Curso Microsoft Excel 2000

Jueves 20 de Enero de 2011

Indice Curso Excel 2000

Presentacin y objetivos del curso. Captulo 1: Comenzando con Excel 2000. Captulo 2: Libros, hojas y celdas. Captulo 3: Abriendo y archivando libros. Captulo 4: Visualizar y dar formato. Captulo 5: Edicin. Captulo 6: Clculo y funciones. Captulo 7: Grficos e imgenes. Captulo 8: Bases de datos con Excel. Captulo 9: Otras utilidades de Excel. Captulo 10: Macros en Excel.

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CAPTULO

Comenzando con Excel 2000

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1.1.- Introduccin

Excel 2000 es un potente programa destinado a facilitar sus tareas. Algunas de las funcionalidades que puede obtener son: Automatizar sus clculos matemticos (facturas, ventas, nminas). Crear bases de datos. Crear grficos para la presentacin de sus informes Realizar una serie de acciones sucesivas con las macros.

Realizaremos un seguimiento de los distintos temas de Excel 2000, utilizando ejemplos para ilustrarlos, y descripciones de cmo realizar las diferentes tareas. Al final de los captulos se propondrn una serie de ejercicios destinados a afianzar los contenidos tratados.

1.2.- Comenzando con Excel 2000

Para comenzar a trabajar con Excel 2000 podemos ejecutar el programa desde Windows, haciendo clic con el ratn en el botn de Inicio, dentro de Programas encontraremos el icono de Excel 2000. Para lanzar el programa pulsaremos sobre l.

Tambin podemos ejecutarlo desde la barra de acceso directo de Office 2000, o bien desde el men Ejecutar. Todos los modos de arranque usuales de Windows 98 estn disponibles. El icono de arranque de Excel 2000 es hoja de clculo creada con Excel 2000 es: Si hacemos doble clic sobre un archivo de Excel 2000 se ejecutar el programa, abriendo el archivo en cuestin. Una vez hecho esto el aspecto de la pantalla sera como el que aparece en la figura. , y el icono asociado a cualquier

Los siguiente elementos son reconocibles en la ventana de Excel 2000: 1.- Barra de mens: Aqu se encuentran los comandos de Excel 2000

2.- Barras de herramientas: Aqu se encuentran las de Excel 2000

utilidades ms usadas

3.- Barra de frmulas: Aqu se encuentra la celda (casilla) en la que nos encontramos actualmente.

4.- La hoja de clculo propiamente dicha:

5.- La barra de estado: Indica el estado actual de la hoja de clculo:

Para salir de Excel hacer clic con el ratn sobre el botn X, o bien la combinacin de teclas ALT+F4, o bien pulse en Archivo y Salir. Pruebe a abrir y cerrar varias veces el programa como le hemos indicado. Tenga en cuenta que si escribe algo aparecer un mensaje como este:

Haga clic en Cancelar y as saldr del programa sin guardar los cambios.

1.3.- Ejercicios

1.- Para que sirve Microsoft Excel? Para... a) Automatizar clculos matemticos. b) Crear grficos para la presentacin de informes. c) Realizar una serie de acciones sucesivas con las macros. d) Todas las anteriores son ciertas. 2.- Cuntas formas hay de ejecutar Excel 2000? a) Tres formas, desde el men inicio, desde un icono en el escritorio de excel 2000 y haciendo doble clic en una hoja de calculo previamente creada. b) Dos formas, desde el men de inicio y haciendo doble clic en una hoja de calculo previamente creada. c) Solo desde el men de inicio. 3.- Une con flechas: Barra de estado Barra de mens Barra de herramientas Barra de formulas

4.- Cmo podemos salir de Excel 2000? a) Pinchando en la x de la barra de ttulos de la ventana. b) Pulsando sobre archivo/salir de la barra de mens. c) Pulsando alt+f4. d) Todas las anteriores son correctas.

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Libros, hojas y celdas

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2.1.- Cmo Organizar la Informacin

La informacin que se recoge en una hoja de clculo se coloca en celdas. Una celda es cada una de las casillas que encontramos en la hoja de clculo. Ver fig.

En una celda podemos poner datos numricos, fechas, texto o frmulas matemticas.

Las celdas se colocan formando filas y columnas adoptando el aspecto de cuadrcula que ya hemos visto, que es lo que tradicionalmente se llama hoja de clculo. La posicin de una celda viene dada por su columna y su fila, en el ejemplo se marca la celda C3. Donde hemos escrito el texto C3 para identificarla. Las hojas de clculo se agrupan en una entidad que conocemos como Libro de trabajo. As podemos reunir en un slo documento varias hojas de clculo relacionadas. Cada hoja dentro de un libro se referencia por su nombre (por defecto Hoja #, donde # es un nmero de orden).

2.2.- Celdas y Referencias a Celdas

Como hemos visto podemos poner los datos en las celdas, los cuales quedan referidos a la fila y la columna en la que estn. Esto lo podemos usar despus para utilizar los datos en otras celdas. Por ejemplo, para hacer operaciones con ellos. Hagamos un ejemplo, rellenando la celda A2 con 500, y la celda B1 con 100, escribiendo el nmero y luego pulsando Intro (si nos equivocamos podemos borrar con Suprimir):

Para hacer una operacin, por ejemplo sumar las dos cantidades que tenemos, en la celda C4, introducimos en la casilla C4: =A2+B1 Obtenemos el resultado (ya nos referiremos a las funciones ms adelante).

El ejemplo que hemos visto se ha realizado dentro de la misma hoja de clculo, pero puede hacerse referencia a una celda en concreto de otra hoja determinada poniendo por ejemplo lo siguiente: Hoja1!C4 En vez de simplemente C4. La sintaxis es Nombre Hoja!Ref. Celda. Ahora por ejemplo copiemos el contenido de la celda C4 de la hoja 1 en la casilla B2 de la

hoja 2, multiplicndolo por 2. Para lo cual hacemos clic en la pestaa con nombre Hoja2, nos situamos con el ratn en la celda B2, hacemos clic, y escribimos: =Hoja1!C4*2

Para escribir en las celdas lo podemos hacer como hemos indicado, sin embargo cuando se trata de modificar algo escrito, entonces situarnos sobre la celda, escribirlo de nuevo y pulsar Intro es pesado. Si nos fijamos en la barra de frmulas, vemos que a la izquierda aparece la celda en que estamos situados y a la derecha el contenido de la misma. Pulsando F2 el cursor se sita en la zona de edicin y el aspecto del cuadro de referencia y edicin de celda cambia. Supongamos que queremos en la Hoja 2 anterior cambiar en la celda B2, donde pone la referencia de celda C4 poner B1. Nos situamos en la Hoja 2, nos vamos a la celda B2, pulsamos F2, y tendremos:

Ahora podremos movernos con los cursores, borrar, o corregir lo que queramos, en nuestro caso haciendo la modificacin correspondiente:

Adems en el cuadro de referencia y edicin de celda tenemos dos botones que tienen la siguiente utilidad:

Para cancelar los cambios. Para aceptar los cambios.

2.3.- Desplazndonos por un Libro de Trabajo y una Hoja de Calculo

Primero debemos seleccionar en qu hoja del libro vamos a trabajar, para lo cual usaremos la barra que aparece en la parte inferior de la hoja. Si queremos una hoja en concreto haremos clic en la que deseemos. Despus si queremos cambiar podemos repetir el proceso o bien usar los botones:

Para ir a la primera hoja Para ir a la hoja anterior Para ir a la hoja siguiente Para ir a la ltima hoja Una vez seleccionada la hoja, para desplazarnos por la misma podemos usar las barras de desplazamiento para mover la ventana que podemos ver.

Barra de desplazamiento horizontal Para desplazarnos horizontalmente pulsamos el botn izquierdo o el derecho, segn deseemos, con el ratn o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastramos a derecha o izquierda.

Para desplazarnos verticalmente pulsamos con el botn arriba o abajo, segn deseemos con el ratn, o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastramos arriba o abajo. Barra de desplazamiento vertical

Para desplazarnos por las celdas podemos usar el ratn o bien las siguientes combinaciones de teclas:

cursores: para desplazarse a las celdas contiguas.

Inicio Control Control Av. Pg.

Nos lleva al principio de la fila en la que estamos. + + Inicio Fin Nos lleva al principio de la hoja. Nos lleva al final de la hoja.

Nos lleva una pantalla hacia abajo.

Re Pg.

Nos lleva una pantalla hacia arriba.

Hay un mtodo para ir ms rpido a una celda determinada, seleccionando dentro del men Edicin la opcin Ir a (o pulsando F5, o bien CTRL + I):

En referencia pondremos la celda a la que queremos ir. Podemos adems utilizar referencias completas tal como se vio en la referencia de celdas.

2.4.- Ejercicios
1.- Una nica informacin se guarda en: a) Celdas. b) Hojas. c) Libros. 2.- El nivel de agrupacin en Excel es: a) Un libro tiene muchas hojas y cada hoja muchas celdas. b) Una hoja tiene muchos libros y cada libro muchas celdas. c) Una hoja tiene muchos libros y cada hoja muchas celdas. d) Ninguna de las anteriores es cierta. 3.- cmo podemos hacer referencia a la celda situada en la columna F fila 5? a) 5F. b) F5. 4.- Cmo podemos hacer referencia a la celda situada en la columna F fila 5 de la hoja 2? a) Hoja2!5F. b) Hoja2!F5. c) 5F!Hoja2. 5.- Diga si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas: a) Para movernos por las hojas utilizamos el cursor. b) Para desplazarnos a la siguiente hoja utilizamos el botn c) Para movernos por las libros utilizamos el cursor. d) Para desplazarnos a la primera hoja utilizamos el botn e) Para ir a la hoja anterior a sobre Hoja 3. f) Para movernos por las celdas utilizamos el cursor. g) Las barras de desplazamiento tambin sirven para movernos en la hoja. . pincharemos .

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Abriendo y archivando libros

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Para poder trabajar eficientemente con una hoja de clculo electrnica necesitamos utilizar los medios de almacenamiento que pone a nuestra disposicin el ordenador. A los efectos de usuario en Excel 2000 todos los medios de almacenamiento del sistema estn disponibles y los podemos manejar de manera transparente, simplemente indicando al programa dnde queremos guardar nuestro trabajo. En esta unidad veremos las diferentes posibilidades que nos ofrece el programa.

3.1.- Abrir Libros

Si ya hemos creado algn libro de datos o queremos abrir alguno de los ejemplos suministrados con Excel 2000 slo tenemos que ejecutar el comando abrir. Esto lo podemos hacer de varias maneras: Pulsando Control + A

Escogiendo el men Archivo y luego Abrir Pulsando con el ratn el botn del Icono con una carpeta que se abre.

De cualquiera de estas tres formas obtendremos un cuadro como ste:

Podemos abrir el archivo haciendo clic sobre uno cualquiera y nuevamente sobre Podemos no abrir ninguno haciendo clic sobre o sobre

Se pueden seleccionar tambin varios archivos distintos sujetando la tecla Control y haciendo clic sobre ca120 da uno de ellos. Se puede asimismo especificar un archivo por el nombre, alguna propiedad o algn archivo perteneciente a otro programa, para buscarlo.

Una vez fijadas las condiciones en los cuatro casilleros anteriores haremos clic en Si se desean borrar las bsquedas anteriores haremos clic en

3.2.- Crear un Libro Nuevo

Para crear un nuevo libro de trabajo podemos o bien seleccionar del men Archivo la opcin Nuevo o bien pulsar Control + U, o bien hacer clic con el ratn en el botn . ) Excel 2000 directamente abrir

Si elegimos la ltima opcin (pulsar

un libro nuevo con el formato clsico, sin embargo si elegimos cualquiera de las otras dos opciones para abrir un libro nuevo aparecer un cuadro de dilogo como ste:

En este cuadro podemos, haciendo clic en la solapa Soluciones hoja de clculo, escoger algunos modelos predefinidos (plantillas) en Excel 2000 otros que nosotros mismos creemos como plantillas, e incluso a la derecha tendremos una presentacin preliminar de las mismas.

3.3.- Modificando Cerrando y Guardando Libros

En Excel podemos insertar y eliminar fcilmente hojas en el libro. Para insertar por ejemplo una hoja, elegimos el men Insertar y Hoja de clculo.

Nos crear una hoja de clculo nueva desplazando a la que tenamos en curso y las posteriores a la derecha.

Nos ha creado una Hoja 4, nueva. Para eliminar hojas primero seleccionamos cules queremos eliminar, haciendo clic en la solapa que identifica a cada una, mientras presionamos la tecla de Control.

Luego elegimos del men Edicin Eliminar hoja. Por defecto se elimina la hoja en curso si no se marca ninguna otra. Por ejemplo eliminemos las hojas 4, 1 y 3. Las marcamos:

Hacemos lo anteriormente expuesto:

Y ya, tras pulsar Aceptar las hemos eliminado.

Para cerrar un libro seleccionaremos en el men Archivo la opcin Cerrar. Si ha habido alguna modificacin en el libro desde que se abri o se cre, aparecer al cerrarlo este cuadro de dilogo.

Para guardar un archivo elegiremos o bien Archivo Guardar, o Control + G, o hacer clic en. Si el documento es la primera vez que se guarda tendremos que fijar su nombre y ubicacin (ver fig.). En caso contrario no nos preguntar.

Si usamos la opcin Archivo Guardar como... , nos aparecer el mismo cuadro anterior. Aqu hay varias opciones que conviene sealar: Junto a Guardar en: tenemos una lista que podemos desplegar, para elegir la unidad y directorio en que se colocar el archivo.

En nombre de archivo podemos modificar o escribir el que queramos.

En Guardar como: Podemos elegir formatos distintos de otros programas destinados a crear hojas de clculo, desplegando la lista.

Una

vez

completados

los

datos

si

queremos

guardar

elegiremos

y en caso contrario Los otros botones son los clsicos de las barras de herramientas de la ventana de Windows.

Subir al directorio (carpeta) superior. Crear nueva carpeta. Si elegimos el botn en el men Herramientas

aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Aqu podemos fijar: Una contrasea, para que usuarios no autorizados no puedan abrir el fichero sin la misma. Marcar con un aspa para que siempre se cree una copia de seguridad. Marcar con un aspa para que se solicite abrir en modo slo lectura. Una contrasea para escritura solamente.

3.4.- Ejercicios
1.- Cmo podemos abrir un libro previamente guardado? a) Pulsando sobre Archivo de la barra de mens y despus en abrir. b) Presionando las teclas ctrl.+A. c) Pulsando sobre el botn de la barra de herramientas.

d) Todas las anteriores son ciertas. 2.- Cmo podemos guardar un libro? a) Pulsando sobre Archivo de la barra de mens y despus en Guardar. b) Presionando las teclas ctrl.+G. c) Pulsando sobre el botn de la barra de herramientas.

d) Todas las anteriores son ciertas. 3.- Cmo podemos aadir/eliminar una hoja en nuestro libro? a) Para aadir una hoja pulsamos sobre Insertar de la barra de mens y luego insertar hoja y para eliminar pulsamos sobre edicin eliminar hoja. b) Para aadir una hoja pulsamos sobre Insertar de la barra de mens y luego insertar hoja y para eliminar, primero tenemos que seleccionar la hoja a eliminar y luego pulsamos sobre edicin/eliminar hoja. c) Para aadir una hoja pulsamos sobre Insertar de la barra de mens y luego insertar hoja y para eliminar, primero tenemos que seleccionar la hoja a eliminar y luego pulsamos sobre edicin/eliminar hoja hacer clic derecho en la misma y seleccionar eliminar. d) B y c son cietas.

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Visualizar y dar formato

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Vamos a ver en este captulo cmo visualizamos la informacin de las hojas de Excel 2000 y cmo le podemos asignar diferentes formatos para resaltar partes, y conseguir una presentacin que d aspecto profesional a sus documentos.

4.1.- El Men de Visualizacin

Las opciones de visualizacin de las hojas de clculo se encuentran en el men Ver. Abrindolo tiene este aspecto:

Las opciones pueden aparecer con una marca de verificacin en la pantalla principal cuando salgamos del men Ver.

a la

izquierda, lo cual significa que el elemento correspondiente est activado y se ver

En nuestro caso estn activas la Barra de frmulas y la Barra de estado, estando desactivada la Barra de herramientas y el aspecto de la pantalla principal es ste:

4.2.- Ocultando y Mostrando las Barras

Abriendo el men Ver, como ya hemos visto, tenemos indicadas cules son las barras que se visualizarn (activas). Haciendo clic sobre cualquiera de ellas si estaba desactivada se activar y viceversa. Suponiendo que el estado es el que hemos visto en el epgrafe anterior y que siguiendo lo explicado desactivamos las barras Estndar y Formato:

La barra de frmulas ha desaparecido. Si activamos ahora la barra de herramientas haciendo lo anteriormente explicado obtendremos una serie de opciones:

Aqu podemos marcar qu botones queremos que aparezcan en la barra, haciendo clic en la seleccin correspondiente. Por ejemplo si marcamos:

Veremos las barras de herramientas: Estndar, Formato, Grficos y Dibujo:

Adems si seleccionamos

tenemos un cuadro de dilogo,

dividido en fichas, para Personalizar las Barras de herramientas:

La ficha herramientas disponibles. personalizacin:

muestra la lista de las Barras de Ofreciendo diferentes opciones de

crear una nueva barra de herramientas vaca a la que pueda agregar botones y mens.

restablece las configuraciones originales.

libro.

agrega la barra de herramientas personalizada al

La ficha

muestra las categoras y listas de comandos,

organizadas por nombre de men o por tipo.

La ficha

permite configurar otras opciones de los mens y

barras personalizadas:

Las barras Formato y Estndar comparten una fila: cuando se muestran las barras de herramientas Estndar y Formato, esta opcin coloca a las dos barras de herramientas en la misma ventana de documentos.

Mostrar en los mens primero los comandos usados recientemente: muestra los comandos bsicos y los usados con frecuencia en versiones personalizadas de mens.

Mostrar mens completos transcurridos unos segundos: comandos del men despus de una breve pausa.

cuando

coloca el puntero sobre un men abierto, se mostrarn todos los

que se originalmente.

restablece los botones de la barra de herramientas muestran en una barra de herramientas incorporada

Iconos grandes: para ver los iconos de comandos ms grandes. Mostrar nombres de fuente mostrando la fuente: muestra cada nombre de fuente como una muestra de la fuente en listas que

muestran fuentes, como las listas Fuente y Estilo de la barra de herramientas Formato. Mostrar sugerencias en las barras de herramientas: muestra las descripciones en pantalla de los botones de la barra de herramientas cuando el cursor del ratn se sita en ellos. Animaciones de men: Cambia la manera en que se muestran los mens cuando haga clic en un comando.

4.3.- Otras Opciones de Visualizacin

Adems de lo expuesto hay opciones de visualizacin que permiten ver:

: se ve la hoja a pantalla completa, sin las barras, hasta que se pulse escape o en el botn Cerrar pantalla completa.

: Ver la hoja con la ampliacin que deseemos.

Tambin se puede hacer desde la barra de herramientas, modificando con

4.4.- El Men Formato

Las funciones de formato las podemos encontrar en el men Formato. Para ver las opciones desplegamos el men Formato:

Podemos dar formato a Celdas, Filas, Columnas y hojas enteras, e incluso a un rango de celdas con estilos predefinidos.

4.5.- Dar Formato a una Hoja

Para una hoja podemos:

Para asignarle un fondo grfico y darle pues un aspecto agradable elegiremos Fondo.En este cuadro podremos elegir qu fondo darle a la hoja, pudiendo buscar en cualquier carpeta, o unidad distintos tipos de archivos grficos posibles y pudiendo hacer una bsqueda del archivo requerido.

Para cambiar el nombre a una hoja en el men Formato con la opcin Hoja Cambiar nombre:

Asimismo, podramos modificar el nombre de la Hoja de Clculo seleccionando la ficha de la hoja que queremos, pulsando el botn derecho del ratn (men de contexto) y eligiendo la opcin:

Podemos ocultar hojas (visibles) o mostrar (ocultas). Por ejemplo:

4.6.- Formato de Filas y Columnas

Podemos dar formato a una o varias filas (previamente seleccionadas) con la opcin Formato Filas, y disponemos de opciones que nos permiten:

Cambiar el alto de todas las celdas de la fila, modificando el valor (en puntos).

Ajustar el alto de la fila a la seleccin, para cambiar la altura automticamente y adecuarla a la altura del texto. Aplicndolo por ejemplo a:

Tendremos la fila de tamao adecuado al texto:

Ocultar y mostrar la fila o filas seleccionadas.

El mtodo para dar formato a las columnas es muy similar al de las filas y las opciones son:

La nica opcin nueva respecto a las filas es Ancho estndar y que sirve para fijar el tamao normal para las columnas de la hoja de clculo (el que nos aparecer en el cuadro cambiar ancho por defecto).

4.7.- Formato de Celdas

Podemos dar formato a cada celda (o grupo de celdas seleccionado) desde el cuadro de dilogo, dividido en fichas, que aparece al seleccionar Formato Celdas (o bien pulsando Control+1). Veremos cada una de las fichas de que dispone por orden, estudiando las mltiples posibilidades que nos ofrecen para darle formato a la celda o celdas que deseemos. De esta manera se acercan las posibilidades de la hoja de clculo a las de un procesador de textos:

Ficha

: Permite fijar los tipos de datos y forma en que se van

a expresar(nmero, porcentaje, fecha, texto etc.).

Al elegir cada tipo de dato (con el ratn) aparecen cuadros con las posibilidades de modificacin que ofrecen. Por ejemplo para tipo Nmero:

Podemos elegir nmero de decimales con que va a verse, separador de miles y formato para nmeros negativos. Tambin podemos dar o modificar algunos formatos de nmero desde la barra de herramientas, as:

Pone el nmero en formato de millares Pone el nmero en formato de porcentaje Pone el nmero en formato monetario Disminuye un decimal Aumenta un decimal

Ficha

: Permite alinear y ajustar los datos en la celda.

En el cuadro horizontal, marcando una de las opciones en el crculo blanco podemos especificar para el texto centrar, alinear a la izquierda, alinear a la derecha etc. En el cuadro vertical podemos seleccionar la alineacin del texto en vertical. En el cuadro orientacin podemos marcar cmo queremos orientar el texto dentro de la celda. Podemos adems marcar retorno automtico, para que automticamente el texto pase a la lnea siguiente cuando no quepa en la celda.

Ficha

: Permite definir tipos de fuentes, tamao, estilo, color

de letra y efectos.

Tambin podemos realizar algunas de estas funciones desde la barra de herramientas. As:

Pone el texto en negrita Pone el texto en cursiva Pone el texto en subrayado Alinea el texto a la izquierda Centra el texto Alinea el texto a la derecha Para elegir tipo de letra y tamao. Para asignar color al texto

Ficha

: Permite definir el tipo de borde para las celdas, el

color y en qu caras se aplicar.

Podemos igualmente fijar algunos tipos de borde haciendo clic en soltar el botn izquierdo) y moviendo el ratn hasta el tipo elegido.

(sin

Ficha

: Permite elegir un color de fondo de la celda (haciendo .

clic) sobre l y eligiendo

Tambin podemos desde la barra de herramientas haciendo clic en (sin soltar el ratn como con los bordes) elegir el color de fondo de la celda.

Ficha

: Permite proteger u ocultar las celdas o ambas cosas a

la vez,. Slo es necesario hacer clic en el recuadro correspondiente.

Slo funcionan estas opciones si se protege la hoja. Por defecto las celdas estn marcadas como protegidas y la hoja no.

4.8.- Autoformato

Esta es una opcin que seleccionando un rango de celdas, nos permite aplicarles un modelo de formato predefinido de Excel 2000, dando un magnfico acabado al trabajo, de una forma muy sencilla. Nos puede ahorrar el tener que definir los formatos de todas las celdas manualmente. Tenemos adems una galera de autoformatos bastante extensa, de manera que podemos encontrar uno que se ajuste al aspecto final que deseamos dar al documento (hoja de clculo). Supongamos que tenemos una tabla como la siguiente:

Elegimos el rango:

Eligiendo el men Formato, seleccionamos Autoformato y elegimos Clsico 3 y ste es el resultado:

Si no hubisemos querido todas las opciones de cambio de formato, habramos seleccionado Opciones>> y habramos marcado las que quisiramos, obteniendo el resultado correspondiente.

4.9.- Crear y Usar Modelos de Formato

Para aplicar formatos a las celdas se puede o bien utilizar los existentes o crear otros nuevos para aplicarlos a las hojas que hagamos. Esto se encuentra en la opcin Modelos del men Formato.

Podemos usar los existentes desplegando la lista:

O bien en la casilla del nombre escribir uno nuevo y luego pulsar Intro, con lo cual tenemos uno nuevo con las opciones que tena el anterior. Modificndolas (eligiendo Modificar tenemos un cuadro idntico al de formato de celdas) podemos obtener un modelo nuevo a nuestro gusto para aplicar a las celdas que deseemos.

4.10.- Preparar la pgina

Esta es una opcin del men Archivo que describe cmo est definida la pgina. Es importante tanto desde el punto de vista de formato para visualizacin como para la impresin (ms desde este ltimo). Obtenemos un cuadro de dilogo dividido en fichas:

Ficha

: Permite fijar en orientacin si se colocar en

horizontal o vertical, en Escala cuantas pginas queremos por hoja y porcentaje del tamao normal, el tamao del papel, la calidad de impresin y la numeracin de pgina. Tambin podemos ver una presentacin preliminar de como se imprimir.

Ficha cmo quedar.

: Permite fijar aqu el tamao de todos los mrgenes

de la hoja y encabezado y pie de pgina, viendo una muestra de

Ficha adems personalizarlos.

: Permite fijar aqu lo que queremos que

aparezca en las hojas como encabezado y pi de pgina, pudiendo

Ficha

: Permite aqu fijar algunos detalles de la hoja como el orden en que

queremos que se impriman, el rango de impresin y si queremos que se repitan algunas filas y columnas o no.

4.11.- Eliminando Los Formatos

Podemos eliminar todos los formatos que hayamos aplicado a un rango de celdas seleccionadas eligiendo en el men Edicin la opcin Borrar Formatos.

Con lo cual conseguimos lo requerido.

4.12.- Ejercicios

1.- Cmo podemos ver si esta visible la barra de formulas? a) Pulsando sobre Ver, y si en Barra de formulas hay una v significa que est visible. b) Pulsando sobre Ver/Barra de herramientas, y si en barra de formulas hay una v significa que est activa. c) Esta barra nunca puede ser ocultada. 2.- Realice la siguiente tabla con su formato:

3.- Indique los pasos que hay que dar para configurar la pgina de impresin en horizontal.

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Edicin

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En este captulo recogeremos cmo podemos crear grupos de celdas y cmo podemos utilizar datos ya escritos para copiarlos, moverlos, borrarlos y utilizar algunas funciones especiales para simplificar el trabajo.

5.1.- Rangos de Celdas. Seleccin

Un rango de celdas es un grupo de celdas que forman un rectngulo, definido por la celda que es una esquina del rectngulo y la que es la otra esquina diagonalmente opuesta. Se suelen referir en Excel 2000 de la siguiente manera: Celda#:Celda#. Por ejemplo A1:C3 es el rango que va de la columna A1 a la C3. Para seleccionar un rango podemos hacerlo haciendo clic en la primera celda del rango y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, moverlo hasta el final del rango y soltar. En el ejemplo que pusimos antes:

Como podemos ver, al seleccionar un rango cambia el aspecto, ponindose las celdas en vdeo inverso y con un recuadro alrededor. Otro mtodo (til para rangos mayores) es pulsar F8 que nos pone en modo de seleccin. Si nos fijamos en la barra de estado aparece .

Seal que nos indica esta situacin. Usando las flechas de cursores podemos agrandar o disminuir la seleccin hasta que tengamos la requerida.

5.2.- Asignar Nombre a un Rango

Para referirnos a un rango es muy til asignarle un nombre que podemos usar despus en frmulas o referencias en la hoja de clculo. Para asignarle un nombre a un rango elegimos en el men Insertar

Con lo que eligiendo Definir podemos conseguir asignar un nombre al rango sin ms que rellenar el cuadro de dilogo que obtenemos:

Haciendo clic en haciendo clic en

aadimos el nombre a la lista y salimos, podemos agregar el nombre a la lista sin salir (para

poder aadir otros por ejemplo).

5.3.- Copiar, Mover y Cortar Grupos de Celdas

Podemos copiar grupos de celdas una vez seleccionadas pulsando Control + C, o bien Control + Insertar, o bien en el men Edicin Copiar. Con esto lo copiamos en el portapapeles. Para colocarlo donde deseamos o bien pulsamos Control + V, o bien MAYUSCULAS + INSERTAR, o bien en el men de Edicin elegimos Pegar. Tambin podemos hacerlo con la barra de herramientas. As: Una vez seleccionado el rango haremos clic aqu para copiar. Una vez seleccionado donde situarlo clic aqu para pegarlo. Para cortar un grupo de celdas una vez seleccionado pulsamos SUPR, o bien Control + X, o bien la opcin Cortar del men de Edicin. Tambin se puede hacer desde la barra de herramientas haciendo clic en .

Para mover realizamos sucesivamente las acciones de cortar y pegar.

5.4.- Llenar un Rango de Celdas

En Excel 2000 tenemos adems la posibilidad de rellenar de forma automtica una serie de celdas. Lo cual nos puede ser til para tablas en las que queramos poner por ejemplo fechas consecutivas, o nmeros consecutivos o similares, sin tener que llenarlas a mano. Para ello usamos la opcin Llenar del men de Edicin.

Podemos rellenar datos hacia abajo, hacia arriba, hacia la derecha y hacia la izquierda. Tambin podemos rellenar simultneamente otras hojas (seleccionndolas previamente) y rellenar con series. Vamos a ver un ejemplo de rellenar hacia abajo y rellenar una serie, ya que las dems opciones siguen el mismo mtodo de trabajo. Para rellenar hacia abajo seleccionamos un rango como por ejemplo:

Elegimos Llenar y Hacia abajo (o Control + J):

Para rellenar una serie podemos elegir varias opciones, bastante claras todas ellas, aunque en la cronolgica hay que especificar si el incremento unitario ser de das (Fecha), das laborables, meses o aos. Supongamos que elegimos Geomtrica e incremento 2 (previamente debemos poner en la primera celda el nmero de inicio):

Y tendremos lo siguiente:

5.5.- Eliminar e Insertar Celdas

Podemos eliminar las celdas seleccionadas de una hoja de clculo eligiendo la opcin Eliminar del men de Edicin. Aqu nos aparece un cuadro de dilogo:

Que elimina las celdas desplazando por ejemplo las que estaban a la derecha a la izquierda, o bien las que estaban abajo hacia arriba. Tambin podemos seleccionar aqu eliminar toda una fila o columna de la misma manera. Para insertar celdas seleccionaremos la opcin de Celdas del men de Insercin y obtenemos un cuadro casi idntico, con la salvedad que ahora se desplazan hacia la derecha y hacia abajo.

5.6.- Bsqueda y Reemplazamiento

Una de las funciones ms tiles de Excel 2000 es poder buscar un dato o texto en una hoja y poder sustituirlo.

Se puede ejecutar Seleccionando pulsando Control + B.

del men de Edicin, o

Podemos as buscar lo que escribamos en el campo Buscar en la hoja de clculo, pudiendo adems especificar el orden de bsqueda y dnde buscar en primer lugar (Buscar dentro de). Para reemplazar datos en la hoja de clculo hacemos clic en

, ( o habiendo pulsado Control+ H).

Podemos

pues,

sustituir

el

reemplazamiento

una

una,

pulsando

, con lo que cambiamos todas a la vez.

5.7.- Deshacer y Repetir Cambios

En Excel 2000 tenemos la posibilidad de deshacer los cambios ltimos y rehacerlos, siempre en orden del ms nuevo al ms antiguo. Eligiendo la opcin Deshacer los cambios del men Edicin podemos hacerlo, o bien Control + Z, o bien con . Para repetir la ltima accin podemos recurrir .

tambin a Repetir, del men Edicin, o bien Control + Y, o bien

5.8.- Ejercicios
1.- Dados los siguientes rangos marque con una x o tache los incorrectos: a) B4:C10 b) C6:B3 c) Hoja2!B2:C7 d) H5;V8 e) B2:H5087 f) B5678.C7890 g) B2:IS30 h) B-6:C6 2.- Podemos poner nombre a los rangos? a) No. b) Si, desde insertar/nombre/definir podemos aadir un nombre a un rango previamente seleccionado. c) Si, desde insertar/nombre/definir podemos aadir un nombre a un rango, no haciendo falta que este previamente seleccionado ya que lo puedo seleccionar al ponerle el nombre. d) Ninguna de las anteriores es correcta. 3.- Queremos copiar un rango de celdas de la hoja 1 a la hoja 2:

a) N o podemos copiar las selecciones realizadas. b) Una vez realizada la seleccin en a hoja 1 pulsamos sobre

nos vamos a la hoja 2 seleccionamos un rango y pulsamos .

c) Una vez realizada la seleccin en a hoja 1 pulsamos sobre

nos vamos a la hoja 2 seleccionamos un rango y pulsamos .

4.- Queremos rellenar un rango de celdas con el mismo valor, cmo podemos hacerlo? a) Seleccionamos la celda con el valor a rellenar, pinchamos sobre el smbolo y arrastramos hasta donde queremos rellenar.

b) En Excel no se puede rellenar un rano de celdas, lo tendremos que escribir a mano. c) Seleccionamos Edicin/rellenar. d) a y c son correctas. 5.- Describa los pasos que hay que tomar para: a) Insertar una nueva fila entre 5 y 6 en la hoja. b) Eliminar la fila 3 en la hoja. c) Insertar un nueva columna entre B y C en la hoja. d) Eliminar la columna B de la hoja. 6.- Despus de realizar una hoja de calculo muy grande, nos hemos encontrado con un problema. Para el cliente Juan Prez que es de los que ms aparecen nos hemos equivocado al escribir su nombre y hemos puesto Juanito Prez. Cmo podemos solucio un rango de celdas y pulsaremos sobre

CAPTULO

. . . . . . . . . .

Clculo y funciones con Excel 2000

. . . . . . . .
6.1.- Referencias De Celdas

Como vimos con anterioridad en Excel 2000 se referencian las celdas por la fila y la columna en la que estn. Adems como vimos tambin puede aparecer en la referencia la hoja en la que est. Por ejemplo: Hoja1!C4 Nombre de la hoja Fila Columna

Pero estas referencias, que son las que usa Excel 2000 por defecto, son relativas, y hay otro tipo de referencias que son las absolutas, en las cuales se referencia la misma celda (aadiendo un smbolo $) as: Hoja1!$C$4 Nombre de la hoja Fila Columna

En las referencias a una nica celda no encontraremos diferencias, pero cuando, por ejemplo, tengamos una suma de varias celdas y la copiemos a otra donde queramos hacer la misma operacin, como Excel 2000 al copiar cambia las referencias relativas a las celdas, manteniendo las posiciones relativas, no obtendremos lo mismo con referencias relativas y absolutas. Vemoslo con un ejemplo. Supongamos que tenemos la hoja:

Y nos situamos en la celda B5 e introducimos =B2+B3+B4 (referencias relativas) para sumar las cantidades del Comercial 1, y luego copiamos (como se vio) el contenido de la celda en C5.

Viendo el contenido de la celda C5 en la barra de edicin de funciones tenemos =C2+C3+C4, que es lo que resulta al cambiar todas las columnas en la frmula anterior, luego el programa ha copiado la frmula de manera relativa (distancia relativa a la celda en la que se escribe la frmula). Esto es muy til a la hora de copiar frmulas que se pretende que sean por ejemplo suma de columnas. Si la referencia hubiese sido absoluta en la celda B5 la frmula en B5 sera: =$B$2+$B$3+$B$4.

Y al copiarlo a C5 no nos cambiar las referencias absolutas.

Tenemos por tanto el mismo resultado que en la columna B5. Tambin podemos referirnos a una celda como intersec-cin de dos rangos. El operador interseccin en Excel 2000 es un espacio en blanco. As, en el caso anterior si escribimos en la celda B6, el valor =B2:B5 A3:C3, es la interseccin de los dos rangos desde la celda B2 a la B5 y desde la A3 a la C3. Luego el resultado ser el contenido de la celda B3 (1000000).

6.2.- Operadores Bsicos en Excel 2000

En Excel 2000 podemos realizar operaciones aritmticas y de otros tipos tal y como hemos visto en los ejemplos sumando celdas. Los operadores indican la operacin que se realizar con los operandos. Tipos de operadores: Operadores aritmticos: realizan operaciones aritmticas con

operandos numricos.

Los operadores de comparacin: comparan dos expresiones o datos para dar un resultado VERDADERO o FALSO.

El operador de texto: agrupa textos en una sola cadena de texto.

Los operadores que existen en Excel 2000 son: Operadores aritmticos + Suma - Resta / Divisin * Multiplicacin % Porcentaje ^ Potenciacin Operadores de comparacin = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que

<> Distinto de Operador de texto & Une dos cadenas de texto.

6.3.- Introducir y Modificar Frmulas

Para introducir frmulas, como ya hemos visto en algn ejemplo, sitese en la celda en que desea introducir la frmula, escriba el signo = , seguido de la operacin (o funcin) que desea realizar. Cuando haya acabado pulse Intro o bien haga clic en . Si no est correcto y no quiere cambiar el contenido de la celda .

pulse ESC o bien haga clic en

Para modificar algo ya escrito pulse F2, corrjalo y despus proceda de la misma manera que anteriormente para finalizar. O bien sitese sobre la celda y directamente escriba todo lo que vaya a ser la nueva operacin y pulse Intro.

6.4.- Funciones

Una de las capacidades ms importantes de Excel 2000 es la de realizar funciones. Una funcin tiene unos argumentos de entrada (datos) y devuelve unos resultados. Tiene un nombre reservado que es el que la identifica. La sintaxis que se utilizar es: =FUNCION(ARGUMENTOS) Donde FUNCION es el nombre de la funcin y ARGUMENTOS los datos que utilizar. Los argumentos tambin pueden incluir datos o frmulas, y las frmulas pueden contener otras funciones. Si el argumento de una funcin incluye a su vez otra, hablamos de funciones anidadas. Se pueden anidar hasta siete niveles de funciones. Para introducir una funcin tambin puede usar el Asistente para funciones que permite, mediante cuadros de dilogo, incluir de forma fcil la frmula que usted desee. Para activar el asistente de funciones lo puede hacer escogiendo Funcin del men Insertar.

El cuadro de mens que obtenemos es:

Con ayuda de este cuadro es muy sencillo construir una funcin. Si necesitamos ayuda sobre los argumentos hacemos clic en Ayuda. Por ejemplo, supongamos que pedimos la ayuda cuando estamos utilizando la funcin suma.

Donde podemos claramente consultar los datos que necesitemos. Vamos a ver ahora un ejemplo de cmo usar el asistente de funciones. Supongamos que queremos escribir en la hoja:

La funcin =SUMA(COS(30);B2:B5) , que suma el rango desde B2 hasta B5 (todas las celdas) y luego le suma COS(30) (operacin coseno). Seleccionamos en el men Insertar :

Hacemos clic en

, tras elegir SUMA.

Como queremos escribir en el primer argumento una funcin hacemos clic en , junto a nmero 1 y despus elegimos la funcin que deseamos de la lista,

en nuestro caso COS.

Ponemos el dato 30 y elegimos

Aparecer en la celda B6 el resultado del COS 30.

Procedemos de igual forma en nmero 2 y escribimos el rango B2:B5, y eligiendo terminar ya lo tenemos.

Tambin podemos escribirlo directamente cuando conocemos la sintaxis de la orden completa. Como por ejemplo: Funcin =SUMA(COS(30);B2:B5) Signo = Funcin anidada Argumento de func. anidada

Rango

No vamos a describir todas las funciones disponibles en Excel 2000. La lista completa la tenemos en el asistente de funciones como hemos visto, y se puede consultar en la ayuda lo necesario, como ya dijimos antes. Los tipos de funciones que podemos encontrar en Excel 2000 son: Financieras De fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas

 Bsqueda y referencia Bases de datos Texto Lgicas Informacin

6.5.- Expresiones Condicionales

En la hoja de clculo podemos utilizar expresiones condicionales para que, por ejemplo, una celda tome un valor si se cumple una condicin dada y otro diferente si no se cumple. En una macro incluso podremos ejecutar una serie de instrucciones u otra dependiendo de la condicin. Para usar condiciones un mtodo puede ser utilizar las funciones lgicas. Como la siguiente. =SI(condicin; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Que adoptar en la celda en la que la coloquemos el valor_si_verdadero cuando la condicin sea verdadera, y valor_si_falso si no lo es. Por ejemplo: =SI(A1>10;50;65) Valdr 50 si la cantidad en la celda A1 es mayor que 10 y 65 en caso contrario. Otra manera de escribir valores en celdas, condicionados a valores de otras celdas es usar las operaciones aritmticas + (equivalente al o lgico) y * (equivalente al y lgico), con expresiones condicionales, ya que stas devuelven el valor VERDADERO (1) o el valor FALSO (0). As podramos escribir lo mismo que antes as: =50*(A1>10)+65*(A1<=10) Que dar el valor 50 si A1 es mayor que 10, ya que la primera condicin es 1 y la segunda es 0, y por tanto da 50*1+65*0=50. Y dar el valor 65 en caso contrario ya que ahora es cero la primera condicin y 1 la segunda y es 50*0+65*1=65. Lo cual es lo mismo que hicimos antes.

6.6.- Referencias Circulares en Celdas

En una hoja de clculo, por error o intencionadamente, una celda puede hacer referencia a s misma. Al usar una frmula o funcin una celda puede hacer referencia a ella misma directa o indirectamente (a travs de otra u otras que hagan referencia a ella). Esto se debe evitar, salvo en algunos casos en que especialmente nos interesa ejecutar un clculo iterativo en una celda. Un ejemplo de referencia circular es que en la celda A3 escribiramos =A3+50. Por defecto las referencias circulares no estn permitidas en Excel 2000 y si escribiramos una como la anterior nos aparecera un cuadro indicando que no estn permitidas (por defecto).

Para activar la opcin de referencias circulares Elegiremos dentro la opcin Opciones del men Herramientas, y aqu la solapa de clculo. Sealamos el nmero de iteraciones (veces que se repetir la frmula) que deseamos y pulsamos Aceptar. Hagmoslo con el ejemplo expuesto con 100 iteraciones.

Obtendremos:

Ya que es valor inicial 0, al que le sumamos 50 cien veces, es 5000. Podemos usar esta propiedad de iteracin para resolver algunas ecuaciones matemticas que admiten ser resueltas por iteracin (por ejemplo el mtodo de Newton). Como ejemplo usaremos la ecuacin x=Cos(x) , que puede ser resuelta por iteracin simplemente haciendo xk+1 = Cos(xk). Es decir que el valor siguiente se obtiene aplicando la funcin coseno al anterior. As poniendo en la celda A1 =COS(A1) obtenemos inicialmente el valor 0, al estar desactivadas las referencias circulares. Pero activndolas despus como hemos explicado y fijando 100 iteraciones y una variacin de 0, cada vez que pulsemos en recalcular (F9) nos aproximaremos ms a la solucin de la ecuacin (en radianes). Hacindolo varias veces obtenemos:

6.7.- Empleo del Solver

Solver es una macro automtica que se puede ejecutar desde el men de herramientas y sirve para hallar cunto deben valer una serie de celdas para hacer mnima o mxima una funcin sujeta a una serie de restricciones. Para tenerla disponible en el men de herramientas hay que seleccionar en ste Macros automticas, y en el cuadro que aparece, hacer clic y marcarla. Pulsando Aceptar ya la tendremos disponible. Para explicar cmo funciona vamos a resolver un sencillo problema de programacin lineal con su ayuda. Muchos otros problemas de diferentes tipos se pueden resolver como el que vamos a ver. Supongamos que estamos en guerra y disponemos de 5 aviones que pueden cargar 1000 Kg de bombas, costando cada viaje de stos 50.000 ptas. Disponemos tambin de 10 aviones que pueden llevar 500 Kg de bombas, costando cada viaje 20.000 ptas. Suponemos que tenemos que lanzar 6.000 Kg de bombas sobre el objetivo. Con estos datos queremos saber cul es la solucin ms econmica para realizar el bombardeo. Rellenemos la hoja de clculo con datos (no los ptimos) y la funcin que queremos minimizar (el costo es: aviones grandes*50000+aviones pequeos*20000).

Ahora situndonos en la casilla del costo (C4), elegimos Solver del men de Herramientas.

Las restricciones las hemos fijado eligiendo Agregar y colocando las que se ven, que quieren decir que slo tenemos 5 aviones grandes, 10 pequeos y que el peso total de bombas debe se 6.000 Kg. Con estos datos elegimos Resolver. Y obtenemos:

Elegimos Aceptar y ya tenemos la solucin buscada: 1 avin grande y 10 pequeos.

Este ejemplo, aunque simple, nos da idea de las posibilidades del Solver, ya que muy bien podran haber sido 10 variables en lugar de 2 y ms restricciones, e incluso otro tipo de funciones no lineales.

6.8.- Ejercicios
1.- Cuntas formas hay de hacer referencia a una celda? a) 2 formas, relativa (A5) y absoluta ($A5$). b) 1 forma (T6). c) 2 formas, relativa ($A$5) y absoluta (A5). d) 2 formas, relativa (A5) y absoluta ($A$5). 2.- Dada la siguiente tabla calcule sus totales utilizando funciones:

3.- Rellene la siguiente tabla:

Neto: Total de ventas * Precio Unidad. IVA: Importe de IVA sobre Neto. Total con IVA: Suma de Neto y IVA. El precio de las unidades de los siguientes meses varia de la siguiente forma(ley oferta/demanda): Si el mes anterior se vendieron mas de 50 unidades, el precio se incrementar e un 10%. En caso contrario el precio se reducir en un 8%.

4.- Rellene la siguiente tabla:

Comisin : Venta * Comisin Base. Suplemento : Venta * Porcentaje adicional. Suma comisiones: Comisin + Suplemento. 5.- Rellene la siguiente factura:

Importe Neto: Cantidad * precio unidad Importe IVA: Importe Neto * 16% Total Importe: Importe Neto + Importe Iva Total Bruto: Suma de totales importe. Descuento: Si se vendi menos de 300 no habr descuento y si se vendi ms de 300 habr un descuento del 3%. Total: Total Bruto Descuento.

6.- Una compaa produce televisores, equipos Hi-Fi y altavoces utilizando una serie
de componentes comunes, tal y como se indica en la tabla inferior.

Estos componentes estn disponibles en cantidades limitadas, por lo que se trata de plantear el problema de maximizacin restringida de beneficios sabiendo que la contribucin neta de los tres productos es, respectivamente, de 75 , 50 , y 35 . Televisor Hi-Fi Altavoces Disponibilidad Chasis Tubo de imgenes Conos de altavoces Fuente de alimentacin Componentes electrnicos 1 1 2 1 2 1 0 2 1 1 0 0 1 0 1 450 250 800 450 600

CAPTULO

Grficos e imgenes con Excel 2000

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Una de las caractersticas ms llamativas es la posibilidad de realizar y modificar grficos a partir de los datos de una hoja de clculo. Excel posee un potente asistente que nos guiar en la creacin de cualquier grfico.

7.1.- Creacin y Modificacin de un Grfico con el Asistente

Podemos crear un grfico con el asistente como hemos dicho. Para ejecutarlo elegimos la opcin grfico del men Insertar. Aqu podemos elegir insertarlo en la hoja actual o en otra nueva. Si previamente hemos seleccionado un rango (antes de ejecutar el asistente) este nos aparecer en el cuadro de dilogo. Previamente nos pedir donde colocarlo.

Con

el

ejemplo

que

hicimos

en

otra

leccin

con

dos

comerciales

seleccionando el rango B2:C5 el sitio donde lo queremos colocar y haciendo clic en la opcin grfico del men Insertar o pulsando en herramientas. de la barra de

Aqu podemos seleccionar el rango que queremos convertir en grfico.

Elegimos las opciones de los grficos, si queremos leyenda o no, titulo del grfico, etc.

En este paso podemos colocar el grafico en una nueva hoja o en la misma hoja de calculo donde estn los datos el grfico.

Aunque inicialmente no tiene muy buen aspecto simplemente con hacer clic en los botones de desplazamiento y sin soltar, arrastrar el ratn, podemos agrandarlo hasta el tamao que queramos.

Ventas
5000000 4000000 3000000 2000000 1000000 0 1000000 850000 3850000 1800000

Una vez creado el grfico automticamente nos aparece la barra de herramientas de grficos. Para modificarlo hacemos clic sobre el grfico y luego elegimos qu queremos hacer.

El significado de los botones es: Galera de grficos. Haciendo clic y arrastrndolo podemos cambiar el tipo de grfico que elegimos. Elegimos el tipo de formato de los ejes. Inserta la tabla de contenidos. Muestra u oculta la leyenda. Cambia de columnas a filas el estilo del grfico. Cambia la inclinacin de los datos de la hoja de calculo.

7.2.- Editar un Grfico

Podemos modificar las propiedades de un grfico una vez creado haciendo clic sobre l y eligiendo dentro de Formato la opcin Objeto

Aqu podemos cambiar el aspecto general del cuadro donde est el grfico. Para editar todo el grfico haremos doble clic sobre l. Tambin haciendo clic y luego pulsando el botn derecho y arrastrando el ratn hasta Editar objeto. Nos

sale as un dibujo del objeto en el que podemos seleccionar lo que queramos cambiar.

Haciendo clic en la leyenda (Ventas) y en el botn derecho, o doble clic obtenemos un cuadro de similar funcionamiento al de formato de celda, donde podemos ajustar bordes, colores, tipos y tamaos de letra, alineacin etc.

Seleccionando el rea de trazado.

Haciendo clic en el botn derecho y eligiendo Formato del rea de trazado.

Podemos cambiar el borde y el color, visualizando una muestra del resultado.

Para las lneas de divisin podemos cambiar el aspecto y la escala para ajustarla a un tamao adecuado.

Para el eje podemos hacerlo de igual forma

Para una columna individual (punto) tenemos.

7.3.- Insercin de Imgenes

Disponemos en Excel de la posibilidad de insertar imgenes grficas para mejorar la presentacin del documento. Podemos hacerlo eligiendo la opcin de Imagen del men Insertar, o bien con el portapapeles con las opciones de cortar y pegar (igual que vimos con las celdas). El cuadro de insertar imagen que obtenemos es:

Muy similar al cuadro que aparece al poner un fondo a la hoja de clculo. Podemos insertar imgenes de distintos tipos: .wmf , .bmp, .tif, .gif, .tga, .jpg y otros tipos de formatos grficos de otros programas.

7.4.- Dibujando en Excel

Podemos crear una serie de dibujos geomtricos mediante las herramientas de dibujo. Para activar las herramientas de dibujo podemos pulsar sobre el botn dibujo, o bien activar la barra de herramientas de dibujo en el men Ver en la

opcin de barras de herramientas, haciendo clic en el recuadro correspondiente. Obtenemos lo siguiente:

7.5.- Ejercicios
1.- Una de las caractersticas ms llamativas de Excel es: a) La posibilidad de realizar y modificar grficos a partir de los datos de una hoja de clculo. b) La posibilidad de hacer clculos matemticos. c) La posibilidad de realizar estadsticas. d) La posibilidad de hacer base de datos. 2.- Para realizar un grfico, tenemos que: a) Hacer clic en el botn c) A y B son correctas. d) Ninguna es correcta. 3.- Como se denominan los siguientes grficos y cual es su funcionalidad: _________________ _________________ _________________ _________________ de la barra de botones estandar.

b) Hacer clic en Insertar/grfico de la barra de mens.

________________ ________________

__________________ __________________

4.- Como se denominan cada una de las zonas sealadas:

5.- Numere desde el 1 al 6 cada uno de los pasos a seguir para realizar un grfico de excel. o Completar el grfico con opciones de visualizacin ttulos de ejes, ttulo de grafico, posicin de la leyenda. o o o o o Pulsar sobre el botn

Insertar los datos en la hoja de clculo. Decidir la ubicacin del grfico. Marcar los datos de origen para la creacin del grfico. Seleccionar el tipo de grfico.

CAPTULO

Bases de datos con Excel

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Las hojas de clculo como Excel, aunque no sea su propsito fundamental pueden manejar registros de bases de datos. Se configuran normalmente colocando los registros por filas, usando las columnas para los campos, para cada campo distinto una columna.

8.1.- Creacin de una Base de Datos

Supongamos que un profesor quiere hacer una base de datos de alumnos con los campos Nombre, Apellido1, Apellido 2, Edad, Repite. Para rellenar 3 registros (3 alumnos) los colocara as.

Seleccionamos el rango A1:E4 y elegimos Formulario dentro de Datos.

Directamente nos crea un cuadro de dilogo con los epgrafes que tenemos y nos permite crear un nuevo registro, eliminar uno, buscar el anterior o el siguiente y restaurar los datos anteriores a una modificacin. Podemos bsqueda. tambin elegir para fijar condiciones de

8.2.- Filtros de Bases de Datos

Podemos ver un filtro de los registros que tenemos eligiendo la opcin Filtros del men Datos.

Con Filtro automtico tenemos:

Eligiendo cualquier botn

y escogiendo un dato de un registro slo se

ver este (con el nmero de su fila azul).

Tambin podemos modificar, eligiendo Filtro avanzado, las opciones del filtro automtico. Y as ajustar las opciones que queremos del filtro automtico.

8.3.- Asistente Para Plantillas

Podemos usar el asistente para plantillas de Excel para vincular los datos de una serie de celdas a campos de una base de datos, con lo cual lo que escribamos en las mismas lo aceptar como registros de la base de datos. Escribimos lo siguiente:

Seleccionamos en el men Datos Asistente para plantillas....1

Elegimos Siguiente>. Elegiremos el nombre de la base de datos y su ubicacin en el paso dos. A continuacin nos aparecer la siguiente ventana. Una vez que Siguiente>. Podemos llenar los datos indicando las celdas en las que pondremos los campos de los registros. hayamos elegido

Pulsando Siguiente>

Haciendo clic en siguiente ya se crea la plantilla de introduccin de datos y la base de datos asociada. (Pulsando Terminar).

Ya tenemos disponible por tanto la plantilla y al seleccionar Archivo Nuevo nos aparece la plantilla creada.

8.4.- Clasificar Registros

Otra de las funciones bsicas disponible es la de clasificar los registros de la base de datos creada con anterioridad. Como en cualquier base de datos existe la posibilidad de fijar varios parmetros de clasificacin. Si tenemos un ejemplo como el anterior y queremos ordenar los alumnos de la manera natural, por apellidos y luego por nombre. Seleccionamos los registros:

Elegimos la opcin Ordenar dentro de Datos, fijando el orden de clasificacin que hemos dicho.

Y obtendremos el resultado esperado. Tambin se puede clasificar en orden ascendente haciendo clic en en orden descendente haciendo clic en . , y

8.5.- Importar y Exportar Datos

Se puede en Excel importar y exportar datos a otras bases de datos, en particular con Access (la base de datos de Microsoft). Para importar datos bastar con ejecutar Abrir Archivo, de cualquiera de las formas que se indic en el tema correspondiente, y elegir el tipo de archivo en la lista desplegable. Se pueden guardar bases de datos en formato Access eligiendo Convertir a Access del men Datos, o bien usar los formularios o informes de Access.

8.6.- Ejercicios

1.- Las hojas de clculo como Excel, .... aunque no sea su propsito fundamental pueden manejar registros de bases de datos. solo trabajan con datos numricos. trabajan con datos numricos y base de datos. tambin sirve para crear base de datos.

2.- Cree una plantilla con el nombre Mi primera plantilla, que contenga los campos Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Provincia, Telfono y Parentesco (amigo, primo, to, ...). 3.- Rellene la plantilla del ejercicio anterior con al menos 10 filas de registros y realice los siguientes ejercicios: a) Ordenar la base de datos por Primer apellido. b) Cambiar el orden a descendente (Z-a). c) Aplicar un filtro a la base de datos y buscar un registro de parentesco primo. d) Ordenar la base de datos por Parentesco. e) Cambiar el orden a ascendente (A-z).

CAPTULO

Otras utilidades de Excel

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Recogemos en esta leccin otras herramientas que podemos Excel y que se utilizan normalmente en el trabajo. utilizar en

9.1.- Correccin de Ortografa

Podemos

corregir

errores

ortogrficos

con

Excel,

ya

que

cuando

seleccionemos esta opcin buscar en su diccionario las palabras y nos dar una lista de posibles opciones de las que no encuentra y estn probablemente errneas. Para arrancar la correccin de ortografa elegimos Ortografa ... del men Herramientas, o bien pulsando F7, o bien haciendo clic en el botn de correccin ortogrfica que tiene las letras ABC.

9.2.- Correccin Automtica

Disponemos en Excel de la posibilidad de que cambie automticamente algunas cosas o palabras en que es frecuente equivocarse al escribir. Se selecciona eligiendo la opcin Autocorreccin del men Herramientas, y tenemos:

Podemos aqu sealar para corregir dos maysculas seguidas, poner en maysculas los nombres de los das, usar la tabla de reemplazamientos habituales que tenemos abajo. Siempre podemos escribiendo algo errneo y el correspondiente corregido.

9.3.- Proteger los Datos

Como ya dijimos podemos proteger los datos de las hojas de clculo o del libro en que estamos trabajando. Se protegen al elegir la opcin todas las celdas que estaban marcadas para protegerlas en la hoja o libro. Elegimos entonces la opcin Proteger del men Herramientas.

En Proteger hoja podemos fijar la contrasea y proteger el Contenido, los Objetos o Escenarios, pudiendo elegir los que queramos de estos. Tambin de igual modo podemos proteger todo el libro (en la opcin proteger libro), pudiendo proteger la Estructura o

bien las Ventanas (no se puede modificar la visualizacin de ventanas).

9.4.- Autoclculo

En la barra de estado tenemos una posibilidad adicional de ver el autoclculo de un rango que tengamos seleccionado. Automticamente Excel nos muestra el resultado de aplicar la funcin de clculo (la suma por defecto) al rango seleccionado. Por ejemplo:

Rango

Autosuma

Se puede cambiar la funcin que ejecuta el autoclculo llevando el ratn encima de la zona de autoclculo y pulsando el botn derecho del ratn, seleccionando la que deseemos.

9.5.- Mapas

Podemos ilustrar alguna tabla o datos que pongamos en Excel usando los mapas que incluye. Seleccionando Mapa del men Insertar. Elegimos el sitio donde colocarlo, haciendo clic y arrastrando el ratn. Tambin podemos elegir el mapa que queremos.

Eligiendo Espaa, por ejemplo.

Podemos personalizar lo que queremos tener en el mapa haciendo clic en el botn derecho sobre el mapa, obteniendo:

En Elementos tenemos varias opciones que podemos activar para fijar lo que queremos visualizar.

Podemos adems fijar en Personalizado los caracteres que queremos que representen cada elemento, eligiendo uno y pulsando el botn posibles caracteres. Podemos tambin usar la barra de herramientas que aparece para modificar el mapa. , tenemos los

9.6.- Impresin de Datos

Los datos y clculos que obtenemos en la hoja electrnica podemos obtenerlos impresos. Para ello seleccionamos la opcin Imprimir del men Archivo, o bien pulsamos Control + P, o bien pulsamos .

Aqu podemos seleccionar la impresora donde se imprimir, lo que queremos imprimir (todo, una seleccin, o las hojas seleccionadas), qu pginas se imprimirn de la hoja u hojas seleccionadas y cuntas copias queremos. Tambin podemos imprimir con las opciones de defecto, pulsando seleccionado. .

Podemos tambin sacar una imagen de cmo se imprimir lo que hemos

Aqu tenemos disponibles las opciones: Siguiente, que nos pasa a la pgina siguiente (salvo que estemos en la ltima) Anterior que nos pasa a la pgina anterior (salvo que estemos en la primera) Zoom, que nos aumenta o disminuye el tamao de visualizacin Imprimir, que vuelve al men de impresin Preparar, que ejecuta preparar pgina (ya visto con anterioridad) Mrgenes, para ver los mrgenes, encabezados y pies de pgina. Adems podemos desplazarlos pulsando sobre las lneas que aparecen y arrastrando el ratn. Cerrar, sale de este cuadro. Ayuda, nos ensea la ayuda asociada a este cuadro.

9.7.- Administrador de Escenarios

El administrador de escenarios es una utilidad que nos permite asignar valores cambiantes en una serie de celdas, de manera que podamos hacer suposiciones del tipo qu pasara si cambiamos. Esto puede ser til para, por ejemplo, presupuestos, beneficios en la venta de un producto y cualquier otro supuesto en el que los datos iniciales son una suposicin o previsin y el resultado (beneficio) depende de los datos reales.

Podemos entonces tener unas celdas que sern cambiantes (hasta 32 series) y unos resultados que dependern de ellos. Tambin se les puede dar nombre, guardarlos y ver los distintos escenarios. Vemoslo con un ejemplo. Suponemos que tenemos un producto (zapatillas deportivas) que tiene una serie de gastos fijos en la fbrica, una serie de gastos variables y un precio de venta para cada unidad y, por supuesto, un resultado (positivo o negativo).

Seleccionamos Escenarios en el men de Herramientas.

Escogiendo

podemos crear el escenario. En nuestro caso las

celdas cambiantes sern: B4:B6;C4:E4. Ya que el costo de mano de obra lo hemos puesto que dependa del nmero de unidades fabricadas y las materias primas tambin. Rellenamos el cuadro de dilogo con esos datos y le damos el nombre CASO INICIAL.

Si aceptamos los valores tenemos creado un escenario con las condiciones iniciales que hemos dado. Podemos, por ejemplo, con el Solver, averiguar cuntas unidades tenemos que vender para amortizar gastos (beneficio 0%), considerando que siempre fabriquemos 50 de ms por posibles pedidos inesperados. Obtenemos 1586,365 unidades, que es el punto crtico a partir del cual obtendremos beneficios. Este punto lo fijaremos en el Administrador de Escenarios como PUNTO CRITICO.

Podemos ahora probar cambiando el valor del nmero de unidades vendidas poniendo por ejemplo 2500.

En el cual el beneficio es ya del 25%. Podemos asimismo modificar los gastos y crear tantos escenarios posibles como deseemos asignndoles nombres y pudiendo as most

Excel 2000

CAPTULO

10

. . . . . . . . . .

Macros en Excel

. . . . . . . .
Una macro es una funcin que agrupa una serie de tareas que normalmente realizamos de forma repetitiva y que podemos asignar a una combinacin de teclas. As, cada vez que queramos repetir la misma tarea nicamente ser necesario pulsar esa combinacin de teclas.

10.1.- Crear y Grabar una Macro

Para crear una macro elegimos dentro del men Herramientas la opcin Grabar macro, y Grabar nueva macro...

As se arranca la grabadora de macros de Excel.

Excel 2000

Asignndole un nombre y pulsando

ya podemos comenzar a que nos

grabar la macro. Para parar la grabacin haremos clic en el botn

aparece en la esquina superior derecha. Supongamos que seleccionamos el rango A1:E11 y lo imprimimos. Hacemos la seleccin, elegimos imprimir y paramos la grabacin de la macro. As ya la tenemos creada.

Hay ms opciones disponibles para una macro, que obtenemos si al grabarla elegimos . Aqu obtenemos un cuadro que, marcando la adecuada, nos permite: opcin

Excel 2000

Asignar unas teclas de ejecucin CTRL + tecla (donde en tecla podemos poner la que queramos).

Cuando hemos terminado de grabar la macro si la hemos incluido en el libro que estamos usando aparece una nueva hoja al final del libro. Hoja de la macro

Si hacemos clic en la solapa de Mdulo1 aparece la macro tal y como se grab, y podemos editarla y modificarla. El lenguaje en el que se graba es Visual Basic. Aqu no entraremos en detalles del lenguaje, pero en la ayuda de Excel podremos aclarar nuestras dudas. Tambin podamos haber editado la macro seleccionando en el men Herramientas Macro, eligiendo nuestra macro con el ratn y pulsando.

10.2.- Asignarle una Macro a un Botn

Hay un mtodo muy vistoso de ejecutar una macro que consiste en dibujar un botn en la hoja y asignarle una macro. Para entenderlo usaremos el ejemplo de las zapatillas deportivas al que le vamos a poner un botn tal que al pulsarlo seleccione el rango A1:E11 y lo imprima. Una vez abierto el libro, elegimos en el men Ver Barras de Herramientas y en el cuadro que se obtiene seleccionamos Formulario. Aparece la barra de formulario siguiente:

Excel 2000

En esta barra seleccionamos Crear Botn (

).

Y pulsando y arrastrando le damos el tamao que deseemos. Pulsando el botn derecho del ratn, elegimos del men emergente Asignar macro.

Y en el cuadro que aparece podemos asignarle una macro ya creada o grabar una nueva. En nuestro caso asignamos impresinf y hacemos clic en . As ya tenemos una macro que al hacer clic en el botn se ejecutar, imprimiendo el rango seleccionado.

El tamao, caractersticas y texto del botn creado se pueden cambiar fcilmente.