El intercambio de conocimientos y el aprendizaje de experiencias:

Manual de capitalizacin

ACF - Colombia

Kristin Lindell
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DISPOSICIONES LEGALES
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Esta informacin: Es exclusivamente de caracter general y no se refiere a ninguna situacin particular de persona fsica o jurdica. No pretende ser completa, exhaustiva, exacta o actual. En ocasiones se refiere a documentos o lugares externos fuera del control y de la responsabilidad de ACF. No constituye aviso legal de forma rigurosa

La presente clusula de exencin de responsabilidad no pretende limitar la responsabilidad de ACF frente a la normativa nacional que sea de aplicacin, ni eximir su responsabilidad en aquellos casos en los que no se pudiera, segn la legislacin vigente.

AGRADECIMIENTOS:
La elaboracin de este documento no hubiera sido posible sin el apoyo de Mara Bernrdez y Julien Jacob del departamento de Seguridad Alimentaria y Medios de Vida de ACF - E. Su investigacin, comentarios editoriales y consejos fueron esenciales para su finalizacin. Adems la autora quiere agradecer a: Jimena Peroni, para su colaboracin entusiasta Elisa Domnguez y Christophe Breyne por sus sugerencias en cuanto al mejoramiento del manual Todas las misiones, cuyos proyectos anteriores de capitalizacin facilitaron la redaccin de este manual.

ACRNIMOS
ACF ACF-E GCP ToR Action Contre la Faim- Internacional Accin Contra el Hambre - Espaa Gestin del Ciclo de Proyecto Trminos de Referencia

NDICE
A. Disposiciones Legales B. Agradecimientos C. Acrnimos D. Introduccin E. Resmen ejecutivo F. Introduccin a los conceptos de capitalizacin Que es capitalizacin? El vnculo entre capitalizacin y evaluacin Porqu es importante la capitalizacin? G. Introduccin a los mtodos de capitalizacin H. El mtodo bsico de capitalizacin FASE 1: Condiciones preliminares FASE 2: La planificacin FASE 3: La ejecucin FASE 4: La publicacin y la difusin I. Conclusin J. Bibliografa K. Anexo 1: Formato modelo de capitalizacin L. Anexo 2: Formulario de capitalizacin 2 3 4 6 8 11

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D. INTRODUCCIN:
Accin Contra el Hambre es una organizacin humanitaria profesional dedicada a la lucha contra el hambre y la desnutricin. El siguiente manual, que fue elaborado en la sede de ACF-E, sirve como un gua de capitalizacin para las misiones y departamentos tcnicos de ACF. Como una organizacin que lucha contra el hambre y la desnutricin, nos preocupa la calidad de nuestras intervenciones. Pensamos que la difusin de unas herramientas para los equipos trabajando en distintos pases es esencial para la mejora de nuestro trabajo tcnico y el impacto de nuestras intervenciones en el terreno. Este manual debe ayudarnos fortalecer nuestros conocimientos y capacidades para responder a las necesidades en el terreno a travs de la capitalizacin de experiencias. Podemos decir que este manual representa la sntesis de varias etapas previas. Primero, es el resultado de una serie de iniciativas de capitalizacin que han ido ocurriendo en los ltimos aos en las sedes de ACF y en el terreno. Adems, la necesidad de capitalizar parte del personal en el terreno, quienes, desde sus observaciones, sugirieron la necesidad de mejorar nuestros procesos de aprendizaje como una organizacin y fortalecer el intercambio de experiencias y metodologas entre contextos distintos. En segundo lugar, este manual refleja la necesidad de mejorar nuestro trabajo profesional y nuestro impacto en los beneficiarios a atravs de un anlisis critico de nuestras experiencias. Estos conocimientos, de hecho, no solamente sern tiles para ACF pero tambin para los donantes, beneficiarios, contrapartes locales y otros actores. Finalmente, este documente est estrechamente vinculado con la poltica de investigacin de ACF1. Como describe esta poltica, ACF est dedicada a mejorar las condiciones de vida de las poblaciones ms vulnerables a travs de sus programas y proyectos. Adems el objetivo especfico de esta poltica es mejorar las capacidades tcnicas y operacionales en el terreno as que el desarrollo tcnico representa una de las maneras mediante la cual ACF pretende lograr estos objetivos. Este desarrollo busca aumentar continuamente la calidad y el impacto de las misiones a travs de la capitalizacin, la difusin de investigaciones y la explotacin del conocimiento. El desarrollo tcnico busca aplicar la solucin tcnica ms adecuada a sus proyectos a travs del desarrollo interno y externo de las metodologas. Cada misin juega un papel importante en este proceso ya que son ellos los actores principales del ciclo de desarrollo tcnico.

Para ms informacin vase de documento de posicionamiento: Poltica de Investigacin ACF-IN, 2008.

Este manual especficamente sirve para la facilitacin de la segunda fase de este ciclo donde las misiones realizan capitalizaciones o un proceso de aprendizaje basado en la experiencia. En esta fase en particular, se requiere a las misiones realizar la documentacin, evaluacin y diseminacin de sus lecciones aprendidas para mejorar la calidad y el impacto de futuras intervenciones. Como consecuencia, este manual tambin juega un papel fundamental en el desarrollo tcnico a travs del fortalecimiento de la capacidad para realizar proyectos de capitalizacin dentro del marco de ACF. El manual nos ayudar en la construccin de evidencias para demostrar por qu y cmo una metodologa en concreto, una intervencin, estrategia o actividad entre otras experiencias fueron o no exitosas. En conclusin, este manual resulta de las observaciones de nuestro personal en el terreno, la necesidad de mejorar el impacto positivo en las poblaciones beneficiarias, y el ciclo de desarrollo tcnico. Representa un avance significativo en cuanto al aumento de nuestro impacto y capacidades tcnicas ya que nos ayudar recopilar, gestionar y analizar las experiencias y lecciones aprendidas de nuestras experiencias en el terreno. Y por ltimo, uno de sus objetivos ms importantes es fomentar la difusin de los resultados para poder transferir nuevos conocimientos y experiencias a otros contextos.

ACF - Guatemala

E. RESMEN EJECUTIVO
El objetivo de este manual es proporcionar a las misiones en el terreno una herramienta que facilite el proceso de capitalizacin. En este manual nos centraremos en una metodologa que nos ayude a analizar nuestras experiencias a travs de la descripcin de lo que ocurri, cmo ocurri y por qu. La metodologa tambin nos ayudar a describir las lecciones aprendidas, mejores prcticas y recomendaciones de la experiencia que queremos capitalizar. El propsito de un proyecto de capitalizacin es difundir el conocimiento y la experiencia. Adems pretende que esta informacin sea til para nuestro personal y para otros actores en los procesos de ACF. El anlisis continuo que requiere la capitalizacin nos ayuda lograr nuestra meta de mejorar el impacto en las poblaciones de beneficiarios como una organizacin humanitaria.

ACF - Azerbaijan

En este manual, nos enfocaremos en el Mtodo Bsico de Capitalizacin. A continuacin, se expone una representacin grfica del mtodo:

1. Publicar y difundir 2. Aplicar conocimientos a intervenciones futuras

Condiciones Preliminares

Equipo y coordinador Actitud crtica Experiencia Descripicin de la Experiencia

Publicacin & Difusin

Planificacin

1. Recopilacin y organizacin de la informacin 2. El anlsis de la informacin

1. Qu? 2. Por qu? 3. Cmo? 4. Lecciones aprendidas? 5. Mejores prcticas? 6. Recomendaciones?

Ejecucin

Trminos de referencia: 1. Objetivo 2. Tema de enfoque 3. La priorizacin de actores 4. Actividades: recopilar, organizar y analizar 5. Cronograma y presupuesto

Durante a la fase de las Condiciones Preliminares, necesitamos seleccionar un equipo pequeo y un coordinador del proyecto. Es imprescindible que adaptemos una actitud crtica con el fin de analizar nuestra experiencia. Adems, tendremos que escoger una experiencia que podamos definir en trminos precisos dentro de un marco temporal y geogrfico. Por ltimo, tendremos que describir esta experiencia en trminos de las fechas, la ubicacin geogrfica, los actores claves, las fases de la experiencia, la estrategia, los objetivos y las actividades. Cuando hayamos finalizado las condiciones preliminares, podemos empezar con la siguiente fase: La Planificacin. Durante esta fase, necesitamos elegir un objetivo para nuestro proyecto de capitalizacin. Despus, tendremos que formular un tema de enfoque que ser nuestra gua temtica durante las fases siguientes de la capitalizacin. Adems, tendremos que priorizar a los actores cuyas opiniones y percepciones queremos incluir en nuestro proyecto. El

siguiente paso ser la planificacin de las actividades que nos ayudarn a recopilar, organizar y analizar la informacin que tenemos en los documentos del proyecto y de los otros actores previamente identificados. Antes de terminar, tendremos que decidir cmo vamos a publicar y difundir nuestra informacin a los individuos y organizaciones adecuados. Una vez que hemos terminado las fases anteriormente mencionadas, podremos disear un cronograma y un presupuesto para nuestro proyecto. Solamente cuando hayamos realizado esto, podremos redactar los Trminos de Referencia (ToR), que incluirn todas las partes de la fase de planificacin. Estos ToR sern nuestra gua durante la fase de ejecucin. En la fase de Ejecucin, tendremos que realizar las actividades que hemos planeado para recopilar, organizar, y analizar la informacin y tendremos que asegurarnos de que la informacin se centra en nuestro tema de enfoque. Adems, cuando analicemos la informacin tendremos que responder a las siguientes seis preguntas: Qu ocurri? Cmo ocurri? Por qu ocurri? Cules son las lecciones que hemos aprendido de esta experiencia? 5. Cules son las mejores prcticas de esta experiencia? 6. Cules son las recomendaciones que tenemos para intervenciones futuras? Cuando pensemos que hemos respondido adecuadamente a las seis preguntas en referencia a nuestro tema de enfoque, estaremos listos para publicar y difundir nuestra informacin. 1. 2. 3. 4.

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F. INTRODUCIN A LOS CONCEPTOS DE CAPITALIZACIN

Qu es la capitalizacin? La primera pregunta que nos debemos hacer es qu es capitalizacin exactamente? Sin embargo, en teora, esta pregunta no es tan fcil de responder pues en realidad la terminologa puede ser muy confusa. Tal vez algunos estn familiarizados con el trmino sistematizacin en vez de capitalizacin o viceversa. En este sentido, sera til fijarnos en las definiciones de sistematizacin y capitalizacin para identificar sus confluencias: La sistematizacin es la interpretacin crtica de una o varias intervenciones. A travs de un proceso de organizacin y reconstruccin de las experiencias, la sistematizacin nos ayuda en el descubrimiento de la lgica del proceso de intervencin, los distintos factores que la influyeron y cmo y por qu los elementos de la intervencin estuvieron vinculados de manera particular2. La capitalizacin de conocimientos es un proceso que pretende construir una base de capital de informacin o conocimientos que estn disponibles en una organizacin. Sirve para desarrollar la organizacin a travs de la difusin de los conocimientos a otras instituciones o actores. Est diseada para asegurarse de que cada experiencia de cada individuo no se restringa a la persona particular sino que sirva a la comunidad en un movimiento de intercambio de experiencias que incluye un aspecto participativo en su conducta. La implementacin de los nuevos proyectos o las conductas de nuevas acciones estn facilitadas a travs de la preservacin y transmisin de la experiencia y el conocimiento adquiridos3. Despus de leer ambas definiciones, podemos ver las similitudes entre los dos conceptos pues comparten una idea global del aprendizaje de las experiencias e los conocimientos. En este manual no nos preocupan las diferencias tericas entre los dos conceptos sino que nos interesa el anlisis crtico de nuestras experiencias para mejorar nuestras prcticas. Para facilitar el entendimiento de este manual nos vamos a concentrar en la descripcin que se detalla a continuacin del trmino capitalizacin, teniendo en cuenta que en el proceso de capitalizacin, la sistematizacin se puede ver como un paso previo. En general, podemos decir que la capitalizacin es: una reflexin crtica de nuestras experiencias en el terreno un proceso de recopilacin de informacin e intercambio conocimientos un proceso que:
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de

JARA, O. Theoretical and practical orientations for systematization of experiences. 2006. (Traduccin de la autora) 3 FALL, C.N. y A.A. Ndiaye A. Methodology for Capitalization and Enhancement of the Experiencias of IFAD Programmes in West and Central Africa. 2005. (Traduccin de la autora)

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o explica cuales fueron las acciones realizadas durante una experiencia y por qu fueron realizadas as o produce lecciones aprendidas, mejores prcticas y recomendaciones basadas en una experiencia en particular o mejora prcticas la difusin de lo que hemos aprendido a travs de la creacin de metodologas, manuales, informes y documentales y material multimedia que refleja nuestra experiencia Si nos fijamos en ms detalle en estos componentes, podemos entender que la capitalizacin pretende transformar los conocimientos dispersos o restringidos en conocimientos que son relevantes y accesibles para todos. A travs de la realizacin de una reflexin crtica de la experiencia, podemos examinar los pasos seguidos, lo que funcion o no y por qu; as la capitalizacin representa el principio de un cambio a nivel organizacional pues su objetivo final es transformar y mejorar los procesos y prcticas de una organizacin y de sus individuos. El vnculo entre capitalizacin y evaluacin: Cuando hablamos de capitalizacin, es importante resaltar las diferencias y similitudes entre la capitalizacin y la evaluacin. Podemos empezar con una definicin de evaluacin en accin humanitaria segn ALNAP:
[La evaluacin] es una valoracin sistemtica e imparcial de la accin humanitaria que pretende extraer lecciones para mejorar la poltica y la prctica y fortalecer la rendicin de cuentas.4

Por un lado, la evaluacin se lleva a cabo por personal externo o por personal interno no directamente involucrado en la experiencia. Intenta averiguar si hemos logrado ciertos resultados y objetivos. A travs de la definicin de algunos criterios como eficacia, eficiencia y sostenibilidad, nos ayuda a evaluar la estrategia de la intervencin y la puesta en prctica. Tal vez la evaluacin explique los pasos que fueron o no realizados durante la intervencin pero no lo har en detalle ni nos explicar por qu estos pasos fueron seguidos. Adems las evaluaciones buscan proporcionarnos recomendaciones que pueden ser aplicadas a experiencias futuras y polticas organizacionales. Por ltimo, influye en la rendicin de cuentas con nuestros donantes y con otros actores Por su parte, una capitalizacin involucra directamente al personal interno o aquellos que han experimentado la experiencia. Pretende explicarnos en detalle los pasos seguidos durante la intervencin, cmo ocurrieron y por qu nuestra intervencin logr o no los resultados y objetivos esperados. Otra diferencia se encuentra en la fase de anlisis de la capitalizacin que pretende subrayar las lecciones aprendidas, las mejores prcticas y las recomendaciones de una experiencia en particular. Sin embargo, las recomendaciones que hacemos en la capitalizacin son ms enfocadas y menos numerosas que las que se encuentran en una evaluacin.
4

Para ms informacin vase ACFs Evaluation Policy and Guidelines 2007.

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A pesar de sus diferencias, la capitalizacin y la evaluacin son dos procesos interrelacionados. Ambos, por ejemplo, contribuyen a la mejora de las prcticas de una organizacin. Por un lado, para poder finalizar el proceso de capitalizacin tendremos que buscar si los resultados y objetivos esperados fueron logrados o no en el documento de evaluacin. Adems, como el proceso de capitalizacin nos permite entender cmo y por qu los pasos fueron realizados de cierta manera, contribuimos a una comprensin ms profunda de la evaluacin. De esta manera, los dos procesos son complementarios. Por qu es importante la capitalizacin? Siendo una organizacin humanitaria, el proceso de capitalizacin nos permite reflexionar sobre lo que hemos hecho, aprender de nuestras experiencias y nos ayuda a identificar las buenas prcticas y mejorar las ms dbiles. A travs de este proceso, nos aseguramos de que la informacin de nuestras intervenciones est preservada y compartida y que trabajamos continuamente para mejorar el impacto de nuestras intervenciones en los beneficiarios. Adems, mediante la difusin de nuestras experiencias, contribuimos al proceso global de aprendizaje de nuestra organizacin y otros actores e intentamos catalizar un cambio en la prctica. La capitalizacin nos ayuda a nosotros y a otros a no cometer los mismos errores y en cambio, basar el diseo de nuevas intervenciones en nuestras experiencias anteriores. Finalmente, si continuamos la discusin y anlisis de nuestras experiencias y lecciones aprendidas de intervenciones especficas, podremos crear una base de conocimientos globales que luego nos podr ayudar en la creacin de nuevas metodologas aplicables a varios contextos. De hecho, todas las guas tcnicas de ACF como Las actividades generadores de ingresos representan proyectos de capitalizacin que han desarrollado una serie de metodologas generales.

ACF - Niger

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G. INTRODUCCIN A LOS METODOS DE CAPITALIZACIN

Una vez definido lo que es la capitalizacin y por qu es importante, debemos especificar un mtodo y una serie de herramientas que podremos utilizar para llevar a cabo el proceso. De esta manera, la presente seccin pretende proporcionarnos un mtodo flexible que nos pueda ayudar a capitalizar nuestras experiencias. Sin embargo, cada contexto ser diferente y una receta universal no existe. Podemos comparar estos mtodos con La Gestin del Ciclo de Proyecto. Tal y como lo hacemos en la GCP, tenemos que definir una experiencia que queremos capitalizar, planificar el proyecto de capitalizacin, disear un presupuesto y un cronograma, ejecutar el proyecto y difundir nuestra experiencia. A continuacin puede encontrar un borrador bsico del mtodo:
ACF Angola

Fase 1: Condiciones Preliminares Fase 2: La Planificacin Fase 3: La Ejecucin: Recopilacin de informacin y anlisis Fase 4: La publicacin y difusin

Antes de elaborar los detalles del mtodo de capitalizacin, debemos resaltar los tres niveles distintos del proceso de capitalizacin: 1. Capitalizacin de Actividades: Este primer nivel sera el ms bsico y requiere una cantidad mnima de recursos del equipo de capitalizacin. A este nivel, buscaremos resaltar por qu una actividad, varias actividades o una experiencia del terreno lograron o no los objetivos esperados mediante una revisin crtica de la metodologa. Durante la fase final de difusin, un resumen breve podra representar el producto final. Un ejemplo relevante de este tipo de capitalizacin puede ser los Das de Campo de la misin de ACF-E en Bolivia que describe una experiencia concreta dentro de un proyecto.5
2. Capitalizacin de Proyecto: Este segundo nivel requiere ms

reflexin e investigacin y trata de definir las lecciones aprendidas, mejores prcticas y proporcionar recomendaciones de un proyecto entero. Durante la fase final, un documento ms extenso o incluso un manual o gua de terreno podra ser redactado. El Estudio de Caso

Esta capitalizacin fue realizado en Bolivia y capitaliz intercambio de experiencias, conocimientos y informacin tcnica entre los agricultores guaranes de Bolivia

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de Actividades Generadores de Ingresos de la misin de ACF en Georgia representa un ejemplo de este nivel de capitalizacin.6
3. Capitalizacin global: Este ltimo nivel es el ms complejo e

supone ms recopilacin y anlisis de una serie de eventos de una duracin de varios aos, en una regin geogrfica o de varias misiones. Requiere ms apoyo de la sede de ACF ya que es imprescindible obtener una visin global de la experiencia. Durante la ltima fase del proceso de capitalizacin, el producto final podra ser una metodologa general que pueda ser aplicable en muchos contextos distintos. Nuestra gua tcnica sobre Actividades Generadores de Ingresos: un concepto clave para una seguridad alimentaria sostenible, es una capitalizacin global pues representa una sntesis de 10 aos de experiencia e investigacin en el terreno.7

Debido a esta divisin, tendremos que empezar por tomar una decisin en cuanto al mtodo que queremos utilizar basada en la experiencia que elegimos. El Mtodo Bsico de Capitalizacin, que ser explicado en la siguiente seccin, puede servir para capitalizaciones de actividades o de un proyecto. En este manual, no describiremos el mtodo ms complejo de una capitalizacin global. Por ltimo, antes de empezar, es importante recalcar que nuestro proyecto de capitalizacin busca incluir algunos componentes claves. Para una explicacin ms detallada, podemos pensar sobre estos componentes bajo la forma de seis preguntas. En primer lugar, tenemos que mostrar y explicar cmo la metodologa particular que empleamos o los pasos puestos en marcha durante nuestra experiencia fueron eficaces, exitosos, infructuosos etc. As que tendremos que responder a las preguntas a continuacin: 1. Qu ocurri? Para esta pregunta tenemos que explicar los resultados positivos y negativos de nuestra experiencia 2. Cmo ocurri? Aqu tenemos que reconstruir en detalle los pasos que fueron seguidos que determinaron el resultado de nuestra experiencia 3. Por qu ocurri? Aqu tenemos que describir cmo los factores internos y externos influyeron en la sucesin de los eventos.
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Esta capitalizacin fue realizada en Georgia y refleja las mejores prcticas dentro de una intervencin de seguridad alimentaria que tuvo como objetivo mejorar los estndares de vida de los beneficiarios en Abkhazia y Samegrelo. 7 Esta capitalizacin es el resultado de una dcada de intervenciones de Seguridad Alimentaria en generacin de ingresos y pretende destacar una serie de herramientas tcnicas que pueden ser utilizadas en otros proyectos especficos.

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En segundo lugar, tendremos que ir ms all de esta explicacin e intentar destacar los componentes de la experiencia que impactaron negativamente en los resultados, los elementos que tuvieron ms xito y las recomendaciones que tenemos para intervenciones futuras. Tomando en cuenta estos elementos, debemos responder a las siguientes preguntas: 4. Cules fueron las lecciones que aprendimos de la experiencia? Tal vez queramos resaltar los errores cometidos o las elecciones incorrectas que tuvieron una influencia negativa en los resultados 5. Cules son las mejores prcticas de esta experiencia? Para responder a esta pregunta tenemos que decidir cuales mtodos, tcnicas etc. tuvieron una influencia positiva en los resultados de nuestra experiencia 6. Cules son las recomendaciones que podemos ofrecer para intervenciones futuras? Aqu debemos tener en cuenta los consejos que podemos proporcionar a los que van a participar en experiencias futuras. Cuando hayamos contestado estas preguntas, nuestro trabajo ser el compartir nuestros resultados con nuestra organizacin y otros actores a travs de la publicacin y difusin de nuestros conocimientos para que contribuyamos al crecimiento de la base de conocimientos de nuestra organizacin y de otros.

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H. EL MTODO BSICO DE CAPITALIZACIN

FASE 1: Las condiciones preliminares

Antes de empezar, necesitamos cumplir algunas condiciones preliminares que nos ayudarn en la planificacin y la ejecucin de nuestro proyecto. Estas son las Condiciones Preliminares: 1. Un equipo de capitalizacin y un coordinador 2. Una actitud dirigida al anlisis critico y al deseo a mejorar 3. Una experiencia que queremos capitalizar 4. La documentacin y una descripcin de la experiencia El coordinador y el equipo: En primer lugar, es importante formar un equipo encargado de trabajar en el proyecto de capitalizacin. necesita un coordinador quien ser responsable de proyecto y gestionar los recursos y las actividades as logren los objetivos finales.

pequeo que estar Por su parte, el equipo definir el objetivo del como asegurar que se

El equipo no debe ser demasiado grande y los miembros deben estar preparados para dedicar tiempo al proyecto. Adems, es recomendable que los miembros hayan participado en una experiencia parecida a la que se va a capitalizar para que puedan deducir lecciones comparativas de sus proyectos anteriores. La actitud: Como miembro del equipo de capitalizacin, es importante asumir una actitud crtica y prepararse para analizar experiencias diversas. Asimismo, tenemos que prepararnos para aceptar los errores que hayamos cometido y consecuentemente, aprender de ellos. Si no asumimos esta posicin crtica, no lograremos los objetivos deseados. Una experiencia que queremos capitalizar: En algunos casos, la experiencia que vamos a capitalizar puede ser el resultado de varios meses o incluso aos de implementacin, discusin y evaluacin de nuestros proyectos o tal vez de un entendimiento general de que una experiencia especfica se ha realizado exitosamente o en algunos casos, sin xito (porque tambin es importante entender por qu ciertas actividades o proyectos no hayan funcionado bien!). As que para poder llenar la brecha de capitalizacin, la experiencia que escogemos podra ser algo que no se haya hecho antes necesariamente o una experiencia que ha sido especialmente innovadora. La idea sera concentrarse en una experiencia especfica, un proyecto, misiones mltiples, un plazo temporal o locacin geogrfica, o incluso una determinada estrategia entre una multitud de otras opciones. En todo caso, tenemos que tener en cuenta que el objetivo final es comprender lo que pas, por qu y cmo ocurrieron estas cosas, y destacar las lecciones aprendidas,

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mejores prcticas y recomendaciones para luego, compartir esta informacin con el pblico meta. Debemos elegir nuestra experiencia a travs de un consenso entre los miembros de nuestro equipo de capitalizacin. Como es fcil "perderse" entre el volumen de la informacin que est disponible, tenemos que definir nuestra experiencia de manera clara y precisa. En general, puede ser til seleccionar una experiencia que sea SMART (en sus siglas en ingls: especfica (Specific), medible (Measurable), realizable (Achievable), pertinente (Relevant), enmarcada en el tiempo (Time-bound)), igual que hacemos con nuestros indicadores en la gestin del ciclo del proyecto. Por ejemplo, las siguientes definiciones temticas para la capitalizacin de experiencias no son adecuadas para nuestros fines: Los das de campo en Bolivia Las mujeres que lograron acceso al mercado Sin embargo, los objetivos a continuacin son buenos ejemplos de lo que queremos capitalizar: El intercambio de experiencias, conocimientos y metodologas entre los agricultores guaranes en los Das del Campo Metodologas basadas en gnero utilizadas para facilitar el mercado en la regin del Sahel acceso al

En general, queremos tener un objetivo que est claramente definido y que pueda ser analizado dentro de un marco de tiempo y ubicacin geogrfica. Para mayor claridad en la definicin de la experiencia, vase la siguiente seccin sobre la documentacin y la reconstruccin de la experiencia. Si an no tenemos una experiencia que queramos capitalizar, tal vez sea til hacer una lista breve de diferentes experiencias (de acuerdo con los criterios SMART) que han sido experimentadas por el equipo. Nos puede ayudar tambin hacer referencia a los documentos de evaluacin, las propuestas de proyectos e informes de seguimiento y monitoreo entre otros documentos para las ideas especficas. Podramos entonces seleccionar la experiencia segn algunos criterios tal y como lo haramos en el anlisis de alternativas durante la fase del diseo de un proyecto. Se propone una lista con algunos criterios: Pertinencia: La experiencia refleja las estrategias de ACF? Qu importancia tiene para los beneficiarios, donantes o otros actores? Inters Tcnico: en este caso, debemos preguntarnos: La experiencia puede proporcionar recomendaciones tcnicas a otras misiones? Adaptacin: Pensamos que las lecciones que hemos aprendido pueden ser adaptadas a otras misiones?

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La Brecha de Capitalizacin: Para este criterio, podemos preguntarnos: Ha sido analizada nuestra experiencia por otro equipo? Es un ejemplo de un proyecto innovador? Ha ocurrido en un contexto nuevo? En otras palabras, debemos intentar a analizar el valor aadido que puede ofrecer el proyecto de capitalizacin. Los recursos y el presupuesto: En este caso, debemos considerar si es posible realizar nuestro proyecto tomando en cuenta los recursos humanos, financieros y materiales disponibles. Viabilidad: Es importante que consideremos el contexto del sitio donde nos gustara realizar el proyecto de capitalizacin. Tal vez, queramos preguntarnos: Cmo est la situacin en relacin con la seguridad? Tendr acceso a los sitios del proyecto? Otros criterios.. La documentacin y la descripcin de la experiencia: Antes de empezar, se necesita recopilar y organizar los documentos disponibles que estn vinculados con nuestra experiencia. Es posible que tengamos que presupuestar esto como actividad si disponemos de una cantidad numerosa de documentos. Los documentos especficos podran incluir la evaluacin, documentos de planificacin, grficos, carteles, manuales, bases de datos tcnicos, informes de seguimiento y monitoreo y fotos, entre otras fuentes.
ACF - Pakistn

La revisin de los documentos como la propuesta del proyecto o los informes finales, nos permitir redactar una descripcin breve de los acontecimientos significativos que han ocurrido en nuestra experiencia. Como se ha mencionado anteriormente, es importante ser conciso. El grfico ms abajo nos ayudar a clarificar ms an los detalles de nuestra experiencia y las siguientes preguntas pueden ser tiles cuando se describa la experiencia:8 Cuando y dnde ocurrieron los eventos? (fechas, descripcin de la rea geogrfica, fases) Cules fueron los objetivos de la intervencin? (estrategia, objetivos, resultados) Cuales fueron las acciones o los pasos seguidos para lograr los resultados? (actividades) Quin ha participado? (actores claves, incluyendo actores directos e indirectos)

Adaptado de Action Aid Resource Pack on Systematization of Experiences, 2006.

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La tabla siguiente nos puede ayudar a organizar esta informacin. A continuacin, se presenta un ejemplo concreto sobre las Actividades Generadores de Ingresos de Georgia: Tabla Descripcin de la Experiencia
Ttulo: Estudio de la Metodologa utilizada para Actividades Generadores de Ingresos, Georgia Descripcin de la regin Actores clave Fechas Fases Estrategia Objetivos Actividades Fase 1: Evaluar el nivel Montaosa, seca, ACF equipo de formacin de de vulnerabilidad, limitada con el Mar seguridad Fase 1: oct Actividades grupos formacin con los Negro, Rusia, alimentaria en la 2003 Generadoras Establecimiento miembros de los Turqua, misin de Oct 2003 ene 2004 de Ingresos de empresa grupos Armenia. Cucaso Sur Ago 2004 Fase 2: feb 2004 ago 2004 ..

Explicacin de la Tabla: Ttulo: Aqu ponemos el ttulo de la experiencia que vamos a capitalizar Descripcin de la regin: En este cuadro, incluimos detalles sobre la ubicacin, geografa, estaciones etc. de la zona donde sucedi la experiencia Actores claves: Aqu debemos tener en cuenta a todos los actores que estuvieron involucrados en el proyecto, desde las autoridades locales hasta los beneficiarios y el personal interno. Fechas: En este cuadro, ponemos las fechas en las que la experiencia empez y termin. Fases: Si la experiencia se llev a cabo en varias fases, debemos incluirlas aqu Estrategia: Para la estrategia, necesitamos hacer referencia a la orientacin concreta que tuvo la experiencia como por ejemplo en temas de gnero. Objetivos: En esta parte nos enfocamos en los objetivos principales y especficos que queramos lograr con nuestra experiencia. Actividades: En cuanto a las actividades, es importante describir los pasos especficos que hemos seguido en orden cronolgico para cumplir nuestros objetivos

Una vez que hayamos terminado los pasos anteriormente descritos, estaremos listos para entrar en la fase de planificacin.

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FASE 2: La fase de planificacin

Despus de cumplir los pasos previos, podemos empezar con la planificacin de nuestro proyecto de capitalizacin. Para planificar, es importante tener en cuenta las siguientes fases interrelacionadas:9 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. El objetivo de nuestro proyecto de capitalizacin El tema de enfoque La priorizacin de los actores Actividades para recopilar y organizar informacin Actividades para analizar la informacin La publicacin y la difusin de los resultados El cronograma y el presupuesto Los trminos de referencia

1. El objetivo: Para este paso, es importante pensar el por qu vamos a capitalizar la experiencia que hemos elegido. Nos ser til hacer referencia a la descripcin de la experiencia para ayudarnos a responder a esta pregunta. Normalmente, queremos compartir con otros actores una descripcin crtica de por qu, cmo y qu ocurri dentro del contexto de nuestra experiencia. Adems buscamos proporcionar una serie de consejos y recomendaciones para futuras intervenciones. Antes de seguir, vamos a destacar algunos ejemplos:

Ejemplo 1: Das de Campo Retomamos un ejemplo al que hicimos mencin al principio del manual: Das de Campo en Bolivia. Estos das de campo consisten en un intercambio de experiencias y tcnicas agrcolas entre agricultores guaranes. En este sentido, el proyecto de capitalizacin estar enfocado en unas actividades que se realizaron dentro de un proyecto as que representa una Capitalizacin de Actividades. Por su parte, el objetivo de la capitalizacin podra ser explicar los pasos realizados para implementar la actividad y proveer lecciones aprendidas, mejores prcticas y recomendaciones para otras misiones que buscan incluir estos intercambios entre agricultores locales. Ejemplo 2: Organizacin de Mujeres: Imaginemos que uno de nuestros proyectos se centra en el fortalecimiento de los medios de vida de una organizacin agrcola de mujeres. En este caso, se puede investigar cmo fueron capaces de obtener acceso directo al mercado agrcola. Debido a que nos estamos centrando en el proyecto en su conjunto y no en una parte en particular, este tipo de capitalizacin sera Capitalizacin de Proyecto. Aqu, el objetivo principal podra ser aprender de esta experiencia preliminar con el fin de transferir los conocimientos y prcticas a otras actividades o a otros grupos de productores en diferentes pases.

Para la planificacin puede encontrar un formulario de apoyo en el Anexo 2, pgina 52

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Segn el evento especfico, la misin, la actividad, la estrategia o el plazo temporal que queremos capitalizar, tendremos que formular un tema de enfoque especfico que refleje el objetivo de nuestro proyecto de capitalizacin. La pregunta debe ser simple y directa pues actuar como nuestra gua temtica durante la capitalizacin de la experiencia. Ser especialmente til durante la fase de ejecucin, cuando necesitamos recopilar, organizar y analizar informacin. A continuacin se pueden encontrar dos ejemplos de los temas de enfoque:
Ejemplo 1: Das de campo Qu acciones y tcnicas tuvieron xito durante la implementacin de las actividades para los Das de Campo y por qu? Ejemplo 2: La organizacin de mujeres Cules son los pasos y acciones que fueron realizados sin o con xito que contribuyeron a la mejora del acceso al mercado y por qu?

Asimismo, podemos utilizar la herramienta que proponemos abajo: El Tema de Enfoque para el proyecto de capitalizacin. Objetivo: Definir el tema de enfoque de nuestro proyecto de capitalizacin. Procedimiento: Pregunta: Por qu queremos capitalizar esta experiencia en particular? A. B. Respuesta: C. A. Fue una experiencia exitosa y me gustara saber por qu y cmo fueron tan D. positivos los resultados. E. B. La experiencia no logr los resultados esperados y me gustara saber por qu y cmo ocurri. C. Yo no s si la experiencia fue exitosa o no, pero ha utilizado algunos mtodos innovadores y me gustara entender cmo y por qu han funcionado. Si su respuesta es A: Formular su tema de enfoque segn los aspectos exitosos: Ejemplo: Si el proyecto/ experiencia tuvo xito porqu el 90% de las mujeres tuvo acceso a los mercados de maz la pregunta sera: Por qu el 90% de las mujeres tuvieron acceso a los mercados? O bien podra ser: Qu acciones fueron realizadas con o sin xito para mejorar el acceso a los mercados de maz y por qu?

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Si su respuesta es B: Formular su pregunta segn los aspectos especficos que han fracasado o que no lograron los resultados deseados: Ejemplo: Por qu y cmo este proyecto de fortalecimiento de los medios de vida no tuvo xito en cuanto a la generacin de ingresos? Si su respuesta es C: Formular su pregunta segn los aspectos innovadores. Ejemplo: Cules son los mtodos que se implementaron en este proyecto de bag a farm para que tuviera tanto xito?

3. La priorizacin de los actores: En este paso, queremos seleccionar y priorizar a los actores (que no incluyen los miembros de nuestro equipo) que queremos involucrar en nuestro proyecto de capitalizacin. Este paso nos ayudar ms adelante durante la fase de ejecucin, cuando ser importante tener en cuenta las percepciones de otros actores relevantes en cuanto a los acontecimientos que han ocurrido y asimismo su participacin nos ayudar a analizarlos. De esta manera, los otros actores podran ser los beneficiarios, los donantes o los socios y contrapartes locales segn la complejidad de la experiencia que deseamos analizar. A travs de la revisin de la tabla de descripcin de la experiencia, podemos lograr entender qu individuos o grupos nos pueden asistir en el anlisis y en nuestro tema de enfoque. Si disponemos de un tiempo muy limitado, tenemos que tener en cuenta quines seran las personas ms adecuadas para responder a nuestro tema de enfoque. A continuacin ofrecemos otra herramienta que nos puede ayudar: Identificar y Priorizar a los Actores Objetivo: Priorizar a los actores segn el valor aadido que pueden proporcionar al proyecto de capitalizacin Procedimiento: Identificar a todos los actores que han participado directamente en el proyecto o experiencia que vamos a capitalizar. Sin ser exhaustivos, podremos incluir - actores involucrado en el proceso de la toma de decisiones - los beneficiarios - actores que nos han proporcionado los recursos humanos, financieros y materiales durante la experiencia. Mientras que realizamos estos pasos, es importante que seamos precisos; por ejemplo, en vez de incluir simplemente pequeos agricultores debemos incluir: 300 pequeos agricultores de la provincia de Cordillera en Santa Cruz, Bolivia.
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Despus de definir a quienes estn involucrados directamente debemos intentar identificar unos representantes de los grupos de actores ms importantes. Los representantes pueden ser elegidos con los siguientes criterios: igualdad de gnero, papel en la experiencia, disponibilidad para participar en las actividades de la capitalizacin, estatus dentro del grupo y nivel de vulnerabilidad, entre otros criterios. Para finalizar la lista, tal vez necesitemos priorizar a los actores ms relevantes en cuanto al objetivo y el tema de enfoque de nuestro proyecto de capitalizacin. Por lo tanto, podemos agrupar a los representantes y a los actores en categoras diferentes segn las prioridades de su participacin: 1. 2. 3. 4. Muy importante Importante Slo si hay tiempo No es necesario

Despus de realizar este paso, haremos lo mismo para los actores indirectos. Los actores indirectos no son los beneficiarios ni son los que participaron en el proceso de toma de decisiones ni proporcionado algn tipo de recurso al proyecto. Sin embargo, estos actores tuvieron alguna influencia en el proyecto. Adaptado de: FIDAMERICA-PREVAL, Gua del Terreno, 2004

4. La recopilacin y la organizacin de la informacin En esta parte de la planificacin, tenemos que determinar como vamos a recopilar y organizar la informacin que tenemos sobre nuestra experiencia. Por lo tanto, lo planificaremos segn los documentos disponibles y los actores que hemos identificado previamente. Como hemos mencionado antes, tendremos que planificar para la revisin de los siguientes documentos: documentos de seguimiento/ monitoreo las evaluaciones las bases de datos tcnicas las propuestas de los proyectos encuestas las auditorias sociales otros documentos relevantes del proyecto

El siguiente ejemplo expondr en ms detalle los tipos de documentos que podemos utilizar:
Ejemplo 1:1: Listado de Documentos de Das de Campo: Ejemplo Listado de Documentos de Das del Campo: LaLa propuesta del proyecto propuesta del proyecto Descripcin dede las actividades Descripcin las actividades Informes dede Monitoreo Informes Monitoreo Entrevistas dede los beneficiarios Entrevistas los beneficiarios Seccin dede la Evaluacin que se enfoca en Das de campo Seccin la Evaluacin que se enfoca en Das del campo Testimonio escrito por el coordinador el coordinador de actividades Testimonio personal redactado por de actividades

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Ejemplo 2: Lista de Documentos de la Organizacin de Mujeres: La propuesta del proyecto Bases de datos tcnicas Manual de Estrategias del Mercado utilizado durante el proyecto La evaluacin del proyecto Libros de contabilidad de las beneficiarias

Durante las condiciones preliminares recopilamos la mayora de los documentos con los que vamos a trabajar as que aqu planificaremos para la revisin y la organizacin de aquellos. Para su revisin es importante incluir, quien lo har, cunto tiempo se necesitar, y cmo estar realizado. Por ejemplo, ser el responsable de leer y organizar la informacin el coordinador? O se realizar la revisin con los miembros del equipo en una serie de reuniones? Las repuestas a estas preguntas dependern de la capacidad de nuestro equipo, nuestros recursos y la complejidad de nuestro proyecto. Para ms informacin sobre la organizacin y revisin, vase la pgina 29 de Fase de Ejecucin. Adicionalmente, tendremos que planificar para la recopilacin y la organizacin de la informacin de los actores relevantes que hemos identificado en el paso anterior. Cuando planeamos estas actividades, es probable que tengan ms enfoque en datos cualitativos as que debemos tener en cuenta cmo las haremos, quin ser el responsable de su ejecucin y el tiempo necesario para realizarlas. Por ejemplo, las actividades podran ser entrevistas individuales, discusiones en grupo o talleres, siempre poniendo especial atencin a la inclusin de las voces de los ms vulnerables. De esta manera, tendremos que pensar con el mismo criterio (cmo, quin y el tiempo) para la organizacin de la informacin recopilada durante las actividades. A continuacin, hemos puesto algunas de las actividades que podramos incluir:
Ejemplo 1: Actividades con otros actores para Das de Campo: - Entrevistas con 3 productores representativos que intercambiaron sus tcnicas - Entrevistas con 5 productores representativos que aprendieron las nuevas tcnicas. Ejemplo 1:- Actividades con personal que planific y facilit los das de campo Reunin con el otros actores para Das del Campo: - Entrevista con un representante de las autoridades locales - Entrevistasinternaproductores representativos que compartieron sus tcnicas - Reunin con 3 para organizar los resultados de las entrevistas. - Entrevistas con 5 productores representativos que aprendieron las nuevas tcnicas. - 2: Actividades con otros actores para la Organizacin das del campo EjemploReunin con el personal que planificaron y facilitaron los de Mujeres: - Entrevista con un representativo de las autoridades locales - Reunin interna pararepresentantesresultados de las entrevistas. - Entrevistas con 5 organizar los de las beneficiarias - Taller grupal para reconstruir la experiencia Ejemplo 2:- Actividades con otros actores para la Organizacin de las mejores practicas Taller grupal para identificar las lecciones aprendidas y Mujeres: - Reunin interna del equipo para consolidar y organizar los resultados - Entrevistas con 5 representantes de los beneficiarios

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5. El anlisis En cuanto a planificacin del paso del anlisis, tendremos que incluir actividades que nos ayuden analizar, comparar y discutir la informacin que ya hemos recopilado y organizado segn nuestro tema de enfoque. Luego, tendremos que planificar para actividades que nos ayuden a llegar a un consenso sobre las siguientes preguntas a las que hicimos mencin en las pginas 15 y 16. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Que ocurri? Por qu ocurri? Cmo ocurri? Cules son las lecciones que hemos aprendido de esta experiencia? Cules son las mejores prcticas de esta experiencia? Cules son las recomendaciones que podemos ofrecer para intervenciones futuras?

Durante la planificacin del anlisis, necesitamos evaluar los recursos humanos, financieros y materiales que nos puedan apoyar en la fase de ejecucin, y tal y como lo hicimos en el paso anterior, tendremos que evaluar el tiempo necesario, quin har el anlisis y cmo lo vamos a hacer. El tiempo depender tanto de lo que podamos dedicar al proyecto como de la complejidad del proyecto. En nuestros ejemplos, la experiencia con la organizacin de mujeres requerira mucho ms tiempo que el proyecto de Das de Campo. En cuanto a la(s) persona(s) que realizan el anlisis, normalmente stas sern los miembros de nuestro equipo. Adems, no nos podemos olvidar de incluir algunas actividades para ayudarnos a llegar a un consenso con los otros actores. En este paso en particular tendremos que planificar los imprevistos, pues durante la fase de ejecucin es posible que tengamos que recopilar informacin de nuevo si vemos que no hemos llegado a una conclusin. De la misma manera, siempre es importante tener en cuenta que el objetivo es llegar a un consenso con nuestro equipo y los otros actores sobre qu y por qu algunos acontecimientos ocurrieron de una cierta manera as como para generar lecciones aprendidas, mejores prcticas y recomendaciones futuras. En la pgina 32 hablaremos de esta fase en ms detalle. 6. La publicacin y la difusin de los resultados La planificacin de los medios de publicacin y de la estrategia de difusin representa otro aspecto importante en esta fase. Cuando planifiquemos este paso, debemos tener en cuenta dos elementos: Primero, quin ser nuestra pblico? Sern los beneficiarios del proyecto? Socios locales? Personal interno? Las respuestas a estas preguntas condicionarn los medios de comunicacin que elegimos: CD, manual, folleto, carteles, informes etc. Tambin tendrn una influencia en el lenguaje que empleamos. En algunos casos si queremos dirigir

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nuestros resultados a varios actores, tal vez queramos incluir ms de un medio de publicacin. En segundo lugar, tenemos que disear el medio de publicacin segn el objetivo de nuestro proyecto de capitalizacin. Ahora podemos enfocarnos en un ejemplo ms concreto para clarificar estas explicaciones:
Ejemplo 1: Das de Campo: El pblico objetivo podra ser los tcnicos de ACF del proyecto, as que el lenguaje, la duracin y el medio de comunicacin estaran dirigidos al contexto particular de ellos. El objetivo del proyecto de capitalizacin en este caso quiere resaltar las mejores prcticas, las lecciones aprendidas y las recomendaciones para intervenciones futuras. Por su parte, el producto final podra ser un informe breve que incluyera un resumen de la experiencia y los puntos anteriormente mencionados. Ejemplo 2: La organizacin de mujeres: El pblico meta en este caso podran ser otras organizaciones de mujeres. Como en el primer ejemplo, esta audiencia condicionara el lenguaje pues todos los materiales publicados tendran que ser presentados segn el contexto de las mujeres. Puesto que el objetivo de este proyecto de capitalizacin es convertir una experiencia exitosa particular en una metodologa que se pueda aplicar en otras circunstancias, el producto final podra ser un manual o gua del terreno o incluso un CD que explicara los pasos generales y la metodologa a seguir para ganar acceso al mercado.

No slo es importante que planifiquemos para definir el tipo de publicacin que queremos producir sino que tambin es importante que diseemos una estrategia que nos asegure de que nuestros resultados estn difundidos a los actores relevantes. En otras palabras, nos debemos preguntar: cmo ser distribuida esta informacin? la subiremos al intranet? Entregaremos copias en papel? Enviaremos CDs? Las respuestas dependern del nivel de educacin de nuestro pblico meta y de la tecnologa que disponen. Adems, es posible que necesitemos el apoyo de la sede ya que ellos podran tener una mejor idea de los actores ms relevantes en cuanto a la estrategia de difusin. A continuacin se muestran dos ejemplos:
Ejemplo 1: Das de campo: En este caso, podra ser til subir una descripcin breve de la experiencia en el intranet y distribuir copias en papel a las otras misiones que quieran implementar talleres parecidos. Ejemplo 2: La organizacin de mujeres: Con este ejemplo, quizs querramos entregar varias copias en papel de nuestro manual a los lderes de las organizaciones de mujeres. A parte de eso, esta informacin nos podra servir como documento interno as que podramos subirlo al intranet y difundirlo en versin electrnica o en papel al personal que va a participar en misiones similares.

7. El cronograma y el presupuesto Por ltimo, en este paso final de la planificacin, es importante estimar cunto tiempo y cuntos recursos necesitaremos para terminar nuestro proyecto de capitalizacin. Este depende de varios factores.

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Primero, el tiempo requerido est vinculado a la complejidad de nuestro proyecto de capitalizacin. El tiempo puede variar entre unas horas y unos aos. Por ejemplo, la diferencia en trminos temporales entre un anlisis de un taller en comparacin con la capitalizacin de 10 aos de experiencias es bastante significativo. Adems, la complejidad podra depender de la documentacin con la que pudiramos trabajar o en algunas circunstancias, la cantidad de documentacin que considerramos necesaria. La cantidad de actores con los que decidimos trabajar y las actividades que hemos planeado para la capitalizacin tambin influenciaran el tiempo y la complejidad del proceso. Finalmente, tenemos que tener en cuenta nuestra capacidad y disponibilidad como equipo para llevar a cabo el proyecto de capitalizacin. As, los elementos anteriormente descritos son de importancia fundamental cuando hacemos el cronograma. Por otra parte, el presupuesto tambin depender de la complejidad del proyecto de capitalizacin. Si solamente es necesaria una reunin para llegar a un consenso y redactar un informe breve que demuestre las lecciones aprendidas de una actividad concreta, tal vez no sea necesario presupuestar este proyecto de capitalizacin. Sin embargo, si el proyecto tiene como objetivo centrarse en las mejores practicas y recomendaciones de una misin concreta o de los acontecimientos sobre un periodo ms largo en el tiempo, quizs necesitemos presupuestar la mayora o si no, todas las actividades que realizaremos durante el proceso de capitalizacin. Tomando en cuenta los recursos disponibles, es posible que tengamos que presupuestar el proyecto de capitalizacin como una actividad final de una experiencia a realizar despus de la evaluacin. En algunos casos, lo deberemos incluir como parte del presupuesto de un proyecto en terreno. 8. Los trminos de referencia: Una vez que hayamos cumplido las condiciones preliminares, establecido el objetivo, el tema de enfoque, los actores involucrados, las actividades, el cronograma y el presupuesto, debemos redactar los Trminos de Referencia (TdR). Estos TdR servirn como gua durante el proceso de capitalizacin y nos dirn cundo y cmo tendremos que realizar las distintas fases de la capitalizacin. Adems nos apoyarn en la redaccin final durante la fase de publicacin y difusin. El siguiente ejemplo es un ejemplo de borrador general de los TdR:
I. Introduccin: a. Una explicacin de la experiencia que vamos a capitalizar (basada en la tabla de la descripcin de la experiencia) El equipo y el coordinador El objetivo de la capitalizacin Tema de enfoque Metodologa Medio de publicacin Estrategia de difusin Cronograma y presupuesto

II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

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FASE 3: La fase de ejecucin:

Una vez que hayamos terminado la fase de planificacin, podemos empezar con la fase de ejecucin. En esta fase realizaremos dos pasos: Recopilar y organizar informacin sobre nuestra experiencia Analizar esta informacin

Recopilacin y organizacin de la informacin: Este paso tiene dos objetivos: Primero: recopilar informacin de los documentos disponibles y de los otros actores durante entrevistas, talleres, discusiones de grupos, etc. que respondan a nuestro tema de enfoque Segundo: organizar la informacin que hemos recopilado en el grfico de la descripcin de la experiencia, de los documentos y de las opiniones y percepciones de los actores involucrados en el proyecto.

Cuando recopilamos la informacin de nuestros documentos, debemos ser consientes de que no queremos revisar cada documento. As que es importante centrarse en los que estn vinculados directamente con la experiencia que queremos capitalizar y nuestro tema de enfoque. De la misma manera, tal vez veamos que solamente partes de algunos documentos de referencia sean tiles. Si vamos a realizar una Capitalizacin de Actividades, quizs queramos enfocarnos en algunos elementos en concreto de la propuesta del proyecto y en algunos informes de monitoreo. Adems es importante que destaquemos tanto la informacin cualitativa como la informacin cuantitativa pues los dos sern valiosos a la hora de realizar la fase de anlisis.
ACF - Georgia

Cuando recopilamos informacin de otros actores, nos centraremos en clarificar varios elementos. En primer lugar, queremos reconstruir la secuencia de los eventos que ocurrieron durante la experiencia segn la percepcin de los actores. Esto nos ayudar a determinar que ocurri, cmo ocurri, y por qu ocurri as. En cuanto a los eventos que sucedieron, es importante tener en cuenta que nuestra visin de lo que haya pasado pueda diferenciarse de lo que

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otros piensan. En segundo lugar, queremos conocer las opiniones de otros actores sobre las lecciones aprendidas, mejores prcticas y las recomendaciones para intervenciones futuras. Por ltimo, realizaremos la recopilacin a travs de las actividades que hemos planeado como revisiones biogrficas, talleres en grupo, entrevistas por correo electrnico, entrevistas en persona y encuestas entre las otras actividades que ya hemos diseado. Cuando terminemos la bsqueda de informacin, estaremos preparados para organizar la informacin que estar centrada en nuestro tema de enfoque. Como hemos mencionado anteriormente, para poder responder a nuestro tema de enfoque con ms precisin, debemos incluir las 6 preguntas del proyecto de capitalizacin. Por su parte, tenemos que considerar cmo el contexto ha condicionado o no los resultados o la secuencia de los eventos de la experiencia que estamos capitalizando. En otras palabras, acontecimientos externos y el momento en que ocurrieron son dos factores imprescindibles a la hora de organizar la informacin. Adems, queremos saber quin ha participado en cada parte particular de la experiencia y la fuente que nos ha proporcionado la informacin. A continuacin, encontrars una herramienta que podrs utilizar para recopilar y organizar la informacin:
Fuente(s) Qu ocurri? Cmo ocurri? Quin estuvo involucrado? Por qu ocurri? Factores internos Contexto Lecciones aprendidas Mejores prcticas

Fechas

Recomendaciones Preguntas

Esta tabla puede ser ajustada segn los factores que se presenten. Dependiendo de nuestro proyecto de capitalizacin, quizs queramos definir algunos criterios como la fuente y los resultados de la experiencia que podran facilitar el proceso de organizacin. Por ejemplo si estamos realizando una Capitalizacin de Proyectos o de Actividades, podramos utilizar una tabla diferente para cada fuente y cada resultado de la experiencia que estamos capitalizando. Si nos fijamos en la fuente, es posible que no podamos rellenar cada espacio de la tabla. Si una de las tablas que rellenamos viene de la evaluacin de nuestra experiencia, tal vez podamos incluir recomendaciones que estn vinculadas con nuestro tema de enfoque. Sin embargo si recopilamos informacin de la propuesta de proyecto, es posible que no podamos rellenar este cuadro. Por su parte, debemos intentar a organizar nuestra informacin en representaciones grficas pues nos ayudarn a entender mejor los elementos

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especficos y procesos de nuestra experiencia. La idea sera crear estos elementos para que alguien fuera de la experiencia pudiera entender cual es nuestro mensaje. Luego, estas herramientas sern tiles durante la fase de publicacin. A continuacin encontrars un ejemplo de un grfico de Mercado inclusivo para los pobres10. Como podemos observar, este ejemplo en concreto ilustra los impactos que tiene cada intervencin a los distintos niveles de la sociedad:

Despus de terminar las actividades que hemos diseado para recopilar y organizar la informacin, estaremos listos para empezar con el siguiente paso.

10

Para ms informacin vase: Implementacin del enfoque Mercado inclusivo para los pobres Experiencia del Cucaso Sur. 2010.

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El anlisis de la informacin Sabemos que la capitalizacin no es solamente la recopilacin de versiones distintas de la cronologa de los sucesos, sino que uno de sus objetivos principales es el anlisis de estos. As que en este paso, el objetivo es analizar cmo y por qu han ocurrido algunos eventos y su impacto. Adems, busca incluir lecciones aprendidas, mejores prcticas y recomendaciones para futuras intervenciones. Para poder realizar este paso, debemos tener disponible toda la informacin que hemos recopilado y organizado en el paso anterior. Junto con nuestro equipo, tendremos que leer los resultados y discutirlos, formular conclusiones y llegar a un consenso sobre la interpretacin con los otros actores. Como hemos mencionado antes, el objetivo final es llegar a un consenso sobre: Qu ocurri? Es decir, tendremos que describir los resultados finales de la experiencia que hemos seleccionado. Fueron positivos los resultados? Negativos? Ambos? Cmo ocurrieron estos acontecimientos? Para esta pregunta, tenemos que reconstruir los pasos que fueron tomados que determinaron los resultados de la experiencia. Tendremos que hacerlo de manera clara y detallada para que quienes no hayan participado en la experiencia puedan entender la descripcin. Por qu ocurrieron estos acontecimientos? Aqu tendremos que describir cuales son los factores internos y externos que tuvieron influencia en el desarrollo de los eventos. O sea, Fue el fracaso de nuestro proyecto parcialmente causado por la llegada sorprendente de lluvias torrenciales? O fue ocasionado por errores internos cometidos por el equipo del proyecto?

Desde aqu, la siguiente herramienta nos puede ayudar en el anlisis de la informacin que hemos recopilado en el paso anterior. Esta herramienta representa un gua que nos puede facilitar las respuestas a las preguntas que hemos descrito arriba: Indicadores de xito (o de fracaso) Recomendacin: Esta actividad debe ser participativa as que probablemente queramos incluir el mayor nmero de actores relevantes posible cuando la realicemos. Objetivo: Definir el criterio para analizar Procedimiento: La idea aqu es definir una serie de criterios que nos podran ayudar a analizar los pasos que contribuyeron al xito o fracaso de nuestra experiencia. El criterio tendr que estar vinculado a nuestro tema de enfoque.
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Si tomamos como ejemplo la organizacin de mujeres, podramos seleccionar los siguientes criterios: Capacidades empresariales, participacin, tecnologa etc. Despus de elegir los criterios, el prximo paso sera seleccionar los indicadores para poder medir (vase la tabla abajo). El siguiente paso sera rellenar los aspectos positivos y negativos de cada indicador, utilizando datos cualitativos y cuantitativos de la experiencia. Adems, deberamos incluir los aspectos desconocidos de la experiencia. Y no podemos olvidarnos de los factores internos y externos que tuvieron un impacto positivo o negativo en la experiencia. Toda esta informacin se haba recogido en al fase de recopilacin y organizacin. Finalmente tendremos que llegar a un consenso sobre nuestras conclusiones con otros actores y nuestro equipo de capitalizacin. Criterio: Conocimientos empresariales Aspectos Aspectos Indicadores positivos negativos Estrategias de negociacin Capacidades en contabilidad Manejo del Mercado. Aspectos desconocidos Contexto

Adaptado de la Asociacin ANDES. A Methodology to Learn from Experience. 2006

Ahora, tenemos que llegar a un consenso sobre la informacin abajo: Cules son las lecciones que hemos aprendido de la experiencia? Aqu tal vez queramos resaltar los errores que hayamos cometido o decisiones que hayan tenido una influencia negativa en los resultados. As que tendremos que preguntarnos: Qu es lo que sali mal y cules son las cosas que hara de otra manera la prxima vez? Estas respuestas podran resultar de una reflexin personal, de una entrevista con un beneficiario o del documento de evaluacin entre otras fuentes. Abajo, se muestra un ejemplo:
Ejemplo 1: Lecciones aprendidas de Das de campo: Una monitora fue seleccionada y no pudo comunicarse en el idioma nativo, esto present algunos obstculos durante la implementacin de las actividades. No fue comprobado que las comunidades hubieran preparado adecuadamente sus exposiciones, as que esto caus algunas frustraciones entre las comunidades visitantes.

Cules son las mejores prcticas de esta experiencia? Para responder a esta pregunta, tendremos que decidir cuales mtodos o tcnicas tuvieron una influencia positiva en los resultados finales de nuestra experiencia. De nuevo, las ideas para las mejores prcticas podran venir de varias fuentes como las percepciones de otros actores, el equipo de capitalizacin y los informes de monitoreo. Vase el cuadro abajo para un ejemplo especfico.
Das de campo, mejores prcticas: La decisin de implementar sesiones sobre sistemas de riego familiar fue bien recibida entre los agricultores locales. Las actividades diseadas para las mujeres tuvieron tanto xito porque incluyeron nieras comunitarias para la duracin de la sesin. 33

Cules son las recomendaciones que tenemos para intervenciones futuras? Aqu debemos tener en cuenta los consejos que podamos ofrecer para otras experiencias en otros contextos. Como hemos mencionado antes, las recomendaciones no sern tan numerosas cmo las que encontramos en las evaluaciones as que podemos seleccionar algunos criterios que nos ayuden a limitar la cantidad de recomendaciones. Estos criterios podran venir de los recursos humanos internos, la distribucin de comida, la seleccin de beneficiarios y la estrategia entre muchas otras opciones que podramos incluir.
Das de campo, recomendaciones: Recomendaciones para la metodologa: Los intercambios deben ser didcticos, dinmicos y participativos. Los intercambios deben realizarse con frecuencia para mantener la dinmica del proceso. Los intercambios deben finalizarse con un compromiso de los agricultores visitantes sobre la implementacin de las nuevas tcnicas. Recomendaciones para la seleccin de los beneficiarios: Cuando se escogen los grupos visitantes, es mejor tener en cuenta a las poblaciones ms vulnerables en trminos econmicos. Recomendaciones para los recursos humanos: El/la monitor/a debe ser alguien con experiencia didctica previa.

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FASE 4: La publicacin y la difusin

En esta fase final, el objetivo es hacer que nuestros conocimientos sean relevantes y accesibles para otros actores. De esta manera, redactaremos nuestras conclusiones del anlisis crtico y tendremos que realizar los siguientes pasos: Publicar la informacin Implementar la estrategia de difusin

Retomando la fase de planificacin, y lo que definimos como nuestro pblico y la manera en la que elegimos presentar nuestros conocimientos, hemos determinado el estilo de redaccin y el medio de comunicacin. En el propio documento, debemos intentar incluir las representaciones grficas de nuestras experiencias que diseamos anteriormente como grficos, tablas, fotos, y otras imgenes que pensemos pertinentes. Adems, tenemos que redactar nuestro informe final en la manera ms precisa y clara posible. As que cuando lo hagamos, debemos preguntarnos si alguien externo a la experiencia podra entender lo que buscamos comunicar. En cuanto al medio de publicacin, muchas veces elegiremos redactar un informe breve que resuma nuestros resultados. Si decidimos utilizar esta opcin el siguiente formato nos puede ser til (vase el Anexo 1 para una muestra electrnica completa):
1. Resumen del documento 2. introduccin: a. El objetivo de la capitalizacin b. El tema de enfoque c. Una descripcin breve de la metodologa 3. El cuerpo del documento: a. Captulo 1: Explicacin de la experiencia capitalizada i. Que ocurri? ii. Dnde, cuando y cmo ocurrieron estos eventos? iii. Por qu ocurrieron? b. Captulo 2: Lecciones aprendidas c. Captulo 3: Mejores prcticas 4. Recomendaciones 5. Bibliografa 6. Anexos a. Mtodos tiles b. Fotos

Cuando hayamos publicado nuestros resultados, tendremos que seguir el plan de difusin para que lleguen a los actores esperados.

ACF - Angola

Finalmente, despus de realizar las cuatro fases del Mtodo Bsico de Capitalizacin, nuestro objetivo ser transmitir y aplicar los nuevos conocimientos a experiencias futuras.

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I.

CONCLUSIN

Para continuar trabajando en la lucha contra el hambre y la desnutricin, Accin Contra el Hambre est mejorando constantemente la calidad de nuestros proyectos y programas. Proporcionando herramientas como este manual, esperamos fortalecer nuestra capacidad para responder a las necesidades de los beneficiarios. Adems, estamos contribuyendo al incremento de los impactos positivos de nuestras acciones. As este manual contribuir a una mejora general de nuestras intervenciones que se estn desarrollando en una variedad de contextos. Especficamente, este documento debe ayudar a cada misin que participe en una capitalizacin a ahorrar tiempo en la identificacin, la formulacin y la ejecucin de un proyecto de capitalizacin. Por su parte, debe facilitar la redaccin de documentos cientficos y tcnicos. Y finalmente, este documento nos recuerda la importancia de la publicacin y difusin de nuestros nuevos conocimientos pues as nuestras experiencias valiosas puedan ser aplicadas a nuevas intervenciones.

ACF Myanmar

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J. BIBLIOGRAFA
1. Action Aid (2006). Resource Pack on Systematization of Experiences. 2. CHAVEZ-Tafur (2006). Aprender de la experiencia: una metodologa para la sistematizacin. Asociacin Andes/ Fundacin ILEIA, Lima. 3. CHAVEZ-Tafur et. al (2008). Documentation, Sistematizacin, Capitalisation: A Compilation of Methods and Approaches. ILEIA, Netherlands. 4. GOMEZ, Amador (2006). Systematization and Capitalization Manual. ACCIN CONTRA EL HAMBRE, Madrid. 5. OCAMPO, Ada; Berdegu, Julio A. (2000) Sistematizacin de experiencias locales de desarrollo agrcola y rural. Gua metodolgica, FIDAMERICA-PREVAL, Lima. 6. OCAMPO, Ada; Berdegu, Julio A. (2004) Sistematizacin de experiencias locales de desarrollo agrcola y rural. Gua de terreno, FIDAMERICA-PREVAL, Lima.

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K. ANEXO 1: Ejemplo de Formato para Documento de capitalizacin

Ver documento adjunto:

N:\Dpto_Tecnicos\ Seguridad Alimentaria

O pinchar sobre icono

en el documento PDF

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L. ANEXO 2: Formulario para el Mtodo Bsico de Capitalizacin

Instrucciones: No es obligatorio rellenar este formulario. Sin embargo, es posible que sea til durante las Condiciones Preliminares y la Planificacin para finalizar todos los pasos. Para informacin ms detallada sobre estas fases, no dude en referenciar el manual. Condiciones Preliminares: 1. Nombre del coordinador: 2. Nombre de los miembros del equipo: 3. Ttulo de la experiencia: 4. Descripcin de la experiencia:
Ttulo: Descripcin de regin Actores claves Fechas Fases Estrategia Objetivos Actividades

La Planificacin: 1. Qu es el objetivo de su proyecto de capitalizacin?

2. Qu es su tema de enfoque?

3. Lista de los actores que participarn en la fase de ejecucin:

4. Lista de los documentos que estarn organizados y analizados::

5. Descripcin de las actividades para la recopilacin y la organizacin de la informacin:

6. Descripcin de las actividades para el anlisis de la informacin:

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