CDIGO: NF-01

NORMA FUNDAMENTAL

VERSIN: 01 FECHA: 10-Abril-2010

TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidad 4. Normas y Documentos de Referencia 5. Definiciones y Trminos 6. Desarrollo 7. Anexos 8. Control de los Cambios

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1. Objetivo Establecer lineamientos generales y especficos acerca de la elaboracin y/o edicin de documentos elaborados por la empresa, asignacin de cdigos y definir la estructura de contenido de los diferentes tipos de documentos. 2. Alcance Este documento describe desde los aspectos de forma y redaccin de los documentos hasta el contenido del mismo, las directrices dadas en este documento aplican para la elaboracin y/o edicin de los documentos de la empresa. 3. Responsabilidad Administrador del sistema de gestin integrado 4. Normas y Documentos de Referencia Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestin de la Calidad - Requisitos. Norma NTC-ISO 9000:2000. Sistema de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario. Norma NTC-ISO 10013. Gua para la elaboracin de la documentacin

5. Definiciones y Trminos Editar un documento del SGI: Publicar un documento a travs de los medios establecidos, una vez desarrollado o modificado el contenido del mismo, de acuerdo con los requerimientos comunes para toda la documentacin del Sistema de Gestin integrado. Usuario del documento: Persona que requiere el documento durante la realizacin de su trabajo. SGI Sistema de Gestin Integrado: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad, ambiental y seguridad y salud ocupacional. (para este caso). Regido bajo las NTC ISO 9001/2000; 14001/2004 y OHSAS 18001/2007 Plan integrado: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico. Manual integrado: Documento que especifica el sistema de gestin de una organizacin.

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Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NTC 9000/2000. Documento: Informacin y su medio de soporte. NTC ISO 9000/2000. Formato: Documento diseado para consignar el cumplimiento de los requerimientos del Sistema de Gestin integrado Instructivo: Documento que indica paso a paso las acciones que se deben realizar para llevar a cabo una actividad Documento Gerencial: Directrices y/o polticas emitidas por la gerencia Documentos Internos: Es todo aquel documento generado por la empresa, vinculado al sistema de gestin de la calidad, los cuales se controlan y codifican de acuerdo con lo establecido en la Norma Fundamental y el Procedimiento para el Control de Documentos.. Documentos Externos: Documento no elaborado en la empresa, que afecta el desarrollo de los procesos incluidos en el Sistema de Gestin de la Calidad. Matriz: Esquema que representa la interrelacin entre variables definidas para un propsito especfico.

6. Estructura documental la estructura de la documentacin del sistema de gestin integrado est dada por la siguiente pirmide.

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6.1 Condiciones Generales a. Planificacin o solicitud: Todo empleado de la empresa puede solicitar la elaboracin o edicin de un documento determinado a la administracin de los sistemas de gestin integrado, a travs de los responsables de proceso. b. Asignacin: la administracin de los sistemas de gestin en equipo con el responsable del proceso elaborara o designara un responsable de la elaboracin, revisin y aprobacin del documento c. Todos los documentos deben cumplir con los requisitos dados en este documento 6.2. Presentacin del documento La elaboracin de los documentos se debe realizar en idioma espaol, los verbos nunca deben presentarse en tiempo pasado y el tipo de fuente debe ser arial 6.2.1. Portada Los procedimientos, instructivos, planes de calidad y manuales del Sistema de Gestin integrado, tienen una portada en la primera pgina, con la siguiente presentacin: a) Encabezado: Contiene los siguientes datos: Logo de FLOPLASCOL LTDA. Ttulo indicando el tipo de documento Fecha: Mes, da y ao en que fue aprobada y entra en vigencia la versin correspondiente del documento. Cdigo del Documento: Segn se explica en el numeral 6.3. de sta Norma Fundamental Versin: Indica el nmero de veces que el documento se ha modificado y aprobado. El documento original queda registrado como versin uno (001).

Presentacin del encabezado FECHA: CARACTERIZACIN CODIGO: CP01-03 VERSIN: 001

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b) Tabla de contenido: en ella se indican los tems que conforman el documento. CONTENIDO Dos interlineas 1. OBJETIVO 1.1.OBJETIVO GENERAL 1.2.OBJETICO ESPECIFICO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES ANEXO 1 PAG 2 5 6 7 8 15

c) Pie de pgina: Lo caracteriza CONTROL DEL DOCUMENTO, que contiene las personas responsables de la Elaboracin, Revisin y Aprobacin del Documento. Elaborado por: Fecha: Revisado por: Fecha: Elaborado por: Fecha:

Los formatos no tienen portada, solamente tienen encabezado con la siguiente presentacin: FECHA: PROCEDIMIENTO CODIGO: P01-03 VERSIN: 001 6.2.2. Dems pginas del documento: En cada pgina del documento en la parte superior izquierda, primera lnea, va el ttulo del documento y en la superior derecha la palabra 'Pgina', seguida del nmero de la pgina, la palabra 'de' y a continuacin el nmero total de pginas del documento. 6.3. Codificacin de los documentos El cdigo de los documentos es alfanumrico y se asigna de acuerdo con la siguiente metodologa:

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TIPO DE DOCUMENTO Una o Dos letras maysculas que indican el tipo de documento segn la siguiente tabla

PROCESO AL QUE CORRESPONDE Un numero de dos dgitos que identifica el proceso al que corresponde, segn codificacin en el mapa de procesos de FLOPLASCOL LTDA

CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO Un nmero de dos dgitos que indica el consecutivo del documento y que inicia en 01

Nota: El tipo de documento con su consecutivo se separa del proceso al que corresponde con un guin. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO M: Manual P: Procedimiento I : Instructivo DG: Documento Gerencial Ejemplo de codificacin de documentos: P03-01 Corresponde a un procedimiento al proceso cuyo cdigo es el nmero 03 en el mapa de procesos. Y cuyo consecutivo es 01 I05-07 Corresponde a un instructivo con consecutivo 05 y que pertenece al proceso cuyo cdigo es el nmero 07 en el mapa de procesos F: Formato NF: Norma Fundamental CP: Caracterizacin PL. Plan

La Norma Fundamental y la Caracterizacin de Proceso, por ser documentos nicos, su codificacin es diferente por cuanto no requieren de consecutivo. Ejemplo: NF-XX Corresponde a la Norma Fundamental la cual pertenece al proceso de Administracin de los Sistemas de Gestin, identificado con el nmero XX en el mapa de procesos. CP-01 Corresponda a la Caracterizacin del Proceso de Identificacin de Necesidades, el cual est identificado con el nmero 01 en el mapa de procesos. Estos documentos aplicaran como los dems identificados en el SGC, con el control de Documento y Control de Cambios 6.4. Contenido de los Documentos A continuacin se relacionan los contenidos mnimos de cada tipo de documento:

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CAPTULO

CARACTERIZACION

PROCEDIMIENTO

INSTRUCTIVO

MANUAL

PLAN

1. Objetivo 2. Alcance 3. Control del Documento 4. Responsabilidad 5 Normas y documentos de referencia 6. Definiciones y trminos 7. Desarrollo 8. Anexos 9. Control de los Cambios

X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

- Objetivo: Describe el propsito del documento e inicia con un verbo en infinitivo. - Alcance: Establece los procesos en donde aplica el documento e indica desde y hasta dnde comprende. - Responsabilidad: Indica el cargo de la persona o personas responsables de asegurar la ejecucin de lo dispuesto en el documento. - Normas y documentos de referencia: Son documentos que estn ligados al documento que se elabora y que sirven de base o apoyo para comprenderlo. Enuncia las normas, instructivos u otros referentes bibliogrficos para aplicar o ampliar la informacin del documento. - Definiciones y trminos: Relaciona las definiciones y trminos que se consideren necesarios y relevantes para la comprensin y aplicacin del documento, as como tambin aquellos que sean diferentes al uso rutinario o que su significado se haya modificado. - Desarrollo: Describe en forma secuencial y detallada el contenido del documento. Puede estar constituido de tres partes: Condiciones generales, flujo grama y matriz. Condiciones generales: En caso de ser necesario, se presentan algunos aspectos generales que se consideren relevantes para una mayor claridad del documento. - Flujo grama: Corresponde a la descripcin grfica de la actividad o proceso de acuerdo con los siguientes smbolos:

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SMBOLO

DESCRIPCIN Indica inicio o fin del proceso o actividad Indica actividad Indica decisin. Indica la secuencia o flujo del proceso

Matriz detallada: Se puede utilizar la siguiente matriz para describir la actividad o el proceso que se est documentando:
Actividad Descripcin de la Actividad Responsable Registro

Actividad: Tarea o accin requerida para lograr un resultado. Su redaccin se inicia con un verbo en infinitivo. Descripcin de la actividad: Breve explicacin de las tareas que se llevan a cabo para realizar la actividad. Responsable: Cargo de la persona encargada de ejecutar la actividad. Registro: Referencia el documento donde se evidencia el cumplimiento de la actividad. - Anexos: Incluye todos los documentos generados en el desarrollo del procedimiento tales como: formatos, tablas, figuras, diagramas y otros documentos que sirvan de apoyo para la ejecucin del mismo. - Control de los Cambios: Incluye una tabla para su control la cual contiene informacin relacionada con la versin del documento, la fecha de aprobacin, la descripcin de los cambios realizados y el nombre y/o cargo de quien los solicito. 7. Anexos No aplica 8. Control de los cambios
Modificaciones: Solicitadas por: Elaboradas por: