PREGUNTAS GENERADORAS 1. Cules son los requisitos de un rea de almacenamiento?

Del rea Contar con espacios fijos y espacios disponibles en el rea de almacenamiento. Los primeros son las reas que se han sealado con anterioridad para la ubicacin de determinados insumos. Este espacio fijo garantiza el almacenamiento de los insumos de acuerdo al peso, volumen y embalaje. Puede ser tanto en tarimas como en estantes y el espacio definido por categora debe respetarse, ya que ello garantizar el orden, accesibilidad, fcil ubicacin y aprovechamiento del espacio fsico al mximo. Los espacios disponibles, por su parte, son reas libres del almacn que permiten el almacenamiento de nuevos productos que podran ingresar al hospital, como por ejemplo: donaciones, compras extraordinarias, inclusiones de nuevos productos en la lista bsica y productos que quedan en cuarentena Desarrollar funciones de control o supervisin con integridad, conocimiento y la experiencia necesaria. En caso que lo exijan los reglamentos nacionales, el personal debe poseer las calificaciones profesionales y tcnicas apropiadas a las tareas que se le asignan Del local Facilitar la conservacin de los medicamentos almacenados y protegerlos de todas las influencias potencialmente dainas, tales como variaciones drsticas de temperatura y humedad, polvo y olores, entrada de animales, plagas e insectos Tener pisos de superficie lisa, de fcil limpieza y desplazamiento Ser de tamao adecuado segn la cantidad de inventario de productos y donde se permita tener zonas fsicamente separadas para la ubicacin ordenada de los medicamentos Iluminacin completa para permitir que todas las operaciones se lleven a cabo con precisin y seguridad Ubicar en reas separadas los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento. Estas reas deben ser construidas y equipadas de acuerdo a las condiciones deseadas, tomando en consideracin los cambios climticos estacionales o los reglamentos nacionales en rigor. Se tomarn precauciones especiales para el almacenamiento de materiales peligrosos y delicados tales como: lquidos y slidos combustibles, gases bajo presin, narcticos y otras

sustancias, tales como las altamente txicas, materiales radiactivos y corrosivos Contar con sistemas de comunicacin adecuados, en especial de telfono y considerar el traslado de los artculos dentro del almacn, pudindose ste efectuar por manipulacin o por equipos mecnicos en funcin de las dimensiones del almacn . Adems debe contar con los equipos y materiales mnimos ya indicados al comienzo de esta publicacin. De los mtodos de almacenamiento u ordenamiento del material Tomar en cuenta factores que faciliten la rotacin, el despacho, el control y la proteccin de los materiales. Aunque estos factores varan de acuerdo al espacio disponible, al equipo de movilizacin y a la cantidad de productos a ser almacenados, hay aspectos comunes que deben considerarse en el ordenamiento de los materiales. Estos aspectos incluyen : - Similitud: agrupacin segn accin farmacolgica, forma farmacutica, por grupos o clasificacin por categoras ABC, - Demanda: la ubicacin debe facilitar la rotacin de los productos, - Caractersticas especiales: uso restringido, inflamables, etc, - Capacidad fsica del almacn (tamao, altura del techo), - Equipos y personal. Es recomendable acomodar los medicamentos utilizando el sistema PEPS, es decir, lo primero que entra es lo primero en salir, considerando la fecha de vencimiento de los productos (independientemente de la modalidad de almacenamiento). De los sistemas de seguridad Mantener un sistema de seguridad implementando medidas de proteccin del material contra incendios, evitar robos y extravos, humedad y otros factores. Especial atencin merecen los medicamentos clasificados, como narcticos y estupefactivos, los que requieren de un sistema de seguridad ms estricto. El sistema de seguridad incluye mantener polticas de saneamiento y seguridad; identificacin de los empleados, uso de uniformes y tcnicas de limpieza. En almacenes de tamao mayor, por razones de seguridad, debe contarse con dos puertas independientes, una de entrada y otra de salida.

De la identificacin y localizacin de los medicamentos Conservar la correcta identificacin del medicamento en todo el proceso del suministro (cualquiera que sea la modalidad de almacenamiento). Para ello debe contarse con una correcta identificacin de las zonas de ordenamiento permitiendo as aprovechar los espacios disponibles y acelerar el proceso de despacho y entrega. Tambin, en la entrada del almacn, debe disponerse de un localizador que indique la distribucin de los medicamentos en el rea y colocar, de acuerdo a la clasificacin utilizada, la identificacin en la parte frontal de los estantes y tarimas. Para efectos de control visible de cada medicamento usar la tarjeta de estiba o anaquel. Esta tarjeta debe contener la siguiente informacin: - Nombre genrico del medicamento - Presentacin - Concentracin - Niveles mximo, mnimo y de alerta Esta tarjeta debe colocarse en el estante en el espacio del medicamento correspondiente. Cada producto debe tener su respectiva tarjeta y las existencias reflejadas en la misma deben ser exactamente iguales a la existencia fsica del producto. Todo ingreso, egreso y existencia debe registrarse en dicha tarjeta permitiendo as mantener actualizadas las existencias. Tambin facilita la realizacin de inventario de una forma rpida y efectiva. Se recomienda el uso de tarjetas de diferentes colores para productos que requieren control ms estricto, o el colocar una barra de color a la tarjeta comn. Por ejemplo, en los casos de medicamentos con fecha de vencimiento, psicotrpicos, productos vencidos que deben retirarse o mercanca en perodo de cuarentena. Cada color tendr un significado diferente para cada caso. Ello facilitar los sistemas de controles que deben aplicarse a cada caso. De los inventarios Realizar control de inventario de los productos. Los tipos ms comunes son: Peridico (a intervalo de tiempo definidos), permanente (cada vez que se presenta movimiento del producto) y especiales (eventual por razones especficas). A fin de garantizar la actualizacin y mantener el inventario actualizado, se recomienda realizar inventarios en forma peridica a muestras selectivas del 10% de los productos. La revisin peridica implica revisar la fecha de vencimiento de los productos para

tomar medidas de cambio de mercanca antes del vencimiento y cambio de material de poca salida. Vigilar y controlar los medicamentos en lo interno del almacn con el propsito de: - Control de movimientos de entradas y salidas, niveles de existencia, necesidades de reposicin y conocimiento anticipado del tiempo de reposicin, - Conocer las caractersticas y tendencias del consumo del medicamento, - Identificar las existencias disponibles en el almacn, - Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la movilizacin de las existencias con fecha de vencimiento ms prxima, tales como transferencia de productos a otros hospitales, dentro de un marco adecuado de tiempo para lograr su utilizacin y cuando esto no sea posible, debe elaborarse un inventario y el descargo correspondiente para de este modo manejar datos reales - Evitar o disminuir al mximo la prdida de medicamentos. Se entiende por prdida aquella que ocasiona disminucin en los inventario por causa accidental, tal como el dao de envases, inadecuado control en los despachos o la fuga del producto, - Descartar fsica y contablemente todo medicamento que se haya deteriorado por encontrase en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo, - Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacn a travs de inventarios totales (una vez al ao) o inventario selectivo (por tipo de medicamento). De los manuales de normas y procedimientos En el manual de normas y procedimientos del almacn de medicamentos debe especificarse en forma clara los niveles de responsabilidad en la ejecucin de cada actividad; cmo mantener el almacn en condiciones adecuadas y describir los procedimientos a seguir en determinadas situaciones de emergencia que ms comnmente ocurren en hospitales en los que est involucrado el almacn de medicamentos Debe incluir diagramas, flujo gramas de las zonas de almacenamiento y de los procesos que all se desarrollan.

2. Cules son las reas que debe tener un rea de almacenamiento? AREAS:

rea administrativa rea de recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos rea adecuada para almacenamiento rea almacenamiento de medicamentos de control especial rea para la dispensacin rea para manejo y disposicin de residuos. rea de cuarentena de medicamentos rea debidamente para el almacenamiento de medicamentos que deben ser destruidos o desnaturalizados por vencimiento o deterioro rea destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del mercado.

3. Qu aspectos importantes vigilar cuando se inspecciona un rea de almacenamiento de medicamentos? reas debidamente identificadas rea restringida para medicamentos de control especial rea para productos en cuarentona, retencin o vencidos Control de condiciones ambientales - Fotosensibles - Termolbiles - Inflamables - Observacin de otras evidencias( precipitados, turbidez y crecimiento de hongos en soluciones y jarabes, separacin de fases en emulsin, cambio de color en soluciones coloreadas, perdida de dureza, indicios de oxidacin, cambio de color en tabletas) Existencia y funcionamiento de termohogrometro. Termmetro para medicin de temperaturas de refrigeracin. Registros de temperatura y humedad (temperatura ambiente 30c, temperatura refrigeracin 2 a 8 c, humedad relativa mximo 70%. Verificacin de fechas de vencimiento de medicamentos yo dispositivos mdicos. Ventilacin Personal sano Buen aseo en todas y cada una de las reas Lava manos apropiado y funcionando. Control y sanizacion del ambiente Nevera limpia (aseo peridico) y exclusiva para almacenar medicamentos. Soporte de fumigacin