You are on page 1of 140

Mara abri

Microsoft Office Project

Vebe

radna verzija 1

februar 2008

Microsoft

Office Project 2007

Mara abri

Sadraj
Microsoft Project ta je to? ....................................................... 5 Prozor Microsoft Project-a............................................................ 7 Osnovni podaci o projektu ........................................................... 9 Spisak zadataka............................................................................. 15 Vrste zadataka ............................................................................... 21 Povezivanje zadataka................................................................... 25 Vrste veza izme u zadataka ....................................................... 29 Informacije vezane za zadatke................................................... 35 Formatiranje Gantt diagrama ..................................................... 41 Definisanje resursa....................................................................... 47 Dodeljivanje resursa zadacima ................................................. 55 Upotreba filtera .............................................................................. 61 Pregledi............................................................................................ 67 tampanje pregleda i izvetaja.................................................. 75 Kritina putanja ............................................................................. 83 Vremenska ogranienja zadataka (Constraints)................... 85 Tipovi zadataka.............................................................................. 93 PERT analiza ................................................................................ 101 Resursi pregled ........................................................................ 105 Preoptereenje resursa ............................................................. 109 Planiranje rada resursa ............................................................. 117 Praenje realizacije poslova .................................................... 127

Mara abri

Microsoft

Office Project 2007

Mara abri

Uvod

Microsoft Project ta je to?


Menader je profesija dananjice. Za menadere postoje univerzitetski kursevi i diplome, profesionalni sertifikati, asopisi i struna udruenja. Projekat je posao koji ima ogranieno trajanje i tano odre en cilj. Na primer, izgraditi kuu predstavlja projekat. Obraunavati plate zaposlenih svakog meseca nije projekat. Upravljanje projektima je specijalizovano polje u okviru menadmenta. Menader koji upravlja projektom nadgleda sve njegove faze, od ideje i planiranja preko izvravanja zadataka do ostvarenja ciljeva i izvetavanja o postignutim rezultatima. Microsoft Project 2007 je alatka za menadere koji upravljaju projektima. To je grafiki program baziran na Windows radnom okruenju koji pomae u obavljanju svih poslova vezanih za upravljanje projektom. Od ega se, ustvari, sastoji upravljanje projektom? Najee, posao koji treba da obavite predstavlja neki sloeni cilj. Vi treba da planirate, rasporedite i pratite aktivnosti i resurse koji su potrebni da bi se taj cilj postigao. Da biste uspeno upravljali projektom treba da odgovorite na neka osnovna pitanja: Koji zadaci (poslovi, aktivnosti) treba da se izvre? Ko e izvriti te zadatke? Koliko e izvravanje zadataka da traje? Koliko e to da kota? ta treba preduzeti ako stvari ne teku po prvobitnom planu?

Kada raspore ujete zadatke u okviru projekta, morate da vodite rauna o mnogim faktorima. Zadaci esto zavise od drugih aktivnosti. Moe biti potrebno da ekate na zavretak neke aktivnosti pre nego to odre eni zadatak moe da pone. Na primer,

Mara abri

Microsoft

Office Project 2007

kada zidate kuu, podizanje zidova moe da pone tek poto je zavrena izgradnja temelja. Zato je potrebno da vodite rauna o redosledu zadataka i da poveete izme u sebe zadatke koji zavise jedan od drugoga. Nije svejedno kako ete rasporediti ljude koji treba da obave odre ene zadatke. Na primer, neki zadatak moe za nedelju dana da obavi jedna osoba koja radi puno radno vreme. Druga opcija je da taj zadatak dodelite dvema osobama i da time skratite vreme na pola. Jo jedna opcija bi bila da zadatak date jednoj osobi koja e raditi prekovremeno da bi posao krae trajao. Iz ovog primera vidite da vreme koje je potrebno da se obavi neki zadatak zavisi od broja ljudi koji vam stoje na raspolaganju kao i od vremena koje te osobe mogu da posvete zadatku. Kada ste svoj projekat isplanirali, odredili vreme koje mislite da je potrebno za izvrenje svakog od zadataka, dodelili resurse zadacima i povezali zadatke izme u sebe, vi ste postavili osnovu za vo enje tog projekta. Sada morate da pratite njegovo odvijanje da biste bili sigurni da neete prekoraiti planirana sredstva i da e se posao zavriti u datom roku. Evo kako vam Microsoft Project pomae u upravljnju projektom. On vam dozvoljava da na svom raunaru napravite spisak zadataka odredite redosled zadataka i trajanje svakog od njih poveete zadatke sa drugim zadacima ili aktivnostima dodelite resurse zadacima vodei rauna da vreme svakog resursa bude efikasno iskorieno poveete zadatke i resurse sa trokovima pratite napredovanje posla i njegove trokove poredite planirane i stvarne trokove i rokove pripremite izvetaje o svakom delu posla primate ili aljete informacije vezane za projekat preko lokalne mree ili Interneta.

U ovim vebama ete na jednostavnim praktinim primerima upoznati osnovne alate koji vam stoje na raspolaganju za upravljanje projektom uz pomo programa Microsoft Project 2007.

Mara abri

Veba

1
Prozor Microsoft Project-a
1. 2.

Pokrenite Microsoft Project 2007. Otvorie se prozor prikazan na Slici 1. Kada pokrenete Microsoft Project na ekranu je automatski prikazan pregled koji se zove Gantt Chart. Upoznajte se sa elementima prozora koji su oznaeni na Slici 1. Radna povrina je podeljena na dva okna vertikalnom linijom koja se zove Divider Bar. Levo okno slui za unos spiska zadataka i aktivnosti od kojih se projekat sastoji. Tu se nalazi i kolona u koju se unosi trajanje svakog pojedinog zadatka. Levo okno sadri i druge kolone koje sadre informacije o zadacima. One su trenutno sakrivene iza desnog okna. U desnom oknu se nalazi kalendar na kome e se nalaziti grafiki prikaz zadataka, njihovog trajanja i redosleda.

3.

Povucite miem vertikalnu liniju podele (Divider bar) udesno da bi se videla sva polja u levom oknu. Pregledajte preostala polja u levom oknu. Zatim vratite liniju podele u prethodni poloaj.

4.

Mara abri

Microsoft

Office Project 2007

Standard Toolbar standardni tasterski meni Formating Toolbar tasterski meni za formatiranje Entry Bar sadraj aktivnog polja

aktivno polje

Slika 0-1

Divider bar deli prozor na dva okna Status Bar statusna linija Active Split Bar oznaka horizontalne podele prozora

Mara abri

Veba

2
Osnovni podaci o projektu
5.

Pokrenuli ste program Microsoft Project i na taj nain otvorili nov projekat iji je radni naziv Project1. Naziv projekta vidite na naslovnoj traci u vaem prozoru.

6.

Ovaj projekat e biti organizacija jedne sveane veere. Zato snimite novi projekat pod imenom VECERA (File Save As) Slika 1. Tip dokumenta e automatski biti Project (ekstenzija .mpp).

Slika 0-1

Mara abri

Microsoft

Office Project 2007

7.

Dobra je praksa da zapiete najvanije podatke o projektu. Ovi podaci e se pojaviti na svim izvetajima i pregledima koje budete kasnije napravili. Otvorite okvir za dijalog Properties ( File Properties ) Slika 2.

Slika 0-2

8.

Neki podaci e automatski biti popunjeni dok druge morate sami da unesete. Naslov ( Title ) e se automatski pojaviti. To je naziv koji ste dali projektu -: VECERA. Predmet ( Subject ) morate da unesete Sveana veera. Ime autora projekta ( Author ) e se automatski pojaviti. To ime je preuzeto sa vaeg raunara. Moete uneti i druge podatke kao to su Rukovodilac projekta ( Manager ) ili naziv kompanije ( Company ).

9.

Na poetku rada na projektu treba da unesete osnovne informacije o novom projektu. Otvorite okvir za dijalog Project Information ( Project Project Information ) Slika 3.

10

Mara abri

Slika 0-3

10.

Polje Schedule from odre uje da li se projekat planira od datuma kada posao treba da pone (Project Start Date) ili prema datumu kada projekat treba da se zavri (Project Finish Date). Najee se projekti planiraju od datuma kada posao poinje. Tako emo i mi uraditi. U polje Start Date, koristei kalendar (Slika 4), unesite datum kada posao treba da pone. Neka to bude ponedeljak, 7. april 2008. Kliknite na OK.

11.

Slika 0-4 Mara abri

11

Microsoft

Office Project 2007

12.

Za sve nove projekte, unapred je odre eno standardno radno vreme: od ponedeljka do petka od 8:00 do 12:00 i od 13:00 do 17:00 asova. Subota i nedelja su neradni dani. Ni jedan praznik nije unapred odre en.

13.

Pre nego to ponete sa planiranjem zadataka, treba da podesite radno vreme za projekat. Zato otvorite okvir za dijalog Change Working Time ( Tools Change Working Time ) Slika 5.

Slika 0-5

14. 15.

Sve praznike i neradne dane osim subote i nedelje morate sami da unesete Neka npr. utorak 15. april 2008. godine bude, za na projekat, neradni dan. U polje Name unesite npr. Dravni praznik (naziv za neradni dan). U poljima Start i Finish na kalendaru izaberite 15. april 2008. Ovaj praznik traje jedan dan zato je datum poetka praznika isti kao datum njegovog zavretka. Kliknite na Details... da otvorite okvir za dijalog prikazan na Slici 6. Izaberite opciju Nonworking da bi ovo bio neradni dan. Kliknite na OK.

16. 17.

12

Mara abri

Slika 0-6

18.

Posle veere koja je planirana za petak 18. april, u subotu 19. aprila 2008. mora da se obavi raspremanje. Zato to mora da bude radni dan (Slika 7).

Slika 0-7

Mara abri

13

Microsoft

Office Project 2007

19.

U polje Name unesite Dan za raspremanje i izaberite na kalendaru 19. april 2008. Kliknite na Details... i izaberite opciju Working time. Ostavite standardno radno vreme. Kliknite na OK. Nestandardno radno vreme se ne odnosi samo na radne i neradne dane. Unapred odre eno radno vreme je od 8:00 do 12:00 i od 13:00 do 17:00. Za bilo koji radni dan mogu se promeniti i radni sati. Za sada to neemo menjati. Svi datumi na kojima je izvrena neka izmena su posebno obojeni i podvueni. Kliknite na OK.

20.

21.

22.

utorak neradni dan Slika 0-8

23.

U prozoru Gantt Chart (Slika 8) uverite se da je utorak 15. april 2008. sada neradni dan (obojen sivo). Tako e se uverite da je subota, 19. april 2008 postala radni dan.

24.

Klikom na taster Save

na Standard Toolbar-u, snimite promene koje ste

napravili na projektu VECERA.

subota radni dan

14

Mara abri

Veba

3
Spisak zadataka

Kada zaponete novi projekat suoeni ste sa nekim sloenim ciljem. Da biste mogli efikasno da organizujete projekat, morate taj cilj da podelite na manje zadatke koje ete lake kontrolisati. Spisak zadataka treba da zapiete i organizujete. Ako zadatke unesete loginim redosledom kasnije ete lake pratiti njihov tok. Kada unosite zadatke, istovremeno unosite i vreme koje je potrebno da se oni izvre. 25. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sauvali u Vebi 2. Povucite liniju vertikalne podele prozora (Divider Bar) udesno tako da se vide sva polja u levom oknu (Slika 1).

Entry Bar Aktivno polje

Slika 0-1

Mara abri

15

Microsoft

Office Project 2007

26.

Levo okno predstavlja tabelu u koju se unose podaci o zadacima. Prva kolona ( i ) slui za informacije o zadatku (Indicators). U drugu kolonu ( Task Name ) unose se nazivi zadataka. Trea kolona ( Duration ) slui za podatke o trajanju zadataka. U etvrtoj koloni ( Start ) e se automatski pojaviti datum predvi enog poetka zadatka a u petoj koloni ( Finish ) datum zavretka zadatka. esta kolona ( Predecessors ) e sadrati podatke o zadacima koji prethode tom zadatku. Sedma kolona ( Resource Names ) e sadrati imena resursa dodeljenih tom zadatku.

27.

Za sada nam trebaju samo prve tri kolone. Zato liniju podele (Divider Bar) vratite ulevo na poloaj gde se prvobitno nalazila tako da se u levom oknu vide samo prve tri kolone. Na taj nain ste dobili vie prostora u desnom oknu. Sada ete uneti spisak zadataka. Podaci koje kucate na tastaturi e se pojaviti u tabeli u polju koje je trenutno aktivno. Aktivno polje ete prepoznati po zadebljnom okviru. Sve to unosite u aktivno polje istovremeno e se pojaviti i u liniji za unos Entry Bar (Slika 1). Napomena: Po tabeli se moete kretati uz pomo mia ili uobiajenim tasterima na tastaturi (Enter, Tab, strelice).

28.

29.

U kolonu Task Name unesite sledei spisak zadataka (Slika 2): Priprema spiska zvanica Pisanje i slanje pozivnica Revizija spiska zvanica Nabavka hrane i pia Priprema hrane Serviranje veere Serviranje aperitiva Skupljanje otpadaka Pranje sudova

16

Mara abri

30.

Svakom zadatku e u prvoj koloni automatski biti dodeljen identifikacioni broj. Na Gantogramu1 u levom oknu e se pojaviti stubii koji pokazuju trajanje svakog od zadataka. Videete da je trajanje svih zadataka prikazano kao 1day?. Microsoft Project svim novim zadacima dodeljuje trajanje od jednog dana. Znak pitanja pokazuje da se radi o privremenoj proceni. Vi ete za svaki zadatak uneti trajanje koje ste za njega predvideli. Tako e ete videti da svi zadaci poinju u isto vreme u ponedeljak 7. aprila 2008. godine. To je datum koji ste odredili kao dan kada posao treba da pone ( Project Start Date )2.

31.

32.

Slika 0-2

33.

Sada u kolonu Duration unesite trajanje za svaki zadatak kao to je prikazano na Slici 4. Kada unosite trajanja zadataka moete koristiti skraenice koje su prikazane u sledeoj tabeli:

34.

Ovakav nain grafikog prikazivanja zadataka izmislio je Henry Gantt u 18. veku. Kada se projekat planira prema datumu kada projekat treba da se zavri (Project Finish Date) svi zadaci e se zavravati u isto vreme.

Mara abri

17

Microsoft

Office Project 2007

Skraenica Prikaz u tabeli Znaenje m min minuti h hrs sati d day dani w wk nedelje mo mon meseci 35. Kada odre ujete trajanje zadataka morate tano znati ta znae odre ena trajanja. Sati i minuti se ne menjaju ali, na primer, dan ustvari znai radni dan to predstavlja onoliko sati koliko je odre eno da traje jedan radni dan. Da bi upoznali (i eventualno promenili) unapred odre ena trajanja za dan, nedelju i mesec otvorite okvir za dijalog Options ( Tools - Change Working Time - Options... ) koji je prikazan na Slici 3.

36.

Slika 0-3

37.

Vidite da dan (day) traje 8 sati, nedelja (week) traje 40 sati a mesec (month) ima 20 radnih dana. Ovde moete promeniti ove vrednosti prema potrebama vaeg projekta. Mi emo zadrati unapred zadate vrednosti. PANJA ! 8:30 je vreme osam asova i trideset minuta dok je 8.5 trajanje od osam i po sati.

18

Mara abri

.
Slika 0-4

38.

Na Slici 1 svi stubii na Gantogramu su iste duine (1 dan). Na Slici 4 stubii su razliite duine u zavisnosti od trajanja zadatka. Kada je re o trajanju zadataka treba razlikovati trajanje rada od jednostavnog protoka vremena (elapsed duration). Ovaj primer e vam pomoi da razumete razliku: Farbanje traje 2 dana (2d). To iznosi 16 radnih sati. Ako farbanje pone u petak u 8:00 asova posao e biti zavren u ponedeljak u 17:00 asova. Suenje farbe traje 2 dana (2ed). To iznosi 48 sati. Ako suenje farbe pone u petak u 8:00 asova farba e biti suva u nedelju u 8:00 asova.

39.

40.

Ispred zadatka Revizija spiska zvanica ubacite zadatak ekanje na odgovore (Insert New Task). Ovaj zadatak treba da traje 3 kalendarska dana (tj. broje se i subota i nedelja). U polje duration unesite 3ed umesto 3d. Pogledajte Gantogram. ekanje na odgovore traje tri kalendarska dana (Slika 5).

41.

Mara abri

19

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-5

42.

Klikom na taster Save napravili na projeku VECERA.

na Standard Toolbar-u, snimite promene koje ste

20

Mara abri

Veba

4
Vrste zadataka

1. Pored obinih zadataka kakve ste upoznali u Vebi 3 postoje i neke specijalne vrste zadataka. Ovde ete se upoznati sa sledeim oblicima zadataka: Zbirni zadaci ( Summary task ) Kljuni zadaci ( Milestone ) Zadaci koji se ponavljaju ( Recurring task ) 43. Poslovi se mogu planirati odozdo na gore (prvo napravite spisak svih zadataka a zatim ih podelite po fazama posla) ili odozgo na dole (prvo definiete krupne zadatke a zatim ih podelite na sitnije korake). Mi smo ovaj projekat zapoeli odozdo na gore. Uneli smo spisak svih poslova koje sada treba rasporediti po fazama. Uneemo zbirne zadatke ( Summary Task ) koji prikazuju faze posla. Selektujte zadatak 1 ( Priprema spiska zvanica ). Ispred njega ubacite nov zadatak ( Insert New Task3 ). Unesite ime zadatka ( Task Name ) Pozivanje zvanica.

44.

Slika 0-1
3

Za ubacivanje novih zadataka moete koristiti i taster Insert na tastaturi.

Mara abri

21

Microsoft

Office Project 2007

45.

Selektujte zadatke od broja 2 (Priprema spiska zvanica) do broja 5 ( Revizija spiska zvanica ) tako to kliknete na prvi zadatak, zatim pritisnete i drite taster Shift na tastaturi i kliknete na poslednji zadatak u grupi (Slika 1). Na Formatting Toolbar-u kliknite na taster Indent. Na taj nain ste

46.

zadatak Pozivanje zvanica pretvorili u zbirni zadatak iji su delovi - podzadaci ( Subtask ) zadaci koje ste selektovali. 47. Za zbirne zadatke se ne unosi trajanje. Microsoft Project sam izraunava trajanje zbirnih zadataka kao zbir trajanja njegovih delova. Naziv zbirnog zadatka (Task Name) je ispisan naglaenim slovima (Bold) a grafiki prikaz na Gantogramu se razlikuje od obinih zadataka (Slika 2). Na isti nain, napravite jo tri zbirna zadatka: Nabavke, Veera i Raspremanje. Rezultat koji treba da dobijete je prikazan na Slici 2.

48.

Slika 0-2

49.

Sada ete spisku zadataka da dodate jedan kljuni zadatak ( Milestone ). Kljuni zadaci oznaavaju doga aje koji su vani za projekat. Obino su to rokovi koje treba ispuniti ili oznake zavretka neke faze posla. U naem primeru kljuni zadatak e biti prispee odgovora na poslate pozivnice. Selektujte zadatak sa rednim brojem 5 (Revizija spiska zvanica) da biste ispred njega ubacili nov zadatak. Ubacite na ovom mestu nov zadatak ( Insert New Task). U prazno polje Task Name unesite naziv zadatka: Primljeni odgovori.

50. 51.

22

Mara abri

52.

Trajanje novog zadatka e biti prikazano kao 1day?. Da biste zadatak oznaili kao kljuni zadatak, unesite kao trajanje zadatka 0 kljuni zadaci se ne izvravaju i zato nemaju trajanje. Kljuni zadatak e na Gantogramu biti prikazan u obliku crnog romba (Slika 3).

Slika 0-3

53.

Sada ete dodati spisku zadataka i jedan zadatak koji se ponavlja u redovnim intervalima ( Recurring Task ). Selektujte zadatak 1 a zatim na meniju Insert izaberite stavku Recurring Task. Pojavie se okvir za dijalog Recurring Task Information koji je prikazan na Slici 4.

Slika 0-4 Mara abri

23

Microsoft

Office Project 2007

54.

Unesite sledee podatke o novom zadatku: U polje Task Name unesite ime zadatka: Sastanak osoblja. U polje Duration unesite trajanje zadatka 1h ( 1 sat ). Izaberite opciju Weekly zadatak se ponavlja svake ( every ) nedelje.. Markirajte Monday zadatak se ponavlja ponedeljkom. U polje Start unesite datum kada zadatak treba da pone: 7. april 2008. Izaberite opciju end by i unesite datum kada zadatak treba da se zavri: 19. april 2008.

55.

Kliknite na OK. Ispred prvog zadatka na spisku se pojavio nov zadatak Sastanak osoblja. U koloni Indicators pojavio se znak da je to zadatak koji se ponavlja. Na Gantogramu su se pojavili stubii - svakog ponedeljka (Slika 5).

Slika 0-5

56.

Klikom na taster Save napravili na projeku VECERA.

na Standard Toolbar-u, snimite promene koje ste

24

Mara abri

Veba

5
Povezivanje zadataka
57. 58. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sauvali u Vebi 4.

Svi zadaci koje ste do sada uneli u ovaj projekat poinju u ponedeljak, 7. aprila 2008. godine (Slika 1). To je datum koji ste odredili za poetak projekta.

Slika 0-1

59.

Me utim, svi zadaci ne mogu da ponu u isto vreme. Neki zadaci zavise jedni od drugih. Najee, jedan zadatak mora da se zavri da bi drugi mogao da pone. Na primer, hrana mora biti nabavljena da bi se veera mogla pripremiti. Zadaci koji zavise jedan od drugog se moraju povezati izmedu sebe. Svi zadaci koji nisu povezani sa nekim drugim zadatkom e poeti najranije mogue. Ovde je to datum poetka projekta, 7. april 2008.

Mara abri

25

Microsoft

Office Project 2007

60.

Sada ete povezati dva zadatka. Selektujte Priprema hrane i Serviranje veere. Na Standard Toolbar-u kliknite na taster Link Tasks

Slika 0-2

61.

Na Gantogramu e se pojaviti strelica koja povezuje ova dva zadatka a stubi zadatka Serviranje veere e se pomeriti tako da ovaj zadatak poinje tek kada se zadatak Priprema hrane zavri (Slika 2). Moete istovremeno povezati i vie zadataka. Svi zadaci u grupi Pozivanje zvanica zavise jedan od drugog i treba da se izvravaju jedan za drugim. Selektujte sve zadatke u ovoj grupi (5 do 9) i kliknite na Link Tasks. Rezultat ove operacije je prikazan na Slici 3.

62.

Slika 0-3 Mara abri

26

63.

Na isti nain, poveite zadatke4 u grupi Raspremanje (Slika 4).

Slika 0-4

64.

Da biste videli samo zbirni zadatak Pozivanje zvanica bez njegovih podzadataka, kliknite na znak - ispred ovog zadatka. Sada se vidi samo zbirni zadatak a njegovi pod-zadaci su sakriveni. Na isti nain, klikom na znak ispred svakog od zbirnih zadataka, sakrijte i ostale pod-zadatke. Sada se vide samo zbirni zadaci (Slika 5).

65.

Slika 0-5

Selektovane zadatke moete povezati i pritiskom na tastere Ctrl+F2

Mara abri

27

Microsoft

Office Project 2007

66.

I zbirni zadaci se mogu povezati izmedju sebe. Selektujte zbirne zadatke 4, 10, 12 i 16 i poveite ih klikom na Link Tasks. Rezultat se vidi na Slici 6.

Slika 0-6

67.

Sada moete ponovo da prikaete pod-zadatke. Kliknite na znak + ispred svakog od zbirnih zadataka i njegovi pod-zadaci e se ponovo pojaviti. I zadatak koji se ponavlja predstavlja jednu vrstu zbirnog zadatka. Kada kliknete na znak + ispred zadatka Sastanak osoblja pojavie se dva zadatka (dva sastanka) od kojih se ovaj zadatak sastoji. Sada va projekat izgleda kao to je prikazano na slici 7.

68.

Slika 0-7

28

Mara abri

Veba

6
Vrste veza izme u zadataka
69.

Kada poveete zadatke izme u sebe dobijate niz zadataka koji se izvravaju jedan za drugim. To je najei oblik zavisnosti izme u zadataka. Takva zavisnost se zove Zavri da bi zapoeo ( Finish-to-start ). U naem primeru Zavri Pripremanje hrane da bi zapoeo Serviranje veere. Zavisnost izme u zadataka moe biti i drukija od one koju smo do sada prikazali. Nije uvek sluaj da jedan zadatak mora da se zavri da bi drugi mogao da pone. Postoje etiri vrste zavisnosti zadataka koje su prikazane u sledeoj tabeli:

70.

71.

zadatak 1 Finish-to-start zadatak 2 zadatak 1 zadatak 2 Start-to-start

Zadatak 1 mora da se zavri da bi zadatak 2 mogao da pone.

Zadatak 1 i zadatak 2 moraju da ponu u isto vreme.

zadatak 1 zadatak 2 Finish-to-finish

Zadatak 1 i zadatak 2 moraju da se zavre u isto vreme.

zadatak 1 zadatak 2 Start-to-finish

Zadatak 1 mora da pone da bi zadatak 2 mogao da se zavri.

Mara abri

29

Microsoft

Office Project 2007

72.

Postoje, dakle razliite vrste veza izmedju zadataka. Sledi primer jedne veze tipa Start-to finish. Ovakve veze izme u zadataka su dosta retke i najlake ih je razumeti uz pomo konkretnog primera. Serviranje aperitiva moe da se zavri tek kada pone Serviranje veere. Zavisnost ovih zadataka je tipa Poni da bi zavrio ( Start-to finish ) tj. Poni Serviranje veere da bi zavrio Serviranje aperitiva. Da biste povezali zadatke Serviranje veere i Serviranje aperitiva selektujte ova dva zadatka. Prvo morate da selektujete nezavisni zadatak (Predecessor) Serviranje veere a tek zatim zavisni zadatak (Successor) Serviranje aperitiva, bez obzira na to to se ovaj drugi prvi izvrava. Poveite zadatke klikom na Link Tasks. Napravili ste vezu Finish-to-start. Sada treba da promenite vrstu veze. Dvoklikom na liniju koja na Gantogramu povezuje ova dva zadatka, otvorite okvir za dijalog Task Dependancy koji je prikazan na Slici 1.

73.

74.

75.

Slika 0-1

76. 77.

U polju Type izaberite vrstu veze koju elite u ovom sluaju Start-to-Finish. Kliknite na OK. Vezu koju ste napravili moete videti na Slici 2

Slika 0-2

30

Mara abri

78.

Na Slici 2. vremenska skala na grafikonu je podeena tako da je osnovna jedinica za grafikon jedan sat (umesto jedan dan) da bi se zadaci ije je trajanje izraeno u satima bolje videli. Evo kako se podeava vremenska skala: Na meniju Format izaberite Timescale... da otvorite okvir za dijalog prikazan na Slici 3. Na listu Bottom Tier, u polju Units izaberite Hours (sati) a na listu Middle Tier, u istom polju izaberite Days (dani). Kliknite na OK. Druge opcije iz ovog okvira za dijalog e biti obra ene kasnije.

79.

Slika 0-3

80.

Ponekad je potrebno da poetak zadatka koji sledi iza nekog drugog zadatka odloite za izvesno vreme tj. da izme u dva zadatka napravite vremenski razmak. Kao primer uzeemo opet farbanje. Nanoenje druge ruke farbe moe da pone tek poto je zavreno nanoenje prve ruke. To je standardna veza Finish-to-Start Zavri nanoenje prve ruke da bi poeo nanoenje drige ruke. Medjutim, pre nanoenja druge ruke farba treba da se osui. Dakle, treba napraviti vremenski razmak izmedju ova dva zadatka.

81.

U naem projektu definisali smo zadatak ekanje na odgovore. To, medjutim, nije posao koji treba obaviti ve vreme koje treba da protekne posle slanja pozivnica pre nego to se izvri Revizija spiska zvanica. To ekanje se zove zaostajanje (Lag). Obriite prvo zadatak ekanje na odgovore. Da biste obrisali zadatak, kliknite na prvo polje tog zadatka (ID) da selektujete ceo red u kome se nalazi zadatak. Zatim pritisnite Delete na tastaturi. To e obrisati ceo zadatak.

82.

Mara abri

31

Microsoft

Office Project 2007

83.

Zadatak Pisanje i slanje pozivnica e ostati povezan sa kljunim zadatkom Primljeni odgovori. Dvoklikom na liniju ove veze otvorite okvir za dijalog Task Dependancy (Slika 4).

Slika 0-4

84. 85.

U polje Lag upiite 3ed. Kljuni zadatak Primljeni odgovori e se dogoditi 3 dana poto su poslate pozivnice. Neki zadaci ne moraju da slede precizno jedan za drugim. Drugi zadatak moe da pone i neto pre nego to se prvi zadatak zavrio. To se zove preklapanje (Lead). Serviranje veere moe da pone i pre nego to su sva jela pripremljena - dok se predjelo i supa pojedu, meso e biti spremno. Dvoklikom na liniju veze izmedju zadataka Priprema hrane i Serviranje veere otvorite okvir za dijalog Task dependancy (Slika 5). U polje Lag unesite -1h. Lead se unosi kao negativna vrednost. Sluenje veere e poeti jedan sat pre nego to se zavri priprema hrane.

86. 87.

Slika 0-5

88.

Ponekad je potrebno da se neki zadatak prekine i njegovo izvravanje nastavi kasnije. Mi emo napraviti prekid zadatka Nabavka hrane i pia tako da se deo tog zadatka (4 sata) odvija u petak 18. aprila ujutro. Selektujte zadatak Nabavka hrane i pia i pomerite grafikon tako da se on vidi na njemu (Standard Toolbar Scroll to Task).
Mara abri

89.

32

90.

Kliknite na Split Task na Standard Toolbar-u. Zatim kliknite na mesto na stubiu zadatka na kome elite da ga prekinete (Slika 6). Zatim odvucite deo zadatka na mesto gde elite da se on nastavi.

Slika 0-6

91.

Da bi se ceo projekat opet mogao videti na ekranu, vratite razmeru vremenske skale tako da osnovnu jedinicu predstavljaju dani (Format Timescale Bottom Tier Units=Days, Middle Tier Units=Weeks, Slika 3) Poto ste uneli sve zadatke, moete ispred prvog zadatka prikazati zbirni zadatak koji predstavlja ceo projekat. Otvorite okvir za dijalog Options koji je prikazan na Slici 7 (Tools Options View).

92.

Slika 0-7

Mara abri

33

Microsoft

Office Project 2007

93.

Ukljuite prekida Show project summary task koji je obeleen na Slici 7. Tako e moete ukljuiti prekida Show outline number da bi prikazali brojeve zadataka koji predstavljaju strukturu projekta. Kliknite na OK. Sada va projekat izgleda kao na Slici 8. Naziv novog zbirnog zadatka je ime koje ste dali projektu - VECERA. Redni broj zadatka je 0 a njegovo trajanje je zbir trajanja svih zadataka od kojih se projekat sastoji.

94.

Slika 0-8

95.

Klikom na taster Save

na Standard Toolbar-u snimite promene koje ste

napravili u projektu VECERA.

34

Mara abri

Veba

7
96. 97. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sauvali u Vebi 6.

Informacije vezane za zadatke


Osnovni pregled u kome su prikazane informacije o zadacima i resursima koji su im dodeljeni je Gantt Chart. Pored toga, uz svaki zadatak u projektu vezan je niz informacija. Da bi mogli da vidite sve informacije o izabranom zadatku, postoji okvir za dijalog Task Information. Njega moete otvoriti klikom na taster na Standard Toolbar-u ili dvoklikom na zadatak koji vas interesuje. Izaberite zadatak Priprema spiska zvanica i otvorite okvir za dijalog Task Information (Slika 1). Pregledajte podatke o ovom zadatku.

98.

Slika 0-1

99.

Izaberite jo neke zadatke i pregledajte podatke o njima.

100. Zadaci koji imaju odre eno trajanje su prikazani na Gantogramu kao stubii ija duina odslikava njihovo trajanje. Kljuni zadaci (koji nemaju trajanje) prikazani su u obliku romba. I ostali zadaci se mogu prikazati u obliku romba, a da pritom zadre svoje trajanje. Tako moete dugake projekte prikazati na pregledniji nain.
Mara abri

35

Microsoft

Office Project 2007

101. Izaberite zadatak Serviranje veere. Otvorite okvir za dijalog Task Information i izaberite list Advanced (Slika 2). Ukljuite prekida Mark as Milestone. Kliknite na OK.

Slika 0-2

102. Trajanje zadatka (3h) se nee promeniti ali e zadatak na Gantogramu biti prikazan kao romb (Slika 3). Pored romba je upisan datum kada zadatak poinje.

Slika 0-3

36

Mara abri

103. Pored standardnog kalendara koji se primenjuje za ceo projekat (Standard), odre enim zadacima se moe odrediti posebno radno vreme. Svi zadaci iz grupe Veera treba da se odvijaju u vreme od 17:00 do 00:00 sati umesto u redovno radno vreme. 104. Otvorite kalendar projekta (Tools Change Working Time) Slika 4. Kliknite na Create New Calendar...

Slika 0-4

105. U okviru za dijalog Create New Base Calendar (Slika 5), u polje Name upiite Veera. Tako e se zvati ovaj poseban kalendar. Kliknite na OK.

Slika 0-5

106. Sada treba definisati radno vreme. U polje Exceptions unesite naziv doga aja Priprema i Serviranje veere'. Kliknite na Details... (Slika 4).

Mara abri

37

Microsoft

Office Project 2007

107. Izaberite opciju Working time i u polja From i To unesite podatke 17:00 i 0:00 (Slika 6).

Slika 0-6

108. Jo treba pridruiti kalendar Veera zadacima na koje se to odnosi. Za sve zadatke iz grupe Veera, u okviru za dijalog Task Information na listu Advanced, u polju Calendar izaberite Veera. Ispred svakog od tih zadataka e se pojaviti indikator koji vas obavetava o posebnom kalendaru. 109. Dobra je praksa da se uz zadatke pridrue beleke koje blie objanjavaju neke detalje vezane za zadatak. Izaberite zadatak Serviranje veere. Klikom na Note na Standard Toolbar-u otvorite polje za unos beleke (Slika 7). 110. Unesite sledei tekst: 'Serviranje veere je zakazano za 18. april 2008. godine u 20 sati. Ako se vreme promeni potrebno je o tome obavestiti osoblje i sve zvanice'.

Alatke za formatiranje teksa


Slika 0-7

38

Mara abri

111. U okviru beleke, zadatak se moe povezati i sa dokumentom koji je napravljen u drugoj aplikaciji. 112. Taster Insert Object slui za povezivanje dokumenata iz drugih aplikacija sa izabranim zadatkom. Mi smo pripremili spisak zvanica uz pomo aplikacije Microsoft Excel. Ako umete, upotrebite neku aplikaciju da pripremite spisak zvanica (npr. Word, Excel ili drugo). 113. Kliknite na taster Insert Object (Slika 8).

Slika 0-8

114. U okviru za dijalog Insert Object (Slika 8) uradite sledee: a. Izaberite opciju Create from file to e vam omoguiti da izaberete dokument koji elite. b. Kliknite na Browse i prona ite dokument koji vam treba. c. Ukljuite prekida Link da bi uspostavili stalnu vezu sa dokumentom. Na taj nain, sve kasnije izmene koje unesete u dokument e se odraziti i na ovom mestu. d. Ukljuite prekida Display as icon. Na taj nain e dokument biti prikazan u obliku ikone. Dvoklikom na tu ikonu uvek moete otvoriti dokument.5 e. Kliknite na OK.
5

Ako ne ukljuite taj prekida uneete ceo tekst dokumenta u ovo polje. Polje ne moete da poveate tako da to obino nije dobra ideja, naroito ne za velike dokumente.

Mara abri

39

Microsoft

Office Project 2007

115. Pored beleke, postoji jo jedan nain da poveete zadatak sa nekim dokumentom. To je univerzalna veza Hyperlink. 116. izaberite zadatak Revizija spiska zvanica. Na Standard Toolbar-u kliknite na Insert Hyperlink. Izaberite dokument Spisak zvanica i kliknite na OK (Slika 9.)

Slika 0-9

117. Ako imate pristup Internetu, koristei Hyperlink moete povezati zadatak i sa nekom stranicom na Internetu. Za to ete u okviru za dijalog Insert Hyperlink upotrebiti taster Browse the Web. 118. Pridruite zadatku Priprema hrane neki recept. Izaberite www.krstarica.com i kliknite na KUVAR. Izaberite recept koji vam se dopada. 119. Kada zadatku pridruite Hyperlink, ispred zadatka e se pojaviti odgovarajui indikator. Klikom na indikator aktivirate vezu koju ste napravili. 120. Klikom na taster Save na Standard Toolbar-u snimite promene koje ste

napravili u projektu VECERA.

40

Mara abri

Veba

8
Formatiranje Gantt diagrama
121. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sauvali u Vebi 7.

122. Opcije na meniju Format se menjaju u zavisnosti od izabranog pregleda koji je predstavljen na ekranu. Mi emo se baviti opcijama koje se odnose na Gantt Chart. 123. Opcija Font se odnosi na tekst pojedinih zadataka koje selektujete u Gantt tabeli. Izaberite zadatak Serviranje veere. Naglasite taj tekst, podvucite ga i obojite u crveno. 124. Opcija Bar (Slika 1) se odnosi na izgled pojedinih stubia na Gantogramu za selektovane zadatke. Izaberite zadatke iz grupe Pozivanje zvanica i obojite stubie ovih zadataka u zeleno.

Slika 0-1

125. Opcija Text Styles se odnosi na tekst odre ene vrste zadataka u Gantt tabeli. Obojite tekst svih zbirnih zadataka u plavo (u polju Item to Change izaberite Sumarry Tasks).

Mara abri

41

Microsoft

Office Project 2007

126. Opcija Bar Styles (Slika 2) slui za formatiranje odre ene vrste stubia na Gantogramu. Obojite stubie svih zbirnih zadataka u crveno i sa desne strane stubia ispiite naziv zadatka (Name).

Slika 0-2

127. Opcija Layout (Slika 3) sadri jo neke detalje vezane za izgled Gantograma. Pregledajte ove opcije.

Slika 0-3

42

Mara abri

128. Opcija Timescale... (Slika 4) slui za formatiranje zaglavlja Gantograma i razmere vremenske skale na Gantogramu.

Slika 0-4

129. U polju Show birate broj redova od kojih e se sastojati zaglavlje Gantograma jedan donji red (Bottom Tier), dva donji i srednji (Middle Tier) ili tri donji srednji i gornji red (Top Tier). Unapred je izabrano dva. To emo ostaviti. 130. Na slici je prikazan list Bottom Tier na kome se formatira donji red zaglavlja. Listovi Middle Tier (srednji red) i Top Tier (gornji red) sadre iste opcije. a. U polju Units izaberite sate (Hours). U polju Count izaberite 4. Jedinica vremena na Gantogramu e tako biti 4 sata. b. Ostala polja formatiraju izgled ovog reda zaglavlja (format teksta, poravnanje, linije). Izaberite opcije koje su prikazane na Slici 4. c. Na listu Middle Tier u polju Units izaberite dane (Days). Jedinica vremena na viem redu zaglavlja ne moe biti manja od jedinice koja je izabrana za nii red. Kliknite na OK 131. Drugi nain za podeavanje vremenske skale je Zoom. Kliknite na taster Zoom In na Standard Toolbar-u. Koraci na vremenskoj skali e postati sitniji a slika na Gantogramu e se uveliati. Obrnuto, da poveate jedinice na vremenskoj skali i tako smanjite Gantogram moete koristiti taster Zoom Out.

Mara abri

43

Microsoft

Office Project 2007

132. Kada je Gantogram veliki, ne mogu se na ekranu videti svi zadaci odjednom. Onda se postavlja pitanje kako brzo doi do zadatka koji elimo da vidimo na Gantogramu. Pored Scroll traka, za to postoji nekoliko preica: a. Kombinacije tastera Alt+Home i Alt+End pomeraju Gantogram na poetak odnosno kraj projekta. b. Da biste videli odre eni zadatak, selektujte taj zadatak a zatim kliknite na taster Scroll To Task. pojaviti na ekranu. c. Pritisnite funkcijski taster F5. U okviru za dijalog Go To unesite broj zadatka ili datum koji elite da vidite na Gantogramu (Slika 5) na Standard Toolbar-u. Zadatak e se

Slika 0-5

133. Opcija Gridlines na meniju Format (Slika 6) slui za formatiranje linija kojima je iscrtana Gantt tabela i Gantogram.

Slika 0-6

134. Izaberite Bottom Tier Column, vrstu linije (Type) i boju (Color) koju elite. 135. Pogledajte kako sada izgleda Gantogram (Slika 7). Vertikalne linije su povuene za svaku jedinicu vremena (4 sata).

44

Mara abri

Slika 0-7

136. Po Gantt tabeli i Gantogramu moete crtati razne oblike. Za to se koristi Drawing Toolbar (Slika 8). Ukljuite Drawing Toolbar i nacrtajte elipsu oko stubia zadataka iz grupe Veera kao na Slici 8.

Slika 0-8

137. Moete isprobati i druge opcije na meniju Format. 138. Kada zavrite sa ovom vebom nemojte snimiti promene koje ste napravili na projektu VECERA.mpp.

Mara abri

45

Microsoft

Office Project 2007

46

Mara abri

Veba

9
Definisanje resursa
139. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sauvali u Vebi 7.

140. Otvorite pregled Resource Sheet koji prikazuje tabelu sa informacijama o resursima (View Resource Sheet). Taj pregled je najpogodnije mesto za unoenje podataka o resursima (Slika 1).

Slika 0-1

141. Posao na ovom projektu treba da obave sledee osobe: sekretarica Mila koja e obaviti zadatak pozivanja zvanica, voza Aca koji treba da obavi nabavke, kuvar koji pripema hranu i tri kelnera koji e sluiti aperitive i veeru. Kelneri e obaviti i raspremanje i pranje sudova. Ljudi koji treba da obave posao na nekom projektu predstavljaju radne resurse tog projekta (Work Resources).

Mara abri

47

Microsoft

Office Project 2007

142. U kolonu Resource Name ( ime resursa ) unesite sledei spisak: Mila, Aca, kuvar, kelneri. Tabela e izgledati kao na Slici 2.

Slika 0-2

143. Podatak u koloni Type moe biti Work ( radni resurs ) ili Material ( materijalni resurs ). Unapred je izabrana opcija Work za sve resurse koje ste uneli u tabelu. Poto se radi o radnim resursima, za sada u ovoj koloni ne treba nita da menjate. 144. U koloni Max. Units je prikazan procenat angaovanja resursa na zadatku kome je dodeljen. 100% znai da jedan resurs radi na zadatku puno radno vreme. Manje od 100% znai da resurs radi samo deo radnog vremena. Vie od 100% znai da vie resursa radi na istom zadatku. 145. Tri kelnera e posluivati aperitive i veeru. Zato u redu kelneri u koloni Max. Units unesite podatak 300% - Slika 3.

Slika 0-3

48

Mara abri

146. U radne resurse, pored ljudi koji koji obavljaju zadatke, spada i oprema koja se koristi za obavljanje tih zadataka, razni aparati, maine isl. U naem projektu je radni resurs automobil koji se koristi za nabavke. Dodajte i njega na spisak radnih resursa (auto). 147. Materijalni resursi se sastoje od materijala koji se koristi za ostvarenje projekta. Materijalni resursi u ovom projektu su pozivnice, gorivo za automobil, hrana, i pie isl. Neemo uneti sve materijalne resurse. Primera radi, uneemo samo dva takva resursa. Neka to budu vino i hleb. 148. U kolonu Resource Name unesite: vino. 149. U koloni Type ( vrsta resursa ) umesto Work izaberite opciju Materijal. Vino je materijalni resurs. 150. Za materijalni resurs treba uneti podatak u kolonu Material Label. To je jedinica koja e se koristiti za merenje ovog resursa, npr. tona za beton, komada za krovne prozore, itd. Za vino unesite boca. 151. Iste podatke unesite i za hleb. Jedinica mere (Material Label) neka bude vekna.

Slika 0-4

152. Da bi se mogli pratiti trokovi za resurse, za sve resurse treba uneti i njihove cene. U kolonu Std. Rate unose se podaci o cenama resursa. Za radne resurse to je cena po jedinici vremena a za materijalne resurse po jedinici mere. U kolonu Ovt. Rate unose se cene za eventualni prekovremeni rad.

Mara abri

49

Microsoft

Office Project 2007

153. Unapred je odre eno da simbol za valutu bude $. Da biste promenili simbol za valutu (i, eventualno, nain formatiranja valute), otvorite okvir za dialog koji je prikazan na Slici 5 (Tools Options View). 154. U delu Currency options for VECERA.mpp u polje Symbol ( simbol za valutu ) unesite din. U polju Placement ( poloaj ) izaberite opciju 1 din. Simbol din e biti postavljen iza broja sa razmakom izmedju broja i simbola. U polju Decimal digits (broj decimala) ostavite vrednost 2.

Slika 0-5

155. Sada moete da unesete cene resursa (Slika 6). U kolonu Std. Rate se unose cene za redovan rad. Za sekretaricu Milu, cena je 7500,00 din nedeljno. Unesite 7500/w. Aca, radi za 5000,00 dinara nedeljno. Unesite 5000/w. Kuvar radi za 800,00 din na sat. Unesite 800/h Kelneri rade za 300,00 dinara na sat. Unesite 300/h. 156. Za materijalne resurse cena je po jedinici mere (Material Label), a ne vremena. Cena boce vina je 400,00 dinara. Unesite samo 400. Cena vekne hleba je 30,00 dinara. Unesite samo 30.

50

Mara abri

157. U kolonu Ovt. Rate unose se cene za prekovremeni rad. Mila je plaena 250 din na sat (250/h) a Aca 150 din na sat (150/h). 158. U kolonu Cost/Use unosi se cena korienja radnog resursa (obino opreme) po svakoj upotrebi. Unesite za auto cenu od 1000 din. 159. U kolonu Accrue At unosi se nain plaanja. Mila i Aca se plaaju u toku projekata (Prorated). Kuvar i kelneri se plaaju po obavljenom poslu (End). Auto i materijalni resursi, vino i hleb, se plaaju unapred (Start).

Slika 0-6

160. Otvorite okvir za dialog Change Working Time prikazan na Slici 7, (Tools Change Working Time). U polju For (na koga se odnosi izmena) izaberite Mila.

Slika 0-7 Mara abri

51

Microsoft

Office Project 2007

161. Za ovaj projekat odre eno je standardno radno vreme za sve resurse. Me utim, sekretarica Mila ima slobodne dane 9., 10. i 11. aprila 2008. godine. Za svaki resurs moe se odrediti individualni kalendar radnog vremena. 162. Unesite naziv za ovaj izuzetak Slobodni dani i izaberite datume od (From) 9. aprila do (To) 11. aprila. 163. Kliknite na Details i izaberite opciju Nonworking. Kliknite na OK. 164. Sve informacije o resursu koji vas zanima moete da vidite ako selektujete resurs i na Standard Toolbar-u izaberete Resource information Slika 8.

Slika 0-8

165. Dobra je praksa da se sve specifinosti u projektu dokumentuju. Na primer, treba napomenuti da Mila nee biti prisutna 9., 10. i 11. aprila 2008. 166. Selektujte njeno ime na listi i na Standard Toolbar-u izaberite Resource notes (napomene o resursu) Slika 9. Otkucajte tekst napomene a zatim kliknite na OK.

52

Mara abri

Slika 0-9

167. Kada se resursu dodeli neka napomena, u koloni i, ispred imena resursa, pojavie se indikator napomene. Kada uperite pokaziva mia u ovu ikonu, napomena e se pojaviti na ekranu Slika 10.

Slika 0-10

Mara abri

53

Microsoft

Office Project 2007

168. Kolonu Group moete upotrebiti da na neki nain koji vama odgovara podelite resurse po grupama. To moe biti npr. pripadnost odre enoj radnoj jedinici. Mi emo napraviti sledeu raspodelu: Mila i Aca su stalno zaposleni. Kuvar i kelneri su honorarni radnici. Auto spada u opremu. 169. Konaan izgled tabele Resource Sheet je sada kao na Slici 11.

Slika 0-11

170. Klikom na taster Save

na Standard Toolbar-u sauvajte promene koje ste

napravili u projektu VECERA.

54

Mara abri

Veba
- Slika 1.

10
171. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sauvali u Vebi 9.

Dodeljivanje resursa zadacima


172. Dodeljivanje resursa zadacima e vam omoguiti da pratite ko obavlja zadatak, kada i sa kolikim trokovima. Pre nego to ponete da dodeljujete resurse zadacima, treba da razumete nain na koji trajanje zadataka zavisi od koliine posla i broja dodeljenih resursa. Zato prouite sledei primer:

a. Zadatku koji traje 8 sati odmah dodelite dva resursa. Koliina posla je 16 sati. Svaki resurs radi po 8 sati. Zadatak traje 8 sati. b. Zadatku koji traje 8 sati prvo dodelite jedan resurs. Koliina posla je 8 sati. Resurs radi 8 sati. Naknadno dodelite jo jedan resurs zadatku. Koliina posla ostaje ista - i dalje 8 sati. Svaki resurs radi po 4 sata. Trajanje zadatka se smanjuje zadatak sada traje 4 sata

173. U Gantt tabeli selektujte zadatak Priprema spiska zvanica. Zatim na Standard Toolbar-u izaberite taster za dodelu resursa Assign Resources

Slika 0-1

Mara abri

55

Microsoft

Office Project 2007

174. Na spisku resursa selektujte resurs Mila i kliknite na Assign. Pored imena Mila e se pojaviti znak . Kliknite na Close. Ime resursa Mila e se pojaviti na Gantogramu pored stubia izabranog zadatka Slika 2. 175. Selektujte sada istovremeno zadatke Pisanje i slanje pozivnica i Revizija spiska zvanica. Na isti nain kao ranije dodelite ovim zadacima resurs Mila. Ne morate zatvarati okvir za dijalog Assign Resources (Slika 2).

Slika 0-2

176. Zadatku Nabavka hrane i pia dodelite vozaa Acu. 177. Zadatku Priprema hrane dodelite kuvara. 178. Preostalim zadacima treba da dodelite grupu kelnera. Poto posao obavljaju tri kelnera, vrednost u polju Max. Units za kelnere treba da postavite na 300% .

Slika 0-3

56

Mara abri

179. Resurse treba dodeliti i zadatku Sastanak osoblja koji se ponavlja svakog ponedeljka. Selektujte ovaj zadatak. U okviru za dijalog Assign Resources selektujte resurse Mila, Aca i kuvar i kliknite na Assign Slika 5. Zatim kliknite na Close. Kada istovremeno selektujete vie resursa, da bi ih istovremeno dodelili zadatku, pritisnite taster CTRL na tastaturi.

Slika 0-4

180. Sada e Gantogram izgledati kao na Slici 6.

Slika 0-5

Mara abri

57

Microsoft

Office Project 2007

181. Pre ite sada na pregled Resource Sheet (View Resource Sheet) Slika 7.

Slika 0-6

182. Videete da su podaci za resurs Mila ispisani nagla[enim, crvenim slovima. U polju indikatora pojavila se ikona upozorenja < ! >. To je znak da je Mila preoptereena (Overallocated). Jedan razlog da resurs postane preoptereen je kada mora istovremeno da obavlja vie zadataka, to nije izvodljivo. Kasnije emo videti i druge razloge za preoptereenost resursa. 183. Mila u ponedeljak 7. aprila 2007. treba istovremeno da prisustvuje sastanku osoblja i da priprema spisak zvanica. Tako e, u ponedeljak 15. aprila treba da prisustvuje sastanku osoblja i da vri reviziju spiska zvanica. 184. Ovaj problem moete da reite tako to ete povezati dva zadatka - vezom Finish-to-start tako da Priprema spiska zvanica pone tek poto se zavrio Sastanak osoblja 1. Isto tako, Revizija spiska zvanica treba da pone tek poto se zavri Sastanak osoblja 2. 185. Da bi zadaci Priprema spiska zvanica i Revizija spiska zvanica mogli da se zavre u istom danu, skratite ih na 7 sati. Mila e morati da pouri (program e to posmatrati kao da se koliina posla smanjila). Kasnije emo videti i druga reenja za ovakvu situaciju - npr. resursu se moe dodeliti prekovremeni rad. 186. Pre ite opet u pregled Gantt Chart (View Gantt Chart).

58

Mara abri

187. Selektujte zadatke Sastanak osoblja 1 i Priprema spiska zvanica Standard Toolbar-u izaberite taster Link Tasks - Slika 8.

i na

188. Na isti nain poveite Sastanak osoblja 2 sa zadatkom Revizija spiska zvanica.

Slika 0-7

189. Poto ste povezali ove zadatke, ponovo pogledajte Resource Sheet i uverite se da je problem sa resursom Mila sada reen. 190. Snimite promene koje ste u ovoj vebi napravili na projektu VECERA.

Mara abri

59

Microsoft

Office Project 2007

60

Mara abri

Veba

11
Upotreba filtera

Jedan nain da na ekranu vidite samo one podatke koji vas trenutno interesuju je upotreba filtera. Uz pomo filtera moete napraviti razne izbore zadataka ili resursa koje elite da vidite. Bie prikazani samo oni podaci koji zadovoljavaju kriterijume koje ste postavili u filteru. 191. Izaberite pregled Gantt Chart. Na Formatting Toolbar-u otvorite spisak filtera (Slika 1).

Slika 0-1

192. Unapred je izabrana opcija All Tasks tako da su prikazani svi zadaci. Da biste prikazali samo one zadatke kojima je dodeljen odre eni resurs, uz pomou scroll trake na ovoj listi prona ite stavku Using Resource i kliknite na nju.

Mara abri

61

Microsoft

Office Project 2007

193. U okviru za dijalog Using Resource (Slika 2) u polje Show tasks using unesite ime resursa ije zadatke elite da vidite, npr. Mila. Ime resursa moete izabrati sa ponu ene liste koju ete dobiti kada kliknete na strelicu na kraju polja.

Slika 0-2

194. Sada se na Gantogramu vide samo oni zadaci koje obavlja Mila (Slika 3).

Slika 0-3

195. Moete videti i samo zadatke koji se odvijaju u odre enom vremenskom intervalu. Na listi filtera kliknite na Date Range. 196. U okvire za dijalog koje dobijete, koristei kalendar koji se pojavljuje kad kliknete na strelicu na kraju polja, unesite datum poetka i datum zavretka intervala koji vas interesuje (Slika 4). Da pogledamo zadatke koji poinju 18. aprila 2008. a zavravaju se 19. aprila 2008.

62

Mara abri

Slika 0-4

197. Kliknite na OK. Na Gantogramu se vide samo izabrani zadaci (Slika 5). Primetiete da se pored izabranih zadataka uvek vide i zbirni zadaci pod koje izabrani zadaci spadaju.

Slika 0-5

198. Kliknite na All Tasks da biste ponovo videli sve zadatke. 199. Postoji jos jedna alatka za filtriranje zadataka. To je Autofilter. Kliknite na Formatting Toolbar-u na alatku Autofilter . 200. Pored naslova kolona u desnom oknu pojavie se male strelice. Klikom na strelicu otvarate listu opcija za filtriranje svake pojedine kolone. Kliknite na strelicu pored naslova Duration (Slika 6).

Mara abri

63

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-6

201. Izabraemo samo one zadatke koji traju tano 4 sata. Kliknite na listi na 4 hrs. Na Gantogramu e biti prikazani samo zadaci koje ste izabrali (Slika 7).

Slika 0-7

202. Ponovo kliknite na sterelicu i izaberite (All). Sada se opet vide svi zadaci. 203. Kliknite na taster Autofilter da uklonite ovu alatku.

64

Mara abri

204. Pored pregleda Gantt Chart, filteri se, na isti nain, mogu primeniti i na druge preglede. Pre ite na pregled Resource Sheet. Sada je izabrano All Resources vide se svi resursi. Otvorite listu filtera (Slika 8).

Slika 0-8

205. Jedan od kriterijuma po kome moete filtrirati resurse su podaci u koloni Group. Kliknite na Group... U okvir za dijalog Group upiite honorarni i kliknite na OK.

Slika 0-9

206. Sada se vide samo oni resursi koji spadaju u grupu honorarnih radnika (Slika 10).

Slika 0-10

Mara abri

65

Microsoft

Office Project 2007

207. Vratite All resources. 208. Koristei alate koje ste ovde upoznali, pored primera koje ste videli u ovoj vebi postoji itav niz drugih filtera koje moete primeniti na svoj projekat. Moete ih koristiti i u drugim pregledima koje ete upoznati u sledeoj vebi.

66

Mara abri

Veba

12
Pregledi

Sve podatke koje unesete o nekom projektu Microsoft Project smeta u veliku bazu podataka. Ta baza sadri previe informacija da bi sve mogle biti istovremeno prikazane na ekranu. Zato Microsoft Project koristi razne preglede (Views) za prikazivanje podataka o projektu. Takvih pregleda ima ukupno 23 Neki pregledi prikazuju informacije u obliku tabele dok drugi daju grafike prikaze podataka. Ovde emo upoznati one preglede koji se najee koriste. 209. Otvorite projekat VECERA.mpp koji ste sauvali u Vebi 11. 210. Unapred je izabran pregled Gantt Chart. U njemu se, u levom oknu, u obliku tabele, vide podaci o zadacima kao to su nazivi zadataka, njihovo trajanje itd. Pored tabele vidi se i grafiki prikaz zadataka na Gantogramu u desnom oknu. Ovaj pregled smo do sada najvie koristili (Slika 1).

Slika 0-1 Mara abri

67

Microsoft

Office Project 2007

211. Postoji ukupno 8 pregleda koji se najvie koriste. Da biste izabrali pregled koji elite da vidite otvorite meni View Slika 2.

Slika 0-2

212. Znak oznaava trenutno izabrani pregled. Klikom izaberite pregled Resource Sheet. I ovaj pregled smo ve koristili. U njemu su, u obliku tabele, prikazani podaci o resursima (Slika 3).

Slika 0-3

68

Mara abri

213. U tabeli Resource Sheet moe biti vie kolona nego to moe da se vidi na ekranu. Povucite scroll traku udesno da biste videli i ostale kolone. 214. Za izbor osam osnovnih pregleda moete koristiti i View Bar. To je traka sa ikonama pregleda koja se moe prikazati na levoj ivici prozora. Na meniju View kliknite na View Bar. 215. Na View Bar u kliknite na ikonu Calendar. Dobiete pregled u obliku kalendara (Slika 4).

View Bar

Slika 0-4

216. Pomou strelica u gornjem levom uglu prozora moete menjati mesec na kalendaru. Izgled kalendara moete doterati u okviru za dijalog Timescale (Format Timescale) koji je sada prilago en formatiranju kalendara. 217. Na View Bar-u kliknite na ikonu Network Diagram da biste videli projekat u obliku mrenog dijagrama (Slika 5). Svako uokvireno polje na dijagramu predstavlja jedan zadatak. Prikazan je naziv zadatka, datumi njegovog poetka i zavretka i procenat obavljenog posla. Ovaj poslednji podatak e biti koristan za praenje toka projekta. Polja sa crvenim okvirom predstavljaju kritine zadatke. To su zadaci koji se moraju obaviti na vreme da bi se ceo projekat zavrio na vreme.

Mara abri

69

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-5

218. Da biste videli ceo mreni dijagram na ekranu (Slika 6), na meniju View kliknite na Zoom i izaberite opciju Entire project.

Slika 0-6

219. Ovaj grafikon moete formatirati tako da izgleda onako kako elite pomou stavke Layout... na meniju Format.

70

Mara abri

220. Klikom na ikonu Task Usage na View Bar-u otvorite pregled Task Usage View. Tu su, u obliku tabele, prikazani zadaci, resursi koji su angaovani na tim zadacima i koliina rada koji treba da se obavi . Moete dodati i druge podatke, npr. podatke o trokovima vezanim za taj rad (Format Details Cost) kao to je prikazano na Slici 7.

Slika 0-7

221. Slian pregled je Resource Usage (Slika 8). U njemu je za svaki resurs prikazan spisak zadataka koje treba da obavi kao i trajanje tih zadataka.

Slika 0-8

Mara abri

71

Microsoft

Office Project 2007

222. Kliknite na ikonu Resource Graph na View Bar-u. Ovaj pregled prikazuje podatke o angaovanju resursa u grafikom obliku.

Slika 0-9

223. Da biste videli spisak ostalih pregleda koji vam stoje na raspolaganju, klikom na ikonu More Views na View Bar-u otvorite okvir za dijalog More Views (Slika 10).

Slika 0-10

72

Mara abri

224. Postoje i pregledi koji se sastoje od dva okna. Prozor je horizontalnom linijom (split bar) podeljen na dva dela. Postoje standardni pregledi koji se sastoje od dva okna. Takav je naprimer Task Entry (Slika 11). 225. Da biste prikazali ovaj pregled na ekranu, u okviru za dijalog More Views (Slika 10) kliknite na Task Entry a zatim kliknite na Apply. Uklonite View Bar sa ekrana (View View Bar).

split bar

Active Split Bar


Slika 0-11

226. Sada Active Split Bar pokazuje nazive prozora gornji prozor je Gantt Chart a donji je Task Form. Task Form prikazuje detaljne podatke o zadatku koji selektujete u gornjem oknu. 227. Pored standardnih pregleda koji se sastoje od dva okna (Dual-Pane Views), skoro svakom obinom pregledu moete dodati drugo okno. 228. Zatvorite donje okno (Window Remove Split). Sada je prikazan samo pregled Gantt Chart. 229. Drei taster Shift na tastaturi otvorite meni View i kliknite na Resource Sheet. Sada je prozor opet podeljen na dva okna: gore je Gantt Chart a dole je Resource Sheet. (Slika 12). U donjem oknu e biti prikazani samo podaci o resursima dodeljenim zadatku koji je izabran u gornjem oknu.

Mara abri

73

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-12

230. Prevlaenjem linije podele (split bar) moete poveati ili smanjiti jedno okno u odnosu na drugo. 231. Veina pregleda koji su prikazani kao jedno okno imaju pridrueno sakriveno drugo okno. Da biste videli to drugo okno moete ga otvoriti dvoklikom na split bar koji se vidi na vertikalnoj scroll traci (Slika 13). Dvoklikom na split bar naizmenino prikazujete i skrivate donje okno.

split bar

Slika 0-13

74

Mara abri

Veba

13

tampanje pregleda i izvetaja


Pored pregleda u kojima moete videti informacije o projektu na ekranu, esto e biti potrebno da imate i tampane dokumente koji sadre te podatke. Skoro svi pregledi u Microsoft Project-u se mogu tampati. Ne mogu se tampati samo pregledi tipa Form koji su u obliku okvira za dijalog (Task Form, Resource Form, isl.) 232. Kada elite da tampate neki pregled, prvi korak je da taj pregled prikaete na ekranu. 233. Prvo emo tampati pregled Gantt Chart. Specifino za ovaj pregled je to da e se u tampi videti TANO ono to je trenutno prikazano na ekranu. Poloaj scroll traka i linije podele (Divider Bar), stepen Zoom-a, primenjeni filteri sve e to uticati na izgled ovog pregleda u tampi. Pre tampanja morate podesiti sve ove elemente onako kako vam je potrebno.

Slika 0-1 Mara abri

75

Microsoft

Office Project 2007

234. Pre nego to tampate pregled treba da pogledate kako e izgledati tampani dokument (Slika 1). Na taj nain ete izbei da bacate hartiju ako rezultat tampe nije ono to ste oekivali. Kliknite na taster Print Preview na Standard Toolbar-u . Iz prozora Print Preview se izlazi klikom na Close. 235. Izgled tampane strane i raspored sadraja na njoj moete podesiti onako kako vama odgovara. Otvorite okvir za dijalog Page Setup (File Page Setup) koji je prikazan na Slici 2.

Slika 0-2

236. Vano je da izaberete ispravnu veliinu papira na kome e pregled biti tampan. U polju Paper Size izaberite A4. 237. Na listu Margins moete podesiti irinu margina koju elite (Slika 3).

Slika 0-3

76

Mara abri

238. Na listovima Header i Footer moete podesiti zaglavlja koja e se tampati pri vrhu (Header) i pri dnu (Footer) svake strane. Na Slici 4 je prikazan list Header.

Slika 0-4

239. Unesite sledee podatke u Header: a. Sa leve strane neka stoji vae ime. Kliknite na Left, zatim kliknite u prazno polje i otkucajte svoje ime. b. Na sredini neka stoji naziv projekta. Kliknite na Center, zatim u polju General izaberite Project Title i kliknite na Add. c. Sa desne strane neka stoji tekui datum. Kliknite na Right a zatim kliknite na taster Insert Current Date. d. U polju Preview se vidi kako e ovo zaglavlje izgledati. 240. Pre ite na list Footer. Neka na sredini stoji Strana <broj> od <broj>. Kliknite na Center. Otkucajte tekst Strana a zatim kliknite na taster Insert Page Number. Otkucajte tekst od a zatim Kliknite na taster Insert Total Page Count. 241. Na listu Legend moete podesiti izgled legende onako kako elite. Moete odluiti da li e se legenda pojaviti na svakom listu, samo na jednom listu ili uopte ne elite legendu. 242. Na listu View se nalaze jo neke opcije vezane za sadraj tampanog dokumenta koje moete ukljuiti ili iskljuiti (Slika 5).

Mara abri

77

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-5

243. Kada zavrite sa podeavanjem opcija u okviru za dijalog Page Setup kliknite na OK. Ponovo pogledajte Print Preview. 244. Sada je pregled spreman za tampu. Da biste tampali ceo pregled u jednom primerku kliknite na taster Print na Standard Toolbar-u. Ako elite da stampate samo deo izabranog pregleda ili vie primeraka dokumenta otvorite okvir za dijalog Print (File Print) koji je prikazan na Slici 6.

Slika 0-6

245. Ovde moete izabrati strane koje elite da tampate (Print range), period (Timescale) i broj primeraka (Number of copies). Kliknite na OK da biste tampali izabrani pregled (Gantt Chart).
Mara abri

78

246. Izaberite pregled Resource Sheet. U okviru za dijalog Page Setup podesite sledee elemente: a. Poloaj papira neka bude Landscape (Page Landscape) b. Veliina papira neka bude A4. c. U Header sa desne strane otkucajte svoje ime a sa leve ubacite tekui datum 247. Pogledajte Print Preview a zatim tampajte ovaj pregled. 248. Izaberite pregled Calendar. Ubacite svoje ime i tekui datum u Header. Na listu View koji je prikazan na Slici 7 (Page Setup View) pregledajte opcije koje postoje za podeavanje izgleda i sadraja kalendara. tampajte ovaj pregled.

Slika 0-7

249. tampane primere pregleda Gantt Chart, Resource Sheet i Calendar moete pogledati u Prilogu 1. 250. Pored pregleda koje moete tampati, Microsoft Project ima niz unapred pripremljnih izvetaja koje moete koristiti za tampanje podataka o projektu. Ti izvetaji su podeljeni u sledeih est kategorija: a. Overview - Opti pregled b. Current Activities - Tekue aktivnosti c. Cost - Trokovi

Mara abri

79

Microsoft

Office Project 2007

d. Assignments Radna zaduenja e. Workload - Rad f. Custom - Izvetaji prilago eni specifinim potrebama korisnika. 251. Da biste videli kategorije izvetaja koje postoje otvorite okvir za dijalog Reports koji je prikazan na Slici 8 (Report Reports...).

Slika 0-8

252. Da biste izabrali kategoriju izvetaja koji elite dvokliknite na ikonu izabrane kategorije. Otvorie se okvir za dijalog u kome je prikazan izbor izvetaja u toj kategoriji. Izaberite kategoriju Overview (Slika 9).

Slika 0-9

80

Mara abri

253. Izaberite izvetaj koji elite da tampate dvoklikom na njegovu ikonu. Na taj nain ete otvoriti prozor Print Preview u kome ete videti kako izgleda izabrani izvetaj. Da biste videli raspored radnog vremena za ceo projekat izaberite izvestaj Working Days (Slika 10).

Slika 0-10

254. Da bi podesili izgled izvetaja kliknite na Edit... (Slika 9). U okviru za dijalog Report Tekst poveajte slova u izvetaju na 14. 255. Kliknite na taster Page Setup da otvorite okvir za dijalig Page Setup i podesite izgled izvetaja. Naslov za izvetaj moete uneti i formatirati na listu Header. 256. Kliknite na Print da tampate izvetaj. 257. tampajte i sledee izvetaje: a. Iz kategorije Costs izaberite Cash Flow da biste videli pregled trokova za radne resurse (Slika 11).

Mara abri

81

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-11

b. Iz kategorije Assignments izaberite Who Does What da biste videli resurse i zadatke koji su im dodeljeni.

Slika 0-12

258. Primere tampanih izvestaja moete pogledati u Prilogu 1.

82

Mara abri

Veba

14
Kritina putanja

Kritini zadaci (Critical Task) su oni zadaci koji moraju da se zavre na vreme da bi se projekat zavrio na vreme. Niz kritinih zadataka se zove kritina putanja (Critical Path). Kada je potrebno skratiti trajanje projekta (Crashing the schedule), to se moe postii skraivanjem odre enog broja zadataka. Skraivanje zadataka koji nisu kritini ne doprinosi skraivanju projekta. Vredi samo skratiti zadatke na kritinoj putanji. Kada se skrate zadaci na kritinoj putanji moe se dogoditi da neki drugi niz zadataka postane kritian (najdui). Zato treba stalno pratiti koji su zadaci trenutno kritini. Praktini naini za skraivanje kritine putanje mogu biti: Pomeriti poetak zadataka Smanjiti procenjeno trajanje zadatka Koristiti druge vrste povezivanje zadataka Koristiti Lag i Lead za preklapanje zadataka Dodeliti zadatku vie resursa Dodati resursima prekovremeni rad Sledei primer e pokazati kako se na kritinu putanju moe uticati poveanjem broja resursa koji su dodeljeni zadacima. 259. Unesite zadatke prikazane na Slici 1. 260. Definiite resurs Majstori tako da ima ukupno 2 majstora (200%). Dodelite svim zadacima samo po jednog majstora (100%). 261. Prikaite na ekranu pregled Tracking Gantt (Slika 1).

Mara abri

83

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-1

262. Prva tri zadatka traju ukupno 12 dana i ine kritinu putanju (obojeni crveno). Druga tri zadatka traju ukupno 9 dana i za sada njihovo trajanje ne utie na trajanje celog projekta. Projekat traje 12 dana. 263. Dodajte jo po jedan resurs kritinim zadacima (Majstori 200%). Na taj nain ete skratiti sve kritine zadatke na po 2 dana, a kritinu putanju na ukupno 6 dana. 264. Sada druga tri zadatka postaju kritini. Ceo projekat sada traje 9 dana (Slika 2).

Slika 0-2

84

Mara abri

Veba

15

Vremenska ogranienja zadataka (Constraints)


Microsoft Project planira projekte tako da se posao zavri za, to je mogue, krae vreme. Zato je unapred odre eno kada zadaci treba da ponu. Ako se projekat planira od datuma njegovog poetka (najei sluaj), da bi projekat to krae trajao svi zadaci treba do ponu to je mogue pre (As Soon As Possible - ASAP). Ako se projekat planira prema datumu njegovog zavretka, svi zadaci treba da ponu to je mogue kasnije (As Late As Possible - ALAP). Za ovako planirane zadatke nije zadat nikakav datum poetka ili zavretka. Microsoft Project sam raspore uje zadatke prema datumu poetka (ili zavretka) projekta shodno vezama koje su uspostavljene izme u zadataka. Zadaci koji nisu povezani izme u sebe e svi poeti na dan poetka projekta. Zadaci koji su vezani standardnom vezom zavri da bi zapoeo (Finish-toStart) e poeti im se zavri zadatak koji im prethodi. Primeri trakvih rasporeda zadataka su prikazani na Slici 1.

Nepovezani zadaci

Povezani zadaci
Slika 0-1

Mara abri

85

Microsoft

Office Project 2007

Ponekad je, iz raznih razloga, potrebno da se zadaci vremenski ogranie. To znai da e se zadati odre eni datum kada zadatak treba da pone ili da se zavri. Razlozi za ovakva ogranienja mogu biti specifinosti projekta, ugovorne obaveze isl. Ako u Gantt tabelu unesete datum u polje Start ili Finish automatski stvarate vremensko ogranienje. U principu ta polja treba ostaviti prazna. Microsoft Project e ih sam popuniti na osnovu podataka o trajanju i redosledu zadataka. Ogranienja treba uvoditi samo kada je to neophodno. Kad god je mogue, treba ostaviti alatu za planiranje Microsoft Project-u, slobodu da pomera zadatke da bi se projekat odvijao na optimalan nain. Mikrosoft Project razlikuje tri vrste ogranienja: Fleksibilna ogranienja. Ona nisu vezana za datum i ostavljaju slobodu pomeranja zadataka prema potrebi projekta. Delimino fleksibilna ogranienja. Ona su vezana za datum ali donekle dozvoljavaju pomeranje zadataka. Nefleksibilna (stroga) ogranienja. Ona su vezana za datum i ne dozvoljavaju pomeranje zadatka. Zato mogu izazvati razne probleme i konflikte u planiranju. Sledea tabela prikazuje kategorije i vrste ogranienja. Skracenica ASAP ALAP SNET SNLT FNET FNLT MSO MFO Vrsta ogranicenja As Soon As Possible As Late As Possible Start No Earlier Than Start No Later Than Finish No Earlier Than Finish No Later Than Must Start On Must Finish On Znacenje poni to pre poni to kasnije ne poeti ranije nego <datum> ne poeti kasnije nego <datum> ne zavriti ranije nego <datum> ne zavriti kasnije nego <datum> mora poeti na <datum> mora se zavriti na <datum> Fleksibilno Kategorija

Delimino fleksibilno

Nefleksibilno

Uvo enje ogranienja moe dovesti do konflikta izme u uvedenog ogranienja i postojee veze izmedu zadataka. U tom sluaju se mora izabrati jedna od ove dve opcije:

86

Mara abri

Potovati vremensko ogranienje Potovati uspostavljene veze Unapred izabrana opcija je potovanje ogranienja. Sledei primeri e vas bolje upoznati sa vremenskim ogranienjima zadataka. 1. Otvorite nov projekat, unesite tri zadatka i poveite ih kao to je prikazano na Slici 2.

Slika 0-2

2. Ako produite trajanje prvog zadatka sa 5 na 7 dana, automatski e se poeci drugog i treeg zadatka pomeriti za kasnije (Slika 3).

Slika 0-3

3. Sada smanjite trajanje prvog zadatka na 3 dana. Poeci drugog i treeg zadatka e se pomeriti na ranije (Slika 4)

Mara abri

87

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-4

4. Vratite trajanje prvog zadatka na 5 dana. Sada emo za drugi zadatak uvestii ogranienje SNET. Izaberite drugi zadatak. Otvorite okvir za dijalog Task Information. Izaberite list Advanced (Slika 5). U polju Constrainjt type izaberite Start No Earlier Than, a u polju Constraint date izaberite datum kada drugi zadatak poinje. Znai, drugi zadatak ne moe poeti ranije od tog datuma.

Slika 0-5

Kliknite na OK. Ispred drugog zadatka e se pojaviti indikator za delimino fleksibilno ogranienje (plava taka na kalendaru).

88

Mara abri

4. Sada ponovo produite prvi zadatak na 7 dana. Drugi i trei zadatak e poeti kasnije. Ogranienje koje smo postavili za drugi zadatak nije spreilo ovo pomeranje. 5. Pokuajte da skratite prvi zadatak na 3 dana. Iako se prvi zadatak skratio, drugi zadatak ne poinje ranije (Slika 6).

Slika 0-6

6. Ogranienje koje smo postavili ne dozvoljava da drugi zadatak pone ranije. Dakle, ogranienje koje smo postavili je delimino fleksibilno: neka pomeranja dozvoljava dok druga ne dozvoljava. 7. Izaberite ponovo drugi zadatak. Promenite tip ogranienja na Start No Later Than. Ostavite isti datum za ogranienje. Sada drugi zadatak ne moe da pone kasnije od ovog datuma. 8. U ovom sluaju e se pojaviti upozorenje da ogranienje koje ste postavili moe izazvati konflikt (Slika 7). Da bi ogranienje ipak bilo postavljeno izaberite opciju Continue i kliknite na OK.

Slika 0-7 Mara abri

89

Microsoft

Office Project 2007

9. Ispred drugog zadatka se sada pojavio indikator za ogranienje koje nije fleksibilno (crvena taka na kalendaru). 10. Pokuajte ponovo da produite prvi zadatak na 7 dana. Dobiete upozorenje prikazano na Slici 8. Ovakva promena e izazvati konflikt u planiranju zadataka.

Slika 0-8

11. Moete odustati od promene (Cancel). Ako ipak nastavite (Continue), prvi i drugi zadatak e se delimino preklopiti (Slika 9).

Slika 0-9

12. esto je lake reavati probleme u projektu ako se potuju veze izme u zadataka na utrb vremenskih ogranienja. U tom sluaju, za sva neispunjena ogranienja pojavie se indikator za neispunjeno ogranienje (Missed Constraint). 13. Da bi se izabrala ta druga opcija, da se potuju veze izmeu zadataka, treba uraditi sledee: Otvorite okvir za dijalog Options (Tools-Options) i izaberite list Schedule (Slika 10)

90

Mara abri

Iskljuite Tasks will always honor their constraint dates. Kliknite na OK

Slika 0-10

Poetak drugog zadatka e se pomeriti za kasnije i pojavie se upozorenje o tome da postavljeno ogranienje nije potovano potovana je veza izme u zadataka (Slika 11).

Slika 0-11

14. Da biste skinuli vremensko ogranienje sa zadatka, izaberite drugi zadatak, ponovo otvorite okvir za dijalog Task Information i izaberite list Advanced (Slika 5). U polju Constraint type izaberite As Soon As Possible.

Mara abri

91

Microsoft

Office Project 2007

15. Vremenska ogranienja treba koristiti paljivo vodei rauna o upozorenjima koja daje Microsoft Project. Naroito treba biti obazriv prilikom unoenja promena u projekat koji sadri vremenska ogranienja. 16. Uvek je dobra praksa da se dokumentuju ogranienja da bi se kasnije u toku rada na projektu, znalo zato su ona uvedena i da li se mogu menjati ili ukinuti. Dodajte zadacima napomenu o ogranienju koje ste postavili. 17. Treba da znate da kad god stvorite zadatak koji se ponavlja (Recurring task) on automatski dobija vremensko ogranienje SNET. Na indikatoru (kalendaru) ete videti plavu taku. 18. Jedan nain da oznaite vreme kada bi neki zadatak trebalo da se zavri je da umesto vremenskog ogranienja (Constraint) za taj zadatak uvedete rok (Deadline). Rokovi slue samo kao informacija i nee izazvati nikakve konflikte. 19. Izaberite opet drugi zadatak. Otvorite jo jednom okvir za dijalog Task Information i izaberite list Advanced (Slika 5). U polju Deadline izaberite datum 17. april 2008. 20. Na stubiu zadatka (ili pored njega) e se pojaviti mala strelica koja oznaava kada zadatak treba da se zavri. Ako rok bude prekoraen, u polju indikatora e se pojaviti mali crveni romb sa znakom usklika Ako uperite pokaziva mia u taj romb izai e obavetenje o tome da je rok prekoraen (Slika 12).

Slika 0-12

21. Da bi skinuli rok sa zadatka u polje Deadline treba ukucati NA.

92

Mara abri

Veba

16
Tipovi zadataka
Plan odvijanja zadatka zavisi od : Trajanja zadatka (Duration) Veza sa drugim zadacima (Links) vide se na grafikonu Prekida zadatka (Split) vidi se na grafikonu Kalendara za zadatak (Task Calendar) ako postoji (indikator) Ogranienja vremena (Constraint) ako postoji (indikator)

Ako se zadatku dodeli resurs, odvijanje zadatka zavisi i od resursa, njegovog radnog vremena i raspoloivosti. Formula odnosa izmedju trajanja zadatka (Duration), koliine rada (Work) i procenta angaovanja resursa (Units) glasi:

WORK = DURATION x UNITS


Kada se neki od ovih podataka promeni, od tipa zadatka zavisi koje e posledice imati ta promena. Po tome razlikujemo tri tipa zadataka: Fixed Units (default6) Odre en je broj ljudi koji su angaovani na zadatku ili procenat vremena koje jedan ovek provodi na zadatku. (vie posla trai due trajanje zadatka) Fixed Duration Trajanje zadatka se ne menja (vie posla trai vie resursa) Fixed Work Odre eno je koliko ima posla. Ovakav zadatak je automatski Effort driven) (ako ima vie ljudi, zadatak krae traje i obrnuto)

Default se menja u Tools Options Schedule

Mara abri

93

Microsoft

Office Project 2007

Da bi izabrali tip zadatka koji elimo treba otvoriti Task Information Advanced i izabrati tip zadatka u polju Task Type. Sledei primeri e vas bolje upoznati sa tipovima zadataka. 265. Otvorite novi projekat i unesite jedan zadatak koji traje 3 dana. 266. Otvorite Resource Sheet i definiite resurs: radnik. Zadatku dodelite resurs radnik (Slika 1).

Slika 0-1

267. Kada zadatku nije dodeljen ni jedan resurs, trajanje zadatka moete menjati bez posledica. Kada je zadatku dodeljen resurs, tip zadatka e uticati na posledice promena trajanja zadatka. 268. Unapred je izabrano (default) da tip zadatka bude Fixed Units. To ete videti ako otvorite okvir za dijalog Task Information i izaberete list Advanced (Slika 2).

Slika 0-2

94

Mara abri

269. Jedan radnik radi 3 dana po 8 sati. Koliina rada (Work) je 24 sata. To moete videti na pregledu Task Form koji ete otvoriti na donjoj polovini ekrana dvoklikom na Split bar (Slika 3).

Slika 0-3

270. Sada poveajte trajanje zadatka na 5 dana (Slika 4).

Slika 0-4

Mara abri

95

Microsoft

Office Project 2007

271. Rad se automatski poveao na 40 sati (5 x 8). O tome ste dobili i upozorenje koje je prikazano u gornjem oknu pored zadatka. 272. Vratite trajanje zadatka na 3 dana. Otvorite okvire za dijalog Task Information, izaberite list Advanced i promenite tip zadatka. Izaberite Fixed Work. 273. Ponovo poveajte trajanje zadatka na 5 dana. Ovog puta se rad nije poveao. Rad je i dalje 24 sata. Ali, poto zadatak due traje, dnevno angaovanje radnika se smanjilo. Da bi obavio zadatak on mora da radi samo 60% radnog vremena. Ponovo ste o tome dobili i upozorenje (Slika 5). (0.6 x 8 = 4.8, 4.8 x 5 = 24)

Slika 0-5

274. Da zakljuimo: kada je zadatak tipa Fixed Units, kada se promeni trajanje zadatka (Duration) menja se koliina rada (Work). Kada je zadatak tipa Fixed Work promena trajanja utie na promenu angaovanja resursa (Units). 275. Ponovo vratite trajanje zadatka na 3 dana. Sada izaberite tip zadatka Fixed Duration (Task Information Advanced Task Type). 276. U pregledu Resource Sheet poveajte broj raspoloivih radnika na 2 (200%). Dodelite oba radnika zadatku. 277. Trajanje zadatka (Duration) se ne menja. Poto vie radnika radi, poveava se koliina rada na 48 sati. O tome dobijate upozorenje (Slika 6).

96

Mara abri

Slika 0-6

278. U ovom primeru nema nikakvog uticaja da li je opcija Effort Driven ukljuena ili ne. Sledei primer e pokazati emu slui ova opcija. 279. Na listu Resource Sheet dodajte jo jedan resurs kome ete dati naziv pomoni radnik. 280. Proverite da li je prekida Effort Driven ukljuen (Task Information Advanced) Slika 7.

Slika 0-7

281. Dodajte zadatku resurs pomoni radnik.

Mara abri

97

Microsoft

Office Project 2007

282. Trajanje zadatka se smanjilo. Tri radnika e bre obaviti zadatak nego dva radnika (Slika 8).

Slika 0-8

283. Skinite pomonog radnika sa zadatka i iskljuite prekida Effort Driven. Ponovo dodajte resurs pomoni radnik. 284. Sada je trajanje zadatka ostalo isto a posao se poveao.

Slika 0-9

98

Mara abri

285. Evo kako da tumaite pojam Effort Driven: Radnik tovari kutije u kamion. Dodamo pomonog radnika da tovari posao traje krae (Effort Driven) Radnik tovari kutije u kamion. Dodamo pomonog radnika da prebrojava kutije posao traje kao i pre mada na njemu rade 2 resursa (nije Effort Driven).

Mara abri

99

Microsoft

Office Project 2007

100

Mara abri

Veba

17
PERT analiza

U dosadnjim primerima, odre ivali smo trajanje zadataka na osnovu iskustva. U sloenim projektima mogu se koristiti razne tehnike za procenu trajanja pojedinih zadataka. Najee se te procene zasnivaju na iskustvu iz ranijih slinih poslova ili na direktnoj proceni ljudi koji treba da obave zadatak. Jedan nain za procenu trajanja zadataka je PERT analiza (Program Evaluation and Review Technique) koju emo obraditi u ovoj vebi. 286. Otvorite nov projekat. Unesite jedan zadatak. 287. Prikaite na ekranu PERT AnalysisToolbar (Slika 1).

Slika 0-1

Mara abri

101

Microsoft

Office Project 2007

288. Kliknite na taster PERT Entry Form da otvorite okvir za dijalog prikazan na Slici 2.

Slika 0-2

289. Unesite tri procene mogueg trajanja za ovaj zadatak: Optimistic najkrae vreme za koje mislite da se zadatak moe obaviti Expected vreme koje oekujete da e biti potrebno Pessimistic najdue mogue trajanje ovog zadatka. 290. Pomou tastera Optimistic Gantt, Expected Gantt, i Pessimistic Gantt, moete videti Gantt tabelu izraunatu prema unetim vrednostima oekivanog trajanja zadataka. 291. Da bi izvrili PERT proraun, kliknite na taster Calculate PERT. Dobiete upozorenje prikazano na Slici 3.

Slika 0-3

102

Mara abri

292. Klikom na Yes potvrdite da elite da se izvri proraun. Izraunati podaci e automatski zameniti postojee podatke u Gantt tabeli (Slika 4).

Slika 0-4

293. Trajanje zadatka je izraunato na osnovu sledee formule T=1xO+4xE+1xP 294. Koeficijente u ovoj formulu moete promeniti ako kliknete na taster Set PERT Weights (Slika 5).

Slika 0-5

295. Ako radite na projektu koji ima vei broj zadataka, bre ete uneti procene trajanja zadataka ako umesto PERT Entry Form koristite PERT Entry Sheet (Slika 6)

Mara abri

103

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-6

296. Klikom na Calculate PERT izvriete istovremeno proraun za sve unete zadatke.

104

Mara abri

Veba

18
Resursi pregled
Resursi (Resources) za projekat su: Ljudi koji obavljaju posao na projektu

Prostorije i oprema koji se koriste za obavljanje poslova na projektu (maine, vozila,..) Materijal koji se troi za obavljanje poslova na projektu (cigle, malter, benzin,...). Postoje dve vrste resursa Radni resursi (Work); oni rade, troe vreme a sami se ne potroe. Materijalni resursi (Material); oni ne rade, ne troe vreme a sami se potroe. Postoje bar tri dobra razloga da se u plan projekta unesu i resursi (to nije obavezno) Na taj nain je uz svaki zadatak vezano ime (ili imena) onih koji ga obavljaju, to moe biti korisna informacija. Raspored zadataka se prilago ava raspoloivosti resursa. Mogu se izraunati trokovi zadataka koji zavise od cene resursa. Slede primeri situacija kada plan obavljanja zadatka moe zavisiti od resursa: Godinji odmori i slobodni dani Bolovanja Specijalno radno vreme Otkazi / novi radnici koje treba uhodati Kvarovi i odravanje opreme (npr. servis kamiona) Prostorije za rad nisu spremne ili nisu slobodne u odre eno vreme

Mara abri

105

Microsoft

Office Project 2007

Resursi se mogu definisati kao pojedinci ili kao grupe resursa iste vrste. Mogu se uneti njihova imena ili opis (zanimanje, vrsta opreme). Npr. Jovan Kuvar Parketari Citroen Berlingo Automobil Dizalice Trokovi projekta se izraunavaju na osnovu trokova resursa: Za radne resurse o Zadaje se cena resursa po jednici vremena (na sat, na dan,...) o Trokovi zavise od trajanja zadatka Za materijalne resurse o Zadaje se cena resursa po jedinici mere (kg, komad, kutija,...) o Trokovi zavise od koliine potroenog materijala o Postoje materijalni resursi koji zavise i od trajanja zadatka (npr. gorivo za buldoer to due buldoer radi, vie goriva se potroi) Postoje i fiksni trokovi (Fixed cost) koji nisu vezani za resurse npr. taksa za gra evinsku dozvolu. U raznim pregledima se mogu videti detaljni podaci o trokovima: Ukupni trokovi projekta Ukupni trokovi svakog zadatka Ukupni trokovi svakog resursa Trokovi odre enog resursa na odre enom zadatku Trokovi zadatka ili resursa do odre enog datuma Razlika (Variance) izme u stvarnih (Actual) trokova i planiranih (Baseline) (ako je ta razlika pozitivna budet je prekoraen) U toku izvrenja zadataka mogu se definisati tri naina za obraun trokova: Prorated u toku zadatka prema koliini obavljenog posla Start na poetku zadatka; im posao pone ceo troak se evidentira (avans) End na kraju zadatka, po obavljenom poslu (i eventualno dobro ocenjenom)

106

Mara abri

Standardni pregled koji se koristi za unoenje podataka o resursima je Resource Sheet. Jedan nain planiranja resursa je da se za svaki novi projekat, prema potrebama projekta, pravi nov spisak raspoloivih resursa (Resource pool). Zatim se resursi dodeljuju zadacima (Assign). U firmama gde su zaposleni stalni kadrovi moe se pripremiti stalan spisak raspoloivih resursa koji se onda prema potrebama pojedinog projeklta dodeljuju zadacima na projektu. U tom sluaju je mogue raspodeliti resurse izmedju vie projekata (Resource Sharing). Spisak resursa se moe uvesti (Import) iz neke druge aplikacije, pa i iz Address Book-a. Podaci o resursima se mogu videti (uneti, promeniti) na sledeim mestima: Resource Sheet Resource information okvir za dijalog (dobija se dvoklikom na ime resursa) Assign resources okvir za dijalog o ne mora da se zatvara, o otvara se samo iz Task pregleda, Assignment Information okvir za dijalog o otvara se iz pregleda Task Usage Dvoklikom na split bar, u donjem oknu se moe prikazati Resource Form u kome se vide svi podaci o resursu koji je selektovan u gornjem oknu (split bar se nalazi na vertikalnoj scroll traci). Primer za trajanje zadatka u zavisnosti od dodeljenih resursa. Zadatak Farbanje ograde traje 6 dana. Dodelimo odmah dva resursa (Pera i Joca, selektovani sa Ctrl). Zadatak traje 6 dana. Dodelimo prvo jedan resurs (Pera). Zadatak traje 6 dana. Dodelimo drugi resurs (Joca) zadatak traje 3 dana. Uvedemo i dodelimo trei redurs (Laza). Zadatak traje 2 dana. Dodelimo odmah dva resursa (Pera i Joca). Zadatak traje 6 dana. Promenimo Jocin kalendar. Joca ne radi ponedeljkom i utorkom. Zadatak traje 10 dana. Raspored posla moe da se vidi ako se u donjem oknu uvede Resource Usage.

Mara abri

107

Microsoft

Office Project 2007

Polje Max. Units za resurs je procenat raspoloivog vremena koje e resurs provesti na nekom zadatku. Jedna osoba provodi sve vreme na zadatku Max Units = 100% Jedna osoba provodi pola vremena na zadatku Max. Units = 50% Vie osoba rade na zadatku (2,3,4,...) Max Units = 200%, 300%, 400%,... Primer: trudnica radi 100% na zadatku ali je njeno radno vreme 4 sata na dan znai 4 sata radi na ovom zadatku Trudnica radi na dva zadatka: 25% na jednom i 75 % na drugom znai radi 1 sat na jednom i 3 sata na drugom zadatku. Umesto procenata mogu biti prikazani i decimali (100% = 1). To se podeava u okviru za dijalog Tools Options Schedule, opcija Decimal. Ako vie resursa radi na zadatku trajanje zadatka zavisi od resursa koji najdue radi. Resurs koji najdue radi zove se Driver Resource. Pera radi dva dana. Joca radi pet dana. Zadatak traje pet dana. Joca je Driver Resource. Ako se zadatku dodeli resurs, odvijanje zadatka zavisi i od resursa % vremena proveden na zadatku (Units) Specijalno radno vreme (Resource Calendar) Slobodni dani i prekidi (npr. zbog drugog vanijeg posla (Resource Calendar) Moe se odrediti (Resource Information, Max Units i Available from...to) Da neki resurs pone kasnije da radi na zadatku (Delay) dok ostali resursi rade od poetka zadatka Da resurs prekida rad na neko vreme Promena optereenja resursa za razne periode7 Da resurs ne radi uvek sa jednakim optereenjem (flat) nego mu se dodeljuje standardna kontura (Contour) ili runo definisana kontura

Ako je tako definisano u okviru za dijalog Resource Information, u pregledu Resource Sheet, Max Units e biti razliito za svaki dan. To se moe videti ako se u okviru za dijalog Project Information menja Current date .

108

Mara abri

19
Preoptereenje resursa

Ako se resursu dodeli vie posla nego to ima radnog vremena, taj resurs postaje preoptereen (Overallocated). Preoptereeni resursi se mogu prepoznati na vie naina: o U pregledima kao to su Resource Sheet i Resource Usage, preoptereeni resursi su uvek naglaeni crvenom bojom. o Ispred resursa se moe pojaviti indikator za preoptereenost. Indikator se nee uvek pojaviti. On zavisi od izabrane osetljivosti (Sensitivity). o Koristei Filter (Overallocated Resources) mogu se u tabeli prikazati samo preoptereeni resursi. o Podatak Peak pokazuje maksimalno optereenje resursa. Ako je vrednost Peak vea od vrednosti Max. Units, resurs je preoptereen. o Podatak Overallocated8 (Yes/No) pokazuje da li je resurs preoptereen ili nije. Preoptereenost resursa e se pojaviti u dva sluaja: o Ako se zadatku dodeli vee angaovanje resursa (Units) nego to je predvi eno maksimalnim angaovanjem tog resursa (Max. Units). o Ako se resursu dodeli vie zadataka koji se obavljaju u isto vreme. Postoji vie naina da se rei problem preoptereenog resursa. Videemo ih u primerima koji slede. Postoji i automatska alatka za reavanje problema preoptereenja Tools Level Resources

Veba

Kolone Peak i Overallocated se mogu dodati u tabelu, npr. Resource Sheet (Insert Column)

Mara abri

109

Microsoft

Office Project 2007

1. 2. 3.

Otvorite nov projekat. Unesite jedan zadatak ije je trajanje 4 dana. Definiite resurs radnici tako da ima ukupno 2 radnika (Max. Units = 200%). Dodelite 2 radnika zadatku (Slika 1).

Slika 0-1

4. 5. 6.

Pogledajte Resource Sheet. Potvrdite da resurs radnici nije preoptereen. Sada dodelite zadatku 4 radnika (400%). Zadatak e se skratiti na 2 dana. Pogledajte Resource Sheet. Sada je resurs radnici preoptereen. Resurs je ispisan naglaenom crvenom bojom i pojavio se indikator za preoptereenje resursa (Slika 2).

Slika 0-2

7.

Zadatku ste dodlili 4 radnika a raspolaete samo sa 2 radnika. Zato je resurs radnici preoptereen.

110

Mara abri

8.

Ovaj sluaj preoptereenja je lako reiti. Na Resource Sheet-u poveajte angaovanje resursa radnici (Max. Units) na 400% (morate zaposliti 4 radnika). Oznake preoptereenja e nestati. Resurs vie nije preoptereen. Unesite sada jo jedan zadatak u projekat. Nazovite ga novi zadatak. On traje samo jedan dan a poinje u isto vreme kada i prvi zadatak. Dodelite novom zadatku samo jednog radnika (Slika 3).

9. 10.

Slika 0-3

11.

Ponovo pogledajte Resource Sheet. Resurs radnici je ponovo preopteen. To je zato to se zadatak i novi zadatak odvijaju u isto vreme. U to vreme je za obavljanje zadataka potrebno 5 radnika a vi ih imate samo 4. Da bi se uverili u to, ubaciemo u tabelu Resource Sheet kolonu Peak koja pokazuje maksimalno optereenje resursa. o Selektujte kolonu Max. Units. Ubaciemo kolonu levo od nje. o Na meniju Insert izaberite Column. o U polju Field Name izaberite Peak i kliknite na OK (Slika 4)

12.

Slika 0-4

Mara abri

111

Microsoft

Office Project 2007

13.

Kolona Peak se pojavila u pregledu Resource Sheet (Slika 5). Ona pokazuje da je maksimalno angaovanje resursa radnici 500%. Da bi reili problem preoptereenja ovog resursa poveajte vrednost Max. Units na 500 %.

Slika 0-5

14.

Zatvorite ovaj projekat. Otvorite nov projekat i unesite 2 zadatka: sastanak koji traje 1 sat i posao koji traje 5 sati. Definiite resurs Mila i dodelite ovaj resurs jednom i drugom zadatku (Slika 6).

15.

Slika 0-6

16.

Pogledajte Resource Sheet. Resurs Mila je preoptereen. U ovom primeru to je zato to Mila ne moe istovremeno da prisustvuje sastanku i da obavlja posao. Ovde je reenje za problem preoptereenja u tome da se jedan zadatak pomeri tako da se ne obavlja u isto vreme kao drugi zadatak. U projektu VECERA reili smo ovaj problem povezivanjem ova dva zadatka. Milin posao poinje tek poto se sastanak zavri.

17.

112

Mara abri

18.

Postoji i drugi nain da se posao pomeri za kasnije. To je odlaganje posla Delay. Ako odloimo Milin posao za 1 sat problem preoptereenja e biti reen. o Prikaite pregled Gantt Chart. Dvoklikom na split bar otvorite u donjem oknu Task Form (Slika 7). o Desnim klikom otvorite kontekstni meni i izaberite Resource Schedule. o Izaberite zadatak posao i u polje Delay unesite 1h. Kliknite na OK. o Zadatak posao e poeti 1 sat kasnije (Slika 7).

Slika 0-7

19.

Problem preoptereenih resursa moe se reiti i pomou automatske alatke Level Resources. Krenuemo opet od situacije prikazane na Slici 6. Mila treba u isto vreme da prisustvuje sastanku i da obavi posao i zato je preoptereena. Otvorite okvir za dijalog Resource Levelling (Tools Level Resources) koji je prikazan na Slici 8.

20.

21.

Mara abri

113

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-8

22.

Izabrane su sledee opcije: o Opcija Manual je izabrana unapred. Pomeranje zadataka e se dogoditi samo ako kliknete na Level Now. o Mi smo izabrali opciju Hour by Hour. Mila ima samo 6 sati posla (1+5) i moe ga obaviti u jednom danu. Njeno preoptereenje se odnosi na raspored sati kada obavlja posao. U okviru tog dana ona bi mogla i sama preraspodeliti posao tako da ne bude preoptereenja.

23.

Klikite na Level Now. Problem preoptereenja resursa Mila e biti reen tako to e sastanak biti pomeren za kasnije (Slika 9).

Slika 0-9 Mara abri

114

24.

Koji e zadatak biti odloen da bi se reio problem preoptereenja resursa odre uje vie faktora. Kada je izabrana opcija Standard (Levelling order), bie odloeni o zadaci koji nemaju naslednika o zadaci koji nisu kritini (imaju slack) o zadaci sa niim prioritetom (u intervalu 0 1000) o zadaci koji nemaju vremensko ogranienje

25.

Ako sastanak treba da se odri u odre eno vreme dok posao moe da se odloi, moete staviti vremensko ogranienje za sastanak. Otvorite Level Resources i kliknite na Clear Levelling da ponitite pomeranje koje je uinjeno. Stavite vremensko ogranienje na sastanak tako da on mora da pone 7. aprila 2008. u 8.00 sati. Ponovite operaciju Level Resources. Sada e se odloiti posao dok e sastanak ostati na svom mestu (Slika 10).

26.

27.

28.

Slika 0-10

29.

Prikaite na ekranu pregled Levelling Gantt (View More Views Levelling Gantt Apply). U ovom pregledu se paralelno vidi raspored zadataka pre i posle operacije Level Now (Slika 11). Kolona Levelling delay prikazuje vreme za koje je zadatak odloen u ovoj operaciji.

Mara abri

115

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-11

30.

Ako u okviru za dijalog Resource Levelling ukljuite opciju Automatic, im unesete promenu koja izaziva preoptereenje resursa, doi e do intervencije i pomeranja zadataka. Ovo je opasna opcija koja ne vri optimizaciju plana nego slepo pomera zadatke im uoi preoptereenje. Moete je isprobati. PAZI! Vratite opciju Manual. Ova opcija je bila unapred izabrana ali posle promene ostaje ona koju ste poslednju izabrali.

31.

116

Mara abri

Veba

20
Planiranje rada resursa

297. Videli smo kako se povezivanje zadataka koristi za planiranje njihovog redosleda i vremena kada e biti obavljeni. Postoje i alati vezani za resurse koji se mogu koristiti u planiranju projekta. 298. Prvo emo videti primer odlaganja rada resursa Delay. U proloj vebi smo koristili ovo odlaganje za reavanje problema preoptereenja resursa. 299. Otvorite nov projekat. 300. Odredite da projekat poinje 1. septembra 2008. godine i snimite ga pod imenom BERBA.mpp. 301. Unesite zadatak Branje i sortiranje jabuka. Zadatak traje 5 dana (Slika 1).

Slika 0-1

302. Pre jite na Resource Sheet i definiite 2 resursa: Momci i Devojke.(Slika 2). Neka bude 3 momka (300%) i 2 devojke (200%).

Mara abri

117

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-2

303. Vratite se na Gantt Chart i dodelite svih pet resursa zadatku Branje i sortiranje jabuka. 304. Momci beru jabuke a devojke ih sortiraju. Sortiranje ne moe da pone dok bar neka koliina jabuka nije ubrana. Da devojke ne bi sedele besposlene, poetak njihovog rada na ovom zadatku treba odloiti za 1 dan (Delay). 305. Dvoklikom na Split bar otvorite u donjem oknu Task Form. (Slika 3)

Slika 0-3

306. Desnim klikom na donje okno otvorite kontekstni meni. Izaberite Resource Schedule (Slika 4).

118

Mara abri

Slika 0-4

307. Sada vidite kolonu Delay. Unesite 1d u polje za Devojke. Kliknite na OK. 308. Da bi videli raspored rada na zadatku, u donjem oknu prikazite pregled Resourse Usage (View - Resourse Usage) koji je prikazan na Slici 5.

Slika 0-5

Mara abri

119

Microsoft

Office Project 2007

309. Sada vidite da devojke ne rade prvog dana na zadatku. Poto imaju 5 dana posla, one moraju da rade dan due od momaka da bi zavrile posao. Trajanje zadatka se produilo na 6 dana. 310. Ovaj posao je mogao biti planiran i tako to bi se posao podelio na dva zadatka: Branje jabuka i Sortiranje jabuka. Napravite ovu varijantu plana i poveite ova dva zadatka tako da Sortiranje jabuka poinje 1 dan kasnije od Branja jabuka. 311. Na planiranje poslova moe se uticati i uvo enjem prekovremenog rada za resurse. Prekovremeni rad se ne koristi za reavanje problema preoptereenih resursa. Koristei prekovremeni rad moe se smanjiti trajanje pojedinih zadataka, a samim tim, i trajanje celog projekta. 312. U projekat BERBA.mpp unesite nov zadatak Branje ljiva. Neka ovaj zadatak traje 8 dana. 313. Zadatku dodelite resurs Marko - moete ga direktno definisati u okviru za dijalog Assign Resources. (Slika 6).

Slika 0-6

314. Marko mora da zavri posao kada i ostali momci i devojke. Zato zadatak treba da traje samo 6 dana. Da bi to postigao, Marko mora da radi prekovremeno. 315. Prekovremeni rad (Overtime) se zadaje kao trajanje (broj sati) bez zadavanja rasporeda tog vremena. Microsoft Project sam raspore uje prekovremeni rad ravnomerno na ceo period rada. 316. Prekovremeni rad se obraunava po posebnoj ceni (Overtime Rate) koja se unosi na Resource Sheet (ili u okvir za dijalog Resource information). 317. Da bi uneli prekovremeni rad, prikaite u donjem oknu Task Form za zadatak Branje ljiva (Slika 7).

120

Mara abri

Slika 0-7

318. Desnim klikom na donje okno otvorite kontekstni meni i izaberite Resource Work (Slika 8). 319. U polje Ovt. Work unesite 16h. Toliko Marko treba da radi prekovremeno da bi zavrio posao za 6 dana. Kliknite na OK

Slika 0-8

Mara abri

121

Microsoft

Office Project 2007

320. Sada zadatak Branje ljiva traje 6 dana. 16 sati prekovremenog rada je raspore eno na tih 5 dana. Da bi videli kada i koliko Marko radi prikaite u donjem oknu pregled Resource Usage (View Resource Usage) Slika 9

Slika 0-9

321. Moete videti i vie detalja o Markovom radu. Moete npr. videti koliko sati radi u vremenu redovnog rada (Regular Work) a koliko sati radi prekovremeno (Overtime Work). 322. Desnim klikom na donje okno otvorite kontekstni meni (Slika 10)

Slika 0-10

122

Mara abri

323. Izaberite Detail Styles. Otvoriete okvir za dijalog Detail Styles prikazan na Slici 11.

Slika 0-11

324. Na listi Available Fields izaberite Regular Work i kliknite na Show. Isto uinite za Overtime Work. Upotrebite opciju Cell Background da razliito obojite ova polja u tabeli. Kliknite na OK. Sada u donjem oknu vidite da Marko svakog dana radi redovno po 8 sati a prekovremeno 2.67 sati, ukupno 10.67 sati (Slika 12)

Slika 0-12 Mara abri

123

Microsoft

Office Project 2007

325. Viak sati koje Marko treba da radi ste mogli, umesto kao prekovremeni rad (Overtime), da dodelite kroz Markov radni kalendar (Resorce Information Working time). U tom sluaju rad bi bio obraunat po ceni redovnog rada a mogli biste da rasporedite viak sati kako vama odgovara. Pokuajte na taj nain da reite ovaj primer. 326. U poetku nema mnogo jabuka za sortiranje. Kako se blii kraj ovog zadatka ima sve vie posla. Zato devojke treba manje opteretiti na poetku zadatka i poveati optereenje kako se blii kraj zadatka. To se postie izborom konture radnog optereenja na zadatku (Work Contour). 327. Prikaite na ekranu pregled Task Usage (View Task Usage) - Slika 13

Slika 0-13

328. Dvoklikom na ime resursa Devojke, otvorite okvir za dijalog Resource Allocation (Slika 14).

Slika 0-14

124

Mara abri

329. Otvorite spisak opcija u polju Work contour (Slika 15). Izaberite opciju Back Loaded. To znai da se optereenje resursa poveava prema kraju zadatka.

Slika 0-15

330. U donjem oknu prikaite pregled Resource Graph (Slika 16). Na grafikonu se vidi raspored optereenja resursa.

Slika 0-16

Mara abri

125

Microsoft

Office Project 2007

331. Pogledajte Gantt Chart. Trajanje zadatka Branje i sortiranje jabuka se povealo na 9.33 dana zbog novog rasporeda optereenja resursa (Slika 17).

Slika 0-17

332. Pogledajte i druge oblike kontura i proverite njihove posledice.

126

Mara abri

Veba

21
Praenje realizacije poslova

Planiranje projekta je samo prva faza u procesu upravljanja projektom. Poto je plan napravljen, poinje faza realizacije projekta kroz obavljanje planiranih zadataka. Retko e se dogoditi da se zadaci odvijaju tano onako kako je planirano. Najee, u toku realizacije projekta, doi e do raznih nepredvi enih okolnosti i doga aja zbog kojih e plan morati da se menja. Zato je potrebno pratiti realizaciju poslova. Praenje realizacije poslova je korisno iz vie razloga: Pre svega, pomae da se otkriju problemi u ostvarivanju plana. Na taj nain je mogue intervenisati na vreme i obezbediti da se projekat dalje odvija. Omoguava pripremu izvetaja o obavljenom poslu i eventualnim problemima u toku rada. Slui za prikupljanje istorijskih podataka o toku projekta koji mogu biti korisni za planiranje buduih slinih projekata. Kada napravite konaan plan pojekta (on se zove 'konaan' samo zato to je to kraj faze planiranja), poinje proces praenja realizacije projekta. On se sastoji iz tri koraka: Snimanje konanog plana (on se zove i bazni plan - Baseline) Auriranje unos pravih podataka o realizaciji svakog obavljenog zadatka i eventualna promena plana za preostale zadatke koji tek treba da se obave. Pore enje auriranog plana (pravog stanja) sa baznim planom (polaznim namerama) da bi se procenio uspeh u realizaciji projekta. Alate za snimanje baznog plana, unoenje promena radi auriranja plana i pore enje auriranih podataka sa baznim planom videete u ovoj vebi. 333. Pokrenite Microsoft Project. Napraviete jedan projekat koji se sastoji od nekoliko jednostavnih zadataka da bi na njima isprobali alate koji nas ovde interesuju.

Mara abri

127

Microsoft

Office Project 2007

334. Pripremite projekat prema sledeim uputstvima: Unesite osnovne podatke o projektu (Project Project Information). Projekat poinje 07-04-2008. Snimite projekat pod imenom RENOVIRANJE.mpp (Save As) Unesite zadatke koji su prikazani na Slici 1.

Slika 0-1

Uvlaenjem odgovarajuih zadataka, pretvorite zadatke Zidovi i Podovi u zbirne zadatke. Unesite trajanja za zadatke. Trajanja zbirnih zadataka e biti automatski izraunata. Poveite sve zadatke redom vezom Finish-to-Start. Izme u zadataka Farbanje prva ruka i Farbanje druga ruka napravite jedan dan pauze (Lag). Trajanje pauze unesite kao 1ed (farba se sui i u neradno vreme). Pre ite na Resource Sheet.

Slika 0-2

128

Mara abri

Unesite resurse radnik, moler i parketar sa podacima koji su prikazani na Slici 2. Vratite se na pregled Gantt Chart. Dodelite resurse zadacima: radnik obavlja Raspremanje, moler obavlja sve zadatke iz grupe Zidovi a parketar obavlja sve zadatke iz grupe Podovi. Snimite promene koje ste napravili na projektu (Save) Konaan plan za projekat RENOVIRANJE je prikazan na Slici 3.

Slika 0-3

335. Poto ste napravili 'konani' plan za projekat RENOVIRANJE, prvi korak u procesu praenja realizacije ovog projekta je snimanje baznog plana (Baseline). 336. Otvorite okvir za dijalog Set Baseline (Tools Tracking - Set Baseline) koji je prikazan na Slici 4. 337. Izaberite opcije Set Baseline i Entire project da biste snimili bazni plan za ceo projekat. Kliknite na OK. 338. Kada su u pitanju sloeniji projekti, u toku odvijanja projekta moete snimiti nove verzije izmenjenog plana izborom opcije Save interim plan. Moete snimite vie verzija takvih izmenjenih planova (Start1/Finish1, Start2/Finish2,...).

Mara abri

129

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-4

339. Ako vam se dogodi da grekom snimite bazni plan koji ne elite, moete ga obrisati sa Tools-Tracking-Clear Baseline. Ukoliko ste snimili bazni plan a zatim uneli izmene u neke zadatke, moete naknadno snimiti samo ove zadatke. U tom sluaju, selektujte zadatke koje elite da snimite i u okviru za dijalog Set Baseline (Slika 4 ) izaberite opciju Selected Tasks. 340. Da bi videli tabelu sa podacima baznog plana koji ste snimili, otvorite okvir za dijalog More Tables (View Table More Tables), izaberite Baseline (Slika 5) a zatim kliknite na Apply.

Slika 0-5

341. Tabela Baseline je prikazana na Slici 6. Povucite liniju podele prozora (Divider Bar) udesno da bi videli sva polja u tabeli baznog plana9.Za svaki zadatak su prikazani sledei planirani podaci:
9

Pored tabele Baseline, podaci o baznom planu se mogu videti i u mnogim drugim pregledima i tabelama. Mara abri

130

Trajanje (Duration) Datum poetka (Start) Datum zavretka (Finish) Rad (Work) Trokovi (Cost)

Slika 0-6

342. Sledei korak u praenju realizacije projekta je unoenje podataka o pravom stanju radi auriranja plana. Ovo moete uiniti u bilo kom trenutku u toku realizacije projekta ili u jednakim vremenskim intervalima (npr. svake nedelje, svakog meseca, itd.). Treba evidentirati ta je od posla ura eno i napraviti procenu vremena koje je potrebno za preostali posao. 343. Prilikom auriranja projekta, za svaki zadatak moete uneti jedan ili vie od sledeih podataka: Pravi datum poetka zadatka Pravi datum zavretka zadatka Procenat proteklog vremena na zadatku Pravo trajanje zadatka (do sada) Preostalo trajanje zadatka Novo planirano trajanje zadatka Neki od ovih podataka zavise jedan od drugoga Ako unesete jedan podatak, Microsft Project e izraunati i promeniti ostale podatke koji zavise od njega.
Mara abri

131

Microsoft

Office Project 2007

344. Postoji vie raznih alata koji se mogu koristiti za auriranje podataka o zadacima. Pre svega to je okvir za dijalog Update Tasks (Slika 7). 345. Izaberite zadatak Raspremanje. Otvorite okvir za dijalog Update Tasks (Tools Tracking Update Tasks).

Slika 0-7

346. U polje %Complete unesite 60 i kliknite na OK. Na taj nain ste odredili da je 60% zadatka obavljeno do sada. 347. Na Gantogramu e se pojaviti stubi koji prikazuje koliko je posla obavljeno (Slika 8).

Slika 0-8

348. Ponovo otvorite okvir za dijalog Update Tasks i pregledajte podatke u ostalim poljima (Slika 9). Pravo trajanje zadatka je postalo 6d (60% od 10d). Preostalo trajanje je 4d (10d-6d). Pravi datum poetka zadatka je kao to je bilo planirano 07-04-2008. Pravi datum zavretka zadatka jo nije poznat.

132

Mara abri

Slika 0-9

349. Mogli ste umesto podatka 60% (u polju %Complete) da unesete podatak 6d (u polje Actual dur). Rezultat bi bio isti. 350. Ako umesto drugih podataka unesete datum pravog zavretka zadatka (Actual Finish), svi ostali podaci e biti automatski popunjeni. Posao je 100% obavljen (%Complete). Njegovo pravo trajanje je broj dana od datuma poetka do datuma zavretka (Actual dur). Preostalo trajanje je 0d (Remaining dur). 351. Kao primer, unesite kao pravi datum zavretka zadatka Raspremanje 14-042008 (umesto 18-04-2008. kako je bilo planirano). Na taj nain ste ukupno trajanje zadatka skratili na 6d (Slika 10).

Slika 0-10

352. Svi zadaci e se pomeriti i na Gantogramu. Zadatak Priprema zidova poinje ranije nego to je planirano 14-04-2008 (Slika 11). Znak u polju indikatora znai da je zadatak Raspremanje zavren.

Mara abri

133

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-11

353. Jo jedna korisna alatka za auriranje podataka o zadacima je tasterski meni Tracking Toolbar (Slika 12). Da bi se pojavio na ekranu morate ga ukljuiti. (View Toobars Tracking).

Slika 0-12

354. Da bi mogli za vebu da unosimo podatke o realizaciji plana do odre enog datuma a da, pritom, ne moramo da ekamo taj datum, moemo privremeno postaviti datum koji elimo na taj nain to promenimo Status date u okviru za dijalog Project Information (Project Project information). 355. Neka Status Date bude ponedeljak, 21-04-2008 (prikazan kao crtkasta linija na Gantogramu). 356. Izaberite zadatak Priprema zidova. Kliknite na taster Update as Scheduled na Tracking Toolbar-u . Zadatak Priprema zidova je zavren po planu to se odmah vidi na Gantogramu (Slika 13). 357. Izaberite sada zadatak Farbanje prva ruka. Opet kliknite na Update as Scheduled. Ovaj zadatak je u toku ali jo nije zavren (Slika 13).

134

Mara abri

Slika 0-13

358. Pomerite datum (Project Project Information Status date) na 23-04-2008. 359. Zadatak Farbanje prva ruka bi trebalo da je zavren do 23-04-2008. Me utim, uneemo podatak da je do tada je ura eno samo pola posla. Selektujte zadatak i kliknite na taster 50%. 360. Ostatak posla mora da se zavri, makar sa zakanjenjem. Kliknite na taster Reschedule work na Tracking Toolbar-u. Nastavak posla na zadatku Farbanje prva ruka se pomera na 23-04-2008. a svi ostali poslovi koji slede iza njega se odlau za kasnije (Slika 14).

Slika 0-14

361. Sada ete videti kako moete da aurirate ceo projekat (ili ostatak projekta) zakljuno sa zadatim datumom. Otvorite okvir za dijalog Update Project prikazan na Slici 15 (Tools Tracking Update Project).

Mara abri

135

Microsoft

Office Project 2007

Slika 0-15

362. Izaberite opciju Update work as complete through i kao datum postavite 29-042008. Kliknite na OK. Na Gantogramu e svi zadaci planirani do izabranog datuma biti obeleeni kao obavljeni (Slika 16).

Slika 0-16

363. Poto jo dolo do odlaganja poslova, dogodilo se da moler ne moe da nastavi sa radom pre 05-05-2008. Zato treba sve nezavrene zadatke odloiti za taj datum. 364. Ponovo otvorite okvir za dijalog Update Project. Izaberite opciju Reschedule uncompleted work... i kao datum nastavka rada izaberite 05-05-2007. Kliknite na OK. Svi preostali zadaci e biti prekinuti i odloeni iza tog datuma (Slika 17).

136

Mara abri

Slika 0-17

365. Pored alatki za auriranje zadataka koje smo ovde prikazali, podaci o zadacima se mogu aurirati i direktno u mnogim tabelama i pregledima u kojima su prikazani. Tim nainom unosa promena se ovde neemo baviti. 366. Trea faza praenja realizacije projekta je pore enje prvobitnih namera (baznog plana) sa pravim stanjem. Naravno, ova faza moe da se odvija paraleno sa fazom auriranja zadataka. Ovde je ostavljena za kraj da bi se izdvojile alatke koje slue za pore enje. 367. Mesto na kome se moe najpreglednije videti bazni plan i pravo stanje je specijalan oblik Gantograma, Tracking Gantt koji je prikazan na Slici 18 (View Tracking Gantt).

Slika 0-18

Mara abri

137

Microsoft

Office Project 2007

368. Na grafiku sivi stubii predstavlaju bazni plan. Obojeni stubii predstavljaju trenutnu situaciju (crveni stubii oznaavaju kritine zadatke). Pored stubia je ispisan procenat obavljenog posla: 100% za obavljene zadatke, 0% za zadatke koji nisu zapoeti i npr. 67% za zadatak Farbanje druga ruka koji je delimino obavljen 369. Na Tracking Toolbar-u kliknite na taster Statistics. .

370. Okvir za dijalog Project Statistics (Slika 19) prikazuje saete podatke o stanju projekta. Tu se vide podaci o trenutnom planu (Current), baznom planu (Baseline), obavljenom poslu (Actual), preostalom poslu (Remaining) i odstupanju tekueg plana od prvobitnog (Variance).

Slika 0-19

371. U pregledu Tracking Gantt moete izabrati tabelu Variance (View Table Variance). Ako liniju podele prozora povuete udesno, u kolonama Start Var i Finish var moete videti koliko je, za svaki zadatak, odstupanje poetka i zavretka zadatka od planiranog (Slika 20).

Slika 0-20

138

Mara abri

372. Postoje mnogi drugi pregledi i tabele pomou kojih se moe analizirati uspeh projekta i porediti trenutno stanje sa prvobitnim planom. Korisni pregledi su Task Usage, Resource Usage i Task Sheet (tabela Tracking). 373. Veoma koristan je izvetaj Project Summary Report koji ete nai odtampan na kraju ove vebe. Na meniju Report izaberite Reports. Dvoklokom zaberite kategoriju Overview (Slika 21).

Slika 0-21

Dvoklikom izaberite izvetaj Project Summary Report. Pojavie se prozor Print Preview u kome ete videti kako ovaj izvetaj izgleda (Slika 21).

Slika 0-22

Kliknite na Print da ga tampate.


Mara abri

139

Microsoft

Office Project 2007

140

Mara abri

You might also like