Sistema de Gestin de la Calidad

PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRNICOS 5. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS. Se define como el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos. El marco normativo que soporta este procedimiento proviene de la Constitucin Nacional, la Ley 4 de 1913, el Decreto 1382 de 1995, el Acuerdo 39 que regulas la elaboracin de la tablas de retencin documental, los Acuerdos 41 y 42 sobre organizacin de los archivos de gestin, el Acuerdo 02 de 2004 sobre organizacin de los fondos acumulados, las circulares AGN sobre la organizacin de Historias Laborales, la Resolucin 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, la Resolucin AGN sobre la conformacin de Comit de Archivo y la norma NTC 4095, entre otras. Dentro de este procedimiento la clasificacin documental es considerada como la labor intelectual mediante la cual se determinan las serie que conformaran las Tablas de Retencin Documental, de acuerdo con las competencias de cada una de las dependencias que conforman la entidad, lo cual es un prerrequisi8to para emprender el PGD. La ordenacin es la conformacin de los expedientes propiamente, para lo cual se utilizan sistemas que permitan secuenciar cada una de las series documentales dentro de las que se debe efectuar la foliacin. Igualmente, en este proceso de organizacin estn contempladas las trasferencias documental primarias y secundarias. As mismo, la descripcin documental es otro procedimiento propio de la organizacin, que permite extraer y registrar en instrumentos descriptivos aquellos elementos que son significativos y representativos dentro de una unidad documental para facilitar SU POSTERIOR RECUPERACIN, Dentro de los instrumentos descriptivos ms representativos estn los inventarios, las guas, los catlogos y los ndices. La clasificacin de documentos de acuerdo con la estructura archivstica previamente aprobada, implica tareas tales como: Agrupar los documentos a partir del cuadro de clasificacin de la entidad, ya sea bajo conceptos que reflejen las funciones generales, las actuaciones especificas de la entidad siguiendo la estructura orgnico funcional. El objetivo de este proceso es el de facilitar la localizacin conceptual de los documentos, asi como su ubicacin fsica en una repositorio electrnico. Existe la opcin automtica de clasificacin del documento para lo cual se deben definir reglas de almacenamiento EJEMPLO DE REVISION CONTRA EL CUADRO DE CLASIFICACIN 1. Clasificacin de documentos SEGUROS. Seguros de Transporte de pasajeros 25 aos, archivar. Seguros de transporte de carga, destruir al terminar al contrato. 2. Gestin de registros electrnicos Archivo electrnico central---Usuario-----Aplicaciones cliente Asignar privilegios________declarar-----Borrar/editar
BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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Permitir acceso a documentos____Clasificar___Plan de archivos, TRD, Administracin de usuarios Procesos de la gestin de documentos electrnicos. 1. Definir el plan de archivos - Asuntos (negocios) -Folderes (records) -Cajas (records) -Documentos (records) 2. Defina las relaciones entre objetos (audio, video, digital). 3. Defina el modelo de seguridad. - Para los usuarios. - Para los registros. - Para los documentos. Defina el ciclo de vida Roles 5. CONSULTA. Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. Este procedimiento es regulado por la Constitucin Poltica y el Acuerdo 56 del AGN donde se precisan aspectos para la consulta y que sirven de apoyo para la elaboracin de reglamentos propios. Este procedimiento tiene tres actividades bsicas: - La primera, relacionada con la formulacin de la consulta, buscando tener claro los medios a travs de los cuales se puede efectuar, para lo cual son fundamentales los instrumentos de consulta que permiten saber de la organizacin documental en la entidad. - - La segunda es la estrategia de bsqueda, que pretende satisfacer las necesidades de informacin, es la ubicacin misma de los documentos y la disponibilidad de la informacin, ya sea en forma fsica o en otro soporte y - La ltima es la respuesta, que consiste en satisfacer la necesidad de informacin que el usuario tiene, fijando los servicio de archivo y sistemas de registro y control como las fichas testigo y las planillas diseadas para tal fin, de manera que se sepa la ubicacin de los documentos en caso de haber sido objeto de prstamo interno. 6. CONSERVACIN. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos de archivo sin alterar su contenido Su marco normativo es bastante extenso, est conformado por la misma Ley General de Archivos hasta los acuerdo expedidos por el AGN relacionados con condiciones de edificios y existencia de un sistema integrado de conservacin de los documentos, conformado por programas de sensibilizacin, reproduccin, duplicacin, migracin de informacin, mantenimiento de instalaciones, control de condiciones ambientales, limpieza, control de plagas, almacenamiento, primeros auxilios, prevencin de desastres, planes de contingencia y seguridad de la informacin. 7. DISPOSICON FINAL DE LOS DOCUMENTOS. Decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del documento.

4. 5.

BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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Son cuatro procedimientos que estn relacionados con la conservacin total, la eliminacin, la microfilmacin o digitalizacin y la seleccin documental, los cuales deben ser contemplados en las Tablas de Retencin Documental. La normatividad aplicable en este proceso, es la propia aplicada a cada trmite y a cada sector al que correspondan las entidades, en las que se identifican responsabilidades legales hacia el futuro. Vale la pena reiterar que los documentos valorados bajo la disposicin final de conservacin total, son los que seran objeto de las transferencias documentales secundarias, con lo cual se entrara a conformar el archivo histrico. En cuanto a la eliminacin, se entiende sta como la decisin de destruccin fsica de los documentos, que se sustenta en las respectivas Tablas de Retencin y Tablas de Valoracin Documental, las cuales han debido efectuarse con rigurosos estudios de valoracin primaria y secundaria. Sobre la seleccin documental, se habla de la aplicacin del mtodo elegido para la muestra que se conservar de algunas series de las cuales no se aconseja la conservacin total, con base en mtodos estadsticos. Las actividades de microfilmacin y digitalizacin permite determinar metodologa y el plan de trabajo para la duplicacin de seguridad sobre las series que se califiquen, Se deben determinar los fines para la utilizacin de la tcnica y el control de calidad durante todo el proceso. TALLER. 1. Organice el archivo digital del portafolio de evidencias aplicando la siguiente TRD
CODIGO 010100 010101 SERIE PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Portafolio de evidencias archivos electrnicos Gua de aprendizaje Material de apoyo Taller CERTIFICACIONES AG 1 AC 1 AH E X D S CT

010200

2. Disee un plan de archivos para los documentos recibidos de su correo electrnico. 3. Investigue la problemtica frente a la conservacin del patrimonio documental. Solucin 1) Identificar legajos: seccin=>cdigo; subseccin=>cdigo; serie=>cdigo; subserie=>cdigo; fechas extremas=>inicio, fin. -Foliacin. -Identificar carpetas. -Ubicacin fsica de los expedientes. -Identificacin de los archivadores. -Inventario documental. -Organizacin de documentos de apoyo.

2) PLAN DE GESTION DOCUMENTALDOCUMENTOS ELECTRNICOS

2. Disee un plan de archivos para los documentos recibidos de su correo electrnico

Se busca crear un plan de archivos para los documentos recibidos en su correo electrnico, con el fin de buscar una organizacin ptima y segura de su informacin.

En la seccin izquierda del correo electrnico podemos encontrar una seccin de opciones en la cual ingresaremos a la base nuestro correo.
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Hotmail

Entrada (1009) (1009) Correo no deseado (1) Borradores (3) Enviados Eliminados (2) Nueva carpeta Como primero ingresamos en la Opcin Nueva carpeta, damos clic Nueva carpeta

Carpetas

1.

Nombre de carpeta:

2.

Con la carpeta ya creada, podemos arrastrar a ella cualquier correo con el fin de buscar una mejor organizacin de nuestra informacin, y facilidad de uso de la misma. Podemos observar el siguiente ejemplo de plan de archivos para los documentos recibidos Nueva carpeta

Nombre de carpeta:

Silvia Lucuara: S parte de mis amigos en Quepasa.com

Nombre de carpeta:

Yesika lucuara : Informacin fundamental y trabajo Sena

Podemos observar que el usuario ha creado una carpeta con el nombre amigos, se busca una finalidad de facilitar al usuario un ingreso rpido seguro a los correos enviados a su cuenta de trabajo o Hotmail.

3) INVESTIGUE LA PROBLEMTICA FRENTE AL PATRIMONIO DOCUMENTAL LOS PROBLEMAS DE LOS INSECTICIDAS: Son varias las motivaciones que hacen que a las personas consagradas Profesionalmente a los archivos inquiete la aparicin de insectos que atacan a los Documentos atesorados en estas instituciones. Primero que todo, por su afn de Conservar los fondos en buen estado para que las presentes y futuras Generaciones puedan disfrutarlo. En segundo lugar, nos preocupan las prdidas Econmicas que producen. Los ataques de estas plagas pueden ser tan intensos Que un servicio de restauracin no pueda sostener el ritmo de los daos causados Pero los insectos no slo producen deterioro a las colecciones y a los edificios en Que se encuentran, sino que adems pueden constituir un peligro considerable Para los seres humanos con los cuales tienen contacto. Incluso, partes u Apndices de ellos, pueden desencadenar reacciones alrgicas capaces de Comprometer la integridad de los sistemas de defensa del hombre. El objetivo es el abordaje de un estudio que mostrara la Problemtica relacionada con la biodegradacin y su control. Los resultados Evidenciaron variabilidad de gneros fngicos y bacterianos y ms de 20 especies De insectos biblifilos.

BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos