Trabajo: Sistema de Apoyo a Ejecutivos

Prof: Jorge Adrian Arce Vquez.

Alumnos: Gustavo Torres. Alexander Laurent

III Cuatrimestre 2011

Sistema de Apoyo a Ejecutivos

Indice
Sistema de Apoyo a Ejecutivos .................................................... 3 Definicin .................................................................................. 3 Objetivo .................................................................................... 4 Caractersticas de un EIS. ........................................................... 5 Factores de xito de un EIS......................................................... 6 Factores de fracaso de un EIS: .................................................... 7 Beneficios de un EIS ................................................................... 8 Diseo de un sistema de informacin de soporte a ejecutivos ........ 9 Necesidades De Informacin De Un Ejecutivo ..............................10 DISTRIBUCION DE HORAS .........................................................10 Conclusin ................................................................................13 Bibliografa................................................................................14

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Sistema de Apoyo a Ejecutivos

Definicin
Es sistema de apoyo a la decisiones tiene como finalidad apoyar a la toma de decisiones mediante la generacin y evaluacin sistema de diferentes escenarios de decisin. Su diseo busca cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la empresa

Un sistema de informacin para ejecutivos es un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fcil a la informacin interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores crticos para el xito. Los EIS (Sistemas de Informacin Ejecutiva) son herramientas de apoyo a las decisiones no rutinarias que requieren de una evaluacin y comprensin, dado que no hay un procedimiento estndar para llegar a una solucin.

Sistema de Apoyo a Ejecutivos De esta definicin se desprende que los EIS se enfocan primordialmente en proporcionar informacin de la situacin actual de la compaa y dejan en un plano secundario la proyeccin de esta informacin hacia escenarios futuros. Este ltimo enfoque es provisto por los DSS(Sistema de soporte a Decisiones). A pesar de la distincin que existe entre un EIS y un DSS, algunos expertos de la sostienen que para que el ejecutivo pueda realizar su funcin, adems de ser capaz de visualizar la informacin actual, debe hacer proyecciones /y generar escenarios futuros con esa informacin, en este sentido los DSS son herramientas que proveen informacin a los EIS, as tambin los sistemas transaccionales como los sistemas gerenciales (MIS) son fuentes de informacin para un sistema de apoyo a ejecutivos.

Es importante sealar que otro trmino para estas herramientas es sistemas de soporte para ejecutivos (ESS: executive support systems).

Objetivo
Permite que el ejecutivo monitoree y de seguimiento a los factores crticos para el xito del negocio. Estos factores requieren de un seguimiento constante y permanente que ayudara al ejecutivo a tomar decisiones ms acertadas.

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Caractersticas de un EIS.
Las principales caractersticas de los sistemas de informacin para ejecutivos son las siguientes: Su diseo busca cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la empresa, lo cual implica que en una compaa los diferentes ejecutivos requerirn informacin o formatos de presentacin distintos para trabajar. Lo anterior se debe a que los factores crticos del xito varan de un ejecutivo a otro. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio. El sistema debe contar con capacidad para manejar informacin que proviene de los sistemas transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de informacin, las cuales pueden ser bases de datos externas, peridicos y cartas electrnicas de la industria, entre otros, todo ello referente a temas como nuevas tecnologas, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos. Se desarrollan con altos estndares en sus interfaces hombre-mquina, caracterizadas por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicacin entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo. Accesan informacin que se encuentra en lnea, extrayndola en forma directa de las bases de datos de la organizacin. Esta informacin puede incluir el anlisis de tendencias, reporteo por excepcin y la posibilidad del drill down. Esta caracterstica permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de informacin. Por ejemplo, conocer las ventas por pas, por zona geogrfica, por cliente y por lnea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y ms detallados de la informacin en caso necesario. Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa sin el apoyo o auxilio de intermediarios. 5

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Factores de xito de un EIS

Para que un EIS tenga xito es necesario que cumpla con los siguientes factores: 1. Que se vea bien. Esto implica que debe estar orientado hacia el uso grfico de las pantallas, lo cual permite a los ejecutivos accesar la informacin relevante sin entrenamiento previo. 2. Que sea relevante. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos acceso a los datos que son importantes para la organizacin y que se han identificado como crticos para el xito de la empresa. 3. Que sea rpido. Se necesitan tiempos de respuesta cortos, de lo contrario los ejecutivos pensarn que estn perdiendo su tiempo. Por lo general un EIS distribuye informacin sumarizada o agregada, lo cual debe proporcionarse ms rpidamente que cualquier otra aplicacin de sistemas. 4. Que la informacin est disponible y actualizada. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos la informacin en el momento oportuno, es decir, cuando ellos la requieran. Adems, la informacin que se presente al ejecutivo debe estar actualizada para que tenga validez, ya que no sirve utilizar informacin obsoleta.

Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS tenga el xito esperado en una empresa. Dados los factores, es importante tener una infraestructura de sistemas transaccionales completas, sustentada por un sistema manejador de base de datos (DBMS).

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Factores de fracaso de un EIS:

Los siguientes son los factores considerados como factores de fracaso en los sistemas de Informacin para Ejecutivos:

Tecnolgicos: La tecnologa no es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los mens son extensos.

Soporte: Los requerimientos de informacin de los usuarios fueron ignorados. Los cambios en las necesidades de informacin de los usuarios no fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrnicos. Inadecuado conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los problemas significativos de la empresa.

Falta de disponibilidad de los datos. Entrega tarda de datos operativos.

Relacionados con el Usuario: i. Falta de compromiso de los usuarios. ii. Falta de claridad del propsito del EIS en el ejecutivo. iii. No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas. iv. Usuarios no capaces de comunicar decisiones. v. Resistencia organizacional.

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Beneficios de un EIS:
Los sistemas de Informacin para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a la larga ayudan a la organizacin, los siguientes son los principales:

1. Informacin a tiempo: acceso ms rpido, informacin ms exacta, relevante y concisa.

2. Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la informacin, an de datos externos, mejor sensibilidad al medio, y ms informacin competitiva.

3. Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicacin, desempeo mejorado, ahorro en tiempo de ejecucin, mejor presentacin de los datos.

4. Cumplimiento de objetivos estratgicos: Aumento en radio de control, planeacin mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas.

5. Economa: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del cliente, apoyo de reduccin en la organizacin

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Diseo de un sistema de informacin de soporte a ejecutivos

SIE

SSD

Business Intelligence

SIT
Contabilidad Bases de Datos Facturacin R.R.H.H.

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Necesidades De Informacin De Un Ejecutivo

Los ejecutivos reciben mucha informacin por diferentes medios, como peridicos, revistas, correo electrnico, informes, reuniones formales e informales. Esta informacin tiene un valor para el ejecutivo y debe clasificarse su anlisis mediante prioridades, para luego ser transmitida o reutilizada en la toma de decisiones.

DISTRIBUCION DE HORAS

6% 22%

10% R.N.P R.P Recorridos T.Escritorio Llamadas 59%

3%

Como se puede interpretar solo un 22% del tiempo de los ejecutivos es destinado a su trabajo en escritorio, para lo cual requieren de Sistemas de apoyo a ejecutivos los cuales evalan los factores del xito o crticos de buen desarrollo de los procesos del negocio mediante grficos, mtricas, promedios y otros mtodos interactivos para su uso eficiente. Algunos ejemplos:

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Conclusin

Los Sistemas de apoyo a ejecutivos proporcionan gran ayuda al permitir a los ejecutivos realizar el proceso de toma de decisiones utilizando datos en tiempo real, lo cual les facilita la toma de decisiones con el apoyo de ms informacin y ms oportuna. Esto da a la empresa una ventaja competitiva al permitirle hacer frente a los cambios que demanda el medio ambiente al contar con la informacin adecuada.

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Sistema de Apoyo a Ejecutivos Bibliografa.

Tecnologa de Informacin en los negocios, Quita Edicin, Daniel Cohen Karen, Enrique Asin Lares, Ao 2009. http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/sisinfoej.htm

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