La hoja de clculo EXCEL

Conceptos bsicos
Hoja de clculo. Concepto. El programa Excel -Elementos bsicos: SHoja y libro SBarra de ttulos SBarra de mens

^Barras de herramientas o de iconos SBarra de frmulas S rea de trabajo de la hoja de clculo SBarra de estado

Hoja de clculo. Concepto.

Una hoja de clculo es una herramienta muy til para las personas que trabajan con nmeros y que necesitan realizar clculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de nmeros y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar clculos matemticos, estadsticos, tcnicos y financieros.

La hoja de clculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado.

Hoja de clculo. (Cont.)

La estructura principal que utiliza este software para almacenar y organizar la informacin es un rea de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada

por un nmero determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de clculo.

Celda y celda activa.

La interseccin de una fila y una columna se denomina celda, que en Excel, tiene una ancho predeterminado de 11 caracteres. La celda puede ser identificada por su coordenadas columna/fila, lo que se llama direccin de celda. Primero va la columna y luego el nmero de fila.

La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratn se llama celda activa y es la que se ve resaltada en la hoja de clculo.

El programa EXCEL.
Forma parte del paquete Office de Microsoft y es el software ms utilizado en cuanto a hoja de clculo. Sus predecesores fueron Quattro Pro, Lotus 1-2-3, pero el que se ha consolidado realmente es el EXCEL, debido a la evolucin de la informtica y al auge de los paquetes con aplicaciones para la oficina que permiten una interaccin entre sus diferentes

aplicaciones, pudiendo importar del Word al Excel, por ejemplo, o introducir imgenes, crear grficos y hasta insertar hipervnculos.

Elementos bsicos.
Hoja y libro.
La hoja es la unidad fundamental que define el rea de trabajo, como ya hemos dicho. En el caso de Excel 97, sta consta de 65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256 columnas, que van desde la letra A hasta las letras IV. Varias hojas, relacionadas entre s, conforman un libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3 hojas por libro, pero eso no impide que podamos reducir o aumentar la

cantidad de hojas de un libro, segn las necesidades e inclusive darle un nombre determinado o cambirselo. Las distintas celdas de las hojas contendrn los datos o la informacin, que puede ser no solamente en forma numrica, sino tambin textos (llamados rtulos) y frmulas donde intervengan el contenido de otras celdas y funciones predefinidas para clculos ya sea financieros, matemticos, estadsticos, etc. Las frmulas tienen la capacidad de recalcularse si el contenido de una de las celdas a la que hace referencia cambia. Esta capacidad es una de las prestaciones fundamentales de este tipo de

software, debido a la utilidad para resolver los problemas decisionales, analizando varias hiptesis.

Barra de ttulos.

Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el icono del men de control de la aplicacin y el nombre de la aplicacin (Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero) activo. Si se acaba de abrir, aparecer Libro 1. A la derecha aparece la opcin de minimizar ventana, maximizar/restaurar y cerrar ventana, que son los tpicos del Windows. Cuando se trabaja con otras aplicaciones puede resultar muy til reducir el tamao

de la ventana a una ventana flotante, ya que se puede variar su tamao y no ocupa toda la pantalla.

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Barra de mens

Situada debajo de la barra de ttulos. Contiene todos los comandos de la aplicacin agrupados en nueve mens: ARCHIVO, EDICIN, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Adems, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo que est activa se visualice a tamao completo, en el extremo derecho aparecen los tres botones para la utilizacin de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar.

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 Barra de herramientas o iconos.

En Microsoft Excel hay 13 barras de herramientas predefinidas que contienen botones que proporcionan un acceso fcil y rpido a los comandos de uso ms frecuente. Cuando se ejecuta por primera vez este software se visualizan, bajo la barra de mens, la barra de herramientas estndar y la barra de herramientas formato.

Barra de herramientas estndar: contiene botones con las opciones ms utilizadas para manejar los archivos, imprimirlos, etc.

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Barra de herramientas formato: Contiene los botones para elegir el tipo de fuente, tamao, tipo de letra, alineacin, bordes y sombreados, etc.

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 Barra de frmulas.
Est situada bajo la de formato, es la barra donde se van a editar los datos introducidos en la hoja de clculo. En caso de que no se visualice esta barra, se activar desde VER/BARRA DE FORMULAS. Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro de referencia que recoge la direccin de la celda u objeto activo; botn con la flecha hacia abajo, que abre la lista con los nombres asignados a celdas o grupos de celdas (rangos).

Barra de frmulas (Cont.)

Un cuadro con tres botones, de los cuales, los dos primeros solo se muestran si se estn introduciendo o modificando datos. El botn cancelar (x) que se utiliza para anular los datos introducidos. El botn introducir (V ) que se utiliza para aceptar la entrada. El botn introducir/modificar frmula (=) que sirve para acceder a la paleta de frmulas que asiste al usuario en la construccin de las mismas. El cuadro de edicin, que muestra el contenido de la celda activa con independencia de su formato.

Listo

 Area de trabajo de la hoja de clculo. Es la zona que va a contener los modelos de hojas de clculo, que incluye la ventana de edicin de los libros de trabajo, la cual contendr, a su vez, diferentes hojas de clculo, grficos, etc. Para activar una hoja basta pulsar sobre su pestaa y la hoja pasar a primer plano (hoja activa) apareciendo en la etiqueta de su pestaa su nombre en negrita.

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Barra de estado. Est situada en la parte inferior de la pantalla de edicin, muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. Si no se visualiza esta barra, se activar desde la orden VER/BARRA DE ESTADO. En esta barra aparecen tres reas diferentes:
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Area modo de trabajo: que muestra una breve informacin del estado o modo de trabajo de la hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y Calcular).
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Area de autocalcular: muestra cuando se tiene seleccionada ms de dos celdas (y al menos dos de ellas con algn valor) la suma de sus valores, o el promedio, etc., segn se elija entre varias opciones (pulsando el botn derecho del ratn encima).
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Area de estado del teclado: indica si determinadas teclas estn o no activadas. Por ejemplo, aparecer el letrero NUM cuando se activa la tecla de nmeros; MAY, cuando est activada la tecla de maysculas, etc. Terminologa utilizada

> Hacer click: pulsar una vez el botn izquierdo del ratn >Doble click: pulsar dos veces seguidas y rpidamente el botn izquierdo del ratn. >Editar: Hacer cambios, correcciones, etc. Se utiliza en relacin a los comandos de edicin. >Configurar: Se refiere al ajuste de funciones del programa y el uso de perifricos. Ej. Configurar pginas, configurar impresora, scanner, etc.

Terminologa utilizada (Cont.)

> Apuntar sobre: colocar el puntero en forma de doble T o de flecha sobre un objeto, botn o men en la pantalla y pulsar sobre el botn del ratn y a continuacin soltarlo.

> Arrastrar: Mantener pulsado el botn izquierdo del ratn mientras lo movemos en la direccin deseada. > Seleccionar: Elegir.