CONTABILIDAD MERCANTIL

Todos los comerciantes estn obligados a mantener un sistema de contabilidad de acuerdo con las disposiciones del propio cdigo de comercio. El comerciante est obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podr llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registros, y procesamientos que mejor se acomoden a las caractersticas particulares del negocio, pero en todo caso deber satisfacer los siguientes requisitos mnimos: a) Permitir identificar las operaciones individuales y sus caractersticas. b) Permitir seguir la huella desde las operaciones individuales hasta las cifras finales de las cuentas y viceversa. c) Permitir la preparacin de los estados que se incluyan en la informacin financiera del negocio. El comerciante deber conservar debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones. Todo comerciante est obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mnimo de 10 aos. El empresario mercantil est obligado a llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronolgico de sus operaciones, as como la elaboracin peridica de balances e inventarios, y formular al cierre de cada ejercicio las cuentas anuales de su empresa, que comprenden el balance, la cuenta de prdida y ganancia , las cuales han de redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa. La contabilidad no es solo indispensable para el empresario a efectos internos, en tanto que ha de permitirle la fcil y rpida verificacin de la marcha real de su actividad profesional, sino tambin para su desenvolvimiento en el mercado, convirtindola en elemento necesario para la gestin de su endeudamiento. Los libros de contabilidad no se depositan sino que se legalizan. La legalizacin consiste en presentar los libros obligatorios (libro de inventarios y balances y libro diario) en el registro mercantil que corresponda al domicilio social de la empresa para que sean sellados y taladrados por el registrador mercantil. La legalizacin de los libros: Esta debe realizarse dentro del plazo mximo de los 30 das naturales posteriores al cierre de la contabilidad. El cierre de la contabilidad debe hacerse dentro del plazo de los 90 das naturales posteriores a la fecha de cierre del ejercicio econmico. El depsito de las cuentas anuales no puede

realizarse hasta que las mismas hayan sido aprobadas por la junta general de socios. La junta general de socios se ha de realizar dentro de los seis meses naturales siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Las cuentas anuales (balance de situacin, cuenta de perdidas y ganancias, memoria contable y cuadro de financiacin) se presentan a depsito en el registro mercantil del domicilio social de la empresa. Para la presentacin de las cuentas anuales deben ajustarse al formato aprobado por el registro mercantil central. La memoria contable incluida en el libro de inventarios y balances legalizado puede diferir de la memoria contable incluida en las cuentas anuales depositadas. Esto es as por que la primera todava no est aprobada por la junta de socios. La junta general puede modificar el contenido de la memoria al variar, por ejemplo, los criterios de distribucin de resultados, los criterios de clculo de las amortizaciones, las dotaciones a provisiones, etc. El libro auxiliar est diseado para describir cada uno de los movimientos de una cuenta en forma detallada. Utilizar como ejemplo la cuenta bancos. Una empresa puede tener cuentas en varios bancos, y para llevar un control de cada banco crea un auxiliar para cada uno de ellos, en el auxiliar van todos los registros y movimientos que suceden en el banco, consignaciones, retiros, cheques, pago de intereses, as se hace con la cuenta que tu quieras, cualquiera, aunque generalmente se lleva auxiliar en las cuentas con mayor movimientos. Partes del auxiliar: tiene 5 partes o campos, uno donde va la fecha del registro, otro el concepto de ese registro, si es el giro de un cheque para pago de nmina o si fue una consignacin de un cliente, lo que se coloca en el concepto, luego un campo para los dbitos (lo que ingresa), luego un campo para los crditos (salidas, ejemplo un pago a proveedores) y un campo para el saldo que queda, el saldo mas entrada, menos salida, da un nuevo saldo y as sucesivamente. De esta manera se registra cada una de las operaciones realizadas con ese banco. El ttulo de ese libro ser el nombre del banco. El libro mayor es un poco diferente, en l se consigna el resumen (saldo) de un periodo (mes) de todas la cuentas, en este libro solo se colocan las cuentas reales o de balance, es decir las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Tiene las siguientes partes: nmero del periodo, saldo anterior, movimiento y nuevo saldo, saldo anterior es el saldo que viene del periodo anterior, el movimiento es el saldo de la cuenta en ese periodo, y el nuevo saldo resulta de sumarle o restarle el saldo de la cuenta al saldo anterior. Recuerda que siempre para

cada concepto (saldo anterior, movimiento y nuevo saldo) hay campos dbito y crdito, el dbito lo aumenta y el crdito lo disminuye. En lo referente al tema de la contabilidad mercantil, el cdigo de comercio colombiano establece lo siguiente: Artculo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artculo 33 El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el Sello de la oficina. Artculo 34 En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas. Artculo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formacin. Se prohbe a los comerciantes: 1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4. Borrar los asientos o partes de ellos.

5. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Artculo 37 Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarn en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Artculo 38 Los libros llevados con arreglo a los artculos anteriores podrn hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros slo harn fe contra su dueo; pero la otra parte no podr aceptar lo favorable sin admitir tambin lo adverso que ellos contengan. Artculo 39 Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Artculo 40 No se podr hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si stos estn o no arreglados a las prescripciones de este Cdigo. Artculo 41 Tampoco podr acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestacin y examen general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesin universal, comunidad de bienes, liquidacin de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso. Artculo 42 En el curso de una causa podr el Juez ordenar, aun de oficio, la presentacin de los libros de comercio, slo para el examen y compulsa de lo que tenga relacin con la cuestin que se ventila, lo cual deber designarse previa y determinadamente; pero no podr obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros. Artculo 43 Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender, y ste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal podr deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que resulte de los libros de ste, si fuere comerciante y aqullos estuvieren llevados en debida forma. Artculo 44 Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del ltimo asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sern clasificadas y conservadas durante diez aos.

INTRODUCCIN

La contabilidad es uno de los aspectos de mayor importancia dentro de las organizaciones, puesto que de acuerdo al control que se tenga en el manejo de las finanzas, as ser la utilidad que se genere. En el siguiente trabajo, enfocaremos la importancia de la contabilidad en lo que se refiere a lo establecido por la ley de la forma cmo se debe llevar.

OBJETIVOS

GENERAL: Establecer la importancia que tiene la contabilidad en las organizaciones

ESPECFICOS: Aplicar la contabilidad segn las normas establecidas por la ley Conocer los principios que se deben tener en cuenta para llevar la contabilidad en una empresa.

CONTABILIDAD MERCANTIL

INTEGRANTES:

LORENA ATENCIA DAZ CARLOS MEZA CELINS EVELIS PREZ SIERRA ENRRIQUE MEJA DE LA PARRA LUIS MOLINA RAMREZ RUBEN RAMREZ MEZA

TUTOR: TOMAS PINEDA ZABALETA

CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE IAFIC DERECHO COMERCIAL IV SEMESTRE OCTUBRE DEL 2009 GALERAS - SUCRE