Caractersticas de la informacin Artculos - Negocios Electrnicos

En el afn de establecer sistemas de informacin para toma de decisiones que generen resultados, se escatima esfuerzo en disear exactamente qu se entiende por informacin y en cumplir con las cinco caractersticas requeridas de tal manera que sta informacin cumpla con su objetivo.

Mucho se ha escrito sobre el cambio de la era industrial a la era del conocimiento, era esta manejada casi que en su totalidad inicialmente por el acceso a la informacin y ms recientemente por el uso que se le de a la informacin. En el afn de establecer sistemas de informacin para toma de decisiones que generen resultados, se escatima esfuerzo en disear exactamente qu se entiende por informacin y en cumplir con las cinco caractersticas requeridas de tal manera que sta informacin cumpla con su objetivo. En primer lugar, la informacin debe estar actualizada, lo que implica que sta es capturada cuando se genera y no un tiempo despus mediante procesos adicionales. Es decir, cuando se factura en un almacn, se debe descargar del inventario y contabilizar con la misma transaccin (no necesariamente en tiempo real, pero no debe involucrar procesos manuales adicionales). Tambin debe haber una conectividad con entidades externas como clientes, proveedores, entidades de gobierno entre otras, de tal manera que la informacin que deba circular por fuera de la empresa, tambin lo haga de manera gil permitiendo la actualizacin permanente. Ante tanta informacin disponible, la que se presente para tomas de decisiones debe ser relevante, es decir, ni ms ni menos que la necesaria. Para poder proveer la cantidad exacta de informacin, se debe contar con sistemas que permitan tener anlisis a diferentes niveles de detalle: unas bases de informacin consolidada para la gestin, y unas bases de informacin de produccin para el manejo de las transacciones. Se debe proveer el mecanismo ms gil disponible para el acceso a esta informacin y garantizar que haya conectividad entre las diferentes bases de informacin. La velocidad de los negocios exige una oportunidad en esta informacin, lo que implica tener una alta velocidad de acceso a la informacin la cual se puede proveer con conexiones permanentes en "lnea" a las bases de datos. Adicionalmente, la oportunidad exige disponibilidad de alto nivel, lo que ocasiona el establecimiento de planes de continuidad que garanticen el acceso a la misma. Si bien es importante el manejo de la cantidad de la informacin y el acceso a la misma, es tal vez ms importante la calidad de la informacin que se presente en sus niveles de confiabilidad. Es decir, qu tanto se puede creer en la informacin que se est recibiendo. Afortunadamente este factor se disea mediante la implementacin de procesamiento

automtico de informacin, establecimiento de seguridades a diferentes niveles, y la auditabilidad de las actividades, especficamente identificando quin hizo qu, cuando y desde donde. Las bases de datos actualmente proveen herramientas como la integridad referencial, sin embargo si no hay conciencia en la necesidad de la calidad sobre la velocidad o facilidad de uso para el usuario, es probable que el sistema de informacin quede produciendo a altas velocidades cifras irrelevantes que ocasionen errores en las decisiones. La ltima caracterstica necesaria es que la informacin pueda ser explicable. Es decir, se debe poder ver a todos los niveles de detalle el origen de toda informacin. Para cada total, se tienen tambin los valores de los componentes de estos totales. Adems se deber poder analizar la informacin en el tiempo por lo que se requiere acceso a la informacin tanto presente como histrica. No es difcil planificar estas caractersticas dentro de un sistema de informacin si se contemplan desde el inicio. Es extremadamente complejo tratar de incorporarlas en sistemas ya existentes que non permiten este tipo de ajustes, o que hacerlos costara ms que reemplazar el sistema.