OPENOFFICE.

ORG CALC (Avanzado)

Marzo,2008

ndice de contenido

INTRODUCCIN........................................................................................................................5 OBJETIVO GENERAL...............................................................................................................6 OBJETIVOS ESPECFICOS.....................................................................................................6 OPENOFFICE CALC .................................................................................................................7 CARACTERSTICAS DE OPENOFFICE.ORG CALC...............................................................7 FORMATO DE PGINA.............................................................................................................7 Mrgenes y orientacin de la pgina..................................................................................7 Bordes y fondos................................................................................................................ .10 . Encabezado y pie de pgina..............................................................................................11 Saltos de pgina.................................................................................................................14 HOJAS DE CLCULO.............................................................................................................16 Insertar y borrar..................................................................................................................16 Ocultar y mostrar................................................................................................................17 FRMULAS............................................................................................................... ..............19 . Mximos, mnimos, contar y lgicas................................................................................19 Anidar frmulas..................................................................................................................21 VALIDAR DATOS.....................................................................................................................22 ORDENAR DATOS.......................................................................................................... ........23 . INSERTAR FILTROS................................................................................................................26 Filtrado automtico............................................................................................................ 26 . Filtrado de forma predeterminada....................................................................................28 Filtrado de forma especial.................................................................................................30 GALLERY.................................................................................................................................32
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Insertar imgenes desde Gallery......................................................................................32 Gestionar imgenes del Gallery........................................................................................34 INSERTAR NOTAS.......................................................................................................... ........36 . DIAGRAMAS............................................................................................................................37 Construccin de hoja de datos como fueINTRODUCCIN..............................................5 OBJETIVO GENERAL...............................................................................................................6 OBJETIVOS ESPECFICOS.....................................................................................................6 OPENOFFICE CALC .................................................................................................................7 CARACTERSTICAS DE OPENOFFICE.ORG CALC...............................................................7 FORMATO DE PGINA.............................................................................................................7 Mrgenes y orientacin de la pgina..................................................................................7 Bordes y fondos................................................................................................................ .10 . Encabezado y pie de pginante del diagrama.................................................................37 Crear diagramas................................................................................................................ .40 . Editar ttulos y leyendas....................................................................................................43 Ejes y cuadrculas de diagramas......................................................................................47 Autoformato del diagrama.................................................................................................55 Alineacin de datos del diagrama....................................................................................57 Modificaciones del diagrama.............................................................................................58 Diagramas en 3D......................................................................................................... .......60 . Modificar y rotar un diagrama tridimensional.................................................................60 Efectos 3D en diagramas...................................................................................................62 NOMBRES................................................................................................................. ..............67 . Definicin de nombres.......................................................................................................67 Insertar nombres............................................................................................................... .69 . Eliminar nombres.............................................................................................................. .70 . Crear nombres....................................................................................................................70
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FUNCIONES.............................................................................................................................71 Sintaxis................................................................................................................................71 Editar argumentos..............................................................................................................72 Autopiloto de funciones.....................................................................................................73 DATOS................................................................................................................ .....................76 . Piloto de datos....................................................................................................................76 Uso y edicin del piloto de datos.....................................................................................79 MACROS..................................................................................................................................80 Grabar una macro...............................................................................................................80 Ejecutar una macro............................................................................................................. 1 8 MOSTRAR / OCULTAR BARRAS...........................................................................................83 PREFERENCIAS DE APLICACIN.........................................................................................85

INTRODUCCIN El presente manual tiene la finalidad de servir como gua de ofimtica para el usuario de la aplicacin OpenOffice.Org Calc, de Sun Macrosystems, Inc. en entorno de Linux. Utilizado como apoyo, permitir el fcil manejo y descubrimiento de las bondades de esta herramienta. OpenOffice.Org Calc es indispensable en la administracin de cualquier empresa u organismo, brindando la posibilidad de generar reportes en tiempos muy cortos y manejando grandes volmenes de datos a travs de hojas de clculo, con el agregado de poder visualizar estos valores a travs de diagramas de diversos tipos, tambin se desempea como una muy buena gestora de datos.

OBJETIVO GENERAL Capacitar al participante en el uso de Aplicaciones GNU/LINUX, especficamente en OpenOffice.org Calc. OBJETIVOS ESPECFICOS Al finalizar el curso el participante estar en la capacidad de:

Identificar los componentes y funciones de OpenOffice.org Calc. Utilizar adecuadamente las funciones que brinda OpenOffice.org Calc a nivel avanzado.

OPENOFFICE CALC OpenOffice.org Calc es una hoja de clculos que forma parte de las aplicaciones libres de oficina de OpenOffice.org. Es la alternativa libre a Microsoft Excel. Permite el manejo de gran cantidad de datos (generalmente numricos) rpida y ordenadamente, pudiendo adems mostrarlos en diagramas y/o tablas. CARACTERSTICAS DE OPENOFFICE.ORG CALC

Soporta el formato .xls de Microsoft Excel en casi su totalidad. Puede exportar a archivos PDF nativamente sin usar programas intermedios. Es totalmente configurable, se puede modificar cualquier opcin de pgina, botones, barras de herramientas y otras opciones de lenguaje, autocorreccin, ortografa, entre otros.

Permite proteger documentos con contrasea, guardar versiones del mismo documento, insertar imgenes, objetos OLE, admite firmas digitales, smbolos, frmulas, tablas de clculo, diagramas, hiperenlaces, marcadores, formularios, entre otros.

Contiene funciones tiles como un revisor ortogrfico, un diccionario de sinnimos, un corrector automtico y ordenar los datos segn criterios seleccionados.

FORMATO DE PGINA Es posible dar una presentacin profesional a un documento creado en Calc, para ello debe adecuarse el formato de la pgina para que se ajuste a las necesidades de espacio, color, bordes, numeracin de pginas y otros elementos que se desee. Mrgenes y orientacin de la pgina Siempre que iniciamos un documento en Calc, este nos crea ya un nuevo documento predefinido, donde el tamao y la orientacin del papel como los mrgenes del mismo vienen
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prefijados. Sin embargo, no siempre dicho prediseo del documento va a corresponderse con nuestras necesidades, con lo que tendremos que proceder a cambiar la configuracin de la pgina. Para ello haremos clic en el men Formato --> Pgina, al realizar dicha operacin nos aparece un cuadro de dilogo denominado Estilo de pgina: Predeterminado, el cual aparece estructurado en diferentes pestaas, situndonos en la pestaa Pgina.

Tras realizar dicha operacin podemos comprobar la configuracin del estilo de pgina Predeterminado, a travs de distintos campos disponibles. De este modo, en el campo Formato, podemos visualizar el formato que tiene asignado el papel, que en este caso es Letter (carta), cuyas dimensiones podemos ver desglosadas en los campos Ancho y Altura, aunque son modificables, de este modo si pulsamos la lista Formato y elegimos otro formato que no sea el Letter, veremos como cambian las dimensiones mostradas en los campos Ancho y Altura, adems en la parte derecha del cuadro de dilogo, vemos una representacin grfica de cmo quedara el papel. Una vez seleccionadas las dimensiones del papel, el siguiente paso es seleccionar su orientacin, que es vertical en el estilo de pgina "Predeterminado". Para cambiar a orientacin horizontal pulsaremos en la casilla Horizontal, comprobando cmo ha cambiado la imagen.

Una vez elegido el tamao y orientacin del papel, el siguiente paso ser configurar los mrgenes del documento de texto. El estilo de pgina "Predeterminado" asigna 2,00 cm de margen por cada lado del papel, como podemos ver en los campos Izquierda, Derecha, Arriba, y Abajo.

Cada margen tiene a su derecha dos flechitas opuestas apuntando hacia arriba o hacia abajo: Si se desea incrementar el margen pulsaremos la flechita hacia arriba, y si se quiere disminuir el margen pulsaremos la flechita hacia abajo. De este modo, pulsaremos la flecha hacia arriba hasta que el campo margen tanto derecho como izquierdo indique el valor que deseamos establecer.

Bordes y fondos Cuando trabajamos con Calc aunque en el entorno de trabajo veamos la cuadrcula, esto en realidad, es para que trabajemos con mayor comodidad, ya que, cuando imprimimos la hoja de clculo la hoja aparece en blanco. Si lo que se quiere es asignarle bordes a la pgina y definir el color de fondo, se debe hacer clic en el men Formato --> Pgina y se eligen las pestaas Borde y Fondo.

La ventana Bordes es muy similar a la utilizada para asignarle un borde a las celdas, en ella se encuentran las siguientes opciones:

Disposicin de las lneas. Podemos hacer que las lneas del borde aparezcan en las siguientes posiciones de la celda:

Sin borde. Los cuadro bordes. Slo borde derecho e izquierdo. Slo borde inferior y superior. Slo borde izquierdo.
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Estilo de lnea. Definimos en este punto el grosor del borde y tambin si queremos que sea simple o doble.

Color. Por defecto el color del borde ser negro, aunque podemos un retoque esttico cambiando el color de las lneas.

Sombra. Podemos causar un efecto de profundidad si al borde le aadimos un efecto de sombreado. Para ello deberemos definir el foco de luz sobre la sombra y hasta qu distancia se proyecta la sombra. Para finalizar, darle un color a la sobra distinto al gris que trae por defecto ser un toque colorista que realzar nuestra hoja. El color de fondo que por defecto tendr una hoja de clculo ser transparente,

aunque, igual que sucede con el borde, existe la posibilidad de cambiarlo. En la ventana de Fondo nos aparece una paleta de colores en la que se deber elegir el tono que se desea darle al fondo de la hoja y pulsar Aceptar.

Encabezado y pie de pgina Las ventanas Encabezamiento y Pie de pgina permiten personalizar an ms los documentos impresos ofreciendo la posibilidad de incluir como encabezamiento o pie de pgina de cada hoja impresa informacin referente al nmero de pgina, nombre del libro o
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de la hoja, entre otros.

Los encabezados y pie de pgina que se definen en este cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de realizar los cambios. Si se quiere que estos cambios afecten a ms de una hoja o al libro completo, se debe seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la configuracin de pgina. En la imagen anterior aparecen dos botones: Opciones y Editar. Si hacemos clic en Opciones, nos aparecer un cuadro como el siguiente:

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Mediante este cuadro de dilogo se puede configurar el tipo de borde y lnea, su color y el color de fondo del encabezado y del pie de pgina. Si se hace clic en el botn Editar aparecer un cuadro como el siguiente:

En l apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la divisin que hace Calc de los encabezados y pies de pgina: parte derecha, central e izquierda. Podemos introducir en cada uno de ellos lo que consideremos oportuno, tan slo debemos colocar el cursor en el cuadro correspondiente y teclear. En la parte inferior aparecen una serie de iconos Formato del texto introducido. Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el nmero de pgina.

Marcamos el texto, pulsamos este botn y en el cuadro de dilogo, definimos su formato. Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el nmero total de pginas. Inserta la hora en la que el documento fue impreso. Inserta el nombre del archivo.

Inserta la fecha en la que el documento fue impreso.

Inserta el nombre de la hoja.

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Al pulsar Aceptar y se regrese al cuadro Configurar pgina, se puede apreciar el resultado definitivo. Saltos de pgina Una vez definido el rea de impresin, Calc, teniendo en cuenta los mrgenes que hayamos definido y el espacio que ocupan los datos que queremos imprimir, divide stos en varias pginas si en una sola no caben todos. El criterio utilizado para el reparto es completar toda la pgina que ser impresa, y lo que no quepa, pasarlo a otra. Si en la siguiente no cabe todo lo que queda, se repetir la operacin y as sucesivamente hasta que se coloca toda la informacin. Puede que Calc divida la hoja por alguna fila o columna que no sea la ms apropiada para los datos que queremos imprimir. Esto puede solucionarse insertando saltos en alguna posicin concreta. Calc posee una opcin que nos permite ver con ms claridad en qu lugares se insertarn los saltos de pgina. Para acceder a esta opcin, en el men Ver --> Previsualizacin del salto de pgina. La imagen mostrada, como la que aparece ms abajo, nos muestra la hoja en una escala menor y con algunos trazos en azul. Las lneas continuas que aparecen delimitan el rea de impresin. Las discontinuas muestran los saltos de pgina sugeridos por Calc.

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En el caso de que se quisiera insertar un salto de pgina en una localizacin diferente a la sugerida por Calc, se selecciona la fila o la columna delante de la cual se desea que se produzca el salto. Luego, se hace clic en Insertar --> Salto manual -->Salto de fila o -->Salto de columna.

Si se coloca el puntero del ratn encima de de algunas de las lneas que delimitan un salto de pgina, veremos como ste cambia de forma, convirtindose en una flecha doble. En este momento puede hacerse un clic y arrastrar estas lneas, lo que nos permite modificar fcil y visualmente el rea de impresin y los saltos de pgina. En el caso de desear eliminar un salto de pgina introducido previamente, se pulsa con el botn derecho sobre ese salto de pgina, apareciendo ahora la opcin Eliminar todos los saltos manuales.

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Se puede insertar un salto seleccionando una sola celda. En este caso, se generarn dos saltos, un salto se producir en la fila superior y otro en la columna anterior a las que se encuentre la celda seleccionada. Para eliminar este tipo de salto, se proceder de la misma forma que anteriormente. HOJAS DE CLCULO Insertar y borrar Una hoja de clculo se compone a su vez de hojas, y aunque el nmero predeterminado sea de 3 es posible agregar tantas como sea necesario, dependiendo el lmite de stas de la capacidad de nuestro computador. Para crear una nueva hoja pueden hacerse dos cosas:

Se selecciona en el men Insertar --> Hoja... o

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sobre el indicador de hojas, hacer clic en el botn derecho del ratn y en el men contextual que se despliega seleccionamos el comando Insertar hoja...

En otras ocasiones ser necesario eliminar alguna de las hojas de clculo del documento. Para hacerlo procedemos de las dos siguientes maneras:

Se selecciona en el men Editar --> Hoja de clculo --> borrar. Es importante tener activa la hoja que se desea eliminar. La hoja activa es aquella cuyo cartel en el indicador de hojas aparece en blanco, o

En el indicador de hojas, y sobre el nombre de la hoja que deseemos eliminar, hacemos un clic en el botn derecho del ratn y en el men contextual se selecciona Borrar hoja...

Ocultar y mostrar Para dar mayor nitidez a la presentacin de los datos cabe la posibilidad de mostrar nicamente las hojas de clculo que contienen datos esenciales, pero sin llegar a borrar nada. Para ocultar una hoja de clculo, en primer lugar es necesario situarse sobre la hoja que se quiere ocultar, luego, se hace clic en el men Formato --> Hoja de Clculo --> Ocultar. Dicha hoja no est eliminada, slo no podemos verla, pero si hay alguna referencia a ella, la misma seguir siendo vlida. Si es necesario mostrar de nuevo la hoja se har clic en el men Formato --> Hoja de clculo --> Mostrar , al elegir esta opcin aparece una ventana de dilogo en la que se listan todas aquellas hojas de clculo que previamente se hayan ocultado. Se hace clic sobre el nombre de la hoja a recuperar y se pulsamos el botn Aceptar. Con esto la hoja de clculo volver a aparecer y en el mismo lugar que ocupaba antes de ser ocultada.
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Renombrar y mover Cuando se crea una hoja de clculo, el nombre que tiene por defecto es Hoja1, Hoja2 si se quieren personalizar y presentar los datos de forma organizada, es posible cambiar los nombres de cada hoja por uno ms conveniente. Para cambiar el nombre a una hoja ya creada se puede elegir una de estas dos opciones:

seleccionar en el men Formato --> Hoja --> Cambiar nombre. Introduciendo luego el nombre en el cuadro de dilogo que aparece y pulsar Aceptar.

en el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja a modificar, hacer clic en el botn derecho del ratn y en el men contextual seleccionar Cambiar nombre...

Si cambiamos el nombre de una hoja de clculo la referencia al nombre de la misma se actualiza automticamente.

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Tambin es posible modificar el orden en el que aparecen las hojas en la barra anterior, para ello slo debemos pulsar en la pestaa de la hoja y arrastrarlo hasta la localizacin deseada.

FRMULAS Mximos, mnimos, contar y lgicas Calc permite una forma automtica de hacer varios clculos estadsticos sobre los datos de los que se disponen. En el ejemplo del Supermercado Ibarra, ser muy conveniente saber qu departamento producen mayores o menores beneficios para hacer los ajustes oportunos. Las siguientes son frmulas estadsticas que pueden ser muy tiles:

Mximo. Calcula el valor ms alto dentro de una lista de datos numricos. Su sintaxis es la siguiente: =MX(Nm1; Nm2;)

Mnimo. Sirve para calcular el valor ms pequeo de una lista de datos numricos. Su sintaxis es =MN(Nm1; Nm2;)

Contar. Esta funcin define la cantidad de nmeros que contiene un rango. Es importante recordar a la hora de utilizar esta funcin que SLO tiene en cuenta las celdas que contienen nmeros, ya que, de contener texto u otro tipo de datos las pasa por alto. =CONTAR(Valor1; Valor2;)

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Entre los tipos de funciones con los que cuenta Calc encontramos las funciones lgicas:

FALSO (). Esta funcin permite definir un valor lgico como FALSO. Para aplicarla no tenemos ms que situarnos en una celda y escribir =FALSO().

VERDADERO (). Del mismo modo que la funcin FALSO(), nos situamos en una celda y escribimos =VERDADERO(), de este modo estaremos asignando el valor lgico VERDADERO.

NO (valor lgico). Esta funcin invierte valores lgicos. Si por ejemplo la celda A1 tiene asignado el valor VERDADERO, cuando le pasemos la funcin NO() obtendremos el valor FALSO. La sintaxis sera la siguiente: =NO(A1)

O (valor lgico 1; valor lgico 2). Esta funcin devuelve VERDADERO si uno de los valores que le pasamos como parmetros es VERDADERO. Supongamos que en la celda A1 el valor es VERDADERO y en la celda A2 el valor el falso. Al pasar la funcin =O(A1:A2) obtendremos VERDADERO.

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Y (valor lgico 1; valor lgico 2). Esta funcin devolver VERDADERO slo si todos los valores que le pasamos como parmetros son verdaderos. Siguiendo con el ejemplo anterior =Y(A1:A2), donde A1 es VERDADERO y A2 es FALSO, la funcin Y() nos devolver FALSO.

Anidar frmulas Es posible potenciar el uso de Calc si se anidan funciones, es decir, introducir una funcin dentro de otra y utilizar el valor resultante de una funcin como parmetro de otra. El orden de preeminencia por el que se llevaran a cabo los clculos sera de dentro hacia fuera, el ms anidado sera el que primero se calculara y la primera de las funciones la ltima.

A continuacin se explica el ejemplo en el que se anidan dos funciones, la de suma y la de promedio. El objeto de esta frmula es sumar un rango de celdas y a la propia suma aadirle adems el promedio de este rango: =SUMA(PROMEDIO(C5:C7);C5:C8)
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En primer lugar se resuelve el promedio del rango y a continuacin se le suma el rango. Se pueden anidar muchas y variadas frmulas, segn las necesidades de clculo que se tengan, slo hace falta tener claro cul es el resultado que se busca. VALIDAR DATOS En algunos casos es necesario pasar una hoja de clculo a terceras personas para que rellenen ciertos datos de esta, pero cmo puede asegurar de que los datos que van a introducir se ajustan a los que se demandan? En Calc existe un mecanismo que verifica que los datos introducidos se adaptan a los requisitos de clculo: las validaciones.

Las validaciones son reglas que definen el tipo de alcance y rango que pueden tener los datos que contenga una determinada celda. Para definir estas reglas se debe:

Seleccionar la celda o rango de celdas sobre las que se aplicar la validacin, luego hacer clic en el men Datos --> Validez.

Aparecer un cuadro de dilogo. En la pestaa Criterios, se selecciona el formato del valor a introducir, y una vez determinado este se podr establecer una restriccin sobre el valor, ya sea de forma comparativa o absoluta.

En la ventana Ayuda de entrada se introduce un texto de ayuda que le aparecer al usuario al poner el ratn sobre la celda, por ejemplo: Introduzca la fecha con el formato DD/MM/AAAA
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Por ltimo en Mensaje de error podr determinarse la alerta que saltar cuando el usuario introduzca un valor que no se ajuste a las reglas definidas. Hay tres tipos de alertas:

Stop rechaza la entrada incorrecta y muestra un dilogo que se debe cerrar pulsando Aceptar.

Advertencia o Informacin muestra un dilogo que se puede cerrar pulsando Aceptar o Cancelar. La entrada incorrecta slo se rechaza si se pulsa Cancelar.

La opcin Macro permite, a travs del botn examinar, que se ejecute una macro en caso de error.

La regla de validacin forma parte del formato de la celda y por lo tanto es susceptible de ser Cortada, Copiada y Pegada.

ORDENAR DATOS Los datos que se van registrando en una hoja de clculo pueden ser ordenados fcilmente en muy corto tiempo si utilizamos el comando Ordenar. Esto permitir utilizar la informacin contenida en la hoja de clculo de la manera ms conveniente en un momento determinado.

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Los pasos para ordenar los datos son:

Se seleccionan las celdas a ordenar teniendo cuidado de tomar todas aquellas celdas que relacionen, como en el ejemplo de la pgina siguiente.

Se hace clic en el men Datos--> Ordenar...y se despliega una ventana permite elegir cul ser el criterio de ordenamiento, al igual si se har de forma ascendente o descendente. Los datos puedes ser numricos o alfabticos.

Una vez seleccionados los criterios y el orden deseado, se hace clic en Aceptar. Tambin pueden utilizarse los iconos de la barra, como se ve en la imagen. Si observa el ejemplo, podr notar que pueden seleccionarse varios criterios

simultneamente, tomando en cuenta jerarquas: primero por antigedad, luego por departamento y finalmente por C.I., as, las personas que tienen igual antigedad se ordenan tambin alfabticamente por departamento o numricamente por cdula de identidad.

Para ordenar los datos con criterios ms complejos, se proceder de la siguiente manera: En primer lugar se define el rea de datos a ordenar. En Calc esta operacin se conoce como Definir rea de base de datos, que se encuentra en la opcin de la barra de men Datos --> Definir rango. All aparecer una ventana como la del ejemplo, en donde
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deben llenarse los datos que se piden:

Nombre que se desee darle al rea a trabajar. Rango de celdas que abarcan los datos. Para seleccionar un rango se pulsa el icono y se marcan las celdas del rango, una vez hecha la seleccin se vuelve a pulsar el icono.

Para finalizar se hace clic en Aceptar. Desde la opcin Datos --> Seleccionar rea, se puede acceder a cualquier de las

reas de base de datos definidas sin necesidad de volver a marcar el rango de celdas sobre el que se vaya a trabajar. Al elegir la opcin de Seleccionar rea se muestra una ventana con la lista de las diferentes reas de base de datos que previamente se haya definido. Se hace clic sobre el nombre del rea a operar y se pulsa Aceptar. Con esto el rango de celdas correspondiente a esa rea quedar resaltado. Una vez seleccionada el rea se pueden ordenar los datos, para ello se siguen los pasos en la barra de men Datos --> Ordenar. En la ventana de Ordenar se pide definir los siguientes parmetros:

Ordenar segn. Se selecciona la columna que desee utilizar como criterio de orden principal, decir, la columna por la que se empezar a ordenar.

Ascendente. Ordena la seleccin del valor mnimo al mximo, es decir, de la A a la Z

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o del 0 al 9.

Descendente. Ordena la seleccin del valor mximo al mnimo, es decir, de la Z a la A o del 9 al 0.

Despus segn. Se selecciona ahora la columna que se quiere utilizar como criterio de orden secundario. Este dato es opcional.

Cuando se ordena a partir de una columna se reorganizan las filas que indicadas como criterio y tambin sus adyacentes, manteniendo con ello la coherencia de la informacin en la hoja de clculo. INSERTAR FILTROS Insertar filtros es muy til cuando existe una gran cantidad de datos y se requiere uno en particular de manera rpida, sin necesidad de reordenar dichos datos. Filtrado automtico La herramienta de Filtro automtico inserta en una o ms columnas de datos un desplegable que permite seleccionar las filas que se ajusten a un determinado criterio de bsqueda. Para aplicar un filtro es necesario:

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Seleccionar las columnas en las estn los datos a filtrar. En el men de herramientas hacer clic en Datos --> Filtro --> Filtro automtico o bien, podemos acceder directamente a esta funcin pulsando el icono de la barra de herramientas Filtro automtico. Las flechas del cuadro combinado se muestran en la celda de la primera fila del rea seleccionada.

En cada encabezado aparecer una flecha puede seleccionar el dato o criterio que necesite.

que desplegar una ventana en donde

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Una vez realizada la seleccin en el desplegable slo aparecern las filas cuyo contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecern ocultas. Para saber si quedan filas ocultas, se observa si los nmeros de las filas son correlativos, de no ser as querr decir que hay datos que no se muestran. La columna que se utilice para aplicar el filtro se diferencia del resto en que aparecer de color azul. Si se quiere volver a mostrar todas las filas se pulsa la flecha de filtrado en la columna o columnas que hayamos seleccionado previamente y se elige la opcin todo. Si an habiendo aplicado un filtro la lista de valores es excesivamente larga se puede pedir a Calc que nos muestre slo -Los 10 primeros- con lo que se muestran nicamente los 10 valores ms altos. Al querer dejar de utilizar el Filtro automtico:

Se seleccionan de nuevo las columnas a las que inicialmente se les aplic la opcin de Filtro.

En la barra de men seguimos la siguiente secuencia Datos --> Filtro --> Filtro automtico.

Se puede pulsar directamente el icono Filtro automtico de la barra de herramientas.

Filtrado de forma predeterminada A travs del Filtro predeterminado es posible aplicar otras condiciones al filtrado de filas.

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Para aplicar el filtro predeterminado a una hoja de clculo seguiremos los siguientes pasos:

Se seleccionaremos las columnas que contengan las filas cuyos datos se desean filtrar.

En la barra de men se hace clic en el men Datos --> Filtro --> Filtro predeterminado En la ventana de Filtro predeterminado se rellenan los siguientes campos:

Nombre del campo. Se refiere al valor de la primera fila, que al aplicar un filtro toma este valor como el nombre de referencia a la columna.

Condicin. Establece el criterio sobre el que hacer el filtrado. Las posibilidades son: =. Valores iguales a <. Menor que. >. Mayor que. <=. Menor o igual. >=. Mayor o igual. <>. Distinto de. El mayor. El valor ms alto. El menor. El valor ms bajo. El mayor %. El valor que se da con mayor frecuencia. El menor %. El valor que se da con menor frecuencia. Valor. En este campo se elige uno de los valores que aparecen en cualquiera de las filas comprendidas en la columna seleccionada. Este ser el trmino con el que se har la comparacin establecida en el campo de Condicin.

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Vnculo. Cuando se utiliza filtros en Calc es posible utilizar ms de una columna. En ese caso se puede vincular un criterio con otro. Es decir, utilizar un criterio de filtro para la primera columna y otro para la segunda. Los vnculos pueden ser:

Y. Obliga a que se cumplan los dos criterios de filtrado. O. Slo es necesario que se cumplan uno de ellos para que entre dentro del criterio de filtrado.

Se pulsa el botn Aceptar y listo!

Antes de aplicar el Filtro predeterminado se puede elegir de entre una serie de Opciones:

Maysculas/Minsculas. Al filtrar los datos considerar una palabra en minsculas como diferente a la misma escrita en maysculas.

El rea contiene los ttulos de columnas. En el caso de que la primera fila de la columna seleccionado no contenga el ttulo, sino que sea un valor ms a considerar, se deber quitar la marca de verificacin de esta casilla.

Copiar resultado en... Se selecciona la casilla de verificacin y, a continuacin, el rea en la que se quiere que aparezcan los resultados del filtro. Esta opcin ser de gran utilidad, ya que permite mantener la tabla de datos original y la filtrada en una misma vista.

Filtrado de forma especial Este filtro permitir aplicar los criterios del filtro directamente de los valores recogidos un rea de celdas. En un rea de la hoja de clculo est la tabla de datos sobre la que se quiere aplicar el filtro. Supongamos las columnas A y B.
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Lo primero que debe hacerse es seleccionar las columnas, y en el men elegir Datos --> Filtro --> Filtro especial.

Nos aparece un cuadro de dilogo con los siguientes campos:

Leer criterios del filtro en. En este campo se seleccionar el nombre del rea donde se encentran los valores que servirn de criterio de filtrado o se escribir el rango de celdas correspondiente.

Reducir/Aumentar. Este icono nos permite volver a la hoja de clculo para seleccionar el rango que contiene los criterios de filtrado. Se hace clic de nuevo sobre el icono y se regresa al cuadro de dilogo Filtro especial. Cuando se pulsa el botn Aceptar se aplicar el filtro a partir de los datos contenidos

en el rea seleccionada.

Antes de aplicar el Filtro especial se puede elegir de entre una serie de Opciones:

Maysculas/Minsculas. Al filtrar los datos considerar una palabra en minsculas como diferente a la misma escrita en maysculas.

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El rea contiene los ttulos de columnas. En el caso de que la primera fila de la columna seleccionada no contenga el ttulo, sino que sea un valor ms a considerar, se debe quitar la marca de verificacin de esta casilla.

Copiar resultado en... Seleccione la casilla de verificacin y, a continuacin, el rea en la que queremos que aparezcan los resultados del filtro. Esta opcin ser de gran utilidad, ya que permite mantener la tabla de datos original y la filtrada en una misma vista. Si se desea desaparecer el filtro slo se tendr que seguir la siguiente secuencia

Datos --> Filtro --> Borrar filtro, con lo que la hoja de clculo volver a su estado original.

GALLERY Calc permite aadir imgenes y objetos prediseados disponibles en una galera de objetos denominada Gallery. Insertar imgenes desde Gallery

Para abrir la galera de objetos que trae Calc se debe pulsar el botn Gallery ubicado en la barra de funciones o a travs del men Herramientas --> Gallery. Al hacer esto aparece una ventana dividida en dos partes, por un lado, en la parte izquierda aparecen los distintos temas en los que est agrupada la galera de objetos, atendiendo a la naturaleza de los mismos, y en la parte derecha aparecen desglosados los distintos objetos ubicados en cada tema.

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De este modo, vemos que en el tema Vietas aparecen distintos iconos susceptibles de utilizar como vietas, en el tema Sonidos aparecen distintos archivos de sonido que podemos agregar, etc. Para insertar en el documento la imagen deseada, se selecciona y se hace clic con el botn derecho del ratn, lo que despliega una ventana que dice Aadir. Se selecciona Copia y listo, la imagen quedar en el documento. Tambin se puede incrustar la imagen seleccionando la imagen y arrastrndola al documento.

Por otro lado, Gallery tambin permite crear temas nuevos, por ejemplo, sera muy til crear un nuevo tema para albergar las fotos del supermercado Ibarra, pues tendran que utilizarse muchas veces fotos de los productos ofertados. Para crear un nuevo tema se hace clic en el botn Nuevo tema... , con lo que se abrir el cuadro de dilogo Propiedades de Nuevo tema, se sita en la pestaa General. desde la cual se introduce el nombre del tema que se quiera crear, por ejemplo Fotos supermercado.

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Una vez dado el nombre al nuevo tema se pulsa la pestaa Archivos, una vez all se pulsa el botn Buscar archivos... y se selecciona la carpeta donde se encuentran las imgenes que se desean importar al nuevo tema de la galera.

Una vez seleccionado la carpeta aparecern todos aquellos archivos compatibles con los elementos del Gallery, pudindose visualizar cada uno pulsando la casilla Previsualizacin, siempre y cuando sea un archivo de imagen. Por ltimo, se pulsa Aadir o Aadir todos, segn la preferencia. Gestionar imgenes del Gallery Para configurar el texto de un objeto, por ejemplo un cuadro de texto, dndole estilos de objeto FontWork, se debe seleccionar el mismo, e ir al men Formato y seleccionar la opcin FontWork. Desde el cuadro del dilogo FontWork pueden asignrsele al texto distintas formas, ya sea en forma de perspectiva o arco, aadirle sombras o crear un contorno, etc..

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Si por ejemplo, se quiere configurar el nombre de la empresa "HELADERA CONTINENTAL" de forma que la imagen se distribuya en forma de arco alrededor de la imagen. Para ello se selecciona del cuadro de dilogo FontWork la forma Semicrculo superior , sin embargo, no se apreciar el cambio de texto hasta que est activada la

casilla Desactivado.

Por lo tanto, se debe seleccionar el tipo de ajuste del texto a la lnea de referencia, de este modo se debe seleccionar el ajuste Rodar , quedando ahora el texto curvado.

Ahora el texto est alineado a la izquierda, sin embargo se puede modificar la alineacin del texto, por ejemplo para asignar una alineacin justificada del texto al tamao del objeto, para ello debe de pulsarse el icono Texto - tamao automtico expandindose la imagen a la derecha e izquierda. ,

Debajo de los iconos de alineacin se encuentran con los campos de espaciado, de este modo si se quiere insertar una distancia de 0,10 cm desde la lnea de referencia al texto, se inserta dicho valor en el campo Espaciado vertical.

Por ltimo, tambin se puede asignar una sombra al texto del objeto: primero se
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selecciona el tipo de sombras deseada, entre las opciones, Ninguna sombra, Sombra vertical, o Sombra oblicua.

Al seleccionar un tipo de sombra, se pueden configurar opciones como el color de la sombra por ejemplo Gris al 70%, la distancia vertical entre el texto y la sombra (45 %), as como la distancia horizontal entre el texto y la sombra (90 ).

INSERTAR NOTAS A modo de recordatorio o aclaracin, para nosotros mismos o para otra persona que trabaje con nuestra misma hoja de clculo se pueden insertar notas informativas. Para insertar una nota se har lo siguiente: 1.- Situarse en la celda donde desee hacerse la llamada. 2.- Hacer clic en el men Insertar --> Nota. 3.- Aparecer una pequea ventana de color amarillo claro en donde se escribir el texto necesario.

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4.- Una vez deseleccionada la celda la nota quedar insertada. Cuando insertamos una nota en la esquina superior derecha de la celda que la contiene aparece una marca roja.

5.- Se podr leer el contenido de la nota slo con pasar el cursor por encima de esta marca roja.

Si en algn momento no pueden verse las notas debe asegurarse que la Ayuda emergente est activa. Para ello debe hacer clic en el men principal las opciones Ayuda --> Ayuda emergente.

DIAGRAMAS Mostrar la informacin de una hoja de clculo puede resultar mucho ms cmodo y vistoso al hacerlo en un diagrama o grfico, esto ayudar a la visualizacin e interpretacin de los datos. Construccin de hoja de datos como fuente del diagrama Primeramente comenzaremos explicando una de las formas ms eficientes de obtener los datos para elaborar un diagrama, consistente en mantener separados en dos archivos de hoja de clculo independientes los datos y el diagrama en s. En primer lugar se crea una hoja de datos a partir de la cual se crear el diagrama. Continuando con el ejemplo del Supermercado Ibarra, en una hoja de clculo nueva introduciremos en la columna A los meses del ao, y en la columna B datos de los ingresos
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del supermercado durante el ltimo ejercicio. Las primeras filas se utilizarn para los encabezados, es decir, para darle ttulo a los datos de las columnas. Resultar como se ve a continuacin:

Para poder utilizar estos datos en una nueva hoja de clculo debemos definir el rea de datos que los contiene, para ello recordamos los pasos a seguir:

1.- Marcamos la tabla de datos. 2.- En la barra de men seleccionaremos Datos --> Definir rango

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3.- En el cuadro de dilogo que nos aparece le damos un nombre, en este caso ingresos. 4.- Pulsamos el botn Aceptar. Ahora se puede guardar esta hoja de clculo, cerrarla y abrir una nueva que ser donde se generar el grfico.

Para poder emplear los datos que recin guardados, en la nueva hoja de clculo se elige la opcin Insertar -> Vnculo con datos externos. En la ventana que aparece debe aportarse la siguiente informacin:

URL de la fuente de datos eterna. Se busca en el disco duro el archivo de hoja de clculo en la que se ha guardado la tabla de datos, luego se selecciona y se pulsa el botn Aceptar

Hojas/reas disponibles. Se muestra un listado con las reas de datos que contiene la hoja de clculo seleccionada.

Actualizar cada. Esta opcin permitir manejar siempre los ltimos datos en caso de que la fuente est siendo modificada.

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Pulsamos Aceptar y los datos de la hoja de clculo original aparecen en nuestra hoja actual. Crear diagramas A partir de la tabla de datos crearemos un diagrama en el que quedarn representados grficamente los datos. 1. Se marca el rea que contiene los datos a representar en el diagrama. Siempre es conveniente marcar primero las filas desde arriba y de izquierda a derecha, ya que normalmente los rtulos de nuestro eje X y nuestro eje Y estn en la cabecera de la tabla de datos. 2. En la barra de men se hace clic en Insertar --> Diagrama. 3. En la ventana Formateado automtico de diagrama se encuentran las siguientes opciones:

rea. En este campo se introduce el rango de datos que se representar grficamente. Si se ha seleccionado previamente el rea de datos este campo ya aparecer relleno.

Primera fila como ttulo. La primera fila de la seleccin servir como etiqueta del rango de datos.
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Primera columna como ttulo. Utiliza los datos de la columna de la izquierda de la seleccin como etiquetas para el rea de datos.

Resultados en la tabla. Especificamos aqu dnde queremos situar el diagrama. Se puede elegir entre cualquiera de las hojas que ya contiene la hoja de clculo o bien en una hoja nueva.

4. Se pulsa Siguiente y se pasa a la siguiente fase de creacin del diagrama.

5. Ahora se elige el tipo de diagrama entre la seleccin que ofrece Calc. Adems del tipo de diagrama debe configurarse:

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Representacin de texto en previsualizacin. Muestra los textos que acompaan al diagrama, como leyendas, encabezamientos y ttulos de ejes.

Datos en. En este campo se selecciona si se quiere la representacin de la serie de datos organizados en filas o columnas.

Seleccione una variante. Selecciona el tipo de diagrama que desea crear.

6. Pulsamos el botn Avanzar>> y se nos muestran una serie de posibilidades extras en cuanto a la presentacin del tipo de diagrama que hemos elegido en el paso anterior. 7. Volvemos a pulsar Avanzar>> y con esto llegamos al ltimo paso de la creacin de una grfica. En este punto pondremos ttulo a determinadas reas el diagrama:

Ttulo de diagrama. Este ser el ttulo genrico para todo el diagrama. Leyenda. Se marca la casilla de verificacin si se desea que aparezca la leyenda acompaando al grfico.

Previsualizacin. Ofrece una vista previa del tipo de diagrama seleccionado. Mostrar los objetos de texto en previsualizacin. Muestra objetos de texto, como leyendas, encabezamientos y ttulos de ejes en la previsualizacin.

Series de datos en. En este campo se selecciona si queremos la representacin de la serie de datos organizados en filas o columnas.

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Ttulo de eje. En los siguientes campos daremos los ttulos a cada uno de los ejes del diagrama.

Eje X. Etiqueta del eje horizontal. Eje Y. Etiqueta para el eje vertical. Eje Z. Etiqueta para el eje z. Esta opcin slo estar disponible si hemos elegido previamente un diagrama tridimensional.

8. El ltimo paso ser pulsar el botn Crear, con ello el diagrama aparecer en la hoja seleccionada. Antes de crear definitivamente el diagrama pueden devolver sobre las acciones realizadas pulsando <<Regresar.

Editar ttulos y leyendas En ocasiones es necesario modificar el texto o las propiedades de algn elemento de un diagrama ya presente en nuestra hoja de clculo. En primer lugar se debe seleccionar el diagrama haciendo clic sobre l, luego se pulsa el botn derecho del ratn y se elige la opcin Editar. Tambin puede accederse al modo edicin de diagramas haciendo doble clic sobre este.

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Una vez en el modo de edicin de diagramas se puede seleccionar cada uno de los elementos del mismo individualmente. Al seleccionar el ttulo del diagrama o la leyenda, pulsar el botn derecho del ratn y elegir la opcin Propiedades del objeto, o haciendo doble clic, se abre una ventana Ttulo con varias pestaas:

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Bordes. En esta pestaa se manipulan las siguientes propiedades del objeto Ttulo:

Estilo. Puede aplicarse un trazo de lnea continua, discontina, punteada Color. Un men desplegable muestra las distintas gamas de colores aplicable al borde.

Ancho. Este parmetro modifica el grosor de la lnea de borde. Transparencia. una transparencia del 0% har la lnea de borde opaca, mientras que una del 100% la convertir en completamente transparente.

rea. La zona que cubre este objeto puede adoptar diferentes rellenos:

Ninguno. Por defecto, el rea de la zona de ttulo y de la leyenda es transparente, y ser esta la que se encuentra marcada al pulsar sobre la pestaa.

Color. Esta opcin abre una paleta en la que se selecciona el color deseado para aplicar al rea.

Gradiente. Permite aplicar transiciones de un color a otro mediante un efecto de degradado.

Trama. El entramado que se quiera darle de fondo al objeto puede ser cambiado eligiendo entre los que aparecen en la paleta, as como su color.

Mapa de bits. Por ltimo, puede aplicarse como fondo del rea del objeto una imagen. En relacin a la imagen colocada de fondo al rea se dispone de las siguientes opciones adicionales:

Tamao. Aqu se especifican las dimensiones de la imagen. Para evitar que la imagen se deforme se activa la casilla de Relativo para mantener las proporciones originales.

Posicin. Sirve para elegir el desplazamiento de la imagen y sobre qu eje se quiere que este se produzca.

Desplazamiento. Tambin puede desplazarse el mapa de bits directamente a travs de las filas y las columnas.
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Transparencia. El objeto ttulo y el objeto leyenda pueden asumir distintos grados de transparencia. Una transparencia del 100% har los objetos invisibles mientras que la transparencia del 0% los devuelve a su estado original.

Gradiente. Un objeto no tiene porqu ser uniformemente transparente, la opcin de gradiente hace posible que la transparencia sea aplicada de forma progresiva, bien de un extremo a otro del objeto, en el caso del gradiente lineal, o bien, del centro a los extremos en el caso del gradiente radial.

Caracteres. En esta pestaa se modifican las propiedades relativas a:

Tipo de fuente. Estilo (negrita, cursiva, etc.) Tamao.

Efectos de fuente. El texto de los ttulos y la leyenda pueden recibir los siguientes efectos:

Subrayado. Subraya el texto. Tachado. Tacha el texto Tanto en el subrayado como en el tachado se puede cambiar el color de la lnea, y

activando la casilla Por palabras se consigue que slo se subrayen las palabras y no toda la frase.

Relieve. Hay dos tipos de efecto de relieve: El relieve saliente hace que los caracteres parezcan sobresalir de la pgina. El relieve grabado hace que los caracteres parezcan estar hundidos en la pgina.

Alineacin. El texto puede adoptar una alineacin distinta a la horizontal. Veremos cmo:

Botn ABCD. Pulsando este botn el texto adopta inmediatamente la orientacin vertical, siendo su lectura de arriba abajo.

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Grados. Si se pulsa el punto negro y se hace girar el texto se orientar del mismo modo que se ve en las letras ABCD de dentro del crculo. Puede asignarse una alineacin ms precisa si se introduce el parmetro de grados,

ya sea colocando los nmeros o utilizando la flecha. Para aplicar los cambios sobre el ttulo o a la leyenda del diagrama se hace clic en el botn Aceptar. En cualquier momento se puede devolver los valores iniciales al diagrama pulsando el botn Restablecer. Ejes y cuadrculas de diagramas Puede que en algn momento se quiera presentar un diagrama ms simplificado, haciendo que aparezca menos recargado eliminando las cuadrculas. En Calc existe la posibilidad de que aparezcan o no las lneas horizontales y verticales del diagrama. Para manipular la cuadrcula del diagrama se comienza por editarlo, haciendo doble clic sobre l o haciendo un clic con el botn izquierdo del ratn y luego con el derecho y eligiendo la opcin Editar. Una vez seleccionado el diagrama aparecer una nueva barra de herramientas en la parte izquierda o en la superior de la pantalla (es posible moverlo de lugar a gusto del usuario).

Pulsando

el

icono

Mostrar/Ocultar

cuadrcula

horizontal

aparecern

desaparecern las lneas horizontales del diagrama. Si se pulsa el icono Mostrar/Ocultar cuadrcula vertical aparecern o desaparecern las lneas verticales de nuestro diagrama.

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Tipos de diagrama Calc proporciona una amplia variedad de tipos de diagramas para mostrar los datos de las hojas de clculo. En muchas ocasiones slo se conoce el sentido de algunos de ellos, desperdiciando otros que podran mostrar de forma mucho ms cmoda y clara la informacin. A continuacin presentaremos algunos diagramas de los que se dispondrn y cul es el sentido de cada uno. Hay que tener en cuenta que cada tipo de diagrama comentado presenta habitualmente subtipos o variaciones.

Diagrama de reas 2D: Muestra la importancia relativa de los valores en un perodo de tiempo. Este muestra la cantidad del cambio (magnitud de valores).

Diagrama de Barras 2D: Muestra las cifras individuales en un determinado momento o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100%
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muestran relaciones con un todo. En este tipo de diagrama, las abscisas se organizan verticalmente y las ordenadas horizontalmente, poniendo ms nfasis en las comparaciones y menos en el flujo del tiempo.

Diagrama de Columnas 2D: Muestra variaciones en un perodo de tiempo o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. Las abscisas de este diagrama se organizan horizontalmente y las ordenadas verticalmente.

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Diagrama de Lneas: Muestra tendencias o cambios en los datos en un perodo de tiempo y a intervalos regulares. Aunque es semejante a un diagrama de reas, este resalta el flujo del tiempo y la tasa de cambio, y no la magnitud del cambio.

Cotizaciones: Los subtipos de mximos, mnimos y de apertura, mximos, mnimos y cierre ilustran los valores de las cotizaciones burstiles. El subtipo de apertura, mximos, mnimos y cierre a veces se conoce con el nombre de diagrama de candelero. Tambin podemos usar el diagrama de mximos, mnimos y cierre para datos cientficos, como por ejemplo, para indicar cambios de temperatura.

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Circular 2D: Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un todo. Este diagrama es de utilidad cuando se pretende destacar un elemento importante. Un diagrama circular siempre se compone de una serie de datos excluyentes, es decir, en donde no se repiten datos u opciones dentro de otras selecciones.

Radial: Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos a un punto central y a cada una de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central. Las lneas conectan todos los marcadores de datos en la misma serie.

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 Diagrama de reas 3D: Muestra una vista tridimensional de un diagrama de reas que destaca la suma de los valores trazados y separa las series de datos de un diagrama en diferentes filas, a fin de mostrar las diferencias entre las series de datos.

Diagrama de Barras 3D: Muestra una vista tridimensional de un diagrama de barras, que destaca valores de elementos en un determinado momento o establece comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados (como el de la ilustracin) o apilados 100% muestran relaciones con un todo.

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 Diagrama de Columnas 3D: El diagrama simple muestra marcadores de columnas tridimensionales en el eje X. El diagrama de columnas con perspectiva (como el de la ilustracin) compara puntos de datos en dos ejes (el X de abscisas y el Y de ordenadas). En ambos estilos los valores de los datos se trazan en el eje Z.

Diagrama Circular 3D: Muestra una vista tridimensional de los datos que destaca los datos presentados en los sectores frontales.

Formato manual del diagrama Cuando se selecciona un diagrama y pasa a comportarse como un objeto independiente dentro de la hoja de clculo, aparece una barra de herramientas en la parte izquierda de la pantalla que permite manipular distintas propiedades del diagrama.

Mostrar/Ocultar ttulo. Esta opcin permite que desaparezca el ttulo del diagrama.
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Siempre es mejor ocultar el ttulo de un diagrama que seleccionarlo y eliminarlo pulsando la tecla suprimir, ya que al ocultarlo se tiene la posibilidad ms adelante de volver a mostrarlo.

Mostrar/Ocultar leyenda. Si no se desea mostrar la leyenda de datos porque el diagrama es lo suficientemente simple e intuitivo como para no necesitarla y su presencia recargara el diagrama a travs de esta herramienta, este puede ocultarse.

Mostrar/Ocultar ttulo del eje. Muestra u oculta los ttulos de los ejes horizontal y vertical (X e Y) del diagrama.

Mostrar/Ocultar la cuadrcula horizontal. Este icono permite que no se muestren las lneas horizontales, que se corresponden con los datos del eje y del diagrama.

Mostrar/Ocultar la cuadrcula vertical. Tiene la misma funcionalidad que la herramienta anterior pero acta sobre las lneas verticales, que se corresponden con el eje x.

Modificar el tipo de grfica. Supongamos que al crear el diagrama la primera vez se eligi el tipo lneas y ahora se quiere convertirlo al tipo barras. Pues bien, esta herramienta muestra la ventana donde aparecen los distintos tipos de grfica que Calc ofrece.

Invocar el asistente de autoformato. El asistente de autoformato es la gua paso a paso a partir de la cual se crear el diagrama la primera vez. Esta herramienta permite rehacer paso a paso el diagrama, desde el punto de partida volviendo sobre los pasos, es decir, el rango de datos que sirve de fuente al diagrama, pasando por la eleccin de tipo de grfico y ttulos del diagrama y ejes.

Datos del diagrama. Esta herramienta nos permite editar las fuentes de datos externas a Calc o Writer, transfiriendo datos desde la fuente original al diagrama, en primer lugar y adicionalmente las siguientes operaciones:

Insertar una nueva fila.

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Insertar una nueva columna. Eliminar una fila. Eliminar una columna. Intercambiar la columna actual con la fila de la derecha. Intercambiar la fila que tengamos seleccionada con la inferior. Ordenar filas/columnas en orden ascendente.

Datos en filas. Esta herramienta modifica la disposicin de las series de datos en filas. Es decir, cada fila de datos es representada en la leyenda de la grfica como si de un dato independiente se tratara.

Datos en columnas. Las series de datos se disponen normalmente en columnas, con lo que la primera columna se representa en el eje X y la segunda columna y restantes con los datos del eje Y.

Modificar la escala del texto. Con esta herramienta activa, al cambiar el tamao del diagrama el texto se redimensionar para mantener la proporcin original, es decir, si el diagrama se agranda el texto aumentar de tamao, y disminuir si se reduce el diagrama.

Nueva alineacin de la grfica. Ya que es posible mover los distintos elementos que constituyen el diagrama (grfica, ttulo, leyenda) esta herramienta ser muy til si se desea devolver al diagrama su configuracin original.

Autoformato del diagrama Al hacer clic en el icono Tipo de diagrama aparece la ventana del mismo nombre. En esta ventana puede modificarse, adems del tipo de diagrama (lneas, barras, sectores) y sus variantes, las siguientes propiedades:

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Categora de diagrama. Permite mostrar el diagrama en 2D (2 dimensiones) 3D (grfico tridimensional). Los diagramas tridimensionales darn mayor atractivo al diagrama pero pueden dificultar su interpretacin.

Resolucin. Para el caso especial de las grficas de puntos unidos por una lnea se puede indicar el nmero de puntos calculados para la generacin de la lnea. A mayor resolucin, mayor nmero de puntos y por tanto, mayor precisin del diagrama. Al aplicar el autoformato se tiene acceso a opciones que el asistente no mostr en un primer momento.

Una de estas opciones es la edicin del fondo de la grfica. Mediante la ventana rea del diagrama es posible realizar cambios en:

Bordes. Acta sobre el borde del diagrama permitiendo cambiar la lnea continua que aparece por defecto por una lnea discontinua y de simple a doble.

rea. Acta sobre el rea del diagrama alterando las propiedades de:

Relleno. Pudindose quitar completamente, darle un color de la paleta, darle degradado, un entramado y por ltimo, aplicarle una imagen de fondo.
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Tamao. Mediante los desplegables se puede darle un ancho y un alto especfico al diagrama.

Posicin. Sirve para elegir el desplazamiento de la imagen y el eje en que se desea que este se produzca.

Desplazamiento. Es posible desplazar el mapa de bits directamente a travs de las filas y las columnas.

Transparencia. Por defecto, cuando es insertado un diagrama, este es opaco, es decir, tapa completamente el rea que ocupa. Mediante el parmetro transparencia pueden dejarse ver las celdas de fondo a travs del diagrama.

Alineacin de datos del diagrama En funcin de cmo estn distribuidos datos dentro de la hoja de clculo estos deben considerarse en filas o en columnas:

Si los datos estn dispuestos verticalmente en la hoja de clculo, entonces, se elige la opcin Columnas, con los que cada fila corresponder a una entrada en el eje X bajo el ttulo genrico de la segunda columna.

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Por el contrario, si los datos estn dispuestos horizontalmente en la hoja de clculo, se selecciona la opcin Filas, con lo que cada columna de nuestra tabla de datos se corresponder con una entrada del eje X bajo el ttulo genrico de la segunda fila.

Si no se elige la disposicin adecuada de los datos, cada fila o cada columna que se muestre en el eje X se considerar como un dato independiente y en la leyenda aparecern tantos elementos como filas o columnas se tengan en la tabla de datos, dificultando la interpretacin del grfico. Modificaciones del diagrama

Tamao del diagrama. Lo primero que debe hacerse es seleccionar el diagrama de la hoja de clculo haciendo un solo clic sobre l con el botn izquierdo del ratn. Al hacerlo aparecen una serie de cuadraditos verdes que rodean al diagrama. Estos cuadraditos verdes reciben el nombre de manejadores.

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Situando el cursor sobre cada uno de estos manejadores la forma del manejador cambiar adoptando la forma de una flecha con puntas a ambos extremos. Haciendo clic y arrastrando sobre uno de estos manejadores se estar cambiando el tamao del diagrama.

Posicin del diagrama. Para mover el diagrama es necesario seleccionarlo primero, cuando se sita el cursor sobre el rea del diagrama se observa que el diagrama vuelve a cambiar, pero en esta ocasin la forma que adopta es de dos flechas cruzadas. Se hace clic y se arrastra a los largo de nuestra hoja de clculo, soltndolo cuando el diagrama est en la posicin deseada.

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Gracias a estas dos opciones, modificar el tamao y mover el diagrama puede presentarse nuestra hoja de clculo de una forma organizada.

Diagramas en 3D La primera vez que se inserta un diagrama en la hoja de clculo el asistente no da la posibilidad de crearlo directamente en 3D, por lo que es necesario crearlo en dos dimensiones y posteriormente modificarlo. Para seleccionar un diagrama ya presente en la hoja de clculo se hace doble clic sobre l o bien se selecciona con un clic del botn izquierdo del ratn y luego pulsamos el botn derecho y elegimos la opcin Editar. Una vez seleccionado el diagrama como objeto independiente, en la barra de herramientas de la izquierda habrn aparecido las herramientas de diagrama. De entre ellas se elige Tipo de diagrama, con lo que se abre la ventana del mismo nombre. En esta ventana es donde tenemos la opcin de dotar de perspectiva a nuestro diagrama mediante el efecto 3D. Para finalizar se hace clic en el botn Aceptar.

Modificar y rotar un diagrama tridimensional Los diagramas tridimensionales, del mismo modo que tradicionales en 2D pueden ser
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modificados en cuanto a tamao, colores, etc. Adems por sus caractersticas especiales pueden ser modificados en cuanto a rotacin. Para rotar un diagrama 3D se selecciona el diagrama, y una vez en el modo de edicin se selecciona el diagrama tridimensional. Es muy importante poder rotar un diagrama de sectores ya que el sector porcentualmente mayor puede quedar en primer lugar con lo que los datos menos representativos al fondo e inclinados resultan difciles de ver. Cuando se ha seleccionado el diagrama ste queda rodeado por puntos rojos, si se sita el ratn sobre l rea del diagrama el cursor cambia, convirtindose en una flecha circular. Se hace clic sobre el diagrama manteniendo el botn izquierdo del ratn pulsado y si se traza un crculo alrededor del diagrama, ste ir rotando siguiendo el movimiento del ratn. Una vez en la posicin deseada se suelta el botn izquierdo del ratn y el diagrama quedar rotado.

Inicialmente en el centro del diagrama, se encuentra una especie de punto de mira. Si se hace clic sobre ese punto y se arrastra se cambiar el punto de rotacin del diagrama. Si se vuelve a rotar el diagrama, se comprueba que el radio de giro se ha ampliado.

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Efectos 3D en diagramas Para aplicar estos efectos hay que seleccionar el diagrama como objeto independiente, una vez seleccionado se hace clic con el botn derecho del ratn y se elige la opcin Efectos 3D, o bien, a travs del men principal Formato --> Efectos 3D. Antes de ver todas las posibilidades que ofrecen los Efectos 3D se debe sealar que para que se apliquen cada una de las opciones mostradas a continuacin es necesario pulsar el icono con la marca de verificacin verde. En la parte inferior de la ventana de Efectos 3D est la vista previa. Los Efectos 3D pueden ser aplicados a una serie de niveles:

Geometra. En esta ventana se definen las propiedades de la forma para el diagrama 3D. Las opciones dentro de la ventana de Geometra son:

Aristas redondeadas. Aqu se especifica en qu medida se quieren redondear las esquinas del diagrama.

Escala de profundidad. Este parmetro establece en qu medida debe aumentar o disminuir el rea del lado frontal del diagrama.

ngulo final. Rotacin final del diagrama.

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Profundidad. Afloramiento de las barras, sectores, etc. del diagrama.

Las opciones de Segmentos permiten cambiar el nmero de segmentos utilizados para dibujar un objeto 3D de rotacin tanto horizontal como verticalmente.

Representacin. Establece las opciones de sombras y representacin para el objeto 3D seleccionado. Se puede elegir entre los siguientes modos de representacin:

Plano. Asigna un nico color a un polgono individual situado en la superficie del objeto.

Gouraud. Mezcla colores a lo largo de los polgonos. Pong. Calcula el color promedio de cada pxel en funcin de los pxeles que lo rodean.

Cmara. Establece la distancia entre la cmara y el centro del diagrama y la distancia entre la cmara y el foco de luz.

Sombra. Se pulsa el icono para que aparezca o no la sombra. Al activarla se introduce el nmero de grados de inclinacin sobre el diagrama. La inclinacin puede asumir un valor entre 0 y 90.

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Iluminacin. Aqu se establece la fuente de luz para el objeto 3D seleccionado. Dentro de la opcin de Efectos 3D se contemplan hasta 8 focos de luz para el diagrama. Dentro de la ventana de iluminacin se elige tanto el color de la luz del foco como el de la luz ambiental.

Texturas. Aqu pueden definirse las propiedades de la textura de la superficie para el objeto 3D seleccionado.

Tipo. Establece las propiedades del color de la textura.

Blanco y negro. Convierte la textura en blanco y negro.

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Color. Convierte la textura en color.

Modo. Muestra u oculta la sombra.

Solo textura. Aplica la textura sin representacin. Textura y sombra. Aplica la textura con representacin. Para definir las opciones de representacin pulse el botn Representacin de este dilogo.

Proyeccin X. Defina las opciones de presentacin de la textura.

Especfico del objeto. Ajusta automticamente la textura segn la forma y el tamao del objeto.

Paralelo. Aplica la textura de forma paralela al eje horizontal. Circular. Envuelve el eje horizontal de la muestra de textura alrededor de una esfera.

Proyeccin Y. Con los botones correspondientes se define la disposicin de la textura para el eje Y del objeto.

Especfico del objeto. Ajusta automticamente la textura segn la forma y el tamao del objeto.

Paralelo. Aplica la textura de forma paralela al eje vertical. Circular. Envuelve el eje vertical del motivo de textura alrededor de una esfera.

Filtrar. Filtra una parte del ruido que se produce al aplicar una textura a un objeto en 3D. Esta funcin slo est disponible despus de aplicar una textura de superficie al objeto seleccionado. Para aplicar rpidamente una textura de superficie, abre Gallery , mantn pulsado Mays+Control y luego arrastra una imagen al objeto 3D seleccionado.

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Material. Asigna una combinacin de colores predefinida o permite crear una combinacin de colores personal. Dentro de Material encontramos las siguientes opciones:

Favoritos. Podremos definir nosotros mismos los colores que queremos aplicar a la grfica o bien elegir entre una serie de opciones predeterminadas.

Color del objeto. En esta opcin se selecciona el color del diagrama. Color de iluminacin. Aqu se selecciona el color con el que se desea iluminar el diagrama.

Punto de brillo. Establece las propiedades de la reflexin de la luz para el diagrama. Tiene las siguientes opciones:

Color. Color que se desea que refleje el diagrama. Intensidad. Intensidad del efecto espejo.

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NOMBRES Definicin de nombres Siguiendo con el ejemplo de la tabla de beneficios del supermercado que nos ha ocupado hasta ahora.

Se procede a definir un nombre para la celda en la que se encuentra el valor del IVA,

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para ello se activa esa celda, C16. Se hace clic en el men Insertar --> Nombre, en el segundo desplegable aparecen las posibles opciones: Definir, Insertar, Aplicar, Etiquetas. Puede que alguna de ellas aparezcan en gris, eso quiere decir que en este momento no estn disponibles. De entre estas opciones se selecciona Definir, tras lo cual aparecer un cuadro como el siguiente

Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada tiene algn texto, este ser sugerido como nombre en este cuadro de dilogo. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios, Calc las unir con signos de subrayado, por ejemplo Mano de obra pasar a ser Mano_de_obra. Si el nombre sugerido por Calc es el deseado agregar se hace un clic en el botn Agregar. Si se desea otro nombre, puede borrarse el que aparece y en su lugar colocar el que interese, luego se pulsa Aceptar. En el cuadro central irn apareciendo todos los nombres que se vayan definiendo. Nombres globales y nombres locales. Los nombres globales son aquellos que se refieren a toda la hoja de clculo y los nombres locales, slo estarn disponibles en la hoja en la que han sido definidos. Calc por defecto, al definir un nombre, lo hace globalmente para toda la hoja de estilos. Eso se puede apreciar en el cuadro anterior en la seccin "Asignado a:" =$IVA.$C$16 que especifica la hoja concreta en la que se encuentra la celda C16 (podemos apreciar los signos $ que indican que sta aparece referenciada absolutamente)
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Si nicamente quisiramos disponer de una referencia local, deberamos eliminar el identificador del nombre de la hoja quedando: =$C$16 De este ltimo modo, el nombre definido tan slo sera accesible desde la propia hoja en la que se ha creado. Insertar nombres Una vez definido un nombre, puede pasar a utilizarse, para ello, cuando llegue el momento de referenciar a la celda en cuestin, se utiliza el comando Insertar --> Nombre --> Insertar y en la ventana que muestra la relacin de nombres definidos en la hoja se selecciona el que interese, luego se pulsa Aceptar

Otra forma de hacer esto mismo sera, teclear directamente el nombre asociado a la celda que se desea referenciar. Por ejemplo

As mismo, para facilitar ms el trabajo, a la izquierda de las barra de frmulas est la casilla de referencia, que posee un desplegable en el que aparecern todos los nombres definidos en la hoja, y que pueden seleccionarse en cualquier momento la celda en cuestin.

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Eliminar nombres Para eliminar nombres definidos previamente, es necesario volver al cuadro de dilogo Definir nombre a travs del men Insertar --> Nombre --> Definir

Se puede apreciar que en el margen derecho aparece el botn Borrar. Por tanto, tan slo habr que seleccionar el nombre deseado y posteriormente pulsar el botn Borrar. Es importante antes de proceder a eliminar un nombre, el asegurarse que este no se utiliza en la hoja de clculo.

Crear nombres Si las celdas para las que se quiere definir un nombre se encuentran agrupadas y los nombres con los que se quieren identificar se encuentran en la fila superior a ellas o en la columna de la izquierda, se puede utilizar el men Insertar --> Nombre --> Insertar. Para ello se seleccionan las celdas que contienen los valores y nombres a asignar y se selecciona la opcin indicada:

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Al hacer esto, se obtiene un cuadro de dilogo como el siguiente:

FUNCIONES Sintaxis Adems de poder realizar operaciones con los datos introducidos en una hoja de clculo mediante frmulas en las que se introducan los datos y los operadores (signos de suma, resta, multiplicacin,...). Calc posee unas herramientas de clculo mucho ms elaboradas y completas, son las funciones. Una funcin de Calc tendr la siguiente sintaxis: =NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2;...) Las funciones siempre irn precedidas del signo igual, a continuacin el nombre de la

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funcin, seguido de un parntesis, en que se contendrn los argumentos separados por punto y coma.

Editar argumentos Los argumentos sern los valores que facilitaremos a las funciones para que estas devuelvan un resultado o realicen alguna accin. El nmero de argumentos de una funcin depende de esta. Los argumentos que pueden ser usados en las funciones pueden ser

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Autopiloto de funciones Para introducir una funcin en una celda, puede hacerse escribiendo directamente en la celda, o en la barra de frmulas una vez activada la celda, el nombre de la frmula precedido del signo igual (=) y con los argumentos necesarios. No obstante, Calc proporciona el Autopiloto de funciones que facilita este trabajo en gran medida. Para activar el Autopiloto de funciones se pulsar el botn de la barra de frmulas estando posicionado en la celda deseada. Tras esto, aparecer el cuadro de

dilogo Asistente: Funciones, que se muestra a continuacin

A la izquierda se muestran las 11 categoras en las que se agrupan las funciones, ms dos categoras ms, una incluyendo todas las funciones y otra incluyendo las funciones utilizadas ms recientemente. Debajo aparecen las funciones que corresponde a la categora seleccionada. En la parte derecha del cuadro se observa la sintaxis de la frmula, as como una pequea descripcin de la misma. Una vez seleccionada la frmula a utilizar se hace clic en el botn Siguiente >>, con lo que aparecer un nuevo cuadro (en esta ocasin se ha utilizado la funcin SI, que devuelve un valor si se da cierta circunstancia que se define previamente y adoptar otro valor en caso contrario)
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Este cuadro se utilizar para introducir los argumentos. Los nombres que aparecen en negrita indican que ese argumento es obligatorio, el resto son opcionales. Conforme se activa cada uno de los argumentos, en la parte superior aparece una breve explicacin de qu es este. Los argumentos pueden ser rellenados "a mano" o pueden seleccionarse directamente de la hoja. Cuando se hayan introducido todos los argumentos necesarios, en el cuadro se mostrar el resultado que adoptar la frmula, luego se pulsa el botn Aceptar.

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Tipos de funciones Las funciones estn agrupadas por categoras. En concreto:

BASE DE DATOS FECHA Y HORA FINANZAS INFORMACIN LGICO MATEMTICA MATRIZ ESTADSTICAS HOJA DE CLCULO TEXTO ADD IN Al seleccionar cada una de ellas en el cuadro Pegar funcin del asistente, aparece una

breve descripcin de lo que hace. Tambin se puede recurrir a la ayuda de Calc para recabar ms informacin u obtener una lista de funciones a travs del men insertar.

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DATOS Piloto de datos El piloto de datos es un asistente de Calc que genera una tabla resumen compacta a partir de grandes listados de datos. Una hoja de clculo creada a travs del Piloto de datos ser una hoja de clculo interactiva ya que permitir que los datos se puedan organizar y agrupar conforme distintos criterios.

Partiendo de la siguiente tabla de datos de ejemplo: Producto Servilletas Pauelos de papel Servilletas Pauelos de papel Ambientador hogar Ambientador carro Ambientador hogar Ambientador carro Marca Colhogar Colhogar Colhogar Colhogar Brise Brise Brise Brise Almacn 1 1 2 2 1 1 2 2 Stock 40 50 150 120 40 30 90 50

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El piloto de datos es realmente til cuando se tienen datos repetidos susceptibles de servir de criterio de agrupacin. Volviendo al ejemplo, encontramos un fragmento de la tabla que contiene los productos en stock, la marca a la que pertenecen, su ubicacin y la cantidad de unidades. 1. Se comienza por seleccionar todo el rea de datos. 2. Se hace clic en el men Datos --> Piloto de datos --> Activar 3. Se abre una ventana de dilogo en la que encontramos los encabezados de las columnas y 3 reas:

Filas. Criterio de agrupacin que se representar en filas. Columnas. Criterio de agrupacin que se representar en columnas. Datos. Datos que sern representados, es en esta zona donde se realizan clculos.

4. Se arrastran los encabezados de columna a cada una de las zonas en funcin del criterio de agrupacin deseados. Si se hace doble clic sobre uno de los encabezados arrastrados se mostrarn los clculos que se pueden realizar. Como criterio de agrupacin en el ejemplo, para las filas utilizaremos Producto, por lo que arrastraremos este encabezado la zona Fila. Como criterio de agrupacin para las columnas utilizaremos Almacn, por tanto, arrastramos Almacn dentro de la zona Columnas.

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Por ltimo, Stock ser arrastrado a la zona Datos. Si hacemos doble clic sobre Stock se abrir una ventana en la que podemos comprobar que la funcin que est seleccionada es Suma. Podramos estar seleccionando otra funcin o bien, manteniendo pulsada la tecla Ctrl seleccionar ms de una.

El objeto de este piloto de datos es el de darnos los totales de productos que tenemos en stock por almacn.

Adems obtendremos los totales por almacn y el total de productos en stock en el ao.

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Uso y edicin del piloto de datos Una vez que creado un piloto de datos existe la opcin de aplicar distintos criterios de filtrado. Encima del piloto de datos se encuentra un botn Filtro, si se pulsa se muestra una ventana en la que se establecern los criterios de filtrado:

Nombre del campo. Indica por cual campo se quiere comenzar a filtrar (Modelo, marca, zona)

Condicin. Qu condicin debe cumplirse (igual que, mayor, menor que) Valor. Puede ser un valor de los contenidos en la tabla de datos o bien uno que se introduzca manualmente.

Vnculo. Si se quiere considerar ms de una condicin (Y), se ha de cumplir las dos, (O) se debe cumplir una u otra. Es posible cambiar los criterios de filas y columnas donde estn situados los campos

que hemos utilizado para crear el piloto de datos. Para ello slo debe hacerse clic sobre uno de los botones y arrastrarlo hacia la nueva posicin, con ello, la disposicin de los datos del piloto se alterar. Sin embargo, el piloto de datos no se comporta exactamente como los campos calculados a travs de frmulas, en el sentido de que si se actualiza el valor de una celda implicada en el clculo de una frmula el resultado de sta se modifica inmediatamente.

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Si se cambia un valor en la tabla de datos, para que el piloto de datos se actualice debe hacerse clic en cualquiera de los botones de datos del piloto. Con esto el piloto quedar actualizado y todos los valores obtenidos a travs de funciones volvern a autocalcularse.

MACROS Grabar una macro Del mismo modo que se utiliza el formateado automtico para aplicar una esttica determinada a un rea de datos sin necesidad de tener que dar los pasos uno a uno, Calc permite guardar una serie de pasos que se ejecutarn de una sola vez con el consiguiente ahorro de tiempo para el usuario. La ejecucin automtica de una secuencia de acciones recibe el nombre de Macro.

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Suponiendo que continuamente se crean diagramas que recogen datos para los 7 das de la semana, pues bien, esto supone que cada vez que se lleva a cabo esta tarea es necesario escribir los das de la semana, aplicarle un formato y por ltimo insertar el grfico. Vamos a grabar una macro que reunir estos 3 pasos en 1 slo. 1. En primer lugar, en el men principal se elige Herramientas --> Macros --> Grabar macros. 2. Una vez hecho esto, el nico cambio que se apreciar es que en la hoja de clculo aparecer una pequea ventana flotante que contiene un botn llamado Finalizar grabacin. 3. Se llevan a cabo los pasos descritos a modo de ejemplo (escribir los das, de la semana, dar formato, insertar diagrama). Al completarse los 3 pasos se pulsa el botn Finalizar grabacin. 4. Finalmente debe guardarse la nueva Macro en la biblioteca de macros de Calc, dndole un nombre identificativo y pulsando el botn Guardar.

Ejecutar una macro Para utilizar una macro que ha sido grabada previamente los pasos son los siguientes: 1. En el men principal se hace clic en Herramientas --> Macro -->Ejecutar Macro... 2. Se abre la ventana de Macro. En ella se elige la macro que a utilizar y se pulsa el botn Ejecutar. 3. Se ejecutarn (de una vez) todas las acciones grabadas anteriormente.

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Tambin puede condicionarse la ejecucin de una macro a un evento (acontecimiento) dentro de Calc, con lo que ni siquiera el usuario tendr que ejecutar por si mismo la macro ya que lo har automticamente. Para asignar una macro a un evento dentro de la hoja de clculo se siguen los siguientes pasos: 1. Dentro de la ventana Macro se pulsa el botn Asignar. 2. Se elige el evento al que se quiere asociar la macro. 3. Dentro de las libreras y mdulo se busca la macro que se quiera asignar y se selecciona. 4. Se pulsa el botn Asignar y con esto ya se habr condicionado la ejecucin de la macro a una accin que sucede en la hoja de clculo. Por ltimo, para asignar una macro al teclado, creando un atajo. 1. Dentro de la ventana Configuracin, a la que se llega desde la de Macros, se elige la pestaa Teclado.
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2. En primer lugar se encuentran los accesos directos desde teclado ya asignados. 3. Se busca uno libre (o se modifica uno ya existente) y lo seleccionamos. 4. Dentro de categora se buscamos el mdulo dentro de la librera en la que se encuentre la macro. 5. En funcin se selecciona la macro que vaya a ser asignada. 6. Para finalizar se pulsa el botn Modificar y la macro ya queda asignada a esa combinacin de teclas.

MOSTRAR / OCULTAR BARRAS Para trabajar en Calc de una forma ms cmoda y eficiente, se puede configurar el entorno de trabajo a la medida de nuestras necesidades.

Pulsando sobre contextual:

, situado en la barra de herramientas aparece un men

Este grupo de opciones permite configurar la propia barra de herramientas:

En la primera de las opciones, Botones visibles, se eligen qu botones se quieren mostrar en la barra de herramientas. Debe situarse en esta barra las funciones que se utilizan con ms frecuencia.

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La opcin Personalizar tiene una funcionalidad similar a la del punto anterior pero centrada en la propia barra de herramientas.

Para personalizar una de las barras de smbolos se siguen los siguientes pasos: 1. Se pulsa el botn derecho del ratn sobre la barra de herramientas y se elige la opcin Personalizar. 2. De las barras de smbolos disponibles se elige la Estndar, de todas las categoras que se encuentran agrupadas. 3. En la parte inferior, est una columna con los botones que representan cada una de las funciones que actualmente estn disponibles en la barra de herramientas. 4. Se despliega la categora en la cual est la funcin que se desea insertar en la barra y se hace clic sobre dicha funcin para seleccionarla. 5. Por ltimo, se pulsamos el botn Agregar y la funcin aparecer en la barra.

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Del mismo modo, existe la posibilidad de eliminar botones, que luego pueden volver a recuperar la funcionalidad en cualquier momento. Para ello, en la columna de la derecha se hace clic sobre el botn que se desea eliminar de la barra y se pulsa el botn Borrar. Cmo hacer reaparecer la barra de herramientas oculta? Pueden mostrarse u ocultarse las barras de smbolos desde la opcin del men Ver --> Barras de smbolos.

PREFERENCIAS DE APLICACIN Pueden modificarse las preferencias de aplicacin que trae por defecto Calc y ajustarlas ms al gusto del usuario. En primer lugar, para acceder al men de opciones se hace clic en Herramientas --> Opciones. OpenOffice.org. Esta rea cubre aspectos como datos, usuarios, opciones de grabacin, la impresin, las rutas de archivos y directorios importantes, as como los colores predeterminados del entorno de trabajo. Opciones Cargar/Guardar. Permite predeterminar la configuracin para guardar documentos, as como los formatos de archivo por defecto. Opciones de configuracin de idioma. Elige el idioma por defecto en el que se escribirn los documentos, esto tiene importancia de cara a determinados smbolos y sobre todo a la correccin ortogrfica y los sinnimos. Internet. Define como desde OpenOffice nos conectamos a Internet.

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Opciones del documento de texto. Establece la configuracin de los documentos de texto. Esta configuracin determinar cmo se manejan los documentos de texto creados en OpenOffice. Opciones de documento HTML. Define la configuracin bsica de los documentos de OpenOffice en formato HTML, as como sus parmetros de impresin y atributos. Hoja de clculo. Define diversos parmetros de configuracin para hojas de clculo, como por ejemplo, el contenido que debe mostrarse y la direccin de desplazamiento del cursor despus de introducir datos dentro de una celda. Tambin se pueden definir listas de clasificacin, determinar el nmero de decimales y la configuracin para registrar y resaltar los cambios. Opciones de documento de presentacin. Define diversos parmetros de configuracin para los documentos de presentacin recin creados, como el contenido que se debe mostrar, la unidad de medida utilizada, si se utiliza la alineacin con cuadrcula y de qu modo y si las notas y los volantes se imprimen siempre. Dibujo. Define la configuracin global de los documentos de dibujo, incluido qu contenido debe mostrarse, la escala a utilizar, la alineacin de cuadrcula y el contenido que se debe imprimir. Frmula. Define el formato y las opciones de impresin de todos los nuevos documentos de la frmula.
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Diagrama. Define por parmetros generales de los diagramas, bsicamente en lo que se refiere a los colores de las filas. Fuentes de datos. Especifica cmo se conservan las conexiones de las fuentes de datos.

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