Cmo registrar la documentacin

Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos y registrarlos para poder archivar y llevar el Control de los mismos. Existen diferentes formas para registrar la documentacin, vamos a ensearle una la cual podra ser la adoptada por su Organizacin, o bien podra ser modificada a su conveniencia. Siga los pasos descritos a continuacin. 1.- Establezca una codificacin que se adapte a su Organizacin. Puede elegir segn la Estructura Organizativa de su Empresa, o bien de los servicios prestados. Veamos un ejemplo, supongamos que su empresa tiene una estructura similar al Organigrama mostrado en la fig.1.

El cdigo para la unidad podra ser el formado por tres dgitos, tres letras, o la combinacin de letras, dgitos y caracteres especiales. Lo importante es que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el cdigo.

Siguiendo el ejemplo, veamos la tabla resultante mostrada a continuacin. 2.- Forme una codificacin para los tipos de documentos. Podra ser la mostrada en la Tabla 2.

3.- Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba el cdigo de la Tabla1, seguido el cdigo de la Tabla2, seguido el correlativo, seguido una breve descripcin. Puede agregar fecha de actualizacin y ubicacin. Veamos la tabla resultante.

De la Tabla3 podemos decir: que la Organizacin tiene un formulario para seleccin de personal denominado: "Oferta de Empleo", el cdigo resultante seria: RHHFOR01 que se elabor el 03/02/04. Podemos decir tambin -siguiendo el ejemplo- que el cdigo: SE1O/P01 es la primera orden de pago de pago para el ao 2004. Puede que al principio el cdigo sea nemotcnico, pero dependiendo de la estructura pudiera no ser el caso. No se preocupe si al principio el resultado del cdigo es un poco complicado, de seguro al trmino de unos das ya se habr acostumbrado. Una ltima recomendacin, el registro y actualizacin de la documentacin debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organizacin. 1. Con la siguiente informacin establece una codificacin que permita el registro de documentos

Cdula Memorandum Recbo Oficio Informe Escritura Declaracin Currculum Contrato Certificado Autorizacin Licencia Acta (notarial) Fax presupuesto

Carta e-mail circulares cotizacin

factura recibo pedido nota de dbito nota de crdito formulario instructivo manual orden de compra orden de venta remisin solicitud

ticket pliza

2. codifica de manera correcta los siguientes documentos: manual de organizacin del departamento de recursos humanos. Presupuesto de la campaa publicitaria para el prximo ao copia de la factura enviada a un cliente orden de compra de una computadora instructivo de uso de la mquina de suaje utilizada por el rea de produccin licencia de funcionamiento del establecimiento en poder del asesor legal acta constitutiva (notarial) en posesin del presidente de la compaa