Tcnicas de recopilacin de la informacin

MSc. Claudia Benavidez Rugama

Tcnicas de recopilacin de la informacin

Mtodos interactivos
Hay mtodos interactivos clave que usted puede utilizar para obtener los requerimientos de informacin de los miembros de la organizacin. Dichos mtodos son las entrevista y la realizacin de encuestas mediante cuestionarios. Aunque su implementacin es diferente, estos mtodos tienen mucho en comn. La base de las propiedades que comparten es hablar con, y escuchar a, las personas de la organizacin por medio de una serie de preguntas formuladas cuidadosamente.

Entrevistas

Las metas son informacin importante que se puede recabar de las entrevistas. Los hechos que obtenga de los datos concretos y reales podran explicar el desempeo pasado, pero las metas reflejan el futuro de la organizacin.

El uso conjunto de los mtodos interactivos y los no intrusivos para acercarse a la organizacin es una prctica inteligente que ofrecer un panorama ms completo de los requerimientos de informacin.

Cinco pasos para preparar una entrevista

1. Leer los antecedentes. Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organizacin. Con frecuencia este material se puede obtener de un informe anual actual, de un boletn corporativo o de cualquier publicacin que explique el estado de la organizacin.

2. Establecer los objetivos de la entrevista. Utilice los antecedentes que haya recopilado, as como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. Debe haber de cuatro a seis reas clave referentes al procesamiento de la informacin y el comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendr usted que hacer preguntas.

Cinco pasos para preparar una entrevista

3. Decidir a quin entrevistar. Cuando tenga que decidir a quin entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera. Esfurcese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda las necesidades de tantos usuarios como sea posible. Su persona de contacto en la organizacin tambin tendr algunas ideas sobre quin deba ser entrevistado.

Cinco pasos para preparar una entrevista 4. Preparar al entrevistado. Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablndole por anticipado o envindole un mensaje de correo electrnico y dndole tiempo para pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede enviar sus preguntas por correo electrnico con antelacin para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas.

Cinco pasos para preparar una entrevista

5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura. Escriba preguntas que abarquen las reas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. Las tcnicas apropiadas para preguntar son el corazn de la entrevista. Las preguntas tienen algunas formas bsicas que usted debe conocer. Los dos tipos bsicos de preguntas son las abiertas y las cerradas. Cada tipo de pregunta puede lograr resultados un poco diferentes a los de la otra, y cada una tiene ventajas y desventajas. Es necesario que usted piense en el efecto que tendr cada tipo de pregunta.

Cuestionario
El uso de cuestionarios es una tcnica de recopilacin de informacin que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas de muchas personas importantes en la organizacin que podran resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos. Es posible cuantificar las respuestas conseguidas a travs de cuestionarios (tambin conocidos como encuestas) que usan preguntas cerradas. Si usted encuesta personas a travs de correo electrnico o la Web, puede utilizar software para convertir las respuestas electrnicas directamente a tablas de datos para anlisis mediante una aplicacin de hoja de clculo o paquetes de software estadsticos.

Hay muchas similitudes entre ambas tcnicas como son los cuestionarios con respecto a las entrevistas, y quiz lo ideal sera usarlas en conjunto, ya sea dando seguimiento en una entrevista a las respuestas confusas del cuestionario o diseando los cuestionarios con base en lo que se descubra en las entrevistas. Sin embargo, cada tcnica tiene sus propias funciones especficas, y no siempre es necesario o conveniente utilizarlas en combinacin.

Planeacin del uso de cuestionarios

A primera vista los cuestionarios podran parecer una manera rpida de recopilar grandes cantidades de datos sobre la opinin que los usuarios tienen del sistema actual, sobre los problemas que experimentan con su trabajo y sobre lo que la gente espera de un sistema nuevo o uno modificado. Aunque es cierto que usted puede recopilar mucha informacin a travs de los cuestionarios sin invertir tiempo en las entrevistas cara a cara, el desarrollo de un cuestionario til implica una considerable cantidad de tiempo de planeacin.

Cuando usted decide encuestar a los usuarios por medio del correo electrnico o la Web, enfrenta aspectos de planeacin adicionales acerca de la confidencialidad, la autenticacin de identidad y problemas de mltiples respuestas.

Planeacin del uso de cuestionarios

Una vez que haya determinado que tiene buenos motivos para usar un cuestionario y que haya precisado los objetivos que se cumplirn por medio de ste, puede proceder a elaborar las preguntas.
Redaccin de preguntas: Los tipos bsicos de preguntas que se utilizan en los cuestionarios son las abiertas y las cerradas, al igual que en las entrevistas. Debido a las limitaciones propias de los cuestionarios, se justifica una explicacin adicional de los tipos de preguntas de stos.

Planeacin del uso de cuestionarios

Preguntas abiertas: Recuerde que las preguntas abiertas (o enunciados) son aquellas que dejan abiertas al encuestado todas las posibles opciones de respuesta. Por ejemplo, las preguntas abiertas en un cuestionario podran ser: "Describa los problemas que est experimentando actualmente con la impresin de informes" o "En su opinin, qu tan tiles son los manuales de usuario para el paquete de contabilidad del sistema actual?"

Planeacin del uso de cuestionarios Las preguntas abiertas son particularmente adecuadas para situaciones en que usted desea descubrir las opiniones de miembros de la organizacin sobre algn aspecto del sistema, ya sea un producto o un proceso. En estos casos, en los que es imposible listar eficazmente todas las posibles respuestas a una pregunta, usted podra recurrir a las preguntas abiertas.

Planeacin del uso de cuestionarios

Preguntas cerradas: Recuerde que las preguntas cerradas (o enunciados) son aquellas que limitan o cierran las opciones de respuesta disponibles para el encuestado. Por ejemplo, en la figura siguiente, el enunciado de la pregunta 23 ("Abajo se muestran los seis paquetes de software disponibles actualmente en el Centro de Informacin. Por favor marque el paquete que use con ms frecuencia") es cerrado. Observe que no se pregunta a los encuestados por qu prefieren el paquete, ni se les pide que seleccionen ms de uno, aun cuando sta sea una respuesta ms representativa.

Planeacin del uso de cuestionarios

Planeacin del uso de cuestionarios

Las ventajas de utilizar preguntas cerradas de cualquiera de los dos tipos incluyen lo siguiente:
1. Ahorrar tiempo. 2. Comparar las entrevistas fcilmente. 3. Ir al grano. 4. Mantener el control durante la entrevista. 5. Cubrir terreno rpidamente. 6. Conseguir datos relevantes.

Planeacin del uso de cuestionarios

Sin embargo, las desventajas de utilizar preguntas cerradas son considerables. Dichas desventajas incluyen lo siguiente: 1. Aburren al entrevistado. 2. No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado]. 3. Olvidar las ideas principales por la razn anterior. 4. No ayudan a forjar una relacin cercana entre el entrevistador y el entrevistado. As, en su calidad de entrevistador, usted debe pensar cuidadosamente los tipos de pregunta que utilizar.

Planeacin del uso de cuestionarios

Las preguntas cerradas deben usarse cuando el analista de sistemas puede listar eficazmente todas las posibles respuestas a la pregunta y cuando todas las respuestas listadas son mutuamente excluyentes, es decir, que al elegir una se impida la eleccin de cualquiera de las dems. Use preguntas cerradas cuando desee encuestar a una muestra considerable de personas. La razn es obvia cuando usted empieza a imaginar la apariencia que tendrn los datos que recopilar.

Planeacin del uso de cuestionarios

La razn es obvia cuando usted empieza a imaginar la apariencia que tendrn los datos que recopilar. Si utiliza slo preguntas abiertas para centenares de personas, el anlisis y la interpretacin correctos de sus respuestas se vuelve imposible sin la ayuda de un programa computarizado de anlisis de contenido.

SONDEO:

Un tercer tipo de pregunta es el sondeo o seguimiento. El sondeo ms profundo es el ms simple: la pregunta "Por qu?" Otros sondeos son "Me puede dar un ejemplo?" y "Me lo puede explicar con ms detalle?. El propsito del sondeo es ir ms all de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinin del entrevistado. Los sondeos pueden constar de preguntas abiertas o cerradas.

SONDEO:

El sondeo es fundamental. La mayora de los entrevistadores principiantes muestran resistencia al uso de los sondeos y, por consiguiente, aceptan respuestas superficiales. Por lo regular agradecen que los empleados les concedan entrevistas y se sienten obligados hasta cierto punto a aceptar cortsmente las respuestas tajantes.

REDACCION DEL INFORME DE LA ENTREVISTA Aunque la entrevista misma haya concluido, su trabajo de anlisis de los datos de sta apenas comienza. Necesita captar la esencia de la entrevista a travs de un informe escrito. Es indispensable que escriba dicho informe lo ms pronto posible despus de la entrevista. Este paso es otra forma de asegurar la calidad de los datos de la entrevista. Cuanto ms tiempo espere para hacer el informe de su entrevista, ms dudosa ser la calidad de sus datos.

REDACCION DEL INFORME DE LA ENTREVISTA

Despus de este resumen inicial, entre en mayor detalle, registre los puntos principales de la entrevista y sus propias opiniones. Repase el informe de la entrevista con el entrevistado en una reunin de seguimiento. Este paso le ayuda a clarificar lo que el entrevistado pretenda y le permite a ste saber que usted est bastante interesado en tomarse el tiempo necesario para entender sus puntos de vista y percepciones.

Mtodos intrusivos
Tan solo con su presencia en una organizacin, el analista de sistemas la cambia. Sin embargo, los mtodos no intrusivos como el muestreo, la investigacin y la observacin del comportamiento y el entorno fsico de un tomador de decisiones, son menos molestos que otras formas de obtener los requerimientos de informacin. Dichos mtodos se consideran deficientes si se usan por si solos para recopilar informacin. De preferencia, se deben usar en conjunto con uno o varios de los mtodos interactivos que se mencionaron anteriormente.

Muestreo
Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendra que seleccionar una muestra representativa de datos para TECNICAS DE TRABAJO examinarla o personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen: 1. Reducir costos. 2. Acelerar la recopilacin de datos. 3. Mejorar la efectividad. 4. Reducir la parcialidad.

Muestreo
Analizar cada pedazo de papel, hablar con todos y leer cada pgina Web de la organizacin ser demasiado costoso para el analista de sistemas. TECNICAS DE tiempo valioso a Copiar los informes, quitarlesTRABAJO los empleados y duplicar encuestas innecesarias producir un gasto considerable e innecesario.

Muestreo El muestreo ayuda a acelerar el proceso mediante la recopilacin de datos seleccionados en lugar de todos los datos de la poblacin entera. Adems, el analista de sistemas se ahorra el trabajo de analizar los datos de toda la poblacin.

Muestreo
Tambin la efectividad en la recopilacin de los datos es un aspecto importante. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad si se puede obtener la informacin ms precisa. Este tipo de muestreo se consigue, por ejemplo, al hablar con menos empleados pero hacindoles preguntas ms detalladas. Adems, si se entrevistan menos personas, el analista de sistemas puede tomarse su tiempo para verificar que no hayan datos perdidos o incompletos, mejorando ms la efectividad de la recopilacin de datos.

DISEO DEL MUESTREO

Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para disear una buena muestra: 1. Determinar qu datos van a ser recopilados o descritos. 2. Determinar de qu poblacin se van a tomar muestras. 3. Escoger el tipo de muestra. 4. Decidir el tamao de la muestra.

INVESTIGACION La investigacin es la accin de descubrir y analizar los datos. Al investigar las evidencias en una organizacin, el analista acta como Sherlock Holmes, el legendario detective del 22IB de Baker Street.

INVESTIGACION
Conforme el analista de sistemas se esfuerza por entender la organizacin y sus requerimientos de informacin, es importante que examine los diferentes tipos de datos reales que ofrecen informacin no disponible a travs de ningn otro mtodo de recopilacin de datos. Los datos reales revelan en donde est la organizacin y hacia dnde creen sus miembros que se dirige. Para conjuntar un panorama preciso, el analista necesita examinar datos reales tanto cuantitativos como cualitativos.

OBSERVACION DEL ENTORNO FISICO

La observacin de las actividades de los tomadores de decisiones es slo una forma de evaluar sus requerimientos de informacin. La observacin del entorno fsico en el cual se desempean los tomadores de decisiones tambin pone de manifiesto muchos de sus requerimientos de informacin. Con mucha frecuencia, dicha observacin implica examinar sistemticamente las oficinas de los tomadores de decisiones, ya que stas constituyen su principal lugar de trabajo. Los tomadores de decisiones influyen en, y a su vez reciben influencia de, sus entornos fsicos.

PREGUNTAS? DUDAS?