocultas. Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la ficha inicio. Elegir la opcin formato Aparecer otro submen. Elegir la opcin ocultar y Mostrar... Seleccione la opcin mostrar hoja Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar.

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Aadir un fondo a una hoja. Excel 2010 tambin nos permite aadir una imagen de fondo a nuestras hojas . Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la ficha diseo de pgina. Elegir la opcin Fondo... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Buscar la imagen a utilizar de fondo. Hacer clic en Insertar.

Si queremos quitar el fondo: Seleccionar la ficha diseo de pagina Elegir la opcin quitar fondo Cambiar el color a las etiquetas de hoja Excel 2010 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la ficha inicio luego el botn formato . Elegir la opcin color de etiqueta

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Aparecer otro submen. Elegir la opcin Color de etiqueta... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo de la derecha. Seleccionar el color deseado Hacer clic en Aceptar. Aqui te mostramos como quedaran si coloreramos las etiquetas de las hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. Seleccionar el botn Formato, elegir la opcin color de etiqueta. Seleccionar la opcin Sin color. Hacer clic en Aceptar.

Insertar y eliminar elementos

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. Seleccionar la ficha inicio y lego el botn Insertar. Elegir la opcin insertar Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato.

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Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn elegir el formato que debe tener la nueva fila. para poder

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo. Insertar columnas en una hoja Excel 2010 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar la ficha inicio y lego el botn Insertar. Elegir la opcin insertar Columnas. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2010 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir. Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

para

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna ser el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo. Insertar celdas en una hoja En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas sobre las que quieres aadir las nuevas.

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CICLO I-2011 Selecciona la ficha inicio

Clic en el botn insertar Elegir la opcin Insertar Celdas... Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.

Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se eliminan las del final de la hoja. Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las filas y columnas, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecer el cuadro visto anteriormente para la insercin de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas. Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255. Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos: Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. Selecciona la ficha inicio Seleccionar el botn Insertar. Elegir la opcin Insertar Hoja. Una forma rpida es la combinacin de teclas shift +F 11 Eliminar filas y columnas de una hoja Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Seleccionar el botn eliminar de la ficha inicio. Elegir la opcin Eliminar filas.

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Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas o columnas, seguir habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas. Eliminar celdas de una hoja Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a eliminar.

Seleccionar la ficha inicio y elegir la opcin Eliminar celdas del botn eliminar.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la eliminacin de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar.

Eliminar hojas de un libro de trabajo Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar la ficha inicio. Situarse sobre el botn eliminar Elegir la opcin Eliminar hoja.

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CICLO I-2011 Formulas y funciones.

Introducir Clculos Los clculos que se realizan en una hoja de clculo se llevan a cabo mediante frmulas. Para introducir una frmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=). Si en la frmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores en nmero se podrn ver actualizados los clculos automticamente cuando se modifique un dato en esa referencia. Se har en primer lugar el clculo del total de poblacin en las cinco provincias de la tabla. Seleccione la celda debajo de Vizcaya y escriba TOTAL, a la derecha de esta celda introducir la frmula, seleccione esta celda. En ella debe introducir una suma de las celdas desde B3 hasta B7. Puede hacerse escribiendo: =B3+B4+B5+B6+B7, pero de este modo no tendra mucha utilidad la hoja de clculo, especialmente si se Imagina una columna con mil datos.

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2010 que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Para ello es mejor que utilice frmulas creadas con funciones. Resulta sencillo el uso de funciones que facilitan el trabajo. Al hacer modificaciones de la frmula se recalcular automticamente con los nuevos datos. Excel proporciona ms de 300 funciones. Se selecciona la celda que debe recoger el total de poblacin, escribir un signo igual (=) y seleccionar la opcin Funcin del men insertar. luego le aparecer el asistente para funciones.

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Insertar funcin con el asistente: Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2010 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin, seleccionar la ficha Formulas y luego clic en el botn Insertar funcin. Aparecer una ventana de dialogo como la siguiente:

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el cuadro de dilogo Insertar funcin de la derecha. Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.

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A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) . En la ficha formulas existe el botn Autosuma rpida. que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor

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mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones... Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA (A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Referencias absolutas, referencias relativas y mixtas

Cuando en Excel introduce una frmula que hace referencia a otra u otras celdas hay varias formas de hacerlo segn el uso que vaya a hacer posteriormente de ella . Una referencia relativa indica la posicin relativa de una celda con respecto a la que contiene la frmula y cuando se copia en otra posicin modifica y actualizar las posiciones. Son referencias posicinales. ej.: C4. Una referencia absoluta es una introduccin explcita y nica de otra celda en un clculo, no de su posicin relativa. ej:$C$4 En la hoja de clculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del nmero de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha- u operaciones de copiar y pegar las referencias que tengan el signo $ delante no sern actualizadas. Para calcular los % de Poblacin respecto al total, debe hacerse referencia absoluta a la celda B8 y fijarla de forma que al copiarla y llenar hacia abajo no se desplace la referencia y se llegue siempre a ese valor. Tambin puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer caso la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la columna es relativa y la fila absoluta.

Referencias. Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.

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Existen 3 tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Supongamos el ejemplo:

A B 1 15 202 =$A$1+2 303 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 . Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .

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Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 . Como cambiar el tipo de referencia Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...). Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...). Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda. Referencias a otras hojas o libros. Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Referencia a otras hojas. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Referencia a otros libros. Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2010]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la celda B2. Muy importante: Fjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

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Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funcin

Descripcin

AHORA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora actuales

AO

Convierte un nmero de serie en un valor de ao

DIA

Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes

DIA.LAB

Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o despus de un nmero determinado de das laborables

DIA.LAB.INTL

Devuelve el nmero de serie de la fecha anterior o posterior a un nmero especificado de das laborables mediante parmetros para indicar cules y cuntos das son das de fin de semana

DIAS.LAB

Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes entre dos fechas

DIAS360

Calcula el nmero de das entre dos fechas a partir de un ao de 360 das

DIASEM

Convierte un nmero de serie en un valor de da de la semana

FECHA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha determinada

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FECHA.MES

Devuelve el nmero de serie de la fecha equivalente al nmero indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial

FECHANUMERO

Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero de serie

FIN.MES

Devuelve el nmero de serie correspondiente al ltimo da del mes anterior o posterior a un nmero de meses especificado

FRAC.AO

Devuelve la fraccin de ao que representa el nmero total de das existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final

HORA

Convierte un nmero de serie en un valor de hora

HOY

Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual

MES

Convierte un nmero de serie en un valor de mes

MINUTO

Convierte un nmero de serie en un valor de minuto

NSHORA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a una hora determinada

NUM.DE.SEMANA

Convierte un nmero de serie en un nmero que representa el lugar numrico correspondiente a una semana de un ao

SEGUNDO

Convierte un nmero de serie en un valor de segundo

VALHORA

Convierte una hora con formato de texto en un valor de nmero de serie

Funciones de texto Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

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Funcin

Descripcin

CARACTER

Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo

CODIGO

Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una cadena de texto

CONCATENAR

Concatena varios elementos de texto en uno solo

DECIMAL

Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales

DERECHA, DERECHAB

Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto

ENCONTRAR, ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de minsculas)

EXTRAE, EXTRAEB

Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posicin que se especifique

HALLAR, HALLARB

Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de minsculas)

IGUAL

Comprueba si dos valores de texto son idnticos

IZQUIERDA, IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto

LARGO, LARGOB

Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto

LIMPIAR

Quita del texto todos los caracteres no imprimibles

MAYUSC / MINUSC

Convierte el texto en maysculas o en minsculas respectivamente

MONEDA

Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda $ (dlar)

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NOMPROPIO

Pone en mayscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto

REEMPLAZAR, REEMPLAZARB

Reemplaza caracteres de texto

REPETIR

Repite el texto un nmero determinado de veces

SUSTITUIR

Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto

Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una cadena vaca

TEXTO

Convierte un valor en texto con un formato numrico especifico

TEXTOBAHT

Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda (Baht)

Funciones de bsqueda En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Funcin AREAS BUSCAR BUSCARH BUSCARV COINCIDIR COLUMNA COLUMNAS DESREF DIRECCION Descripcin Devuelve el nmero de reas de una referencia Busca valores de un vector o una matriz Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda Busca valores de una referencia o matriz Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas de una referencia Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de clculo

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ELEGIR FILA FILAS HIPERVINCULO Elige un valor de una lista de valores Devuelve el nmero de fila de una referencia Devuelve el nmero de filas de una referencia Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet Usa un ndice para elegir un valor de una referencia o matriz Devuelve una referencia indicada por un valor de texto Devuelve la transposicin de una matriz

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinmica INDICE INDIRECTO TRANSPONER

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Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. A continuacin veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.

Funcin Funciones matemticas trigonomtricas ABS(nmero) ALEATORIO()

Descripcin y

Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero COMBINAT(nmero;tamao) determinado de elementos COS(nmero) Devuelve el coseno de un ngulo ENTERO(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero EXP(nmero) determinado FACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero NUMERO. ROMANO (nmero,forma) Romano PI() Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia POTENCIA(nmero;potencia) indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) nmeros pasados como argumentos RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado RESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelve el resto de la divisin Funciones estadsticas Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) positivos MAX(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mximo de la lista de valores MIN(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mnimo de la lista de valores MEDIANA(nmero1;nmero2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores MODA(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media aritmtica de la lista de valores VAR(nmero1;nmero2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos Funciones lgicas FALSO() Devuelve el valor lgico Falso VERDADERO Devuelve el valor lgico Verdadero SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;va Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una lor_si_falso) condicin NO(valor_lgico) Invierte el valor lgico proporcionado Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve O(valor_logico1;valor_logico2;...) VERDADERO Funciones de informacin ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vaca ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lgico ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numrico Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del TIPO(valor) valor

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CICLO I-2011 Pack Herramientas Anlisis

Vamos a ver qu es y cmo se instala el paquete de herramientas de anlisis. Instalar el pack de herramientas de anlisis El Pack de herramientas de anlisis est orientado a personas que quieran sacar el mximo partido a Excel con funciones ms especficas a materias como la educacin, la investigacin, el negocio, la ingeniera, la estadstica. Por defecto el paquete no se instala puesto que la mayora de usuarios no necesita de tales capacidades. As pues para instalar el paquete debemos acceder al men Herramientas y seleccionar Complementos..., nos aparece un cuadro de dilogo con las posibles ampliaciones de Excel. Debemos ir a la ficha archivo, seleccionar Opciones, luego complementos y clic en el botn ir a

para instalar anlisis seleccionar Herramientas para anlisis y Herramientas para anlisis -VBA y pulsar sobre Aceptar.

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Nos aparece un mensaje indicndonos que esa funcin no est instalada, y nos pregunta si la queremos instalar. Debemos pulsar sobre el botn S. Tendremos que introducir el CD de Microsoft Office 2010 en la unidad de CD-Rom y comenzar la instalacin. Utilizar el pack de herramientas de anlisis. Una vez instalado el pack de herramientas de anlisis, para acceder a l tendremos que ir a la ficha datos y pulsar sobre Anlisis de datos... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos elegir de entre la lista la opcin que ms nos interese.

Para saber ms acerca de cada funcin de anlisis podemos seleccionarla y pulsar sobre Ayuda. Adems de estas herramientas en la parte de funciones se habrn instalado en cada categora como Fecha y hora, Ingeniera, Financieras, etc, funciones nuevas que son ms tcnicas de cada categora. Todas y cada una de ellas dispone de su propia ayuda donde se explica su funcionalidad y la mayora viene con un ejemplo incluido.

ANALISIS ESTADISTICO Microsoft Excel te proporciona, adems de las funciones estadsticas bsicas, un conjunto de herramientas de anlisis que te permitirn realizar anlisis estadsticos ms complejos. Para ir por pasos, observaremos primero las funciones estadsticas ms utilizadas y luego nos adentraremos en los anlisis estadsticos ms complejos. Funciones estadstica Inicialmente estudiaremos las siguientes funciones (de hecho son muchas ms, pero se necesita un conocimiento estadstico bsico para poder comprender muchas de ellas) Promedio Mximo Mnimo Moda Contar Contar.si Mediana Frecuencia Vamos a realizar un ejercicio que nos servir para estudiar algunas funciones estadsticas de Excel.

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En el ejercicio elaboramos una supuesta tabla con los alumnos de una universidad. Los datos que tendremos son las notas de tres evaluaciones. A partir de ah, realizaremos una serie de clculos utilizando las funciones que vamos a estudiar. Vamos primero a ver sus sintaxis, y a continuacin su aplicacin en el ejemplo (mira el libro =PROMEDIO(Nmero1;N mero2;......) Ejemplos:

sintaxis.xls):

=PROMEDIO(12;12;13) devolver 12,33333 Funcin que nos devolver la media aritmtica de los =PROMEDIO(A1:D13) devolver el promedio del rango nmeros o el rango A1:D13 encerrado entre parntesis

=MAX(Nmeros) meros)

=MIN(N

Estas funciones devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de una lista de nmeros.

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=MODA(Nmeros) Valor que ms se repite en un rango

=CONTAR(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento numrico en una lista. =CONTARA(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista

=CONTAR.SI(Rango;"condi cin") Cuenta las celdas de un rango que cumplen con una condicin especfica

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=MEDIANA(Nmeros) Nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

=FRECUENCIA(Datos;Grup os) Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de nmeros. En el rango grupos, debes escribir el lmite superior del rango, por ejemplo, si quieres saber cuntos datos hay entre 100 y 200, debes escribir el 200. Con esta funcin ocurre algo muy especial: debes seleccionar el rango continuo a los grupos antes de insertar la funcin y cuando completes los datos no debes hacer clic en aceptar o presionar enter sino presionar las teclas Ctrl + Mayusc(Shift) + Enter, esto es lo que permite ingresar lo que se llama una funcin matricial Ahora pasemos al ejercicio, para esto crea el archivo llamado notas.xls. A continuacin digite lo que observa en la siguiente tabla. Las celdas sombreadas contendrn las frmulas.

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Hemos de calcular lo siguiente: En la columna E la nota definitiva que ser el promedio de las tres notas. En la columna F la evaluacin en forma de texto. Usa la funcin =SI para lo siguiente: Si la nota media es de 0 a 2.95, aparecer la palabra Insuficiente Si la nota media es de 2.95 a 3.95, aparecer la palabra Aprobado Si la nota media es de 3.95 a 4.45, aparecer la palabra Notable Si la nota media es de 4.45 a 5, aparecer la palabra Excelente En las celdas inferiores calcularemos la Mediana, Notas mxima y mnima, y moda, de la nota definitiva. Finalmente, colocaremos unas celdas que nos informarn de: El nmero de alumnos que hay en F16 El nmero de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay (calculados con la funcin contar.si) Qu porcentaje representa cada uno de los anteriores El nmero de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay (calculados con la funcin frecuencia) Qu porcentaje representa cada uno de los anteriores

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CICLO I-2011 Solucin a la hoja:

Comentarios a las frmulas:

FRMULA ACCIN =PROMEDIO(B2:D2) (y copiar hacia Halla la media de los nmeros a su E2 abajo) izquierda =SI(E2<2,95;"Insuficiente";SI(E2<3,95;"Aproba do"; Comprueba la nota para colocar un F2 SI(E2<4,45;"Notable";SI(E2<=5;"Excelente"))) texto ) (y copiar hacia abajo) =MAX(E2:E11) Halla la nota mxima, mnima, moda =MIN(E2:E11) B13, B14, B15,B16 y mediana de la lista de notas =MOD(E2:E11) definitivas =MEDIANA(E2:E11) =CONTAR.SI($F$2:$F$11;"Insuficient Cuenta el nmero de insuficientes, B20, e") cuenta el nmero de aprobados. B21 =CONTAR.SI($F$2:$F$11;"Aprobado") Igual para las frmulas de abajo Halla el porcentaje de los C20 =B20/$F$16 insuficientes con relacin al nmero total de alumnos. Cuenta el nmero de alumnos de la F16 =CONTARA(A2:A11) lista de nombres Cuenta los datos que coinciden con G20, {=FRECUENCIA(E2:E11;F20:F23)} unos rangos o intervalos dados G21 {=FRECUENCIA(E2:E11;F20:F23)} (F20:F23) CELDA

Anlisis de datos Anlisis de datos es un complemento que trae Microsoft Excel, el cual te permitir utilizar Excel como un programa estadstico.

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Antes de iniciar el estudio de anlisis de datos debes revisar si este complemento ya est instalado: revisa la datos y verifica si aparece el botn Anlisis de datos... En caso de que no aparezca debers instalarlo, asi como se explico anteriormente . Igual que cuando hablamos de funciones estadsticas, el comando anlisis de datos tiene muchas herramientas, la mayor parte de las cuales te exigirn conocimientos estadsticos para poder utilizarlas. Busca en tu maquina el ejemplo analisis.xls y sigue los pasos del manual para realizar cada uno de los ejemplos.

Estadstica descriptiva La herramienta de anlisis Estadstica descriptiva genera un informe estadstico para una variable de datos, y proporciona informacin acerca de mnima, mximo, promedio, moda, mediana, tendencias y dispersin de los datos.

Esta herramienta genera dos columnas de informacin por cada conjunto de datos. La columna de la izquierda contiene los rtulos de estadstica (media, moda, desviacin) y la columna de la derecha contiene las estadsticas. Para realizar un anlisis de estadstica descriptiva: Ejemplo 1 Realiza el anlisis descriptivo para la variable Ingresos. Para ello sigue este procedimiento: 1. Men herramientas 2. Anlisis de datos. Aparece el siguiente cuadro:

3. Elige la opcin estadstica descriptiva. 4. Aceptar. Aparece el cuadro:

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5. Llena las opciones de acuerdo a tus necesidades (debajo te explicamos cada una de las opciones). 6. Presiona Aceptar. Este es el resultado:

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Opciones del cuadro de estadstica descriptiva: Rango de entrada: Introduce el rango de datos que desees analizar. Agrupado por: Haz clic en el botn Filas o Columnas para indicar si los datos del rango de entrada estn organizados en filas o en columnas. Rtulos en la primera fila y rtulos en la primera columna: Si la primera fila del rango de entrada contiene rtulos, activa la casilla de verificacin Rtulos en la primera fila. Si los rtulos estn en la primera columna del rango de entrada, activa la casilla de verificacin Rtulos en la primera columna. Nivel de confianza para la media: Activa esta casilla si deseas incluir una fila correspondiente al nivel de confianza de la media en la tabla de resultados. En el cuadro, escribe el nivel de confianza que desees utilizar. Rango de salida: Introduce la referencia correspondiente a la celda superior izquierda del rango donde Excel escribir los resultados del anlisis (tabla de resultados). En una hoja nueva: Haz clic en esta opcin para insertar una hoja nueva en el libro actual y pegar los resultados comenzando por la celda A1 de la nueva hoja de clculo. Para darle un nombre a la nueva hoja de clculo, escrbelo en el cuadro. En un libro nuevo: Haz clic en esta opcin para crear un nuevo libro y pegar los resultados en una hoja nueva del libro creado. Resumen de estadsticas: Seleccione esta opcin si desea que Excel genere un campo en la tabla de resultados por cada una de las siguientes variables estadsticas: Media, Error tpico (de la media), Mediana, Moda, Desviacin estndar, Varianza, Curtosis, Coeficiente de asimetra, Rango, Mnimo, Mximo, Suma, Cuenta, Mayor (#), Menor (#) y Nivel de confianza. Ejemplo 2 Realiza el anlisis descriptivo las variables Ingresos, Egresos y Beneficio. Para ello sigue este procedimiento: 1. Men herramientas 2. Anlisis de datos. 3. Elige la opcin estadstica descriptiva. 4. Aceptar. para

5. Llena las opciones de acuerdo a tus necesidades (fjate que en rango de entrada se toman las tres columnas). 6. Presiona Aceptar.

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Este es el resultado:

Histogramas La herramienta de anlisis Histograma calcula las frecuencias individuales y acumulativas de rangos de celdas de datos y de clases de datos. Esa herramienta genera datos acerca del nmero de apariciones de un valor en un conjunto de datos. Por ejemplo, en una clase con 20 alumnos, puede determinarse la distribucin de calificaciones mediante una categora de puntuacin por letras. Una tabla de histograma presentar los lmites de las calificaciones por letras as como el nmero de calificaciones que haya entre el lmite mnimo y el lmite actual.

Ejemplo 1 Realiza el anlisis por histograma, agrupando los datos en los siguientes intervalos: <30000000; entre 30 y 40 millones y >40000000 Para ello sigue este procedimiento: 1. Escribe en F1 el rango de intervalos As:

2. 3. 4. 5.

Men herramientas Anlisis de datos. Elige la opcin Histograma. Aceptar. Aparece el siguiente cuadro:

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6. Elige las opciones que desees (debajo te explicamos cada una de las opciones). 7. Presiona Aceptar. Este es el resultado:

Opciones del recuadro: Rango de entrada: Introduce la referencia de celda correspondiente al rango de datos que desees analizar. Rango clases (opcional): Introduce la referencia de celda para un rango que contenga un conjunto opcional de valores lmite que definan rangos de clase. Estos valores debern estar en orden ascendente. Si omites el rango de clase, Excel crear un conjunto de clases distribuidas uniformemente entre los valores mnimo y mximo de los datos. Pareto (Histograma ordenado): Activa esta casilla para presentar los datos en orden de frecuencia descendente en la tabla de resultados. Si esta casilla est desactivada, Excel presentar los datos en orden ascendente y omitir las tres columnas situadas ms a la derecha que contienen los datos ordenados. 57

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Porcentaje acumulado: Activa esta casilla para generar una columna de tabla de resultados con porcentajes acumulados y para incluir una lnea de porcentaje acumulado en el grfico de histograma. Desactvala para omitir los porcentajes acumulados. Crear grfico: Activa esta casilla para generar un grfico de histograma incrustado con la tabla de resultados. Las dems opciones son iguales a las del cuadro

de estadstica descriptiva.

En el libro analisis.xls encontrars otros ejemplos de histogramas.

Crear un grfico en Excel

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico.

Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

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CICLO I-2011 Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste). Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestaas.

Aadir una serie de datos

Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

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CICLO I-2011 En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botn y seleccionar las celdas en la hoja. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botn Editar para modificar el literal que se mostrar en la leyenda de series del grfico, o el rango de celdas de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas. El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo. Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas. Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un grfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.

Caractersticas y formato del grfico

En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Lneas de la cuadrcula para leer mejor los resultados:

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En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si los ejes tendrn o no etiquetas descriptivas, o qu escala de valores manejarn, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin "Ms opciones de...".

En la seccin Etiquetas podrs establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico o

configurar la Leyenda: Pulsando el botn Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.). Tambin puedes elegir Ms opciones de leyenda. De esta forma se abrir una ventana que te permitir configurar, adems de la posicin, el aspecto esttico: relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la iluminacin. Si lo que quieres es desplazarlos, slo debers seleccionarlos en el propio grfico y colocarlos donde desees. Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

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La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales. Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles: Excel 2010 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados.

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Tablas dinmicas avanzadas en Excel.

Una Tabla Dinmica, es un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una informacin

El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante El ejemplo que se empleara para ejecutar paso por paso todas la opciones que ofrece Excel para ejecutar las Tablas dinmicas consiste en una factura telefnica con algunas columnas agregadas, que permite asimilarla a una lista bastante completa para desarrollar el trabajo. La tabla es bastante amplia, manejndose en un rango de A1:H110, con fechas que van desde el 15/9/01 hasta el 30/09/01. Por razones de espacio se muestra una parte de la misma, que abarca un rango A1:H44. No obstante la totalidad de los datos sern analizados con la opcin de Tablas Dinmicas. Excel 2000, presenta unas mejoras en el asistente, que permite a travs de sus pasos la creacin de las mencionadas tablas.

LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL

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Tabla Dinmica ejecutada sobre Datos almacenados en otro libro de Excel Ejemplo a emplear como lista

A B C D E F G H 1 Fecha Da semana Hora inicial Destino Numero Duracin Hora final Importe 2 15/09/01 sbado 0:00:04 Correo 6102223847 0:00:46 0:00:50 $ 0,05 3 15/09/01 sbado 10:42:49 Urbanas 4693881 0:06:36 10:49:25 $ 0,19 4 15/09/01 sbado 20:31:44 Internet 6102227638 1:28:50 22:00:34 $ 0,56 5 16/09/01 domingo 19:10:44 Correo 6102223847 0:03:46 19:14:30 $ 0,05 6 16/09/01 domingo 23:25:47 Correo 6102223847 0:01:26 23:27:13 $ 0,05 7 16/09/01 domingo 23:43:20 Correo 6102223847 0:02:10 23:45:30 $ 0,05 8 16/09/01 domingo 23:46:29 Internet 6102227638 1:00:02 0:46:31 $ 0,05 9 16/09/01 domingo 10:11:37 Urbanas 4660671 0:05:08 10:16:45 $ 0,09 10 16/09/01 domingo 22:21:51 Inter-Urb 3514268888 0:05:00 22:26:51 $ 2,31 11 17/09/01 lunes 22:28:17 Correo 6102223847 0:01:57 22:30:14 $ 0,05 12 17/09/01 lunes 23:21:59 Correo 6102223847 0:01:54 23:23:53 $ 0,05 13 17/09/01 lunes 9:14:50 Urbanas 4694898 0:00:09 9:14:59 $ 0,05 14 17/09/01 lunes 19:08:07 Celular 155070059 0:08:23 19:16:30 $ 0,23 15 17/09/01 lunes 20:55:07 Internet 6102227638 1:04:02 21:59:09 $ 0,47 16 18/09/01 martes 17:59:08 Correo 6102223847 0:03:18 18:02:26 $ 0,09 17 18/09/01 martes 18:15:50 Correo 6102223847 0:01:05 18:16:55 $ 0,05 18 18/09/01 martes 18:17:45 Correo 6102223847 0:00:50 18:18:35 $ 0,05 19 18/09/01 martes 22:56:18 Internet 6102227638 1:05:56 0:02:14 $ 0,47 20 18/09/01 martes 8:58:14 Urbanas 4694898 0:00:08 8:58:22 $ 0,05 21 18/09/01 martes 20:08:33 Celular 155070059 0:01:03 20:09:36 $ 0,05 22 18/09/01 martes 20:28:27 Celular 155070059 0:00:39 20:29:06 $ 0,05 23 19/09/01 mircoles 7:53:57 Correo 6102223847 0:05:44 7:59:41 $ 0,09 24 19/09/01 mircoles 8:19:33 Correo 6102223847 0:07:14 8:26:47 $ 0,19 25 19/09/01 mircoles 21:43:26 Correo 6102223847 0:03:56 21:47:22 $ 0,05 26 19/09/01 mircoles 21:53:26 Correo 6102223847 0:01:45 21:55:11 $ 0,05 27 19/09/01 mircoles 22:44:00 Internet 6102227638 2:00:51 0:44:51 $ 0,80 28 19/09/01 mircoles 9:03:09 Urbanas 4694898 0:00:07 9:03:16 $ 0,05 29 19/09/01 mircoles 19:59:23 Celular 155070059 0:01:53 20:01:16 $ 0,05 30 19/09/01 mircoles 22:20:56 Inter-Urb 3514268888 0:10:10 22:31:06 $ 4,69 31 20/09/01 jueves 19:12:50 Internet 6102227638 0:13:02 19:25:52 $ 0,33 32 20/09/01 jueves 22:49:43 Correo 6102223847 0:27:03 23:16:46 $ 0,19 33 20/09/01 jueves 23:35:35 Correo 6102223847 0:01:15 23:36:50 $ 0,05 34 20/09/01 jueves 8:36:30 Urbanas 4694898 0:00:06 8:36:36 $ 0,05 35 20/09/01 jueves 12:27:05 Urbanas 4602096 0:00:49 12:27:54 $ 0,05 36 20/09/01 jueves 19:40:59 Urbanas 4539695 0:00:37 19:41:36 $ 0,05 37 20/09/01 jueves 20:06:15 Celular 155070059 0:01:50 20:08:05 $ 0,05 38 21/09/01 viernes 9:21:25 Correo 6102223847 0:01:13 9:22:38 $ 0,05 39 21/09/01 viernes 18:43:05 Correo 6102223847 0:01:15 18:44:20 $ 0,05 40 21/09/01 viernes 9:08:21 Urbanas 4694898 0:00:07 9:08:28 $ 0,05 41 21/09/01 viernes 9:13:34 Urbanas 4693881 0:00:45 9:14:19 $ 0,05 42 21/09/01 viernes 18:39:20 Urbanas 4694898 0:00:10 18:39:30 $ 0,05 43 21/09/01 viernes 21:05:35 Urbanas 4660671 0:00:59 21:06:34 $ 0,05 44 21/09/01 viernes 18:31:22 Internet 6102227638 0:02:42 18:34:04 $ 0,09 65

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La planilla como se puede observar se completa con la columna B que corresponde a Da semana. Para resolver que devuelva el da de la semana que corresponde a la fecha de la columna A se aplico la funcin Lgica SI, con su mximo anidamiento, y la funcin de Fecha DIASEM. Por lo tanto en la celda B2 para trasladar hasta el final de la planilla se aplica la formula combinada: B2=SI(A2=;;SI(DIASEM(A2;1)=1;domingo;SI(DIASEM(A2;1)=2;lunes; SI(DIASEM(A2;1)=3;martes;SI(DIASEM(A2;1)=4;Mircoles; SI(DIASEM(A2;1)=5;jueves; SI(DIASEM(A2;1)=6;viernes;sbado))))))) Por ultimo se agrego la columna G Hora final donde se incluyo la formula: G2= C2+F2 Para la ejecucin de la tabla dinmica vamos a emplear el asistente para tablas y grficos dinmicos, que en este curso se supone que el usuario tiene un conocimiento general del empleo del mismo. En primer lugar recurrimos al Men-Datos-Asistente para tablas y grficos dinmicos. Paso 1 Dnde estn los datos que desea analizar? Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel Qu tipo de Informe desea crear? Activar: Tabla dinmica Paso 2 En este paso vamos a producir una variante con respecto a la ubicacin de la lista o base de datos, en este caso la lista que vamos a utilizar para extraer la informacin y crear la tabla dinmica se encuentra almacenada en otro libro, que llamamos Control tiempos, por lo tanto en el paso 2 empleamos el botn Examinar Pulsando el botn Examinar y ubicando el archivo que contiene los datos, Excel devuelve C:\Mis documentos\Control tiempos.xls! Al pulsar siguiente Excel indicara error. Por lo tanto se deber realizar la siguiente operacin: Suprimir C:\Mis documentos\, encerrar con corchetes el nombre del libro e incluir el rango de datos que se deber conocer con anterioridad, quedando de la siguiente manera [Control tiempos.xls]Hoja 1!$A$1:$H$110 Realizada la operacin Pulsar siguiente Paso 3 En este paso existe la opcin de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en otra creada. Para los dos ltimos casos se deber usar el botn de Contraer dialogo y ubicar la celda inicial de desarrollo de la tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ). Concluido este paso pulsar finalizar Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de botones con los nombres de los encabezados de columna de datos. Siendo ubicados algunos de ellos en la nueva hoja siguiendo el siguiente criterio. Pagina: Los botones que se colocan en esta rea son los primeros que se filtran. En este caso colocamos el botn Fecha, pudiendo mostrar todas las fechas o una determinada. Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinmica, en este caso adoptamos el botn Destino Columna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna de la tabla, ubicando en la misma el botn Da Semana Datos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, optamos por Duracin e Importe. En el caso de Datos, al ubicar los botones por defecto, aparecer Contar Duracin y Sumar Importe. En el caso del importe, obtendremos la sumatoria total de los distintos importes. En el caso de Duracin, tambin necesitamos la sumatoria de los tiempos empleados, para tal fin, debemos dar Formato al Botn

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La operacin mencionada se realiza de la siguiente manera: pulsar un clic con el botn derecho sobre Contar duracin- seleccionar Configuracin de campo y reemplazar en la tabla desplegable que se origina, contar por sumar y al mismo tiempo dar formato personalizado, de la siguiente forma. Dentro del cuadro que se presenta pulsar sobre el botn numero. Categora: hora Personalizada Tipo : h:mm:ss aceptar Aceptar Una ves concluida la tabla dinmica, a su finalizacin se produce el calculo total de los tiempos e Importes, respectivamente. En el caso de los tiempos, se debe seleccionar toda la fila y dar formato de categora: hora, personalizado [h]:mm:ss. Despus de todo lo expuesto el resultado obtenido es la siguiente tabla dinmica. A 1 Fecha 2 3 4 Destino Datos Suma de Duracin Suma de 6 Importe Suma de 7 Correo Duracin Suma de 8 Importe Suma de 9 Internet Duracin Suma de 10 Importe 5 Celular Suma de U Duracin rb Suma de 12 Importe Suma de 13 Urbanas Duracin Suma de 14 Importe 11 15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe InterB (Todas) C D E F G H I J

Da sem ana lunes 0:14:20 0,37 0:58:30 0,81 1:13:10 0,66 martes mircoles jueves 0:07:54 0:03:46 0,24 0,15 0:04:28 0,14 viernes sbado domingo 0:05:04 0,10 Total general 0:35:32 1,00 4:22:44 4,40 11:56:53 5,03

0:27:17 1:28:05 0,71 1,37

0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 0,63 0,29 0,05 0,54

1:05:56 4:34:20 0,47 1,93

0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 0,33 0,09 0,56 0,99

0:10:10

0:19:32

0:29:42

4,69 0:07:06 0,19 2:33:06 0:01:17 0:02:41 0,25 0,24

3,73 0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 0,40 0,43 0,62 0,46

8,42 1:19:44 2,59 18:44:35

1:42:24 6:19:02

1:16:27 0:21:58 1:50:59 4:40:39

2,03

1,67

8,38

1,50

0,81

1,23

5,82

21,44

Antes de seguir con el desarrollo y configuracin de los botones que componen la tabla dinmica, veamos como funciona la tabla ejecutada. Como se puede apreciar, la tabla a ejecutado un resumen general por da de semana de los tiempos y costos de cada destino, con sus totales individuales y generales.

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Esto se produce al haber colocado en la zona Pagina el botn Fecha, encontrndose agrupadas en su totalidad, por lo tanto figuran Todas. Fecha: En caso de interesarnos una fecha en especial contenida en la lista desplegable que se produce al pulsar el botn respectivo, la tabla se contrae a la fecha respectiva, identificndola con el da que corresponde. Produciendo los correspondientes totales. Destino: Permite mantener los 5 destinos, o los que se quiera adoptar en particular Datos: Optar por la totalidad Duracin e Importe o uno en particular. Da Semana: Permite mantener la totalidad de los das, lunes a domingo, o un da en particular, donde se determine el total de Duracin e Importe referido a ese da en el total de la lista. Todas estas opciones se obtienen en el caso de la celda Fecha, seleccionando segn la lista desplegable. El resto, Destino-Datos-Da Semana, manteniendo tildada las opciones respectivas en la lista desplegables.

Opciones de Tablas Dinmicas Pulsando el botn Opciones que se encuentra en el Paso 3 de 3 del Asistente para crear tablas dinmicas, se abre un cuadro de dialogo con opciones avanzadas que se detallan. Nombre: Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla Opciones de formato Totales Generales de columnas- Totales generales de filas: Los resmenes obtenidos con la ejecucin de tablas dinmicas, necesitan en casi todos los casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas. Auto formato de tabla Esta casilla se encuentra activada automticamente, el formato que se aplica a la tabla es el que tenemos por defecto en el men Formato. En caso de querer optar por otro, seleccionamos el men Formato y recurrimos a los que ofrece Excel. Subtotales de elementos ocultos de pagina Esta casilla se encuentra desactivada, por cuanto sino Excel incluira en los subtotales, datos de opciones no elegidas en el campo Pagina. Combinar Rtulos Si se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, cualquiera sea su formato. Mantener Formato Si se decide cambiar Formato, al mantener activada esta opcin, al actualizar datos se vuelve al formato original

Diseo de Pagina Pagina tiene dos configuraciones. Hacia abajo, luego horizontalmente y Horizontalmente, y luego hacia abajo. Por defecto toma la primer opcin. En caso de tener mas de un botn en el campo Pagina, permite cambiar la posicin. Campos por columnas Dentro de la zona Pagina, permite elegir el numero de botones que van a aparecer en una misma columna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna. Para valores errneos, mostrar Se activa esta casilla y se quiere sacar una frase, en caso de existir valores incorrectos. Para celdas vacas, mostrar

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Por defecto se encuentra activada y mostrara celdas vacas, caso contrario mostrara cero. Opciones de datos Guardar datos con el diseo de la tabla Por defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podr configurar de nuevo la tabla dinmica ni cambiar las acciones que realiza, Contar, sumar etc. Habilitar traspasar detalles Manteniendo el casillero activado, permite al hacer doble clic sobre cualquier celda del rea de datos, abrir otra hoja y crear otra tabla donde se muestra un detalle. Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del rea, se abrir una nueva hoja. Actualizar al abrir Si se han empleado datos de otro libro de Excel para crear la tabla dinmica como el caso del ejemplo, al activar la casilla, se actualizara la tabla cuando se habr el libro que tiene los datos de origen. Opciones de datos externos Corresponde a tablas dinmicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de Excel Ejemplos Prcticos Antes de seguir avanzando en el proceso de afinar en todo lo que se refiere a la elaboracin de las Tablas dinmicas, vamos a ejecutar algunas acciones sobra la tabla ejecutada que permita ver el comportamiento y funcionamiento de la misma de acuerdo a lo avanzado hasta el momento. Ejemplo 1 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Urbanas Internet Correo Destino Celular Datos Da semana mircoles Fecha B 26/09/01 C D

Suma de Duracin 0:01:53 Suma de Importe 0,10

Suma de Duracin 1:09:26 Suma de Importe 0,99

Suma de Duracin 2:33:29 Suma de Importe 1,13

Suma de Duracin 0:02:34 Suma de Importe 0,19 3:47:22 2,41

Total Suma de Duracin Total Suma de Importe

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Como primer ejemplo del comportamiento de la planilla, adoptamos por elegir una fecha determinada y obtener los datos correspondientes. En este caso el 26/9/01. Como se puede ver corresponde a un da mircoles y determina los consumos y costos de cada destino. Al mismo tiempo ponemos en practica el empleo de Opciones de Tablas dinmicas Botn derecho-Opciones- desactivar Totales generales de Filas- Aceptar En este caso no se necesitan Totales generales por fila, por que se repetiran los datos. Ejemplo 2 Ejecucin de Subtablas Dentro de Opciones de tablas dinmicas, existe una opcin que se encuentra habilitada, que se denomina Habilitar Traspasar detalles. Esta operacin se realiza haciendo doble clic sobre un dato que interesa, y automticamente se abrir una hoja y creara una Subtabla con todos los detalles correspondientes. Supongamos que quisiramos obtener el detalle completo de la tabla respecto al empleo del destino Correo, los das mircoles. Se debe ejecutar doble clic sobre la celda que corresponde a la Suma de duracin, correspondiente al destino Correo y da semana mircoles. Con esta operacin se obtiene la siguiente Subtabla A 1 Fecha B C D E F G H

Da semana Hora inicial Destino Numero 18:26:21 9:24:36 0:12:54 21:53:26 21:43:26 8:19:33 7:53:57

Duracin Hora final Importe 18:59:24 9:52:12 0:21:41 21:55:11 21:47:22 8:26:47 7:59:41 0,47 0,38 0,14 0,05 0,05 0,19 0,09

2 26/09/01 mircoles 3 26/09/01 mircoles 4 26/09/01 mircoles 5 19/09/01 mircoles 6 19/09/01 mircoles 7 19/09/01 mircoles 8 19/09/01 mircoles

Correo 6102223847 0:33:03 Correo 6102223847 0:27:36 Correo 6102223847 0:08:47 Correo 6102223847 0:01:45 Correo 6102223847 0:03:56 Correo 6102223847 0:07:14 Correo 6102223847 0:05:44

Ejemplo 3 Siguiendo con la misma opcin, si quisiramos saber el comportamiento de Duracin e Importe en totales de Da Semana solamente en correo y totales mensuales del resto de los destinos, operar de la siguiente manera: Doble clic sobre la celda Correo de la tabla, automticamente presenta un cuadro Mostrar detalle, seleccionar Da semana obteniendo como resultado:

A 1 Fecha 2 3 Destino 4 Celular 5 (Todas)

Datos Da semana Suma de Duracin Suma de Importe Total 0:35:32 1,00

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CICLO I-2011
6 Correo 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Suma de Duracin Correo 21 Suma de Importe Correo 22 23 24 Inter-Urb 25 26 Urbanas 27 28 Total Suma de Duracin 29 Total Suma de Importe 21,44 Suma de Importe 2,59 18:44:35 Suma de Importe Suma de Duracin 8,42 1:19:44 Internet Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin 11:56:53 5,03 0:29:42 4,4 domingo sbado viernes martes mircoles jueves Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe 0,81 0:27:17 0,71 1:28:05 1,37 0:52:21 0,63 0:08:30 0,29 0:00:46 0,05 0:27:15 0,54 4:22:44 lunes Suma de Duracin 0:58:30

Opciones avanzadas de campo de tabla dinmica Seleccionar una celda de la columna Destino, y efectuar un clic con el botn derecho del Mouse. Seleccionar y pulsar Campo. Muestra una pantalla Campo de la tabla dinmica Pulsar sobre el botn Avanzado. Presenta un cuadro de dialogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinmica En primer lugar se cuenta con: Opciones de campo de pagina: Tiene que ver con datos de fuente externa. Opciones de Auto ordenar: Manualmente: en este caso permite ordenar la tabla a gusto. Ascendente:Se produce la operacin al crear la tabla por primera vez. Descendente:Al activar esta opcin se invierte el caso anterior sobre la tabla creada.

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CICLO I-2011
Opciones de Automostrar: Esta es una opcin que permite mostrar los elementos superiores o inferiores de la tabla de acuerdo a un cierto numero. Manualmente: la tabla no sufre modificacin a lo mostrado. Automticamente: al activar esta opcin se activan las opciones Mostrar y Usar campo Sobre la opcin de Automostrar, vamos ejecutar el siguiente ejemplo, sobre la tabla dinmica ejecutada De los cinco Destinos disponibles, vamos a optar por los dos de mayor importe, para ello: Activar Automticamente En Mostrar superiores 2 Usar campo Suma de importe Aceptar Aceptar Se obtiene como resultado el siguiente resumen de tabla A Fecha B (Todas) C D E F G H I J

1 2 3 4 5 6 7 8

10 11

Da seman a Destino Datos lunes martes mircoles jueves viernes sbado Suma de 1:13:1 Internet 1:05:56 4:34:20 0:13:02 0:02:42 1:28:50 Duracin 0 Suma de 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 Importe InterSuma de 0:10:10 Urb Duracin Suma de 4,69 Importe Total Suma 1:13:1 de 1:05:56 4:44:30 0:13:02 0:02:42 1:28:50 0 Duraci n Total Suma 0,66 0,47 6,62 0,33 0,09 0,56 de Importe

domingo Total general 3:18:53 11:56:53 0,99 5,03

0:19:32 0:29:42 3,73 8,42

3:38:25 12:26:35

4,72

13,45

Campo Datos Configuracin Para realizar esta operacin una de las formas posibles es la siguiente: con un clic sobre una celda del campo Datos, se despliega una lista, seleccionar Campo, se acceda al cuadro de dialogo Campo de la Tabla dinmica. Para determinar la opcin que debe ejecutar Excel en Resumir por, ya fue explicado en el cambio Contar, por Suma, con respecto al botn Numero, al seleccionar el mencionado botn se despliegan dos zonas, Categora y Muestra que son conocidas en Men-Formato-Celdas, en ellas se le da el formato de acuerdo a los datos que representen. Opciones Personalizadas de Excel Por ultimo tenemos el botn Opciones, en ella se describen la operaciones que ofrece Excel.

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CICLO I-2011
Para ello se debe desplegar la lista Mostrar datos como, que contiene en primer lugar normal, es como esta la tabla actual. A continuacin se enumeran las siguientes acciones: Diferencia de: Calcula la diferencia de un dato seleccionado como rango en la tabla base y el resto, al hacer coincidir en base al campo base, el elemento base. Vamos a ejecutar un ejemplo para entenderlo mejor. Por ejemplo nos interesa saber la diferencia que existe entre el rango Suma de importe del destino Correo y todo el resto. Ejecucin Seleccionamos con el cursor una celda de Suma de Importe del Destino Correo, en este caso nos ubicamos en la celda que corresponde al da Martes con un valor de 0,71 (puede ser cualquier celda del rango). Un clic con el botn derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinmica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos Diferencia de: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar Si todo funciono bien la tabla aparecer como:
A B C D E F G H I J

Fecha

(Todas)

Da semana

Destino Datos Suma de Duracin Suma de Importe Correo Suma de Duracin Suma de Importe Internet Suma de Duracin Suma de Importe Inter-Urb Suma de Duracin Suma de Importe Urbanas Suma de Duracin Suma de Importe Total Suma de Duracin

lunes

martes mircoles jueves

viernes sbado domingo

Total general

Celular

0:14:20

0:07:54 0:03:46

0:04:28

0:05:04

0:35:32

-0,44

-0,47

-1,22

-0,49

-0,29

-0,05

0,44 -

3,40

0:58:30

0:27:17 1:28:05

0:52:21

0:08:30 0:00:46 0:27:15

4:22:44

1:13:10

1:05:56 4:34:20

0:13:02

0:02:42 1:28:50 3:18:53

11:56:53

10

-0,15

-0,24

0,56

-0,3

-0,2

0,51

0,45

0,63

11

0:10:10

0:19:32

0:29:42

12

-0,81

-0,71

3,32

-0,63

-0,29

-0,05

3,19

4,02

13

0:07:06

0:01:17 0:02:41

0:06:36

0:10:46 0:21:23 0:29:55

1:19:44

14

-0,62

-0,46

-1,13

0,23 0,14

0,57

-0,08

-1,81

15

2:33:06

1:42:24 6:19:02

1:16:27

0:21:58 1:50:59 4:40:39

18:44:35

16

Total Suma de Importe

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CICLO I-2011
Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia de Suma de importe de cada da con respecto a la Suma de Importe de Correo, desapareciendo las de este lo mismo que los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno % De : Calcula el tanto por ciento de todos los datos relacionando con el dato seleccionado en la tabla dinmica, para los datos seleccionados en la tabla de origen, el valor cera 100% En este caso como ejemplo seguimos con el destino Correo, como seleccin base, seleccionando la celda de Suma de Duracin, da martes con un tiempo de 0:27:17. La ejecucin es similar al caso anterior, solamente vario la seleccin de la opcin Un clic con el botn derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinmica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos % De: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar Si todo funciono bien la tabla aparecer como:
A B C D E F G H I J 1 Fecha (Todas) 2 3 Desti 4 Datos no Celul Suma de 5 ar Duracin Suma de 6 Importe Corre Suma de 7 o Duracin Suma de 8 Importe Intern Suma de 9 et Duracin 1 Suma de 0 Importe 1 Inter- Suma de 1 Urb Duracin 1 Suma de 2 Importe 1 Urba Suma de 3 nas Duracin 1 Suma de 4 Importe 1 Total Suma de 5 Duracin 1 Total Suma de 6 Importe Da semana lunes 24,50% 0,37 100,00% 0,81 125,07% 0,66 0,00% martes 28,96% 0,24 mircoles jueves 4,28% 0,15 8,53% 0,14 100,00% 100,00% 0,29 31,76% 0,09 0,00% 0,05 viernes 0,00% sbado 0,00% domingo 18,59% 0,10 100,00% 0,54 Total general 13,52% 1,00 100,00% 4,40 272,86% 5,03 11,30% 8,42 30,35% 2,59

100,00% 100,00% 100,00% 0,71 1,37 0,63

241,66% 311,45% 24,90% 0,47 0,00% 1,93 11,54% 4,69 0,33 0,00%

11586,96% 729,85% 0,56 0,00% 0,99 71,68% 3,73

12,14% 0,19

4,70% 0,25

3,05% 0,24

12,61% 0,4

126,67% 2789,13% 0,43 0,62

109,79% 0,46

2,03

1,67

8,38

1,50 0,81

1,23

5,82

21,44

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia en % de Suma de Duracin de cada da con respecto a la Suma de Duracin de Correo, que toman el valor de 100% desapareciendo los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno % de la diferencia de: En este caso ejecuta la diferencia de los valores seleccionados en la tabla base con el resto y lo expresa en porcentaje, quedando en la nueva tabla los valores seleccionados en blanco. Para mostrar el ejemplo, se realiza el mismo caso anterior, los pasos son similares, seleccionando en Mostrar datos como, %de la diferencia de:

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A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Internet Correo Destino Datos Celular Da semana lunes martes -71,04% 0,24 mircoles jueves -95,72% 0,15 -91,47% 0,14 viernes sbado domingo -81,41% Total general -86,48% 1,00 Fecha B (Todas) C D E F G H I J

Suma de Duracin -75,50% Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe 0,81 0,37

-100,00% -100,00%

0,10

0,71

1,37

0,63

0,29 -68,24% 0,09

0,05

0,54

4,40 172,86% 5,03 -88,70% 8,42 -69,65% 2,59

Suma de Duracin 25,07% Suma de Importe 0,66

141,66% 211,45% -75,10% 0,47 1,93 0,33

11486,96% 629,85% 0,56 0,99 -28,32% 3,73

11 Inter-Urb Suma de Duracin -100,00% 12 Suma de Importe

-100,00% -88,46% 4,69 -95,30% 0,25 -96,95% 0,24

-100,00% -100,00% -100,00%

13 Urbanas Suma de Duracin -87,86% 14 Suma de Importe 0,19

-87,39% 0,4

26,67% 0,43

2689,13% 0,62

9,79% 0,46

15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,50 0,81 1,23 5,82 21,44

Total en : Produce el total de los campos en forma acumulativa, segn el seleccionado en la tabla base Para producir el ejemplo seleccionamos en la tabla origen en destino Internet, la celda correspondiente a la Suma de Importe de da mircoles, valor 1,93 La operacin se realiza de la misma manera, seleccionando en Mostrar datos como Total en: y en Campo base destino.

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Internet Correo Fecha

B (Todas)

Da semana Destino Datos Celular lunes martes mircoles jueves viernes sbado domingo 0:07:54 0:03:46 0,24 0,15 0:04:28 0,14 0 0 0:05:04 0,10 Total general 0:35:32 1,00 4:22:44 5,40 11:56:53

Suma de Duracin 0:14:20 Suma de Importe 0,37

Suma de Duracin 0:58:30 Suma de Importe 1,18

0:27:17 1:28:05 0,95 1,52

0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 0,77 0,29 0,05 0,64

Suma de Duracin 1:13:10

1:05:56 4:34:20

0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53

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CICLO I-2011
10 Suma de Importe 1,84 1,42 3,45 0:10:10 1,84 1,42 8,14 1,1 0,38 0,61 1,1 0,38 0,61 1,63 0:19:32 5,36 10,43 0:29:42 18,85 1:19:44 21,44 18:44:35

11 Inter-Urb Suma de Duracin 12 Suma de Importe

13 Urbanas Suma de Duracin 0:07:06 14 Suma de Importe 2,03 2:33:06

0:01:17 0:02:41 1,67 8,38

0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 1,5 0,81 1,23 5,82

15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe

1:42:24 6:19:02

1:16:27 0:21:58 1:50:59 4:40:39

Se puede observar los totales acumulados de Suma de Importe, quedando en blanco la fila correspondiente a Total Suma de Importe. % de la fila : Saca el tanto por ciento de cada fila segn el 100% del total de cada una. Lo que seleccionamos en la tabla origen, es una celda referida al destino que nos interesa, si Suma de duracin o Suma de Importe, en este caso seleccionamos cualquier celda de Sumas de duracin, y seleccionamos en Mostrar datos como: % por fila

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Internet Correo Fecha

B (Todas)

Da semana Destino Datos Celular lunes martes mircoles jueves 22,23% 10,60% 0,24 0,15 viernes sbado domingo Total general 0,00% 14,26% 100,00% 0,1 0,29% 0,05 1,00

Suma de Duracin 40,34% Suma de Importe 0,37

12,57% 0,00% 0,14 19,93% 3,24% 0,63 1,82% 0,33 0,00% 0,29 0,38% 0,09 0,00%

Suma de Duracin 22,27% Suma de Importe 0,81

10,38% 33,53% 0,71 9,20% 0,47 0,00% 1,37 38,27% 1,93 34,23% 4,69 1,61% 0,25 9,11% 1,67 3,37% 0,24 33,70% 8,38

10,37% 100,00% 0,54 4,40

Suma de Duracin 10,21% Suma de Importe 0,66

12,39% 27,74% 100,00% 0,56 0,00% 0,99 5,03

11 Inter-Urb Suma de Duracin 0,00% 12 Suma de Importe

65,77% 100,00% 3,73 8,42

13 Urbanas Suma de Duracin 8,90% 14 Suma de Importe 0,19 13,61% 2,03

8,28% 0,4 6,80% 1,5

13,50% 26,82% 37,52% 100,00% 0,43 1,95% 0,81 0,62 9,87% 1,23 0,46 2,59

15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe

24,96% 100,00% 5,82 21,44

Como puede observarse los totales de filas muestran el 100% % de la columna : Saca el tanto por ciento de cada columna segn el 100% del total de cada una Es el mismo caso anterior pero en columnas, donde el total columnas muestran el 100%

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CICLO I-2011
% del total: Calcula para cada celda de la tabla el tanto por ciento del total del dato seleccionado en la tabla origen. Para mostrar un ejemplo, seleccionamos una celda cualquiera en la tabla origen, referida a Suma de Duracin, y cada celda contendr un porcentaje que es el que emplea dentro del 100% de la seleccin total. Los pasos para realizarlo son los mismos, seleccionando en Mostrar datos como, % del totalAceptar
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Internet Correo Destino Datos Celular Da semana lunes martes mircoles jueves 0,70% 0,33% 0,24 0,15 0,40% 0,14 4,66% 0,63 1,16% 0,33 0,00% 0,76% 0,07% 2,42% 0,29 0,05 0,54 viernes sbado domingo 0,00% 0,00% 0,45% 0,10 Total general 3,16% 1,00 23,36% 4,40 63,75% 5,03 2,64% 8,42 7,09% 2,59 100,00% 21,44 Fecha B (Todas) C D E F G H I J

Suma de Duracin 1,27% Suma de Importe 0,37

Suma de Duracin 5,20% Suma de Importe 0,81

2,43% 7,83% 0,71 1,37

Suma de Duracin 6,51% Suma de Importe 0,66

5,86% 24,39% 0,47 1,93

0,24% 7,90% 17,69% 0,09 0,56 0,99

11 Inter-Urb Suma de Duracin 0,00% 12 Suma de Importe

0,00% 0,90% 4,69 0,11% 0,24% 0,25 0,24

0,00% 0,00% 1,74% 3,73

13 Urbanas Suma de Duracin 0,63% 14 Suma de Importe 0,19 13,61% 2,03

0,59%

0,96% 1,90% 2,66% 0,40 0,43 0,62 0,46

15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe

9,11% 33,70% 1,67 8,38

6,80%

1,95% 9,87% 24,96% 1,50 0,81 1,23 5,82

Se puede apreciar en la tabla, el porcentaje que incide por da en cada Destino, la Suma de Duracin sobre el total general del 100%. Al mismo tiempo se puede observar en la columna Total general el acumulado de cada Destino que reflejan el % de incidencia del total que sumados representan el 100% de la celda J 15 ndice: Esta operacin produce un resultado por celda segn la siguiente operacin: ((valor de la celda)*(valor total de total general))/ ((Suma de la fila correspondiente)*(Suma de la columna correspondiente)). Explicada sobre la tabla origen, consiste en lo siguiente: Seleccionar cualquier celda, en este caso optamos por E 10, es decir corresponde a Suma de Importe, da mircoles, valor 1,93, la operacin que realiza es : (E 10*J 16)/(J 10*E16), llevada a valores (1,93*21,44)/(5,03*8,38) Para realizar la operacin seleccionar en Mostrar datos como ndice. Esta operacin la realiza en todas las celdas correspondientes a Suma de Importe. Las celdas de Totales generales mostraran valor 1.

El resultado es el siguiente
A 1 Fecha 2 3 4 Destino Datos 5 Celular 6 Da semana lunes martes mircoles jueves viernes sbado domingo Total general 0:07:54 0:03:46 3,0812 0,3838 0:04:28 0:05:04 0:35:32 1,0000 B (Todas) C D E F G H I J

Suma de Duracin 0:14:20 Suma de Importe 3,9078

2,0011 0,0000 0,0000 0,3684

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CICLO I-2011
7 Correo 8 Suma de Duracin 0:58:30 Suma de Importe 1,9443 0:27:17 1:28:05 2,0716 0,7966 1:05:56 4:34:20 1,1996 0,9817 0:10:10 0,0000 1,4251 0:01:17 0:02:41 1,2392 0,2371 1:42:24 6:19:02 1,0000 1,0000 0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 4:22:44 2,0465 1,7446 0,1981 0,4521 1,0000

9 Internet Suma de Duracin 1:13:10 10 Suma de Importe 1,3858

0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 11:56:53 0,9377 0,4736 1,9406 0,7251 1,0000

11 Inter-Urb Suma de Duracin 12 Suma de Importe 0,0000

0:19:32 0:29:42 0,0000 0,0000 0,0000 1,6319 1,0000

13 Urbanas Suma de Duracin 0:07:06 14 Suma de Importe 0,7748 2:33:06 1,0000

0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 1:19:44 2,2075 4,3945 4,1726 0,6543 1,0000

15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe

1:16:27 0:21:58 1:50:59 4:40:39 18:44:35 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000

Como el resultado lo determina en 9 decimales, a los efectos de mostrar la tabla se redujo a 4. Para realizar la operacin, un clic con el botn derecho sobre Suma de Importe Formato celda numero---nmeroPosicin decimal4

Formulas Formulas es uno de los contenidos que surge del men que se despliega al efectuar un clic con el botn derecho sobre la tabla. Al seleccionar Formulas, se dispone de cuatro elementos que se desarrollaran con los ejemplos respectivos. Los mismos son Campo Calculado, Elemento calculado, Orden de resolucin, Crear lista de formulas. Personalizar Formulas Excel ofrece la posibilidad de crear formulas dentro de la tabla dinmica. Para realizar esta operacin se debe ejecutar sobre los Campos o Elementos de la tabla. Las operaciones a realizar sobre la tabla dinmica ejecutada son las siguientes: Campos calculados Se realizaran todos los pasos sobre un ejemplo que consiste en aplicar un Impuesto del 6% a la Suma de Importes. Ejecucin: En primer lugar, seleccionamos una celda de la tabla dinmica correspondiente al Campo Datos, que corresponde a la Suma de Importe, por ejemplo, la celda correspondiente al da mircoles de suma de importe, referido al destino Correo, cuyo valor es 1,37 Efectuar un clic sobre la celda con el botn derecho, se despliega un men del cual seleccionar Formulas, pulsar Campo calculado. Con esta operacin aparece una ventana que se debe completar Nombre agregamos Impuesto 6% Formula, seleccionar en Campos Importe Pulsar Insertar campo El campo aparece en la celda Formula, donde se debe completar la misma colocando *6% quedando la misma =Importe*6% Repetir esta operacin si se quiere calcular otros campos. Pulsar sobre el botn Sumar Si todo anduvo bien Impuesto*6% se inserta dentro del listado de Campos 6) Para finalizar Aceptar
A 1 2 3 4 Destino Datos Da semana lunes martes mircoles jueves viernes sbado domingo Total general Fecha B (Todas) C D E F G H I J

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CICLO I-2011
5 6 7 8 9 10 11 Internet 12 13 Correo Celular Suma de Duracin Suma de Importe 0:14:20 0,37 0:07:54 0:03:46 0,24 0,01 0,15 0,01 0:04:28 0,14 0,01 0,00 0,00 0:05:04 0,10 0,01 0:35:32 1,00 0,06 4:22:44 4,40 0,26 11:56:53 5,03 0,30 0:29:42 8,42 0,51 1:19:44 2,59 0,16 18:44:35 21,44 1,29

Suma de Impuesto 6% 0,02 Suma de Duracin Suma de Importe 0:58:30 0,81

0:27:17 1:28:05 0,71 0,04 1,37 0,08

0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 0,63 0,04 0,29 0,02 0,05 0,00 0,54 0,03

Suma de Impuesto 6% 0,05 Suma de Duracin Suma de Importe 1:13:10 0,66

1:05:56 4:34:20 0,47 0,03 1,93 0,12 0:10:10 4,69 0,00 0,28

0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 0,33 0,02 0,09 0,01 0,56 0,03 0,99 0,06 0:19:32 3,73 0,00 0,00 0,00 0,22

Suma de Impuesto 6% 0,04

14 Inter-Urb Suma de Duracin 15 16 Suma de Importe Suma de Impuesto 6% 0,00 0:07:06 0,19

17 Urbanas Suma de Duracin 18 19 Suma de Importe

0:01:17 0:02:41 0,25 0,02 0,24 0,01

0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 0,40 0,02 0,43 0,03 0,62 0,04 0,46 0,03

Suma de Impuesto 6% 0,01 2:33:06 2,03 0,12

20 Total Suma de Duracin 21 Total Suma de Importe 22 Total Suma de Impuesto 6% 23

1:42:24 6:19:02 1,67 0,10 8,38 0,50

1:16:27 0:21:58 1:50:59 4:40:39 1,50 0,09 0,81 0,05 1,23 0,07 5,82 0,35

Observando la tabla, se puede verificar que cada destino tiene aplicado el impuesto del 6%, por da y un total general por filas y columnas. Como resumen de la operacin realizada, se aclara que Excel opera sobre los datos resumidos que contiene la tabla dinmica, y no sobre los datos de origen. En la formula se pueden emplear mas de un campo. Para poner en practica este ultimo prrafo, empleemos el mismo ejemplo anterior, pero en este caso que el impuesto del 6% se incluya en el importe. Los pasos para realizar la operacin son los mismos, realizando solamente dos cambios: 1- en Nombre, colocamos Importe con Impuesto 6% 2- en Formula, primero insertamos el campo Importe y le agregamos el signo +, insertamos nuevamente el campo Importe y agregamos *6%, quedando por lo tanto: Importe+Importe*6% El resultado es el siguiente:
A 1 Fecha 2 3 4 Destino Datos 5 Celular 6 7 8 Correo 9 Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duracin Da semana lunes 0:14:20 0,37 0,39 0:58:30 0,81 0,86 1:13:10 0,66 0,70 B (Todas) C D E F G H I J

martes 0:07:54 0,24 0,25 0:27:17 0,71 0,75 1:05:56 0,47 0,50

mircoles jueves 0:03:46 0,15 0,16 1:28:05 1,37 1,45 4:34:20 1,93 2,05 0:10:10 0:04:28 0,14 0,15 0:52:21 0,63 0,67 0:13:02 0,33 0,35

viernes

sbado

domingo 0:05:04 0,10

Total general 0:35:32 1,00

0:08:30 0,29 0,31 0:02:42 0,09 0,10

0:00:46 0,05 0,05 1:28:50 0,56 0,59

0,11 0:27:15 0,54 0,57 3:18:53 0,99 1,05 0:19:32

1,06 4:22:44 4,40 4,66 11:56:53 5,03 5,33 0:29:42

Suma de Importe Suma de Importe con 10 Impuesto 6% 11 Internet Suma de Duracin 12 13 14 InterUrb Suma de Importe Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duracin

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CICLO I-2011
15 Suma de Importe Suma de Importe con 16 Impuesto 6% 17 Urbanas Suma de Duracin 18 19 Suma de Importe 4,69 0:07:06 0,19 0,20 2:33:06 2,03 2,15 0:01:17 0,25 0,27 1:42:24 1,67 1,77 4,97 0:02:41 0,24 0,25 6:19:02 8,38 8,88 0:06:36 0,40 0,42 1:16:27 1,50 1,59 0:10:46 0,43 0,46 0:21:58 0,81 0,86 0:21:23 0,62 0,66 1:50:59 1,23 1,30 3,73 3,95 0:29:55 0,46 0,49 4:40:39 5,82 6,17 8,42 8,93 1:19:44 2,59 2,75 18:44:35 21,44 22,73

Suma de Importe con Impuesto 6% 20 Total Suma de Duracin 21 Total Suma de Importe 22 Total Suma de Importe con Impuesto 6%

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CICLO I-2011
Elementos calculados El ejemplo se realiza sobre la tabla dinmica existente, donde introducimos una modificacin para que se pueda apreciar en su totalidad. Como el ejemplo consiste en aplicar un impuesto diferencial por destino, excluiremos de la tabla el campo Suma de Duracin Realicemos un repaso de cmo se modifica: Un clic con el botn derecho sobre la tabla- Seleccionar Asistente- Pulsar Diseo muestra el esquema de botones que conforman la tabla. Arrastras a su lugar de origen Suma de duracin. Pulsar Terminar. Queda la siguiente tabla
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Suma de Importe Destino Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas $ 0,19 $ 2,03 Da semana lunes $ 0,37 $ 0,81 $ 0,66 martes mircoles jueves viernes sbado domingo Total general $ 0,24 $ 0,15 $ 0,71 $ 1,37 $ 0,47 $ 1,93 $ 4,69 $ 0,25 $ 0,24 $ 1,67 $ 8,38 $ 0,14 $ 0,63 $ 0,29 $ 0,05 $ 0,33 $ 0,09 $ 0,56 $ 0,10 $ 0,54 $ 0,99 $ 3,73 $ 0,40 $ 0,43 $ 0,62 $ 0,46 $ 1,50 $ 0,81 $ 1,23 $ 5,82 $ 1,00 $ 4,40 $ 5,03 $ 8,42 $ 2,59 $ 21,44 Fecha B (Todas) C D E F G H I

10 Total general

Seleccionamos todos los destinos y le damos formato-celda moneda, y obtenemos el formato en todos los valores Para realizar el ejemplo se incorpora un impuesto diferenciado a cada destino segn el siguiente porcentaje. Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas Ejecucin Colocar el selector en un destino cualquiera, ejemplo Correo 2) Un clic con el botn derecho del Mouse 3) Seleccionar Formulas Pulsar en elemento calculado Con la operacin realizada en el cuarto paso, aparece una ventana donde se realizan los clculos de los elementos mediante el agregado de formulas. La ventana se debe completar paso a paso 1- Nombre colocamos Impuesto a Celular 6% 2- Formula: En la pantalla Campos, debe estar seleccionado Destino, caso contrario se selecciona. 3- En pantalla Elementos, seleccionar Celular. Pulsar en Insertar elemento. Aparece en Formula =Celular, incorporarle *6%. Quedando la celda Formula = Celular *6% Pulsar Sumar 6% 4,5% 5% 4% 3%

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CICLO I-2011
Seleccionar y pulsar dos veces separadas Destino en la pantalla Campos y en la pantalla Elementos aparece incorporado el nuevo elemento Impuesto a Celular 6% Se repiten los pasos con el prximo Destino Nombre colocamos Impuesto a Correo 4,5% Suprimir de Formula Seleccionar Correo Pulsar en Insertar elemento e incorporarle el porcentaje de 4,5% quedando Formula = Correo*4,5% Se ejecutan las mismas operaciones que en el caso anterior y tambin es incorporado a la tabla de elementos. Los mismos pasos se ejecutan para el resto de los Destinos, cambiando el porcentaje respectivo de acuerdo al listado. La totalidad de Destinos se incorporan a la pantalla de elementos. Para finalizar Pulsar Aceptar. Como aclaracin se agrega que, al producirse la incorporacin en Formula del destino Inter-Urb, que se abrevio a las llamadas Inter Urbanas, Excel lo incorpora como un nombre compuesto de la siguiente manera Inter- Urb, idntico criterio se debe adoptar en el caso de que se incorpore un nombre compuesto en forma manual. Realizadas las operaciones descriptas la Tabla dinmica presenta la siguiente forma:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Suma de Importe Destino Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas Impuesto a Celular 6% Impuesto a Correo 4,5%% Impuesto a Internet 5% Impuesto a Inter-Urb 4% Impuesto a Urbanas 3% Total general $ 0,19 $ 0,02 $ 0,04 $ 0,03 $ 0,00 $ 0,01 $ 2,13 $ 0,25 $ 0,01 $ 0,03 $ 0,02 $ 0,00 $ 0,01 $ 1,75 Da semana lunes $ 0,37 $ 0,81 $ 0,66 martes mircoles jueves viernes sbado domingo Total general $ 0,24 $ 0,71 $ 0,47 $ 0,15 $ 1,37 $ 1,93 $ 4,69 $ 0,24 $ 0,01 $ 0,06 $ 0,10 $ 0,19 $ 0,01 $ 8,74 $ 0,40 $ 0,43 $ 0,01 $ 0,00 $ 0,03 $ 0,01 $ 0,02 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,01 $ 0,01 $ 1,57 $ 0,84 $ 0,62 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,03 $ 0,00 $ 0,02 $ 1,28 $ 0,14 $ 0,63 $ 0,29 $ 0,33 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,56 $ 0,10 $ 0,54 $ 0,99 $ 3,73 $ 0,46 $ 0,01 $ 0,02 $ 0,05 $ 0,15 $ 0,01 $ 6,06 $ 1,00 $ 4,40 $ 5,03 $ 8,42 $ 2,59 $ 0,06 $ 0,20 $ 0,25 $ 0,34 $ 0,08 $ 22,36 Fecha B (Todas) C D E F G H I

Orden de resolucin Esta solamente relacionada con los Elementos calculados. Al pulsar sobre cualquier operacin realizada, se puede modificar el orden de la misma, mediante los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo. El botn Eliminar, elimina la operacin seleccionada. Al pulsar el botn Cerrar, cierra y recalcula la tabla en el caso de haber ejecutado alguna modificacin.

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CICLO I-2011

Crear listas de formulas Este elemento permite visualizar todas las operaciones que se hallan realizado sobre la tabla dinmica. Seleccionando una celda de la tabla y volviendo a la lista desplegable Formulas, del men Tablas dinmicas, pulsar sobre Crear lista de formulas, se crea una nueva hoja con la siguiente informacin

Campo calculado Orden de resolucin Campo 1 Impuesto 6% Elemento calculado Orden de resolucin Elemento 1 'Impuesto a Celular 6%' 2 Impuesto a Correo 4,5%' Frmula =Celular*6% =Correo *4,5% Frmula =Importe*6%

3 'Impuesto a =Internet Internet 5%' *5% 4 'Impuesto a Inter-Urb 4%' ='Inter-Urb' *4%

5 'Impuesto a =Urbanas Urbanas 3%' *3% 83

CICLO I-2011

Notas:

Cuando una celda se actualiza con ms de una frmula, el valor lo establece la frmula con la ltima orden de resolucin. Para cambiar el orden de resolucin de frmulas, use el comando Orden de resolucin en la barra de comandos de la tabla dinmica.

Botones de seleccin Dentro de la lista desplegable, ubicar Seleccionar, esta operacin permite, teniendo habilitado el botn Habilitar seleccin, disponer de una serie de botones que permiten seleccionar partes de la tabla, segn se seleccione, Rotulo, Datos, Datos y Rtulos, Toda la tabla

Mostrar pagina En este caso, pulsando Mostrar pagina, en la lista desplegable, aparece una pantalla donde selecciona el contenido de la zona Pagina, en nuestro caso Fecha, pulsando Aceptar, divide la informacin en hojas que se corresponde con cada fecha acumulada.

Crear una Tabla Dinmica a partir de otra Una manera de optimizar memoria, cuando se desea ejecutar varias tablas con la misma base de datos, es emplear en el primer paso del asistente, la opcin Otra tabla dinmica

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CICLO I-2011 RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

Ejecucin de una Tabla Dinmica a travs de mltiples hojas de un libro Para ejecutar el presente ejemplo, se tomo para realizarlo la Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio de Buenos Aires, durante 4 semanas del mes de julio del ao 2002. Cada cotizacin semanal se realiza en una hoja de calculo, es decir, en este caso se emplearon 4 hojas de calculo. Con el presente ejemplo, se demuestra como se puede vincular, analizar y sintetizar datos a travs de las tablas dinmicas, extrayendo los mismos de distintas hojas de calculo de un mismo libro. Para comenzar con el ejercicio, en primer lugar veremos los datos por semana de cotizacin, en cada hoja de calculo que llamaremos 1 Sem, 2 Sem, 3 Sem y 4 Sem.

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CICLO I-2011
1 Semana de Cotizacin 1 Sem.

Mes Julio

1 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A B C D E F G H I 1 Sociedad 28-06-02 01-07-02 02-07-02 03-07-02 04-07-02 05-07-02 Var.Sem. Var. Anual 2 Acindar 0,207 3 Atanor 1,980 4 Bco. Bansud 0,460 5 Bco. Francs 1,810 6 Bco. Galicia 0,198 7 Bco. Ri 1,350 8 Com. Del Plata 0,095 9 Indupa 1,450 10 Irsa 1,530 11 Molinos 4,920 12 PC Holding 2,240 13 Renault 0,395 14 Siderar 2,300 15 Siderca 6,490 16 Telecom 0,595 17 Telefnica 1,270 18 TGSUD 0,510 19 Y.P.F. 44,500 20 Merval 350,650 0,220 0,242 0,255 0,272 0,266 2,050 2,010 2,060 2,150 2,080 0,465 0,490 0,539 0,673 0,840 1,900 1,800 1,820 2,000 2,100 0,205 0,198 0,198 0,220 0,240 1,350 1,350 1,350 1,300 1,300 0,098 0,097 0,098 0,105 0,110 1,530 1,560 1,580 1,690 1,690 1,570 1,570 1,600 1,700 1,710 5,300 5,400 5,650 5,850 5,800 2,440 2,300 2,390 2,420 2,310 0,405 0,390 0,400 0,440 0,500 2,500 2,630 2,850 2,930 2,780 6,800 6,600 6,600 6,650 6,300 0,578 0,555 0,670 0,759 0,730 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 0,530 0,540 0,540 0,575 0,580 44,500 44,500 44,500 42,400 42,400 370,740 360,800 371,480 387,730 382,750 28,50 5,05 82,61 16,02 21,21 -3,70 15,79 16,55 11,76 17,89 3,13 26,58 20,87 -2,93 22,69 -7,97 13,73 -4,72 9,15 107,81 160,00 133,33 -28,81 -48,05 -19,62 214,29 745,00 134,25 205,26 33,53 185,71 157,41 173,91 -59,67 5,83 -55,38 79,66 29,57

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CICLO I-2011
2 Semana de Cotizacin 2 Sem

Mes Julio

2 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A B C D E 1 Sociedad 05-07-02 08-07-02 09-07-02 10-07-02 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa Irsa Molinos PC Holding Renault Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Merval 0,266 2,080 0,840 2,100 0,240 1,300 0,110 1,690 1,710 5,800 2,310 0,500 2,780 6,300 0,730 1,270 0,580 42,400 382,750 0,268 2,080 0,924 2,230 0,245 1,300 0,115 1,760 1,720 5,800 2,500 0,530 2,850 6,660 0,760 1,270 0,610 42,000 402,120 0,268 2,080 0,924 2,230 0,245 1,300 0,115 1,760 1,720 5,800 2,500 0,530 2,850 6,660 0,760 1,270 0,610 42,000 402,120 0,242 2,000 1,010 2,080 0,245 1,300 0,104 1,630 1,720 5,690 2,370 0,510 2,750 6,650 0,698 1,270 0,605 40,000 385,010

F 11-07-02 0,242 2,030 1,050 2,050 0,240 1,300 0,104 1,630 1,600 5,550 2,260 0,500 2,670 6,200 0,684 1,270 0,590 40,000 373,490

G 12-07-02 0,230 2,000 0,980 2,020 0,214 1,300 0,129 1,670 1,600 5,500 2,280 0,490 2,640 6,100 0,710 1,270 0,587 40,500 371,030

H I Var.Sem. Var. Anual -13,53 -3,85 16,67 -3,81 -10,83 0,00 17,27 -1,18 -6,43 -5,17 -1,30 -2,00 -5,04 -3,17 -2,74 0,00 1,21 -4,48 -3,06 79,69 150,00 172,22 -31,53 -53,68 -19,62 268,57 735,00 119,18 189,47 31,79 180,00 144,44 165,22 -60,77 5,83 -54,85 71,61 25,61

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CICLO I-2011

3 Semana de Cotizacin 3 Sem

Mes Julio

3 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A B C D E 1 Sociedad 12-07-02 15-07-02 16-07-02 17-07-02 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa Irsa Molinos PC Holding Renault Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Merval 0,230 2,000 0,980 2,020 0,214 1,300 0,129 1,670 1,600 5,500 2,280 0,490 2,640 6,100 0,710 1,250 0,587 40,500 371,030 0,232 2,000 0,920 1,950 0,209 1,300 0,143 1,620 1,660 5,600 2,230 0,510 2,600 6,000 0,640 1,250 0,575 40,600 361,990 0,230 1,980 0,900 2,100 0,229 1,300 0,140 1,690 1,660 5,600 2,330 0,535 2,530 6,400 0,650 1,250 0,575 41,000 376,690 0,247 2,050 0,910 2,150 0,232 1,300 0,138 1,660 1,660 5,600 2,270 0,535 2,530 6,410 0,660 1,200 0,575 41,000 375,310

F 18-07-02 0,255 2,110 0,930 2,150 0,235 1,300 0,145 1,820 1,690 5,600 2,240 0,588 2,560 6,700 0,680 1,190 0,640 41,000 381,740

G 19-07-02 0,265 2,100 0,925 2,300 0,241 1,300 0,139 1,790 1,670 5,850 2,170 0,610 2,870 6,350 0,680 1,100 0,670 41,000 379,480

H I Var.Sem. Var. Anual 15,22 5,00 -5,61 13,86 12,62 0,00 7,75 7,19 4,38 6,36 -4,82 24,49 8,71 4,10 -4,23 -12,00 14,14 1,23 2,28 107,03 162,50 156,94 -22,03 -47,84 -19,62 297,14 795,00 128,77 207,89 25,43 248,57 165,74 176,09 -62,43 -8,33 -48,46 73,73 28,47

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CICLO I-2011

4 Semana de Cotizacin 4 Sem

Mes Julio

4 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A B C D E 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Frances Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa Irsa Molinos PC Holding Renault Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Merval 19-07-02 0,265 2,100 0,925 2,300 0,241 1,420 0,139 1,790 1,670 5,850 2,170 0,610 2,870 6,350 0,680 1,100 0,670 41,000 379,480 22-07-02 0,255 2,050 0,860 2,150 0,222 1,420 0,139 1,796 1,570 5,720 2,050 0,560 3,100 6,500 0,645 0,990 0,610 37,200 364,430 23-07-02 0,280 2,200 0,830 2,130 0,228 1,540 0,142 1,910 1,570 6,400 1,910 0,600 3,080 6,850 0,615 0,990 0,580 37,200 363,040 24-07-02 0,305 2,280 0,780 2,160 0,238 1,540 0,136 2,000 1,570 6,600 1,830 0,635 3,030 6,900 0,620 0,960 0,545 35,500 364,220

F 25-07-02 0,290 2,300 0,702 2,090 0,222 1,680 0,145 1,970 1,620 6,250 1,890 0,615 2,930 6,860 0,607 0,960 0,580 37,000 361,620

G 26-07-02 0,275 2,190 0,701 2,030 0,215 1,830 0,144 1,990 1,620 6,050 1,860 0,580 2,850 6,900 0,590 0,960 0,555 37,000 355,850

H Var.Sem. 3,77 4,29 -24,22 -11,74 -10,79 28,87 3,60 11,17 -2,99 3,42 -14,29 -4,92 -0,70 8,66 -13,24 0,96 -17,16 -9,76 -6,23

I Var. Anual 114,84 173,75 94,72 -31,19 -53,46 13,16 311,43 895,00 121,92 218,42 7,51 231,43 163,89 200,00 -67,40 -20,00 -57,31 56,78 20,47

ejercicio consiste en obtener mediante una tabla dinmica el Promedio de Cotizacin semanal y mensual. La tabla dinmica se desarrollara en una hoja nueva que llamaremos Hoja Resumen Ejecucin Ubicar el cursor en la celda A3 de la hoja Resumen Men-Datos-Informe de tablas dinmicas y grficos dinmicos Paso Activar Activar 1 de 3 Rango de consolidacin mltiples Tabla dinmica

Paso

2a de 3

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Activar crear un solo campo de pagina

Asistente para tablas y grficos dinmicos --- paso 2 b Rango: Seleccionar 1 Semana 1 Sem!$A$1:$G$20 Pulsar Agregar Seleccionar 2 Semana 1 Sem!$A$1:$G$20 Agregar Efectuar la misma operacin con la 3 y 4 Semana Si se ejecutaron en cada semana los datos por hoja dentro de los mismos rangos es decir $A$1:$G$20, la seleccin se realiza por semana en forma automtica. Producida esta operacin aparecen todos los rangos por semana incorporados en el sector Todos los rangos Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 Pulsar diseo Por defecto aparece el diseo conformado de la siguiente manera Pagina Columna Fila Datos Pagina 1 Columna Fila Sumar Valor

El contenido de cada botn es el siguiente Pagina 1 Agrupa a cada una de las semanas Columna Agrupa a todas las fechas de cotizacin Fila Agrupa a todas las sociedades Datos Agrupa a todas las cotizaciones Para ejecutar la tabla dinmica debemos realizar algunos cambios en el diseo y en la configuracin de campos que propone Excel Por lo tanto el diseo de la tabla dinmica que resuma toda la informacin que nos interesa la realizamos de la siguiente manera: En Pagina ubicamos Columna, es decir agrupamos todas las fechas, obteniendo el resumen total por semana o hasta una fecha determinada. En Columna ubicamos Pagina 1 que agrupa las 4 semanas de cotizacin

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En Fila ubicamos Fila es decir agrupamos todas las sociedades que cotizan En Datos Colocamos Valor En este caso por defecto Excel coloca Sumar Valor, por lo tanto como nos interesa el Promedio, pulsando doble clic sobre el botn, aparece Campo de la tabla dinmica, seleccionamos Promedio, Aceptar. Como tenemos sealado la celda A3, pulsamos finalizar. Quedando conformada la tabla dinmica y el asistente en su parte superior. Pulsando sobre la misma el botn Configuracin de campo (segundo contando de la derecha), Promedio ya estaba configurado, por lo tanto pulsamos Numero, Categora- numeroPosiciones decimales 3 Aceptar Aceptar. Como retoque final le colocamos los nombre correspondientes es decir en Columna colocamos Fechas en Filas, Sociedades, en Pagina 1, Semanas y en Elemento 1, 1 Semana, 2 Semana, etc.

La tabla dinmica queda conformada de la siguiente manera

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A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Fechas B (Todas) C D E F

Promedio de Valor Sociedades Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa Irsa Merval Molinos PC Holding Renaut Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Prom.general

Semanas 1Semana 0,244 2,055 0,578 1,905 0,210 1,333 0,101 1,583 1,613 370,692 5,487 2,350 0,422 2,665 6,573 0,648 1,270 0,546 43,800 23,372 2 Semana 0,253 2,045 0,955 2,118 0,238 1,300 0,113 1,690 1,678 386,087 5,690 2,370 0,510 2,757 6,428 0,724 1,270 0,597 41,150 24,104 3 Semana 0,243 2,040 0,928 2,112 0,227 1,300 0,139 1,708 1,657 374,373 5,625 2,253 0,545 2,622 6,327 0,670 1,207 0,604 40,850 23,444 4 Semana 0,278 2,187 0,800 2,143 0,228 1,572 0,141 1,909 1,603 364,773 6,145 1,952 0,600 2,977 6,727 0,626 0,993 0,590 37,483 22,828 Prom.general 0,254 2,082 0,815 2,070 0,226 1,376 0,123 1,723 1,638 373,981 5,737 2,231 0,519 2,755 6,514 0,667 1,185 0,584 40,821 23,437

Observando la tabla dinmica, se puede observar que se ha obtenido un resumen general de las 4 semanas a travs del promedio de cotizacin por Semana y Sociedad Filtrado de datos. Botn Fechas: Pulsando la flecha respectiva se despliegan todas las fechas que componen los das de cotizacin. Seleccionando una fecha, permite obtener las cotizaciones de esa fecha solamente de todas las sociedades. Botn Sociedades: Permite obtener el promedio de determinadas sociedades, desactivando el resto. Botn Semanas: Permite seleccionar las semanas que solamente se requieran obtener datos promedio de las 4 existentes. RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE 2 Ejemplo En este ejemplo se emplearon para construir la Tabla dinmica, como fuente de datos, listas de elementos ubicados en distintas hojas de otro libro.

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Para ir comprobando su desarrollo y resultado final en los resmenes, se emplearon para ejecutar el ejemplo, la planilla original de factura telefnica modificada, pero sus destinos divididos en hojas diferentes y ubicados en otro libro que llamamos Totales generales Cada lista se identifica por el nombre de la hoja que representa el destino. Teniendo en cuenta que los destinos corresponden a: Celular, Correo, Internet, Inter Urb y Urbanas, tendremos para cada uno la lista en una hoja respectiva dentro del libro Totales generales Segn el siguiente esquema.

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Celular A Fecha 17/09/01 18/09/01 18/09/01 19/09/01 20/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 30/09/01 B Importe $ 0,23 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05 C D E Duracin Hora inicial Hora final 0:08:23 19:08:07 19:16:30 0:01:03 20:08:33 20:09:36 0:00:39 20:28:27 20:29:06 0:01:53 19:59:23 20:01:16 0:01:50 20:06:15 20:08:05 0:03:24 22:07:05 22:10:29 0:00:18 15:04:30 15:04:48 0:05:39 21:59:49 22:05:28 0:00:34 15:17:16 15:17:50 0:05:38 20:47:57 20:53:35 0:00:43 0:04:08 0:04:51 0:01:10 19:52:50 19:54:00 0:02:38 19:55:43 19:58:21 0:01:40 20:38:39 20:40:19 F Numero 155070059 155070059 155070059 155070059 155070059 155070059 155011312 155070059 155011312 155070059 155070059 155070059 155070059 155011312

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Correo A B C D E Fecha Importe Duracin Hora inicial Hora final 15/09/01 $ 0,05 0:00:46 0:00:04 0:00:50 16/09/01 $ 0,05 0:03:46 19:10:44 19:14:30 16/09/01 $ 0,05 0:01:26 23:25:47 23:27:13 16/09/01 $ 0,05 0:02:10 23:43:20 23:45:30 17/09/01 $ 0,05 0:01:57 22:28:17 22:30:14 17/09/01 $ 0,05 0:01:54 23:21:59 23:23:53 18/09/01 $ 0,09 0:03:18 17:59:08 18:02:26 18/09/01 $ 0,05 0:01:05 18:15:50 18:16:55 F Numero 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847

1 2 3 4 5 6 7 8 9

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10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 18/09/01 19/09/01 19/09/01 19/09/01 19/09/01 20/09/01 20/09/01 21/09/01 21/09/01 23/09/01 23/09/01 23/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 28/09/01 28/09/01 28/09/01 30/09/01 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 0,05 0,09 0,19 0,05 0,05 0,19 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,19 0,19 0,33 0,19 0,38 0,05 0,09 0,14 0,38 0,47 0,05 0,05 0,05 0,05 0,19 0,05 0,05 0,09 0,05 0:00:50 0:05:44 0:07:14 0:03:56 0:01:45 0:27:03 0:01:15 0:01:13 0:01:15 0:00:58 0:01:00 0:01:00 0:13:25 0:15:26 0:12:56 0:26:17 0:15:22 0:01:54 0:04:48 0:08:47 0:27:36 0:33:03 0:03:37 0:00:46 0:00:51 0:01:21 0:17:28 0:01:22 0:00:55 0:03:45 0:03:30 18:17:45 7:53:57 8:19:33 21:43:26 21:53:26 22:49:43 23:35:35 9:21:25 18:43:05 22:25:50 22:27:12 22:31:12 22:32:36 7:44:21 18:00:48 22:33:00 8:57:12 16:09:25 23:36:56 0:12:54 9:24:36 18:26:21 1:01:50 7:49:38 13:30:11 13:32:47 23:10:53 17:12:53 17:15:05 17:55:15 17:18:49 18:18:35 7:59:41 8:26:47 21:47:22 21:55:11 23:16:46 23:36:50 9:22:38 18:44:20 22:26:48 22:28:12 22:32:12 22:46:01 7:59:47 18:13:44 22:59:17 9:12:34 16:11:19 23:41:44 0:21:41 9:52:12 18:59:24 1:05:27 7:50:24 13:31:02 13:34:08 23:28:21 17:14:15 17:16:00 17:59:00 17:22:19 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Internet A B C D E Fecha Importe Duracin Hora inicial Hora final 15/09/01 $ 0,56 1:28:50 20:31:44 22:00:34 16/09/01 $ 0,05 1:00:02 23:46:29 0:46:31 17/09/01 $ 0,47 1:04:02 20:55:07 21:59:09 18/09/01 $ 0,47 1:05:56 22:56:18 0:02:14 19/09/01 $ 0,80 2:00:51 22:44:00 0:44:51 20/09/01 $ 0,33 0:13:02 19:12:50 19:25:52 21/09/01 $ 0,09 0:02:42 18:31:22 18:34:04 23/09/01 $ 0,75 1:50:10 20:16:13 22:06:23 24/09/01 $ 0,05 0:00:33 20:41:42 20:42:15 24/09/01 $ 0,14 0:08:35 20:45:47 20:54:22 F Numero 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

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12 13 14 15 16 26/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 30/09/01 $ $ $ $ $ 0,05 0,47 0,05 0,56 0,19 0:00:33 1:05:55 0:00:33 1:26:28 0:28:41 20:55:34 20:56:31 23:33:41 23:34:38 23:37:37 20:56:07 22:02:26 23:34:14 1:01:06 0:06:18 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Inter Urb A Fecha 16/09/01 19/09/01 30/09/01 B Importe $ 2,31 $ 4,69 $ 1,42 C D E Duracin Hora inicial Hora final 0:05:00 22:21:51 22:26:51 0:10:10 22:20:56 22:31:06 0:14:32 20:43:18 20:57:50 F Numero 3514268888 3514268888 2322429622

1 2 3 4

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Urbanas A B C D E Fecha Importe Duracin Hora inicial Hora final 15/09/01 $ 0,19 0:06:36 10:42:49 10:49:25 16/09/01 $ 0,09 0:05:08 10:11:37 10:16:45 17/09/01 $ 0,05 0:00:09 9:14:50 9:14:59 18/09/01 $ 0,05 0:00:08 8:58:14 8:58:22 19/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:03:09 9:03:16 20/09/01 $ 0,05 0:00:06 8:36:30 8:36:36 20/09/01 $ 0,05 0:00:49 12:27:05 12:27:54 20/09/01 $ 0,05 0:00:37 19:40:59 19:41:36 21/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:08:21 9:08:28 21/09/01 $ 0,05 0:00:45 9:13:34 9:14:19 21/09/01 $ 0,05 0:00:10 18:39:20 18:39:30 21/09/01 $ 0,05 0:00:59 21:05:35 21:06:34 22/09/01 $ 0,05 0:01:07 15:28:24 15:29:31 22/09/01 $ 0,09 0:04:58 19:07:03 19:12:01 22/09/01 $ 0,05 0:00:11 19:22:41 19:22:52 22/09/01 $ 0,05 0:01:34 19:23:22 19:24:56 22/09/01 $ 0,05 0:00:15 19:27:33 19:27:48 23/09/01 $ 0,14 0:10:04 11:24:48 11:34:52 24/09/01 $ 0,05 0:00:08 9:12:38 9:12:46 24/09/01 $ 0,09 0:06:49 20:31:09 20:37:58 25/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:12:51 9:12:58 25/09/01 $ 0,05 0:00:40 11:26:32 11:27:12 25/09/01 $ 0,05 0:00:13 11:44:21 11:44:34 25/09/01 $ 0,05 0:00:09 23:56:19 23:56:28 26/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:12:24 9:12:31 26/09/01 $ 0,09 0:02:19 11:35:23 11:37:42 26/09/01 $ 0,05 0:00:08 23:02:29 23:02:37 F Numero 4693881 4660671 4694898 4694898 4694898 4694898 4602096 4539695 4694898 4693881 4694898 4660671 4660671 4693881 4660571 4660671 4660671 4693881 4694898 4693881 4694898 4602096 4693881 4694898 4694898 4602096 4694898

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

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29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 28/09/01 29/09/01 29/09/01 30/09/01 30/09/01 30/09/01 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,23 0,05 0,09 0,09 0,09 0,05 0:00:07 0:00:10 0:02:48 0:01:46 0:00:13 0:08:45 0:00:08 0:06:34 0:06:38 0:07:47 0:00:18 9:19:07 10:20:27 20:44:13 22:04:38 22:28:38 11:41:20 10:02:37 13:30:25 9:52:21 10:52:50 21:04:45 9:19:14 10:20:37 20:47:01 22:06:24 22:28:51 11:50:05 10:02:45 13:36:59 9:58:59 11:00:37 21:05:03 4694898 4694898 4831814 4831814 4694898 4693881 4694898 4693881 4693881 4660671 4693881

Creacin de la Tabla Dinmica paso por paso En un libro nuevo, nos ubicamos en una hoja que llamaremos Resumen General. Colocamos el selector en la celda B4. Men- Datos- Asistente para tablas y grficos dinmicos. Paso 1 de 3 Activar Rangos de consolidacin mltiple Paso 2 de 3 Activar Campos de paginas personalizadas Esta accin nos permite insertar los nombres de elementos del campo en la tabla, en nuestro caso los destinos que se encuentran en hojas separadas Pulsar Siguiente Paso 2b de 3 Dnde estn los rangos de hoja de calculo que desea consolidar ? Pulsar Examinar En este caso se ubica el archivo del nuevo libro, para realizar esta operacin, en primer lugar se debe conocer de antemano, el nombre de la hoja donde se ubica la primer lista a consolidar y el Rango a emplear para obtener los datos. En todos los casos los datos que nos interesa para ejecutar la tabla corresponden a las columnas Fecha, Importe y Duracin. En el recuadro Rango, debemos dejar el nombre solamente del libro, encerrado por corchetes, y agregarle el nombre de la hoja con el rango respectivo, quedando de la siguiente manera [Totales generales.xls]Celular!$A$1:$C$15 Pulsar Agregar Y se incorpora a la pantalla Todos los rangos Pasamos a Cuantos campos de pagina desea ? En nuestro caso 1 Activar 1 Se activa el casillero Campo uno Introducir Celular Manteniendo seleccionado el rango de datos al que se asocia

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Volver a realizar toda la operacin desde un principio para la segunda lista en nuestro caso Correo. Completada la operacin la pantalla del asistente presente el siguiente panorama.

Muestra cierta variacin en los datos de rangos por cuanto estn extrados de una tabla ejecutada en Excel, pero el procedimiento no varia Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 diseo Excel ofrece el siguiente esquema de ubicacin Pagina Fila Columna Datos Pagina 1 Fila Columna Contar valor

En Pagina 1 ubica los destinos Fila Las fechas en su totalidad Columna Los dos elementos a calcular en Datos Importe y Duracin Datos Contar Importe y Duracin

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En este caso vamos a producir unos cambios en la ubicacin y configuracin de campos. Ubicando los elementos de la siguiente manera Pagina Fila Fila Pagina 1 Columna Columna Datos Configurar el campo a Sumar valor

Por ultimo en Opciones- Opciones de Tabla dinmicaDesactivar Totales generales por fila Esto se realiza, por cuanto en este caso sumaria Importe con Duracin. Paso 3 de 3 Finalizar Una vez ejecutada la tabla, dar Formato- Celda a la columna Duracin con Hora y a Importe con Moneda, quedando de la siguiente manera A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Fechas Suma de Valor Destino Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas Total general (Todas) Columna Duracin Importe 00:35:32 $ 1,00 04:22:44 $ 4,40 11:56:53 $ 5,03 00:29:42 $ 8,42 01:19:44 $ 2,59 18:44:35 $ 21,44 B C D

Como se puede apreciar para darle otra caracterstica, se suplanto Fila, por Fechas y Pagina 1, por Destino Se puede observar que la tabla ofrece distintas opciones para producir el filtrado de datos respectivos En Fechas: permite emplear la totalidad de las fechas para realizar los clculos como en el caso del ejemplo, o una fecha en particular que se selecciona en una lista desplegable que posee al pulsar el selector. Destino: Permite desplegar y desactivar los destinos que no se deseen obtener datos. Columna : Permite obtener la totalidad de las opciones, Duracin e Importe o desactivar alguna de ellas, en caso de querer obtener una informacin parcial. Ejemplo empleando la misma tabla aplicada a una fecha determinada en este caso 26/09/01

A 1 2 3 4 5 Fechas

C 26/09/01 Columna Duracin

D mircoles

Suma de Valor Destino

Importe

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6 7 8 9 10 Celular Correo Internet Urbanas Total general 0:01:53 1:09:26 2:33:29 0:02:34 3:47:22 $ 0,10 $ 0,99 $ 1,13 $ 0,19 $ 2,41

Observando la tabla dinmica se puede apreciar en la celda D2, el da de la semana que corresponde a la fecha seleccionada, cosa que en la tabla anterior figura en blanco. Esto es un agregado que se crea en la celda respectiva con la incorporacin de la siguiente funcin D2=SI(C2=(todas;;SI(DIASEM(C2;1)=1;domingo;SI(DIASEM(C2;1)=2;lunes; SI(DIASEM(C2;1)=3;martes;SI(DIASEM(C2;1)=4;mircoles; SI(DIASEM(C2;1)=5;jueves; SI(DIASEM(C2;1)=6;viernes;sbado))))))) Otro dato importante de comprobar es la coincidencia entre las dos tablas ejecutadas por un lado empleando una lista compacta, en lo que respecta a totales generales, e individuales para cada destino y las tablas empleando la opcin de Rango de consolidacin mltiples, en este ultimo caso se selecciono la misma fecha que en el caso anterior Actualizar la Tabla Dinmica En todos los casos de ejecucin de tablas dinmicas vistos hasta el presente, de producirse alguna modificacin en las listas o bases de datos, origen de la creacin de la tabla, es necesario actualizarlas. Esta operacin se realiza de 2 formas: 1 Seleccionar una celda de la tabla. Men-Datos- Pulsar Actualizar datos 2 Clic sobre la tabla con el botn derecho y pulsar Actualizar datos

GRAFICO DINAMICO (con tabla dinmica) Vamos a desarrollar otro punto referente a las posibilidades que presenta el Asistente para tablas y grficos dinmicos, como son los grficos dinmicos a partir de una tabla dinmica. Para realizar el ejemplo vamos a emplear en primer lugar la tabla dinmica de totales realizada a travs de Rangos de consolidacin mltiple. Ejecucin 1 Seleccionar una celda de la tabla y pulsar una ves con el botn derecho del Mouse. Se despliega una lista donde se selecciona: Grafico dinmico 2 Pulsar sobre Grafico dinmico Excel automticamente ofrece un grafico: Tipo estndar- tipo de grafico Columnas Subtipo de grafico: Columna apilada Como con este grafico no representa en su conjunto lo expresado en la tabla, debemos cambiar el tipo de grafico. 1 Con el Mouse, pulsar sobre el grafico con el botn derecho, desplegndose una lista. 2 Seleccionar y pulsar sobre Tipo de grafico Adoptamos Tipos personalizado Tipo de grafico Lneas en dos ejes Se obtiene un grafico de lneas con dos ejes de valores, uno de Duracin y otro de Importe

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El aspecto del grafico luego se modifica a gusto. Sobre la lnea de Importe se pulsa doble con el Mouse. Esta operacin despliega en pantalla una serie de botones que corresponden a:

Formato de serie de datos Con el botn Tramas se modifica, Estilo y Grosor de la lnea Con el botn Rtulos de datos activar Mostrar valores Volcando cada valor en la interceptacin correspondiente. Idntica operacin se realiza con la lnea que representa Duracin

Podemos observar como los datos de Importe y Duracin, se corresponden con el destino en el grafico, segn se expresa en la tabla dinmica. Tambin en el grafico se puede observar 3 botones, como sucede en la tabla dinmica, para producir el filtrado de datos, por eso el nombre de Grafico dinmico. Botn Fecha: Agrupa o selecciona una fecha determinada. Botn Columna: Permite graficar Duracin e Importe, o elegir uno de ellos. Botn Destino: Permite todos o optar por uno de los destinos.

Para observar el comportamiento del grafico, vamos a producir el filtrado, en correspondencia con el producido en la tabla dinmica, es decir, vamos a seleccionar la fecha 26/09/01 y producir el filtrado en el grafico.

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CICLO I-2011 Impresin de un documento de Excel

Como cualquier programa Excel dispone de opciones que permiten imprimir los documentos propios del programa: hojas de clculo, grficos y macros. Antes de imprimir siempre es aconsejable definir el rea de impresin y preparar la pgina para la impresin.

Establecer rea de impresin Para imprimir en Excel primero hay que definir el rea de impresin. Seleccione el rango de celdas que quiera imprimir. Con las celdas ya seleccionadas selecciones diseo de pgina y pulse rea de Impresin, le aparecern dos opciones seleccione Establecer rea de impresin. Cuando ordene al programa que imprima siempre imprimir el rea de impresin que est definida. Para borrar el rea de impresin seleccione diseo de pagina|rea de impresin y seleccione Borrar rea de impresin. Preparar pgina Pgina En esta carpeta se selecciona todo lo referente a la pgina, su orientacin, cmo se encaja el cuadro de Excel en la pgina, el tamao de la pgina en la que se va a imprimir. -Orientacin: vertical o apaisada del papel al imprimir. -Escala: permite la opcin de aumentar o reducir el tamao de la hoja de clculo con respecto a la pgina, segn sea mayor o menor de 100.

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Mrgenes Aqu se determinan los mrgenes del documento y cmo se centra el cuadro con respecto a los mrgenes. Tambin se configura el tamao del encabezado y del pie de pgina.

Encabezado /pie Por defecto en todos los documentos de Excel por defecto sale en el encabezado el nombre del documento y en el pi de pgina el nmero de hoja. De modo que antes de imprimir conviene retocar el encabezado y el pie si no nos interesa que aparezcan as. Presionando sobre Personalizar encabezado/pie de pgina aparecer una ventana en la que se pueden realizar los cambios.

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Hoja Desde esta ventana tambin es posible definir el rea de impresin. Sin cerrar la ventana seleccione el rango de celdas que desee imprimir, o escriba directamente las referencias sobre el cuadro. Tambin sin cerrar la ventana seleccione con el ratn las filas y columnas que quiera que aparezcan repetidas en cada una de las pginas del documento. Dentro de Imprimir puede elegir entre todas estas opciones: -Lneas de divisin: tiene la opcin de elegir si quiere que aparezca la cuadrcula que separa las celdas de Excel. -Notas: los comentarios ocultos de las celdas tambin se pueden imprimir eligiendo esta opcin. -Calidad de borrador: la impresin ser ms rpida pero la calidad resultante ser muy baja. -Blanco y negro: a veces si la impresora es en blanco y negro, el imprimir en color resulta muy confuso, sin embargo si la orden de impresin se le da en blanco y negro las tonalidades se distinguen perfectamente. -Encabezado de Filas y Columnas: activa/desactiva la impresin de la hoja con los nombres de identificacin de filas y columnas (1,2,3...o A,B,C...). El orden de las pginas es necesario cuando hay varias pginas. Elija el orden que le resulte ms cmodo. En todo momento se pueden visualizar los cambios efectuados pulsando el botn Presentacin Preliminar. Tambin se puede dar la orden de Imprimir si todo es correcto. Presentacin Preliminar Esta opcin ahorra mucho tiempo ya que se puede ver el documento como si realmente estuviera impreso sin la necesidad de hacerlo. Desde aqu puede acceder a preparar pgina para realizar cambios, y tambin a los mrgenes y desde all volver aqu para comprobarlo. Si quiere ver algn elemento con ms detalle pulse zoom y mueva el ratn sobre la hoja, el cursor se convertir en una lupa con un smbolo +, haga clic sobre la zona que quiera ampliar. Para volver a ver la hoja en las proporciones anteriores vuelva a hacer clic con el ratn sobre la pgina. Imprimir En este cuadro de dilogo deber seleccionar la impresora en la que quiere imprimir. Seleccione lo que quiere imprimir, y el nmero de copias que quiere hacer. Cuando ya tenga todo listo, pulse el botn aceptar.

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