Microsoft Access

INSTITUTO CONVERSA 2011

Microsoft Access 2007

OBJETIVOS Objetivo General:
Conocer los sistemas gestores de bases de datos, como herramienta para almacenar y acceder a los datos de forma rpida y estructurada; as como sus propiedades, su utilizacin y administracin, dentro del mbito de la informtica, en particular lo referente a Access 2007.

Objetivos Especficos:
Identificar los elementos de una Base de Datos. Crear una Base de Datos, diseo de tablas. Buscar informacin que cumpla determinados criterios, mediante el diseo de consultas. Editar los datos mediante formularios, utilizando el asistente para formularios. Presentar de manera impresa la informacin mediante informes a travs del asistente.

Definicin de base de datos Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular. Otra definicin sera: Una base de datos es una coleccin de informacin organizada de forma que un programa de computadora pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrnico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y tablas. Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema completo de campos; y una tabla es una coleccin de registros. Por ejemplo, una gua de telfono es anloga a una tabla. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en campos como: nombre, direccin, y nmero de telfono. Nombre Javier Corts Nadia Marn Carlos Abascal Direccin Av. Fuentes #123 Av. Del Trabajo #1230 Av. Bucareli #980 Numerotelefnico (55) 17890123 (55) 25639874 (55) 14567890

A veces se utiliza DB, de database en ingls, para referirse a las bases de datos.

Caractersticas
Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

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Independencia lgica y fsica de los datos. Redundancia mnima. Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditora. Respaldo y recuperacin. Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD)

Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls DataBase Management System) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta.

Microsoft Access
Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeas organizaciones. Es un componente de la suite ofimtica Microsoft Office. Permite crear archivos de bases de datos relacionales que pueden ser fcilmente gestionadas por una interfaz grfica simple. Adems, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la informacin. Elementos de Una base de datos en Access Est formada bsicamente por 4 elementos: Tablas, Consultas, Formularios e Informes. Las tablas son el componente bsico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos est principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien: datos personales de alumnos, calificaciones, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc. Las tablas son los cimientos de la base de datos, si estn mal estructuradas, nuestra base de datos ser inconsistente y no servir. En la terminologa propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato. Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro est formado por el conjunto de informacin en particular. Un dato es la interseccin entre un campo y un registro.

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Microsoft Access Ejemplo:

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Arrancar y cerrar Access 2007 Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computadora buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.

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Microsoft Access La Barra de ttulo

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Contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar, Imprimir o Deshacer.

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

La cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic

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sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El Botn de Office Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por

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ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos. La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.

Practica 1: Crea una base de datos llamada Biblioteca.

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