Introduction aux logiciels de gestion de rfrences bibliographiques :

EndNote et Zotero
Laure Mellifluo HEG, 22.11.2011
Contenu
1. Introduction aux logiciels de gestion de rfrences bibliographiques (LGRB)..................2 2. EndNote.............................................................................................................................3 2.1. EndNote la HEG......................................................................................................3 2.2. Prsentation de l'interface..........................................................................................3 2.3. Ajouter des rfrences depuis RERO (connexion directe)........................................4 2.4. Exporter des rfrences vers EndNote depuis une banque de donnes en ligne....4 2.5. Ajouter des rfrences manuellement.......................................................................5 2.6. Citer des rfrences dans un document MS Word ...................................................5 2.7. EndNote Web.............................................................................................................5 3. Zotero.................................................................................................................................6 3.1. Installer le plugin Zotero.............................................................................................6 3.2. Prsentation de l'interface..........................................................................................6 3.3. Importer des rfrences dans Zotero.........................................................................8 3.4. Ajouter des rfrences manuellement.......................................................................8 3.5. Partager ses rfrences sur Zotero.org.....................................................................9 3.6. Travailler en groupe avec Zotero................................................................................9 3.7. Citer des rfrences dans un document MS Word..................................................10 4. Conclusion : quel outil choisir pour quel usage ?............................................................11 5. Pour aller plus loin............................................................................................................12 5.1. EndNote....................................................................................................................12 5.2. Zotero.......................................................................................................................12
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1. Introduction aux logiciels de gestion de rfrences bibliographiques (LGRB)

Les LGRB permettent de crer des banques de donnes de rfrences bibliographiques partir de rfrences saisies manuellement ou, ce qui est beaucoup plus intressant, importes dune source externe (banque de donnes commerciale, catalogue de bibliothque, etc.), puis dannoter, de trier, de chercher et de slectionner les rfrences pour produire des bibliographies personnelles. Les nombreux styles bibliographiques proposs par les LGRB dterminent la fois la mise en forme des citations dans le texte et de la bibliographie en fin de document. Ces styles correspondent le plus souvent ceux demands par des revues scientifiques spcifiques, mais certains sont devenus des standards comme le style APA (American Psychological Association) dans le domaine des sciences sociales. Les logiciels les plus perfectionns sintgrent parfaitement aux traitements de texte comme Microsoft Word ou OpenOffice Writer. Il permettent de citer des rfrences disponibles dans le LGRB sans quitter le traitement de texte. Cycle de gestion des rfrences bibliographiques avec un LGRB

LGRB se sont galement adapts l'avnement des rseaux sociaux et proposent maintenant de partager ses rfrences en ligne, de suivre les collections d'autres utilisateurs grce des flux RSS, etc. Il existe des LGRB libres et gratuits (par ex. Zotero) et des LGRB propritaires qui sont gratuits (par ex. Mendeley) ou payants (par ex. EndNote). Les LGRB propritaires payants sont en phase d'tre abandonns au profit de solutions libres et gratuites qui ont su s'adapter plus vite aux nouvelles habitudes des utilisateurs.

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2. EndNote 2.1. EndNote la HEG

EndNote est un logiciel amricain propritaire produit par Thomson Research Soft, qui dite galement Reference Manager et Procite, deux autres logiciels de gestion de rfrences bibliographiques (LGRB) trs populaires. Cest actuellement le LGRB le plus utilis au niveau universitaire. En Romandie, on le retrouve notamment dans les Universits de Genve et de Lausanne. A la HEG, nous possdons seulement une licence pour 10 utilisateurs. La dernire version disponible d'EndNote est la X5. A la HEG, nous possdons encore la version X4 qui date de l'anne dernire. Chemin pour accder EndNote X4 la HEG Bouton Windows Tous les programmes Logiciels Documentaires EndNote X4 Cochez Do not integrate with EndNote web at this time puis Terminer. Crez une nouvelle bibliothque sur votre P:/ (EndNote va crer un dossier .Data et un fichier .enl : si par la suite vous voulez dplacer votre collection, prenez les deux fichiers).

2.2. Prsentation de l'interface

Bibliothque personnelle: groupe de rfrences et bases de donnes paramtres

Liste des enregistrements

Panneau de prvisualisation, de recherche dans la base et d'dition rapide

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2.3. Ajouter des rfrences depuis RERO (connexion directe)

Grce des fichiers de connexion spcifiques chaque catalogue de bibliothque ou chaque banque de donnes, il est possible, deffectuer des recherches directement depuis linterface dEndNote. Cette fonction a ses avantages, mais aussi ses inconvnients : elle fonctionne essentiellement avec les ressources accessibles gratuitement sur le web et les paramtres de recherche sont limits. De plus, il faut toujours vrifier si les rfrences ont t correctement transposes dans les champs EndNote. Plusieurs banques de donnes sont prsentes par dfaut dans le menu Online Search du panneau de gauche. Pour ajouter le catalogue romand des bibliothques RERO, cliquez sur more. Cherchez ensuite RERO dans la liste puis cliquez sur Choose. En cliquant sur la base qui est apparue dans le panneau de gauche, vous pouvez maintenant faire des recherches sur le catalogue RERO dans le panneau infrieur (onglet Search). Cependant, tous les rsultats de votre recherche sajouteront directement votre bibliothque personnelle. Il est donc recommand de basculer en mode Online Search en cliquant sur la mappemonde de la barre doutil.

Il existe aujourdhui plus de 4100 fichiers de connexion des banques de donnes en ligne. Ces fichiers peuvent tre tlchargs sur le site web dEndNote ou sur les sites des fournisseurs.

2.4. Exporter des rfrences vers EndNote depuis une banque de donnes en ligne
Il est souvent plus agrable de faire une recherche directement sur une banque de donnes qui offre plus de fonctionnalits que linterface de recherche dEndNote. Si lon choisit cette option, il est alors possible dexporter les rsultats dune recherche directement dans EndNote. Cependant, cela doit avoir t prvu par le fournisseur de banque de donnes. Gnralement, lon trouve ct des rsultats dune recherche un bouton Exporter (comme ci-dessous, dans ABI/INFORM, avec l'interface ProQuest) qui permet dexporter les rfrences vers un LGRB. Ensuite, il suffit daccepter lexport vers EndNote et les rfrences sont automatiquement ajoutes dans un dossier intitul Imported References.

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2.5. Ajouter des rfrences manuellement

EndNote permet galement dajouter des rfrences manuellement avec le bouton New Reference.

La saisie manuelle est simplifie grce des index (Term Lists). Par dfaut, les listes Author, Journal et Keywords existent, mais il est possible den ajouter dautres (Tools Define Term Lists). Les index permettent dviter les erreurs de saisies et de vrifier les doublons.

2.6. Citer des rfrences dans un document MS Word

Une des principales forces des LGRB rside dans leur capacit citer des rfrences et prsenter des bibliographies selon les critres spcifiques certaines revues professionnelles. Cest pourquoi ils possdent gnralement des plugins pour les traitements de texte les plus courants permettant de citer des rfrences en mme temps que lon rdige un article. Dans EndNote, cette fonction se nomme Cite While You Write (CWYW). Quand vous ouvrez MS Word la HEG, vous avez peut-tre dj remarqu longlet EndNote X4 ci-dessous :

Bloc permettant d'ajouter une citation dans le texte; automatiquement, la rfrence complte s'insre dans la bibliographie la fin du document

Bloc permettant de modifier le style de prsentation des rfrences et de mettre jour la bibliographie

Tous les lments ajouts depuis cet onglet sont des champs dynamiques : si vous faites une modification dans votre bibliothque EndNote, elle se rpercutera dans votre document Word. EndNote propose plus de 4500 styles bibliographiques qui peuvent tre tlchargs sur son site web. Il est possible de crer ou de modifier des styles dans EndNote pour ladapter ses besoins particuliers (Edit Output styles). Il est galement possible d'utiliser EndNote avec le traitement de texte libre OpenOffice.org Writer.

2.7. EndNote Web

EndNote Web est un logiciel de gestion de rfrence bibliographique dans les nuages (cloud computing en anglais). A l'inverse d'EndNote, il ne ncessite pas d'installation sur un poste de travail et est donc accessible en tout lieu au moyen d'un navigateur web. Cependant, les fonctionnalits d'EndNote Web sont plus limites : impossibilit de personnaliser les styles, pas de prise en charge par toutes les banques de donnes, etc. A la HEG, nous ne possdons pas de licence pour EndNote Web. Il est possible de se crer un compte gratuit, mais celui-ci expire au bout d'une anne.
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3. Zotero 3.1. Installer le plugin Zotero

Contrairement EndNote, Zotero est un logiciel libre. Il a t dvelopp la George Mason University. Son utilisation nest limite par aucune licence ou contrat. Zotero nest pas un logiciel installer sur son poste, mais une extension pour Firefox. Il permet de grer ses rfrences bibliographiques directement dans son navigateur. Cependant, lextension nexiste pas pour les autres navigateurs comme Internet Explorer, Google Chrome ou Safari. Lquipe de Zotero travaille actuellement au dveloppement dune version Standalone, un logiciel part entire tlcharger sur son poste et qui pourra se connecter dautres navigateurs. Une version beta qui fonctionne avec Chrome et Safari est dj disponible. Installer Zotero Pour linstallation, ouvrez le navigateur Firefox. Rendez-vous sur www.zotero.org et cliquez sur le bouton Download Now pour tlcharger la dernire version stable de Zotero (2.1.10). La suite se passe comme nimporte quelle installation dextensions dans Firefox. Ouvrir Zotero dans Firefox Pour ouvrir Zotero aprs l'avoir install, lancez Firefox et cliquez sur le bouton Zotero dans la barre dtat de votre navigateur, en bas droite.

3.2. Prsentation de l'interface

Linterface de Zotero se divise en 3 parties :

Fentre Ma bibliothque qui contient l'ensemble des dossiers

Liste des rfrences

Fentre onglets affichant les dtails de la rfrence slectionne.

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La barre d'outils de Zotero est constitue des icnes suivantes : Nouvelle collection cre une nouvelle collection pour classer les rfrences Nouveau groupe cre ou ajoute un groupe auquel vous appartenez Actions parmi lesquelles limportation et lexportation dlments, panneau de prfrences et informations sur Zotero Nouveau document ajoute manuellement une nouvelle rfrence (menu droulant avec les types de documents choix) Crer un nouveau document partir de la page courante cre une nouvelle rfrence de type Page web partir de la page web sur laquelle vous naviguez Ajouter un document par son identifiant ajoute une nouvelle rfrence partir de son identifiant (ISBN ou DOI par ex.) New Note cre une note indpendante ou non dans votre bibliothque New Child Attachment propose les 4 choix suivants : Joindre une capture de la page courante Joindre le lien vers la page courante Attach Stored Copy of File joint une copie du fichier la rfrence slectionne Attach Link to File joint un lien vers le fichier la rfrence slectionne Recherche avance Champs de saisie de la recherche simple Localiser une rfrence sur le web ou dans un catalogue de bibliothque ( paramtrer dans les Prfrences Rsolveur de liens) Synchronisation avec le serveur Zotero (ncessite dtre inscrit sur www.zotero.org, voir le chapitre Partager ses rfrences sur Zotero.org ) Bascule en mode onglet et vice-versa Fermeture la fentre de Zotero

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3.3. Importer des rfrences dans Zotero

Quand vous effectuez des recherches sur la plupart des catalogues de bibliothques (par ex. RERO), sur des banques de donnes en ligne (par ex. Business Source Premier) ou sur certains sites web (par ex. YouTube ou Flickr), Zotero vous permet de sauvegarder des rfrences dans votre collection grce une icne en forme de livre, d'article, etc. au niveau de la barre d'adresse du navigateur Firefox.

Il suffit de cliquer sur cette icne pour que Zotero enregistre automatiquement la rfrence dans votre collection. De plus, si vous tes sur une page proposant une liste de rsultats de recherche, Zotero affiche une icne en forme de dossier. Si vous cliquez dessus, une nouvelle fentre listera toutes les rfrences issues de la page consulte. Choisissez ensuite celles que vous voulez importer.

3.4. Ajouter des rfrences manuellement

Zotero permet galement d'ajouter des rfrences manuellement grce au bouton Nouveau document. Pour ajouter une rfrence, il faut d'abord choisir de quel type de document il s'agit. La grille de description sera adapte en fonction du type de document.

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3.5. Partager ses rfrences sur Zotero.org

A partir de la version 2.0, Zotero propose un service de partage des rfrences en ligne. Cela est trs pratique lorsque lon travaille sur plusieurs ordinateurs en mme temps. Pour cela, il faut suivre la procdure suivante : 1. Se crer un compte en ligne (gratuit) sur le site de Zotero : https://www.zotero.org/user/register/. 2. Ouvrir Zotero dans le navigateur Firefox et aller dans Actions Prfrences Synchronisation. 3. Entrer le login et le mot de passe utiliss pour crer le compte en ligne dans la rubrique Serveur de synchronisation Zotero. 4. Cocher l'option Synchroniser automatiquement.

Les tapes 2 4 peuvent tre rptes sur n'importe quel ordinateur possdant Zotero et Firefox. Vous retrouverez ainsi toute votre bibliothque grce une copie des rfrences stocke sur un serveur de Zotero1. Cette bibliothque peut galement tre consulte et modifie directement en ligne depuis nimporte quel navigateur mme si Zotero nest pas install. Pour cela, vous devez vous connecter sur https://www.zotero.org/user/login. Vous pouvez galement choisir de rendre votre profil public ou non.

3.6. Travailler en groupe avec Zotero

En plus de favoriser la synchronisation des donnes de l'utilisateur sur plusieurs ordinateurs, Zotero offre la possibilit de partager des rfrences l'intrieur d'un groupe. Si vous voulez crer un groupe, vous pouvez le faire avec le bouton Nouveau groupe Il faut alors vous connecter votre compte en ligne sur le site de Zotero. Vous devez choisir le nom du groupe et les conditions daccs ce groupe. Dans les groupes privs (Private
1 L'espace de stockage gratuit sur le serveur de Zotero est limit 100MB. LM 9/12 22.11.2011

Membership), cest vous dinviter les membres et de choisir les droits (consultation, ajout, modification, suppression de rfrences) que vous leur donnez sur la collection du groupe. Tous les membres du groupe doivent avoir un compte Zotero.

Pour grer un groupe (inviter des membres, etc.), vous devez obligatoirement vous connecter sur votre compte en ligne (https://www.zotero.org/user/login/). Lorsque vous avez adhr un groupe, synchronisez votre compte (flche verte). La bibliothque du groupe devrait apparatre dans le volet gauche de la fentre Zotero. Vous pouvez alors passer les rfrences de votre bibliothque vers le groupe et inversement par simple glisser-dposer.

3.7. Citer des rfrences dans un document MS Word

Comme EndNote, Zotero offre la possibilit d'installer dans votre traitement de texte une barre d'outils qui permet de citer des rfrences dans un texte et de gnrer automatiquement la bibliographie. Le plugin peut tre tlcharg cette adresse : http://www.zotero.org/support/word_processor_plugin_installation_for_zotero_2.1 Dans Word, la barre d'outils Zotero s'ajoute dans l'onglet Complments. Limage cidessous rsume les diffrentes actions qui peuvent tre ralises avec ce plugin qui ressemble beaucoup celui dEndNote :
Insrer un appel de citation dans le texte Crer la bibliographie partir des lments rfrencs dans le texte Mettre jour les citations et la bibliographie (rpercution des modifications faites dans la bibliothque Zotero)

diter une citation insre dans le texte

Changer diter la de style de bibliographie citation

Supprimer les liens dynamiques

Zotero propose env. 15 styles bibliographiques par dfaut (Bouton Actions Prfrences Citer Styles), mais beaucoup d'autres peuvent tre ajouts en cliquant sur Obtenir des styles supplmentaires. Il existe notamment des styles bibliographiques nomms ISO 690 bass sur la norme de description bibliographique du mme nom qui ont t dvelopps conjointement par l'Infothque de la HEG, la filire Information documentaire et la Bibliothque de l'EPFL. Ces styles constituent une bonne base pour citer des rfrences bibliographiques quand aucun style particulier n'est impos par un diteur.

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Pour crer une bibliographie (sans citer les rfrences dans le texte), vous pouvez galement procder dune des deux manires suivantes : Slectionnez les lments voulus dans Zotero, faites un clic-droit dessus et choisissez Crer une bibliographique partir des documents slectionns. Choisissez un style de citation et copiez le rsultat dans le presse-papier. Ouvrez un traitement de texte et copiez-y la bibliographie (CTRL+V). Ouvrez un traitement de texte. Slectionnez les lments voulus dans Zotero et faites un glisser-dposer dans le traitement de texte. Le style utilis est celui dfini par dfaut dans les Prfrences de Zotero (onglet Exportation).

Il est possible d'utiliser Zotero avec Word ou avec les traitements de texte libres OpenOffice.org Writer et LibreOffice Writer.

4. Conclusion : quel outil choisir pour quel usage ?

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5. Pour aller plus loin 5.1. EndNote

BASQUE, Elise Anne, 2011. EndNote X4: guide dutilisation de base [en ligne]. 2011. Montral : Bibliothque de lEcole polytechnique de Montral. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://www.polymtl.ca/biblio/utiliser/endnote/guide.pdf. BIBLIOTHQUE DE LUNIVERSIT DE LAVAL, 2011. EndNote X4: guide dutilisation pour MS Word 2010 [en ligne]. 2011. Qubec : Bibliothque de lUniversit de Laval. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://www.bibl.ulaval.ca/fichiers_site/utiliser/endnote/guide_endnote_x4_pc.pdf. BIBLIOTHQUES - UNIVERSIT DE MONTRAL, 2011. Tutoriel EndNote. In : Bibliothques - Universit de Montral [en ligne]. 2011. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://www.bib.umontreal.ca/LGB/EndNote/default.htm. UNIVERSIT DE GENVE - DIRECTION SCIENTIFIQUE DE LINFORMATION, 2009. EndNote X2: guide de lutilisateur RERO [en ligne]. 2009. Martigny : RERO. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://www.rero.ch/pdfview.php? section=fiche&filename=endnote_x2_fr.pdf.

5.2. Zotero
BIBLIOTHQUES - UNIVERSIT DE MONTRAL, 2011. Tutoriel Zotero. In : Bibliothques - Universit de Montral [en ligne]. 2011. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://www.bib.umontreal.ca/LGB/Zotero/default.htm. CENTRE INTERDISCIPLINAIRE DTUDES ET DE RECHERCHES SUR LALLEMAGNE, 2010. Zotero: un outil open source de gestion de bibliographies [en ligne]. 2010. Paris : CIERA. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://www.ciera.fr/ciera/IMG/pdf/tutorial_zotero.pdf. ECOLE CENTRALE LYON - BIBLIOTHQUE MICHEL SERRES, 2010. Support de formation Zotero: see it, save it, sort it, search it, cite it [en ligne]. 2010. Lyon : Ecole centrale Lyon - Bibliothque Michel Serres. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://bibli.ec-lyon.fr/documents/Zotero-formation-tutoriel-1-1.pdf. PUCKETT, Jason, 2011. Zotero: a guide for librarians, researchers, and educators. Chicago : Association of College and Research Libraries. ISBN 9780838985892. SICOT, Julien, 2011. Grer ses rfrences bibliographiques: guide de survie Zotero. In : SCD Universit de Rennes 2 [en ligne]. 2011. [Consult le 28 octobre 2011]. Disponible ladresse : http://methodoc.univ-rennes2.fr/zotero. Bibliographie ralise avec le logiciel Zotero et le style ISO 690 auteur-date franais. Ces rfrences peuvent galement tre consulte depuis mon profil Zotero public : https://www.zotero.org/lauremel/items/collectionKey/G899WTVC pour EndNote https://www.zotero.org/lauremel/items/collectionKey/63ZZQR3M pour Zotero

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