Curso Avanzado de Excel - Herramientas - 1

Excel 2003 Curso Avanzado: Herramientas de Excel
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Curso Avanzado Excel 2003
Funciones de Arreglo o de Vectores (Array Formulas)

Una funcin de vectores es una frmula especializada, un poco ms compleja en su funcionamiento que las frmulas convencionales, pero que tienen gran utilidad una vez que se comprende su funcionamiento. En principio, una formula de vectores permite la evaluacin de muchos datos de entrada para obtener un resultado. Permite adems la evaluacin compleja de informacin en aras de evitar sobrecargar de informacin una tabla. No existe mucha bibliografa sobre este tpico en especial, y diversos autores aclaran que la mejor manera de aprenderlas es usndolas. La explicacin que se dar de estas funciones ser basada en ejemplos prcticos, que sirvan como base para la elaboracin e frmulas complejas. Entre los mltiples usos que tienen las funciones de este tipo, resalta la oportunidad de crear condiciones complejas cuando se utiliza suma condicional. promedios o sumas del producto de dos columnas. Comenzaremos por mostrar una tabla de datos que sirve para nuestro objetivo: Obviamente, estas funciones, cuando son entendidas, permiten crear formulas no slo para sumar condicionalmente, tambin es posible contar elementos, calcular
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En ella se aprecian 5 columnas: Sujeto, con valores de A hasta E, Plan que puede tomar uno de los valores P1, P2 o P3, Mes entre 1 y 4, Monto e Incremento, el cual puede ser negativo. Si quisiramos, con esta informacin, saber el monto total acumulado por un sujeto o por un Plan, podemos usar la funcin SUMIF, de la siguiente manera: =SUMIF(A3:A31, "C", D3:D31) En la que decimos que compare cada celda del rango A3:A31 con el valor C y vaya sumando, cuando sea cierta la condicin, el valor en la columna D. Esta funcin es til en casos de condiciones sencillas, pero si se desea saber, por ejemplo, el monto acumulado por el sujeto C en un plan especfico P1, no es posible usarla, ya que slo acepta una condicin. De hecho no es posible utilizar las funciones lgicas AND (Y) u OR (O). En casos como este, es posible utilizar una funcin de arreglos o de vectores. Una de las funciones de vectores ms sencillas y tiles corresponde al caso de suma condicional con ms de una condicin. Para escribirla, se debe escribir, dentro de la funcin SUM, ambas condiciones, enlazadas por el signo * cuando es conjuncin (Y) y el smbolo + cuando se trate de disyuncin (O): =SUM((A3:A31="C") * (B3:B31="P1") * D3:D31) Vamos por partes,
=SUM: Le indicamos a Excel que queremos utilizar la funcin de sumatoria (A3:A31=C): Corresponde a nuestra primera condicin, que el valor en la columna A sea igual al valor C. Note en este ejemplo, que cada condicin debe ir entre parntesis *: El asterisco indica que uniremos dos condiciones con el operador Y (AND) (B3:B31=P1): Es la segunda condicin, que el valor en la columna B sea igual a P1 *: En este caso, el asterisco indica que valores sumaremos si se cumplen las condiciones D3:D31: Es el rango que queremos sumar. Note que el rango a sumar no va entre parntesis
En resumen: Utilizamos la funcin suma, cuando alguna celda en el rango A3:A31 sea igual a C y adems, su correspondiente celda en la columna B sea igual a P1, sumaremos el valor en la celda respectiva de la columna D.
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Las funciones de vectores evalan las condiciones celda a celda, es decir, Excel buscar el valor en la celda A3 y lo comparar con el valor que buscamos. Si ambos valores son iguales, lo que se cumple en nuestra tabla en las filas: 4, 5, 6, 8, 9, 19, 20, 28 y 29, Excel evala el valor en la fila B de esas filas y lo compara con el valor de nuestra segunda condicin. Esto slo se cumple en las filas 4, 5, 6, 8, 9. Excel sumar entonces los valores en la columna de de estas filas:
Algunos puntos importantes a tener en cuenta cuando se trabaja con funciones de vectores: El ingreso de la frmula debe hacerse presionando las teclas Control-Maysculas-Enter en lugar de hacerlo slo con Enter. Excel pondr alrededor de la frmula un juego de llaves ({}) para indicar que el tipo de funcin es de vectores Los rangos usados tanto en las condiciones como en el sumando, deben tener exactamente las mismas dimensiones Los valores a ser comparados con los rangos, en las condiciones, pueden ser valores literales, como en este ejemplo, o referencias a celdas, con lo que el resultado de la funcin variar cada vez que se cambie este valor.
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No existe limitacin en el nmero de condiciones que se puedan usar, ya que no son parmetros de la funcin sino una frmula a evaluar por Excel.
Podemos incluso hacer operaciones dentro de la funcin SUM, a fin de obtener los valores que esperamos. Supongamos que queremos el total de Monto multiplicado por Incremento, suponiendo que este ltimo corresponde a un porcentaje. Es decir:
M * I %
Podramos agregar otra columna en la que calculemos el Incremento porcentual como Incremento/100, y en una nueva columna realizar la multiplicacin de Monto por este Incremento Porcentual. Finalmente tendramos que realizar la sumatoria de esta columna en otra celda. Si bien, resulta poco complicado realizar esta operacin, hay maneras ms sencillas, sin necesidad de incluir nuevas columnas, y es realizando una funcin de vectores que, en una sola celda realice toda la operacin: =SUM($D$3:$D$31 * $E$3:$E$31 / 100) Excel entender esta funcin como: Multiplica cada celda en el rango D3:D31 por el valor de su respectiva fila en la columna E y divide ese resultado entre 100. Finalmente, suma todos los resultados parciales. La manera en que Excel resolver esta frmula ser multiplicando por pares, lo que quiere decir, que multiplicar D3 por E3 y lo dividir entre 100, ese resultado lo sumar al obtenido de realizar la misma operacin en la fila 4: D4*E4/100, luego lo sumar a lo obtenido en la fila 5: E5*D5/100 y as sucesivamente. Podramos verlo como: =D4*E4/100 + D5*E5/100 + D6*E6/100 + + D31*E31/100 Tambin es posible contar elementos dentro de un rango cuando se cumplan dos o mas condiciones. Por ejemplo, podramos contar las veces que aparee el sujeto B en el proyecto P2 durante el mes 2. El nico inconveniente es que no es posible usar la funcin COUNT con frmulas de vectores. Lo usual es realizar una suma, con las condiciones que queramos, pero sustituyendo el rango a sumar por un 1. Eso ira sumando un 1 cada vez que se cumplan las condiciones. Para el ejemplo expuesto aqu, una frmula sera: =SUM(($A$3:$A$31 = H8) * ($B$3:$B$31=H9) * ($C$3:$C$31 = H10) * 1)
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Las posibilidades que ofrecen las frmulas de vectores son muy grandes, mas lo importante es entender como funcionan. Pueden ser aplicadas en diferentes contextos, y con diferentes funciones: MATCH, INDEX, MAX, SUM, IF y una larga lista de ellas. Lo ms destacable es que ellas van evaluando el rango especificado celda a celda y actuando conforme a lo que encuentran. Si bien los libros de Excel no suelen tocar el tema muy profundamente, Internet es un gran aliado a la hora de buscar ejemplos.
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Valor Objetivo (Goal Seek)

Goal Seek es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis Y si (What if). Las herramientas de anlisis Y si representan un proceso de cambio de los valores de celdas para ver cmo afectan esos cambios al resultado de frmulas de la hoja de clculo. Est herramienta en particular es ideal para cuando se tiene idea del valor que se desea obtener como resultado en una frmula pero no se conoce el valor que se debe incluir en los valores dependientes de dicha frmula. Esta funcin bsicamente tiene la misma funcionalidad del despeje de una frmula Ejemplo Si se tiene la capacidad de produccin terica de un pozo basado en su completacin:
Qo = MaxRPM * Disp * Eff
Si tenemos un pozo con las siguientes caractersticas: MaxRPM=420 Disp=12.57 Eff=85%
Entonces el Qo terico sera, Qo=4487
Llevemos este ejemplo a una hoja de clculo:
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Si tenemos que para ese pozo, el potencial de yacimiento es de bbls 3260 y deseamos saber a que velocidad de RPM se debe producir el pozo para recuperar ese potencial, entonces sustituyendo la tasa de produccin terica por el potencial de yacimiento matemticamente se hara un despeje de las RPM: 3260 = MaxRPM *12 .57 * 0.85 MaxRPM = MaxRPM 305 Para aplicar este determinar este valor con Goal Seek se procede de la siguiente manera, hacer clic en Tools Goal Seek 3260 12 .57 * 0.85
Se desplegar la ventana Goal Seek, en donde se debe indicar: La celda a la que se el ajustar el valor Set cell (B4) El valor que desea ser alcanzado en la celda definida To value (3260) La celda que debe ser modificada para alcanzar el valor establecido By changing cell (B1)
Al aceptar las condiciones introducidas se despliega la ventana Goal Seek Status, en el caso de que la ecuacin a resolver sea muy compleja esta ventana mostrar el estado del clculo de la solucin ms acertada, si la ecuacin tiene una solucin alterna, con el botn Step se puede calcular.
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Al aceptar la solucin hallada por Goal Seek, la celda indicada que deba ser modificada para alcanzar el valor deseado conservar la solucin hallada.
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Subtotales (Subtotal)
Excel cuenta con una herramienta que permite calcular automticamente valores de subtotales y totales generales en una lista, de acuerdo a los requerimientos del usuario, con operaciones preestablecidas por Excel. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros. Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez. Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Ejemplo Supongamos que se tiene la lista de las ltimas pruebas validadas de los pozos, y se desea conocer el corte de agua y la relacin gas petrleo promedio y el total de produccin probada por cluster:
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Para realizar esta totalizacin hay que asegurarse que los datos estn ordenados por los criterios que deseamos totalizar, como en el ejemplo se desea totalizar por cluster, entonces la lista debe estar ordenada por esta columna, como lo muestra la imagen, adicionalmente constatar que no hay filas ni columnas en blanco en el la lista, es recomendable que cada una de las columnas posean un encabezado inmediato para que la funcin pueda determinar los nombres de las columnas por las que se totalizar. Para solventar el hecho que no todas las columnas tienen un encabezado inmediato (fila 6), se debe seleccionar toda la lista desde esa fila hasta el final de los datos, en caso de contar con encabezados inmediatos simplemente se selecciona cualquier celda de la lista. Hacer clic en Data Subtotals
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Debido a que no todas las columnas poseen un encabezado inmediato se muestra un mensaje de advertencia informando sobre esta situacin u otras posibles que se puedan presentar en el uso de la herramienta de subtotales:
Hacer clic en OK para tomar la primera fila (fila 6) como encabezado de la lista. En la ventana Subtotal, seleccionar en la lista At each change in (Con cada cambio en) la columna A (correspondiente a la columna de los clusters por no poseer encabezado inmediato). Seleccionar la funcin de total que se desea aplicar en la lista Use function, en este ejemplo y para el primer caso seleccionaremos Average, de la lista. Finalmente de la lista Add subtotal in marcar la casilla de verificacin de las columnas a las que se les desea calcular los subtotales, en el primer caso del ejemplo marcar las casillas de (%) y (SCF/BEHO).
Las tres casillas de verificacin adicionales:
Replace current subtotals es til cuando ya se han adicionado subtotales a una hoja, como se ver a continuacin.
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Page break between groups inserta un salto de pgina que separa los grupos para la impresin de la lista. Summary below data agrega un total general a la lista, en caso contrario lo inserta al principio.
Al hacer clic en OK se insertan los promedios de corte de agua y relacin gas petrleo por cluster.
Para adicionar los totales de produccin probada se repite el procedimiento desde la seleccin de los datos.
Se selecciona la funcin de suma Sum. Se desmarcan las casillas de las columnas de corte de agua y de relacin gas petrleo para que no sean tomadas en cuenta para totalizar en este caso y se seleccionan las de las columnas de lquido, petrleo y agua (BLPD, BEHOPD y BWPD).
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Y en este caso se desmarca la casilla de verificacin Replace currents subtotals para que no sean sustituidos los totales de promedio calculados del caso anterior.
Al hacer clic en OK se obtienen los clculos de los subtotales deseados.
Se puede obtener un resumen de estos totales haciendo clic en los botones de esquema ubicados a la izquierda de la hoja de clculo
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Al hacer clic en el botn nmero 3 se obtiene un resumen de los totales
Para remover los subtotales se repite el procedimiento y se presiona el botn Remove All de la ventana Subtotals en lugar de aceptar los criterios de los subtotales.
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Si se observan alguna de las celdas que poseen los clculos de los subtotales, estas tienen una frmula basada en la funcin SUBTOTAL
Se puede presionar el botn frmula:
de la barra de herramientas de Excel, para revisar los argumentos de la
Como se puede ver se basa en un cdigo de funcin (9 en este caso para la suma) y un rango de datos.
La lista de los cdigos de las funciones es la siguiente: Valor Funcin (incluye valores ocultos) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Valor Funcin (ignora valores ocultos) 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 Funcin AVERAGE COUNT COUNTA MAX MIN PRODUCT STDEV STDEVP SUM VAR VARP Comentario Promedio. Cuenta solo nmeros. Cuenta todas las celdas con informacin. Valor mximo. Valor mnimo. Producto de los valores. Desviacin estndar basada en la muestra. Desviacin estndar basada en la poblacin. Suma. Varianza basada en la muestra. Varianza basada en la poblacin.
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Los cdigos mayores que 100 se utilizan para pasar por alto aquellas filas que poseen valores ocultos, esta funcin puede trabajar hasta con 29 parmetros.
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Validacin de datos (Validation)

Esta herramienta facilita al usuario aprobar o no la inclusin de valores en una celda, de acuerdo a los parmetros que se le indiquen, los cules pueden ser: Valores provenientes de una lista Valores dentro de un lmite Fechas y horas dentro de un perodo Texto con una longitud especfica Valores condicionados al contenido de otra celda Frmulas para el clculo del valor permitido
El procedimiento general para el uso de esta herramienta es como sigue: Seleccionar las celdas que se desean validar. En el men Data, seleccionar la opcin Validation y elegir la ficha Settings. Especificar el tipo de validacin que se desea de acuerdo a los parmetros citados anteriormente Especificar si la celda se puede dejar en blanco (valor nulo). Opcionalmente se puede establecer un mensaje indicando que la celda cuenta con validacin, y un mensaje de error para ser mostrado si el valor introducido en la celda no est dentro de los parmetros fijados. Ejemplo Validacin con valores provenientes de una lista Se desea validar la entrada de las bombas en la hoja de potencial (columna AH), de acuerdo a la lista existente en la hoja Sheet2 (Columna B)
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Estas validaciones se pueden realizar con listas definidas manualmente (recomendado para pocos valores) o con referencias a un rango de celdas (como en este ejemplo, y recomendado para listas largas). Cuando el rango se encuentra en otra hoja o libro, se debe definir un nombre para el rango. Se aplicar un nombre al rango de manera de ejemplo: seleccionar el rango B1:B21 de la hoja Sheet2 y en la casilla de nombre escribir un nombre para definir la seleccin, en este caso Bombas y aceptarlo.
Seleccionar las celdas que se van a validar en la hoja Potencial (Columna AH), hacer clic en Data Validation
En la seccin Allow de la pestaa Settings seleccionar List, y en la seccin Source, escribir =Bombas (esto hace referencia al rango llamado Bombas de la hoja Sheet2). La opcin Ignore blank
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permite dejar la celda en blanco, y la opcin In-cell dropdown habilita una lista para la seleccin del valor permitido en la celda con la validacin
En la pestaa Input Message se puede habilitar un mensaje cuando la celda es seleccionada
Y en la pestaa Error Alert se puede configurar un mensaje para que sea mostrado cuando se introduzca un valor no permitido en la celda.
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Al aceptar la validacin, se permite lo siguiente:
Al incluir valores no aceptados por la validacin ocurre lo siguiente:
Valores dentro de un lmite Cuando se requiere validar valores dentro de un rango determinado, por ejemplo el corte de agua, se utiliza esta opcin. Seleccionamos las celdas de la hoja de potencial donde se reporta el corte de agua (Columna Y) y en las opciones de validacin se selecciona la opcin Whole number, y el tipo de validacin de la data, en este caso between, y se establecen como valor mnimo cero, y como valor mximo 100.
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Al aceptar la validacin configurada, solo se podrn introducir valores entre los parmetros especificados. Los valores mximos y mnimos pueden ser referencias a una celda.
Las validaciones Decimal, Date y Time funcionan de igual manera que la validacin Whole number pero con diferencia en el tipo de valor a validar.
De igual forma las opciones de validacin de rango de valores mximo y mnimo permiten aparte de between: Not between Equal to Not equal to Greater than Less than Greater than or equal to Less than or equal to
Texto con una longitud especfica Bsicamente restringe la entrada a la celda al texto que no cumpla una condicin de longitud, un ejemplo sencillo sera la validacin para mantener homogneamente los nombres de los pozos en una lista a un mximo de 4 caracteres
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Valores condicionados al contenido de otra celda La herramienta Validation permite la posibilidad que adicionalmente a los valores indicados en las opciones de validacin (Not between, Equal to, Not equal to, etc.), se indiquen referencias a celdas, as pues las validaciones se pueden realizar dependiendo del contenido de otra celda.
Frmulas para el clculo del valor permitido Con esta modalidad, es posible condicionar la validacin de los valores ingresados a una celda de acuerdo a una condicin personalizada por el usuario, basndose en frmulas de sentido lgico (verdadero o falso) con los operadores AND u OR, se establecen los parmetros para validar las entradas a las Celdas. Si en la Hoja de potencial el valor de eficiencia de la bomba dependiera de que el pozo tuviera configurada una bomba con su respectiva polea, el procedimiento para validar esta entrada sera como sigue.
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Teniendo los campos de eficiencia, tipo de bomba y polea
Se selecciona el rango correspondiente a las eficiencias (columna AM) para configurar la validacin refirindose a que los valores de las columnas AG, AH y AI, deben tener valor para poder reportar una eficiencia de bomba
Detalle de la frmula:
De esta manera las tres celdas referidas deben contener un valor para poder reportar una eficiencia, obsrvese que la opcin Ignore Blank est deshabilitada para que cumpla con la validacin que se desea, es decir, que las celdas a las que hacemos referencia contengan algn valor. De igual forma los mensajes de entrada de datos y de error se configuran como se ha visto anteriormente.
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Marcar datos no vlidos (Circle Invalid Data)

Hasta ahora se ha visto como configurar la entrada de data vlida en una celda, pero si se observa con detenimiento esta configuracin es flexible (o permisiva), es decir, ofrece la posibilidad de incluir un dato no valido en la celda despus de la advertencia correspondiente, o simplemente si la validacin hace referencia a otras celdas y los datos fueron entrados de acuerdo a la validacin pero las celdas a las que hace referencia la validacin son cambiados entonces es posible que la data incluida no est cumpliendo con la validacin, si esto es posible Cmo identificar las celdas que contienen datos no validos?, para ello se usa la herramienta de auditoria Circle Invalida Data.
Para acceder a esta utilidad, hacer clic en Tools Formula Auditing Show Formula Auditing Toolbar
Aparecer la barra Formula Auditing
Hacer clic en el botn Circle Invalid Data ellas.
, y automticamente las celdas que no cumplan con
condiciones establecidas por la herramienta Validation aparecern resaltadas con un crculo alrededor de
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Como se puede observar la celda de la columna AM no cumple con la validacin que se aplic en el ejemplo anterior y por ello es resaltada. Para ocultar los crculos que resaltan las celdas con data invlida, se hace clic sobre el botn Clear Validation Circles .
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Tablas dinmicas o de pivote (Pivot Table)

Una Pivot Table o Tabla Dinmica no es ms que una tabla interactiva, un informe de Excel con tablas de referencias cruzadas, que combina y compara grandes cantidades de datos rpidamente. Puede girar sus filas y columnas para ver resmenes diferentes de los datos de origen y mostrar los detalles de las reas de inters. Esta herramienta permite resumir y analizar rpidamente valores contenidos en una tabla o base de datos. Excel ofrece diferentes opciones de distinto grado de complejidad a la hora de implementar tablas dinmicas. Para poder entender de mejor manera lo que son las tablas dinmicas veamos la terminologa que estas manejan. Datos Datos de origen Registros de filas o bases de datos subyacentes que proporcionan los datos para un informe de tabla dinmica. Puede crear un informe de tabla dinmica a partir de una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias hojas de clculo de Excel u otro informe de tabla dinmica.
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Campo
Categora de datos que se obtiene a partir de un campo en la lista o base de datos de origen. El campo Reservoir, por ejemplo, puede provenir de una columna de la lista de origen con el rtulo Reservoir y contiene los nombres de varias arenas (A2, B1, B2, etc.) para los que la lista de origen tiene cifras de Potencial.
Tested, Sum of Potencial Installed, Cluster y Reservoir son Campos. Elemento Subcategora o integrante de un campo. Los elementos representan las entradas nicas del campo en los datos de origen. Por ejemplo, el elemento A2 representa a todas las filas de datos en la lista de origen en las que el campo Reservoir contiene la entrada A2.
A2, B1, B2, , E1, HC, IA, IB, y (All) son elementos. Funcin de resumen Tipo de clculo utilizado para combinar los valores en un campo de datos. Los informes de tabla dinmica utilizan Sum para los campos de datos que contienen nmeros y Count para los que contienen texto. Puede seleccionar otras funciones de resumen, por ejemplo, Average, Min, Max y Product.
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Actualizar Actualizar un informe de tabla dinmica con los datos ms recientes de una lista o una base de datos de origen. Por ejemplo, si un informe de tabla dinmica se basa en datos provenientes de una base de datos, al actualizar el informe se ejecutar la consulta que recuperar datos para el mismo. En los informes basados en datos de una hoja de clculo, al cambiar los datos de la hoja, se puede hacer clic en el botn Refresh Data para actualizar el informe con los cambios. Tipos de campos Campo de fila Los campos de fila sumarizan la informacin de manera horizontal. Un informe de tabla dinmica que contenga ms de un campo de fila tiene un campo de fila interior que es el ms prximo al rea de datos. El resto de los campos de fila son exteriores. Los elementos situados en la parte ms exterior del campo de fila se muestran slo una vez, pero los elementos del resto de los campos de fila se repiten tantas veces como sea necesario.
Reservoir y Pump Type son Campos de fila, Reservoir es un campo de fila exterior y Pump Type es un campo de fila interior. Campo de columna Los campos de columna sumarizan la informacin de manera vertical, de igual forma existen campo de columna interior y exteriores
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Cluster e Injection Point son campos de columna, Cluster es un campo de columna exterior e Injection Point es un campo de columna interior. Campo de pgina Los campos de pgina permiten filtrar un informe completo de tabla dinmica para mostrar los datos de un nico elemento o de todos los elementos. Puede haber uno o ms campos de pgina
Tested es un campo de pgina. Campo de datos Los campos de datos proporcionan los valores de los datos que van a resumirse. Habitualmente, los campos de datos contienen nmeros que se combinan mediante la funcin de resumen Suma, pero tambin pueden contener texto, en cuyo caso el informe de tabla dinmica utiliza la funcin de resumen Contar.
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Sum of Potential Installed es un campo de datos. Si un informe tiene ms de un campo de datos, en el informe de acceso a todos los campos de datos aparece un nico botn de campo, denominado Data.
En este ejemplo se elimin el campo de columna Cluster y se adicion el campo de datos Sum of Cum. Prod. @ 28-09-2004, como se puede ver se agreg un botn de campo llamado Data. Diseo reas de colocacin Regiones con el contorno en azul que se observan al finalizar los pasos del Asistente para tablas y grficos dinmicos. Para disear un informe de tabla dinmica, arrastre los campos desde la ventana de la lista de campo y pngalos en las reas de colocacin.
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Lista de campos
Ventana que muestra todos los campos disponibles en los datos de origen para utilizarlos en el informe de tabla dinmica. Para mostrar los datos de un campo en un informe de tabla dinmica, arrastre el campo desde la lista de campos hasta una de las reas de colocacin.
Lista desplegable de campo Lista de los elementos disponibles para mostrar en un campo. Los elementos que tengan una marca de verificacin se mostrarn en la tabla dinmica.
Esta es la lista desplegable del campo de fila Reservoir. rea de datos Parte de un informe de tabla dinmica que contiene datos de resumen de los campos de fila y columna. Por ejemplo, la celda B10 contiene un resumen de todo el potencial instalado de la arena D1D2 en el cluster HC.
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El rea sombreada en azul es el rea de datos. Formato con sangra En un informe de tabla dinmica con formato de sangra, los datos de cada campo de fila tienen aplicada una sangra. Las cifras resumidas de cada campo de datos aparecen en una misma columna.
Formato clsico.
Formato con sangra.
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Una Tabla dinmica no resuelve todos los problemas de manejo de datos que pero es una herramienta muy til para el manejo y anlisis de los mismos, por eso es conveniente saber cuando es conveniente utilizar una tabla dinmica, un informe de tabla dinmica es conveniente cuando se desee comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de nmeros para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada nmero. Puesto que los informes de tabla dinmica son interactivos, puede cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes, como recuentos o promedios. Ejemplo Partiendo de los datos mostrados a continuacin se crear una tabla dinmica que totalice el potencial instalado pro cluster y por arena
Para crear un informe de tabla dinmica, ejecute el Asistente para tablas y grficos dinmicos, haciendo clic en Data PivotTable and PivotChart Report.
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En el asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de clculo o la base de datos externa y el tipo de reporte que se desea obtener.
A continuacin, el asistente proporciona un rea de hoja de clculo para el informe, de acuerdo a lo detectado en la hoja de clculo.
En el tercer paso del asistente se definen las opciones de la tabla dinmica tales como totales generales, autoformato de la tabla, entre otras; tambin se puede construir la tabla dinmica en este punto mediante el uso del botn Layout y definir si la tabla dinmica ser generada en una hoja nueva o en una posicin especfica de la hoja actual.
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Opciones de Tabla Dinmica
Al presionar el botn Finish del tercer paso del asistente aparecer en una nueva hoja de clculo (o en la ya existente dependiendo de las opciones elegidas) un rea de colocacin y una lista de campos disponible relacionada con el origen de datos seleccionado en la paso dos del asistente.
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A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las reas de colocacin, Microsoft Excel resume y calcula el informe automticamente. Entonces, si se quiere totalizar el potencial instalado por cluster y por arena, arrastramos el campo Potential Installed al rea de datos, el campo Cluster al rea de campos de filas y al rea de campos de columnas arrastramos el campo Reservoir, es importante resaltar que esta no es la nica y absoluta forma de hacerlo, debido a que los campos Cluster y Reservoir pudieran estar juntos en el rea de campos de filas o en el rea de campos de columnas. Adicionalmente haciendo doble clic en cada uno de los campos seleccionados se accede a opciones adicionales tales como el tipo de totalizacin, el formato de los nmeros, la forma de mostrar la informacin, muestra y tipo de totales automticos, etc.
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Escenarios (Scenarios)
Escenario, es una condicin de nuestra hoja de clculo en un momento especfico, dados ciertos valores de celdas clave. Los escenarios, tambin llamados What If (Qu pasa si), nos permiten estudiar diferentes situaciones, y compararlas de una manera sencilla y prctica. Excel cuenta con una herramienta que nos permite definir tantos escenarios como sea necesario y luego resumirlos en una tabla sumario que nos permite ver los cambios en la hoja de clculo segn los cambios en cada celda parte del escenario. Vamos a realizar un pequeo ejemplo a fin de explicar en detalle esta herramienta. Supngase que se tiene una hoja de clculo como la que se ve a continuacin (Escenarios02.xls):
Counter 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Meses 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Gas MMSCFD 0.120 0.116 0.112 0.108 0.104 0.100 0.097 0.093 0.090 0.087 0.084 0.081 0.078 0.075 0.072 0.070 0.067 0.065 0.063 0.061 0.058 0.056 0.054
Qw 0 6 18 36 58 84 115 151 192 239 292 352 422 503 599 715 858 1,041 1,284 1,626 2,146 3,045 4,993 0 0 0
Tasas Np 0 43988 86420 127352 166836 204924 241666 277108 311297 344278 376092 406781 436385 464942 492489 519063 544696 569424 593277 616286 638482 659893 680547 680547 680547 680547
WC 0.0 0.4 1.3 2.6 4.2 6.3 8.7 11.5 14.6 18.0 21.8 25.9 30.2 34.9 39.8 45.0 50.4 56.1 62.1 68.2 74.6 81.2 88.0 95.0 95.0 95.0
Oil Rate (STB/D)
TOTALES: Decl: Qoi:
Meses 23
OIL AGUA 726,147 570,818 0.0360 0.0100 1500 0 Caso Base Oil Water BOPD BWPD 1,500 1,447 6 1,396 18 1,346 36 1,299 58 1,253 84 1,209 115 1,166 151 1,125 192 1,085 239 1,047 292 1,010 352 974 422 939 503 906 599 874 715 843 858 813 1,041 785 1,284 757 1,626 730 2,146 704 3,045 679 4,993
RGP 58 80
1,600 1,400 1,200 1,000 800 600 400 200 0 10 20 30 40 Month On Production 50 60
6,000 Water Rate (STB/D) 5,000 4,000 3,000 2,000 1,000 0 10 20 30 40 Month On Production 50 60
En ella se muestra la declinacin de produccin de un pozo cualquiera determinada por el mtodo de declinacin exponencial. Dado que es una curva estimada, bien sea por que es un pozo nuevo o porque se desconocen los verdaderos valores de declinacin, existe incertidumbre en cuanto al valor de acumulado y tiempo de produccin que este pozo pueda llegar a tener. Vamos a suponer que los principales valores de incertidumbre, que podran variar en el campo, son solamente el valor de tasa inicial de petrleo (Qoi) y el valor de declinacin (inclinacin) de agua (Dw), y los valores que servirn para realizar la comparacin sern los de acumulado de petrleo (Np)y nmero de meses produciendo (m):
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SINCOR
TOTALES: Decl: Qoi:
Meses 23
OIL AGUA 726,147 570,818 0.0360 0.0100 1500 0 Caso Base
RGP 58 80 Tasas
Nmero Acumulado de Meses Petrleo
Tasa inicial Petrelo
Declinacin Agua
El primer paso consiste en definir cul ser el escenario bsico o principal, que en nuestro caso corresponde a los valores actuales de los parmetros (Qoi = 1500, Dw = 0.0100). En el men Tools (Herramientas), est la opcin scenarios (Escenarios):
Que abre una ventana con las opciones necesarias para el manejo de los escenarios:
Las opciones que tiene esta ventana son:
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SINCOR -

Show (Mostrar): Selecciona el escenario escogido en el recuadro situado a la izquierda Close (Cerrar): Cierra la ventana actual de los escenarios Add (Aadir): Permite agregar un nuevo escenario para la hoja de clculo Delete (Borrar): Borrar un escenario previamente definido Edit (Editar): Modifica un escenario previamente creado Merge (Unir): Permite importar escenarios de otra hoja de clculo Summary (Sumario): Genera una hoja adicional en el libro con un resumen de los escenarios creados
Veremos estas opciones en detalle mientras creamos escenarios para nuestra hoja de clculo. Como primer paso, vamos a crear un escenario con los valores actuales de loas parmetros Qoi y Dw. Para ello aadimos un nuevo escenario en la ventana mostrada anteriormente:
Esta ventana nos permite definir el escenario, colocndole un nombre (Scenario name) y detallando las celdas en las que puede variar el valor (Changing cells). Para este ejemplo colocaremos como nombre EscenarioBase, a fin de tener un punto de comparacin inicial, indicando los valores mostrados en la hoja en las celdas que queremos cambiar. A manera de ejemplo, variaremos los factores de ajuste de los parmetros Qoi y Dw (celdas D6 y E5 del archivo de ejemplo). Esta ventana permite, adems colocar un pequeo comentario explicativo el caso y tambin establecer las opciones de proteccin, las cuales funcionan si la pgina est protegida, no sern usadas en este ejemplo.
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SINCOR
Sealamos esas celdas en esta ventana, y al aceptar, Excel mostrar otra ventana en la que nos permite especificar los valores a emplear en este escenario. Usaremos los valores iniciales, los cuales son mostrados en esta ventana:
Las opciones permiten aceptar estos valores, cancelar la entrada de ellos, o agregar un nuevo escenario. De momento, aceptaremos para confirmar este escenario. De la misma manera, crearemos otros escenarios, uno pesimista y uno optimista respecto a estos valores. Para el primero, usaremos una tasa inicial de petrleo de 1000 bls/d y una declinacin de agua de 0.02 bls/d/m, es decir el doble del valor actual. Para el caso optimista, usaremos una tasa inicial de 1700 bls/d y una declinacin de 0.002 bls/d/m: Cada uno de estos escenarios nos da una visin diferente del caso en estudio:
Para ver un sumario de los casos creados, podemos hacer uso de la opcin de Resumen que posee esta herramienta (Summary), la cual crea una hoja de clculo adicional que contiene la informacin solicitada:
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SINCOR
Esta ventana nos permite seleccionar el tipo de reporte que deseamos ver, y las celdas a reportar. En este ejemplo, reportaremos aquellas celdas que muestran los acumulados de fluidos y el nmero de meses produciendo. Existen dos posibles reportes generados por esta herramienta: Un Sumario o resumen y un reporte de Tabla Pivote o Tabla Dinmica. El primero de ellos muestra una hoja con la informacin detallada de cada escenario creado y los resultados obtenidos en cada caso:
Scenario Summary
Current Values: EscenarioBase EscenarioPesimista EscenarioOptimista
Caso Optimista, Qoi=1700, Dw=0.002 Escenario inicial. Punto Caso Pesimista, base para la comparacin Qoi=1000, Dw=0.02
Changing Cells: $D$6 1700 1500 $E$5 0.0020 0.0100 Result Cells: $C$4 58 23 $D$4 1,280,414 726,147 $E$4 818,467 570,818 $F$4 102 58 Notes: Current Values column represents values of changing cells at time Scenario Summary Report was created. Changing cells for each scenario are highlighted in gray.
1000 0.0200 20 441,257 437,369 35
1700 0.0020 58 1,280,414 818,467 102
En esta hoja se aprecia, de manera sencilla, los resultados obtenidos en cada caso para poder compararlos. El reporte tiene un formato que es automticamente colocado por Excel y se ajusta al nmero de escenarios que hayamos creado. La segunda manera de reportar los resultados de los escenarios, es mediante una tabla dinmica de Excel:
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SINCOR
En esta tabla es posible seleccionar la informacin que se desea ver, desplegando las listas que aparecen en los encabezados de las filas y columnas de esta tabla. El trabajo con escenarios permite que de una manera rpida se pueda establecer el impacto que tiene el cambio de una variable sobre los clculos realizados en una hoja de clculo. Es una herramienta de anlisis de datos muy til ya que se pueden estudiar diferentes casos con diferentes conjuntos de datos sin necesidad de tener que crear ms hojas o nuevos archivos. En un par de pasos, se puede tener el anlisis completo de una informacin, y ver la evolucin de los cambios generados por los escenarios. Finalmente, el sumario permite crear una manera completa de ver todos los casos y su impacto sobre los resultados. Por ltimo, las otras opciones de esta herramienta, como son Borrar (Delete), Editar (Edit) y Unir (Merge) permiten eliminar de nuestro trabajo el escenario seleccionado, modificar alguno de los valores o el nombre del escenario e importar escenario desde otro archivo. Esta ltima opcin debe ser aplicada con cuidado ya que las celdas que cambian deben coincidir en ambos archivos, es decir si creamos un escenario que modifique la celda D6, el escenario a importar tambin debe tener esta celda como variable.
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Vistas Personalizadas (Views)

Una vista personalizada es una manera de ver la informacin definida por el usuario. Por ejemplo, en una hoja de clculo sea necesario slo ver el resultado total de una tabla, sin tomar en cuenta resultados parciales ni los datos de la tabla, otra vista sera precisamente la de los resultados parciales, sin incluir mayor informacin. Una ltima vista incluira toda la informacin de la tabla. Una Vista Personalizada nos permite tener rpido acceso a cierta informacin de nuestra hoja de clculo, sin necesidad de buscarla por toda la tabla (o tablas). Al crear una vista personalizada, asignamos un nombre a lo que vemos en el monitor en ese momento: la posicin de la hoja de clculo, si hay filas o columnas ocultas, incluso las opciones establecidas para la impresin. Es posible, usando vistas generar diferentes reportes de una misma hoja de datos, por ejemplo se puede tener un reporte general de todos los datos, detallando la informacin, tener tambin un reporte de totales parciales, en los cuales se ha ocultado los detalles y una vista de los totales globales, ocultando el resto de la informacin. A continuacin, presentaremos un ejemplo prctico de las Vistas Personalizadas, empleando para ello una hoja de clculo que representa una Tabla de Potencial (Escenarios Vistas y Reportes.xls):
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SINCOR
La primera Vista a generar sera la vista bsica o normal con la tabla sin modificacin alguna. Para ello, el primer paso es seleccionar la vista desde la primera celda (A1) y seleccionar la opcin de Vistas Personalizadas desde el men View/Custom Views:
Con lo que aparece una ventana que nos permite manejarlas:
En esta ventana tenemos, a la izquierda, un espacio donde estarn listadas todas las vistas que se hagan. A la derecha, cuatro botones nos permiten el manejo de las vistas:
Show (Mostrar): Muestra la vista seleccionada Close (Cerrar): Cierra esta ventan sin cambios Add (Agregar): Permite agregar una nueva vista Delete (Borrar): Borra la vista que est seleccionada
Al agregar una nueva vista, tenemos que asignarle un nombre nico y establecer las opciones:
Las opciones presentes permiten guardar junto con esta vista, las caractersticas de impresin y las caractersticas de filtro y ocultamiento de columnas y filas. Para cada vista creada es posible definir como se va a imprimir, la direccin del papel, que impresora y sobre todo, el rea de impresin.
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SINCOR
Si para crear la vista se han ocultado filas o columnas, o se tiene algn filtro activo, la opcin Hidden rows, columns and filter settings (Filas o columnas ocultas y filtros), permite que se mantengan esas caractersticas en la vista. Si la opcin est desactivada, la vista las ignorar y no las tomar en cuenta cuando sea llamada. herramienta. La segunda vista a crear es slo para mostrar el final de la tabla, los totales del campo que aparecen al final de los datos. Para crearla nos ubicamos en la celda de la tabla que nos permita ver el final, no es necesario ocultar ninguna fila, ya que esta vista ser referencial para observar cambios en los totales, y procedemos a crear la vista como ya fue explicado anteriormente (Vista Totales Final): Antes de usar estas vistas, crearemos otras para que se vea la utilidad de esta
Una tercera vista a crear corresponde a slo los subtotales, omitiendo el detalle de cada cluster en este caso. Para ello, vamos ocultando la informacin de los pozos, dejando visible nicamente los subtotales y procedemos a crear otra vista (Vista Subtotales)
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SINCOR
Aprovechando la actual condicin de la hoja de clculo, ocultaremos algunas columnas y crearemos otra vista, dejando ver nicamente el potencial optimizado (Vista Potencial Optimizado Subtotales):
Ahora, cada vez que se necesite cambiar de una vista a la otra, slo hay que seleccionarla, en la ventana de Vistas Personalizadas y elegir la opcin Show:
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SINCOR
Esto nos lleva a la situacin de la hoja en la cual fue creada la vista, es decir, mostrando las filas y columnas que estuviesen visibles al momento de crear la vista. Otras opciones que son almacenadas con las vistas corresponden a los que se desea ver: valores o frmulas en la hoja de clculo, la barra de frmulas y otras opciones, las cuales corresponden a aquellas que aparecen en la opcin View (Vista) de la ventana de opciones de Excel. El siguiente ejemplo permite ver nicamente las frmulas y ocultar la barra de ingreso de frmulas (Vista Seguimiento Frmulas):
Las vistas tienen grandes utilidades, nos permiten ir a cualquier parte de la hoja que tengamos previamente especificada, permiten guardar la configuracin de lneas o columnas ocultas, como cuando se crea un filtro, y sirven de base para la creacin de reportes.
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SINCOR
Manejador de Reportes (Report Manager)

El manejador de reportes es una herramienta que permite, como su nombre lo indica, generar, mantener e imprimir reportes creados en Excel. Los reportes corresponden a vistas especficas de una tabla de datos que se han creado como fue indicado en el punto anterior. Es necesario contar con vistas personalizadas ya creadas antes de activar esta herramienta. Tambin maneja opciones de escenarios en combinacin con las vistas. Usaremos ambas en esta explicacin, basndonos en las vistas creadas en el punto anterior en la hoja de clculo de ejemplo (Escenarios, Vistas y Reportes.xls). Es necesario advertir que esta herramienta no es instalada por defecto por Excel, hay que instalar un complemento (Reports.xla). Esta herramienta se activa desde el men View (Vista):
El manejador de reportes presenta una ventana con las opciones de adicin, edicin, borrado e impresin de las vistas:
Las opciones presentes son:
Print (Imprimir): Permite imprimir el reporte/vista seleccionado Close (Cerrar): Cierra la ventana del manejador de reportes sin efectuar cambios Add (Aadir): Crea un nuevo reporte basado en las vistas y escenarios disponibles Edit (Editar): Modifica las opciones de un reporte previamente creado
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SINCOR Delete (Borrar): Elimina de la hoja de clculo un reporte Help (Ayuda): Muestra la ayuda sobre esta herramienta
Como primer paso agregaremos un reporte. En esta hoja de ejemplo, se han creado algunos escenarios que modifican los valores de RPM en la parte de Potencial Optimizado y los valores de Potencial de Yacimiento:
Para proceder a crear un reporte, hay que aadirlo desde la ventana del manejador:
Esta ventana permite ir agregando vistas al reporte, escogiendo la hoja de clculo a la que refiere la vista (Sheet), la vista (View) y el escenario a aplicar (Scenario). Al escoger estas opciones y presionar el botn de adicin (Add), se crea una nueva seccin del reporte.
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SINCOR
Un reporte puede tener tantas secciones como se desee, y para imprimirlas se puede tener la opcin de que la numeracin de pginas sea secuencial o se reinicie en cada seccin. Agregaremos, para este ejemplo, usando la hoja Potencial, la vista Potencial Optimizado Subtotales, sin especificar el escenario, y la vista de Subtotales con los escenarios: EscenarioNormal, Pump+10% y Res+10%. Esto mostrar cuatro secciones en la parte inferior de la ventana (Sections in this report):
A su derecha aparecen tres botones que permiten manejar las secciones dentro de un reporte, modificando el orden en el que sern impresas o eliminando alguna del reporte. Al aceptar esta configuracin del reporte, ya es creado y almacenado en la hoja de clculo:
Es necesario tener establecidas las opciones de impresin de cada seccin del reporte, ya que al momento de imprimir, el manejador slo preguntar cuantas copias se desean hacer, no permite la modificacin de ningn parmetro de impresin, ni la impresora. Windows Cualquier reporte se imprimir en la impresora activa de
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SINCOR
Los reportes nos permiten tener una manera rpida y eficiente de imprimir diferentes vistas de una misma hoja de clculo. Es posible presentar slo los totales a la gerencia, los subtotales a un equipo de trabajo y el detalle de los datos para el seguimiento de informacin, sin tener que estar modificando las opciones o presentaciones cada vez que sea necesario, con slo imprimir un reporte, aparecen las tres impresiones con las caractersticas que habamos escogido para ellas.
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SINCOR
Conexin con Datos Externos (Import External Data)

Gran parte de la informacin que se maneja a diario, proviene de bases de datos externas a Excel. Microsoft ha desarrollado una herramienta que permite la conexin de Excel con otras bases de datos a fin de extraer de ellas informacin en forma de tablas. Las bases de datos externas resultan mucho ms eficientes que Excel si se manejan grandes volmenes de informacin, ya que permiten manejar mayor nmero de datos que una hoja de Excel, adems trabajan con un lenguaje de programacin especfico para ellas, como es SQL (Structured Query Language), el cual es muy eficiente. Este punto del curso no pretende ahondar en el manejo de Bases de Datos ni de SQL, slo intentar mostrar de qu manera es posible extraer informacin especfica desde una base externa a Excel. Para ello, se emplear una Base de Datos en MSAccess de uso bastante extendido: OFM. Si bien la base de datos de manejo, control y mantenimiento de informacin de produccin OFM, tiene su propia interfaz de visualizacin, es til saber que su estructura corresponde a una Base de Datos de Access, por lo que puede ser ledo directamente con otras herramientas del paquete Office. La herramienta se activa desde el men Data/Import External Data/New Database Query
Esto abre el Asistente de Bases de Datos que nos gua durante el proceso. La extraccin de informacin de una base de datos se realiza a travs de una Consulta, el Asistente nos permite ir creando de manera muy sencilla esta consulta. La primera ventana que se nos muestra permite seleccionar el tipo de Base de Datos de la que se quiere extraer la informacin. En este caso especfico se debe seleccionar la opcin: MSAccess Database*:
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SINCOR
Muchas de las opciones de esta ventana sirven para configurar la manera en la que se leer la informacin, o para definir el tipo de base de dato o de manejador que se debe emplear. Para este ejemplo y para cualquier conexin con Access estas opciones no sern tomadas en cuenta. Al seleccionar la opcin, aparece una ventana en la que se debe indicar la direccin del archivo que queremos conectar:
Una vez abierto el archivo, el programa muestra una ventana con dos espacios de seleccin. En el de la izquierda mostrar todas las Tablas existente en la Base de Datos:
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SINCOR
Esta ventana puede mostrar adicionalmente a las Tablas (Tables), las Vistas (Views), las Tablas del Sistema (System Tables) y los Sinnimos (Synonyms) que son referencias a otras tablas cuando se trabaja con bases de Datos multiusuarios. Para activar alguna de estas opciones, se presiona el botn Options en la parte inferior de la ventana activa, lo que muestra otra ventana donde se puede seleccionar lo que se desea:
Para el ejemplo que nos atae, usaremos nicamente las tablas en la base de datos. De ellas seleccionaremos una de la cual extraeremos informacin. Definiremos el ejemplo como bsqueda de informacin de pruebas de un Cluster especfico (JB) durante el presente ao, ordenado por pozo y por fechas. Al trabajar con tablas de Bases de Datos de esta manera es necesario conocer los nombres de las Tablas y de los campos en ellas, a fin de extraer la informacin que realmente queremos y no otra cuyos nombres en la base de datos sea similar. En nuestro caso, la Tabla se llama WELL_TESTS que contiene, entre otros, los siguientes campos, los cuales seleccionaremos :
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WELLNAME: DATE EHO_RATE WATER_RATE GAS_RATE DILUENT_RATE PI PUMP_EFFICIENC DURATION Nombre del Pozo Fecha de la prueba Tasa de produccin de crudo Tasa de produccin de agua Tasa de produccin de gas Tasa de inyeccin de diluente ndice de Productividad del pozo Eficiencia de la bomba Tiempo de la prueba
Cabe destacarse, que el orden en el que se seleccionen los campos, ser el mismo orden en el que aparecern en Excel cuando finalicemos el proceso:
El siguiente paso del Asistente nos permite filtrar la informacin que queremos extraer. Recordemos que queremos ver los pozos del Cluster JB cuyas pruebas han sido realizadas durante el ao 2005. Ya que no tenemos el campo Cluster en esta base de datos, podemos indicarle al Asistente que queremos ver nicamente los pozos que comiencen con las letras JB
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SINCOR
Existen varias opciones de filtrado segn las necesidades particulares de cada caso. Por supuesto, este paso se puede ignorar, no seleccionando ningn filtro y el Asistente nos traera toda la informacin en la tabla. Las opciones de filtrado son: equals does not equal is greater than is greater than or equal to is less than is less than or equal to begins with does not begin with ends with does not end with contains does not contain like not like is Null is Not Null igual a no es igual a es mayor que es mayor o igual a es menor que es menor o igual a comienza con no comienza con termina con no termina con contiene no contiene es parecido a no es parecido es un valor Nulo no es un valor Nulo
Para filtrar por fechas, usaremos la condicin de que sea mayor o igual al primero de enero del 2005, lo que deja la puerta abierta a que la consulta de datos se actualice peridicamente. Es posible agregar hasta tres
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SINCOR
condiciones por cada campo incluido en la consulta de los datos y segn el caso, pueden estar unidas por el operador de conjuncin Y (AND), o el operador de exclusin O (OR).
El siguiente paso del Asistente corresponde a cmo se desea ordenar la informacin resultante. Es posible hacerlo por cada campo incluido en la consulta, especificando si se quiere de forma ascendente o descendente:
Por ltimo, el Asistente muestra, en su ltima pantalla, las opciones para establecer qu se va a hacer con la consulta creada. Se puede importar los datos directamente a Excel, con lo que habr que indicar la primera celda dnde debe ir la informacin, se puede editar la consulta en el programa Microsoft Query si se desea optimizar el proceso o conectar dos bases de datos para la extraccin de informacin, o se puede crear un
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SINCOR
cubo OLAP que es una herramienta avanzada de anlisis de bases de datos relacionales. El motivo de este proceso que hemos realizado es extraer informacin a Excel:
Al presionar el botn Finish (Finalizar), El Asistente pregunta donde se desea poner la informacin:
Los botones en la parte inferior nos permiten ver las propiedades de esta consulta(Properties), en las que se puede definir como se actualizar la informacin y si se deben mantener los formatos:
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El Botn Edit Query (Editar Consulta), lleva la informacin que hemos creado al programa Microsoft Query para que sea modificada o ajustada. Cabe resaltar que para realizar consultas mas especificas se debe tener un conocimiento mnimo de Bases de Datos (MS Access), Tablas y consultas, o en su defecto de lenguaje SQL, lo cual no es parte de este curso. Al importar la data extrada a Excel, se nos muestra lo que habamos solicitado:
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SINCOR
Ahora esta informacin puede ser actualizada cada vez que se desee, se le puede agregar formato de tabla o puede ser eliminada, en cuyo caso debe eliminarse toda la tabla a fin de que desaparezca la conexin con la base de datos. Si alguna hoja de un archivo de Excel tiene una conexin a una base de datos, se activa la Barra de Herramientas External Data, que permitir manejar ese tipo de informacin:
Las funciones de cada botn son:
Editar la consulta. Abre el programa Microsoft Query Muestra las propiedades de la consulta Definir Parmetros de la consulta Actualizar la consulta seleccionada Cancelar la Actualizacin Actualizar todas las consultas en el libro de Excel Estatus de la actualizacin Al actualizar una consulta, Excel se conectar nuevamente con la base de datos y har la consulta otra vez, de esta manera, si existen nuevos datos en la tabla que satisfagan la solicitud hecha, tambin sern incorporados a la tabla resultante.
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Valor Objetivo (Goal Seek)

Si tenemos un pozo con las siguientes caractersticas: MaxRPM=420 Disp=12.57 Eff=85%

Entonces el Qo terico sera, Qo=4487

Llevemos este ejemplo a una hoja de clculo:

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Las tres casillas de verificacin adicionales:

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Al hacer clic en OK se obtienen los clculos de los subtotales deseados.

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Al hacer clic en el botn nmero 3 se obtiene un resumen de los totales

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Se puede presionar el botn frmula:

de la barra de herramientas de Excel, para revisar los argumentos de la

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Validacin de datos (Validation)

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En la pestaa Input Message se puede habilitar un mensaje cuando la celda es seleccionada

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Al aceptar la validacin, se permite lo siguiente:

Al incluir valores no aceptados por la validacin ocurre lo siguiente:

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Marcar datos no vlidos (Circle Invalid Data)

Aparecer la barra Formula Auditing

Hacer clic en el botn Circle Invalid Data ellas.

, y automticamente las celdas que no cumplan con

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Tablas dinmicas o de pivote (Pivot Table)

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Formato con sangra.

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Opciones de Tabla Dinmica

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Oil Rate (STB/D)

TOTALES: Decl: Qoi:

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TOTALES: Decl: Qoi:

OIL AGUA 726,147 570,818 0.0360 0.0100 1500 0 Caso Base