GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

TECNICAS UTILES PARA LA CAPTURA DE DATOS ...................................... ..................2

Limitación de entradas para tipos de datos específicos: ........................... ....................2
Selección de un rango de celdas de entrada antes de introducir datos: ........................2
Uso de Control+Enter para poner la misma información en un rango de celdas: ...........2
PEGADO ESPECIAL.................................................................................................. ........4
DAR NOMBRES A CELDAS Y RANGOS......................................................... ...................4
CREAR NOMBRES.............................................................................. ...........................5
COMENTARIOS............................................................................................... ...................6
MODIFICAR UN COMENTARIO......................................................................... .............6
ELIMINAR UN COMENTARIO....................................................................... ..................6
FORMATO CONDICIONAL.......................................................................... .......................8
ESTILOS..................................................................................................... ........................8
Especificar formatos para un estilo:......................................................... ........................8
Copiar estilos de otro libro.................................................................................................... ...9
PLANTILLAS.................................................................................................. .....................9
CREAR UNA PLANTILLA ................................................................................................ 9
MODIFICAR UNA PLANTILLA............................................................................. ..........10
TRABAJAR CON LAS VENTANAS DE EXCEL....................................................... ..........10
LISTAS EN EXCEL................................................................................ .......................12
USAR UNA LISTA COMO BASE DE DATOS....................................................... .................12
INSTRUCCIONES PARA CREAR UNA LISTA EN UNA HOJA DE CÁLCULO......................12
FORMULARIOS ......................................................................................................... ..........13
Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos.......................... ................13
Modificar el registro de una lista utilizando un formulario de datos.......................................14
Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos...................................... ....14
Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos......................... ........14
Opciones de autofiltro.................................................................................. .........................15
ORDENAR LISTAS........................................................................................... ....................16
INSERTAR SUBTOTALES EN UNA LISTA................................................. ..........................17
Muchos de los elementos de una Lista están relacionados de alguna forma. Por ejemplo,
dentro de la Lista que se está trabajando, ciertos Empleados pertenecen a ciertos Departa-
mentos. Esto permite poder agruparlos por Departamento y calcular el Salario de cada De-
partamento, o sea, calcular subtotales por Departamento............................ ........................17
Funciones de resumen para listas con subtotales........................................................... ......18

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TECNICAS UTILES PARA LA CAPTURA DE DATOS

Las siguientes técnicas simplifican el proceso de captura de datos

Limitación de entradas para tipos de datos específicos:

Una técnica muy útil es limitar los errores de
entrada de datos especificando el tipo de da-
tos que la celda o rango de celdas debe alo-
jar. Por ejemplo, si una celda es usada para
el “mes”, se puede indicar que solo admita
valores entre 1 y 12. Para establecer una va-
lidación de datos se selecciona el comando
Validación del menú DATOS, es este cuadro
de diálogo se definen:
• los datos permitidos
• un mensaje que aparecerá al selec-
cionar la celda validada
• un mensaje que aparecerá si se intro-
ducen datos no válidos

Selección de un rango de celdas de entrada antes de introducir datos:

Si se selecciona un rango de celdas antes de introducir los datos, al presionar la tecla Enter,
se volverá “celda activa” la siguiente celda dentro de la selección. Si la selección consiste
de varias filas y columnas, Excel primero se mueve hacia abajo y al llegar a la última celda
seleccionada brinca automáticamente a la siguiente columna dentro de la selección.

Uso de Control+Enter para poner la misma información en un rango de celdas:

Si se van a introducir los mismos datos en varias celdas, se pueden seleccionar todas las
celdas que se quiere contengan el mismo dato, teclear el dato y utilizar la combinación de
teclas Control+Enter. Se insertará la misma información en cada celda de la selección.

Rellenar celdas con texto o valores secuenciales:

Con frecuencia es necesario rellenar celdas con texto
secuencial, es decir, días de la semana, series de nú-
meros, texto más un número (Día 1, Día 2 …). Esto se
logra cuando se copia una celda que contiene el pri-
mer valor o las primeras secuencias de valores arras-
trándola(s) con el ratón.

El método consiste en:

1. Seleccionar la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuación, intro-
ducir el valor inicial de la serie.
2. Para incrementar la serie en una determinada cifra, seleccionar la siguiente celda del
rango e introducir el elemento siguiente de la serie. La diferencia entre los dos ele-
mentos iniciales determinará la cifra de incremento de la serie.
3. Seleccionar la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. Arrastrar el
controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar.
• Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha.
• Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

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Para especificar el tipo de serie, utilice el botón secundario

del ratón para arrastrar el controlador de relleno sobre el
rango y, a continuación, haga clic en el comando pertinente
del menú contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fe-
cha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la serie
FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en Re-
llenar años para la serie ENE-2003, ENE-2004 y así sucesi-
vamente.

Para controlar manualmente la creación de una serie, se debe utilizar el comando Rellenar
del menú EDICION, este comando permi-
te rellenar la o las celdas seleccionadas
con los valores que se encuentran en las
celdas que están arriba, abajo, a la iz-
quierda o a la derecha de ellas, o con la
opción Series, especificar varios paráme-
tros como son: el valor del incremento, el
límite al que debe llegar la serie, si la se-
rie irá en una fila o en una columna; si el
incremento es lineal (suma), geométrico
(multiplicación), cronológico (fechas) o si
se autorrellena con el mismo valor;.

La función Auto Completar hace fácil introducir el mismo texto en varias celdas, al teclear
las primera letras de un texto que ya se haya tecleado en esa misma co-
lumna, Excel completa la entrada automáticamente. Esto además de aho-
rrar tiempo, asegura que las entradas iguales, sean escritas correctamen-
te y sean coherentes.

Para introducir la fecha del día actual en la hoja de trabajo basta con seleccionar la celda
y utilizar la combinación de teclas Control+Shift+; Esta fecha es estática.

Para forzar que el texto aparezca en una nueva línea dentro de la misma celda se usa
la combinación de teclas Alt+Enter. Esto es similar a usar el formato de alineación “ajustar
texto”, pero tiene la ventaja de ejercer más control sobre la apariencia del texto ya que uno
decide donde será el cambio forzado de línea.

Si se desea escribir un número como fracción, se debe dejar un espacio

entre el entero y la fracción. Por ejemplo, para escribir 1/8 se debe introdu-
cir “0 1/8” en la barra de fórmulas aparecerá 0.125 pero en la celda se verá
la fracción.

La herramienta de Auto Corrección puede servir como

atajo para la captura de datos; por ejemplo, si frecuente-
mente se captura el nombre de la compañía Aceros y Alu-
minios Vallarta SA. de CV. Se puede crear una entrada
de auto corrección aav que evite teclear el nombre comple-
to. Siempre que se teclee la “palabra” aav Excel la cam-
biará automáticamente por el nombre completo. Se debe
marcar la opción “Reemplazar texto mientras se escribe” y
a continuación introducir tantas entradas como se desee.

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PEGADO ESPECIAL

El pegado especial permite especificar qué es lo que realmente se quiere copiar, todo (se-
ría el equivalente a pegar del menú edición), las fórmulas, los valores, realizar alguna opera-
ción entre el rango fuente y el rango destino y más opciones que se describirán a continua-
ción. Este comando se encuentra dentro del menú
EDICION.
• Todo: Pega contenido, formato, validación de
datos y comentarios.
• Fórmulas: Se copian sólo las fórmulas conteni-
das en el rango fuente.
• Valores: Copia el resultado de las fórmulas. El
destino de la copia puede ser un rango nuevo o
el original. En el segundo caso, Excel reemplaza
las fórmulas originales por sus valores actuales.
• Formatos: Solo copia el formato.
• Comentarios: Sólo los comentarios.
• Validación: Copia los criterios de validación.
• Todo excepto bordes.
• Ancho de columnas: Sólo cambia el ancho de la columna destino para que sea igual
que el de la columna fuente.

Ejecutar operaciones matemáticas sin fórmulas: Los botones de opciones de la sección

operación, permiten ejecutar operaciones aritméticas entre los valores que se copian y los
valores del rango donde se va a efectuar el pegado especial. Por ejemplo, se puede copiar
un rango a otro rango y seleccionar la operación multiplicar. Excel multiplica a los valores co-
rrespondientes del rango fuente y del rango destino y reemplaza el rango destino con los re-
sultados de la operación.

Saltar blancos evita que Excel sobrescriba el contenido de celdas en su área de pegado
con celdas en blanco desde el rango copiado. Esta opción es útil si se está copiando un ran-
go a otra área pero no se quiere que las celdas en blanco del rango copia sobrescriban los
datos existentes.

Transponer es una opción del cuadro de diálogo pegado especial que cambia la orientación
del rango copiado. Las filas se convierten en columnas y viceversa. Todas las fórmulas del
rango copiado se ajustan para que funcionen bien una vez transpuestas.

DAR NOMBRES A CELDAS Y RANGOS

Las celdas normalmente son identificadas por su ubicación dentro de la hoja, respecto de la
columna y renglón que la forman, por ejemplo, B5 o B3. Sin embargo, es posible también
asignarles un nombre que represente el dato que contienen, por ejemplo: IVA o DESCUEN-
TO.
Los nombres pueden ser asignados a una sola celda o a un rango de celdas, por ejemplo:
H5 puede llamarse BONO y el rango A1:A5 puede llamarse PRECIOS.

El dar nombre a una celda o rango de celdas tiene dos objetivos o ventajas:

1. Facilitar su uso dentro de las fórmulas, permitiendo que éstas sean más fáciles al mo-
mento de su escritura y más claras en su lectura, es decir, es fácil saber el origen de un
cálculo sin tener que localizar primero las celdas para poder identificar el sentido del cál-
culo realizado.

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2. Localizar de manera rápida los diferentes datos dentro

de una hoja o entre todas las hojas del libro de trabajo,
por medio del comando Ir a (que se encuentra en el
menú Edición o bien presionando la tecla F5) y que per-
mite viajar a las celdas o rangos, identificándolos por su
nombre sin tener que saber de memoria en qué celda se
encuentra cada dato. También se puede viajar a una
celda o rango seleccionando su nombre del Cuadro de
Nombres.

Así, una fórmula que incluya el cálculo del to-

tal de una venta, en una hoja en la que el IVA
se encuentra en la celda B5 y el Subtotal en
la celda B4, podría ser: =B4+B5 o bien, utili-
zando los nombres de celdas:
=Subtotal+Iva.

DEFINIR NOMBRES

Para definir nombres de celdas o rangos existen varios métodos:

• Usando el cuadro de nombres:
a. Seleccionar la celda o el rango de celdas a la cual se le quiere asignar el nombre.
b. Hacer clic en el cuadro de nombres, lo cual pondrá en inverso el nombre prede-
terminado de la celda.
c. Escribir el nombre que se le quiere asignar a la celda o al rango de celdas.
d. Dar un Enter.

• Usando el comando Nombre del menú

INSERTAR:
a. Seleccionar la celda o el rango de cel-
das a la cual se le quiere asignar el
nombre.
b. Seleccionar el comando Nombre del
menú INSERTAR.
c. Seleccionar la opción definir y teclear
el nombre que se desee dentro del
cuadro de diálogo que aparece.
d. Presionar agregar o aceptar.

CREAR NOMBRES

Es posible asignar a una serie de celdas que contienen datos, los nombres que se encuen-
tran en las celdas, a su izquierda, arriba, abajo o a su derecha, según el diseño de la hoja de
cálculo. Esto permite ahorrar tiempo, ya que se crean nombres para varias celdas con un
solo procedimiento:

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• Primero se deben seleccionar tanto las celdas que contie-

nen el texto que será usado como nombre, como las celdas
que contienen los datos. Estas celdas deben ser adyacen-
tes.
• Seleccionar el comando nombre del menú insertar.
• Elegir la opción crear.
• Excel muestra el cuadro de diálogo crear nombres, donde
es posible elegir si los nombres serán tomados de la fila su-
perior o inferior o de la columna izquierda o derecha.
• Presionar el botón aceptar.

COMENTARIOS

Las hojas de trabajo grandes y complejas pueden ser difíciles de comprender. En estos ca-
sos puede ser útil tener documentación que explique ciertos elementos de la hoja de trabajo.
Una manera de hacerlo es añadir comentarios a las celdas. Esta función es útil cuando se
necesita documentar un valor en particular o para recordar o explicar lo que hace una fórmu-
la.

AÑADIR UN COMENTARIO A UNA CELDA

• Seleccionar la celda a la que se le añadirá un comentario.

• Seleccionar el comando Comentario del menú INSER-
TAR. Excel inserta un cuadro de comentario que apunta a
la celda seleccionada.
• Introducir el texto del comentario dentro del cuadro y hacer
clic en cualquier sitio de la hoja de trabajo para ocultar el
comentario.
• Las celdas que tienen un comentario muestran un triángu-
lo rojo en la esquina superior derecha. Al poner el ratón
sobre éste el comentario se hace visible.

MODIFICAR UN COMENTARIO

• Posicionarse en la celda que contiene el comentario

que se desea modificar.
• Seleccionar el comando Modificar comentario del
menú INSERTAR, lo cual desplegará el comentario.
• Hacer los cambios necesarios.

ELIMINAR UN COMENTARIO

• Posicionarse en la celda que contiene el comentario

que se desea eliminar.

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• Desplegar con el botón derecho del ratón el menú contextual y seleccionar el coman-
do Eliminar comentario.

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FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional permite determinar el formato de una celda en función de su conteni-

do. Por ejemplo, se puede presentar la información sobre las ventas de este año en azul y
negritas si son más altas que las del año pasado y en rojo y cursiva si son más bajas.

Para aplicar un formato condicional se debe:

1. Seleccionar la celda o rango a la que se aplicará el formato.

2. Elegir el comando Formato Condicional del menú FORMATO.
3. Establecer dentro del cuadro de diálogo las condiciones que definirán el criterio de
selección.
4. Hacer clic en el botón Formato para configurar las características que tendrán las
celdas que cumplan la condición.

NOTA: Se pueden establecer hasta tres condiciones.

El formato condicional solo funciona si se introducen los datos manualmente o si son
el resultado de una fórmula. No funcionan si se copia un dato a esa celda.

ESTILOS

Estilo es un conjunto de formatos de celda que, al estar agrupados bajo un nombre, permite
aplicarlos a una o varias celdas con una sola instrucción. Esto ayuda a conseguir un formato
consistente, tanto en una hoja de cálculo como en varias hojas o libros de trabajo.

Especificar formatos para un estilo:

1. En el menú FORMATO, hacer clic en Estilo.

2. En el cuadro Nombre del estilo, escribir el nombre que se desee asignar al nuevo
estilo.
3. Para cambiar el formato de un estilo existente, hacer clic en el estilo que se desee
cambiar.
4. Hacer clic en Modificar.
5. En cualquiera de las fichas del cuadro de diálogo, seleccionar los formatos que de-
see y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

6. Para obtener ayuda acerca de una opción, hacer clic en el signo de interrogación y, a
continuación, hacer clic en la opción.
7. Desactivar la casilla de verificación correspondiente a cualquier tipo de formato que
no se desee incluir en el estilo.
8. Para definir y aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, hacer clic en Aceptar.
9. Para definir el estilo sin aplicarlo, hacer clic en Agregar y, a continuación, en Cerrar.

Al hacer una modificación a un estilo, todas las celdas a las que se les haya aplicado ese
estilo serán modificadas automáticamente (siempre y cuando primero se haya escrito el tex-
to y después aplicado el estilo).

Los estilos que se crean en determinado Libro, solo están disponibles para dicho Libro. Si
se quieren usar en otro Libro se debe usar la opción Combinar del cuadro de diálogo Estilo.
Para utilizar esta opción debe estar abierto el Libro que contiene los estilos a combinar.

Copiar estilos de otro libro

1. Abrir el libro que contenga los estilos que se desean copiar.
2. Abrir el libro al que desean aplicar los estilos y, a continuación, hacer clic en Estilo del
menú FORMATO.
3. Hacer clic en Combinar.
4. En el cuadro Combinar estilos de, hacer doble clic en el libro que contenga los estilos
que desee copiar.

Nota: Si el libro activo contuviera estilos con el mismo nombre que los estilos que desean
copiar, se deberá confirmar que se desea combinar los estilos que tienen los mismos nom-
bres. Para reemplazar los estilos del libro activo por los estilos copiados, hacer clic en Sí.
Para mantener los estilos del libro activo, hacer clic en No. Este mensaje de advertencia
aparecerá una sola vez, independientemente del número de nombres de estilos en conflicto.

PLANTILLAS

Una plantilla es esencialmente un archivo con ciertas características que sirven como base
para crear otros archivos. Esto proporciona un aspecto uniforme entre documentos y signifi-
ca ahorro de tiempo.
Las plantillas pueden ser usadas para una variedad de propósitos, que van desde libros de
trabajo de “rellenar los huecos en blanco”, hasta cambiar cualquier valor predeterminado de
Excel que se desee.
La plantilla normal de Excel se llama Libro, por esa razón los archivos nuevos antes de po-
nerles su nombre se llaman Libro1, Libro2, etc. Excel cuenta con otro tipo de plantillas, por
ejemplo, facturas, informes de gastos y pedidos; y también brinda la posibilidad de crear
plantillas personalizadas.
Si se abre un nuevo archivo basado en una plantilla diferente a la plantilla normal, el nuevo
archivo se nombrará: nombre de la plantilla1, nombre de la plantilla2, etc.

CREAR UNA PLANTILLA

1. Crear un libro que contenga las hojas, texto predeterminado (como los encabezados
de página y los rótulos de filas y columnas), fórmulas, macros, estilos y otro formato
que se desee en los nuevos libros que se basen en la plantilla.
2. En el menú ARCHIVO, hacer clic en Guardar como.
3. En el cuadro Guardar como tipo, hacer clic en Plantilla (*.xlt).

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

4. En el cuadro Guardar en, aparecerá la carpeta Plantillas que es donde se debe

guardar para tener acceso a ella con el comando Nuevo archivo.

MODIFICAR UNA PLANTILLA

Para modificar una plantilla se sigue el mismo procedimiento que con un archivo normal,
sólo hay que tener cuidado de volverla a guardar como tipo .xlt y con el mismo nombre.

TRABAJAR CON LAS VENTANAS DE EXCEL

Excel permite tener abiertos tantos libros como se desee, aun-

que por lo general se trabaja con uno solo de ellos, y los demás
estarán minimizados en la barra de tareas, si se necesita revisar
la información de 2 o más libros o copiar información entre ellos
se pueden arreglar los tamaños de las ventanas manualmente o
bien seleccionar del menú VENTANA el comando Organizar y
seleccionar una de las 4 opciones de organización de ventanas
que presenta el siguiente cuadro de diálogo:

También es posible mostrar un único libro en más de una ventana.

Por ejemplo, si se quieren ver dos partes diferentes de una misma
hoja o si se tiene un libro con 2 hojas, y se quiere ver cada hoja en
una ventana diferente, se debe usar el comando Nueva ventana del
menú VENTANA, esto no crea una copia del libro, solo permite verlo
en dos ventanas diferentes, cualquier modificación que se realice en
una ventana, será mostrada también en la otra.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

Si se prefiere no desordenar la pantalla con ventanas adicionales, Excel tiene otra opción
para ver varias partes de la misma hoja de trabajo. El comando Dividir divide la hoja activa
en dos o cuatro paneles separados. La división se da en donde se encuentre la celda acti-
va, pero se pueden redimensionar arrastrándolos con el ratón. Para quitar los paneles divi-
didos se selecciona el comando Quitar división del menú VENTANA.

Inmovilizar paneles permite mantener siempre visibles las columnas y filas que así se deci-
da mientras se desplaza el resto de la hoja. Para congelar paneles primero se debe selec-
cionar la celda que se encuentre debajo de la o las filas y a la derecha de la o las columnas
que se quieren inmovilizar y después aplicar el comando Inmovilizar Paneles del menú
VENTANA. Este comando se convierte en Movilizar Paneles cuando tenemos paneles
congelados.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

LISTAS EN EXCEL

Una lista es una serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos relaciona-
dos, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono
de clientes.

USAR UNA LISTA COMO BASE DE DATOS

En Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan
tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Excel reco-
noce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de
la lista para organizar los datos.

• Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.

• Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de
datos.

• Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

INSTRUCCIONES PARA CREAR UNA LISTA EN UNA HOJA DE CÁLCULO

Utilizar sólo una lista por hoja de cálculo Se debe evitar que haya más de una lista en
una hoja de cálculo. Algunas de las características de administración de listas, como el filtra-
do, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

Colocar elementos similares en una columna Diseñar la lista de forma que las filas ten-
gan elementos similares en la misma columna.

Mantener la lista separada Dejar en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la
lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y se-
leccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales auto-
máticamente.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

Utilizar rótulos de columna con formato Crear rótulos de columna en la primera fila de la
lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los
datos. Utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de le-
tras mayúsculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. Dar a las
celdas el formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.

Utilizar bordes de celda Cuando se desee separar los rótulos de los datos, utilizar bordes
de celda — no utilizar filas en blanco ni guiones — para insertar líneas debajo de los rótulos.

Evitar filas y columnas en blanco Evitar la colocación de filas y columnas en blanco para
que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.

No insertar espacios iniciales ni finales Los espacios adicionales al principio o al final de

una celda influyen en las clasificaciones y en las búsquedas. En lugar de insertar espacios,
aplique sangría al texto dentro de la celda.

Extienda formatos de lista y fórmulas Al agregar nuevas filas de datos al final de una lis-
ta, Excel utiliza fórmulas y formatos coherentes. Para ello, tres de las cinco celdas anteriores
deberán utilizar el mismo formato o la misma fórmula.

FORMULARIOS

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o mostrar

con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez. También
se pueden usar los formularios de datos para ubicar y eliminar registros.

Antes de utilizar un formulario de datos para

agregar un registro a una lista nueva, ésta
deberá tener rótulos en la parte superior de
cada columna que contenga. Excel utiliza
estos rótulos para crear campos en el for-
mulario.
Nota Los formularios de datos pueden pre-
sentar 32 campos como máximo a la vez.

Agregar un registro a una lista utilizando

un formulario de datos

1. Hacer clic en una celda de la lista a

la que se desee agregar registros.
2. En el menú DATOS, hacer clic en
Formulario.
3. Hacer clic en Nuevo.

4. Escribir la información para el nuevo registro.

5. Para ir al campo siguiente, presionar TAB. Para ir al campo anterior, presionar MA-
YÚS + TAB.
6. Una vez escritos los datos, presionar Enter para agregar el registro.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

Una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y ce-
rrar el formulario de datos.

Nota
• Mientras se agrega un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en
Restaurar antes de presionar Enter o Cerrar.

Modificar el registro de una lista utilizando un formulario de datos

1. Hacer clic en una celda de la lista que desee cambiar.

2. En el menú DATOS, hacer clic en Formulario.
3. Buscar el registro que desee modificar.
4. Cambiar la información en el registro.
5. Una vez cambiados los datos, presionar ENTRAR para actualizar el registro y des-
plazarse al registro siguiente.

Una vez cambiados los registros, hacer clic en Cerrar para actualizar el registro presentado
y cerrar el formulario de datos.

Nota
• Si se cambia un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta que
presione Enter o Cerrar para actualizar el registro.

Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos

• Para desplazarse entre registros de uno en uno, se utilizan las flechas de la barra de
desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, ha-
cer clic en la barra de desplazamiento.

• Para desplazarse al registro siguiente de la lista, hacer clic en Buscar siguiente. Para
moverse al registro anterior de la lista, hacer clic en Buscar anterior.

• Para definir las condiciones de búsqueda, o criterios de comparación, hacer clic en Cri-
terios. Introducir los criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que
coincidan con los criterios, hacer clic en Buscar siguiente o en Buscar Anterior. Para
regresar al formulario de datos sin buscar los registros basándose en los criterios especi-
ficados de deben borrar los criterios.

Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos

Precaución Si se elimina un registro utilizando un formulario de datos, no podrá recuperar-

se. El registro quedará eliminado permanentemente.

1. Hacer clic en una celda de la lista.

2. En el menú DATOS, hacer clic en Formulario.
3. Buscar el registro que se desee eliminar.
4. Hacer clic en Eliminar.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos
de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifi-
que para una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:
• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente

las filas que no se deseen mostrar.

Cuando se utiliza el comando Autofiltro, aparecen unas flechas de Autofiltro a la derecha

de los rótulos de columna de la lista filtrada.

Uso de las flechas de Autofiltro Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se
muestra una lista de todos los elementos visibles y únicos de la columna, incluidos los espa-
cios en blanco (todos los espacios) y los que no están en blanco. Si se selecciona un ele-
mento de una lista de una columna específica, se ocultan instantáneamente todas las filas
que no contengan el valor seleccionado.

Ver una lista filtrada Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la fle-
cha de Autofiltro de la columna con un valor seleccionado es azul y los números de las filas
filtradas también son azules.

Opciones de autofiltro

Para Hacer clic en

Presentar todas las filas Todas
Presentar todas las filas situadas entre los límites superior e inferior Las 10 más
que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los
importes hasta el 10% de las ventas
Aplicar dos valores de criterio de la columna actual o utilizar opera- Personalizar
dores de comparación distintos de Y (el operador predeterminado)
Presentar sólo las filas que contienen una celda vacía en la columna Vacías
Presentar sólo las filas que contienen un valor en la columna No vacías

Nota Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que desea fil-
trar contiene una celda vacía.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

Mostrar un subconjunto de filas en una lista mediante filtros

Sólo se pueden aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la vez.

1. Hacer clic en una celda de la lista que desea filtrar.

2. En el menú DATOS, seleccionar Filtro - Autofiltro.

3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, hacer clic en la flecha
de la columna que contiene los datos que desea presentar.

4. Hacer clic en el valor.

5. Para aplicar otra condición, basada en un valor de otra columna, repetir los pasos 3 y
4 en ésta.

Para filtrar la lista por dos valo-

res de la misma columna, o
para aplicar operadores de
comparación distintos a Es
igual a, hacer clic en la flecha
de la columna y después en
Personalizar.

Notas

• Cuando se aplica un filtro

en una columna, los únicos
filtros disponibles en las demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada.

• Se puede aplicar un máximo de dos condiciones a una columna utilizando Autofiltro.

Para aplicar filtros más complejos o copiar filas filtradas a otra ubicación, se deben usar
filtros avanzados.

ORDENAR LISTAS

En ocasiones el orden de las filas de una lista no tiene importancia. Pero en otros casos, se
necesitará que las filas aparezcan en un orden concreto. Por ejemplo, ordenadas por De-
partamento.

Para ordenar rápidamente una lista por un solo campo:

1. Posicionarse en una celda del campo por el que se quiere ordenar la lista
2. Seleccionar uno de los botones de la Barra de Herramientas Estandar: Orden As-
cendente u Orden Descente

Excel determinará los límites de la Lista y ordenará todas las filas de la misma.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

Cuando de desea ordenar por más de un Campo se debe usar el comando Ordenar del
menú DATOS:

1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.

2. En el menú DATOS, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.

Nota

Si la columna que se especifique en el cuadro Orde-

nar por tiene elementos duplicados, puede conti-
nuarse ordenando los valores especificando otra co-
lumna en el primer cuadro Luego por. Si hay ele-
mentos duplicados en la segunda columna, puede
especificarse una tercera columna para ordenar en
el segundo cuadro Luego por.

INSERTAR SUBTOTALES EN UNA LISTA

Muchos de los elementos de una Lista están relacionados de alguna forma. Por ejemplo,
dentro de la Lista que se está trabajando, ciertos Empleados pertenecen a ciertos Departa-
mentos. Esto permite poder agruparlos por Departamento y calcular el Salario de cada De-
partamento, o sea, calcular subtotales por Departamento.

1. Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, para resu-
mir los Salarios por Departamento, ordene la lista por la columna Departamento.

2. Haga clic en una celda de la lista.

3. En el menú DATOS, haga clic en Subtotales.

4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic

en la columna que contenga los grupos cuyos
subtotales desee calcular. Deberá ser la misma
columna por la que se haya ordenado la lista en
el paso 1.

5. En el cuadro Usar función, seleccione la fun-

ción que desee emplear para calcular los subto-
tales. (Ver la Tabla de funciones en la página si-
guiente)

6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las ca-

sillas de verificación correspondientes a las co-
lumnas que contengan los valores cuyos subto-
tales desee extraer.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

Notas

• También se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos más pequeños dentro de

grupos de subtotales. Para esto, no debe estar activada la casilla de verificación
“Reemplazar Subtotales Actuales”

• Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los datos originales, con el
botón “Quitar Todos”.

Funciones de resumen para listas con subtotales

Para resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes funciones.

Usar esta función Para obtener

Suma La suma de los valores de una lista. Esta es la función prede-
terminada para datos numéricos.
Contar El número de elementos de una lista. Esta es la función pre-
determinada para datos no numéricos.
Promedio El promedio de los valores de la lista.
Máx El valor más grande de una lista.
Mín El valor más pequeño de una lista.
Producto El resultado de multiplicar todos los valores de una lista.
Contar números El número de registros o filas de una lista que contiene datos
numéricos.
Desvest Una estimación de la desviación estándar de una población,
donde la lista es la muestra.
Desvestp La desviación estándar de una población, donde la lista es
toda la población.
Var Una estimación de la varianza de una población, donde la lista
es la muestra.
Varp La varianza de una población, donde la lista es toda la pobla-
ción.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

TABLAS DINAMICAS

Las Tablas Dinámicas son una herramienta de Excel que permite resumir y analizar datos de
una Lista o una Base de Datos.

Se utilizan para consolidar datos o resumir datos sumando o aplicando alguna otra opera-
ción aritmética o estadística sobre los datos de la lista.

Para crear una Tabla Dinámica es necesario estar colocado en alguna celda de la lista y se-
guir los pasos del Asistente para Tabas Dinámicas que se encuentra dentro del menú DA-
TOS

Primer Paso:

Aquí se define donde se encuen-

tra la Lista o Base de Datos y
que tipo de informe se desea
crear

Segundo Paso:

En este paso se debe verificar

que el rango mostrado sea el co-
rrecto.

Tercer paso:

Definir donde va a que-

dar la Tabla Dinámica,
en una hoja nueva o en
una existente donde se
deberá especificar la
celda donde se desea
que comience.
En este paso se puede
diseñar la TD o dar Fi-
nalizar y diseñarla fuera
del asistente.

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GUIA DE EXCEL INTERMEDIO OCTUBRE 2002

DISEÑAR LA TABLA DINAMICA

Si en el paso 3 del Asis-

tente se seleccionó el bo-
tón Diseño, aparecerá
esta pantalla donde se se-
leccionan que campos
aparecerán como filas,
cuales como columnas y
que datos se van a resu-
mir(sumar, contar etc.)

La opción página se
muestra como una lista
desplegable que permite
ver una porción de datos
cada vez.

Si no se uso el Asistente para diseñar la TD aparecerá la hoja de cálculo con el siguiente di-
seño y la barra de herramientas de TD

En la Barra TD apa-
recen todos los cam-
pos de la Lista y
desde ahí se pue-
den arrastrar a la Ta-
bla Dinámica.

Si se decide quitar
algún campo, basta
con arrastrarlo fuera
de la TD.

Es este ejemplo, el campo Departamento esta como Fila, el Sa-

lario está como Dato y se usa la función suma, la flecha al lado
de el campo Departamento nos permite elegir de que departa-
mentos se quieren ver la información.

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