Procedimientos y Flujogramas

CODIGO: PA03-PD01 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR VERSIN:01 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 3
OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:
Garantizar la disponibilidad de recursos en la caja menor para as atender los gastos previamente planificados en cumplimiento con Hacienda Pblica. Inicia con la revisin de la Resolucin expedida por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico sobre la materia y finaliza con el cierre de caja menor y bancos. Caja menor Constituida y legalizada. Ley 182 de 1995, Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Decreto 2209 de 1998, Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 1737 y1738 del 21 de agosto de 1998. Resolucin externa de constitucin y funcionamiento de cajas menores del Ministerio de Hacienda y crdito pblico vigente. Estatuto tributario y Decretos reglamentarios. Resolucin de cajas menores de la Comisin Nacional de Televisin. Caja menor: es un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo se confa a un funcionario, con el fin de atender gastos imprevistos y urgentes y de menor cuanta que requiera la Comisin Nacional de Televisin, en el cumplimiento de sus objetivos misionales. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. SIIF: Sistema Integrado de Informacin Financiera.
MARCO NORMATIVO: DEFINICIONES: RECURSOS REQUERIDOS:
Equipo de oficina, caja menor.
No.
RESPONSABLE Tcnico Presupuesto y Contabilidad. Asesor Subdireccin Administrativa y Financiera. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).
ACTIVIDAD Identificar los cambios o modificaciones de la Resolucin expedida sobre la materia por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y comunicar mediante correo electrnico a los interesados. Elaborar el proyecto de Resolucin de constitucin de la caja menor indicando: la justificacin tcnica, econmica, monto, objeto, rubros presupuestales y responsables. Revisar y dar visto bueno al proyecto de Resolucin de constitucin de la caja menor (Ver procedimiento "Elaboracin de Resoluciones de la Comisin Nacional de Televisin").
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Correo electrnico.
Proyecto Resolucin caja menor.
Resolucin caja menor.
Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).
Verificar que su constitucin Solicitar autorizacin al Ministerio de Hacienda y corresponda a lo Crdito Pblico a travs de oficio firmado por el establecido por Ordenador del Gasto. Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Oficio.
Revisado por: Cargo: Fecha:
Aprobado por: Cargo: Fecha:
CODIGO: PA03-PD01 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR VERSIN:01 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 2 de 3 PUNTOS DE CONTROL
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Solicitar al Grupo de Presupuesto y Contabilidad el certificado de Disponibilidad presupuestal, (Ver procedimiento Expedicin Certificados de Disponibilidad Presupuestal) contemplando el gasto planeado para cubrir las necesidades de la entidad en materia de caja menor. Expedir CDP para gastos de caja menor y registrar en el sistema SIIF. Abrir cuenta bancaria para los recursos de caja menor. Elaborar orden de pago y contabilizar de acuerdo con el CDP. Realizar el giro de los recursos a la cuenta bancario para caja menor. Solicitar a travs del sistema SIIF, los recursos a la Direccin Tesoro Nacional para generar OAT (Operaciones Auxiliares de Tesorera). Efectuar apertura de Libros de bancos y caja.
EVIDENCIA
Tcnico Presupuesto y Contabilidad.
Solicitud Resolucin.
Profesional Presupuesto y Contabilidad. Tcnico Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad. Profesional Inversiones y Tesorera. Tcnico Presupuesto y Contabilidad. Tcnico Presupuesto y Contabilidad. Tcnico Presupuesto y Contabilidad / Ordenador del Gasto.
CDP.
Cuenta Bancaria.
Orden de Pago. Comprobante de Pago. Solicitud los recursos SIIF. Libros de bancos y caja.
10
11
12
Efectuar retiro para tener recursos en efectivo en la caja fuerte de la entidad. Verificar que valores Manejar efectivo en caja: Recibir requisicin, realizar manejados compra de bien o servicio; efectuar pago, registrar ajusten a en libros auxiliares, emitir comprobante de pago y escala fijada certificados. la Resolucin constitucin caja menor. Emitir recibos provisionales para adquisicin de bienes y servicios por caja menor. Entregar a Presupuesto y Contabilidad al finalizar cada mes el movimiento de efectivo. Realizar pago de retenciones de los bienes y servicios adquiridos. Consignar los descuentos de retenciones de caja menor en la cuenta general que determine Presupuesto y Contabilidad y entregar a Inversiones y Tesorera comprobante de pago de las retenciones. los
Comprobantes de retiro.
13
Formato para se requisicin de la recursos para caja en menor. de Formato de pago. de
14
Tcnico Presupuesto y Contabilidad. Tcnico Presupuesto y Contabilidad. Tcnico Presupuesto y Contabilidad. Tcnico Presupuesto y Contabilidad.
Formato de caja menor. Reporte movimientos del mes. Pago de retenciones.
15
16
17
Comprobante de pagos.
CODIGO: PA03-PD01 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR VERSIN:01 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 3 de 3
No.
RESPONSABLE
18
19
PUNTOS DE EVIDENCIA CONTROL Verificar que el valor restante en caja y el valor del reembolso Realizar reembolso de los recursos, elaborar sumen el 100 % solicitud de CDP de reembolso y enviar los Reembolso. del valor de la comprobantes a Presupuesto y Contabilidad. caja menor en el momento de la constitucin de la caja menor. Realizar cierre de caja menor: legalizar definitivamente la caja menor para finalizar la vigencia, cierre de libros, reintegrar el efectivo y el saldo sobrante en la cuenta bancaria de la caja Cierre caja menor. menor, efectuar transferencia a la cuenta general de la entidad de los recursos sobrantes, y cancelar la cuenta bancaria de caja menor, y entregar el reporte a Presupuesto y Contabilidad, para su contabilizacin. FIN DE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD
VERSIN 01
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento para garantizar la disponibilidad de recursos en la caja menor para as atender los gastos previamente planificados en cumplimiento con Hacienda Pblica.
PROCEDIMIENTO AUTOLIQUIDACIN Y FACTURACIN DE CONCESIONARIOS Y LICENCIATARIOS PROCESO GESTIN FINANCIERA
CDIGO: PA03-PD02 VERSIN: 03 PGINA: 1 de 3
Determinar el valor a facturar a los diferentes concesionarios o licenciatarios, a travs de la autoliquidacin por los servicios prestados y causados. Inicia con la recepcin de las autoliquidaciones reportadas por los concesionarios y licenciatarios y finaliza con la generacin de la factura y de los informes respectivos. Autoliquidaciones y facturaciones de concesionarios y licenciatarios Ley 182 de 1995.Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996.Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 016 de 1997, Por el cual se crea el Registro nico de Operadores Privados del Servicio Pblico de Televisin en el Nivel de Cubrimiento Nacional y se dictan normas sobre su calificacin, clasificacin, inscripcin y actualizacin. Acuerdo 019 de 1997, Por el cual se modifica un trmino del Acuerdo No. 016 del 26 de marzo de 1997. Acuerdo 026 de 1997, Por el medio del cual se expide el Rgimen de transicin contemplado en el pargrafo transitorio del artculo 17 de la Ley 335 de 1996. Resolucin 1001 de 2000, Por la cual se establece clasificacin para espacios de horarios y franjas. Ley 680 de 2001.Por la cual se reforman las Leyes 14 de 1991, 182 de 1995, 335 de 1996 y se dictan otras disposiciones en materia de Televisin. Resolucin 856 de 2001, Por la cual se fijan tarifas para espacios de televisin. Acuerdo 003 de 2001, Por el cual se modifican las tarifas por concepto de compensacin para los contratos de concesin de televisin por suscripcin y para las sociedades autorizadas para prestar el servicio de televisin satelital. Acuerdo 003 de 2005, Por el cual se fija la tarifa por concepto de compensacin para los contratos de concesin de Televisin por Suscripcin, Cableada y Satelital Directa al Hogar (DTH). Circular 011 de Mayo 17 de 2005. Acuerdo 011 del 24 de noviembre de 2006, Por medio del cual se desarrolla la proteccin y efectividad de los derechos de suscriptores y usuarios del servicio de televisin por suscripcin. Acuerdo 009 del 24 de octubre 2006.Por el cual se reglamenta el servicio de televisin comunitaria cerrada sin nimo de lucro prestado por las comunidades organizadas. Autoliquidacin: Valor que el concesionario o licenciatario debe pagar, de acuerdo con las condiciones contractuales o establecidas a travs de Actos Administrativos. Canales Privados Nacionales (Compensacin): Es el servicio de televisin abierta, operado y programado en su totalidad por empresas privadas, con nimo de lucro. El valor de la compensacin corresponde a un porcentaje de los ingresos brutos provenientes de ste servicio establecido contractualmente o por acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, pagadero dentro de los 5 das calendario, siguientes al vencimiento de cada trimestre del ao siguiente al perodo causado. Concesionario: Tercero (persona natural o jurdica) al que la Comisin Nacional de Televisin le otorga un determinado derecho para la explotacin comercial de una fuente de riqueza, la prestacin de un servicio o la ejecucin de las obras convenidas. Televisin Comunitaria: Servicio de televisin prestado por las comunidades organizadas sin nimo de lucro, con el objetivo de realizar y producir su propia programacin para satisfacer necesidades educativas, recreativas y culturales. Cancelan directamente a la Comisin
MARCO NORMATIVO:
DEFINICIONES:
DEFINICIONES:
Nacional de Televisin, un porcentaje del total de los ingresos brutos mensuales provenientes de los aportes cobrados a los asociados por la prestacin del servicio de televisin comunitaria, establecido por acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin. As mismo debern cancelar un porcentaje, igualmente establecido por acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, de los ingresos brutos mensuales percibidos por concepto de pauta publicitaria. Los pagos se efectan hasta 15 das calendario, posteriores al vencimiento del trimestre de causacin. Televisin por Suscripcin: Televisin por Suscripcin: Servicio de televisin cuya seal, independientemente de la tecnologa y del medio de transmisin utilizados y con sujecin a un mismo rgimen jurdico de prestacin, est destinada a ser recibido nicamente por personas autorizadas por el operador o concesionario. La compensacin se paga 15 das despus del mes vencido y corresponde a un porcentaje, establecido contractualmente o mediante acto administrativo, sobre los ingresos brutos mensuales y un porcentaje sobre ingresos brutos por concepto de pauta, igualmente establecido contractualmente o mediante acto administrativo, el cual debe ser pagado 30 das calendario despus de la causacin correspondiente. Televisin Satelital: Es aquella modalidad que permite a los habitantes del territorio nacional la recepcin, para uso exclusivo e individual, de seales de televisin transmitidas, emitidas, difundidas y programadas desde el extranjero, a travs de segmentos especiales (satlites) de difusin directa, hasta los equipos de recepcin individual. El valor de la compensacin es de un porcentaje, establecido contractualmente o mediante acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, del total de los ingresos brutos mensuales proveniente de la prestacin de ste servicio y un porcentaje, igualmente establecido contractualmente o mediante acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, de los ingresos brutos mensuales percibidos por concepto de pauta publicitaria, pagadero mensualmente 30 das calendario despus de la causacin correspondiente.
RECURSOS REQUERIDOS:
Equipo de oficina, Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Identificar los contratos y actos administrativos que se otorgan a los concesionarios y licenciatarios del servicio pblico de la televisin.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Profesional Inversiones y Tesorera.
Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Profesional / Tcnico Inversiones y Tesorera.
Verificar que la resolucin est debidamente ejecutoriada y el contrato perfeccionado. Verificar si todos los terceros obligados a Recepcionar autoliquidacin de los enviar concesionarios y los licenciatarios. autoliquidaciones, lo hicieron. Clasificar las autoliquidaciones por modalidades de televisin en las que se aplica: televisin por suscripcin, comunitaria, satelital y canales privados. Suministro va Web del archivo total de autoliquidaciones reportadas. Registrar en el sistema de Informacin de Facturacin y Cartera el pago de facturacin. Distribuir autoliquidaciones al funcionario encargado de cada una de las modalidades de servicio. Registrar en el sistema los valores reportados en la autoliquidacin para que se generen las compensaciones.
Autoliquidaciones.
Autoliquidaciones.
Autoliquidaciones. Registro aplicacin de facturacin y cartera. Registro aplicacin de facturacin y cartera. Registro aplicacin de facturacin y cartera.
No. 8
RESPONSABLE Profesional Inversiones y Tesorera. Asesor Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera Asesor Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Informe.
Verificar que se recibieron todas las autoliquidaciones por base de terceros segn cada modalidad. Revisar y aprobar a travs del sistema las Verificar que se surtan autoliquidaciones que se realizaron. la totalidad de los ajustes solicitados Quedaron realizadas de manera correcta? previo paso a la SI: contina en la actividad 10. siguiente actividad. NO: anular y continuar en la actividad 7. Imprimir la factura y la relacin de facturacin generada por el sistema. Verificar que la liquidacin oficial se realice de acuerdo a los tiempos y trminos establecidos.
Concepto.
10
Facturacin
11
Generar la liquidacin oficial en el sistema.
Liquidacin oficial.
12
Asesor Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Asesor Inversiones y Tesorera.
Revisar liquidaciones por cada una de las Verificar que se surtan modalidades. la totalidad de los ajustes solicitados Estn correctamente elaboradas? previo paso a la SI: contina en la actividad 13. siguiente actividad. NO: anular y contina en la actividad 11. Imprimir la factura generada por el sistema y la relacin de facturacin. Enviar las facturas y el listado al Grupo de Archivo y Correspondencia para entrega a los concesionarios y licenciatarios.(Ver procedimiento Gestin de Correspondencia). Generar informes para las diferentes instancias internas y externas. FIN DE PROCEDIMIENTO
Liquidacin oficial.
13
Factura. Registro entrega de facturas y Listado. Informes.
14
15
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Se incluyeron las actividades correspondientes al Sistema de Informacin Administrativo y financiero.
CDIGO: PA03-PD03 PROCEDIMIENTO CERTIFICADOS DE PAGOS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 2
Determinar las actividades para la emisin de pago para la liquidacin de contratos. Inicia con la solicitud de las certificaciones de pago y finaliza con la remisin de la certificacin al rea solicitante. Certificados de Pago. Ley 182 de1995.Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996.Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Decreto 568 de 1996. Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989,179 de 1994 y 225de 1995 Orgnicas del Presupuesto General de la Nacin. Ley anual de Presupuesto General de la Nacin. Resolucin 036 de 1998 del Ministerio de Hacienda. Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de informacin y sistematizacin del presupuesto general de la Nacin
MARCO NORMATIVO:
DEFINICIONES: RECURSOS REQUERIDOS: No.
N/A Equipos de oficina, Sistema de Informacin Administrativa y Financiera. PUNTOS DE CONTROL
RESPONSABLE Asesor Subdireccin de Asuntos Legales / Asesor Subdireccin Administrativa y Financiera. Asesor Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD
EVIDENCIA Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero. Relacin de pagos. Libros contables y presupuestales. Certificacin.
Solicitar las certificaciones de pago para el proceso de liquidacin de los contratos con y sin formalidades plenas.
Recibir solicitud responsable.
asignar
al
funcionario
Profesional Presupuesto y Contabilidad.
Revisar y elaborar la relacin de pagos de acuerdo a solicitud.
Asesor Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuestos y Contabilidad.
Realizar cruce contable y presupuestal. Elaborar certificacin correspondiente. con la informacin
CDIGO: PA03-PD03 PROCEDIMIENTO CERTIFICADOS DE PAGOS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PUNTOS DE CONTROL PGINA: 2 de 2
No.
RESPONSABLE Subdirector(a) de Administrativo(a) y Financiero(a). Tcnico Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD
EVIDENCIA
Revisar y firmar la certificacin.
Certificacin. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero.
Remitir certificacin al rea responsable de la liquidacin.
solicitante
y/o
FIN DE PROCEDIMIENTO VERSIN 01 02 03 DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Modificacin de nombre del procedimiento y se incluyeron las actividades relacionas al Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
PROCEDIMIENTO COBRO DE MULTAS A CONCESIONARIOS Y LICENCIATARIOS DEL SERVICIO DE TELEVISIN PROCESO GESTIN FINANCIERA
Realizar el cobro de las multas impuestas en el proceso de inspeccin, seguimiento, vigilancia y control a los concesionarios o licenciatarios, a travs de la facturacin y cobro persuasivo. Inicia con la recepcin del acto administrativo ejecutoriado por el cual se impone una multa y finaliza con el recaudo de la multa impuesta o la remisin para cobro coactivo. Facturacin y cobro de multas. Ley 182 de 1995. Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996. Por la cual se modifica parcialmente la ley 14 de 1991 y la ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Resolucin 1001 de 2000, por la cual se establece clasificacin para espacios de horarios y franjas. Ley 680 de 2001. Por la cual se reforman las Leyes 14 de 1991, 182 de 1995, 335 de 1996 y se dictan otras disposiciones en materia de Televisin. Canales Privados Nacionales (Compensacin): Es el servicio de televisin abierta, operado y programado en su totalidad por empresas privadas, con nimo de lucro. El valor de la compensacin corresponde a un porcentaje de los ingresos brutos provenientes de ste servicio establecido contractualmente o por acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, pagadero dentro de los 5 das calendario, siguientes al vencimiento de cada trimestre del ao siguiente al perodo causado. Concesionario: Tercero (persona natural o jurdica) al que la Comisin Nacional de Televisin le otorga un determinado derecho para la explotacin comercial de una fuente de riqueza, la prestacin de un servicio o la ejecucin de las obras convenidas. Multa: Sancin administrativa o penal consistente en un pago en dinero. Televisin Comunitaria: Servicio de televisin prestado por las comunidades organizadas sin nimo de lucro, con el objetivo de realizar y producir su propia programacin para satisfacer necesidades educativas, recreativas y culturales. Cancelan directamente a la Comisin Nacional de Televisin, un porcentaje del total de los ingresos brutos mensuales provenientes de los aportes cobrados a los asociados por la prestacin del servicio de televisin comunitaria, establecido por acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin. As mismo debern cancelar un porcentaje, igualmente establecido por acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, de los ingresos brutos mensuales percibidos por concepto de pauta publicitaria. Los pagos se efectan hasta 15 das calendario, posteriores al vencimiento del trimestre de causacin. Televisin por Suscripcin: Televisin por Suscripcin: Servicio de televisin cuya seal, independientemente de la tecnologa y del medio de transmisin utilizados y con sujecin a un mismo rgimen jurdico de prestacin, est destinada a ser recibido nicamente por personas autorizadas por el operador o concesionario. La compensacin se paga 15 das despus del mes vencido y corresponde a un porcentaje, establecido contractualmente o mediante acto administrativo, sobre los ingresos brutos mensuales y un porcentaje sobre ingresos brutos por concepto de pauta, igualmente establecido contractualmente o mediante acto administrativo, el cual debe ser pagado 30 das calendario despus de la causacin correspondiente. Televisin Satelital: Es aquella modalidad que permite a los habitantes del territorio nacional la recepcin, para uso exclusivo e individual, de seales de televisin transmitidas, emitidas, difundidas y programadas desde el extranjero, a travs de segmentos especiales (satlites) de difusin directa, hasta los equipos de recepcin individual. El valor de la compensacin es de un porcentaje, establecido contractualmente o mediante acto
MARCO NORMATIVO:
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO COBRO DE MULTAS A CONCESIONARIOS Y LICENCIATARIOS DEL SERVICIO DE TELEVISIN PROCESO GESTIN FINANCIERA
DEFINICIONES:
administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, del total de los ingresos brutos mensuales proveniente de la prestacin de ste servicio y un porcentaje, igualmente establecido contractualmente o mediante acto administrativo de la Comisin Nacional de Televisin, de los ingresos brutos mensuales percibidos por concepto de pauta publicitaria, pagadero mensualmente 30 das calendario despus de la causacin correspondiente. Equipos de oficina, Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
No.
RESPONSABLE Asesor Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD Identificar los actos administrativos ejecutoriados por los cuales se imponen multas a los concesionarios y/o licenciatarios del servicio pblico de la televisin y reasignar al funcionario responsable para su facturacin.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Acto Administrativo Ejecutoriado. Acto Administrativo Ejecutoriado. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero.
Tcnico Inversiones y Tesorera.
Registrar en el sistema de informacin administrativo y financiero el cobro de multa.
Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Asesor Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera.
Verificar el valor de la Imprimir la relacin general y la factura facturacin versus el Factura. generada por el sistema. Acto Administrativo para control de cobro. Verificar que la liquidacin oficial se realice en los tiempos Liquidacin oficial. y trminos establecidos. Factura. Registro en sistema informacin documental. Factura. el de
Generar la liquidacin definitiva en el sistema.
Revisar dar visto bueno a la factura. Enviar la factura al Grupo de Archivo y Correspondencia para su entrega a los concesionarios y/o licenciatarios.(Ver procedimiento Gestin de Correspondencia). Remitir informacin de cobro de factura por concepto de multa (Ver procedimiento Gestin de Cartera.) FIN DE PROCEDIMIENTO. DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento.
VERSIN 01
CDIGO: PA03-PD05 PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 2
Realizar el cruce de informacin necesario para realizar el correcto registro contable de las conciliaciones bancarias. Inicia con la recepcin de extractos bancarios al finalizar el mes y finaliza con la verificacin de las partidas conciliatorias y hacer las gestiones respectivas para lograr la identificacin de las mismas, hasta su eliminacin. Conciliaciones Bancarias mensuales con anexos del extracto bancario y el auxiliar de banco generados por contabilidad. Ley 182 de 1995. Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996. Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Estatuto tributario. Plan General de la Contabilidad Pblica. Conciliacin Bancaria: Proceso sistemtico de comparacin entre los registros de una cuenta de depsitos realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondiente en la contabilidad de una empresa, con una explicacin de las diferencias encontradas.
MARCO NORMATIVO:
DEFINICIONES: RECURSOS REQUERIDOS:
Equipos de oficina, Sistema de informacin administrativo y financiero.
No.
RESPONSABLE Tcnico Inversiones y Tesorera. Profesional Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD Recibir los extractos por cuenta bancaria al fin de cada mes y remitir a Presupuesto y contabilidad. Generar los libros auxiliares mensuales o archivos planos bancarios con los movimientos o registros contables realizados durante el mes en las cuentas a conciliar. Verificar que los libros auxiliares correspondan a las operaciones realizadas y reportadas. Existen diferencias? SI: contina la actividad 4. NO: contina la actividad 6. Efectuar anlisis de la causa de la diferencia solicitando documentos requeridos en caso de ser necesario.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Extracto bancario.
Libro Auxiliar.
Concepto.
Memorando.
Profesional Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad.
Realizar ajustes o reclasificacin.
Nota ajuste contable. Informe conciliacin bancaria.
Generar informe correspondiente conciliaciones bancarias realizadas.
las
CDIGO: PA03-PD05 PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 2 de 2
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad. Tcnico. Inversiones y Tesorera. Asesor Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Informe de conciliacin bancaria. Conciliacin bancaria en el sistema. Identificacin de la partida y emisin del movimiento respectivo.
Verificar que se surtan la totalidad de los Revisar y dar visto bueno al informe de las ajustes solicitados conciliaciones bancarias realizadas. previo paso a la siguiente actividad. Llevar el control y administracin de las conciliaciones bancarias, as como registrarlas en el sistema. Verificar las partidas conciliatorias y hacer las gestiones respectivas para lograr la identificacin de las mismas, hasta su eliminacin. FIN DE PROCEDIMIENTO.
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Modificar el procedimiento en la estructura de la gestin del proceso y se incluy las actividades correspondientes al sistema de informacin financiero.
CODIGO: PA03-PD06 PROCEDIMIENTO DECLARACIONES TRIBUTARIAS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 2
Elaborar y presentar las declaraciones tributarias de acuerdo con la normatividad vigente y a los requerimientos establecidos para su presentacin. Inicia con la generacin libro auxiliar por cuentas relacionadas con la declaracin a presentar, y finaliza con la elaboracin de los recibos de pago por cada gravamen segn aplique. Declaraciones Tributarias: mensuales de retencin en la fuente, bimestrales de IVA e industria y comercio de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 182 de 1995, Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996, por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Estatuto tributario y Decretos reglamentarios. Plan General de la Contabilidad Pblica. Declaraciones Tributarias: Es la presentacin de los tributos a favor del Estado, en formato previamente establecido por la DIAN, Hacienda Distrital y dems organismos. ICA: Impuesto de Industria y Comercio -Es un tributo de carcter municipal directo, que grava a las personas naturales o jurdicas y a las sociedades de hecho en desarrollo de actividades industriales, comerciales y de servicios, y cuyo producto se destina a atender los servicios pblicos y las necesidades colectivas de la respectiva entidad territorial. Esta declaracin es bimestral. IVA: Impuesto sobre las ventas - Es un gravamen al consumo, del orden nacional y de naturaleza indirecta, que en Colombia se ha estructurado bajo la modalidad de valor agregado en cada una de las etapas del ciclo econmico del bien o servicio. Esta declaracin es bimestral. Retencin en la fuente: Mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. Cada vez que ocurre un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retencin. As, el Estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, mediante la retencin en la fuente, este recaudo se hace mensualmente, cuyo periodo con el que se debe declarar y pagar las retenciones que se hayan practicado.
MARCO NORMATIVO:
DEFINICIONES:
Formatos de declaracin de IVA, ICA o Retencin en la fuente segn sea el caso, cartillas actualizadas de IVA, ICA, Retencin en la fuente, equipos de oficina, Sistema de Informacin Administrativo y Financiero. PUNTOS DE CONTROL
No.
RESPONSABLE Profesional Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD Generar libro auxiliar por cuentas relacionadas con la declaracin a presentar, una vez se realizaron todos los movimientos del perodo que afectan la declaracin.
EVIDENCIA
Libro auxiliar.
Revisar la informacin del registro de todo tipo de retencin o gravamen practicado o generado frente al documento soporte.
Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero.
CODIGO: PA03-PD06 PROCEDIMIENTO DECLARACIONES TRIBUTARIAS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 2 de 2
No.
RESPONSABLE Profesional Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) Asesor Presupuesto y Contabilidad. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) Director. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Tcnico Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD Verificar la concordancia de la informacin.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
La informacin est conforme: SI: contina en la actividad 4. NO: contina en la actividad 1. Elaborar borrador de la declaracin remitir al Subdirector(a) Administrativo y financiero(a).
Concepto.
Declaraciones Registro en el sistema de informacin documental Declaraciones. Declaraciones Tributarias. Declaraciones Tributarias. Declaraciones Tributarias. Declaraciones Tributarias. Recibo Pago por Gravamen.
Revisar y dar visto bueno al borrador de la declaracin. Elaborar e imprimir declaraciones definitivas y efectuar presentacin virtual con las firmas electrnicas del declarante (Director) y del Asesor (Contador). Revisar y verificar las declaraciones y remitir a la Direccin para firma Revisar las declaraciones y firmar el fsico. Remitir las declaraciones tributarias para el respectivo pago. Elaborar y emitir recibos de pago por cada gravamen segn aplique y de acuerdo con la vigencia legal. FIN DE PROCEDIMIENTO
7 8 9
10
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Modificar el procedimiento, reorganizacin de actividades y se incluy el sistema de informacin administrativo y financiero.
CDIGO: PA03-PD07 PROCEDIMIENTO EGRESOS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 2
Realizar el pago oportuno y eficaz de las obligaciones contradas por la Comisin Nacional de Televisin y el Fondo para el Desarrollo de la Televisin. Inicia con la recepcin por parte de Presupuesto y Contabilidad de las rdenes de pago y su ingreso al Sistema Administrativo y Financiero y finaliza con el cruce e identificacin de las cuentas por pagar. Pagos. Ley 182 de 1995, Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996, Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones Egreso: Son las obligaciones contradas por la Comisin Nacional de Televisin y el Fondo para el Desarrollo de la Televisin, como el pago de nmina, EPS, viticos, proveedores, transferencias de ley, retencin en la fuente, IVA, impuestos, convenios contrados con los canales regionales, RTVC, entre otros. FDTV: Fondo para el Desarrollo de la Televisin. UDG: Unidad de Direccin General
MARCO NORMATIVO:
Equipos de oficina, Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
No.
RESPONSABLE Profesional Inversiones y Tesorera. Profesional Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD Recibir de Presupuesto y Contabilidad las rdenes de pago e ingresarlas al Sistema Administrativo y Financiero. Seleccionar la fuente de recursos donde se debe cargar el respectivo pago UDG o FDTV, definir la cuenta bancaria para realizar el pago y el archivo plano de la entidad financiera. Identificar el medio de pago
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Sistema de Informacin Administrativo y Financiero. Sistema de Informacin Administrativo y Financiero. Sistema de Informacin Administrativo y Financiero Archivo Plano Entidad Bancaria. Registro en el sistema Sistema de Informacin Administrativo y Financiero. Sistema de informacin del Administrativo y Financiero. Banco.
El pago se realizar por electrnica? SI: contina en la actividad 4. NO: contina en la actividad9.
transferencia
Matricular el nmero de cuenta y el beneficiario de la entidad en el Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
Realizar la relacin en el Sistema en lnea del banco por cada orden de pago y remitir al Asesor para su revisin.
CDIGO: PA03-PD07 PROCEDIMIENTO EGRESOS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 2 de 2
No. 5
RESPONSABLE Asesor Inversiones y Tesorera. Profesional Inversiones y Tesorera. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero.
ACTIVIDAD Revisar y enviar para firma del ordenador del gasto de acuerdo a su monto. Realizar el pago electrnico.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Memorando rdenes de Pago. Orden de Pago Reporte.
Firmar el pago electrnico en Banca Virtual, utilizando las claves suministradas para tal fin. Verificar diariamente el estado de los pagos efectuados. Fueron realizado eficazmente? SI: contina en la actividad 10. NO: contina con la actividad 9. Generar relacin de rdenes de pago para ser canceladas en cheque, especificando: beneficiario, documento de identidad, valor a cancelar y adjuntar todos los soportes. Realizar el reporte mensualmente, detallando cuales fueron los ingresos, pagos efectivos y las obligaciones pendientes por pagar. Analizar y revisar el reporte enviado por el Profesional del rea de Inversiones y Tesorera. Cruzar e identificar cules son las cuentas por pagar. FIN DE PROCEDIMIENTO
Pago aceptado por la Banca Virtual.
Reporte Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
Profesional Inversiones y Tesorera. Profesional Inversiones y Tesorera. Profesional Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad.
Relacin rdenes de Pago. Reporte Ingresos, pagos efectivos y obligaciones pendientes por pagar. Reporte revisado.
10
11
12
Cuentas por pagar.
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Se incluyeron las actividades correspondientes al Sistema de Informacin Administrativo y financiero.
PROCEDIMIENTO ELABORACIN DE RDENES DE PAGO PROCESO GESTIN FINANCIERA
Realizar las rdenes de pago de las obligaciones financieras contradas por la Comisin Nacional de Televisin. Inicia con la recepcin de las solicitudes de trmite de Orden de Pagoy finaliza con la remisin para pago. Orden de Pago. Ley 182 de 1995. Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996. Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Resolucin 990 de 2005. Por la cual se adopta el manual sobre el ejercicio de la funcin de supervisin de los contratos celebrados por Comisin Nacional de Televisin Estatuto Tributario. Estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Egreso: Salida de fondos financieros de las cuentas de la Comisin Nacional de Televisin o el Fondo de Desarrollo para la Televisin. OP: rdenes de Pago. Orden de pago: Registro del pago de una obligacin financiera.
Sistema de informacin administrativo financiero, equipos de oficina.
No.
RESPONSABLE Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a)
ACTIVIDAD Recibir de las dependencias las solicitudes de trmite de Orden de Pago y asignar al funcionario responsable.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Registro en el sistema de informacin documental Orden de Pago. Constancia de cumplimiento Contratista, Facturas Contratista, Informe de Actividades, Certificados para Pago, Recibos de Pago Seguridad Social, Copia RUT, Copia Orden de Servicio, Formato de Cumplido
Recibir y revisar los documentos soporte establecido para gestin de la Orden de Pago. 2 Profesional Presupuesto y Contabilidad La documentacin est completa? SI: contina en la actividad 3. NO: devolver a la dependencia solicitante. Fin de procedimiento.
Profesional Presupuesto y Contabilidad
Identificar el documento presupuestal a afectar relacionado con la solicitud y realizar el documento de Orden de Pago
Verificar y tener en cuenta los descuentos a realizar.
Documento presupuestal identificado
PROCEDIMIENTO ELABORACIN DE RDENES DE PAGO PROCESO GESTIN FINANCIERA
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad Profesional Prepuesto y Contabilidad Profesional Prepuesto y Contabilidad
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Verificar el Revisar y dar visto bueno al documento de la Documentacin cumplimiento de la orden de pago y remitir para imputacin soporte revisada o totalidad de los presupuestal. con observaciones. requisitos. Realizar la imputacin presupuestal del pago. Imputacin (Ver procedimiento Imputacin registro Presupuestal presupuestal) Remitir a Inversiones y Tesorera para pago. (Ver procedimiento Egresos.) FIN DE PROCEDIMIENTO. Radicado.
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Se incluyeron las actividades correspondientes al Sistema de Informacin Administrativo y financiero y las especificaciones que deben entregar las diferentes dependencias para realizar dar Orden de Pago.
PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y RENDICIN ESTADOS CONTABLES PROCESO GESTIN FINANCIERA
Elaborar Estados Financieros oficiales, a travs de formatos preestablecidos por la Contadura General de la Nacin para divulgar informacin financiera consolidada en forma oportuna. Inicia con la revisin de los libros auxiliares y finaliza con el envo los estados contables y/o informes a los diferentes organismos o instancias. Estados contables. Ley 182 de 1995, Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996, Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Rgimen de Contabilidad Pblica Plan General de la Contabilidad Pblica. NTC GP 1000:2009: Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica. MECI 1000:2005: Modelo Estndar de Control Interno. Comit de sostenibilidad contable: realizar reuniones dos (2) veces al ao para realizar seguimiento a cada cierre intermedio de periodo y a los compromisos contables del plan de mejoramiento de la contadura; ordenar medidas de mejora necesarias. Estados Contables: Informacin en la que se refleja el resultado econmico obtenido en un perodo determinado, as como su situacin financiera y patrimonial.
Equipo de oficina, Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD Revisar libros auxiliares y verificar que todos los comprobantes generados en el mes se hayan registrado. Analizar que los saldos correspondan con su naturaleza. Elaborar comprobantes de contabilidad para efectuar ajustes o reclasificar, en caso de ser necesario. Generar estados contables.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Libros auxiliares.
Libros auxiliares.
Comprobante contable.
Estados contables.
Diligenciar formato preestablecido en hoja de clculo con la informacin de los estados financieros. Verificar los estados contables con los libros oficiales y determinar las notas necesarias para su comprensin y anlisis.
Estados financieros. Notas contables internas.
PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y RENDICIN ESTADOS CONTABLES PROCESO GESTIN FINANCIERA
No. 7
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a); Asesor Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD Generar los informes para ser enviados a los diferentes organismos o instancias dentro de los trminos establecidos. Elaborar notas a los estados financieros. Presentar estados contables y/o informes respectivos al Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Informes. Notas a estados financieros. Estados financieros y notas.
10
Firmar estados contables y/o informes.
Estados financieros firmados.
11
Remitir a la Oficina de Comunicacin y Prensa para su publicacin en la publicacin en la pgina web (Ver procedimiento Publicacin de informacin en productos web institucionales) Enviar los estados contables y/o informes a los diferentes organismos o instancias como son: Contadura General de la Nacin, Contralora General de la Repblica, entre otros (Ver procedimiento Gestin de Correspondencia). FIN DE PROCEDIMIENTO Verificar que los estados contables y/o informes se enven dentro de los trminos establecidos.
Estados financieros publicados. Registro en el sistema de informacin documental
12
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Modificar el procedimiento, se reajusta el ciclo de gestin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO ELABORACIN, APROBACIN Y SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO GENERAL DE LA COMISIN NACIONAL DE TELEVISIN PROCESO GESTIN FINANCIERA
CDIGO:PA03-PD10 VERSIN: 03 PGINA: 1 de 4
OBJETIVO:
Establecer anualmente el presupuesto general de la Comisin Nacional de Televisin y realizar su respectivo seguimiento. Inicia con la remisin a las dependencias de los formatos para la proyeccin de gastos de la Comisin Nacional de Televisin, incluyendo los formatos de presentacin de proyectos para acceder a los recursos de la Unidad de Direccin General y del Fondo para el Desarrollo de la Televisin y finaliza con la evaluacin del desempeo anual del presupuesto anual. Presupuesto general de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 182 de 1995.Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996. Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Decreto 111 de 1996. Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. Decreto 568 de 1996, Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgnicas del Presupuesto General de la Nacin. Resolucin 036 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de informacin y su sistematizacin del Presupuesto General de la Nacin. Resolucin 1074 de 2006, Por la cual delegan unas funciones en el Director de la Comisin Nacional de Televisin. Leyes orgnicas del Presupuesto General de la Nacin. Estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. NTC GP 1000:2009: Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica. MECI 1000:2005: Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. Apropiacin Presupuestal: Corresponde a la previsin del movimiento de un rubro presupuestal tanto en ingresos como en gastos durante el perodo o vigencia para la que se aprueba el presupuesto. Ejecucin Presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se realizan operaciones y se toman decisiones financieras para informar sobre los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. Ingresos: Es la expresin monetaria de los valores recibidos, causados o producidos por concepto de ingresos por impuestos, transferencias y otros, en desarrollo de la actividad financiera, econmica y social de la Entidad. Presupuesto de Gastos: Comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, servicio de la deuda pbica y los gastos de inversin Presupuesto de Ingresos: Comprende la disponibilidad inicial, los ingresos corrientes que se esperan recaudar durante la vigencia fiscal y los recursos de capital. El presupuesto podr incluir la totalidad de los cupos de endeudamiento autorizados por el Gobierno. Presupuesto: Es una herramienta de poltica mediante la cual se asignan recursos y se determinan gastos para cubrir los objetivos y metas trazados en los planes institucionales para la vigencia. Rubro presupuestal: Representa cada uno de los tems o conceptos en que se divide el presupuesto de la Entidad, caracterizado por corresponder a un concepto especfico de ingreso o gasto. SICE: Sistema de Informacin para la vigilancia de la Contratacin Estatal. Vigencia Fiscal: Periodo comprendido por un ao fiscal del primero (1) de enero al
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:
MARCO NORMATIVO: DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO ELABORACIN, APROBACIN Y SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO GENERAL DE LA COMISIN NACIONAL DE TELEVISIN PROCESO GESTIN FINANCIERA treinta y uno (31) de diciembre de cada ao. UDG: Unidad de Direccin General. FDTV: Fondo para el Desarrollo de la Televisin.
Equipo de Oficina, recursos econmicos de la UDG y del FDTV, productos Web institucionales. PUNTOS DE CONTROL Verificar que los memorandos remisorios estn suscritos por la Secretara General.
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
EVIDENCIA
Remitir a las dependencias los formatos de proyeccin de gastos de la Comisin Nacional Subdirector(a) de Televisin, incluyendo los formatos de Administrativo(a) y presentacin de proyectos para acceder a los Financiero(a) recursos de la Unidad de Direccin General y del Fondo para el Desarrollo de la Televisin y los lineamientos de programacin presupuestal. Diligenciar formatos y remitirlos a Subdireccin Administrativa y Financiera (gastos de funcionamiento) o a la Oficina de Planeacin Subdirectores(as) / (gastos de inversin) segn corresponda. Jefes de Oficina Corresponden a gastos de funcionamiento? SI: contina en la actividad 8. NO: contina en la actividad 3. Recibir los formatos de presentacin de Asesor proyectos de la Unidad de Direccin General y Oficina de del Fondo para el Desarrollo de la Televisin y Planeacin. registrar las fichas en el banco de proyectos de la Entidad.
Registro en el sistema de informacin documental.
Formatos diligenciados. Registro en el sistema de informacin de la televisin. Registro en el sistema de informacin de la televisin
Asesor Oficina de Planeacin.
Revisar la viabilidad de los proyectos Revisar los proyectos y su coherencia con el segn proyecciones Matriz de viabilidad Plan de Desarrollo de la Televisin y el Plan financieras con la de proyectos Estratgico. Subdireccin Administrativa y Financiera. Coordinar reuniones con las dependencias y socializar los resultados de la revisin de los proyectos. Verificar que en la elaboracin del anteproyecto tome en cuenta las conclusiones de la socializacin con las dependencias. Verificar que se surtan la totalidad de ajustes necesarios previo paso a la siguiente actividad. Verificar la inclusin del Plan de Compras y el Plan de Contratacin. Actas de reunin.
Jefe / Asesor Oficina de Planeacin.
Asesor Oficina de Planeacin.
Preparar anteproyecto de gastos de inversin y remitir al Jefe de la Oficina de Planeacin.
Anteproyecto de presupuesto de inversiones. Correo electrnico
Jefe Oficina de Planeacin.
Revisar, dar visto bueno al anteproyecto de gastos de inversin, solicitar ajustes en caso de ser necesario y remitir a la Subdireccin Administrativa y Financiera. Recibir formatos de proyeccin de gastos de funcionamiento de la Comisin Nacional de Televisin de acuerdo a las necesidades identificadas y elaborar el anteproyecto de Plan de Egresos. Proyectar los Ingresos de la entidad de acuerdo a las fuentes de ingreso.
Registro en el sistema de informacin documental
Asesor Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad.
Anteproyecto del Plan de Egresos.
Anteproyecto Plan de Ingresos.
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL Verificar la inclusin en el anteproyecto de presupuesto del Plan de Egresos el Presupuesto de Inversin y Presupuesto de gastos y funcionamiento y el Plan de Ingresos, Verificar que se surtan la totalidad de ajustes necesarios previo paso a la siguiente actividad. Verificar que se surtan la totalidad de ajustes necesarios previo paso a la siguiente actividad. Verificar que se firme la resolucin de adopcin del presupuesto general antes del treinta y uno (31) de Diciembre de la vigencia.
EVIDENCIA
10
Subdirector(a) Administrativo(a) y Consolidar anteproyecto de presupuesto Financiero(a) / Jefe general y presentar a la Direccin para su Oficina de revisin. Planeacin.
Anteproyecto de presupuesto.
11
Director(a)
Revisar, dar visto bueno al anteproyecto de presupuesto, solicitar ajustes de ser necesario y presentar a la Junta Directiva para su aprobacin. Revisar y tomar determinacin sobre el anteproyecto de presupuesto y solicitar ajustes en caso de ser necesario. Si se requieren ajustes en el rubro de gastos de funcionamiento, se solicitan a la Subdireccin Administrativa y Financiera. Si se requieren ajustes en el rubro de inversin, se solicitan a la Oficina de Planeacin.
Anteproyecto de presupuesto ajustado.
12
Junta Directiva.
Determinacin de Junta.
13
Comunicar a las dependencias interesadas las determinaciones de la Junta Directiva y a las competentes para la elaboracin de la Asistente de Junta. respectiva resolucin (Ver procedimiento "Elaboracin de Resoluciones de la Comisin Nacional de Televisin") Subdirector(a) Enviar copia de la Resolucin de adopcin del Administrativo(a) y presupuesto a cada una de las dependencias. Financiero(a). Profesional Presupuesto y Contabilidad. Incluir en el Sistema de Informacin Financiera el presupuesto por rubros.
Registro en el sistema de informacin documental. Registro en el sistema de informacin documental. Presupuesto por rubros.
14
15
16
17
18
Realizar seguimiento a la ejecucin Verificar que la presupuestal y revisar si existen solicitudes de solicitud de modificaciones presupuestales por parte de las Asesor modificacin diferentes dependencias. Presupuesto y presupuestal sea Contabilidad solicitada por un Se requiere modificar el presupuesto? funcionario SI: contina en la actividad17 competente. NO: contina en la actividad 20 Elaborar la modificacin presupuestal debidamente soportada y remitir a la Asesor Subdireccin Administrativa y Financiera, Presupuesto y acompaado del respectivo concepto de Contabilidad recomendacin. Revisar, dar visto bueno a la modificacin presupuestal y al concepto de recomendacin, Verificar que se surtan solicitar ajustes de ser necesario y remitir a la Subdirector(a) la totalidad de ajustes Direccin. Administrativo(a) y solicitados previo paso Para efectos de aprobacin de la modificacin Financiero(a). a la siguiente presupuestal se surten las mismas actividades actividad. que para la adopcin del presupuesto (Ver actividades 11 a14).
Reporte ejecucin presupuestal.
Solicitudes de modificacin presupuestal. Concepto de recomendacin.
Registro en el sistema de informacin documental.
No.
RESPONSABLE Profesional Presupuesto y Contabilidad
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Registro en el sistema de informacin administrativa y financiera Reporte de Ejecucin.
19
Actualizar en el sistema los cambios realizados en el presupuesto.
20
Subdirector(a) Reportar a la Oficina de Planeacin la Administrativo(a) y Ejecucin presupuestal. Financiero(a). Preparar Informe de ejecucin presupuestal trimestralmente, acompaado del respectivo concepto de recomendacin a la Direccin para presentar a la Junta Directiva. Subdirector(a) Se requieren modificaciones presupuestales? Administrativo(a) y SI: contina en la actividad 11. Para efectos de Financiero(a). aprobacin de la modificacin presupuestal resultado de la presentacin del informe a la Direccin y la Junta Directiva se surten las mismas actividades que para la adopcin del presupuesto (Ver actividades 11 a14). NO: contina en la actividad 22 Realizar el cierre presupuestal del periodo fiscal Subdirector(a) vigente y preparar informe anual de ejecucin Administrativo(a) y presupuestal, incluyendo reservas y cuenta por Financiero(a). pagar. (Ver procedimiento Legalizacin y ejecucin de reservas presupuestales) Junta Directiva. Evaluar el desempeo anual presupuesto y tomar decisiones de mejora frente al ao siguiente. FIN DE PROCEDIMIENTO.
21
Verificar el registro trimestral de la ejecucin presupuestal en el SICE. Verificar que para la ejecucin presupuestal se tomen en cuenta la retroalimentacin trimestral de la Direccin y la Junta Directiva.
Reporte Ejecucin presupuestal.
25
Registro en el sistema de informacin administrativa y financiera. Determinaciones de Junta.
26
VERSIN
01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Actualizar el procedimiento incluyendo las actividades de seguimiento y modificacin al presupuesto.
PROCEDIMIENTO EXPEDICIN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PROCESO GESTIN FINANCIERA
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantice la existencia de recursos suficientes para atender el compromiso que se pretende adquirir. Inicia con la recepcin de la solicitud de CDP firmada por el Ordenador del Gasto y finaliza con la verificacin de la informacin en el CDP. Certificados de Disponibilidad Presupuestal. Ley 182 de 1995.Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996.Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones Decreto 568 de 1996, Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989,179 de 1994 y 225de 1995 Orgnicas del Presupuesto General de la Nacin. Resolucin 036 de 1998 del Ministerio de Hacienda. Ley anual de Presupuesto General de la Nacin NTC GP 1000:2009: Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica. MECI 1000:2005: Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es un documento expedido por el Jefe del Presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
MARCO NORMATIVO: DEFINICIONES:
RECURSOS REQUERIDOS: No. RESPONSABLE
Equipos de oficina, sistema de informacin administrativa y financiera. PUNTOS DE CONTROL
ACTIVIDAD
EVIDENCIA Registro en el sistema de informacin documental.
Recibir solicitud de CDP firmada por el Ordenador del Gasto y remitir al funcionario responsable. Verificar si es competencia del Recibir y revisar la solicitud de CDP. remitente la solicitud del CDP, de acuerdo Se puede expedir el CDP? con el valor y el cargo, que la solicitud se SI: contina en la actividad 3. encuentre contemplada NO: devolver a la dependencia solicitante para dentro del presupuesto tramitar modificacin presupuestal ante la y que en el rubro exista Direccin o la Junta Directiva segn sea su saldo suficiente y competencia. disponible de apropiacin. Ingresar el movimiento en el Sistema de Informacin.
Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
PROCEDIMIENTO EXPEDICIN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PROCESO GESTIN FINANCIERA PUNTOS DE CONTROL
No.
RESPONSABLE Profesional Presupuesto y Contabilidad. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a)
ACTIVIDAD Elaborar el CDP con la informacin de la solicitud y presentar al Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a). Verificar que la informacin en el CDP corresponda a la solicitud, firmar y remitir al rea solicitante. FIN DE PROCEDIMIENTO.
EVIDENCIA Sistema de Informacin Administrativo y Financiero. Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Se incluyeron las actividades correspondientes al Sistema de Informacin administrativo y financiero.
PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ANUALIZADO DE CAJA PROCESO GESTIN FINANCIERA
CDIGO:PA03-PD12 VERSIN:03 PGINA: 1 de 2
Hacer seguimiento mensual a la planeacin del presupuesto y a la ejecucin del gasto. Inicia con la proyeccin de los ingresos con base en el comportamiento estadstico de los ltimos aos y finaliza con la evaluacin del PAC y recomendaciones de mejora para el ao siguiente. Plan Anualizado de Caja. Ley 182 de 1995.Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996.Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Resolucin 036 de 1998.Por el cual se determina algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de informacin y su sistematizacin del Presupuesto General de la Nacin. Decreto 568 de 1996.Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgnicas del Presupuesto General de la Nacin. Ley Anual de Presupuesto General de la Nacin. Estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. PAC: Plan Anualizado de Caja.
Equipos de oficina, sistema de informacin administrativo y financiero.
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).
ACTIVIDAD Realizar la proyeccin de los ingresos con base en el comportamiento estadstico de los ltimos aos para realizar el presupuesto PAC. Realizar la programacin por los doce meses del ao, de acuerdo con la distribucin porcentual de recaudo mensual tomando como referencia el presupuesto aprobado por Junta Directiva. Consolidar y elaborar el PAC de la vigencia, de las reservas y las cuentas por pagar. Revisar el PAC y remitir a la Junta Directiva para su aprobacin.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Proyeccin de Ingresos. Propuesta programas anuales mensualizados de caja (PAC). PAC.
PAC revisado.
Junta Directiva.
Verificar que se Revisar y tomar determinacin sobre el Plan surtan la totalidad de Anualizado de Caja y solicita ajustes en caso de ajustes necesarios ser necesario. previo paso a la siguiente actividad. Actualizar y controlar a travs del sistema los PAC.
Determinacin de Junta. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero.
Asesor Presupuesto y Contabilidad.
PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ANUALIZADO DE CAJA PROCESO GESTIN FINANCIERA
CDIGO:PA03-PD12 VERSIN:03 PGINA: 2 de 2
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD Hacer seguimiento mensual a la ejecucin del PAC y entregar al Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) para su evaluacin.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Seguimiento al PAC. Informes de ejecucin del PAC Determinaciones de Junta.
8 9
Subdirector(a) Evaluar informes de ejecucin del PAC e Administrativo(a) y informar a Junta Directiva. Financiero(a). Evaluar el desempeo anual del PAC y tomar Junta Directiva. decisiones de mejora frente al ao siguiente. FIN DE PROCEDIMIENTO VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar procedimiento. Modificar procedimiento, se ajust a las actividades del sistema de informacin administrativo y financiero.
CODIGO: PA03-PD13 PROCEDIMIENTO GESTIN DE CARTERA VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 3
Realizar el control de cartera de la Comisin Nacional de Televisin mediante su cobro, actualizacin y seguimiento. Inicia con el anlisis mensual de cartera, y finaliza con la elaboracin mensual de informes sobre el manejo de cartera. Pagos; acuerdos de pago; cobro persuasivo. Ley 182 de 1995, Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996, Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones Ley 1066 de 2006, Por la cual se dictan normas para la normalizacin de la cartera pblica y se dictan otras disposiciones. Estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Cartera: Designacin genrica que comprende los valores o efectos comerciales y documentos a cargo de clientes que forman parte del activo circulante de la Comisin Nacional de Televisin.
MARCO NORMATIVO:
Equipos de oficina, sistema de informacin administrativo y financiero.
No.
RESPONSABLE Profesional Inversiones y Tesorera. Profesional Inversiones y Tesorera. Asesor Inversiones y Tesorera. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).
ACTIVIDAD Analizar el estado mensual de la cartera con base en el informe mensual del cierre de ingresos. Generar informe de cartera la cual incluye las novedades de pagos y recomendaciones. Revisar informe de cartera e incluir si son necesarias las recomendaciones para mejorar el desempeo de la cartera. Revisar, dar visto bueno y presentar a Junta Directiva el estado del cierre de cartera acompaado de memorando de recomendacin. Tomar determinaciones relativas al contenido del informe y definir acciones a seguir de acuerdo con los informes de novedades de cartera y memorandos de recomendacin. Determinar el inicio del cobro persuasivo de acuerdo con el informe de cartera y las determinaciones de Junta y asignar al funcionario responsable.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Sistema de Cartera. Reporte Informe de Cartera. Informe de Cartera revisado. Informe de cartera
Junta Directiva.
Determinacin de Junta. Determinacin de Junta. Informe de cartera.
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Iniciar el cobro persuasivo enviando un primer comunicado invitando al moroso a cancelar la deuda dentro de un trmino determinado. (Ver procedimiento Gestin de correspondencia). Se genera pago? SI: fin de cobro persuasivo procedimiento Ingresos) NO: contina en la actividad 8.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Sistema de Cartera.
(Ver
Comunicar al moroso en caso de no atencin de la informacin anterior de cobro, que se le da un ltimo plazo antes Verificar si el de iniciar el cobro coactivo. moroso ha efectuado pagos El moroso atiende la comunicacin? antes de iniciar SI: contina en la actividad 9. acuerdo de pago NO: Fin de cobro persuasivo e inicia cobro coactivo. cobro coactivo (Ver procedimiento Cobro coactivo)
Comunicacin.
Subdirector(a)Administrativo(a) Ofrecer alternativas de acuerdos de y Financiero(a). pago. Recepcionar, revisar solicitudes de Verificar que los acuerdo de pago y remitir a (la) acuerdos de pago Subdirector(a) Administrativo(a) y cumplan con los Financiero(a). requisitos exigidos. Revisar y dar visto bueno a la solicitud y remitir a la Subdireccin de Asuntos Legales. Recibir la solicitud de acurdo de pago y asignar al funcionario responsable. Proyectar acuerdo de pago incluyendo carta de instruccin y pagar. Revisar el proyecto de acuerdo de pago, incluido la carta de instruccin y pagar y remitir a la Direccin para su aprobacin. Aprobar y formalizar acuerdo de pago, el cual incluye la carta de instruccin y el pagar. Registrar pagos realizados en el sistema. Hacer seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de pago. Se cumplen los acuerdos de pago? SI: Fin de procedimiento. NO: remitir estados de cuenta y documentos pertinentes a la Subdireccin de Asuntos Legales para iniciar cobro Coactivo, (Ver procedimiento Cobro coactivo.)
Acuerdo de pago.
10
Solicitudes acuerdos de pago. Registro en el sistema de informacin documental Registro en el sistema de informacin documental Acuerdo de Pago Pagar. Proyecto de acuerdo de pago. Pagar. Acuerdo de Pago Pagar. Sistema de Cartera.
11
Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a). Subdirector(a) de Asuntos Legales. Profesional Subdireccin de Asuntos Legales. Subdirector(a) de Asuntos Legales. Director(a). Profesional Inversiones y Tesorera.
12
13
14
15
16
17
Acuerdo de Pago Memorando.
No.
RESPONSABLE Profesional Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD Elaborar mensualmente informes sobre el manejo de cartera y remitir a Subdireccin de Asuntos Legales. FIN DE PROCEDIMIENTO
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
18
Informes.
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Modificacin de nombre del procedimiento y se incluyeron las actividades relacionas al sistema de informacin administrativo y financiero.
PROCEDIMIENTO GESTIN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES PROCESO GESTIN FINANCIERA
Gestionar en forma los excedentes financieros de la Comisin Nacional de Televisin buscando optimizar su liquidez y los retornos financieros. Inicia con la determinacin de los excedentes de liquidez tendientes a ser invertidos y finaliza con la toma de utilidades y la valoracin a precios de mercado el portafolio de inversiones. Portafolio de inversiones. Ley 182 de 1995. Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996. Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Resolucin 537 de 2004.Por la cual se determinan las polticas para el manejo de inversiones de la Comisin Nacional de Televisin. Inversiones: Es la aplicacin de recursos financieros destinados a incrementar los activos fijos o financiero de una entidad. Portafolio: conjunto de activos que conforman las posiciones de un inversionista.
MARCO NORMATIVO:
Equipos de oficina, sistema de Informacin administrativa y financiera.
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Registro en el sistema de informacin documental.
Subdirector(a) Administrativo(a) y Verificar el monto a Determinar los excedentes de liquidez a invertir, Financiero(a) / invertir y el plazo tendientes a ser objeto de gestin de portafolio. Asesor semanal. Inversiones y Tesorera. Asesor Inversiones y Tesorera. Comit de inversiones. Asesor Inversiones y Tesorera. Ordenador del Gasto. Cotizar en el mercado las posibilidades de inversin y citar a comit de inversiones para evaluar las posibilidades de inversin. Evaluar posibilidades decisin. de inversin y tomar
Cotizacin.
Acta de reunin.
4 5
Comunicar a los interesados las decisiones tomadas de acuerdo al acta de reunin del comit de inversiones. Efectuar la inversin. Valorar semanalmente el portafolio y realizar la evaluacin financiera para determinar el momento ptimo de toma de utilidades. Se requiere reinversin? SI: contina en la actividad 3 NO: contina en la actividad 7. Tomar utilidades de la inversin.
Acta de reunin. Comprobante de inversin.
Asesor Inversiones y Tesorera.
Evaluacin de inversin.
Ordenador del Gasto.
Utilidades de Inversin.
PROCEDIMIENTO GESTIN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES PROCESO GESTIN FINANCIERA
No. 8
RESPONSABLE Asesor Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD Valorar a precios de mercado el portafolio de inversiones. FIN DE PROCEDIMIENTO
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Portafolio de Inversin.
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Modificacin de nombre del procedimiento y la organizacin de actividades del ciclo del procedimiento
PROCEDIMIENTO IMPUTACION REGISTRO PRESUPUESTAL PROCESO GESTIN FINANCIERA
CDIGO: PA03-PD15 VERSIN:03 PGINA: 1 de 2
OBJETIVO:
Realizar los registros presupuestales para verificar la concordancia entre lo presupuestado y lo ejecutado.
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:
Inicia con la solicitud de registro presupuestal al presupuesto y finaliza con su expedicin.
Registros presupuestales. Ley 182 de 1995.Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996.Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. NTC GP 1000:2009: Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Registro Presupuestal: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputacin presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta solo se utilizar para ese fin. Esta operacin indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.
MARCO NORMATIVO:
DEFINICIONES:
Equipo de oficina, sistema de informacin administrativo y financiero.
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Recibir de las dependencias y revisar el documento soporte que evidencie el compromiso financiero, con el propsito de realizar el registro presupuestal o modificarlo Verificar que el objeto segn sea el caso. y el valor del compromiso se Se ajusta al CDP? ajusten al CDP. SI: contina en la actividad 2. NO: devolver a la dependencia remitente. Fin de procedimiento. Registrar en el correspondiente. sistema la Verificar los nmeros informacin consecutivos generados por el sistema
Registro en el sistema de informacin financiera. Documentos Soportes.
Profesional Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad.
Sistema de Informacin administrativo y financiero. Registro Presupuestal.
Generar el Registro presupuestal para la firma del Asesor presupuesto.
PROCEDIMIENTO IMPUTACION REGISTRO PRESUPUESTAL PROCESO GESTIN FINANCIERA
CDIGO: PA03-PD15 VERSIN:03 PGINA: 2 de 2
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL Revisar coherencia en la informacin a entregar.
EVIDENCIA Registro Presupuestal Firmado.
Revisar y firmar el registro presupuestal. FIN DE PROCEDIMIENTO
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificacin del Procedimiento. Modificacin del procedimiento; se incluyen las actividades de registro de informacin presupuestal en el sistema de informacin administrativo y financiero.
CDIGO: PA03-PD16 PROCEDIMIENTO INGRESOS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 2
Realizar el recaudo de los diferentes ingresos de la Comisin Nacional de Televisin y el Fondo para el Desarrollo para la Televisin. Inicia con la revisin de los movimientos diarios y saldos de las diferentes cuentas y finaliza con el cierre presupuestal y contable del mes. Contabilizacin Ingresos. Ley 182 de 1995.Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996. Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Ley 680 de 2001. Por la cual se reforman las Leyes 14 de 1991, 182 de 1995, 335 de 1996 y se dictan otras disposiciones en materia de Televisin. FDTV: Fondo para el Desarrollo de la Televisin. Ingresos: Son los recursos que obtiene la Comisin Nacional de Televisin y el FDTV, por concepto de pagos por concesin, compensacin, , asignacin de frecuencias, intereses corrientes y mora, multas, Registro nico de Operadores, otros reintegros, rendimientos financieros, venta de fotocopias, indemnizaciones y otros.
MARCO NORMATIVO:
DEFINICIONES:
Equipo de oficina, sistema de informacin administrativo y financiero.
No.
RESPONSABLE Tcnico Inversiones y Tesorera. Tcnico Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD Identificar los movimientos diarios y los saldos de las cuentas bancarias de la Comisin Nacional de Televisin y del FDTV. Recibir las consignaciones e identificar las transferencias electrnicas y registrar los pagos diariamente en el sistema.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Reporte diario. Registro en el sistema de informacin administrativa y financiera. Registro en el sistema de informacin administrativa y financiera. Registro en el sistema de informacin administrativa y financiera.
Generar informe diario de los pagos realizados para el control de gestin de cartera. (Ver Procedimiento Gestin Cartera).
Generar en el sistema el reporte de la aplicacin del pago, por los diferentes conceptos y remitir al tcnico.
Elaborar informe mensual de ingresos y remitir al Asesor de Inversiones y Tesorera.
Informe.
CDIGO: PA03-PD16 PROCEDIMIENTO INGRESOS VERSIN: 03 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 2 de 2
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Informe. Soportes de Ingresos. Registro en el sistema de informacin documental Cierre de Ingresos mensuales.
Asesor Inversiones y Tesorera
Revisar, dar visto bueno al informe mensual de ingresos y remitir a Presupuesto y Contabilidad con los respectivos soportes.
Asesor Presupuesto y Contabilidad.
Recibir y realizar el cierre presupuestal y contable de los ingresos por cada mes. FIN DE PROCEDIMIENTO
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Se incluyeron las actividades de identificacin de pagos y las actividades del sistema de informacin administrativo y financiero.
PROCEDIMIENTO LEGALIZACIN Y EJECUCIN DE RESERVAS PRESUPUESTALES PROCESO GESTIN FINANCIERA
Constituir las reservas presupuestales de la Comisin Nacional de Televisin. Inicia con el envo por parte de los supervisores de las solicitudes de revisin de los saldos no ejecutados y finaliza con el registro en el presupuesto de las reservas legales constituidas Reservas presupuestales. Ley 182 de 1995, Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996, Por la cual se modifica parcialmente la Ley 14 de 1991 y la Ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Resolucin 036 de 1998Por el cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de informacin y su sistematizacin. Decreto 568 de 1996, Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgnicas del Presupuesto General de la Nacin Estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley Anual de Presupuesto General de la Nacin. Reservas presupuestales: Compromisos legalmente adquiridos que tienen registro presupuestal, cuyo objeto no fue cumplido dentro del ao fiscal que termina y su pago se efectuar dentro de la vigencia fiscal siguiente.
Equipos de oficina, sistema de informacin administrativa y financiera.
No.
RESPONSABLE Supervisores o Dependencias responsables de cada contrato o procedimiento. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Asesor Presupuesto y Contabilidad. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a). Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).
ACTIVIDAD Enviar a la Subdireccin Administrativa y Financiera, las actas de liquidacin y/o la solicitud de reversin de saldos no ejecutados de un registro presupuestal. Identificar al finalizar de cada ao los compromisos legalmente adquiridos que tienen registro presupuestal con saldo por ejecutar, pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del ao fiscal. Constituir las reservas y elaborar propuesta de PAC de reservas.
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Realizar un acta de liquidacin y/o solicitud de reversin de saldos.
Registro contable.
Memorando de propuesta de PAC. Memorando con proyecto de PAC de reservas Acta PAC aprobado.
Revisar el plan de reservas y propuesta del PAC para presentar a la Junta Directiva. Presentar a la Junta Directiva la propuesta de PAC de la reserva para su aprobacin.
PROCEDIMIENTO LEGALIZACIN Y EJECUCIN DE RESERVAS PRESUPUESTALES PROCESO GESTIN FINANCIERA
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad /Asesor Inversiones y Tesorera. Profesional Inversiones y Tesorera.
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero.
Realizar el cruce de cuentas por pagar y reservas presupuestales entre Presupuesto, Tesorera y Contabilidad. Verificar que la constitucin de Constituir al final de ao fiscal las cuentas por cuentas por pagar, pagar. deben ser aprobadas por el ordenador del gasto. Registrar en el presupuesto las reservas legales constituidas y llevar el control de cuales fueron canceladas. FIN DE PROCEDIMIENTO
VERSIN 01 02 03
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento. Modificar el procedimiento. Modificacin de nombre del procedimiento y se incluyeron las actividades relacionas al sistema de informacin administrativa y financiera.
PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES PROCESO GESTIN FINANCIERA
OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO:
Registrar los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales de la Comisin Nacional de Televisin, conforme a la normatividad vigente. Inicia con la recepcin de los soportes remitidos por las reas responsables y finaliza con la verificacin de la informacin contable registrada
PRODUCTO O SERVICIO: Registro contable. Ley 182 de 1995, Por la cual se reglamenta el servicio de televisin y se formulan polticas para su desarrollo, se democratiza el acceso a ste, se conforma la Comisin Nacional de Televisin, se promueven la industria y actividades de televisin, se establecen normas para la contratacin de los servicios, se reestructuran entidades del sector y se dictan otras disposiciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 185 de 1996. Por la cual se aprueban y adoptan los estatutos de la Comisin Nacional de Televisin. Ley 335 de 1996, Por la cual se modifica parcialmente la ley 14 de 1991 y la ley 182 de 1995, se crea la televisin privada en Colombia y se dictan otras disposiciones. Rgimen de Contabilidad Pblica. Plan General de Contabilidad Pblica. Resoluciones e Instructivos de la Contadura General de la Nacin. Estatuto tributario.
MARCO NORMATIVO: DEFINICIONES: RECURSOS REQUERIDOS: N/A
Sistema de informacin administrativo y financiero, equipo de oficina
No.
RESPONSABLE Asesor Presupuesto y Contabilidad / Tcnico Inversiones y Tesorera. Profesional Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Recibir los soportes remitidos por las reas responsables para la realizacin de los registros contables. Identificar el tipo de hecho econmico, financiero, social o ambiental que se gener, es decir que se analiza el hecho u operacin conforme del Plan General de Contabilidad Pblica. Clasificar los hechos financieros, econmicos, sociales o ambientales, es decir determinar las cuentas contables que deben afectarse en el registro contable, conforme al catlogo de cuentas de la Comisin Nacional de Televisin. Registrar los hechos econmicos, financieros, sociales o ambientales a travs de comprobantes de contabilidad. Generar en el sistema los comprobantes contables.
Soportes para registro contable.
Profesional Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad.
Codificacin contable.
Registro contable. Memorando. Comprobantes contables.
PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES PROCESO GESTIN FINANCIERA
No.
RESPONSABLE Profesional Presupuesto y Contabilidad.
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL
EVIDENCIA
Verificar la informacin contable registrada y realizar los ajustes a que haya lugar. FIN DE PROCEDIMIENTO
Registro contable.
VERSIN 01
DESCRIPCIN DEL CAMBIO Adoptar el procedimiento para registrar los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales de la Comisin Nacional de Televisin.

Procedimientos y Flujogramas

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Procedimientos y Flujogramas

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CODIGO: PA03-PD01 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR VERSIN:01 PROCESO GESTIN FINANCIERA PGINA: 1 de 3

OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:

MARCO NORMATIVO: DEFINICIONES: RECURSOS REQUERIDOS:

Equipo de oficina, caja menor.

Proyecto Resolucin caja menor.

Resolucin caja menor.

Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).

Revisado por: Cargo: Fecha:

Aprobado por: Cargo: Fecha:

Tcnico Presupuesto y Contabilidad.

Tcnico Presupuesto y Contabilidad.

Formato para se requisicin de la recursos para caja en menor. de Formato de pago. de

Formato de caja menor. Reporte movimientos del mes. Pago de retenciones.

Tcnico Presupuesto y Contabilidad.

Tcnico Presupuesto y Contabilidad.

PROCEDIMIENTO AUTOLIQUIDACIN Y FACTURACIN DE CONCESIONARIOS Y LICENCIATARIOS PROCESO GESTIN FINANCIERA

CDIGO: PA03-PD02 VERSIN: 03 PGINA: 1 de 3

OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:

Revisado por: Cargo: Fecha:

Aprobado por: Cargo: Fecha:

PROCEDIMIENTO AUTOLIQUIDACIN Y FACTURACIN DE CONCESIONARIOS Y LICENCIATARIOS PROCESO GESTIN FINANCIERA

CDIGO: PA03-PD02 VERSIN: 03 PGINA: 2 de 3

Equipo de oficina, Sistema de Informacin Administrativo y Financiero.

Profesional Inversiones y Tesorera.

PROCEDIMIENTO AUTOLIQUIDACIN Y FACTURACIN DE CONCESIONARIOS Y LICENCIATARIOS PROCESO GESTIN FINANCIERA

CDIGO: PA03-PD02 VERSIN: 03 PGINA: 3 de 3

Generar la liquidacin oficial en el sistema.

Factura. Registro entrega de facturas y Listado. Informes.

OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:

DEFINICIONES: RECURSOS REQUERIDOS: No.

N/A Equipos de oficina, Sistema de Informacin Administrativa y Financiera. PUNTOS DE CONTROL

Recibir solicitud responsable.

Profesional Presupuesto y Contabilidad.

Revisar y elaborar la relacin de pagos de acuerdo a solicitud.

Asesor Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuestos y Contabilidad.

Realizar cruce contable y presupuestal. Elaborar certificacin correspondiente. con la informacin

Revisado por: Cargo: Fecha:

Aprobado por: Cargo: Fecha:

RESPONSABLE Subdirector(a) de Administrativo(a) y Financiero(a). Tcnico Presupuesto y Contabilidad.

Revisar y firmar la certificacin.

Certificacin. Registro en el sistema de informacin administrativo y financiero.

Remitir certificacin al rea responsable de la liquidacin.

CDIGO: PA03-PD04 VERSIN: 01 PGINA: 1 de 2

OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:

Revisado por: Cargo: Fecha:

Aprobado por: Cargo: Fecha:

CDIGO: PA03-PD04 VERSIN: 01 PGINA: 2 de 2

RESPONSABLE Asesor Inversiones y Tesorera.

Tcnico Inversiones y Tesorera.

Registrar en el sistema de informacin administrativo y financiero el cobro de multa.

Generar la liquidacin definitiva en el sistema.

OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO:

DEFINICIONES: RECURSOS REQUERIDOS:

Equipos de oficina, Sistema de informacin administrativo y financiero.

RESPONSABLE Tcnico Inversiones y Tesorera. Profesional Presupuesto y Contabilidad.

Profesional Presupuesto y Contabilidad.

Profesional Presupuesto y Contabilidad.

Profesional Presupuesto y Contabilidad. Profesional Presupuesto y Contabilidad.

Realizar ajustes o reclasificacin.

Nota ajuste contable. Informe conciliacin bancaria.

Generar informe correspondiente conciliaciones bancarias realizadas.

Revisado por: Cargo: Fecha:

Aprobado por: Cargo: Fecha:

OBJETIVO: ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO: