TIP EXCEL N 007: Elaboracin de formato de kardex valorado de existencias

Tema Objetivo del TIP : : Formato de Kardex de mercaderas Dar a conocer una propuesta de frmulas y formatos para un kardex o tarjeta de control de existencias valorada utilizando el mtodo de valuacin de existencias promedio mvil. - Formateo de celdas de textos, numricas y fechas - Formateo de bordes exterior e inferior. - Frmulas para determinar costos totales y costo promedio. - Funciones: redondear y si (condicional)

Qu encontrar en este TIP?

En este TIP vamos desarrollar los formatos y frmulas para configurar un kardex o tarjeta valorada de control de mercaderas. Con este fin vamos a suponer datos relacionados a una compaa comercializadora de artefactos electrodomsticos que utiliza el mtodo de valuacin de existencias promedio. A continuacin el detalle de los datos de la empresa, el producto que comercializa y las operaciones supuestas.
Enunciado

1.-

Datos de la empresa, periodo y producto: Razn Social : Comercial Crdova S.A. Periodo de operaciones : Mes de enero del 2006 Producto : Lavadoras Marca Automatic Cdigo : M001 Unidad de Medida : Unidades Color : Blanco Datos de las operaciones del periodo: Saldo inicial al 01/01/06 : 15 unidades a 150.00 U.M. cada una Compra del 03/01/06 : 10 unidades a 155.00 U.M. cada una Ventas del 04/01/06 : 5 unidades Ventas del 06/01/06 : 2 unidades Ventas del 09/01/06 : 10 unidades Compra del 11/01/06 : 10 unidades a 160 U.M. cada una Ventas del 12/01/06 : 6 unidades Ventas del 16/01/06 : 7 unidades Compra del 19/01/06 : 15 unidades a 162 U.M. cada una Ventas del 23/01/06 : 8 unidades Ventas del 26/01/06 : 4 unidades Ventas del 30/01/06 : 2 unidades

2.-

Solucin

Primer Paso: Hacer el formateado general de la hoja. Colocamos el nombre de la compaa en la parte superior izquierda y luego colocamos el ttulo del formato, los datos generales del 1.producto y los encabezados de las columnas del formato:

2.-

Procedemos a realizar el formateo general de la hoja para que tenga una presentacin adecuada. 2.1-

El ttulo: KARDEX VALORADO lo centramos entre las columnas A y J. Para ello seleccionamos las celdas desde A3 hasta J3 y luego hacemos clic en el botn Combinar y Centrar de la barra de formato.

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Como resultado tendremos lo siguiente:

2.2.-

A continuacin vamos a realizar un formateo similar con los encabezados ENTRADAS, SALIDAS y SALDO del cuadro. Seleccionar desde D7 hasta E7 Clic en el botn Combinar y Centrar Seleccionar desde F7 hasta G7 Clic en el botn Combinar y Centrar Seleccionar desde H7 hasta J7 Clic en el botn Combinar y Centrar

Como resultado debe quedar de la siguiente manera:

2.3.-

Ahora vamos a modificar los anchos de columna para adecuarlos a la informacin que va a ir en cada una de ellas. Para ello nos ubicamos en medio de la letra de cada columna y la siguiente (por defecto las columnas de Excel vienen con ancho de 10.71) y arrastramos hacia la derecha o izquierda y soltamos. La columna descripcin le vamos a poner ancho 14.00

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Las otras columnas que van a ser modificadas en su ancho son las siguientes: Las columnas D8, F8 y H8 le vamos a poner ancho 6.00

2.4.-

Obsrvese que el contenido de la celda G6 ha quedado muy pegado a la celda I6. Entonces vamos a mover el contenido de las celdas G5 y G6 a las celdas F5 y f6. Para ello seleccionamos G5 y G6 pulsamos el botn cortar o CTRL-X y luego nos ubicamos en F5 y pulsamos el botn pegar o CTRL-V.

2.5.-

A continuacin vamos a dar formato a la columna de fecha. Seleccionamos desde A9 hasta A24. Luego vamos al Men Formato/Celdas

y elegimos la categora Fecha y el tipo 14/03/01:

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Aceptar 2.6.Ahora vamos a dar formato a las columnas Costo Unitario y C.U. En ambos casos deseamos que nos salgan con 6 decimales y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda C9 hasta C24 y luego, sin borrar la seleccin anterior y pulsando la tecla Ctrl, con el Mouse seleccionamos desde I9 hasta I24.

Luego vamos al men Formato/Celdas y elegimos la categora Nmero:

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Aceptar 2.7.Ahora vamos a dar formato a las columnas de Valor. En este caso deseamos que nos salgan con 2 decimales y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda E9 hasta E24, luego, pulsando la tecla Ctrl con el Mouse seleccionamos desde G9 hasta G24 y finalmente de la misma forma seleccionamos desde J9 hasta J24.

Luego vamos al men Formato/Celdas y elegimos la categora Nmero:

2.8.-

A continuacin vamos a colocar los bordes necesarios a las celdas para que el formato quede presentable. Para ello seleccionamos desde A7 hasta A26 luego, pulsando la tecla Ctrl y con el Mouse, desde B7 hasta B27, con el mismo procedimiento seleccionamos desde C7 hasta C26, desde D8 hasta D26, desde E8 hasta E26, desde F8 hasta F26, desde G8 hasta G26, desde H8 hasta H26, desde I8 hasta I26, desde J8 hasta J26, la celda D7, la celda F7 y la celda H7.

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Luego pulsamos el botn bordes externos:

y el resultado ser el siguiente:

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2.9.-

Ahora vamos a colocar la lnea inferior que nos falta desde A8 hasta J8. Seleccionamos ese rango y elegimos borde inferior en el botn correspondiente.

y con esto la apariencia de nuestra hoja estara terminada.

Segundo Paso: Crear las frmulas antes del ingreso de las operaciones del mes. En la celda C9 vamos colocar una frmula en la que slo si la celda B9=Venta jale el C.U. anterior (en este caso I8), caso contrario que quede en blanco para colocarle el costo unitario manualmente (en caso sea el saldo inicial o una compra).

Luego copiamos el contenido de la celda C9 al rango desde la celda C10 hasta C24. Lo podemos hacer estando ubicados en C9 y colocando el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de la celda donde el puntero se convierte en + y arrastramos manteniendo pulsado el clic izquierdo hasta celda 24 y soltamos:

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Aparentemente no hay nada pero si nos ubicamos en cualquiera de las celdas veremos que la barra de frmulas nos muestra la que corresponde a cada celda. A continuacin creamos la frmula para el valor de las ENTRADAS utilizando la funcin redondear (es necesario aclarar que no es lo mismo que el formato ya dado a la celda de 2 decimales, ya que este ltimo slo es visual) y la funcin SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea (espacio en blanco):

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda E9 a las celdas desde E10 hasta E24.

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Luego creamos la frmula para el valor de las SALIDAS utilizando la funcin redondear y la funcin SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea (espacio en blanco):

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda G9 a las celdas desde G10 hasta G24. Luego creamos la frmula para la cant. del SALDO utilizando la funcin SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale la cantidad de la celda D9 y en caso contrario calcule el saldo actual.

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El resultado da una Valor no reconocido en Excel, debe aparecer #####. No nos preocupamos porque cuando le ingresemos datos se arreglar esto. Luego copiamos esta frmula siguiendo el procedimiento descrito anteriormente a las celdas H10 hasta H24. Luego creamos la frmula para el C.U. del SALDO utilizando la funcin SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale el costo unitario de la celda C9, en caso sea una compra calcule el costo promedio y en caso sea una venta jale el costo unitario de la celda C9. Para esto vamos a utilizar la funcin SI anidada (dos veces) y la funcin redondear para el clculo del costo promedio.

A continuacin creamos la frmula para el Valor del SALDO utilizando la funcin SI para que en caso se trate del Saldo Inicial multiplique H9*I9 y en caso contrario determine el saldo actual en base al saldo anterior y sumando el valor de las entradas y restando el valor de las salidas.

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El resultado que nos va a dar es #VALOR! (valor desconocido) pero no nos preocupamos ya que cuando ingresemos datos desaparecer este error. Ahora copiamos a las filas siguientes hasta la 24 las tres frmulas de H9 hasta J9. Para ello seleccionamos esas tres celdas y nos ubicamos en el extremo inferior derecho de la celda J9 y arrastamos hasta la fila 24 y soltamos.

Tercer Paso: Ingreso de operaciones y obtencin de resultados de las frmulas ingresadas.

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Modelo para elaboracin del Kardex de Mercancas en un sistema de inventario Permanente y con mtodo de valuacin promedio ponderado
La norma contenida en el artculo 129 del decreto 2649 de 1993 exige que los entes econmicos que tengan entre sus activos los demoninamos "inventarios de mercancas para la venta", deban llevar entonces un registro auxiliar en el que se vayan incluyendo unos detalles mnimos de tales inventarios para cada tipo de mercanca distinta con la que cuenten. En el lenguaje comn, ese registro auxiliar se conoce con el nombre de "Kardex" y puede ser generado por los propios software de contabilidad si es que cuenten con modulo especial para el control de los inventarios. En caso contrario, habra que diligenciarlo en forma manual o con la ayuda de hojas electrnicas. En la plantilla que se muestra a continuacin se suministra un modelo de cmo podra ser diligenciado un Kardex para una empresa que est valuando sus inventarios de mercancas para la venta con un sistema de inventario permanente y con el mtodo promedio ponderado. La principal ayuda que ofrece esta plantilla es la de efectuar en forma automtica los calculos de la seccin "Salida" en el registro de cada tipo de mercanca, al igual que en la seccin final de "consolidacin de datos del mes" (calculos que estn resaltados en color amarillo) . Todos los dems datos se tienen que introducir manualmente. Empresa: EJEMPLO S.A. Registros auxiliares para el Inventario de Mercancas para la venta Mes: Agosto de 2008 Descripcin del producto Referencia: Zapatos hombre 98766 Entradas Unidad de Valor unitario Medida de compras o de las devoluciones en ventas Salidas Unidad Valor unitario de Medida de compras o de las devoluciones en compras 1 3 10 15 17 de de de de de Agosto Agosto Agosto Agosto Agosto de de de de de 2008 2008 2008 2008 2008 Saldo al inicio del mes Fac 4845 Compra a La X Ltda Fac 4847 Compra a La X Ltda Fac 0001 Ventas a clientes Nota cre.001 Devolucion en compra Nota debito 001 Devolucion en venta 200 400 Pares Pares 45.000 46.000 9.000.000 18.400.000 0 0 6.850.000 900.000 200 600 450 430 440 Pares Pares Pares Pares Pares 45.000 45.667 45.667 45.698 45.697 9.000.000 27.400.000 20.550.000 19.650.000 20.106.670 Saldo Valor unitario de compras o de las devoluciones en ventas

Fecha

Documento soporte

Detalle de la operacin

Cantidad

Costo total

Cantidad

Total costo mercancia vendida Y/o retirada

Cantidad

Costo total

10 Totales Mes:

Pares

45.667

456.670 27.856.670

150 20 -

pares Pares

45.667 45.000

7.750.000

Descripcin del producto Referencia:

Zapatos Mujer 98767 Entradas Valor unitario de compras o de las devoluciones en ventas Salidas Valor unitario de compras o de las devoluciones en compras Saldo Valor unitario de compras o de las devoluciones en ventas

Fecha

Documento soporte

Detalle de la operacin

Cantidad

Costo total

Cantidad

Total costo mercancia vendida Y/o retirada

Cantidad

Costo total

1 3 10 15 17

de de de de de

Agosto Agosto Agosto Agosto Agosto

de de de de de

2008 2008 2008 2008 2008

Fac 4845 Fac 4847 Fac 0001 Nota cre.001 Nota debito 001

Saldo al inicio del mes Compra a La X Ltda Compra a La X Ltda Ventas a clientes Devolucion en compra Devolucion en venta

180 300

Pares Pares

43.000 40.000

7.740.000 12.000.000

40 5 Pares Pares 41.125 43.000

0 0 1.645.000 215.000

7 Totales Mes:

Pares

41.125

287.875 20.027.875

1.860.000

180 480 440 435 442

43.000 41.125 41.125 41.103 41.104

0 7.740.000 19.740.000 18.095.000 17.880.000 18.167.875

Descripcin del producto Referencia:

Zapatos Nio 98768 Entradas Valor unitario de compras o de las devoluciones en ventas Salidas Valor unitario de compras o de las devoluciones en compras Saldo Valor unitario de compras o de las devoluciones en ventas

Fecha

Documento soporte

Detalle de la operacin

Cantidad

Costo total

Cantidad

Total costo mercancia vendida Y/o retirada

Cantidad

Costo total

1 3 10 15 17

de de de de de

Agosto Agosto Agosto Agosto Agosto

de de de de de

2008 2008 2008 2008 2008

Fac 4845 Fac 4847 Fac 0001 Nota cre.001 Nota debito 001

Saldo al inicio del mes Compra a La X Ltda Compra a La X Ltda Ventas a clientes Devolucion en compra Devolucion en venta

180 300

Pares Pares

18.000 20.000

3.240.000 6.000.000

10 Totales Mes:

PAres

19.250

192.500 9.432.500

150 20 -

Pares Pares

19.250 18.000

0 0 2.887.500 360.000

180 480 330 310 320

18.000 19.250 19.250 19.331 19.328

0 3.240.000 9.240.000 6.352.500 5.992.500 6.185.000

3.247.500

Consolidacin del Mes: Agosto de 2008 Producto Referencia Zapatos hombre 98766 Zapatos Mujer 98767 Zapatos Nio 98768 Totales

Saldo inicial 0 0 0 0

Debitos 27.856.670 20.027.875 9.432.500

Creidtos 7.750.000 1.860.000 3.247.500

Saldo final 20.106.670 18.167.875 6.185.000 44.459.545

57.317.045 12.857.500

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA GUIA PARA MEJORAR LA TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS VALORADA O KARDEX A TRAVS DE UNA HOJA DE CLCULO

Fecha: Feb de 2010 Versin: 1.0 Pgina 1 de 1

1. IDENTIFICACION Fichas: 801149, 801153, 801156, 801157, 801160, 801161, 801164, 801165, 801168, 801176, 801180 Regional: Distrito Capital Fecha: 26Febrero2010 Centro de formacin: Centro de Servicios Financieros

Programa de Formacin: CONTABILIDAD, FINANZAS E IMPUESTOS Mdulo de Formacin: ASESORIA INFORMATICA: Ing. Rodrigo Aranda Fernndez raranda3@misena.edu.co Unidad de Aprendizaje: Mejorando la tarjeta de control de existencias valorada o kardex a travs de una hoja de clculo Modalidad(es) de formacin: B-learning 1. OBJETIVOS General: Gestionar el manejo de mercancas mediante el desarrollo de un formato electrnico en Excel. Especficos: 1. Configurar la hoja de clculo para crear una tarjeta de control de mercancas o kardex 2. Usar las formulas predeterminadas en Excel para determinar costos totales y costo promedio. 3. Usar funciones redondear y si condicional para precisar el contenido de la tarjeta kardex 2. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE 1. Comunicar la definicin, objetivos, justificacin y proceso para el uso y aplicacin de las funciones, frmulas y opciones de formato en Excel 2007 : Tutorial multimedia online sobre Excel 2007 <http://www.aulaclic.es/word2007/t_10_1.htm> (Consultado 26/02/2010) Documento sobre uso de formulas y funciones en Excel http://informaticacsf.files.wordpress.com/2010/02/unit41.pdf> (Consultado 26/02/2010) 2. Conocer el contenido de la tarjeta Krdex utilizando el mtodo de valuacin de existencias promedio mtodo especfico a travs de un ejemplo.Ejemplo_kardex.pdf Duracin en horas: Cinco (5) horas

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3. Taller prctico: Aprender haciendo. En el documento Modelo elaboracin Krdex se presenta la estructura de una tarjeta Kardex con el mtodo de valuacin promedio ponderado. 1. Cada GAES desarrollar la actividad de elaboracin de una tarjeta Kardex teniendo en cuenta el mtodo que mejor dominen. 2. Crear la tarjeta 3. Aplicar formato de presentacin (texto, bordes, etc) 4. Aplicar el formato funcional usando frmulas y funciones 5. Verificar y garantizar con l@s aprendices, el cumplimiento de la norma segn la tarjeta elaborada 6. Preparar para imprimir Asesor: Orientacin de procesos de formacin sobre: - Uso de formulas y funciones en Excel - Opciones de formato. Aprendiz: Cada GAES segn sus saberes previos elabora la tarjeta kardex. Ajustar el formato de la tarjeta usando formulas y funciones 4. EVALUACION Se diligenciar un caso proporcionado por el docente tcnico y se corroborar el resultado con lista de chequeo.

5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS

Centro de formacin Ambientes de formacin MEDIOS Gua, instrumentos de evaluacin RECURSOS Computadores, Videobean

6. GLOSARIO Formula Funcin Krdex

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7. BIBLIOGRAFIA Contabilidad bsica. Manuel Lazo. 2001. (Versin digital) Curso interactivo de Excel 2007 http://www.aulaclic.es/excel2007/index.htm> (Consultada 26-02-2010) Gua de uso de funciones en Excel 2007. http://informaticacsf.files.wordpress.com/2010/02/unit41.pdf (Consultada 26-022010) Formato de kardex de mercadera. www.redcontable.com/dc/tips_excel/tipex007/ (Consultada 26-02-2010) Descripcin, usos y mtodos Kadex http://www.aplicacionesempresariales.com/kardex-sistemas-de-almacenamiento-ycontrol-de-inventarios.html (Consultada 26-02-2010)